Повторна пресметка на производи. Спроведување на попис и евидентирање на неговите резултати. Редисконтирање во моментов

Секој човек во улога на купувач барем еднаш наишол на попис на стоки. На пример, кога одделот или целата продавница со знакот „Сметководство“ е затворена за време на работното време. Неговата цел е да открие несовпаѓања во вистинската достапност на стоката со податоците што се во сметководствениот систем на организацијата. Со цел да не се запре продажбата, многу продавници организираат Спроведување на попис и евидентирање на неговите резултатиза викенд или дури и ноќе.

Во оваа статија ќе го анализираме целиот процес чекор по чекор. И во нашата услуга можете да ги преземете сите документи што ќе ви бидат потребни за ова: обрасци и примероци на налог за залихи, стоковен инвентар, лист за совпаѓање, акт за отпис и се друго. Можете исто така да пополните инвентар онлајн во MySklad. Имаме видео инструкции како да го направите ова. Регистрирајте се и пробајте го сега: бесплатно е.

Значи, каде да започнете? Мора да бидете подготвени за фактот дека ќе треба да потрошите дополнителни ресурси - време и пари. Ова вклучува: одвлекување на вниманието на вработените во продавницата од нивните главни должности и дополнителни плаќања на персоналот за прекувремена работа, изгубена добивка од запирање на трговијата за време на периодот на залихи. Доколку компанијата се состои од едно лице, а тоа лице сте вие, за време на ревизијата ќе треба да извршувате неколку функции истовремено: директор, финансиски одговорно лице и сметководител. Затоа, важно е секој претприемач да знае како правилно да спроведе попис и да ги документира неговите резултати.

Рокови за попис

Времето на пописот во Руската Федерација е определено со соодветните Правилници за сметководство и известување. Значи, неопходно е да се спроведе ревизија:

• при пренос на имотот на организацијата за изнајмување, откуп, продажба;
• пред да подготви годишни финансиски извештаи;
• при промена на материјално одговорни лица (на денот на прифаќањето и преносот на предметите);
• при утврдување на факти за кражба и оштетување на вредни предмети;
• во случај на природни непогоди, пожар, несреќи или други итни случаи предизвикани од екстремни услови;
• при ликвидација (реорганизација) на организацијата.

Како по правило, пописот се врши во продавниците и магацините секој месец за да се следи работата на персоналот и состојбата на пописот на стоката воопшто. Оваа постапка мора да се спроведе не само затоа што е задолжителна. Користејќи таков механизам за следење на работата на вашата компанија, ќе можете да го оцените квалитетот на работата на вработените, навремено да ги идентификувате неисправните стоки и да го отстраните од асортиманот она што не се продава поради некоја причина.

Постапка за попис

Како дел од пописот во продавницата и во магацинот, всушност, треба да ја броите и оцените стоката на залиха, да пополните список со залихи, во случај на какви било проблеми - квалитет или недостаток на залиха - да подготвите соодветни акти , а потоа составениот инвентар и актите префрлете ги на сметководственото одделение. Таму, врз основа на нив, ќе се состави споредбен лист кој ги одразува резултатите од пописот за секој производ. На последниот чекор се составува извештај за резултати кој содржи генерализирани резултати, се издава налог (упатство) за одобрување на резултатите од пописот, се прават промени во сметководството и се донесува одлука за наплата на штетите од финансиски одговорни лица.

Процесот е доста комплициран, особено за почетници, па затоа развивме табела што јасно ќе ви каже како да се направи инвентар.

За да се спречи привремена саботажа на повторното попустување, неопходно е да се имплементира технологијата за повторно попустување што е можно побрзо и попрецизно, ајде да зборуваме конкретно за методологијата на залихи, која вклучува неколку фази.

Фаза 1. Подготовка на сметководствениот систем

Пред сè, неопходно е да се затвори периодот, да се врати базата на податоци, да се елиминираат најеклатантните случаи на неправилни движења, особено негативни салда, да се назначат извршители од независни ревизори и да се избере време за повторно сметководство.

