كيف هي مسألة المال في الحساب

يتم إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة للموظف مقابل المصاريف المتعلقة مباشرة بعمل المنظمة التي يعمل فيها. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون أموال السفر أو التمويل المخصص شهريًا لشراء القرطاسية ، أو الدفع مقابل مواد الطباعة.

يتم إصدار الأموال للمساءلة بترتيب معين ، مما يتطلب الامتثال لجميع القواعد. بادئ ذي بدء ، يجب كتابة بيان من الشخص المسؤول عن الحاجة إلى تخصيص أموال له لتكاليف الإنتاج. يتم إعداد بيان أيضًا عندما يحتاج رئيس المؤسسة إلى الأموال ، نظرًا لأن هذه النفقات تخضع بالضرورة لإدخالات محاسبية.

يمكنك الحصول على أموال قابلة للمساءلة نقدًا في مكتب النقدية للمؤسسة وعلى بطاقة مصرفية. أما مدة صرف النقود فيحددها رئيس الشركة.

كيف تسير عملية إصدار الأموال لتقديمها؟ ما الفروق الدقيقة التي يجب أن يعرفها موظفو المؤسسة؟ وكيف يتم فحص التكلفة؟

التفاصيل المركزية

يتعين على جميع الأشخاص المسؤولين الذين تلقوا أموالاً مقابل نفقات الإنتاج تقديم تقرير كامل عما أنفقت عليه أموال الشركة خلال المهلة المحددة. يتم تقديم ورقة تكلفة إلى قسم المحاسبة في الشركة ، والتي يجب أن تكون مصحوبة بإيصالات وإيصالات من المشتريات ورسوم الإقامة في الفنادق والأسعار وما إلى ذلك.

قواعد إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة ، فضلاً عن المزيد من الإبلاغ عن التكاليف ، المنصوص عليها في الإجراء الخاص بإجراء المعاملات النقدية في الاتحاد الروسي. لذلك ، وفقًا لهم ، يحق للمؤسسات إصدار أموال خاضعة للمساءلة ليس فقط لموظفي المكتب الرئيسي ، ولكن أيضًا للفروع غير المستقلة.

بالإضافة إلى ذلك ، ينص التشريع المتعلق بالأموال الخاضعة للمساءلة على ما يلي:

يمكن إصدار الأموال للموظفين فقط لغرض دفع المصاريف المتعلقة بأنشطة الشركة (على سبيل المثال ، الدفع مقابل رحلة عمل) ؛
يلتزم الشخص الذي تلقى الأموال الخاضعة للمساءلة ، في غضون ثلاثة أيام عمل ، في نهاية الفترة المحددة في الطلب عند إصدار الأموال ، أو من يوم الوصول من رحلة عمل ، بالإبلاغ عن المبالغ التي تم إنفاقها إلى محاسب مشروع - مغامرة؛
لا يمكن لموظفي المؤسسة الذين لم يبلغوا سابقًا عن الأموال الخاضعة للمساءلة السابقة الصادرة لهم تلقي أموال جديدة.

أما بالنسبة لتحويل الأموال الصادرة إلى طرف ثالث ، فلا يحق للشخص الخاضع للمساءلة إجراء مثل هذه المعاملات.

الأساس الرئيسي لإصدار الأموال الخاضعة للمساءلة هو أمر مدير المؤسسة. ومع ذلك ، بدون موافقة الموظف على تلقي الأموال ، لا يحق لقسم المحاسبة كتابتها إلى الموظف.

لتلقي رحلة عمل أو نقدًا تمثيليًا ، يجب على الشخص الخاضع للمساءلة كتابة طلب مناسب ، يشير إلى المبلغ وفترة استخدام الأموال والمعلومات المتعلقة بالغرض من إصدارها.

يتم تقديم الطلب في شكل مجاني ، حيث لا توجد نماذج خاصة لتلقي الأموال الخاضعة للمساءلة. يمكن طلب عينة تقريبية من التطبيق من موظف المحاسبة.

