Sammendrag: Struktur og funksjoner til ledelsesdokumentasjonstjenester. Struktur av dhow-tjenester. hovedfunksjoner til dhow-tjenester Funksjoner til dhow-tjenester

For å administrere organisasjonen og løse dens problemer, er det en uavhengig strukturell enhet - førskoleutdanningstjenesten, som som regel rapporterer direkte til organisasjonens leder eller en av hans stedfortredere.

Førskoleopplæringstjenester opprettet i dag i organisasjoner har en rekke navn: avdeling for saker ledelse, administrativ avdeling, administrativ og juridisk avdeling, virksomhetsledelse, administrativ og personalledelse, kontorledelse, styring av dokumentflyt og anskaffelse av avdelingsarkiver, forvaltning av saker og informasjonsteknologi, administrativt direktorat og m.m.

Innlemmelsen i navnet til førskoleopplæringstjenesten av ordene «avdeling» og «ledelse» med interne inndelinger i form av avdelinger, sektorer, grupper understreker betydningen som en struktur som har samme ledelsesfunksjon i organisasjonen, som f.eks. for eksempel økonomistyring.

Valget av alternativ for barnehagetjenesten, dens struktur og antall avhenger av bemanningsnivået i organisasjonen, sammensetningen av strukturelle divisjoner, arbeidsvolumet utført av barnehagetjenesten, volumet av dokumentflyt, former for arbeid med dokumenter (sentralisert, desentralisert, blandet dokumentflyt), arbeidskostnader for å utføre spesifikke typer arbeid, og nivået på automatiser(EDMS-implementering).

Formålet med denne artikkelen er å skissere noen moderne tilnærminger til dannelsen av en førskoleutdanningsinstitusjonstjeneste.

Mål og målsettinger for barnehagetjenesten

Målene for barnehagetjenesten er ledelse, koordinering og gjennomføring av arbeidet med førskoleopplæringen.

Førskoler utformet for å løse følgende hovedoppgaver:

sikre en enhetlig dokumentasjonsprosedyre, organisere arbeid med dokumenter.

Å oppfylle denne oppgaven innebærer å organisere, planlegge og regulere dokumenthåndteringsprosesser og informasjonen i dem, og gi en enhetlig teknologi for å lage, godkjenne, registrere, behandle, overvåke utførelse, lagre og bruke dokumenter gjennom hele livssyklusen. Dette oppnås ved å utvikle og sikre praktisk anvendelse av instrukser for førskoleopplæringsinstitusjoner, forskrift om barnehagetjenesten, forskrift om arkiv og om organisasjonens sakkyndige kommisjon, saksnomenklatur, lister og klassifiserere, annet normativt og metodisk. dokumenter som er nødvendige for å organisere arbeidet med dokumenter basert på enhetlige krav;

opprettelse av informasjonsinnhentingssystemer.

Løsningen på dette problemet bør gi et raskt og høykvalitets søk etter alle registrerte dokumenter ved å bruke ulike sett med detaljer på ethvert stadium av behandlingen og passasjen gjennom organisasjonen. Det er nødvendig å organisere dannelsen av en database med dokumenter, som først og fremst oppnås ved å automatisere prosedyren for å jobbe med dokumenter;

organisering av kontroll over utførelse av dokumenter.

Denne oppgaven inkluderer et sett med arbeider rettet mot rettidig og korrekt utførelse av dokumenter (instruksjoner) fra relevante ledere, og utfører det nødvendige analytiske arbeidet med ytelsesdisiplin.

Teknologien for å utføre dette arbeidet er angitt i instruksjonene for førskoleutdanningsinstitusjonen og inkluderer generelt:

fastsettelse av tidsfrister, kontrollprinsipper;
sette kontrolloppgaver og utføre kontrollprosedyrer (fastsette kontroll, fastsette tidsfristen, overvåke fremdriften i utførelse, forebyggende og påfølgende kontroll, forlenge utførelsesperioden, fjerne et dokument fra kontroll, informere lederen om ytelsesdisiplin og utarbeide forslag til forbedringer (om nødvendig);
utarbeidelse av dokumenter for overføring til avdelingsarkiv i henhold til gjeldende forskriftsdokumenter.

organisering av arbeidet med å sammenstille organisasjonens arkiv.

I samsvar med instruksjonene for førskoleutdanningsinstitusjoner er fullført journalføring av permanente og midlertidige (over 10 år) lagringsperioder, som regel ett år etter utløpet av kalenderåret de ble åpnet, gjenstand for beskrivelse og registrering på foreskrevet måte av arkivansvarlige for strukturelle enheter for overføring til arkivet. Ansatte ved førskoleutdanningsinstitusjonen gir nødvendig metodisk og praktisk hjelp for å sikre denne prosessen.

utarbeide en liste over organisasjonens saker og overvåke riktig dannelse av saker i avdelingene.

Arbeidet med å utarbeide saksnomenklaturen utføres på grunnlag av å studere sammensetningen, innholdet og antallet dokumenter som genereres i prosessen med organisasjonens aktiviteter, og forslag mottatt fra strukturelle avdelinger for inkludering av saker i den konsoliderte nomenklaturen for organisasjonens anliggender. . I dette tilfellet bør man bli veiledet av de grunnleggende bestemmelsene til den statlige budsjettutdanningsinstitusjonen, instruksjoner for organisasjonens førskoleutdanningsinstitusjon, forskrifter om strukturelle inndelinger, bemanningsplaner, standardlister over dokumenter som angir lagringsperioder. Førskolblir også bedt om å overvåke riktig saksdannelse ved å gjennomføre periodiske inspeksjoner av avdelinger angående tilstanden til arbeidet med dokumenter og sikkerheten til dokumenter;

gjennomføre en undersøkelse av verdien av dokumenter.

Denne oppgaven løses ved å gjennomføre en side-for-side-gjennomgang av de genererte filene for å fastslå den vitenskapelige, sosiokulturelle, historiske og praktiske betydningen av dokumentene, og velge dem for videre lagring eller destruksjon. Slikt arbeid utføres i strukturelle enheter under metodisk veiledning av spesialister fra førskoleutdanningstjenesten og i organisasjonens arkiv i henhold til dokumenter overført til arkivet;

forbedring av skjemaer og metoder for arbeid med dokumenter.

Denne oppgaven oppnås gjennom utvikling og praktisk implementering av en rekke normative og metodiske dokumenter (for eksempel et album med former for enhetlige dokumenter). Albumet gjenspeiler egenskapene til hvert dokument, dets bedriftsstatus og dokumentasjonsstadiene. Den etablerer normativt sammensetningen av dokumenter som brukes i organisasjonen og prosedyren for utarbeidelse av dem, og sørger for en enhetlig klassifisering av dokumenter i samsvar med ledelsesfunksjoner og oppgaver. Når du bruker det, tas det også hensyn til antall typer og former for dokumenter. Implementeringen av automatiserte programmer for å jobbe med dokumenter er rettet mot å løse dette problemet;

reduksjon av papirarbeid og antall dokumenter.

For å utarbeide forslag til ledelsen i organisasjonen for å redusere dokumentflyten, organiseres en oversikt over volumet.

Problemet med å redusere volumet av dokumentflyten kan løses på to måter:

redusere intern korrespondanse (for eksempel innføre et strengt krav om å gjennomføre intern korrespondanse bare hvis det ikke er mulig å løse problemet på en fungerende måte gjennom bedriftens e-post, telefon, diskusjon);
optimalisere dokumentflyt og bruke rasjonell ruting av dokumenter ved bruk av EDMS;

utvikling og implementering av normative og metodiske dokumenter for å forbedre organisasjonens utdanningsinstitusjoner.

Gjennomføringen av denne oppgaven er knyttet til utarbeidelse av grunnleggende dokumenter for arbeidet til barnehagetjenesten og organisasjonen som helhet (først av alt betyr dette instruksjoner for førskoleutdanningsinstitusjonen, som gjenspeiler alle prosesser med å jobbe med dokumenter og informasjonen i dem, og teknologiske operasjoner i en logisk konstruert sekvens);

introduksjon av moderne metoder for dokumentbehandling, inkludert automatiserte førskoleopplæringssystemer og papirløs (elektronisk) dokumentflyt.

Løsningen på dette problemet er veldig viktig, fordi under moderne forhold implementerer nesten hver organisasjon et EDMS eller oppgraderer eller erstatter det med et mer funksjonelt system. Uten elementer av elektronisk dokumenthåndtering er det umulig å lykkes med å bygge en virksomhet eller sikre effektiv drift av enhver organisasjon. I dag bruker store organisasjoner hovedsakelig blandet dokumentflyt: elektronisk dokumentflyt ledsaget av papirelementer;

organisatorisk og metodisk ledelse av kontorarbeid i strukturelle divisjoner og underordnede organisasjoner.

Førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten skal gjennomføre denne oppgaven ved å utvikle normative og metodiske dokumenter, forklare hvordan de skal brukes, gi metodisk og praktisk bistand til avdelinger og underordnede organisasjoner, holde seminarer, møter og forbedre kompetansen til de som har ansvar for å arbeide med dokumenter. relevante avdelinger og strukturer.

Strukturen i førskoleutdanningsinstitusjonen og endringene som har skjedd de siste årene

I samsvar med Statens budsjettmessige utdanningsinstitusjon inkluderer den typiske strukturen for førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten: et sekretariat, et kontor, en kontrollgruppe, en protokollgruppe, en gruppe for å forbedre arbeidet med dokumenter, en brev- (klage)avdeling, en ekspedisjon, et skrivebyrå, et kopieringsbyrå og et arkiv.

GSDOU - Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelsen. Grunnleggende bestemmelser. Generelle krav til dokumenter og dokumentasjonsstøttetjenester (godkjent av styret for USSR Main Archive av 04/27/1988, Order of the USSR Main Archive av 05/23/1988 nr. 33).

Navnene på strukturen ovenfor gjenspeiler hovedfunksjonene som utføres av førskoleutdanningsinstitusjonstjenesten. Men i løpet av de siste 10–15 årene har strukturen i førskoleopplæringstjenesten gjennomgått endringer, hovedsakelig på grunn av følgende faktorer:

endringer i lovgivning innen informasjon og dokumentasjon;
oppdatering av teknologien for klargjøring, behandling, lagring og bruk av dokumenter;
fremveksten av nye tilnærminger til organisering av ledelsesprosesser, for eksempel på grunn av en endring i organisasjonens organisatoriske og juridiske form eller innføring av et kvalitetsstyringssystem i samsvar med godkjente standarder.

Målene og målene for førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten har endret seg i mye mindre grad de viktigste endringene er knyttet til implementering av EDMS i organisasjoner: dokumentflyt er optimalisert, rasjonell ruting (flytting av dokumenter), eliminering av tilfeller av ukvalifisert dokumentasjon av; forretningsprosesser.

Det må tas i betraktning at de automatiserte systemene som ble introdusert for 10–15 år siden var rettet mot å minimere kostnader ved utførelse av spesifikke operasjoner (arbeid), for eksempel ved registrering av dokumenter eller overvåking av utførelse av instrukser fra organisasjonens ledelse. For tiden implementeres bedriftsteknologier og -systemer i organisasjonen som helhet, som som regel er integrert med andre automatiserte systemer ("Boss HR", "1C", etc.).

Kopierings- og utskriftsbyrået har mistet sin praktiske betydning, siden ansatte i mange organisasjoner er utstyrt med kopieringsutstyr på arbeidsplassene sine, og de kopierer dokumenter uavhengig. Skrivebyrået har også brukt opp sin nytte, siden etter å ha utstyrt ansatte i organisasjoner med datamaskiner, utarbeider hver spesialist utkast til dokumenter ved hjelp av datamaskiner. I tillegg er brevavdelingen (klager) nå mindre og mindre tildelt en egen struktur, men prosedyren for å arbeide med brev (klager) er angitt i den tilsvarende delen av instruksjonene for førskoleopplæring, og denne kategorien av dokumenter , er som regel registrert separat eller i den generelle dokumentflyten, men skiller seg spesielt ut. Protokollgruppen, som tidligere løste problemene med å forberede, koordinere og utstede beslutninger fra de kollegiale styringsorganene i organisasjonen, er heller ikke helt relevant, men noen av funksjonene som utføres av den blir delvis overført i modifisert form til korrekturlesere ( i noen tilfeller kan dette være en gruppe for utstedelse av dokumenter). Oppgaven med å utarbeide utkast til vedtak og organisere arbeidet i kollegiale organer bestemmes av eksekutivsekretæren i det aktuelle kollegiale organet.

Avslutningsvis bør det understrekes at effektiviteten og kvaliteten på ledelsesbeslutninger som tas, tidspunktet for implementeringen av dem og øke effektiviteten til organisasjonen som helhet avhenger av tilstanden i arbeidet med dokumenter, og derfor rollen til førskoleopplæringstjenesten. i strukturen i organisasjonen er vanskelig å overvurdere.

E.V. Tychinskaya, ekspert innen arkivhåndtering og arkivering

Introduksjon

Siden antikken har forskjellige typer dokumenter nådd oss, ved hjelp av hvilke vi har muligheten til å lære historien til landet vårt, dets heroiske fortid, særegenhetene ved folkets liv, juridiske former og etiske normer for forhold mellom mennesker.

Behovet for å lage dokumenter oppsto samtidig med at skrivingen kom. Dessuten mener de at det var nettopp behovet for å lage ulike dokumenter (avtaler, kontrakter osv.) som førte til fremveksten av skrift som en måte å presentere informasjon av ikke bare personlig, men også av nasjonal betydning. Allerede på 500-tallet. f.Kr., krevde den gamle romerske plebs innføring av klare "skrevne" lover. Opprettelsen av skriftlige lover og forskrifter var også hovedkravet til middelalderopprørene. Når lover dukket opp, ble kontoristen pålagt å ha absolutt nøyaktighet i ordlyden og upåklagelig kunnskap om presentasjonsformen, ellers ville dokumentet miste kraft.

Med utviklingen av skriving ble dokumenter en måte for kommunikasjon og overføring av informasjon.

Fram til slutten av det femtende århundre. offentlige institusjoner eksisterte ennå ikke av individuelle tjenestemenn eller organer som utførte sine aktiviteter enten med en svært begrenset stab av tjenestemenn, eller uten noen ansatte i det hele tatt. Det enhetlige kontorstyringssystemet ble ikke etterspurt av styringssystemet selv.

Imidlertid beviser skriftlige dokumenter som har overlevd til vår tid det allerede på 900-tallet. det var en kultur for å skrive dokumenter. Dette er traktater med Byzantium i 911 og 945.

Med økningen i antall opprettede dokumenter har tradisjoner innen dokumentasjonsfeltet akkumulert, noe som førte til opprettelsen av en stab av profesjonelle spesialister innen opprettelse og behandling av dokumenter.

Begreper og definisjon

Å administrere en organisasjon krever uunngåelig opprettelse av mange typer styringsdokumenter, uten hvilke det er umulig å løse problemene med planlegging, finansiering, utlån, regnskap og rapportering, operasjonell ledelse og bemanning av organisasjonens aktiviteter.

Kontorarbeid er en virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Begrepet "kontorarbeid" oppsto i Russland, ifølge russiskspråklige ordbøker, i andre halvdel av 1700-tallet. og betydde prosessen med å løse (produsere) en sak: "produsere en sak" - løse et problem. Under vedtaket var det behov for å konsolidere resultatet, for eksempel oppnådd enighet. Siden antikken har dokumenter blitt laget for dette formålet, siden det talte ordet er kortvarig, kan glemmes, forvrenges under overføring eller misforstås. Allerede på 1500-tallet. ordet brukes sak som en samling av dokumenter knyttet til en sak eller sak. For første gang i dette konseptet ble ordet "business" registrert i dokumenter i 1584. For øyeblikket er betydningen av begge disse begrepene - "kontorarbeid" og "business" - nedfelt i GOST R 51141-98.

Moderne kontorarbeid inkluderer:

Sikre rettidig og korrekt opprettelse av dokumenter (dokumentasjon);

Organisering av arbeid med dokumenter (mottak, overføring, behandling, regnskap, registrering, kontroll, oppbevaring, systematisering, klargjøring av dokumenter for arkivering, destruksjon).

Parallelt med begrepet "kontorarbeid" de siste tiårene har begrepet blitt brukt dokumentasjonsstøtte for ledelsen(DOW). Dens utseende er assosiert med introduksjonen av datasystemer i ledelsen og deres organisasjons-, programvare- og informasjonsstøtte for å bringe den nærmere terminologien som brukes i dataprogrammer og litteratur. Foreløpig er begrepene "papirarbeid" og "dokumentasjonshåndtering" synonyme og brukes til å referere til samme aktivitet. Begge begrepene kan for eksempel finnes i navnene på dokumenter som regulerer organiseringen av dokumentasjonsprosesser: "Statlig system for dokumentasjonsstøtte for ledelse" og "Standardinstruksjoner for kontorarbeid i departementer og avdelinger i Den russiske føderasjonen."

Rollen og betydningen til førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten i institusjonen

I avsnitt 5.1 i den femte delen av Statens dokumentasjonsstyringssystem, godkjent av styret for USSR Main Archive 27. april 1988, er følgende bestemmelse nedfelt: "Dokumentasjonsstøtte for ledelsen i en organisasjon utføres av en spesiell tjeneste, som opererer som en uavhengig strukturell enhet, direkte underlagt organisasjonens leder."

Dette tjenestestedet til førskoleutdanningsinstitusjonen i organisasjonsstrukturen kan forklares av følgende grunner:

1. Ved å representere en selvstendig strukturell enhet og direkte rapportere til ledelsen i organisasjonen vil førskoleopplæringstjenesten ha mer kompetanse. Og dette vil igjen tillate deg å organisere mer effektivt arbeid med dokumenter.

2. Spesialister og lederen for førskolmå jobbe direkte med ledelsen av organisasjonen: løse problemer med gjennomgang av innkommende dokumenter, overvåke utførelsen av dokumenter, oppsummere resultatene av overvåking av utførelsen av dokumenter og rapportere om dem til ledelsen av organisasjonen, drive informasjon og oppslagsverk om dokumenter mv.

Når vi snakker om førskoleutdanningsinstitusjonstjenesten, er det nødvendig å fremheve hovedoppgavene og funksjonene.

Til det viktigste oppgaver DOW-tjenester inkluderer følgende:

Sikre en enhetlig prosedyre for å dokumentere og arbeide med dokumenter,

Forbedre formene og metodene for å jobbe med dokumenter, under hensyntagen til automatisering av dokumentasjonsprosesser.

I henhold til tildelte oppgaver utfører førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten følgende Funksjoner:

funksjoner knyttet til å dokumentere ledelsesaktiviteter:

Utvikling av dokumentskjemaer og sikre produksjon av dem,

Sikre produksjon av dokumenter, stenografi, kopiering og replikering av dokumenter,

Overvåke kvaliteten på utarbeidelse og utførelse av dokumenter, samt overholdelse av den etablerte prosedyren for godkjenning og sertifisering av dokumenter;

· funksjoner knyttet til organisering av arbeidet med dokumenter:

Etablering av en enhetlig prosedyre for passering av dokumenter (dokumentflyt av organisasjonen),

Behandling av innkommende og utgående dokumenter,

Registrering og regnskapsføring av inngående, utgående og interne dokumenter,

Utvikling og vedlikehold av informasjonsinnhentingssystemer, organisering av informasjon og oppslagsverk på dokumenter,

Foreløpig gjennomgang av dokumenter,

Kontroll over utførelse av dokumenter,

Systematisering av dokumenter, utarbeidelse av filliste, sikre lagring og bruk av dokumenter,

Forberedelse og overføring av saker til organisasjonens arkiv, organisering av arkivarbeidet,

Sikre sikkerheten til dokumentinformasjon,

Organisering av arbeidet med innbyggerklager;

· funksjoner knyttet til å forbedre formene og metodene for arbeid med dokumenter:

Utvikling og revisjon av regulatoriske og metodiske dokumenter fra organisasjonen for kontorarbeid,

Utføre arbeid med forening av dokumenter, utvikling og implementering av timelister og album med dokumentskjemaer,

Metodisk veiledning og kontroll over etterlevelse av etablerte regler for arbeid med dokumenter i strukturelle divisjoner,

Forbedre kvalifikasjonene til organisasjonens ansatte og konsultere dem i spørsmål om dokumentasjon og organisering av arbeidet med dokumenter,

Utvikling og implementering av nye former og metoder for å jobbe med dokumenter, forbedre organisasjonens dokumentflyt, kontorautomatisering.

Strukturen til førskoli en moderne organisasjon avhenger av volumet av dokumentflyt, så vel som av teknologien for å jobbe med dokumenter.

En førskoleopplæringstjeneste med en kompleks intern struktur, som inkluderer underordnede enheter (for eksempel et sekretariat, protokollgruppe, kontorforbedringsavdeling, resepsjon, arkiv, kopieringsbyrå, redaksjonsgruppe osv.) kan kalles ikke virksomhetsledelse, men ledelse eller avdeling for arbeid med dokumenter (eller dokumentasjon).

I små organisasjoner kan det hende at førskoleopplæringstjenesten som en selvstendig strukturell enhet ikke eksisterer. I dette tilfellet utføres arbeidet med dokumenter av lederens sekretær eller annen spesielt utpekt person.

Konklusjon

Fra historien kan vi merke at med utviklingen av staten utviklet også kontorarbeidet seg. Gjennom utviklingen av kontorarbeid har krav, standarder og bemanning av arbeidere som er involvert i organisering av kontorarbeid endret seg.

Med økningen i antall opprettede dokumenter og innføringen av informasjonsteknologi har det dukket opp nye krav til dokumentbehandling, som førte til en utvidelse av staben innen kontorarbeid og opprettelsen av en førskolepedagogisk tjeneste, som organiserte mer effektivt jobbe med dokumenter. Selvsagt eksisterer ikke barnehagetjenesten som en selvstendig strukturell enhet i alle organisasjoner, som vi har lagt merke til, dette avhenger av volumet av dokumentflyt i organisasjonen.

Nok en gang, med historien, vil jeg merke meg at når hver ansatt, som utfører sine arbeidsoppgaver, gir sitt bidrag til dette aktivitetsfeltet. Likeledes spiller førskoleopplæringsinstitusjonen en viktig rolle i institusjonen. I et stort selskap er det et stort volum av dokumentflyt, og alle som gjør jobben sin, gir suksess til selskapet sitt.

Litteratur

1. Kameneva E.M. Førskoleopplæringsinstitusjonstjeneste: navn, struktur og fastsettelse av antall // Kontorarbeid og dokumentflyt ved virksomheten. – 2006.- nr. 7 s. 48-51.

2. Kameneva E.M. «Kontorarbeid» og «Dokumentasjonshåndtering»: er det forskjell i mening? // Kontorarbeid og dokumentflyt ved virksomheten. – 2006. - nr. 9 s. 34.

3. Kudryaeva V.A. Organisering av arbeidet med dokumenter: lærebok - M.: INFRA-M, 2003.- S. 3.

Statens system for dokumentasjonsstøtte for ledelsen (GSDOU) fastsetter generelle krav til dokumentasjonsstøtte for ledelsen. Imidlertid er dette dokumentet foreløpig ikke normativt, men er snarere av rådgivende karakter og er i noen deler utdatert. Likevel er noen bestemmelser introdusert av statsdumaen i 1988 fortsatt relevante i dag. Dette gjelder for det første noen generelle regler for dokumentering av forvaltningsvirksomhet.

I dag skal vi diskutere mål og mål for førskoleopplæringstjenesten under moderne forhold. Aktuelle endringer i organiseringen av virksomheten til førskoleopplæringsinstitusjonene må gjenspeiles i forskriften om denne tjenesten. Hvor ofte bør dette dokumentet gjennomgås? Moderne terminologi og endringer i innholdet i Forskrift om førskoleopplæringstjenesten.

Statusen til barnehagetjenesten, dens mål, mål, funksjonsansvar er nedfelt i forskriften om enheten, derfor er det viktig å bytte til moderne teknologier for å jobbe med dokumenter, introdusere nye tilnærminger og bruke nye metoder for å organisere arbeidet med dokumenter, periodisk gjennomgå forskriften om barnehagetjenesten, og reflektere i den de endringene som er viktige fra et organisatorisk synspunkt.

Formålet med denne artikkelen er å vurdere de viktigste endringene som skjer i organiseringen av virksomheten til førskoleopplæringsinstitusjoner, og hvordan disse endringene kan gjenspeiles i regelverket for denne enheten.

Dokumenthåndteringsfunksjonen i en organisasjon utføres av styringsdokumentasjonstjenesten, eller kontorarbeidstjenesten (i nyere forskriftsdokumenter brukes dette navnet). Vi vil kalle denne enheten slik den har utviklet seg de siste årene - førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten.

Til tross for at dokumentasjonsstøtte (papirarbeid) er et ganske konservativt aktivitetsområde, er vi for tiden vitne til svært alvorlige endringer som finner sted i dokumentasjonsstøtten. Disse endringene er forårsaket av en rekke faktorer, blant dem de viktigste er:

endringer i lovgivning innen informasjon og dokumentasjon;
endringer i teknologien for å lage, behandle, lagre og bruke dokumenter (bruk av datateknologi i dokumenthåndteringsprosesser, automatisering av kontorarbeidsprosesser, innføring og bruk av elektroniske dokumenthåndteringssystemer og elektroniske dokumenter);
endringer i organiseringen av styringsprosesser, som kan være forårsaket av ulike årsaker - både av en endring i den organisatoriske og juridiske formen til organisasjonen eller dens jurisdiksjon, og ved innføring av et kvalitetsstyringssystem i samsvar med QMS-standarder, eller andre grunner.

Formålet med denne artikkelen er å skissere noen moderne tilnærminger til dannelsen av en førskoleutdanningsinstitusjonstjeneste.

Selvfølgelig er disse endringene i noen organisasjoner mer merkbare, i andre mindre, men det faktum at disse endringene skjer er åpenbart for alle spesialister innen dokumentasjonsstøtte. Naturligvis gjenspeiles disse endringene i organiseringen av virksomheten til førskoleopplæringstjenestene og kommer først og fremst til uttrykk i endringer i oppgavene og funksjonene til denne enheten, i den organisatoriske og funksjonelle strukturen til barnehagetjenesten, og i kravene til funksjonærer. personale.

Terminologi om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten

DOW-tjenesten er:

En strukturell enhet i en organisasjon som utfører funksjonene dokumentasjonsstøtte for ledelsen.
En strukturell enhet i en organisasjon som utfører funksjonene dokumentstøtte for ledelsesaktiviteter, og ansatte i strukturelle enheter med ansvar for å opprettholde kontorarbeid i enhetene.

I den andre betydningen er dette konseptet nedfelt i reglene for kontorarbeid i føderale utøvende organer:

"Førskoler en strukturell enhet i det føderale utøvende organet, som er betrodd funksjonene til å opprettholde journaler, samt personer som er ansvarlige for å opprettholde journaler i andre strukturelle enheter i den føderale utøvende myndigheten."

Det er den andre betydningen av begrepet «førskoleopplæringsinstitusjonstjeneste» som er viktig for å organisere kontorarbeid under moderne forhold. I enhver organisasjon, i hver strukturell enhet eller i hvert aktivitetsområde må det være en ansatt som er ansvarlig for å organisere kontorarbeid. Dette kan være en selvstendig stabsenhet – en avdelingssekretær, en funksjonær – eller en ansatt som kombinerer kontoroppgaver med funksjonsansvar for hovedstillingen. Vi understreker at i sistnevnte tilfelle er det mulig å betro en ansatt ved enheten å utføre kontorarbeidsoppgaver kun på grunnlag av en ordre (instruks) fra organisasjonslederen. Men i forhold til forskrift om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten vil vi ha i tankene en bestemt enhet som utfører funksjonene med å organisere arbeidet med dokumenter.

Faktisk har denne stillingen oftest et spesifikt navn: kontorarbeidsavdeling, kontor, generell avdeling, førskoosv. I organisasjoner med et stort antall ansatte og en kompleks struktur kan dette være henholdsvis en avdeling eller avdeling , av kontorarbeid, dokumentasjonsstøtte eller dokumenthåndtering.

Kontorarbeid, dokumentasjonsstøtte, dokumenthåndtering. Som du vet er begrepet "kontorarbeid" et gammelt begrep, begrepet "dokumentasjonsstøtte (dokumentasjonsstøtte for ledelsen)", eller DOU for kort, er relativt nytt, det har blitt brukt sammen med begrepet "kontorarbeid" over de siste 30-35 årene. Foreløpig er det ingen tilstrekkelig overbevisende definisjoner av disse begrepene i litteraturen som vil vise forskjellen mellom dem. Spesialister innen førskoleutdanningsinstitusjoner bruker dem som regel som synonymer og i betydningen som er nedfelt i GOST R 51141: "kontorarbeid; dokumentasjonsstøtte (ledelse): En virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.» Ikke desto mindre er det et synspunkt hvor begrepet "DOW" er å foretrekke å bruke i tilfeller der vi snakker om kontorarbeid basert på moderne informasjonsteknologi, og begrepet "kontorarbeid" - i andre tilfeller når vi snakker hovedsakelig om tradisjonell dokumentbehandling . Men for det første gjenspeiles ikke denne forskjellen i den offisielle definisjonen, og for det andre virker en slik inndeling for tiden ikke lenger relevant.

Hvis vi husker historien om opprinnelsen til begrepet "DOW", viser det seg at utseendet ikke ble lettet så mye av en endring i ideer om det utpekte konseptet, men av tidens smak. Begrepet "dokumentasjonsstøtte" ble opprettet av spesialister innen datateknologi i analogi med andre begreper brukt av utviklere av automatiserte kontrollsystemer: programvare, matematisk støtte, informasjonsstøtte, etc., og også fordi ordet "papirarbeid" i seg selv var oppfattes av dem som utdatert.

De siste årene har vi tatt i bruk et annet begrep - "dokumenthåndtering", som er en bokstavelig oversettelse av det tilsvarende engelske begrepet "records management", som betyr, i samsvar med GOST R ISO 15489-1-2007, "et sett av systematiske og effektive handlinger for opprettelse, bruk, lagring og ødeleggelse av dokumenter i organisasjoner for å bevise gjennomføringen av forretningsdrift (lederdrift). Ved å sammenligne definisjonen av dette begrepet med definisjonen av kontorarbeid i henhold til GOST R 51141-98, vil vi se at vi i begge tilfeller snakker om aktiviteter ("et sett med systematiske og effektive handlinger") assosiert med dokumentasjon () og organisere arbeid med dokumenter (behandling, lagring, bruk, destruksjon av dokumenter). Det er følgelig all grunn til å si at dette begrepet ikke inneholder noe fundamentalt nytt i sin definisjon, som vil gjøre det mulig å fremheve og tillegge det et spesielt innhold. Etter å ha begrenset oss til denne kanskje noe overfladiske gjennomgangen, la oss vurdere alle tre begrepene som synonyme, i det minste innenfor rammen av denne artikkelen.

Forskriftsregulering av virksomheten til barnehagetjenesten

Foreløpig er det ingen forskriftsdokumenter eller dokumenter av metodisk karakter som vil inneholde omtrentlige eller standardbestemmelser om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten, slik det en gang var tilfellet i Statens system for dokumentasjonsstøtte for ledelse (GSDMOU).

De omtrentlige forskriftene om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten gitt i Statens utdanningsinstitusjon kan nå bare brukes etter svært alvorlige justeringer av den, under hensyntagen til endringene som har skjedd i styringssystemet og som gjenspeiles i moderne lovgivning.

Med utgangspunkt i denne omtrentlige bestemmelsen om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten og basert på dens struktur, vil vi imidlertid vurdere hvilke bestemmelser om statusen til kontorforvaltningstjenesten, dens oppgaver og funksjoner som er relevante for vår tid og følgelig bør gjenspeiles i bestemmelsen om tjenesten DOW.

Generelle bestemmelser

Det første som er fastsatt av forskriftene om enheten (avsnittet "Generelle bestemmelser") er navnet på enheten og dens status (det offisielle navnet på enheten og graden av dens uavhengighet; plass i organisasjonsstrukturen; hvem er leder og hvem er underlagt hvilke lover og andre regulatoriske handlinger som styrer enhetens struktur og ansatte; Generelt er alle disse problemstillingene relevante for å bestemme statusen til en strukturell enhet i dag, det eneste spørsmålet er hvordan de løses i hvert enkelt tilfelle.

Viktig å vite!

Når du bestemmer statusen til førskoleutdanningsinstitusjonstjenesten, er det mest smertefulle problemet enhetens plass i organisasjonsstrukturen.

I følge forskning utført av VNIIDAD siden 2007, selv i føderale utøvende myndigheter (departementer, tjenester, byråer), er førskoleopplæringstjenesten bare i noen tilfeller en uavhengig enhet. I praksis kan dette være Administrativ og juridisk avdeling, juridisk støtteavdeling, kontroll- og analytisk avdeling, avdeling for organisasjons- og spesialvirksomhet, avdeling for embetsverk og personal, forvaltnings- og personalavdelingen osv. I det store de fleste tilfeller er det en del av strukturen til en annen divisjon.

Denne situasjonen skyldes det faktum at modellforskriften for den interne organiseringen av føderale utøvende myndigheter (klausuler 1.5-1.9) fastslår at strukturen og bemanningsplanen til sentralapparatet til den føderale utøvende myndigheten er godkjent av myndighetens leder, tatt i betraktning registeret over stillinger føderal statlig siviltjeneste og handlinger som definerer standard antall relevante enheter. Dermed løser hvert føderalt utøvende organ uavhengig spørsmål om organisering av kontorarbeid og forming av passende strukturell enhet. På føderalt nivå er det ingen enhet, ikke bare når det gjelder å bestemme denne enhetens plass i regjeringens struktur, men også i dens navn, funksjoner og bemanningsnivåer.

Den samme situasjonen er typisk for førskoleutdanningsinstitusjoner i andre statlige og ikke-statlige organisasjoner.

Når man bestemmer tjenestestedet til førskoleutdanningsinstitusjonen i organisasjonsstrukturen, bør man gå ut fra det faktum at førskoladministrerer dokumentasjons- og dokumentstrømmene til hele organisasjonen, derfor bør det være en uavhengig avdeling, om enn med en liten stab (hvis volumet av dokumentflyten ikke er stor), underordnet seg direkte til lederen av organisasjonen eller en av nestlederne, som er ansvarlig for spørsmål om informasjon, dokumentasjon og arkiver. Dette er også grunnleggende viktig fordi barnehagetjenesten jobber direkte med ledelsen, løser spørsmål om gjennomgang av dokumenter, godkjenning av dem, overvåker utførelse av dokumenter, utfører oppslagsverk på dokumenter, herunder på instruks fra ledelsen, og utfører andre instrukser fra ledelsen. .

Evnen til barnehagetjenesten til å «nå ut» direkte til ledelsen i organisasjonen (leder, nestleder) er grunnleggende viktig for å organisere effektivt dokumentarbeid og en hensiktsmessig holdning til dokumentasjon fra andre avdelinger, som, som ofte skjer, oppfatte kravene til tjenesten DOU i forhold til organisering av arbeidet med dokumenter som urimelige eller ubetydelige.

Ekspertuttalelse

O.V. Belykh,
senior spesialist i dokumenthåndtering
"Total etterretningsutvikling Russland"

Artikkelen er "leksikon av natur" med en dyp og universell beskrivelse av målene og målene for virksomheten til barnehagetjenesten under moderne forhold.

I delvis utførelse er de karakteristiske for mange innenlandske organisasjoner og bedrifter. Moderne tider er preget av fraværet av en tydelig strukturert førskosom et organisatorisk og metodisk senter som danner enhetlige regler for virksomhetsstyring og overvåker etterlevelsen av disse reglene av alle ansatte i organisasjonen. Forfatteren etterlyser et sett med regler og krav til førskoleutdanningsinstitusjoner på bedriftsnivå. Forfatterens metodiske tilnærming viser behovet for forskrifter om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten og prinsippene for utarbeidelse og implementering. I tillegg gir forfatteren en hel rekke oppgaver, funksjoner, rettigheter og ansvar for førskoleutdanningsinstitusjoner som ligger til grunn for dannelsen av et fullverdig dokumentarfond for organisasjonen, og opprettelsen av betingelser for effektiv bruk i dagens aktiviteter av organisasjonen. Å lese denne artikkelen tillater i praktisk anvendelse ikke bare å analysere de mest problematiske områdene i et gitt aktivitetsfelt for en bestemt virksomhet, men også å finne ut hvilke de viktigste oppgavene for å forbedre førskoleopplæringssystemet som må løses.

Mål, mål og funksjoner

Ved reguleringen av barnehagens virksomhet er definisjonen av dens mål og målsettinger av stor betydning i den allerede nevnte tilnærmet forskrift om førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten, denne paragrafen heter «Mål og målsettinger for barnehagetjenesten. ” I tilnærmingsbestemmelsen er formålet med førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten formulert slik: «Hovedmålet for barnehagetjenesten er organisering, ledelse, koordinering, kontroll og gjennomføring av arbeidet med dokumentasjonsstøtte til ledelsen.» Etter vår mening kan denne formuleringen («organisering, ledelse, koordinering, kontroll og gjennomføring av arbeid») tilskrives nesten enhver aktivitet, spesielt siden dette ikke engang er et mål, men ledelsesfunksjoner utført av avdelingen.

Ekspertuttalelse

A.N. Nazarov,
Leder for Corporate Electronic Document Management and Methodology Department
Administrativ avdeling av Gazprom Mezhregiongaz LLC, Ph.D. historie

Som mål for artikkelen hans «Førskoleopplæringsinstitusjonstjeneste: mål, mål og aktiviteter under moderne forhold» V.F. Yankovaya skisserte "en vurdering av de viktigste endringene som finner sted i organiseringen av aktivitetene til førskoleutdanningsinstitusjoner, og hvordan disse endringene kan gjenspeiles i forskriftene på denne enheten" og tok umiddelbart forbehold om at "dokumentasjonsstøtte (journalføring ) er et ganske konservativt område aktiviteter." Denne motsetningen er mer eller mindre åpenbar gjennom hele artikkelen. Dette er spesielt tydelig i eksemplet gitt av V.F. Yankovas komparative analyse av begrepene "kontorarbeid", "dokumentstøtte" og "dokumenthåndtering" og en kort oppsummering av historien om deres utseende, på grunnlag av hvilke konklusjoner trekkes om at ingen av disse begrepene faktisk "bærer det er ikke noe fundamentalt nytt i dens definisjon som vil tillate oss å fremheve og tilordne spesielt innhold til den» og alle tre begrepene kan betraktes som synonyme.

Etter vår mening er dette eksempelet svært veiledende, fordi de fleste av endringene som har skjedd de siste årene innen dokumentasjonsstøtte for ledelse (DOU) ikke så mye gjaldt målene og målene som DOUens tjenester står overfor, men snarere teknologiene som brukes for å løse disse problemene. Selvfølgelig var disse endringene i stor grad assosiert med "bruken av datateknologi i dokumenthåndteringsprosesser, automatisering av kontorarbeidsprosesser, innføring og bruk av elektroniske dokumenthåndteringssystemer og elektroniske dokumenter," men til tross for dette, er hoved-dachaene av førskoleutdanningsinstitusjonene forble nesten uendret. Og her V.F. Yankovaya er igjen enig i at listen over oppgaver som førskoleutdanningsinstitusjoner står overfor, generelt ble formulert riktig i State System of Documentation Support for Management (GSDOU), utgitt av Hovedarkivet for USSR i 1991 av V.F. Yankovaya bemerker bare at foreløpig trenger oppgavene til førskoleutdanningsinstitusjonene som er oppført i Statens barneutdanningsinstitusjon en tydeligere formulering. I tillegg er artikkelforfatteren i tvil om oppgaven knyttet til å redusere dokumentflyten, fordi, ifølge V.F. Yankova, det er feil å snakke om det "under forhold der veksten av dokumentflyt er en objektiv trend. Vi kan bare snakke om optimalisering av dokumentflyt, rasjonell ruting av dokumenter og eliminering av tilfeller av ukvalifisert dokumentasjon."

Men også i dette tilfellet snakker vi mer om terminologispørsmål enn om grunnleggende forskjeller. For eksempel GOST R 51141-98 "Kontoradministrasjon og arkivering. Vilkår og definisjoner" definerer dokumentflyt som "flytting av dokumenter i en organisasjon fra øyeblikket de opprettes eller mottas til fullføring av utførelse eller utsendelse." Således, hvis vi antar at rasjonell ruting av dokumenter er rettet mot å akselerere deres bevegelse og følgelig redusere tiden som kreves for utførelse i organisasjonen, og eliminering av tilfeller av ukvalifisert dokumentasjon er blant annet rettet mot å bringe antall dokumenter utarbeidet i organisasjonen av dokumenter til den optimale, da slutter grensen mellom å redusere dokumentflyten og å optimalisere den å være for lys.

Det kan nok sies at målene og målsettingene til førskoleopplæringsinstitusjonene grunnleggende sett forblir tradisjonelle i vår tid, men bruk av nye teknologier og verktøy gjør det mulig å gjøre løsningen av disse problemene mer effektiv.

Note

Et uheldig navn på kontorarbeidstjenesten er navnet «generell avdeling», siden ordet «generelt» ikke på noen måte innebærer at det er snakk om en enhet som sikrer arbeid med dokumenter.

Det ser ut til at man ved utforming av formålet med førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten må ta utgangspunkt i det som i praksis er resultat av dokumentasjonsstøtte. Som et resultat av dokumentasjonsstøtte oppretter hver organisasjon sitt dokumentarfond - et sett med alle dokumenter generert i organisasjonens aktiviteter, både opprettet i den og mottatt fra andre organisasjoner. Dokumentarfondet er opprettet i henhold til visse regler det begynner å danne på stadiet for registrering av dokumenter. Levetiden til et dokument i kontorarbeid avsluttes når dokumentet tilintetgjøres etter utløpet av lagringsperioden eller, dersom det er gjenstand for langvarig eller permanent oppbevaring, overføres fra dokumentarfondet til arkivfondet, dvs. arkivet til organisasjonen. Følgelig kan målet for aktiviteten til førskolformuleres som følger: dannelsen av et fullverdig dokumentarfond for organisasjonen og opprettelsen av betingelser for effektiv bruk i organisasjonens nåværende aktiviteter.

Denne uttalelsen kan oppfattes som ganske åpenbar, men det bør bemerkes at selve konseptet med et «dokumentarfond» er et nytt konsept. Det er ikke registrert i noen ordbok eller standard som inneholder kontorarbeidsterminologi. Inntil helt nylig ble den brukt uten en tilsvarende klar definisjon. Det eneste forskriftsdokumentet der dette begrepet brukes med forklaringer som avslører innholdet, er Reglene for kontorarbeid i føderale utøvende organer, godkjent. Dekret fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 15. juni 2009 nr. 447.

Avsnitt 26 og 27 i dette dokumentet sier: "Det føderale utøvende organet: a) danner sitt dokumentarfond fra dokumenter generert i prosessen med dets aktiviteter<...>Dannelsen av dokumentarfondet til det føderale utøvende organet utføres av arkivforvaltningstjenesten ved å sette sammen en nomenklatur av saker, danne og registrere filer, sikre deres sikkerhet, registrere og overføre saker til arkivene til det føderale utøvende organet."

Oppgavene som løses i enhetens aktiviteter kommer fra målet eller bestemmes av målet. På sin side bestemmer målene og målene for førskoleopplæringstjenesten det funksjonelle innholdet i aktivitetene til denne enheten.

For å formulere oppgavene til førskoleutdanningsinstitusjonstjenesten, er det nødvendig å svare på spørsmålet: hva må gjøres for å danne et fullverdig dokumentarfond for organisasjonen?

I tilnærmet forskrift om barnehagetjenesten er enhetens oppgaver formulert slik: «...Ut fra målene løser barnehagetjenesten følgende oppgaver:

2.1.1. forbedring av skjemaer og metoder for å jobbe med dokumenter;

2.1.2. sikre en enhetlig prosedyre for dokumentering, organisering av arbeid med dokumenter, informasjonsinnhentingssystemer, overvåking av utførelsen og forberedelse av dokumenter for overføring til avdelingsarkivet i samsvar med statsbudsjettet for utdanningsinstitusjon, GOSTs og andre gjeldende standarder;

2.1.3. reduksjon av papirarbeid, antall dokumentskjemaer og dokumenter;

2.1.4. utvikling og implementering av normative og metodiske dokumenter for å forbedre dokumentasjonsstøtten i organisasjonen og det underordnede systemet (for organisasjoner med et underordnet system), progressive teknologier for dokumentasjonsstøtte til ledelsen basert på bruk av data- og organisasjonsteknologi, rettet mot å implementere aktivitetene av organisasjonen."

Ekspertuttalelse

V.M. Kozlova,
dokumentansvarlig for Document Management Bureau of JSC "Sukhoi Design Bureau"

I aktivitetene til enhver organisasjon, uten klart definerte mål og mål, er det umulig å oppnå effektive resultater i arbeidet. Derfor er det nødvendig å ta en ansvarlig tilnærming til utviklingen av lokale forskrifter for organisasjonen, som vil veilede ansatte i utførelsen av deres offisielle oppgaver. Forskriften om den strukturelle enheten lar deg tydelig definere enhetens plass i bedriftens organisasjonsstruktur og reflektere målene, funksjonene og oppgavene som utføres av ansatte.

I denne artikkelen V.F. Yankovaya beskrev i detalj kravene til innholdet i seksjoner av forskriften om førskoleutdanningsinstitusjonstjenesten. Forfatteren bestemte formålet med aktiviteten til førskoleopplæringstjenesten, dens hovedoppgaver og funksjoner som er relevante i dag i sammenheng med utviklingen av informasjonsteknologi, som kan suppleres og avklares avhengig av spesifikasjonene til organisasjonens aktiviteter. Informasjonen gitt i artikkelen vil bidra til å utvikle en forskrift om en strukturell enhet som oppfyller moderne krav til spesialister innen dokumentasjonsstøtte for ledelsen.

I en virksomhet i dynamisk utvikling, med regelmessig optimalisering av selskapets forretningsprosesser, må ansatte overvåke relevansen av informasjonen gitt i lokale forskrifter. Alle endringer som skjer i prosessene for selskapets aktiviteter må formaliseres i tide i interne styringsbestemmelser og implementeringen av alle selskapets ansatte må overvåkes.

Oppgavelisten, etter vår mening, er generelt korrekt formulert, men punkt 2.1.3 reiser tvil, siden oppgaven med å «redusere dokumentflyt, antall dokumentskjemaer og dokumenter» under forhold der veksten av dokumentflyt er en objektiv trend er ikke riktig. Vi kan bare snakke om optimalisering av dokumentflyt, rasjonell ruting av dokumenter og eliminering av tilfeller av ukvalifisert dokumentasjon. I tillegg trenger oppgavene til førskoleutdanningsinstitusjonen en tydeligere formulering.

Basert på målet for førskoleutdanningsinstitusjonen formulert av oss, dannelsen av et fullverdig dokumentarfond for organisasjonen og skapelsen av betingelser for effektiv bruk i organisasjonens nåværende aktiviteter, kan vi strukturere oppgavene til førskolen utdanningsinstitusjonstjeneste som følger:

å tilby en enhetlig teknologi for å lage, behandle, lagre og bruke organisasjonsdokumenter gjennom hele deres livssyklus;
utvikling av normative og metodiske dokumenter som regulerer prosessene for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter i organisasjonens aktiviteter, deres implementering i praksisen med å jobbe med dokumenter og kontroll over deres anvendelse;
forbedring av former og metoder for å jobbe med dokumenter basert på bruk av informasjonsteknologi, forening og standardisering av dokumenter og dokumenthåndteringsprosesser;
organisatorisk og metodisk ledelse og kontroll over kontorarbeid i strukturelle divisjoner og underordnede organisasjoner. Oppgavene til førskollar deg vise funksjonene som utføres av denne avdelingen.

Funksjonene til enhver enhet, uavhengig av hva den gjør, kan deles inn i to grupper: generelle lederfunksjoner (funksjoner som er iboende i enhver enhet) og spesifikke (som gjenspeiler egenskapene til en gitt enhet, som oppstår fra arten og innholdet i dens aktiviteter) og til slutt sikre oppnåelse av de fastsatte målene. Generelle ledelsesfunksjoner inkluderer: organisering, planlegging, regulering (koordinering) og kontroll over aktiviteter. Funksjonene som følger direkte av oppgavene formulert ovenfor er knyttet til de spesifikke funksjonene til barnehagetjenesten. Den funksjonelle virksomheten til førskoleopplæringstjenesten bør således også omfatte generelle lederfunksjoner og spesifikke funksjoner som sikrer gjennomføringen av mål og målsettinger for førskoleopplæringstjenesten.

Godt å vite!

Funksjonene til en enhet er faktisk spesifikke typer arbeid som en enhet må utføre for å nå sine mål.

Tjenestens faktiske styringsfunksjoner kan formuleres som følger:

organisering, planlegging, regulering av arbeidet med dokumenthåndteringsstøtte (man kan si noe annet: dokumenthåndteringsprosesser), deltakelse i utformingen av organisasjonens politikk innen dokumenthåndtering;
overvåke implementeringen av etablerte regler og teknologier for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter i organisasjonen på alle stadier av deres livssyklus, inkludert bruk av et elektronisk dokumenthåndteringssystem;
kontroll over dannelsen av organisasjonens dokumentarfond (kontroll over dannelsen av filer og sikring av deres sikkerhet) i organisasjonens strukturelle avdelinger;
overvåke tilstanden til organisering av arbeidet med dokumenter i underordnede organisasjoner.

De spesifikke funksjonene til førskolinkluderer følgende:

utvikling av normative og metodiske dokumenter om dokumentasjonsstøtte (instruks for kontorarbeid (DOU), nomenklatur av saker, administrative forskrifter om dokumenthåndteringsprosesser, timelister for dokumentskjemaer og et album med skjemaer og andre dokumenter) som regulerer prosessene for opprettelse, behandling , lagring og bruk av organisasjonsdokumenter;
utforme prøver av dokumentskjemaer, utvikle enhetlige former for dokumenter, overvåke bruken av dem i organisasjonens strukturelle divisjoner;
utvikling av rute- og ruteteknologiske ordninger for passering av dokumenter, flytskjemaer for administrative og forretningsprosesser for dokumenthåndtering (oppretting, behandling, lagring og bruk av dokumenter);
implementering av videresendingsbehandling av dokumenter;
organisere foreløpig gjennomgang av dokumenter, sikre rettidig innsending av dokumenter for vurdering av organisasjonens ledelse;
organisering av bevegelsen av innkommende, sendte, interne dokumenter (organisering av dokumentflyt), inkludert bruk av et elektronisk dokumentflytsystem;
opprettelse, vedlikehold og bruk av databaser som gir registrering, regnskap, kontroll, informasjon og oppslagsverk om dokumenter, opprettelse, lagring, søk og bruk av dokumenter i organisasjonen;
organisere kontroll over tidspunktet for utførelse av dokumenter (instruksjoner), regulere fremdriften for utførelse av dokumenter;
utføre analytisk arbeid basert på resultatene av overvåking av utførelsen av dokumenter (instruksjoner) og informere ledelsen om resultatene av utførelsen av dokumenter (instruksjoner) og ytelsesdisiplin;
sikre dokumentasjon av aktivitetene til kollegiale (rådgivende, koordinerende, metodiske, etc.) organer;
organisering av rask produksjon av dokumenter, kopiering og replikering av dokumenter;
distribusjon av dokumenter (kopier av dokumenter) til organisasjonens strukturelle avdelinger og underordnede organisasjoner;
utvikling og koordinering av nomenklaturer for tilfeller av strukturelle inndelinger av organisasjonen, dannelse av en konsolidert nomenklatur av saker;
utføre årlig arbeid for å undersøke verdien av dokumenter, forberede dokumenter for overføring til arkivlagring (eller til organisasjonens arkiv) og velge dokumenter med utløpt lagringsperiode for destruksjon;
utarbeidelse av forslag til arbeid for å automatisere dokumenthåndteringsprosesser, forslag for å forbedre og utvikle funksjonaliteten til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet som brukes;
avansert opplæring av ansatte i førskoleutdanningsinstitusjoner, rådgivende ansatte i organisasjonen om spørsmål om opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter.

Den foreslåtte listen over funksjoner til førskolkan betraktes som universell, det vil si en som kan brukes fullt ut i organisasjonen, uavhengig av innholdet og arten av dens aktiviteter, organisasjons- og juridisk form, volum av dokumentflyt og andre funksjoner .

Ekspertuttalelse

G.V. Podkorytova,
Leder for kontoradministrasjonsavdelingen til JSC "FINEX Quality",
Medlem av Guild of Records Managers

Nok en gang, med interesse for det presenterte temaet og stor respekt for den spesifikke forfatteren av publikasjonen, leste jeg tidsskriftsartikkelen.

Som en utøver med mange års arbeidserfaring, inkludert i organisasjoner med ulike former for eierskap, kan jeg trygt si at målene for artikkelen, skissert av forfatteren, er analysen av endringer som skjer i virksomheten til førskoleutdanningsinstitusjoner, og dokumentasjon av disse endringene ved å lage (justere) regelverk om inndelingen er mer enn viktig og relevant i organisasjonens arbeid.

Dessverre, i praksis, er toppledelsen som regel ikke klar over slike publikasjoner eller ønsker rett og slett ikke å fordype seg i essensen av problemet. Årsakene til dette er forskjellige: de primære oppgavene, som etter deres mening er mye viktigere og presserende, er produksjon av produkter, levering av tjenester og i noen tilfeller mangelen på forslag for å optimalisere dokumentasjonen av forretningsprosesser. fra førskolespesialister.

Dessuten, på spørsmålet om hvordan det går i organisasjonen når det gjelder organisering av kontorarbeid, vil mange ledere svare positivt. Selv om det skal bemerkes at nylig ledere i økende grad reiser spørsmålet om kvalitativ forbedring av kontorarbeid i organisasjonen, og forstår den høye graden av dens betydning og betydning.

I min praksis var jeg heldig nok til å jobbe med direktøren, og senere med ham - den daglige direktøren, som var mer enn oppmerksom på dokumentasjonsstøtten fra ledelsen, stolte på spesialistene fra førskoleutdanningsinstitusjonen, og støttet også førskoleutdanningen institusjonstjeneste i alle sine innovasjoner med en foreløpig analyse av de foreslåtte endringene. Det må understrekes at han også behandlet spesialister fra andre tjenester i organisasjonen med lik respekt. Og med denne holdningen oppdro han mange utmerkede spesialister.

Hva har vi i enkeltorganisasjoner i dag? Jeg tror det jeg skal si er kjent for mange. Hva er en spesialist, det være seg en tjenesteleder eller en ordinær ansatt? Hva er tjenestens problemer i forhold til andre, etter lederens mening, de viktigste avdelingene? Ofte befinner tjenesten vår og dens ansatte seg «på marginene». Hvem blir permittert først? Saksprodusenter. Hvem er minst sannsynlig motivert for å oppnå resultater? Ekspeditører. Hvem anser det ikke som viktig å bevilge midler til videreutdanning og deltakelse på kollegiale arrangementer for å utveksle erfaringer? Ekspeditører. Hvem er ikke tilsatt i strukturelle enheter? Igjen, de som er ansvarlige for journalføring. Og hva bør vi da forvente med tanke på å optimalisere dokumentflyten og eliminere tilfeller av ukvalifisert dokumentasjon? Nesten ingenting. Derav sluttresultatet:

langsiktig, inkludert retur, flytting av analfabeter;
lavt nivå av utøvende disiplin i arbeid med dokumenter;
utføre rutinemessige enkle operasjoner for å behandle dokumenter av høyt kvalifiserte ansatte i førskolpå grunn av mangel på arbeidere i stedet for å utføre oppgavene med å introdusere og vedlikeholde moderne teknologier i arbeid med dokumenter.

Og dette er ikke en fullstendig liste over utelatelser i organiseringen av dokumentasjonsstøtte for ledelsen.

Avslutningsvis vil jeg si følgende. Kjære ledere, kolleger! Vår førskoleopplæringstjeneste er ikke siste plass i organisasjonens arbeid. Følg nøye med på problemene og oppgavene våre nok en gang, og resultatet lar ikke vente på seg. Og å spare penger på behovene til tjenesten i dag, inkludert dokumentautomatisering, i morgen kan være en av årsakene til svekkelsen av markedsrelasjonene med alle de påfølgende konsekvenser.

Imidlertid er denne listen over funksjoner ikke uttømmende, i noen tilfeller kan den suppleres med andre funksjoner, for eksempel for tjenestene til førskoleutdanningsinstitusjoner av myndigheter, er det viktig å fremheve som separate funksjoner organiseringen av arbeidet med hensyn og; gjennomføring av innbyggernes klager, anmodninger fra juridiske personer og enkeltpersoner, anmodninger fra stedfortreder lovgivende (representative) myndigheter, etc.

Rettigheter, plikter og relasjoner

I tillegg til å regulere funksjonene til barnehagetjenesten, fastsetter forskriften om den et sett med rettigheter og typer ansvar for mulige brudd, avvik fra den etablerte prosedyren for arbeid med dokumenter, samt prosedyren for samhandling med ledelsen. , andre divisjoner av organisasjonen og (eller) underordnede organisasjoner, tredjepartsorganisasjoner og personer.

Førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten skal gis følgende rettigheter:

krav fra lederne for strukturelle enheter, underordnede organisasjoner og ansatte i organisasjonen om å overholde de etablerte reglene for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter;
be om fra strukturelle avdelinger og underordnede organisasjoner informasjonen som er nødvendig for å organisere arbeidet med dokumenter og evaluere resultatene;
retur til ansatte i organisasjonen - utførere av dokumenter og instruksjoner - feil utførte dokumenter, dokumenter utarbeidet i strid med de etablerte reglene for godkjenning og sertifisering av dokumenter;
utarbeide utkast til administrative dokumenter (ordre, instrukser) om virksomheten til førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten, organisering og forbedring av arbeidet med dokumenter;
komme med forslag til ledelsen i organisasjonen for å forbedre arbeidet med dokumenter, øke prestasjonsdisiplinen, forbedre arbeidsformer og -metoder og skape gunstige arbeidsforhold.

Viktig å vite!

Retten til strukturell inndeling er en mekanisme som åpner for implementering av etablerte funksjoner ved eventuelle problemer (interferens).

I avsnittet «Ansvar» i forskrift om barnehagetjenesten er det fastsatt kriterier for vurdering av enhetens arbeid. Evalueringskriterier i dette tilfellet er indikatorer som karakteriserer kvalitet, aktualitet, samsvar av utført arbeid med etablerte volumer og andre indikatorer som brukes til å måle kvaliteten og kvantiteten av utført arbeid. Kvaliteten på arbeidet kan bestemmes av graden av overholdelse av standarder, instruksjoner, regler og andre normative og metodiske dokumenter som fastsetter innholdet, metoder for utførelse og resultater av arbeidet, samt fravær av feil, utelatelser, feilberegninger, etc.

Godt å vite!

Rettidigheten av arbeidets gjennomføring bestemmes av overholdelse av spesifikke frister for fullføring av arbeid med fristene fastsatt av planlegging, administrative eller andre dokumenter.

I denne delen av forskrift om barnehagetjenesten er det ønskelig å reflektere ansvar for:

brudd på reglene, frister for opprettelse, behandling, lagring og bruk av dokumenter;
brudd på prinsippene (reglene) for å danne organisasjonens dokumentarfond, tap eller skade på dokumenter;
manglende overholdelse av dokumentbehandlingsteknologien etablert i organisasjonen, inkludert bruk av et elektronisk dokumenthåndteringssystem;
avsløring av offisiell informasjon, manglende overholdelse av konfidensialitetsregimet etablert i organisasjonen;
manglende oppfyllelse av ledelsesinstrukser innenfor den fastsatte tidsrammen og omfanget;
manglende overholdelse av etablerte regler for brannsikkerhet, organisering og arbeidsbeskyttelse.

Avsnittet "Relasjoner" i forskriften om barnehagetjenesten definerer informasjons- og dokumentasjonsforbindelsene til enheten, dokumenter opprettet i enheten; fastslår med hvilke organisasjoner og avdelinger samhandling utføres, hvilken informasjon avdelingen mottar og presenterer, hyppigheten og tidspunktet for innsending eller mottak, og bestemmer også i hvilken rekkefølge og av hvem uenigheter som oppstår i avdelingens aktiviteter vurderes.

Denne delen av forskriften bør sørge for samspillet mellom barnehagetjenesten og ledelsen i organisasjonen, alle funksjons- og hjelpeavdelinger i organisasjonen, barnehagetjenesten til en høyere organisasjon, arkivmyndigheter, forskning eller andre institusjoner vedr. spørsmål om organisering og forbedring av arbeidet med dokumenter.

Målene, målene og funksjonene til barnehagetjenesten, fastsatt i forskriften, skal være detaljert i stillingsbeskrivelsene til de ansatte ved denne enheten.

INTRODUKSJON

Hensikten med å lage mitt kursarbeid er å beskrive strukturen i førskoleopplæringstjenestene og avdekke hovedfunksjonene deres.

Emnet for arbeidet mitt: "Struktur og funksjoner til tjenestene til førskoleutdanningsinstitusjoner."

Jeg anser dette emnet for å være spesielt relevant i vår tid, siden kontorarbeid er en av funksjonene til ledelse, basert på vitenskapelig organisering med bruk av moderne teknologi, og vi lever i en tid med vitenskapelig fremgang, hvor alt er basert på forbedring av ny teknologi, som hjelper oss ytterligere i vårt arbeid .

På bakgrunn av målet ble følgende oppgaver satt:

Studer litteratur som avslører temaet for arbeidet mitt;

Fortell oss om støttetjenesten for ledelsesdokumentasjon;

Liste over hovedoppgavene og funksjonene til førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten;

Studere regelverket for førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten;

Vurder strukturen til førskoleutdanningsinstitusjoner og beskriv deres hovedfunksjoner;

Konseptet og formålet med førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten

Kontorarbeid er en virksomhetsgren som gir dokumentasjon og organisering av arbeidet med offisielle dokumenter.

Kontorarbeid dekker hele spekteret av arbeid med opprettelse og utførelse av dokumenter, utførelse og kontroll av frister, registrering av dokumenter, dannelse av saker fra utførte dokumenter, oppbevaring og bruk av aktuelle saker, og forberedelse for innlevering. arkivet.

For tiden høres begrepet "kontorarbeid" oftere ut som "dokumentasjonsstøtte for ledelsen" (DOU).

Dokumentasjonsstøtte for ledelsen utføres av en spesiell tjeneste, som opererer som en uavhengig strukturell enhet. Dette kan være: virksomhetsledelse, generell avdeling, kontor eller sekretariat.

I små organisasjoner, der volumet av behandlede dokumenter er lite og opprettelsen av en slik tjeneste er upraktisk, utføres alt arbeid med dokumentasjonsstøtte for ledelsen av lederens sekretær eller en ansatt spesielt tildelt for dette arbeidet.

Dokumentasjonsstøtte for ledelsesaktivitetene til en organisasjon er ledelsens viktigste tjenestefunksjon, hvis rasjonelle organisering bestemmer hastigheten og kvaliteten på ledelsesbeslutninger og effektiviteten til organisasjonen som helhet.

Valget av organisasjonsform for førskoleutdanningsinstitusjonen avhenger av beslutningen fra ledelsen og førskoleutdanningsinstitusjonen selv. Reguleringen av valgt form for arbeid med dokumenter er nedfelt i instruksen for kontorarbeid.

Hovedoppgavene og funksjonene til barnehagetjenesten

I moderne forhold, når arbeid med styringsdokumentasjon i mange institusjoner er basert på datateknologi, er funksjonene til barnehagetjenesten ikke bare begrenset til å organisere institusjonens dokumentflyt, registrere dokumenter og overvåke gjennomføringen av dem. Førskoleopplæringsinstitusjonstjenesten er direkte involvert i å sette oppgaver i utvikling av automatiserte informasjonssystemer for arbeid med dokumenter, i å sikre tilgang til informasjon og informasjonsvern, og i å forbedre arbeidet med dokumenter.

Dermed løser førskoltre hovedsett med oppgaver:

1) sikre dokumentasjon av ledelsesaktiviteter;

2) organisering av arbeidet med dokumenter i institusjonen;

forbedring av skjemaer og metoder for arbeid med dokumenter.

Oppgavene førskoleutdanningsinstitusjonen står overfor bestemmer dens funksjoner.

1. Oppgavene med å sikre dokumentasjon av forvaltningsaktiviteter kan løses ved å utføre følgende funksjoner:

utvikling og design av skjemaer, som sikrer produksjonen deres;

sikre produksjon av dokumenter, kopiering og replikering;

kvalitetskontroll av utarbeidelse og utførelse av dokumenter, overholdelse av etablert godkjenningsprosedyre og sertifisering av dokumenter.

2. Oppgavene med å organisere arbeid med dokumenter i en institusjon løses ved å utføre følgende funksjoner:

Etablering av en enhetlig prosedyre for passering av dokumenter (institusjonell dokumentflyt);

Videresending av behandling av innkommende og utgående dokumenter;

Registrering og regnskapsføring av inngående, utgående og interne dokumenter;

Kontroll over utførelse av dokumenter;

Systematisering av dokumenter, sikring av lagring og bruk; organisering av arbeidet med innbyggerklager.

Sikre informasjonssikkerhet.

3. Oppgavene med å forbedre skjemaer og metoder for å jobbe med dokumenter inkluderer å utføre følgende funksjoner:

utvikling og revisjon av normative, instruktive, metodiske dokumenter og bringe dem til organisasjonens ansattes oppmerksomhet;

metodisk veiledning og kontroll over overholdelse av etablerte regler for arbeid med dokumenter i organisasjonens strukturelle avdelinger;

forbedre kvalifikasjonene til organisasjonens ansatte og konsultere dem om spørsmål om arbeid med dokumenter;

strømlinjeforme organisasjonens dokumentasjon, utføre arbeid for å forene dokumenter, utvikle en timeliste og et album med dokumentskjemaer som brukes i organisasjonens aktiviteter;

utvikling og implementering av nye former og metoder for å jobbe med dokumenter, forbedre organisasjonens dokumentflyt, øke utøvende disiplin;

sette oppgaver for å utvikle og forbedre automatiserte informasjonssystemer og databaser for arbeid med dokumenter.

Dermed bestemmer DOW-tjenesten tre hovedsett med oppgaver:

1) Sikre dokumentasjon av forvaltningsaktiviteter.

2)Organisering av arbeid med dokumenter i institusjonen.

3) Forbedre formene og metodene for arbeid med dokumenter.

Oppgavene førskoleutdanningsinstitusjonen står overfor bestemmer dens funksjoner.

1. Oppgaver med å sikre dokumentasjon av forvaltningsaktiviteter kan løses ved å utføre følgende funksjoner:

Utvikling og design av skjemaer, sikring av produksjonen deres;
Sikre produksjon av dokumenter, kopiering og lagring;
Kvalitetskontroll av utarbeidelse og utførelse av dokumenter, overholdelse av etablert prosedyre for godkjenning og sertifisering av dokumenter.

2. Oppgaver med å organisere og arbeide med dokumenter i institusjonen løses ved å utføre følgende funksjoner:

etablere en enhetlig prosedyre for å sende dokumenter (institusjonell dokumentflyt);
videresendingsbehandling av innkommende og utgående dokumenter;
registrering og regnskapsføring av innkommende, utgående og interne dokumenter;
kontroll over utførelsen av dokumenter;
systematisering av dokumenter, sikring av lagring og bruk;
organisering av arbeidet med innbyggernes klagesaker;
sikre informasjonssikkerhet.

3. Oppgaver med å forbedre skjemaer og metoder for å jobbe med dokumenter inkluderer følgende funksjoner:

Utvikling og revisjon av regulatoriske, instruksjons-, metodologiske dokumenter og bringe dem til organisasjonens ansattes oppmerksomhet;
Metodisk veiledning og kontroll over etterlevelse av etablerte regler for arbeid med dokumenter i organisasjonens strukturelle divisjoner;
Forbedre kvalifikasjonene til organisasjonens ansatte og konsultere dem om spørsmål om arbeid med dokumenter;
Strømlinjeforme organisasjonens dokumentasjon, utføre arbeid for å forene dokumenter, utvikle en timeliste og et album med dokumentskjemaer som brukes i organisasjonens aktiviteter;
Utvikling og implementering av nye former og metoder for å jobbe med dokumenter, forbedre organisasjonens dokumentflyt, øke ytelsesdisiplinen;
Sette oppgaver for å utvikle og forbedre automatiserte informasjonssystemer og databaser for arbeid med dokumenter.