مذكرة - نضعها وفقًا للمتطلبات

تدفق المستندات لأي مؤسسة هو عبارة عن مجموعة من الأوراق ذات طبيعة مختلفة ، منظمة بطريقة معينة. إحدى الوثائق عبارة عن مذكرة.

الخصائص العامة والغرض من الوثيقة

بادئ ذي بدء ، تجدر الإشارة إلى أن المذكرة هي ورقة عمل غنية بالمعلومات وفي نفس الوقت ذات طبيعة استشارية. الغرض منه هو تقديمه إلى رئيس المؤسسة أو المشرف المباشر. يمكن لأي شخص كتابة هذا المستند لسببين:

1. بمبادرة من الموظف.
2. بأمر من الإدارة.

على أي حال ، تحتوي هذه الورقة على معلومات مفصلة حول قضية واحدة محددة. في الواقع ، هذا هو رأي الموظف المعبر عنه كتابةً. هناك حالات عندما يحتاج القائد ، من أجل اتخاذ قرار ، إلى معرفة أفكار مرؤوسيه فيما يتعلق بظروف القضية. ثم يلتزم الموظف بتقديم إجابة مسببه ، وفي الختام أن يضيف رأيه الشخصي في شكل مقترحات وتوصيات محددة. وفقًا لذلك ، تصبح هذه الملاحظة رأيًا خاصًا لشخص معين.

لا ترتبك

عند إعداد مستند معين ، يجب أن تعرف بالضبط ما يجب تقديمه بالضبط. بعض الأنواع متشابهة جدًا مع بعضها البعض ويمكن الخلط بينها بسهولة. على سبيل المثال ، هناك ثلاثة أنواع من مذكرات العمل: المكتب ، والتقرير ، والتفسيرية. في الوقت نفسه ، هناك ثلاثة اختلافات كبيرة بينهما تمنع الشخص المطلع من ارتكاب هذا الخطأ. هذه المستندات مختلفة:

1. من قبل المرسل إليه ، أي من قبل من هو المقصود بها. على عكس مذكرة الخدمة ، تتم كتابة مذكرة تفسيرية باسم المشرف المباشر ، ويمكن أيضًا إعداد مذكرة ، بالإضافة إلى ذلك ، مباشرة إلى مدير المؤسسة.

2. حول الموضوع والحمل الدلالي للمعلومات المقدمة. موضوع الشرح واضح مباشرة من العنوان. الخدمة جزء من المراسلات التجارية بين الأقسام الهيكلية للشركة. يمكن أن يكون موضوع التقرير مختلفًا:

• التقارير الدورية؛
• تقديم معلومات لمرة واحدة حول موضوع الاهتمام.

3. إذا تم استخدام الخدمة والتوضيح داخل المؤسسة ، فيمكن أن تكون المذكرة داخلية وخارجية. في الحالة الأولى ، هو مخصص لمدير الشركة ، وفي الحالة الثانية - لسلطة أعلى.

عندما يتم عمل الوثيقة

المذكرة إجراء ضروري. يتم وضعه عندما يخرج الوضع الحالي عن السيطرة ويهدد المؤسسة بمشاكل خطيرة. بعبارة أخرى ، يجب أن تكون الحالة حرجة. في هذه المرحلة ، يوجه الموظف انتباه الإدارة إلى المعلومات ويفصل الحقائق التي يعرفها. قد يكون هذا تهديدًا لتحقيق الخطة أو للربح المتوقع. تهدف الوثيقة إلى لفت انتباه القادة إلى المشكلة التي نشأت ومحاولة تصحيح الوضع. يمثل كل متخصص بطريقته الخاصة حل الموقف. في التقرير ، يصف بالتفصيل روايته وعرض أفكاره الخاصة حول هذا الموضوع. لتسهيل فهم المعلومات ، تم تجميع هذا المستند في شكل مجاني تمامًا. يسمح هذا الأسلوب لأي موظف على الإطلاق بالتعبير عن وجهة نظره بشأن قضية واحدة محددة ، دون خوف من أن يساء فهمه من قبل الآخرين.

أسباب تجميع الوثيقة

هناك عدد من الأسباب التي تجعل من الممكن صياغة مذكرة. بالطبع ، يمكنك إنشاء نموذج أو قالب فريد لجميع الحالات الممكنة. لكن أي مناسبة معينة تتطلب أسلوب عرض فردي. يمكن أن تكون الأسباب مختلفة جدًا:

• التأخر عن العمل
• التغيب.
• خرق الالتزامات
• الصراع بين الموظفين ؛
• بيان بنتائج التدقيق ؛
• لفت انتباه المعلومات حول الخطأ ؛
• التهديد بالفشل في تنفيذ المهمة المخطط لها ؛
• معلومات حول سلوك الموظف غير المقبول.

هناك العديد من الأسباب وكل منها يتطلب نهجًا فرديًا وتحقيقًا محددًا. بعد تلقي معلومات مباشرة ، يجب على المدير التحقيق فيها بدقة واتخاذ قرار مناسب. غالبًا ما تكون هناك حاجة للحصول على معلومات إضافية من المشاركين الآخرين في المشكلة. سيضطرون إلى تقديم تفسيراتهم إلى الإدارة فيما يتعلق بالمسألة المثارة.

إذا قام شخص ما بكسر شيء ما

الانتهاكات في ظروف الإنتاج ليست شائعة. بدونهم ، يكون سير العمل والتواصل بين الناس مستحيلًا. مذكرة المخالفة الأكثر شيوعًا يكون سلوك الموظف في مكان العمل غامضًا دائمًا. عادة ما يُنظر إلى أي انحراف عن القاعدة المقبولة عمومًا على أنه انتهاك ويستتبع العقوبة المناسبة. يحق لرئيس المؤسسة فقط فرض عقوبة ، لذلك لا يمكن لبقية الموظفين ، بما في ذلك المشرف المباشر ، إلا إبلاغه بما حدث وتقديم نسختهم الخاصة من التأثير على الزميل المهمل. الخوارزمية الخاصة بتجميع مثل هذا التقرير هي كما يلي.

1. اسم الخدمة أو القسم. مبين في الجزء العلوي الأيسر من الورقة.
2. المرسل إليه (رئيس الشركة). مبين في أعلى اليمين.
3. عنوان الوثيقة. هو مكتوب أسفله بأحرف كبيرة من الخط الأحمر.
4. رقم المستند.
5. مكان التجميع.
6. عنوان.
7. نص المستند: الاسم الكامل وموقف المخالف ، وتاريخ المخالفة ، ونوع المخالفة ، وسبب الواقعة ، ومقترح استردادها.
8. المنصب ، الاسم الكامل وتوقيع الشخص الذي أعد المستند.

إذا كان أحد الزملاء على خطأ

يمكن وضع مذكرة للموظف من قبل المشرف المباشر أو الزميل. في كثير من الأحيان ، تكون أسباب تجميعها سلبية: الانتهاك وسوء السلوك وسوء السلوك. في هذه الحالة ، تهدف المذكرة إلى التأكد من حدوث ما حدث ووقف تكرار ذلك في المستقبل. بعد استلام مثل هذا المستند ، يجب على المدير فهم الموقف واتخاذ قرار. في هذه الحالة ، يعتمد عليه ما إذا كان سيتم فرض أي عقوبة على الموظف أم لا.

إذا حدثت حادثة سلبية لأول مرة ، فيمكنك أن تقتصر على محادثة تحذيرية وصاعدة. إذا تم تمرير الانتهاك إلى النظام ، فسيتم تنفيذ العقوبة وفقًا لتشريعات العمل. يلتزم الرئيس بفرض تأشيرة يتم فيها تسجيل القرار. يمكن إعداد التقارير للموظفين ولأسباب أخرى. على سبيل المثال ، يحق لرئيس القسم وضع مذكرة موجهة إلى المدير لمكافأة المرؤوس على العمل الصادق أو العمل الجيد. مبدأ التجميع هو نفسه ، والنص فقط هو الإيجابي.

