تقرير مسبق: ما يمكن أخذه بعين الاعتبار ، عينة تعبئة ، معاملات أساسية

يحتاج كل كيان تجاري بشكل دوري إلى تحمل نفقات العمل من أجل ضمان عمل المؤسسة. في الأساس ، يتم إجراؤها نقدًا من خلال المحاسبين ، الذين يتم تحديدهم بترتيب خاص من الرئيس. في هذه الحالة ، يجب أن يتم تنفيذ التكاليف للأغراض التي تم إصدار الأموال من أجلها.

التقرير المسبق هو مستند يعده شخص مسؤول ماليًا في حالة نفقات الإنتاج أو الأعمال التي تم إصدارها مسبقًا من مكتب النقد أو عن طريق تحويل الأموال إلى الشركة.

هذا النموذج مطلوب لملئه إذا تم إصدار الأموال للحساب. توصي Rosstat باستخدام نموذج المستند AO-1.

يتم تحديد قائمة الأشخاص المسموح لهم بإصدار النقود في المؤسسة بأمر خاص. من المستحسن أن تعكس فيه قائمة المحاسبين ، ومقدار المبالغ التي يمكن إعطاؤها لهم ، وكذلك تحديد الغرض من إنفاق هذه الأموال.

يمكن أن يخضع كل من الأشخاص العاملين في المؤسسة والأشخاص المعنيين بموجب عقود البناء للمساءلة.

يشترط التشريع أن الموظفين الذين يتم منحهم أموالًا لتغطية النفقات ، وتنفيذها للأغراض المحددة ، والمدير ، بعد التحقق من جميع المستندات المقدمة إلى التقرير المسبق ، يوافق على هذه النفقات.

فقط بعد اجتياز تقرير المصروفات لإجراء الموافقة ، يمكن تضمين هذه النفقات في تكلفة المؤسسة. وبالتالي ، فإن هذا النموذج هو المستند الأساسي الذي يؤكد النفقات النقدية للشركة.

انتباه!عند إعداد تقرير مسبق وقبوله ، يجب على المرء أن يتذكر أن السلطات التنظيمية ستنظر إليه بالضرورة أثناء المراجعة ، وإذا تم إعداده مع عدم الدقة أو أن المستندات المرفقة لا تفي بالمتطلبات المحددة ، فإن تكاليف هذه الوثيقة سيتم استبعادها من الضرائب.

متى يتم تطبيق تقرير المصاريف؟

يجب استخدام الأموال الممنوحة للموظف بدقة للأغراض المحددة أو إعادتها إلى أمين الصندوق الخاص بالمؤسسة. المستند الرئيسي لدفع المبالغ إلى الحساب هو الذي يجب أن تُلصق تأشيرة المدير عليه.

في الأعمال المحلية للمؤسسة ، يتم تحديد الشروط التي يجب خلالها على الموظف المسؤول الإبلاغ عن الأموال التي تم إصدارها مسبقًا أو إعادة الأموال. يجب إعداد تقرير مسبق إذا تكبدوا نفقات. تسمح لك هذه الوثيقة بشطب المبالغ الصادرة من المحاسب مقابل المصاريف.

يجب على كل موظف عائد من رحلة عمل إعداد تقرير مسبق عن رحلة عمل. في هذا الصدد ، يتزايد دورها ، حيث أصبحت العديد من الوثائق التي تم تجميعها مسبقًا اختيارية. في الواقع ، ظل التقرير المسبق هو التقرير الوحيد الذي يقدمه المسافر إلى رؤسائه.

يعد إعداد تقرير مسبق إلزاميًا ، وهذه القاعدة منصوص عليها في إجراءات إجراء المعاملات النقدية. يُعفى فقط رواد الأعمال الذين يحتفظون بالسجلات وفقًا لإجراء مبسط من إعداد هذه الوثيقة.

buhprofi

الأهمية!ومع ذلك ، لا ينبغي لأحد أن ينسى أن هناك حدًا للتسويات النقدية بين المنظمات أو رواد الأعمال الأفراد بمبلغ 100000 روبل. فوق هذا المبلغ ، يجب استخدام المدفوعات غير النقدية فقط ، مما يستبعد المساءلة.

ما الذي يمكن أخذه بعين الاعتبار

يجب أن يعرف كل متخصص محاسبة والموظف نفسه قائمة المستندات التي يمكن إرفاقها كتأكيد للمصروفات في التقرير المسبق.

وتشمل هذه:

إيصالات المبيعات مع إيصالات كي كي تي المرفقة بها. يُسمح باستخدام هذه المستندات بدون CCP ، إذا كانت الشركة التي أصدرتها تعمل على احتساب. في هذه الحالة ، يجب أن يحتوي إيصال المبيعات على جميع المتطلبات المنصوص عليها في القانون والتي تسمح بتحديد هوية المورد.
إيصالات مع الشيكات. في هذه الحالة ، يلزم أيضًا إما فاتورة أو إجراء للعمل أو الخدمة. في الوقت نفسه ، يجب إصدار المستندات الأخيرة للمؤسسة أو رائد الأعمال الفردي الذي قام بحصر الأموال لموظفه وليس عليه.
الإيصالات وأمر العمل و SRFs الأخرى ، والتي يتم فيها تأكيد إنفاق أموال المؤسسة.
التذاكر ووثائق النقل الأخرى الصادرة لنقل الركاب أو البضائع. يشمل ذلك أيضًا بوالص التأمين التي تصدرها شركات نقل الركاب وشركات النقل.

انتباه!في هذه الحالة ، قد يتم فرض متطلبات إضافية على المستندات. على سبيل المثال ، يجب ترجمة المستندات التي يتم إعدادها بلغة أجنبية إلى اللغة الروسية في الجزء المتعلق بفك تشفير النفقات التي يتكبدها الموظف. يتم فحص المستندات التي تم إعدادها في الشركة في عطلات نهاية الأسبوع بدقة.

نموذج التقرير المسبق ، نموذج 2018 تنزيل

عينة من ملء تقرير مسبق في 2018

دعنا نلقي نظرة فاحصة على مثال لكيفية ملء تقرير مسبق.

الجانب الامامي

يتم ملء نموذج التقرير المسبق من السطر العلوي ، حيث يتم إدخال اسم الشركة أو الاسم الكامل. صاحبة المشروع. على اليمين ، تحتاج إلى توضيح ما إذا كان قد تم تعيينه.

أدناه ، في الحقول الموجودة بالقرب من اسم المستند ، يتم إدخال الرقم التسلسلي وتاريخ إصداره.

يبدأ الحظر الموجود على اليمين بعبارة "موافقة". يجب أن يكتمل من قبل مدير الشركة. المبلغ مكتوب هناك بالكلمات ، الاسم الكامل. ولقب الوظيفة الإدارية وتاريخ الموافقة. يجب أن يضع المدير أدناه توقيعه ، وبالتالي الموافقة على النفقات والسماح بأخذها في الاعتبار.

في الحقول التالية ، يجب إدخال اسم الوحدة الهيكلية التي يعمل بها المحاسب ، واسمه الكامل ، والمسمى الوظيفي ورقمه وفقًا لجدول الوقت.

buhprofi

الأهمية!في السابق ، كان يجب أن يتطابق الهدف المذكور في تقرير المصاريف مع الهدف من تطبيق الإصدار إلى التقرير الفرعي. حاليًا ، لا يُسمح بإعداد الطلبات ، لذلك يتم تحديد الهدف بناءً على اتجاه النفقات المتكبدة (للاتصالات الخلوية ، وشراء المواد ، وما إلى ذلك).

بعد ذلك ، يتم تقسيم المستند إلى جدولين. يقوم المحاسب بإدخال المعلومات فيها. يعكس الجزء الأيسر حركة الأموال الخاضعة للمساءلة للموظف - الرصيد من الإصدار السابق أو الإنفاق الزائد ، والمبلغ الذي تم إصداره ، والمبلغ المنفق ، والرصيد الحالي.

انتباه!اعتبارًا من 19 أغسطس 2017 ، يمكن للموظف استلام المبالغ في الحساب دون الإبلاغ عن السلفة السابقة.

يتم إدخال قيود المحاسبة في الجدول الأيمن.

يجب أن يسجل المحاسب أدناه عدد المستندات التي قدمها الموظف ، وعدد الأوراق الموجودة فيها.

بعد الانتهاء من الشيك ، يجب على المحاسب التوقيع والإشارة إلى المبلغ المعتمد بالكلمات. علاوة على ذلك ، يتم نقل النموذج إلى كبير المحاسبين للنظر فيه.

إذا كشف الموظف بعد تقديم التقرير عن المبالغ المالية التي يحتاج إلى إرجاعها ، أو العكس ، فمن الضروري تعويض ما أنفقه دون داع ، ثم يتم لصق تفاصيل المستند النقدي أدناه.

انتباه!في وقت التحقق من التقرير المسبق ، يتم إصدار إيصال للموظف لقبوله. وهي تكرر بإيجاز المعلومات الواردة في الوثيقة المعتمدة.

الجانب السلبي

يوجد في هذا الجانب جدول يقوم فيه المحاسب بإدخال جميع المستندات المرفقة. يتم تخصيص سطر واحد لكل نموذج.

العمود 1 يسجل الرقم الترتيبي للخط. يعكس العمودان 2 و 3 رقم وتاريخ وثيقة الإبلاغ. إذا لم يكن هناك رقم ، فسيتم وضع شرطة أو "B / N".

في العمود 4 ، يتم إدخال اسم المستند.

يتم حجز العمودين 5 و 6 للإشارة إلى مقدار المستند. في العمود 5 ، يتم إدخالها بالروبل ، وفي العمود 6 - بالعملة (إذا تم إصدارها بها).

يجب شطب جميع الأسطر التي ستبقى فارغة برمز "Z". علاوة على ذلك ، في السطر الأخير "الإجمالي" ، يتم تلخيص المجموع الكلي للمبلغ لجميع المستندات ، ويضع المحاسب توقيعه أدناه.

عند التدقيق ، ينظر المحاسب في المستندات ومبررات التكاليف ، وفي العمودين 7 و 8 يقوم بإدخال المبلغ المقبول وفقًا لمستند المحاسبة. في العمود 9 ، يتم إدخال الحساب المحاسبي الذي تُنسب إليه التكاليف.

يتم نقل المعلومات العامة من هذه الأعمدة الثلاثة ، بعد إجراء فحص كامل ، إلى مقدمة المستند.

ماذا لو لم تكن هناك مستندات داعمة

إذا أرفق الموظف مستندات بها عيوب لا يمكن إصلاحها (على سبيل المثال ، تالفة) بالتقرير المسبق ، أو لم يرفقها على الإطلاق (فقد إيصال أمين الصندوق ، ومن المستحيل الحصول على نسخة مكررة) ، فهذا لا يعني أن السلفة لا يمكن قبول التقرير.

يجب أن نتذكر أنه يمكن بالفعل استلام البضائع أو الأعمال التي تم إصدار الأموال من أجلها. في مثل هذه الحالة ، لا يزال المحاسب بحاجة إلى التحقق من المستند المقدم ، والمدير نفسه يقرر ما إذا كان سيوافق عليه أم لا.

إذا اتخذ المدير قرارًا إيجابيًا ، وأعطى تعليمات لتعويض الشخص المسؤول عن الأموال التي تم إنفاقها دون مستندات داعمة ، فعليك أن تتذكر أنه لا يمكن أخذ كل هذه التكاليف في الاعتبار عند حساب الضريبة لهذه الفترة. إذا كانت المنظمة تعمل مع ضريبة القيمة المضافة ، فلا يمكن خصم ضريبة المدخلات أيضًا.