Analiza KPI. KPI - indicatori cheie de performanță - ce sunt aceștia în cuvinte simple. Exemple de utilizare a indicatorilor

Introductiv. Descrierea generală a proceselor tipice în companii

Orice companie este formată din multe procese de afaceri: de la management strategic și financiar până la planificarea detaliată a proceselor de producție și managementul calității bunurilor/serviciilor fabricate.

Fiecare companie are propriul grad de formalizare a proceselor.

În unele companii, procesele nu sunt formalizate și funcționează „la un capriciu”, în timp ce în unele sunt formalizate și dezvoltate reglementări stricte, evidențiind etapele muncii, responsabilitățile postului și domeniile de responsabilitate.

Totul depinde de dimensiunea companiei, de volumul de muncă și de gradul de control necesar.

Pentru a obține succesul companiei, a se adapta rapid la o piață în schimbare, a asigura calitatea muncii și rapiditatea în livrarea serviciilor, este necesar să se controleze activitățile companiei, atât operațional, cât și pe termen lung.

Orice manager de companie, și cu atât mai mult un proprietar de afaceri, trebuie să înțeleagă performanța companiei și a angajaților săi. În același timp, nu trebuie să uităm că, pe lângă sarcinile „actuale” de zi cu zi, este necesară și îndeplinirea sarcinilor care vizează atingerea obiectivelor strategice ale companiei.

Obiectivele strategice ale companiei pot fi descrise atât în formă extinsă, cât și elaborate în detaliu. În orice caz, orice obiectiv trebuie să fie măsurabil și realizabil.

Pentru implementarea și urmărirea indicatorilor financiari și non-financiari ai atingerii obiectivelor strategice, se utilizează de obicei un tablou de bord echilibrat (BSC), care, la rândul său, utilizează un set de indicatori KPI pentru a măsura performanța și gradul de realizare a obiectivelor stabilite.

KPI. Descriere generală

Conform standardului sistemului de management al calității (ISO 9000:2008. Sisteme de management al calității. Fundamente și vocabular) :

KPI (Indicatori cheie de performanță) – aceștia sunt indicatori cheie ai eficienței și eficacității, eficiența fiind definită ca raportul dintre resursele cheltuite și rezultatele obținute, iar eficacitatea ca gradul în care sunt atinse rezultatele planificate.

Sistemul KPI este aplicabil în orice domeniu de activitate și vizează managementul companiei pentru a monitoriza eficiența și eficacitatea activităților.

Implementarea unui sistem KPI într-o companie va permite:

Gestionați performanța companiei în ansamblu și monitorizați atingerea obiectivelor strategice ale companiei

Evaluați performanța companiei, a departamentelor și a angajaților specifici din perspectiva operațională și pe termen lung

Identificați modelele de dezvoltare atât ale afacerii în ansamblu, cât și ale proceselor de afaceri individuale

Asigurați motivația angajaților pentru atingerea obiectivelor strategice ale companiei

Creșteți loialitatea angajaților și asigurați un sistem de remunerare eficient

Creșteți loialitatea clienților și satisfacția față de calitatea bunurilor/serviciilor furnizate

Reduceți costul proceselor de afaceri și costul produselor

Clasificarea indicatorilor KPI Indicatorii cheie sunt de obicei împărțiți în întârziați și în frunte.

Indicatori întârziați = indicatori de rezultat. Folosit pentru a monitoriza rezultatele performanței și pentru a atinge obiectivele stabilite la sfârșitul perioadei de raportare. Aceștia stabilesc direcția strategică a activității, ceea ce dorește compania să realizeze la sfârșitul perioadei de raportare.

Indicatori conducători = operaționali. Indicatorii conducători sunt utilizați pentru a monitoriza activitățile operaționale ale angajaților pentru realizarea în continuare a indicatorilor întârziați, de ex. indicatori pentru atingerea obiectivelor stabilite la sfârşitul perioadei de raportare.

Cerințe pentru indicatorii KPI

Indicatorii pot fi dezvoltați în raport cu obiectivele organizației, cu obiectivele departamentelor, cu procesele de afaceri, cu funcțiile și domeniile de responsabilitate ale angajaților în conformitate cu fișele posturilor acestora.

Pentru companiile care operează în diverse domenii de activitate, fiecare domeniu de activitate își dezvoltă propriul grup de indicatori KPI. De exemplu, în acest fel puteți monitoriza activitățile sucursalelor și respectarea acestora cu obiectivele companiei în ansamblu.

La elaborarea oricărui indicator, este necesar să se identifice persoana responsabilă responsabilă de implementarea acestui indicator. Dacă indicatorul este pentru societate în ansamblu, directorul general poate fi numit ca persoană responsabilă, care la rândul său va descrie scopuri și obiective mai detaliate pentru angajații săi din subordine. La fel și pentru scopurile diviziilor.

Cerințe de bază pentru indicatori:

Indicatorii ar trebui să stimuleze munca angajatului

Indicatorii trebuie să fie clar definiți și măsurabili

Indicatorii trebuie să fie realiști și realizabili

Indicatorii ar trebui să fie distribuiți în conformitate cu domeniile de responsabilitate ale angajaților

La dezvoltarea KPI-urilor, se recomandă utilizarea a nu mai mult de 10 indicatori cheie, ceea ce va evita supraîncărcarea managementului cu indicatorii de planificare și urmărire. Pentru a motiva angajații, este obișnuit să folosiți 3-5 indicatori KPI.

Procesul de dezvoltare și implementare a unui sistem KPI

Dezvoltarea unui sistem de indicatori KPI se realizează cuprinzător pentru întreaga companie în ansamblu și constă din următoarele etape:

Initierea proiectului

Dezvoltarea metodologiei

Dezvoltarea sistemului KPI

Initierea proiectului

Orice proiect începe cu inițierea: un studiu preliminar, evaluarea fezabilității, coordonarea și aprobarea proiectului, formarea de persoane responsabile și recrutarea echipei de proiect.

Dezvoltarea metodologiei

Pentru a dezvolta KPI-uri, este necesar să se dezvolte o metodologie care să se asigure că KPI-urile sunt consecvente cu obiectivele companiei și cu structura organizațională.

La elaborarea metodologiei se efectuează următoarele:

Formalizarea si optimizarea structurii organizationale

Stabilirea listei de posturi pentru care va fi utilizat sistemul KPI

Determinarea indicatorilor cheie KPI, a procedurii de calcul și a ponderilor acestora, ținând cont de obiectivele strategice ale companiei și de modelul motivațional aprobat

Definiția formulare de raportare

Formarea reglementărilor pentru planificarea, executarea și controlul KPI-urilor

Dezvoltarea, coordonarea și aprobarea unui model motivațional pentru posturile selectate, ținând cont de KPI-uri

Rezultatul acestei etape va fi o metodologie bine dezvoltată, cu indicatori KPI și documente de reglementare dezvoltate.

Dezvoltarea sistemului KPI

Pentru a monitoriza și controla activitățile companiei, este necesară crearea unui sistem informațional unificat.

Etape principale de dezvoltare, configurare și implementare a sistemului KPI:

Redactarea specificațiilor tehnice

Dezvoltarea și configurarea sistemului

Testarea sistemului

Instruirea utilizatorilor

Punerea în funcțiune a sistemului KPI

Rezultatul acestei etape va fi formarea unui sistem unificat de KPI, oferind un depozit unificat de indicatori de management, colectarea și analiza KPI-urilor pentru companie.

Exemple de indicatori de performanță

În funcție de obiectivele companiei, la dezvoltarea indicatorilor KPI sunt utilizate abordări diferite, dar se poate identifica un principiu general pentru dezvoltarea indicatorilor: mai întâi definim obiectivul de afaceri, apoi formăm indicatorii.

Ca exemplu, luați în considerare obiectivul companiei: de la 1 ianuarie 2014 până la 31 decembrie 2014, creșteți vânzările cu 10% lunar. Astfel, se generează imediat indicatorii pentru Angajatul Departamentului de Vânzări:

Indicator	Calcul	Comentariu
Volumul de vânzări planificat pentru luna curentă	Volumul real al vânzărilor din ultima lună + 0,1 (10%) * Volumul real al vânzărilor din ultima lună	De asemenea, este folosit pentru a se asigura că angajatul vede valoarea țintă reală a planului de vânzări pentru perioada respectivă
Volumul real de vânzări pe baza rezultatelor lunii de raportare	Calculat fie manual, fie automat
Rata de creștere procentuală a volumului vânzărilor (lunar)	(Volumul real de vânzări pe baza rezultatelor lunii de raportare * 100% / Volumul vânzărilor planificat pentru luna curentă) – 100%	Obținem creșterea/scăderea procentuală reală a volumului vânzărilor
Evaluarea lunară a implementării planului de vânzări	Dacă > sau = 10%	Scopul este îndeplinit în conformitate cu standardul, angajatului i se acordă un bonus
Evaluarea lunară a implementării planului de vânzări	Dacă Volumul vânzărilor % rata de creștere < 10%	Scopul nu este îndeplinit. Este necesar să aflați și să eliminați motivele neîndeplinirii planului.

Exemple de indicatori posibili:

Persoana responsabila	Indicator	Ţintă
Manageri de top, directori	EBIT (castig inainte de dobanda si impozit), castig inainte de dobanda si impozite	Creșterea profitului companiei, evaluarea profitabilității afacerii, sistemul de motivare a managementului
Manageri de top, directori	Profit brut, nivelul de profitabilitate, raportul dintre profitul brut și vânzările totale
Managerii	Numărul de clienți noi în perioada	Indeplinire plan de vanzari, motivare, calcul bonusuri
	Volumul mediu de vânzări
	Suma medie a cecului
	Fără refuzuri de comandă	Cresterea fidelitatii clientilor, imbunatatirea calitatii serviciilor, cresterea volumului vanzarilor, motivarea, calcularea bonusurilor
Angajat al departamentului de personal (departamentul de resurse umane)	Rata de uzură a personalului, raportul dintre numărul de angajați disponibilizați și numărul total mediu de angajați pentru perioada	Reducerea fluxului de personal, motivare, calcul de bonusuri
Angajații companiei	Eficacitatea angajaților conform listei de sarcini operaționale și pe termen lung	Îmbunătățirea eficienței muncii fiecărui angajat al companiei

Pentru evaluarea ulterioară a indicatorilor se utilizează raportul plan/real.

Ce sisteme suportă de obicei monitorizarea performanței?

Pentru a gestiona performanța, companiile optimizează și automatizează procesele de afaceri, implementează soluții CRM, SCM, EAM, PLM și ERP, care permit și calcularea indicatorilor KPI de afaceri.

Pentru a construi un sistem KPI unificat, ei organizează o interacțiune generală de integrare între toate sistemele informaționale ale companiei sau implementează software specializat.

Trebuie remarcat faptul că o companie are de obicei o mulțime de sisteme informaționale, iar implementarea și configurarea fluxurilor de informații de integrare end-to-end între ele este una dintre sarcinile importante, dar și cele mai costisitoare.

Cea mai economică opțiune este implementarea unui software specializat suplimentar cu configurarea minimă a interacțiunii de integrare necesare.

De exemplu, să ne uităm la software-ul specializat „ELMA KPI”, ce face și de ce este necesar.

Sistemul este conceput pentru a îmbunătăți eficiența companiei prin implementarea și monitorizarea implementării scopurilor și obiectivelor stabilite.

Sistemul acceptă abordarea clasică a dezvoltării unui sistem KPI conform Norton și Kaplan:

Pentru fiecare indicator se determină o persoană responsabilă, o scală, o valoare implicită, metode de colectare și analiză a valorilor, necesitatea coordonării, aprobării și controlului rezultatelor muncii și contabilizarea costurilor cu forța de muncă.

Beneficii de utilizare:

Utilizarea unui sistem de management unificat

Formarea cuprinzătoare a scopurilor și obiectivelor pentru întreaga companie, legate de indicatorii de performanță pentru implementarea acestora

Organizarea feedback-ului pentru fiecare sarcină și fiecare indicator

Reprezentare vizuală a stării de implementare a scopurilor și obiectivelor strategice cu capacitatea de a detalia până la nivelul unui anumit angajat

Folosind indicatori de management, rapoarte și diagrame gata făcute

Functionalitate:

Conceptul general de lucru în sistemul ELMA KPI este următorul:

Să luăm în considerare capacitățile sistemului:

Gestionarea obiectivelor strategice ale companiei

Managementul evenimentelor

Formarea sarcinilor SMART

Managementul indicatorului KPI

Managementul matricei de performanță

Managementul sarcinilor operaționale

Gestionarea comunicațiilor între angajați – Comunicator

Managementul Serviciului Clienți

Calendarul evenimentelor

Nota

Monitorizare și raportare

Surse potențiale de date pentru calcularea indicatorilor KPI: baze de date, sisteme OLAP, CRM și BPM, diverse 1C: Configurații Enterprise, interogări specializate cu logică de business suplimentară, e-mail, rezultate ale sarcinilor lansate și executate, introducere manuală.

Gestionarea obiectivelor strategice ale companiei

Sistemul vă permite să gestionați obiective strategice în diferite vederi: tabelar și grafic, ceea ce este convenabil pentru utilizare în diferite rapoarte de management.

Sistemul vă permite să construiți și să monitorizați hărți strategice pentru atingerea obiectivelor. Indicația de culoare afișează starea îndeplinirii obiectivului:

Managementul evenimentelor

Sistemul vă permite să urmăriți calendarul, costul și starea activităților planificate pentru a vă atinge obiectivele. Pentru fiecare eveniment, puteți atribui o sarcină SMART.

Formarea sarcinilor SMART

Sistemul vă permite să creați sarcini SMART legate de obiective și activități strategice. Sistemul acceptă Work Flow pentru lucrul cu sarcini pentru fiecare sarcină, puteți aloca un Executor, o Aprobare și un Controller.

Managementul indicatorului KPI

Conține o serie de indicatori KPI încorporați:

Sistemul vă permite, de asemenea, să generați indicatori în contextul structurii organizaționale (ținând cont de înlocuiri și absența unui angajat), să configurați logica de generare a indicatorilor ținând cont de scopurile și obiectivele strategice ale companiei, să urmăriți dinamica schimbărilor și dependențe cu alți indicatori.

Pentru fiecare indicator, este posibil să adăugați comentarii și clarificări asupra indicatorului.

Oferă oportunitatea de a vizualiza în mod cuprinzător performanța angajaților:

Managementul matricei de performanță

Sistemul vă permite să creați și să utilizați șabloane de matrice de performanță cu posibilitatea de a atribui un set de indicatori și sarcini SMART unui grup de angajați.

Managementul sarcinilor operaționale

Sistemul vă permite să atribuiți sarcini, atât în funcție de procesele de afaceri, cât și de documente specifice, atât unui anumit executant, cât și unui grup de interpreți.

WorkFlow este acceptat pentru lucrul cu sarcini (abilitatea de a coordona/aproba, atribui, executa și controla execuția sarcinilor).

Sistemul numără automat sarcinile finalizate și restante.

Gestionarea comunicațiilor dintre angajați

Sistemul folosește fluxul de mesaje ca un comunicator între angajați.

Managementul serviciului clienți

Sistemul acceptă unele funcții CRM. Vă permite să planificați comunicările cu clienții, să urmăriți potențialele contacte și clienții.

Nota

Sistemul sprijină capacitatea de a evalua performanța angajaților folosind indicatori KPI.

Monitorizare și raportare

Sistemul acceptă diverse instrumente de monitorizare, control și raportare încorporate.

În ceea ce privește funcționalitatea, panourile de control amintesc puțin de sistemele OLAP cu capacitatea lor de a vizualiza rapoarte rezumative și de a detalia în continuare atunci când navigați la anumite elemente ale diagramei. bazat pe 5 evaluări

Orice companie este interesată de creșterea eficienței afacerii și a performanței personalului. Atingerea acestor obiective este în mare măsură facilitată de introducerea unor indicatori măsurabili și fiabili cantitativ – KPI (Key performance indicators).

Principalul avantaj al unui sistem construit pe baza unor indicatori cheie este versatilitatea acestuia. De asemenea, se urmărește creșterea interesului personalului față de rezultatele activităților companiei. La dezvoltarea KPI-urilor se ține cont de specificul activităților organizației. KPI-urile pot fi utilizate pentru a evalua performanța întregii companii, a diviziilor sale individuale și a anumitor angajați. În plus, sistemul KPI vă permite să comparați procese omogene care apar în diferite condiții. De asemenea, face posibilă compararea performanței în mai multe divizii pentru aceeași perioadă.

Principalul avantaj al sistemelor KPI este că procesul de luare a deciziilor se reduce la analiza datelor care sunt disponibile în orice moment și prezentate într-un format pre-aprobat.

Calcule și aplicare KPI-uri

Cel mai eficient este să utilizați KPI-urile în marile companii de retail care au o rețea extinsă. În această afacere, fiecare punct de vânzare generează aceleași procese de afaceri. Acest lucru permite managementului de top al sediului central, prin dezvoltarea unor indicatori simpli, să vadă diferențele de performanță a filialelor și să prezică dificultățile. Mai mult, pe baza acestor indicatori este foarte posibil să se construiască un sistem de motivare a personalului. În plus, comparând și analizând constant rezultatele fiecărei divizii, este foarte probabil ca tendințele de dezvoltare a afacerii în ansamblu să poată fi prezise.

Simplitatea calculării indicatorilor financiari este asigurată de o formă transparentă de prezentare a raportării financiare sau de gestiune. Toate datele necesare sunt cuprinse în bilanț și contul de profit și pierdere. Conducerea poate obține informații pentru orice perioadă cât de repede o permite sistemul contabil utilizat. În practică, acest timp variază de la trei până la cinci zile până la 20. Această perioadă este destul de acceptabilă pentru implementarea în timp util a influenței managementului.

Elaborarea și compararea indicatorilor ar trebui să fie efectuată de un analist de afaceri intern, din cauza necesității de a furniza date exacte. El trebuie să înțeleagă clar toate avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre ei. La urma urmei, indicatorii aplicabili pentru evaluarea unui manager de top și a afacerii în ansamblu nu pot fi adesea utilizați pentru a evalua niciun departament. Acest lucru se explică prin specificul lucrării fiecărei unități structurale. De exemplu, pentru a evalua șeful unui centru de responsabilitate, este potrivit un indicator al profitului rămas la dispoziția organizației înainte de impozite și dobânzi (EBIT - câștig înainte de dobândă și impozit). Cu toate acestea, acest indicator este complet inaplicabil pentru evaluarea muncii unui manager de servicii pentru clienți. Cert este că EBIT este un indicator pur financiar. Caracterizează eficiența de a face afaceri, adică depinde direct de veniturile și cheltuielile companiei. Managerul serviciului clienți nu influențează direct aceste cifre. Munca lui ar trebui evaluată de un alt indicator, nefinanciar. De exemplu, numărul de revendicări ale clienților soluționate sau procentul acestui număr față de numărul total de revendicări.

Cerințe de bază pentru KPI-uri

Valoarea sistemului de indicatori nu constă în monitorizarea datelor conform principiului „numărare-comparare-uitare”. Principalul lucru este că vă permite să identificați modele de dezvoltare a afacerii ca întreg sau procese individuale de afaceri. În plus, indicatorii KPI sunt utilizați în bugetarea pe termen scurt și pe termen lung. La urma urmei, un buget în esență este un set de indicatori financiari care conduc compania la îndeplinirea obiectivelor strategice și tactice preplanificate. Mai mult decât atât, de obicei principalul este realizarea unui profit, același EBIT, în conformitate cu care este evaluată munca unui manager de top. Aceasta este relația dintre sistemul KPI și bugetare. Dar sistemul de indicatori cheie nu se limitează doar la funcția de conectare a sprijinului bugetar. În plus, KPI-urile îndeplinesc alte funcții, de exemplu:

vă permit să evaluați munca fiecărui angajat sau grup;
ajuta la motivarea personalului pentru a obtine rezultate;
crește responsabilitatea fiecărui angajat pentru domeniul său de activitate;
oferă o oportunitate de a dezvolta și îmbunătăți cele mai promițătoare domenii de afaceri;
oferi managementului o bază pentru găsirea punctelor „slăbite” în afacere
arată într-o formă accesibilă și vizuală influența unui anumit proces asupra rezultatului;
da sens oricărei decizii de management.

Atunci când dezvoltați un sistem KPI, ar trebui să luați în considerare anumite cerințe care se aplică fiecărui coeficienți:

Fiecare coeficient trebuie să fie clar definit, apoi orice utilizator îl poate măsura. Inclusiv angajatul, ale cărui rezultate sunt evaluate cu ajutorul acestui indicator. De exemplu, organizarea unei contabilități simple la locul de muncă al unui manager de servicii pentru clienți îi ajută să calculeze „sau” KPI folosind date care sunt întotdeauna la îndemână.

Indicatorii și standardele aprobate trebuie să fie realizabile. Scopul ar trebui să fie realist, dar în același timp să fie un stimulent.

Fiecare dintre indicatori ar trebui să fie responsabilitatea acelor persoane care sunt evaluate.

Indicatorii ar trebui să contribuie la motivarea și creșterea eficienței personalului, iar acest lucru este direct legat de stabilirea obiectivelor. Așadar, dacă departamentul de vânzări îndeplinește planul de atragere de noi clienți (KPI - numărul de clienți noi atrași în perioada), departamentul poate conta pe un bonus suplimentar. Dacă planul nu este îndeplinit, dimpotrivă, nu se plătește niciun bonus.

De asemenea, indicatorii trebuie să fie comparabili, adică aceiași indicatori pot fi comparați în două situații similare. De exemplu, cecul mediu (KPI - raportul dintre veniturile medii zilnice și numărul de cecuri pe zi) nu poate fi comparat într-un magazin situat într-un oraș regional și un magazin de același format, dar situat în interior.

Dinamica modificărilor coeficientului trebuie să poată fi prezentată vizual (grafic), astfel încât să se poată trage concluzii și să se poată lua decizii pe baza rezultatelor.

Și, în sfârșit, fiecare indicator trebuie să aibă sens și să fie baza de analiză. La prima vedere, principiul este banal, dar este fundamental. De exemplu, să luăm un KPI, cum ar fi raportul dintre suma cheltuielilor pentru întreținerea aparatului administrativ și suma totală a profitului. Formal, destul de ciudat, un astfel de indicator satisface toate criteriile de mai sus: este măsurat cantitativ, poate fi normalizat, prezentat grafic, arată dinamica și așa mai departe. Dar să ne gândim pentru o secundă, care este semnificația lui și ce arată un astfel de coeficient? Desigur, acest exemplu într-o formă grotescă arată funcționarea principiului corespondenței formei cu conținutul. Cu toate acestea, în practică, la dezvoltarea KPI-urilor, pot apărea incidente similare. O atenție deosebită trebuie acordată implementării de noi indicatori, implicând experți în procesul de analiză. Aceștia pot fi manageri, precum și cei mai pregătiți specialiști ai structurilor financiare și comerciale ale întreprinderilor.

Exemple de utilizare a indicatorilor

Pe lângă indicatorii general acceptați (de obicei financiari), fiecare companie va trebui să-și dezvolte și proprii. Acest lucru se datorează faptului că există diferite specificități ale afacerii și diferite obiective care sunt determinate de proprietar. Astfel, o afacere în curs de dezvoltare poate fi evaluată folosind raportul EBIT deja menționat. Dar o companie care a depășit deja perioada de formare poate fi evaluată după nivelul profitului brut (Profit brut) sau, alternativ, după nivelul profitabilității (Marja brută). Totodată, desigur, sunt analizate și alte componente „conexe” ale activității: cheltuieli administrative, generale, de marketing etc.

În concluzie, este logic să enumerați câțiva dintre cei mai obișnuiți KPI-uri (vezi tabelul). Ele pot fi folosite pentru a evalua un anumit manager sau departament. Prin completarea unui tabel similar pentru fiecare dintre indicatorii în curs de dezvoltare, un manager de la orice nivel va putea găsi răspunsul la întrebarea ce vrea să îmbunătățească în munca sa sau cum să folosească mai eficient resursele existente.

Exemple de indicatori de performanță

Indicator	Ce înseamnă	Cine este evaluat?	Frecvența posibilă de calcul	La ce poate fi folosit?
EBIT, profit rămas după impozite, dobânzi și dividende	Profitul rămas după impozitare, care este afectat de nivelurile veniturilor, cheltuielilor, investițiilor (depreciere)	Director general, directori de sucursale responsabili pentru părțile de venituri și cheltuieli din bugetul lor		Calculul bonusurilor, rezerva de autofinanțare, obținerea de împrumuturi, evaluarea randamentului investiției etc.
Marja brută, nivelul de profitabilitate (de obicei ca procent)	Raportul dintre profitul brut și venituri (vânzări totale)	Șefi de departamente, zone de afaceri care dezvoltă un produs sau serviciu	Anual, lunar și până la produsul sau procesul finalizat tehnologic	Pentru a evalua perspectivele de dezvoltare a produsului, impactul cererii pentru un produs sau serviciu, impactul concurenței
Raportul de rotație, rotația personalului	Raportul dintre numărul total de persoane disponibilizate în perioada respectivă și numărul mediu de angajați pentru aceeași perioadă	Director HR, șefii diviziilor structurale ale companiei cu un tablou de personal separat	lunar, trimestrial anual	Pentru a evalua impactul fluctuației personalului asupra rezultatelor afacerii, a prezice perioadele de cea mai activă căutare a personalului, a determina loialitatea fiecărei categorii de angajați, pentru a identifica rezervele de economii ascunse, pentru a evalua eficiența aparatului de personal
Volumul mediu de vânzări	Volumul vânzărilor (pe bucăți, unități monetare) pe care îl aduce fiecare vânzător	Departament vanzari, director vanzari	Zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial, anual	Planificarea părții de venituri a bugetului departamentului, măsurarea performanței fiecărei persoane sau departament și, ca urmare, distribuirea fondului de bonus, identificarea sezonalității
Raportul dintre perioadele de rulaj a creanțelor și datoriilor (precum și fiecare dintre perioade separat)	Raportul dintre perioada medie de plată pentru cumpărători și perioada medie de plată pentru furnizori	Departament servicii clienti, departament financiar, departament comercial, departament vanzari	Lunar, trimestrial, anual	Planificarea fluxurilor de numerar și a lipsurilor de numerar, obținerea de împrumuturi, calcularea plăților amânate în baza contractelor, stabilirea reducerilor pentru plata anticipată, identificarea surselor interne de finanțare

Motivarea angajaților pe baza rezultatelor muncii

Folosind indicatori cheie, poți evalua performanța fiecărui angajat - de la curățenie până la managerul de top - și să-i calculezi bonusul în consecință. Acest lucru contribuie la dezvoltarea motivației în rândul angajaților, deoarece aceștia înțeleg că mărimea bonusului depinde de eforturile lor. Cu toate acestea, la implementarea KPI, sau mai precis, la determinarea indicatorilor cheie de performanță, este posibil să întâmpinați unele dificultăți. Nu este ușor să izolați parametrul de succes „în forma sa pură”, iar cu cât poziția angajatului este mai ridicată, cu atât este mai dificil să separați factorii care depind doar de el. Apoi, fiecare parametru trebuie evaluat în termeni monetari.

Indicatorul KPI (Key Performance Indicator) a venit la noi împreună cu companiile americane și vest-europene, unde este folosit cu succes de câteva decenii. KPI este un instrument care ajută la analiza eficacității anumitor activități, precum și a nivelului de realizare a obiectivelor stabilite.

Cercetările arată că aproximativ 80% dintre managerii de top din Rusia sunt nemulțumiți de sistemele de evaluare a performanței existente în companiile lor. Folosind algoritmi existenți, ei nu văd legături între planuri, execuție, rezultate și motivație. Introducerea KPI-urilor ajută la schimbarea completă a imaginii. KPI-urile vă permit să monitorizați activitatea de afaceri a angajaților, departamentelor și a companiei în ansamblu și să duceți întreprinderea la un nou nivel.

În Rusia, KPI este de obicei tradus ca un indicator cheie de performanță. De fapt, acest lucru nu este în întregime adevărat. Mai corect ar fi să-l suni „indicator cheie de performanță”, deoarece cuvântul englez performance include nu numai conceptul de eficiență, ci și conceptul de eficacitate. În ciuda asemănării aparente a acestor termeni, ei au o diferență semnificativă:

Eficiența exprimă relația dintre rezultatele obținute și resursele cheltuite și determină capacitatea companiei de a-și implementa obiectivele și planurile cu un anumit nivel de calitate, exprimat prin anumite cerințe: timp, costuri, grad de realizare a scopului.
Eficiența este capacitatea unei întreprinderi concentrați-vă pe rezultate(gradul de realizare a rezultatelor planificate).

Astfel, KPI în sensul de „indicator cheie de performanță” este mai voluminos și conține atât gradul de realizare a rezultatului, cât și costurile de obținere a acestuia.

Puteți folosi indicatori de performanță în diverse domenii de activitate, de exemplu, dacă doriți, puteți utiliza metrici precum numărul de clienți și suma medie a cecului.
Aceiași indicatori sunt potriviți pentru evaluarea activităților unui salon de coafură. Puteți citi mai multe despre deschiderea unui salon de coafură.

De ce ai nevoie de KPI?

În ceea ce privește aplicarea practică a KPI, acest indicator este introdus la întreprinderi pentru a facilita măsurarea performanței companiei în ansamblu, a diviziilor individuale și a angajaților în mod direct, precum și pentru a motiva personalul să obțină rezultatele solicitate.

Folosind acești indicatori, puteți crea, dacă nu perfect, atunci foarte eficient sistemul de motivare și stimulente angajații companiei.

Desigur, utilizarea lor are sens în principal pentru acei lucrători a căror muncă afectează cel mai mult performanța financiară și economică a întreprinderii. În companiile de asigurări aceștia sunt în primul rând agenți, în societățile comerciale – directori de vânzări, iar în birourile de recrutare – consultanți în selecția personalului. KPI-urile sunt, de asemenea, utilizate pentru a determina performanța personalului administrativ și managerial.

Indicatorii cheie de performanță pot fi împărțiți în:

întârziat– reflectă rezultatele activităților la sfârșitul perioadei. Acestea includ indicatori financiari care arată potențial, dar nu transmit performanța actuală a departamentelor și a companiei în ansamblu;
operațional (avansat)– să permită gestionarea situației în perioada de raportare pentru a obține rezultate specificate după expirarea acesteia. Aceștia vorbesc despre situația actuală din companie, arătând în același timp ce fluxuri de numerar pot fi în viitor și, de asemenea, demonstrează calitatea proceselor și produselor și gradul de satisfacție a clienților.

După tip, indicatorii cheie pot fi următorii:

Rezultatul KPI– arată cantitatea și calitatea rezultatului.
KPI cost– arată resursele cheltuite.
KPI-uri operaționale– se referă la indicatorii execuției proceselor de afaceri și permit evaluarea cât de bine corespunde procesul cu algoritmul necesar pentru execuția acestuia.
KPI-uri de performanță– indicatori derivați care caracterizează relația dintre rezultatul obținut și timpul petrecut pentru obținerea acestuia.
KPI-uri de eficiență(indicatorii de eficiență) sunt și indicatori derivați care caracterizează raportul dintre rezultatul obținut și cheltuirea resurselor.

Indicatorii cheie sunt necesari nu numai de conducerea companiei, ci sunt și mai convenabil pentru angajații înșiși, în special pentru cei ale căror venituri depind direct de rezultatele muncii lor. KPI permite angajaților companiei să calculeze cu ușurință pașii necesari pentru a obține rezultatul dorit.

De exemplu, în industria asigurărilor, în special în companiile europene și americane, unde un astfel de sistem s-a dovedit de mult timp și este folosit peste tot, KPI-urile vă permit să creșteți numărul de vânzări datorită transparenței și înțelegerii clare a acțiunilor necesare acțiunile pe care angajatul trebuie să le întreprindă.

Puteți utiliza KPI-uri în orice afacere legată de vânzări. De exemplu, atunci când vindeți flori. Citiți mai departe și începeți propria afacere cu flori.

Sistemul KPI poate fi folosit pentru a motiva vânzătorii din magazinele de îmbrăcăminte folosind metrici de performanță, cum ar fi numărul de vânzări. Citiți despre cum să deschideți un magazin de îmbrăcăminte de la zero și cât costă.

Evaluarea performanței își găsește aplicație și în sectorul serviciilor. Urmând acest link puteți găsi informații despre deschiderea unei agenții imobiliare și puteți afla cum să începeți o afacere imobiliară.

Exemple de utilizare a KPI-urilor în afaceri

Companiile de vânzări directe folosesc în principal KPI-uri de performanță care arată raportul dintre apelurile la rece, întâlnirile cu clienții și numărul de vânzări.

Un consultant în asigurări (sau manager de vânzări), folosind indicatori cheie adoptați de companie, vede o imagine clară a activității sale. El înțelege că, pentru a ajunge la venitul planificat, trebuie să vândă un anumit număr de polițe (produse), având în prealabil un anumit număr de întâlniri și apeluri. KPI-ul standard pentru începătorii în asigurări de viață este considerat a fi 1/10, adică pentru a face o vânzare, trebuie să aveți 10 întâlniri, iar pentru fiecare întâlnire sunt în medie 10 apeluri.

Ca exemplu de indicatori cheie pentru un manager de vânzări, puteți cita și următoarele opțiuni: „numărul de noi clienți nu este mai mic de …”, „volumul vânzărilor nu este mai mic de …”, „mărimea contractului mediu pentru un client este în...” și așa mai departe. Acesta este un alt tip de indicator – rezultatul KPI.

Astfel de KPI-uri sunt personale și nu ar trebui să fie prea mulți dintre ei pentru fiecare angajat. Trei până la cinci sunt suficiente; principalul lucru este că sunt clar precizat și ușor de măsurat. Un exemplu pentru un departament de vânzări sau o companie în ansamblu ar putea fi indicatorul cheie de performanță „venitul mediu per client” inclus în obiectivul strategic „Creșterea venitului mediu per client de la 25 de ruble la 30 de ruble pentru 2014”.

Pe lângă stimularea și motivarea angajaților, KPI-urile sunt folosite de manager ca instrument de analiză a activităților subordonaților, ajutând să vadă clar în ce stadiu al muncii eșuează angajatul său.

Dacă luăm din nou ca exemplu managerul de vânzări, atunci indicatorii cheie îi permit șefului departamentului de vânzări să identifice zonele cu probleme: managerul face suficiente apeluri și întâlniri, are o bază mare de clienți etc. Dacă indicatorii sunt îndepliniți , iar numărul necesar de vânzări nu, înseamnă că calitatea muncii acestui angajat are de suferit: lipsă de abilități, cunoștințe, perseverență etc.

Toate aceste momente ușor de urmărit de KPI-uri, prin urmare, toate activitățile departamentelor de vânzări din companiile de succes angajate în vânzări active se bazează în principal pe utilizarea acestui indicator.

Tipurile de indicatori și valorile lor cantitative depind atât de direcția activităților întreprinderii, cât și de strategia acesteia, prin urmare pot lua valori diferite în diferite companii.

Sistemul KPI a intrat în practică de companiile rusești în urmă cu câțiva ani. În prezent, nu a fost elaborată o metodologie unificată pentru evaluarea indicatorilor cheie de performanță pentru întreprinderile rusești;

Indicatorii cheie de performanță KPI - care sunt aceștia?

KPI (Key Performance Indicator) – indicatori cheie de performanță – un sistem de indicatori cantitativi care reflectă performanța fiecărui angajat.

Avantajul sistemului KPI este motivarea activă a personalului și indicatori comparabili. Eficiența este un indicator relativ care acoperă toate domeniile de activitate ale angajaților și exprimă rezultatele cantitativ. Numărul optim de KPI pentru un angajat nu este mai mare de cinci.

Există mai multe subgrupuri KPI în legătură cu următoarele rezultate de performanță:

element de cost – cantitatea de resurse cheltuite (în termeni valorici);
element de productivitate – procentul de utilizare a capacității;
element de eficiență - indicatori care caracterizează raportul dintre un indicator și altul (de exemplu, raportul dintre venituri și costuri);
articolul rezultate este o expresie cantitativă a rezultatului unei activități.

Există câteva principii pentru dezvoltarea unui sistem KPI: indicatorul trebuie să fie măsurabil cantitativ, raportat la performanța companiei, măsurarea rezultatului nu trebuie să fie costisitoare (din punct de vedere al timpului și al utilizării resurselor).

Mulți indicatori cheie de performanță sunt interconectați, așa că se recomandă ca mai multe departamente și specialiști să lucreze împreună pentru a obține rezultate mai bune. De asemenea, managerii de la diferite niveluri trebuie să-și coordoneze acțiunile în raport cu angajații pentru a spori eficiența activităților și a indicatorilor de performanță.

Tipuri de indicatori

Indicatorii cheie de performanță pot fi împărțiți în două tipuri - operaționali și strategici.

Indicatorii operaționali reflectă activitățile curente ale întreprinderii și diviziilor sale, permițându-vă să adaptați scopurile și obiectivele în conformitate cu condițiile în schimbare. Acestea caracterizează calitatea organizării producției, aprovizionarea cu materii prime și produsele fabricate.

Indicatorii strategici reflectă rezultatele activităților întreprinderii pentru perioada și vă permit să ajustați planurile pentru perioada următoare. Ele caracterizează fluxurile de numerar pe baza lor, se calculează indicatori ai performanței întreprinderii (de exemplu).

Pentru ce sunt folosiți KPI-urile?

KPI-urile sunt utilizate pentru măsurarea numerică a sarcinilor și obiectivelor stabilite. După întocmirea raportului indicatorilor, este posibil să se evalueze cât de mult au fost atinse rezultatele planificate, cât de exacti și corecti au fost indicatorii planificați.

Ulterior, indicatorii cheie de performanță ajută la ajustarea obiectivelor tactice și strategice.

Întregul sistem KPI este „legat” de rezultat, dacă un indicator nu afectează în niciun fel implementarea obiectivului, acesta nu poate fi inclus în acest sistem.

Metodologia se bazează pe două teorii - ideea de control și revizuire a obiectivelor și managementul prin obiective. Esența teoriilor se rezumă la posibilitatea de a prezice rezultate în raport cu obiectivele stabilite și de a planifica atingerea acestora prin implementarea KPI-urilor.

Sistemul este utilizat pentru a se asigura că angajații, în timp ce își îndeplinesc sarcinile curente, nu uită de atingerea obiectivelor lor. Când KPI-urile sunt îndeplinite, personalul va fi recompensat, ceea ce reprezintă o motivație puternică pentru angajați.

Indicatorii cheie de performanță sunt recunoscuți ca unul dintre cele mai eficiente sisteme de stimulare și unul dintre cele mai avansate sisteme de motivare din întreprindere.

În mod obișnuit, KPI-urile sunt utilizate pentru a evalua performanța personalului administrativ și managerial (manageri, directori, economiști etc.)

În vânzări

Indicatorii cheie de performanță în vânzări sunt calculați pe baza următorilor indicatori:

venituri;
profit din vânzări;
costul de producție;
procentul produselor defecte;
valoarea activelor circulante;
costul inventarului.

În producție

Indicatorii cheie de performanță în producție sunt calculați pe baza următorilor indicatori:

consumul mediu zilnic de materii prime;
volumul lucrărilor în curs și stocurile;
productivitatea lucrătorilor;
alte costuri de producție;
repararea echipamentelor;
depozitarea produselor finite.

