Completarea unei foi de pontaj. Cum să completați corect o fișă de lucru: eșantion și recomandări Completare suplimentară a unui eșantion de fișă de lucru

Controlul programului de lucru este obligatoriu pentru toate întreprinderile, indiferent de forma de proprietate și de numărul de angajați. Cerința este stabilită la art. 91 Codul Muncii al Federației Ruse.

Întrebări generale de completare

Pentru a înregistra timpul lucrat de un angajat, se ține o fișă de pontaj, care face parte din formularele obligatorii ale întreprinderii pentru ținerea evidenței personalului.

O fișă de pontaj este un document care servește drept bază pentru determinarea numărului de ore lucrate de un angajat, ale cărui date sunt utilizate pentru a calcula salariul și plata concediului de odihnă.

Informațiile sale sunt folosite:

Pentru calcularea salariilor și concediilor pentru angajați.
La efectuarea controalelor de către diferite organisme de control externe.
Pentru a obține informații de la conducere despre respectarea angajaților cu programul de lucru. Documentul devine deosebit de important atunci când se lucrează pe un program de ture sau cu salarii la bucată.
Generarea de rapoarte statistice și calcularea efectivului mediu.

Datele sunt introduse pe baza următoarelor documente justificative:

Comenzi organizaționale privind angajarea, călătoriile de afaceri și diferite tipuri de vacanțe.
Certificate de incapacitate de muncă.
Certificate și rapoarte de la șefii de departament.
Alte documente de afaceri acceptate de fluxul de documente intern.

Utilizatorii informațiilor din foaia de pontaj sunt angajații contabili, conducerea, consumatorii externi - fiscal, inspectoratele de muncă și alte autorități. Formularul se intocmeste intr-un singur exemplar si se pastreaza 5 ani in compartimentul de contabilitate ca document justificativ pentru statul de plata. Această perioadă corespunde perioadei de arhivare a documentelor contabile generale. Pentru industriile cu conditii speciale de munca se aplica o perioada de 75 de ani. Durata depozitării se datorează necesității confirmării timpului de muncă în condiții speciale de muncă pentru pensionarea anticipată.

Întocmirea datelor este încredințată personalului angajat al întreprinderii, cu aprobarea ulterioară a documentului de către manager. În absența unui serviciu de personal în organizații sau întreprinzători individuali cu un număr mic de angajați, responsabilitatea este atribuită funcționarului.

Persoanele responsabile cu întocmirea acestuia sunt incluse în politica contabilă a întreprinderii. Îndeplinirea necorespunzătoare a atribuțiilor conduce la o posibilă pedeapsă din partea conducerii în conformitate cu art. 192 Codul Muncii al Federației Ruse.

O întreprindere poate folosi diverse metode de completare a foii de pontaj, pe care compania o selectează independent.

Contabilitatea se poate aplica:

Metoda completă de înregistrare. Angajatul contabil introduce date în fiecare zi. Metoda este folosită atunci când organizația are un program de lucru cu un număr diferit de ore - un program de alunecare, angajați cu fracțiune de normă.
Metoda abaterii. Abaterile includ sosiri întârziate, absențe din diverse motive și orele suplimentare în vacanțe. Metoda este folosită de companiile cu program de lucru orar constant.

Reguli și umplerea probelor

Formularul de înregistrare a personalului se supune regulilor de completare a documentelor primare. Înregistrările trebuie să fie de încredere, formularul trebuie să conțină detaliile necesare despre întreprindere, divizie și funcționari.

Completarea documentului are o serie de caracteristici:

Formularul se completează pentru întreaga întreprindere sau pentru diviziile sale individuale.
Contabilitatea se face separat pentru fiecare angajat. Toate unitățile de personal au un număr unic. Identificarea angajaților se realizează prin indicarea numelui complet și a funcției pentru a exclude coincidențele între omonimi.
Datele sunt generate pentru toți angajații din tabelul de personal. Sunt indicate și salariatele aflate în concediu de maternitate.

Odată întocmit, documentul este semnat de persoana responsabilă, un angajat al serviciului de personal, și aprobat de șeful unității structurale sau întreprinderii.

Sunt două tipuri de forme– T-12 și T-13, care sunt aprobate de Comitetul de Stat pentru Statistică. Într-o întreprindere, este permisă utilizarea doar a uneia dintre ele și, de asemenea, este permisă dezvoltarea independentă a formularului, păstrând toate detaliile necesare. Este interzisă utilizarea simultană a diferitelor tipuri.

Formularul T-12 folosit pentru umplere manuala si este format din 2 sectiuni care iti permit sa marchezi timpul lucrat si sa faci statul de plata. La utilizarea extraselor de salariu, secțiunea pentru calcularea salariilor poate să nu fie completată.

Formularul T-13 folosit pentru a completa automat formularul. Acesta reflectă numai evidențele personalului privind orele de prezență și absențe cu motivele absenței.

Pentru simplitate și accesibilitate a informațiilor din foaia de pontaj, toți utilizatorii folosesc simboluri care sunt aceleași pentru toate documentele. Lista codurilor și decriptărilor este dată pe titlul formularului T-12.

Principalele coduri utilizate în document:

Cod	Decodare
eu	raportarea și îndeplinirea sarcinilor de serviciu în timpul zilei
N	raportarea și îndeplinirea sarcinilor pe timp de noapte
ÎN	zile nelucrătoare
RV	îndeplinirea sarcinilor de serviciu în weekend
LA	călătorie de afaceri
B	absență din cauza incapacității temporare de muncă
OZ	concediu fără plată salariu mediu
DIN	concediu de bază plătit
NN	absența de la serviciu din motive necunoscute

Compania are dreptul de a introduce denumiri dezvoltate independent. Procedura de utilizare a simbolurilor speciale este fixată în politica contabilă.

Frecvența întocmirii fișelor de pontaj este aprobată în politica contabilă. Cea mai bună opțiune este să completați formularul de două ori pe lună pentru a calcula o plată intermediară - o plată în avans și o decontare finală cu angajatul pentru salarii la sfârșitul lunii.

Nuanțe de completare a unui program de lucru în schimburi

Program de lucru în schimburi presupune lucrul într-un mod în care numărul de vizite se deplasează de la lună la lună. Un salariat cu program variabil nu poate lucra sau depăși programul de lucru standard stabilit pe lună. Este permisă o abatere minoră în 2 schimburi. Este important să se prevină orele suplimentare conform standardului anual de timp de lucru, care obligă angajatorul să plătească orele suplimentare.
Dacă programul se încadrează în 2 zile, foaia de pontaj indică timpul efectiv petrecut la locul de muncă în căsuța pentru fiecare dată. Împărțirea în zile vă permite să determinați orele de noapte pentru calcularea plăților.

Modificările datelor din foaia de pontaj se fac în luna în care este descoperită eroarea sau inconsecvența. Acest lucru se întâmplă pe baza unui ordin de la manager. După publicarea acestuia, se creează un document corectiv, a cărui dată corespunde cu ziua corectării. Informațiile corectate presupun o recalculare a salariilor și raportarea de către angajații departamentului de contabilitate.

Documente de reglementare care reglementează regulile de păstrare a pontajelor

Legislația reglementează procedura de raportare a angajaților. Completarea documentului se realizează ținând cont de cerințele legilor și actelor contabile pentru introducerea detaliilor obligatorii ale întreprinderii și ale angajaților.

A construi Provizioanele sunt folosite pentru o contabilitate corectă:

Codul Muncii al Federației Ruse obligă întreprinderile să standardizeze programul de lucru.
Legislatia contabila. Reglează posibilitatea dezvoltării independente a formelor documentelor primare. Indică, împreună cu PBU 22/2010, procedura de modificare a datelor eronate.
Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004. pentru Nr.1, care a aprobat formularele de buletine.

Video: exemple de completare a formularelor T-12 și T-13

Puteți vedea exemple de completare a unui document atât manual, cât și automat în următoarele videoclipuri.
Informații generale și reguli pentru completarea formularului T-12.

Crearea și completarea unei foi de pontaj în programul 1C:Enterprise. Partea 1.

Pe baza formularului T-12, introdus în practica de gestionare a documentelor de către Comitetul de Stat de Statistică prin Rezoluția nr. 1 din 5 ianuarie 2004, se generează o fișă de pontaj, care este destinată utilizării în următoarele scopuri:

ținerea evidenței vizitelor angajaților la locul lor de muncă în conformitate cu programul stabilit;
determinarea indicatorilor pentru calcularea salariilor angajatilor;
generarea anumitor date statistice privind personalul (de exemplu, trimise către Rosstat sau agenții de cercetare).

Trebuie remarcat faptul că formularul în cauză trebuie completat manual (pe un PC folosind Word sau un program similar, sau tipărit cu un pix). Și fișa de pontaj, destinată a fi completată automat atunci când sistemele de control al accesului sunt activate, este întocmită pe baza unui alt formular Goskomstat - T-13. Forma selectată a foii de pontaj 2017 trebuie să fie indicată în politica contabilă.

Citiți articolul despre ce este formularul T-13. „Formular unificat nr. T-13 - formular și eșantion” .

Când se așteaptă să se utilizeze foaia de lucru formularul 0504421 conform OKUD

Formularul pentru foaia de lucru corespunzător numărului OKUD 0504421 (T-12 are un nume foarte asemănător cu acesta, așa că uneori poate apărea confuzie la aplicarea unui anumit document) a fost introdus în circulația comercială de către Ministerul Finanțelor al Federației Ruse, care a emis ordinul nr.52n din 30 martie 2015. Acest document este utilizat în aceleași scopuri ca și T-12, dar poate fi utilizat în agențiile guvernamentale.

Foaia de pontaj corespunzătoare formularului 0504421 are, de asemenea, o structură destul de similară cu formularul T-12. Prin urmare, pentru un angajat al departamentului de resurse umane, de regulă, nu se pune problema în adaptarea la un document aprobat de Ministerul de Finanțe dacă este obișnuit să folosească formularul de la Goskomstat și invers.

Este permisă utilizarea foilor de pontaj f. 0504421

Utilizarea foilor de pontaj în formularul 0504421 nu este interzisă companiilor private. Cert este că, începând cu 1 ianuarie 2013, companiile care nu sunt obligate direct prin lege să utilizeze forme specifice unificate de surse primare au voie să utilizeze oricare altele. Prin urmare, o companie privată are dreptul de a utiliza, pentru a monitoriza timpul petrecut la locul de muncă de către angajații angajați, o fișă de pontaj pe formularul T-12, formularul 0504421, sau un alt formular elaborat independent. Într-un fel sau altul, societatea trebuie să aibă un astfel de document - datorită faptului că, în conformitate cu prevederile art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare angajator trebuie să monitorizeze timpul petrecut la locul de muncă de către angajații angajați.

Citiți mai multe despre completarea formularului T-12 în material „Formular unificat nr. T-12 - formular și eșantion” .

Unde este disponibil pentru descărcare formularul T-12?

Puteți descărca fișa de pontaj - un formular simplu T-12 - de pe portalul nostru.

Foaie de pontaj, formular 0504421 (descărcare formular)

Formularul de fișă de timp de lucru 0504421 este disponibil și pentru descărcare pe site-ul nostru.

Cum sunt indicate vacanțele pe foaia de pontaj?

Formularele unificate pentru păstrarea evidenței vizitelor angajaților la întreprinderile rusești T-12 și T-13 implică reflectarea informațiilor despre vacanțe folosind codurile date pe pagina de titlu a formularului T-12.

Aceste coduri sunt prezentate în două variante: alfabetice și digitale. Utilizarea ambelor este echivalentă. Mai mult, reglementările locale ale organizației pot prevedea și o anumită opțiune de aplicare mixtă sau pot implica utilizarea unor coduri complet diferite. Angajatorul are, de asemenea, dreptul de a dezvolta și utiliza în mod independent un formular de raport cu simboluri în el.

Să vedem ce denumiri se aplică vacanțelor.

Concediu primar și suplimentar

Atunci când un salariat intră în concediu plătit obișnuit, iar compania utilizează formularul T-12 sau T-13, în tabelul contabil se înregistrează litera cod OT sau codul digital 09, care este dat în buletinul de evaluare, pentru fiecare zi de concediul angajatului.

Dacă restul este suplimentar, atunci se introduce un cod diferit: OD (10).

Concediu pentru studii si fara plata (concediu administrativ)

În prevederile art. 128 din Codul Muncii al Federației Ruse, concediul pe cheltuiala angajatului este împărțit în 2 tipuri:

furnizate de angajator în mod voluntar la solicitarea salariatului - în acest caz, codul DO (16) este reflectat în foaia de pontaj;
obligatoriu furnizat de angajator la cererea salariatului - se foloseste codul OZ (17).

Concediul pentru studii are, de asemenea, 2 tipuri conform legislației muncii (Articolul 173 din Codul Muncii al Federației Ruse):

concediu pentru studii cu păstrare a câștigului - reflectat folosind codul U (11);
concediu fără plată pentru promovarea examenelor de admitere, ședințe, examene de stat - se consemnează în buletinul cu ajutorul codului UD (13).

Puteți afla mai multe despre reglementarea legislativă a acordării concediului de studii în articolul „Concediul de studii conform articolului 173 din Codul muncii (nuanțe)”.

Concediu de maternitate și îngrijire a copilului

Concediul de maternitate acordat în conformitate cu art. 255 din Codul Muncii al Federației Ruse, se reflectă în raportul cu codul P (14). Concediul pentru creșterea copilului prevăzut la art. 256 din Codul Muncii al Federației Ruse, se fixează folosind codul lichidului de răcire (15).

Este posibil un scenariu în care o angajată aflată în concediu de maternitate va lucra cu jumătate de normă. Dacă este așa, atunci când se înregistrează vizitele ei în buletinul de evaluare, se vor folosi codul „dublu” I (01) și OZH (15). Aceste coduri pot fi specificate într-o celulă a foii de pontaj folosind simbolul „/” (de exemplu, Я/Ож sau 01/15), sau puteți adăuga o linie suplimentară la formularul de pontaj.

Teoretic, pot exista trei coduri într-o celulă. De exemplu, dacă un angajat a fost de acord să plece într-o călătorie de afaceri și a lucrat o zi liberă acolo. În acest caz, tabelul va scrie: K/RV/Coolant (06/03/15).

Ce să puneți pe buletinul de calificare dacă vacanța cade într-o vacanță

În conformitate cu art. 120 din Codul Muncii al Federației Ruse, sărbătorile nelucrătoare care se încadrează în perioada concediului anual principal sau anual suplimentar plătit nu sunt incluse în numărul de zile calendaristice de concediu și nu sunt luate în considerare.

Sărbătorile stabilite de legislația regională sunt, de asemenea, excluse din concediu (a se vedea Rezoluția Prezidiului Curții Supreme a Federației Ruse din 21 decembrie 2011 nr. 20-ПВ11).

Rezultă că sărbătorile care se încadrează în vacanță în buletinul de calificare trebuie să fie desemnate prin codul „B” sau 26.

Și dacă doriți, vă puteți seta propriul cod pentru asta. Acest lucru a fost indicat de Ministerul Muncii prin scrisoarea nr. 14-2/B-370 din 27 aprilie 2017.

Rezultate

Legiuitorul rus a introdus formulare de monitorizare a prezenței angajaților la locul de muncă, adaptate pentru angajatorii de orice formă (inclusiv companii - atât private, cât și publice). Angajatorii care nu sunt agenții guvernamentale au dreptul de a utiliza orice formă de documente contabile adecvate. Cu toate acestea, uniforma T-12 continuă să fie una dintre cele mai confortabile.

Fișa de pontaj este destinată introducerii informațiilor despre timpul efectiv lucrat de angajații organizațiilor. Trebuie spus că formularul de foaie de pontaj nu este strict obligatoriu - în principiu, poate fi arbitrar, adică fiecare întreprindere este liberă să folosească propriul formular de foaie de pontaj, dacă apare o astfel de nevoie. Cu toate acestea, formularul a fost dezvoltat și recomandat pentru utilizare de către Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse și este de preferat.

FIȘIERE

Cine completează foaia de pontaj?

Formularul se completează fie de către un angajat al departamentului HR, fie de către șeful unei unități structurale, fie de către un cronometru angajat special pentru această funcție. Pe baza informațiilor introduse în acesta, specialiștii departamentului de contabilitate calculează salariile și alte plăți către angajații organizației. De fapt, foaia de pontaj este unul dintre cele mai importante documente contabile. Și în timp ce companiile mici se pot descurca cu ușurință fără el, întreprinderile mari trebuie să păstreze astfel de ponturi.

În funcție de sistemul de evidență a personalului adoptat la întreprindere, o fișă de pontaj poate fi generată fie una pentru toți angajații organizației, fie menținută separat în fiecare departament.

Foaia de pontaj este un document obișnuit, adică o copie nouă trebuie compilată în fiecare lună, astfel încât numărul de serie al foii de pontaj va fi egal cu numărul de serie al lunii în care a fost creat. Perioada de pregătire a foii de pontaj acoperă toate zilele lunii.

Puteți completa foaia de pontaj fie electronic, fie în scris. Totuși, după introducerea tuturor informațiilor necesare, va trebui să fie tipărit în continuare pentru semnăturile persoanelor responsabile.

Formularul T-13. Caracteristici de formă

Să începem cu formularul T-13, care acum este folosit mult mai des pentru menținerea foilor de pontaj.

Formularul unificat T-13 sau foaia electronică de pontaj este binecunoscută angajaților departamentului de resurse umane. Acesta nu este singurul mod, dar este cu siguranță cel mai standard mod de a contabiliza orele lucrate. Dacă păstrați înregistrările manual, ar trebui să utilizați Formularul T-12.

Foile de pontaj sunt un instrument comun pentru urmărirea prezenței angajaților. Formularul T-13 vă permite să înregistrați în detaliu motivele absenței de la locul de muncă, inclusiv concediul pentru studenți pe durata sesiunii, formarea avansată și mai multe tipuri de concediu pentru invaliditate. Perioada pentru care este completat documentul poate fi mai mică de 31 de zile.

Un T-13 completat este baza pentru calcularea salariilor.

Format pentru completarea unei fișe de timp de lucru în T-13

Spre deosebire de tabelele arbitrare cu conținut similar, T-13 conține date despre întreprindere, inclusiv forma de proprietate și OKPO. Numărul documentului este introdus în conformitate cu cerințele interne de păstrare a pontajelor.

Numele departamentului este, de asemenea, afișat în partea de sus. Trebuie reținut că șeful acestui departament (chiar dacă completarea foii de pontaj nu este responsabilitatea sa) trebuie să semneze formularul completat.

Ordinea salariaților se stabilește prin decizia responsabilului. Cel mai adesea se găsește sortarea alfabetică, ca în exemplul nostru, dar este posibilă opțiunea de aranjare după numărul de personal (coloana 3).

În coloana 4 punem note pe zi:

eu— (de prezență) zi lucrătoare,
ÎN- zi liberă,
DIN-vacanta,
RP— prezența într-o zi liberă (munca liberă),
LA- călătorie de afaceri,
PC- pregatire avansata,
U- concediu de studii cu apel de la o institutie de invatamant,
B- concediu medical cu concediu medical,
T- concediu medical fără plată fără concediu medical.

Sub marcajul I punem numărul de ore lucrate în ziua respectivă. În coloana 5 rezumăm numărul de I din rând și numărul de ore. Obținem 4 valori pentru 2 jumătăți ale lunii. În coloana 6 însumăm valorile și obținem cifra finală a lucrării pentru luna.

Numărul de ore pentru B, OT, K, B și alte cazuri nu este indicat în a patra coloană. În acest scop există coloanele 10-13.

Contabilizarea concediilor medicale, concediilor sau absentelor din alte motive

Codurile de desemnare pot fi diferite (de exemplu, numerice). Nu există un format specific cerut de lege.

Notația X arată că nu luăm în considerare această zi: pentru comoditate, luna este împărțită în două linii cu valori inegale. Pentru luni cu 30 de zile (de exemplu, noiembrie, coloana va arăta astfel (pentru comoditate, al 31-lea număr „inexistent” este evidențiat cu roșu):

T-13 pentru noiembrie

Prin analogie, T-13 este completat pentru vizite în februarie.

Coloanele 7-9 indică codul de plată, numărul de zile și tipul de taxe. Exemplul nostru folosește următoarele coduri:

2000 - zi normală de lucru,
2300 – concediu medical (indemnizație de invaliditate),
2012 - vacanta.

Soluție alternativă

Unele întreprinderi aprobă o versiune ușor simplificată a foii de pontaj fără a detalia motivele omisiunilor. Coloana 4 indică doar 2 coduri:

eu- zi de lucru,
N- zi nelucrată.

Această metodă poate fi incomodă deoarece nu înregistrează concediile medicale.

Cazuri speciale

Cum se completează T-13 pentru angajații care participă la conferințe și alte evenimente de formare?

Depinde de pozitia intreprinderii. Aceste zile pot fi socotite ca zile lucrătoare (I) sau ca pregătire avansată (PC). Ratele de plată pot varia, de asemenea.

Codul I poate avea o valoare mai mare de 8 ore?

Da. Poate dacă există o comandă specială despre programul prelungit de lucru. Orele suplimentare pot fi marcate cu simbolul C.

Care este diferența dintre rapoartele T-12 și T-13?

Primul este un formular manual de participare. Al doilea este electronic. Multe departamente de contabilitate au trecut astăzi la T-13, deoarece poate fi colectat automat folosind un program special.

Formularul T-12

În primul rând, ca în orice alt document de evidență a personalului, mai întâi trebuie să introduceți detaliile organizației în foaia de pontaj: numele complet care indică codul OKPO (trebuie luat din documentele de înregistrare), statut organizațional și juridic (IP, LLC, CJSC, SA), precum și unitatea structurală (departamentul) pentru care se menține această fișă de pontaj (dacă este necesar).

Apoi, trebuie să introduceți numărul documentului pentru fluxul de document intern în coloana corespunzătoare și, de asemenea, să indicați perioada de raportare pe care o ia în considerare această foaie de pontaj.

Codurile numerice și alfabetice în foaia de pontaj

Această parte a foii de pontaj include codurile alfabetice și numerice utilizate pentru a completa informațiile necesare despre angajați, precum și decodarea acestora. Acestea trebuie introduse în partea principală a foii de pontaj pentru a reflecta pe scurt și în mod clar timpul petrecut efectiv de unul sau altul angajat la locul de muncă, precum și motivele absenței acestuia de la serviciu. Dacă specialiștii departamentului de resurse umane trebuie să introducă câteva coduri suplimentare în acest formular de pontaj, acestea pot fi dezvoltate independent și introduse în acest tabel.

Înregistrarea timpului de lucru în T-12

Această secțiune din fișa de pontaj este cea principală - este locul în care se ține evidența timpului de lucru. În primul rând, trebuie să introduceți numărul de serie al angajatului în prima coloană a acestei secțiuni, apoi în a doua - numele complet (de preferință numele complet și patronimul pentru a evita confuziile și erorile). În a treia coloană trebuie să introduceți numărul de personal al angajatului care i-a fost atribuit în timpul angajării (este individual și nu se repetă).

Pentru fiecare angajat, foaia de pontaj are două rânduri - acestea conțin informații criptate despre prezența sau absența la locul de muncă în fiecare zi calendaristică a lunii. În plus, este necesar să se indice imediat motivul absenței de la serviciu, dacă a fost stabilit unul.

Motivul este indicat în rândul de sus, vizavi de numele complet al angajatului, iar în linia de jos numărul de ore efectiv lucrate, iar dacă angajatul nu a apărut la locul de muncă, celula de jos poate fi lăsată goală.

Următorul pas este de a calcula numărul total de ore și zile efectiv lucrate pentru perioade de două săptămâni, iar la sfârșitul tabelului - rezultatul calculelor pentru luna.

În acest caz, ar trebui să monitorizați cu atenție dacă numărul total de zile calendaristice dintr-o lună coincide cu numărul de zile lucrătoare, weekend-uri și sărbători indicate pentru fiecare angajat.

De spus că uneori cei responsabili cu completarea foii de pontaj introduc doar informații care se referă la zilele în care angajatul a lipsit de la locul de muncă. Cu toate acestea, această opțiune poate duce la erori de personal și de contabilitate, așa că nu este recomandabil să o folosești.

Data și semnăturile persoanelor responsabile

După completarea foii de pontaj, angajatul responsabil cu aceasta trebuie să-și indice funcția, precum și să pună o semnătură în celulele corespunzătoare, care trebuie descifrată. Bilanțul trebuie aprobat și de șeful unității structurale sau directorul întreprinderii - indicând, de asemenea, funcția și semnătura cu foaia matricolă. Ultimul lucru pe care trebuie să-l puneți este data pentru completarea foii de pontaj.

Fiecare organizație trebuie să țină evidența zilnică a prezenței angajaților la locurile lor de muncă, pentru aceasta, departamentul de resurse umane folosește o formă unificată de fișă de pontaj în formularul T-13; Vă permite să înregistrați prezența, întârzierea și absența acestora, motivele pentru care pot apărea din diverse motive, atât valide, cât și nevalide. Pe baza datelor din fișa de pontaj de la sfârșitul lunii, departamentul de contabilitate calculează salariile angajaților, în special pentru acei angajați ale căror salarii se bazează pe timpul în care sunt prezenți la locul de muncă.

Foaia de pontaj joacă un rol important în funcționarea întreprinderii, de la înregistrarea prezenței angajaților la locul de muncă până la calcularea salariului acestora. Fiecare eveniment are propriul cod special, care poate reflecta ora zilei de lucru, boala, călătoria de afaceri, vacanța, inclusiv întârzierea și absența angajatului de la serviciu. În plus, acest document vă permite să urmăriți normele săptămânii de lucru și să faceți anumite ajustări ale procesului de lucru.

Astfel, pe baza datelor din buletinul de calificare, managerul poate lua anumite decizii privind schimbarea săptămânii de lucru a angajatului dacă există ore suplimentare, acest lucru se poate întâmpla destul de des cu un program flexibil sau înlocuirea unui angajat bolnav; De asemenea, pe baza datelor din buletinul de calificare, puteți lua o decizie atât cu privire la bonusuri și stimulente pentru angajat, cât și cu privire la amortizarea și impunerea de penalități.

Vă rugăm să rețineți că prima parte a foii de pontaj, pentru prima jumătate a lunii, este depusă la departamentul de contabilitate pentru a calcula salariul în avans, iar pe baza foii de pontaj completată, se face un calcul complet al salariilor.

Exemplu de completare a unei foi de pontaj

Foaia de pontaj poate fi completată în două moduri, ar trebui să alegeți cel mai convenabil și mai ușor de înțeles:

Datele sunt introduse zilnic - formularul indică date privind prezența angajaților la locul de muncă și absențe, dacă un astfel de fapt a fost detectat.
Datele sunt introduse în formular numai în cazul abaterilor de la valorile standardizate, de exemplu, dacă un angajat nu vine brusc la muncă, în acest caz se notează absența acestuia.

Desemnări în foaia de pontaj

Eveniment	Cod digital	Cod literă
Zi de lucru standard, angajatul este prezent la locul de munca	01	eu
Sărbători și weekenduri. Cu un program standard de 5/2, acesta este de obicei sâmbătă și duminică. Cu un program individual, de exemplu, 2/2 poate fi orice zi	26	ÎN
Angajatul se află în concediu anual plătit	09	DIN
Lăsați să îngrijească un copil a cărui vârstă nu depășește 3 ani	15	lichid de răcire
Vacanta asigurata pe cheltuiala dumneavoastra, fara plata	16	LA
Concediul de maternitate	14	R
Concediu medical	19	B
Călătorie de afaceri	06	LA
Absenteismul unui angajat din circumstanțe necunoscute	30	NN

Codul tipului de remunerare din foaia de pontaj

Salariu și indemnizații de călătorie – 2000
Plata angajatilor in baza de contracte civile (nu sunt incluse redeventele) – 2010
Plata de concediu – 2012
Plata pentru invaliditate temporară – 2300

Umplerea probei formularului T-13

Completarea foii de pontaj nu este deosebit de dificilă, selectați opțiunea de contabilitate care vă este convenabilă și introduceți datele și codurile corespunzătoare:

ÎN „Numărare 1” trebuie să specificați următorul număr de serie.
ÎN „Numărare 2”– date personale pentru fiecare angajat al organizației, în conformitate cu funcția și numele complet al acestuia.
„Numărare 3” conține numărul de personal al angajatului.
ÎN „Numără 4” Folosind coduri de litere pentru fiecare angajat se introduc datele pentru fiecare zi de lucru, in celula de sus codul corespunzator, iar in celula inferioara este indicata durata de munca a salariatului. Deci, dacă se stabilește un program de 5/2, atunci ziua de lucru este de 8 ore, iar durata zilei de lucru cu un program de 2/2 va fi de 11 ore. Datele pentru prima jumătate a lunii și pentru a doua sunt introduse în coloane separate. Sus este pentru prima jumătate, iar mai jos pentru a doua jumătate. În cazul în care au loc ore suplimentare, angajatorul trebuie să compenseze salariatul pentru timpul suprasolicitat fie în numerar, fie cu timp liber.
ÎN „Numără 5” Timpul total lucrat este indicat separat pentru prima jumătate a lunii și separat pentru a doua jumătate a lunii.
„Numărare 6” conține valoarea totală a timpului lucrat (suma coloanei 5).
ÎN „Număr 7” se introduc datele despre codul salariului.
„Numărare 8” conține informații despre contul contabil pentru a înregistra costurile salariale.
Coloanele 10-13 sunt utilizate pentru înregistrarea absențelor angajaților, indicând codul corespunzător și numărul de zile.

Situații non-standard

Pleacă fără plată

Potrivit legii, se pot distinge următoarele tipuri de astfel de concedii:

Din motive de familie – „ÎNAINTE”
Concediu fără plată, prevăzut în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, de exemplu, cu ocazia unei nunți - „OZ”
Pe baza unei decizii în baza unui contract colectiv sau a unei decizii industriale - „DB”

Dacă în vacanță sunt sărbători

În cazul în care există sărbători în timpul vacanței alocate, în conformitate cu calendarul de producție pentru anul în curs, aceste zile sunt marcate cu codul „B”. Deci, de exemplu, dacă un angajat a plecat în vacanță din 9 iunie până în 16 iunie, iar în această perioadă există vacanță pe 12 iunie, atunci în locul codului (OT), este necesar să scrieți codul „B”. Această zi nu este inclusă în perioada de concediu plătită.

Boală în timpul concediului anual

Dacă în timpul vacanței un angajat a suferit o boală și a oferit concediu medical drept confirmare, atunci în loc de codul „OT”, trebuie să notați codul „B”, în conformitate cu concediul medical. În acest caz, concediul va fi prelungit pe durata bolii.

Păstrarea unei foi de pontaj este efectuată de orice companie, deoarece reflectă informații importante despre toți angajații, permițându-vă să controlați disciplina muncii. Foaia de pontaj conține informații despre timpul lucrat de fiecare angajat. Pe baza acestora, conducerea decide pe cine să recompenseze, pe cine să pedepsească cu o reducere a bonusurilor, iar contabilul calculează salariile.

Orele de lucru sunt considerate a fi distribuția acestui timp în intervalul unei perioade calendaristice. Reglementează strict durata săptămânii de lucru, care este următoarea: cinci zile lucrătoare/două zile libere; șase zile lucrătoare/o zi liberă; program de alunecare (în schimburi); precum și orele de lucru neregulate, orele de începere și de încheiere a muncii, zile consecutive de lucru/ nelucrătoare și multe altele.

Munca în schimburi- este un tip de muncă în care procesul de producție nu se încadrează în ziua de muncă permisă. În astfel de cazuri, se introduc ture - două sau mai multe, în funcție de nevoie.

Regimul special include program neregulat de lucru. Acesta prevede posibilitatea ca un salariat să fie angajat de către superiorii săi pentru a-și îndeplini atribuțiile în afara programului de lucru stabilit.

Un alt mod este g program flexibil. Aici, programul de lucru este stabilit prin acordul părților. Controlul asupra orelor de lucru ale personalului este exercitat de administratie.

În practică, sunt utilizate trei tipuri de contabilitate:

zilnic— durata muncii zilnice este conformă cu legislația stabilită. Începutul, sfârșitul și durata zilei de lucru nu se modifică;
săptămânal- orele zilnice de funcționare pot varia, dar standardele săptămânale vor fi respectate cu strictețe;
rezumat- asemanator celui precedent, doar perioada de raportare este luna, trimestrul etc.

Reguli pentru menținerea unei foi de pontaj sau modul de întocmire corect a unei foi de pontaj

Fișa de pontaj: cum se completează? Mai jos vom răspunde în detaliu la această întrebare. Fișele de pontaj sunt păstrate atât în format electronic, cât și pe hârtie, ultima formă fiind obligatorie. Completarea datelor numai pe computer nu este acceptabilă.

Puteți descărca gratuit o fișă de pontaj, forma sa, eșantionul sau formularul de pe Internet. O mostră de completare a unei foi de timp de lucru, precum și o fișă de timp de lucru completată, pot fi, de asemenea, vizualizate în programe precum Consultant Plus și Garant.

Foaia de pontaj se deschide în prima zi a fiecărei luni. De obicei, este furnizat departamentului de contabilitate de două ori: înainte de calculul avansului și apoi înainte de calculul salariului.

Tuturor angajaților organizației li se atribuie un număr de personal, care este utilizat în documentele de control al muncii și al plăților.

Modificările datorate angajării de noi angajați sau concedierii vechilor angajați se fac numai pe baza ordinelor oficiale din partea conducerii.

Lucrătorii temporari și stagiarii cărora li se asigură un salariu sunt, de asemenea, incluși în fișa de pontaj. Dar! Cei care lucrează în baza unui contract civil nu sunt înregistrați, iar lucrătorilor cu fracțiune de normă li se asigură un număr de personal separat.

Fișa de pontaj trebuie completată în fiecare zi timp de o lună întreagă, iar în ultima zi lucrătoare se însumează totalul pentru fiecare angajat: câte absențe au fost și câte ore lucrate. Pentru a completa o fișă de pontaj, aveți nevoie de un formular T-12 sau T-13 în ceea ce privește detaliile, acestea sunt aproape identice;

Să ne uităm la instrucțiunile pas cu pas pentru întocmirea și executarea unei foi de pontaj pe baza acestor formulare.

În partea de sus trebuie să indicați numele companiei. Trebuie să corespundă în totalitate denumirii specificate în actele constitutive.
Apoi, completați secțiunile „Data întocmirii” (de multe ori aceasta este ultima zi a lunii de raportare) și „Numărul documentului”.
Celula „Perioada de raportare” conține intervalul de la prima până la ultima zi a lunii.
Prima coloană a primei secțiuni („Contabilitatea orelor de lucru”) conține numerele de serie ale personalului.
Coloanele 2 și 3 sunt completate pe baza cardurilor personale (formular nr. T-2)
Coloanele a 4-a și a 6-a reprezintă codul de cost și numărul zilnic de ore lucrate.
Coloanele a 5-a și a 7-a sunt rezultate intermediare pentru prima jumătate a lunii și, respectiv, a doua. Celula de sus conține zile lucrate, celula de jos conține ore lucrate.
Coloanele de la 8 la 17 sunt completate la sfârșitul lunii. Totalul zilelor lucrate nu include weekendurile, călătoriile de afaceri, absenteismul angajaților, adică acele zile în care persoana nu se afla efectiv la locul de muncă.
Coloana a 8-a este suma celulelor superioare din coloana a cincea și a șaptea.
Coloana a 9-a este suma celulelor inferioare ale coloanei a cincea și a șaptea.
Coloanele a 14-a și a 16-a reprezintă numărul de ore și zile.
Coloana 15 conține codul motiv pentru care nu apare.
Coloana a 17-a este numărul total de zile libere pentru lună.

A doua secțiune a foii de pontaj este întreținută de departamentul de contabilitate.

Foaie de pontaj: simboluri, coduri și abrevieri

Există un total de 36 de coduri în foaia de pontaj a angajatului. Fiecare indicator are o denumire de literă și număr. Mai jos este o defalcare a foii de pontaj:

Indicator	Desemnarea literei	Denumirea digitală
Durata de lucru: - pe timp de noapte - weekenduri/vacante;	YANRVSVM	102 030 405
Călătorie de afaceri	LA	06
Pregătire avansată: - există o pauză de la serviciu - există o pauză de la muncă cu o călătorie în altă zonă;	PCPM	0708
Concedii: - plătite de bază - plătite suplimentare în legătură cu pregătirea; - pentru îngrijirea copilului; . până la vârsta de 3 ani - neremunerat, cu acordul conducerii - neremunerat, prevăzut de lege;	OTODUUWOOZDOOOZDB	9 101 112 131 415 161 856
Invaliditate temporară: - cu cesiune de indemnizaţii conform legii - fără cesiune de indemnizaţii;	BT	1920
Reducerea timpului de lucru prevăzută de lege	Liga Campionilor	21
Absenteism forțat (din cauza concedierii, transferului la un alt loc de muncă)	PV	22
Absenteism datorat atribuțiilor publice sau guvernamentale	G	23
Absenteism pentru un motiv nejustificat	PR	24
Program de lucru cu fracțiune de normă prin decizie a managerului	NS	25
Weekend-uri și sărbători	ÎN	26
Zile suplimentare plătite libere	OB	27
Zile libere suplimentare neplătite	NV	28
O grevă desfășurată în condițiile legii	ZB	29
Neprezentări din motive necunoscute	NN	30
Timp de nefuncţionare: - din vina angajatorului - din motive independente de voinţa salariatului sau a angajatorului - din vina salariatului;	RPNPVP	313 233
Îndepărtarea de la locul de muncă prevăzută de lege: - cu reținere a salariului - fără reținere a salariului;	NONB	3435
Suspendarea muncii din cauza întârzierii salariilor	NZ	36

Programe pentru mentinerea pontajelor

Pentru a completa foile de pontaj pe un computer, există multe programe care pot fi comandate pe Internet. Datorită lor, crearea unei foi electronice de pontaj nu va fi dificilă. Să ne uităm la cele mai populare printre utilizatori.

Toate operațiunile, funcțiile și capacitățile sunt simplificate cât mai mult posibil și sunt concepute pentru a reduce un proces atât de intensiv în muncă și consumator de timp precum calculul orelor de lucru.

Programul are o interfață intuitivă și vă permite să creați programe de schimb. Pentru a învăța cum să-l folosești, nu sunt necesare cursuri. Programul de pontaj este scris în Excel. Are capacitati de contabilitate:

programul de lucru;
programul de lucru de noapte;
programul de lucru în timpul zilei;
timpul de incapacitate a angajatului;
ore lucrate în weekend și sărbători;
absenteism;
defecte sau reprelucrare.

Program de pontaj

Acest program este, de asemenea, conceput pentru a lua în considerare orele de lucru. Poate fi comandat online pentru 700-800 de ruble. Pentru a vă familiariza cu modul în care funcționează, puteți descărca gratuit o versiune de probă a foii de pontaj. Dacă are tot ce aveți nevoie, atunci îl puteți cumpăra. Acest lucru va necesita înregistrare și plată, după care veți primi o cheie de înregistrare care elimină toate restricțiile.

Scrie o întrebare în formularul de mai jos: