Инструкция по делопроизводству образец муниципальное учреждение. Делопроизводство в учреждениях культуры. Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Телефонограмма (см. приложение 16) составляется в одном экземпляре объемом не более 30 слов и передается по телефону непосредственно из структурных подразделений. В ней указываются дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее. В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, прилагаются список и номера телефонов, по которым она передается. 6.3. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов; при этом информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не считается документом, имеющим юридическую силу (см. приложение 15), если иное не предусмотрено в заключенных с контрагентами договорах. Получить полный текст 6.4.

Инструкция по делопроизводству

Номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении ГУ ТОКГ на предстоящий период (приложение 18) составляется в последнем квартале текущего года с участием делопроизводителя. Индекс дела подразделения состоит из двух чисел, записанных через дефис: первое — индекс структурного подразделения (приложение 3), второе – номер по порядку дела. Заголовок дела (тома) представляет собой общее краткое наименование подшиваемых в дело (том) документов.

Количество томов, подшиваемых за полугодие, квартал или месяц года в зависимости от объема подшиваемых документов зависимости, указывается в графе 3 формы. 8.2. Номенклатуры дел действуют в течение ряда лет, подлежат пересоставлению и согласовываются заново в случае коренного изменения функций управлений, отделов или структуры.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

N 152-ФЗ «О персональных данных», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее - Закон N 125-ФЗ);- Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002);- часть 4 ГК РФ;- постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред.

Организация делопроизводства в бюджетном учреждении

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», подпись от руки «Зам.» Или косую черту перед наименованием должности. 5.4. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Важно

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Получить полный текст 5.5. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера.

Основы государства

Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в архив. Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается. 2.1.4. Организация документооборота внутри подразделений ГБУК ТОКГ возлагается на руководителя подразделения под его личную ответственность.
2.1.5. Директор ГБУК ТОКГ в силу возложенных на него должностных обязанностей имеет право подписи всех документов, участвующих в документообороте учреждения. Лица, имеющие право подписи на платежных документах по безналичному расчету через кредитные учреждения, определены в карточках образцов подписей. Разграничение права подписи документов в ГБУК ТОКГ между директором и заместителем директора по общим вопросам приведено в приложении № 4.
2.1.6.
Передача другому исполнителю дел, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию заместителя директора по общим вопросам, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту. 1.8. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т. д.) все находящиеся у него неисполненные документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники принимаются под ответственность руководителем подразделения и передаются вновь назначенному работнику или другому исполнителю с обязательной отметкой в книге учета, ведущейся в подразделении. Передача документов из одного подразделения в другое осуществляется по мотивированной резолюции руководителя подразделения в обязательном порядке по акту приема-передачи дел через делопроизводителя.

Корреспонденция для отправки, обрабатываются делопроизводителем в соответствии с Почтовыми правилами и отсылается по назначению в тот же день. Документы с пометками «Срочно» отправляются незамедлительно. 2.5.3. Перед упаковкой документов делопроизводитель проверяет правильность написания адреса, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку. 2.5.4. Вид отправки корреспонденции (с описью или без описи, нарочным, простая, заказная с простым или заказным уведомлением, ценное письмо, бандероль, посылка, экспресс — почта, фельдсвязью) определяется руководителем подразделения. Вид отправки отмечается в книге регистрации исходящей корреспонденции.

2.5.5. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт.

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетных учреждениях

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Должностные лица, имеющие право наложить административный штраф Приказом Росархива N 18*(6) утвержден перечень должностных лиц органов управления архивным фондом, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20 КоАП. К ним относятся:- руководитель Росархива, его заместители;- руководители структурных подразделений Росархива, их заместители;- руководители архивных органов субъектов РФ, их заместители;- руководители структурных подразделений архивных органов субъектов РФ, их заместители.Указанные должностные лица также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:- часть 1 ст.

