Bedriftsportal- Dette automatisert system styring av organisasjonens interne informasjonsressurser, samt for kollektivt arbeid med prosjekter, oppgaver, dokumenter og kommunikasjon mellom ansatte og kunder i selskapet.

Bedriftsportaler kan installeres både på bedriftsservere og i skyen. Siden bedriftsportalen er en enkelt ressurs for aggregering og arbeid med informasjon, kan den trygt kalles et internt sosialt bedriftsnettverk med alle dets iboende sett med funksjoner.

Hovedfunksjoner til bedriftsportalen

Bedriftsportaler har blitt utbredt på grunn av deres rike sett med funksjoner som dekker nesten alle områder som er nødvendige for samarbeidet ansatte i organisasjonen. Først av alt, dette:

• Intern og ekstern kommunikasjon

Portaler lar oss fremskynde prosessen med kommunikasjon mellom ansatte og med kunder takket være budbringere vi er kjent med og andre verktøy som er kjent for oss fra sosiale nettverk. For eksempel «live feed», varsler osv. Evne til å skape ulike virksomheter Chatter på forretningsområder eller prosjekter fremskynder prosessen med å kommunisere og ta nødvendige beslutninger. Mange portaler lar deg ringe til kolleger som ikke er online. Moderne bedriftsportaler lar deg også kommunisere i arbeidsgrupper og med bedriftskunder om pågående prosjekter og løse aktuelle problemer.

• Oppgave- og prosjektledelse

Oppgaver og prosjekter er en integrert del av arbeidsprosessen til enhver organisasjon. Bedriftsportaler har som regel et bredt spekter av praktiske verktøy for å jobbe med dem. Fra å sette oppgaven, administrere kalenderfrister, delegeringsmekanismer, sjekklister, ferdige maler, som slutter med ulike konstruktører og filtre. Alt dette lar deg overvåke rettidig fullføring av tildelte oppgaver og evaluere arbeidet til ansatte, motta relevante rapporter fra dem.

• Samarbeide med dokumenter

Funksjonaliteten til mange bedriftsportaler gjør det veldig praktisk å jobbe med dokumenter. Opprett, rediger, lagre, konfigurer tilgangsnivåer til dokumenter osv. Samtidig, veldig ofte, for å jobbe med et dokument, trenger du ikke å laste det ned til datamaskinen din og, etter fullføring, laste opp den oppdaterte versjonen tilbake. Tredjepart nettjenester, slik som Google Docs og MS Office, lar deg jobbe med dokumenter direkte på portalen. Bedriftsportalen lar deg enkelt dele dokumenter med kolleger, lage eksterne lenker til dokumenter, både for tilgang for kolleger og kunder.

• Planlegging og registrering av arbeidstid

Effektiviteten til en organisasjon avhenger i stor grad av arbeidsdisiplin. Ved å bruke bedriftsportaler kan du holde oversikt over ansattes arbeidstid. De vil markere begynnelsen og slutten av arbeidsdagen, samt alle slags pauser, fravær, forretningsreiser m.m. All denne informasjonen vil bidra til å optimalisere tiden brukt på prosjekter og oppgaver. Mange portaler har et godt sett med møteverktøy. Masseutsendelser invitasjoner, planlegging av møter i kalendere, samt varsling av alle deltakere og resultater og oppgaver fra møtet.

• CRM:Kunder og salg

Mange bedriftsportaler tilbyr CRM-systemfunksjoner, som lar deg vedlikeholde en database med kontakter til kunder og partnere som du samarbeider med. Muligheten til å ta opp alle samtaler og e-poster vil ikke tillate deg å gå glipp av de viktigste øyeblikkene, og salgstrakten vil hjelpe deg med å spore effektiviteten til salgsavdelingen din.

• HR:Personalledelse

Bedriftsportaler gjør det enkelt å presentere og administrere bedriftsstrukturen din. All nødvendig informasjon om ansatte, som kontaktnummer, internnummer, e-post og så videre, vil alltid være tilgjengelig. Det er lett å se hvem som er på jobb, hvem som er fraværende, hvem som er på forretningsreise, hvem som midlertidig erstatter hvem, og hvem som har bursdag i dag.

• Automatisering av forretningsprosesser

Ingenting setter fart på selskapets arbeid eller sparer tid, slik automatiserte forretningsprosesser gjør. Bedriftsportalen tilbyr å automatisere sentrale forretningsprosesser i selskapet. Rutinemessige operasjoner som forretningsreiser, ferier, godkjenning og betaling av regninger kan gjennomføres mange ganger raskere.

Hvem trenger en bedriftsportal og hvorfor?

En bedriftsportal er for det første et veldig praktisk verktøy for bedrifter med et stort antall eksterne ansatte eller en filialstruktur. Der folk ikke befinner seg innenfor samme kontor eller beveger seg mye på grunn av arbeidets art. Bedriftsportalen kan fungere som en mobil arbeidsplass for dem. Men for bedrifter med fast ansatte og ett sted, vil en bedriftsportal være svært nyttig av følgende grunner:

1. Sparer arbeidstid

Finn og bearbeid informasjonen du trenger raskere. Kommuniser mer effektivt med kolleger og få fart på gjennomføringen av tildelte oppgaver.

1. Øk de ansattes produktivitet

Ved hjelp av en bedriftsportal vil alle alltid være klar over hva de må gjøre og i hvilken tidsramme. Arbeidsgrupper vil tillate oss å gjøre dette mer effektivt, og all akkumulert kunnskap vil akkumuleres og overføres internt i selskapet.

1. Optimaliser forretningsprosesser

La dokumentene og informasjonen bokstavelig talt fly rundt i organisasjonen din, i stedet for å krype fra kontor til kontor.

1. Få kontroll og håndterbarhet

Du kan alltid være klar over hvem som er hvor, hva de jobber med og hvor lenge. Tilbakemelding kommunikasjon med ansatte vil bli mye raskere og mer effektiv.

1. Forbedre kvaliteten din ledelsesbeslutninger og forretningseffektivitet

Rapportering om fullføring av oppgaver og analyse av ansattes arbeidsmengde vil hjelpe deg med å ta bedre beslutninger. Som et resultat vil kvaliteten på selskapets arbeid og dets konkurranseevne øke.

Valg og implementering av bedriftsportal

På for øyeblikket Det er sannsynligvis tre alternativer å velge mellom:

1. Innkjøp av en ferdig boksløsning
2. Bedriftsportal som skyløsning
3. Portalutvikling fra bunnen av (tilpasset løsning)

Hvert alternativ har sine fordeler og ulemper, så den endelige avgjørelsen avhenger av størrelsen på organisasjonen, dens oppgaver og implementeringsmål.

Leter du etter verktøy for å hjelpe teamet ditt med å samarbeide effektivt?

Send en forespørsel om en gratis konsultasjon

Ditt navn*
Din telefon*
Firmanavn*
Aktivitetsfelt* --- Informasjon teknologier Bank og finansielle tjenester Husholdningstjenester, reparasjon (service) Kjæledyr Datateknologi Internet Consulting Skjønnhet, helse Møbler, tilbehør Non-profit organisasjon Utdanning Catering Produksjon Underholdning, rekreasjon, sport Jordbruk Medieforsikring Bygg og anlegg Telekommunikasjon Handel Transporttjenester og levering Turisme Bedriftstjenester Juridiske tjenester Annet
Din stilling*

Et intranett, et internt informasjons- og kommunikasjonsnettverk, gir unike muligheter for å jobbe med personell. Dette effektivt verktøy formasjon bedriftskultur, kringkaste bedriftens standarder, styring av informasjonsflyter og forretningsprosesser. Denne artikkelen presenterer den virkelige opplevelsen av å lage en bedriftsportal i et stort holdingselskap.

Hvorfor trengte vi en bedriftsportal?

Selskapet jeg kom til å jobbe for for et år siden er en struktur som har filialnettverk i en rekke regioner i landet, samt datterselskaper og avhengige selskaper (inkludert i utlandet). Organisasjonen er ung, med en dynamisk utviklende bedriftskultur, fremvoksende tradisjoner og forretningsprosesser med behov for systematisering.

Bra for bedrifter der antall ansatte er lite. Flyttet fra kontor til kontor, samlet alle til bedriftsfest, håndhilste på alle og løste alle problemer i uformell kommunikasjon. Og når du har mange flere enn hundre ansatte? Det stemmer, du kan ikke trykke alles hånd... Derfor var en av prioriteringene i arbeidet mitt utvikling av effektiv intern kommunikasjon. Selvfølgelig var målene å gjøre informasjonsflyter og prosesser for bedriftskulturutvikling håndterbare, å overføre enhetlige standarder og prinsipper for aktivitet, å øke graden av ansattes tilfredshet med arbeidet, å utvikle prinsipper sosialt partnerskap mellom arbeidere og ledelse. Så vi bestemte oss for å bruke en bedriftsportal som et av verktøyene for å implementere disse oppgavene.

Brukergrunnlaget for portalen skulle etter planen ha vært... kommunikasjon, og alle andre prosesser kunne vært basert på dette. Du er sannsynligvis overrasket, for vanligvis begynner de fleste bedrifter å skape et bedrifts "virtuelt miljø" med forretningsprosesser. Men hvis du i det første trinnet implementerer for eksempel en dokumentflyt eller et rapporteringssystem gjennom portalen, vil de fleste ansatte vurdere dette som en "forpliktelse" og en "økning i volumet av operasjoner." (Det er ingen tilfeldighet at implementeringen av alle slags "ACS" - automatiserte personalstyringssystemer er så vanskelig.) Hvis du først tilbyr folk en analog av et sosialt nettverk, hvis bruk er fullt oppmuntret, vil prosessen gå helt annerledes.

Kommunikasjon i seg selv – både forretningsmessig og uformell – er ekstremt viktig for mennesker. Det er i vår interesse å gjøre denne kommunikasjonen strukturert og sikker. Tross alt, hvis ansatte gjør opp for mangelen på kommunikasjon ved å "skravle" videre forretningsemner på Odnoklassniki-nettstedet (og vi kan ikke forby dem å besøke sosiale nettverk på ikke arbeidstid), så er dette en enorm risiko for lekkasje av kommersiell informasjon.

Utgifter kan ikke spares

Etter å ha overbevist oss selv om viktigheten av å implementere en bedriftsportal, før vi henvendte oss til ledelsen med forslag til prosjektfinansiering, bestemte vi oss for å analysere alternativene som markedet tilbyr oss. Det viste seg at det var tre av dem. Den første er å invitere webutviklere til å lage et rimelig skall fra bunnen av; ansett deretter flere programmerere for å lage nye deler av portalen. Utviklingstiden for en intern nettside i dette tilfellet er ikke kort. I tillegg er det en tvilsom oppgave å øke lønnssummen, spesielt i en krise.

Det andre alternativet er å kjøpe en plattform som allerede har visse grunnlag for å lage en bedriftsportal. I min praksis i en av organisasjonene har jeg allerede møtt en lignende løsning: de installerte en plattform, ledelsen krevde rapportering gjennom denne ressursen, men den var ikke populær fordi den ikke var sosialt orientert.

Ja, denne plattformen vil være funksjonell (for eksempel når det gjelder interaksjon med ulike kontorapplikasjoner), men for at den skal bli en bedriftsportal med et "menneskelig ansikt", må du jobbe hardt. Det vil være behov for spesialister - "smale fagfolk", og de vil være i brann i løpet av dagen ... De forstår dette selv, og selskapet er tvunget til å betale dem for mye. Kostnaden for å implementere slike løsninger kan være omtrent 1,3 millioner rubler.

Alternativ tre er å kjøpe en ferdig portalløsning basert på en unik designer med et intuitivt grensesnitt som lar deg administrere en bedriftsportal uten spesiell kunnskap om programmering og HTML-layout. Installer denne "designeren" selv (eller ved hjelp av leverandørens tekniske støtte), integrer brukere og fyll og moderniser gradvis denne avgjørelsen i henhold til dine ideer og behov. Kostnaden for et slikt foretak koster fra 35 tusen rubler. og avhenger av antall ressursbrukere.

Vi gikk akkurat denne veien – vi valgte en ferdig portalløsning, utviklet på basis av webteknologier, fra en leverandør som har vist seg godt på dette området.

Teknisk essens

Jeg vil ikke belaste mine kolleger med terminologi og tekniske detaljer. Jeg vil bare si at "webkonstruktøren" vi kjøpte består av elementer som er kjent for alle Internett-brukere - som søk, tagger, blogger, sosiale tjenester osv. Dette er enkle og kjente verktøy for nesten enhver person, men ingen noensinne jeg lærte ikke hvordan man jobber med søkenettverk eller sosiale nettverk. Så det viste seg at de samme prinsippene enkelt overføres til bedriftsmiljøet, og hjelper til med å jobbe med informasjon - samle den, publiser den, søk etter den, bruk den.

Generelt trenger teknologier som brukes på Internett nå aktivt inn innen personalledelse og bedriftskunnskapsledelse. Forresten, i Vesten fikk denne retningen til og med et eget navn - Enterprise 2.0.

Økonomisk begrunnelse

1. Sparer arbeidstid:
   • kostnadene ved å søke etter informasjon som trengs på et bestemt tidspunkt vil bli redusert;
   • tap av bedriftsinformasjon minimeres;
   • selskapets forretningsprosesser vil bli betydelig akselerert;
   • problemer med kommunikasjon mellom ansatte vil forsvinne;
   • nye ansatte vil tilpasse seg raskere.
2. Optimalisering av forretningsprosesser:
   • ansatte vil arbeide sammen om dokumenter ved hjelp av et dokumenthåndteringssystem;
   • selskapet vil spare betydelig på hastigheten på operasjoner;
   • horisontale forbindelser mellom avdelinger vil bli mye mer effektive;
   • Behovet for tjenestereiser er minimert på grunn av den geografisk fordelte strukturen i selskapet.
3. Forbedre kvaliteten på ledelsesbeslutninger:
   • i arbeidsgrupper vil det være mulig å diskutere og justere felles planer;
   • resultatene av arbeidet til ansatte og avdelinger vil bli transparente;
   • Ansatte vil kunne finne løsninger på typiske forretningsproblemer i bedriftens kunnskapsbase.
4. Forbedring av ansattes effektivitet:
   • ansatte vil være klar over hva som skjer i selskapet og divisjonene;
   • arbeidserfaring vil begynne å samle seg i bedriftens kunnskapsbase;
   • kunnskap vil bli gjenbrukt og overført i selskapet;
   • arbeidsgrupper vil kunne samarbeide om prosjekter og dokumenter;
   • personell skal kontinuerlig utdannes og gjennomgå faglig omskolering.
5. Sikre kontroll og håndterbarhet:
   • arbeidsprosessen til alle avdelinger i selskapet vil bli gjennomsiktig;
   • intern korrespondanse til ansatte vil være under kontroll;
   • Internett-tilgang kan være begrenset;
   • det interne meldingssystemet på portalen vil erstatte ICQ og andre Internett-meldinger;
   • sysselsetting og fravær av ansatte kan overvåkes;
   • Tilbakemeldinger til ansatte vil bli raskere og mer effektive.
6. Virksomhetseffektivitet:
   • kvaliteten på arbeidet og kundeservicen til selskapet vil øke;
   • selskapets konkurranseevne i markedet vil øke;
   • Selskapets image vil stige i øynene til ansatte, kunder, partnere og investorer.

Som allierte for implementeringen av en bedriftsportal i selskapet, involverte vi utviklerne av det kjøpte produktet, samt deres metoder for å beregne effektivitet.

Våre kolleger resonnerte slik: en bedriftsportal er en løsning for å spare ressurser og øke de ansattes produktivitet. Hvordan kan besparelser måles? I penger, selvfølgelig. Penger spart er penger tjent. Hvis vi snakker om de ansattes arbeid, så er penger deres tid. Når folk bruker mindre tid på å søke etter informasjon som trengs for å gjøre jobben sin og mer tid på selve jobben, vinner selskapet. Når hver ansatt sparer minst 5 minutter tid om dagen ved å bruke portalens muligheter... Regn ut selv hvor mye 5 minutter arbeidstid koster, avhengig av lønnslisten.

Sammenlign hvor mye det vil koste å implementere en bedriftsportal med effekten av å spare bare 5 minutter arbeidstid for alle ansatte per år, så kan du beregne lønnsomheten ved å implementere denne løsningen. Dette er selvfølgelig kasuistri, men med ledelse og økonomer må vi snakke på fakta og tall.

I skjæringspunktet mellom profesjoner

Hvor mye trenger HR-spesialister som startet implementeringen av portalen for å forstå tekniske problemer? Jeg vil svare på dette: det er nødvendig, i det minste overfladisk. Dette vil bidra til å omgå mulige hindringer både fra dine egne IT-tjenester og fra leverandører. Vi må på en eller annen måte motstå deres «sjamanisme». Tenk deg: en spesialist kommer, "slår tamburinen," uttaler setninger på et språk som er uforståelig for personelloffiseren, mer som staver, og krever anstendige penger for det i henhold til prinsippet "uforståelig betyr smart, og derfor dyrt."

Nei, mine kjære, alt genialt er enkelt. Tilbydere med respekt for seg selv er ekstremt transparente. Dessuten prøver kompetente utviklere å forenkle oppgaven så mye som mulig for fremtidige brukere, og spesielt profesjonelle selskaper lager til og med et virtuelt laboratorium som lar deg "røre" produktet deres. Men vi må forstå hva vi skal "føle", ikke sant?

En annen viktig poeng- oppdatere systemet. Hvis du kjøper et produkt og får beskjed om at umiddelbart etter integrering vil alle rettelser og oppdateringer bli betalt, er det bedre å nekte et slikt produkt. Dette vil åpenbart medføre merutgifter og misnøye med ledelsen. En pålitelig leverandør vil gi oppdateringer gratis i en viss periode - vanligvis ett år.

* * * Når det gjelder HR-sjefen, under implementeringen av bedriftsportalen er det bedre for ham å glemme et rolig liv (hvis han hadde en). Denne prosessen krever tålmodighet, interesse for innovasjon, kreativitet og vilje til å jobbe overtid. Forresten, til gjengjeld kan du tilegne deg nye nyttige ferdigheter og gjenopplive interessen for arbeid.

La oss nå snakke om "fyllingen" av bedriftsnettverket.

Bra for de selskapene som har små ansatte. Han flyttet fra kontor til kontor, samlet alle på en bedriftsfest, tok alles hånd og løste alle problemer i uformell kommunikasjon. Og når antallet ansatte passerte hundre? Og det er ingen hemmelighet for noen at, i tillegg til henrettelse arbeidsansvar, kommunikasjon er ekstremt viktig for mennesker - både uformell og forretningsmessig. Og det er her intranettet kommer til unnsetning.

Seksjoner og funksjoner til bedriftsportalen kan betinget kombineres i følgende blokker:

1. Bedriftsintroduksjon:
   • generell informasjon om selskapet, dets historie, mål, verdier og bedriftskultur;
   • offisielle nyhetsfeeds (ordrer, forskrifter, regler);
   • selskapets hendelseskalender;
   • foto- og videorapporter om selskapets aktiviteter;
   • en feed med viktige bransjenyheter;
   • ledige stillinger internt i selskapet;
   • kontakter og detaljer for rask tilgang.
2. Representasjon av selskapets ansatte:
   • en enhetlig katalog over ansatte i selskapet;
   • raskt søk etter informasjon om en ansatt (alfabetisk, etter struktur, etter parametere);
   • tilpassbart ansattkort (bilde, kontakter, aktivitetsområde);
   • rask kontakt med en ansatt (nettchat, e-post);
   • kontroll av ansattes tilstedeværelse på portalen;
   • informasjon om ansattes fravær, fraværskalender;
   • lister over nyansatte og personalendringer, Honor Board, bursdager;
   • ansattes personlige konto med utvidede muligheter (personlige dokumenter, foto- og videomateriale, blogg, personlig kalender, etc.).
3. Enterprise Information Management:
   • biblioteker med kontordokumenter med kollektiv tilgang og muligheten til å jobbe gjennom en nettleser og utforsker;
   • arbeide med portaldokumenter ved hjelp av Microsoft Office;
   • portal materialer dokumentflyt system;
   • versjonskontroll av portaldokumenter;
   • begrensning av tilgang til dokumenter;
   • håndtering av multimediemateriell (foto, video).
4. Bedriftssøk:
   • fulltekstsøk av all informasjon som er lagt ut på portalen på russisk og engelsk;
   • tag-søk og tag-sky;
   • støtte for russisk og engelsk morfologi;
   • øyeblikkelig indeksering av oppdaterte og nye dokumenter;
   • tar hensyn til ansattes tilgangsrettigheter ved visning av søkeresultater;
   • språk for avansert søk;
   • forent søk: viser søkeresultater ulike typer for én forespørsel (nyheter, ansatte, dokumenter osv.).
5. Teamarbeid og sosiale nettverk:
   • opprettelse av arbeids- eller prosjektgrupper for felles diskusjon og løsning av produksjons- og ikke-produksjonsproblemer;
   • bruke prinsippene til et sosialt nettverk for å organisere samarbeid;
   • fleksibel konfigurasjon av gruppefunksjonalitet og tilgangsrettigheter til dem for ulike grupper ansatte;
   • hendelseskalender for gruppen og dens medlemmer;
   • organisere gruppemøter;
   • diskusjon av arbeidsspørsmål (fora, web messenger);
   • oppgaver og instruksjoner til gruppemedlemmer, planlegging, utførelseskontroll;
   • oppgavefullføringsrapporter fra gruppemedlemmer;
   • dokumentbibliotek for gruppen, versjons- og endringskontroll, arbeider med gruppedokumentbiblioteket gjennom Windows Utforsker og kontorapplikasjoner;
   • fotografisk materiale fra gruppen.
6. Forretningsprosesser:
   • dokumentflyt av innhold på portalen;
   • tilpassbare nettskjemaer (opprette elektroniske forespørsler med de nødvendige feltene), tildele ansatte ansvarlige for behandling;
   • automatisering av applikasjonsservice i Help Desk-systemet, kontroll av applikasjonsbehandling;
   • organisere arbeidsgrupper (prosjekt) med å tildele oppgaver og overvåke implementeringen av dem;
   • organisering av møter, invitasjoner og bekreftelsesmekanismer, møterapporter;
   • booking av møterom (og eventuelle andre lokaler).
7. Intracorporate kommunikasjon:
   • direktemeldinger i portalen (analogt med ICQ);
   • kalendere med hendelser på forskjellige nivåer med mulighet for gjensidig integrasjon;
   • møter/varsler;
   • åpne og lukkede tematiske fora;
   • personlige og offentlige fotogallerier;
   • medarbeiderundersøkelser og spørreskjemaer;
   • interaktive funksjoner: undersøkelser, rapporter, eksterne RSS-feeder på portalen;
   • automatisert system for mottak og behandling av forespørsler med mulighet for å se status.
8. Opplæring og testing av ansatte:
   • opprettelse av et ubegrenset antall kurs;
   • spørsmål basert på leksjonsresultatene, selvtest;
   • logg for personelltesting som tar hensyn til poengene som ble scoret av brukeren når han bestod testen, en liste over forsøk;
   • automatisk bestemmelse av resultater;
   • fleksibelt system for å distribuere tilgangsrettigheter til kurs.

Naturligvis trenger ikke hver ansatt alt dette på en gang, så vår bedriftsportal inneholder en fleksibel konfigurasjonsfunksjon - hver bruker kan lage sitt eget individuelle skrivebord ved å dra eller skjule informasjonsblokker.

Hvis selskapet har en vertikal integrert struktur, kan du på portalen opprette seksjoner for en høyere og underordnet struktur og begrense tilgangen til hver struktur til seksjonene av portalen. Du kan plassere på portalen, registrere tidspunktet og kvaliteten på rapportutarbeidelsen. Personaloffiseren som sendte inn en slik idé vil ikke bli priset.

For normal funksjon av portalen er det nødvendig å iverksette tiltak for å sikre sikkerheten og beskyttelsen av tilgangskanaler til denne informasjonsressursen. Dersom personelloffiserer ikke forutser dette, vil de få motstand fra sikkerhetstjenesten, og hvis det ikke er det, så risikerer de rett og slett å skade bedriften deres. Derfor, hvis eksterne leverandører er involvert i gjennomføringen av dette prosjektet, for å få ekstern teknisk støtte, samtidig med at du signerer kontrakten, bør du signere en avtale eller forpliktelse om ikke-utlevering av personopplysninger og informasjon lagt ut på portalen din.

Etter godkjenning av dette prosjektet, tildeling av midler og anskaffelse av alle nødvendige komponenter, installerte vi denne ressursen på serveren, og videre arbeid ble delt inn i flere stadier.

På det første stadiet ble den ferdige strukturen foreslått av utvikleren modernisert av oss ved å bruke designeren innebygd i systemet og fylt med innhold. Etter dette ble brukere av moderorganisasjonen integrert i portalsystemet.

På neste trinn Bedriftsportalen fungerte i testmodus. Ved prøvedrift ble portalfunksjonene tilpasset etter behov strukturelle inndelinger selskaper i å optimalisere forretningsprosesser. Med deltagelse av en IT-spesialist ble portalen supplert med nye funksjoner og løsninger.

Det tredje trinnet er å koble til eksterne brukere fra filialer. Derfor ønsket vi gradvis å danne en helhetlig oppfatning hos alle ansatte om pågående forretningsprosesser og øke hver enkelt medarbeiders følelse av involvering i oppgavene som gjennomføres av selskapet.

Faktisk opprettes det nå et virtuelt firmakontor, hvor ansatte kan gå fra hvor som helst og når som helst.

Er du konstant forsinket? Vi viser deg!..

Hvis noen tror at det er nok å få utstyret, distribuere et system med sider, funksjoner og tjenester på det og alt vil fungere og begynne å fungere, vil alle bli den lykkelige eieren av et verktøy fra personelltjeneste, da tar han feil.

I tillegg til ulike tekniske problemer kan det være vanskeligheter knyttet til å endre den interne bedriftskulturen. Som enhver innovasjon krever portalen tilpasning av ansattes oppfatninger til bruken av dens evner på jobben. Alle er mer vant til å jobbe «som før», og det vil ta tid før flere og flere ansatte forstår fordelene med at systemet implementeres.

Siden prosessen med å endre bedriftskultur er en ganske langvarig ting, prøver vi selv nå å bruke alle former og metoder for å "innebygde" portalen i selskapets liv. Vi unngår «ut-av-hånd»-metoder og supplerer i stedet denne ressursen praktiske tjenester og gradvis integrere bruken av portalen i regelverket. For eksempel sendte vi for ikke lenge siden en melding fra portalen til alle ansatte: «Er du konstant forsinket? Vi skal vise deg!..." Rapporter viste en økning i besøk. Ansatte skyndte seg for å se om det ble innført straffetiltak for å komme for sent på jobb? Ved å følge lenken fant de nyheter som bedriftsportalen hadde lagt til ny tjeneste- bytransportruter som vil vise dem hvordan de kommer seg raskere fra punkt A til punkt B.

Vi kom til ideen (uansett hvor mye vi hatet det) at ansatte ville være mer villige til å gå til en bedriftsportal for å studere menyen i kantinen enn "en presentasjon av strategiske mål ekstrapolert på bakgrunn av konvergens av økonomiske baser, og en klyngefokusanalyse av eksistensielle symboler for den moderne økonomien.» Ansatte er mennesker, og folk vil ha anerkjennelse. Derfor organiserte vi muligheten til å fortelle alle om våre hobbyer, ga alle muligheten til å uttrykke «sin autoritative mening» om en rekke saker, og plasserte en hedersplakett med fotografier.

Gradvis, sammen med alle disse eksterne egenskapene, fylles portalen med komponenter som er mye viktigere for forretningsutvikling. Våre partnere har allerede blitt interessert i denne løsningen og inviterer oss til å utveksle erfaringer med sikte på å introdusere samme verktøy.

• Bedriftskultur

Stikkord:

1 -1

Bedrift informasjonsportal (Enterprise Information Portal, EIP) - også kjent som en bedriftsportal. Et automatisert informasjonssystem som gir ansatte enhetlig prosedyre nødvendige tjenester. Bedriftsportalen har både begrenset tilgang for ansatte og (dersom bedriften selv ønsker) gratis tilgang for alle. I alle fall gir EIP-systemet sikker tilgang til en enkelt ressurs (oftest gjennom et nettgrensesnitt), og generelt er bedriftsportalen et middel for å samle og tilpasse informasjon.

Hensikten med de første portalene er tydelig angitt av den første definisjonen av begrepet noensinne: «Enterprise Information Portals (EIP) er applikasjoner som lar selskaper avsløre informasjon lagret i og utenfor organisasjonen, og gi hver bruker et enkelt tilgangspunkt til informasjonen ment for ham informasjonen som trengs for å ta informerte ledelsesbeslutninger" (Christopher C. Shilakes og Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", november 1998).

Den første periodens portaler ble brukt som et verktøy for å publisere informasjon fra ledelsen til selskapets ansatte. De var en nettside med informasjon om selskapet, på en av sidene hvor det kunne organiseres et enkelt internt forum. På portalen var det mulig å få informasjon om det siste organisatoriske endringer i selskapet, les nyhetene. I tillegg fungerte portalen som en enkel fillagring.

Med utviklingen av teknologien har funksjonene til portaler utvidet seg. Siden 2000 begynte ansatte i bedriften å bruke portalen for å finne nødvendig informasjon for å få svar på spørsmålene deres. Portalteknologier har utviklet seg mot å strukturere og klassifisere data, øke hastigheten og effektiviteten av å søke etter nødvendig informasjon, samt gi det nødvendige formatet for å presentere de oppnådde resultatene. I løpet av denne perioden begynte bedriftsportaler å tjene som kunnskapsbaser innen ulike fagområder knyttet til selskapets virksomhet.

Gartner-definisjoner

EIP: Utvelgelse og implementering

Produsenter av bedriftsportaler og løsninger

Produsent	Produktnavn	Teknologi	Tillatelse	Portal API	Russifisert
Apache Software Foundation (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Apache-lisens v2.0	JSR-168	Ukjent
ATG	ATG Portal	J2EE	Kommersiell	JSR-168	Ukjent
Bakgrunn	Rik portal	RIA, J2EE, .NET	Kommersiell	Nettorientert arkitektur	Ukjent
Bredsyn	Broadvision Portal 8.0	J2EE	Kommersiell	Ukjent	Ukjent
eXo Platform SAS	eXo Portal 2.5	J2EE	Affero General Public License	JSR-286	Ukjent
Fasihi	Fasihi Enterprise Portal 2.0	J2EE	Kommersiell	JSR-286	Ukjent
IBM	WebSphere Portal Server 6.1	J2EE	Kommersiell	JSR-286	Ja

Mange store selskaper har sine egne bedriftsportal. Dette betyr ikke det offisielle nettstedet som er opprettet for kommunikasjon med kunder og partnere, men det interne nettstedet til selskapet, utelukkende ment for dets ansatte. Hva er dette - en luksus eller en reell nødvendighet?

La oss starte med det faktum at en bedriftsportal ikke akkurat er en nettside, selv om den ser ut som en. Funksjonene til bedriftsportalen er bredere enn funksjonene til den gjennomsnittlige nettsiden. En slik portal er et nettgrensesnitt som kombinerer funksjonene til en informasjonsressurs, et sosialt nettverk og lagring av dokumenter og andre filer. Vanligvis er en bedriftsportal bare tilgjengelig på organisasjonens interne nettverk (intranett) - en "utenfor" person vil ikke kunne få tilgang til den.

Hvorfor trenger en bedrift en bedriftsportal? Først av alt, han gir kommunikasjon mellom ulike avdelinger og selskapsavdelinger, noe som reduserer tiden det tar å overføre viktig informasjon. Dette gjelder spesielt for banker og andre organisasjoner som har mange filialer (innenfor en by eller i forskjellige byer). I stedet for å varsle hver filial om innovasjoner, kan du legge ut informasjonen på bedriftsportalen slik at alle får den i tide.

For det andre bedriftsportalen sikrer effektiv kommunikasjon med ansatte. Dette er spesielt viktig når man jobber med felles prosjekter. Som i forrige tilfelle kan hver ansatt overføre nødvendig informasjon til mottakeren så raskt som mulig. Personalet har enkel tilgang til nødvendige data. I tillegg integrert i portalen sosialt nettverk veier opp for ansattes mangel på kommunikasjon - det er bedre å la dem kommunisere på portalen om arbeidsspørsmål enn å sitte på Odnoklassniki.

For det tredje, bedriftsportalen letter dokumentflyt og rapportering. Delt filhosting lar deg laste opp nødvendige dokumenter rett til portalen. Dette gjør det lettere å samarbeide om dokumenter. Dessuten skader det aldri å ha en sikkerhetskopi av arbeidsmateriellet ditt.

Bedriftsportalen kan også brukes til å lære opp og ombord nytt personell, styrke horisontale forbindelser mellom avdelinger og redusere behovet for forretningsreiser. Arbeidsprosessen i organisasjonen vil bli mer transparent. Dette er nødvendig for både ansatte (bevissthet om spesifikasjonene til selskapets aktiviteter er en viktig komponent av motivasjon) og ledelse (det er lettere å kontrollere arbeidsprosessen til ansatte).

Bedriftsportaler har selvfølgelig også sine ulemper. Utvikling, konfigurering, support og administrasjon av portalen skal utføres av en kvalifisert spesialist som skal betales. Legg til dette tiden og de økonomiske kostnadene ved opplæring av ansatte til å bruke portalen.

Også mulig lekkasje av bedriftsdata til konkurrenter i tilfelle portalhacking. Noen ganger trenger ikke konkurrenter engang å bruke tjenestene til en hacker - alt som trengs er en skruppelløs ansatt som er klar til å "lekke" intern informasjon til konkurrenter mot et gebyr. Så det er veldig viktig å sikre maksimal sikkerhet for portalen - og dette er igjen en utgift.

Det er flere tilnærminger til å lage en bedriftsportal. Kan bestilles portalutvikling fra bunnen av, så vil den best tilfredsstille dine individuelle krav. Men slik utvikling er ikke billig, det tar mye tid, pluss at du må betale utviklere for løpende støtte. Kan kjøpe en ferdig plattform, som må modifiseres for å passe dine behov - men for dette vil du mest sannsynlig trenge høyt spesialiserte spesialister.

Derfor foretrekker de fleste bedrifter kjøpe ferdige løsninger basert på innholdsstyringssystem (CMS). Slike systemer har et intuitivt grensesnitt, slik at etter installasjon og konfigurering av systemet av spesialister, kan nesten enhver ansatt administrere bedriftsportalen. Han vil ikke trenge kunnskap om programmering eller HTML-layout. Men dette betyr ikke at portalen kan stå uten teknisk støtte - det er bare at i dette tilfellet vil det koste deg mindre.

Bedriftsportalen er effektivt system intern bedriftskommunikasjon, slik at du kan optimalisere forretningsprosesser i store selskaper med mange ansatte, filialer og filialer. Men hvis du har et lite selskap, hvor hele staben passer inn i to kontorer, er det usannsynlig at du trenger en slik portal - spillet vil ikke være verdt lyset.

Alle

Mål og definisjon av bedriftsportalen

Artikkelen «Historie om bedriftsportaler og historiske definisjoner» gir et langt fra komplett utvalg av ulike definisjoner av en bedriftsportal. Men for en systematisk presentasjon av materialer om portalemner, er det nødvendig å følge bare én definisjon

Akkurat som antallet definisjoner er stort, er det også antallet kjente varianter av bedriftsportaler. La oss merke oss to velkjente typer klassifisering.

1. Etter funksjon.

• EIP (Enterprise Information Portal) - Bedriftsinformasjonsportal
  Gir personlig tilgang til intern og ekstern informasjonsressurser selskaper.
• EEP - (Enterprise Expertise Portals) – Bedriftsekspertportal , gir forbindelse til eksperter (forbindelse mellom brukere) basert på deres kunnskap (evner)
• EAP (Enterprise Application Portal) – Bedriftsapplikasjonsportal
  En portal som gir brukere ulike bedriftsapplikasjoner til et selskap.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Bedriftssamarbeidsportal . En portal som gir informasjon og applikasjoner og muliggjør samarbeid mellom en gruppe ansatte.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) - Bedriftskunnskapsportal
  En integrert portal designet for å sikre teamarbeid med maksimal informasjonsstøtte og akkumulering av kunnskap i form av bedriftsinformasjon.

De tre første typene portaler er beregnet på individuelt arbeid og gi brukeren informasjonen, applikasjonene og ekspertuttalelsene fra spesialister han trenger (som han kan finne og som brukeren kan koble seg til ved hjelp av portalen). Noen ganger er de alle forent under det generelle navnet "Corporate Information Portal".

De to andre typene portaler er samarbeidsportaler (automatisering av forretningsprosesser). De lar deg utføre en viss arbeidssyklus i samsvar med forretningsprosessalgoritmen, automatisk overføre mellomresultater langs kjeden til andre brukere, spore og koordinere fremdriften av arbeidet. Samtidig har brukerne maksimalt informasjonsstøtte, og selskapet akkumulerer bedriftsinformasjon, og gjør den til kapital.

2. Som tiltenkt.

• B2C (Business-to-Consumer) -Automatiserte systemer e-handel, der selgeren er en juridisk enhet (foretak, organisasjon), og kjøperen er en enkeltperson.
• B2B (Business-to-Business) - Automatiserte e-handelssystemer, der emnene for salgs- og kjøpsprosessene er juridiske personer(bedrifter, organisasjoner).
• B2E (Business-to-Employee) - Interne bedriftssystemer for organisering av arbeidet til bedriftens personell, individuelle strukturer eller divisjoner.

Bedriftsportaler B2C, B2B, B2E inkludere bedriftsportaler EAP, EIP, EKP, på grunnlag av sistnevnte er det imidlertid mulig å bygge forskjellige andre systemer.

Basert på ovenstående er bedriftsportalen designet for å løse følgende hovedoppgaver:

1. Opprettelse av bedriftsinformasjonsbase med system for klassifisering og gjenfinning av informasjon.
2. Tilbyr en enhetlig (vanlig nettleser som ikke krever noen spesiell klient programvare) personlig sanntidstilgang til bedriftsinformasjon og applikasjoner for selskapets ansatte, samt autoriserte kunder, leverandører og partnere til selskapet, uavhengig av deres territorielle beliggenhet.
3. Sikre sanntids teamarbeid blant selskapets ansatte, så vel som autoriserte kunder, leverandører og partnere til selskapet, uavhengig av deres territorielle beliggenhet.

Første punkt løser problemet med å legge inn, lagre og hente informasjon. I mange bedrifter overskrider antallet skap og mapper med forskjellig informasjon spredt på ulike avdelinger grensen når det generelt er mulig å finne nødvendig informasjon (og ligger i en av mappene til et av skapene i en av avdelingene) i den tildelte tiden. Og enda verre, når du kan finne utdatert, irrelevant informasjon, ta den som relevant og bruk den når du tar beslutninger.

Andre punkt løser spørsmålet om tilgang til informasjon, tilgang som ikke er avhengig av territorium og tidspunkt på dagen, men er strengt tilpasset. Hver bruker kan kun se og motta informasjonen han har fått tilgang til.

Tredje punkt løser samarbeidsproblemer, de oppgavene som tradisjonelle bedriftssystemer ikke kan løse uten bruk av Internett-teknologier, dvs. uten å bruke bedriftsportaler. Disse bedriftsportalene kan brukes som separate undersystemer bedriftssystemer, og som uavhengige frittstående applikasjoner.

Den eneste begrensningen av bedriftsportalen er tilgjengeligheten av Internett-tilgang, men mobilt internett og satellitt-Internett, fjerner praktisk talt alle territorielle begrensninger. I tillegg er bedriftsinformasjonsportalen en tverrplattformløsning som heller ikke er avhengig av verken maskinvare eller applikasjoner.

De ovennevnte definisjonene og de påfølgende problemene har praktisk talt ingen grenser. Faktisk, i prinsippet, basert på en enhetlig nettleser, kan du opprette et bedriftsinformasjonssystem for et selskap av enhver størrelse. Dessuten ville dette kanskje vært tilfellet hvis Internett-teknologier hadde dukket opp tjue år tidligere.

Basert på alle kjente definisjoner, typer portaler og oppgavene som er tildelt dem, vil vi gi følgende generelle og korte definisjon.

Bedriftsportalen er web- en bedriftsportal som inneholder bedriftsinformasjon og tjenester, og gir personlig tilgang til dem for bedriftsansatte og andre autoriserte brukere.

Faktisk setter denne definisjonen bare to obligatoriske kriterier som en søknad kan klassifiseres etter som en bedriftsportal:

1. Webgrensesnitt
2. Personlig tilgang

I alle andre henseender gis full frihet, noe som forklarer de mange typene og skalaene til bedriftsportaler.

I tillegg til denne artikkelen kan du se på emnene i den nåværende delen:
6 artikler i delen "Encyclopedia".
i delen "Artikler".
i "Historikk"-delen.
__________________