نقاط عامة

لا يتضمن إجراء إجراء المعاملات النقدية مبلغًا محددًا محددًا يُسمح بالإبلاغ عنه. تحدد المنظمة حجم النفقات الاقتصادية والتشغيلية بشكل مستقل ، اعتمادًا على نوع الغرض منها.

وينطبق الشيء نفسه على شروط استخدام الأموال: يضعها قسم المحاسبة وفقًا لأمر رئيس المنظمة. علاوة على ذلك ، إذا أشار الأمر إلى أنه تم إصدار الأموال ، على سبيل المثال ، لمدة ستة أشهر ، فلن يكون الموظف ملزمًا بإعادتها مسبقًا أو تقديم بيان شهري بالنفقات.

الاستثناء هو المبادرة الشخصية ، وفي حالات أخرى ، لا يحق لأي شخص إجبار الشخص الخاضع للمساءلة على إعداد تقرير مسبق قبل انتهاء مدة استخدام الأموال.

يتم إصدار الأموال النقدية الخاضعة للمساءلة الصادرة للموظفين لسداد احتياجات الأسرة أو سداد نفقات شراء البنزين أو الدفع مقابل السفر في وسائل النقل العام إلى دائرة محددة من الأشخاص. يتم تحديد قائمة هؤلاء الموظفين من قبل رئيس المنظمة ويوافق عليها.

يتم إصدار النقد على الحساب لأغراض السفر ضمن المبلغ المحدد لشركة معينة. يحدد مقدار إدارة المنظمة. إذا لزم الأمر ، يمكن زيادتها.

أساس إصدار بدل السفر هو أمر الرئيس بإرسال الموظف في رحلة عمل.

إذا لم يشر موظف المنظمة في طلب الإصدار إلى الفترة التي حصل فيها على الأموال ، فسيلزم تقديم بيان المصروفات في غضون ثلاثة أيام عمل بعد استلامها.

النظام والمستندات

أساس إجراء إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة هو إصدار أمر من الإدارة العليا. فقط على أساسها ، يحق لقسم المحاسبة في المنظمة شطب المبلغ المتفق عليه من الحساب الرئيسي للمؤسسة لتكاليف الإنتاج. يمكن تنزيل نموذج الطلب على الإنترنت أو إعداده في شكل مجاني ، ويمكن أيضًا العثور على مثال له بسهولة على الإنترنت.

يجب أن يحتوي الطلب على المعلومات التالية:

قائمة بالأشخاص الذين يحق لهم إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة ؛
وظائف الموظفين؛
المبالغ المتوقع إصدارها مقابل التقرير ؛
مدة استخدام الأموال ؛
تاريخ تقديم التقرير المسبق.

يجب على جميع الموظفين الذين يحق لهم إصدار أموال لمزيد من التقارير أن يتعرفوا بالضرورة على الأمر ويضعوا توقيعاتهم ، وبالتالي تأكيد حقيقة أنهم قد قرأوا الأمر ووافقوا على تلقي الأموال.

أيضًا ، مع هؤلاء الأشخاص ، يتم بالضرورة إبرام اتفاقية المسؤولية ، وبعد ذلك فقط يمكنهم الذهاب إلى أمين الصندوق لتلقي النقود.

ما هي المستندات المطلوبة لمعالجة النفقات المبلغ عنها؟

تحدد تشريعات الاتحاد الروسي بشأن إدارة الشؤون النقدية قائمة بالوثائق المطلوب تقديمها عند إصدار الأموال على الحساب:

، تحتوي على سبب إصدار الأموال ، بالإضافة إلى البيانات المتعلقة بمنشئ الإصدار والمستلم (لا يلزم تقديم ملاحظة إذا كان البادئ هو مدير المؤسسة) ؛
، والتي يتم إعدادها والمصادقة عليها من قبل الرأس ؛

إذا تم خصم الأموال من حساب المنظمة لتكاليف الإنتاج المرتبطة بأوامر العمل ، فقد تكون إحدى المستندات التالية مطلوبة بالإضافة إلى ذلك لتلقي النقد:

شهادة سفر
كتاب تسجيل موظف السفر ؛
مهمة العمل
توكيل رسمي لدفع النفقات نيابة عن الشركة ؛
كتاب سجلات التوكيلات المتاحة.

لماذا والأهداف الرئيسية

تتم المدفوعات الخاضعة للمساءلة من أجل دفع النفقات اللازمة للتشغيل العادي للمؤسسة. يتم إصدار هذه الأموال لكل من موظفي الشركة والمقاولين الذين قدموا خدماتهم إلى المنظمة.

يضع التشريع قائمة بالتكاليف الأساسية التي يحق للمؤسسة تعويضها بأموال خاضعة للمساءلة.

لذلك ، يمكن أن يكون الغرض من الدفع كما يلي:

الدفع لرحلات العمل (رحلة عمل) ؛
تأجير سكن للموظف على نفقة الشركة ؛
لشراء أصناف المخزون ؛
نفقات الضيافة
الدفع مقابل العمل والخدمات المقدمة للمنظمة ؛
شراء القرطاسية والمستلزمات المنزلية لمكاتب الشركة ، إلخ.

يحظر إشراك الأموال الخاضعة للمساءلة في عملية الدوران النقدي الرئيسي للمنظمة: إجراء تسويات كبيرة بين الشركات ورجال الأعمال من القطاع الخاص. لا يتجاوز الحد الأقصى الذي يحق للمدير كتابته على الحساب للعمليات المتعلقة بزيادة الأصول الثابتة 100 ألف روبل.

المواعيد النهائية

الشرط الأساسي للإبلاغ عن المدفوعات هو تقديم تقرير التكلفة الكاملة إلى قسم المحاسبة. يجب تقديمها بعد انتهاء مدة استخدام الأموال ، أي بعد ثلاثة أيام من انتهاء صلاحيتها.

يتم إصدار الأموال للمساءلة عن الفترة المحددة من قبل إدارة الشركة. تحدد كل شركة بشكل مستقل ليس فقط المبلغ ، ولكن أيضًا مدة استخدام الأموال في الحساب.

الحقيقة هي أن القانون لا ينص على شروط محددة لإعادة هذه الأموال. يمكن للمنظمات إصدارها ، على سبيل المثال ، لمدة ثلاثة أيام وستة أشهر. لكل موظف ، المدير نفسه يحدد وقت تقديم التقارير.

يحق للمؤسسة إصدار أموال مقابل الحساب لكل من موظفي موظفيها والمقاولين. ومع ذلك ، مع الأخير منهم ، قد تنشأ مشاكل مرتبطة بتقديم تقرير المصاريف.

الحقيقة هي أنه غالبًا ما تكون هناك حالات لتوظيف مقاولين عديمي الضمير ، مع العلم أنهم غير مدرجين في الشركة ولا يمكنهم حجب أي أموال عنهم ، ببساطة لا يفيون بالتزاماتهم بتقديم تقرير التكلفة ، مما يسبب مشاكل في محاسبة الشركة  قسم، أقسام.

ماذا تفعل في هذه الحالة؟ يجب إصدار الأموال أثناء تشغيل مشروع خارج الدولة فقط بعد أن يوقع المقاول أوراق المسؤولية تجاه الشركة. أيضًا ، يحق لإدارة المؤسسة ، لغرض إعادة التأمين ، إجراء بعض التغييرات على العقد ، على سبيل المثال ، الإشارة إلى أنه إذا لم يتم تقديم التقرير في الوقت المحدد ، فسيتم فرض غرامة على المبلغ الصادر للمقاول 1٪ عن كل يوم تأخير.

بالإضافة إلى ذلك ، عند إصدار الأموال على الحساب ، يجب عليك الالتزام بالقواعد التالية:

عند تحويل الأموال إلى بطاقة مصرفية ، يحتاج المحاسب إلى توضيح الغرض من الدفع باعتباره مسؤولاً ؛
يجب أن يحتوي طلب استلام الأموال على معلومات تتعلق بشكل الإصدار: نقدًا أو غير نقدي ؛
توجيه الموظف بأن الأموال التي حصل عليها لا يمكن تحويلها إلى موظفين آخرين ، وإلا فلن يمكن تجنب الصعوبات أثناء الفحص ؛
عدم كتابة أموال دون بيان من الشخص المسؤول مقدمًا ، وإلا ستواجه الشركة غرامة قدرها 50 ألف روبل ؛
يجب تحويل الأموال التي يتم إنفاقها بالعملة الأجنبية إلى روبل لأغراض إعداد التقارير.

في الحالة الأخيرة ، من أجل حساب النفقات بشكل أكثر دقة ، يجب أن يكون لدى الموظف وثيقة تؤكد سعر الصرف الذي أجرى التبادل به. إذا لم يكن هناك مثل هذا المستند ، فسيقوم قسم المحاسبة بتحويل العملة إلى روبل بسعر الصرف الحالي للبنك المركزي للاتحاد الروسي.

الفروق الدقيقة في الإجراء

لا يمكن إصدار أموال جديدة خاضعة للمساءلة إلا بعد تقرير مسبق من قبل الموظف عن الأموال المستلمة مسبقًا للنفقات. إذا كشف الموظف عن ديون على هذه الحقيقة ، فعندئذٍ من خلال إرسال الأموال إليه ، فإن الشركة تنتهك الانضباط النقدي ، الذي يعاقب عليه بغرامة.

أما تقديم التقرير فيتم كتابةً. ينص التشريع على ملء نموذج خاص ، بالإضافة إلى قائمة بالمستندات الإلزامية المطلوب تقديمها لإثبات حقيقة التكاليف المتكبدة.

يتم تقديم تقرير مسبق من قبل الموظف في غضون ثلاثة أيام من تاريخ انتهاء رحلة العمل أو الفترة المحددة في طلب الإصدار.

ما يستحق التذكر

من الضروري مطالبة الموظف بالإبلاغ عن تكاليف الأموال المستلمة فقط إذا تلقى المال مقابل التكاليف مقدمًا. إذا أنفق مالًا شخصيًا ، سددته الشركة لاحقًا عن طريق إصدار أموال خاضعة للمساءلة ، فلا يجب عليه تقديم تقرير مسبق. في هذه الحالة ، يكفي أن يأخذ الموظف طلبًا للتعويض عن النفقات لصالح المؤسسة ومستندات تؤكدها: إيصالات ، وشيكات ، وفواتير ، وما إلى ذلك ، قبل إصدار الأموال.

إذا لم يقدم الموظف المستندات ذات الصلة ، فأثناء المراجعة ، ستنظر السلطات الضريبية إلى الأموال الخاضعة للمساءلة على أنها مربحة وسيتم فرض ضريبة الدخل الشخصي عليها.

أما بالنسبة لإعادة الأموال المتبقية ، فيحق للموظف إعادتها بأي طريقة تناسبه:

نقدا في مكتب النقدية ؛
إلى الحساب الجاري للشركة.

ومع ذلك ، في هذه الحالة ، قد تكون هناك مشكلة مع البنك نفسه. على سبيل المثال ، ترفض بعض المؤسسات المالية قبول النقد إذا أصدرته الشركة إلكترونيًا.

لتجنب هذه المشكلة ، عند تحويل الأموال من خلال أحد البنوك ، لا داعي للإشارة إلى أن هذا عائد خاضع للمساءلة. من الأفضل الإشارة إلى الأموال على أنها إيصالات متنوعة ، أو عن طريق إلغاء أمر الاستلام ، وإعادة الرصيد إلى الموظف وتنفيذ الإرجاع على أنه اقتطاع الدين من الأجور.

