Како се врши сметководството во големите хипермаркети. Сметководството на залихи во Excel е програма без макроа и програмирање. Сметководствени методи

Кога сите грижи поврзани со отворањето на сопствената продавница се зад вас - индивидуалниот претприемач е регистриран, даночниот систем е избран, проблемите со изнајмувањето се решени, добавувачите се идентификувани и првите серии на стоки треба да пристигнат во складот. - аспиративниот претприемач се соочува, можеби, најважното прашањеза неговиот бизнис: како да се води евиденција на стоки во продавница? Да му помогне на менаџерот мало претпријатиетрговијата на мало, која е на самиот почеток на своето претприемачко патување, и овој, се надеваме корисен, материјал е напишан.

Да бум или да не бум - тоа е прашањето! или Дали треба да очекувате сметководител да води евиденција на стоки?

Најлесен начин, ако имате сметководител во персоналот, е да му оставите сè што се однесува на сметководството и оптимистички да ги чекате првите профити, блажено несвесни за вистинската состојба на работите. Но, во најголем дел, нашите домашни претприемачи не се такви, тие совршено разбираат дека состојбата на пазарот бара флексибилни решенија, а озлогласениот човечки факторникој уште не откажал. За успешен почеток, па дури и последователен развој, потребна е постојана контрола, која се заснова на брзи и веродостојни информации за сите деловни процеси што се случуваат во компанијата, а пред се за движењето на стоките и паричните текови.

Дали сметководителот кој води евиденција и извештаи за фискалните органи ќе го обезбеди тоа, особено затоа што штедењето на постојан сметководител во почетната фаза воопшто не е на место и наместо да се воведе работно место со полно работно време, дали е попрепорачливо да се привлече дојдовен специјалист или дури и нарачка за ова прашање? Врз основа на здравиот разум, заклучокот е дека водење оперативна евиденција на стоки во трговија на малоВо принцип, тоа не е поврзано ниту со сметководство, ниту со даночно сметководство, тоа се сугерира.

И тука, за главната улога во претставата продажба на малоСе назначува нејзиното височество тетратка или неговата екселенција Ексел. Па, во голема мера, тоа не е незгодна работа...

Ние пишуваме еден, два во нашите умови или Методи на водење евиденција на стоки во трговијата на мало

Целата стока што доаѓа мора да се внесе во магацинот, со други зборови, да се запише што, во колкаво количество и по која цена имаме. Понатаму, секоја трансакција со овој производ мора да се рефлектира и во сметководството, односно евидентирана на место кое е доверливо, но лесно достапно за оние кои се вклучени во процесот. Веднаш да направиме резервација дека за потребите на сметководственото и даночното сметководство, секоја трансакција со стоки е документирана со соодветни документи - фактури и фактури, готовински сметки или сметки итн. Тоа се примарните документи кои подоцна ќе му служат на сметководителот за даночни пресметки и известување, во согласност со избраниот даночен систем и законодавството на Руската Федерација. Но, како што веќе разбравме, ова е сосема друга приказна.

Значи, во самиот општ погледСметководството за стоки во трговијата на мало е како што следува:

Почетно салдо (доколку има) плус приход, минус расходи, го добиваме конечниот биланс.

Меѓутоа, стоката е количина, фигуративно кажано, синтетичка, односно изразена во две количини - количина и количина, што се рефлектира во примарните документи. И, соодветно, би било пожелно да се води евиденција на стоки во двете од овие форми.

Почетен салдо (количина + износ) плус прием (пристигнување на стока, враќање на купувачот, објавување во магацин), минус Трошоци (продажба на стока, враќање на добавувачот, отпис), како резултат го добиваме Финалниот биланс во квантитативни и вкупни поими.

Спроведувањето на оваа формула во пракса не е толку лесно како што изгледа на прв поглед, со оглед на големиот број на производи, разликата во цените за сериите на истиот производ, попустите, ознаките и други фактори кои тешко се опишуваат со хартија и пенкало. или во табели на Excel, и едноставно меморирање.

Ако земете кратка екскурзија во минатото, кога абакусот сè уште успешно се натпреваруваше со калкулаторот, движењето на стоката беше пресметано на кумулативен начин - стоката ја примаше продавачот по малопродажна цена и на крајот на денот останало да се пресметаат и да се евидентираат приходите на каса. На крајот на одреден период, при процесот на попис (ревизија), примениот приход беше одземен од почетната количина на примената стока и заедно со вкупната вредност на салдата требаше да резултира со нула или да се откриени вишоци или недостиг.

Не се очекуваше аналитика со овој метод на сметководство за стоки - движењето на одреден производ не беше видливо зад износите, беше можно само да се процени просечната добивка и едноставно да се пресмета голем асортиманпо соодветни цени не беше лесна задача. За жал, Excel, кој не е далеку од калкулатор за повеќето корисници почетници, сè уште верно им служи на малите бизниси во нашево време, непотребно комплицирајќи го својот живот со табели на повеќе страници со огромна сумаимиња и различни, често лошо структурирани информации, на излезот го нудат истото, малку изменето вкупно сметководство.

Лош војник е оној кој не сонува да стане генерал или сметководител за иднината

Кога одгледуваме мало дрво дома, расадот прво го вкорениме во мало саксија, знаејќи со сигурност дека по одреден временски период ќе биде потребно да го пресадиме во ново, поголемо. Со бизнисот, сè е сосема исто - кога отвора мала продавница, некаде во длабочините на својата душа, секој претприемач има таен сон на крајот да ја претвори во голема, па дури и да развие цел синџир.

Кога го поставувате прашањето како да ја следите стоката во вашиот нов бизнис, мора да имате на ум дека денешните сто или две артикли утре ќе се претворат во илјада и дека покрај магацинот и малопродажбата, буквално во првите месеци ќе треба да ги евидентирате добавувачите некаде, и купувачите и персоналот работат, и би било препорачливо да се анализира движењето на стоката и Париод различни аспекти, навремено, во моментов...

Но и гломазна, со широка функционалност, комплексни десктоп програми, како што е 1C, дизајнирани во најдобар случај за среден бизнисцврсто стоење на нозе не е излез од ситуацијата. За да преживее, на мало, неодамна отворено трговско претпријатие му треба едноставен и достапен систем за водење евиденција на стоки, кој може да се отвори од кој било компјутер поврзан на Интернет, што ќе ви овозможи да ги извршувате сите трговски операции, да креирате, складирате и печатите документи и што е најважно - доставете ги сите потребни извештаи до менаџерот, како што велат тие, во секое време од денот или ноќта.

Денес, пазарот на интернет услуги нуди прилично голем број на различни сметководствени програми создадени специјално за потребите на малите бизниси, чиј пристап е обезбеден преку веб-страници за лесна претплата. Ова е, на пример, онлајн сметководствениот систем „Големата птица“.

Имајќи познат, интуитивен интерфејс за корисниците на десктоп програми, тоа ви овозможува посебен напорводи евиденција за стоки на мало, креира потребната документација, печатете ценовни ознаки и етикети, користете скенер за баркодови. Покрај тоа, програмата поддржува режим на повеќе корисници со диференцијација на улогите и е опремена со специјален интерфејс на продавачот, кој ви овозможува да го оптимизирате процесот на продажба и да ја контролирате работата на персоналот. Системот имплементира флексибилни поставки за цени, креирање и ажурирање на ценовници и што е најважно - бројни и разновидни аналитички извештаи, оперативни и визуелни, овозможувајќи му на менаџерот не само да следи сегашната позицијаработи, но и да се предвиди понатамошен развој.

Програмерите на „Големата птица“ првично го изградија системот врз основа на потребите на малите бизниси. Особено за оние кои се на почетокот на своето претприемачко патување, системот има бесплатна тарифа „Колибри“ што им овозможува да развијат мал бизнисво рамките на еден магацин и илјадници артикли стоки, за еден ден, во догледна иднина, да преминеме на ново ниво во рамките на тарифата „Албатрос“ - да одржуваме неограничен број магацини, партнери, артикли на стоки, а можеби дури и неколку компании, па дури и цела трговска мрежа! Со „Големата птица“ веќе нема да го имате прашањето: „Како да ги следите стоките во малопродажбата? — ќе размислите како најефективно да го развиете вашиот бизнис!

Маргарита Павлјученко - уредник на содржина на проектот „Големата птица“ - онлајн сметководствен систем за бизнис, експерт во Центарот за развој софтверски производиЕтерон ДОО.

Facebook Twitter Google+ LinkedIn

Доста голем број продавници на малосè уште не го автоматизирале своето сметководство и покрај големиот број специјализирани програми на пазарот. Во овој случај, претприемачите треба да го извршат целиот опсег на работа за сметководство на стоки и рачно продавање. Ајде да погледнеме како да се води евиденција рачно и предностите на автоматизирањето на сметководството за продажба за малопродажба.

Рачно сметководство на движењето на стоки, производи и нивната продажба

Кога пописот на стоки во продавницата не е автоматизиран, сè треба да се брои рачно. Наједноставната опција за мала продавница или продавница во руралните средини- ова е за да се запишат во тетратка или тетратка трансакции во врска со приемот и потрошувачката на стоки.

Ако опсегот на производи вклучува неколку десетици, па дури и стотици единици стоки, тогаш најчесто претприемачите почнуваат да користат канцелариски програми, на пример, Excel.

Но, сметководството во Excel е еден вид средна опција помеѓу рачно сметководство за продажба и автоматско сметководство (со користење на специјализирани програми).

Сметководството во продавница вклучува евидентирање на секоја фаза од движењето на стоката: пристигнување, складирање, потрошувачка, односно продажба. Потребно е да се води и книга на приходи и расходи.

