Több mint 15 év telt el azóta, hogy a menedzsment folyamatok dokumentumtámogatásával foglalkozom. Ebben az időszakban volt szerencsém hazánk legnagyobb szervezeteiben dolgozni, és fejleszteni képesítési szintjeimet mind az elméleti tudás területén, mind a gyakorlatban. De itt van az, ami sohasem szűnik meg ámulatba ejteni: miért kap ilyen jelentéktelen helyet a dokumentumokkal való munka az innovatív és dinamikus fejlődésre koncentráló szervezetekben, miért van olyan vélemény, hogy „mindent” a titkárra lehet bízni?

És jó, ha egy nagy „S” betűs titkárról van szó, aki magasan képzett és képes a teljes irodai munkafolyamatot a szervezetben felépíteni, figyelembe véve a tevékenységek teljes körű dokumentációs támogatását, valamint egyéb problémák megoldását. a vezető szervezeti támogatásáról. De ez inkább kivétel a szabály alól.

Jelenleg az üzleti jólét alapja annak fejlesztése, ami a dokumentumáramlás elkerülhetetlen növekedését jelenti mennyiségi és minőségi szempontból, és új megközelítéseket igényel a szervezet tevékenységeinek dokumentációs támogatása és további erőforrások terén. El kell ismernünk, hogy a korábban kialakult megnevezések, így a munkakörök és a funkciók is rendszeresen frissülnek, de nagyrészt nem felelnek meg a modern igényeknek. Ugyanakkor a vezetési tevékenységek szervezeti támogatására egyáltalán nincsenek szabványok.

De a pozitív dinamika már kialakult. Napjainkban sok olyan szervezet, amely iparágában vezető pozíciók megszerzésére összpontosít, dokumentumkezelő rendszereket vezet be, ezáltal versenyelőnyt biztosítva. Ugyanakkor gyökeresen megváltozik a dokumentumkezelési funkció fontosságának megítélése: a kisegítő szerep helyett stabil attitűd alakul ki hozzá, mint üzleti folyamathoz. Fontos, hogy ezt az ötletet közvetítse szervezete felső vezetése felé, még ha nem is először.

Az ügyintéző, titkár, irattáros, recepciós (titkárság), személyi asszisztens, óvodai nevelési-oktatási intézményi szolgálatvezető stb. szakmákat funkcionálisan egyértelműen el kell különíteni, és azt is érteni kell, hogy a felsoroltak mindegyikében a sikeres munkavégzés érdekében esetekben különböző képesítésekre van szükség. Gyakran a szervezetek vezetése ezeket a szakmákat azonosnak és megközelítőleg azonos funkcionalitásúnak érzékeli: „tea-kávé, telefon, papírok”. De minden szakma jelentősen különbözik, és speciális ismereteket és készségeket igényel. Csakúgy, mint a „dokumentumkezelés” folyamata ma már sokkal tágabb annál, ahogyan az ettől távol állók érzékelik: az ő szemükben gyakran a „bejövő és kimenő” regisztrálásán múlik. Az ilyen sztereotípiákat is szisztematikusan át kell alakítani.

Ezt olyan magasan képzett szakember végezheti, aki ismeri a dokumentációtámogatásra vonatkozó hatályos állami követelményeket, és rendelkezik kompetenciával a dokumentumtámogatási folyamatok logikájának felépítéséhez, figyelembe véve az adott szervezet sajátosságait. A sikeres nagyvállalatokban általában egy ilyen szakember vezeti a megfelelő osztályt, függetlenül attól, hogy mi a neve: titkárságvezető, üzletvezető, óvodai nevelési szolgálat vezetője stb.

Használjon nemzetközi és hazai szabványokat!

Nem véletlen, hogy egy szervezet irányítási rendszerének értékelésénél lényeges kritériumok a dokumentumkezelési követelmények és szabványok, ezeket a követelményeket minden nemzetközi vezetési minőségi rendszer tartalmazza. „A modern koncepciók egyrészt a minőséget tekintik a versenyképesség és a fenntartható vállalkozás kialakításának fő tényezőjének, másrészt hangsúlyozzák a közvetlen kapcsolatot a vállalkozás termékeinek/szolgáltatásainak minősége és tevékenysége megszervezésének minősége között. ” Ennek az ISO 9001-es szabványsorozaton alapuló üzenetnek egyértelműnek kell lennie a szervezet vezetése és a cégtulajdonosok számára. Ezután folytathatja azzal, hogy egy szervezet irányítási rendszerének értékelése során lényeges szempont az, hogy megfelel-e a szabványok követelményeinek, pl. a dokumentumkezelés területén.

És itt teljesen egyetértek Vera Iritikova véleményével, amelyet néhány hónappal ezelőtt kifejtett a magazin oldalain: „Ha információt kell kapnia arról, hogyan dolgoznak a dokumentumokkal külföldi országokban, hogyan oldják meg a dokumentumokkal kapcsolatos problémákat, mi az az „idegen” papírmunka szintje, akkor mindenekelőtt az ISO szabványokat érdemes tanulmányozni, mert Ezek azok, amelyek általánosított formában tartalmaznak információkat a dokumentumokkal való munka fontosságának modern (egyes országokban már elért, más országokban kívánatos) megértési szintjéről és a szervezéssel szemben támasztott optimális követelményekről.

Az egyik nemzetközi ISO-szabványt lefordították és hazai szabványként fogadták el - ez a GOST R ISO 15489-1-2007 „Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Dokumentum kezelés. Általános követelmények".

A minőségirányítási elvek és a szabványok ajánlásainak önkéntes elfogadásával a szervezetnek megfelelő minőséget kell biztosítania nemcsak a Szervezeti szabályzatban rögzített területeken, hanem a dokumentumkezelésben is. Ezt a célt úgy érhetjük el, hogy a szervezet vezetése sokféle eszközt fejleszt és biztosít – a dokumentumok létrehozásától és azok végrehajtásának nyomon követésétől a szervezeti tevékenységek irányításáig, a hosszú távú fejlesztési stratégia kialakításától az egyszerű alkalmazások feldolgozásáig.

Hogyan optimalizálhatja a munkáját?

A szervezet tevékenységeinek dokumentációs támogatási funkciói általában egy külön szerkezeti egységben összpontosulnak. Cégünknél az Ügyvitel (továbbiakban: Osztály) dokumentációt támogató osztályára vannak besorolva. Cégünk értéke a korszerű, mobil felső vezetés, ezért az Osztály egyik feladata, szervezetünk földrajzilag megosztott felépítését figyelembe véve egy kompetenciaközpont létrehozása és a munkatársak képzése volt (beleértve a titkárnőket és az ellátó szakembereket is). a szervezési és dokumentációs támogatás első vonala a vezetőségnek és a céges recepción). Ezek az alkalmazottak felelősek az irodai munkáért, kísérik a menedzsment tevékenységét a központi irodában és a fióktelepeken a modern nemzetközi szabványoknak megfelelően.

