Program ECM pentru automatizarea fluxului documentelor boss-assistant. Informatizare și educație Nu este surprinzător că interogările „asistent șef” sunt adesea introduse în motoarele de căutare de către reprezentanții atât ai organizațiilor comerciale, cât și ai structurilor guvernamentale.

Descrierea EDMS Boss-Referent

Utilizarea EDMS BOSS-Referent în procesul de management conduce la optimizarea circulației documentelor corporative, accelerarea procesului decizional de către conducerea organizației și îmbunătățirea calității managementului, creșterea disciplinei executive și a eficienței personalului. Sistemul electronic de gestionare a documentelor Boss-Referent se amortizează într-o perioadă de la 6 luni până la 2 ani.

Programul BOSS-Referent ajută la organizarea fluxului de documente conform standardelor sistemului de management al calității și este un asistent de încredere în rezolvarea problemelor de management.

Utilizarea sistemului:

Vă permite să eliminați pe cât posibil hârtiile;

Ajută la optimizarea muncii cu contracte și aplicații;

Organizează managementul eficient al proiectelor;

Îmbunătățește controlul asupra executării sarcinilor și instrucțiunilor din partea conducerii.

La implementarea sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent în guvern și agenții guvernamentale, se creează o bază pentru stabilirea schimbului de informații cu utilizatorii externi precum „guvernarea electronică” și organizarea activității portalurilor de servicii guvernamentale. Produsul software BOSS-Referent asigură transparența activităților și îmbunătățește calitatea serviciilor guvernamentale. Sistemul vă permite să reduceți cheltuielile bugetare pentru întreținerea organismelor guvernamentale, să creșteți productivitatea și eficiența managementului și să controlați mai bine disciplina executivă. În organizațiile private, crearea unui sistem crește eficiența deciziilor de management și productivitatea personalului prin reducerea timpului necesar procesării unui document și căutării informațiilor necesare.

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje incontestabile, și anume:

Crearea unui domeniu informațional unificat în organizațiile cu o structură largă de ramură;

Implementare rapida cu adaptare la cerintele organizatiei cu implicarea specialistilor clienti in rezolvarea acestor probleme;

O interfață convenabilă și accesibilă permite personalului organizației să stăpânească lucrul în sistem într-un timp scurt, fără stres;

Munca eficientă a utilizatorilor este realizată prin intermediul clientului Lotus și web;

Funcționare fiabilă a sistemului, suport și administrare în toate filialele dintr-un singur centru 24/7;

Reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit;

Oportunități largi de creștere a sistemului în ceea ce privește numărul de utilizatori, tipuri de documente, site-uri;

Nivel ridicat de securitate a informațiilor;

Experiență bogată și de succes în implementare, profesionalismul dezvoltatorilor;

Preț atractiv și accesibil cu performanță de sistem de înaltă calitate.

Crearea unui sistem electronic de management al documentelor într-o companie include achiziționarea numărului necesar de licențe, configurarea și implementarea sistemului, instruirea personalului, organizarea suportului și întreținerea sistemului. Partenerii companiei BOSS-Referent vând licențe utilizatorilor finali. Este necesar să achiziționați licențe pentru programul BOSS-Referent și licențe pentru platforma IBM Lotus Notes/Domino în funcție de numărul de utilizatori din sistem.

Ca urmare a implementării unui sistem electronic de management al documentelor, organizația are posibilitatea de a restabili ordinea în fluxul documentelor, de a reduce timpul de procesare a documentelor și de a îmbunătăți controlul asupra execuției documentelor. Eficiența luării deciziilor de către conducerea companiei crește datorită căutării rapide a informațiilor necesare. În competiție, un aspect important este siguranța informațiilor, pe care EDMS BOSS-Referent o asigură integral. Crearea unui spațiu informațional unic îmbunătățește interacțiunea dintre organismele guvernamentale și face activitățile agențiilor guvernamentale mai transparente.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza sistemului de documentație de management BOSS-Referent poate fi reprezentat convențional ca un set de mai multe straturi.

Sistemul BOSS-Referent constă din următoarele module:

Hardware de server, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte echipamente tehnice.

Figura 1 - Straturi ale sistemului de documentație de management BOSS-Referent

Sistem de operare: sistem de operare de rețea Windows, Linux, alte și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.

Lotus Notes/Domino este o platformă software de aplicație care este un supliment pentru un sistem de operare în rețea și include instrumente pentru stocarea documentelor, replicarea datelor (sincronizare), căutarea full-text, e-mail și alte mecanisme importante.

BOSS-Referent - module software interconectate cu aplicații care funcționează în mediul Lotus Notes/Domino și susțin procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de documente funcțional.

Suport organizațional și de reglementare: reglementări, reguli de funcționare, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.

BOSS-Referent include un set de subsisteme interconectate concepute pentru a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor și automatizare de birou.

Figura 2 - Structura managementului documentelor electronice „BOSS-Referent”

Sistemul electronic de management al documentelor „BOSS-Referent” este un exemplu excelent al modului în care specialiștii de înaltă calificare abordează sarcinile care le sunt atribuite. A fost dezvoltat de BOSS-Referent pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Creat în 1996, astăzi EDMS BOSS-Referent este unul dintre liderii de pe piața rusă a soluțiilor de clasă ECM (Enterprise Content Management). Dintre toate stațiile de lucru EDMS instalate în 2008, 25%, adică la fiecare 4, au fost implementate pe sistemul BOSS-Referent (conform analizei de piață EDMS publicată de DSS Consulting).

Cel mai mare EDMS din Rusia este construit pe platforma BOSS-Referent din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) - peste 85.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Faptele de mai sus explică pe deplin de ce, atunci când căutați pe internet combinația de cuvinte „asistent șef”, aproape imediat după o descriere a profesiei de asistent sau asistent de secretar și istoria originii cuvântului „șef” , alături de articole despre cum să interacționați cu acești aceiași șefi în activități profesionale, puteți găsi link-uri către acest produs.

Ecranul principal oferă utilizatorului o imagine clară a stării actuale a lucrurilor. Un angajat poate evalua cu ușurință numărul și esența sarcinilor imediate, volumul de corespondență și documente primite pentru procesare și, dacă dorește, poate trece la un anumit document, scrisoare sau instrucțiune. Noile sarcini nu vor lăsa singur angajatul până când nu sunt finalizate.

Figura 3 - Ecranul principal al programului

Unul dintre obiectivele programului este asigurarea unui loc de muncă curat și ordonat. De obicei, un utilizator lucrează cu câteva zeci de documente. Pentru a limita numărul de documente afișate, se folosesc comutatoare care funcționează împreună, care nu schimbă radical contextul, ci mai degrabă rafinează vizualizarea curentă a listei de documente.

Figura 4 - Ecranul Comenzi

Utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent sunt autorități federale și regionale, întreprinderi unitare de stat, companii comerciale, inclusiv atât holdinguri cu o structură mare de sucursale, cât și organizații mici.

Automatizarea managementului documentelor cu ajutorul BOSS-Referent duce la o creștere a productivității angajaților, un acces mai ușor la informații pentru luarea deciziilor de management, o disciplină îmbunătățită a performanței și, în consecință, o creștere generală a calității managementului.

Sarcini de management rezolvate de EDMS BOSS-Referent:

Organizează munca eficientă cu contracte;

Faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;

Automatizați fluxul de documente al autorităților federale sau regionale;

Asigurarea unui control de înaltă calitate asupra executării instrucțiunilor de la manageri;

Creșterea eficienței procesării aplicațiilor;

Stabiliți managementul documentelor în cadrul sistemului de management al calității.

Nu este surprinzător faptul că interogările „asistent șef” sunt adesea introduse în motoarele de căutare de către reprezentanți atât ai organizațiilor comerciale, cât și ai structurilor guvernamentale.

Implementarea EDMS BOSS-Referent oferă următoarele rezultate:

Îmbunătățirea calității serviciilor publice;

Îmbunătățirea disciplinei de performanță, creșterea controlabilității;

Creșterea transparenței și deschiderii activităților;

Reducerea costurilor de susținere a activității organismelor guvernamentale;

Crearea unei baze pentru un sistem informatic cuprinzător, cum ar fi „guvernarea electronică” (flux de documente interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri de servicii guvernamentale).

Perioada de rambursare a sistemului variază de la șase luni la 2 ani.

Avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent

Beneficii pentru companiile comerciale:

Controlabilitate crescută;

Răspuns prompt la schimbări;

Cresterea competitivitatii companiei pe piata.

Avantajele EDMS BOSS-Referent sunt determinate de capacitățile largi ale platformei IBM Lotus, arhitectura de înaltă tehnologie și experiența bogată de implementare. Pot fi evidențiate următoarele avantaje ale soluției față de concurenți:

Avantaje:

Implementarea rapidă și automatizarea rapidă a proceselor de procesare a documentelor;

Ușor pentru utilizatori să învețe elementele de bază ale lucrului cu sistemul datorită faptului că interfața este convenabilă și intuitivă;

Capacitatea utilizatorilor de a lucra pe deplin cu sistemul atât prin intermediul clientului Lotus, cât și prin intermediul web;

Posibilitati largi de adaptare a sistemului la nevoile organizatiei, inclusiv de catre specialistii clientului;

Capacitatea de a construi un spațiu informațional cu adevărat unificat în organizații cu o structură distribuită geografic;

Reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit prin implementarea principiului „documentul este livrat doar acolo unde este necesar pentru lucru”;

Asigurarea fiabilității sistemului și toleranței la erori 24 de ore, 7 zile pe săptămână;

Ușurința întreținerii sistemului și capacitatea de a administra EDMS în toate ramurile dintr-un singur punct;

Asigurarea unui grad ridicat de securitate a datelor;

Una dintre cele mai bune oferte de pe piata in ceea ce priveste raportul pret/calitate;

Eficacitatea și beneficiile sistemului sunt confirmate de experiența multor implementări de succes.

Dezavantajele includ lipsa de lucru offline și o interfață ușor depășită. Există o părtinire față de platformă din partea utilizatorilor. Gestionarea extrem de incomodă a drepturilor de acces la documente în condiții de fluctuație normală a personalului, lipsa drepturilor de acces de grup. Probleme cu lansarea de noi versiuni de software, suport de garanție slab.

BOSS-Referent, dezvoltator - IT Co.

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Consumatorii săi sunt companii comerciale, întreprinderi unitare ale statului federal și autorități guvernamentale. Sistemul dispune de un certificat de conformitate de la Instituția de Învățământ Bugetar de Stat, iar dezvoltatorul acestuia, compania IT, deține un certificat GOST R ISO 9001, care atestă sistemul de „... sistemul de management al calității al unei firme certificate în raport cu proiectare, dezvoltare, producere și întreținere de software pentru prelucrarea documentelor și rezolvarea problemelor organizatorice și economice... »

Principalele rezultate ale implementării sistemului sunt:

Creșterea capacității de gestionare a organizației;

Un nou nivel de disciplină de performanță;

Sprijinirea reglementărilor pentru interacțiunea intra-corporativă;

Viteză crescută de luare a deciziilor;

Crearea condițiilor pentru schimbul de cunoștințe și informații;

Îmbunătățirea proceselor, produselor și serviciilor organizației.

Avantajele sistemului BOSS-Referent:

Sistemul BOSS-Referent, construit pe platforma IBM Lotus Domino/Notes, ocupă o poziție de lider pe piața internă datorită unui număr de avantaje, printre care:

Instrumente pentru crearea unui spațiu unificat de informare și management pentru organizații de orice complexitate: distribuite, multinivel, funcționale și de design;

Suport pentru rute complexe de aprobare a documentelor;

Dezvoltarea soluției. Automatizarea rapidă a proceselor de afaceri datorită prezenței proceselor de procesare a documentelor încorporate, personalizabile și modificate ținând cont de specificul clientului;

Funcționare fiabilă, performanță ridicată, ușurință în administrare și scalare, acces Web;

Disponibilitatea instrumentelor de securitate a informațiilor, capacitatea de a construi un sistem de gestionare a documentelor electronice semnificativ din punct de vedere juridic, bazat pe BOSS-Referent;

Ușurință în utilizare de către utilizatori;

Utilizarea cu succes a sistemului de către companii și organizații de top din Rusia.

Optima Workflow, dezvoltator - Compania Optima

Sistemul Optima Workflow este conceput pentru a gestiona procesele de creare, procesare, duplicare și stocare a documentelor sau a altor obiecte informaționale, precum și pentru a automatiza procedurile de bază ale muncii moderne de birou și managementului documentelor. Sistemul Optima Workflow include cinci module software care pot fi instalate pe diverse stații client sau echipamente server din rețeaua corporativă, în funcție de metodele de organizare a proceselor de flux de documente și de creare a joburilor utilizatorilor.

Implementarea unui astfel de sistem într-o organizație oferă următoarele oportunități:

Stocarea centralizata a documentelor in format electronic;

Formalizarea procedurilor de creare și prelucrare a documentelor;

Disponibilitatea unui editor grafic asemănător carcasei pentru descrierea proceselor de mișcare a documentelor și a operațiunilor tehnologice în stadiul de lucru cu acestea;

Management unificat și control asupra mișcării documentelor în cadrul proceselor de afaceri.

Controlul asupra executării unui document este implementat după cum urmează: se creează un tip special de document - un „document sub control”, care este plasat pe „tabloul de afiș”. Executorii pot nu numai să se familiarizeze cu conținutul ordinului, ci și să introducă în mod direct informații despre progresul execuției în document, să noteze faptul execuției etc. Toate acestea se întâmplă într-o singură copie a documentului, care nu este replicată și nu este trimisă tuturor controlorilor, executanților și co-executorilor menționați în document. Notificările sunt trimise prin e-mail MS Outlook/Exchange.

