Ordin privind numirea unui reprezentant responsabil. Exemplu de comandă. Exemplu de formular de declarație de incendiu

Indiferent de industrie sau regim de impozitare, toate entitățile comerciale (organizații și antreprenori individuali) sunt obligate să păstreze evidența contabilă și fiscală. Cu alte cuvinte, păstrați o arhivă.

Un document de arhivă este înțeles ca un suport material cu informații înregistrate pe el, care are detalii care permit identificarea acestuia și este supus păstrării datorită semnificației suportului și informațiilor specificate pentru cetățeni, societate și stat (clauza 2). al articolului 3 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ).

Am vorbit despre perioadele de păstrare a documentelor contabile într-o secțiune separată, iar despre stocarea documentelor contabile fiscale și raportarea fiscală în aceasta. Amintim că pentru anumite documente de personal (de exemplu, carduri personale, conturi personale, contracte de muncă), perioada de păstrare ajunge până la 75 de ani (Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558).

În general, șeful unei organizații este responsabil pentru întreținerea unei arhive. Cu toate acestea, prin ordinul (instrucțiunea) acestuia, poate numi un alt angajat responsabil de arhivă. Vă vom spune în consultația noastră cum să întocmiți un ordin de numire a unui responsabil cu menținerea unei arhive într-o organizație.

Întocmim un ordin despre persoana responsabilă de arhivă

Un ordin de numire a unui responsabil cu arhiva unei organizații este întocmit sub orice formă. Indică numele complet. și funcția salariatului desemnat ca responsabil de arhivă, data de la care salariatului îi sunt atribuite atribuții de „arhivă” sau perioada corespunzătoare de responsabilitate.

Ordinul de numire a responsabilului cu arhiva instituției (organizației) trebuie să fie familiarizat cu angajatul în cauză împotriva semnăturii.

Vă vom furniza un exemplu de formular pentru comanda de numire a unui responsabil pentru arhivă.

Este extrem de important ca organizațiile și antreprenorii individuali să asigure stocarea completă și fiabilă a documentelor în conformitate cu perioadele de păstrare stabilite pentru acestea. La urma urmei, pentru încălcarea condițiilor de stocare a documentelor de arhivă, organizația, antreprenorii individuali și oficialii acestora pot fi trași la răspundere.

De exemplu, absența documentelor contabile primare, a registrelor contabile sau a situațiilor financiare este considerată o încălcare gravă a cerințelor contabile. Acest lucru amenință cu o amendă pentru funcționari în valoare de 5.000 până la 10.000 de ruble. Și pentru o încălcare similară repetată în decurs de un an, un funcționar al organizației poate fi amendat în valoare de 10.000 până la 20.000 de ruble sau descalificat pentru o perioadă de 1 până la 2 ani (partea 1, 2 din articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Pentru încălcarea regulilor de păstrare, achiziție, contabilitate sau utilizare a documentelor de arhivă răspunderea este prevăzută la art. 13.20 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Absența documentelor primare, a facturilor, a registrelor contabile sau fiscale amenință, de asemenea, răspunderea conform Codului Fiscal al Federației Ruse. Amenda este de 10.000 de ruble, iar în cazul încălcărilor în mai mult de o perioadă fiscală - 30.000 de ruble (Partea 1, 2 a articolului 120 din Codul fiscal al Federației Ruse).

În consecință, lipsa documentelor din cauza încălcării termenilor și procedurii de stocare a acestora nu va permite organizației, de exemplu, să depună astfel de documente la cererea autorității fiscale. Și acest lucru este plin de răspundere administrativă și fiscală în conformitate cu

Numirea unei persoane responsabile se efectuează prin ordin al conducătorului întreprinderii sau organizației, pe baza documentației administrative. Pe lângă ordin, componența acestuia include dezvoltarea și aprobarea responsabilităților postului, instrucțiuni pentru implementarea acestora, un protocol cu ​​o decizie privind numirile (justificarea necesității introducerii de noi posturi). Documentele referitoare la garanțiile sociale și la condițiile de muncă sunt în mod necesar revizuite de organizația sindicală a întreprinderii.