Инструкция по ведению делопроизводства в бюджетном учреждении

Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).*(2) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28).*(3) ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).*(4) Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (ред.
НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;- статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

внутренняя опись документов дела;
личный листок по учету кадров;
анкета;
автобиография;
заявление о приеме на работу;
копия документа, удостоверяющего личность;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия ИНН;
должностная инструкция;
копии документов об образовании;
характеристики и рекомендательные письма;
личные заявления работника;
трудовой договор;
копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
аттестационные листы;

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

Общие положения

В современных условиях эффективное управление невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам.

Образовательные организации организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.

Целью разработки инструкции по делопроизводству является совершенствование на единой методической основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

Инструкция разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) и иными нормативно-правовыми актами и методическими документами в области организации делопроизводства и оформления документов и содержит требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Единство правил документирования на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с электронными документами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в образовательной организации возлагается на их руководителей. Руководитель образовательной организации назначает ответственного за ведение делопроизводства , который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. При значительном документообороте создается служба делопроизводства - структурное подразделение (канцелярия, отдел, отделение, группа), на которое возложены функции по ведению делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях образовательной организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства, фиксируются в их должностных инструкциях и служебных регламентах.

Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации

Структура инструкции по делопроизводству в образовательной организации следующая:

I. Общие положения

II. Документация организации

III. Правила оформления документов

3.1. Общие требования к созданию документов

3.2. Оформление реквизитов документов

3.3. Бланки документов

IV. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ

4.2. Постановление

4.3. Распоряжение

4.4. Положение, правила, инструкция

4.5. Протокол

4.6. Акт

4.7. Служебные письма

V. Особенности оформления и передача факсограмм, телефонограмм и электронных писем

VI. Обработка входящих и отправка исходящих документов

VII. Поисковые системы

VIII. Подсчет объема документооборота

IX . Контроль исполнения документов

X . Работа исполнителей с документами

X I. Составление номенклатур дел

X II. Формирование дел

X III. Экспертиза ценности документов

ХI V . Оформление дел

Х V . Составление описей дел

Х V I. Оперативное хранение документов и дел

Х V II. Передача дел и документов в архив организации

Х V III . Передача дел и документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложение N 1. Основные реквизиты регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 2. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Приложение N 3. Форма примерной сводки о документообороте организации

Приложение N 4. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации

Приложение N 5. Положение об архиве организации

Примечание. Полный текст инструкции по делопроизводству в образовательной организации можно скачать с сайта (раздел «Документы», подраздел «Управление образовательной организацией»).

Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями.

В небольших образовательных организациях - это, как правило, секретарь руководителя организации.

Другие статьи по теме

Инструкция по делопроизводству в школе
Делопроизводство в школе
Что должен знать руководитель образовательной организации о системном подходе к решению проблем и теории принятия управленческих решений
Управление образовательными организациями: влияние неформальных групп на качество и производительность труда
Основы менеджмента для руководителей образовательных организаций: принятие решений как основная составляющая управленческой функции

Инструкция
1.2. Инструкция инструкцией по делопроизводству муниципальную образовательных , образовательно учреждений ...
Губернатор хабаровского края распоряжение от 11 августа 2006 г n 491-р об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате
Инструкция
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в... объектов, передаваемых в муниципальную собственность, и т.д.); ПЛАНЫ... образовательных , образовательно -оздоровительных и санаторно-оздоровительных учреждений ...
Типовая инструкция по организации защиты образовательных учреждений от террористических угроз и иных посягательств экстремистского характера
Инструкция
... делопроизводства . Наличие в образовательном учреждении следующей документации: - положения об организации охраны и защиты образовательного учреждения ; - инструкции по пропускному режиму в образовательном учреждении ...
Основные требования к составлению инструкций по делопроизводству в организациях методические рекомендации
Инструкция
... Инструкции по делопроизводству в организациях. Памятка предназначена для работников государственных архивов, муниципальных архивных органов и учреждений ... качестве нормативной базы в Инструкциях (в частности образовательных организаций) может быть...
Гаоу дпо «сарипкипро» методические рекомендации по аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений
Методические рекомендации
6. Примерная программа самоподготовки по «Педагогике» ... инструкция ... порядке делопроизводства ... по проведению аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений и руководящих работников образовательных учреждений ...