Програма за снимање на влезна и појдовна кореспонденција. Регистрација на дојдовна и појдовна кореспонденција во АС „дневник за електронска кореспонденција“. На кои принципи работи апликацијата: главни карактеристики

04.02.2016 Регистрирање кореспонденција на компјутерима голем број несомнени предности во споредба со конвенционалните неелектронски списанија. Еве само неколку од нив кои значително ја поедноставуваат регистрацијата на документите и ја зголемуваат ефикасноста на управувањето со внатрешната евиденција на компанијата.
1. Обединети референтен систем. Првично генерираните директориуми (на вработени, типови на кореспонденција, адресати итн.) им овозможуваат ефективно да се користат во иднина: тие елиминираат двосмислено толкување на истите вредности, се користат при пребарување и избор на документи според одредени критериуми (документи за конкретен изведувач, по вид на кореспонденција, по номенклатура на предмети итн.) се користат во финалното известување за канцелариската работа.
2. Дојдовни и излезни документи(преписка) се наоѓа во еден кабинет за датотеки, за разлика од различни хартиени списанија при редовна регистрација. Овој кабинет со датотеки може да има неограничена големина (во споредба со обичните списанија) и да складира документи за целата историја на компанијата. Ова ви овозможува брзо да пронајдете потребни документиво електронската архива.
3. Можност за складирање во електронско досие за кореспонденцијакопии од хартиени документи (скенирани, електронски датотеки потпишани со дигитален потпис ( Електронски потпис). Кога колективно се користи такво електронско списание за кореспонденција (во компјутерска мрежакомпанија) секој вработен, во согласност со неговото ниво на пристап (улога), може да има моментален пристап до потребниот регистриран влезен/излезен документ, како и негова електронска копија. При користење на дигитални потписи во една компанија, можно е да се напуштат конвенционалните хартиени медиуми, што значително ги намалува финансиските трошоци.
4. Контрола врз извршувањето на дојдовните документи. Ефикасноста во споредба со обичното списание е исто така очигледна. Ова е брзината на избор на документи под контрола, способноста да се спроведе не само тековната контрола, туку и прелиминарна контрола (за идни периоди). Детали за следење на извршувањето на дојдовната кореспонденција
5. Печатење на излезни документи: регистри на регистрирана влезна/појдовна кореспонденција, регистри на документи под контрола (со рокови), решавање на документи, картичка за регистрација, информации за движење на документ. Во сите случаи, при печатење документи, користете готови шаблони. Ова ви овозможува да автоматски режимДобијте готови документи за неколку секунди.
Горенаведените предности на електронските списанија во споредба со хартиените списанија се далеку од комплетни.
Целта на овој напис е да го запознае читателот со можностите на програмата AS "" при регистрирање на влезни/излезни документи. Предностите опишани погоре се исто така имплементирани во него.

Во програма Дневник на електронска кореспонденцијарегистрација на влезните и излезните документи се врши во документарното досие. Активирањето на режимот на кабинет со електронски датотеки со документи се врши со избирање на главната ставка од менито на програмата „Регистрација - Кабинет со датотеки со документи“:

Изглед на датотеката со документи AS Дневникот за електронска кореспонденција изгледа вака:

Интерфејсот на кабинетот со датотеки со документи (намената на поединечните елементи на лентата со алатки на кабинетот со датотеки, контекстното мени на кабинетот со датотеки, табелата со податоци) е детално опишан во упатството за употреба во ставовите 3.2.1 - 3.2.3. ().
За да регистрирате влезен или појдовен документ во електронската датотека со документи на АС „Електронски кореспондентен весник“, мора да кликнете на копчето „Функции - Ново“ на лентата со алатки. Програмата ќе отвори прозорец за регистрација на документи:

Во зависност од изборот на полето „Класификација на кореспонденција“, регистрацијата на дојдовниот или појдовниот документ ќе продолжи.

За дојдовен документ, картичката за регистрација има изглед:

Откако ќе ги внесете информациите за влезниот/излезниот документ во картичката за регистрација, за да ја завршите регистрацијата на документот, мора да кликнете на копчето „Зачувај F2“ во лентата со алатки (постои алтернативен начин за зачувување документи - копче на тастатурата F2) .
По зачувувањето на документот, информациите за него ќе се рефлектираат во табелата со податоци на кабинетот за електронски датотеки.
За подетални информации за регистрирање кореспонденција во програмата AS Electronic Correspondence Journal, видете го Упатството за корисникот, став 3.2.4-3.2.10 (

Секое претпријатие со голем промет на стоки секогаш се соочува со проблеми со одржувањето на деловната документација, особено со нејзиното складирање и обработка. Во таквите организации, важни трудови се акумулираат во најкус можен рок, па по некое време станува вистински проблемнивното складирање и се акумулира збир на дополнителни тешкотии, како што е усогласеноста неопходни условиза безбедност на трудовите, нивна правилна систематизација и архивирање.

Се разбира, одамна поминаа деновите кога официјалните документи се акумулираа на правливите полици, губејќи се во купот непотребна отпадна хартија. Во денешно време, благодарение на развојот информатички технологии, има посебни за ова компјутерски програмиИ електронски системи. На пример, „Регистрација на организациски документи 4.2“ (може да се преземе од www.araxgroup.ru), што е наменето за снимање на влезната и излезната кореспонденција и внатрешните документи на организацијата. Благодарение на неговата вешто употреба, не се поставува прашањето што да се прави со старите нарачки и упатства и како да се обезбеди нивно безбедно складирање.

На кои принципи работи апликацијата: главни карактеристики

Користејќи удобна и интуитивна апликација за просечниот корисник на компјутер, можете брзо да организирате евиденција на тековната документација на сите нивоа на работата на компанијата и во кој било формат, како и да ги креирате потребните извештаи. Системот обезбедува целосен циклусработа со документ: од создавање и обработка до зачувување во архива, за да можеме со сигурност да кажеме за целосна автоматизација на протокот на документи во претпријатието и негова конверзија во електронски формат. Сега сите процеси директно поврзани со одржувањето на документацијата во претпријатието не бараат внимателна и макотрпна контрола врз спроведувањето на одредени активности. Програмата ќе направи сè сама и ќе ве потсети на роковите за документи.

Сите тековни документи, како и дојдовните/појдовните информации се зачувани во дневниците на програмските документи, затоа најдете потребен документнема да биде тешко. Печатењето нема да предизвика непријатности електронски документ, бидејќи е достапен секој модерен формат - Word / Writer, Excel / Calc - со можност за продолжување на работата со датотеки во „мајчин“ апликации.

Придобивки од програмата

Покрај можноста да користите сопствен визуелен шаблон во форма на картичка, програмата му ги дава на корисникот следните предности:

поставување на предупредувања за овластени службеници поединечно, со креирање потсетници во форма на календар;
регулиран пристап до програмата во зависност од нивото на активност - од едноставно гледање без право да се прават промени до административна контрола;
креирање скенирани копии од документација;
поставување права за пристап до дневниците на документи, можност да се овозможи режим на видливост само за вашите документи;
поддршка за работа на мрежата за да се обезбеди продуктивна и удобна работа во тим;
испраќање известувања преку Е-поштаили преку внатрешна програмска пошта;
можност за складирање на документација од неколку компании одеднаш;
вршење брза анализа, уредување и пребарување на поединечни полиња на списанието - програмата автоматски ќе ги генерира потребните извештаи;
интеграција со бесплатниот Asterisk IP телефонски сервер, овозможувајќи ви да најдете ажурирани информациивеќе пред да го крене телефонот.

Така, подобрената алатка „Регистрација на организациски документи 4.2“ ќе ви овозможи да создадете унифициран деловен простор со едноставен, безбеден и сигурен систем за управување. И со помош на специјална апликација за Android, можете да останете во контакт под какви било околности, да ги прегледате дојдовните документи и да пријавите за извршување, дури и ако имате само паметен телефон при рака.

Програма за евидентирање на влезната и излезната кореспонденција и внатрешни документи на една организација.

Софтверскиот производ може да се прилагоди за да одговара на потребите на вашата организација.

Информациите за целата кореспонденција на вашата компанија, како и внатрешните документи (нарачки, инструкции итн.) се на едно место - Дневници на документи и секогаш можете лесно да го најдете оној што ви треба

Сите информации за секој дојдовен, појдовен или внатрешен документ се јасно претставени во картичката на соодветниот документ

Можете да го приспособите форматот на бројот на документот како што е вообичаено во вашата канцелариска работа

Во секојдневната врева на работа, нема да заборавите на рокот за неисполнет документ! И нема да мора да сортирате низ куп хартии во потрага по такви документи - самата програма ќе ве потсети на нив

Само овластени лица ќе добиваат известувања службеници: Известувањата се конфигурирани на основа на секој корисник. Исто така, постои можност да ги видите потсетниците во форма на календар!

За да започнете да работите со програмата, не мора рачно да внесувате документи за претходните години - можете автоматски да ги преземете од датотека Excel.

Погодно тимска работапреку документи е обезбедена поддршка за работа на мрежата и можност за разликување на правата. Пристапот и работата со програмата „Регистрација на организациски документи 4.7“ е строго регулиран: се спроведуваат три нивоа на пристап во зависност од функциите што му се дозволени на корисникот - административни, кориснички и само за гледање (без право на промени). Дополнително, можно е фино да се прилагоди пристапот до дневниците за секое ниво на пристап.

Поддршката за работа со скенер ќе ви овозможи лесно да ги вчитате скенираните копии од оригиналните документи во програмата, можно е да се пренесува скенирање кога користите скенер што поддржува автоматско внесување листови.

Службениците одговорни за извршување на документите ќе бидат навремено известени за приемот на нови задачи - програмата има функции за испраќање известувања по е-пошта со можност за поврзување датотеки, складирање пораки и пребарување за нив

Одржување документи на кој било број компании во една програма: сите информации за документите се на едно место, достапни се и практично претставени

Функцијата „Види само свои документи“ ви овозможува да ги делите документите меѓу извршители, со што се елиминира можноста за прегледување и корекција на документите на другите луѓе.

За автоматско архивирање на верзии на датотеки на програми со текот на времето на дневна основа, можете да ја користите бесплатната алатка за автоматско архивирање датотеки.

За инсталација бесплатна верзијапрограми:

*Поддршката за производите се обезбедува онлајн.

Лиценца за 1 работното местоСтандардната (не-SQL) верзија на програмата е обезбедена бесплатно, без ограничувања.

За да купите дополнителни мрежни работни станици, испратете ни барање до Оваа адреса на е-пошта е заштитена од спамботови. Треба да вклучите JavaScript за да го видите. , во него наведете го името на вашата компанија, името на производот („Регистрација на организациски документи 4.7“) и бројот на дополнителни работни места, а ние ќе ви испратиме договор и фактура.

Платете ја сметката на кој било начин погоден за вас.

По плаќањето, испратете на Оваа адреса на е-пошта е заштитена од спамботови. Треба да вклучите JavaScript за да го видите. потврда за плаќање (копија или број на налог за плаќање, датум и износ на плаќање), а ние ќе ви испратиме код за регистрација и код за активација.

Цена на програмата „Регистрација на организациски документи 4.7“

Основна верзија - 1 работно место - бесплатно

Дополнителни работни места:
од 2-ри до 5-ти вклучително - 4000 рубли за 1 работно место
од 6-ти до 10-ти вклучително - 3000 рубли за 1 работно место
од 11-ти до 20-ти вклучително - 2000 рубли за 1 работно место
од 21-ви и повеќе - 1000 рубли за 1 работно место

Калкулатор на цени

0+1*4000=4000 руб.

0+4*4000+1*3000=19000 руб.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 руб.

*Цената вклучува 1 година техничка поддршкапо телефон и преку Интернет.

* Режимот за испраќање е лиценциран посебно, цената на лиценцата за 1 година е 4.000 рубли. Кога ќе го вклучите режимот „Диспечер“.

За организации кои бараат зголемена доверливост за складирање податоци и безбедност на пристапдо информации, затворање неовластен пристап до податоци, можно вградено шифрирање на податоци, можност за користење веб-клиент за прегледување документи и Android апликации за известување извршители за прием на документи и следење на извршувањето на документите, постои верзии на програмата Регистрација на организациски документи за Microsoft SQL Server и PostgreSQL.

За купување на програмата „Регистрација на организациски документи" SQL верзија:

1. Преземете ја демо верзијата на програмата (инсталациона датотека за MS SQL Server и за PostgreSQL) и инсталирајте ја програмата.

2. Испратете ни барање до Оваа адреса на е-пошта е заштитена од спамботови. Треба да вклучите JavaScript за да го видите. , во него наведете го името на вашата компанија, името на производот („Регистрација на организациски документи 4.7 верзија MS SQL“ или „Регистрација на организациски документи 4.7 верзија PostgreSQL“) и бројот на работни места, а ние ќе ви испратиме договор и фактура.

3. Платете ја сметката на кој било начин погоден за вас.

4. По уплатата, испратете на Оваа адреса на е-пошта е заштитена од спамботови. Треба да вклучите JavaScript за да го видите. потврда за уплатата (копија или број на налог за плаќање, датум и износ на плаќање), а ние ќе ви испратиме шифра за регистрација и код за активација.
Оригиналните документи (договор, акт за прифаќање и пренос на правата за користење, фактура, фактура, договор за лиценца) се испраќаат по пошта по плаќањето.

Цена на програмата „Регистрација на организациски документи 4.7 верзија MS SQL“

Основна верзија- 1 работно место - 8000 рубли

Дополнителни работни места:
од 2-ри до 5-ти вклучително - 6000 рубли за 1 работно место
од 6-ти до 10-ти вклучително - 5000 рубли за 1 работно место
од 11-ти до 20-ти вклучително - 4000 рубли за 1 работно место
од 21-ви и повеќе - 3000 рубли за 1 работно место

За да ги пресметате трошоците за лиценците, можете да користите Калкулатор на цени

Пример за пресметка на трошоци за 2 работни места:
8000+1*6000=14000 руб.

Пример за пресметка на трошоци за 6 работни места:
8000+4*6000 +1*5000 = 37000 руб.

Пример за пресметка на трошоци за 25 работни места:
8000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=112000 руб.

При изборот на опцијата за продолжена гаранција, трошокот дополнителна годинаподдршката е 20% од цената на лиценците.

* Периодот на лиценцата не е ограничен.

"Контролна соба" 1 месец се обезбедува бесплатно, цената на лиценцата за неограничено време е 12.000 рубли.

PostgreSQLе слободно дистрибуиран SQL сервер кој е достојна алтернатива на комерцијалниот Microsoft SQL Server за PostgreSQL DBMS е особено релевантен владини агенцииво рамките на усогласеноста со политиката за користење на руски софтверски производи.

Цена на програмата „Регистрација на организациски документи 4.7 верзија PostgreSQL“

Основна верзија- 1 работно место - 9000 рубли

Дополнителни работни места:
од 2-ри до 5-ти вклучително - 7000 рубли за 1 работно место
од 6-ти до 10-ти вклучително - 6000 рубли за 1 работно место
од 11-ти до 20-ти вклучително - 5000 рубли за 1 работно место
од 21 и повеќе - 4000 рубли за 1 работно место

За да ги пресметате трошоците за лиценците, можете да користите Калкулатор на цени

Пример за пресметка на трошоци за 2 работни места:
9000+1*7000=16000 руб.

Пример за пресметка на трошоци за 6 работни места:
9000+4*7000 +1*6000 = 43000 руб.

Пример за пресметка на трошоци за 25 работни места:
9000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=137000 руб.

*Цената вклучува 1 година телефонска и онлајн техничка поддршка. При изборот на опцијата за продолжена гаранција, трошокот за дополнителна година поддршка е 20% од цената на лиценцата.

* Периодот на лиценцата не е ограничен.

* Режимот за испраќање е лиценциран посебно, цената на лиценцата за 1 година е 4.000 рубли. Кога ќе го вклучите режимот "Контролна соба" 1 месец се обезбедува бесплатно, цената на лиценцата за неограничено време е 12.000 рубли.

Меѓу корисниците на програмата Државно унитарно претпријатие на градот Москва „Канцеларија за реконструкција и развој на уникатни објекти“, ЈСЦБ „Руска банка за доверба“, ДОО „КБ Финанс бизнис банка“, Комерцијална банка „РБА“, ДОО „Дом за обработка на повеќе профили“, АД „Центромашпроект“, АД „Красногорск фабрика“ „Електродвигател“, Државна јавна установа на Република Дагестан „Дирекција на обединета држава клиент-програмер“ на градот Махачкала и многу други.

Постои разни формисметководствени дневници. Честопати, сметководствениот софтвер нуди тежок интерфејс со повеќе прозорци, што го отежнува започнувањето со програмата.

Работењето со таков дневник за кореспонденција го принудува корисникот постојано да ги бара ставките од менито неопходни за извршување на одредена акција и одвреме-навреме да отвора и затвора нови прозорци низ кои е расфрлана функционалноста на програмата.

Примерок дневник на дојдовни и појдовни документи - електронски весниксметководството претставено на нашата веб-страница има голем број на предности. Карактеристичното име за програмата не е случајно избрано. Удобно СПИСАНИЕнавистина погодно: скоро сите активности за одржување на дневник се одвиваат во само два прозорци - главниот прозорец и прозорецот за уредување букви.

ВО Погодно СПИСАНИЕДури и за додавање нови записи во поврзаните табели со бази на податоци, нема потреба да се отвора нов прозорец, иако тоа е исто така можно.

Структурата на прозорецот за уредување букви ги одразува карактеристиките на протокот на документи на одредена институција. На нашата веб-страница можете да ја преземете сметководствената програма во презентираната форма. Но, програмата исто така може да биде делумно или целосно редизајнирани во согласност со барањата на вашата организација.

Програма за регистрација на документи
Практично списание XP

Главен прозорец

Главниот прозорец на електронскиот дневник на дојдовни и појдовни документи е табела што ги содржи најважните информации за буквите.
Секоја линија од дневникот ви овозможува да добиете целосна слика за одредена буква.

Дејствата што треба да се извршат со избраната буква се директно достапни во лентата со алатки и се дуплираат во контекстното мени. Со двоен клик на левото копче на глувчето на линијата со информации за буквата се отвора прозорец за уредување на оваа буква.
Прозорецот за уредување букви ги има сите алатки за работа со полињата на табелите на релациската база на податоци избрани во соодветниот дијалог при започнување со работа со програмата.

Можете да внесете нови вредности во поврзаните табели со бази на податоци без да го напуштите тековниот прозорец.
При стартување на програмата ви се дава можност да ја изберете базата на податоци што ќе се користи за време на работата. Може да работите со формат на датотека Microsoft SQL Server Compact Edition верзија 4 или директно со Microsoft SQL Server.

Стандардно, избрана е датотеката Microsoft SQL Server Compact Edition, која е испорачана со програмата Convenient Journal и се наоѓа во истата папка како и извршната датотека UZh.exe. Така, за да започнете да работите со програмата, можете едноставно да кликнете на копчето „Отвори“ во овој дијалог прозорец.

Исто така, можно е да се одреди патеката до датотеката со базата на податоци во кратенката на програмата. На пример, кога го користите клучот -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf"соодветната патека ќе биде означена во полето за избор на датотека на базата на податоци при стартување на програмата.
Прозорец за печатење

Дневникот на буквите се печати од главниот прозорец на програмата.
Кога печатите сметководствено списание, можете да ги изберете записите за печатење и да ја центрирате табелата на листот.
Главен прозорец - Мени

Наредбите на лентата со алатки на главниот прозорец на програмата се дуплираат во контекстното мени.
Кога ќе го притиснете десното копче на глувчето, ја избирате линијата што се наоѓа во овој моментпод курсорот.
Главен прозорец - Пребарување по број на буква

Во главниот прозорец, имплементирана е можноста за пребарување и филтрирање на букви по дојдовен број.
Табелата ќе ги прикаже сите букви чии броеви ги содржат броевите внесени во полето за пребарување.
Главен прозорец - Пребарување по договорна страна

Покрај пребарувањето по дојдовен број, можно е и пребарување на буква по име на клиентот со автоматско пополнување на низата за пребарување користејќи ги првите букви од внесениот збор.
Пребарувањето е оптимизирано и не се врши за сите постоечки клиенти во соодветната табела со база на податоци, туку само за оние со кои се поврзани одредени букви.
Контрастрани

Способноста да се внесе нов запис во табелите на базата на податоци е присутна во самиот прозорец „Уреди писмо“: само внесете ја потребната вредност во полето на паѓачката листа.
Ако внесената вредност не е во базата на податоци, ќе се издаде известување за зачувување и, доколку се потврди, новата залиха ќе се појави во базата на податоци и содржината на паѓачката листа соодветно ќе се ажурира.
Прозорец за уредување букви - Полиња

Полињата променети за време на уредувањето се означени со посебна икона.

Визуелната контрола на направените промени ја олеснува работата со формуларот за уредување букви.
Прозорец за уредување букви - Автоматско комплетирање

Во прозорецот „Уреди писмо“, се имплементира автоматско пополнување на појдовниот број.
Во овој случај, појдовниот број се гради врз основа на дојдовниот, земајќи ги предвид правилата за доделување броеви прифатени во организацијата.
Директориуми

Прозорецот што ви овозможува да уредувате записи од табелите на базата на податоци се повикува од прозорецот „Уреди писмо“ со кликнување на копчето што се наоѓа десно од секое поле од паѓачката листа. Кога работите со датотека со база на податоци на SQL Server CE, можете да бришете записи без никакви ограничувања. Кога работите со SQL Express, можете да бришете само записи што не се поврзани со странски клуч.
Главен прозорец - Извоз

Програмата обезбедува извоз на целото списание или само избрани записи во Excel. При печатење, исто така е можно да изберете една или повеќе записи.

Најважниот дел од работата на секретарот е регистрацијата на документите. Се состои од евидентирање и евидентирање на информации за документите во сметководствена форма со цел да се обезбеди нивната безбедност и да се бараат потребните информации.

Најголема економска ефикасност се постигнува кога централизиран системсметководство, т.е. кога сите операции за регистрација се концентрирани на едно место, Централизацијата на сметководството на документи создава услови за нивна еднократна регистрација и механизација на поединечните операции. Централизираниот систем ви овозможува да креирате единствен информативен центар на претпријатието, како и да одржувате оперативна контрола врз широк опсег на документи. Во исто време, структурните единици се ослободени од бројни операции за дуплирање.

Документите добиени од организации од повисоко ниво, изјавите и поплаките од граѓаните, кореспонденцијата од други организации за кои е потребна одлука или одговор и материјалите за трајно складирање се предмет на задолжителна регистрација. Во оваа група спаѓаат и најважната внатрешна документација - нарачки, протоколи, извештаи и сл. Регистрирана е и вредна и регистрирана кореспонденција

Мора да се состави посебна листа за документи кои не се предмет на регистрација. Списокот на нерегистрирани документи вклучува: документи испратени за информации; примарна документација сметководствосите документи евидентирани во функционалните одделенија во посебни сметководствени обрасци итн. Списокот на документи кои не се предмет на регистрација е одобрен од раководителот на институцијата и е вклучен како додаток во упатствата за управување со канцеларијата.

Рационалната работа за регистрација на документи е олеснета со употреба на униформни методи за одржување на сметководствени обрасци за евидентирање на сметководствени податоци и индексирање на документи.

Основа за индексирање на документите се симболите на структурните единици, броевите на предметите според номенклатурата, сериските влезни појдовни броеви Така, индексот 01/05/56 на дојдовниот документ вклучува: 01 – индекс на структурната единица; 05 – број на предмет според номенклатура; 56 – индивидуален сериски број на дојдовниот документ доделен при регистрација.

Во организациите со голем број дописници, може да се користат кодови за дописници.

Внатрешните административни документи и протоколи кои имаат поединечна евиденција, по правило добиваат само сериски броеви од почетокот на годината како индекс. Документите за иницијатива и одговор имаат еден индекс, кој се доделува на иницијативниот документ и потоа се пренесува во документот за одговор.

Во пракса, најраспространети се 2 форми на регистрација на документи: картичка и списание.

Со методот на регистрација на дневник, истиот документ се зема предвид многу пати кога поминува низ органите (преку канцеларијата, одделот итн.), што доведува до забележителни загуби на работното време. Кога се користи, невозможно е да се механизираат процесите на сметководство, референтна работа и контрола на извршувањето. Затоа дневник системможе ефективно да се користи само во организации со мал проток на документи - до 1000 документи годишно, како и за сметководство посебни видовидокументација која бара посебно обезбедување.

Формуларот за картичка ви овозможува да го примените принципот на еднократна регистрација со пополнување на потребниот број картички за секој документ на машина за пишување. Покрај тоа, неколку луѓе можат да водат евиденција на картички во исто време. Предноста на овој метод е и можноста за механизирање на процесите на работа со картички, од нивно пополнување до нивно сортирање.

Бројот на копии на мапи создадени за секој документ се одредува според неговата содржина и рутата на движење. Документите за иницијатива и одговор, поврзани со еден индекс, се запишуваат на една картичка, односно податоците од документот за одговор ќе бидат запишани во картичката на која претходно бил регистриран документот за иницијатива.

По евидентирањето на документите, картичките за регистрација се ставаат во контролни и регистрациски и информативни досиеја, кои ја формираат основата на референтниот апарат за службените документи.

Референтната датотека е поделена на 2 дела: неизвршени и извршени документи. Првиот дел од индексот на картички се користи за пребарување на документ во процесот на неговото извршување од дописници, извршители или рокови. Вториот дел е изграден според дијаграм за производство и индустрија, одразувајќи ја насоката, функциите, прашањата и областите на работа на оваа организација. Номенклатурата на случаи може да послужи како шема за систематизирање картички. Ваквиот кабинет за досиеја треба да го опфати целокупната регистрирана влезна, излезна и внатрешна документација на организацијата или структурна единица. Главната карактеристика за пребарување на документот е неговата содржина. Деловите и насловите на индексот на картички ќе одговараат на деловите и членовите од номенклатурата на случаи. Редоследот на поделбите на досиејата се определува и со номенклатурата на предметите.

Картичките од деловите од првиот дел, како што се пополнуваат документите, со поставените потребни ознаки на нив, се преместуваат во соодветниот дел и наслов на вториот дел од индексот на картичките. За некои специфични групи документи, можете да креирате посебни кабинети со датотеки, на пример, да нарачате датотеки.

Да го сумираме:бидејќи најважниот дел од работата на секретарот е регистрацијата на документи, која се состои од евидентирање и евидентирање на информации за документите во сметководствена форма со цел да се обезбеди нивната безбедност и да се бараат потребните информации, неопходно е совршено да се совлада оваа постапка.