Sistemul Optima Workflow conține instrumente pentru specificarea rutelor documentelor, auditare, urmărire a stării acestora în timpul procesului de procesare, personalizabile în funcție de specificul organizației și nu oferă proceduri standard.

Nu există informații despre disponibilitatea unui certificat de conformitate de la Instituția de Învățământ de la Bugetul de Stat.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

ASOCIAȚIA ORGANIZĂRII EDUCAȚIONALE PROFESIONALE

„TEHNICA FINANCIARĂ ȘI ECONOMICĂ REGIONALĂ”

LUCRARE DE CURS

disciplina: „Sisteme electronice de gestionare a documentelor”

pe tema: "Sistem electronic de gestionare a documentelor Bos-Referent»

Completat de un student în anul I

Specialitate: 230701 Informatica aplicata (pe industrie)

Mysina Anastasia Nikolaevna

Introducere

1. Caracteristicile EDMS Boss-Referent

1.1 Managementul electronic al documentelor: esență și relevanță
1.2 Descrierea EDMS Boss-Referent
1.3 Avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent

2. Analiza experienței în implementarea EDMS BOSS-Referent

2.1 Practica implementării BOSS-Referent în Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse
2.2 Experiență de utilizare a BOSS-Referent în Rosnedvizhimost

Concluzie
Bibliografie

Introducere

Introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor este relevantă pentru orice agenție guvernamentală, mai ales în lumina programului de stat de creare a „guvernului electronic”.

Implementarea sistemului va crește nivelul de control asupra îndeplinirii atribuțiilor lor de către angajați, disciplina performanței va crește și, în același timp, organizația va dobândi:

- transparența mișcării documentelor;

- un singur spațiu de informare care conectează informațional departamentele Departamentului și contractorii;

- disponibilitate garantată a informațiilor și acces instantaneu la acestea;

- schimb accelerat de documente și termene limită din cauza absenței necesității de reproducere fizică și deplasare a documentelor;

- fluxurile de informații gestionate și controlate și, ca urmare, controlabilitatea sporită a organizației în ansamblu.

Ideea principală a metodologiei pentru alegerea unui model eficient de implementare EDMS este de a analiza caracteristicile cerințelor, de a studia capacitățile membrilor echipei de dezvoltare și ale echipei de utilizatori și, de asemenea, depinde de tipul de proiect și de posibilele riscuri.

Metodologia de selectare a software-ului pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor se bazează pe o comparație a cerințelor pentru viitorul sistem cu funcționalitatea unui anumit software, pe analiza comparativă, precum și pe îndeplinirea cerințelor EDMS în sine pentru infrastructura hardware și tehnică. .

Scopul acestei lucrări este de a studia sistemul electronic de management al documentelor Boss-Referent.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să se rezolve o serie de probleme:

- descrie EDMS Boss-Referent;

- luați în considerare utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent;

- identificați avantajele și dezavantajele BOSS-Referent EDMS;

- analizarea practicii de implementare a BOSS-Referent în Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse;

- evaluați experiența utilizării BOSS-Referent în Rosnedvizhimost.

Obiectul studiului este sistemul electronic de management al documentelor Boss-Referent.

Subiectul cercetării este automatizarea suportului de documentare.

1. Caracteristicile EDMS Boss-Referent

1.1 Managementul electronic al documentelor: esență și relevanță

referent managementului documentelor electronice

Practica mondială, susținută de o serie de studii, arată că atunci când decid să implementeze un EDMS, organizațiile sunt de obicei influențate de trei factori: dorința de a-și crește eficiența, optimizarea proceselor de afaceri și asigurarea conformității cu cerințele legale. Piața rusă nu face excepție în acest sens. Apropo, relevanța tranziției la gestionarea electronică a documentelor a companiilor ruse este în mare măsură alimentată de legea „Cu privire la datele cu caracter personal” (nr. 152-FZ), care a intrat în vigoare, care impune cerințe serioase pentru stocarea, colectarea. , transmiterea și prelucrarea datelor clienților. Creșterea volumelor de informații stocate și necesitatea asigurării protecției lor fiabile fac și mai evidentă alegerea companiilor în favoarea sistemelor informaționale.

În același timp, să nu uităm de specificul tradițional inerent muncii de birou rusești. Proiecte de documente, jurnale de familiarizare, jurnale de transfer, instrucțiuni privind documentele și proiectele, sarcinile privind instrucțiunile, controlul execuției, procesele variabile de aprobare a documentelor - toate aceste caracteristici ale fluxului de documente rusești trebuie luate în considerare în EDMS. În același timp, este necesar ca sistemul să răspundă simultan cerințelor managerilor, contribuind la creșterea eficienței manageriale, precum și a nevoilor angajaților, creând condițiile necesare pentru creșterea productivității muncii și a calității serviciului clienți.

Un manager modern se așteaptă, desigur, cel mai important lucru de la EDMS, și anume creșterea eficienței întreprinderii. Astăzi, nu toate companiile se pot lăuda cu eficiența și transparența proceselor lor de afaceri. O situație în care nu este clar cine este responsabil pentru îndeplinirea anumitor funcții, angajații efectuează numeroase operațiuni de rutină, se creează un număr mare de documente pe hârtie și se pierd informații nu este neobișnuită.

EDMS permite nu numai eficientizarea muncii de birou, economisirea timpului și consumabilelor, dar contribuie și la o organizare mai clară a proceselor de afaceri ale companiei, crescând adesea semnificativ eficiența acesteia.

Un angajat se așteaptă de la EDMS, în primul rând, o reducere a componentei de rutină și comoditatea de a lucra cu documente și posibilitatea de a nu pierde timpul căutând informațiile necesare. Un factor important este ușurința de utilizare a EDMS și „prietenia” interfeței sale. Sistemul trebuie să fie clar și de înțeles pentru angajatul obișnuit care va lucra cu el în fiecare zi.

Să luăm în considerare avantajele EDMS. Prin urmare, principalele avantaje ale managementului electronic al documentelor includ:

1. Creșterea transparenței și gestionabilității afacerii prin acces îmbunătățit la informații și control mai clar asupra proceselor. Pentru a crește transparența proceselor de afaceri pentru management și pentru a reduce probabilitatea de fraudă, orice sistem electronic de gestionare a documentelor conține un modul care arată clar procesele de aprobare și modificare a tuturor documentelor din sistem.

2. Depozitarea fiabilă și prevenirea pierderii documentelor, inclusiv ca urmare a forței majore, ceea ce înseamnă reducerea riscurilor juridice și economice.

3. Reducerea costurilor. Introducerea managementului electronic al documentelor face posibilă reducerea costurilor de stocare a documentației, precum și a consumabilelor care sunt utilizate pentru fluxul documentelor pe hârtie.

4. Monitorizarea executării comenzilor prin raportare flexibilă, care permite conducerii să analizeze numărul de documente procesate, aprobate și restante, și să ia măsuri pentru corectarea situației.

5. Creșterea productivității angajaților. Prin reducerea numărului de operațiuni de rutină, economisirea de timp și creșterea confortului muncii, productivitatea angajaților crește și ea. În plus, organizarea corectă a managementului documentelor electronice elimină erorile asociate așa-numitului factor uman.

6. Căutare rapidă. Capacitatea de a găsi rapid și ușor documentele necesare este unul dintre principalele avantaje ale unui EDMS.

7. Munca colectivă cu documente. Automatizarea fluxului de documente permite mai multor utilizatori să lucreze simultan cu același fișier, precum și să caute într-o singură bază de date de documente.

8. Limitarea accesului la documente. Fiecare utilizator al sistemului vede doar acele documente la care i se permite accesul.

9. Accelerarea procesului de coordonare și aprobare a documentelor.

Să remarcăm că atunci când alegem un EDMS, este important să acordăm atenție flexibilității sistemului, capacității de a-l personaliza pentru sarcini specifice de afaceri, precum și potențialului de dezvoltare ulterioară. Acestea din urmă pot include: configurarea proceselor de afaceri pentru aprobarea documentelor financiare, integrarea cu 1C și alte sisteme contabile, coduri de bare, crearea unei arhive de documentație primară, integrarea cu un sistem de semnături digitale electronice, scanarea continuă și recunoașterea documentelor cu crearea automată a documentelor. carduri etc.

Relevanța gestiunii electronice a documentelor este determinată de cerințele obiective ale vremii, precum creșterea fluxului de informații și dinamismul mediului informațional, și este confirmată din ce în ce mai mult de declarațiile conducerii țării. După cum a spus președintele Federației Ruse D.A Medvedev la o reuniune a Prezidiului Consiliului de Stat din Petrozavodsk: „Gestionarea electronică a documentelor ar trebui să devină o realitate în 2010”. Desigur, nu putem spune încă că „ordinea” președintelui a fost pe deplin implementată, dar multe companii ruse au văzut deja prin propria practică eficiența EDS ca instrument pentru reducerea riscurilor și obținerea de avantaje competitive pe piață.

Desigur, cu toate avantajele evidente ale EDMS, nu este încă posibilă trecerea completă la gestionarea electronică a documentelor, atât din punctul de vedere al legislației Federației Ruse, conform căreia forma principală a unui document este încă considerată. hârtie, și datorită realităților obiective ale vieții. Cu toate acestea, oportunitatea de a obține un instrument de management eficient necesar dezvoltării afacerilor în condiții moderne este disponibilă astăzi companiilor rusești.

1. 2 Descrierea EDMS Boss-Referent

Programul BOSS-Referent ajută la organizarea fluxului de documente conform standardelor sistemului de management al calității și este un asistent de încredere în rezolvarea problemelor de management.

Utilizarea sistemului:

- vă permite să abandonați fluxul de documente pe hârtie în măsura maximă;

- ajută la optimizarea muncii cu contracte și aplicații;

- organizeaza un management eficient de proiect;

- îmbunătățește controlul asupra executării sarcinilor și instrucțiunilor din partea conducerii.

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje incontestabile, și anume:

- crearea unui domeniu informaţional unificat în organizaţiile cu o structură largă de ramură;

- implementare rapida cu adaptare la cerintele organizatiei cu implicarea specialistilor clienti in rezolvarea acestor probleme;

- o interfață convenabilă și accesibilă permite personalului organizației să stăpânească lucrul în sistem într-un timp scurt, fără stres;

- munca eficientă a utilizatorilor se realizează prin Lotus și client web;

- funcționarea fiabilă a sistemului, suport și administrare în toate filialele dintr-un singur centru 24/7;

- reducerea traficului la lucrul într-un mediu distribuit;

- oportunități ample de creștere a sistemului în ceea ce privește numărul de utilizatori, tipuri de documente, site-uri;

- nivel ridicat de securitate a informațiilor;

- experienta bogata si de succes in implementare, profesionalismul dezvoltatorilor;

- preț atractiv și accesibil cu o calitate înaltă a funcționării sistemului.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza sistemului de documentație de management BOSS-Referent poate fi reprezentat convențional ca un set de mai multe straturi.

Sistemul BOSS-Referent constă din următoarele module:

Hardware de server, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte echipamente tehnice.

Figura 1 - Straturi ale sistemului de documentație de management BOSS-Referent

Sistem de operare: sistem de operare de rețea Windows, Linux, alte și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.

Lotus Notes/Domino este o platformă software de aplicație care este un supliment pentru un sistem de operare în rețea și include instrumente pentru stocarea documentelor, replicarea datelor (sincronizare), căutarea full-text, e-mail și alte mecanisme importante.

BOSS-Referent - module software interconectate cu aplicații care funcționează în mediul Lotus Notes/Domino și susțin procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de documente funcțional.

Suport organizațional și de reglementare: reglementări, reguli de funcționare, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.

BOSS-Referent include un set de subsisteme interconectate concepute pentru a crea un sistem electronic de gestionare a documentelor și automatizare de birou.

Figura 2 - Structura managementului documentelor electronice „BOSS-Referent”

Cel mai mare EDMS din Rusia este construit pe platforma BOSS-Referent din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) - peste 85.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Ecranul principal oferă utilizatorului o imagine clară a stării actuale a lucrurilor. Un angajat poate evalua cu ușurință numărul și esența sarcinilor imediate, volumul de corespondență și documente primite pentru procesare și, dacă dorește, poate trece la un anumit document, scrisoare sau instrucțiune. Noile sarcini nu vor lăsa singur angajatul până când nu sunt finalizate.

Figura 3 - Ecranul principal al programului

Figura 4 - Ecranul Comenzi

Utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent sunt autorități federale și regionale, întreprinderi unitare de stat, companii comerciale, inclusiv atât holdinguri cu o structură mare de sucursale, cât și organizații mici.

Automatizarea managementului documentelor cu ajutorul BOSS-Referent duce la o creștere a productivității angajaților, un acces mai ușor la informații pentru luarea deciziilor de management, o disciplină îmbunătățită a performanței și, în consecință, o creștere generală a calității managementului.

Sarcini de management rezolvate de EDMS BOSS-Referent:

- organizeaza munca eficienta cu contracte;

- faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;

- automatizarea fluxului de documente al autorităților federale sau regionale;

- asigura un control de înaltă calitate asupra executării instrucțiunilor de la manageri;

- cresterea eficientei procesarii aplicatiilor;

- stabilirea managementului documentelor in cadrul sistemului de management al calitatii.

Nu este surprinzător faptul că interogările „asistent șef” sunt adesea introduse în motoarele de căutare de către reprezentanți atât ai organizațiilor comerciale, cât și ai structurilor guvernamentale.

Implementarea EDMS BOSS-Referent oferă următoarele rezultate:

- îmbunătățirea calității serviciilor publice;

- imbunatatirea disciplinei de performanta, cresterea controlabilitatii;

- creșterea transparenței și deschiderii activităților;

- reducerea costurilor pentru asigurarea muncii organelor guvernamentale;

- crearea bazei unui sistem informatic cuprinzător, cum ar fi „guvernarea electronică” (flux de documente interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri de servicii guvernamentale).

Perioada de rambursare a sistemului variază de la șase luni la 2 ani.

1.3 Avantajele și dezavantajele EDMS BOSS-Referent

Beneficii pentru companiile comerciale:

- controlabilitate crescută;

- răspuns prompt la schimbări;

- cresterea competitivitatii companiei pe piata.

Avantajele EDMS BOSS-Referent sunt determinate de capacitățile largi ale platformei IBM Lotus, arhitectura de înaltă tehnologie și experiența bogată de implementare. Pot fi evidențiate următoarele avantaje ale soluției față de concurenți:

Avantaje:

- implementarea rapida si automatizarea rapida a proceselor de procesare a documentelor;

- Ușor pentru utilizatori să stăpânească elementele de bază ale lucrului cu sistemul datorită faptului că interfața este convenabilă și intuitivă;

- capacitatea utilizatorilor de a lucra pe deplin cu sistemul atât prin clientul Lotus, cât și prin web;

- oportunități ample de adaptare a sistemului la nevoile organizației, inclusiv de către specialiștii clientului;

- posibilitatea construirii unui spațiu informațional cu adevărat unificat în organizațiile cu structură distribuită geografic;

- reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit datorită implementării principiului „documentul se livrează numai acolo unde este necesar pentru lucru”;

- asigurarea fiabilității și toleranței la erori a sistemului 24 de ore din 24, 7 zile pe săptămână;

- ușurința întreținerii sistemului și capacitatea de a administra EDMS în toate ramurile dintr-un singur punct;

- asigurarea unui grad ridicat de securitate a datelor;

- una dintre cele mai bune oferte de pe piata in ceea ce priveste raportul pret/calitate;

- eficacitatea și beneficiile sistemului sunt confirmate de experiența multor implementări de succes.

2. Analiza experienței în implementarea EDMS BOSS-Referent

2.1 Practica implementării BOSS-Referent în Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse

Grupul de companii IT Co. și partenerii săi au implementat un număr semnificativ de proiecte pentru a crea sisteme electronice de gestionare a documentelor pe platforma BOSS-Referent la întreprinderi din diverse industrii, dimensiuni și forme de proprietate.

Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse este cel mai mare departament din structura organismelor guvernamentale din țara noastră. În fiecare an, Serviciul Fiscal Federal primește și procesează peste 200 de mii de documente de la cetățeni, persoane juridice și agenții guvernamentale. În acest sens, una dintre sarcinile principale ale Serviciului Fiscal Federal este crearea unui sistem de management al documentelor.

Pachetul software BOSS-Referent, dezvoltat de Compania IT pe platforma Lotus Domino/Notes, a fost ales ca bază pentru sistemul departamental de management al documentelor electronice al Serviciului Fiscal Federal. Proiectul comun al IT Co. și Centrul principal de calcul de cercetare al Serviciului Federal de Taxe din Rusia (GNIVC) de a crea un EDMS se desfășoară în trei etape.

În prezent, numărul utilizatorilor sistemului depășește 88 de mii, iar după finalizarea proiectului, peste 120 de mii de oameni vor lucra în sistem. Deja astăzi, sistemul electronic de gestionare a documentelor al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei este cel mai mare din țara noastră.

La jumătatea anului 2008, sistemul departamental de gestionare a documentelor electronice al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei include peste 800 de organizații. Inclusiv: Oficiul Central al Serviciului Fiscal Federal, peste 80 de departamente teritoriale ale Serviciului Fiscal Federal, 7 inspecții ale Serviciului Fiscal Federal pentru Districtele Federale ale Federației Ruse, 9 inspectorate interregionale pentru marii contribuabili, peste 750 de districte și inspectoratele municipale ale Serviciului Federal de Taxe.

Indicatorii cantitativi ai fluxului de documente în 2007 sunt impresionanți. Numărul de scrisori de intrare și de ieșire livrate și înregistrate folosind EDMS în sediul central a fost de: 185.000 de documente primite și, respectiv, 235.000 de ieșire. De exemplu, pentru administrația teritorială a Serviciului Fiscal Federal din Republica Tatarstan, acești indicatori sunt egali: 113.000 și 132.000 de documente.

Figura 5 - Sistemul electronic de gestionare a documentelor al Serviciului Fiscal Federal

Sistemul electronic de gestionare a documentelor al Serviciului Fiscal Federal este conceput pentru a automatiza principalele procese de gestionare a documentelor din Oficiul Central, Direcțiile (UFTS) și Inspectoratele Interregionale (IRI) ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei, Inspectoratul Serviciului Fiscal Federal (Inspectoratul de Serviciul Fiscal Federal) al Rusiei și să asigure interacțiunea eficientă între ele în procesul de lucru.

EDMS al Serviciului Fiscal Federal al Rusiei este format din trei niveluri, între care se realizează interacțiunea cu informațiile:

Nivelul 1: Administrația Centrală EDMS a Serviciului Fiscal Federal

Nivelul 2: EDMS Federal Tax Service (MRI) („EDS-Region”)

Nivelul 3: EDS al Serviciului Fiscal Federal.

Familia de produse Lotus Notes/Domino este utilizată ca componente de bază ale EDMS al Serviciului Fiscal Federal.

Sistemul Notes/Domino acceptă un sistem de certificate ierarhice pe mai multe niveluri pentru utilizatori și servere. Proiectul utilizează un sistem unificat de certificate pentru întreaga organizație, ținând cont de structura organizatorică pe trei niveluri și distribuția teritorială a diviziilor. În conformitate cu această schemă, infrastructura Lotus Notes/Domino se bazează pe un singur certificat rădăcină - Serviciul Fiscal Federal. Prin analogie cu certificatul biroului central al Autorității Centrale / Serviciului Fiscal Federal, a fost creat un certificat de nivel 1 de tipul CodUFNS / Serviciul Fiscal Federal pentru fiecare Direcție Serviciului Fiscal Federal - de exemplu, R05 / Serviciul Fiscal Federal.

Fiecare Serviciu Fiscal Federal (IRI) are propriul domeniu de Note. Toate serverele Federal Tax Service sunt instalate ca primele servere din domeniile lor. Serverele din inspecțiile de regiune sunt instalate ca servere secundare în aceleași domenii.

Toate serverele Serviciului Federal de Taxe (MRI) au propria lor agendă Lotus Notes (Domino Directory).

Catalogul unificat al Serviciului Fiscal Federal este furnizat de:

Replicarea tuturor agendelor pe serverul central Hub (push);

Utilizarea bazei de date Directory Catalog și a sarcinii standard Lotus Notes Dircat;

Replicarea bazei de date Directory Catalog în regiuni (pull).

Acest lucru face posibilă efectuarea unui schimb arbitrar de corespondență și interacțiune între diferitele servicii fiscale federale, inspectoratul interregional și serviciul fiscal federal.

Caracteristica principală a Serviciului Fiscal Federal este un sistem de birouri pe trei niveluri. Nu numai șeful de departament, ci și adjuncții săi, precum și șefii de departamente au propriul birou. În acest sens, la nivelurile publicului și departamentelor țintă funcționează o structură cu mai multe birouri, ceea ce face posibilă asigurarea faptului că numai acei utilizatori care au drepturi de acces adecvate lucrează cu documente ale diferitelor grupuri. Angajații inspecțiilor districtuale lucrează cu bazele de date „Cancelarie - Serviciul fiscal federal” create special pentru fiecare inspecție. EDMS generează automat registre săptămânale ale documentelor livrate și înregistrate în departamentele de servicii fiscale, care sunt transferate publicului țintă. Registre similare sunt primite de la inspectoratele raionale către departamentul relevant.

EDMS al Serviciului Federal de Taxe a implementat capacitatea de a arhiva documente în baza de date Office. Arhivele departamentelor regionale, inspecțiilor și CA sunt autonome.

Special pentru angajații serviciilor fiscale a fost dezvoltat un sistem de învățare la distanță, care ia în considerare toate caracteristicile EDMS al Serviciului Fiscal Federal și este modulul acestuia.

2 .2 Experiență în utilizarea BOSS-Referent în Rosnedvizhimost

Agenția Federală de Cadastru Imobiliar (Rosnedvizhimost) este un organ executiv federal care îndeplinește funcțiile de administrare a proprietății de stat și de furnizare de servicii publice în domeniul menținerii cadastrului imobiliar de stat, efectuarea înregistrării cadastrale de stat a bunurilor imobiliare, activități cadastrale, evaluarea cadastrală de stat a terenurilor, gospodărirea terenurilor și monitorizarea de stat a terenurilor, precum și funcțiile de control funciar de stat.

Construcția EDMS Rosnedvizhimost a fost realizată în două direcții: automatizarea fluxului de documente în biroul central al departamentului și introducerea sistemelor electronice de gestionare a documentelor la nivel regional - în Direcțiile Rosnedvizhimost pentru entitățile constitutive ale Federației și cadastrale. camere.

La jumătatea anului 2015, EDMS Rosnedvizhimost includea peste 220 de organizații departamentale (Oficiul central, direcțiile teritoriale din Rosnedvizhimost în entitățile constitutive ale Federației, Camerele federale cadastrale din entitățile constitutive ale Federației) situate în fusuri orare de la Chukotka la Kaliningrad , numărul utilizatorilor activi ai sistemului electronic de gestionare a documentelor a depăşit 2000 .

Aproape încă din primele zile de implementare, Agenția a primit un instrument puternic care asigură executarea necondiționată a tuturor ordinelor guvernamentale. Sistemul permite tuturor angajaților managementului să monitorizeze execuția instrucțiunilor în mod independent. Un rezultat foarte important al introducerii EDMS este eliminarea problemei stocării documentelor, inclusiv a corespondenței curente.

Sistemul este implementat și funcționează pe servere dedicate. Aceasta înseamnă că fiecare subiect al federației a implementat un sistem regional de gestionare a documentelor electronice pe propria bază de servere și rețea de abonați, dar toate aceste EDMS regionale sunt integrate în sistemul general. Adică, a fost construită o structură ierarhică care permite angajaților departamentelor teritoriale să desfășoare în mod independent munca în EDMS.

Sistemul include componente software care permit ca următoarele procese de producție de bază să fie automatizate la maximum:

- înregistrarea documentației de intrare și de ieșire (complex multinivel al bazei de date „Office”);

- distribuirea documentelor;

- procesarea contestațiilor cetățenilor, precum și monitorizarea executării deciziilor luate cu privire la acestea (DB „Cereri cetățeni”);

- monitorizarea executării instrucțiunilor date de conducerea Agenției pe baza documentelor primite (DB „Ordine”, DB „Oficiul șefului”);

- înregistrarea, stocarea comenzilor, instrucțiunilor, instrucțiunilor de la conducere etc. (DB „Documente organizatorice și administrative”);

- aprobarea proiectelor de documente si transmiterea acestora spre aprobare si inregistrare ulterioara;

- lucrarea cu documente „Pentru uz oficial;

- căutarea documentelor.

Fiecare departament teritorial are la dispoziție un set similar de baze de date pentru a desfășura lucrări independente de menținere a documentației suport pentru management.

S-au lucrat pentru optimizarea procesului de înregistrare a documentelor și de conversie a acestora din format hârtie în format electronic. A fost conectat un complex hardware și software specializat, care vă permite să scanați simultan volume mari de documentație, atașând automat imaginile documentelor pe cardurile de înregistrare EDMS.

Pe parcursul implementării proiectului au fost organizate și desfășurate sesiuni de instruire pentru toate categoriile de utilizatori, inclusiv în direcțiile teritoriale. Acesta a fost un factor pozitiv suplimentar pentru ca aceștia să înceapă să lucreze în sistem și să se adapteze la noile condiții de lucru cu documente.

Suportul tehnic este asigurat central de către grupul departamental de administrare EDMS din Oficiul Central al Agenției.

În acest moment, pare interesantă dezvoltarea sistemului în următoarele domenii:

1. Automatizarea proceselor de organizare a întâlnirilor, gestionarea deciziilor și raportarea acestora.

2. Automatizarea proceselor de stocare și gestionare a documentelor de proiect în diviziile structurale ale Agenției.

3. Interacțiunea EDMS cu alte sisteme de control automatizate și gestionarea publicării serviciilor furnizate de sistem și documente.

4. Posibilitatea controlului end-to-end asupra executării documentelor în Direcțiile Teritoriale și primirea rapoartelor de la Oficiul Central. Aceasta va oferi mecanisme suplimentare de obținere a informațiilor despre starea actuală a documentelor care sunt trimise spre executare către Direcțiile Teritoriale ale Agenției și ordinele create pe acestea.

5. Posibilitatea monitorizării automate a EDMS-TU de la sediul central (colectare de informații statistice). Disponibilitatea datelor structurate privind indicatorii cantitativi de lucru cu documente în EDMS ale organizațiilor subordonate. Posibilitatea generarii de rapoarte statistice.

Concluzie

Creșterea volumelor de informații, cum ar fi corespondența de intrare/ieșire/internă, faxuri, contracte, aplicații, comenzi și alte documente de lucru, au devenit de multă vreme parte integrantă a proceselor de afaceri și necesită procesare și organizare regulată - generare, sortare, analiză, coordonare și aprobare.

EDMS facilitează prelucrarea documentelor, asigură relevanța informațiilor stocate și reduce semnificativ timpul necesar găsirii datelor necesare.

Selectarea EDMS optimă ar trebui să țină cont de sarcinile rezolvate și de caracteristicile întreprinderii sau organizației. În prezent, este posibil să se implementeze atât EDMS complexe, care acoperă toate domeniile de lucru de birou în organizații mari și structuri de holding distribuite, cât și sisteme mai simple, necomplicate pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Principalele funcții ale sistemului electronic de management al documentelor

- înregistrarea și stocarea corespondenței, inclusiv corespondența electronică și documentația internă a angajaților;

- optimizarea proceselor de coordonare si aprobare a documentelor;

- asigurarea arhivării fiabile, prompte și pe termen lung a documentației cu un mecanism personalizabil pentru arhivarea automată a documentelor;

- unificarea si standardizarea formularelor si modelelor de documente;

- mentinerea unei liste de clienti, urmarirea istoricului interactiunii cu acestia;

- crearea unui spațiu informațional unificat și asigurarea posibilității de lucru pe deplin funcțional a angajaților în birou și în regim de acces la distanță;

- planificarea evenimentelor generale și personale.

Un mare avantaj al EDMS este capacitatea de a converti nu numai documentele în formă electronică, ci și procesele de comunicare ale angajaților, ceea ce face posibilă accelerarea și simplificarea organizării întâlnirilor și discuțiilor, schimbul de informații relevante și strategice și coordonarea acțiunile angajaților indiferent de locație (alte birouri, alte orașe).

Etapele implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

- examinarea reglementărilor existente pentru menținerea documentației, cerințelor și funcționalității EDMS

- punerea in functiune cu instalare software

- instruire privind lucrul cu sistemul pentru utilizatorii angajați

- suport in perioada de functionare de proba

Introducerea unui EDMS modifică calitativ procesul de flux de documente într-o organizație și oferă următoarele avantaje:

- reducerea timpului de căutare a documentelor necesare datorită căutării end-to-end în baza de date corporativă;

- reducerea intensității muncii și creșterea eficienței interacțiunii între diverse departamente;

- cresterea eficientei interactiunii intre diverse departamente;

- îmbunătățirea sistemului de administrare și control al procesului de prelucrare a documentației;

- reducerea timpului de livrare a informatiilor de management: comenzi, instructiuni, instructiuni;

- reducerea riscului de pierdere a documentelor;

- capacitatea de a lua rapid decizii datorită completitudinii și relevanței informațiilor furnizate;

- reducerea numărului de documente pe hârtie din fluxul de documente al companiei prin scanarea tuturor documentelor de intrare și de ieșire;

- creșterea securității stocării documentelor prin introducerea accesului autorizat la sistem, luând în considerare rolurile de acces și drepturile angajaților la aceste informații.

Un exemplu de EDMS este sistemul BOSS-Referent discutat în această lucrare. După cum se poate observa din exemplele prezentate, o serie de instituții (Serviciul Fiscal Federal, Rosnedvizhimost) l-au implementat deja în practică și au putut evalua rezultatele asociate cu optimizarea practică a fluxului de documente.

Listă literatură

1. Baykova I.Yu. Fluxul de documente și munca de birou: cum să organizați munca cu documente. - M.: Eksmo, 2014. - 483 p.

2. Bardaev E.A., Kravchenko V.B. Documentație. - M.: Academia, 2012. - 291 p.

3. Basakov M.I. Munca de birou și corespondența în întrebări și răspunsuri: un manual pentru studenții universităților și colegiilor economice - ed. a 5-a, revizuită. Și suplimentar //Seria „Manuale și materiale didactice” - Rostov n/a: Editura Phoenix, 2013. - 320 p.

4. Bobyleva M.P. Întrebări de analiză a fluxului de documente al unei organizații în condițiile utilizării sistemelor automatizate // Managementul înregistrărilor. - 2012. - Nr. 8. - str. 50-56

5. Bobyleva M.P. Pe drumul către managementul informației (probleme de evaluare a activităților serviciilor de suport documentare pentru management în condițiile automatizării fluxului de documente) // Managementul înregistrărilor. - 2014. - Nr. 2. - Cu. 67-69

6. Bykova T.A., Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Suport de documentare pentru management (documentare): Manual. indemnizatie. - Ed. a 2-a. M.: INFRA-M, 2012. - 260 p.

7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Gubskaya E.K. Munca de secretariat. Seria „Curs de pregătire”. Rostov n/d: Phoenix, 2011. - 270 p.

8. Grinberg, A. S. Documentation support for management [Resursa electronică]: un manual pentru studenții care studiază în domeniile „Economie” și „Management”, specialitățile „Informatică”, „Suport documentare și documentare pentru management”, „Automatizare și management”. ” / A. S. Grinberg et al. - M.: UNITY-DANA, 2012. - 391 p.

9. Munca de birou (Organizarea si tehnologiile de gestionare a documentelor); Manual pentru universități/Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. si etc.; Editat de prof. T.A. Kuznetsova. - M.: UNITATEA-DANA, 2013. - 359 p.

10. Suport de documentare pentru activitățile organizației. Baranovsky V.P. Tutorial. - M.: Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. Editura Ekmos, 2005. - 276 p.

11. Suport de documentare pentru management (documentare): Proc. sat / T.A.Bykova și alții - ed. a 2-a, revizuită. si suplimentare - M.: NIC Infra-M, 2013. - 304 p.

12. Kuznetsov S.L. Sisteme automate de înregistrare și control al execuției // Secretariat Affairs. - 2011. - Nr. 4. - Cu. 48-49

13. Kuznetsov S.L. Tehnologii moderne pentru documentare suport de management - M.: MPEI; 2012. - 361 p.

14. Kuznetsov, I. N. Lucrări de birou [Resursă electronică]: Manual educațional și de referință / I. N. Kuznetsov. - Ed. a VI-a, revizuită. si suplimentare - M.: Societatea de editură și comerț „Dashkov and Co”, 2013. - 520 p.

15. Kunyaev, N. N. Documente confidențiale și management electronic securizat de documente [Resursa electronică]: manual / N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, A. G. Fabrichnov; sub general ed. N. N. Kunyaeva. - M.: Logos, 2011. - 452 p.

16. Guvernare electronică. Gestionarea electronică a documentelor. Termeni și definiții: Manual / S.Yu. Kabașov. - M.: NIC INFRA-M, 2013. - 320 p.

17. Strastenko V.V. STC IRM. De ce ai nevoie de automatizare de birou? - Mod de acces: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Revizuirea sistemelor electronice de management al documentelor. - Mod de acces: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Management electronic document - Sisteme de documentare de management. - Mod de acces: http://www.IT.ru/

20. Sisteme automate de management al întreprinderii. - Mod de acces: http://www.cmdsoft.ru/

21. Resursa electronica: Centrul de Tehnologie Informatica: Sistem electronic de gestionare a documentelor N-System. - Mod de acces: http://www.cland.ru/

Postat pe Allbest.ru

Documente similare

Sisteme software de automatizare de birou. Evaluarea eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor. Analiza serviciului de management de birou la SA „Tekhnoliga”. Crearea unui sistem electronic de management al documentelor bazat pe EDMS „BOSS-Referent”.

lucrare de curs, adăugată 03.04.2015

Esența și spivvіdnosheniya înțeleg „referent”, „secretar-referent” și „asistent kerivnik”. Beneficii de calificare pentru munca unui referent. Documente de reglementare pentru profesia de referent în Ucraina. Documente care reglementează activitățile referentului din spatele cordonului.

lucrare curs, adăugată 22.03.2015

Analiza sistemelor moderne de automatizare de birou în organizații și managementul documentelor electronice, caracteristicile clasificării acestora. Probleme de automatizare a managementului documentelor electronice. Avantajele implementării unui sistem electronic de management al documentelor.

lucrare curs, adăugată 15.01.2013

Esența și semnificația managementului documentelor electronice, impactul acestuia asupra creșterii eficienței în procesul de management al întreprinderii. Determinarea schemei de procesare a documentelor în paralel sau secvenţial. Clasificarea programelor de gestionare a documentelor electronice.

lucrare curs, adăugată 22.04.2014

Concepte și principii de bază ale managementului documentelor electronice, avantajele implementării acestuia. Portable Document Format (PDF) ca format portabil de document electronic portabil independent de platformă. Semnătura digitală electronică: scop și aplicare.

prezentare, adaugat 31.01.2016

Concepte și definiții ale managementului documentelor electronice (conform textului legilor federale). Necesitatea întreprinderilor mici pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS). Clasificarea funcțiilor EDMS, cerințe de bază pentru aceasta. Atributele și detaliile documentelor.

prezentare, adaugat 21.03.2015

Clasificarea problemelor în implementarea instrumentelor electronice de gestionare a documentelor: știință excesivă, rezistență la mediu și invers reinginerie, personalizare, subproiectare. Conservatorismul angajaților și al managementului. Oferirea de forță juridică a unui document electronic.

rezumat, adăugat 17.05.2011

Caracteristicile tehnice, specificul, intervalele de timp și dificultățile de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor într-o întreprindere. Analiza problemelor psihologice care apar în timpul motivației și recalificării personalului asociat cu implementarea EDS.

lucrare curs, adaugat 12.04.2014

Esența și tipurile de management electronic al documentelor; principiile organizării sale. Reguli pentru întocmirea documentelor administrative și de referință și informare. Conceptul și natura apariției unui fond de arhivă. Reglementarea fluxului de documente electronice în organizație.

lucrare curs, adaugat 16.10.2014

Caracteristicile subsistemului informational de management. Conceptul și tipologia documentelor de reglementare ale organizației. Studiul fluxului de documente la întreprinderea „Uzina de construcție a casei cu panouri mari” SRL. Metode de introducere a managementului electronic al documentelor „Delo”.

Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Creat în 1996, astăzi EDMS BOSS-Referent este unul dintre liderii de pe piața rusă a soluțiilor de clasă ECM (Enterprise Content Management). Cel mai mare EDMS din Rusia este construit pe platforma BOSS-Referent din Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (FTS) - peste 130.000 de utilizatori, iar în compania MTS - sistemul reunește peste 25.000 de angajați.

Cui este destinat EDMS BOSS-Referent?

Ce sarcini de management ajută EDMS BOSS-Referent să rezolve?

organizează munca eficientă cu contracte;
faceți fluxul intern al documentelor corporative cât mai fără hârtie posibil;
automatizează fluxul de documente al autorităților federale sau regionale;
asigura un control de înaltă calitate asupra executării instrucțiunilor de la manageri;
creșterea eficienței procesării aplicațiilor;
implementarea fluxului documentelor de proiect și posibilitatea de lucru în echipă;
stabilirea managementului documentelor în cadrul sistemului de management al calității.

Ce rezultate dă implementarea EDMS BOSS-Referent?

În autorități:

îmbunătățirea calității serviciilor publice;
îmbunătățirea disciplinei de performanță, creșterea controlabilității;
creșterea transparenței și deschiderii activităților;
reducerea costurilor de susținere a activității organismelor guvernamentale;
crearea bazei unui sistem informatic cuprinzător, cum ar fi „guvernarea electronică” (flux de documente interdepartamentale, EAR, arhive, portaluri de servicii guvernamentale).

Pentru companiile comerciale:

controlabilitate crescută;
răspuns prompt la schimbări;
cresterea competitivitatii companiei pe piata.

Perioada de rambursare a sistemului variază de la șase luni la 2 ani.

Ce avantaje determină conducerea EDMS BOSS-Referent

implementarea rapidă și automatizarea rapidă a proceselor de procesare a documentelor;
ușor pentru utilizatori să stăpânească elementele de bază ale lucrului cu sistemul datorită faptului că interfața este convenabilă și intuitivă;
capacitatea utilizatorilor de a lucra pe deplin cu sistemul atât prin intermediul clientului Lotus, cât și prin web;
oportunități ample de adaptare a sistemului la nevoile organizației, inclusiv de către specialiștii clientului;
posibilitatea construirii unui spațiu informațional cu adevărat unificat în organizațiile cu structură distribuită geografic;
potențial mare de creștere a dimensiunii sistemului – în ceea ce privește numărul de utilizatori, site-uri, tipuri de documente prelucrate;
reducerea traficului atunci când se lucrează într-un mediu distribuit prin implementarea principiului „documentul este livrat doar acolo unde este necesar pentru lucru”;
asigurarea fiabilității sistemului și toleranței la erori 24 de ore, 7 zile pe săptămână;
ușurința întreținerii sistemului și capacitatea de a administra EDMS în toate ramurile dintr-un singur punct;
asigurarea unui grad ridicat de securitate a datelor;
una dintre cele mai bune oferte de pe piata in ceea ce priveste raportul pret/calitate;
Eficacitatea și beneficiile sistemului sunt confirmate de experiența multor implementări de succes.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor Boss-Referent a fost creat în 1996 și încă deține o poziție de lider pe piața rusă a aplicațiilor din clasa ECM. EDMS BOSS-Referent automatizează fluxul de documente al companiei și optimizează munca de birou. Acest sistem este potrivit pentru automatizarea fluxului de documente al agențiilor guvernamentale și al marilor companii private, al holdingurilor și al întreprinderilor mijlocii.

Gestionarea electronică a documentelor în Serviciul Fiscal Federal al Federației Ruse (mai mult de 130 de mii de utilizatori) funcționează pe baza BOSS-Referent; peste 25 de mii de angajați sunt conectați la sistemul MTS.

Utilizarea sistemului:

vă permite să eliminați cât mai mult posibil documentele;
ajută la optimizarea muncii cu contracte și aplicații;
organizează un management eficient al proiectelor;
îmbunătățește controlul asupra executării sarcinilor și instrucțiunilor din partea conducerii.

EDMS BOSS-Referent are o serie de avantaje incontestabile, și anume: