Caracteristici de completare a unei foi de pontaj. Completarea unei foi de pontaj: un document important pentru calcularea salariilor Completarea unei foi de pontaj t 12

Să începem cu faptul că angajatorul poate fi fie persoană juridică, fie întreprinzător individual dacă încheie un contract de muncă cu angajații. Și fiecare angajator este responsabil nu doar de obligația de a plăti contribuțiile la Fondul de Asigurări Sociale și de Pensii, ci și de a ține evidența timpului lucrat de angajați. Pentru a face acest lucru ușor și pentru a reglementa și standardiza cumva aceste procese în activitățile companiei, există o formă specială numită fișă de timp de lucru. Va fi completat de persoana care are aceste responsabilități în companie, sau chiar de manager, ceea ce, dacă luăm companii mari, nu se întâmplă niciodată.

De ce ai nevoie de o foaie de pontaj?

După cum am scris deja, responsabilitățile pentru menținerea unei astfel de forme revin antreprenorilor și managerilor de companie. Acest lucru se datorează Codului Muncii al Federației Ruse. În consecință, în cazul în care se constată o încălcare în implementarea acestui regulament, compania va fi amendată. Mai mult, pedeapsa va fi atât pentru întreaga companie în ansamblu, cât și pentru un anumit angajat căruia îi sunt atribuite responsabilități în baza contractului de muncă.

Foaia de pontaj înregistrează date despre munca fiecărui angajat specific al companiei. Toate orele de lucru ale acestuia, precum și timpul în care nu a mers la muncă, indiferent dacă motivul absenteismului era valabil sau nu.

Există două moduri de a menține o foaie de pontaj:

Completarea zilnică a datelor angajaților.
Informațiile se înregistrează numai în caz de încălcare a normei de lucru. Adică atunci când un angajat nu se prezintă la serviciu, întârzie și așa mai departe.

În viitor, pe baza informațiilor conținute în acest document, se vor calcula salariile pentru acumulare. De asemenea, cu ajutorul buletinului se realizează documentarea respectării standardelor de disciplină a muncii, prezența orelor suplimentare și îndeplinirea atribuțiilor în zilele libere.

Așa cum am scris deja într-un alt articol, o săptămână de lucru standard cu o săptămână de cinci zile conform legii constă în 40 de ore. Există 36 de ore într-o săptămână de șase zile.

În cazul încălcării acestui program, principala cerință va fi ca numărul total de ore să se potrivească cu norma pentru perioada de raportare - trimestru sau an.

Important! În timpul activităților de inspecție de către autoritățile de inspecție a muncii, foaia de timp de lucru va fi primul document care se solicită conducerii societății.

De asemenea, statisticile privind personalul de muncă vor fi păstrate pe pontajul împreună cu raportările necesare.

Procedura de utilizare a foilor de pontaj

Conform legislației în vigoare, pentru completarea acestui document contabil, persoana responsabilă completează formularele T-12 sau T-13. Aceste formate sunt aprobate legal și confirmate de Rosstat.

Formularul T-12 este utilizat pentru a ține evidența pe perioade de muncă, precum și pentru calculul salariului.
Formularul T-13 este utilizat de un angajat atunci când timpul de lucru este reflectat automat.

Există o a treia opțiune pentru raportarea orelor de lucru. Aceasta implică faptul că compania însăși a dezvoltat propria versiune a documentului. Pentru ca acesta să fie corect executat și recunoscut ca oficial, este necesar să se indice o serie de detalii și informații necesare.

Dacă o companie folosește un software special care vă permite să păstrați evidența personalului, formularele pentru completarea unei foi de pontaj vor fi conținute în software.

Puteți completa formularele de pontaj fie manual, fie folosind programe. Din nou, dacă software-ul specializat este utilizat ca parte a activității companiei, atunci angajatul trebuie doar să introducă informațiile necesare în baza de date, iar documentul în sine va fi compilat automat și tipărit după cum este necesar.

Este important de înțeles că în diferite cazuri de completare și menținere a formularelor de raportare a timpului de lucru, vor fi utilizate diferite denumiri. Ele pot fi fie alfabetice, fie numerice. Deci, ca exemplu, să luăm desemnarea muncii unui angajat în limitele normale. În această versiune, desemnarea literei va fi exprimată prin simbolul „I”, iar în versiunea digitală va fi codificată „01”.

Toate codurile utilizate în formularul contabil trebuie să fie însoțite de confirmare sub formă de documente. Este interzisă introducerea de informații exact așa.

În ceea ce privește timpul reflectat în document, se iau în considerare chiar și deplasările în numele companiei, concediile angajaților, concediile medicale etc.

Codul tipului de salariu este indicat printr-un număr din patru cifre. În funcție de tipul pe care îl folosesc:

Salariu - cod 2000.
Contracte civile cu salariati - cod 2010.
Coduri de concediu și compensare - 2012.
Concediu medical - cod 2300.

Responsabilul închide pontajul în ultima zi lucrătoare a lunii sau în următoarea. Apoi, formularul completat (sau tipărit) este predat șefului de departament, care verifică acuratețea informațiilor introduse și transmite formularul completat, semnat, departamentului de resurse umane.

Următorul pas este transmiterea documentului către departamentul de contabilitate, unde, pe baza datelor primite, vor fi calculate salariile angajaților.

Important! Datele sunt primite de contabil în două etape. Prima parte este pentru plățile avansurilor către angajații companiei. Al doilea este pentru plățile pentru cea mai mare parte a salariilor pe baza rezultatelor perioadei de raportare.

După finalizarea procedurii de plată, formularele sunt trimise la arhivă și depuse într-un folder separat. Termenul de valabilitate al formelor este de 5 ani. Acesta este cazul standard. Dacă întreprinderea este organizată în condiții de muncă dăunătoare sau periculoase (identificate în urma unei inspecții de specialitate), atunci termenul de valabilitate este de 75 de ani.

Completarea unei foi de pontaj. Probă.

Notă: în imaginile din articol, puteți observa că formularele nu conțin niște rânduri, ceea ce le deosebește de cele reale. Acest lucru se face pentru comoditate și simplitate, dar sensul rămâne același. La sfârșitul articolului va fi un link către o mostră completă.

Primul pas este completarea antetului formularului din raportul. Ce trebuie să indicați aici:

Numele complet al companiei.
Cod de organizare bazat pe directorul OKPO.
Numele unității structurale a cărei activitate este reflectată în formular.
Numărul de serie al buletinului de calificare.
Data documentului.
Perioada de timp pentru care este compilată foaia de pontaj (standard - o lună).

Coloana 1. Numerotarea liniilor. Există o numerotare simplă, de neîntrerupt aici.

Coloana 2. Nume, inițiale, funcție (specialitate, profesie).

Coloana 3. Numărul de personal al angajatului. Codificarea este atribuită inițial.

Coloana 4. Note privind prezența și absența de la serviciu în funcție de ziua lunii. În consecință, tabelul este completat individual pentru fiecare angajat, în funcție de situația actuală în fiecare zi. În acest caz, o denumire de cod (număr sau literă) este scrisă în celula de sus a tabelului. Și celula de jos există pentru a înregistra numărul de ore lucrate în acea zi (Permis să fie lăsat necompletat).

În mod standard, pentru denumirea introdusă în celula superioară, se utilizează următoarele:

„Eu” - angajatul a fost prezent pe tot parcursul zilei de lucru.
„K” - călătoria de afaceri a angajatului.
„B” este o zi liberă sau o vacanță nelucrătoare.
„OT” – concediu de bază plătit.
„B” - concediu medical al angajatului.
„ÎNAINTE” este vacanța angajatului, care este luată pe cheltuiala sa.
"P" - concediu de maternitate.
„JO” - concediu de îngrijire a unui copil sub trei ani.
„NN” - absență fără motiv.

Notă: atunci când un angajat este absent, dar angajatorul nu poate spune cu siguranță dacă motivul este valabil, nu puteți completa această casetă deocamdată și o indica ulterior, când situația devine mai clară.

Coloana 5. Este necesar să se indice numărul total de zile și ore pe care salariatul a lucrat pentru fiecare dintre cele două jumătăți ale lunii de lucru. Zilele sunt introduse în prima celulă, iar orele de mai jos.

Coloana 6. Introducem aceleași informații, doar pentru o lună întreagă.

Coloana 7,8,9. Informațiile despre calculul salariului angajatului ar trebui să fie indicate aici. Când se utilizează un cod de salariu și un cont corespunzător pentru întreaga forță de muncă, antetul acestui tabel este completat cu date. Apoi, coloanele cu numărul 7 și 8 pentru un anumit angajat nu sunt completate. Iar în coloana numărul 9 sunt indicate orele lucrate. În caz contrar, toate câmpurile sunt completate în întregime - cu codurile lor de plată și contul corespondent. Contul corespunzător este preluat din Planul de conturi pentru un anumit tip de plată.

Am descris deja mai multe opțiuni pentru codurile de tip de plată mai sus. Dacă doriți să vedeți toate codurile, vă puteți referi la fișierul cu o listă de coduri atașată articolului.

Coloanele 10,11,12,13. Este necesar să introduceți informații în cazul absenței unui angajat. Aici sunt indicate motivul absenței și desemnarea cantitativă a timpului absenței.

În partea de jos a foii de pontaj punem numele responsabilului și funcția acestuia. În colțul din dreapta, formularul trebuie să conțină semnătura șefului de departament, informațiile pentru care au fost înscrise în acest raport. De asemenea, semnătura va fi semnată apoi de un angajat al departamentului HR, care va trimite formularul spre verificare. Fiecare semnătură este prevăzută cu data semnării.

Caracteristici de completare a unei foi de pontaj

Este permis ca, pe lângă foaia de pontaj principală, compania să creeze o aplicație. Fișa de cerere se completează atunci când un angajat este concediat. La sfârșitul perioadei de raportare (lună), la foaia de pontaj este atașată o foaie suplimentară, iar pe ea este deja făcută mențiunea „Renunțat”.
Am scris deja că nu trebuie să introduceți codul motivului neprezentării dacă angajatul responsabil nu este sigur că motivul nu a fost valid. Dar puteți introduce și codul „NN” sau „30” (motiv neexplicat) în coloana numărul 4. În acest caz, după ce angajatul apare și furnizează un document justificativ (de exemplu, un certificat medical), se fac corecții la buletinul.
Când se întâmplă ca un angajat, aflat în vacanță, să primească concediu medical, salariatul introduce codul „B” în loc de „OT” în foaia de pontaj cu numărul de zile conform adeverinței. Apoi vacanța este prelungită cu un număr identic de zile.
Apoi, când sunt weekenduri de vacanță în timpul vacanței (conform calendarului de producție), zilele care coincid cu vacanța nu sunt protejate. Și în buletinul de calificare în locul lor va apărea codul „B”. Exemplu: dacă un angajat este în vacanță în perioada 11 iunie - 18 iunie, Ziua Rusiei se încadrează în interval. Apoi, trebuie să marcați 13 iunie în tabelul formularului cu codificarea „B”.

Caracteristicile formularului T-12 - o formă simplă

Principala diferență între acest formular și T-13 standard computerizat este secțiunea în care puteți indica salariul angajatului.

Cu toate acestea, compania nu este obligată să o completeze dacă aceste cifre vor fi reflectate în alte tipuri de documentație de lucru.

Raportul de pe acest formular este completat într-o singură versiune. De asemenea, este desemnat un responsabil. Toate procedurile de lucru pe formular sunt similare cu cele descrise mai sus.

Formular de pontaj conform formularului T-12 și T-13

O fișă de pontaj este un document de personal care reflectă prezența/absența angajaților la locurile lor de muncă. În cazul în care salariatul nu se prezintă la serviciu, se indică motivul absenței. În plus, în foaia de pontaj sunt introduse informații despre numărul total de zile și ore lucrate pentru lună.

În aceste scopuri, se utilizează un formular sub forma T-12 sau T-13. Acesta din urmă va fi considerat un eșantion.

Opinia expertului

Maria Bogdanova

Peste 6 ani de experienta Specializare: drept contractual, dreptul muncii, dreptul securitatii sociale, dreptul proprietatii intelectuale, procedura civila, protectia drepturilor minorilor, psihologie juridica

Obligația angajatorului de a ține evidența timpului a fost chiar consacrată la nivel legislativ - în articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse „Conceptul timpului de lucru”. În 2019, la fel ca înainte, va fi posibil să mergeți în 2 moduri: întocmiți singur un document pe baza mostrelor disponibile sau utilizați un formular unificat, care a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie, 2004 nr. 1. Pentru instituțiile bugetare de stat (municipale) există o formă proprie de raport, aprobată prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n.

În 2019, perioada calendaristică de păstrare a foilor de lucru nu se va modifica va fi de 5 ani pentru companiile și firmele obișnuite și de până la 75 de ani pentru industriile situate în nordul îndepărtat sau care pot prezenta un pericol crescut (grele, periculoase și altele); întreprinderi).

Nu este recomandat să închideți foaia de pontaj devreme cu câteva zile înainte de sfârșitul lunii de facturare. Deși acest lucru se întâmplă des. De exemplu, foaia de pontaj este semnată pe 27 și tuturor angajaților li se acordă zile lucrătoare din 27 până în 30 (31). Ca urmare, dacă un angajat se îmbolnăvește, își ia o vacanță pe cheltuiala lui etc., se poate dovedi că i s-a plătit salarii „în plus”. În acest caz, va trebui să fie reținut din angajamentele lunii următoare ca o plată în avans necâștigată acordată angajatului pe seama salariului (Partea 2 a articolului 137 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Completarea formularului T-13

Fișa de pontaj poate fi completată în 2 moduri:

Înregistrați toate prezența și absențele la serviciu în fiecare zi (discutate mai jos)

Rețineți numai absențe, întârzieri și alte „încălcări” ale rutinei zilei de lucru

În partea de sus a formularului indicăm numele organizației sau al antreprenorului individual, numărul documentului și data întocmirii acestuia.

Coloana „Cod conform OKPO”. Codul OKPO este indicat conform datelor din notificarea de la Rosstat.

Coloana „Perioada de raportare”. Indicăm perioada de timp pentru care se întocmește documentul (de obicei o lună).

Coloanele 2 și 3. Numele complet, funcția și numărul de personal al angajatului.

Coloana 4. Se notează toate prezența și absențele. Fiecare zi calendaristică corespunde unei celule separate, formată din două celule. Celula de sus indică codul literei, iar celula de jos indică numărul de ore lucrate pentru această zi, sau această celulă poate fi lăsată goală, cu condiția ca orele de lucru să fie înregistrate în zile.

Toate codurile (alfabetice și numerice) sunt indicate pe formularul T-12, cele mai frecvent utilizate coduri sunt:

Sunt un lucrător cu normă întreagă

B – zi liberă sau vacanță

K – călătorie de afaceri

B – invaliditate temporară (concediu medical)

OT – concediu de bază plătit

Coloana 5. Celula de sus indică numărul de zile lucrate pentru fiecare jumătate a lunii. În partea de jos este numărul de ore lucrate în aceeași perioadă.

Coloana 6. Sunt indicate datele pentru întreaga lună: celula de sus este numărul de zile lucrate, celula de jos este numărul de ore lucrate.

Coloana 7-9. Furnizați informații pentru calcularea salariilor. Dacă a fost folosit un tip de remunerație pentru toți angajații, atunci în antetul tabelului găsim două coloane: „Codul tipului de salariu” și „Contul corespunzător” - și completați-le cu datele relevante.

În acest caz, coloanele inferioare 7 și 8 rămân goale. Numai coloana 9 este completată. Și dacă au fost utilizate mai multe tipuri de remunerare, atunci completați coloanele 7,8,9 și nu atingeți coloanele din antetul tabelului.

Coloana 7(daca este necesar). Codul tipului de plată. O listă completă de coduri este disponibilă. Eșantionul utilizează: 2000 - plata sarcinilor de serviciu (salariu) și 2012 - plăți de concediu

Coloana 8. Contul corespunzător este indicat conform planului de conturi contabil.

Coloana 9. Numărul de zile și ore lucrate pe lună corespunzător acestui tip de plată.

Coloana 10, 11, 12, 13. Sunt indicate date privind motivele absenței și întârzierii angajaților (codul și numărul de zile, orele de absență a salariatului de la locul de muncă).

- Poza 1 (click pentru a mari) -

Obligatoriu pentru utilizare. Cu toate acestea, la 1 ianuarie 2013, a intrat în vigoare un amendament care desființează cerința obligatorie de utilizare a formularelor unificate. Acum fiecare organizație poate dezvolta în mod independent formulare și formulare, inclusiv toate detaliile cerute de lege.

Multe întreprinderi continuă să utilizeze formularele unificate T-12 și T-13, deoarece formularele de dezvoltare independentă sunt costisitoare, iar nemenținerea acestora poate duce la unele consecințe nedorite din partea serviciului fiscal și a Fondului de asigurări sociale.

Completarea foilor de pontaj presupune ca executantul, care în absența ofițerului de personal este contabil, să fie atent, să cunoască simbolurile și regulile de bază pentru introducerea datelor în document. În caz contrar, sunt inevitabile greșeli care vor duce la distribuirea nedreaptă a fondului de salarii.

De ce ai nevoie de un buletin, diferența dintre formularele T-13 și T-12

Documentul reflectă toate informațiile actuale despre orele de muncă lucrate, absențe din motive bune sau rele ale fiecărui angajat al întreprinderii. La sfârșitul fiecărei luni, foaia de pontaj este închisă, iar pe baza datelor conținute în aceasta, departamentul de contabilitate calculează câștigurile.

Utilizarea fișelor contabile este convenabilă și vizuală, astfel încât întreținerea lor este justificată. Acestea vă permit să monitorizați disciplina muncii, pe baza analizei căreia managerul decide dacă să-l recompenseze pe angajat cu un bonus sau să-l pedepsească prin privarea de prime.

Fiecare organizație stabilește lista de formulare utilizate în politicile contabile ale întreprinderii. Utilizarea unei forme sau alteia este determinată de metodele contabile. Dacă se face manual, se folosește T-12, dacă se folosește software - T-13.

Formularul de raport T-12 este amplasat pe 2 coli de hârtie, fiecare format 2/3 dimensiune A 3. Se completează într-un singur exemplar, iar la sfârşitul lunii, după aprobarea managerului, se transmite la sediul. departamentul de contabilitate pentru plata.

Foaie de pontaj T-13 toată luna există în formă electronică.În fiecare zi sunt introduse informațiile necesare, detaliile întreprinderii și informațiile despre angajați sunt introduse automat. La sfârșitul perioadei de raportare, formularul completat este tipărit pe coală A3 și trimis spre semnare managerului, iar de la acesta la departamentul de contabilitate.

Pentru a afla cum să creați o foaie de pontaj într-un program special, urmăriți videoclipul.

Cum se umple?

Foaia de pontaj este completată zilnic în timpul lunii calendaristice. La sfarsitul acestei perioade se calculeaza numarul de ore lucrate de fiecare angajat. La calculul salariilor se iau in calcul absentele angajatilor si se trec si pe formular.

Ambele formulare standard conțin același set de detalii și simboluri, așa că principiile pentru completarea lor sunt aceleași. Formularele sunt așezate pe ambele părți ale foii într-un aranjament de carte.

Sectiunea 1: contabilitatea orelor de lucru.

Antetul documentului trebuie să indice:

numele întreprinderii împreună cu forma juridică (IP, SRL, OJSC etc.);
cod OKPO;
perioada de raportare (de la prima până la ultima zi a lunii);
Numarul documentului.

Celula „Data documentului” trebuie finalizat în ultima zi înainte de expediere pentru aprobarea managerului.

Coloana 1 a tabelului contabil conține numărul de ordine al salariatului, începând de la unu.

A 2-a coloană - numele de familie și inițialele fiecărui angajat împreună cu funcția acestuia. Datele acestor angajați sunt în formularul T-2. Ordinea de intrare nu este strict definită, dar cel mai adesea numele sunt introduse alfabetic sau după numărul de personal, care se încadrează în a 3-a coloană alăturată.

Coloanele a 4-a și a 6-a reprezintă partea principală a documentului, în care sunt introduse simboluri numerice sau alfabetice ale orelor lucrate pentru fiecare zi. Linia de sus este folosită pentru a introduce coduri, linia de jos este folosită pentru a introduce orele. Pe formularul T-13 ambele jumătăți ale lunii sunt notate în coloana 4, apoi numărul de rânduri pentru fiecare angajat se dublează.

5 și 7 - rezultate intermediare pentru prima și, respectiv, a doua jumătate a lunii.

Coloanele rămase din tabel de la 8 la 17 se completează la sfârșitul perioadei pe baza documentelor justificative (concediu medical, note explicative):

8-13 - numărul de zile (linia de sus) și de ore (linia de jos) cu un calcul separat al orelor suplimentare și al timpului lucrat în sărbători și noaptea;
14-16 - numărul de neprezentări indicând codul motiv;
17 - suma zilelor libere pentru luna.

Sectiunea 2: decontare cu personalul.

Această parte a tabelului se află la pagina 3 și conține tipul de plată și contul de corespondent este completat de departamentul de contabilitate pe baza „Planului de conturi”. În buletinul T-12, dacă acești parametri sunt aceiași pentru toți angajații, angajatul departamentului de decontare completează coloanele 18-22, iar dacă fiecare angajat folosește diferite tipuri de plată, codurile și numerele necesare sunt introduse în coloanele 18- 34.

Coloanele 35-55 conțin informații statistice pentru fiecare angajat și indicatorii finali de performanță ai departamentului pentru luna: numărul de zile-muncă și de ore-muncă, numărul de angajați și așa mai departe.

În fișa T-13, care se completează automat pe baza informațiilor din programul de contabilitate, trebuie completate coloanele 7-9 în primul caz și coloana 9 în cazul aplicării mai multor tarife.

Explicarea simbolurilor

Fiecare tip de muncă sau absență de la serviciu are un cod numeric și litere. Au fost identificați 36 de factori care influențează calculul salariilor.

Primul grup de coduri se referă la desemnarea orelor-om în diferite moduri muncă. Primul cod este cel mai des folosit:

I (01) - ziua.
N (02) - noapte.
RV (03) - în sărbătorile oficiale și în weekend.
De la (04) - prelungiri.
VM (05) - pe bază de rotație.

Dacă angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri, sunt setate următoarele coduri de desemnare:

K (06) - călătorie de afaceri.
PC (07) - trimiterea unui angajat în afara producției pentru formare avansată.
PM (08) - pregătire avansată în altă zonă.

Al treilea grup de coduri utilizat atunci când angajații intră în concediu educațional, anual sau de maternitate:

OT (09) - concediu anual.
OD (10) - concediu suplimentar plătit.
U (11) - concediu de studii, plătit pe bază de certificat de convocare.
HC (12) - salariu parțial păstrat pentru formarea la locul de muncă.
UD (13) - concediu de studii fara plata in lipsa certificatului de citatie.
P (14) - concediu, care este plătit de întreprindere atunci când o salariată intră în concediu de maternitate în stadiile târzii ale sarcinii.
JO (15) - concediu de maternitate de până la trei ani.
DO (16) - concediu fără plată cu permisiunea angajatorului (concediu liber).
OZ (17) - concediu fără plată pentru motive specificate în Codul muncii.
DB (18) - concediu suplimentar fără plată.
B (19) - concediu de invaliditate temporară cu beneficii (concediu medical).
T (20) - concediu medical fără prestații.

Dacă un angajat nu s-a prezentat la serviciu sau a lucrat cu jumătate de normă, plata se calculează în conformitate cu codurile:

LCH (21) - zi de lucru redusă din motive specificate în Codul Muncii.
PV (22) - concediu forțat în caz de îndepărtare sau concediere ilegală.
G (23) - neprezentare ca urmare a îndeplinirii îndatoririlor publice sau de stat.
PR (24) - absenteism fara motiv intemeiat, daca salariatul nu a avertizat in prealabil, pentru care scrie la departamentul de personal.
NS (25) - program scurt de lucru la inițiativa angajatorului.
Pe (26) - weekend și sărbători.
OV (27) - zile libere suplimentare plătite.
NV (28) - zile libere neplătite.
ZB (29) - o grevă declarată oficial de către un sindicat.
NN (30) - absenteism din motive necunoscute, atribuite înainte ca acestea să fie clarificate.
RP (31) - timp nefuncțional datorat angajatorului.
NP (32) - oprire din motive externe.
VP (33) - timp de nefuncționare din cauza unui angajat, însoțit de obicei de amenzi.
DAR (34) - scoaterea din muncă cu salariu continuu.
NB (35) - suspendare fără plată.
NZ (36) - suspendarea muncii din cauza întârzierii salariilor.

Cum să faci modificări?

În cazul în care se identifică o eroare la completarea fișelor de pontaj, se fac corecții pe baza documentelor care pot confirma noile date. Cea mai mare dificultate este completarea manuală a formularului T-12, deoarece necesită o absență completă de pete și ștergeri. Dacă se face o eroare, așa formularul este completat din nou.

Daca trebuie sa faci modificări structurale în formularul de pontaj în sine, șeful întreprinderii emite o comandă, care justifică schimbarea. De exemplu, este necesar dacă o organizație dorește să folosească simboluri suplimentare pentru munca neprevăzută în formularul standard.

Așadar, menținerea și completarea unei foi de pontaj de către o întreprindere este obligatorie pentru orice persoană fizică sau juridică, dar legea oferă o oarecare libertate în alegerea formei foilor de pontaj, permițând să le fie aduse modificări care sunt considerate adecvate de companie. . Acestea trebuie să conțină un set obligatoriu de detalii, care poate fi completat la cererea angajatorului.

În acest caz, cel mai indicat pare să se utilizeze formularele unificate T-12 și T-13, care diferă prin modul în care sunt completate, dar care conțin același set de date și sunt completate în același mod.

Un scurt videoclip descrie pregătirea și stocarea foilor de pontaj.

Fiecare angajator are obligația de a păstra un document, cum ar fi o fișă de pontaj. Afișează în mod real numărul de ore pe care un angajat a lucrat sau absența acestuia de la serviciu din diverse motive.

Pe baza unui document completat corect, salariile vor fi calculate pentru o anumită perioadă de plată.

Legislația prevede un formular standard de fișă de pontaj, care va fi completat fie manual, fie automat - formularele T-12 și T-13. Formularul de raport T-12 și un eșantion de completare pot fi descărcate gratuit în partea de jos a articolului în format Word.

O fișă de pontaj este o formă de document care trebuie completată cu grijă deosebită. La urma urmei, salariul angajatului va depinde de cât de corect este completat.

Îl poți contacta și în cazul oricărei dispute legate de numărul de ore lucrate. De aceea, toate organele de inspecție consideră că este de datoria lor să solicite un buletin în timpul oricărei inspecții. În cazul în care foaia de pontaj conține erori și inexactități, angajatul responsabil cu completarea ei poate fi supus unor măsuri disciplinare.

Proba de umplere T-12

În majoritatea organizațiilor, munca de completare a formularului T-12 este efectuată de ofițerii de personal, iar în lipsa acestora, un contabil sau acesta poate fi, de asemenea, șeful unui departament. Oricare dintre acești angajați va spune că documentul începe cu șeful - adică cu numele organizației, unitatea structurală (dacă există), numărul documentului și data finalizării.

Următorul pas va fi întocmirea unui tabel formular T-12 pentru fiecare dintre angajații organizației. Deoarece formularul este unificat, completarea coloanelor nu va ridica întrebări - conține numărul de serie, numele și inițialele angajatului, funcția acestuia, precum și un număr de personal.

După aceasta, puteți trece direct la notele efective privind prezența la serviciu sau absența de la serviciu pentru fiecare zi a lunii. Deoarece există o linie dublă pentru fiecare angajat, în partea superioară se introduce un număr sau o literă care indică codul timpului de lucru, iar în partea inferioară numărul de ore lucrate. În funcție de faptul că angajatul a fost la serviciu în acea zi sau a lipsit, i se acordă „I” - 8 (dacă a lucrat toată ziua de lucru) sau „B” - 0 (dacă a fost bolnav). Așa se completează datele pentru fiecare zi a lunii. Desigur, există un cod pentru aproape fiecare caz de neprezentare.

Legislația muncii obligă angajatorii să țină evidența timpului lucrat de angajați. Organizațiile, indiferent de statutul juridic, și antreprenorii individuali trebuie să țină cont de orele lucrate. În special în acest scop, Comitetul de Stat de Statistică a elaborat și aprobat formulare ale Fișei de pontaj N T-12 și N T-13.

Vă vom oferi instrucțiuni pentru completare, care vă vor ajuta să reflectați corect datele și să utilizați rațional foaia de pontaj.

De ce ai nevoie de o foaie de pontaj?

Fișa orarului de lucru, aprobată prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1, ajută serviciul personal și departamentul de contabilitate al întreprinderii:

ia in calcul timpul lucrat sau nelucrat de angajat;
controlează respectarea programului de lucru (prezență, absență, întârziere);
să aibă informații oficiale despre timpul lucrat de fiecare angajat pentru calcularea salariilor sau întocmirea rapoartelor statistice.

Acesta va ajuta contabilul să confirme legalitatea acumulării sau neacumulării salariilor și a sumelor de compensare pentru fiecare angajat. Ofițerul de resurse umane trebuie să urmărească prezența și, dacă este necesar, să justifice penalitatea aplicată angajatului.

O fișă de pontaj se referă la formele de documente care sunt eliberate unui angajat la concediere, împreună cu un carnet de muncă la cererea acestuia (articolul 84.1 din Codul fiscal al Federației Ruse).

Este de remarcat faptul că formele unificate ale foilor de pontaj N T-12 și N T-13 nu sunt necesare pentru utilizare începând cu 1 ianuarie 2013. Cu toate acestea, angajatorii sunt obligați să țină evidențe (Partea 4 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). Organizațiile și antreprenorii individuali pot folosi alte modalități de a controla timpul petrecut de angajați la locul de muncă. Dar, de fapt, formatul de formular dezvoltat de Gostkomstat este destul de convenabil și continuă să fie folosit peste tot.

Cine păstrează foaia de pontaj în organizație

Conform Instrucțiunilor de utilizare și completare a formularelor documentelor contabile primare:

fișa de lucru pentru anul 2019 este întocmită și menținută de o persoană autorizată;
documentul este semnat de șeful departamentului și angajatul HR;
după care se transferă la departamentul de contabilitate.

După cum vedem, regulile nu stabilesc poziția angajatului care păstrează foaia de pontaj. Conducerea are dreptul de a numi pe oricine să îndeplinească această sarcină. Pentru a face acest lucru, se emite un ordin care indică funcția și numele persoanei responsabile. Dacă nu se emite un ordin de numire a unui astfel de angajat, atunci obligația de a ține evidența trebuie specificată în contractul de muncă. În caz contrar, este ilegal să ceri unui angajat să țină evidențe. În organizațiile mari, un astfel de angajat este numit în fiecare departament. Acesta completează formularul în termen de o lună, îl dă șefului secției spre semnare, care, la rândul său, după verificarea datelor, transmite formularul ofițerului de cadre. Angajatul departamentului HR verifică informațiile, completează documentele necesare muncii sale în baza acesteia, semnează foaia de pontaj și o transmite contabilului.

În companiile mici, un lanț atât de lung nu este urmat - fișa contabilă este ținută de un angajat al personalului și apoi transferată imediat la departamentul de contabilitate.

Care este diferența dintre formularele N T-12 și N T-13 Foile de pontaj?

Două forme aprobate de subiecte diferă, una dintre ele (T-13) este utilizată în instituții și companii în care este instalat un turnichet special - un sistem automat care controlează prezența angajaților. Iar formularul T-12 este considerat universal și conține, în plus, o Secțiune 2 suplimentară. Poate reflecta decontări cu angajații privind salariile. Dar dacă compania efectuează decontări cu personalul ca tip separat de contabilitate, secțiunea 2 rămâne pur și simplu goală.

Completarea unei foi de pontaj

Există două moduri de a completa foaia de pontaj:

umplere continuă - toate aparițiile și absențele sunt înregistrate în fiecare zi;
completarea prin abateri - se notează doar întârzierile și neprezentările.

Să dăm ca exemplu instrucțiuni pentru completarea formularului T-13 folosind metoda de umplere continuă.

Pasul 1 - denumirea organizației și unității structurale

În partea de sus, introduceți numele companiei (numele complet al antreprenorului individual) și numele unității structurale. Acesta ar putea fi un departament de vânzări, un departament de marketing, un departament de producție etc.

Pasul 2 - Cod OKPO

OKPO este un clasificator integral rus de întreprinderi și organizații. Conținut în bazele de date Rosstat, este format din:

8 cifre pentru persoane juridice;
10 cifre pentru antreprenorii individuali.

Pasul 3 - numărul documentului și data întocmirii

Numărul documentului este atribuit în ordine.
Data întocmirii este de obicei ultima zi a lunii de raportare.

Pasul 4 - perioada de raportare

Fișele de pontaj se depun pe lună - perioada de la prima până la ultima zi a lunii august în cazul nostru.

Pasul 5 - informații despre angajați

Se completează un rând separat pentru fiecare angajat al departamentului.

Numărul de serie din buletinul de calificare.
Numele și funcția angajatului.

Un număr de personal este atribuit fiecărui angajat și este utilizat în toate documentele contabile interne. Acesta este reținut de angajat pe toată perioada în care lucrează în organizație și nu este transferat unei alte persoane timp de câțiva ani de la concediere.

Pasul 6 - informații despre prezență și numărul de ore

Pentru a completa informații despre prezența și absența angajaților, sunt folosite simboluri abreviate. O listă a acestora o veți găsi la sfârșitul articolului într-un paragraf separat. În exemplul nostru pentru angajatul Petrov A.A. 4 abrevieri folosite:

I - prezență (în cazul prezenței, numărul de ore lucrate se înregistrează în celula de jos);
Într-un weekend;
K - călătorie de afaceri;
OT - vacanță.

Pasul 7 - numărul total de zile și ore pentru lună

În coloana a 5-a indicați numărul de zile și ore lucrate pentru fiecare jumătate de lună.

În coloana a 6-a - numărul total de zile și ore pentru lună.

Pasul 8 - informații pentru statul de plată

Codul tipului de plată determină tipul specific de plată în numerar, criptat în cifre. Pentru o listă completă de coduri, consultați sfârșitul articolului. Exemplul folosește:

2000 - salariu (salarii);
2012 - plata concediului.

Contul corespunzător este un cont contabil din care sunt anulate costurile pentru un anumit tip de remunerație. În cazul nostru, contul pentru anularea salariilor, a indemnizațiilor de călătorie și a plăților de concediu este același.

Coloana 9 indică numărul de zile sau de ore lucrate pentru fiecare tip de remunerație. În cazul nostru, zilele de prezență și călătoriile de afaceri sunt introduse în celula de sus, iar zilele de vacanță sunt introduse în celula de jos.

Dacă un singur tip de remunerație (salariu) este aplicabil tuturor angajaților pe parcursul lunii, atunci codul tipului de plată și numărul de cont sunt scrise în partea de sus, coloanele 7 și 8 sunt lăsate goale, indicând doar zilele sau orele lucrate. în coloana 9. Astfel:

Pasul 9 - informații despre motivele și ora neprezentării

Coloanele 10-12 conțin codul pentru motivul absenței și numărul de ore de absență. În exemplul nostru, angajatul a lipsit timp de 13 zile:

3 zile - din cauza unei călătorii de afaceri;
Am fost in vacanta de 10 zile.

Pasul 10 - semnăturile persoanelor responsabile

Fisa contabila se semneaza la sfarsitul lunii:

angajat responsabil de întreținere;
seful departamentului;
muncitor de personal.

Cum să marchezi vacanța pe o foaie de pontaj

Înainte de a marca vacanța pe foaia de pontaj, este important să cunoașteți următoarele puncte:

ce tip de concediu să indicați;
perioada de concediu - de la ce data pana la ce data se odihneste angajatul;
ce metoda se foloseste la completarea foii de pontaj - se inregistreaza continuu sau numai abaterile?

Diferite tipuri de concedii sunt indicate în buletinul de raport prin următoarele abrevieri:

	concediu regulat platit
	suplimentar plătit
	administrativ (fara economisirea salariului)
	educațional cu salariul reținut
	formare la locul de muncă (zi scurtată)
	educațional fără a economisi salariul
	pentru sarcină și naștere
	îngrijirea copiilor până la 3 ani
	fără a economisi salariul în cazurile prevăzute de lege
	suplimentar fără a economisi salariul

Când utilizați ambele metode de completare a unei foi de pontaj, este aplicat un simbol de vacanță pentru fiecare zi în care angajatul este absent. Doar că, atunci când se folosește metoda continuă, zilele rămase sunt umplute cu prezențe (codul condiționat „I”), iar atunci când se utilizează metoda de luare în considerare a abaterilor, acestea rămân goale.

Alte denumiri și coduri din tabel

Prezentăm desemnările literelor folosite în foaia de pontaj sub formă de tabele.

Prezența la locul de muncă:

Absența de la locul de muncă:

	invaliditate temporară (concediu medical) cu plata indemnizaţiilor
	invaliditate temporară fără plata indemnizației
	scurtarea programului de lucru în cazurile prevăzute de lege
	absenteism forțat din cauza înlăturării ilegale (concediere)
	neprezentarea în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor de stat (publice).
	absenteism fără un motiv întemeiat
	modul part-time
	weekenduri și sărbători legale
	zi liberă suplimentară plătită
	zi liberă suplimentară neplătită
	grevă
	motiv necunoscut al absenței
	oprire din vina angajatorului
	timp de nefuncţionare din motive independente de voinţa oricui
	nefuncţionare din vina angajatului
	suspendare de la muncă (plătită)
	concediere fara retinere a salariului
	suspendarea muncii în caz de întârziere a salariului

Vom da doar codurile digitale de bază ale tipurilor de remunerare(Lista completă se află în Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 13 octombrie 2006 N SAE-3-04/):