Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса. Автоматизация бизнес процессов и ее задачи Автоматизация бизнес процессов в компании

Бизнес-процессы в компании - это последовательность действий и операций, которые нужны для создания продукта или оказания услуги. Например, продажа товара через интернет-магазин состоит из ряда операций:

1. получение заявки от клиента;
2. уточнение менеджером деталей заказа по телефону;
3. получение оплаты от клиента;
4. резервирование товара на складе;
5. передача данных заказа в логистическую службу.

Чаще всего эти действия совершают люди, но иногда им помогают программы - тогда говорят об автоматизации бизнес-процессов . Для чего это нужно? Во-первых, чтобы ускорить процесс и сэкономить время сотрудников, а во-вторых, чтобы исключить ошибки человеческого фактора.

Например

В случае с тем же интернет-магазином: если процесс не автоматизирован и менеджер вручную проверяет почту с заявками, то клиент может прождать звонка от менеджера несколько часов или дней. А может и вовсе не дождаться, если письмо с уведомлением затеряется в груде других писем. Если же процесс автоматизирован, то программа сама назначает ответственного менеджера, высылает ему уведомление в программе, и он может перезвонить покупателю уже через минуту.

Таким образом, автоматизация бизнес-процессов - это делегирование сложных или рутинных задач и функций специальной программе, как правило, CRM-системе. Бывает трудно самостоятельно понять, какие процессы можно автоматизировать. В этом случае лучше начать с полного аудита компании.

7 причин автоматизировать бизнес-процессы

Есть минимум семь выгод, которые вы можете получить благодаря CRM-автоматизации бизнес-процессов:

1. Меньше переработки, больше продуктивности. Если работники «вкалывают» по 8 часов подряд, то они устают и работают не так хорошо, как хотелось бы. Убираем из их рабочего дня ненужную рутину, например, создание однотипных документов, ручное обновление данных о сделках, рассылку типовых писем и СМС, обработку заявок - и вот, сотрудники справляются с той же работой в два раза быстрее, а потому могут работать не на количество, а на качество.

2. Все заняты своим делом. Ваша команда сможет не зарываться в мелких задачах, а сосредоточиться на самом важном. Менеджеры работают с клиентами, руководство занимается разработкой стратегии развития - все заняты лишь своим основным делом.

3. Человеческий фактор сведен к минимуму. Человеку свойственно ошибаться. Банальная опечатка - и вот уже внесены неверные данные о клиенте или о сделке. Потерялся стикер с напоминанием - менеджер забыл сделать важный звонок. И вообще, зачем заставлять людей сводить вручную отчёты, подсчитывать стоимость услуг и делать другие задачи, которые вмиг сделает компьютер? Оставим людям то, с чем они справляются лучше, а остальное куда эффективнее сделает программа.

4. Экономия на зарплате. Программе не надо платить зарплату и отчислять за нее взносы в ПФР. Вы можете сэкономить, не нанимая людей на чисто механическую работу. Зачем брать отдельного сотрудника только на рассылку сообщений клиентам или писем тем, кто сделал заказ на сайте?

5. Статистика в реальном времени. Когда проведена комплексная автоматизация CRM, вы можете в пару кликов посмотреть, что происходит, как меняются ваши показатели, как это влияет на ваш бизнес. И принимать решения будет куда проще - в отличие от ситуаций, когда одни данные у вас содержатся в документе Word, другие в таблице Excel, третьи на стикере, а четвёртые и вовсе лишь в голове у менеджера.

6. Клиенты не теряются. Система вовремя отреагирует на любой входящий запрос и сразу назначит на него ответственного - в итоге число потерянных заявок резко сократится. Также система напомнит вовремя предложить клиенту дополнительные услуги или связаться с ним для повторной продажи.

7. Сделки завершаются быстрее. Система может ставить задачи на каждом этапе продаж - и менеджер не запутается и всё будет делать вовремя: отправлять коммерческие предложения, перезванивать, выставлять счета.

Что можно автоматизировать?

Автоматизация CRM может касаться самых разных задач - от рассылки смс до формирования документов.

Задача	Как она решается в CRM
Рассылка уведомлений	CRM может автоматически рассылать клиентам уведомления о статусе их заказа, например,
Поддержание актуальности данных	CRM может обновлять данные в карточках объектов, например, поменять статус сделки при достижении определённой суммы.
Помощь менеджерам	CRM подсказывает менеджерам, что нужно сделать на следующем этапе воронки продаж, а также .
Подготовка документов	CRM может по шаблонам в соответствии с заданными требованиями.
Работа с сайтом	CRM автоматически захватывает .
Распределение задач	CRM может автоматически распределять задачи между менеджерами, например, назначить более опытного на сделку с более высокой суммой.

Сценарии автоматизации в CRM

Мы проанализировали опыт автоматизации CRM-системы в 150 компаниях, которые используют , и выбрали для вас топ-15 лучших сценариев. Это 15 способов облегчить свою работу и сэкономить время.

Что интересно, для настройки автоматизации не нужны специальные знания или помощь программиста. Все можно подключить буквально за пару минут.

Источник: giphy.com

База ежедневно пополняется новыми контактами, а заявок не становится больше? Возможно, менеджеры просто не «отрабатывают» новых клиентов.

Настройте систему, чтобы она автоматически открывала заявку при добавлении нового контакта в CRM. Чем всё закончится - переходом в сделку или проигрышем, зависит уже от сотрудника, но забыть про клиента не получится точно!

Настройка сценария

• контакт был создан.

• создать заявку;
• введите название, укажите этап и назначьте ответственного;
• поставьте галочку в чекбоксе «Сделать объект автоматизации объектом заявки», чтобы объектом заявки стал созданный контакт.

Автопостановка задачи при выполнении условия

Теряете много «теплых» лидов из-за того, что сотрудники забывают или не хотят перезванивать им после первого недозвона?

Создайте автоматический сценарий, и система будет создавать новую задачу для менеджера после первого недозвона клиенту: «Перезвонить через 2 часа» Напоминание в системе не даст упустить сделку 🙂

Наполнение сделки продуктами и автоматический расчет стоимости

Менеджеры берут таймаут во время разговора с клиентами, чтобы рассчитать окончательную стоимость сделки? К сожалению, через полчаса заказчик может не взять трубку или уже работать с другой компанией.

Застрахуйтесь от потери клиента, настроив систему таким образом, чтобы она помогала вам быстрее рассчитывать стоимость продуктов и услуг. Например, если вы делаете ремонт, то при разговоре с клиентом выясняете и указываете в карточке сделки: комната 5× 6 метров, потолки - 3 м, стены - кирпич, и программа сама добавляет продукты в сделку (штукатурка и обои в нужном количестве, услуги мастеров), и сразу же выдает вам общую сумму.

Настройка сценария

Создайте формулу, результатом вычисления которой станет необходимое количество продукта (в нашем случае мы вычисляем площадь комнаты, чтобы определить необходимое количество подложки и ламината).

В блоке «Условия» задайте условия:

• сделка была создана;
• воронка равна «Ремонт под ключ».

В блоке «Действия» настройте событие:

• добавить продукт;
• укажите по какому правилу проверять продукты на дубли;
• выберите продукты, которые необходимо прикрепить к сделке;
• в поле «Количество» выберите, какое значения подтянуть (в нашем случае с ламинатом и подложкой это площадь комнаты).

Обратите внимание: вы должны указать способ расчета сделки по сумме продуктов в настройках воронки, чтобы система автоматически посчитала полную сумму сделки.

Повышайте лояльность клиентов

Начисление бонуса или скидки по условию

На вашем сайте есть информация о бонусах или скидках, а менеджеры порой забывают учесть их при расчете стоимости сделки? Вероятность того, что клиент останется недоволен, велика.

Создайте сценарий, по которому система сама рассчитает и применит скидки, чтобы не упустить клиентов и повысить их лояльность!

Настройка сценария

Для начала создадим формулу с расчетным списком: если пользователь выберет «Да» в поле «Рассчитать скидку», то сумма к оплате уменьшится на 5%.

Не пропускайте ничего важного

Фиксация даты события

Менеджеры забывают вовремя продлевать договоры, напоминать клиентам о подошедших сроках техобслуживания или повторного визита к врачу?

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые обычно задают предприниматели по поводу автоматизации, и подготовили на них понятные ответы.

Автоматизация бизнеса – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

• в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM);
• в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучет и отчетность.

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы повысить доходность бизнеса, во втором – чтобы сократить затраты времени и денег.

Что из себя представляют системы автоматизации и как они устроены

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Чем больше и сложнее бизнес, тем больше нужно исходной информации и тем разнообразнее и детальнее должны быть итоговые отчеты.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна автоматизация, что она дает компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

• эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учет и контроль;
• быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
• оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
• оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников, разгрузив их от рутинной работы;
• улучшить бизнес-процессы в компании;
• минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
• безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
• улучшить скорость и качество обслуживания клиентов.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации вы можете пойти двумя путями: 1. Использовать типовой (коробочный) продукт. 2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение проще внедрить, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Выбор конкретной программы – дело довольно ответственное, необходимо будет проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

• какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
• соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
• возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
• возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
• насколько система проста и удобна в использовании;
• возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
• поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
• кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
• сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

• стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);
• затраты на настройку системы и обучение персонала;
• стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации и к ак выбрать компанию-подрядчика

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить своими силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры.Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнера был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнере – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски "получить не то" существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

Automation BPMN-based business processes. Level 3

Стандарт BPMN™ (Business Process Model and Notation), начиная с версии 2.0, призван разрешить описания бизнес-процессов. В нем описана достаточно выразительная и мощная нотация, позволяющая строить модели даже очень сложных бизнес-процессов в понятной для человека форме. И что важно – этим стандартом также определяются правила преобразования графических моделей в хорошо структурированную машиночитаемую форму, основанную на XML.

Оптимизация бизнес-процессов позволяет четко организовать деятельность любой компании. Создавая модели бизнес-процессов организации, можно разложить по полочкам процессы, задачи, ответственных и увидеть, где в этой цепи «слабое звено». Мы предлагаем вам получить востребованный навык, освоив моделирование бизнес-процессов с помощью стандарта BPMN.

BPMN (Business Process Model and Notation) – язык моделирования бизнес-процессов. Этот признанный во всем мире стандарт был разработан в первую очередь для поддержки технической реализации процессов (автоматизация процессов). Чем важнее ИТ в компании, тем полезнее становится использование этого стандарта. Принципы BPMN довольно простые, поэтому его можно начать использовать очень быстро. Преимущество стандарта и в том, что он не привязан к какой-либо среде разработки или платформе.

На этом курсе вы узнаете о возможностях и ограничениях BPMN и сможете решить, как использовать международный стандарт в своей организации для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. В качестве примеров на курсе использованы кейсы из реальных проектов преподавателей – практикующих специалистов в этой области. Вы рассмотрите, как применялся стандарт в других компаниях, и сможете перенять лучшие практики из их опыта.

Стандарт BPMN поддерживают многие инструментальные средства – как коммерческие, таки и бесплатные (ELMA BPM, Tibco Business Studio, IBM WebSphere Business Modeler, Sparx Systems Enterprise Architect, Eclipse SOA Tools BMPN Modeler, Aris Express и другие). В курсе обсуждаются некоторые их общие свойства и варианты их выбора в ИТ-проектах.

Практические задания курса выполняются с использованием BPM Camunda .

Под руководством преподавателя вы сможете создать модели для описания процессов в своей компании.

Аудитория курса:

• системные и бизнес-аналитики, системные архитекторы, ведущие инженеры и разработчики;
• руководители разного уровня и разных функциональных блоков (производство, продажи, логистика, финансы и т.д.), которые хотят понимать диаграммы процессов для более эффективной организации работы внутри компании/подразделения;
• студенты вузов и колледжей, получающие образование в данной сфере.

Хотите узнать, как автоматизировать бизнес-процессы организации? Приходите на курс!

ПитерСофт: BPM – это продукт, в котором:

Сначала специальный пользователь рисует схемы исполняемых в информационной системе бизнес-процессов,

Потом настраивает их связь с учетной системой (например, 1С:ERP 2),

Потом все пользователи запускают свои процессы на выполнение,

Руководитель контролирует ход их выполнения,

Анализируются полученные данные по процессам,

Принимаются решения по оптимизации процессов, исходя из анализа.

ПитерСофт: BPM способен автоматизировать бизнес-процессы всех областей деятельности предприятия. Продукт позволяет создать единую процессную информационную модель данных всего предприятия в целом.

Зачем вообще нужно внедрять продукт "ПитерСофт: BPM"? Рассмотрим следующий пример:

В классической учетной системе есть документ "Расходная накладная". Он имеет два состояния: "не проведен" и "проведен". Во 2 случае отгрузка считается произведенной, клиент становится должен денег, а товара (или готовой продукции) на складе уже нет. В плане учета задача решена.

Но на самом деле, в процессе передачи товара клиенту участвует несколько служб, и каждая должна своевременно выполнить свою задачу, иначе произойдут ошибки. Т.е. процесс должен быть построен и выполнен правильно. В данном случае, задействован менеджер, который договаривается о том, что клиенту будет произведена поставка в такое-то время и на таких-то условиях (доставка или самовывоз). Бухгалтерия должна выписать документы. На складе должна быть подобрана правильная номенклатура.

Логисты должны своевременно заказать транспорт и произвести доставку. А бухгалтерия потом должна получить подписанные возвратные документы. И последовательность задач не должна быть перепутана, и стартовать каждая из задач должна своевременно и с нужной информацией.

В этом случае можно бесперебойно небольшим количеством сотрудников обеспечить большое количество отгрузок.

Телефон используется, только если что-то пошло не так. Все задачи пользователям приходят в системе BPM и там же ставится отметка об их выполнении. В любой момент времени менеджер знает, что происходит в данный момент с заказом номер 24975.

Классическая учетная система не решит процессных вопросов. Это задача системы BPM.

Каким компаниям это может понадобиться?

Это предприятие, в котором:

• существуют рутинные процессы, автоматизация которых может сэкономить время;
• уже решены срочные вопросы учета и требуется автоматизация взаимодействия между сотрудниками различных подразделений;
• работает более 10 сотрудников, являющихся пользователями ПК и работающих в рамках решения общих задач;
• у сотрудников есть своя специализация (это не вариант, когда "все делают все");
• сотрудники разделены территориально, находятся в разных помещениях;
• требуется организация работ по высоким стандартам, например, ISO9000

Какие еще процессы можно автоматизировать?

Автоматизировать можно любые процессы. Но лучше автоматизировать те, которые являются самыми интенсивными и где есть наибольшие потери информации и времени.

По функциям это:

• Согласование договоров;
• Закупка материалов;
• Согласование выплаты денежных средств;
• Прием заказов;
• Прием и управление рекламациями;
• Обеспечение производства;
• Подготовка командировки;
• Авансовые отчеты;
• Инвентаризация на складе;
• Процесс приемки товара;
• Прочие процессы

Список бизнес-функций, которые можно автоматизировать в рамках процессного управления, можно писать бесконечно. В любой отрасли есть свои уникальные процессы, автоматизация которых может существенно облегчить жизнь и управление их руководителю.

Почему "ПитерСофт" умеет внедрять BPM?

Сотрудники "ПитерСофт" сначала изучают предметную область Заказчика, какой бы она ни была сложной, потом предлагают решение для автоматизации. Когда требуется сделать постановку учета в незнакомой для нас предметной области, мы это делаем.

Подробнее

Для того, чтобы автоматизировать любое предприятие, необходимо понимать, какие информационные потоки протекают на предприятии, какие учетные механизмы применяются, какие пользователи какие данные в какой момент времени должны вносить, чтобы предприятие могло получить необходимую отчетность.

Эксклюзивная индивидуальная работа "под ключ"

Иногда бывает так, что предприятие имеет особенности, не позволяющие использовать "типовую" схему работы. В этом случае, для проведения правильных настроек, нужно досконально разобраться в нюансах и тонкостях деятельности предприятия. Часто сотрудники предприятия заказчика сами не знают, как необходимо отражать свою деятельность в информационной системе, или сотрудники различных подразделений не могут договориться о схемах взаимодействия друг с другом, как разделить полномочия и зоны ввода информации в систему.

Для этого используется наш опыт и те лучшие практики, которыми мы обогатились за время работы с другими заказчиками. Мы проводим постановку или оптимизацию схем учета, постановку бизнес-процессов или их оптимизацию, создаем правила работы подразделений в рамках учетной системы. Согласованное с заказчиком видение этих правил мы воплощаем в настройках информационной системы.

Сотрудники "ПитерСофт" разбираются во всех видах учета (производственный, складской, финансовый, оперативный, управленческий, бухгалтерский, налоговый и др.).

Подробнее

Руководителям любого производственного предприятия каждый день необходимо принимать управленческие решения, исходя из сложившейся на предприятии ситуации. Лучше всего актуальное положение дел отражается в количественном выражении, т.е. нужно знать, есть ли на расчетных счетах деньги на закупку материалов и выплаты зарплаты, есть ли достаточное количество материалов на складах, чтобы выпустить требуемую партию в срок, есть ли у поставщика материалы по той цене, которая войдет в калькуляцию заказа и так далее. Данные в количественном выражении всегда актуальны только тогда, когда на предприятии работает учет, иначе приходится работать только интуитивно, "по наитию". Для большого предприятия такая работа неприемлема. Значит, необходимо вести и складской учет, и финансовый, и оперативный, и учет резервов, и бухгалтерский и т.д. Все эти виды учета сходятся в единую систему под названием 1C:ERP 2.

Почему ERP? По определению, т.к. ERP – система управления ресурсами и процессами предприятия.

Сотрудники "ПитерСофт" знают продукт "ПитерСофт: Управление процессами", т.к. являются его разработчиками.

Подробнее

В 2007 году на рынок нами была выпущена BPM-система "ПитерСофт: Управление процессами", которая разрабатывается и гибко настраивается под специфику предприятия заказчика и позволяет управлять бизнес-процессами внутри отдельных подразделений, управлять бизнес-процессами взаимодействия предприятия в целом и процессами взаимодействия со всеми контрагентами.

Сотрудники "ПитерСофт" имеют большой опыт внедрения BPM и смежного решения 1С:Документооборот.

Подробнее

Автоматизация процессного управления – это ключевая компетенция компании "ПитерСофт".

За 10 лет клиентами стали более 300 предприятий, в общей сложности были автоматизированы более 20 000 рабочих мест по технологии управления процессами. Перечислим некоторые из проектов по внедрению BPM системы: Фонд имущества Санкт-Петербурга, Северо-западная рыбопромышленная компания – Мурманск, Газтехлизинг, производственная компания "Красный Яр", ЦНИИ судового машиностроения, Прионежская сетевая компания, ГК "Содружество" и др.

Продукт входит в программу обучения более 10 ведущих ВУЗов России. По сей день продукт продолжает совершенствоваться, аккумулируя самые современные технологические новинки.

Подробнее

Сотрудники "ПитерСофт" выполняют проекты, обучая сотрудников Заказчика работе с программным продуктом "ПитерСофт: Управление процессами". При этом, решая те или иные задачи автоматизации, мы наращиваем свой опыт и познаем различные варианты работы с программными продуктами. Также, мы всегда критично относимся к своим знаниям, к требованиям к системе, к задачам, которые ставит Заказчик. Когда нам есть, что подсказать, мы делаем это. Не в наших правилах слепо соглашаться с тем, что нам кажется неправильным. В этом случае мы постараемся убедить Заказчика принять более верный с нашей точки зрения вариант. Но бывает, что и Заказчик убеждает нас, и мы добавляем в этом случае новую практику в свою копилку знаний, расширяя свой кругозор. Оттачивая свое мастерство, мы становимся еще более полезными для Заказчика консультантами.

Система ценностей

Подробнее

Когда ты являешься мастером своего дела, появляются такие понятия и потребности, как профессиональная гордость за те результаты, которые предоставляются заказчику. Хочется сделать такой продукт, чтобы заказчик оценил класс предлагаемых профессиональных услуг. Мы уважаем своих заказчиков. Поэтому в случае, когда у наших клиентов возникают новые потребности – развитие внедренной системы, новое внедрение на родственном предприятии, сопровождение системы, они стремятся продолжить работу с нами. И мы вместе работаем годами, и мы получаем новых клиентов по рекомендациям. Мы осознаем, что хорошо и честно работать – выгодно и правильно во всех смыслах.

Продукт работает в одной базе с учетной системой и для пользователя нет границы между учетной системой и системой BPM. Это единое целое. Настройка происходит без программистов.

"ПитерСофт: Управление процессами" способен автоматизировать бизнес-процессы всех областей деятельности предприятия. Продукт позволяет создать единую процессную информационную модель данных всего предприятия в целом.

Автоматизация бизнес процессов – деятельность, направленная на упорядочивание и регламентацию существующих в компании бизнес процессов, методами специализированного программного обеспечения. Такое определение, основано на описании термина бизнес-процесс:

«Бизнес-процесс – это упорядоченная во времени совокупность работ, предназначенная для получения желаемого результата».

Существует, множество программ, призванных обеспечить автоматизацию процессов. Предлагается автоматизировать как отдельные бизнес-процессы, например, CRM, так и все бизнес процессы компании комплексно. Возможно использование как программ-сервисов, без приобретения и инсталляции, так и десктопных программных продуктов. Среди которых представлены и относительно доступные конфигурации 1С и мощнейшие и дорогие решения, типа SAP.

Но прежде, чем решать какая система вам подходит больше, следует провести анализ, предлагаемых к автоматизации процессов.
Для начала, следует разделить процессы компании, на бизнес процессы:

• Управляющей системы;
• Управляемой системы.

Для повышения эффективности исполнительной системы , применяется не только автоматизация бизнес процессов, существует достаточное количество инструментов и технологий нацеленных на совершенствование процессов управляемой системы. Которые доказывают свою эффективность тем, что приняты на вооружение компаниями – мировыми лидерами .

Но именно фокусировка на совершенствовании бизнес процессов управляющей системы приносит максимальный вклад в повышение эффективности бизнеса.

«Эффективные бизнес-процессы – ваше мощное конкурентное преимущество!»

К методам совершенствования процессов управляющей системы можно отнести:

• Социально – психологическое обеспечение;
• Мотивацию персонала;
• Автоматизацию бизнес процессов.

Подробнее про автоматизацию процессов на 1С или SAP

Про автоматизацию процессов хочется поговорить отдельно. Все книги про управление бизнес-процессами , которые мне доводилось читать, в один голос кричат:

«Внедряя типовые системы автоматизации бизнес процессов 1С или SAP, вы лишаете свой бизнес индивидуальности», и даже: «Типовая автоматизация процессов приведет ваше дело к неминуемому краху».

Позволяю себе не согласиться с этими выводами!
Откуда берутся такие умозаключения?
Давайте разберемся, что стоит за словами: «система автоматизации бизнес процессов» .
И так, любая информационная система, в том числе и система автоматизации бизнес процессов, укрупненно представляет собой:

• Базу данных – там хранится информация в виде взаимосвязанных таблиц, в определенных разрезах и с определенной глубиной детализации;
• Пользовательский интерфейс – видимая часть программы, манипулируя которой пользователь заносит данные или формирует отчеты;
• Программные методы работы с базой данных – своеобразный мост, соединяющий интерфейс и базу данных.

Думаю, что мало у кого возникает, мысль, что база данных и программный код ввода и вывода информации могут привести к краху вашу компанию, значит все дело в пользовательском интерфейсе . Давайте копнем поглубже.