نقاط الخلاف والتحقق

في كثير من الأحيان ، عند تلقي الأموال الخاضعة للمساءلة وإصدارها ، تظهر نقاط إشكالية ، والتي يجب حلها على الفور وفي الحال. غالبًا ما يؤجل المحاسبون عديمي الخبرة قرارهم إلى وقت لاحق ويكتبون المبلغ المطلوب للموظف ، والذي ينتهي بعد ذلك بغرامات أو بالفصل.

يوضح الجدول أدناه أمثلة على القضايا الخلافية التي تظهر في كثير من الأحيان:

قارة	المحلول
كان الموظف بحاجة ماسة إلى المساءلة ، ولم يكن المدير في العمل.	يمكن لنائب المدير أو المحاسب إصدار أمر ، ولكن فقط بتوكيل رسمي لتنفيذ هذا الإجراء.
طلب المدير شفهيا المال لمزيد من التقارير.	يتم إصدار المسؤولية حصريًا في وجود طلب مكتوب والمدير ليس استثناءً.
يحتاج الموظف إلى مبلغ يزيد عن الحد المقرر وهو 100 ألف.	من الممكن عقد صفقة نقدًا فقط. إذا احتاج الأمر إلى تحويل الأموال إلى بطاقة مصرفية ، فسيعتبر تجاوز الحد انتهاكًا لإدارة النقد.
يتم كتابة الأموال إلى المقاول من السجل النقدي لشراء مواد البناء وفقًا لذلك.	في عام 2019 ، جميع الأشخاص العاملين بموجب عقد مدني قانوني هم موظفون قانونيون في الشركة. لذلك فإن إصدار المسئولية في هذه الحالة لا يعد انتهاكًا للانضباط النقدي.
قسم المحاسبة يصر على توقيع اتفاقية المسؤولية.	إذا كان الموظف من بين موظفي المنظمة ، فإن توقيع مثل هذه الاتفاقية غير مطلوب. في حالة عدم إرجاع الأموال ، يمكن اقتطاع الدين من راتبه.

نقدا من الخروج

لكي تتمكن مؤسسة ما من إصدار نقود مقابل حساب ما ، يجب أن يكون لديها مكتب نقدي. لهذا السبب ، يمكن الحصول على الأموال الخاضعة للمساءلة حصريًا من خلال مكتب النقد التابع لمنظمة تجارية ، والذي يحتفظ بمكتب خاص لهذه الأغراض.

يتم تخصيص أي مبالغ صادرة من مكتب النقدية ، سواء كان راتبًا أو أموالًا لمصروفات المؤسسة ، للموظفين على أساس قسيمة المصروفات ، والتي يتم فيها تسجيل المعلومات التالية:

بيانات الموظف الذي حصل على المال ؛
مجموع؛
غرض خاص
رقم الأمر؛
مصطلح الاستخدام
تاريخ المسألة.

يتم تحديد حجم المسئول من قبل مدير الشركة ، كما أنه يسحب المبلغ المطلوب من الحساب الجاري للمؤسسة. إذا لم تكن بحاجة إلى الكثير من المال ، فيمكنك أخذها من الرصيد النقدي الموجود في السجل النقدي وقت طلب الموظف.

مخطط للمخرج

يتم إصدار الأموال الخاضعة للمساءلة لرئيس الشركة بنفس الطريقة كما في حالة باقي الموظفين. لا ينص القانون على أي ميزات وامتيازات خاصة في تلقي أموال المصروفات على حساب المديرين ، لأنهم نفس موظفي الشركة ، مثل أي شخص آخر.

تبدأ إجراءات التسجيل ، كما هو الحال في الحالات العامة ، بإعداد أمر وكتابة بيان. الاختلاف الوحيد هو أنه في التطبيق لا تحتاج إلى كتابة "مدير شركة ذات مسؤولية محدودة ..." ، يكفي الإشارة إلى اسم الشركة والتصديق على المستند بالتوقيع والختم.

إذا اتضح خلال التدقيق الضريبي أن مدير الأموال الخاضعة للمساءلة قد صدر ، ولكن لم يتم العثور على طلب ، فإن الشركة تواجه غرامة قدرها 50 ألفًا لخرقها التشريعات المتعلقة بسير المعاملات النقدية.

الخوارزمية

من أجل استحقاق الأموال الخاضعة للمساءلة في التشريع ، تم وضع إجراء معين ، يتكون من عدة مراحل:

التحقق من الديون للمبالغ التي تم إصدارها مسبقًا ؛
وضع طلب ؛
تسجيل أمر النفقة ؛
إرسال الطلب إلى مكتب الدفع النقدي ؛
فحص دفتر النقدية.

يتم كتابة الطلب في شكل مجاني موجه إلى رئيس المؤسسة وشخصيًا من قبل الموظف الذي سيتم تخصيص الأموال من أجله. يجب أن تشير إلى المبلغ النقدي وفترة الاستخدام.

يتم إعداد مذكرة حساب من قبل كبير المحاسبين أو أمين الصندوق أو مدير الشركة. يتم توقيعه أيضًا من قبل محاسب أو مدير ، اعتمادًا على أي منهم في مكان العمل.

قبل إصدار الأموال ، يكون أمين الصندوق ملزمًا بفحص المواد الاستهلاكية المستلمة ، وكذلك التحقق من هوية الشخص المسؤول عن طريق طلب جواز سفر أو مستند آخر.

بعد ذلك ، يتم عمل سجل في دفتر النقدية حول الأمر المستلم والأموال الصادرة مقابل التقرير. المحاسب أو كبير المحاسبين هو المسؤول عن هذه العملية ، إذا كانوا غائبين عن مكان العمل ، يقوم المدير بتسجيل السجل.

التفكير في المحاسبة

تنعكس جميع المصروفات النقدية للشركة في التقرير المحاسبي. بالإضافة إلى ذلك ، كل معاملة مالية لها تشفيرها الخاص الذي حدده قانون الضرائب للاتحاد الروسي.

لذلك ، إذا تم إصدار المسؤولين عن نفقات المكتب أو المنزل ، أو لدفع تكاليف أعمال الإصلاح للمؤسسة ، فسيتم تنفيذ هذه العملية في تقرير المحاسبة الضريبية وفقًا لـ 44-FZ - القانون الاتحادي المتعلق بمجال المبيعات ، الخدمات والعمل لتلبية الاحتياجات البلدية والولائية ...

يتم إجراء إدخالات محاسبية لإصدار الأموال مقابل تقرير في اليوم الذي يتم فيه خصم الأموال من الحساب العام للشركة. إذا لم يشير التقرير الضريبي إلى أن هذه الأموال خاضعة للمساءلة ، فستعتبر دائرة الضرائب الفيدرالية هذا انتهاكًا. بالإضافة إلى ذلك ، سيتم سحب ضريبة ضريبية من الشخص المسؤول عن تلقي هذه الأموال.

يتم الاحتفاظ بجميع التقارير المحاسبية للمؤسسة في برنامج 1C ، والأموال الخاضعة للمساءلة ليست استثناءً. في حالة عدم إعادة رصيد الأموال أو بيان المصروفات ضمن الإطار الزمني المحدد ، ينعكس المبلغ المفقود على كل من القرض - التسوية مع الأشخاص المسؤولين ، وعلى الخصم - النقص والخسائر.

في المستقبل ، يتم شطب المبالغ المفقودة وإدخالها في البرنامج كمكافآت للموظفين أو مدفوعات لمعاملات النفقات الأخرى. الدفعة المقدمة غير المنفقة نفسها محتجزة من راتب الشخص الخاضع للمساءلة ، والذي يخضع أيضًا لقيود محاسبية.