هل من الصعب كتابة تقرير؟

كتابة مذكرة ليس بالأمر الصعب. يمكن دائمًا أخذ عينة من الكتابة ، إذا لزم الأمر ، من السكرتير. العديد من هذه الوثائق تمر بين يديه. الشيء الرئيسي هو تحديد جوهر ما حدث بوضوح. بعد قراءة مثل هذه الوثيقة ، يجب أن يكون لدى القائد فكرة واضحة عما يريد مترجم هذه "الرسالة" قوله. يجب وصف الحقائق بترتيب زمني ، خطوة بخطوة ، بحيث تظهر صورة مشرقة ومفهومة ككل.

يجب أيضًا أن نتذكر أنه للاستخدام الداخلي ، يتم عادةً إعداد التقرير على ورقة عادية من تنسيق A4 (أو A5). إذا تم تقديم المعلومات إلى مؤسسة أعلى ، فيجب طباعة النص على ترويسة المؤسسة. يجب أن يتم توقيع هذا المستند من قبل المدير دون إخفاق. نتيجة لذلك ، سيتم التوقيع عليها من قبل ممثلين من المؤسسة: الأول هو المترجم ، والثاني هو المدير. يمكن تأكيد المعلومات بمعلومات إضافية. وعادة ما يتم تزويدهم بالوثيقة الأساسية كمرفقات مرقمة.

لتصحيح الأمور

لكي يتم سماع المعلومات ، تحتاج إلى معرفة كيفية كتابة مذكرة. تتكون هذه الوثيقة عادة من ثلاثة أجزاء رئيسية.

1. سبب كتابة هذه المذكرة. من الضروري هنا وصف الموقف بوضوح وإدراج جميع الحقائق المعروفة.
2. رأي المترجم فيما يحدث. من الضروري تحليل الموقف بشكل شامل واقتراح حل للمشكلة.
3. الاستنتاج العام والخطوات الملموسة.

يجب تقديم المعلومات بإيجاز ووضوح قدر الإمكان حتى لا يفقد المرسل إليه عقله أثناء القراءة. خلاف ذلك ، قد يساء تفسير الحقائق المقدمة ، ولن يؤدي القرار المتخذ إلى النتائج المرجوة. يجب ألا يعبر النص عن تخميناتك أو يشوه الواقع. هذا النهج مخالف للقواعد. إذا نشأت مثل هذه الحاجة ، فإن المرسل إليه نفسه سيهتم برأي المترجم من أجل فهم ما حدث واتخاذ قرار نهائي.

التسلسل

على سبيل المثال ، من الممكن النظر في حالة معينة من التقصير في أداء الواجب. يتم تجميع مذكرة للموظف من قبل المشرف المباشر لتقديمها إلى إدارة المؤسسة. بادئ ذي بدء ، يُمنح الموظف الوقت لتصحيح حساباته الخاطئة. وإلا أعلن رئيس الدائرة ذات الصلة ، بحضور 3 شهود ، أن هذا الموظف لم يكمل المهمة ضمن الإطار الزمني المقترح. يجب على المخالف بعد ذلك كتابة شرح في جميع أنحاء النموذج يوضح الأسباب.

لا يجوز للموظف. في هذه الحالة ، يفقد آخر فرصة للدفاع عنه. يتم تقديم المذكرة التوضيحية إلى الرئيس للمراجعة. يعبر عن قراره النهائي في شكل قرار. يتم إرسال المعلومات إلى قسم شؤون الموظفين لإعداد أمر الاسترداد. تحدد درجة العقوبة وفقا للقانون. إذا تبين أن سوء السلوك خطير للغاية ، بالإضافة إلى أنه متكرر ، فقد تكون النتيجة الفصل من العمل بموجب المادة ذات الصلة.