Нужен ли периодический медосмотр офисным работникам. Нужно ли проходить медосмотр офисным работникам – порядок прохождения, перечень врачей. Кто должен за всё это платить? Медосмотры ведь не бесплатные

Как сообщил Роструд, если сотрудник работает за компьютером не полный рабочий день, то ему не надо проходить медосмотр

31.05.2017

Многие компании сталкивались с тем, что надо направлять своих сотрудников на медицинский осмотр. Но в адрес Роструда поступил вопрос, который касается работников офисных помещений. Как мы знаем, сейчас в офисах в основном все сотрудники трудятся за персональными компьютерами. Насколько это вредно и обязан ли работодатель направить своего работника на медосмотр?

Обратимся к , в котором сообщается, что при наличии результатов СОУТ или действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, подтверждающих оптимальные или допустимые условия труда на рабочем месте, у работодателя не возникает обязанности направить работника для прохождения обязательного предварительного и периодического медицинского осмотра, если сотрудник трудится за компьютером 50% от всего рабочего времени в течение дня.

Как доказать факт того, что работник занят на рабочем месте только половину рабочего времени? Посмотрите должностные обязанности вашего работника. Если по должностной инструкции идут обязанности по работе только за персональным компьютером, тогда медицинский осмотр необходим. А вот если у вас в должностной инструкции, например, для бухгалтера, указано, что в течение рабочего дня человек работает с бумажными документами, отправляет почту для компании (выезжает за пределы офиса), работает за компьютером, то в таком случае мы видим, что сотрудник не “сидит безвылазно у персонального компьютера”. В такой ситуации медосмотр не обязателен.

Нужно ли проходить обязательный медосмотр офисным сотрудникам, если согласно отчету о проведении специальной оценки условий труда присвоен 2 класс условий труда?

Вопрос: Необходимо ли проходить обязательный медосмотр офисным сотрудникам, если согласно отчету о проведении специальной оценки условий труда присвоен 2 класс условий труда (из вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса присутствуют параметры световой среды (2 класс), напряженность трудового процесса (1 класс), также одному из сотрудников присвоен 1 класс тяжести трудового процесса. Если прохождение медосмотра обязательно, то с какой периодичностью?

Ответ: Нет, проходить медосмотр в данном случае не нужно.

2-й класс - это допустимые условия труда. Если по итогам специальной оценки условий труда установлен допустимый или оптимальный класс условий труда , тогда по данному фактору медицинский осмотр не проводят (письмо Роспотребнадзора от 19.06.2015 № 01/7015-15-31).

Обоснование

Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника

Кто должен проходить обязательный медосмотр

Сотрудники, выполняющие определенные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет организации. К этой категории персонала относятся, в частности:

сотрудники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными (опасными) условиями труда (в т. ч. на подземных работах) (ст. , ТК);

сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта (ст. и ТК, );

сотрудники предприятий пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений ();

сотрудники ведомственной охраны ().

Существует также ряд отраслевых документов, каждый из которых регулирует порядок проведения медосмотров в том или ином виде деятельности. Ими должны руководствоваться организации, которые подпадают под действие этих документов ( , ).

Например, обязательные медосмотры предусмотрены для сотрудников, занятых:

в организациях коммунально-бытового назначения, оказывающих парикмахерские и косметические услуги (п. 9.29 СанПиН 2.1.2.2631-10, утвержденных постановлением главного санитарного врача от 18.05.2010 № 59);

в строительном производстве (п. 13.1 СанПиН 2.2.3.1384-03, утвержденных постановлением главного санитарного врача от 11.06.2003 № 141);

в организациях общественного питания (п. 13.1 СанПин 2.3.6.1079-01, утвержденных постановлением главного санитарного врача от 08.11.2001 № 31);

на работах, связанных с обслуживанием объектов электроэнергетики (Порядок , утвержденный приказом Минэнерго от 31.08.2011 № 390);

на железнодорожном транспорте общего пользования (Порядок , утвержденный приказом Минтранса от 16.07.2010 № 154).

Также обязательные медосмотры проходят сотрудники, не достигшие 18 лет, и профессиональные спортсмены (ст. , ТК).

Как часто сотрудники должны проходить периодические обязательные медосмотры

Сотрудники, не достигшие 18 лет, а также сотрудники в возрасте от 18 до 21 года, занятые на работах с вредными (опасными) условиями труда, а также работах, связанных с движением транспорта, должны проходить периодические медосмотры ежегодно (ст. и ТК, п. 17 Порядка, утв. ).

Периодические медосмотры спортсменов, сотрудников ведомственной охраны проводите не реже чем раз в год ( , ).

Для остальных категорий сотрудников можно установить другую периодичность медосмотров. По общему правилу периодические осмотры проводят не реже чем в сроки, указанные в перечне факторов и перечне работ (п. и Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н).*

Ситуация: нужно ли проводить предварительные и периодические медосмотры сотрудников, работа которых связана с использованием компьютеров более 50 процентов рабочего времени

Не нужно, если по результатам спецоценки вредных или опасных факторов нет. Исключение - сотрудники в торговле, общепите и на транспорте.

Формально работа с компьютером более 50 процентов рабочего времени - вредный производственный фактор (п. 3.2.2.4 приложения 1 к ). Однако данное требование устарело и противоречит ТК о том, что обязательные медосмотры проводят только при наличии вредных или опасных факторов.

Если сотрудники более половины рабочего времени проводят за компьютером, но их условия труда по результатам спецоценки признаны оптимальными или допустимыми, то работодатель не обязан проводить медосмотры. Такие разъяснения - в письме Роструда от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3 .*

Важно: все работники торговых, транспортных организаций и общепита должны проходить медосмотр. Он обязателен даже для тех сотрудников, которые занимаются только административной деятельностью. В противном случае будет штраф (постановление Верховного суда от 06.12.2017 № 34-АД17-5).

Внимание: если провели только аттестацию рабочих мест либо вообще не было аттестации или спецоценки , медосмотры офисных работников обязательны.

Раньше Минтруд России настаивал на том, что результаты специальной оценки или аттестации не важны. Для сотрудников на вредных и опасных участках работодатель должен проводить обязательные предварительные и периодические медосмотры. В число таких сотрудников входят и те, которые работают за компьютером более 50 процентов рабочего времени. Это связано с тем, что (ст. , ТК, п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утв. постановлением главного государственного санитарного врача от 03.06.2003 № 118 , п. 3.2.2.4 приложения 1 к приказу Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н , письмо Минтруда от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242).

Судебная практика подтверждает, что независимо от результатов аттестации рабочих мест медосмотры при работе за компьютером обязательны (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.05.2015 № Ф02-1878/2015 , Третьего арбитражного апелляционного суда от 02.04.2012 по делу № А33-10404/2011 , определение Верховного суда от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278).

Сейчас единая позиция Роспотребнадзора, Роструда и Минтруда такая: если по результатам спецоценки не выявлены вредные или опасные факторы, медосмотры офисных сотрудников не обязательны. Об этом свидетельствуют письма Роструда от 28.02.2017 № ТЗ/942-03-3 и Роспотребнадзора от 07.07.2015 № 01/7890-15-27 .

Поэтому, если у вас есть только результаты аттестации рабочих мест, подтверждайте спецоценкой , что нет вредных или опасных факторов. Либо проводите медосмотры сотрудников, которые работают за компьютерами. Только так удастся избежать штрафов .

Как провести специальную оценку условий труда

Классы условий труда

Условия труда по степени вредности и опасности подразделяют на четыре класса:

1-й класс - оптимальные условия труда. К нему относят условия труда, при которых воздействие на сотрудника вредных и (или) опасных производственных факторов отсутствует или уровни воздействия которых не превышают уровни, установленные нормативами условий труда и принятые в качестве безопасных для человека, а также создаются предпосылки для поддержания высокого уровня работоспособности сотрудника;

2-й класс - допустимые условия труда*. Это такие условия, при которых на сотрудника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых не превышают уровни, установленные нормативами условий труда, а измененное функциональное состояние организма работника восстанавливается во время регламентированного отдыха или к началу следующего рабочего дня (смены);

3-й класс - вредные условия труда. Сюда относят такие условия труда, при которых уровни воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов превышают уровни, установленные нормативами условий труда;

4-й класс - опасные условия труда. Речь идет об условиях труда, при которых на сотрудника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых в течение всего рабочего дня (смены) или его части способны создать угрозу жизни работника, а последствия воздействия данных факторов обусловливают высокий риск развития острого профзаболевания в период трудовой деятельности.

В свою очередь 3-й класс вредных условий имеет следующие подклассы:2

подкласс 3.1 - вредные условия труда 1-й степени. Сюда входят условия труда, при которых на сотрудника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, после воздействия которых измененное функциональное состояние организма работника восстанавливается, как правило, при более длительном, чем до начала следующего рабочего дня (смены), прекращении воздействия данных факторов и увеличивается риск повреждения здоровья;

подкласс 3.2 - вредные условия труда 2-й степени. К нему относят условия труда, при которых на сотрудника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны вызвать стойкие функциональные изменения в организме работника, приводящие к появлению и развитию начальных форм профзаболеваний или профзаболеваний легкой степени тяжести (без потери профессиональной трудоспособности), возникающих после продолжительной работы в таких условиях: 15 и более лет;

подкласс 3.3 - вредные условия труда 3-й степени. Сюда входят условия труда, при которых на сотрудника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны вызвать стойкие функциональные изменения в организме работника, приводящие к появлению и развитию профзаболеваний легкой и средней степени тяжести (с потерей профессиональной трудоспособности) в период трудовой деятельности;

подкласс 3.4 - вредные условия труда 4-й степени. К нему относят условия труда, при которых на сотрудника воздействуют вредные и (или) опасные производственные факторы, уровни воздействия которых способны привести к появлению и развитию тяжелых форм профзаболеваний (с потерей общей трудоспособности) в период трудовой деятельности.

Эксперт организации, которая проводит спецоценку, может снизить в ходе ее проведения установленный класс или подкласс условий труда на рабочем месте, если сотрудник применяет средства индивидуальной защиты, прошедшие обязательную сертификацию. 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»

Обязательные медосмотры компании должны проводить для офисных работников, работающих за компьютером более половины рабочего времени. Данный вывод содержится в письме Минтруда России 15-2/ООГ-242 от 21.03.14.

В каких случаях медосмотры становятся обязательными?

1. Данная работа (профессия) должна быть учтена в специальном перечне. К таким работам, например, можно отнести лифтеров, крановщиков и т.д. (приложение 2 к приказу Минздравсоцразвития России № 302н от 12.04.11).

2. Если работа сопряжена с вредными или опасными факторами, к которым можно отнести шум, физические нагрузки и др. (приложение 1 к приказу № 302н). Сюда же относят и излучение от компьютера, если сотрудник тратит на свою работу за компьютером более 50% рабочего времени (п. 3.2.2.4 приложения 1 к приказу № 302н). Данное обстоятельство сказывается вредно на здоровье человека, поэтому медосмотры следует проводить не менее одного раза в два года, а именно: необходимо обследование офтальмолога и невролога.

При проведение медосмотра для сотрудников при работе на компьютере можно руководствоваться и пунктом 13.1 Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов, утв. постановлением Главного санитарного врача РФ № 118 от 03.06.03.

При проверках трудинспекцией данные рабочие места будут тщательно проверяться. Предполагается, что медосмотры должны проводиться для всех работников, занятых за компьютером. Если фирма нарушит данные требования, ее ждет штраф на основании ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб.

Как избежать медосмотров для данной категории работников? Для этого в трудовом договоре необходимо указать, что работник должен использовать компьютер не более 50% рабочего времени в течение рабочего дня. Данное правило лучше утвердить в приказе или должностной инструкции. Остальное время работы тоже должно быть расписано. К нему можно отнести работу с бумагами, участие в совещаниях, конференциях и т.д.

Если работники прошли медосмотры, сведения о них заполняются в таблице 10 формы 4-ФСС. В связи с тем, что компании отчет по ФСС уже сдали, возникает вопрос: нужно ли делать исправления в отчетах? Как показывает практика, некоторые фонды требуют делать исправления в отчетности. Другие – могут внести исправления в своей базе сами после того, как вы сообщите им недостающие данные. По закону, делать исправления в таблице 10 не входит в обязанность компаний. Эти данные не влияют на размер взносов, но они могут повлиять на .

Куда включать затраты на медосмотры офисных работников?

Расходы на медосмотры для компаний на ОСНО и УСН можно включать в себестоимость (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 24.02.14 № 03-11-11/7618). Но чтобы у проверяющих не было вопросов, обязательно в трудовом договоре пропишите условие о работе за компьютером более 50% времени. Инспекторы часто бывают против такого подхода – списывать в расходы затраты на медосмотры. Тогда вам придется отстаивать свое право в суде.

Помимо того, же стоимость медосмотров можно зачесть в уплату взносов от несчастных случаев (приказ Минтруда России 580н от 10.12.12).

Таким образом, при принятии на работу офисных работников, чья деятельность связана с компьютером, обязательно прописывайте условия работы за компьютером в трудовых договорах во избежание споров с инспекторами.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Подскажите пожалуйста, должны ли сотрудники офиса проходить медицинский осмотр, на каком основании, каких специалистов и где можно получить информацию?

По общему правилу лица, поступающие на работу, не должны проходить медицинский осмотр (обследование). Однако в зависимости от того, кто и кем работает в офисе, в какой организации и в каких климатических условиях, в интересах охраны здоровья, предупреждения возникновения и распространения болезней, а также для определения пригодности работников по состоянию здоровья к выполнению работы с особыми условиями труда для некоторых категорий работников предусмотрен обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора. К таким работникам относятся лица, не достигшие возраста 18 лет, а также другие лица в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.Это установлено статьей 69 Трудового кодекса Российской Федерации.
Следует отметить, что приказом Минздравсоцразвития России от 16.08.2004 N 83 утвержден Перечень работ и Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при выполнении которых проводятся предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры (обследования), а также Порядок их проведения.
Статья 213 Трудового кодекса Российской Федерации, в свою очередь, предусматривает предварительный обязательный медицинский осмотр (обследование) для работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта; для работников организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей.
Вредные и (или) опасные производственные факторы и работы, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры (обследования), и порядок их проведения определяются нормативными правовыми актами, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. В настоящее время решение этих вопросов отнесено к компетенции Минздравсоцразвития России. В случае необходимости по решению органов местного самоуправления у отдельных работодателей могут вводиться дополнительные условия и показания к проведению обязательных медицинских осмотров (обследований).
Специально регулируется вопрос о медицинском осмотре лиц, привлекаемых на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей. В статье 324 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что заключение трудового договора с лицами, привлекаемыми на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей, допускается при наличии у них медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в данных районах и местностях, выданного в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Согласно статье 298 Трудового кодекса Российской Федерации не могут привлекаться на работы, выполняемые вахтовым методом, лица, имеющие противопоказания к выполнению работ вахтовым методом в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Следует также отметить, что в соответствии со статьей 185 Трудового кодекса Российской Федерации на время прохождения медицинского осмотра (обследования) за работниками, обязанными в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации проходить такой осмотр (обследование), сохраняется средний заработок по месту работы.

«О прохождении <…> медицинских осмотров» Письмо Минтруда России от 21.03.14 № 15–2/ООГ-242

Офисные работники, которые трудятся за компьютером как минимум половину рабочего времени, обязаны проходить раз в два года медицинские осмотры. К такому выводу впервые пришел Минтруд России в письме от 21.03.14 № 15–2/ООГ-242 (ответ на частный запрос).

Кто должен проходить медосмотры

Медосмотры становятся обязательными для сотрудников в двух случаях. Во-первых, если работа или профессия включена в специальный перечень. Например, для крановщиков, лифтеров, токарей и т. д. (приложение 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.11 № 302н). Во-вторых, если на рабочих местах есть вредные или опасные факторы - шум, физические нагрузки и др. (приложение 1 к приказу № 302н). Среди таких факторов названо также излучение от компьютера при работе на нем не менее 50 процентов времени (п. 3.2.2.4 приложения 1 к приказу № 302н). При таких воздействиях надо проходить осмотры раз в два года у невролога и офтальмолога. В комментируемом письме Минтруд это подтвердил. Заметим, что аналогичное требование названо и в другой норме (п. 13.1 Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов, утв. постановлением Главного санитарного врача РФ от 03.06.03 № 118).

Как мы выяснили в Роструде, на проверках трудинспекторы будут по умолчанию считать, что осмотр должны проходить все работники, которые сидят за компьютерами. И если компания это требование не выполнила, не исключен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но есть способ избежать медосмотров всех рабочих мест, оборудованных компьютером. Для этого во внутренних документах компании (например, приказе, должностной инструкции) и трудовом договоре надо зафиксировать обязанность сотрудников использовать компьютер менее половины рабочего времени в течение дня. Также стоит записать, что остальное время сотрудник проводит совещания, работает с бумагами и т. д.

Как заполнить расчет 4 ФСС

Количество работников, которые обязаны проходить медосмотры и прошли их, компании отражают в таблице 10 формы-4 ФСС. За первый квартал 2014 года эту отчетность компании уже сдали, и многие не включили в нее офисных работников. Опрошенные нами специалисты ФСС разделились во мнениях, надо ли исправлять отчетность.

Большинство требует исправить таблицу 10. Другие филиалы предложили сообщить им новые данные, чтобы фонд сам внес исправления в свою базу. Заметим, что исправлять сведения в таблице 10 компания не обязана. Эта информация не влияет на размер взносов по расчету. Но безопаснее это сделать, поскольку данные об осмотрах влияют на скидки и надбавки по взносам на травматизм.

Как учесть затраты на осмотр

Затраты на обязательные медосмотры можно списать как на общей, так и на упрощенной системе (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 24.02.14 № 03-11-11/7618). При этом для учета расходов надо записать в трудовом договоре условие о работе на компьютерах более 50 процентов времени. В Минфине нам это подтвердили.

Иногда инспекторы спорят с тем, что компания списывает расходы на осмотр офисных сотрудников. Но защититься получается в суде (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.11.11 № А56-2823/2011). Стоимость медицинских осмотров можно также зачесть в уплату страховых взносов от несчастных случаев. Такие правила записаны в приказе Минтруда России от 10.12.12. № 580н.