Exemple de KPI-uri pentru reprezentanții diferitelor specialități

Denumirea funcției	Indicator	Formula
Șef Departament Marketing	Planul de vânzări (procentul de îndeplinire a planului)	(Q f /Q pl)*100%, unde Q f este volumul real de vânzări, Q pl este volumul de vânzări planificat
Marketer	Cota de piață în funcție de marcă (procent din totalul mărcilor de pe piață)	Date de la agenții de marketing externe
contabil șef	Depunerea la timp a declarațiilor fiscale	Datele serviciului fiscal
Contabil	Executarea la timp a operațiunilor de plată (procent din numărul total de tranzacții de plată finalizate)	(Op av /Op total) * 100%, unde Op av este numărul de tranzacții de plată finalizate la timp, Op tot este numărul total de tranzacții de plată
Șef Departament Juridic	Numărul de cazuri câștigate (procent din totalul cazurilor)	(Q în /Q total)*100%, unde Q in este numărul de cazuri câștigate, Q total este numărul total de cazuri
Avocat	Suma de bani colectată și reținută pentru companie	Datele raportului departamentului juridic

Un videoclip care explică de ce ar trebui să implementați un sistem KPI atunci când construiți procese de afaceri:

Discuție (10)

KPI este unul dintre instrumentele de economisire a salariilor angajaților. Cu cât lucrează mai bine, cu atât ridică planul în fiecare lună din „motive independente”. Drept urmare, salariul este întotdeauna de la 65 la 80 la sută din cel declarat. Depinde de programul pe care ai fost pus și de modul în care alți angajați au luat resurse productive. Drept urmare, lăcomia, împărtășirea, conflictele.

Dacă aceasta este stimulare și motivație sporită, atunci aceasta este de înțeles, dar dacă aceasta este pur și simplu o reducere a salariului pentru o muncă mai intensă, atunci aceasta este o profanare. Angajatorul meu scoate din aer indicatori și mă leagă de aceste „dorințe” și, în consecință, mă demotivează dacă nu le îndeplinesc. Drept urmare, sunt în căutarea unui loc de muncă. Pentru că înțeleg ce sunt vânzările reale și cât profit aduc companiei. Dacă indicatorii sunt luați pur și simplu în progres, fără a lua în considerare piața, situația economică și alte lucruri, atunci acesta este pur și simplu un drum spre nicăieri. Tot know-how-ul occidental, de regulă, are analogi chiar și în practică sau a fost dezvoltat în URSS. Toată această frugalitate și Linux vine de acolo. Faptul că adoptăm o experiență avansată este o iluzie completă. Doar că nivelul de activitate intelectuală reală în țară este extrem de scăzut. Mai sus este ceea ce ar trebui să fie dedesubt. Timpul va arăta că acesta este o fundătură. Nu suntem chinezi.

Implementarea KPI într-o întreprindere este întotdeauna un proces dificil, mai ales când toată lumea rezistă. Un consultant extern sau o companie care se ocupă de astfel de probleme poate ajuta.

Introducerea KPI-urilor este motivată de creșterea eficienței organizației (întreprinderii) în ansamblu, ținând cont de performanța fiecărui angajat. Și dacă toate condițiile și principalii indicatori pentru fiecare post sunt discutați în reglementările privind remunerarea și bonusurile, nu contribuie acest lucru la eficacitatea rezultatelor muncii tuturor și în ansamblu? Introducerea KPI-urilor nu este reinventarea roții?

Când utilizați KPI, în unele cazuri, este posibil să fiți nevoit să apelați la instrumente speciale de raportare. În plus, unul dintre angajați va trebui să fie desemnat să colecteze datele necesare și să le analizeze, iar tu, la rândul tău, va trebui să efectuezi o verificare. Dacă modificările în activitatea companiei sunt private, va trebui să monitorizați schimbările frecvente ale KPI-urilor și să investigați motivele acestor modificări. Prin urmare, mai întâi evaluează-ți resursele și capacitățile, prețuiește-ți timpul. Trebuie să înțelegeți clar în ce mod vă vor beneficia eforturile atunci când implementați KPI-uri.

Indicatorii cheie sunt unul dintre cele mai importante instrumente pentru creșterea eficienței afacerii. Este ca în sport - măsurarea indicatorilor în sine ajută la creșterea rezultatelor. Desigur, implementarea KPI-urilor nu este lipsită de provocări – angajații sabotează adesea metodele care îi obligă să lucreze mai mult. Cu toate acestea, rezultatul sub forma unei afaceri mai profitabile și mai gestionabile merită mai mult decât efortul.

Indicatorii cheie de performanță KPI: ce sunt ei, exemple de astfel de sisteme, ca unul dintre instrumentele de creștere a profitabilității afacerii, devin din ce în ce mai populari în sfera informațională dedicată antreprenoriatului.

KPI rezolvă problema transferului evaluării performanței unei companii din sfera evaluărilor subiective în lumea realității și obiectivității, ne permite să identificăm punctele slabe și blocajele unei afaceri și să optimizăm activitățile menite să obțină cea mai mare profitabilitate posibilă.

KPI este utilizat ca parte a unui sistem de carte de punctaj echilibrat strategic, care îndeplinește sarcina de a stabili relații cauză-efect între indicatori și obiective, identifică factori de influență reciprocă și modele de afaceri prin dependența unor rezultate de performanță față de altele (sistemul BSC)

Ce înseamnă KPI?

Această abreviere a venit în limba rusă din engleză (Indicatori cheie de performanță), cel mai adesea tradusă ca „indicatori cheie de performanță”, în definiție, „Eficiență” nu corespunde ușor cu sensul complet al cuvântului „Performanță” în știința managementului englez. unde ne-a venit acest concept. Semnificația completă este descrisă în standardul ISO 9000:2008. Acceptă 2 valori:

eficacitatea, conform standardului aceasta corespunde gradului de atingere a rezultatelor planificate;
eficiență, acest concept determină corelația dintre resursele cheltuite și rezultatele care au fost obținute prin utilizarea lor.

Astfel, termenul KPI este mai bine înțeles într-un mod mai larg - ca „un indicator cheie (principal) de performanță”.

Înțelegerea termenului KPI în această interpretare arată clar că poate fi folosit pentru a evalua activitățile companiei numai în legătură cu conținutul scopului, conținutul acestuia. Prin urmare, KPI-ul a stat la baza conceptului modern de management „Management prin obiective”. Și KPI în sine este folosit pentru a monitoriza activitatea de afaceri a angajaților, diviziile companiei și succesul activităților sale în general.

Avantajele sistemului KPI

Sistemul KPI a suferit multe modificări de pe vremea lui Peter Drucker și, într-un efort de a răspunde realităților în continuă schimbare ale lumii afacerilor, a încorporat multe concepte de management care îl dezvoltă creativ pe cel principal - „Managementul prin obiective”.

Avantajul sistemului KPI în comparație cu altele care vizează rezolvarea acelorași probleme este, în primul rând, că KPI oferă o legătură inextricabilă între astfel de componente ale afacerii precum plan, execuție, rezultat, motivație. Astăzi, KPI permite, folosind datele pe care le generează, nu doar evaluarea performanței angajaților, departamentelor și a companiei în ansamblu, ci și construirea unui mecanism motivațional perfect pentru stimularea angajaților.

Nu orice indicator poate fi considerat cheie. Aceasta include doar acei indicatori care au legătură cu scopul afacerii și pentru care sunt stabilite ținte și standarde pentru angajați. De exemplu, este analfabet să includă rapoarte contabile transmise la timp ca indicatori KPI, deoarece nu are nimic de-a face direct cu specificul activităților departamentului.

Tipuri de KPI

KPI-urile sunt împărțite în mai multe tipuri:

Rezultat KPI - ce rezultate au fost obținute și exprimarea lor cantitativă;
Cost KPI - câte resurse necesare au fost folosite;
KPI de funcționare - determină implementarea proceselor curente de afaceri, evaluează conformitatea acestora cu algoritmul de execuție cerut;
KPI-urile de performanță sunt indicatori derivați care caracterizează raportul dintre timpul petrecut pentru atingerea rezultatului planificat și valoarea rezultatului în sine;
KPI-urile de eficiență sunt indicatori derivați care servesc la evaluarea raportului dintre costurile resurselor și rezultatele obținute cu ajutorul lor.

La rândul lor, KPI-urile eficienței sunt împărțite în:

Întârziat adică cele care vor reflecta rezultatele muncii după ce a trecut ceva timp;
Conducere(o altă denumire este operațională) - acestea sunt cele care permit conducerii să gestioneze munca în perioada de raportare selectată, alocate pentru obținerea de rezultate specificate după încheierea acesteia.

Întârziat- Aceștia sunt în primul rând indicatori financiari. Acestea au scopul de a demonstra legătura dintre dorința conducerii și capacitatea firmei de a genera fluxuri de numerar. Dezavantajul lor este că, din cauza întârzierii manifestării eficienței, nu este posibilă descrierea eficienței companiei în ansamblu și a diviziilor sale la momentul actual.

Indicatori conducători dacă este necesar, se implică în analiza activității întreprinderii la momentul actual, oferind o evaluare obiectivă a calității activităților curente, a gradului de satisfacere a nevoilor clienților, a cât de mulțumiți sunt de cooperare, identificând posibilitatea de creștere fluxurile de numerar pentru viitor și evaluarea calității produselor.

Ce trebuie să urmați atunci când dezvoltați KPI-uri

La elaborarea indicatorilor, trebuie respectate următoarele reguli:

se străduiește să minimizeze setul de indicatori necesari pentru gestionarea procesului de afaceri;
fiecare indicator trebuie să fie astfel încât să poată fi exprimat ca un indicator numeric măsurabil;
costul fondurilor care trebuie cheltuite pentru a măsura indicatorul nu trebuie să depășească valoarea monetară a profitului ca urmare a utilizării acestuia.

Algoritm de dezvoltare KPI

Această lucrare se realizează în mai multe etape.

Lucrări de pre-proiectare. Această etapă constă din:

obținerea aprobării de la un manager superior și înțelegerea modului de a interacționa cu acesta;
inițierea și planificarea proiectelor;
crearea unei echipe de proiect;
munca privind efectuarea cercetării înainte de proiect.

Dezvoltarea metodologiei KPI. În această etapă efectuați:

optimizarea structurii organizatorice;
elaborarea unui model metodologic;
dezvoltarea unui proces de management al companiei folosind KPI-uri;
elaborarea reglementărilor (un sistem de documente normative și metodologice).

Etapa de dezvoltare a sistemului informatic KPI. Acesta include:

elaborarea specificațiilor tehnice pentru înființarea sistemului informațional și configurarea acestuia;
instruirea utilizatorilor;
efectuarea operațiunii de probă.

Atunci când se dezvoltă o metodologie KPI, atenția ar trebui să se concentreze asupra:

dezvoltarea KPI-urilor ca strategie holistică de dezvoltare;
disponibilitatea explicației privind beneficiile KPI pentru personal;
identificarea și înregistrarea clară a factorilor cheie de succes corporativi;
crearea de rapoarte inteligibile pentru toate nivelurile;
modalități de a clarifica KPI-urile pentru a-și menține relevanța atunci când condițiile de afaceri existente se schimbă;
dezvoltarea coordonării și aplicarea KPI-urilor decisive.

Etapa de finalizare a proiectului. Punerea în practică a metodologiei sistemului KPI.

Caracteristicile KPI-urilor eficiente

Indicatorii cheie de performanță vor fi eficienți dacă îndeplinesc următoarele caracteristici:

Adresa de afiliere. Aceasta înseamnă că fiecare KPI trebuie să fie asociat cu un executant direct (acesta poate fi fie un angajat individual, fie o unitate structurală), care este responsabil pentru rezultatele activităților din aria sa de responsabilitate;
Orientare corectă- KPI-urile trebuie să corespundă proiectelor cheie de dezvoltare, obiectivelor strategice ale companiei, proceselor cheie de afaceri;
Accesibilitate- implementarea KPI-urilor trebuie să mențină un echilibru între eforturile necesare realizării acestora și probabilitatea implementării lor, acesta ar trebui să fie între 70% și 80%;
Deschidere către acțiune- KPI-urile ar trebui stabilite astfel încât să existe posibilitatea intervenției în procese pentru îmbunătățirea acestora;
Furnizarea de prognoză- trebuie să fie posibilă evaluarea factorilor care determină direct rezultatele planificate și au un impact direct asupra valorii afacerii în sine;
Prescripţie- KPI-urile ar trebui să fie orientate în așa fel încât performanții să se concentreze pe îndeplinirea sarcinilor prioritare și să nu-și irosească eforturile pe îndeplinirea celor neimportante;
Ușurință de percepție- KPI-urile trebuie să fie accesibile pentru înțelegerea lor de către interpreți;
Echilibru și interconectare- indicatorii cheie de performanță nu ar trebui să fie în zona de conflict reciproc, ei ar trebui să se completeze reciproc;
Inițierea schimbării- Măsurătorile KPI ar trebui să provoace schimbări pozitive în companie ca o reacție în lanț, adică implementarea unora determină un proces natural de îmbunătățire a altora;
Usor de masurat- KPI-urile ar trebui lăsate în așa fel încât utilizatorii să poată cuantifica în mod independent progresul;
Armare- KPI-urile trebuie să motiveze angajații, adică să fie susținute de stimulente materiale individuale;
Relevanţă- deoarece în timp influența și eficacitatea KPI-urilor chiar și creați profesional se pot slăbi semnificativ, acestea trebuie actualizate periodic;
Comparabilitatea- KPI-urile ar trebui să ofere posibilitatea de comparație în astfel de situații, de exemplu, ar fi incorect să se utilizeze raportul veniturilor medii pe zi pentru punctele de vânzare cu amănuntul cu un singur format, dar având locații atât de diferite precum un centru regional și un mic oraș regional;
Rezonabilitate- fiecare indicator trebuie să ofere capacitatea de a efectua analize pe baza acestuia și să poarte o încărcătură semantică. Ca exemplu negativ al lipsei de sens, se poate cita un astfel de indicator cheie de performanță, care este calculat ca toate cheltuielile pentru menținerea aparatului administrativ la valoarea profitului (total). Un astfel de indicator va îndeplini caracteristicile de mai sus, dar în realitate va fi lipsit de sens.

Principii generale și reguli pentru implementarea KPI-urilor

Pentru a finaliza cu succes sarcinile pe care sistemul este proiectat să le rezolve, trebuie să respectați anumite reguli.

Regula „10/80/10” această regulă stabilește numărul de indicatori cheie din sistem. Acesta prevede că o companie trebuie să aibă zece indicatori cheie de performanță, nu mai mult de optzeci de indicatori cheie de producție și zece indicatori cheie de performanță. Acest raport permite managerilor să evite supraîncărcarea, precum și să reducă semnificativ timpul pe care managementul îl petrece discutând despre implementarea programului.
Regula respectării principiului controlabilității și controlabilității. Se precizează că fiecare departament care este responsabil de un anumit indicator trebuie să fie dotat cu resursele necesare pentru implementare și management, iar rezultatul trebuie monitorizat.
Regula principiului parteneriatului. La dezvoltare și chiar implementare, trebuie luat în considerare aspectul imperativ al stabilirii unui parteneriat eficient între toate elementele sistemului, angajați și o înțelegere clară a necesității schimbării.
Principiul concentrării eforturilor pe direcția principală. Acest principiu stabilește necesitatea analizei activităților angajaților pentru a identifica posibilitatea extinderii puterilor acestora, identificarea celor care necesită pregătire avansată, determinarea de ce au nevoie de pregătire angajații, atribuirea acestora responsabilitatea dezvoltării propriilor KPI-uri, stabilirea unor legături de comunicare eficiente (ambele vertical și orizontal).
Principii pentru integrarea proceselor de îmbunătățire a performanței, raportare și măsurare a performanței. Este important să se gândească și să se implementeze sisteme de raportare și evaluare care ar avea drept scop stimularea acțiunilor specifice și înțelegerea responsabilităților cuiva. De asemenea, ar trebui stabilit un program strict pentru raportarea întâlnirilor.
Principiul coerenței între strategia generală și indicatorii de producție. Acest principiu necesită legarea indicatorilor cheie de performanță cu factorii critici de succes actuali și includerea în tabloul de bord și strategia generală a companiei.

Variabilitatea opțiunilor de selecție a KPI

KPI- sunt indicatori care formează direcția acțiunilor angajaților și sunt principalii indicatori pe baza cărora poate fi evaluată eficacitatea muncii lor

De exemplu, doriți ca un manager de vânzări să aducă profit companiei. Cum poate face asta?

Fă o afacere foarte mare cu un client foarte bogat. Dar există puțini astfel de clienți și există o luptă activă pentru ei.
Prin urmare, el trebuie să lucreze printr-o gamă largă de clienți mai mici. Pentru a obține acest grup de potențiali clienți, managerul va trebui să facă un număr mare de apeluri telefonice, să trimită propuneri comerciale și să depună multă muncă pentru a crea legături de comunicare cu potențialii clienți.

Pentru un manager, atunci când construiește un sistem de indicatori, KPI este alegerea corectă a indicatorilor care vor influența cel mai eficient atingerea unui obiectiv stabilit, de exemplu, profitul companiei.

Cum este construit sistemul KPI

Notăm acei indicatori care, în opinia dumneavoastră, vor duce la rezultatele cerute. De exemplu:

volumul vânzărilor;
procentul de serviciu al bazei de clienți;
cantitatea de mărfuri vândute x și y;
taxă suplimentară.

Erori la crearea KPI-urilor

Ca exemplu, ne putem uita la crearea unui sistem KPI pentru o companie care produce și vinde propriile produse.

Din punct de vedere structural, o astfel de companie poate fi reprezentată ca fiind formată din:

departamentul care achizitioneaza materialele necesare;
divizie angajată în producție;
divizie care furnizează vânzări;
divizia financiara.

Departamentul de achiziții se concentrează pe reducerea costurilor la achiziționarea materialelor. Desigur, pentru a vă îndeplini KPI planificat, trebuie să creați un sistem pentru a primi reduceri durabile, bonusuri și așa mai departe.

Pentru un departament de producție, principalul KPI este utilizarea echipamentului (ar trebui să fie peste 80%). De exemplu, dacă produceți două tipuri de produse, trebuie să aveți o schemă eficientă pentru redirecționarea funcționării echipamentelor, astfel încât să nu stea inactiv.

Acum să ne uităm la greșelile care vor apărea inevitabil dacă KPI-urile sunt implementate mecanic, fără a ține cont de activitățile strategice ale companiei.

Îndeplinirea obiectivului pentru departamentul de achiziții sub forma reducerii costului materialelor achiziționate include oportunități de reducere a costului acestora prin:

achiziții în cantități mari, iar acest lucru, în cazul materialelor în exces pentru unitatea de producție, va atrage costuri suplimentare pentru depozitarea și înghețarea banilor în stocuri;
achiziții de materiale de calitate inferioară - acest lucru poate cauza defecțiuni ale echipamentelor;
achiziții cu plată anticipată - aceasta implică înghețarea fondurilor.

A doua greșeală este introducerea KPI-urilor fără a ține cont de motivația angajaților. Pentru a funcționa eficient, este necesar să se asigure o legătură între KPI-uri și sistemul de bonusuri și amenzi, adică la sistemul de motivare materială.

A treia greșeală este înlocuirea indicatorilor KPI cu indicatori de rezultat, de exemplu, venit, profit, profit marginal. Indicatorii KPI sunt corelați cu activitățile angajatului pentru a obține un astfel de rezultat care trebuie îndeplinit în mod specific astăzi, mâine, poimâine, adică indicatorii conducători descriși mai sus. Dacă luăm în considerare un manager de vânzări, acesta va fi:

numărul de clienți de întâlnit;
cate contracte sa inchei;
câte apeluri trebuie efectuate;
câți potențiali clienți să găsești.

A patra greșeală este lipsa unui sistem de planificare și contabilitate KPI. Acești indicatori pot fi preluați din sistemul de contabilitate operațională și din sistemul de control al personalului de conducere. Planificarea înseamnă stabilirea unor valori țintă pentru o anumită perioadă.

Utilizarea sistemului KPI în scopuri motivaționale ca indicator care influențează o creștere a salariului de bază ar trebui făcută cu mare atenție și competent din punct de vedere legal. Dacă această parte variabilă este inclusă în contractul de muncă, atunci instanța va considera salariile acele plăți care au fost efectuate înainte ca cauza să fie considerată în instanță. În cazul unui conflict de muncă, un angajat, chiar și unul care și-a făcut treaba prost, va putea primi bani suplimentari de la companie. Prin urmare, este mai bine să întocmești un contract de producție suplimentar sau un contract de performanță la contractul principal de muncă. care afiseaza partea variabila a salariilor.

Pentru ca KPI să devină nu doar o inovație la modă, un fel de marker al managementului companiei ca încercare de a ține pasul cu vremurile, ci un instrument cu adevărat eficient pentru creșterea profitabilității companiei, trebuie respectate trei puncte:

introducerea unei norme- acesta este KPI-ul care poate fi atins de un angajat în timpul muncii normale nu este un indicator dinamic, ci unul static, de exemplu, pentru a primi salarii regulate, un manager trebuie să încheie minimum 10 și maximum; cincisprezece contracte. Norma exclude factorul întâmplării, precum și factorul noroc;
introducerea conceptului de scop- acestia sunt banii pe care ii poate primi un angajat daca obtine rezultate deosebite, de exemplu, pe baza celor descrise mai sus, angajatul va incheia de la 15 la douazeci de contracte;
introducerea conceptului de „provocare”- acestia sunt banii care se pot primi la obtinerea unor rezultate semnificativ mai mari decat media pentru companie, de exemplu, nu treisprezece contracte incheiate pe luna, ci patruzeci.

Cum se evaluează performanța unui angajat

Primul indicator este rezultatul, adică ceva măsurabil (metri pătrați de plăci așezate, numărul de contracte încheiate etc.).

Al doilea factor prin care este posibilă evaluarea activităților angajaților este factorul timp, adică cât de repede este finalizat procesul de afaceri. De exemplu, timpul necesar serviciilor IT pentru a corecta o eroare într-un call center. De data aceasta, indiferent de tipul de afacere, poate fi normalizat și introdus în KPI.

Al treilea factor este factorul de calitate, adică absența retururilor, a reclamațiilor, a reclamațiilor și așa mai departe. De asemenea, la introducerea unui astfel de indicator de performanță, este necesar să se țină cont de faptul că dacă angajatul a obținut un rezultat planificat satisfăcător într-o perioadă de timp planificată, calitatea poate fi considerată satisfăcătoare.

De asemenea, puteți măsura eficiența estimând cantitatea de resurse care trebuie cheltuită pentru executarea unui proces de afaceri.

Cum să dezvoltați KPI pentru un anumit departament, exemple

Deși dezvoltarea competentă a coeficienților de eficiență este un proces individual, realizat luând în considerare toate caracteristicile specifice ale companiei sau producției, este totuși posibil să se ofere exemple de evoluții tipice. Acest lucru este aplicabil în special pentru serviciile cu funcționalitate standard, de exemplu, contabilitate. Mai jos sunt câteva exemple. Trebuie avut în vedere că sistemele KPI create corespunzător țin cont și de factorul de volum de muncă, dacă acesta este mai mare de 100% - angajatul este recompensat, iar dacă scade sub 70% - managerul este amendat pentru că nu a putut oferi angajati cu munca.

Puteți afla mai multe despre KPI, dezvoltarea, implementarea și utilizarea acestuia urmărind înregistrarea webinarului.