المذكرة: أنواعها وصياغتها

الإدارة ، أي اتخاذ القرارات بشأن تخصيص الموارد ، ممكنة فقط على أساس معلومات موثوقة وفي الوقت المناسب. يجب أن تكون هذه المعلومات صحيحة وأن تصل على الفور. هذا هو بالضبط ما تخدمه الوثيقة الرسمية المسماة "المذكرة" ، والتي ستتعرف عليها لاحقًا.

ما هذه المذكرة؟

المذكرة هي شكل كتابي معياري لنقل المعلومات "من الأسفل إلى الأعلى" - من الموظفين ذوي المستوى الأدنى إلى الإدارة. تصف المذكرات الأحداث الهامة والأنشطة الجارية والصحة العامة للشركة. بناءً على التقارير ، يمكن للمدير إجراء تحليل أكثر دقة للوضع في المنظمة وإعطاء الأوامر المناسبة.

يمكن أن يكون إنشاء التقرير فكرة عن كل من المرؤوس نفسه وإدارته المباشرة. إذا كانت المبادرة تأتي من الإدارة ، فغالبًا ما يتم تقديم أمر تنفيذ هذا العمل إلى المرؤوس شفهيًا.

هناك أنواع أخرى من الملاحظات لاتصالات الأعمال. لا ينبغي الخلط بينه وبين التقرير ، لذا ضع في اعتبارك أنواعه الشائعة:

• المذكرة - تُستخدم لنقل المعلومات بين الإدارات أو الموظفين الذين لا يتبعون بعضهم البعض بشكل مباشر. قد يتم التعبير عن بعض طلبات التعاون أو الإخطارات بالأحداث الجارية داخل المنظمة بهذه الطريقة ، وبالتالي لا يمكن اعتبار هذا النموذج مذكرة.
• ، حيث يشرح الموظف عادة للإدارة أفعاله ، وغالبًا تلك التي أدت إلى تعطيل سير العمل العادي للمؤسسة. هذا أيضا ليس تقريرا.

يمكنك أدناه مشاهدة مقطع فيديو يوضح الفرق بين المذكرات والمذكرات:

يجب أن يوضع في الاعتبار أن المذكرة وثيقة قانونية جادة. قد تحتاج إلى الرجوع إليه في الإجراءات القانونية في المستقبل ، لذا كن حذرًا بشأن محتوياته.

أنواع المذكرات

يوجد تقسيم مشروط للتقارير حسب الموضوع ، ويكون الاتجاه التقريبي واضحًا من العنوان:

• الإبلاغ. في أغلب الأحيان ، يتم استخدام مثل هذه التقارير. يتم تنظيم تجميعها مسبقًا بواسطة هيكل أعلى للتحكم في المعلمات التي تحتاج بانتظام إلى مراقبة بسيطة ولكنها مستمرة.
• مبادرة. يتم تقديمها إلى الإدارة بشكل غير منتظم في الحالات التي يكون فيها لدى المرؤوسين اقتراح لترشيد أو تحسين العمليات في المؤسسة.
• غنيا بالمعلومات. تمت كتابتها لإعلام الرؤساء ببعض التغييرات الجذرية (غالبًا ما تكون سلبية) في العمل الراسخ لقسم أو شركة. في مثل هذه الحالات ، عادة ما تكون استجابة الإدارة السريعة مطلوبة حتى لا تتكبد خسائر أو تفوتك الأرباح المحتملة.

بغض النظر عن الموضوع ، يمكن أن يكون المستند:

• داخلي. لحل المشكلات التي تنشأ داخل المؤسسة ، يتم استخدام التقارير الداخلية. يتم اتخاذ القرارات بعد النظر فيها من قبل موظفي المنظمة نفسها.
• خارجي. يتم إعداد تقرير خارجي لمنظمة خارجية تسعى إلى المشاركة في العمليات التي تجري في مؤسستها الخاصة.

كيف يتم تجميع هذه المذكرات ، سننظر إلى أبعد من ذلك.

كيف تكتب مذكرة داخلية؟

عادة ما يتم كتابة التقارير الداخلية على أوراق عادية. ندرج المكونات المطلوبة ونشير إلى موقعها التقليدي:

1. لمن يقصد التقرير (من سيتعين عليه اتخاذ قرار) - في أعلى اليمين ، في الحالة الأصلية.
2. معلومات عن الشخص الذي قام بتجميع المستند مع بيان لا غنى عنه للقسم (القسم). كما يُشار إليه أيضًا على اليمين ، أسفل الجزء السابق ، في حالة حالة الجر.
3. اسم المستند - "مذكرة" - في وسط الورقة (لا يتم وضع النقطة والنقطتين وعلامات الترقيم الأخرى بعد الاسم). إذا كان موضوع التقرير قياسيًا (حول التغيب ، حول العرض ، حول المكافآت) - يمكنك إضافته على الفور تحت العنوان.
4. رقم وتاريخ التسجيل (إذا كان ذلك مطلوباً من خلال عمل المكتب الداخلي).
5. يمكن ذكر الدوافع التي أدت إلى كتابة المذكرة.
6. من الفقرة - بيان ، أي بيان الموقف الذي تطور في أي عملية من وجهة نظر المستفتى (الحقائق ، الأحداث ، الظروف ، التسلسل الزمني ، العلاقات السببية).
7. من الفقرة الجديدة - التحليلات ، أي وصف دقيق للمشاكل الموجودة بالفعل أو المحتملة في المستقبل ، كما تم تقديمها إلى المتحدث (في بعض الأحيان يتم إعطاء الفرص المحتملة التي لم يتم استخدامها بعد ، ولكن يمكن أن تخدم فائدة منظمة).
8. من سطر جديد - توصيات ، أي طرق لإزالة المشاكل أو مقترحات لتقليل الخسائر إذا كان من المستحيل تجنب التأثير السلبي لبعض العوامل (أو أفضل طريقة لتطوير الموارد غير المستخدمة).
9. التاريخ ، التاريخ ، البيانات الشخصية للمتحدث - التوقيع ، المنصب ، الأحرف الأولى (الاسم الكامل).

يمكن تنزيل نموذج مستند فارغ.

سيتم النظر أدناه في الأشكال الأكثر شيوعًا لمثل هذه المذكرة.

حول انتهاك انضباط العمل

مثل هذا المستند خطير للغاية ، لأنه على أساسه يمكن أن يكون:

• صدر (توبيخ) ؛
• تخفيض رتبة موظف
• بدأ إجراء فصل الموظف بموجب المادة ذات الصلة من قانون العمل في الاتحاد الروسي ؛
• محاكمة مفتوحة.

بالطبع هذه المعلومات داخلية ، لذا فإن اختراقها خارج المؤسسة أمر غير مرغوب فيه.

يجب أن يشير النص الرئيسي بوضوح وبشكل محدد إلى ما كان الموظف مذنبًا به. بل من الأفضل الاستشهاد مباشرة بمواد قانون العمل في الاتحاد الروسي واللوائح الداخلية التي انتهكها الموظف.

يحتوي النص عادةً على إشارة إلى أن الموظف قدم شرحًا لسلوكه في ملاحظة تفسيرية ، تشير إلى الرقم والتاريخ والمعرفات الأخرى لهذه الوثيقة. في حالة عدم وجود مثل هذا التفسير ، يشار إلى ذلك أيضًا.

يمكن تنزيل نموذج مذكرة داخلية تفيد بأن الموظف انتهك نظام العمل لأنه لم يكن في مكان العمل.

عن الفشل في أداء الواجبات

كقاعدة عامة ، في حالة الإخفاق في أداء الواجبات الرسمية ، يجب معاقبة الموظف في شكل رفع المسؤولية التأديبية. يمكن أن تكون أشكاله:

• عدم دفع الأقساط ؛
• بخير؛
• توبيخ
• خفض الرتبة.

يُقترح تنزيل نموذج مذكرة بشأن عدم الوفاء بالواجبات الرسمية.

للموظف الحق في مقاضاة صاحب العمل إذا رأى أن العقوبة غير عادلة أو مفرطة ، لذلك عند إعداد التقرير ، فإن دقة الصياغة والتحقق من المتطلبات المقدمة ضرورية ، على سبيل المثال ، بالرجوع إلى جدول العمل الداخلي .

حول المكافآت

يتم استخدام هذا النوع من التقارير في الحالات التي يتم فيها تعيين مكافأة للموظف. في النص الرئيسي ، يتم التوقيع على العمل الذي تم تعيين المكافأة له وبأي مبلغ. يمكنك تنزيل عينة من هذا المستند.

كيف تكتب تقرير خارجي؟

يتم إعداد هذه المستندات على ورق الشركة مع الإشارة الإلزامية إلى التفاصيل وتفاصيل الاتصال بالشركة. سيساعد الشعار الموجود في النموذج المتلقي على فهم من يتعامل معه بسرعة. لتأكيد صحة الوثيقة ، يجب لصق ختم أزرق للمؤسسة.

نظرًا لأنه سيتم إرسال ورقة العمل إلى العالم الخارجي ، فإن متطلبات تعبئتها هي كما يلي:

1. اسم المنظمة المستفيدة. لا يُسمح بالاختصارات والسهو (أعلى اليمين).
2. المسؤول الذي يتم إرسال المستند إليه (عادةً "المدير العام" أو ما شابه) - تحت الجزء السابق.
3. اسم المنظمة المرسلة ، وأيضًا بدون اختصارات وحذف (أعلى اليسار).
4. العنوان الرسمي الكامل للوثيقة (مذكرة حول رحلة عمل الموظف ، على سبيل المثال) موجود في وسط المستند.
5. جوهر الأمر ، الذي يرد في نموذج العمل ، موجز وواضح.
6. المنصب والتوقيع والأحرف الأولى من اسم رئيس المنظمة المرسلة (في وسط الجزء السفلي).
7. معلومات حول المؤدي - المنصب ، الأحرف الأولى ، رقم هاتف الاتصال (المكتب) (أسفل الجزء السابق).

فيما يلي عينة من هذه الملاحظة:

5 متطلبات لنموذج التقرير

لا تحتوي المذكرة على شكل إلزامي تمامًا ، ومع ذلك ، فهي رسالة كتابية ، وبالتالي فهي مكتوبة بتنسيق غير رسمي ، تحتوي على العناصر الإلزامية التالية:

1. يجب توضيح المعلومات المطلوبة بوضوح.
2. الأخطاء الإجمالية وحذف البيانات المهمة غير مقبول ، وإلا فقد يتم إبطال التقرير في المستقبل.
3. التقييمات العاطفية والموقف الشخصي من الموقف الموصوف غير مرحب به عادة ، لأنها لا تساهم في اتخاذ قرار إداري.
4. عند وصف الظروف ، من الضروري الإشارة إلى جميع التفاصيل الأساسية للموقف. يمكن حذف التفاصيل البسيطة.
5. في نهاية المستند ، يجب تحديد منصب المترجم واسمه الكامل.

أعلاه ، تعرفت على أنواع مختلفة من التقارير ، لذا فأنت الآن تفهم بشكل أفضل كيفية تكوينها وما يجب كتابته فيها. من المفيد بشكل خاص معرفة ذلك لموظفي مؤسسات الدولة ، الذين يتعين على رؤسائهم كتابة مذكرات.