كيفية حاشية المستندات بخيوط ذات ثقوب 2 و 3 و 4 ، وكذلك للزاوية

يتم تدبيس المستندات لضمان سلامتها. يعمل الترقيم المتسلسل ، بالإضافة إلى تثبيت الأوراق بسلك أو خيط ، على حل هذه المشكلة تمامًا.

أحيانًا يكون الجلد ضروريًا وفقًا للقواعد التي تضعها المنظمة ، أحيانًا - وفقًا للقانون. في هذه المقالة ، سوف ننظر في كيفية فلاش المستندات بشكل صحيح في العمل المكتبي.

ما هي الوثائق التي يجب أن تكون ملزمة؟

في العمل المكتبي ، غالبًا ما يتم تدبيس المستندات من أجل نقلها إلى الأرشيف ، أو عند تقديمها إلى أحد البنوك والمؤسسات المالية الأخرى. أيضًا ، مستندات البرامج الثابتة مطلوبة عند تقديم التقارير إلى الأموال من خارج الميزانية وإلى مصلحة الضرائب الفيدرالية. لا يجب خياطة المستند فحسب ، بل يجب ترقيمه أيضًا. تُخيط الأوراق معًا إما بخيط أو شريط أو بمساعدة آلات خاصة.

تخضع الأنواع التالية من الوثائق للبرامج الثابتة:

• أوامر (عامة وشخصية) ؛
• التوظيف.
• التقارير (مثل التقرير المسبق) ؛
• الفواتير.
• أفعال العمل المنجزة ؛
• دفتر النقدية
• صياغات.

من الضروري أيضًا خياطة أوراق التوثيق عند التقدم للمشاركة في مناقصة وفي حالات أخرى.

فيديو - كيفية تجميع الملفات قبل الأرشفة:

أنظمة

الإطار التنظيمي الذي ينظم اليوم إجراءات وميض الوثائق واسع جدًا ، ومع ذلك ، لم يتم تحديث معظم اللوائح لفترة طويلة.

لذلك ، فإن الإجراء الرئيسي الذي ينظم عملية التوثيق الوامض هو أمر وزارة الاتحاد الروسي للضرائب والرسوم المؤرخ 18 أبريل 2003 ، والذي يحتوي على تعليمات عامة لملء أنواع معينة من الأوراق ، بما في ذلك وميضها.

بالإضافة إلى هذه الوثيقة ، يمكن التمييز بين اللوائح التالية:

• GOST R 51141-98 "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف ".
• أمر دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 25 يناير 2012 N-7-6 / 25. وفقًا لهذا الطلب ، يتم إلغاء البرنامج الثابت الإلزامي للوثائق عند تقديم المستندات لتسجيل مؤسسة أو رائد أعمال فردي ، ومع ذلك ، لا تزال دائرة الضرائب الفيدرالية تفضل قبول الأوراق المخيطة.

فيديو - كيفية حفظ الأشياء بشكل صحيح:

يتم تنظيم البرامج الثابتة للوثائق في بعض مجالات النشاط من خلال قرارات منفصلة للمنظمات المسؤولة عن هذا المجال. وبالتالي ، يتم تنظيم البرامج الثابتة في القطاع المصرفي من خلال تعليمات البنك المركزي للاتحاد الروسي "في العمل المكتبي في البنك المركزي للاتحاد الروسي".

متطلبات الجهات الحكومية

تختلف متطلبات تقديم الوثائق للجهات الحكومية عن متطلبات الأوراق عند التسليم ، على سبيل المثال ، إلى الأرشيف. لذلك ، من أجل تقديم الأوراق إلى المحكمة أو مكتب الضرائب ، يجب عليك اتباع القواعد التالية:

• يجب تثبيت المستندات في 3 فتحات ؛
• يجب ألا تتجاوز المسافة بين الثقوب 3 سم ؛
• الورق مخيط بخيط أو خيوط رفيعة ؛
• يتم لصق ورقة بحجم 3 × 5 سم على الصفحة الأخيرة ، حيث يتم وضع توقيع المصادقة وختمها.

يتم فرض متطلبات خاصة على التقارير المحاسبية ، بينما يجب ختم العقدة الموجودة في الصفحة الأخيرة بورق المناديل.

كيفية فلاش المستندات

يمكن خياطة المستندات بكل من الخيوط والدانتيل أو الشريط. يجب التعامل مع هذه العملية بمسؤولية ، لأنه إذا كانت البرامج الثابتة ذات جودة رديئة وضعيفة ، فيمكن فصل الأوراق بسهولة ، وهو ما لا يجب السماح به ، لأنه يتم خياطةها بحيث لا يمكن إرفاق مستند آخر بها أو يمكن ربط جزء منها كن خاسرا.

علاوة على ذلك ، إذا كنت تومض أوراقًا لتقديمها إلى الوكالات الحكومية ، فإن البرامج الثابتة التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح يمكن أن تؤدي إلى حقيقة أن دائرة الضرائب الفيدرالية أو الأموال الخارجة عن الميزانية أو المحكمة ترفض قبولها ببساطة.

في 2 ثقب

البرامج الثابتة في فتحتين بحد ذاتها بسيطة. يمكن عمل الثقوب إما بإبرة أو مع ثقب. بالطبع ، من الأسهل تمرير الخيط أو الشريط أو السلك عبر الفتحات الناتجة عن الثقب.

يجب أن تكون الثقوب من الحافة اليسرى للورقة (مثل كتاب عادي) على بعد حوالي 1-2 سم منها. بعد أن تثقب الورقة ، تحتاج إلى تمرير الخيط عبر الفتحة عدة مرات وربط أطراف الخيط بعقدة في الصفحة الأخيرة.

فيديو يوضح كيفية حياكة المستندات مع خيوط من خلال فتحتين:

في الزاوية اليمنى العليا من كل ورقة ، تحتاج إلى وضع رقم الصفحة.

بعد ذلك ، يجب تثبيت المستندات المخيطة عن طريق لصق ورق بحجم 3 × 5 سم على طرفي الخيط بحيث تظهر الأطراف من تحته. تم وضع النقش "مخيط ومرقّم" على الورق ، كما تم توضيح عدد الصفحات. بعد ذلك ، اعتمادًا على مكان تقديم الأوراق ، يتم وضع تفاصيل مثل توقيع المسؤول والختم والتاريخ على الورق.

لثلاثة ثقوب

الوضع أكثر تعقيدًا إلى حد ما مع البرامج الثابتة ثلاثية الفتحات ، خاصةً إذا اخترقت الأوراق على الفور بخيط وإبرة ، ولم تستخدم ثقبًا. لتحويل الورق إلى ثلاثة ثقوب ، اتبع الإرشادات خطوة بخطوة أدناه مع رسم تخطيطي:

1. قم بعمل الثقب الأول بإبرة وخيط على ظهر المستند ليتم تخييطه في منتصف الورقة

1. يتم عمل الثقب الثاني بإبرة على الجانب الأمامي من المستند.

1. يجب أن يتم الثقب التالي من الجزء الخلفي من الفتحة الثالثة

1. في الخطوة التالية ، نتخطى الإبرة والخيط في الفتحة الأولى - في منتصف المستند على الجانب الأمامي

1. ثم يجب عليك شد الخيوط بحيث يتم سحب الأوراق المخيطة بإحكام معًا وربط العقدة كما هو موضح في الصورة

يشرح الفيديو بوضوح كيفية خياطة المستندات في 3 فتحات:

لـ 4 ثقوب

يتم إجراء هذا النوع من البرامج الثابتة فقط للمستندات التي لها حالة خاصة ذات أهمية.

لخياطة الوثائق في 4 ثقوب ، اتبع الرسم التخطيطي التالي والتعليمات خطوة بخطوة:

إذا كان المستند المراد تدبيسه يحتوي على العديد من الأوراق ، فيمكن تحضير أربعة ثقوب مسبقًا باستخدام ثقب أو مثقاب أو آلة خاصة.

1. ابدأ الخيوط من الجزء الخلفي من الفتحة الثانية من الحافة.

1. بعد ذلك ، يتم ربط الخيط في الفتحة ، وهي الأقرب إلى الحافة والفتحة التي تم تمريرها مسبقًا.

1. ثم نقوم بربط الخيط مرة أخرى بنفس الطريقة كما في الخطوة الأولى.

1. التالي - من الجانب الأمامي إلى الفتحة التالية من

1. في البزل الشديد من الظهر

1. من الجانب الأمامي للفتحة التي مررنا بها في الخطوة الرابعة

1. وقم بتوصيل أطراف الخيط

1. في الوقت نفسه ، نحاول سحب الخيط بحيث يضغط بإحكام على أوراق المستندات

1. يبقى ربط الخيط بعقدة

1. تقليم ينتهي الخيط الزائد

إذا كانت المستندات مخيطة بشكل صحيح ، فسيظل ترقيم الأوراق ولصق الورق أعلى العقدة بالنقش "مخيط ومرقّم ومختوم بختم أوراق ______ (______)" ووضع التفاصيل اللازمة للمصدق ( المنصب والتوقيع والاسم الكامل).

فيديو - كيفية خياطة العلبة في 4 فتحات:

إلى الزاوية

قد يتم تدبيس بعض الأوراق في الزاوية ، أي في الزاوية اليسرى العليا. للقيام بذلك ، تحتاج إلى عمل ثقب أو ثقبين في الزاوية وتمرير الخيط من خلالها عدة مرات.

فيديو - عينة من خياطة المستندات من خلال الزاوية:

يتم لصق ورقة ، كما هو الحال في حالات أخرى ، على عقدة من الخيط ، وتوضع عليها التفاصيل اللازمة للحصول على الشهادة.

كيفية ترقيم الأوراق

في معظم الحالات ، لا يسبب ترقيم الأوراق أثناء البرامج الثابتة صعوبات ، ومع ذلك ، من الضروري مراعاة بعض الفروق الدقيقة:

• في أغلب الأحيان ، يتم وضع أرقام الصفحات بأرقام عربية تصاعدية ؛
• رقم الورقة في أعلى اليمين. يجب ألا يدخل الشكل محتويات الورقة ؛
• إذا كانت هناك تطبيقات ، فيجب ترقيمها أيضًا (يتم استخدام الترقيم المستمر) ؛
• إذا تم إرفاق الحروف مع الأظرف بالوثائق ، فسيتم وضع الرقم الموجود على الظرف أولاً ، ثم على أوراق الخطاب فقط ؛
• إذا قمت بترقيم حالة بها عدة مجلدات ، فسيتم ترقيم كل منها على حدة ؛
• إذا كان من الضروري ترقيم ورقة بتنسيق غير قياسي ، فسيتم وضع الرقم أيضًا في الزاوية اليمنى العليا. إذا تجاوزت الورقة المستند ، فسيتم طيها وحفظها بالطريقة العامة ؛
• إذا كان هناك العديد من عمليات المسح لشظايا صغيرة على الورقة (على سبيل المثال ، الشيكات) ، فمن المستحسن عمل جرد للورقة وإرفاقه بحزمة الوثائق ، والترقيم بالترتيب العام.

كيفية التصديق على وثيقة مخيطة

بعد وميض الأوراق وترقيمها ، يجب اعتماد حزمة الوثائق. لتثبيته ، يتم لصق الورق على عقدة الخيط الموجودة على الظهر حتى تترك أطراف الخيط خالية.

على الورق ، يجب أن تشير إلى عدد الأوراق (بالأرقام والكلمات). إذا كانت هناك صفحات ممزقة أو تالفة في المستند المرتبط ، فيمكن أيضًا الإشارة إلى ذلك في ورقة الشهادة.

علاوة على ذلك ، فإنه يشير إلى الاسم الكامل والموضع والتوقيع للشخص الذي قام بخياطة الأوراق أو التصديق عليها (على سبيل المثال ، الرأس). يتم وضع الختم فوق الورقة بحيث يكون بصمةها على كل من ورقة التصديق وعلى الورقة الأخيرة.

إصلاحات

عند الوميض ، يمكن للموظف ارتكاب عدد من الأخطاء ، والتي ، لحسن الحظ ، يمكن تصحيحها. فكر في أكثرها شيوعًا:

• جزء من الأوراق غير المدرجة. يحدث أن الموظف لم يقم بإرفاق جزء منه بمستند مخيط بالفعل. في هذه الحالة ، يوجد حلان: يمكنك حاشية الجزء المفقود كوحدة تخزين منفصلة ، أو يمكنك إعادة تحميل ملفات المستند مرة أخرى. لا يمكنك بأي حال من الأحوال وضع الجزء المفقود في حزمة أوراق مخيطة بالفعل ؛
• خطأ في الترقيم. إذا كانت هناك ورقة مفقودة في الترقيم ، فيمكنك اللجوء إلى الترقيم الأدبي ، أي كتابة حرف بعد الرقم ، على سبيل المثال ، 14 ، 15 ، 15 أ ، 16 ... إذا حدثت أخطاء جسيمة في الترقيم ، إذن يمكنك شطب الأرقام الخاطئة وكتابتها مرة أخرى. إذا ضل عدد الأوراق المشار إليها في ورقة الشهادة ، فمن الضروري أيضًا تصحيح عدد الأوراق الموجودة بها للورقة الصحيحة.

هناك حاجة إلى مستندات البرنامج الثابت من أجل استبعاد إمكانية استبدال الأوراق أو إدخالها فيها. اعتمادًا على أهمية المستند ، يمكن تثبيته في ثقوب 2 أو 3 أو حتى 4 ثقوب. بعد البرنامج الثابت ، يتم ترقيم الأوراق وإرفاق ورقة شهادة بالعقدة تشير إلى عدد الأوراق واسم الشاهد. يتم وضع الختم والتاريخ والتفاصيل الضرورية الأخرى أعلى الورقة.

فيديو - وميض المستندات للأرشيف وعمل غلاف مقوى: