كيفية فلاش المستندات

إذا كانت إحدى المؤسسات تعمل مع عدد كبير من المستندات، وكانت سلامتها ذات أهمية كبيرة، فمن أجل التخزين البسيط، تحتاج إلى تنظيم المستندات بطريقة أو بأخرى. في هذه الحالة، ستكون وثائق البرامج الثابتة مفيدة. بعد تدبيس الأوراق، يمكنك التأكد من عدم فقدان أي مستند. فكر في المستندات المقدمة ولماذا يحدث ذلك.

لماذا خياطة المستندات بالخيوط

خياطة المستندات مطلوبة بموجب القانون، وهذا ليس هو السبب الوحيد لربط المستندات. يتضمن المرسوم الحكومي رقم 439 إرشادات حول كيفية تدبيس المستندات وفقًا لمعايير GOST.

بالإضافة إلى ذلك، يلزم ربط الوثائق لنقلها بشكل صحيح إلى أي مؤسسة، بحيث لن تكون هناك أسئلة في المستقبل حول عدم وجود أي أوراق. أيضًا، بالنسبة لجميع المؤسسات، هناك قاعدة واحدة مفادها أنه عند نقل أكثر من ورقة واحدة، يجب تقديم الوثائق. في بعض الأحيان يكون من الضروري خياطة المستندات في البنك لموظفي الأقسام المعنية وكتابة رقم القسم عليها، كما يتم خياطة المستندات أيضًا في المحكمة وإدراجها في ملف.

والسؤال الآن هو كيفية القيام بذلك بشكل صحيح. يبدأ بعض الموظفين بالذعر ويعتقدون أن البرنامج الثابت لديه قواعد صارمة للغاية، وأنه يجب توقيع ورقة الدبابيس بأحرف كبيرة، ويجب أن يكون الخيط من النايلون فقط، وما إلى ذلك.

ومع ذلك، لا توجد مبادئ توجيهية واضحة بشأن كيفية تقديم الوثائق. الشيء الرئيسي الذي يجب مراعاته هو عدم فقدان الأوراق اللازمة للبرامج الثابتة، لأن سلامتها هي المهمة الرئيسية لتثبيت الوثائق. وأحيانًا يحدث أن تقوم أطراف ثالثة، بغرض الاحتيال أو إخفاء المعلومات، باستبدال الأوراق الموجودة في المجلد، أو حتى نشرها.

للتأكد من عدم وجود أوراق مفقودة، يجب ترقيم جميع الأوراق التي تمت خياطتها. على الجانب الخلفي من الوثائق المجمعة، يتم لصق ورقة صغيرة، حيث يتم لصق ختم المنظمة. ولأغراض أمنية، هناك شرط بأن يمتد الختم إلى ما هو أبعد من الورق المُجلد.

يتم إجراء الإدخال المناسب على الورق الملصق: مخيط، مرقم (ومع ذلك، عدد الصفحات مكتوب بالكلمات والأرقام)، مربوط، مختوم. الرئيس أو الموظف الذي قام بإعداد المستندات للربط يشهد على الوثائق.

عينة من تسجيل الوثائق المخيطة

ضبط البرامج الثابتة للمستندات في العمل المكتبي

وفقًا لمتطلبات وزارة العدل الروسية، يعد تنظيم التوثيق ضروريًا بحيث تكون مجموعة الأوراق بأكملها سليمة، ويتم أرشفتها وفقًا للمعايير، وما إلى ذلك. وفي الوقت الحالي، تمتلك كل شركة تقريبًا عددًا كبيرًا من الأوراق . من أجل الحفاظ على المستندات بشكل صحيح، يتم نقلها إلى الأرشيف، حيث يمكنك الحصول على أوراق مؤرشفة عند تقديم الطلب، وتبقى الأوراق المستخدمة في العمل في المجال العام للموظفين.

مهم!من الضروري معرفة المستندات التي يتم تدبيسها، وعلى أساس الإجراءات القانونية التي تتم بها هذه العملية.

المستندات المراد وميضها

يجب على كل موظف في الشركة يتعامل مع كمية كبيرة من الوثائق أن يفهم أنه ليس كل ذلك يخضع للخياطة. يجب أن تكون الوثيقة ملزمة إذا كانت تتكون من ورقتين على الأقل.

يقوم موظفو قسم شؤون الموظفين بتوثيق النسخ الأصلية التالية:

الدول المعتمدة؛
تكوين الأوامر الشخصية والعامة.

يجب على المحاسبين خياطة:

تقارير المهام؛
الفواتير؛
الفواتير؛
جوازات السفر التقنية؛
كتب الدخل
بيان دوران وأرصدة الحسابات.
أعمال العمل؛
إذا كان الراتب نقدًا في مكتب النقد بالمؤسسة - بيانات الراتب.

ملحوظة!يجب أن يعرف الموظفون الذين يتعاملون مع الكيانات القانونية كيفية فلاش المستندات، ومع ذلك، في هذه الحالة، تكون المستندات عبارة عن نسخ، لذلك ليس من الضروري وضع الختم. بشكل عام، تتعامل جميع الشركات تقريبًا مع البرامج الثابتة للمستندات، والفرق هو فقط في عملية تنفيذ العمل.

القوانين المنظمة لخياطة الوثائق

على المستوى التشريعي، لم يتم تحديد معايير التوثيق الوامض لكل هيكل للشركة، ولكن هناك قواعد عامة لخياطة الأوراق. أمر روسارخيف "العمل المكتبي وأعمال الأرشيف" رقم 76، أمر وزارة الثقافة رقم 536 يحتوي على توصيات حول كيفية ربط المستندات، والتعليمات القياسية للعمل المكتبي.

يحتوي مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 439 على نظرية عامة عن سبب ضرورة ذلك وكيف يحدث ذلك، ومع ذلك، فإن قانون الاتحاد الروسي "بشأن الأرشفة" يصف فقط التزام جميع المنظمات بالحفاظ على الوثائق، ولكن ولا يشير القانون إلى كيفية القيام بذلك. الأمر رقم 02-213 "بشأن العمل الكتابي في البنك المركزي" يصف أيضًا معايير تخزين المستندات في الأرشيف في جميع البنوك. كيفية وميض ميثاق للضريبة , تمليها مفتشية الضرائب. تتحكم خدمة الضرائب أيضًا في سلامة المستندات للأفراد المشاركين في أنشطة ريادة الأعمال.

خيار تثبيت المستندات وفقًا لـ GOST

منهجية إعداد المستندات السرية للبرامج الثابتة

قبل دمج المستندات، يجب أن تمر عبر بعض الخطوات التحضيرية للبرنامج الثابت. يتم تنظيم عملية البرامج الثابتة الصحيحة بموجب الأمر رقم 76 من الأرشيف الفيدرالي. أولاً، يجب ترقيم الأوراق، وهذا سيمنع فقدان الورقة أو إخفاء المعلومات. يتم ترقيم الأوراق كلها، باستثناء صفحة المخزون. إذا كان هناك مظروف مع البرنامج الثابت، فسيتم ترقيم المغلف أولاً، وبعد المستندات المرفقة به.

لا يتم تضمين الأوراق الفارغة في البرنامج الثابت - حيث يتم إتلافها. إذا تم إرفاق أي صور أو مخططات وما إلى ذلك، فسيتم وضع الرقم على الجانب الخلفي في أعلى اليسار. إذا تم إرفاق ورقة تنسيق كبيرة، فسيتم وضع رقم الورقة بدوره على الجانب الأيمن في الزاوية العليا. يصدق الموظف المسؤول على النقش، ويشير إلى منصبه، وتوقيعه، وتاريخ التشكيل، وعدد الأوراق.

يجب أن تحتوي الوثائق المجمعة على مخزون لا يحتوي على رقم تسلسلي. يجب أن يتضمن الوصف المعلومات التالية:

اسم الوثيقة والتاريخ؛
قائمة بجميع المستندات المقدمة وعددها وتوقيع الرأس.

بعد اجتياز المرحلة الأولى، يمكنك المتابعة إلى المرحلة الرئيسية للبرنامج الثابت.

إرشادات خطوة بخطوة لتفليش المستندات

دعونا نتعرف على كيفية وميض المستندات بشكل صحيح باستخدام إرشادات خطوة بخطوة. في البداية، عليك أن تفهم أن البرامج الثابتة للمستندات تنص على البرامج الثابتة في اثنين وثلاثة ثقوب، وحتى أربعة وخمسة. دعونا نتعرف على كل خيار بمزيد من التفصيل.

في فتحتين

يتم تدبيس المستندات التي ليست ذات أهمية كبيرة باستخدام أحد أبسط الخيارات - فتحتين. ولكن حتى مع هذه الطريقة البسيطة، يتساءل العديد من الموظفين عن كيفية وميض المستندات بشكل صحيح. لتجنب الخلط، يمكنك اتباع القواعد التالية:

قبل ثقب الأوراق، يجب أن يتم تسويتها. لعمل ثقبين، يمكنك استخدام ثقب أو إبرة عادية؛
فأنت بحاجة إلى الخيط (يفضل استخدام فتحة قوية) من خلال فتحتين بحيث تلتقي نهاياتها على الجانب الخلفي؛
المواضيع تحتاج إلى أن تكون مرتبطة. يتم لصق ورق قوي على العقدة، وغالبًا ما يكون على شكل مثلث. تتم طباعة الورق المطبوع عليه.

هذه هي إحدى أسهل الطرق لفلاش الوثائق. الخيارات الأخرى أكثر شيوعًا، ولكنها أكثر صعوبة في التنفيذ.

ملحوظة!الصق العقدة حتى لا تفقد الأوراق. يتم أيضًا تحديد عدد الأوراق وبيانات الأخصائي الذي قام بالإجراء. بالنسبة لتلك المستندات التي لديها قانون التقادم لأكثر من 10 سنوات، يوصى باستخدام المناديل الورقية للصق العقدة.

في ثلاث فتحات

تقنية البرنامج الثابت المستخدمة هي نفسها المتبعة مع الفتحتين، ومع ذلك، يتم إجراء الثقب في ثلاثة فتحات. يجب ألا تزيد المسافة بين الثقوب عن 3 سم:

من ناحية أخرى، لا بد من رسم الخيط، ولكن من خلال الثقب الأوسط. أي أن النهاية يجب أن تكون من الورقة الأولية، ويجب ترك حوالي 7 سم في المخزون؛
ثم يجب عليك لصق الخيط والإبرة من الوجه، وتوجيههما إلى الفتحة السفلية على الجانب الآخر من المستند؛
بعد ذلك، يجب سحب الخيط مرة أخرى من خلال الفتحة الوسطى، وبالتالي تشكيل عقدتين مخيطتين؛
أنت الآن بحاجة إلى قطع الخيط وحفظ 7 سم، كما هو الحال مع المنعطف الأول للخيط. يجب ربط الأطراف معًا.

من أجل سلامة المستندات، يقوم الموظف المسؤول بلصق ورقة مستطيلة، ومن الضروري كتابة اسم الموظف والتوقيع، وكذلك عدد الأوراق المخيطة.

في أربع فتحات

من الضروري عمل أربعة ثقوب يجب أن تكون المسافة بينها 1.5 سم، وبعد ذلك تحتاج إلى إدخال الخيط في الفتحة الثانية من الخلف، وسحبه خلال الفتحة الأولى، ثم تمريره خلال الفتحة الثانية والثالثة والرابعة. الثقوب.

عينة من البرامج الثابتة في 4 فتحات

في خمس فتحات

في كثير من الأحيان، يتم استخدام الخياطة ذات الخمس ثقوب في التقارير المحاسبية، لأن مجموعة من هذه الوثائق تصل إلى سمك أكبر بكثير مقارنة بالباقي. يجب أن تصل المسافة بين الثقوب الخمسة إلى 5 سم، وفي هذا المخطط، يمكنك أيضًا استخدام دباسة المستندات أو مكبس مع المثاقب. وحتى لا تتضرر الأوراق في هذه الحالة، يجب استخدام الورق المقوى كأغطية.

كيفية وميض مستند في 5 ثقوب خطوة بخطوة:

ويجب إدخال الخيط في الفتحة الوسطى مع ترك مسافة 10 سم، ثم يمرر الخيط في الفتحة الثانية من الأعلى؛
ومن الخلف، يدخل الخيط في الفتحة الأولى، ثم يدخل مرة أخرى في الفتحة الثانية. بعد القيام بذلك، حافة واحدة جاهزة؛
من الخلف، يتم إدخال الخيط في الفتحة الوسطى مرة أخرى ويتم إخراجه من خلال الفتحة الرابعة؛
الآن مرة أخرى يجب إدخال الخيط في الفتحة السفلية وتوجيهه من الجانب الأمامي إلى الفتحة الرابعة؛
وبالتالي، على الجانب الخلفي، يتم الحصول على قطعتين من الخيط، والتي يجب أن تكون متصلة ببعضها البعض.

كيفية فلاش مظروف مع وثائق سرية

يجب الاحتفاظ بالوثائق السرية في أكياس غير شفافة أثناء الإرسال. وتنص الحزمة السرية على أنه يجب تسليمها شخصيا، أو يشار إلى أن هذه معلومات سرية.

يتم تدبيس هذه المستندات بالعرض.

كيفية التصديق على الوثائق المخيطة

الموظف المسؤول ملزم بالتصديق على الوثائق، وبدون ذلك لن يكون من الممكن تقديم الوثائق للتحقق منها أو إرسالها للتخزين. وفي الوقت نفسه، لا ينبغي ارتكاب الأخطاء، لأنه قد تظهر العديد من المشاكل أثناء التحقق. لذلك، من الأفضل عدم تفويت هذه اللحظة.

مهم!يتحمل الموظف الذي يوقع الوثيقة المسؤولية الكاملة عن تقديمها ومحتواها. يمكن نقل المسؤولية إلى موظف آخر، ولكن فقط إذا كان هناك أمر منفصل.

التصديق على الوثائق

بشكل عام، تعد البرامج الثابتة للوثائق حماية جيدة للأوراق المالية وتؤكد أن جميع المستندات المقدمة أصلية. بعد أن فهمت كيفية ترقيم المستندات بشكل صحيح عند التقديم وكيف تتم هذه العملية، لا داعي للقلق بشأن إرجاع المستندات والحاجة إلى إعادة تنظيمها.