Åpne et hostel fra bunnen av: fallgruver. Hva er automatiserte hotellsystemer? De viktigste fordelene med hotellautomatisering

Moderne program for herberge- en multifunksjonell løsning som automatiserer administrasjon, aktivitetsanalyse og rapportering av vandrerhjemmet. Praktisk og praktisk til en attraktiv pris.

Vandrerhjem, som et rimelig overnattingsalternativ, har blitt utbredt over hele verden i dag. De er veldig populære blant en rekke turister, så antall rom på vandrerhjem blir utsolgt veldig raskt. Og for å optimere alle administrasjonsprosesser for et så rimelig hotell og automatisere rombestillingsoperasjoner, anbefales det å bruke moderne systemer automatisert kontroll. I spissen for et slikt system er en spesiell program for herberge– multifunksjonell programvare som gir brukeren tilgang til alle systemverktøy og samtidig enkel administrasjon.

Fordeler med å implementere et automatisert system

Riktig valgt og konfigurert program for herberge vil gi følgende fordeler:

optimalisering av booking- og romregnskapsprosesser;
operasjonell overvåking av belegg;
opprettholde dokumentflyt med gjester;
automatisert rapportering osv.

Muligheter for å administrere et herberge ved hjelp av programvare

Antall rom på slike lavprishoteller er delt inn i flere kategorier basert på antall senger i rommet og tilleggsfasiliteter. Og ulike romkategorier har ulike priser. Prisen på et herberge er også påvirket av sesongvariasjoner - i løpet av året kan det variere mye.

Og spesiell program for herberge vil forenkle prisprosesser ved automatisk å justere prisene som tilbys gjestene. Derfor er det nok å fylle ut programdatabasen én gang – og så tar den over alt arbeidet.

Dessuten kan slik programvare være i stand til å synkronisere data fra sin egen database og informasjon på vandrerhjemmets nettside. I dette tilfellet vil informasjon om endringer i antall ledige senger automatisk endres på nettsiden. Dette vil tillate deg å klare deg uten tjenestene til en webmaster.

Moderne programvare for automatisering av herberger ha gode muligheter til å utarbeide nødvendig dokumentasjon:

fyll ut de nødvendige skjemaene automatisk;
kunne arbeide på forskjellige språk;
sikre effektiviteten av å lage dokumentasjon.

Også programmer for herberger tilbyr bred funksjonalitet for å overvåke nåværende aktiviteter, etterspørsel og alle nødvendige ytelsesindikatorer, for å løse mange markedsføringsproblemer og generelt automatisere nesten alle operasjoner på vandrerhjemmet.

Pris

Med en så bred funksjonalitet vil profesjonell programvare for et herberge være ganske rimelig og vil ikke kreve kjøp av komplekst og dyrt utstyr. Hele databasen kan hostes på en spesiell server, og brukeren trenger kun en PC og Internett-tilgang. Takket være dette har programmer for lavprishoteller en svært konkurransedyktig pris.

Et herberge er en analog av et billig hotell, hvor gjestene tilbys et komfortabelt sted å tilbringe natten. Markedet for slike etablissementer utvikler seg aktivt, så spirende gründere kan investere penger i denne virksomheten, etter å ha vurdert alle risikoene og lønnsomheten til en slik virksomhet.

Markedsanalyse

For å vurdere utsiktene til å åpne et herberge i en bestemt region, er det verdt å vurdere etterspørselen etter en slik tjeneste blant potensielle kunder, som er:

studenter, ungdom (omtrent 65 % av alle besøkende);
turister og reisende som ønsker å spare penger på en overnatting (antallet slike kunder vokser med 2% hvert år);
folk som kom til byen for å jobbe.

I tillegg er det verdt å analysere nivået av turistdeltakelse i byen og et kart over storskala interessante hendelser som er i ferd med å skje i byen. Dette kan være ulike sportsbegivenheter, konserter med populære artister, utstillinger, sesongbaserte festivaler osv. I dette tilfellet må du vurdere hvor mange vandrerhjem som allerede er åpne, hvilke tjenester de tilbyr, og hvordan du kan slå konkurrentene dine.

Bedriftsregistrering

Type registrering avhenger av hvor vandrerhjemmet er planlagt å åpne:

I leiligheten. I dette tilfellet må du registrere deg som individuell gründer. Dette er en rask og rimelig prosedyre.
I yrkeslokaler(som et minihotell). I dette tilfellet må du allerede registrere deg som en LLC. Denne prosedyren krever mer papirarbeid og vil koste litt mer enn å registrere en individuell gründer. Han vil fortelle deg mer detaljert om hvordan en individuell gründer skiller seg fra en LLC, og hvilke fordeler og ulemper de har.

Når du åpner en bedrift, kan et herberge tildeles følgende:

23 – aktiviteter på andre bostedssteder;
23.5 – aktiviteter på andre midlertidige oppholdssteder som ikke er inkludert i andre grupper;
20 – aktiviteter for å gi plass til korttidsopphold.

Også nødvendig å kjøpe kassaapparat og registrere den hos skattekontoret. Begynnende gründere i den innledende fasen av å gjøre forretninger anbefales å velge (STS), som innebærer å betale 15% av organisasjonen eller 6% av den totale kontantomsetningen per år.

Du må definitivt få en brukskonto i banken for å gjøre det enklere for kundene å foreta betalinger og forsegle.

GOST-krav for et herberge

For å forstå hvordan du organiserer et herberge fra bunnen av, må du gjøre deg kjent med regelverk. I 2015 ble GOST 56184-2014 vedtatt Generelle krav til vandrerhjem", ifølge hvilke et lavprishotelletablissement må være utstyrt i henhold til følgende regler:

For en seng må du tildele minst 4 kvadratmeter. m.;
takhøyden på rommet må være minst 2,5 m;
senger må være minst 80x190 cm i størrelse, og avstanden mellom dem må være fra 75 cm;
lokalene skal være utstyrt med brannslukningsapparat og spesialmagasinå gi brannsikkerhet;
for 15 seter er det nødvendig å utstyre 1 dusjkabinett, og badet må være plassert utenfor boligområdet;
utstyre 1 toalett for 12 plasser;
utstyr 1 vask for 6 plasser;
gi gjestene tilgang til drikkevann og en tekanne;
utstyre et rom for kommunikasjon mellom gjester, for eksempel en stue;
hvis det er et sted å spise i nærheten av vandrerhjemmet, er det ikke nødvendig å utstyre et kjøkken i selve vandrerhjemmet;
foreskrive atferdsregler for herbergets ansatte og gjester, deres rettigheter, plikter og ansvar som vil følge ved brudd på dem.

I tillegg må du ta hensyn til klausul 5.7.3 i GOST R 56184-2014, ifølge hvilken første etasjer og kjellere ikke kan utstyres for et herberge.

For å gjøre det lettere å forstå kravene til GOST, er det verdt å ta hensyn til følgende eksempler:

Et herberge for 10 personer skal være utstyrt med 1 bad, 1 dusj og 2 servanter, og sovearealet skal være minst 50 kvadratmeter. m.
Et herberge med 50 senger må ha minst 6 rom som hver har plass til 8 personer. Krever 4 bad. I tillegg til hvilerommet er det verdt å utstyre et snacksrom - en fullverdig spisestue eller en minibar. Du trenger også et vaskerom for å oppbevare sengetøy, utstyr, forbruksvarer osv. Det er også verdt å utstyre et husholdningsrom slik at du kan vaske og tørke klær, sengetøy osv. i det.
Når du åpner et herberge med 100 senger, må du velge et rom der du kan bygge flere blokker med separate bad, kjøkken, stue osv. I dette tilfellet kan du kjøpe flere leiligheter, som deretter kan bygges om til en. minihotell. Går det bra vil det være mulig å utvide el.

Når det gjelder beliggenhet, anbefales det å leie plass til vandrerhjem i sentrum. I dette tilfellet kan du fortsette fra plasseringen av interessante turiststeder, gode transportforbindelser og tilstedeværelsen av nærliggende metrostasjoner og togstasjoner.

Det er verdt å merke seg at gründere åpner minihoteller oftere i leiligheter enn i yrkeslokaler, siden deres ordning krever betydelig mindre økonomiske investeringer. Når det gjelder ulempene, kan vi fremheve mulige konfliktsituasjoner med naboer. For å unngå dem bør du ta disiplinen til både herbergearbeidere og gjester på alvor.

En spesialist vil fortelle deg i videoen hvordan du lager riktig utforming av et herberge:

Regnskap i hotellvirksomhet er ekstremt viktig, for uten det kan du komme til en situasjon der Overbooking vil skje. Dette er en situasjon når en gjest som har betalt kommer for å sjekke inn, men det er ikke nok rom til ham fordi du har solgt for mange rom. For å forhindre at dette skjer, hold oversikt og den mest praktiske måten å gjøre dette på er med ExaHostel 4.67. Dette er et gratis, men samtidig profesjonelt verktøy. Og hvis du gjør alt i , vil du bli overrasket over hvor praktisk operasjon kan være.

ExaHostel – program for herberger

Vandrerhjem er hoteller hvor mange kan bo på rom samtidig. For eksempel 6-12 personer i et rom. Denne typen overnatting er en av de mest økonomiske og derfor veldig populær blant turister. Men denne typen innkvartering er også en av de vanskeligste når det gjelder arbeid for en bedriftseier, siden det er nødvendig å operere ikke bare med antall rom, men også med senger. Takket være ExaHostel kan du:

Få full kontroll over situasjonen;
Hold oversikt over ankomster og avganger;
Ta hensyn til økonomiske transaksjoner;
Organiser online booking;

Andre funksjoner er også tilgjengelige, hvorav noen bare er tilgjengelige i den profesjonelle versjonen. Men disse funksjonene vil tillate deg å ta virksomheten din til et nytt nivå, for eksempel koble din CRM-system til Booking, Hotels, Agoda og andre nettsteder. Etter dette vil reservasjoner fra Internett automatisk komme inn i databasen din. Alt du trenger å gjøre er å kontrollere og moderere innkommende applikasjoner manuelt. Resten av prosessen er fullstendig automatisert.

Vi anbefaler å bruke denne spesielle programvaren, siden den ikke krever opplæring av personalet. Grensesnittet er på russisk, men det er ikke det viktigste. Hovedsaken er at utviklerne bevisst gjorde programvaren enkel, bokstavelig talt 10 knapper, og alt er veldig vakkert designet, og derfor intuitivt. Vi anbefaler også å ikke bytte til engelsk språk, fordi i denne versjonen vil alt bli så uklart at selv den berømte ikke vil kunne forstå deg. Vi anbefaler også å installere utvidelsen "Cashier", som til tross for den lille vekten på distribusjonssettet (4,5 MB), vil erstatte regnskapsføreren fullstendig.

Bruk av hotellautomatiseringssystem sikrer tydelig kundeservice og etablerer kontroll over handlinger servicepersonell og reduserer kostnadene. Ledelse av pensjonat, hotell eller minihotell basert på innovative teknologier og spesiell programvare - nå et nytt nivå av tjenestetilbud og nøkkelen til velstanden til virksomheten din.

Spesifikasjonene til aktivitetene til personalet på pensjonater og hoteller skiller seg betydelig fra andre bransjer som tilbyr ulike typer tjenester, siden i hotellvirksomhet du må hele tiden samhandle med store mengder informasjon angående romreservasjoner, antall oppholdsdager, utsjekkingstid osv., gi passende rapportering og også overvåke det høye servicenivået. Derfor er automatiserte hotellsystemer preget av et bredt distribusjons- og implementeringsnivå.

De viktigste fordelene med hotellautomatisering

Hotellautomatisering er i stand til:

kombinere informasjon om aktivitetene til alle avdelinger i ett enkelt informasjonssystem;
foreta en reservasjon og betaling på en passende måte;
holde oversikt over bevegelse og forbruk av hotellressurser;
øke hastigheten på romadministrasjon;
minimere tiden når du sjekker inn gjester;
legge inn nødvendig regnskapsinformasjon i et enhetlig system;
organisere logikken i arbeidet til resepsjonister, hushjelper og cateringpersonale;
lage en regnskapsprisliste for tjenestene som tilbys, holde oversikt over fortjeneste;
begrense tilgangsområder for personell;
øke arbeidssikkerheten gjennom bruk av videoovervåking og andre systemer.

Hotellautomatisering, programmene som er tilgjengelige for bruk av alle brukere, lar deg implementere en rekke oppgaver. Gjennomføringen sikrer et høyt arbeidsnivå og service av høy kvalitet. Med andre ord lar hotellautomatisering deg modernisere hele komplekset med å tilby hotelltjenester, øke hastigheten på informasjonsbehandlingen og nivået på koordinering av personellhandlinger, mens automatisering av manuelt arbeid reduserer sannsynligheten for feil, noe som påvirker kvaliteten på rapporteringen. Og for ledelsen er det et rikt lag med materiale for å analysere forretningsprosesser.

Hotelladministrasjonsprogramvare: Nøkkelfunksjoner

Programvareprodukter for hotellautomatisering tilhører en gruppe spesielle programvaresystemer kalt Property Management Systems - systemer for administrasjon av eiendomselementer. I tillegg til selve HMS inkluderer disse programvareprodukterå kontrollere andre objekter ( treningssentre, restauranter, barer), samt programmer for administrasjon av lagerkomplekser, supermarkeder og offentlige etater.

Alle tilbudte HMS har en lignende struktur, bestående av flere hovedmoduler:

registrering og gjestetjenesteenhet;
kontroll- og administrasjonstjenester;
grensesnitt til eksterne systemer.

Ethvert automatisert hotell har sitt eget sett med utøvende enheter, men standardsettet med funksjoner er som følger:

Resepsjonist– en viktig modul som er ansvarlig for registrering og innsjekking av gjesten på rommet, og følgelig betaling og utsjekking. Grensesnittet til denne tjenesten er utformet i form av en interaktiv romplan ("sjakkbrett"), som utfører alle oppgaver knyttet til overnatting og kundeservice.
Bestilling– en tjeneste som lar deg bestemme tilgjengeligheten eller belegget av rom i en viss periode, samt opprette og kansellere forhåndsreservasjoner.
Modul for hushjelper– tjener til å planlegge vaktplanen til personalet, rengjøring av rom, lage en liste over utført arbeid (rengjøring, bytte av håndklær, utføre toalettkosmetikk, etc.). Vanligvis beregner modulen antall poeng som mottas av personalet når de utfører arbeid, og den overvåker også tilgjengeligheten til minibarer.
Administrasjon– tjenesten er utformet for å konfigurere driften av selve programvareproduktet, endre priser, valutakurser osv.
Regnskap– tjener til å overføre informasjon for etterfølgende behandling til regnskapsprogrammer (vanligvis "1C"). Men det er noen hotellprogramvareprodukter med 1C-funksjoner.

Samhandling med eksterne systemer

Automatisert hotelladministrasjon brukes sammen med mange eksterne systemer, administrere driften av utstyret på hotellet og sikre levering av en rekke ulike tjenester til gjestene.

Utstyr som brukes i hotellvirksomheten inkluderer:

Skatteregistratorer for å utføre eventuelle økonomiske transaksjoner med betalings- og kredittkort og kontanter som gjestene kan betale med.
Adgangskontrollsystemer – elektroniske låser av typen "offline" og "online" er utbredt. Sistnevnte sender informasjon om personelltilgang og uautoriserte tilgangsforsøk til hovedprogrammet.
Energisparing er en av applikasjonene til tilgangssystemet - den såkalte energisparelommen, designet for å lagre nøkkelkortet og slå på strømmen i rommet. Enkelte automatiserte systemer kan stille inn temperaturen i rommet basert på tilstedeværelse/fravær av beboere osv.
Spesialsystemer med betal-TV som lar gjestene se TV-kanaler uten reklame eller "video on demand". Denne demonstrasjonen leveres av innholdsleverandører og sendes kun på hotellnettverket.
Online booking er en tjeneste der en gjest kan velge og bestille et rom selvstendig. Dette øker tilliten til hotellet og øker kundetilstrømningen.
Automatiseringssystemer for barer og restauranter - organiserer automatisering av bestillinger og overføring for utførelse, lagerregnskap og kontroll av bevegelse av varer, beskyttelse mot skruppelløse arbeidere.

Viktig! Organiser gjestetjenester slik at matregninger betales ved avreise. Hvorfor ber systemet om informasjon om gjesten, hans kontostatus, overføring av informasjon om tjenestene som brukes.

Programmer for hoteller på det russiske markedet

SmartHotel– mektigste programvare for hotelladministrasjon, som opererer på 1C-plattformen. Dette programmet utfører alle nødvendige funksjoner for hotellautomatisering, inkludert hotellhovedkvarter og restaurantadministrasjon.
Fidelio er programvare som har vært brukt i den russiske hotellbransjen i mer enn 30 år. Installasjonskostnaden bestemmes i individuelt og avhenger hovedsakelig av størrelsen på hotellet og hotellets utstyr. Det bør også bemerkes at det er et av de dyreste programvaresystemene.
Edelweiss- Dette russisk utvikling, hvor kostnaden bestemmes av antall jobber.
1C hotell– den rimeligste og enkleste løsningen, prisen avhenger av antall jobber.

Oppsummering

Selvfølgelig er hotellautomatisering et obligatorisk skritt for vekst og utvikling egen virksomhet. Men før du begynner å automatisere hotellets forretningsprosesser, anbefales det å formulere de grunnleggende kravene og oppgavene for et slikt system. Vanligvis er valget til fordel for systemet som er mer konsistent med egenskapene som er relevante for hotellet på det nåværende utviklingsstadiet.

Sentralt automasjonssystem for et minihotell eller hostel. Lar deg administrere antall rom, forenkler prosedyren for bestilling og innsjekking av en gjest, tar hensyn til hans preferanser, fører statistikk over de viktigste indikatorene for ethvert vandrerhjem (ADR, RevPac, RevPar, Occupancy, etc.), gir data for regnskap og ledelsesrapportering, for aksept strategiske beslutninger. For herberger brukes en spesiell databasekonfigurasjon, som lar deg jobbe med senger og rom (om gangen) i sammenheng med klassiske "netter", så vel som timer.

Grensesnitt med skatteregistrator

Lar deg koble hotelladministrasjonssystemet til en skatteregistrator for å skatterelaterte beløp mottatt fra gjesten og lagt inn i hotelladministrasjonssystemet.

Laste opp data for regnskapssystemer

Opplasting av data for etterfølgende behandling av et regnskapsprogram. Det er også mulig å laste ned betalinger fra 1C-databasen til kontoene til motpartene i hotellprogrammet.

Grensesnitt med elektronisk dørlåssystem

Hvis vandrerhjemmet har et elektronisk dørlåssystem, så når det er koblet til hotellsystemet, vil det være mulig å utstede en nøkkel for gjesten bare hvis de har en reservasjon i hotelladministrasjonssystemet og kun for de angitte datoene/klokkene i systemet. Dermed reduseres sannsynligheten for å utstede en nøkkel som omgår systemet.

Grensesnitt med online bookingsystem

I moderne verden gjester bestiller rom gjennom ulike online salgskanaler mer og mer, og for å unngå manuell behandling reservasjoner kobles til en kanalansvarlig, som akkumulerer flere salgskanaler. Alle bestillinger som mottas gjennom nettbaserte salgskanaler legges automatisk inn i systemet med en bestemt egenskap.