Рачно сметководство значи водење регистри (списоци) на стоки складирани во складиште, пренесени во шопинг соба, продажен регистар, регистар на фактури, фактури (со главниот даночен систем) и други документи.

Сметководство за движење на стоки во трговијата на мало

Сметководството за продажба на стоки во трговијата на мало во општа смисла ги вклучува следните фази:

1. Прием на стоки во магацин. Испораките на стоки и производи до продавницата секогаш се придружени со фактури или товарни листови, кои укажуваат што се испорачува и во која количина.

Ако ДОО или индивидуален претприемач ги извршува своите активности користејќи OSN, тогаш испораката е придружена и со фактура, која го означува износот на влезниот ДДВ, кој претприемачот последователно ќе го одбие при плаќање на сопствен ДДВ во буџетот.

Примените белешки и фактурите (доколку ги има) се евидентираат и евидентираат во посебен регистар (дневник). Ова може да се нарече и магацинско сметководство на стоки и производи. Во нашиот случај, снимањето се случува рачно во редовно списание или во посебна датотека на компјутерот.

2. Пуштање на стоки и производи за продажба.Ова следната фазаво процесот на сметководство за продажба на стоки во трговијата на мало во продавница. Ова е движење од магацин до продажен кат - или до оддел, на пример, оддел за замрзнати производи, млечни производи итн.

Тоа може да биде и движење на стоки од складиште не до одреден оддел, туку до известување на конкретен продавач одговорен за продажбата на овој производ.

Внатрешното движење на стоката од магацинот до продажниот кат се документира со внатрешна фактура, во која се наведени стоката, количината и рутата на движење од магацинот до одделот или до продавачот. Движењето од магацинот до продажниот кат се евидентира и во посебно воспоставени регистри и списанија.

Лесно е да се автоматизира сметководството на стоки во продавница користејќи ја онлајн услугата Business.Ru. Веќе не мора рачно да ја пополнувате документацијата. Услугата исто така ви овозможува да го контролирате движењето на стоката од магацинот и автоматски да ги растоварате потребните фактури.

3. Продажба на стоки. Во сметководството за продажба на стоки во трговијата на мало, ова е последната фаза во движењето на стоката од продавницата до купувачот, односно директна продажба. Во зависност од тоа кој и што се продава, продажбата може да се документира во посебни документи.

На пример, ако ние зборуваме заза продажба на обичните на поединец, тогаш тоа не е формализирано со ништо, освен за купувачот готовинска сметкане е издаден. Продавачот само евидентира во своите посебни регистри (списанија, тетратки) што продал, во која количина, по која цена и за која вкупна сума.

Ако еден претприемач продава производ на правно лице, на пример, ДОО или друг индивидуален претприемач, тогаш можеби ќе треба да издаде фактура за производот што се продава, во која исто така е наведено што е продадено, количина, цена, износ и име на организацијата.

Ако еден претприемач работи според OSN, тогаш кога продава стока на правно лице, тој мора да издаде фактура за стоката што се продава. Исто така, го означува износот на ДДВ што е вклучен во вкупниот износ на оваа конкретна продажба.

Потоа, продавачот мора да ја плати оваа сума во буџетот минус неговиот влезен ДДВ, а купувачот, пак, ќе го надомести вашиот ДДВ.

Ако продавницата е мала, тогаш во сметководството за продажба на стоки во трговијата на мало, втората фаза - внатрешно движење од складиштето до продажниот под - може да не се изврши. Во овој случај, кога производот ќе пристигне во продавницата, веднаш излегува во продажба.

Сметководство на продажба во трговијата на мало за индивидуални претприемачи на патент

Сметководството за продажба на стоки во трговијата на мало мора да биде во согласност со одредени правила. Бидејќи ова е елемент на сметководствено и даночно сметководство за ДОО или индивидуален претприемач и основа за пресметување и плаќање даноци.

Во зависност од правната форма и даночниот систем, се дели и степенот на сложеност на сметководството. Наједноставната опција е индивидуалните претприемачи кои водат малопродажба трговски бизнискористејќи патент.

Индивидуалните претприемачи на патент мора да водат книга на приходи од продажба. Во книгата се евидентираат продажбите по хронолошки редослед врз основа на примарни документи, односно врз основа на фактури, готовински сметки и налози за прием.

Индивидуален претприемач може да води книга на приходи како во во хартиена форма, пополнување рачно и електронски со помош на компјутер, внесување на податоци во книшка датотека.

На крајот на даночниот период (период на важност на патент), книгата мора да се отпечати доколку се чувала во електронски формат, нумерирани и чипкани.

На последната страница од нумерирана и чипкана книга е означен бројот на листови, се става потпис и печат. (ако е достапен)

Книгата на приходи на индивидуален претприемач на патент се води за секој патент посебно. За секој нов даночен период, односно кога се купува нов патент, а Нова книгаприход.

Сметководство за продажба во трговијата на мало за индивидуални претприемачи и ДОО со користење на поедноставен даночен систем

Нешто посложена форма на сметководство за продажба на стоки во трговијата на мало за индивидуални претприемачи и ДОО со користење на поедноставен даночен систем (STS). Тие мора да водат книга за приходи и расходи. Во делот приход се евидентира продажбата на стоки и услуги.

Во иднина, врз основа на обемот на овој дел и земајќи ги предвид трошоците (при примена на системот „Приход минус расходи“), се утврдува даночната основа, од која се пресметува данокот што индивидуален претприемач или ДОО го плаќа во буџетот .

Поудобно е автоматски да се евидентираат приходите и расходите. Програмата Business.Ru ќе ви овозможи да одржувате полноправно финансиско, магацинско и трговско сметководство. Во секое време погодно за вас, можете да добивате извештаи за трошоци, трошоци по единица стока, број на продадени единици, продажна цена и многу повеќе.

Книгата на приходи и расходи се води и во хартиена форма, кога податоците се внесуваат рачно, и во електронска форма, кога книгата е во форма на датотека на компјутер. Во вториот случај, книгата се печати на крајот на периодот на известување, нумерирана и чипкана. На последната страница е означен бројот на листови од книгата, се става потпис и печат на индивидуалниот претприемач или ДОО (доколку има печат).

Сметководство за продажба во трговијата на мало за индивидуални претприемачи и ДОО на OSN

Повеќето на потешкиот начинсметководство за продажба на стоки во трговијата на мало за индивидуални претприемачи и ДОО кои работат според основниот (редовниот) даночен систем (OSNO). Според ОСНО, индивидуалните претприемачи и ДОО се обврзници на ДДВ и данок на доход.

Затоа, од претприемачите на ОСНО се бара да водат сметководствена евиденција и да применуваат сметководствен план во нивната работа сметководство. Дополнително, од претприемачите на ОСНО се бара да издаваат фактури при продажба на стоки правни лица, односно други ДОО, како и други индивидуални претприемачи.

ОСНО води евиденција на стоките по набавна и по продажна цена, односно по продажна цена. Посебно сметководство на ознаката за продадени стоки, посебно сметководство на ДДВ на стоки, сметководство на трошоци за продажба на стоки, посебно сметководство финансиски резултати(добивка или загуба) од продажба на стоки.

Сметководството на залихи во Excel е одлично решение за секој трговско друштвоили организација на производствоза кои е важно да се води сметка за количината на употребените материјали и готови производи.

Кој може да помогне табелите?

Големи фирмикупени за овие цели готови решенијаво електронски формат. Сепак, тие се прилично скапи, а некои сложени програми бараат ангажирање квалификуван вработен со висока плата за работа во магацинот. Ова не е возможно за почетни или мали компании. За среќа, постои излез и можете да користите табели на Excel. Оваа електронска алатка, која е втора по популарност само по канцелариската програма Word, има функционалност што е сосема доволна за решавање на сметководствените проблеми во складиштето.

Неколку важни правила

Оние кои се заинтересирани за прашањето како да се водат магацинска евиденција, треба сериозно да размислат за прашањето за создавање на своја од самиот почеток. компјутерска програма. Во овој случај, од самиот почеток треба да се придржувате до следниве правила:

• Сите директориуми првично мора да се креираат што е можно попрецизно и темелно. Конкретно, не можете да се ограничите само на наведување на имињата на стоките и треба да наведете и артикли, шифри, датуми на истекување (за одредени видови) итн.
• Почетните салда обично се внесуваат во табелите во во парична смисла.
• Треба да ја следите хронологијата и да внесете податоци за прием на одредена стока во магацинот порано отколку при испорака до купувачот.
• Пред да ги пополните табелите на Excel, потребно е да се изврши попис.
• Треба да предвидите кои дополнителни информации може да бидат потребни и да ги внесете исто така, за во иднина да не морате да ги појаснувате податоците за секој производ.

Пред да започнете да развивате табела за да обезбедите непречено функционирање на вашиот магацин, треба да ги земете предвид неговите специфики. Општите препораки во овој случај се како што следува:

• Неопходно е да се состават директориуми: „Купувачи“, „Добавувачи“ и „Точки за регистрација на стоки“ (малите компании не ги бараат).
• Ако списокот на производи е релативно константен, тогаш се препорачува да се креира нивната номенклатура во форма на база на податоци на посебен лист од табелата. Во иднина, трошоците, приходите и извештаите мора да се пополнуваат со референци за тоа. Листот во табелата Excel со наслов „Номенклатура“ мора да го содржи името на производот, шифрите на производите, групи на производи, мерни единици итн.
• Извештајот се генерира со помош на алатката Pivot Table.
• Потврдите во магацинот треба да се евидентираат на листот „Потврда“.
• Потребно е да се креираат листови „Потрошувачка“ и „Преостанати“ за да се следи тековниот статус.

Ние создаваме директориуми

За да развиете програма за водење записи за залихи во Excel, креирајте датотека со кое било име. На пример, може да звучи како „Магацин“. Потоа ги пополнуваме директориумите. Тие треба да изгледаат вака:

	Добавувачи
	Најмалку		Правна адреса	Коментар
	ДОО "Москва"
	ДОО „Лето-3“
	АД „Утро“

За да се спречи бегството на насловите, тие треба да се поправат. За да го направите ова, на табулаторот „Преглед“ во Excel, треба да кликнете на копчето „Замрзнати области“.

Табелата „Купувачи“ изгледа сосема исто.

Бесплатниот софтвер може да обезбеди удобна и делумно автоматизирана услуга ако креирате помошен директориум со точки за ослободување на стоки во него. Точно, тоа ќе биде потребно само ако компанијата има неколку малопродажни места(магацини). Што се однесува до организациите кои имаат една точка на прашање, нема смисла да се создаде таков директориум за нив.

	Мерни точки
	Најмалку		Коментар
			Продавница 1

Наша сопствена програма „Магацин“: креирање на лист „Потврда“.

Пред сè, треба да создадеме табела за ставката. Неговите наслови треба да изгледаат како „Име на производ“, „Разновидност“, „Мерна единица“, „Карактеристики“, „Коментар“.

• Изберете го опсегот на оваа табела.
• Во полето „Име“ кое се наоѓа директно над ќелијата наречена „А“, внесете го зборот „Табела1“.
• Направете го истото со соодветниот опсег на листот „Добавувачи“. Во овој случај, означете ја „Табела2“.
• Трансакциите на прием и расход се евидентираат на два посебни листови. Тие ќе ви помогнат да одржувате записи за залихи во Excel.

За „Пархија“ табелата треба да изгледа како на сликата подолу.

	Пристигнување на стоки			Провајдер		Мерна точка	Единица мери

Автоматизација на сметководството

Сметководството на залихи во Excel може да се направи поудобно ако корисникот може да избере подготвен списокдобавувач, име на производот и точка на регистрација.

При што:

• мерната единица и кодот на добавувачот треба да се прикажат во табелата автоматски, без учество на операторот;
• број на фактура, датум, цена и количина се внесуваат рачно;
• програмата Warehouse (Excel) автоматски ги пресметува трошоците, благодарение на математичките формули.

За да го направите ова, треба да ги форматирате сите директориуми во форма на табела и да креирате паѓачка листа за колоната „Име“. За ова:

• изберете ја колоната (освен заглавието);
• пронајдете го табулаторот „Податоци“;
• кликнете на иконата „Проверка на податоци“;
• во полето „Тип на податоци“ побарајте „Список“;
• во полето „Извор“ ја означуваме функцијата „=INDIRECT(„ставка!$A$4:$A$8“)“.
• Проверете ги полињата до „Игнорирај ги празните ќелии“ и „Список на прифатливи вредности“.

Ако сè е направено правилно, тогаш кога ја пополнувате првата колона можете едноставно да изберете од списокот. Воедно, во колоната „Единица. промена" ќе се појави соодветната вредност.

Автоматското комплетирање за колоните „Код“ и „Продавач“, како и паѓачката листа, се креираат на ист начин.

За да ја пополните колоната „Трошоци“, користете ја формулата за множење. Треба да изгледа како „= цена * количина“.

Исто така, треба да креирате паѓачка листа наречена „Сметководствени точки“, која ќе покаже каде се испратени примените стоки. Ова е направено на ист начин како и во претходните случаи.

„Прометниот лист“

Сега, кога речиси креиравте удобна алатка која и овозможува на вашата компанија бесплатно да одржува записи за залихи во Excel, останува само да ја научиме нашата програма правилно да го прикажува извештајот.

За да го направите ова, започнуваме да работиме со соодветната табела и поставуваме нули на почетокот на временскиот период, бидејќи само ќе водиме евиденција за складиштето. Ако е извршено порано, тогаш билансите треба да се прикажат во оваа колона. Во овој случај, мерните единици и имињата на стоките мора да се земат од номенклатурата.

За да се олесни сметководството во складиштето, бесплатната програма мора да ги пополни колоните „Испораки“ и „Приеми“ користејќи ја функцијата SUMIFS.

Преостанатите стоки во магацинот ги пресметуваме со помош на математички оператори.

Вака завршивме со програмата „Магацин“. Со текот на времето, можете сами да направите прилагодувања за да го направите сметководството за стоките (вашите производи) што е можно поудобно.

Сметководството на залихи во Excel е погодно за секоја трговска или индустриска организација каде што е важно да се земе предвид количината на суровини и готови производи. За таа цел, компанијата води магацинска евиденција. Големите компании, по правило, купуваат готови решенија за електронско сметководство. Денес има многу опции за различни области на активност.

Во малите претпријатија движењето на стоки се контролира самостојно. За таа цел може да се користат табели на Excel. Функционалноста на оваа алатка е сосема доволна. Ајде да се запознаеме со некои од можностите и да креираме сопствена сметководствена програма за складиште во Excel.

На крајот од статијата можете, која е анализирана и опишана овде.

Како да водите записи за залихи во Excel?

Секое приспособено решение за залихи, без разлика дали е изградено во куќата или купено, ќе функционира добро само ако се почитуваат основните правила. Ако на почетокот ги занемарите овие принципи, тогаш работата ќе стане потешка подоцна.

1. Пополнете ги референтните книги што е можно попрецизно и темелно. Ако ова е асортиман на производи, тогаш неопходно е да се внесат не само имињата и количините. За правилно сметководство ќе ви требаат шифри, статии, датуми на истекување (за поединечни индустриии трговските претпријатија) итн.
2. Почетните салда се внесуваат во квантитативна и монетарна смисла. Има смисла да се направи попис пред да се пополнат соодветните табели.
3. Одржувајте хронологија во евидентирањето на трансакциите. Податоците за приемот на производите во магацинот треба да се внесат пред пратката на стоката до купувачот.
4. Не биди презир дополнителни информации. За да подготви лист за маршрутата, на возачот му треба датумот на испорака и името на клиентот. За сметководство – начин на плаќање. Секоја организација има свои карактеристики. Голем број податоци внесени во сметководствената програма за складиште во Excel се корисни за статистички извештаи, пресметковна платитеспецијалисти итн.

Невозможно е недвосмислено да се одговори на прашањето како да се одржува записот за залихи во Excel. Неопходно е да се земат предвид спецификите на одредено претпријатие, складиште и стоки. Но, може да се дадат општи препораки:

1. За правилно одржување на записите за залихи во Excel, треба да креирате референтни книги. Тие можат да земат 1-3 листови. Ова е директориум „Добавувачи“, „Купувачи“, „Сметководствени точки на стоки“. ВО мала организација, каде што нема многу договорни страни, директориумите не се потребни. Нема потреба да се составува список на точки за регистрација на стоки ако претпријатието има само еден магацин и/или една продавница.
2. Со релативно константна листа на производи, има смисла да се создаде опсег на производи во форма на база на податоци. Последователно, сметките, трошоците и извештаите се пополнуваат со референци за номенклатурата. Листот „Номенклатура“ може да го содржи името на производот, групи на производи, шифри на производи, мерни единици итн.
3. Приемот на стоки во складиштето се запишува на листот „Прием“. Отстранување – „трошок“. Тековната состојба е „Останува“ („Резерва“).
4. Резултати, извештајот се генерира со помош на алатката „Стортна табела“.

За да се спречи бегство на заглавијата на секоја сметководствена табела за складиште, има смисла да се поправат. Ова се прави на табулаторот „Прикажи“ користејќи го копчето „Замрзнати области“.

Сега, без оглед на бројот на записи, корисникот ќе ги види заглавијата на колоните.



Табела Excel „Сметководство на магацин“

Ајде да погледнеме пример за тоа како треба да работи сметководствената програма за складиште во Excel.

Ние правиме „Директориуми“.

За податоци за добавувачите:

*Формата може да биде различна.

За податоци за клиентите:

*Ве молиме имајте предвид: лентата за наслов е замрзната. Затоа, можете да внесете онолку податоци колку што сакате. Имињата на колоните ќе бидат видливи.

За ревизија на точките за ослободување на стоки:

Да повториме уште еднаш: има смисла да се креираат такви директориуми ако претпријатието е големо или средно.

Можете да направите номенклатура на производи на посебен лист:

Во овој пример, ќе користиме паѓачки списоци во табелата за сметководство во складиштето. Затоа, ни требаат Директориуми и номенклатура: ќе направиме референци за нив.

Да го дадеме опсегот на табелата „Номенклатура“ името: „Табела1“. За да го направите ова, изберете го опсегот на табелата и внесете ја соодветната вредност во полето за име (спроти лентата со формули). Исто така, треба да доделите име: „Табела2“ на опсегот на табелата „Добавувачи“. Ова ќе ви овозможи удобно да се повикате на нивните вредности.

За да ги евидентирате дојдовните и појдовните трансакции, пополнете два посебни листови.

Изработка на капа за „Парохија“:

Следна фаза - автоматизација на полнење на маса!Неопходно е да бидете сигурни дека корисникот го избира името на производот, добавувачот и точката на сметководство од готова листа. Кодот на добавувачот и единицата мерка треба да се прикажат автоматски. Датумот, бројот на фактурата, количината и цената се внесуваат рачно. Excel ја пресметува цената.

Да почнеме да го решаваме проблемот. Прво, ќе ги форматираме сите директориуми како табели. Ова е неопходно за да може нешто подоцна да се додаде или промени.

Направете паѓачка листа за колоната „Име“. Изберете ја колоната (без заглавие). Одете во табулаторот „Податоци“ - алатката „Проверка на податоци“.

Во полето „Тип на податоци“, изберете „Список“. Веднаш се појавува дополнително поле „Извор“. За да ги земете вредностите за паѓачката листа од друг лист, користете ја функцијата: =INDIRECT("ставка!$A$4:$A$8").

Сега, кога ја пополнувате првата колона од табелата, можете да го изберете името на производот од списокот.

Автоматски во колоната „Единица“. промена" треба да се појави соодветната вредност. Ајде да го направиме тоа користејќи ги функциите VLOOKUP и UND (ќе ја потисне грешката што произлегува од функцијата VLOOKUP кога се однесува на празна ќелија во првата колона). Формула: .

Користејќи го истиот принцип, создаваме паѓачка листа и автоматско пополнување за колоните „Добавувач“ и „Код“.

Ние, исто така, создаваме паѓачка листа за „Сметководствена точка“ - каде што се испратени примените стоки. За да ја пополните колоната „Трошоци“, користете ја формулата за множење (= цена * количина).

Ние создаваме табела „Потрошувачка на стоки“.

Паѓачките списоци се користат во колоните „Име“, „Точка на регистрација на пратката, испорака“, „Купувач“. Мерните единици и трошоците се пополнуваат автоматски со помош на формули.

Ние правиме „Изјава за промет“ („Резултати“).

На почетокот на периодот поставивме нули, бидејќи магацинското сметководство штотуку почнува да се одржува. Ако претходно се одржуваше, тогаш оваа колона ќе содржи остатоци. Имињата и мерните единици се земени од палетата на производи.

Колоните „Приеми“ и „Испораки“ се пополнуваат со помош на функцијата SUMIFS. Остатоците ги пресметуваме со помош на математички оператори.

Преземете ја сметководствената програма за складиште ( готов примерсоставена според шемата опишана погоре).

Значи, независно компајлираната програма е подготвена.

Сметководството на мало е сложена работа која бара конзистентни и промислени активности. Овде не можете да се потпрете на сопствените знаења и вештини. Секоја грешка може да чини големи пари. Секоја година, многу сопственици на продавници се соочуваат со различни видови проблеми. Нивните тешкотии секогаш се засноваат на истото. Зошто е толку тешко да се помине овој праг и да се почне правилно да се однесува? За да знаете како рачно да ги следите стоките во продавницата, треба детално да го проучите ова прашање и да се заштитите од можни ќорсокак. На крајот на краиштата, секогаш е подобро да обрнете малку внимание на грешките на другите луѓе, за да не ги направите вашите подоцна.

Да преминеме на едно од најважните и најзбунувачки прашања. Во номенклатурата често се прават сериозни грешки поради недоразбирање. Секој производ и секој добавувач мора да се идентификуваат посебно во документацијата. Но, многу оператори создаваат декларации за добавувачите, што доведува до формирање на многу папки со исти имиња. Ако продавницата е активна и брзо расте, тогаш оваа точка треба веднаш да се размисли. Тогаш ќе биде многу потешко да се разбере конзистентноста и точноста на податоците.

Покрај тоа, неточниот води до фактот дека една папка може да биде претставена во различни одделенија. Како резултат на тоа, сопственикот на продавницата не може да добие потребни информациии анализирајте ја ситуацијата. Друг непријатен момент е проблемот во проучувањето на минатите периоди од работењето на продавницата. На пример, ако престанавте да купувате еден од видовите стоки од добавувач, тој може да биде преместен во друга папка. Ова исто така ќе го исфрли целиот систем.

Корисен совет!

Вреди да се води евиденција за стоки во продавницата само врз основа на реалните испораки на стоки. Директориумот треба да се подели во категории. Ако забележите дупликат позиции, треба да обрнете посебно внимание на ова и да го решите проблемот.

Директориумот е важен документ кој го одразува животот на целата продавница. Сите записи мора да бидат точни и конзистентни. Но, има случаи кога дури и специјалистите се соочуваат со дупликат записи. Зошто се појавуваат дупликати:

• бар-код не е напишан до секој производ;
• голем број на пондерирана стока;
• производот пристигна без баркод;
• стариот производ имаше нов баркод.

Проблемот овде е што е тешко да се најде специфичен производ. Кога човек долго го бара и не го наоѓа, повторно влегува во него. Вака се појавува втора позиција, која не би требало да постои. Сето ова води до хаос, ги збунува податоците и ги нарушува пресметките.

Корисен совет!

Кога се откриени голем број дупликати, вреди да се одвои време за да се поправат грешките. Неопходно е да се прегледа архивата, да се отстранат непотребните предмети и повторно да се пресмета сè. Се разбира, оваа работа не е лесна, но без неа е тешко да се смета на позитивен резултат и добар приход.

Исто така, постојат практични совети за тоа како можете да ги избегнете овие дупликати и да заштедите време и енергија:

1. Треба само еднаш да го внесете производот рачно. Потоа ќе го удирате низ ударот.
2. Операторите кои рачно внесуваат стоки не треба да го прилагодуваат директориумот. Не треба да им се дозволи да бришат дупликати. На крајот на краиштата, влезот може да биде окупиран од десетици луѓе долго време. За прилагодувања, вреди да се ангажираат вистински професионалци кои ќе го отстранат само непотребното и ќе можат да ја најдат причината за дупликатите.
3. Кога доставувате стоки, мора да ги внесете сите информации за неа во неговата оригинална форма и да не ги менувате подоцна. Подобро е да се користат податоци за добавувачи. Тие секогаш имаат многу разлики, така што нема да има забуни.

Станува збор за продавници за чевли или облека. Таму процесот на сметководство на стоки се заснова на наплата. За време на своето работење, продавницата работи со многу производители кои секоја сезона се обидуваат да ги задоволат своите клиенти со нешто ново.

Овде, двојките се прилично честа ситуација. Секоја година продавницата продава женска, машка и детска облека. Имињата на одделите ќе бидат исти. Но, треба да потрошите повеќе време и да го наведете името на колекцијата за секој производ. Ова е неопходно за конечни пресметки. Ако не се грижите за ова, тогаш ќе биде тешко да се разбере колку блузи се продадени од одредена група.

Негативни салда

Најчесто, причина за негативните недостатоци е необразованоста на лице кое не знае да води евиденција на стоки. Тој не само што си дозволува да користи такви остатоци, сметајќи дека продавницата не остварува профит, туку и неписмено се справува со потрошни документи. Нивната елиминација води до фактот дека „минутите“ само се зголемуваат, иако, всушност, ситуацијата е сосема поинаква.

Последиците се тажни. Невозможно е да се дознае вистинската сума на приход или да се постави точната ознака на производот. Нема да може да се изврши попис. Исто така, некои производи продолжуваат да постојат на листите, но одамна ги нема во продавницата. Купувачите ќе одат по вистинската работа, а потоа ќе бидат разочарани во неговото отсуство.

Корисен совет!

Негативните салда треба да се забранат. Тие често доведуваат до хаос. Тие треба да се контактираат само како последно средство. Не треба да има дупки или празнини во асортиманот на продавницата.

Едно од главните правила ако ги чувате сите записи рачно е Точен редоследдокументи. Редоследот треба да се заснова на хронологија. Ако дури и неколку трудови се погрешно поставени, тогаш целото известување ќе биде изгубено.

Единствено решение овде е да се прегледаат сите документи со кои се работело и се коригирале. За да се намалат проблемите, вреди да се спроведе анализа што е можно почесто. Откако ќе ги разгледате сите податоци и ќе се уверите дека се точни, треба да забележите дека до овој момент сите документи се во совршен ред. Ако се појави проблем, нема да треба да копате низ голема количина материјал.

Пронаоѓањето на грешки одзема многу време. Таа бара професионален пристап, бидејќи не секој може лесно да ја разбере суштината на прашањето и да ги види слепите точки. Но, ретко е можно да се премолчат таквите недостатоци. Факт е дека додека се врши целосна пререгистрација, целиот систем сè уште нема да се врати на првобитното место. На крајот сигурно ќе има недостатоци. Важно е да ги има што е можно помалку.

Корисен совет! Неопходно е да им се забрани на сите вработени во продавницата да ги прилагодуваат документите, особено архивите. Пристапот до такви акции треба да биде достапен само за неколку луѓе кои се ангажирани во оваа конкретна област и нема да создава непотребни проблеми.

Регрутирањето е исто толку важен дел од водење на продавница како и се друго. Угледот на претпријатието зависи од чесноста на секој човек. Денес, измамата со користење на бар-кодови стана доста честа појава. Продавачите го залепуваат кодот со скапа стоказа евтини. Купувачот преплаќа, а ограбувачите го добиваат остатокот. Се разбира, продавницата ги добива своите пари во целост, но таквите работи го расипуваат сметководството на продавницата. И ако некој ги разбере таквите махинации и ги објави информациите на широк публицитет, тогаш ќе биде тешко да се справи со јавното мислење.

За да се заштитите од вакви проблеми, треба да користите видео камери. И поканете други специјалисти да направат попис. На самопослуга секогаш и требаат само чесни вработени.

Ова прашање го загрижува секој сопственик на продавница. Главното правило овде е секогаш искреноста, квалитетот и внимателноста. Ајде да обрнеме внимание на точките што ќе ви помогнат да научите од грешките на другите:

1. Номенклатурата и баркодовите мора секогаш да бидат на место. Само специјалисти треба да променат и приспособат нешто. Не можете да избришете дупликат папки по ваша дискреција.
2. Нема негативни салда. Тие треба да се исклучат, бидејќи честопати доведуваат до крајно негативни последици.
3. Хронологијата на документите мора да ја почитуваат сите вработени кои се одговорни за тоа.
4. Ревизиите треба да се вршат што е можно почесто, со вклучување на специјалисти од оваа област.
5. Постојано проучување на сметководствениот систем, пребарување нови информациина оваа тема, развивајќи ги сопствените вештини и способности.