KPI analizi. KPI'lar - temel performans göstergeleri - basit kelimelerle ne oldukları. Göstergelerin kullanımına örnekler

Giriş. Şirketlerdeki tipik süreçlerin genel tanımı

Herhangi bir şirket, stratejik ve finansal yönetimden, üretim süreçlerinin ayrıntılı planlamasına ve üretilen mal/hizmetlerin kalite yönetimine kadar birçok iş sürecinden oluşur.

Her şirketin kendi süreçlerini resmileştirme derecesi vardır.

Bazı şirketlerde süreçler resmileştirilmez ve "bir hevesle" çalışır; bazılarında ise iş aşamalarını, iş sorumluluklarını ve sorumluluk alanlarını vurgulayan katı düzenlemeler resmileştirilir ve geliştirilir.

Her şey şirketin büyüklüğüne, iş hacmine ve gereken kontrol derecesine bağlıdır.

Şirketin başarısını elde etmek, değişen pazara hızla uyum sağlamak, iş kalitesini ve hizmet sunumunun hızını sağlamak için şirketin hem operasyonel hem de uzun vadedeki faaliyetlerini kontrol etmek gerekir.

Herhangi bir şirket yöneticisinin ve hatta bir işletme sahibinin, şirketin ve çalışanlarının performansını anlaması gerekir. Aynı zamanda günlük “mevcut” görevlerin yanı sıra şirketin stratejik hedeflerine ulaşmaya yönelik görevlerin de yerine getirilmesi gerektiğini unutmamalıyız.

Şirketin stratejik hedefleri hem genişletilmiş biçimde tanımlanabilir hem de ayrıntılı olarak çalışılabilir. Her durumda, tüm hedeflerin ölçülebilir ve ulaşılabilir olması gerekir.

Stratejik hedeflere ulaşmanın finansal ve finansal olmayan göstergelerini uygulamak ve izlemek için genellikle dengeli bir puan kartı (BSC) kullanılır; bu kart da performansı ve belirlenen hedeflere ulaşma derecesini ölçmek için bir dizi KPI göstergesi kullanır.

KPI. Genel açıklama

Kalite yönetim sistemi standardına göre (ISO 9000:2008. Kalite yönetim sistemleri. Temeller ve terimler) :

KPI (Temel performans göstergeleri) – Bunlar, verimlilik ve etkililiğin temel göstergeleridir; verimlilik, harcanan kaynakların ve elde edilen sonuçların oranı olarak tanımlanırken, etkinlik, planlanan sonuçlara ulaşma derecesi olarak tanımlanır.

KPI sistemi her türlü faaliyet alanında uygulanabilir ve şirket yönetiminin faaliyetlerin verimliliğini ve etkinliğini izlemesini amaçlamaktadır.

Bir şirkette KPI sisteminin uygulanması aşağıdakilere olanak sağlayacaktır:

Şirketin performansını bir bütün olarak yönetmek ve şirketin stratejik hedeflerine ulaşmasını izlemek

Şirketin, departmanların ve belirli çalışanların performansını operasyonel ve uzun vadeli perspektifte değerlendirin

Hem bir bütün olarak işin hem de bireysel iş süreçlerinin gelişim kalıplarını belirleyin

Şirketin stratejik hedeflerine ulaşması için çalışanların motivasyonunu sağlamak

Çalışan bağlılığını artırın ve etkin bir ücretlendirme sistemi sağlayın

Sunulan mal/hizmet kalitesiyle müşteri sadakatini ve memnuniyetini artırmak

İş süreçlerinin maliyetini ve ürünlerin maliyetini azaltın

KPI göstergelerinin sınıflandırılması Temel göstergeler genellikle gecikmeli ve öncü göstergelere ayrılır.

Gecikmeli göstergeler = sonuç göstergeleri. Performans sonuçlarını izlemek ve raporlama dönemi sonunda belirlenen hedeflere ulaşmak için kullanılır. Şirketin raporlama dönemi sonunda neyi başarmak istediğini, stratejik faaliyet yönünü belirlerler.

Öncü göstergeler = operasyonel.Öncü göstergeler, gecikmeli göstergelerin daha da başarılı olması için çalışanların operasyonel faaliyetlerini izlemek için kullanılır; raporlama dönemi sonunda belirlenen hedeflere ulaşmaya yönelik göstergeler.

KPI göstergeleri için gereksinimler

Göstergeler, kurumun hedeflerine, departmanların hedeflerine, iş süreçlerine, çalışanların görev tanımlarına uygun olarak fonksiyon ve sorumluluk alanlarına ilişkin olarak geliştirilebilmektedir.

Çeşitli iş alanlarında faaliyet gösteren şirketler için her iş alanı kendi KPI göstergeleri grubunu geliştirir. Örneğin şubelerin faaliyetlerini ve bunların bir bütün olarak şirketin hedeflerine uygunluğunu bu şekilde izleyebilirsiniz.

Herhangi bir göstergeyi geliştirirken bu göstergenin uygulanmasından sorumlu sorumlu kişinin belirlenmesi gerekmektedir. Gösterge bir bütün olarak şirket için geçerliyse, sorumlu kişi olarak genel müdür atanabilir ve bu kişi, kendisine bağlı çalışanlar için daha ayrıntılı amaç ve hedefleri tanımlayacaktır. Benzer şekilde bölümlerin hedefleri için de.

Göstergeler için temel gereksinimler:

Göstergeler çalışanın çalışmasını teşvik etmelidir

Göstergeler açıkça tanımlanmalı ve ölçülebilir olmalıdır

Göstergeler gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır

Göstergeler çalışanların sorumluluk alanlarına uygun şekilde dağıtılmalıdır.

KPI'ları geliştirirken, yönetimin planlama ve izleme göstergeleri ile aşırı yüklenmesini önleyecek 10'dan fazla temel göstergenin kullanılması tavsiye edilmez. Çalışanları motive etmek için 3-5 KPI göstergesinin kullanılması yaygındır.

KPI sisteminin geliştirilmesi ve uygulanması süreci

Bir KPI göstergeleri sisteminin geliştirilmesi, bir bütün olarak tüm şirket için kapsamlı bir şekilde gerçekleştirilir ve aşağıdaki aşamalardan oluşur:

Proje başlangıcı

Metodoloji geliştirme

KPI sistemi geliştirme

Proje başlangıcı

Her proje başlangıçla başlar: ön araştırma, fizibilite değerlendirmesi, projenin koordinasyonu ve onaylanması, sorumlu kişilerin oluşturulması ve proje ekibinin işe alınması.

Metodoloji geliştirme

KPI'ları geliştirmek için KPI'ların şirketin hedefleri ve organizasyon yapısıyla tutarlı olmasını sağlayacak bir metodoloji geliştirmek gerekir.

Metodolojiyi geliştirirken aşağıdakiler gerçekleştirilir:

Organizasyon yapısının resmileştirilmesi ve optimizasyonu

KPI sisteminin kullanılacağı pozisyon listesinin belirlenmesi

Şirketin stratejik hedefleri ve onaylanmış motivasyon modeli dikkate alınarak temel KPI göstergelerinin belirlenmesi, hesaplama prosedürü ve ağırlıkları

Raporlama formlarının tanımı

KPI'ların planlanması, yürütülmesi ve kontrolüne yönelik mevzuatların oluşturulması

Seçilen pozisyonlar için KPI'lar dikkate alınarak motivasyon modelinin geliştirilmesi, koordinasyonu ve onaylanması

Bu aşamanın sonucu, gelişmiş KPI göstergeleri ve düzenleyici belgelerle iyi geliştirilmiş bir metodoloji olacaktır.

KPI sistemi geliştirme

Şirketin faaliyetlerini izlemek ve kontrol etmek için birleşik bir bilgi sistemi oluşturmak gerekir.

KPI sisteminin geliştirilmesi, yapılandırılması ve uygulanmasının ana aşamaları:

Teknik şartnamelerin yazılması

Sistem geliştirme ve konfigürasyon

Sistem testi

Kullanıcı antremanı

KPI sisteminin devreye alınması

Bu aşamanın sonucu, şirket için birleşik bir yönetim göstergeleri deposu, KPI'ların toplanması ve analizi sağlayan birleşik bir KPI sisteminin oluşturulması olacaktır.

Performans göstergelerine örnekler

KPI göstergeleri geliştirilirken şirketin hedeflerine bağlı olarak farklı yaklaşımlar kullanılır, ancak göstergelerin geliştirilmesinde genel bir prensip belirlenebilir: önce iş hedefini tanımlarız, sonra göstergeleri oluştururuz.

Örnek olarak şirketin hedefini düşünün: 1 Ocak 2014'ten 31 Aralık 2014'e kadar satışları aylık %10 artırmak. Böylece Satış Departmanı Çalışanına yönelik göstergeler anında oluşturulur:

Dizin	Hesaplama	Bir yorum
Cari ay için planlanan satış hacmi	Geçen ayın fiili satış hacmi + 0,1 (%10) * Geçen ayın fiili satış hacmi	Ayrıca çalışanın döneme ait satış planının gerçek hedef değerini görmesini sağlamak için de kullanılır.
Raporlama ayının sonuçlarına göre gerçek satış hacmi	Elle veya otomatik olarak hesaplanır
Satış hacmi % artış oranı (aylık)	(Raporlama ayının sonuçlarına göre gerçek satış hacmi * %100 / Cari ay için planlanan satış hacmi) – %100	Satış hacmindeki gerçek artış/azalış yüzdesini alıyoruz
Satış planı uygulamasının aylık değerlendirmesi	Eğer > veya = %10 ise	Hedef standarda uygun olarak yerine getirilir, çalışana ikramiye verilir
Satış planı uygulamasının aylık değerlendirmesi	Eğer Satış hacmindeki % artış oranı < 10%	Hedefe ulaşılamadı. Planın yerine getirilmemesinin nedenlerini bulup ortadan kaldırmak gerekir.

Olası göstergelere örnekler:

Sorumluluk sahibi kişi	Dizin	Hedef
Üst düzey yöneticiler, yöneticiler	FVÖK (faiz ve vergi öncesi kazanç), Faiz ve vergi öncesi kazanç	Şirket kârının artırılması, işletme kârlılığının değerlendirilmesi, yönetim motivasyon sistemi
Üst düzey yöneticiler, yöneticiler	Brüt kâr, kârlılık düzeyi, brüt kârın toplam satışlara oranı
Yöneticiler	Dönem içindeki yeni müşteri sayısı	Satış planının yerine getirilmesi, motivasyon, primlerin hesaplanması
	Ortalama satış hacmi
	Ortalama çek tutarı
	Siparişlerde ret yok	Müşteri bağlılığının artırılması, hizmet kalitesinin artırılması, satış hacminin artırılması, motivasyon, prim hesaplama
Personel departmanı çalışanı (İK departmanı)	Personel kayıp oranı, işten çıkarılan çalışan sayısının ilgili döneme ait toplam ortalama çalışan sayısına oranı	Personel çıkışının azaltılması, motivasyon, prim hesaplama
Şirket çalışanları	Operasyonel ve uzun vadeli görevlerin listesine dayalı çalışan performansı	Her şirket çalışanının iş verimliliğini artırmak

Göstergelerin daha ayrıntılı değerlendirilmesi için plan/gerçek oranı kullanılır.

Hangi sistemler genellikle performans izlemeyi destekler?

Performansı yönetmek için şirketler iş süreçlerini optimize eder ve otomatikleştirir, aynı zamanda iş KPI göstergelerinin hesaplanmasına da olanak tanıyan CRM, SCM, EAM, PLM ve ERP çözümlerini uygular.

Birleşik bir KPI sistemi oluşturmak için şirketin tüm bilgi sistemleri arasında genel bir entegrasyon etkileşimi düzenlerler veya özel yazılımlar uygularlar.

Bir şirketin genellikle çok sayıda bilgi sistemine sahip olduğu ve bunlar arasında uçtan uca entegrasyon bilgi akışlarının uygulanması ve kurulmasının önemli ama aynı zamanda en pahalı görevlerden biri olduğu unutulmamalıdır.

En ekonomik seçenek, gerekli entegrasyon etkileşiminin minimum konfigürasyonuyla ek özel yazılımın uygulanmasıdır.

Örnek olarak özel yazılım “ELMA KPI”ya, ne işe yaradığına ve neden ihtiyaç duyulduğuna bakalım.

Sistem, belirlenen amaç ve hedeflerin uygulanması ve uygulanmasının izlenmesi yoluyla şirketin verimliliğini artırmak için tasarlanmıştır.

Sistem, Norton ve Kaplan'a göre bir KPI sistemi geliştirmeye yönelik klasik yaklaşımı desteklemektedir:

Her gösterge için sorumlu kişi, ölçek, varsayılan değer, değerleri toplama ve analiz etme yöntemleri, iş sonuçlarının koordinasyonu, onaylanması ve kontrolü ile işçilik maliyetlerinin muhasebeleştirilmesi ihtiyacı belirlenir.

Kullanımın faydaları:

Birleşik bir yönetim sistemi kullanma

Uygulamaya yönelik performans göstergeleri ile bağlantılı olarak tüm şirket için kapsamlı amaç ve hedeflerin oluşturulması

Her görev ve her gösterge için geri bildirimin düzenlenmesi

Belirli bir çalışan seviyesine kadar detaya inme yeteneği ile stratejik amaç ve hedeflerin uygulanma durumunun görsel temsili

Hazır yönetim göstergelerini, raporlarını ve çizelgelerini kullanma

İşlevsellik:

ELMA KPI sisteminde çalışmanın genel konsepti aşağıdaki gibidir:

Sistemin yeteneklerini ele alalım:

Şirketin stratejik hedeflerini yönetmek

Olay yönetimi

SMART görevlerinin oluşturulması

KPI göstergesi yönetimi

Performans matrisi yönetimi

Operasyonel görev yönetimi

Çalışanlar arasındaki iletişimi yönetme – Communicator

Müşteri Hizmetleri Yönetimi

Etkinlik takvimi

Seviye

İzleme ve raporlama

KPI göstergelerini hesaplamak için potansiyel veri kaynakları: veritabanları, OLAP, CRM ve BPM sistemleri, çeşitli 1C: Kurumsal konfigürasyonlar, ek iş mantığına sahip özel sorgular, e-posta, başlatılan ve yürütülen görevlerin sonuçları, manuel giriş.

Şirketin stratejik hedeflerini yönetmek

Sistem, stratejik hedefleri çeşitli görünümlerde yönetmenize olanak tanır: çeşitli yönetim raporlarında kullanıma uygun tablo ve grafik.

Sistem, hedeflere ulaşmak için stratejik haritalar oluşturmanıza ve izlemenize olanak tanır. Renkli gösterge, hedefin tamamlanma durumunu gösterir:

Olay yönetimi

Sistem, hedeflerinize ulaşmak için planlanan faaliyetlerin zamanlamasını, maliyetini ve durumunu takip etmenize olanak tanır. Her olay için bir SMART görevi atayabilirsiniz.

SMART görevlerinin oluşturulması

Sistem, stratejik hedeflere ve faaliyetlere bağlı AKILLI görevler oluşturmanıza olanak tanır. Sistem, görevlerle çalışmak için İş Akışını destekler; her görev için bir Yürütücü, bir Onay ve Denetleyici atayabilirsiniz.

KPI gösterge yönetimi

Bir dizi yerleşik KPI göstergesi içerir:

Sistem ayrıca organizasyon yapısı bağlamında göstergeler oluşturmanıza (bir çalışanın değişimini ve yokluğunu dikkate alarak), şirketin stratejik amaç ve hedeflerini dikkate alarak göstergelerin oluşturulması mantığını yapılandırmanıza, dinamikleri izlemenize olanak tanır. Değişikliklerin ve diğer göstergelerle olan bağımlılıkların.

Her gösterge için göstergeye ilişkin yorum ve açıklamalar eklemek mümkündür.

Çalışan performansını kapsamlı bir şekilde görüntüleme fırsatı sunar:

Performans matrisi yönetimi

Sistem, bir grup çalışana bir dizi gösterge ve SMART görevi atama yeteneğiyle performans matrisi şablonları oluşturmanıza ve kullanmanıza olanak tanır.

Operasyonel görev yönetimi

Sistem, hem iş süreçlerine hem de belirli belgelere göre, hem belirli bir icracıya hem de bir icracı grubuna görev atamanıza olanak tanır.

WorkFlow, görevlerle çalışmak için desteklenir (görevlerin yürütülmesini koordine etme/onaylama, atama, yürütme ve kontrol etme yeteneği).

Sistem tamamlanan ve süresi geçmiş görevleri otomatik olarak sayar.

Çalışanlar arasındaki iletişimi yönetmek

Mesaj Akışı sistemdeki çalışanlar arasında bir iletişim aracı olarak kullanılır.

Müşteri hizmetleri yönetimi

Sistem bazı CRM işlevlerini destekler. Müşterilerle iletişimi planlamanıza, potansiyel kişileri ve Müşterileri takip etmenize olanak tanır.

Seviye

Sistem, KPI göstergelerini kullanarak çalışan performansını değerlendirme yeteneğini destekler.

İzleme ve raporlama

Sistem çeşitli yerleşik izleme, kontrol ve raporlama araçlarını destekler.

İşlevsellik açısından kontrol panelleri, özet raporları görüntüleme ve belirli grafik öğelerine giderken daha ayrıntılı inceleme yapma yetenekleriyle biraz OLAP sistemlerini andırıyor. 5 derecelendirmeye göre

Her şirket iş verimliliğini ve personel performansını artırmakla ilgilenir. Bu hedeflere ulaşmak, niceliksel olarak ölçülebilir ve güvenilir göstergelerin - KPI'nin (Anahtar performans göstergeleri) tanıtılmasıyla büyük ölçüde kolaylaştırılmıştır.

Temel göstergeler temel alınarak oluşturulan bir sistemin temel avantajı çok yönlülüğüdür. Ayrıca personelin şirket faaliyetlerinin sonuçlarına olan ilgisinin arttırılması da amaçlanmaktadır. KPI'ları geliştirirken kuruluşun faaliyetlerinin özellikleri dikkate alınır. KPI'lar tüm şirketin, bireysel bölümlerin ve belirli çalışanların performansını değerlendirmek için kullanılabilir. Ayrıca KPI sistemi, farklı koşullar altında meydana gelen homojen süreçleri karşılaştırmanıza olanak tanır. Aynı dönemde birden fazla bölümün performansının karşılaştırılmasına da olanak tanır.

KPI sistemlerinin temel avantajı, karar verme sürecinin her an mevcut olan ve önceden onaylanmış bir formatta sunulan verilerin analizine indirgenmesidir.

KPI'ların hesaplanması ve uygulanması

KPI'ları geniş bir ağa sahip büyük perakende şirketlerinde kullanmak en etkili yöntemdir. Bu işte her satış noktası aynı iş süreçlerini üretir. Bu, basit göstergelerin geliştirilmesi yoluyla genel merkez üst yönetiminin şubelerin performansındaki farklılıkları görmesine ve zorlukları tahmin etmesine olanak tanır. Üstelik bu göstergelere dayanarak personel motivasyon sistemi oluşturmak oldukça mümkündür. Ayrıca, her bir bölümün sonuçlarının sürekli olarak karşılaştırılması ve analiz edilmesiyle, iş geliştirmedeki eğilimlerin bir bütün olarak tahmin edilebilmesi oldukça muhtemeldir.

Mali göstergelerin hesaplanmasının basitliği, mali veya yönetim raporlamasının şeffaf bir sunum şekliyle sağlanır. Gerekli tüm veriler bilançoda ve kar ve zarar hesabında bulunur. Yönetim, kullanılan muhasebe sisteminin izin verdiği ölçüde herhangi bir döneme ilişkin bilgileri hızlı bir şekilde elde edebilir. Uygulamada bu süre üç ila beş gün ila 20 gün arasında değişmektedir. Bu süre, yönetim etkisinin zamanında uygulanması için oldukça kabul edilebilirdir.

Göstergelerin geliştirilmesi ve karşılaştırılması, doğru verilerin sağlanması ihtiyacından dolayı dahili bir iş analisti tarafından gerçekleştirilmelidir. Her birinin tüm artılarını ve eksilerini açıkça anlamalıdır. Sonuçta, üst düzey bir yöneticiyi ve bir bütün olarak işi değerlendirmek için geçerli olan göstergeler çoğu zaman herhangi bir departmanı değerlendirmek için kullanılamaz. Bu, her yapısal birimin çalışmasının özellikleriyle açıklanmaktadır. Örneğin, bir sorumluluk merkezinin başkanını değerlendirmek için, vergi ve faiz öncesi kuruluşun elinde kalan kârın bir göstergesi (EBIT - faiz ve vergi öncesi kazanç) uygundur. Ancak bu gösterge, bir müşteri hizmetleri yöneticisinin çalışmasının değerlendirilmesinde tamamen uygulanamaz. Gerçek şu ki, FAVÖK tamamen finansal bir göstergedir. İş yapmanın verimliliğini karakterize eder, yani doğrudan şirketin gelir ve giderlerine bağlıdır. Müşteri hizmetleri yöneticisi bu sayıları doğrudan etkilemez. Çalışmaları finansal olmayan başka bir göstergeyle değerlendirilmelidir. Örneğin, sonuçlandırılan müşteri taleplerinin sayısı veya bu sayının toplam talep sayısına oranı.

KPI'lar için temel gereksinimler

Gösterge sisteminin değeri, verilerin “say-karşılaştır-unut” prensibine göre izlenmesinde yatmıyor. Önemli olan, iş geliştirme kalıplarını bir bütün olarak veya bireysel iş süreçleri olarak tanımlamanıza olanak sağlamasıdır. Ayrıca kısa vadeli ve uzun vadeli bütçelemede KPI göstergeleri kullanılmaktadır. Sonuçta bütçe, özünde, şirketi önceden planlanmış stratejik ve taktiksel hedeflerin gerçekleştirilmesine yönlendiren bir dizi finansal göstergedir. Dahası, genellikle asıl olan, üst düzey yöneticinin çalışmalarının değerlendirildiği aynı FVÖK olan kar elde etmektir. Bu, KPI sistemi ile bütçeleme arasındaki ilişkidir. Ancak temel göstergeler sistemi yalnızca bütçe desteğinin bağlantı işleviyle sınırlı değildir. Ayrıca KPI'lar başka işlevleri de yerine getirir; örneğin:

her çalışanın veya grubun çalışmasını değerlendirmenize olanak tanır;
sonuçları elde etmek için personeli motive etmeye yardımcı olun;
her çalışanın kendi çalışma alanına ilişkin sorumluluğunu artırmak;
en umut verici iş alanlarını geliştirme ve iyileştirme fırsatı sağlamak;
Yönetime işin "zayıf" noktalarını bulma konusunda bir temel sağlamak
belirli bir sürecin sonuç üzerindeki etkisini erişilebilir ve görsel bir biçimde göstermek;
Her yönetim kararına anlam verin.

Bir KPI sistemi geliştirirken katsayıların her biri için geçerli olan belirli gereksinimleri dikkate almalısınız:

Her katsayının açıkça tanımlanması gerekir, böylece herhangi bir kullanıcı bunu ölçebilir. Sonuçları bu gösterge kullanılarak değerlendirilen çalışan dahil. Örneğin, bir müşteri hizmetleri yöneticisinin işyerinde basit muhasebeyi düzenlemek, onun her zaman elindeki verileri kullanarak "kendi" KPI'sını hesaplamasını kolaylaştırır.

Onaylanmış göstergeler ve standartlar ulaşılabilir olmalıdır. Hedef gerçekçi olmalı ama aynı zamanda teşvik edici de olmalıdır.

Göstergelerin her biri, değerlendirilen kişilerin sorumluluğunda olmalıdır.

Göstergeler motivasyona ve personel verimliliğinin artmasına katkı sağlamalıdır ve bu hedef belirlemeyle doğrudan ilgilidir. Dolayısıyla, satış departmanı yeni müşteri çekme planını yerine getirirse (KPI - dönem boyunca çekilen yeni müşteri sayısı), departman ek bir bonusa güvenebilir. Plan karşılanmadığı takdirde aksine ikramiye ödenmez.

Göstergelerin karşılaştırılabilir olması da gerekir, yani aynı göstergeler iki benzer durumda karşılaştırılabilir. Örneğin, ortalama makbuz (KPI - ortalama günlük gelirin günlük makbuz sayısına oranı), bölgesel bir şehirde bulunan bir mağaza ile aynı formattaki bir mağazada karşılaştırılamaz, ancak taşrada bulunur.

Katsayıdaki değişikliklerin dinamikleri görsel (grafiksel) olarak sunulabilmelidir, böylece sonuçlar çıkarılabilir ve sonuçlara göre kararlar verilebilir.

Son olarak her göstergenin bir anlamı olmalı ve analize temel oluşturmalıdır. İlk bakışta bu prensip banal gibi görünse de temeldir. Örneğin, idari aparatın bakımı için yapılan harcama tutarının toplam kâr miktarına oranı gibi bir KPI alalım. Resmi olarak, tuhaf bir şekilde, böyle bir gösterge yukarıdaki kriterlerin tümünü karşılıyor: niceliksel olarak ölçülür, normalleştirilebilir, grafiksel olarak sunulabilir, dinamikleri gösterir vb. Ama biraz düşünelim, anlamı nedir ve böyle bir katsayı neyi gösterir? Elbette bu grotesk formdaki örnek, biçimin içeriğe uygunluğu ilkesinin işleyişini göstermektedir. Ancak pratikte KPI'ları geliştirirken benzer olaylarla karşılaşılabilir. Uzmanların analiz sürecine dahil edilmesiyle yeni göstergelerin uygulanmasına özellikle dikkat edilmelidir. İşletmelerin finansal ve ticari yapılarının en eğitimli uzmanlarının yanı sıra yöneticiler de olabilirler.

Göstergelerin kullanımına örnekler

Genel kabul görmüş göstergelere (genellikle finansal) ek olarak, her şirketin kendi göstergelerini de geliştirmesi gerekecektir. Bunun nedeni, işin farklı özelliklerinin ve sahibi tarafından belirlenen farklı hedeflerin olmasıdır. Böylece, gelişmekte olan bir işletme daha önce bahsedilen FVÖK oranı kullanılarak değerlendirilebilir. Ancak kuruluş dönemini zaten geçmiş bir şirket, brüt kâr düzeyine (Brüt kâr) veya alternatif olarak kârlılık düzeyine (Brüt Marj) göre değerlendirilebilir. Aynı zamanda elbette faaliyetin diğer "ilgili" bileşenleri de analiz edilir: idari, genel, pazarlama giderleri vb.

Sonuç olarak, en yaygın KPI'lardan birkaçını listelemek mantıklı olacaktır (tabloya bakınız). Belirli bir yöneticiyi veya departmanı değerlendirmek için kullanılabilirler. Hangi düzeyde olursa olsun yönetici, geliştirilmekte olan göstergelerin her biri için benzer bir tabloyu doldurarak, işinde neyi geliştirmek istediği veya mevcut kaynakları nasıl daha verimli kullanabileceği sorusunun cevabını bulabilecektir.

Performans göstergelerine örnekler

Dizin	Bu ne anlama geliyor	Kimler değerlendiriliyor?	Olası hesaplama sıklığı	Ne için kullanılabilir?
FVÖK, vergi, faiz ve temettüler sonrası kalan kâr	Gelir düzeylerinden, giderlerden, yatırımlardan (amortisman) etkilenen, vergi sonrası kalan kâr	Bütçelerinin gelir ve gider kısımlarından sorumlu Genel Müdür, şube müdürleri		İkramiyelerin hesaplanması, kendi kendini finanse eden rezerv, kredi alma, yatırım getirisinin değerlendirilmesi vb.
Brüt Marj, karlılık düzeyi (genellikle yüzde olarak)	Brüt karın gelire oranı (toplam satışlar)	Bir ürün veya hizmet geliştiren departman başkanları, iş alanları	Yıllık, aylık ve ürüne veya teknolojik olarak tamamlanan prosese kadar	Ürün geliştirme beklentilerini, bir ürün veya hizmete olan talebin etkisini, rekabetin etkisini değerlendirmek
Devir oranı, personel rotasyonu	Dönem içinde işten çıkarılan toplam kişi sayısının aynı dönemdeki ortalama çalışan sayısına oranı	İK direktörü, ayrı bir personel masasına sahip şirketin yapısal bölümlerinin başkanları	aylık, üç aylık yıllık	Personel cirosunun iş sonuçları üzerindeki etkisini değerlendirmek, en aktif personel arama dönemlerini tahmin etmek, her çalışan kategorisinin sadakatini belirlemek, gizli tasarruf rezervlerini belirlemek, personel aparatının verimliliğini değerlendirmek
Ortalama satış hacmi	Her satıcının getirdiği satış hacmi (adet, para birimi cinsinden)	Satış departmanı, satış müdürü	Günlük, haftalık, aylık, üç aylık, yıllık	Departman bütçesinin gelir tarafının planlanması, her kişi veya departmanın performansının ölçülmesi ve bunun sonucunda ikramiye fonunun dağıtımı, mevsimselliğin belirlenmesi
Alacak ve borçların devir dönemlerinin oranı (ayrıca her bir dönem ayrı ayrı)	Alıcılar için ortalama ödeme süresinin tedarikçiler için ortalama ödeme süresine oranı	Müşteri hizmetleri departmanı, finans departmanı, ticari departman, satış departmanı	Aylık, üç aylık, yıllık	Nakit akışlarını ve nakit boşluklarını planlamak, kredi almak, sözleşmeler kapsamında ertelenmiş ödemeleri hesaplamak, erken ödeme için indirimler oluşturmak, iç finansman kaynaklarını belirlemek

Çalışanların iş sonuçlarına göre motivasyonu

Temel göstergeleri kullanarak, temizlikçiden üst yöneticiye kadar her çalışanın performansını değerlendirebilir ve primlerini buna göre hesaplayabilirsiniz. Bu, çalışanlar arasında motivasyonun gelişmesine katkıda bulunur çünkü ikramiyenin büyüklüğünün kendi çabalarına bağlı olduğunu anlarlar. Ancak KPI'yı uygularken, daha doğrusu anahtar performans göstergelerini belirlerken bazı zorluklarla karşılaşabilirsiniz. Başarı parametresini "saf haliyle" izole etmek kolay değildir ve çalışanın konumu ne kadar yüksek olursa, yalnızca kendisine bağlı olan faktörleri ayırmak o kadar zor olur. Daha sonra her parametrenin parasal açıdan değerlendirilmesi gerekir.

KPI (Anahtar Performans Göstergesi) göstergesi, onlarca yıldır başarıyla kullanıldığı Amerikan ve Batı Avrupa şirketleriyle birlikte bize geldi. KPI, belirli faaliyetlerin etkinliğini ve belirlenen hedeflere ulaşma düzeyini analiz etmeye yardımcı olan bir araçtır.

Araştırmalar, Rusya'daki üst düzey yöneticilerin yaklaşık %80'inin şirketlerindeki mevcut performans değerlendirme sistemlerinden memnun olmadığını gösteriyor. Mevcut algoritmaları kullanarak görmüyorlar Planlar, uygulama, sonuçlar ve motivasyon arasındaki bağlantılar. KPI'ların tanıtılması, resmin tamamen değiştirilmesine yardımcı olur. KPI'lar çalışanların, departmanların ve şirketin ticari faaliyetlerini bir bütün olarak izlemenize ve işletmeyi yeni bir düzeye taşımanıza olanak tanır.

Rusya'da KPI genellikle temel performans göstergesi olarak tercüme edilir. Aslında bu tamamen doğru değil. Onu aramak daha doğru olur. "anahtar performans Göstergesi"Çünkü İngilizce performans kelimesi sadece verimlilik kavramını değil aynı zamanda etkililik kavramını da içermektedir. Bu terimlerin görünürdeki benzerliğine rağmen, aralarında önemli bir fark vardır:

Verimlilik, elde edilen sonuçlar ile harcanan kaynaklar arasındaki ilişkiyi ifade eder ve şirketin hedeflerini ve planlarını belirli gereksinimlerle ifade edilen belirli bir kalite düzeyiyle uygulama yeteneğini belirler: zaman, maliyetler, hedefe ulaşma derecesi.
Verimlilik bir işletmenin yeteneğidir sonuçlara odaklanmak(planlanan sonuçlara ulaşma derecesi).

Dolayısıyla “anahtar performans göstergesi” anlamında KPI daha hacimlidir ve hem sonuca ulaşma derecesini hem de onu elde etmenin maliyetlerini içerir.

Performans göstergelerini çeşitli faaliyet alanlarında kullanabilirsiniz, örneğin dilerseniz müşteri sayısı, ortalama çek tutarı gibi metrikleri kullanabilirsiniz.
Aynı göstergeler bir kuaför salonunun faaliyetlerini değerlendirmek için de uygundur. Kuaför salonu açma hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Neden KPI'ya ihtiyacınız var?

KPI'nin pratik uygulamasına gelince, bu gösterge, şirketin bir bütün olarak, bireysel departmanların ve çalışanların performansını doğrudan ölçmek ve personeli gerekli sonuçları elde etmeye motive etmek için işletmelere tanıtılmaktadır.

Bu göstergeleri kullanarak mükemmel olmasa da çok etkili yaratabilirsiniz. motivasyon ve teşvik sistemişirket çalışanları.

Tabii ki, bunların kullanımı esas olarak, işi işletmenin mali ve ekonomik performansını en çok etkileyen işçiler için anlamlıdır. Sigorta şirketlerinde bunlar öncelikle acenteler, ticaret şirketlerinde satış yöneticileri ve işe alım ofislerinde personel seçim danışmanlarıdır. KPI'lar aynı zamanda idari ve idari personelin performansını belirlemek için de kullanılır.

Temel performans göstergeleri şu şekilde ayrılabilir:

gecikme– Dönem sonundaki faaliyetlerin sonuçlarını yansıtır. Bunlar, potansiyeli gösteren ancak departmanların ve bir bütün olarak şirketin mevcut performansını yansıtmayan mali göstergeleri içerir;
operasyonel (gelişmiş)– raporlama döneminin sona ermesinden sonra belirli sonuçlara ulaşmak için raporlama dönemi içindeki durumu yönetmeyi mümkün kılmak. Şirketin mevcut durumu hakkında konuşur, aynı zamanda gelecekte nakit akışlarının ne olabileceğini gösterir, süreçlerin ve ürünlerin kalitesini ve müşteri memnuniyetinin derecesini de gösterirler.

Türe göre temel göstergeler aşağıdaki gibi olabilir:

KPI sonucu– sonucun miktarını ve kalitesini gösterin.
Maliyet KPI'sı– harcanan kaynakları gösterin.
Operasyonel KPI'lar– iş süreçlerinin yürütülmesine ilişkin göstergelerle ilgilidir ve sürecin yürütülmesi için gerekli algoritmaya ne kadar iyi karşılık geldiğinin değerlendirilmesine olanak tanır.
Performans KPI'ları– elde edilen sonuç ile bu sonucu elde etmek için harcanan zaman arasındaki ilişkiyi karakterize eden türetilmiş göstergeler.
Verimlilik KPI'ları(verimlilik göstergeleri) aynı zamanda elde edilen sonucun kaynak harcamasına oranını karakterize eden türetilmiş göstergelerdir.

Temel göstergelere yalnızca şirketin yönetimi ihtiyaç duymaz, aynı zamanda çalışanlar için, özellikle de gelirleri doğrudan iş sonuçlarına bağlı olanlar için de daha uygundur. KPI, şirket çalışanlarının istenen sonuca ulaşmak için gereken adımları kolayca hesaplamasına olanak tanır.

Örneğin sigorta sektöründe, özellikle Avrupa ve Amerika şirketlerinde böyle bir sistemin uzun süredir kendini kanıtladığı ve her yerde kullanıldığı, KPI'lar, şeffaflık ve gerekli eylemlerin net bir şekilde anlaşılması nedeniyle satış sayısını artırmanıza olanak tanırçalışanın yapması gereken eylemler.

KPI'ları satışla ilgili herhangi bir işte kullanabilirsiniz. Örneğin çiçek satarken. Okumaya devam edin ve kendi çiçek işinizi başlatın.

KPI sistemi, satış sayısı gibi performans ölçümlerini kullanarak giyim mağazası satış elemanlarını motive etmek için kullanılabilir. Sıfırdan bir giyim mağazasının nasıl açılacağını ve maliyetinin ne kadar olduğunu okuyun.

Performans değerlendirmesi aynı zamanda hizmet sektöründe de uygulama alanı bulmaktadır. Bu bağlantıyı takip ederek emlak acentesi açma hakkında bilgi bulabilir ve emlak işine nasıl başlanacağını öğrenebilirsiniz.

KPI'ları iş hayatında kullanma örnekleri

Doğrudan satış şirketleri çoğunlukla soğuk aramaların, müşterilerle yapılan toplantıların satış sayısına oranını gösteren performans KPI'larını kullanır.

Bir sigorta danışmanı (veya satış müdürü), şirket tarafından benimsenen temel göstergeleri kullanarak, faaliyetinin net bir resmini görür. Planlanan gelire ulaşabilmek için önceden belli sayıda toplantı ve görüşme yapmış, belli sayıda poliçe (ürün) satması gerektiğini anlıyor. Hayat sigortasına yeni başlayanlar için standart KPI 1/10 olarak kabul edilir, yani bir satış yapmak için 10 toplantı yapmanız gerekir ve her toplantı için ortalama 10 çağrı yapılır.

Bir satış yöneticisi için temel göstergelere örnek olarak şu seçenekleri de zikredebilirsiniz: “yeni müşteri sayısı …'dan az değil”, “satış hacmi …’den az değil”, “ortalama sözleşme büyüklüğü bir müşteri içeride…” vb. Bu başka bir gösterge türüdür – KPI sonucu.

Bu tür KPI'lar kişiseldir ve her çalışan için çok fazla KPI olmamalıdır. Üç ila beş yeterlidir; asıl mesele onların açıkça ifade edilmiş ve kolayca ölçülebilir. Bir satış departmanına veya bir bütün olarak şirkete örnek olarak, "Müşteri başına ortalama geliri 2014 için 25 rubleden 30 rubleye çıkarmak" stratejik hedefinde yer alan "müşteri başına ortalama gelir" temel performans göstergesi verilebilir.

Çalışanları teşvik etmenin ve motive etmenin yanı sıra, KPI'lar yönetici tarafından astların faaliyetlerini analiz etmek için bir araç olarak kullanılır ve çalışanının işin hangi aşamasında başarısız olduğunu açıkça görmesine yardımcı olur.

Yine satış müdürünü örnek alırsak, temel göstergeler satış departmanı başkanının sorunlu alanları belirlemesine olanak tanır: yönetici yeterince arama ve toplantı yapıyor mu, geniş bir müşteri tabanına sahip mi, vb. Göstergeler karşılanırsa ve gerekli satış sayısı hayır, bu çalışanın iş kalitesinin kötü olduğu anlamına gelir: beceri, bilgi, azim eksikliği vb.

Bütün bu anlar KPI'lar tarafından kolayca takip edilir Dolayısıyla aktif satış yapan başarılı şirketlerde satış departmanlarının tüm faaliyetleri esas olarak bu göstergenin kullanımına dayanmaktadır.

Göstergelerin türleri ve niceliksel değerleri hem işletmenin faaliyetlerinin yönüne hem de stratejisine bağlıdır, dolayısıyla farklı şirketlerde farklı değerler alabilirler.

KPI sistemi birkaç yıl önce Rus şirketleri tarafından uygulamaya konuldu. Şu anda, Rus işletmelerinin temel performans göstergelerini değerlendirmek için birleşik bir metodoloji geliştirilmemiştir; bir dizi yabancı gösterge kullanılmamaktadır.

Temel performans göstergeleri KPI'lar - bunlar nedir?

KPI (Anahtar Performans Göstergesi) – temel performans göstergeleri – her çalışanın performansını yansıtan niceliksel göstergelerden oluşan bir sistem.

KPI sisteminin avantajı personelin aktif motivasyonu ve karşılaştırılabilir göstergelerdir. Verimlilik, çalışan faaliyetinin tüm alanlarını kapsayan ve sonuçları niceliksel olarak ifade eden göreceli bir göstergedir. Bir çalışan için en uygun KPI sayısı beşten fazla değildir.

Aşağıdaki performans sonuçlarıyla bağlantılı olarak birkaç KPI alt grubu vardır:

maliyet kalemi – harcanan kaynakların miktarı (değer açısından);
verimlilik kalemi – kapasite kullanım yüzdesi;
verimlilik öğesi - bir göstergenin diğerine oranını karakterize eden göstergeler (örneğin, gelirin maliyetlere oranı);
sonuç makalesi, bir aktivitenin sonucunun niceliksel bir ifadesidir.

Var KPI sistemi geliştirmek için çeşitli ilkeler: Gösterge niceliksel olarak ölçülebilir olmalı, şirketin performansıyla ilgili olmalı, sonucun ölçülmesi maliyetli olmamalıdır (zaman ve kaynak kullanımı açısından).

Birçok temel performans göstergesi birbiriyle bağlantılı olduğundan, daha iyi sonuçlar elde etmek için birden fazla departmanın ve uzmanın birlikte çalışması önerilir. Ayrıca, faaliyetlerin verimliliğinin ve performans göstergelerinin artırılması için farklı düzeylerdeki yöneticilerin çalışanlara ilişkin eylemlerini koordine etmeleri gerekmektedir.

Gösterge türleri

Temel performans göstergeleri operasyonel ve stratejik olmak üzere iki türe ayrılabilir.

Operasyonel göstergeler, işletmenin ve bölümlerinin mevcut faaliyetlerini yansıtarak amaç ve hedefleri değişen koşullara göre uyarlamanıza olanak tanır. Üretim organizasyonunun kalitesini, hammadde tedarikini ve üretilen ürünleri karakterize ederler.

Stratejik göstergeler, işletmenin dönem içindeki faaliyetlerinin sonuçlarını yansıtır ve gelecek dönem için planlar yapmanıza olanak tanır. Nakit akışlarını karakterize ederler; temel olarak işletmenin performansına ilişkin göstergeler hesaplanır (örneğin).

KPI'lar ne için kullanılır?

KPI'lar belirlenen görevlerin ve hedeflerin sayısal ölçümü için kullanılır. Gösterge raporu derlendikten sonra planlanan sonuçlara ne kadar ulaşıldığını, planlanan göstergelerin ne kadar doğru ve doğru olduğunu değerlendirmek mümkündür.

Daha sonra, temel performans göstergeleri taktik ve stratejik hedeflerin ayarlanmasına yardımcı olur.

KPI sisteminin tamamı sonuca “bağlıdır”; bir gösterge hedefin uygulanmasını hiçbir şekilde etkilemiyorsa bu sisteme dahil edilemez.

Metodoloji iki teoriye dayanmaktadır: hedeflerin kontrolü ve revizyonu ve hedeflere göre yönetim fikri. Teorilerin özü, belirlenen hedeflere göre sonuçları tahmin etme ve KPI'ların uygulanması yoluyla bu hedeflere ulaşmayı planlama olasılığına dayanır.

Sistem, çalışanların mevcut görevlerini yerine getirirken hedeflerine ulaşmayı unutmamalarını sağlamak için kullanılmaktadır. KPI'lar karşılandığında personel ödüllendirilecek ve bu da çalışanlar için güçlü bir motivasyon olacaktır.

Anahtar performans göstergeleri, işletmedeki en etkili teşvik sistemlerinden ve en gelişmiş motivasyon sistemlerinden biri olarak kabul edilmektedir.

Tipik olarak KPI'lar idari ve yönetsel personelin (yöneticiler, direktörler, ekonomistler vb.) performansını değerlendirmek için kullanılır.

Satışta

Satışlardaki temel performans göstergeleri aşağıdaki göstergelere göre hesaplanır:

hasılat;
satışlardan elde edilen gelir;
üretim maliyeti;
kusurlu ürünlerin yüzdesi;
dönen varlıkların miktarı;
Envanter maliyeti.

Üretimde

Üretimdeki temel performans göstergeleri aşağıdaki göstergelere göre hesaplanır:

ortalama günlük hammadde tüketimi;
devam eden iş hacmi ve envanterler;
işçi verimliliği;
diğer üretim maliyetleri;
ekipmanın onarımı;
bitmiş ürünlerin depolanması.

Çeşitli uzmanlıkların temsilcileri için KPI örnekleri

İş unvanı	Dizin	Formül
Pazarlama departmanı başkanı	Satış planı (planın gerçekleşme yüzdesi)	(Q f /Q pl)*100%, burada Q f fiili satış hacmidir, Q pl planlanan satış hacmidir
Pazarlamacı	Markaya göre pazar payı (piyasadaki toplam markaların yüzdesi)	Harici pazarlama ajanslarından elde edilen veriler
Baş Muhasebeci	Vergi beyannamelerinin zamanında verilmesi	Vergi hizmeti verileri
Muhasebeci	Ödeme işlemlerinin zamanında gerçekleştirilmesi (toplam tamamlanan ödeme işlemleri sayısının yüzdesi)	(Op av /Op tot)*%100, burada Op av zamanında tamamlanan ödeme işlemlerinin sayısıdır, Op tot ise toplam ödeme işlemleri sayısıdır
Hukuk Departmanı Başkanı	Kazanılan dava sayısı (toplam davaların yüzdesi)	(Q in /Q toplam)*%100, burada Q in kazanılan dava sayısıdır, Q toplamı toplam dava sayısıdır
Avukat	Şirket için toplanan ve saklanan para miktarı	Hukuk departmanı rapor verileri

İş süreçlerini oluştururken neden KPI sistemi uygulamanız gerektiğini açıklayan bir video:

Tartışma (10)

KPI, çalışanların maaşlarından tasarruf etmeye yönelik araçlardan biridir. Ne kadar iyi çalışırlarsa, "bağımsız nedenlerle" planı her ay o kadar yükseltirler. Sonuç olarak, maaş her zaman beyan edilenin yüzde 65 ila 80'i arasındadır. Hangi programa dahil edildiğinize ve diğer çalışanların üretken kaynakları nasıl yakaladıklarına bağlıdır. Sonuç olarak açgözlülük, paylaşım, çatışmalar.

Eğer bu teşvik ve artan motivasyonsa, o zaman bu anlaşılabilir bir durumdur, ancak bu sadece daha yoğun iş için ücrette bir azalma ise, o zaman bu küfürdür. İşverenim göstergeleri yoktan var ediyor ve beni bu "isteklere" bağlıyor ve sonuç olarak bunları yerine getirmediğim takdirde motivasyonumu düşürüyor. Sonuç olarak iş arıyorum. Çünkü gerçek satışın ne olduğunu ve şirkete ne kadar kâr getirdiğimi anlıyorum. Göstergeler piyasayı, ekonomik durumu ve diğer şeyleri hesaba katmadan basitçe ilerlemeye devam ederse, bu hiçbir yere varmayan bir yoldur. Batı'nın tüm teknik bilgisinin, kural olarak, pratikte bile analogları vardır veya SSCB'de geliştirilmiştir. Bütün bu tutumluluk ve Linux oradan geliyor. Bazı ileri deneyimleri benimsediğimiz gerçeği tamamen bir yanılsamadır. Sadece ülkedeki gerçek entelektüel faaliyet düzeyi son derece düşük. Yukarıda olması gereken aşağıdadır. Bunun bir çıkmaz olduğunu zaman gösterecek. Biz Çinli değiliz.

Bir kuruluşta KPI'yi uygulamak her zaman zor bir süreçtir, özellikle de herkes direndiğinde. Bu tür sorunlarla ilgilenen harici bir danışman veya şirket yardımcı olabilir.

KPI'nin tanıtılması, her çalışanın performansı dikkate alınarak kuruluşun (işletmenin) bir bütün olarak verimliliğinin arttırılmasıyla motive edilir. Ücret ve ikramiye düzenlemelerinde her pozisyonun tüm şartları ve ana göstergeleri ele alınıyorsa, bu herkesin ve bir bütün olarak iş sonuçlarının etkinliğine katkıda bulunmaz mı? KPI'ların tanıtılması tekerleği yeniden icat etmek anlamına gelmiyor mu?

KPI'ları kullanırken bazı durumlarda özel raporlama araçlarına başvurmanız gerekebilir. Ayrıca çalışanlardan birinin gerekli verileri toplamak ve analiz etmekle görevlendirilmesi gerekecek ve sizin de bir kontrol yapmanız gerekecek. Şirketin işlerindeki değişiklikler özelse KPI'lardaki değişiklikleri sık sık takip etmeniz ve bu tür değişikliklerin nedenlerini araştırmanız gerekecektir. Bu nedenle öncelikle kaynaklarınızı ve yeteneklerinizi değerlendirin, zamanınıza değer verin. KPI'ları uygularken çabalarınızın size nasıl fayda sağlayacağını açıkça anlamalısınız.

Anahtar göstergeler iş verimliliğini artırmanın en önemli araçlarından biridir. Tıpkı sporda olduğu gibi; göstergelerin ölçülmesi başlı başına sonuçların artırılmasına yardımcı olur. Elbette KPI'ları uygulamanın da zorlukları var; çalışanlar genellikle kendilerini daha fazla çalışmaya zorlayan yöntemleri sabote ediyor. Ancak daha kârlı ve yönetilebilir bir iş biçimindeki sonuç, çabaya fazlasıyla değer.

KPI temel performans göstergeleri: bunlar nelerdir, iş karlılığını artırma araçlarından biri olan bu tür sistemlerin örnekleri, girişimciliğe adanmış bilgi alanında giderek daha popüler hale geliyor.

KPI, bir şirketin performansına ilişkin değerlendirmeyi öznel değerlendirmeler alanından gerçeklik ve nesnellik dünyasına aktarma sorununu çözer, işletmenin zayıf noktalarını ve darboğazlarını belirlememize ve mümkün olan en yüksek karlılığı elde etmeye yönelik faaliyetleri optimize etmemize olanak tanır.

KPI, göstergeler ve hedefler arasında neden-sonuç ilişkileri kurma görevini yerine getiren, bazı performans sonuçlarının diğerlerine bağımlılığı yoluyla karşılıklı etki faktörlerini ve iş kalıplarını belirleyen stratejik dengeli puan kartı sisteminin bir parçası olarak kullanılır (BSC sistemi)

KPI ne anlama geliyor?

Bu kısaltma, Rusça'ya İngilizce'den (Anahtar Performans Göstergeleri) geldi ve çoğunlukla "anahtar performans göstergeleri" olarak tercüme edildi. Tanımdaki "Verimlilik", İngilizce yönetim bilimindeki "Performans" kelimesinin tam anlamına biraz uymuyor, bu kavram bize nereden geldi? Tam anlamı ISO 9000:2008 standardında açıklanmıştır. 2 değeri kabul eder:

etkililik, standarda göre bu, planlanan sonuçlara ulaşma derecesine karşılık gelir;
Verimlilik açısından bu kavram, harcanan kaynaklar ile bunların kullanımıyla elde edilen sonuçlar arasındaki ilişkiyi belirler.

Böylece, KPI terimi daha geniş anlamda, “anahtar (ana) performans göstergesi” olarak daha iyi anlaşılmaktadır.

Bu yorumda KPI teriminin anlaşılması, şirketin faaliyetlerini yalnızca hedefin içeriği, içeriği ile bağlantılı olarak değerlendirmek için kullanılabileceğini açıkça ortaya koymaktadır. Bu nedenle modern yönetim anlayışı olan “Hedeflere Göre Yönetim”in temelini KPI oluşturdu. Ve KPI'nin kendisi de çalışanların ticari faaliyetlerini, şirketin bölümlerini ve genel olarak faaliyetlerinin başarısını izlemek için kullanılır.

KPI sisteminin avantajları

KPI sistemi, Peter Drucker'ın zamanından bu yana birçok değişikliğe uğradı ve iş dünyasının sürekli değişen gerçeklerini karşılamak amacıyla, ana kavramı - "Hedeflere Göre Yönetim" - yaratıcı bir şekilde geliştiren birçok yönetim konseptini bünyesine kattı.

KPI sisteminin aynı sorunları çözmeyi amaçlayan diğerlerine göre avantajı, her şeyden önce KPI'nin plan, uygulama, sonuçlar, motivasyon gibi iş bileşenleri arasında ayrılmaz bir bağlantı sağlamasıdır. Bugün KPI, ürettiği verileri kullanarak yalnızca çalışanların, departmanların ve şirketin bir bütün olarak etkinliğini değerlendirmeye değil, aynı zamanda çalışanları teşvik etmek için mükemmel bir motivasyon mekanizması oluşturmaya da olanak tanıyor.

Her gösterge anahtar olarak değerlendirilemez. Bu, yalnızca işin amacına ilişkin olan ve çalışanlara yönelik hedef ve standartların oluşturulduğu göstergeleri içerir. Örneğin, zamanında sunulan muhasebe raporlarını KPI göstergeleri olarak dahil etmek cehalettir, çünkü bunun departmanın faaliyetlerinin özellikleriyle doğrudan hiçbir ilgisi yoktur.

KPI Türleri

KPI'lar çeşitli türlere ayrılmıştır:

KPI sonucu - hangi sonuçlara ulaşıldı ve bunların niceliksel ifadesi;
Maliyet KPI'sı - kaç tane gerekli kaynağın kullanıldığı;
İşleyen KPI - mevcut iş süreçlerinin uygulanmasını belirler, bunların gerekli yürütme algoritmasına uygunluğunu değerlendirir;
Performans KPI'ları, planlanan sonuca ulaşmak için harcanan zamanın, sonucun değerine oranını karakterize eden türetilmiş göstergelerdir;
Verimlilik KPI'ları, kaynak maliyetlerinin onların yardımıyla elde edilen sonuçlara oranını değerlendirmeye yarayan türetilmiş göstergelerdir.

Buna karşılık, verimlilik KPI'ları şu şekilde ayrılır:

Gecikme yani bir süre sonra işin sonuçlarını yansıtacak olanlar;
Lider(başka bir isim operasyoneldir) - bunlar, yönetimin seçilen raporlama dönemi boyunca işi yönetmesine izin veren ve bitiminden sonra belirli sonuçların elde edilmesi için ayrılanlardır.

Gecikme- Bunlar öncelikle finansal göstergelerdir. Yönetimin arzusu ile firmanın nakit akışı yaratma yeteneği arasındaki bağlantıyı göstermeyi amaçlamaktadırlar. Dezavantajları, verimliliğin ortaya çıkmasındaki gecikme nedeniyle, şirketin bir bütün olarak verimliliğinin ve bölümlerinin şu anda tanımlanmasının mümkün olmamasıdır.

Öncü Göstergeler gerekirse işletmenin şu andaki çalışmalarını analiz etmek, mevcut faaliyetlerin kalitesinin, müşteri ihtiyaçlarının karşılanma derecesinin, işbirliğinden ne kadar memnun olduklarının objektif bir değerlendirmesini yapmak, artış olasılığını belirlemek için kullanılır. geleceğe yönelik nakit akışlarını ve ürünlerin kalitesini değerlendirin.

KPI'ları geliştirirken nelere dikkat edilmeli?

Göstergeler geliştirilirken aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

iş sürecini yönetmek için gerekli olan gösterge dizisini en aza indirmeye çalışın;
her gösterge ölçülebilir bir sayısal gösterge olarak ifade edilebilecek şekilde olmalıdır;
Göstergenin ölçülmesi için harcanması gereken fonların maliyetinin, göstergenin kullanımı sonucunda elde edilen karın parasal değerini aşmaması gerekir.

KPI geliştirme algoritması

Bu çalışma birkaç aşamada gerçekleştirilir.

Ön tasarım çalışması. Bu aşama aşağıdakilerden oluşur:

üst düzey bir yöneticiden onay almak ve onunla nasıl etkileşime geçileceğini bulmak;
proje başlatma ve planlama;
bir proje ekibinin oluşturulması;
Proje öncesi araştırma yapılmasına yönelik çalışmalar.

KPI metodolojisinin geliştirilmesi. Bu aşamada şunları gerçekleştirin:

organizasyon yapısının optimizasyonu;
metodolojik bir model geliştirmek;
KPI'ları kullanarak bir şirket yönetim süreci geliştirmek;
düzenlemeler geliştirmek (normatif ve metodolojik belgeler sistemi).

KPI bilgi sisteminin gelişim aşaması. O içerir:

bilgi sisteminin kurulması ve konfigürasyonu için teknik spesifikasyonların geliştirilmesi;
Kullanıcı antremanı;
deneme operasyonu yürütüyoruz.

Bir KPI metodolojisi geliştirirken aşağıdaki konulara odaklanılmalıdır:

bütünsel bir gelişim stratejisi olarak KPI'ların geliştirilmesi;
personel için KPI'nın faydalarının açıklanmasının mevcudiyeti;
kurumsal temel başarı faktörlerinin tanımlanması ve net bir şekilde kaydedilmesi;
her seviyeye yönelik anlaşılır raporlama oluşturmak;
Mevcut iş koşulları değiştiğinde geçerliliğini korumak için KPI'ları netleştirmenin yolları;
Koordinasyonun geliştirilmesi ve belirleyici KPI'ların uygulanması.

Proje tamamlanma aşaması. KPI sistem metodolojisinin pratik kullanıma dönüştürülmesi.

Etkili KPI'ların özellikleri

Temel performans göstergeleri aşağıdaki özellikleri karşılamaları halinde etkili olacaktır:

Adres bağlantısı. Bu, her KPI'nin kendi sorumluluk alanındaki faaliyetlerin sonuçlarından sorumlu olan doğrudan bir uygulayıcıyla (bu bireysel bir çalışan veya yapısal birim olabilir) ilişkilendirilmesi gerektiği anlamına gelir;
Doğru yönlendirme- KPI'lar temel geliştirme projelerine, şirketin stratejik hedeflerine, temel iş süreçlerine uygun olmalıdır;
Erişilebilirlik- KPI'ların uygulanması, bunlara ulaşmak için gerekli çabalar ile uygulanma olasılıkları arasında bir denge sağlamalı, %70 ila %80 arasında olmalıdır;
Eyleme açıklık- KPI'lar, süreçlerin iyileştirilmesine yönelik müdahale olasılığı olacak şekilde ayarlanmalıdır;
Tahmin Sağlama- Planlanan sonuçları doğrudan belirleyen ve işin değeri üzerinde doğrudan etkisi olan faktörlerin değerlendirilmesi mümkün olmalıdır;
Sınırlama- KPI'lar, icracıların öncelikli görevleri tamamlamaya odaklanmasını ve önemsiz görevleri tamamlamak için çabalarını boşa harcamamasını sağlayacak şekilde yönlendirilmelidir;
Algı kolaylığı- KPI'lar icracıların anlayabileceği şekilde erişilebilir olmalıdır;
Denge ve birbirine bağlılık- temel performans göstergeleri karşılıklı çatışma alanında olmamalı, birbirlerini tamamlamalıdır;
Değişim başlatılıyor- KPI ölçümleri zincirleme bir reaksiyon gibi şirkette olumlu değişikliklere neden olmalı, yani bazılarının uygulanması diğerlerinin doğal bir iyileşme sürecine neden olmalıdır;
Ölçülmesi kolay- KPI'lar, kullanıcıların ilerlemeyi bağımsız olarak ölçebilecekleri şekilde bırakılmalıdır;
Güçlendirme- KPI'lar çalışanları motive etmeli, yani bireysel maddi teşviklerle desteklenmelidir;
Alaka düzeyi- profesyonelce oluşturulmuş KPI'ların bile etkisi ve etkinliği zamanla önemli ölçüde zayıflayabileceğinden, bunların periyodik olarak güncellenmesi gerekir;
Karşılaştırılabilirlik- KPI'lar bu tür durumlarda karşılaştırma olanağı sağlamalıdır; örneğin, tek formatlı perakende satış mağazaları için günlük ortalama gelir oranının kullanılması, ancak bölgesel merkez ve küçük bölgesel kasaba gibi farklı lokasyonlara sahip olması yanlış olacaktır;
makullük- her gösterge kendisine dayalı analiz yapma yeteneği sağlamalı ve anlamsal bir yük taşımalıdır. Anlam eksikliğinin olumsuz bir örneği olarak, idari aparatın bakımı için tüm giderler olarak kar miktarına (toplam) kadar hesaplanan böyle bir temel performans göstergesinden bahsedilebilir. Böyle bir gösterge yukarıdaki özellikleri karşılayacaktır ancak gerçekte anlamsız olacaktır.

KPI'ların uygulanmasına ilişkin genel prensipler ve kurallar

Sistemin çözmeyi amaçladığı görevleri başarıyla tamamlamak için belirli kurallara uymanız gerekir.

Kural "10/80/10" bu kural sistemdeki temel göstergelerin sayısını belirler. Bir şirketin on temel performans göstergesine, en fazla seksen temel üretim göstergesine ve on temel performans göstergesine sahip olması gerektiğini belirtir. Bu oran, yöneticilerin aşırı yüklenmesini önlemenin yanı sıra, yönetimin programın uygulanmasını tartışmak için harcadığı zamanı da önemli ölçüde azaltır.
Kontrol edilebilirlik ve kontrol edilebilirlik ilkesine uygunluk kuralı. Belirli bir göstergeden sorumlu olan her birime uygulama ve yönetim için gerekli kaynakların sağlanması ve sonucun izlenmesi gerektiği belirtilmektedir.
Ortaklık ilkesinin kuralı. Geliştirirken ve hatta uygularken, sistemin tüm unsurları ile çalışanlar arasında etkili bir ortaklık kurmanın ve değişim ihtiyacının net bir şekilde anlaşılmasının zorunlu yönü dikkate alınmalıdır.
Çabaları ana yöne odaklama ilkesi. Bu ilke, yetkilerini genişletme olasılığını belirlemek, ileri eğitime ihtiyaç duyanları belirlemek, çalışanların hangi eğitime ihtiyaç duyduğunu belirlemek, onlara kendi KPI'larını geliştirme sorumluluğunu atamak, etkili iletişim bağlantıları kurmak (hem dikey ve yatay olarak).
Performans iyileştirme, raporlama ve performans ölçüm süreçlerini entegre etmeye yönelik ilkeler. Belirli eylemleri teşvik etmeyi ve kişinin sorumluluğunu anlamayı amaçlayan raporlama ve değerlendirme sistemlerini derinlemesine düşünmek ve uygulamak önemlidir. Raporlama toplantıları için de sıkı bir program oluşturulmalıdır.
Genel strateji ile üretim göstergeleri arasındaki tutarlılık ilkesi. Bu ilke, temel performans göstergelerinin mevcut kritik başarı faktörleriyle ilişkilendirilmesini ve şirketin genel dengeli puan kartına ve stratejisine dahil edilmesini gerektirir.

KPI seçim seçeneklerinin değişkenliği

KPI- bunlar çalışanların eylemlerinin yönünü oluşturan göstergelerdir ve çalışmalarının etkinliğinin değerlendirilebileceği ana göstergelerdir

Örneğin, bir satış yöneticisinin şirkete bir miktar kar getirmesini istiyorsunuz. Bunu nasıl yapabilir?

Çok zengin bir müşteriyle çok büyük bir anlaşma yapın. Ancak bu türden çok az müşteri var ve onlar için aktif bir mücadele var.
Bu nedenle, çok sayıda küçük müşteriyle çalışması gerekiyor. Bu potansiyel müşteri havuzunu elde etmek için yöneticinin çok sayıda telefon görüşmesi yapması, ticari teklifler göndermesi ve potansiyel müşterilerle iletişim bağlantıları oluşturmak için birçok çalışma yapması gerekecektir.

Bir yönetici için, bir göstergeler sistemi oluştururken KPI, örneğin şirket karı gibi belirlenmiş bir hedefe ulaşılmasını en etkili şekilde etkileyecek göstergelerin doğru seçimidir.

KPI sistemi nasıl oluşturulur?

Sizce gerekli sonuçlara yol açacak göstergeleri yazıyoruz. Örneğin:

satış hacmi;
müşteri tabanı hizmetinin yüzdesi;
satılan mal miktarı x ve y;
ek ücret.

KPI'lar oluştururken hatalar

Örnek olarak kendi ürünlerini üreten ve satan bir firma için KPI sisteminin oluşturulmasını ele alabiliriz.

Yapısal olarak böyle bir şirket aşağıdakilerden oluşan şekilde temsil edilebilir:

gerekli malzemeleri satın alan departman;
üretimle uğraşan bölüm;
satış sağlayan bölüm;
mali bölüm.

Satın alma departmanı malzeme satın alırken maliyetleri düşürmeye odaklanmıştır. Doğal olarak planladığınız KPI'yı gerçekleştirmek için sürdürülebilir indirimler, ikramiyeler vb. almaya yönelik bir sistem oluşturmanız gerekir.

Bir üretim departmanı için ana KPI ekipman kullanımıdır (%80'in üzerinde olmalıdır). Örneğin, iki tür ürün üretiyorsanız, ekipmanın boşta kalmaması için çalışmasını yeniden yönlendirmek için etkili bir şemaya sahip olmanız gerekir.

Şimdi KPI'ların şirketin stratejik faaliyetleri dikkate alınmadan mekanik olarak uygulanması durumunda kaçınılmaz olarak oluşacak hatalara bakalım.

Satın alma departmanının satın alınan malzemelerin maliyetini düşürme şeklindeki hedefine ulaşmak, aşağıdakileri yaparak maliyetleri düşürme fırsatlarını içerir:

büyük miktarlarda alımlar ve bu, üretim birimi için fazla malzeme olması durumunda, stoklarda paranın depolanması ve dondurulması için ek maliyetler gerektirecektir;
daha düşük kaliteli malzemelerin satın alınması - bu, ekipmanın arızalanmasına neden olabilir;
ön ödemeli satın alımlar - bu, fonların dondurulmasını gerektirir.

İkinci hata ise KPI'ları çalışanların motivasyonunu dikkate almadan uygulamaya koymaktır. Etkin çalışmak için KPI'lar ile ikramiye ve ceza sistemi yani maddi motivasyon sistemi arasında bağlantı sağlamak gerekir.

Üçüncü hata, KPI göstergelerini gelir, kâr, marjinal kâr gibi sonuç göstergeleriyle değiştirmektir. KPI göstergeleri, bugün, yarın, yarından sonraki gün, yani yukarıda açıklanan öncü göstergeler özel olarak yerine getirilmesi gereken böyle bir sonuca ulaşmak için çalışanın faaliyetleriyle ilişkilendirilir. Bir satış yöneticisini düşünürsek:

buluşacak müşteri sayısı;
kaç sözleşme imzalanacak;
kaç arama yapılması gerektiği;
kaç potansiyel müşteri bulacağınızı öğrenin.

Dördüncü hata ise planlama ve KPI muhasebe sisteminin olmayışıdır. Bu göstergeler operasyonel muhasebe sisteminden ve yönetim personeli kontrol sisteminden alınabilir. Planlama, belirli bir süre için hedef değerlerin belirlenmesi anlamına gelir.

Temel ücret artışını etkileyen bir gösterge olarak KPI sisteminin motivasyon amaçlı kullanılması çok dikkatli ve yasal olarak yetkin bir şekilde yapılmalıdır. Bu değişken kısım iş sözleşmesine dahil edilmişse, mahkeme davanın mahkemede görülmesinden önce yapılan ödemeleri ücret olarak değerlendirecektir. İş anlaşmazlığı durumunda, işini kötü yapan bir çalışan bile şirketten ek para alabilecek. Bu nedenle ana iş sözleşmesine ek bir üretim sözleşmesi veya performans sözleşmesi düzenlenmesi daha doğru olacaktır. ücretlerin değişken kısmını gösterir.

KPI'nin sadece modaya uygun bir yenilik, şirket yönetiminin zamana ayak uydurma çabasının bir tür göstergesi değil, aynı zamanda şirketin karlılığını artırmada gerçekten etkili bir araç haline gelmesi için üç noktaya dikkat edilmelidir:

bir normun getirilmesi- bu, bir çalışanın normal çalışma sırasında elde edebileceği KPI'dır; dinamik olarak değişen bir gösterge değil, statik bir göstergedir; örneğin, düzenli ücret alabilmek için bir yöneticinin en az 10 ve en fazla sonuçlandırması gerekir. on beş sözleşme. Norm, şans faktörünün yanı sıra şans faktörünü de hariç tutar;
amaç kavramının tanıtılması- bu, bir çalışanın olağanüstü sonuçlar elde etmesi durumunda alabileceği paradır; örneğin, yukarıda açıklananlara göre, çalışan 15 ila yirmi sözleşme imzalayacaktır;
“Meydan Okuma” kavramının tanıtılması- bu, şirket ortalamasından önemli ölçüde daha yüksek sonuçlara ulaşıldığında alınabilecek paradır, örneğin ayda on üç sözleşme değil, kırk sözleşme imzalanır.

Bir çalışanın performansı nasıl değerlendirilir?

İlk gösterge sonuçtur, yani ölçülebilir bir şeydir (döşenen fayansın metrekaresi, imzalanan sözleşmelerin sayısı vb.).

Çalışanların faaliyetlerini değerlendirmenin mümkün olduğu ikinci faktör ise zaman faktörü yani iş sürecinin ne kadar hızlı tamamlandığıdır. Örneğin, BT hizmetlerinin bir çağrı merkezindeki bir hatayı düzeltmesi için gereken süre. Bu sefer işin türü ne olursa olsun normalleştirilip KPI'ya girilebilir.

Üçüncü faktör kalite faktörüdür, yani iadelerin, iddiaların, şikayetlerin vb. olmamasıdır. Ayrıca, böyle bir performans göstergesini uygulamaya koyarken, çalışanın planlanan süre boyunca tatmin edici bir planlanmış sonuca ulaşması durumunda kalitenin tatmin edici olarak kabul edilebileceğini dikkate almak gerekir.

Verimliliği, bir iş sürecini yürütmek için harcanması gereken kaynak miktarını tahmin ederek de ölçebilirsiniz.

Belirli bir departman için KPI'lar nasıl geliştirilir, örnekler

Verimlilik katsayılarının yetkin bir şekilde geliştirilmesi, şirketin veya üretimin tüm spesifik özellikleri dikkate alınarak gerçekleştirilen bireysel bir süreç olmasına rağmen, yine de tipik gelişmelere örnekler vermek mümkündür. Bu özellikle muhasebe gibi standart işlevselliğe sahip hizmetler için geçerlidir. Aşağıda bazı örnekler verilmiştir. Düzgün oluşturulmuş KPI sistemlerinin iş yükü faktörünü de dikkate aldığı dikkate alınmalıdır, eğer %100'den fazla ise çalışan ödüllendirilir ve %70'in altına düşerse yönetici sağlayamadığı için para cezasına çarptırılır. işi olan çalışanlar.

Web semineri kaydını izleyerek KPI, geliştirilmesi, uygulanması ve kullanımı hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.