Электронные системы документооборота в школе презентация. Презентация электронный документооборот. Использование Portable Document Format

Слайд 2

Система электронного документооборота

Это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Слайд 3

Это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Слайд 4

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Слайд 5

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Слайд 6

Внедрение электронного документооборотаобеспечивает

регистрацию, учет и хранение документов;
оперативный доступ к документам и отчетной информации;
эффективное управление процессами движения документов;
сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
повышение исполнительской дисциплины;
снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Слайд 7

Основные задачи электронного документооборота

автоматизация канцелярии;
электронный архив документов;
корпоративный электронный документооборот (workflow).
управление договорным процессом;
автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества);
автоматизация обращений граждан.

Слайд 8

Преимущества электронного документооборота

Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Слайд 9

возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Слайд 10

Portable Document Format

Portable Document Format (PDF)-это переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов.

Слайд 11

Использование Portable Document Format

Portable Document Format могут быть использованы для подготовки различных документов, таких как новости, пресс-релизы, служебные записки, контракты, электронные книги, электронные учебники и многое другое.

Слайд 12

История

Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe.
В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен:
Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным;
В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине;
PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена;
На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;

Слайд 13

Преимущества (PDF)

удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу;
простота пользования;
Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader;
Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки;
Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.

Слайд 14

Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе.
Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO.
Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.

Слайд 15

Недостатки (PDF)

даже при заметном сокращении объема, файлы PDF невероятно громоздки.
защита, которую применяют для кодирования файла, если не применять специальных для этого программ – знающим программистом преодолевается за несколько секунд.

Слайд 16

Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц.
Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.

Слайд 17

Преимущества DjVu

Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие.
Ориентированность на электронный вид документа.
Низкие ресурсные требования.
Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла.
Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.

Слайд 18

Недостатки DjVu

Закрытость стандарта. Стандарт DjVu не подавался в ISO для утверждения.
Относительная неразвитость программного обеспечения для работы с форматом.

Слайд 19

Это реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

Слайд 20

Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП)

ЭЦП - это аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно-цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа - уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

Слайд 21

История возникновения ЭЦП

В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись
В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.
Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.
В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи.
В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94.
В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

Слайд 22

Назначение и применение ЭЦП

Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ.
Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.
Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Слайд 23

Характеристики электронного документа с ЭЦП

подлинность - подтверждение авторства документа;
целостность - документ не может быть изменен после подписания;
неотрицание авторства (неотрекаемость) - автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

Слайд 24

Основные схемы использования ЭЦП

подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;
использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.

Слайд 25

Пример ЭЦП

Слайд 26

Источники

PDF Specifications, including the PDF Reference for PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF 1.4 (ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-61588-6)
Adobe PDF 101: Quick overview of PDF - pdf-документ с описанием основных возможностей формата.
@ http://www.compute-rs.com
PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин, специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП
ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Слайд 27

ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма.
Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический Фонд
Электронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»

Посмотреть все слайды

Cлайд 1

Cлайд 2

Система электронного документооборота (СЭД) - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Cлайд 3

Электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Cлайд 4

Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Cлайд 5

Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Cлайд 6

Внедрение электронного документооборота обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

Cлайд 7

Основные задачи электронного документооборота: автоматизация канцелярии; электронный архив документов; корпоративный электронный документооборот (workflow). управление договорным процессом; автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества); автоматизация обращений граждан.

Cлайд 8

Преимущества электронного документооборота. Система электронного документооборота предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании. Инструментарий, входящий в систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Cлайд 9

Преимущества электронного документооборота. возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации; отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Cлайд 10

Portable Document Format (PDF): Portable Document Format (PDF)-это переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов.

Cлайд 11

Использование Portable Document Format: Portable Document Format могут быть использованы для подготовки различных документов, таких как новости, пресс-релизы, служебные записки, контракты, электронные книги, электронные учебники и многое другое.

Cлайд 12

История: Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией Adobe. В первые дни существования данный формат был крайне непопулярен: Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным; В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине; PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена; На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;

Cлайд 13

Преимущества (PDF): удобная навигация, позволяющая быстро найти нужную страницу; простота пользования; Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме самого файла и бесплатной программы Adobe Reader; Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки; Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.

Cлайд 14

Преимущества (PDF): Известность и популярность. Основным преимуществом PDF перед DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен в мировом масштабе. Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO. Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.

Cлайд 15

Недостатки (PDF): даже при заметном сокращении объема, файлы PDF невероятно громоздки. защита, которую применяют для кодирования файла, если не применять специальных для этого программ – знающим программистом преодолевается за несколько секунд.

Cлайд 16

Недостатки (PDF): Завышенная сложность внутреннего устройства формата. Формат PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь его спецификация занимает более тысячи страниц. Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.

Cлайд 17

Преимущества DjVu: Специализированность для электронизации бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие. Ориентированность на электронный вид документа. Низкие ресурсные требования. Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла. Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.

Cлайд 18

Недостатки DjVu: Закрытость стандарта. Стандарт DjVu не подавался в ISO для утверждения. Относительная неразвитость программного обеспечения для работы с форматом.

Cлайд 19

Электро нная цифрова я по дпись (ЭЦП) - это реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

Cлайд 20

Электро нная цифрова я по дпись (ЭЦП) ЭЦП - это аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно-цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа - уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

Cлайд 21

История возникновения ЭЦП: В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей. Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле. В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи. В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94. В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001. В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

Cлайд 22

Назначение и применение ЭЦП Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему. Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев. Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д. Основные схемы использования ЭЦП: подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная; использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.

Cлайд 27

Источники: ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма. Электронная цифровая подпись - Термин -Энциклопедический Фонд Электронная цифровая подпись - Компания «Криптомаш»

Понятийный аппарат2
Понятийный аппарат
Документооборот – движение документов в рамках ДОУ с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправления.
Цель совершенствования документооборота – обеспечение системы управления
качественной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения
управленческих решений.
Электронный документооборот (ЭДО) – это единый механизм по работе с документами,
представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного
делопроизводства».
Система электронного документооборота (СЭД) – компьютерная программа
(программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с
электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между
сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
Автоматизация документооборота – его совершенствование с использованием
современных информационных технологий, т.е. использование информационных систем.

3
Классификация информационных
систем предприятий
Информационные системы делятся на
несколько категорий, каждая из которых
занимает определенную нишу в
производственном (жизненном) цикле,
выполняя необходимые действия с
информационным обеспечением предприятия.

Классификация информационных систем предприятий

4
Классификация информационных
систем предприятий
EDMS (англ. Electronic Document Management Systems)– системы
управления документами – обеспечивают эффективное хранение и обработку
сложных документов, состоящих из совокупности структурированных и
неструктурированных данных.
CRM (англ. Customer relationship management) - система автоматизации
взаимодействия с клиентами компании, а основными направлениями
деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и
обслуживания клиентов.
HRM (англ. Human Resource Management) - автоматизированная
комплексная система управления персоналом.
ERP (англ. Enterprise Resource Planning) - система планирования
(управления) ресурсами предприятия. Это компьютерные системы, созданные
для об работки деловых операций организации и для содействия комплексному
и оперативному (в режиме реального времени) планированию, производству и
обслуживанию клиентов.

Классификация информационных систем предприятий

5
Классификация информационных
систем предприятий
Workflow (англ. Business Process Management (BPM)) - системы автоматизации
деловых процессов (бизнес-процессов) – реализуют сложные многошаговые
алгоритмы обработки документов.
Collaboration, groupware - ПО, разработанное для организации взаимодействия
между территориально распределенными пользователями, совместно работающими
над решением общих задач через локальную сеть или Интернет, но не
формализованное, как workflow, и не просто "архив", как EDMS.
CPM (англ. Corporate Performance Management) - концепция управления
эффективностью бизнеса, охватывающая весь спектр задач в области
стратегического и финансового управления компанией.
ECM (англ. Enterprise Content Management) - это стратегическая инфраструктура
и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла информации
(контента) различных типов и форматов.

ECM-технология

6
ECM-технология
Enterprise Content Management (ECM) – управление
корпоративными информационными ресурсами (содержанием,
наполнением, контентом) – это совокупность технологий и
инструментов, используемых для ввода (захвата), управления,
хранения, защиты и доставки информации и документов,
относящихся к важнейшим организационным процессам, бизнеспроцессам организации.
ECM-система обеспечивает единую инфраструктуру для
управления документооборотом организации

С юмором о ЕСМ

7
С юмором о ЕСМ
Взять за основу Document
Management, добавить Web Content
Management, смешать все с
workflow и collaboration, затем
украсить Knowledge Management и
накрыть зонтиком Enterprise Portal.
Смешать, но не взбалтывать.
1-ролик
2 ролик
3 ролик
Больше здесь

Технологические преимущества связаны со снижением затрат на
ведение делопроизводства и документооборота:
почти нулевая цена печати и распространения документов
(15-30% расходов на бумажное делопроизводство);
низкая стоимость редактирования и подготовки документов
(за счет использования специализированных систем);
сокращение цикла подготовки документов за счет процедур
электронного представления, рецензирования и
распространения;
расширение среды для представления документов
(возможность включения данных мультимедиа) и т.д.
8

Преимущества электронного документооборота

Организационные преимущества связаны с повышением
качества работы организации в целом, к ним относят
Прозрачность бизнес-процессов.
Повышение исполнительской дисциплины.
Сокращение затрат времени руководителей и
сотрудников.
Обеспечение конфиденциальности информации.
Легкость внедрения инноваций и обучения.
Развитие корпоративной культуры.
Рост конкурентных преимуществ.
9

Факторы, способствующие развитию электронного документооборота:

11
развитие информационных технологий;
появление долговечных электронных носителей
информации;
удешевление компьютерной техники и увеличение их
вычислительной мощности;
совершенствование программного обеспечения
(мощные текстовые процессоры, дружелюбные
интерфейсы, редакторы подготовки презентаций,
инструментальные средства подготовки документов
для публикации в Internet и т.д.);
снижение стоимости связи.

Общие проблемы внедрения систем ЭДО

Человеческий фактор (консерватизм сотрудников или
руководства)
Структурная чехарда (слабая формализация бизнеспроцессов)
Отсутствие документооборота
Необходимость придания электронному документу
юридической силы
Взаимодействие с внешним миром
Миграция существующих документов
12

Электронный документ

13
Электронный документ
Электронный документ – документ,
информация в котором зафиксирована в виде
электронных данных, включая обязательные
реквизиты документа.
Этот набор информации сопровождается карточкой с
атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке
сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор,
дата создания и т.д.). документ можно быстро найти.

Электронные документы

14
Основной принцип электронного документооборота – ориентация
на работу с документами.
В электронном документообороте обрабатываются следующие
типы документов:
1. Бумажные документы. Сам документ не хранится в СЭД, но в системе есть
какая-либо информация о нем. Чаще всего это БД учета бумажных
документов, где хранятся атрибуты документа, ключевые слова, история
работы с документом, адрес в архивной системе и т.д. Такая БД позволяет
проводить поиск документов по атрибутам и ключевым словам,
контролировать исполнение документов, генерировать различные отчеты и
т.д.
2. Электронные образы бумажных документов – результат сканирования в
графическом формате. Такие документы подобны фотографиям – их
можно просматривать, но нельзя редактировать.
3. Электронные документы – файлы, созданные в формате одного из
используемых приложений или полученные в результате распознавания.
Обычно содержат информацию, которая может быть использована,
например, для поиска документа или отнесения его к той или иной группе.

15
Классификация электронных
документов
В зависимости от типа информации, содержащейся в
документе, электронные документы бывают:
1. Неструктурированные – тексты на естественном языке,
графическая информация или данные мультимедиа. Для
управления такими документами используются
специализированные системы, которые предоставляют
пользователям дополнительные возможности по регистрации,
поиску, разграничению прав доступа к документам.
2. Структурированные – информация, которая может быть четко
представлена в виде полей определенного типа и размера (в
виде таблиц). Эти документы представляют собой записи в
таблицах баз данных и для работы с ними используются
специализированные модули.
3. Комбинированные (связанные) – содержащие как
структурированную, так и неструктурированную информацию.

Классификация электронных документов

16
По типу связей между компонентами различают следующие виды
электронных документов:
1. Простые документы – документы, содержащие информацию одного
типа (т.е. или структурированные, или неструктурированные).
2. Составные документы – включает в себя фрагменты различных типов
данных, которые хранятся в одном файле (комбинированные).
3. Виртуальные документы – совокупность информационных
фрагментов, которые хранятся в разных файлах и собираются в
единый документ по запросу пользователя.
Преимущества виртуального документа перед составным:
– возможность коллективной работы,
– экономия ресурсов за счет повторного использования
фрагментов,
– возможность создать свою модель документа и т.д.

Жизненный цикл электронного документа

17
Спектр задач электронного документооборота определяются стадией жизненного цикла
документа, которую необходимо поддерживать.
Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий.
Стадия разработки документа:
а) собственно разработка содержания документа;
б) оформление документа;
в) утверждение документа.
В том случае, если документ находится на стадии разработки, то он считается
неопубликованным и права на документ определяются правами доступа конкретного
пользователя.
Стадия опубликованного документа:
а) активный доступ;
б) краткосрочное хранение;
в) долгосрочное хранение;
г) уничтожение документа.
На стадии разработки документа необходимо обеспечивать возможность коллективной
разработки документа, для опубликованных документов поддерживается доступ на чтение в
соответствии с правами пользователей.

18
Регламентация электронного документооборота на Украине ведется
в трех направлениях: законодательное регулирование,
стандартизация и разработка нормативно-методических документов.
Государственное регулирование в области электронного
документооборота должно охватывать следующие вопросы:
1) юридическое признание электронных документов;
2) регулирование использования электронно-цифровой подписи;
3) процедуры проверки подлинности электронных документов;
4) определение правонарушений в сфере использования электронных
документов и взысканий за эти правонарушения;
5) процедуры участия электронных документов во внутригосударственных
и международных информационных обменах;
6) процедуры решения спорных вопросов, возникающих при
использовании электронных документов.

Законодательное регулирование электронного документооборота в Украине

19
Важным этапом в развитии электронного документооборота на Украине было
принятие в 2003 г. Верховной Радой Законов Украины „Про электронные
документы и электронный документооборот” и „Про электронно-цифровую
подпись”
Закон Украины „Про электронные документы и электронный документооборот”
устанавливает организационно-правовые основы создания электронных
документов и определяет общий порядок электронного документооборота. В
Законе даны определения следующим понятиям:
Электронный документ – документ, информация в котором представлена в форме
электронных данных, включая обязательные реквизиты документа, в том числе и
электронно-цифровую подпись.
Электронно-цифровая подпись – обязательный реквизит электронного документа,
который формируется автором во время создания электронного документа и
проверяется с целью подтверждения целостности документа и идентификации автора
другими субъектами электронного документооборота.
Электронный документооборот – совокупность процессов создания, обработки,
передачи, получения, хранения и уничтожения электронных документов, которые
выполняются с использованием проверки целостности, достоверности и в случае
необходимости, с подтверждением факта получения таких документов.

https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Предварительный просмотр:

Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com

Подписи к слайдам:

Понятие электронного документооборота

Основные понятия электронного документооборота Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Виды документооборота бывают: Производственный документооборот; Управленческий документооборот; Архивное дело (совокупность процедур архивации документов); Кадровое дело (совокупность процедур кадрового документооборота); Бухгалтерский документооборот; Складской документооборот; Секретное (конфиденциальное) делопроизводство; Технический и/или технологический документооборот и др.

Главными преимуществами электронного документооборота по сравнению с бумажным являются: возможность поиска файлов в системе по множеству фильтров и параметров; полный учет производственной или какой-либо другой документации; оперативное составление отчетов предприятия; оперативное управление предприятием и обмен информацией по защищенным каналам с любой точки (не обязательно быть всем вместе на одной территории, чтобы взаимодействовать); унифицированные шаблоны для создания документов; наблюдение и контроль над персоналом; распределение прав доступа к корпоративной информации по определенным критериям и параметрам; сокращение затрат на бумагу (а если более глобально, то в какой-то степени решение проблем экологии); возможно сокращение штата сотрудников, занимающихся работой с бумагами, а также сокращение арендуемого (занимаемого) помещения за счет отсутствия бумажных архивных документов.

Какие же задачи выполяет ЭДО? обеспечивает прозрачность деятельности организации и эффективность управления, за счет автоматического контроля выполнения задач на предприятии; осуществляет поддержку соответствия международным стандартам качества; оказывает поддержку эффективному накоплению, управлению и доступу к информации и знаниям. Обеспечивает кадровую гибкость за счет хранения всей истории деятельности сотрудника на предприятии; производит протоколирование всех процессов; оптимизирует и автоматизирует бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля на предприятии; за счет исключения бумажных документов из оборота происходит большая экономия ресурсов путем сокращения издержек на бумагу, картриджи. Благодаря ЭДО предприятию легче контролировать движение документов по каналам организации; упрощает и удешевляет хранение документов за счет электронного архива.

Что нужно для перехода на электронный документооборот? Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем. Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены. Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе. Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила. Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации. Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения; Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к нему доступ; В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее; В-четвертых, необходимо создать специализированное подразделение или привлечь в качестве аутсорсинговой компании. Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Слайд 2

Тема 1 Основные понятия СЭД

Слайд 3

Современное состояние организаций и их документооборот

По существующим оценкам электронные носители - документы бумажные носители - документы около 30% и все 70% ! По оценке журналов «ASAP» и «Delphi Consulting Group» ~6 млрд. - появляется новых документов ежегодно более 1 млрд. - страниц документов создается ежедневно только в США

Слайд 4

Оценка трудозатрат при работе с документами

Создание, поиск, согласование, отправкадокументов Временные затраты: Операции: 30% рабочего времени Работа руководителя с информацией до 80% рабочего времени Потеря корпоративныхдокументов безвозвратно 6% - 15% Копирование каждого внутреннего документа до 20 раз В среднем служащий тратит ежегодно на поиск утерянной информации до 150 часов По оценке Siemens BusinessServices

Слайд 5

I. Назначение СЭД

Электронный документооборот предназначен для выполнения основных операций: Создание документов Обработка документов Передача документов другим лицам Хранение документов Вывод информации на различные носители (бумагу, электронные диски и пр. устройства)

Слайд 6

Главное назначение СЭД ОРГАНИЗАЦИЯ Хранения электронных документов Управления работой с документами Здесь понимается: Организация движения документов между подразделениями предприятия (организации) группами пользователей или отдельными пользователями Здесь понимается: Создание и использование структуры сохранения документов. Создание архивов для хранения документов любых форматов и назначения Движение документов– это передача прав на использование документов (с уведомлением пользователей) и контролем за их исполнением

Слайд 7

II. Требования к СЭД

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия (организации) – от создания документа до списания его в архив СЭД должна обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе и сложных композиционных документов (текст + графика + таблицы + …) Типы файлов, которые, как правило, должна поддерживать СЭД: - текстовые документы, - изображения, - электронные таблицы, - аудио/видео данные, - web-документы

Слайд 8

СЭД должна объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую информационную систему – использование сетевых корпоративных технологий Требования к СЭД В СЭД должно быть реализовано управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения документов, так и свободной маршрутизации документов В СЭД должно быть реализовано разграничение правдоступапользователейкдокументам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности, назначенных полномочий СЭД должна адаптивнонастраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с другими корпоративными системами

Слайд 9

Общие функциональные возможности электронной системы документооборота

Создание документов Управление доступом к информации Организация поиска любой документационной информации Конвертирование (преобразование) форматов данных Обеспечение безопасности хранения и использования информации предприятия (организации)

Слайд 10

III. Основные свойства СЭД

1. Открытость Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (Application Programming Interface) являются открытыми 2. Высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением(в том числе с ERP-системами: SAP, R/3, Oracle Applications и др.) Достигается это за счет использования технологий интеграции различных программных приложений:- OLE Automation - DDE (Dynamic Data Exchange)- ActiveX - ODMA(Open Document Management API)- MAPI (Messaging API) и другие… 3. Иерархический принцип структурированияинформации

Слайд 11

4. Описание документа в СЭД Основные свойства СЭД Атрибуты документа 5. Технологические составляющие СЭД РКК Регистрационно-контрольная карточка Хранилища атрибутов Хранилища документов (т.е. содержимого документов) Сервисы полнотекстовой индексации (реализация связей между документами) В большинстве СЭД используются СУБД: Oracle, Sybase, MS SQL Server, Informix и др.(собственные разработки) В большинстве СЭД используются файл-серверы с ОС: MS Windows NT, Novell Netware, UNIX и др.

Слайд 12

Основные свойства СЭД 6. Разграничение прав доступа к данным (виды) Полный контроль над документом Право редактировать, но не удалять документ Право создания новых версий документов, но без права редактирования Право аннотирования документа (без права его редактирования и создания новых версий) Право чтения документа (read only), но не редактирования Право доступа к регистрационной карточке документа, но не к его содержимому Полное отсутствие прав доступа к документу Все операции и действия, производимые с документом, протоколируются. Поэтому вся история работы с документом может быть легко проконтролирована.

Слайд 13

7. Особенности маршрутизации документов Свободная маршрутизация Жесткая маршрутизация Любой пользователь(участник документооборота) может по своему усмотрению изменить или создать маршрут прохождения документа (выполнение поручений и согласований по нему) Порядок прохождения документа между пользователями (выполнение поручений и согласований по нему) строго регламентирован и пользователи менять его не вправе. 8. Возможность просмотра документов разных форматов (наличие утилит - Viewers) Основные свойства СЭД Большинство СЭД работают со следующими типами файлов

Слайд 14

Файловые форматы: .doc (MS Word) - текстовый.xls (MS Excel) - табличный.jpeg, .tif, .bmp и другие графические форматы.rtf (Rich Text Format) – расширенный текст.ppt(MS PowerPoint) - презентационный.html (web-документы) - гипертекстовый Основные свойства СЭД 9. Аннотирование (описание) документов Атрибут аннотации Права на редактирование поля Для пользователей Регистрационно-контрольная карточка РКК а) б) Функция«красного карандаша»

Слайд 18

Расшифровка интерфейсов

OLE Automation – Object and Linking Embedding Automation -автоматическое встраивание и связывание объектов DDE – Dynamic Data Exchange– динамическийобмен данными ActiveX –технология для создания мультимедийных приложений для Интернета ODMA –Open Document Management API – промышленный стандарт для связи прикладных программ с системой управления документами и другим ПО MAPI–Messaging API – интерфейс прикладного программирования систем передачи электронных сообщений (e-mail)

Посмотреть все слайды