Процессы подлежащие автоматизации

Какие основные процессы, подлежат автоматизации в первую очередь? Конечно же это самые рутинные бизнес-процессы:

• Процесс регистрации платежей, как входящих, так и исходящих;
• Процесс выписки первичной документации;
• Процесс отражения затрат.

А именно из зарегистрированной этими бизнес процессами информации будет формироваться львиная часть отчетности, для принятия решений. И это дает основную ценность автоматизации.

Много ли уникальности у каждой компании в описанных процессах ?

Если конкурентное преимущество вашего бизнеса, заключается в уникальности этих процессов – наверняка поделившись этой информацией вы произведете фурор в «менеджерской» науке.

Можно конечно привести пример, более сложных бизнес процессов программы по автоматизации которых также распространены на рынке, например, автоматизация CRM.

Но, опять хочу высказаться в поддержку систем автоматизации бизнес процессов. Ваши маркетологи (маркетеры) или продажники придумали, что-то намного лучше воронки продаж, или XYZ анализа?

Если нет, то все подобные инструменты, в той или иной степени представлены в предлагаемом на рынке софте.

Недостатки систем автоматизации

Тем не менее и у систем автоматизации бизнес процессов есть недостатки и обусловлено это, тем, что разрабатываются они как универсальный инструмент, пригодный к использованию в любом бизнесе.

К ним можно отнести:

• Отсутствие некоторых, действительно важных, для вас реквизитов. Да, я признаю, что такие реквизиты возможны.
• Не достаточно удобный интерфейс.
• Нюансы использования, на разных устройствах.
• Быстродействие.

Но большинство этих проблем можно решить тщательным подбором решения, ну и конечно любая система обладает возможностью кастомизации под клиента, тут только вопрос цены.

Предоставляемые продукты – это передовой опыт автоматизации бизнес процессов заключенный в программный код – пользуйтесь им.

Кроме того, используя типовые системы автоматизации бизнес процессов, вы сможете оценить эффективное или не эффективное влияние автоматизации на ваш бизнес. И сделаете это с относительно малыми затратами.

А теперь давайте обсудим реальные причины «краха бизнеса»

Все эти причины, лежат в желании произвести интенсивные изменения в бизнесе, повысить его эффективность, но чужими руками без своего вмешательства и естественно без личной ответственности.

А возможно просто, не желание изменений, а проект автоматизации используется как оправдание: «Вот старались, но не получилось».

Некоторые причины провалов автоматизации проектов:

1. Негативное отношение к мнению внедренцев 1с или SAP: «Кто они такие, такие, советовать нам изменять наши бизнес-процессы…». И это даже на руку внедренцам, делать то, что уже сделано, да еще и на веки привязывать к себе заказчика, т.к. кроме конкретного разработчика, уже никто не сможет разобраться в нетиповом коде.
2. Не желание вникать в процедуры, предусмотренные программным продуктом. Тут в принципе, есть логика. Можно сказать, что это не дело высшего руководства, разбираться с программным продуктом. Но ошибка в том, что руководителя проекта внедрения автоматизации бизнес процессов, как правило нет (формально назначенный, это тоже самое). А руководители на местах, как правило реагируют на автоматизацию, так: «Ладно, так и быть, сделайте как есть и не приставайте». Это путь в никуда!
3. Наличие «священных коров» таких сотрудников, которые способны противостоять любым новациям, даже спущенным с самого верха. В конечном итоге высшее руководство, встает на сторону «коров» и сливает проект автоматизации бизнес процессов.
4. Не желание элементарно навести порядок и обозначить кто за что отвечает, переломив все отговорки типа: «Нам некогда заниматься писаниной».

Резюме

В целом, конечно же, автоматизация бизнес процессов – сложный и ответственный процесс, в котором должны быть задействованы лучшие силы как компании заказчика, так и компании внедренца. А к выбору системы автоматизации бизнес процессов, надо подходить взвешенно и скрупулезно.

Но, для мелкого и среднего бизнеса автоматизация процессов должна основываться, на стандартных решениях, а крупные компании возможно позволят себе собственные кастомизированные разработки с целью получения максимальной выгоды от внедрения.