كيف تملأ تقرير المصاريف بشكل صحيح: مثال على الملء

تقارير مسبقة - تشير إلى فئة مستندات المحاسبة الأولية المستخدمة في المحاسبة لحساب التكاليف المالية التي يتكبدها موظف في مؤسسة أثناء رحلة عمل. أيضًا ، يتم استخدام هذا المستند في حالة إنفاق الموارد المادية للمؤسسة من قبل الموظفين المعينين. في هذه المقالة ، نقترح النظر في قواعد ملء تقرير مسبق.

تعتبر رحلة العمل بمثابة إرسال موظف لفترة قصيرة من الوقت لإجراء مفاوضات إلى منظمة أخرى ، وفرع مع التحقق وأنشطة أخرى خارج موقع مكان العمل.

الغرض من الوثيقة

النموذج المعني يحتوي على نموذج موحد رقم "AO-1". وتجدر الإشارة إلى أن الكيانات القانونية لها الحق القانوني في استخدام النماذج المطورة بشكل مستقل. ومع ذلك ، فإن استخدام الأوراق ذات الشكل الموحد هو الأفضل. تتمثل مهمة إدارة المنظمة في إنشاء أمر يحتوي على معلومات حول المسؤولين الذين لديهم الحق في تلقي موارد مالية خاضعة للمساءلة. حتى عام 2018 ، كان من الممكن تخصيص هذه الصلاحيات فقط لموظفي الشركة الذين أبرمت معهم اتفاقيات عمل.

اليوم ، يُسمح بإصدار أموال خاضعة للمساءلة للأشخاص الذين أبرمت معهم اتفاقية مدنية.

وتجدر الإشارة إلى أن محتوى الأمر يجب أن يكشف عن الغرض من إنفاق الأموال المستلمة والحد الأقصى لمبلغها وفترة زمنية محددة. في حالة إحالة موظف في مؤسسة ما في رحلة عمل ، يتم إصدار الموارد المادية وفقًا لطلب رحلة عمل أو على أساس قائمة سفر.

يجب على الموظف الذي حصل على أموال لتغطية نفقات رحلة العمل بأكملها تقديم تقارير إلى قسم المحاسبة. الموعد النهائي لتقديم التقرير المسبق هو ثلاثة أيام ، بعد انتهاء الفترة المحددة على صفحات الطلب من إدارة المؤسسة. هذه الوثيقة هي أحد مبررات ملاءمة إنفاق الموارد المالية للشركة ، مما يعني ضرورة إرفاق مستندات تؤكد الاستخدام المستهدف للأموال الخاضعة للمساءلة.

الفروق الدقيقة والدقة

من أجل تأكيد جدوى استخدام مبالغ التقارير ، يجب على الموظف ملء التقارير المسبقة. يتم ملء هذا المستند من كلا الجانبين ، وبعد ذلك يتم إرساله إلى قسم المحاسبة للتحقق منه. يتم إرسال تقرير المراجعة إلى إدارة المنظمة للموافقة عليه.وفقًا لمشروع القانون الحالي ، يتم ملء مستند المحاسبة الأساسي هذا في نسخة واحدة.

يتم تأكيد إنفاق الأموال الممنوحة للموظف مقدمًا باستخدام مستند المحاسبة الأساسي - تقرير مسبق

وتجدر الإشارة إلى أنه تم تغيير رقم التقرير المسبق في OKUD (مصنف جميع الوثائق الإدارية الروسية) في عام 2015. في السابق ، كان هذا النموذج يحمل الرقم "0504049". في 30 مارس 2015 ، أصدرت وزارة المالية في الاتحاد الروسي أمرًا رقم 52 ، بشأن تخصيص رقم جديد لهذا النموذج. اليوم ، رقم التقرير المسبق هو OKUD "0504505". أدناه ، يمكنك التعرف على شكل نموذج التقرير المسبق وفقًا لـ OKUD 0504505. يحتوي هذا المستند على جزء تمزيق يجب نقله إلى موظف في المؤسسة بعد إجراء فحص محاسبي.

إجراء إعداد نموذج AO-1

وفقًا للتشريع الحالي ، لكل شركة كل الحق في إعداد المستند المعني بشكل مستقل. ومع ذلك ، هناك لائحة واضحة تنص على التفاصيل الإلزامية التي يجب أن تكون موجودة في مثل هذه الأوراق. هذه التفاصيل تشمل:

• رقم التسجيل وتاريخ التجميع ؛
• أسم الشركة؛
• مقدار الأموال المستلمة والمنفقة ؛
• قائمة المرفقات بالمستند الرئيسي.

يتم ملء التقارير المسبقة في شكل مكتوب بخط اليد أو مكتوب على الآلة الكاتبة (على جهاز كمبيوتر). أحد المعايير المهمة هو التصديق على الوثيقة بتوقيع مسؤول يتمتع بالصلاحيات اللازمة. في حالة وجود نسخة إلكترونية من المستند ، يلزم التوقيع الرقمي للمدير. لا يُسمح بهذا النوع من تجميع الوثائق الأولية إلا عند استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية داخل المؤسسة.

عند اتخاذ قرار بشأن إصدار مبلغ خاضع للمساءلة لموظف في المؤسسة ، يجب على الرئيس إصدار أمر مقابل. تتمثل إحدى المراحل المهمة لكتابة التقرير في التحقق من سطر "تعيين الدفعة المقدمة"... يجب أن يتطابق هذا السطر تمامًا مع الصياغة المتاحة بترتيب إدارة الشركة.

يوجد أدناه تقرير مسبق ، عينة من الملء.

إذا لم يتم الوفاء بالموعد النهائي لتقديم التقرير المسبق من قبل الشخص المسؤول ، فإن هذا يعتبر انتهاكًا للانضباط النقدي.

الترحيل في المحاسبة

في دفتر محاسبة المصروفات التي قام بها موظف في الشركة خلال فترة رحلة العمل ، يتم استخدام حسابات التسويات مع الموظفين وحسابات المصاريف وأنواع أخرى من المستندات. في حالة إصدار المبلغ في شكل نقدي ، من الضروري تدوين هذه الملاحظة: "Dt count. 71 Crt. 50". يتم إصلاح هذه العلامات على أساس أمر تدفق نقدي تم إعداده بشكل صحيح.

في حالة إضافة الموارد المالية إلى البطاقة المصرفية لموظف في المؤسسة ، يتم عمل الملاحظة التالية في دفتر المحاسبة: "Дт сч.71 Кт Сч.51". لإجراء مثل هذه العمليات ، يحتاج المحاسب إلى ملء نموذج دفع لمؤسسة مالية. بعد عودة الموظف من رحلة عمل ، تشمل مسؤولياته تزويد قسم المحاسبة بتقرير مصاريف تم إعداده بشكل صحيح.

بناءً على هذه الورقة والتطبيقات المقابلة ، يتم تسجيل الإدخالات التالية في دفتر المحاسبة:

1. "عدد Dt. عدد 10 قيراط 71"- في حالة تم إنفاق المبلغ الخاضع للمساءلة على شراء المخزون.
2. "عدد Dt 41 كيلوطن عدد 71"- في حالة شراء أصناف المخزون.
3. "Dt w. 20 ، 23 ، 25.26 Kt w. 71"- في حالة الإنفاق على احتياجات التقسيمات الهيكلية للمنشأة.
4. "عدد Dt. 44 Ct. Count 71"- في الحالة التي تم فيها دفع المصاريف من قبل الشركة التجارية.

في الحالة التي يكون فيها لدى موظف المؤسسة موارد مالية غير منفقة ، فإنه يحتاج إلى نقلها إلى إدارة الشركة. عند العودة إلى الصراف ، تتم الإشارة إلى الرمز: "Dt count. 50 Kt count. 71". عند التحويل مرة أخرى من بطاقة مصرفية إلى حساب مصرفي لمؤسسة ، يتم إصلاح الرمز: "Дт сч.51 Ктс.71". في حالة عدم كفاية مبلغ التقرير لأداء عمليات معينة ، تقوم الشركة بتعويض الموظف عن النفقات المالية. في حالة الدفع عن طريق الكاشير ، تتم الإشارة إلى الرمز "Дт сс. 71 Кт сч.50" ، ومع التحويل المصرفي "Дт сч.71 Кт сч.51".

في بعض الحالات ، لا يستطيع الموظف تقديم المستندات اللازمة التي تؤكد جدوى النفقات. قد ينشأ مثل هذا الموقف عند فقد المستندات أو استحالة تقديم الشيكات بسبب الإنفاق على الاحتياجات الشخصية. في هذه الحالة ، يتم استخدام الرمز رقم 94. في دفتر المحاسبة ، يتم عمل ملاحظة "Dt cc. 94 Ct cc. 71 "، مما يعكس نقص الأموال. علاوة على ذلك ، يتم خصم مبلغ النقص من راتب الموظف وفقًا للرمز البريدي "Dt account 70 CT account 94".

يُقصد بالتقرير المسبق نموذجًا موحدًا من الوجهين ، والذي يجب إكماله من قبل الموظف والمحاسب المسؤول.

المصطلحات المستخدمة:

1. Dt (مدين)- فعل تحويل الأموال.
2. CT (قرض)- فعل استرداد كامل أو جزئي لمبلغ التقرير.
3. منتصف- التحقق من.

الوثائق الداعمة

أثناء معالجة النفقات المتعلقة برحلة عمل ، يجب أن يعتمد المحاسب على المرسوم رقم 749 بتاريخ 13 أكتوبر 2008. تنص هذه الوثيقة على أن الموظف الذي يذهب في رحلة عمل يجب أن يحصل على شهادة سفر. وتجدر الإشارة إلى أن هناك لوائح تتعلق بشكل الشهادة. يجب أن تشير إلى تواريخ رحلة العمل ، وكذلك أن يتم التوقيع عليها وختمها من قبل إدارة الشركة.

يتم احتساب مبلغ المصروفات بناءً على الشيكات والتذاكر والإيصالات المقدمة إلى قسم المحاسبة.تعد المستندات الداعمة للبيانات جزءًا لا يتجزأ من التقرير المسبق. عند العودة من رحلة عمل ، يجب على الموظف تسليم الشهادة الصادرة. بعد ذلك ، يتم إعداد التقارير لنقلها إلى الإدارة للموافقة عليها. لتقليل مخاطر المطالبات من السلطات الضريبية ، من الضروري الاقتراب من ملء الأوراق بمسؤولية متزايدة. في حالة وجود تقرير مكتمل بشكل غير صحيح ، يحق للمحاسب رفض قبول الوثائق.

تتمثل مهمة الموظف في جمع جميع إيصالات النقد والمبيعات ، بالإضافة إلى أشكال أخرى من التقارير الصارمة. جميع المستندات المذكورة أعلاه مرفقة بورقة A4.من خلال القيام بذلك ، يمكنك تقليل مخاطر فقدان مرفقات تقرير المصروفات المهمة. يوصي بعض المحاسبين بأن يأخذ الموظفون نسخة من كل وثيقة لتقليل مخاطر فقدان المستندات بسبب تلاشي الحبر. تسمح هذه المرفقات بالتقرير للشركة بإثبات جدوى التكاليف المالية خلال رحلة عمل ، خلال فترة التفتيش من قبل السلطات الضريبية.

التفاصيل الدقيقة لملء التقرير

بالنظر إلى مسألة كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح ، تجدر الإشارة إلى بعض التفاصيل الدقيقة المرتبطة بعملية إرسال موظف في رحلة عمل خارج الاتحاد الروسي. في هذه الحالة ، ليست هناك حاجة لإصدار شهادة سفر ، حيث يتم تسجيل جميع التواريخ المطلوبة على صفحات جواز السفر الأجنبي.

يشير نموذج التقرير الموحد إلى الوثائق التي تخضع لتقارير صارمة ، والمقصود منها نقلها إلى مصلحة الضرائب

بعد اختيار مسؤول لرحلة عمل أجنبية ، تتمثل مهمة إدارة الشركة في إعداد الطلب الضروري ، الذي يسجل الغرض من رحلة العمل ، والمنصب ، واللقب ، والأحرف الأولى من اسم الموظف ، بالإضافة إلى الوجهة. يُسمح بتحديد حجم النفقات اليومية بشكل مستقل. حسب الاحصاءات لا تتجاوز المصاريف اليومية المبلغ الخاضع لضريبة الدخل الشخصي. تدفع الشركة ثمن الرحلة إلى الوجهة. تتمثل مهمة المسؤول المرسل في رحلة عمل في إعداد المستندات التي تؤكد نفقات الإقامة والرحلات الجوية ودفع رسوم الدولة وخدمات الترجمة.

قواعد لملء تقرير مسبق

لذلك دعونا نلقي نظرة على مثال لملء تقرير نفقات السفر. في الورقة الرئيسية للنموذج ، يجب أن تشير إلى اسم المؤسسة والقسم حيث يتم تنفيذ النشاط العمالي للموظف بعد عودته من رحلة عمل. بعد ذلك ، يشار إلى المكان والغرض من الرحلة ورقم التسجيل في النموذج وتاريخ ملء الأوراق.

يعكس الجزء المجدول معلومات حول الأموال التي تم إصدارها للمسؤول. هنا ، يتم تسجيل مبلغ الدفعة المقدمة المستلمة والتكاليف المالية المتكبدة أثناء رحلة العمل. علاوة على ذلك ، يتم إجراء تلخيص ، حيث يتم الكشف عما إذا كانت هناك أموال غير منفقة متبقية. على الجانب الخلفي من المستند المعني ، يتم توفير تعميم للمعلومات حول الوثائق الأولية ، مما يؤكد حقيقة الطبيعة المستهدفة للنفقات الحالية. يتضمن هذا النوع من المستندات إيصالات السلع والنقدية والإيصالات والأفعال والفواتير. من المهم ملاحظة أنه يجب تنظيم البيانات وتسجيلها بترتيب زمني.بعد تنظيم المعلومات ، يتم إرفاقها بالمستند الرئيسي.

بعد ملء جميع الأوراق اللازمة ، يتم نقل التقرير النهائي إلى قسم المحاسبة للتحقق من ملاءمة إنفاق المبلغ. يتم أيضًا النظر في صحة ملء الوثائق. بعد التدقيق ، يقوم المحاسب بإصلاح الفواتير المرفقة بتقرير المصاريف. بعد ذلك ، يتم توقيع المستندات من قبل الشخص المسؤول ، والتي يتم تقديمها بعد ذلك للموافقة عليها إلى إدارة الشركة.

في حالة وجود أموال غير منفقة لدى الشخص الذي عاد من رحلة عمل ، فمن الضروري إعادة المبلغ المتبقي إلى أمين الصندوق أو قسم المحاسبة. في حالة تجاوز التكلفة ، يجب على الشركة تعويض خسائر الموظف. في الحالة التي يكون فيها الموظف متأخرًا عن دفعة مقدمة تم إصدارها مسبقًا ، لا يتم تعويض النفقات الشخصية. عملية ملء هذه النماذج بسيطة للغاية ، ومع ذلك ، يجب مراعاة الفروق الدقيقة المختلفة.

من أجل تجنب الأخطاء عند إعداد وثيقة ، يجب عليك استشارة محاسب.

يمكن تحرير المستند في شكل ورقي أو إلكتروني ، مع شهادة إلزامية بتوقيع الإدارة المباشرة للشركة

يتم ملء التقارير المسبقة من قبل شخص وصل من رحلة عمل وممثل عن قسم المحاسبة.مهمة المفتش هي تحليل صحة المعلومات المقدمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب إصدار إيصال محاسبي للموظف يؤكد تسجيل التقرير. الإيصال هو جزء قابل للفصل من النموذج ، والذي يشير إلى رمز التسجيل ، وتاريخ كتابة التقرير ، واللقب والأحرف الأولى من اسم المسؤول الذي تلقى الأموال الخاضعة للمساءلة. بعد ذلك ، يشار إلى مبلغ المصروفات المالية المسجلة وعدد الاستثمارات الإضافية للتقرير.

في حالة عدم إعداد التقارير بشكل صحيح ، يحتفظ قسم المحاسبة بالحق في رفض قبول المستندات. في هذه الحالة ، يصبح المسؤول هو المدين للمؤسسة. في حالة رفض سداد الديون ، فإن إدارة المنظمة لها الحق الكامل في حجب الأموال اللازمة من راتب الموظف ، وفقًا للمادة مائة وسبعة وثلاثين من قانون العمل في الاتحاد الروسي. وتجدر الإشارة إلى أن الاحتفاظ بالأموال يتم بموافقة الموظف.... يجب توثيق هذه الحقيقة. في حالة رفض الموظف تغطية مبلغ النفقات ، يتم حل النزاع الذي نشأ في المحكمة.