Büro müdürü nasıl bir meslektir? Bir ofis yöneticisinin iş tanımı. Ofis yöneticisi olarak çalışmak için gerekli mesleki bilgi

Başka seçenekler düşünüyorsanız (ofis yöneticisi olarak çalışmanın yanı sıra), kendinizi bu ilan seçimiyle sınırlamayın; farklı pozisyonlar için birçok başka pozisyonumuz var. Burada doğrudan işverenlerden ve acentelerden gelen teklifleri de arayabilirsiniz.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

İş deneyimi arzu edilir.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Kendine güvenen MS Office kullanıcısı (Excel – ileri düzey kullanıcı!); İnternet ve e-posta - İletişim becerileri, dikkat, doğruluk - Büyük miktarda bilgiyle çalışma yeteneği - Kişisel nitelikler: belgelerle çalışırken dikkat ve doğruluk, çalışkanlık, iletişim becerileri, inisiyatif, yüksek düzeyde sorumluluk, yetkin yazılı ve sözlü konuşma

Maaş: 15.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Kendine güvenen bilgisayar kullanıcısı; - dakiklik; - öğrenme yeteneği; - aktivite; - dikkat; - çalışkanlık.

Maaş: 38.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Adaydan beklentilerimiz: 1. Yetkin yazılı ve sözlü iletişim (iş iletişimi becerisi) 2. Deneyimli PC kullanıcısı 3. Ofis ekipmanları konusunda deneyim 4. Tamamlanmış eğitim (özel ortaöğretim veya yüksek öğrenim) 5. Sorumluluk, strese dayanıklılık, dakiklik

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Tamamlanmamış yüksek öğrenim/yüksek öğrenim - En az 1 yıl benzer pozisyonda deneyim - En az Upper-Intermediate düzeyinde İngilizce bilgisi - Yetkin Rusça konuşma - PC ve Ms Office paketinin kendine güvenen kullanıcısı - Ticari yazışmaların ve temellerinin bilgisi görgü kuralları - Yüksek dikkat, iletişim becerileri, strese dayanıklılık

Maaş: 35.000 ila 45.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yüksek öğrenim (tercih edilir), verilen (benzer) pozisyonda en az 1 yıl deneyim, deneyimli PC kullanıcısı, MS Office (Excel'e güvenen, 1 C), ofis ekipmanlarına hakim, dikkatli, sorumluluk sahibi, girişken, güler yüzlü, iletişimi yüksek beceriler - düşünceleri formüle etme ve konuşmayı yetkin bir şekilde oluşturma yeteneği, meslektaşlar ve ortaklarla uzun vadeli ilişkiler kurma yeteneği, aktif bir yaşam pozisyonu, hazır olma ve öğrenme yeteneği.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Ofis ekipmanı bilgisi (tarayıcılar, yazıcılar) gereklidir. Kendine güvenen kişisel bilgisayar kullanıcısı. İyilik Sosyallik. Dilbilgisi açısından doğru konuşma. İş görgü kuralları bilgisi. Verim. Dikkat. Sorumluluk. 1C 8.2 deneyimi arzu edilir. Birincil muhasebe belgeleri konusunda deneyim arzu edilir. Yüksek düzeyde sorumluluk ve öz organizasyon. Hem profesyonel hem de kişisel olarak öğrenme ve gelişme arzusu. Adres

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yüksek öğrenim - sekreter, ofis yöneticisi olarak deneyim - personel kayıt yönetimi bilgisi - belge yönetimi - okuryazarlık - strese dayanıklılık - yeterlilik - verimlilik - samimiyet - kesinlikle kötü alışkanlıklardan uzak olmak

Maaş: 45.000 ila 50.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

FOTOĞRAFSIZ ÖZGEÇMİŞLER DİKKATE ALINMAYACAKTIR! Benzer pozisyonda 1-3 yıl arası tecrübeye sahip; PC kullanıcısı: Microsoft Office, Excel, İnternet; Doğru sözlü ve yazılı dil; Kişisel nitelikler: aktivite, dakiklik, sorumluluk, dikkatlilik, prezentabl görünüm (şirketin yüzü sizsiniz), verilen görevlerin tam olarak yerine getirilmesi, bir şey net değilse soru sormaktan korkmamak.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yüksek veya orta dereceli uzmanlık eğitimi; Yetkili konuşma, yüksek öz organizasyon, dikkat, sorumluluk, verimlilik; Kendine güvenen bilgisayar kullanıcısı; Ofis ekipmanları bilgisi (mini-PBX, faks, fotokopi makinesi, tarayıcı).

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Benzer pozisyonda en az 2 yıl deneyim Kendine güvenen PC (MS Office) ve ofis ekipmanı kullanıcısı Ticari iletişim becerileri Dikkat, çalışkanlık, sorumluluk İletişim becerileri, verilen görevlere anında yanıt verme

Maaş: 61.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Daha yüksek eğitim tamamlandı. İngilizce bilgisi (üst-orta ve üstü). 3 yıldan itibaren idari pozisyonlarda. Kişisel asistan veya ofis yöneticisi olarak deneyim tercih edilir.

Maaş: 35.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

0,5 yıldan itibaren sekreter olarak deneyim - Okuryazarlık - Çalışkanlık - Çatışmama

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yoğun bir iş ortamında ofis yöneticisi olarak en az bir yıl deneyim; - çoklu görev yapma ve hızlı çalışma isteği; - yüksek düzeyde değiştirilebilirlik ve çalışma hızı; - azim, detaylara dikkat; - 1C'de deneyim; - İş kıyafeti - hafif üst.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Bilgisayar ve ofis ekipmanları bilgisi Sorumluluk, dikkatlilik, iletişim becerileri Takım halinde çalışabilme becerisi

Maaş: 50.000 ila 55.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Ofis ekipmanları konusunda deneyim - 2 yıllık ofis yöneticisi/kişisel asistan deneyimi - Öncelikleri doğru belirleme becerisi - İş görgü kuralları bilgisi - Yetkin konuşma ve yazma, prezantabl görünüm

Maaş: 45.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Hangi koşullar altında etkileşime gireceğiz: yüksek öğreniminiz var ve en az 1 yıl sekreter/büro yöneticisi olarak çalışıyorsunuz; MS Office programlarının ileri düzey kullanıcısısınız; prezentabl bir görünümünüz var ve iş görgü kurallarının temellerini biliyorsunuz; dikkatli ve disiplinli bir insansınız; Nihai rakamı kişisel görüşme sırasında başarılı adayla tartışılacak olan istikrarlı maaş; işin ilk gününden itibaren şirketin faaliyetlerinin ayrıntılarına tam dalma; bir ofis kütüphanesinin varlığı; ofiste taze meyve, çay, kahve ve kurabiyeler; kurumsal etkinliklerin düzenlenmesi; metroya 5 dakikalık yürüme mesafesindeki bir iş parkında, fitness kulübü, video gözetimli ücretsiz otopark, 100'den fazla mağaza ve 20 restoranın bulunduğu modern ve havalı bir çatı katı ofisi; maaş ayda 2 kez ödenir; en iyi çalışanlar için ek izin günü; Apple ürünlerinde indirimler; Rusya Federasyonu İş Kanunu'na göre kayıt; ücretli izin ve hastalık izni.

Maaş: 40.000 ila 80.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

1. Deneyimli kullanıcı düzeyinde bilgisayar bilgisi, İnternet'teki arama motorlarıyla çalışma becerisi. 2. Microsoft Office yazılım paketiyle çalışma becerisi. 3. Çok miktarda bilgiyle çalışabilme yeteneği, geliştirme arzusu 4. 1C Ticaret programı bilgisi (8.2). 5. Yetkili konuşma (müzakere etme ve ticari yazışma yeteneği). 6. Dakiklik, doğruluk. 7. İngilizce bilgisi memnuniyetle karşılanır ve kariyer gelişimini garanti eder

Maaş: 50.000 ila 55.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Maaş: 45.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Belirtilen uzmanlıkta iş deneyimi; - Ağ deneyimi olması tercih sebebidir. - 1C bilgisi şarttır! MS Office - deneyimli kullanıcı; - Dakiklik, çalışkanlık, üretim dayanıklılığı, çoklu görev yeteneği; - Bir takımda çalışabilme, aktif yaşam ve çalışma pozisyonu! - Şirket içinde ve şirketle birlikte gelişme arzusu.

Maaş: 30.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Etkinlik, iletişim becerileri, çalışkanlık, inisiyatif, dakiklik, çoklu görev yeteneği. Kendine güvenen bilgisayar kullanıcısı. Kendini işin ayrıntılarına kaptırmaya ve ekibin ruhu olmaya hazır aktif bir çalışan arıyoruz!

Maaş: 35.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Kendine güvenen bilgisayar kullanıcısı; - Ofis programları bilgisi (MS Office) - ABBYY FineReader programları bilgisi (pdf dosyalarının word ve excel formatlarına çevrilmesi), Adobe Acrobat, Paint; - E-postayla çalışma becerisi; - Ofis işinin temelleri bilgisi; - İş görgü kuralları, dakiklik ve çalışkanlık bilgisi; - Yetkili, iyi yürütülen sözlü ve yazılı iletişim; - Ticari yazışma becerileri; - Standart dışı düşünme; - İletişim yetenekleri; - Dakiklik; - Dikkat; - Sorumluluk; - Çatışmasızlık; - Strese dayanıklılık, çoklu görev.

Maaş: 30.000 ila 35.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Dikkatli, çatışmasız, dakik bir kıza, DENEYİMLİ program kullanıcısına ihtiyacımız var: Microsoft Excel, Microsoft Word, Mail.Ru Mail

Maaş: 50.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Maaş: 45.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

MS Office, 1C Kurumsal 8.3.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Ofis ekipmanları konusunda bilgi sahibi. - MS paketi hakkında kendine güvenen bilgi: Office, Outlook, Word, Excel. - Ticari yazışma becerileri geliştirildi. - Yazılı ve sözlü iletişimde yetkin olmak (iş iletişimi etiğinde yeterlilik) - Dikkatlilik, iletişim becerileri, sorumluluk. - Verim.

Maaş: 45.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Mükemmel bilgisayar programları bilgisi (1C, Word, Excel, web sitesi yönetimi deneyimi bir avantajdır) Görevleri tamamlamada titizlik İyi iletişim becerileri, aktivite, sorumluluk ve sonuçlara odaklanma Yetkin konuşma, iş yazışmaları ve müzakereleri yürütme becerisi

Maaş: pazarlık yapılabilir.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Maaş: 30.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

PC'ler ve ofis ekipmanları hakkında bilgi; dilbilgisi açısından doğru konuşma; iletişim yetenekleri; Çoklu iş becerisi; benzer bir pozisyonda deneyim.

Maaş: 35.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

En az 1 yıl iş tecrübesine sahip, Microsoft Office Suite bilgisi olan, çağrı merkezinde çalışmış olması tercih sebebidir.

Maaş: 45.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Kendine güvenen bilgisayar kullanıcısı: MS Office; Benzer bir alanda deneyim arzu edilir; organizasyon, açıklık, dakiklik, iyi çalışan hafıza, yetkin konuşma, konsantre olma ve dikkati dağıtma yeteneği, strese karşı dayanıklılık.

Maaş: 30.000 ila 50.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Kendine güvenen bilgisayar kullanıcısı: MS Office; - benzer bir alanda deneyim arzu edilir; - organizasyon, açıklık, dakiklik, iyi çalışan hafıza, yetkin konuşma, konsantre olma ve dikkati dağıtma yeteneği; - stres direnci.

Maaş: 45.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Çalışmanızı sistemleştirme ve yapılandırma yeteneği; bağımsızlık; Benzer pozisyonda 2 yıl deneyim; muhasebe birincil belgeleriyle çalışma becerileri; iş görgü kuralları bilgisi, iş iletişimi kuralları, telefon görüşmeleri; PC (MS Office - Excel, kendine güvenen yeterlilik, avantaj olarak 1C) ve ofis ekipmanı bilgisi; Doğru sözlü ve yazılı dil; ticari yazışma becerileri; aynı anda birden fazla görev ve görevi gerçekleştirme deneyimi; dikkat, strese dayanıklılık, samimiyet.

Maaş: 55.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yüksek öğrenim, inşaat organizasyonlarında en az 3 yıllık iş deneyimi gereklidir! Doküman yönetimi konusunda deneyim gereklidir.

Maaş: 50.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Ofis yöneticisi olarak deneyim - 1 yıldan itibaren İngilizce bilgisi - en az orta seviye öncesi Samimiyet, yetkin konuşma, dakiklik

Maaş: pazarlık yapılabilir.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yüksek öğretim; Sekreter-asistanı, müdür yardımcısı olarak 3 yıldan fazla deneyim; Yazılı ve sözlü iletişim becerileri; Sistem düşüncesi, büyük miktarda bilgiyle çalışma yeteneği; Yüksek düzeyde kişisel organizasyon ve sorumluluk; Detaylara dikkat; Kendinizi hızla bir duruma kaptırma ve değişikliklere esnek bir şekilde yanıt verme yeteneği; Stres direnci; Çok çeşitli insanlarla ilişkiler kurma becerisi. İyimserlik, samimiyet, nezaket.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Kendine güvenen Excel kullanıcısı (formülleri, filtreleri, pin alanlarını kullanabilme), - Otel muhasebe programları bilgisi (Bnovo PMS) - Rezervasyon siteleri deneyimi (Booking, Ostrovok, 101 oteller) - Grafik editörleri Coral Draw ve/veya hakkında kendine güvenen bilgi Photoshop, - Ticari teklif hazırlayabilme, - Sunum hazırlayabilme, - Okuryazarlık, - Ticari yazışmalar yapabilme becerisi - Gelişmiş iletişim becerileri - Kötü alışkanlıkların olmaması - Rusya Federasyonu vatandaşlığı - Otelcilik alanında yüksek uzmanlık eğitimi - Prezantabl dış görünüş

Maaş: pazarlık yapılabilir.

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Rezervasyon platformları ile çalışma deneyimi, - Grafik editörleri konusunda kendine güvenen, - Ticari teklif hazırlayabilme, - Sunum hazırlayabilme, - Ofis programlarına hakim, - Okuryazarlık, - Ticari yazışmaları yürütebilme becerisi, - Kötü alışkanlıkların bulunmaması. - Kendine güvenen Excel bilgisi - Rusya Federasyonu Vatandaşlığı - Otelcilik alanında yüksek uzmanlık eğitimi - Prezantabl görünüm

Maaş: 40.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Yüksek öğretim; Benzer pozisyonda deneyimi olan; Dikkat, okuryazarlık, inisiyatif, iletişim becerileri, sorumluluk.

Maaş: 45.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Deneyimli PC kullanıcısı, 1C programları bilgisi, Word/Excel - Analitik yetenekler, yüksek düzeyde çalışma yeteneği, strese dayanıklılık, çoklu görev yeteneği.

Maaş: 35.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Word, Excel, ofis ekipmanlarıyla çalışma becerisi.

Maaş: 40.000 ila 50.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

İdari işlerde deneyim Yetkin sözlü ve yazılı iletişim Mini santral ile çalışma Deneyimli PC kullanıcısı Satış deneyimi

Maaş: 30.000 rubleye kadar. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

İletişim yetenekleri; Aktivite; Stres direnci; Çoklu iş becerisi.

Maaş: 35.000 ila 40.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

PC'lerin ve ofis ekipmanlarının, Outlook'un, arama motorlarının kendine güvenen kullanıcısı. Yetkili yazılı ve sözlü iletişim. Bakım, sorumluluk. Sosyallik, nezaket, olumlu tutum, samimiyet. Zeka ve çoklu görev istekliliği. Yabancı dil bilgisi memnuniyetle karşılanmaktadır.

Maaş: 30.000 ila 35.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Stres direnci; İstihbarat; Çoklu iş becerisi; İletişim becerileri geliştirildi.

Maaş: 40.000 ila 45.000 ruble. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Belgelerle çalışma deneyimi; Deneyimli PC kullanıcısı; Çok miktarda belgeyle yoğun çalışma isteği; Sorumluluk, öğrenme yeteneği, iletişim becerileri, yaratıcılık.

Maaş: 35.000 ruble'den. her ay

Başvuru sahibi için gereklilikler:

Eğitim – ortaöğretim uzmanlık eğitiminden daha düşük değil; Yetkili sözlü ve yazılı iletişim, ofis programları bilgisi; Öğrenme yeteneği, dakiklik, dikkat, enerji.

“Plankton”, “yöneticiler” - tüm bu hoş olmayan tanımlar ofis çalışanlarının çalışmalarına atıfta bulunuyor. Ama böyle bir çalışma bu kadar işe yaramaz mı? Ofis müdürü - bu kim? Sorumlulukları nelerdir?

Ofis müdürü - bu kim?

Çoğu zaman sekreterlik mesleğiyle karıştırılır. Ancak bu uzmanlıklar arasında hala bir fark var. Peki ofis müdürü, kim o?

Bu alanın yöneticisi bir ofis yöneticisi veya yöneticisidir. Çalışanlar ve üstler, müşteriler ve çalışanlar vb. arasında önemli bir bilgi bağlantısı olan ofis işlerini düzenler.

Bir kuruluşun faaliyeti ne kadar aktifse, günlük küçük organizasyonel konular ve dokümantasyonla ilgili sorunları da o kadar fazla olur. Bunların uygulanması ofis yöneticisi tarafından sağlanır.

Tüm mevcut belgelerin ve üstlerden gelen emirlerin gerektiği gibi tamamlanmasını sağlar. Aynı zamanda yönetim ekibinin emirleri şirket çalışanlarına zamanında iletilmeli, ziyaretçilerden gelen tüm şikayetler dikkate alınmalı ve çalışanların önerileri yönetimin dikkatine sunulmalıdır.

Dolayısıyla ofis işleri ve şirketteki iletişim ilişkileri kısmen ofis yöneticilerinin omuzlarına düşüyor.

İş yeri ve maaş

Bir ofisi, bir yöneticisi ve en az birkaç çalışanı olan her şirkette bir ofis yöneticisi gereklidir. Küçük kuruluşlarda, böyle bir uzmanın sorumluluk listesi, örneğin büyük bir şirketten çok daha küçüktür. Büyük bir şirkette birden fazla ofis yöneticisi olabilir ve her biri kendi departmanına atanır.

Bu tür uzmanlara olan talebin oldukça yüksek olduğu ve belki de büyümeye devam edeceği ortaya çıktı. Ancak kariyer gelişimi için neredeyse hiç umut yok. Özellikle kişinin ofis yönetimi dışında artık herhangi bir mesleği yoksa.

Sorumlulukların çok karmaşık olmaması nedeniyle, en azından Rusya'da bir iş için rekabet oldukça yüksektir - açık pozisyon başına 6 kişi. Aynı zamanda maaş sermaye standartlarına göre düşük - 27 bin ruble.

Kültür başkenti St. Petersburg'da bu tür işçilerin maaşları yaklaşık 5-7 bin daha düşük ve rekabet kat kat daha yüksek. Ülkenin çevresine ne kadar uzak olursanız, maaş o kadar düşük olur ve pozisyona başvuranların sayısı da o kadar artar.

Aranan kişisel özellikler

Ofis yöneticisinin aldığı emirlerin kural olarak acil ve hızlı bir şekilde yerine getirilmesi gerekir. Bu nedenle pozisyona başvuran kişinin öncelikle dikkatli, hızlı ve dakik olması gerekmektedir. İyi hafıza ve konsantre olma yeteneği de önemlidir.

Bu pozisyona sahip olan kişi, bazı durumlarda müşterilerin önünde şirketin temsilcisi olarak hareket ettiğinden arkadaş canlısı ve girişken olmalıdır.

Bir ofis yöneticisi, genellikle iş görüşmelerinin ve kurumsal toplantıların organizasyonunda yer aldığından, yetkin ve mantıklı bir konuşmanın yanı sıra iyi iş ahlakına da sahip olmalıdır.

İyi bir elektrikçinin telefon numarası veya öğle yemeği dağıtım servisi gibi faydalı bilgilerin de zararı olmaz. Nitekim birçok şirkette ofisteki düzen ve çalışanların tokluğu da yönetici tarafından kontrol edilmektedir.

Bir ofis yöneticisinin gerekli becerileri

Böyle bir çalışanın ilk gereksinimi, bilgisayar ve İnternet konusunda kendine güvenen bilgidir. Başvuru sahibinin Word ve Excel'in yanı sıra Photoshop veya "Office Picture Manager" konusunda da yetkin olması, başka birini değil onu işe almak için başka bir nedendir.
Yüksek baskı hızı. Metinleri hızlı bir şekilde yazabilme yeteneği, bir ofis yöneticisi için en önemli şeylerden biridir.
Bir kişinin büyük bir şirkette işe girmesi durumunda, önceki işlerde edinilen idari yönetim becerileri gereklidir.
Dokümantasyon becerileri bu tür uzmanların temel sorumluluklarından biridir, dolayısıyla temel bilgiler vazgeçilmezdir.
Ofis ekipmanlarının güvenle kullanılması. Fakslar, yazıcılar, tarayıcılar - bunların hepsi ofis yöneticisinin yetkisi dahilinde olmalıdır.
Yetkili ve diplomatik iletişim becerileri. Bir ofis yöneticisi yalnızca yetkin bir şekilde iletişim kurmamalı, aynı zamanda gerektiğinde sorunu çözebilmelidir.
Yabancı dilde yeterlilik. Büyük uluslararası şirketlerde ofis yöneticisinin en azından temel düzeyde İngilizce bilmesi gerekir.

Görev tanımının genel hükümleri

Ofis yöneticisinin görev tanımı şirketin genel müdürü tarafından onaylanır. Farklı şirketlerde bazı noktalarda farklılık gösterebilir ancak genel olarak ana hükümleri değişmez. Daha sonra belirli görevleri yerine getirmenin planlarınızın bir parçası olmadığından şikayet etmemek için, iş sözleşmesini imzalamadan önce çalışma talimatlarını öğrenmeniz gerekir.

Genel hükümler şunları içerebilir:

bir ofis yöneticisinin işe alınmasından kimin sorumlu olduğu;
onu görevden alma hakkına kimin sahip olduğu;
Çalışan kime rapor veriyor?
ofis yöneticisine kim rapor verir;
yokluğunda ofis yöneticisinin görevlerini kim yerine getirir vb.

Tipik olarak ofis yöneticileri CEO'ya rapor verir. Ofis yöneticileri kuryelere, şoförlere, temizlikçilere vb. tabidir.

Ayrıca genel hükümlerde, açıklanan pozisyon için hangi çalışanın hangi niteliklere sahip olarak işe alınabileceği de belirtilebilir.

Doğrudan sorumluluklar

Talimatlardaki bir sonraki madde ofis yöneticisinin sorumluluklarını açıklamaktadır.

Boş pozisyonlara başvuran özgeçmişlerde, başvuru sahipleri genellikle önceki ofis işlerinde hangi görevleri yerine getirdiklerini ayrı bir sütuna yazarlar. Bu şekilde işveren, başvuru sahibinin becerileri hakkında daha fazla bilgi alır.

Bir ofis yöneticisinin doğrudan sorumluluklarına hangi öğeler dahil edilebilir?

Telefon görüşmelerini denetlemek. Çalışan, gelen çağrıları cevaplamalı, rakiplerin sorularını elinden geldiğince cevaplamalı ve ayrıca iletilmek istenen bilgileri üstlerine bildirmelidir.
Dokümantasyon denetimi. Belgelerin saklanması ve kaydedilmesi, yazışmaların kontrolü, emirlerin yerine getirilmesi vb. - Bunlar ofis yöneticisinin doğrudan sorumluluklarıdır.
Belgelerin çoğaltılması. Çalışan, patronun özel talimatı üzerine kopyalama ve çoğaltma işini gerçekleştirir.
Mektupların, isteklerin hazırlanması - ör. Birinci amirin talebi üzerine ortaklar, müşteriler veya tedarikçilerle yazışmaları sürdürmek.

Bir ofis yöneticisinin sorumlulukları en az altı başka iş türünü içerebilir. Ancak her şirkette bu kategorideki uzmanların iş yükü ayrı ayrı belirlenir.

Ofis yöneticisi hakları

Bir ofis yöneticisinden gelen herhangi bir talimat yalnızca sorumlulukları değil aynı zamanda hakları da içerir.

Tam bilgi sağlamak. Belirli görevleri yerine getirmek için ofis yöneticisi, gizli bilgiler de dahil olmak üzere ihtiyaç duyduğu miktarda bilginin sağlanmasını talep etme hakkına sahiptir.
Ses Ofis işlerini organize etmek için genel müdürün yeniliklere veya ek emirlere ihtiyacı varsa, yöneticinin bunları tanıtmayı teklif etme hakkı vardır.
Uygun çalışma koşulları talep edin. Gerekli düzenlemelerin bulunmaması nedeniyle iş görevleri yerine getirilemiyorsa, ofis yöneticisi bunların oluşturulmasını talep edebilir.
Yetki sınırları dahilinde hareket edin. Görev tanımını inceledikten sonra çalışan, yalnızca kendi yetkisi dahilinde bağımsız kararlar alma ve emir verme hakkına sahiptir.

Bu, bir ofis yöneticisinin sahip olduğu hakların yaklaşık bir özetidir. Kurumun özelliklerine bağlı olarak desteklenebilir veya azaltılabilir.

Sorumluluk

Büro yöneticiliği aynı zamanda sorumluluk gerektiren bir meslektir. Kural ihlalinin kapsamı ve cezası her işveren tarafından ayrı ayrı belirlenir. İş tanımlarındaki en yaygın sorumluluk noktaları buna benzer.

Birinin görevlerini ihmal etmesi nedeniyle. Emirlerin geç yerine getirilmesi ve diğer ihmaller çalışanın hatasıdır ve sorumlu tutulmalıdır.
Artıları İş sözleşmelerinde ve görev tanımlarında bilgilerin gizliliğine ilişkin maddeleri dikkatle okumalısınız. Bunu ifşa ettiğiniz için çoğu zaman işinizi kaybedebilirsiniz.
Yetki kapsamının ihlali nedeniyle. Çalışanın yetki alanını aşan eylemler kabul edilemez.
İş mevzuatının ihlali vb. Çalışma düzenlemelerinin, yangın güvenliği veya güvenlik düzenlemelerinin ihlali de çalışanın sorumluluk alanıdır.

Mesleğin artıları ve eksileri

Pek çok meslek gibi bu mesleğin de birçok avantajı ve dezavantajı var. Peki ofis yöneticisi olarak çalışmanın faydaları nelerdir?

Her büyük şirket, ofis faaliyetlerini destekleyebilecek bir uzmana ihtiyaç duyar. Böyle bir çalışan bir ofis yöneticisidir. Kim olduğu, kendisine hangi sorumlulukların verildiği ve hangi haklara sahip olduğu aşağıda tartışılmaktadır.

Ofis yöneticisi kimdir

Büro yöneticisi (büro müdürü, müdür yardımcısı, müdür yardımcısı), ofisin düzgün işleyişini ve işleyişini sağlayan bir şirket çalışanıdır. Bu meslek aşırı organizasyon, konsantrasyon ve sorumluluk gerektirir.

Ofis yöneticisi doğrudan işletmenin/firmanın/şirketin genel müdürüne rapor verir. Buna göre işe alma ve işten çıkarmalar ancak genel müdürün emri doğrultusunda gerçekleştirilir.

Bu göreve en az ortaöğretimi tamamlamış bir uzman atanır. Ancak yüksek öğrenim ve iş deneyimi daha çok tercih edilir.

Büro yöneticisi, yönetim ile ofiste çalışan personel arasındaki etkileşimde bağlayıcı unsurdur. Yönetimin talebi üzerine ofisteki durum ve kurum/şirket/kurumun iç işleyişi ve daha fazlası hakkında rapor hazırlar.

“Büro Müdürü” ve “Sekreter” uzmanlıkları arasındaki ayrım

Bazıları “Ofis yöneticisi” ve “” mesleklerini birbirinin yerine kullanılabilir olarak algılıyor. Ancak bu doğru değil. Büro yöneticisi pozisyonu, işverenin faaliyet alanına, işverenin iş sorumluluklarına bağlı olmakla birlikte, organizasyonun işleyişini sağlamak için gerçekleştirilen daha geniş bir görev yelpazesini içermesi nedeniyle sekreter pozisyonuna göre daha kapsamlı ve çok işlevlidir. Bir ofis yöneticisi, bir sekreterinkinden farklı olarak önemli ölçüde farklılık gösterebilir.

Esasen, bir ofis yöneticisi kariyer basamaklarında daha yüksek bir basamaktır. Bu, daha geniş bir sorumluluk yelpazesine, daha yüksek ücretlere ve işe alınan çalışanın adaylığı için artan gereksinimlere yol açmaktadır.

Çeşitli şirketlerde, şirketlerde ve büyük holdinglerde, sekreterlerin çalışmalarını izleme ve koordine etme sorumluluğu ofis yöneticisine verilmiştir.

Personel uzmanı pozisyonu sağlamayan bazı kuruluşlarda, ofis yöneticisi aynı zamanda personelin işe alınması, belirli bir pozisyon için rekabetin başlatılması hakkında bilgi verilmesi, gelecekteki bir çalışanın özgeçmişinin gözden geçirilmesi ve incelenmesi ve hatta yeni personel yetiştirmek.

Bir ofis yöneticisinin iş yeri ve ortalama maaşı

Şirket ne kadar büyük olursa, çalışanların her gün uğraşmak zorunda olduğu ofis görevleri de o kadar geniş ve çeşitli olur. Bu nedenle hiçbir şirket, kurum, firma, işletme, kuruluş, holding, tüm ofis faaliyetlerinin koordinatörü olan bir ofis yöneticisi olmadan yapamaz. Bu bakımdan ofis yöneticisi, herhangi bir işletme tesisinin ofisindeki tüm ofis süreçlerinin başarılı bir şekilde işleyişi ve optimizasyonu için oldukça popüler ve önemli bir meslektir.

Çok büyük şirketlerin kadrosunda, her biri ilgili departmana veya bölüme atanacak bir değil birden fazla ofis yöneticisi bulunabilir.

Oldukça yüksek talebe rağmen ofis müdürü pozisyonu için rekabet de oldukça yüksek. Rusya'da kişi başına yaklaşık 6 kişi düşüyor.

Yeni başlayan bir ofis yöneticisinin maaşı:

Moskova'da - 15-22 bin ruble;
St.Petersburg'da - 11-16 bin ruble;
Yekaterinburg'da - 8-13 bin ruble;
Novosibirsk'te – 7-12 bin ruble.

Halihazırda iş deneyimi kazanmış ve organizasyon becerilerini sergilemiş olan orta düzey uzmanlar, Moskova'da 30 bin ruble'ye, Neva'daki şehirde - 23 bin ruble'ye, Yekaterinburg'da - 20 bin ruble'ye kadar maaş almaya hak kazanabilirler. , Novosibirsk'te - 18 bin ruble'ye kadar.

Yüksek vasıflı profesyonellerin maaşları daha da yüksektir. Yani Moskova'da 60 bin rubleye, St. Petersburg'da - 45 bin rubleye, Yekaterinburg'da - 35 bin rubleye, Novosibirsk'te - 30 bin rubleye ulaşabilir.

Bir ofis yöneticisinin istihdam için gerekli kişisel nitelikleri

Her yöneticinin, şirketinin gelecekteki bir çalışanı için kendi gereksinimleri vardır. Bununla birlikte, ofis yöneticisi pozisyonu için işe alınırken sahiplerine tartışmasız ilk tercih verilecek olan niteliklerin genelleştirilmiş bir listesi bulunmaktadır. İşte bunların sadece küçük bir listesi:

Ofis yöneticisi olarak çalışmak için gerekli mesleki bilgi

İşini profesyonelce yerine getirebilmek için bir ofis yöneticisinin aşağıdaki gerekli bilgilere sahip olması gerekir:

Sözleşmelerin sonuçlandırılması ve feshedilmesine ilişkin prosedürü bilmek;
Ofis belgelerini hazırlamanın temellerini bilir;
Muhasebenin temellerini, ofis işleri için gerekli tüm temel bilgisayar programlarını (MS Office yazılımı: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Veritabanları) ve ayrıca e-posta ve faksla çalışma ilkelerini bilir;
Kişisel bilgisayarın ve İnternetin kendinden emin bir kullanıcısı olun;
Hızlı yazma becerilerine sahip olun;
İş protokolü ve görgü kuralları normlarının kullanılması uygundur;
İşgücü koruma standartlarına, yangın güvenliği kurallarına, sıhhi standartlara uyun;
Personel seçimi ve yönetimi konusunda bilgi sahibi;
Personelle çalışırken psikolojinin ve meslek etiğinin temellerini kullanın;
Ofis ekipmanlarını kullanma ve çalıştırma kurallarını bilir;
Ofis çalışanlarıyla etkileşimde bulunurken motive edici teknikler uygulayın;
Ofis faaliyetlerinin geliştirilmesinde planlama yöntemleri hakkında bilgi sahibi olmak;
Kritik durumlarda hızlı karar verebilme ve alınan kararların sonuçlarının tüm sorumluluğunu üstlenebilme

Bir ofis yöneticisinin iş sorumlulukları

Ofis yöneticisinin acil sorumlulukları şunları içerir:

Ofisin normal işleyişi için gerekli tüm kırtasiye, ekipman ve tüm sarf malzemelerini satın alın;
Bilgisayarlar, yazıcılar, fakslar ve diğer ofis ekipmanları da dahil olmak üzere tüm ofis ekipmanlarının servis verilebilirliğini ve performansını izleyin. Arıza meydana gelirse sorunları gidermesi için bir teknisyeni arayın;
Ofis tarafından alınan yazışmaları sistematik olarak kaydedin, daha ileri işlemler ve yanıtların hazırlanması için yapısal birimlere aktarın;
Ofis e-postanızı günde en az iki kez kontrol edin;
Yöneticinin işyerini çalışma gününün başlangıcından önce hazırlayın. Ona gerekli tüm ofis malzemelerini ve çalışma ofisi ekipmanlarını sağlayın;
Belgeleri sıralayın ve uygun departmanlara dağıtın;
Gelen aramaları takip edin ve kaydedin;
Ziyaretçilerin, müşterilerin ve ortakların kabulünü organize edin. Ziyaretçiler, müşteriler ve ortaklarla şirketin yerleşik iletişim politikasına uymak;
Toplantılar, toplantılar ve iş toplantıları hazırlayın. Müzakereler, toplantılar, toplantılar, sunumlar ve diğer şirket etkinlikleri için gerekli tüm bildirileri ve kırtasiye malzemelerini sağlayın. Olayların tutanaklarını tutun, müzakerelerin ilerleyişine ilişkin belgeleri izleyin, toplantı ve konferansların sonuçlarını analiz edin;
Üst yönetimin emirlerini doğru ve zamanında yerine getirmek;
Görev tanımı hükümlerine uymak;
Şirketin raporlama belgelerini izleyin, belgelerin arşive aktarımını hazırlayın, ofis belge akışını izleyin;
Sorunları çözmek ve şirketin mevcut sorunlarını çözmek için gerekli materyalleri geliştirmek;
Çalışma gününün başlangıcından önce ofisi hazırlayın;
Sıhhi standartların ana göstergelerini izleyin (aydınlatma, oda havalandırması, ofiste tutulan sıcaklık);
Sekreterlerin, şoförlerin, temizlikçilerin, kuryelerin ve doğrudan kendisine bağlı tüm personelin çalışmalarını denetlemek;
Ofis çalışanlarının kesintisiz çalışması için gerekli tüm maliyetlerin tahminlerini yazın ve kayıtlarını tutun, onlara ofis malzemeleri ve sarf malzemeleri sağlayın;
Bu verileri maaşlarının hesaplanması için muhasebe departmanına aktarmak amacıyla ofis çalışanlarının çalıştığı saatlerin kayıtlarını tutun;
, çalışanların iş disiplini ve yerleşik kıyafet kurallarına ilişkin ihlallerine ilişkin bir veri tabanı tutmak;
İş protokolü ve görgü kurallarının tüm normlarını dikkate alarak şirketin müşterileri ve ortaklarıyla ticari yazışmalar yürütmek;
Ofis çalışanları arasında ortaya çıkan her türlü çatışma, düşmanlık, sorun ve çelişkilerin ortadan kaldırılmasına yardımcı olmak;
Ofisteki çalışma gününün sonunu koordine etmek, tüm ofis ekipmanlarının, aydınlatma sistemlerinin ve klimaların kapalı olduğundan emin olmak;
Şirket/kurum/şirket/holding/kuruluş başkanı tarafından daha sonra değerlendirilmek ve imzalanmak üzere belgeleri, başvuruları ve itirazları kabul edin;
Alınan tüm önemli bilgilerin yöneticinin dikkatine sunulması;
Üst yönetimden emirler verin ve bunları incelenmek üzere derhal personele dağıtın.

Ofis yöneticisi, diğer şeylerin yanı sıra, şirketinin iç çalışma düzenlemelerine, Tüzüğüne ve düzenlemelerine uymakla yükümlüdür. Yetkilerini kullanırken, ofis yöneticisi Rusya Federasyonu mevzuatının yanı sıra yerel medeni ve iş kanunlarına uymak zorundadır.

Ofis yöneticisinin yokluğunda, onun tüm iş sorumlulukları, daha önce kararlaştırılarak genel müdürün emriyle onaylanan başka bir yetkiliye devredilir.

Ofis yöneticisi hakları

Ofis yöneticisinin, görevlerine ek olarak aşağıdaki hakları da vardır:

Ofis Yöneticisinin Sorumlulukları

Ofis yöneticisi aşağıdaki durumlarda sorumludur:

Rusya Federasyonu çalışma mevzuatı ve şirketin iç düzenlemeleri tarafından belirlenen yükümlülüklerin yetersiz yerine getirilmesi;
Rusya Federasyonu Anayasası hükümlerinin yanı sıra Rusya Federasyonu'nun idari, medeni ve ceza mevzuatı normlarının göz ardı edilmesi;
Rusya Federasyonu'nun mevcut çalışma, medeni ve idari mevzuatına uygun olarak şirkete maddi zarar verilmesi;
Şirketin maddi kaynaklarının ve mülkiyetinin, ticari kuruluşun ve yönetiminin çıkarlarına aykırı olarak izinsiz kullanılması;
Şirketin çalışanları ve üst yönetimine ait kişisel bilgilerin ve gizli bilgilerin kötüye kullanılması, şirketin çıkarlarının ve ticari sırlarının açıklanması;
İş protokolü ve görgü kurallarının ağır ihlali;
Şirketin iç çalışma düzenlemelerinin ve düzenlemelerinin ihlali;
Yangın güvenliği kurallarının ihlali;
Güvenlik düzenlemelerine uyulmaması;
Kişisel kazanç için yanlış bilgi vermek.

Ofis yöneticisi ofisin yüzüdür. Sekreter görevlerine ek olarak personel yöneticisi ve işlevlerini de birleştirir. Bu ciddi bir pozisyondur, bu nedenle kabul için yüksek öğrenim ve iş deneyimi gereklidir.

Bir ofis yöneticisinin sorumlulukları nelerdir?

Ofis hazırlığı. Bilgisayar ekipmanlarını, telefonları ve ofis ekipmanlarını kontrol etmek. Onarım gerekiyorsa bir teknisyeni arayın.
- Aydınlatma ve oda sıcaklığı gibi sıhhi standartların kontrolü.
- Çalışmaya başlamak ve mevcut sorunları çözmek için gerekli belge, rapor ve materyallerin hazırlanması.
- Sekreterlerin, kuryelerin ve şoförlerin çalışmalarının takibi. Sorumlulukların dağılımı, görevlerin belirlenmesi, sorumluluk dereceleri ve çalışmalarının etkinliğinin analizi.
- Ofis ihtiyaçları için gerekli harcamaların tahminlerinin geliştirilmesi ve kontrolü. Çalışanlara ofis malzemeleri, sarf malzemeleri ve yaka kartlarının sağlanması.
- Ofis çalışanlarının kaç saat çalıştığını hesaplamak ve bordro hesaplaması için muhasebe departmanına bilgi aktarmak.
- İş disiplinine uygunluğun izlenmesi. Günlük rutin ve kıyafet kuralları ihlallerinin kayıtlarının tutulması.
- Ziyaretçilere yönelik toplantı, kayıt ve servis organizasyonlarının yapılması.
- Görüşme, toplantı, sunum ve diğer etkinliklerin gerekli malzeme ve belgelerle sağlanması, tutanak tutulması.
- Ofis evrak akışının takibi.
- Müşteriler ve ortaklarla ticari yazışmaların yapılması, gerekli materyallerin gönderilmesi.
- Ortaya çıkan sorun ve çatışmaların çözümünde çalışanlara yardımcı olmak.
- Ofis işlerinin kapatılmasını koordine etmek, ekipmanların, aydınlatmanın ve klimaların kapatılmasının izlenmesi.
- Birçok kuruluşta personelin işe alınmasından ofis yöneticisi sorumludur. Boş pozisyonlar hakkında bilgi yayınlar, özgeçmişleri inceler ve hatta yeni çalışanları eğitir.

İstenen yetenekler

Ofis yöneticisi, yönetim ile ofis çalışanları arasındaki bağlantıdır. Gerektiğinde organizasyondaki durum ve performans hakkında rapor verir.

Görevlerinizi etkin bir şekilde yerine getirmek için personel seçimi ve yönetimi ilkelerini, planlama ve motivasyon yöntemlerini, ilişki etiğini, ofis çalışmasının temellerini, çalışma mevzuatını ve muhasebeyi bilmeniz gerekir. Ayrıca ofis yöneticisinin strese dayanıklı, hızlı karar verebilme ve bunlardan sorumlu olma becerisine sahip olması gerekir.

Bir ofis yöneticisi için tipik bir iş tanımı örneğini dikkatinize sunuyoruz, örnek 2019/2020. Bu göreve yüksek mesleki eğitime sahip, “Büro Yöneticisi” alanında özel eğitim almış, idari iş deneyimi olan ve uzmanlık alanında en az bir yıl iş deneyimi olan bir kişi atanabilir. Unutmayın, ofis yöneticisinin her talimatı imza karşılığında verilmektedir.

Aşağıda bir ofis yöneticisinin sahip olması gereken bilgilere ilişkin tipik bilgiler verilmektedir. Görevler, haklar ve sorumluluklar hakkında.

Bu materyal, web sitemizin günlük olarak güncellenen devasa kütüphanesinin bir parçasıdır.

1. Genel Hükümler

1. Bir ofis yöneticisi uzmanlar kategorisine girer.

2. Yeterlilik şartları: Büro müdürü pozisyonuna, mesleki eğitimi yüksek, “Büro Müdürü” alanında özel eğitim almış, idari iş tecrübesine sahip ve uzmanlık alanında en az bir yıl iş tecrübesine sahip bir kişi atanır.

3. Büro müdürü, kuruluş müdürü tarafından atanır ve görevden alınır.

4. Ofis yöneticisi şunları bilmelidir:

- personel yönetimi konularıyla ilgili yüksek ve diğer organların kararları, emirleri, emirleri, diğer idari ve düzenleyici belgeleri;

- ofise personelin organizasyonu, seçimi ve yerleştirilmesinin temelleri;

— ofisin organizasyon yapısını oluşturma ilkeleri;

— bir grup çalışan içindeki ilişkilerin temel psikolojisi ve etiği;

- iş dokümantasyonunu sürdürme prosedürü;

- sözleşmelerin sonuçlandırılması prosedürü;

- ofis ekipmanının kullanımına ilişkin kurallar;

- ekonominin, işgücü organizasyonunun ve yönetiminin temelleri;

— e-posta, faks programı, MS WORD, MS EXEL ile çalışmanın temelleri, 1C:Enterprise sistemiyle çalışmanın temelleri;

- işveren mallarının alım ve satım fiyatları, işveren mallarının listesi, amacı ve özellikleri, işveren tarafından sağlanan hizmetlerin listesi, özellikleri ve fiyatları;

— kuruluşta gerçekleşen tüm iş süreçleri.

Rusya Federasyonu'nun işgücü ve emeğin korunmasına ilişkin mevzuat;

— iç çalışma düzenlemeleri;

- iş güvenliği, güvenlik önlemleri, endüstriyel sanitasyon ve yangından korunma kuralları ve düzenlemeleri.

5. Ofis yöneticisine çalışmalarında şunlar rehberlik eder:

- Mevcut mevzuat;

— işverenin iç düzenlemeleri;

- bir iş sözleşmesi ve bu iş tanımı.

6. Ofis yöneticisi doğrudan organizasyonun yöneticisine rapor verir.

7. Büro yöneticisinin bulunmadığı zamanlarda (tatil, iş gezisi vb.) görevleri, belirlenen şekilde görevlendirilen kişi tarafından yerine getirilir. Bu kişi, sorumlu olduğu ilgili hak ve yükümlülükleri elde eder.

2. Bir ofis yöneticisinin iş sorumlulukları

Ofis Yöneticisi:

1. Ofisin çalışmalarını hazırlar ve organize eder:

- çalışmaya hazır olup olmadığını belirlemek için ofis ekipmanlarının (bilgisayarlar, faks makineleri, telefonlar, yazıcılar vb.) denetimini düzenler, ofis binasındaki sıhhi çalışma koşullarını kontrol eder, operasyon sırasında yangın güvenliği, sıhhi ve epidemiyolojik güvenlik standartlarına uygunluğu izler organizasyonun;

- ofisin çalışması için gerekli olan kırtasiye, sarf malzemeleri ve diğer stok kalemlerini ofise sağlar, listelenen varlıkların depolanmasını, çalışanlar arasında dağıtımını ve rasyonel kullanımını sağlar;

- Organizasyonun ofisinde temizlik ve düzeni sağlar.

2. Organizasyon başkanının idari ve idari faaliyetlerine yönelik organizasyonel ve teknik destek çalışmalarını yürütmek:

- yönetici tarafından değerlendirilmek üzere alınan yazışmaları kabul eder, alınan karara uygun olarak yapısal birimlere veya belirli icracılara iş sürecinde veya yanıtların hazırlanmasında kullanılmak üzere iletir,

- kuruluş başkanının imzası için belgeleri ve kişisel beyanları kabul eder,

- Yöneticinin çalışması için gerekli belge ve malzemeleri hazırlar,

- Yöneticinin işyerine gerekli organizasyonel donanımı, ofis malzemelerini sağlar, etkili çalışmasına elverişli koşullar yaratır,

- yürütme için alınan belgelerin yapısal birimler ve belirli uygulayıcılar tarafından zamanında incelenmesini ve sunulmasını izler, imza için yöneticiye sunulan hazırlanan taslak belgelerin doğruluğunu kontrol eder, bunların yüksek kalitede düzenlenmesini sağlar,

- Yöneticinin telefon görüşmelerini düzenler, yokluğunda alınan bilgileri kaydeder ve içeriğini kendisine sunar, alıcı ve interkom cihazları (telefaks, teleks vb.) ve telefon mesajları aracılığıyla bilgi iletir ve alır, derhal iletir. iletişim kanalları aracılığıyla aldığı dikkat bilgileri,

- yönetici adına mektupları, talepleri ve diğer belgeleri hazırlar, mektupların yazarlarına yanıtları hazırlar,

- Direktörden gelen emirleri hazırlar ve bunları çalışanların dikkatine sunar,

- Yönetici tarafından yapılan toplantı ve toplantıların hazırlanması (gerekli materyallerin toplanması, toplantının zamanı ve yeri, gündem, kayıt hakkında katılımcılara bilgi verilmesi), toplantı ve toplantı tutanaklarının tutulması ve düzenlenmesi konularında çalışmalar yapar,

- verilen emir ve talimatların kuruluş çalışanları tarafından yerine getirilmesinin yanı sıra, kontrol altına alınan kuruluş başkanının talimat ve talimatlarının yerine getirilmesi için son tarihlere uyulması üzerinde kontrol uygular;

— Çalışanların kuruluş yönetiminin talimatlarına uymasını sağlar,

- yöneticinin talimatıyla işi için gerekli resmi materyalleri yazdırır veya güncel bilgileri veri bankasına girer.

3. Büro işlerini yürütür.

4. Gelen ve giden evrakların kayıt ve muhasebesini yapar.

5. Günde en az 2 kez e-posta alır ve gönderir. Kuruluşa ait postaların postaneden teslimini ve kuruluş postalarının postaneye teslimini kontrol eder.

6. Ziyaretçilerin kabulünü organize eder, çalışanlardan gelen istek ve önerilerin anında değerlendirilmesini kolaylaştırır.

7. Onaylanan terminolojiye uygun olarak dosyalar oluşturur, çalışan raporları da dahil olmak üzere kuruluş belgelerinin güvenliğini sağlar ve belgeleri belirlenen zaman dilimi içinde arşive gönderir.

8. Maddi varlıkların güvenliği üzerinde kontrol sağlar.

9. Ziyaretçilere verilen hizmetlerle ilgili konularda danışmanlık yapar. Çatışma durumlarını önlemek ve ortadan kaldırmak için önlemler alır.

10. Ziyaretçilere hizmet vermede mevcut eksiklikler ve bunların giderilmesi için alınan önlemler konusunda yönetimi bilgilendirir.

11. Kuruluşun satın aldığı malların tedarikçileriyle siparişlerini, tedarik sözleşmelerini ve ilgili diğer belgeleri verir, siparişlerin e-posta yoluyla gönderilmesini sağlar.

12. Gelen ve satılan mal ve verilen hizmetlerin kayıtlarını tutar.

13. Depodaki mal stoklarının kayıtlarını tutar ve depodaki minimum bakiyelerini kontrol eder.

14. Ofis işlerinin tamamlanmasını ve yeni iş gününe hazırlıkları koordine eder: işyerlerinin düzenlenmesi, ofis ekipmanlarının kapatılması, aydınlatma vb.

15. Kuruluşun müdürü ve müdür yardımcısının bireysel resmi görevlerini yerine getirir.

3. Büro yöneticisinin hakları

Ofis yöneticisi şu haklara sahiptir:

1. Yönetimin çalışmaları ile ilgili olarak kabul ettiği yeni hükümler hakkında bilgi edinin.

2. Üretim sürecinin iyileştirilmesine yönelik önerilerde bulunur.

3. Resmi görevlerin yerine getirilmesi için gerekli bilgilerin kuruluşun yapısal bölümlerinden ve bağımsız uzmanlardan talep edilmesi.

4. Kuruluşun yönetiminden uygun çalışma koşulları ve Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun öngördüğü hükümlere uygunluk talebi.

4. Ofis yöneticisinin sorumluluğu

Aşağıdaki durumlarda ofis yöneticisi sorumludur:

1. Rusya Federasyonu çalışma mevzuatının belirlediği sınırlar dahilinde, bu iş tanımında belirtilen iş görevlerini uygunsuz performans veya yerine getirememek.

2. Faaliyetleri sırasında işlenen suçlar için, Rusya Federasyonu'nun mevcut idari, cezai ve medeni mevzuatının belirlediği sınırlar dahilinde.

3. Rusya Federasyonu'nun mevcut çalışma ve medeni mevzuatının belirlediği sınırlar dahilinde kuruluşa maddi zarar vermek için.

4. İşletmenin mal ve fonlarını kurucuların çıkarlarına aykırı çıkarlar doğrultusunda kullanmak.

Ofis yöneticisinin iş tanımı - örnek 2019/2020. Büro yöneticisinin görev sorumlulukları, büro yöneticisinin hakları, büro yöneticisinin sorumlulukları.