Executarea documentelor administrative este necesară la numirea persoanelor responsabile din punct de vedere financiar, a angajaților care răspund de condițiile de muncă sigure și de protecția muncii, precum și a angajaților responsabili cu desfășurarea lucrărilor la unități cu risc ridicat (producție chimică, lucrări la altitudine și electricitate etc.) .

În toate aceste cazuri, persoanele responsabile sunt obligate să organizeze și să controleze condițiile de lucru sigure, ținând cont de specific, în conformitate cu instrucțiunile aprobate.

Cel mai comun tip de răspundere la întreprinderi este responsabilitatea funcționarilor pentru protecția și siguranța muncii. Numirea unui angajat se formalizează prin ordin, dar înainte de aceasta acesta trebuie să fie familiarizat cu responsabilitățile postului specificate în instrucțiuni, unde angajatul își lasă semnătura confirmând familiarizarea cu documentul.

Reguli de compilare

Nu există un formular unificat pentru un ordin de numire a unei persoane responsabile, dar atunci când redactați, ar trebui să urmați structura acestuia și să reflectați toate informațiile importante.

Exemplu de ordin de desemnare a unei persoane responsabile cu menținerea, emiterea, contabilizarea și păstrarea carnetelor de muncă

Pe antetul întreprinderii este întocmit un document, unde în partea de sus este indicată numele organizației, tipul de document este o comandă și sunt indicate numărul de înregistrare și data întocmirii acestuia.

Partea de precizare a textului trebuie să indice motivele creării documentului, cu trimiteri la acte legislative și de reglementare.

Partea administrativă a ordinului conține informații despre care angajat va ocupa postul specificat, precum și cui va fi încredințat îndeplinirea temporară a sarcinilor de protecție a muncii în absența persoanei desemnate. Șeful întreprinderii avizează comanda și o scrie departamentului de personal pentru executare.

Trebuie avut în vedere faptul că, în unele cazuri, persoanele desemnate trebuie să aibă certificate speciale de absolvire a pregătirii în domeniul securității electrice, familiarizarea cu condițiile și specificul muncii în industriile periculoase și chimice etc.

În acest articol vom vorbi despre ordinul de numire a unei persoane responsabile. Vom afla cum se întocmește un ordin pentru a numi o persoană responsabilă cu management, la unitate, pentru echipamente electrice etc. Vom afla de ce este emis un astfel de document, în ce interval de timp trebuie completat, ce caracteristici și nuanțe conține această comandă. La sfârșitul articolului nostru puteți descărca un exemplu de comandă pentru numirea persoanelor responsabile. Și pentru început, o scurtă referință terminologică care va ajuta cititorul să înțeleagă imediat esența problemei și să urmărească cu atenție progresul narațiunii noastre logice.

Ordin de numire a unei persoane responsabile

În general, ordinul de numire a unei persoane responsabile trebuie să vină de la șeful companiei, în strictă conformitate cu carta acestei organizații. Astfel de documente includ lucrări care determină numărul și numele posturilor și cerințele pentru acestea, un protocol care înregistrează noile promovări sau retrogradări în posturi etc. Sindicatul companiei trebuie să revizuiască documentele care se referă la beneficiile sociale și condițiile de muncă. Toate aceste documente aparțin categoriei actelor administrative. Aceste documente sunt responsabile pentru numirea unei persoane responsabile atunci când lucrează, să zicem, într-o zonă periculoasă sau dificilă.

Atunci când este numită o anumită persoană responsabilă, compania, așa cum ar fi, îi încredințează controlul asupra lucrării, astfel încât persoana responsabilă să monitorizeze siguranța și corectitudinea în zona sa de autoritate.

Un ordin de numire a unei persoane responsabile se emite în următoarele situații:

• In cazul in care noul post presupune munca in domeniul protectiei muncii
• În cazurile în care este necesar să se creeze condiții de muncă sigure în toate domeniile de activitate ale companiei
• In cazul in care este nevoie de un angajat care va fi responsabil de echipamentele electrice din companie

Cum se întocmește un formular pentru un ordin de numire a unei persoane responsabile?

Acum ne vom concentra asupra formei ordinului de numire a unei persoane responsabile. Să spunem imediat că există anumite cerințe din Legislație care se aplică unui ordin de numire a unei persoane responsabile, astfel încât o companie poate crea un formular pe cont propriu, dar totuși trebuie să îndeplinească toate standardele pentru pregătirea unor astfel de documente.

Este necesar ca la formularul de comandă să fie atașate duplicate ale certificatelor pentru numirea unei persoane responsabile, care va confirma faptul că angajatul a urmat o anumită clasă de master, formare, instruire și așa mai departe. Aici puteți atașa și o listă de atribuții ale persoanei responsabile, în care angajatul trebuie să semneze și să semneze. Trebuie reținut că semnătura angajatului și data întocmirii documentului sunt un document foarte important, deoarece acesta este o dovadă și o garanție că a fost informat cu privire la ocupația sa.

Dacă luăm cele mai populare tipuri de comenzi pentru a numi o persoană responsabilă, atunci, în mod firesc, „câștigă” persoana care este obligată să monitorizeze corectitudinea și legalitatea condițiilor de muncă și a siguranței.

Cum se emite un ordin de numire a unei persoane responsabile?

Permiteți-ne să vă avertizăm imediat că nu există, ca atare, o singură formă de comandă pentru numirea unei persoane responsabile. Dar există, după cum am menționat deja, anumite cerințe care se aplică unor astfel de documente. Pentru a vă face mai ușor și mai accesibil să înțelegeți toate nuanțele și aspectele designului, vă recomandăm să descărcați un exemplu de comandă pentru numirea unei persoane responsabile, linkul către care se află la sfârșitul articolului nostru.

Deci, ce se cere să fie indicat în ordinul de numire a unei persoane responsabile? Mai întâi, în partea de sus, indicăm numele companiei, numele documentului, numărul de serie și data la care întocmești această comandă.

Ceea ce urmează este narațiunea, adică partea principală a ordinii. Trebuie să precizați clar de ce a fost creată această comandă și scopul acesteia. Nu uitați să vă referiți la orice document legal, de exemplu, Codul Muncii al Federației Ruse, Carta Societății, Codul Fiscal al Federației Ruse și altele.

În continuare scriem partea care se numește administrativă. Aici menționăm clar că un astfel de angajat a ocupat o astfel de funcție de la o astfel de dată și este responsabil pentru ceva. Tot aici trebuie să scrieți și numele persoanei care este responsabil adjunct în cazul în care aceasta lipsește temporar.

După întocmirea ordinului de numire a unei persoane responsabile, șeful organizației îl redirecționează către departamentul de personal pentru ca specialiștii să-l familiarizeze pe toți angajații. Nu uitați că nu este întotdeauna posibil să desemnați orice angajat într-o anumită poziție ca persoană responsabilă. Foarte des (acest lucru se aplică, să zicem, muncii extreme sau care pun viața în pericol) pentru a deveni o persoană responsabilă, este necesar să aveți în mână un fel de document care să confirme că angajatul a fost instruit în această problemă și poate fi competent în această temă. În caz contrar, o inspecție de către autoritățile de protecție a muncii poate dezvălui încălcări care vor atrage amenzi și diverse sancțiuni.

Unde mai poți folosi un ordin pentru a numi o persoană responsabilă?

Așadar, să trecem acum cu dvs. mai detaliat domeniile în care se aplică ordinul de numire a unei persoane responsabile. Iată exemple de mai multe domenii ale acestui document:

• Responsabil cu securitatea la incendiu in cadrul companiei
• Angajat responsabil financiar al companiei
• Responsabil cu protectia muncii
• Raspunde de educatia primita pentru promovare sau schimbarea postului
• Responsabil pentru siguranța bunurilor materiale ale companiei
• Responsabil cu cifra de afaceri a transferurilor de bani
• Responsabil pentru lucrul în zone periculoase și multe alte responsabilități

Atunci când o persoană responsabilă este numită într-o anumită funcție, se emite un ordin corespunzător. Documentul precizează tipul de responsabilitate, precum și numele complet și funcția angajatului. Aflați cum să întocmiți această comandă, formularul și o mostră aproximativă despre cum să o completați chiar acum.

În orice întreprindere, este important să se stabilească nu numai responsabilitățile specifice ale locului de muncă, ci și domeniul lor de responsabilitate. Divizarea persoanelor pe posturi se realizează în conformitate cu reglementările interne de muncă, precum și pe baza datelor confirmate privind calificările acestora:

• calificarea unei diplome de studii medii profesionale sau superioare;
• date despre pregătirea internă în companie sau informații despre participarea la cursuri în organizații terțe (de exemplu, cursuri de recalificare sau educație suplimentară);
• date care confirmă finalizarea cu succes a unui examen de calificare în conformitate cu specialitatea dumneavoastră.

Pe baza acestor date, se stabilește o diviziune internă a domeniilor de responsabilitate și o listă de responsabilități aferente postului:

• siguranța electrică (în acest caz, sunt atribuite anumite categorii care permit unui specialist să lucreze cu un anumit tip de echipament electric);
• securitatea la incendiu – de ex. responsabilitatea înainte de apariția unor posibile situații de urgență asociate cu o amenințare la adresa vieții și sănătății oamenilor și a valorilor materiale;
• conservarea echipamentelor, materialelor și a altor obiecte de proprietate împotriva daunelor și pierderilor (inclusiv a bunurilor) – răspundere financiară;
• responsabilitatea de a efectua operațiuni, mutarea lucrurilor deosebit de valoroase - de exemplu, numerar, documente bancare, metale etc.;
• responsabilitatea persoanelor care lucrează la o întreprindere industrială și interacționează direct cu sursele de pericol crescut: aceasta înseamnă instalații de producție, substanțe chimice periculoase, precum și instrumente speciale pentru cercetarea de laborator.
• responsabilitatea pentru protecția condițiilor de muncă, de ex. menținerea performanțelor normale la locul de muncă în conformitate cu criteriile acceptate.

Astfel, responsabilitatea se rezumă în principal la asigurarea siguranței și a bunurilor materiale în timpul funcționării normale, precum și în situații de urgență.

mostra 2019

La nivel legislativ, nu există un ordin aprobat clar pentru numirea persoanelor responsabile, indiferent de funcțiile specifice. Prin urmare, organizația are dreptul de a aproba în mod independent eșantionul, care trebuie să conțină următoarele informații:

• numele complet al companiei (de exemplu, societate cu răspundere limitată „Polyot”), care corespunde în totalitate denumirii oficiale;
• data emiterii comenzii, numărul și numele complet;
• Numele complet al persoanei responsabile care a emis ordinul de numire a salariatului (de obicei directorul general, adjunctul acestuia sau angajații care își îndeplinesc atribuțiile);
• partea preliminară a textului (preambul), care indică sarcina principală, o trimitere la legea specifică în baza căreia a fost luată decizia corespunzătoare;
• esența sa reală;
• apoi se aplică semnătura directorului, expedierea și sigiliul organizației.

Următorul exemplu poate fi folosit ca exemplu de comandă pentru numirea unei persoane responsabile:

NOTĂ. O persoană care este numită într-o nouă funcție trebuie să își pună semnătura, o transcriere a semnăturii și să indice funcția, precum și data familiarizării efective cu textul. Semnătura este plasată și în jurnalul de înregistrare a documentelor interne ale societății, în care se consemnează și faptul că ordinul a fost emis.

Un exemplu de document real, completat:

Este posibil să numiți o persoană sau o întreagă echipă în diferite poziții folosind o singură comandă.

Soiuri

În funcție de postul pentru care este aprobată numirea persoanei responsabile, documentul poate avea propriile caracteristici de proiectare. Cele mai comune exemple sunt discutate mai jos.

Numirea unei persoane responsabile din punct de vedere material

Acestea includ angajații care sunt direct responsabili pentru obiectele de proprietate, mecanismele, echipamentele, precum și pentru siguranța documentelor și a fondurilor:

• casierii, supraveghetori de sală, vânzători;
• unii angajați ai organizațiilor bancare;
• reprezentanți ai administrației care iau decizii financiare importante care afectează dezvoltarea organizației;
• lucrătorii din depozit, precum și toți angajații care sunt responsabili de siguranța proprietății companiei;
• conducători de mașini care transportă mărfuri și alte bunuri materiale;
• angajaţii contabili care lucrează cu documente financiare.

De regulă, este scris într-un rând separat că vorbim în mod special despre oameni responsabili din punct de vedere financiar. De obicei, această declarație este inclusă în titlul documentului.

NOTĂ. Prevederile privind răspunderea financiară și eventualele penalități sunt întotdeauna prevăzute în contractele individuale și colective de muncă. În cazul în care aceste instrucțiuni nu sunt disponibile, chiar și faptul de a întocmi o comandă nu implică acceptarea de către angajat a răspunderii financiare.

Trebuie să se înțeleagă că răspunderea financiară înseamnă încasarea de fonduri de la acesta sau alte măsuri pentru prejudiciul cauzat. Mai mult, pagubele materiale pot fi cauzate nu numai de acțiuni, ci și de inacțiune. Contractul de muncă precizează întotdeauna apariția și măsurile corespunzătoare care se aplică ca penalități.

Alte cazuri

Toate celelalte cazuri pot fi combinate condiționat într-un singur grup. Cert este că încheierea de acorduri suplimentare privind răspunderea este prevăzută doar în situațiile în care vorbim în mod specific despre răspunderea financiară. Prin urmare, dacă un angajat, de exemplu, primește responsabilități suplimentare pentru menținerea documentelor de personal, este suficient să reflectăm acest fapt doar în comandă. Un exemplu este prezentat în figură.

Astfel, cu ajutorul acestuia, puteți atribui orice grup de responsabilități unei persoane, de exemplu:

• menținerea, stocarea, urmărirea mișcării carnetelor de muncă și a altor documente legate de personal;
• intocmirea unui program de concediu, program de ture, fisa de pontaj tinand cont de programul de lucru etc.;
• transfer de responsabilitate de la un angajat la altul sau un grup de persoane din cauza concediului de odihna, bolii de lunga durata sau din alte motive;
• responsabilitățile de a asigura aprovizionarea neîntreruptă a întreprinderii cu materialele necesare, materii prime, echipamente etc.

Ca regulă generală, un document intră în vigoare în ziua în care directorul sau altă persoană împuternicită îl semnează. Uneori, textul însuși conține o mențiune a datei de la care va intra în vigoare. Atunci ar trebui să te concentrezi pe această zi. Cu toate acestea, este important de reținut că în cazul numirii unor persoane responsabile financiar, ordinul va primi forță legală numai după semnarea unui acord adițional între angajator și angajat.

Cum se întocmește un ordin de numire a persoanelor responsabile și cum se păstrează? În articol veți găsi o mostră de completare a comenzii și puteți descărca formularul finalizat

Citiți articolul nostru:

Cum se întocmește un ordin de numire a persoanelor responsabile

Orice organizație, în special una mare, se confruntă cu multe provocări diferite. Adesea este nevoie să atribuiți responsabilitatea pentru implementarea unuia dintre ele unui anumit angajat. În acest caz, se emite un ordin de numire a persoanelor responsabile. Ordinul este întocmit în formă liberă, deoarece nu există un formular aprobat pentru acesta, dar este necesar să se urmeze o anumită procedură la emiterea lui. Cel mai corect ar fi să-l întocmești pe antetul organizației.

Nouă răspundere pentru încălcarea datelor cu caracter personal.

Ca și în cazul oricărei alte comenzi, trebuie mai întâi să introduceți detaliile - numărul și data publicării. Documentul este de obicei intitulat „Cu privire la numirea persoanelor responsabile pentru...”, urmat de domeniul de responsabilitate. Aceasta poate fi un domeniu specific de activitate al organizației sau una dintre diviziile sale structurale.

Partea principală a ordinului privind numirea persoanelor responsabile în 2019 ar trebui să indice motivele emiterii documentului cu legături către reglementări, cum ar fi Codul muncii, reguli, regulamente, regulamente și ordine interne ale organizației. Aceste acte îl vor ghida pe angajatul responsabil în activitățile sale viitoare. În continuare, se notează numele complet și funcția angajatului căruia i se atribuie responsabilitatea și, de fapt, aria de autoritate a acestuia.

Notă

Documentul poate fi întocmit pentru mai mulți angajați, de exemplu, dacă sunt desemnați diferite persoane responsabile în diferite divizii structurale. În acest caz, numirea fiecărui angajat este prescrisă într-un paragraf separat.

De asemenea, comanda trebuie emisa la inlocuirea persoanei responsabile in absenta celei principale (vacanta, calatorie de afaceri, boala). În orice caz, este de asemenea necesar să se indice data exactă de la care angajatul începe să poarte o responsabilitate specială în zona specificată.

În unele cazuri, ele indică pe ce bază acest angajat este numit responsabil și ce documente îi confirmă competența. Acestea pot fi certificate, certificate de absolvire a pregătirii în domeniul electric, incendiu, securitatea mediului, protecția muncii în industriile periculoase, dreptul de a lucra cu deșeuri periculoase etc.

În cazul în care ordinul nu indică perioada pentru care este numită persoana responsabilă, acesta este considerat nelimitat, nu este necesară reemiterea acestuia la începutul noului an calendaristic. Se republică numai atunci când persoana responsabilă este înlocuită (temporar sau permanent) sau la sfârșitul mandatului (cu excepția cazului în care necesitatea nu mai există). In paralel cu comanda se incheie si un acord aditional la contractul de munca, mai ales daca numirea impune angajatului sa presteze munca suplimentara.

În ce cazuri este necesar

De ce ai nevoie de un ordin de numire a persoanelor responsabile? S-ar părea că contractul de muncă prevede clar responsabilitatea fiecărui angajat în parte. Cu toate acestea, din diverse motive la o întreprindere, există periodic necesitatea de a crește responsabilitatea angajaților individuali de a rezolva sarcini importante de producție, cum ar fi, de exemplu:

• Securitatea și sănătatea în muncă;
• Măsuri de siguranță;
• Siguranța privind incendiile;
• Siguranța mediului;
• siguranța datelor cu caracter personal;
• efectuarea anumitor tipuri de muncă;
• organizarea de formare avansată a angajaţilor etc.

Legea obligă întreprinderea să aibă persoane cu responsabilitate sporită pentru anumite tipuri de activități, precum, de exemplu, securitatea la incendiu sau siguranța muncii - în toate instituțiile. Caracterul specific al activităților întreprinderilor individuale, în principal industriale, impune și ca acestea să aibă persoane responsabile cu siguranța mediului sau cu exploatarea instalațiilor cu risc ridicat.

Subiectul problemei

Citiți și despre când instanța nu va permite concedierea pentru absenteism, cum să rețineți un angajat care dorește să renunțe și cum să returnați banii pe care i-ați cheltuit pe un apartament.

Cât timp se păstrează?

Ordinul de numire a unei persoane responsabile se referă la comenzile pentru activitatea principală, acestea sunt stocate permanent.