Riktig formatering av en arbeidstimelisteprøve. Registrering av arbeidstid i en bedrift: prosedyren og funksjonene for å fylle ut timelister. Hvilke betegnelser brukes i timelisten?

Fyll ut og skriv ut Timelisten i LS-programmet · Timeliste og tidsplaner

Form N T-13" Timeliste" brukes til å registrere arbeidstid.

Utarbeidet i ett eksemplar av autorisert person, signert av leder strukturell enhet, ansatt i personaltjenesten, overføres til regnskapsavdelingen.

Merker i meldekortet om årsaker til fravær fra jobb, deltid eller utearbeid normal varighet arbeidstid på initiativ fra arbeidstaker eller arbeidsgiver, redusert arbeidstid osv. er laget på grunnlag av dokumenter utført på riktig måte (attest for arbeidsuførhet, attest om oppfyllelse av staten eller offentlige oppgaver, skriftlig advarsel om nedetid, søknad om deltidsarbeid, skriftlig samtykke fra arbeidstaker til overtidsarbeid i saker fastsatt ved lov osv.).

For å reflektere den daglige arbeidstiden brukt per måned for hver ansatt i timelisten, er følgende tildelt:

i form N T-13 (kolonne 4) - fire linjer (to for hver halvdel av måneden) og det tilsvarende antall kolonner (15 og 16).

I skjema N T-13 (i kolonne 4, 6) brukes den øverste linjen til å markere symbolene (kodene) for arbeidstidskostnader, og den nederste linjen brukes til å registrere varigheten av arbeidet eller uarbeidet tid (i timer, minutter) i henhold til de tilsvarende kodene for arbeidstidskostnader for hver dato. Ved behov er det tillatt å øke antall bokser for å legge inn tilleggsdetaljer i henhold til arbeidstiden, for eksempel start- og sluttid for arbeidet under andre forhold enn normalt.

Arbeidstidskostnader tas i betraktning i timelisten enten ved metoden for fullstendig registrering av opptredener og fravær fra jobb, eller ved å registrere bare avvik (fravær, forsinkelser, overtidstimer osv.). Ved gjenspeiling av fravær fra arbeidet, som er registrert i dager (ferie, dager med midlertidig uførhet, tjenestereiser, permisjon i forbindelse med opplæring, tid brukt på å utføre statlige eller offentlige oppgaver etc.), angis kun koder i den øverste linjen i kolonnene med Timeliste-symbolene, og kolonnene på den nederste linjen forblir tomme.

Skjema N T-13 «Arbeidstimeliste» brukes til automatisert behandling av regnskapsdata.

Ved utarbeidelse av meldekort i skjema N T-13:

ved registrering av regnskapsdata for periodisering lønn kun for én betalingstype og tilsvarende konto, felles for alle ansatte som er inkludert i timelisten, fyll ut detaljene "type betalingskode", "tilsvarende konto" over tabellen med kolonne 7 - 9 og kolonne 9 uten å fylle ut kolonne 7 og 8;
ved registrering av regnskapsdata for lønn for flere (fra to til fire) betalingstyper og tilsvarende kontoer, fylles kolonne 7 - 9 ut. En ekstra blokk med identiske kolonnenumre er gitt for utfylling av data etter betalingstyper, dersom deres nummer overstiger fire.

Skjema N T-13 rapportkort med delvis utfylte detaljer kan produseres ved bruk av datateknologi. Slike detaljer inkluderer: strukturell enhet, etternavn, fornavn, patronym, stilling (spesialitet, yrke), personellnummer, etc. - det vil si data som finnes i kataloger med betinget permanent informasjon om organisasjonen. I dette tilfellet endres formen på rapportkortet i samsvar med den aksepterte teknologien for behandling av regnskapsdata.

·····

Er institusjonen forpliktet til å bruke timeliste i sin virksomhet (f. 0504421)? Kan det gjøres endringer i dette dokumentet? Hvordan riktig fylle ut timeliste dersom ansatte har avvik fra normal bruk av arbeidstid i løpet av måneden?

I samsvar med bestemmelsene i art. 91 i den russiske føderasjonens arbeidskode, er arbeidsgiveren forpliktet til å holde oversikt over den tiden hver ansatt faktisk har jobbet. Informasjon om registrering av arbeidstid på grunnlag av pålegg (instruks) fra institusjonsleder reflekteres i meldekortet for bruk av arbeidstid (f. 0504421) av den som er ansvarlig for utarbeidelsen av denne. Utfylt timeliste (f. 0504421) og andre dokumenter signert av ansvarlige tjenestemenn, i fastsatte frister sendes til regnskapsavdelingen for beregning av lønn til ansatte ved institusjonen og for å utarbeide et lønnsskjema (f. 0504401) eller et lønnsskjema (f. 0504402) på grunnlag av det. La oss se på funksjonene ved å fylle ut timelisten (f. 0503421).

Til å begynne med merker vi at alle statlige (kommunale) budsjettinstitusjoner i kraft av bestemmelsene i art. 9 i regnskapsloven 52n, bruker de i sitt arbeid en timeliste (f. 0504421) for å registrere arbeidstid. Bruken av et annet skjema er ikke gitt av lovgivningen i Den russiske føderasjonen. I dette tilfellet er det tillatt å gå inn i timelisten (f. 0504421) tilleggsinformasjon kreves av regnskapsenheten (denne normen er gitt i metodiske anbefalinger, godkjent ved bestilling nr. 52n). Det er uakseptabelt å ekskludere informasjonen (kolonner, linjer) tilgjengelig i timelisten (f. 0504421).

Når det gjelder reglene for å fylle ut dette skjemaet, gjør vi oppmerksom på følgende:

Valget av metode for å fylle ut timelisten (f. 0504421) bestemmes av institusjonens handling som en del av utformingen av institusjonens regnskapsprinsipper. Samtidig sørger kolonne 20 og 37 i rapportkortet (f. 0504421) for refleksjon av informasjon i sammenheng med bare «opptredener» eller bare «fravær». Valget av passende metode for å gjenspeile informasjon i rapportkortet (skjema 0504421) fastsettes ved en handling fra institusjonen som en del av utformingen av dens regnskapsprinsipper. Ved utfylling av timelisten (f. 0504421) er det således kun tillatt å registrere tilfeller av avvik fra normal bruk av arbeidstid (helger og helligdager, neste, ekstra helligdager osv.).

Hvis institusjonen i sin regnskapsprinsipp har ført utfyllingen av timelisten ved å registrere tilfeller av avvik, reflekteres følgende for hver ansatt som hadde avvik fra normal bruk av arbeidstid:

i øvre halvdel av linjen - timer med avvik;

i nedre halvdel av linjen - symboler på avvik, driftstimer om natten.

Ved utfylling av timelisten (skjema 0504421) brukes symboler, inkludert:

Vi fyller ut et fragment av meldekortet (f. 0504421) med registrering av avvik.

Rapportkortet (f. 0504421), i samsvar med godkjent regnskapsprinsipp for institusjonen, gjenspeiler registreringen av avvik. Avdelingsleder (det ble etablert 8 timers arbeidsdag) hadde årlig permisjon med lønn fra 19.06.2017 til 30.06.2017. Regnskapsføreren (det ble etablert 8 timers arbeidsdag) var på tjenestereise fra 13.06.2017 til 16.06.2017, og jobbet de resterende dagene i sin helhet. Læreren (jobber på 2/2 timeplan i 12 timer pr dagskift) fikk permisjon for perioden 06.05.2017 til 06.06.2017 familieforhold uten lønn, resten av tiden jobbet han for fullt.

Vi fyller ut et fragment av timelisten (f. 0504421) med registrering av avvik fra normal bruk av arbeidstid for juni 2017:

Stilling (yrke)	Dager i måneden
																fra 1. til 15

Avdelingsleder



Regnskapsfører



Lærer

I dette tilfellet inneholder meldekortet kun informasjon om den ansattes fravær fra arbeidsplassen på grunn av noen omstendigheter, det totale antall dager (timer) hans fravær fra jobben er inkludert.

Vi fyller ut et fragment av timelisten (f. 0504421) med registrering av faktisk arbeidstid.

La oss anta at institusjonens regnskapsprinsipper fastslår: timelisten (f. 0504421) gjenspeiler den faktiske arbeidstiden brukt av institusjonens ansatte. Ved å bruke betingelsene gitt i forrige eksempel, la oss vurdere hvordan et fragment av timelisten vil se ut (f. 0504421).

Avdelingsleder (det ble etablert 8 timers arbeidsdag) hadde årlig permisjon med lønn fra 19.06.2017 til 30.06.2017. Regnskapsføreren (det ble etablert 8 timers arbeidsdag) var på tjenestereise fra 13.06.2017 til 16.06.2017, og jobbet de resterende dagene i sin helhet. Læreren (arbeid på 2/2 timeplan i 12 timer per dagvakt) fikk permisjon av familiemessige årsaker uten lønn i perioden 06.05.2017 til 06.06.2017, resten av tiden arbeidet han fullt ut. .

Et fragment av arbeidstimelisten for juni 2017 fylles ut som følger:

Stillingstittel	Dager i måneden
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte) fra 1. til 15
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte)
Avdelingsleder



Regnskapsfører



Lærer

Vær oppmerksom på at når du bruker denne metoden for å fylle ut timelisten (f. 0504421), gjenspeiler den kun tiden som faktisk har arbeidet. Dager med manglende oppmøte er angitt med den tilsvarende koden.

Vi fyller ut et fragment av meldekortet (f. 0504421) dersom den ansatte har to avvik på en dag.

Ved registrering av avvik, hvis en ansatt i en institusjon har to typer avvik på en dag (periode), skrives den nedre delen av linjen i form av en brøk, hvis teller er symbolet på typen avvik, og nevneren er arbeidstiden. For eksempel, i tilfelle når arbeidstiden faller på både dagtid og natt, bør den faktiske tiden for hans arbeid om natten angis med en brøkdel motsatt etternavnet til en slik ansatt (kode N).

Læreren (arbeid på 2/2 timeplan i 12 timer per dagvakt) fikk permisjon av familiemessige årsaker uten lønn i perioden 06.05.2017 til 06.06.2017, resten av tiden arbeidet han fullt ut. . I tillegg jobbet han 25. juni 2017 1 time om natten. Meldingskortet (f. 0504421) gjenspeiler registreringen av avvik.

I dette tilfellet vil timelisten for denne ansatte fylles ut som følger:

Stillingstittel	Dager i måneden
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte) fra 1. til 15
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte)
Lærer

Dersom det er mer enn to avvik på en dag, gjentas den ansattes navn i meldekortet (f. 0504421).

Vi fyller ut et fragment av meldekortet (f. 0504421) dersom den ansatte har mer enn to avvik på en dag.

Avdelingsleder i perioden 06.01.2017 til 06.02.2017 utførte statlige oppgaver i forbindelse med utøvelse av fullmakten til en stedfortreder i 6 timer hver dag. I tillegg var han 2. juni 2017 fraværende fra jobb i 2 timer med tillatelse fra sin leder.

I samsvar med art. 171, 172 i den russiske føderasjonens arbeidskode, er arbeidsgiveren forpliktet til å frigjøre arbeidstakeren fra arbeid mens han opprettholder arbeidsstedet (stillingen) så lenge han utfører statlige eller offentlige oppgaver.

I dette tilfellet vil timelisten for den angitte ansatte fylles ut som følger:

Stillingstittel	Dager i måneden
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte) fra 1. til 15
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte)
Avdelingsleder



Avdelingsleder

Institusjonen har rett til å innføre tilleggssymboler som en del av utformingen av sine regnskapsprinsipper.

Vi fyller ut et fragment av timelisten (f. 0504421) ved hjelp av tilleggsnotasjoner.

Ansatt (kasserer) jobber deltid
(4 timer) på grunn av foreldrepermisjon. Regnskapsprinsippet tilsier i denne situasjonen å bruke betegnelsen "ORF" ved utfylling av timelisten (skjema 0504421).

I dette tilfellet vil arbeidstakerens timeliste fylles ut som følger, forutsatt at den faktiske arbeidet (dager med oppmøte) er registrert i den:

Stillingstittel	Dager i måneden
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte) fra 1. til 15
																Totalt antall dager (timer) med oppmøte (ikke oppmøte)

Dersom arbeidstaker som er ansvarlig for utarbeidelse og innlevering av timelisten (f. 0504421) oppdager at avvik eller ufullstendighet ved innsendte opplysninger om arbeidstidsregistrering ikke reflekteres, er det nødvendig å ta hensyn til slike endringer, utarbeide og sende inn en retting timeliste innenfor fastsatt tidsramme (f. 0504421). Dessuten, hvis først rapportkortet (f. 0504421) ble presentert som det tilsvarende faktureringsperiode angir verdien "primær" og tallet "0", så når du gjør de nødvendige endringene, settes verdien "adjusting", som indikerer serienummeret til justeringen - tall som starter fra 1. Informasjon fra korrigeringsarket (f. 0504421 ) tjener som grunnlag for omregning av lønn for kalenderdager måneder før gjeldende lønnsmåned.

La oss formulere hovedtankene i artikkelen:

institusjonen bruker timelisten (f. 0504421), fyller den ut på en av måtene fastsatt i bestilling nr. 52n - ved å registrere oppmøte eller fravær fra jobb;

institusjonen har rett til uavhengig å supplere symbolene som brukes som en del av utformingen av regnskapsprinsippene;

dersom en ansatt i en institusjon har to typer avvik på en dag (periode), skrives den nederste delen av timelistelinjen (f. 0504421) ned som en brøk. Hvis det er mer enn to avvik, fylles to linjer av timelisten ut for den ansatte (f. 0504421);

hvis det oppdages en feil og (eller) ufullstendig informasjon gjenspeiles, foretar den ansatte som er ansvarlig for å utarbeide timelisten korrigeringer og sender en korrigerende timeliste for den tilsvarende faktureringsperioden (f. 0504421) med angivelse av type og serienummer for rettelsen .

Føderal lov av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "Om regnskap".

Ordre fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 30. mars 2015 nr. 52n “Om godkjenning av former for primære regnskapsdokumenter og registre regnskap anvendt av offentlige myndigheter (statlige organer), organer lokale myndigheter, forvaltningsorganer for statlige fond utenom budsjettet, statlige (kommunale) institusjoner, og Retningslinjer på deres bruk."

For å registrere tiden faktisk jobbet av ansatte i organisasjonen, arbeidslovgivning Utfylling av en arbeidstimeliste er gitt. Denne plikten gjelder også for private næringsdrivende og juridiske personer enhver form for organisasjon.

For å organisere regnskapsprosessen utviklet og godkjente Goskomstat spesielle regnskapsskjemaer nr. T-12 og nr. T-13.

Kjære lesere! Artikkelen snakker om typiske løsninger juridiske spørsmål, men hvert tilfelle er individuelt. Hvis du vil vite hvordan løse akkurat problemet ditt- ta kontakt med en konsulent:

SØKNADER OG SAMTALER GODTES 24/7 og 7 dager i uken.

Det er raskt og GRATIS!

Vedlikehold av timeliste er en enkel prosedyre, men implementering krever overholdelse av visse regler for hvordan data skal reflekteres, fordi lønnsberegninger avhenger av riktig utførelse av rapporten ansatte. I tillegg vil regnskap gjøre at organisasjonen slipper ekstra kostnader for å betale for faktisk ubehandlet tid.

Hva er dette dokumentet og hva er det for?

Ved vedtak fra Statens statistikkutvalg nr. 1 av 5. januar 2004 ble det godkjent et eget skjema som administreres av personalavdelingen og regnskapsavdelingen.

Dette skjemaet lar deg gjøre følgende:

holde oversikt over arbeidstimer, samt gjenspeile informasjon om timer som ikke er jobbet av den ansatte;
overvåke overholdelse av arbeidsdisiplin, reflektere oppmøte/fravær, fakta om å komme for sent på jobb;
ha tilstrekkelig informasjon om arbeidsmengden utført av arbeidstakeren for å videre kunne beregne lønn korrekt og legge inn informasjon til statistikk.

Skjema nr. T-12 og T-13 tjener som grunnlag for regnskapsføreren for å belaste hver ansatt lønn og tilleggskompensasjon. For HR-avdelingen vil rapportkortet tillate deg å overvåke oppmøtet til ansatte, og hvis det oppdages brudd, pålegge straffer for den fornærmende ansatte.

Skattelovgivningen gir en arbeidstakers rett til ved oppsigelse å be om timeliste sammen med utstedelse av andre personlige dokumenter, bl.a. arbeidsbok. Denne bestemmelsen er nedfelt i art. 84,1 NK.

Bedriftsledere bør være klar over at siden 2013 har enhetlige skjemaer blitt avskaffet. Til tross for avskaffelsen av strengt etablerte skjemaer, forblir plikten til å føre journal over ansattes arbeidstid i organisasjonen i samsvar med del 4 av art. 91 TK. Dermed har virksomheten mulighet til å foreta justeringer i utformingen av dokumentet for registrering av arbeidstiden til ansatte.

Siden skjemaet introdusert av Goskomstat er praktisk for å legge inn data og videre behandling, fortsetter mange organisasjoner å bruke det.

Hvis lønn beregnes separat, er den andre delen av T-12-skjemaet tom.

Hvem er ansvarlig for å vedlikeholde dokumentet?

I henhold til Instruks for bruk og utfylling av primær regnskapsdokumentasjon som er gjeldende i 2019, utarbeides skjemaene av en egen medarbeider som er tildelt denne handlingen. Dokumentet skal være underskrevet av leder og personalansvarlig.

En egen stilling for regnskap i virksomheten er ikke nødvendig. Dette arbeidet kan utføres av enhver ansatt som er gitt fullmakt til å gjøre det av ledelsen. Dette skjer ved å gi en ordre om å utnevne en ansatt i en etablert stilling som er ansvarlig for registrering av arbeidstid.

I tillegg vil det være nødvendig å innføre en egen klausul i arbeidsavtalen om tildeling av slike fullmakter til arbeidstakeren. Dersom dette ikke gjøres, har ikke ledelsen rett til å kreve at den ansatte utfører regnskapsplikt.

Tildelt offisiell legger inn data innen en måned, og sender deretter dokumentet til avdelingsleder og ansatt i personalavdelingen for signering. Personalansvarlig kontrollerer dataene og tar det som trengs for utførelse. personalarbeid informasjon fra den leverte rapporten, signerer deretter skjemaet og sender det til regnskapsavdelingen for videre arbeid.

Hvis organisasjonen ikke er stor, gjøres tidsregistrering til ansvar for en personalmedarbeider, som deretter gir dokumentet til regnskapsføreren for å beregne lønn.

Eksempel på utfylling av skjema T-13:

Regler for utfylling av timeliste

Produktiviteten til regnskapsføreren og HR-ansvarlig vil avhenge av hvor praktisk det er å jobbe med rapporten, og riktig gjenspeiling av informasjon om faktisk brukt tid på arbeidsplassen vil gjøre det mulig å foreta korrekte beregninger av betaling til den ansatte, som er gunstig for begge parter - arbeidstakeren og hans arbeidsgiver.

På den ene siden har arbeidsgiver rett til å foreta fradrag dersom den faktiske utførte tiden ikke samsvarer med tiden fastsatt i kontrakten. På den annen side har en vaktmann som gikk på jobb på en fridag rett til å kreve tilleggskompensasjon for det utførte arbeidet.

Dokumentet er en handling om arbeidet som faktisk utføres av hver ansatt og om arbeidsregimet som er gjeldende i bedriften, og registrerer eventuelle avvik fra den etablerte arbeidsplanen.

Timelisten er nødvendig for driften av følgende organisasjonsstrukturer:

Etter enkle regler kan en ansatt raskt og kompetent utarbeide en rapport om den tiden bedriftens ansatte faktisk har arbeidet i løpet av måneden:

Rapportkortet fylles ut i ett eksemplar.
Du kan fylle ut prøveskjemaet manuelt, eller legge inn informasjon via en datamaskin.
For at en arbeidstaker skal ha rett til å foreta regnskap, må bedriftsleder gi et passende pålegg om å gi arbeidstakeren nødvendige fullmakter. Dette ansvaret bør inngå i stillingsbeskrivelsen.
Utarbeidelsen av timelisten begynner på tampen av rapporteringsmåneden.
Tittelsiden inneholder informasjon om foretakets fulle navn, avdeling, samt startdato for regnskap. I slutten av måneden og timelisten er stengt, legges sluttdatoen for rapporten inn.
Følgende ark er utformet i form av en tabell med informasjon om ansatte fylt ut. Det er nødvendig å sikre at etternavn og fornavn til ansatte er korrekt angitt, slik at man unngår muligheten for forveksling blant ansatte med samme etternavn.
For hver ansatt legges det inn opplysninger om hans personnummer.
Hver kolonne i timelisten tilsvarer en bestemt dag i måneden.
Cellene overfor navnene inneholder informasjon om arbeidstimer, antall skift, og hvis det er helger og helligdager, legges tilsvarende merker inn.
Informasjon om faktisk utført arbeid legges inn hver dag, basert på de offisielle dokumentene som er levert (sykefraværsattester, pålegg, erklæringer, ledelsesordrer).
Tilfeller av forsinkelse og fravær er også gjenstand for refleksjon i form av bokstav- og tallkoder.

Dokumentet anses som gyldig dersom det er signert av myndighetene. Ansvaret for korrekt inntasting av opplysninger ligger i sin helhet hos den utpekte medarbeideren.

Funksjoner for budsjettorganisasjoner

I virksomheter som opererer på budsjett er det innført en annen form for regnskap, godkjent i form av skjema nr. 0504421. Skjemaet skiller seg fra generelle skjemaer T-12 og T-13, takket være å gjenspeile spesifikasjonene til arbeidet til offentlig ansatte. Nye koder er innført i tabellen som skal fylles ut: studiefri, avløsning i utvidede daggrupper, studiepermisjoner.

Tittelen og tabelldelene har noen forskjeller:

Tittelsiden inneholder i tillegg til informasjon om organisasjonens navn digital kode;
hvis det ikke er noen endringer, er kolonnen merket "0";
hvis justeringer ble gjort, er serienummeret til endringene angitt;
kolonnene 20, 37 inneholder informasjon om mellomliggende og månedlige totaler for arbeidstid;
det gjøres ingen tilleggsberegninger i skjemaet.

Ellers skiller reglene for utfylling av dette skjemaet seg lite fra de standardiserte skjemaene.

Eksempel på utfylling av skjema T-12:

Prøveskjemaer T12 og T13

Ved hjelp av prøven kan du raskt og korrekt legge inn informasjon, som deretter lett kan leses og brukes HR-avdelingen og regnskap.

Utfylling av en arbeidstimeliste i henhold til prøven innebærer bruk av digitale og alfabetiske betegnelser, med obligatorisk dekoding til tittelside rapportere. Siden de etablerte kodene i noen tilfeller ikke er nok, må ledelsen gi en egen ordre som godkjenner tilleggsbetegnelser (for eksempel pauser for amming).

Hovedkodebetegnelsene introdusert av Goskomstat nr. 20 datert 24. mars 1999 er følgende:

Indikator	Alfanumerisk kode
Varighet av daglig arbeid	Meg (01)
Jobb om natten	N (02)
Arbeid i ferier og helger	Bobil (03)
Overtidsarbeid	C (04)
Forretningsreise	K (06)
Permisjon med lønn i henhold til arbeidsloven	OT (09)
Ekstra permisjon (betalt)	OD (10)
Permisjon på grunn av graviditet og fødsel	R (14)
Barnepass opp til 3 år	Kjølevæske (15)
Ekstra permisjon for egen regning	DB (18)
Sykefravær (betalt)	B (19)
Uførhet uten utbetaling av ytelser	T (20)

Når du sjekker prøvefyllingen, bør du være oppmerksom på de vanligste feilene når du fyller ut:

Bare etternavnet med initialer legges inn, uten posisjon;
ferieantydning arbeidsfri dag som arbeider;
indikasjon på varighet før ferien som komplett ("8" i stedet for "7").

Når du registrerer arbeidet til en deltidsarbeider, må den nøyaktige varigheten av arbeidet noteres. Timene og minuttene brukt av en slik ansatt på å utføre sine oppgaver er angitt i bunnlinjen i kolonne 4, 6 (på skjema T-12) eller 2. og 4. linje i kolonne 4 (på skjema T-13). Ved internt deltidsarbeid fordeles arbeidets varighet etter stillinger.

Hvis en ansatt er på forretningsreise, legges bokstavkoden "K" eller tallkoden "06" inn på timelisten uten å angi arbeidstiden.

Straffer for feilhåndtering

Riktig utførelse av meldekortet kontrolleres av tilsynsmyndighetene. Hvis det oppdages brudd under noen av revisjonene (økonomisk eller skattemessig), vil organisasjonen bli straffet.

De hyppigst identifiserte inkonsekvensene er:

det er et avvik mellom dataene i regnskapsarket og den primære rapporteringen;
lønnsdata samsvarer ikke med beregninger i betalingsdokumenter;
koder ble lagt inn med feil, feil koder ble brukt uten å ta hensyn til overtid og overtid;
Feil beregning av sykepenger.

En timeliste er hoveddokumentet som inneholder informasjon om antall opptredener og fravær for arbeid for hver ansatt i selskapet. Det overføres til regnskapsavdelingen. Og basert på dataene beregnes og beregnes lønn.

Loven sørger for 2 enhetlige rapportskjemaer: T-12 – for å fylle ut manuelt; T-13 – for automatisk kontroll av faktisk utført tid (via dreiekors).

Data legges inn hver virkedag. Ved utgangen av måneden beregnes summen av oppmøte og fravær for hver ansatt. Rapportgenerering kan forenkles ved å automatisere fyllingen av enkelte celler ved hjelp av Excel. La oss se hvordan.

Fylle inn inndata med Excel-funksjoner

Skjemaene T-12 og T-13 har nesten samme sammensetning av detaljer.

Last ned timelisten:

I overskriften på side 2 i skjemaet (med T-13 som eksempel), fyll inn navnet på organisasjonen og strukturenheten. Akkurat som i grunndokumentene.

Vi legger inn dokumentnummeret manuelt. I kolonnen "Kompileringsdato" angir du funksjonen I DAG. For å gjøre dette, velg en celle. Finn den du trenger i listen over funksjoner og klikk OK to ganger.

I kolonnen "Rapporteringsperiode" angir du første og siste dag i rapporteringsmåneden.

Vi tildeler et felt utenfor timelisten. Det er her vi skal jobbe. Dette er OPERATØR-feltet. Først, la oss lage vår egen kalender for rapporteringsmåneden.

Rødt felt – datoer. På det grønne feltet setter han fra seg en hvis dagen er fri. I celle T2 legger vi en hvis timelisten er satt sammen for en hel måned.

La oss nå finne ut hvor mange arbeidsdager det er i en måned. Dette gjør vi på operasjonsfeltet. Sett inn formelen =COUNTIF(D3:R4;"") i ønsket celle. COUNTIF-funksjonen teller antall ikke-tomme celler i området spesifisert i parentes.

Vi legger manuelt inn serienummer, fullt navn og spesialitet til organisasjonens ansatte. Pluss et personalnummer. Vi tar informasjon fra ansattes personlige kort.

Timelisteautomatisering ved hjelp av formler

Det første arket i skjemaet inneholder symboler for registrering av arbeidstid, digitalt og alfabetisk. Poenget med automatisering ved bruk av Excel er at når man legger inn en betegnelse, vises antall timer.

La oss for eksempel ta følgende alternativer:

B – fridag;
I – oppmøte (arbeidsdag);
OT – ferie;
K - forretningsreise;
B – sykefravær.

Først, la oss bruke Select-funksjonen. Det vil tillate deg å angi ønsket verdi i cellen. På dette stadiet trenger vi kalenderen som ble satt sammen i operatørfeltet. Hvis en dag faller på en fridag, vises "B" på timelisten. Arbeider - "jeg". Eksempel: =VALG(D$3+1,"I","B"). Det er nok å legge inn formelen i en celle. Deretter "hekt" den til nedre høyre hjørne og flytt den langs hele linjen. Det blir slik:

Nå skal vi sørge for at folk har "åtter" på oppmøtedager. La oss bruke "Hvis"-funksjonen. Velg den første cellen i raden nedenfor symboler. “Sett inn funksjon” – “Hvis”. Funksjonsargumenter: logisk uttrykk – adressen til cellen som konverteres (celle over) = "B". "Hvis sant" - "" eller "0". Hvis denne dagen virkelig er en fridag – 0 arbeidstimer. "Hvis falsk" - 8 (uten anførselstegn). Eksempel: =IF(AW24="B";"";8). "Fang" nedre høyre hjørne av cellen med formelen og multipliser den gjennom hele raden. Det blir slik:

Du må gjøre det samme arbeidet i andre halvdel av måneden. Det er nok å kopiere formlene og endre cellene de refererer til. Resultat:

La oss nå oppsummere: la oss telle antall opptredener til hver ansatt. "COUNTIF"-formelen vil hjelpe. Utvalget for analyse er hele serien vi ønsker å få resultatet for. Kriteriet er tilstedeværelsen i cellene til bokstaven "I" (utseende) eller "K" (forretningsreise). Eksempel: . Som et resultat får vi antall arbeidsdager for en bestemt ansatt.

La oss beregne antall arbeidstimer. Det er to måter. Bruk av "Sum"-funksjonen - enkel, men ikke effektiv nok. Mer komplisert, men mer pålitelig - ved å bruke "COUNTIF"-funksjonen. Eksempelformel: . Der AW25:DA25 er området, første og siste celle i raden med antall timer. Kriteriet for arbeidsdagen ("jeg") er "=8". For en forretningsreise – "=K" (i vårt eksempel betales 10 timer). Resultatet etter introduksjon av formelen.

Enhver virksomhet som sysselsetter innleid personell må ta hensyn til arbeidstiden til ansatte. På dette grunnlaget beregner regnskapsavdelingen deres forfalte lønn og ytelser. Arbeidstiden gjenspeiles i et spesielt dokument - en timeliste. Vi vil fortelle deg hvilke nyanser som finnes angående vedlikeholdet og hvordan du fyller det ut riktig.

En timeliste er en av typene primær regnskapsdokumentasjon som registrerer:

type tid brukt på å utføre arbeidsfunksjoner som den ansatte jobber;
dens varighet (i timer og dager).

Timelistefunksjoner:

en merknad om den faktiske ansettelse av den ansatte for hver type arbeidstid;
personell kontroll;
tilstrekkelig betaling av lønn og noen fordeler;
bevis i relevante arbeidskonflikter;
beregning av prosessering;
grunnlaget for lovligheten av oppsigelse på grunn av fravær;
skattemessig begrunnelse av lønnskostnader;
grunnlag for å utarbeide rapporter til tilsynsmyndighetene.

Kan en LLC eller individuell gründer operere uten timeliste?

Loven krever arbeidsgivere obligatorisk vedlikehold et slikt meldekort, uansett juridisk form deres organisasjoner. Hvis et selskap ansetter innleide ansatte, må de få utbetalt lønn, hvorfra skatter trekkes til budsjettet. For å kontrollere gyldigheten av lønnsberegninger, vil skattekontoret spørre om tilstedeværelsen av dette dokumentet og dets innhold.

Hvis en LLC eller individuell entreprenør har ansatte, og timelisten ikke er fylt ut eller inneholder feil, kan skattekontoret anerkjenne lønnskostnadene deres som dokumentert uberettiget. Dette betyr at disse arbeidsgiverutgiftene ikke vil redusere inntektsskattegrunnlaget.

Viktig! En arbeidsgiver som ikke gidder å registrere arbeidstid eller fører timelister med brudd, risikerer sanksjoner fra kontrollmyndighetene. Direktøren kan bøtelegges 1000 - 5000 rubler, og organisasjoner kan bøtelegges opptil 50 tusen rubler. (Artikkel 52.7 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd).

Hvordan beregnes en ansatts arbeidstid?

Arbeidstid- dette er den perioden på dagen eller natten arbeidstakeren er forpliktet til å utføre sine arbeidsoppgaver eller tid tilsvarende betalingsmessig. Varigheten av denne perioden (arbeidsdag eller skift) og regelmessigheten av dens gjentakelse (rutine eller tidsplan) må fastsettes i arbeidskontrakten som arbeidsvilkår.

Timelisten registrerer de ulike typene tid knyttet til arbeidsfunksjoner:

dagtid;
natt;
i helger og ferier;
overtid;
klokke;
avansert opplæring utenfor produksjonen;
betalte ferier;
sykefravær;
tvunget fravær;
streik;
enkelt osv.

Prinsipper for timeliste

Tidtakeren plikter å rette seg etter de lovlig vedtatte regler, samt forskriftene nedfelt i den interne forskrifter bedrifter:

Dette dokumentet kan gjennomføres for hver divisjon separat eller for hele organisasjonen.
Timelisten inkluderer antall timer arbeidstakeren har jobbet for hver type arbeidstid i henhold til tildelt kode.
I tillegg til ansettelsestidspunktet noteres også antall timer arbeidstakeren ikke utførte arbeid, selv om han skulle gjøre det (fravær, streik, driftsstans).
Ansatte er inkludert i timelisten eller ekskludert fra den etter registrering av tilsvarende personelldokumentasjon– rekkefølge på ansettelse eller oppsigelse, arbeidskontrakt.
Når en nyansatt tas med i timelisten, får han et personalnummer, som er unikt og blir hans kode i personaldokumentasjonen. Nummeret vil være gyldig under hele operasjonstiden fra denne arbeidsgiveren. Et stillingsendring endrer ikke personnummeret. Etter oppsigelse skal ikke samme nummer tildeles noen i 3 år.
Det er strengt forbudt å fylle ut timelisten på forhånd - tidspunktet gjenspeiles i dokumentet. fungerte faktisk.

Er det lovlig å bruke elektroniske overvåkingssystemer?

Mange organisasjoner, spesielt store, bruker elektroniske systemer kontroll og/eller tilsyn med arbeidere. Ulike funksjoner til disse systemene lar deg registrere tidspunktet for ankomst og avreise til ansatte, noen - deres bevegelser rundt territoriet, noen ganger - deres aktiviteter på arbeidsplassen.

Grunnlaget for å registrere tilstedeværelsen av en ansatt på jobb kan være deres registrering i henhold til forskjellige indikatorer gitt av et eller annet regnskaps- og kontrollsystem:

presentasjon av elektroniske pass-kort;
fingeravtrykklesing;
netthinneskanning;
videoopptak med kamera osv.

Ferier falt i ferien

Hvis en ferierende har dager i hvileperioden som var arbeidsfri for andre ansatte på grunn av ferier, setter tidtakeren bokstaven B ("fridag") i de aktuelle cellene. Disse dagene er ikke inkludert i ferietiden din. Vanlige helger (ikke helligdager) er merket med bokstavene OT ("Ferie"), siden de regnes med i antall feriedager.

En ansatt ble syk mens han var på ferie

Arbeidsloven lar deg forlenge ferie for perioden med tvungen arbeidsuførhet, eller overføre disse dagene til et annet tidspunkt. Derfor er det viktig å angi nøyaktig på timelisten hvor mange dager den ansatte var syk i ferie. Naturligvis skal sykdommen dokumenteres med et stykke papir.

Tidtakeren teller hvor mange dager den ansatte har hatt en sunn hvile og merker dem med OT-koden («Ferie»). Deretter datoene den ble utstedt sykefravær, henholdsvis er merket med "B". Dersom permisjonen etter sykdom fortsatte, er disse dagene igjen merket med «OT», samt tiden den ble forlenget eller overført til sykefraværserstatning.

Forretningsreisen falt i helgen

Hvis en ansatt blir tvunget til å bruke fridagene sine forretningsreise, skaper dette vanskeligheter ved tabulering. Når du fyller ut en timeliste, angis datoer for tvangsarbeid mens du er borte som faller i helgene ikke med bokstaven B ("helg"), men med kode K ("Forretningsreise"), uavhengig av om forretningsreisende var opptatt på den. dag eller var på ferie.