Се смета дека е очигледно дека пребројувањето треба да се врши во затворена продавница, на пример, ноќе, но има 24-часовни продавници кои сакаат да вршат сметководство без затворање. Оваа позиција е погрешна, но ако тоа не може да се избегне, мора да се земат предвид неколку точки:

• Врз основа на анализа на бубрезите на продажбата, се избира минималното време на оптоварување на продавницата;
• ако стоката е прифатена за време на повторното попуст, тогаш тоа мора да се изврши на посебно физички одредено место за да се спречи мешање на залихи - повторно попуст и прифатен;
• потребно е да се блокира пристапот до поединечни полици додека се брои стоката на таа полица;
• по завршувањето на пописот, износот на идентификуваните недостатоци треба да се прилагоди на износот на продажбата на тековната смена;
• вреднување на стоки кои се во кошниците на клиентите во моментот на залиха:
  t е просечното време што производот го поминува во кошничката на купувачот (во просек, околу 30 минути), T е времето на залиха, а во исто време, времето во кое купувачот оди на шопинг е помало од времето на залиха. Соодветно на тоа, стоките што се наоѓаат во корпите се ставаат таму во времето t, а целата стока што претходно била ставена во корпите е веќе продадена и ќе биде вклучена во оперативното резиме. Затоа, наша задача е точно да го процениме t, а производот што се наоѓа во корпите во моментот на оперативното резиме ќе се продаде во следниот час. Затоа, ако ја земеме просечната продажна сума за овој час и ја помножиме со t, ќе добиеме приближна проценка на стоката што се наоѓа во корпите. Така, за да се минимизира оваа проценка, времето на повторно броење треба да се избере така што не само што започнува, туку и завршува во моментот на минималното оптоварување на продавницата.

Фаза 2. Конверзија на стоки

Мора да се произведе што е можно побрзо и попрецизно. Во овој поглед, составен дел од работата на која било продавница е системот за баркодирање (земајќи ја предвид мрежата за големина, ако зборуваме за продавница за облека или чевли) и употребата на терминали за собирање податоци (земајќи ги предвид бар-кодовите за тежина и бар-кодови на пакети, ако зборуваме за малопродажба на храна) .

На интуитивно ниво, јасно е дека повторното пресметување на стоката се случува на таков начин што ревизорите со терминали шетаат низ продавницата и ја скенираат целата стока.

Сепак, би сакал да направам појаснување: треба да има два тима кои ја скенираат стоката, како резултат на што треба да се добијат два целосни документи, кои ги вклучуваат сите преостанати салда, а потоа со специјална алатка „споредба на залихи“ слика се формира од оние позиции кои двете групи различно ги броеле. Овој пристап ја намалува веројатноста за грешка затоа што дури и ако двата тима направат грешка при повторното пресметување на ставките со иста веројатност, веројатноста дека тие подеднакво погрешно ќе избројат еден производ е 0,1% или уште помалку. Оваа технологија, се разбира, генерира дополнителни временски трошоци, но обезбедува многу висока точност во конверзијата на стоката.

Алтернативната опција за повторно пребројување на стоките ја задржува можноста за грешка, но значително го намалува времето поминато на залиха. Технологијата вклучува две групи вработени, од кои едната шета низ продавницата, брои роба и лепи парчиња хартија со количината на стоката, а вториот тим, опремен со терминали за собирање податоци, скенира баркодови и веднаш ја внесува количината на стоката во документот.

Пресметката на тежината на производот може да се пресмета на два начина доколку тој не е пакуван: или директно спакуван како дел од залихите, или измерен на вага и евидентиран на посебен образец со внатрешна шифра на производот (и внатрешниот кодот мора да биде на формуларот, инаку префрлањето на салда во базата на податоци ќе се претвори во вистинска тортура!). Имајќи предвид дека, по правило, има многу помалку позиции на пондерирана стока во продавницата од останатите, внесувањето на билансите повторно пресметани со вториот метод во базата на податоци нема да потрае многу време.

Повторното пресметување на површината за наплата може да се олесни на следниов начин: благајникот треба да ја пренесе целата стока преку касата, да генерира посебен вид документ и да го ресетира во сметководствениот систем со пополнување на документот „инвентар“.

Фаза 3 Обработка на резултати

Едно од најважните прашања поврзани со обработката на резултатите е прашањето за идентификување на фалсификати, што може да се докаже со:

• неверојатно убави резултати од повторното сметководство (најверојатно, резултатите од залихите се прилагодени на „потребните“);
• нема разлики во групи на стоки популарни за кражба;
• отсуство на несовпаѓања во салдата на стоки (најверојатно, вработените од некаде добивале податоци за сметководствените салда и ги донеле салдата до потребните);
• кражбите во остатоци не се поврзани со добра популарна за кражба;
• контролното пребројување со голема веројатност се разликува од главното (укажува на саботажа или на пребројувањето или на целото пребројување во целина).

Фаза 4. Мерки врз основа на резултатите од анализата на залихите

Во однос на неусогласеноста утврдени за време на тековниот попис, треба да се додели дополнителен нецелосен залихи на таквите артикли на производи, што ќе потрае многу помалку време, а што е многу полесно да се направи одеднаш. Покрај тоа, постојат алатки кои ви овозможуваат да разберете кои ставки на производи најчесто се отпишуваат врз основа на резултатите од сите залихи за одреден период. Идентификувањето на таквите предмети сугерира дека тие постојано се крадат и дека треба да се бројат почесто од другите, назначувајќи непланирани нецелосни пописи за овие предмети и наставниот кадар да краде помалку.

Целосно пребројување на стоката во сите складишни места се врши во продавницата најмалку еднаш месечно од 1-ви до 17-ти секој месец.

Вработените во секторот за внатрешна ревизија, пред 20 декември обезбедуваат распоред за повторно пресметување на залихите на салда за продавниците за наредната година. Од менаџерите на продавниците се бара да се погрижат да се запазат роковите на распоредот.

Мора да се изврши и целосно пребројување на стоките:

пред да се подготват годишните финансиски извештаи,

при промена на директорот на продавницата,

по откривање на факти за кражба, злоупотреба или оштетување на имот,

во случај на природна катастрофа, пожар или други вонредни ситуации предизвикани од екстремни услови.

од други причини со согласност на Регионалниот менаџер за управување/директор на мало и контролорот за залихи на мало.

Во периодот од 21 до последниот ден од секој месец, се забранува да се земаат предвид фактурите со следните основи: попис, исправка на попис 1. Доколку е невозможно навреме да се планира месечна повторна пресметка на состојбата на залихите, сметководството на фактури врз основа на овие повторни пресметки е можно само доколку директорот има позитивно одобрение во е-пошта од Територијалниот менаџер за управување со малопродажна мрежа и вишиот сметководител на компанијата за продажба. Одделение (менаџер на сметководствената група).

Територијалниот управител за управување со мрежата на мало е должен:

информирајте го одговорниот контролор за состојбата на залихите најмалку 14 дена пред почетокот на пребројувањето за претстојниот преносен попис;

организираат присуство на ова пребројување на директорот кој ги предава инвентарните артикли во продавницата и директорот што ги прима залихите во продавницата;

го контролира потпишувањето и од стариот и од новиот директор на пакетот документи врз основа на резултатите од целосното пребројување во согласност со став 8.5.р од овој Прирачник.

Продавниците мора да се придржуваат до тајмингот на месечните пребројувања и распоредот за поделбите 2 доколку не спроведуваат редовно пребројување во целост.

Во случај на промени во датумите за повторно броење на стоката, поделбата што се пресметува или други отстапувања од утврдените правила, директорот на продавницата мора да го извести контролорот за преостанатите стоки најмалку 7 дена пред повторното пребројување.

Во договор со директорот за трговија на мало и вишиот ревизор за заштита на средствата на малопродажната мрежа, дозволено е откажување на залихите за период не подолг од еден месец.

Редовно целосно пребројување на стоката се врши со директно учество на директорот и под негово раководство, од персоналот на продавницата (администратори, касиери, продавачи, магационери, трговци итн.).

Директорот на продавницата е должен да се погрижи распоредот за работа на вработените да биде изготвен на таков начин што секој вработен во продавницата учествува во пребројувањето на стоката најмалку еднаш на секои шест месеци.

Доколку во пребројувањето на стоката учествуваат вработени во други продавници, директорот на продавницата во која се врши месечното пребројување е должен да го евидентира бројот на одработени часови на овие вработени и за да може да го земе предвид времето работел при пресметување на платите, пријавете ја оваа информација до директорот на другата продавница во која работат овие вработени.

Редовно целосно пребројување на стоката се врши во часови кога продавницата е затворена за клиенти.

Продавниците во трговските комплекси со месечен план за тргување помал од 5.000.000 рубли, во договор со Територијалниот менаџер за управување со малопродажна мрежа, можат да вршат редовна повторна пресметка на стоката во текот на денот.

Во договор со одговорниот Контролор на залихи, директорите на продавниците со минимално салдо на залиха од над 20.000 единици имаат право редовно да пребројуваат стоки по поделба, додека директорите на продавниците со минимален биланс на залихи во текстилната поделба од над 19.000 единици имаат право во текот на два дена редовно да пребројува стоки во секторот за текстил. За да се добијат информации за минималното салдо на залихи на продавница за известување, директорот на продавницата испраќа писмено барање преку е-пошта до експертот за дистрибуција на стоки. По добивањето на оваа информација, директорот на продавницата е должен да пренасочи писмено барање преку е-пошта до одговорниот Контролор за залихи за да донесе одлука за можноста за спроведување на редовно пребројување на стоките по поделба. Во овој случај, стоките на една од трите поделби се пресметуваат месечно. Продавниците кои редовно пребројуваат стоки според оваа шема вршат месечно пребројување на една поделба за сите продавници, врз основа на единствен распоред за редовно пребројување на поделбите.

Редовното пребројување на стоките се врши со користење на преносни терминали за собирање податоци (PTSD). Директорот на продавницата има право, во договор со Територијалниот менаџер за управување со мрежата на мало, да изврши повторна пресметка без користење на ПТСН само во случаи на технички проблеми со користењето на терминалите за собирање податоци (недостаток на доволен број или неисправност на скенери, база на податоци проблеми). Упатствата за користење на преносни терминали за собирање податоци при повторно броење на стоки ги обезбедува Одделот за ИТ, кој исто така ги дава потребните појаснувања доколку се појават прашања.

Списокот на залихи мора да се креира одделно за секоја зона за складирање достапна во 1C за да се овозможи повторно пресметување на сите стоки што всушност се складирани во продажниот простор и помошните простории на продавницата. Забрането е да не се креира список на залихи за ниеден простор за складирање на продавницата.

Намерно прикривање на вистинските резултати од пребројувањето не е дозволено и е основа за примена на дисциплински и кривични (доколку има знаци на кривично дело) мерки.

По завршувањето на месечното пребројување, директорот на продавницата ги доставува по е-пошта до контролорот на залихи и до Територијалниот менаџер за управување со мрежата на мало со документи за месечното пребројување: Попис на залихи, Извештај за несовпаѓање, евидентиран трошок и фактури за сметки. Во случаи кога границата е надмината, се дава и објаснување во кое се објаснуваат причините за надминување на лимитот и пополнет резиме на потенцијални кражби.

По препорака на Контролорот на стоки салда, Територијалниот управител за управување со малопродажната мрежа назначува независни експерти кои ќе вршат редовна повторна пресметка на стоката и ќе ја потврдат точноста на евидентираните податоци во продавниците кои покажуваат лоши резултати од анализата на загубите на стоката.

Ако во продавница нивото на недостиг на стоки во цената на чинење е повисоко од утврдената норма од продажбата на стоки, тогаш ова укажува на грубо кршење на работните должности и работната дисциплина од страна на сите вработени во продавницата.

Вработените кои се виновни за предизвикување недостиг на стоки над утврдениот лимит може да подлежат на дисциплинска постапка врз основа на резултатите од повторната пресметка на стоката.

Територијалниот управител за управување со малопродажен синџир е должен да ги посетува продавниците за известување најмалку еднаш годишно, една по една, со салдо на залиха над 15.000 единици, со цел да ја следи исправноста на повторната пресметка на стоката и квалитетот на подготвителните активности. Исправноста на пребројувањето на стоките се потврдува со потпис на управителот за управување со територијата на актите за пребројување и залихите на залихите генерирани при пребројувањето на стоката.

Но, прво, ќе ви ја раскажам мојата сопствена приказна за влегувањето во неволја...

Во потрага по совршена ревизија

Имаше таков момент во мојата биографија: со моите придружници организиравме продавница за продажба на градежни материјали. Во почетната фаза, ние самите изброивме сè. Ова беше најефикасниот начин да се направи попис затоа што бевме заинтересирани да добиеме точен, вистинит резултат.

Тогаш обемот на стоки се зголеми, а продавачите добија задача да пребројуваат. Овој метод на повторна пресметка беше ефтин и доста брз, но резултатите не секогаш ја одразуваа вистинската состојба на работите. Какви трикови смислија продавачите за да дојдат до „неопходните“ салда или едноставно да ја саботираат ревизијата! Затоа, финансиски одговорните лица не треба самостојно да ја бројат стоката, туку можат да бидат присутни само при пресметките.

По извесно време бил ангажиран магационер. Ефикасноста на пресметките беше поголема, но овој сметководствен метод исто така не обезбеди 100% гаранција. И тука треба да разберете дека сметководител и магационер се исто така ангажирани работници, кои живеат во истиот град (област) со други вработени, нечии соседи или соученици. Апсолутно не сакаат конфликтни односи, заедно се „пријатели“ против претпоставените, а имаат и недостатоци во работата кои не се рекламираат. Значи, трошоците за спроведување на пописот станаа повисоки, но немаше гаранција за точен резултат. Заклучивме дека тие што бројат не треба да ги гледаат салдата во сметководствениот систем.

При смената на директорите решиле да направат точен попис и повикале независен ревизор. Се чини дека ова е идеална опција. Но, дури и овде бевме разочарани: ревизорот немаше многу добро разбирање за спецификите на материјалите и палетата на производи. Продавачот и сметководителот му го помешале мозокот со формули за претворање на парчиња во квадратни метри, загуби при пакување и други нејаснотии. Генерално, бројат една недела, а освен тоа, услугите на ревизор не се евтини, а некои спорни позиции беа повторно проверени по ревизорот.

Невообичаен начин за проверка

Идеална ревизија, според нашето разбирање, е кога продавачите брзо и искрено пресметале сè сами и ви донеле точни резултати. Но, како да се постигне ова? На Интернет најдов еден брилијантно едноставен метод кој ви овозможува барем приближно да го добиете посакуваниот резултат. Точно, тоа не е погодно за сите продавници.

На денот на залихите, треба да ставите во голема кутија сè што ви доаѓа при рака од стоката: мали и големи, скапи и евтини, неколку парчиња и едно по едно. Потоа запечатете ја кутијата и само тогаш започнете со попис. Вработените не мора да знаат што има во кутијата (можете да ги изведете надвор од продавницата додека ја полните кутијата).
Идеално, за време на повторната пресметка, ќе се открие недостиг што целосно се совпаѓа со списокот на стоки во кутијата.

На пример, остатоците вклучуваат 50 парчиња четки, според пресметките има и 50 парчиња. Но, во кутијата има уште 3 четки. Или се обиделе да го сокријат недостигот, или имало неусогласеност. И тука одлучувате кој е виновен: продавачи кои неправилно го продаваат производот (по различна цена), или сметководител кој пристигнува и погрешно го отпишува.

Мислам дека многу претприемачи се запознаени со проблемот со правилно броење на стоките. Во написот ќе зборувам за тоа како да се изврши попис Методолошки насоки за попис на имот и финансиски обврски, одобрени со Наредба на Министерството за финансии бр.49 од 13.06.1995 година.

Секоја компанија која има залихи на билансот на состојба редовно врши попис на стоки. Во овој случај се врши целосно пребројување на стоката во магацинот и се усогласува вистинската количина со сметководствената количина. За време на пописот, може да се утврдат отстапувања: вишоци, недостиг или погрешна класификација на стоката.

Да ја разгледаме документацијата за пребројувањето на стоките во програмата „1C: Trade Management 8“ (рев. 11.3).

Во магацинот се врши попис на стоки. При повторното пресметување, откриени се и недостиг и вишоци на стока: недостигаа две батерии и недостасуваше една дополнителна платформа. Неопходно е да се регистрираат резултатите од конверзијата во 1C.

Документ „Конверзија на стоки“

За да го започнете процесот на попис и да ги запишете неговите резултати, користете го документот „Повторно пребројување на стоки“. Ајде да го отвориме соодветниот дневник:

Магацин и испорака / Вишоци, недостиг, оштетувања / Пребројување на стоки

Ако информативната база води евиденција на магацини, тогаш за да го видите дневникот за конверзија на стоки, мора да го наведете складиштето во соодветното поле за дневник. Гледањето се врши за одреден магацин.

Ајде да го посочиме складиштето и да создадеме нов документ за пребројување.

Ајде да одиме во табулаторот "Производи". Овде е достапен избор за автоматско пополнување на ставките што се бројат.

Во документот за конверзија на стоки, стандардно, изборот на ставка се поставува врз основа на атрибутот „Количината не е еднаква на нула“. Можно е да се специфицира избор по ставка, сегмент на ставка, карактеристики, серија, количина, цел.

Во примерот, ќе го оставиме стандардниот избор и ќе кликнете на „Пополнете по избор“.

Табеларниот дел се пополнува со стоки, а сметководствената количина автоматски се внесува во колоната „Сметководство“. Колоните „Вистински“ и „Отстапување“ се наменети за внесување на резултатите од повторната пресметка.

Статуси на документот „Конверзија на стоки“

Документот „Повторно пребројување на стоки“ може да се врши во различни статуси што одговараат на фазите на процесот на попис.

• Статусот „Подготвен“ значи дека е добиена нарачка за пребројување на стоката.
• Статусот „Во тек“ значи дека стоката се брои. Со кликнување на копчето „Печати – Формулар за задачи за повторно пребројување на стоки“, достапен е отпечаток од формуларот за задачи. Наменет е за внесување на вистинската количина на стока во магацинот.

Во примерот, прво ќе го објавиме документот за конверзија во статусот „Во тек“.

• Статусот „Внесување резултати“ значи дека процесот на повторна пресметка е завршен и вистинските резултати се внесени во формуларот за задачи. Во 1C можете да внесете резултати во документ.

За да ги внесете резултатите, документот прво мора да биде објавен во статусот „Во тек“.

Ајде да го поставиме статусот „Внесување резултати“ во документот за повторна пресметка, а потоа внесете ја вистинската количина на стоки во колоната „Вистински“. Колоната „Отстапување“ се пополнува автоматски за оние стоки за кои има вишок или недостиг (во примерот, батерија и платформа). Откако ќе се заврши, ќе го обработиме документот.

• Статусот „Завршено“ значи дека вистинските резултати од повторното пребројување на стоките се евидентираат во документот. Достапно е печатење на резултатите од повторната пресметка.

Документот за повторно броење ќе го објавиме во статусот „Завршено“. Кликнете на копчето „Печати – Производите ги пребројуваат резултатите“ за да креирате печатена форма.

Ги евидентиравме резултатите од пребројувањето на стоките. За да може идентификуваните недостатоци и вишоци да се одразат во сметководството, потребно е да се издаваат магацински акти за отпис и прием на стоки. Ова се дискутира во нашата статија. Прочитајте други написи за инвентар во 1C: и.