Az osztály szakembereinek kibővített funkciói a következők:

1. szervezési támogatás keretében:
   • az azonnali kommunikáció és a mini-alközpont (call center) használata;
   • látogatói bérletkérelmek feldolgozása, jóváhagyásra küldése, beléptetési rendszerbe;
   • értekezletek lebonyolítása / üzleti tárgyalások biztosítása (6 külön foglalási rendszerrel felszerelt tárgyalóterem);
   • alkalmazások terjesztése járművekhez;
   • postai küldemények nyilvántartása és expressz kézbesítés;
   • rendezvények szervezési támogatása (igazgatóság, ülések az elnökkel) a rendezvényre vonatkozó követelményeknek megfelelően;
   • a fióktelepek és kezelt társaságok telefonkönyveinek, címeinek és elérhetőségeinek időben történő frissítésének biztosítása;
   • a vezetőségtől kapott hatósági megbízások elvégzése;
   • szállodák foglalása, járművek, vasúti és repülőjegyek rendelése a főigazgató és helyettesei számára;
   • folyóiratok, előfizetéses kiadványok átvétele, kézbesítésének ellenőrzése (vezetői asztalra szállítás);
   • Kávésnői szolgáltatások;
2. dokumentációs támogatás keretében:
   • a levelezés regisztrálása és terjesztése az EDMS-ben;
   • E-mail feldolgozás;
   • az adminisztratív dokumentumok tervezetének első ellenőrzése és megjegyzések generálása;
   • Vezetői értekezletek előkészítése és rögzítése;
   • a vezetői értekezletek jegyzőkönyveinek végrehajtásának koordinálása, terjesztése és nyomon követése az EDMS-ben;
   • az adminisztratív dokumentáció nyilvántartásba vétele és elosztása az EDMS-ben;
   • utazási igazolások, utazási megrendelések regisztrációja az 1C szoftvercsomagban a szervezet minden alkalmazottja számára;
   • figyelemmel kíséri a vezérigazgatói utasítások végrehajtását az adminisztratív dokumentumok szerint;
   • egység dokumentációjának elkészítése az EDMS archívumába történő iktatáshoz;
   • módszertani segítségnyújtás dokumentációs kérdésekben és szabályozási támogatás stb.

Az EDMS bizonyos funkciói a dokumentumok keresése, a dokumentumtervezetek elkészítése, az eredeti példányok feldolgozása és további feldolgozása során közvetlenül az osztályokon valósulnak meg, ami különösen lehetővé teszi a dokumentumtervezetek gyors elkészítését, lehetővé teszi a vállalati alkalmazottak, de legfőképpen a vezetők önálló működését. a terjesztési jogosítványoknak megfelelően üzleti levelezést folytat stb. Az előadók és menedzserek egykori függetlensége jelentősen lehetővé tette csökkentsük osztályunk létszámát. De annak elkerülése érdekében, hogy a helyzet kicsússzon az irányítás alól, a folyamatot irányítani kell, és kényelmes mechanizmusokat kell kínálni a felhasználóknak a nem szándékos hibák kiküszöbölésére irányuló beépített műveleti algoritmussal. Ehhez fejlesztésre és minőségi tananyagok (szabályzatok), valamint EDMS megvalósítása.

1. példa

A „Főigazgatói ügyviteli okirat kiállítása” folyamat keretében a funkciók megosztása a Főosztály és más részlegek dolgozói között

Show összecsukása

A legegyszerűbb példát adom - az általános igazgató szabványos adminisztratív dokumentumának (a továbbiakban - RD) közzététele az EDMS segítségével. Az eljárás a következő:

• Végrehajtó: az RD projekt létrehozása sablon segítségével az EDMS-ben.
• Osztály alkalmazottja: az RD-re megállapított szabályok betartásának kezdeti ellenőrzése, a projekt regisztrációja vagy felülvizsgálatra történő visszaküldése.
• Jóváhagyó személyek: a projekt jóváhagyása vagy észrevételek küldése.
• Előadó: hozzászólások feldolgozása; jóváhagyás irányába.
• Osztály munkatársa: a jóváhagyási eljárás helyességének ellenőrzése, észrevételek megtétele.
• Aláíró: aláírás vagy visszaküldés felülvizsgálatra.
• Osztály munkatársa: iratnyilvántartás, lebonyolítási feladatok elosztása, ellenőrzésre benyújtás, portálon való közzététel.
• Végrehajtó az RD nevében: jóváhagyott dokumentum átvétele végrehajtásra, maga a végrehajtás, jelentés megküldése az Osztálynak.
• Osztály munkatársa: rendelésenkénti ellenőrzési feladatok kialakítása, jelentések fogadása, feldolgozása, ellenőrzés alóli kivonás, áthelyezés az operatív archívumba.

A kijelölt munkák elvégzésének lehetőségének biztosítása érdekében:

1. Divíziónkban e folyamatok megszervezésében szakmai tudással és tapasztalattal rendelkező munkatársak dolgoznak
2. kidolgozásra került a dokumentációs támogatás folyamatkezelési koncepciója, amely tartalmazza az irodai munka belső szabályzatát és az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) használatát.
   A dokumentációt támogató és vállalatirányítási rendszer olyan előírásokat tartalmaz, amelyek meghatározzák az eljárást és az alábbi folyamatok felelőseit:
   • folyamat "levelezés";
   • az „adminisztratív dokumentáció” feldolgozása;
   • a „vezetési döntések végrehajtásának nyomon követésének” folyamata;
   • folyamat „a menedzsment dokumentációs támogatása”;
   • alkalmazkodási eljárás (utasítások az EDMS-ben való munkavégzéshez új alkalmazottak számára);
   • kezelési dokumentációs sablonok és mozgásuk útvonalai;
   • recepciós munka koncepciója (megjelenési, kommunikációs, beosztási követelmények);
   • az Ügyosztály minden dolgozójának munkaköri leírását.

A meglévő személyzet magas foglalkoztatottsága és állandó hiánya esetén a vállalat minőségi dokumentációs támogatásának legfontosabb tényezői:

1. a dokumentumokkal való munkavégzés egységes szabályainak egységesítése, kialakítása, a dokumentációs folyamatok automatizálását biztosító munkaeszközök felállítása;
2. a területek elkülönítése a dokumentumokkal végzett műveletek végrehajtásához;
3. határidők kitűzése az egyes műveletekre.

Az egyik ilyen eszköz volt az automatizált vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS). Az EDMS bevezetése a fenti eszközök keretein belül 2009-ben történt meg a cégnél, ez lehetővé tette az iratfajták ellenőrzésével, csökkentésével az iratforgalom csökkentését, valamint osztályunk létszámának 2012-ig 2009-es szinten tartását..

A cég azonban fejlődik, és 2012-ben az osztályunk „túlterheltsége” nyilvánvalóvá vált a hétköznapi alkalmazottak és az osztályvezető számára. Felmerült a kérdés: hogyan lehet ezt az üzenetet eljuttatni a menedzsmenthez a 2013-as erőforrás-tervezés előtt?

Hogyan bizonyítható, hogy ideje növelni a létszámot?

Ha az Ön osztályának nincs elegendő létszáma, akkor egyáltalán nem szükséges, hogy a személyzeti osztály maga „látja” ezt és megoldja a problémát. Mint tudják, a fuldoklók megmentése maguknak a fuldoklóknak a munkája. Ezért egy olyan egyszerű megközelítést javaslok, amelyet egy osztályvezető alkalmazhat annak érdekében, hogy egyrészt saját maga is megértse a helyzetet, másrészt tények álljanak rendelkezésére a döntések meghozatalához és a felsőbb hatóságoknál való vitához.

Az osztály dolgozóinak minden funkciója azonosítható, megfogalmazható, időben mérhető és táblázatban leírható. A keletkezett bizonylatok átlagos mennyiségi mutatói az egyes bizonylattípusok nyilvántartási nyilvántartásaiból származnak. Jobb, ha az összegyűjtött adatokat Excelbe viszi át a későbbi számításokhoz (lásd a 2. példát).

A 2. példában megadott számítás alapján kiderül, hogy a rendelkezésre álló 3 fő nem elegendő a kijelölt funkciók ellátására, mert A számítás már tükrözi az egyes alkalmazottak százalékos terhelési többletét, amely több mint 100%. Ennek megfelelően a negatív következmények elkerülése érdekében a számok növelésére van szükség. A következőket is figyelembe kell vennie:

• Mit az új munkavállalónak legalább 3 hónapig adaptáción kell átesnie és elsajátítania a szükséges funkciókat, mielőtt teljes kapacitással kezdene dolgozni;
• a dokumentumforgalom tervezett éves növekedése (cégünknél ez kb. 30%);
• A kompetenciák fejlesztéséhez forrás kell, a sikeres cégek folyamatosan új technológiákat, szabályokat vezetnek be.

Így a jövő év eleji új munkatárs felvételekor osztályunkra 2013. március 30-ig reménykedhetünk adaptációs időszakának sikeres befejezésében. Azok. Körülbelül ezen időpont után beszélhetünk egy új munkavállaló teljes körű bevezetésének és az önálló munkavégzés lehetővé tételének lehetőségéről, a funkciók megfelelő elosztásáról a személyzet között, a normát meghaladó terhelési tényező kizárásával.

Szeretném megjegyezni, hogy az állami szabályozás olyan képleteket tartalmaz, amelyeket a HR osztály szakembereinek kell használniuk a szervezet teljes létszámának kialakításakor. Sőt, a képletek is tartalmazzák speciális együtthatók, amelyek figyelembe veszik a személyes szükségletekre fordított időt, a munkahely karbantartását, pihenését stb. hiányzási arány, amit a munkáltató ritkán vesz figyelembe. Azok. Az alkalmazottak leterheltségének megtervezésekor a munkáltató nem veheti figyelembe, hogy a hivatali feladatok ellátásának ideje alatt minden munkavállalónak tervezett pihenőidőt kell biztosítania, feltétlenül szabadságra megy és betegszabadságot vehet ki. Ilyen esetekben a többletterhelést rendszerint más munkavállalókra kell osztani, akik viszont:

• vagy tartalékolni kell a „szabad” munkaidőt,
• vagy a járulékos terhet ennek megfelelően dokumentálni kell, és a felek megállapodása alapján ki kell fizetni (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 151. cikkével összhangban).

Nem vettünk bele ilyen további együtthatókat a számításunkba, hanem a „tiszta” terhelést mértük, így meg kell értenie, hogy annak valós mérete nagyobb, mint a 2. táblázatban megadott mutatók.

Ezenkívül a feltüntetett számításban eltérés van a munkavállalói motiváció elveivel, mert A jelenlegi leterheltség miatt nehéz bevonni az alkalmazottakat a szolgáltatások minőségének javításába, a képzésbe és a mentorálásba, a felcserélhetőségbe, valamint a vállalati kultúra értékei iránti elkötelezettségbe.. Minden alkalmazottnak elképzelése kell legyen készségeik fejlesztésének és javításának lehetőségéről, összpontosítva a magas termelési mutatók elérésére, aminek köszönhetően a vállalat szolgáltatásainak minőségének fejlesztése és javítása folyamatosan történik, évről évre haladva. minőségi szintek. De a 2. példában leírt munkaterhelés mellett kijelenthető, hogy nincs erőforrás a munkavállalói kompetenciák fejlesztésére.

Következtetések:

1. A számok nyelve a modern vezetők számára a legérthetőbb érvvé válik, éppen ellenkezőleg, a túlterhelt személyzetre vonatkozó homályos panasz absztraktnak tűnhet. Ezért megfogalmaztuk a funkciókat és kiszámítottuk a meglévő személyzet terhelését. Ugyanezt az utat követheti.
2. Az elért eredmények sikeres fejlesztésének szükséges feltétele a jövőbeli időszakokra vonatkozó munka helyes megtervezése, ezért a fenti számítást azért végeztük el, hogy egyértelműen bemutassuk a funkciók számának vagy a dokumentumok mennyiségének növekedésének közvetlen függőségét. áramlás a bevont szakszemélyzet számáról, akik átvállalják a vállalat dokumentációs támogatásáért felelős kompetenciaközpont fő feladatát.
3. Ha nem hozható időben pozitív döntés a létszámbővítésről, akkor felül kell vizsgálni a munkavállalói funkciók listáját, és a normát meghaladó funkciókat ki kell zárni belőle, hogy elkerülhető legyen a jogi kockázatok és a munkaerő helytelen nyilvántartásából eredő negatív következmények. az alkalmazottakkal való kapcsolattartás, valamint a szervezet vezetésének minőségi dokumentációs támogatásának csökkenése.

Lábjegyzetek

Show összecsukása

A munkaügyi jogszabályok meglehetősen egyértelműen szabályozzák a munkaszerződés megkötésének és új munkavállalók felvételének eljárását. Ezek a garanciák mind a munkavállaló, mind a munkáltató jogainak védelmét célozzák, és a felek megállapodása alapján nem módosíthatók. Az egyetlen kivételt a szövetségi törvények képezik, amelyek az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvével összhangban meghatározhatják e jogviszonyokban résztvevők jogállását.

A munkáltató által megtett előzetes intézkedések

A szükséges munkaerő kiválasztása érdekében a munkáltató számos tevékenységet végez, amelyek célja a szükséges munkavállalók megtalálása és kiválasztása. Az ilyen akciók a médiában történő hirdetések elhelyezésével, különböző munkaerő-közvetítő cégek közvetítői szolgáltatásainak igénybevételével, vagy az állami foglalkoztatási szolgálat megkeresésével hajthatók végre.

A munkáltatónak joga van önállóan kiválasztani a számára szükséges alkalmazottakat, attól függően, hogy az utóbbi rendelkezik-e a szükséges üzleti tulajdonságokkal. Ugyanakkor az üzleti tulajdonságok alatt szakmai tapasztalatot, képességeket, egészséget és bizonyos munkavégzésre való képességet kell érteni. A munkáltatóválasztás szabadságát a fennálló bírói gyakorlat is megerősíti.

Jogi szempontból kizárt a munkáltatóra nehezedő nyomásgyakorlás a meglévő üres álláshelyek betöltésével és a munkaszerződés megkötésével kapcsolatos döntések meghozatalakor. Így a munkavállaló felvétele nagyobb mértékben a munkáltató érdekeit szem előtt tartva történik.

Garancia a jelentkezőknek

A felvett munkavállalók jogainak védelme érdekében a törvény számos kötelezettséget és korlátozást ír elő a munkáltatók számára az új munkavállalók felvételi eljárása során. Például tilos indokolatlanul megtagadni a pályázók foglalkoztatását, vagyis a jelölt üzleti tulajdonságainak figyelembe vétele nélkül és a hatályos jogszabályok előírásaival ellentétes megtagadás jogellenes lesz.

A felvételi eljárás során a jelöltekkel szembeni bármilyen megkülönböztetés törvénytelen.

Mivel a kérelmező kérésére a munkáltató köteles az elutasítás okát írásban megindokolni, a jogsértés fennállása esetén az elutasítás ellen bíróságon lehet fellebbezni.

Ami a munkáltató felelősségét illeti, vannak olyan esetek, amikor az egyes munkavállalók felvétele kötelező. Például bizonyos esetekben kvótát állapítanak meg a fogyatékkal élők befogadására, pl. meghatározzák a munkakörök minimális számát, ezek betöltéséhez munkaszerződést kell kötni a megváltozott munkaképességűekkel.

A felvételi eljárás előkészítő szakasza

Munkaviszony nyilvántartása

1. Pályázat állásra. A kialakult gyakorlat szerint a munkaszerződés megkötése előtt a leendő munkavállaló írásban, felvételi kérelemmel fordul a munkáltatóhoz. Arra a kérdésre azonban, hogy kötelező-e az állásjelentkezés a felvételi eljárásban, teljesen egyértelmű a válasz. Ez a szabály a legtöbb esetben a szovjet múlt visszhangja. Ma a munkajog a legtöbb munkáltató számára nem tartalmaz ilyen kötelezettséget. A munkavállalási kérelem kötelező benyújtása csak állami és önkormányzati szolgálatra történő jelentkezéskor biztosított. Egy ilyen dokumentum azonban hasznos lehet próbaidős állás elfogadásakor, mivel a kérelemben a munkavállaló rögzíti az elfogadás ilyen feltételéhez való hozzájárulását.
2. A kollektív szerződés és a munkáltató helyi szabályzatának megismerése. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 68. cikke előírja a munkáltató kötelezettségét, hogy aláírás ellenében megismertesse a munkavállalóval a tevékenységét szabályozó összes dokumentumot. Ezt a megismertetést a szerződés szerinti foglalkoztatás formálissá tétele és a munkaszerződés aláírása előtt kell elvégezni. A dokumentumok listájának tartalmaznia kell: munkaköri leírást; belső munkaügyi szabályzat; a munkaügyi feladatokhoz kapcsolódó helyi előírások; kollektív megállapodás.
3. Munkaszerződés megkötése. A jogalkotó előírta a kötelező írásos forma betartását a munkaszerződések megkötésekor (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 67. cikke). Az ilyen dokumentumot két példányban állítják ki, amelyek közül az egyiket aláírás után a munkavállaló, a másikat a munkáltató kapja meg. Javasoljuk, hogy a munkáltatónál maradó példányt egy megjegyzéssel jelöljék meg, amely jelzi, hogy a munkavállaló megkapta a második példányt. Így a Kbt.-ben foglalt feltételek teljesülése. 67 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Valójában a munkaszerződés megkötésétől kezdve jogviszony keletkezik a munkavállaló és a munkáltató között. Ez a szabály azonban módosítható, ha a munkavállaló a munkáltató hozzájárulásával ténylegesen elláthatta hivatali feladatait, de a jogviszonya nem volt megfelelően formálva.
4. A munkaszerződés tartalma. Ennek a megállapodásnak tartalmaznia kell az Art. 1. és 2. részében előírt kötelező információkat és feltételeket. 57 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Ha a jelen cikkben foglalt követelmények valamilyen okból nem teljesülnek, ez a körülmény nem ad alapot a szerződés meg nem kötöttként való elismerésére. A megállapodást ki kell egészíteni a vonatkozó hiányzó információkkal és feltételekkel. Fontos megjegyezni, hogy az információkat a szerződés szövege tartalmazza, és a feltételeket külön dokumentum formájában állítják össze. Szintén az Art. 4. részével összhangban. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikke értelmében a munkaszerződés további feltételeket tartalmazhat. Itt beszélhetünk a munkavégzés helyének tisztázásáról, próbaidő megállapításáról stb.
5. Bejegyzés. A teljes felelősségi és munkaszerződések aláírása után azokat megfelelően rögzíteni kell az ellenőrzési nyomvonalon.
6. A munkába való átvétel sorrendje. Miután mindkét fél aláírta a munkaszerződést, a munkáltató megfelelő utasítást ad ki. A megrendelés nem térhet el a szerződésben rögzített feltételektől, és tartalmaznia kell a felvétel alapját.
7. Ismerkedés a rendeléssel. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 68. cikkének követelményeivel összhangban a munkavállalónak a munkába való tényleges visszatéréstől számított három napon belül meg kell ismernie a kiadott utasítást.
8. Munkakönyv regisztráció. A fenti lépések elvégzése után a személyzeti szolgálat megkezdheti a munkavállaló munkakönyvének feldolgozását. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 66. cikke értelmében minden érintett munkáltató köteles megőrizni a munkakönyveket minden olyan munkavállalóról, aki a fő munkahelyén több mint öt napig dolgozott. Ha a munkavállaló nem rendelkezik munkakönyvvel, a munkáltató köteles azt saját költségén kiállítani. A vállalkozásnál dolgozó személyek összes munkakönyvének adatait be kell vezetni a könyvbe, hogy rögzítsék a munkafüzetek mozgását és a hozzájuk tartozó betéteket.
9. Munkavállalói személyi igazolvány. A vállalat személyzeti szolgálata minden alkalmazott számára személyi kártyát állít ki, amelybe be kell írni a munkavállalóra vonatkozó összes információt. Ebben a dokumentumban is aláírja a munkavállaló, hogy ismeri a munkakönyvbe tett bejegyzést. A személyi kártyák a munkáltató által meghatározott módon regisztrációhoz kötöttek.
10. Magánvállalkozás. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve nem írja elő a személyes ügyek fenntartásának kötelezettségét a legtöbb munkáltató számára. A törvényben meghatározott esetekben azonban továbbra is el kell végezni a személyes iratok nyilvántartását és karbantartását. Ez vonatkozik például az állami és önkormányzati alkalmazottak, ügyészek és bíróságok nyilvántartására.

Az új munkavállaló regisztrációs eljárásának befejezése után figyelnie kell korábbi munkahelyére. Mert ha az új munkavállaló korábban állami vagy önkormányzati alkalmazott volt, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 64.1 cikke előírja, hogy a korábbi munkáltatót 10 napon belül értesíteni kell a foglalkoztatás tényéről.

Az új alkalmazottak felvételének szükségességének indoklása

2010 végén az Avangard Electro LLC vezetése úgy döntött, hogy további pozíciókat vezet be a világítástechnikai divízióban. A döntés motivációja az volt, hogy az osztály funkcionális mátrixát (lásd 3. sz. melléklet) elkészítsék, és a magas szint helyett feltárják az osztály elégtelen hatékonyságát a meglévő munkatársak túlterheltsége, vagy a rájuk nem jellemző további funkciók ellátása miatt. -a közvetlenek minőségi megvalósítása (2. táblázat).

2. táblázat: Az Avangard Electro LLC funkcionális személyzeti hiányosságainak elemzése

	Negatív tényező		Eredmény	Változás szükséges
	A vezetők által elkövetett hibák az adásvételi tranzakciók teljes körű ellenőrzése során	A menedzserek napi tervet kapnak a „hideg” és „meleg” kapcsolatok kialakítására. Ha a terv nem teljesül, büntetést szabnak ki.	Árumennyiséggel, szállítási időkkel kapcsolatos hibák elkövetése, számlahibák miatt	Új munkatárs (üzemeltető) beépítése a stábba, aki napi szinten biztosítaná a szükséges számú „hideg” kapcsolatfelvételt, és csak akkor, ha termékre van igény.
	Negatív tényező		Eredmény	Változás szükséges
szankciókat. Vannak napok, amikor a menedzser túlterhelt az ügyfelek kéréseivel, és nincs ideje befejezni a kapcsolati tervet, de kénytelen megtenni, miközben csökkenti a tranzakciók befejezésének idejét.	korábban indokolt sietség	potenciális ügyfél megkeresése - kapcsolat a megfelelő vezetővel
	A területi vezető nem birkózik meg maradéktalanul a feladataival	Ezt elősegíti mind az első ok, mind az a tény, hogy a regionális menedzser egyidejűleg 5 régiót szolgál ki: Krasznojarszk (Krasznojarszk Terület), Tomszk (Tomski Terület), Barnaul (Altáj terület), Kemerovo és Novokuznyeck (Kemerovo régió), Irkutszk (Irkutszki terület) )	Árumennyiséggel, szállítási időkkel kapcsolatos hibák elkövetése, számlahibák a számlákban korábban indokolt kapkodásból	Egy további egység bevezetése a személyzetbe a regionális vezető beosztására, két régió felügyeletének átadásával: Irkutszk (Irkutszk régió), Kemerovo és Novokuznyeck (Kemerovói régió)

Így a cég előtt áll a munkatársak kiválasztása és felvétele a pozíciókra: hívó operátor és regionális vezető.

Az Avangard Electro LLC alkalmazottainak keresése, kiválasztása és felvétele

Az Avangard Electro LLC személyzetének keresése, kiválasztása és felvétele a következőképpen történik:

Egy pozícióra jelentkezők keresésekor elsősorban csak külső forrásokat használnak fel. Fennállásának három éve alatt két alkalommal került sor előléptetésre (vagyis belső munkaerő igénybevételére), de a dolgozók eredeti funkciói továbbra is megmaradtak, ami nem munkakör cserét, hanem megbízást jelez. a személy iránti fokozott felelősséggel járó további felelősségekről.

A személyzet külső forrásokon keresztül történő keresése háromféleképpen történik:

2. Felhívások állásajánlattal a legmegfelelőbb, a weboldalakon már közzétett önéletrajzok felhasználásával.

A személyzet kiválasztásának két szakasza van. Az első szakaszt, amelyben a jelentkezők teljes tömegéből egy 3-5 főre korlátozott csoportot választanak ki, annak az osztálynak a közvetlen vezetője végzi, amelyre a munkavállalóra szükség van. A második szakaszt, amelyben a munkavállaló végső kiválasztására kerül sor, a vállalat igazgatója végzi el. Mindkét szakasz kérdőíveket és interjúkat foglal magában.

A személyzet felvétele munkaszerződés megkötésével történik, 2 hónapos próbaidővel, amely alatt a cég egy meghatározott alkalmazottja képezi és felügyeli őket.

A funkcionális személyi hiányosságok feltárása kapcsán (lásd 2. táblázat) a vállalkozás két új személyi egység felvételének szükségességével szembesül: egy híváskezelőt és egy regionális vezetőt.

A társaság vezetése minden beosztáshoz írásos felelősségi (funkciók) listát állított össze.

A híváskezelőnek:

1. Naponta 100 hívás kezdeményezése potenciális ügyfeleknek, ebből 50 hívás Novoszibirszk területére és a Novoszibirszk régióra vonatkozik, 50 hívás pedig más régiók területére vonatkozik, amelyekkel a vállalat együttműködik.

2. Vezessen nyilvántartást minden potenciális ügyfélről.

3. Ha egy potenciális ügyfélnek van alkalmazása, állítsa át a megfelelő menedzserre.

4. A vezetők tájékoztatása az ügyfelekről.

A regionális vezetőnek:

1. Jó kapcsolatokat alakít ki az ügyfelekkel a következő régiókban: Irkutszk (Irkutszk régió), Kemerovo és Novokuznetsk (Kemerovo régió).

2. Minőségi adásvételi ügyletek lebonyolítása.

3. Bátorítsa a vásárlókat további és nagyobb vásárlásokra.

4. Havi beszámolók benyújtása a megállapított terv szerint.

A munkaköri kötelezettségek meghatározása után meghatározásra került, hogy a munkavállalóknak milyen szakmai és személyes tulajdonságokkal kell rendelkezniük (3. és 4. táblázat).

3. táblázat: A híváskezelő minőségére vonatkozó követelmények

4. táblázat: Területi vezetői minőségekkel szemben támasztott követelmények

	Minőség	Jellegzetes
Professzionális minőség
		Jól megtervezett, következetes
	Számítógépes ismeretek	Microsoft Office irodai programcsomag ismerete, 200 karakter/perc billentyűzetes gépelési sebesség cirill és latin betűkkel
	Egyéb tulajdonságok	Lelkesedés, képesség a helyes döntések meghozatalára, az eredményekre való összpontosítás
Személyes tulajdonságok
	Oktatás	Másodlagos speciálisból
	Családi állapot	Nem számít
	Egyéb tulajdonságok	Felelősség, szorgalom

A közvetlen személyzeti kiválasztási folyamat három szakaszban zajlott.

Az első szakaszt a cég igazgatója végezte. Az elsődleges kiválasztási módszert – a kérdőíveket – alkalmaztuk. A menedzser áttekintett több, a honlapon közzétett önéletrajzot www.e-rabota.ru ennek eredményeként jelölték ki az előzetes jelölteket a híváskezelő és a területi menedzser pozíciókra. A teljes listáról az operátori posztra 8 és a regionális menedzser posztra 10 jelentkező vállalta, hogy részt vesz a kezdeti interjún (ami az Avangard Electro LLC elsődleges kiválasztás lényege). Minden jelöltnek meghatározott látogatási időt jelöltek ki.

A kiválasztás második szakaszát a világítástechnikai osztály vezetője végezte. Ez egy előzetes interjúból állt, amelyen a pályázóknak elmondták a számukra felajánlott munka lényegét, valamint kérdéseket tettek fel mindkét pozícióra:

történet a korábbi munkahelyekről;

munkahelyváltási döntés indoklása;

milyen életcélokat szeretne elérni az ember;

A világítási osztály vezetője kötetlen beszélgetés eredményeként intuitív módon meghatározta, hogy az illető mennyire alkalmas vagy nem az adott pozícióra.

A számítógépes munkavégzés képességét, a Microsoft Office szoftvercsomagban való jártasságot és a gépelési sebességet nem tesztelték, hanem szóban határozták meg. Vagyis nem volt tesztelés. Az iskolai végzettség, az életkor, a családi állapot meghatározása a felmérési módszer (CV) alapján történt.

A kezdeti kiválasztás eredményeként a világítási osztály vezetője 3 főt híváskezelői, 2 főt regionális vezetői munkakörbe választott ki. Ezeket az embereket másnap visszahívták egy második interjúra a cég vezetőjével. A többiek felhívták őket, hogy megtagadták tőlük a pozíciót.

A kiválasztás harmadik szakaszát a cég igazgatója végezte. Az interjú szituációs jellegű volt. Azaz az igazgató nem általános kérdéseket tett fel a jelölteknek, hanem munkahelyzeteket teremtett, és arra kérte a jelentkezőket, hogy mondják el saját megoldásukat. A pályázók gyakorlati problémákra adott reakciói és az általuk javasolt megoldások eredményeként az Avangard Electro LLC vezetője minden pozícióra egy jelöltet választott ki. Mindegyikük 2 hónap próbaidőt kapott.

A cég létszámtáblázatában 1. kategóriás tervezőmérnök állás van 15.000.00 rubel fizetéssel, de 3. kategóriás tervezőmérnököt szeretnének felvenni 12.000.00 rubel fizetéssel. Hogyan lehet ilyen esetben alkalmazottat felvenni?

Ebben az esetben módosítani kell a létszámtáblázatot, majd az általános módon formalizálni kell a munkavállaló felvételét.

Ha a munkáltató új munkavállalót szeretne felvenni egy olyan pozícióba, amelyre változtatást tervez, és a szervezetben senki más nem tölt be ilyen pozíciót, akkor a létszámtáblázatot az általános módon kell módosítani. Ez egy nap alatt megtehető, és ugyanazon a napon vagy később azonnal fogadhatja az újonnan érkezőt új feltételekkel.
Kétféleképpen módosíthatja a jelenlegi létszámtáblázatot:

Rendelést ad ki a létszámtáblázat módosítására;

Készítse el a létszámtáblázatot az új kiadásban, és hagyja jóvá a megfelelő sorrendben.

Indoklás

A helyzetből

Nina Kovyazina

Milyen feltételekkel lehet új munkavállalót felvenni a létszámtáblázat változásának időszakában?

A helyzetre többféle megoldás is kínálkozik a munkáltató konkrét feltételeitől és érdekeitől függően.

A létszámtáblázat a szervezet helyi aktusa, amely rögzíti a strukturális felosztások, beosztások listáját, a személyzeti egységek számát, a hivatalos fizetéseket, juttatásokat és a havi bérjegyzéket. Ez a dokumentum a szervezet jelenlegi állapotát tükrözi, és szükség szerint változtatásokat kell végrehajtani (). A változás oka leggyakrabban a szervezetben bekövetkezett szervezeti vagy technológiai változások. Általában az ilyen változtatásokat legalább két hónapos felmondási idővel kell bevezetni az érintett munkavállalók felé ().

Ha a munkáltató új munkavállalót szeretne felvenni egy olyan pozícióba, amelyre változtatást tervez, és a szervezetben senki más nem tölt be ilyen pozíciót, akkor a létszámtáblázatot az általános módon kell módosítani. Ez egy nap alatt megtehető, és ugyanazon a napon vagy később azonnal fogadhatja az újonnan érkezőt új feltételekkel.*

Példa új alkalmazott felvételére a személyzeti változások időszakában

Az Alpha LLC szervezet személyzeti táblázatában két alkalmazotti pozíció található a „könyvelő” pozícióra, 60 000 rubel fizetéssel. Az egyik egység üres. A könyvelő munkaköri feladatai közé tartozik többek között a pénzkezelés. A szervezeti munka hatékonyságának növelése érdekében szervezeti változásokat és egy külön „Pénztár” beosztás bevezetését tervezik a létszámtáblázatba. Ennek megfelelően a könyvelőnek a készpénzes munka elvégzésével kapcsolatos felelőssége megszűnik, és a munkateher csökkentése a fizetés 50 000 rubelre történő csökkentését vonja maga után.

Annak érdekében, hogy a változtatások bevezetése ne akadályozza a meglévő állás betöltését, és az újonnan érkező új feltételekkel azonnal fel lehessen venni, a munkáltató úgy döntött, hogy a könyvelő munkakört teljesen kizárja a létszámtáblázatból, és ezzel együtt bevezeti a könyvelői állást. „Számviteli szakember”, készpénzes munka nélkül, 50 000 rubel fizetéssel. Egy már dolgozó könyvelőt figyelmeztettek állásleépítésére, és felajánlották neki, hogy két hónapon belül áthelyezik egy új „Számviteli Szakember” pozícióba. Ezzel egyidejűleg a második megüresedett könyvelői állást, anélkül, hogy megvárták volna a két hónapos figyelmeztetési idő lejártát, azonnal eltávolították a létszámtáblázatból, és helyére egy új, „Számvitel” álláshelyet vezettek be. Szakember".

Az ilyen változások lehetővé tették a munkáltató számára, hogy azonnal új alkalmazottat vegyen fel új feltételek mellett 50 000 rubel fizetéssel. Annak ellenére, hogy a korábbi feltételek és 60 000 rubel fizetés továbbra is érvényben marad a korábban felvett könyvelőre további két hónapig. A mandátum lejártával az ő beosztása is kikerül a létszámtáblázatból, helyette pedig egy második, „Számviteli Szakember” beosztású egység kerül bevezetésre, ahová a „csökkentett” könyvelő kerül át.

A helyzetből

Nina Kovyazina, az Orosz Egészségügyi Minisztérium Egészségügyi Oktatási és Személyzetpolitikai Osztályának igazgatóhelyettese

Mikor kell befizetni változtatások V szabályos menetrend

A létszámtáblázatot szükség esetén bármikor módosítani lehet, mivel a munkáltató önállóan határozza meg a létszámtáblázat változtatási gyakoriságát és gyakoriságát (Rostrud 2012. március 22-i 428-6. sz. levelének 1. pontja). -1).* A munkaügyi jogszabályok a munkakörök átnevezése, eltérő fizetés megállapítása stb. mellett külön eljárásokkal rendelkeznek, amelyek a létszámtáblázat átalakítását is eredményezhetik. Például létszám- vagy létszámcsökkentés (), szervezeti vagy technológiai változások () stb.

A munkavállaló beosztásának átnevezése és fizetése nagyságának módosítása a létszámtáblázatban a munkaszerződés lényeges feltételeinek megváltoztatását vonja maga után. Ez azt jelenti, hogy a létszámtáblázat módosítása előtt meg kell szerveznie egy másik munkakörbe való áthelyezést (). Azaz átutalási megbízást kell kiadnia a T-5 számú nyomtatványon vagy önállóan kidolgozott formában.

Ezután kössön további megállapodást a munkavállalóval a munkaszerződéshez, és tegyen bejegyzést az áthelyezésről a munkakönyvébe (Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendeletével jóváhagyott szabályok).

Ha szervezeti vagy technológiai okokból adminisztráció kezdeményezésére megváltozik a munkakör vagy a fizetés, akkor az eljárás némileg eltérő lesz. A várható változásokról két hónappal korábban értesíteni kell a munkavállalót. Ha a munkavállaló a megváltozott feltételek mellett nem vállalja a munkát, küldjön neki írásos ajánlatot a képzettségének és egészségi állapotának megfelelő másik munkakörre. Ha nincs ilyen állás, ajánljon fel egy betöltetlen alacsonyabb szintű vagy alacsonyabb fizetésű állást. Ha a munkavállaló visszautasít minden ajánlatot, vagy nincs megfelelő munkája, hivatalossá kell tenni az elbocsátását az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 77. cikke 1. részének 7. szakasza szerint (a munkavégzés megtagadása a munkavégzés feltételeinek megváltozása miatt). a felek által meghatározott szerződés).

Ezt az eljárást az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve írja elő.

Az eljárás végén adjon ki utasítást a létszámtáblázat módosítására. Csatolja a létszámtáblázatot a jelen rendelet módosításaival.* Ismertesse meg a megrendelést a változások által érintett munkavállalók aláírásával.

Példa a létszámtáblázat módosítására

A szervezet igazgatója úgy döntött, hogy a létszámtáblázatban a könyvelő asszisztens pozícióját átnevezi junior könyvelőre, és számos új pozícióval bővíti a termelési osztályt. Ehhez módosítania kellett a létszámtáblázaton. Parancsot adott ki a létszámtáblázat módosítására.

Új pozíció bevezetésekor a személyzeti táblázaton megfelelő módosításokat kell végezni. Ennek oka leggyakrabban termelési igény (átszervezés, tevékenységi kör bővítése).

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.

Ez gyors és INGYEN!

A dolgozók tehermentesítése érdekében új munkakörök is bevezetésre kerülnek: egy alkalmazott gyakran több olyan funkciót is ellát, amelyekért különböző szakemberek felelősek. Például egy könyvelő ezen kívül elvégzi a személyzeti ellenőr vagy a titkár munkáját.

Normatív alap

A személyzeti táblázat a szervezet szabályozó dokumentuma, amely leírja a struktúrát, a személyzetet és az alkalmazottak számát, feltüntetve az egyes pozíciók fizetését (Rostrud 2012. március 22-i levele, 428-6-1).

A Munka Törvénykönyve nem rendelkezik pontos definícióval az okiratról, sőt egyáltalán nem igényli annak karbantartását.

A fő szabályozási jogi aktus, amelyre a létszámtáblázat kitöltésekor összpontosítani kell, az Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i 1. számú határozata a személyi nyilvántartások kezelésében szükséges elsődleges dokumentumok formáinak jóváhagyásáról.

Okok

A létszámtáblázat módosítása a vezető utasítása alapján történik. A projekt előkészítésében HR szakemberek is részt vesznek.

Az igazgató szóbeli utasítást ad az egyes alkalmazottaknak, ennek megfelelően a munkakörök bevezetésére vonatkozó utasítást készítenek, majd a dokumentumot személyes aláírásával erősítik meg.

A munkaköri összetétel megváltoztatásának szükségességét okozhatja a vállalkozásnál végzett munka mennyiségének növekedése, új tevékenységi kör bevezetése, egy szerkezeti egység vagy az egész szervezet hatékonyságát javító intézkedések stb.

Hogyan vezessünk be új pozíciót a létszámtáblázatba 2019-ben?

Az új pozíció bevezetésének eljárása több szakaszból áll, amelyek egyesítik a szervezeti tevékenységeket és a dokumentációt.

Eljárás, lépések és szabályok

A személyzeti egység felvételének szükségességének meghatározása

Ez a legdöntőbb és legnehezebb pillanat az egész eljárás során.

A létszámbővítés mellett erős érvek kell, hogy szóljanak, ezért az egyes feladatok ellátásának színvonalát a leendő pozíció munkakörével kell elemezni.

Először statisztikai információkat kell gyűjtenie a beírt pozícióról (munkatípusok, alkalmazotti funkciók, időköltségek stb.). A számítást az adott munkához előírt gyártási szabványok alapján végzik.

Ha a szervezet nem rendelkezik saját munkaügyi szabványrendszerrel, használhatja a Munkaügyi Minisztérium szabványait.

Példa:

A termelési tevékenység bővülése miatt a társaságnak szüksége volt titkárnőre. Létszámban ilyen üresedés nincs, a titkári feladatokat több alkalmazott látja el.

Becslések szerint egy hónap alatt a szervezet körülbelül:

• 150 egység bejövő dokumentum;
• 160 egység hivatalos levelezés;
• 50 vezetői megbízás;
• 60 kérés a szerződő felektől;
• ezen felül: 100 telefonhívás.

Az iratkezelés és a hívások lebonyolításának bérköltségeinek meghatározásához a Munkaügyi Minisztérium 23. sz.

Ezzel a dokumentummal összhangban a dokumentumokkal való munkavégzés időszabványai a következők:

A funkció végrehajtva	A havonta feldolgozott egységek száma	Óraszabványok	Összesen elköltött
Bejövő dokumentumok	150	0,065	9,8
Hivatalos dokumentumok	160	0,065	10,4
Vezetői megbízások	50	0,08	4
Kapcsolattartás a szerződő felektől	60	0,083	5
Hívások	100	0,2	20
Teljes	520		49,2

Így ha csak a fent felsorolt ​​funkciókat látja el, egy alkalmazott havonta körülbelül 50 órát tölt.

A HR-esek arra kíváncsiak, hogy be lehet-e vezetni 0,25-ös kulcsot az ilyen alkalmazottakra?

Ezt nem tiltja a törvény: a várható munka mennyiségétől függően 0,5, 0,75 vagy 0,25 mértéket lehet megállapítani. Hasonlóképpen ki kell számítania a munkaerőköltségeket munkakategóriák szerint a beírt állásra vonatkozóan.

Ha a munkavállaló jelenlegi leterheltsége meghaladja a havi munkaórák számát, a pozíció bevezetése indokolt.

Új munkaköri leírás készítése

A munkaerőköltségek kiszámítása alapján meghatározzák és kiigazítják az új munkavállaló által elvégzendő funkciók szabványait.

Ezt követően munkaköri leírás tervezet készül.

A vezetőnek címzett feljegyzés elkészítése

Egy adott szerkezeti egységbe új beosztás kerül be, ezért az igazgatónak címzett feljegyzést az osztályvezető ír.

A dokumentumnak részletesen le kell írnia az új álláshely bevezetésének indokait. A megjegyzéshez csatoljuk a munkaköri leírás tervezetét.

Megrendelés kiadása

A dokumentum tartalmazza azt a részleget, amelyre a pozíciót beírják, valamint a fizetés összegére vonatkozó információkat.

Előfordulhat, hogy a megüresedés időpontja nem esik egybe a megrendelés dátumával, így a későbbiekben változtatások történhetnek.

A létszám kiigazítása

Az alkalmazottaknak nem kell aláírásukkor megismerkedniük az újításokkal.

Egy pozícióra

A létszámtáblázat kiigazításának eljárását a Munka Törvénykönyve nem szabályozza. Ha csak egy üresedést ad meg, használhatja a fenti utasításokat.

Így a munkáltató intézkedései a megbízás kiadására, az új munkaköri leírás elkészítésére, a létszámtáblázat megváltoztatására és egy alkalmazott felvételére vonatkoznak.

Osztálynak

Ha a változások széles körben elterjedtek, könnyebben lehet új létszámtáblázatot készíteni. A dokumentumot a személyzeti osztály dolgozza ki, és a vezetés hagyja jóvá.

Hogyan válasszunk címeket?

A Munka Törvénykönyvével összhangban az új állás nevének meg kell egyeznie a törvény által előírt módon jóváhagyott jelenlegi képesítési jegyzékkel (787. sz. RF kormányrendelet).

Ha a bevezetni kívánt pozícióhoz nem kapcsolódnak speciális korlátozások és garanciák, a vezető önállóan meghatározhatja a szakterület nevét, függetlenül attól, hogy ez a név szerepel-e a címtárban vagy sem.

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének két cikke rögzíti a munkakör megnevezésének a referenciakönyvnek és a szakmai szabványoknak való pontos megfelelésének kötelezettségét:

• Művészet. 57 (támogatások és juttatások biztosítása meghatározott pozíciókhoz, korlátozások megléte);
• Művészet. 195,3 (szakmai szabványok alkalmazása).

Dokumentálás

Az állásfoglalási eljárást a törvényben meghatározott eljárás szerint kell formálni.

Ehhez parancsot adnak ki a létszámtáblázat megváltoztatására, munkaköri leírást dolgoznak ki, majd maguk a kiegészítések.

A létszámtáblázat a T-3 formanyomtatvány szerint készül (az Állami Statisztikai Bizottság 1. számú határozatával jóváhagyva). Szükség esetén a munkáltató saját nyomtatványt dolgozhat ki (2013. február 14-i Rostrud 1487-6-1-PG számú levél).

Megrendelések

A pozíció bevezetésére vonatkozó végzésnek nincs szabályozott formája, azonban annak elkészítésekor a Gosstandart R 6.30-2003 követelményei szerint kell eljárnia.

• a dokumentum címében jelezni kell, hogy új beosztás bevezetése miatt az ütemterv módosítása történik;
• Felül van írva a szervezet teljes neve, a megrendelés száma és dátuma;
• a főszöveg utolsó bekezdésének tartalmaznia kell a megbízás végrehajtását irányító személy teljes nevét;
• Alul az igazgató vagy meghatalmazott tisztségviselő írja alá, a jóváhagyást a főkönyvelő vagy a személyzeti szolgálat vezetője írja alá.

A személyzettel kapcsolatos minden megrendelés általános a cég egészében.

A dokumentumhoz speciális index (például „ШР”) rendelhető, amely korlátozza az alkalmazottak személyes adataihoz való hozzáférést, és külön mappában tárolható.

1. Értékesítési igazgató (fizetés – 100 000 rubel) – 1 teljes munkaidős állás;
2. Értékesítési oktató (fizetés – 50 000 rubel) – 1 főállás.”

Példa dokumentum:

Személyzetváltás

A létszámtábla tíz oszlopból álló dokumentum, amely az elfogadás alapjául szolgáló végzés melléklete. Ha a változtatások kisebbek (például egy vagy két pozíció bevezetése), akkor nem kell a teljes rendelést újra elkészíteni.

Jelentős módosítások esetén (új részleg vagy részleg megnyitása) célszerű a teljes űrlapot egyszerre átdolgozni, azaz új ütemezést létrehozni. Jelen dokumentum meghatározott időpontban lép hatályba, az ütemezést jóváhagyó végzés alapján.

Az Állami Statisztikai Bizottság által szabályozott formanyomtatvány szerint a dokumentumban fel kell tüntetni:

• osztályok nevei;
• az összes pozíció neve;
• a személyzet mérete;
• méret, felár.

Munkaköri leírások

Munkaköri leírást készítenek és hagynak jóvá minden munkakörre, azaz határozatlan számú alkalmazottra, teljes nevük feltüntetése nélkül.

Az utasítások megírásának rendjét jogszabály nem határozza meg, ezért a vezetőség önállóan dönti el, hogyan készíti el és javítja ki.

A dokumentum elkészítésekor a fő feladat olyan utasítások kidolgozása, amelyek teljes mértékben lefedik a munkavállalók munkaköri kötelezettségeinek és hatásköreinek teljes listáját, a legvilágosabb és legpontosabb megfogalmazással.

A munkaköri leírások kialakítása a következők alapján történik:

• az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve;
• Beosztások osztályozási jegyzéke.

A dokumentumot a társaság általános fejléces papírjára állítják ki.

A főbb részletek a következők:

• Cégnév;
• a dokumentum címe;
• dátum számmal;
• az összeállítás helye;
• cím;
• szöveges tartalom;
• rendezői festmény;
• jóváhagyó bélyegző.

Munkaköri leírás szerkezete:

• Általános rendelkezések;
• alkalmazotti funkciók;
• munkaköri kötelezettségek;
• munkavállalói jogok;
• felelősség;
• vállalaton belüli kapcsolatok.

Új munkakör bevezetésekor a szakember új munkaköri leírása is kialakul.

Munkaszerződések

A fizetés csökkentése vagy emelése, egy pozíció átnevezése és a létszámtáblázat egyéb módosításaihoz vezet.

A létszámtáblázat módosítására vonatkozó utasítás kiadása után szerződést kötnek a munkavállalóval.

Egy alkalmazott új pozícióra történő felvételekor az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének általános szabályai szerint megállapodást kötnek vele.

Ha egy pozíciót átneveznek, a munkáltató elvégzi a megfelelő bejegyzéseket.

A jelenlegi alkalmazottakat legalább két hónappal korábban értesítik a közelgő változásokról.

Kell-e értesíteni a munkaügyi központot?

Új pozíció bevezetése után két lehetőség közül választhat:

• új alkalmazott keresése és felvétele erre a pozícióra;
• már foglalkoztatott munkavállaló áthelyezése hozzá kiegészítő megállapodás alapján (ebben az esetben a régi üresedés kizárt).

Ha szigorúan követi a megadott algoritmusok egyikét, nem kell értesítenie a munkaügyi szolgálatot.

Határidők

Az új szerkezeti egység létrehozásáról vagy a beosztások bevezetéséről a jogi személy felhatalmazott szerve dönt.