Dokumenter i en organisasjon skal lages etter enhetlige regler, ha rettskraft og være enkle å bruke. Dette er vanskelig å gjennomføre dersom virksomheten ikke har krav til utarbeidelse av dokumenter og deres detaljer.

Reglene for utarbeidelse og utførelse av organisatoriske og administrative dokumenter må fastsettes av organisasjonens lokale forskriftslov. Vanligvis er dette instruksjoner for kontorarbeid.

I tillegg detaljert regulering reduserer risikoen for konflikter mellom den som utfører dokumentet (som utarbeider utkastet til dokumentet) og tjenesten dokumentasjonsstøtte ledelse. Noen ganger prøver utøvere som ikke ønsker å oppfylle visse arbeidskrevende eller «nye» krav til dem å unngå dette. De krever å angi hvor nøyaktig denne regelen står - paragraf normativt dokument. Og fordi De fleste av kravene for utarbeidelse av organisatoriske og administrative dokumenter i Russland er nå av en anbefalende karakter, de kan bare gjøres obligatoriske på organisasjonsnivå, fastsatt i en lokal forskriftslov.

Interessant faktum

Skjul Vis

I praksisen med kontorarbeid er det utviklet visse regler for utarbeidelse av organisatoriske og administrative dokumenter. Tidligere ble disse reglene nedfelt i en rettsakt - Standardinstruksjonene for kontorarbeid i føderale utøvende organer (godkjent etter ordre fra Russlands kulturdepartement datert 8. november 2005 nr. 536). Skjønt dette dokumentet var kun ment for føderale byråer, den ble mye brukt av andre offentlige og ikke-statlige organisasjoner.

For flere år siden mistet Standardinstruksen kraft, og reglene for utforming av organisasjons- og forvaltningsdokumenter ble ikke tatt inn i annen rettsakt. Det vil si at informasjon om utarbeidelse av organisatoriske og administrative dokumenter i dag kun finnes i dokumenter som er av rådgivende karakter. Disse inkluderer først og fremst:

• Metodiske anbefalinger om utvikling av instrukser for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter (godkjent etter ordre fra Rosarkhiv datert 23. desember 2009 nr. 76) og
• GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav."

Reglene for utarbeidelse av organisatoriske og administrative dokumenter må fastsettes i organisasjonens lokale forskriftslov, som skal veilede de ansatte.

Struktur og innhold i kontorstyringsinstrukser

Strukturen til kontorstyringsinstruksjonene og dens innhold kan anbefales / etablert ovenfra:

• For eksempel bestemmer metodologiske anbefalinger for utvikling av instrukser for kontorarbeid i føderale utøvende myndigheter (godkjent etter ordre fra Rosarkhiv datert 23. desember 2009 nr. 76) strukturen og innholdet i instruksjonene for kontorarbeid til det føderale utøvende organet og dets. territorielle organer.
• Og påvirke instruksjonene kommersiell organisasjon kanskje for eksempel forvaltningsselskap, etter å ha utviklet for sine datterselskaper standard instruksjoner for kontorarbeid (i dette tilfellet bør strukturen til instruksjonene i alle datterselskaper være den samme).

Standardstrukturen til instruksjonen gir at regelen settes én gang og ikke dupliseres i andre seksjoner. Dette lar deg redusere volumet, forenkle oppdateringen, unngå motsetninger mellom forskjellige punkter i instruksjonen og angi antallet kun ett punkt i lenken til regelen.

Dette fører imidlertid til det faktum at reglene for å utarbeide ett dokument, for eksempel en ordre, vil være inneholdt i 3 seksjoner av kontorarbeidsinstruksjonene:

• en beskrivelse av utførelsen av ordredetaljer - i delen "Registrering av dokumentdetaljer";
• krav til marginer og linjeavstand - i delen "Dokumentskjemaer";
• nyanser angående utførelse av ordre - i avsnittet "Særenheter ved utførelse av ordre".

Og dette er ikke alltid praktisk for utøveren:

• for å avklare kravene til dokumentutførelse, må du gjennomgå flere deler av instruksjonene, dette er arbeidskrevende;
• Det er ikke alltid klart hvilke seksjoner du trenger å "skanne" på jakt etter viktig informasjon, du kan ikke engang se et sted.

Hvis det er krav til strukturen og innholdet i kontorledelsesinstruksjonene (som en lokal forskriftsrett for organisasjonen), bør de følges. Og for å kompakt samle de grunnleggende kravene for utarbeidelse av et dokument og redusere arbeidskostnadene til utøvere ved å studere reglene, kan du utvikle korte instruksjoner om utarbeidelse av spesifikke typer dokumenter, for eksempel:

• en kort påminnelse om registrering av en ordre,
• en kort veiledning for å skrive et servicebrev,
• en kort påminnelse om hvordan man utarbeider en protokoll osv.

Utvikling av et notat (ved å bruke eksemplet på en ordre)

Et notat om utarbeidelse av ethvert dokument bør utarbeides etter (og på grunnlag av) instruksjonene for kontorarbeid. Fordeler med notatet:

• alle krav knyttet til utarbeidelse av en bestemt type dokument er samlet på ett sted;
• Noen regler kan vises visuelt i et rekkefølgeeksempel, noe som gjør dem lettere å forstå og huske.

Det korte notatet er ikke en lokal lov, så det trenger ikke godkjennes. Det utvikles for å gi metodisk bistand til utøvere:

• For nyansatte (eller de som lager en ordre for første gang), utfører notatet en opplæringsfunksjon i en praktisk, visuell form. U forskjellige mennesker annen "informasjonskapasitet": det er for vanskelig og tidkrevende for noen å mestre en hel manual for kontorarbeid (eller til og med bare finne i den nødvendig informasjon). Det er mye lettere å "fordøye" volumet til notatet;
• Senere, for en person, blir notatet et "jukseark", ved hjelp av hvilket du raskt kan oppdatere minnet om detaljene.

Det anbefales å starte notatet med et eksempel på en ordre, som i tillegg viser følgende regler:

• marginstørrelser;
• avsnitt innrykk størrelse;
• linjeavstand;
• skriftstørrelse, måte å skrive det på;
• kommentere individuelle krav til utformingen av detaljer (for eksempel rekkefølgen av initialer og etternavn i teksten og "Signatur"-detaljene).

Kommentarene på siden med en eksempelrekkefølge skal ikke smelte sammen med teksten i dokumentet, så det anbefales å skrive dem ut med en skrifttype med en annen farge og stil (se eksempel 1).

I notatet, etter prøvebestillingen, skal det være kort beskrivelse dokumentdetaljer:

Det er tilrådelig å utvikle lignende instruksjoner for andre typer dokumenter. Her er en annen versjon av en kort påminnelse - denne gangen for offisielle brev(Se eksempel 2).

Anbefalte standarder foreslår ulik linjeavstand (et sted 2-3, et sted 2-4) mellom forskjellige detaljer. For ikke å forvirre utøvere, kan du sette de samme innrykk i organisasjonen (overalt i slike tilfeller er det 2-3 linjeavstander).

Linjer inne i noen detaljer skrives ut med 1,5 linjeavstand, og inni andre - med 1 linjeavstand. Dette bør gjenspeiles i notatet (se rekkefølgen i eksempel 1). Selv om noen organisasjoner bestemmer seg for å skrive ut alle detaljene i dokumentet med et minimumsintervall, for ikke å "forvirre" folk.

Hvis du bestemmer deg for å forby bruk av bindestreker i dokumenter (når en del av et ord flyter over på neste linje), spesifiseres dette i notatet.

6. november 2018 Avdelingsleder. Energiselskap LLC

Eksempel på notat for en nyansatt

Påminnelse til nyansatt! Hvorfor trenger den nyansatte og HR-avdelingen det? La oss starte med nybegynneren. Den første arbeidsdagen - for mange blir det et ekte mareritt, for på en dag må han bli kjent med alt, huske og begynne å tilpasse seg. Derfor er et slikt jukseark, en påminnelse, ganske enkelt nødvendig for en ny ansatt for å navigere i reglene og rommet.

Hvorfor trenger HR-avdelingen det? Det er nødvendig for at ansatte i HR-avdelingen ikke skal bli plaget av bagateller, og for at de ikke skal forklare for hver nykommer hvor man finner noe og hvor man får tak i hva.

Kolleger! Jeg håper du tilpasser notatet for den nyansatte til din organisasjon, og det vil bære frukter!

Kjære kollega!

Vi er glade for å ønske deg velkommen til Romashka LLC. Vi er sikre på at du allerede i de første arbeidsdagene vil føle at Romashka LLC er et team av likesinnede som elsker jobben sin og prøver å gjøre den bedre enn andre.

Nødvendigvis!

Før du begynner, bør du gjøre deg kjent med innholdet i dokumentene som ligger i mappen "Lokal" i den offentlige Exchange-mappen. forskrifter«(LNA), hvor nyaksepterte LNAer vises fortløpende, samt i mappen «Kontorarbeid» som inneholder nyttig informasjon om kontorarbeid, inkludert oppslagsverk om korrekt skriving forretningsbrev, nomenklatur over saker osv.

Disse mappene bør gjennomgås regelmessig.

1. Aksepterte arbeidsregler

Ansatte får fem dager og 40 timer arbeidsuke: arbeidsstart - 9 timer 00 minutter, slutt på arbeidet - 18 timer 00 minutter.

Varigheten av lunsjpausen er fra 12:00 til 13:00.

Ansatte er gitt årlige helligdager med bevaring av arbeidssted (stilling) og gjennomsnittslønn, varighet 28 kalenderdager. Retten til å benytte ferie det første arbeidsåret inntrer for arbeidstakeren etter seks måneders sammenhengende arbeid i bedriften. Ferie for andre og påfølgende arbeidsår kan gis i samsvar med ferieplanen.

I saker som krever vedtak av virksomhetens ledelse eller stedfortreder, skal den ansatte kontakte sin nærmeste leder. Alle søknader og notater må i utgangspunktet godkjennes av din nærmeste leder.

Bedriftens ansatte skal, når de utfører sine oppgaver arbeidsansvar bruke kontorklær. Du bør ikke bruke lave bukser, jeans eller miniskjørt; formløse, sport, strandklær (topper, knebukser, solkjoler med stropper), samt klær laget av gjennomsiktige stoffer, med dyp utringning (åpen rygg, mellomrom), prangende farger, med store bilder eller inskripsjoner.

2. Lønn

Lønn utbetales til ansatte 2 ganger i måneden, nemlig: forskuddsbetaling - den 20. med 40 % av offisiell lønn, sluttbetaling - den 5. i måneden ved overføring til Ak Bars Bank lønnskort. Basert på resultatene av arbeidet får den ansatte en månedlig bonus på opptil 40 % av lønnen.

Lønnskortet utstedes av avdelingen regnskap og rapportering etter signering av arbeidsordren. Det er ikke nødvendig å gå til regnskapsavdelingen selv; Når kortet er klart, vil regnskaps- og rapporteringsavdelingen invitere deg til å motta det.

Forbudt:

• fjerne eiendom, gjenstander eller materialer som tilhører selskapet fra arbeidsstedet uten å innhente passende tillatelse;
• røyking på steder hvor et slikt forbud er etablert i samsvar med krav til sikkerhet og industriell sanitær;
• gjennomføre lange personlige telefonsamtaler;
• bruke Internett, e-post og andre typer kommunikasjon for ikke-kjerneformål;
• ta med eller konsumere alkoholholdige drikker, komme til organisasjonen eller være i den i en tilstand av alkohol, narkotika eller giftig rus;

Viktig:

Bestilling av skrivesaker, utstedelse av elektronisk pass, kontorutstyr - avdeling for administrativ og økonomisk virksomhet (1. etasje, oppholdsrom).

Lag en e-post i Outlook- Systemadministrator (tlf.)

Registrering notatå motta telefoner og kontorutstyr- din nærmeste leder er involvert.

Motta firmatelefon og kontorutstyr-(teknisk støtteavdeling)

Liste over bedriftens ansattes telefonnumre- levert av din nærmeste leder.

Registrering av tjeneste-ID- Du må levere bildet til Personalavdelingen elektronisk skjema(i jpeg-format).

Registrering av skattefradrag- det er nødvendig å gi Institutt for regnskap og rapportering en kopi av fødselsattesten for hvert barn under 18 år, så vel som for hver heltidsstudent, doktorgradsstudent, bosatt, praktikant, student, kadett under alder 24 år.

Kjære kollega!
Vi er veldig glade for at du har blitt med i teamet vårt og håper det kommer inn
i nær fremtid vil vi kunne glede oss sammen ved din første
profesjonell suksess!
Vi vet at du i begynnelsen kan ha mye forskjellig
spørsmål om selskapet, dets struktur, funksjoner i arbeidsorganisasjonen,
vekstutsikter og mye mer. Hver av oss spurte oss selv lignende
spørsmål da jeg startet min karriere her, og vi forstår hvor viktig det er
motta rettidige og fullstendige svar på dem.
Slik at du raskt og trygt kan venne deg til selskapet vårt
for å navigere i et nytt miljø, har vi satt sammen en "Guide
ny ansatt." Den inneholder alt du trenger de første månedene
arbeidsinformasjon, svar til mange viktige saker og nyttig
anbefalinger for vellykket gjennomføring av prøvetiden og
rask tilpasning til et nytt sted.
Vi ønsker deg suksess og vil gjerne gi støtte til rett tid!

OM SELSKAPET

HISTORIE

MISJON, VERDIER

VÅR GEOGRAFI

VÅRE FORDELER

For å gjøre det lettere for deg å forestille deg strukturen til selskapet,
se ut av vinduet og finn et vakrere tre der.
Røttene til treet er våre strukturelle inndelinger/avdelinger,
som sikrer selskapets liv,
som støtter grunnlaget for dens eksistens.

UTVIKLINGSAVDELING
Leder for utviklingsavdelingen: Ivan Shafranyuk

PERSONALAVDELING
Avdelingsleder: Zotova Irina
HR - leder: Vasilyeva Maria

KUNDESERVICEAVDELING
Avdelingsleder: Nina Zhirnova

LITEN STØRRELSE AVDELING
LAST
Avdelingsleder: Olga Markelova

KUNDERELATIONSAVDELING – NETTSIDE
(KASAKHSTAN)
Avdelingsleder:
Tikhonova Elena
Stedfortreder leder:
Melnikova Irina

AVSENDINGSAVDELING (KASAKHSTAN)
Avdelingsleder: Alexey Grebentsov

TRANSPORTAVDELING (KASAKHSTAN)
Avdelingsleder: Abup Aliya

TRANSPORTAVDELING (RUSSLAND)
Avdelingsleder: Lanzman Evgeniy

KUNDERELATIONER (RUSSLAND)
Avdelingsleder: Anastasia Dunaytseva

RING - SENTRUM
Avdelingsleder: Isakovich Larisa

KUNDERELATIONSAVDELING - ATI (KASAKHSTAN)
Avdelingsleder: Elena Kondratieva

BURSERVICE
Avdelingsleder: Andrey Rzhavsky

JURIDISK AVDELING
Avdelingsleder: Andreeva Elena

REGNSKAP
Hovedregnskapsfører: Natalya Shkatova

DEN
Systemadministrator: Antonov Roman

KONTORPLAN
Gjør deg kjent med utformingen av vårt firmas kontor for å gjøre det lettere for deg å navigere i det.

SELSKAPSREGLER
I vårt selskap er det flere regler du må sette deg inn i for å kunne jobbe
var behagelig for deg og kollegene dine.
1. Det er vanlig at vi hilser på kollegaer, uansett om du kjenner dem personlig eller ikke.
2. Vi har ingen kleskode eller noen fast form for klær. Gå på jobb i
hva enn du er komfortabel med.
3. Vi er alle forskjellige, vi har forskjellige interesser og preferanser, vi kan diskutere
noen emner, men aldri med aggresjon! Å vise aggresjon og uhøflighet er det første
skritt mot oppsigelse.
4. "Prøvetid" - for oss høres ikke denne setningen ut som en setning. Hvis du presterer bra og du
klarte å raskt bli med på laget, kan manageren lukke prøvetid tidligere. Men selv å være
under prøvetiden er dine rettigheter og privilegier praktisk talt ikke forskjellige fra andre ansatte.
For å holde tritt med alt, må du fokusere og gjøre jobben som vil bevege deg inn
retning av resultatet.

GRUNNLEGGENDE DRIFTSVERKTØY
Når det gjelder de viktigste arbeidsverktøyene, er disse:
postkasse,
Skype,
Google Drive,
bedriftsportal"Laster"
1C.
Disse er de mest grunnleggende og viktige (foruten mobilkommunikasjon) kommunikasjonsverktøy.
Uten å åpne postkassen risikerer du å gå glipp av viktig informasjon,
som kan påvirke arbeidet ditt betydelig.

BEDRIFTSPORTAL "CARGO"
Vårt profesjonelle team av programmerere har utviklet en bedriftsportal "Cargos" som i tillegg til
offisiell informasjon for beregning og håndtering av last (som du vil lære om senere) inneholder informasjon om
bedriftskulturen i selskapet. La oss ta en nærmere titt...

Hotline – i tilfelle ineffektivt arbeid kollegene dine, du kan
fortell ledelsen om situasjonen, som definitivt vil svare raskt
signal og vil bidra til løsningen.
Varsel til transportavdelingen– Hvis det ikke er noen by i
kalkulator ved beregning av leveranser over hele Russland til varehus, eller
oppdager feil informasjon om takster, send melding til
transportavdelingen for revisjon.

Søknad om modifikasjon av 1C - ved problemer
eller ideer for å forbedre 1C, vennligst send et varsel til
utviklingsavdelingen
Regnskapstelefon – hvis du har spørsmål
spørsmål eller vanskeligheter ved samhandling med regnskap,
fortell oss om det å få rask hjelp fra
manualer

Grunnleggende bestemmelser - regler og forskrifter publiseres i denne delen
arbeid i bedriften.
Idébanken er seksjonen der innovasjoner fødes. Du kan
foreslå din idé for å forbedre arbeidseffektiviteten
selskapet og motta en minneverdig gave for det!

Du kan spore det på denne siden viktige hendelser i selskapet -
varsler om nyansatte, bursdager, avtaler
stilling, samt informasjon om bedriftskonkurranser og deres
resultater!
I nær fremtid bedriften
et bibliotek hvor det skal samles litteratur, forskjellig
elektroniske og trykte publikasjoner og videoseminarer om
diverse prof. retninger du kan ta inn
HR-avdelingen.

KARRIERE I SELSKAPET
Det er mange eksempler på kraftig vekst i selskapet vårt, og du kan gjøre det! Hvis du er med oss, betyr det
du har muligheten til å oppnå mer. Du kan realisere dine karriere- og økonomiske ambisjoner her!
Samcom Group of Companies har mange eksempler på medarbeiderbevegelser fra avdeling til avdeling. Kanskje din
sak fra denne serien! Vi forstår at en person kan sitte for lenge på ett sted og miste smaken for
jobb, men ofte har vi noe å tilby ham. Verdifull og kvalifisert medarbeider
Nesten alle ledere i Samcom Group vil være glade for å se deg!

"NEI" TIL SPØRSMÅL UTEN SVAR!
Hvis du ikke finner svaret på spørsmålet ditt i guideboken, anbefaler vi
følgende trinn:
1. Bruk delen " Nyttig informasjon", hvor kontakter til representanter for ulike
avdelinger og tjenester i selskapet. Kontakt en representant for tjenesten som har
direkte relatert til spørsmålet ditt.
2. Hvis du ikke vet hvilken tjeneste eller avdeling i selskapet du skal henvende deg til
Har du et spørsmål som interesserer deg, ta kontakt med dine nærmeste kollegaer eller
mentor som ber om hjelp.

NYTTIG INFORMASJON

Vi har store forhåpninger til deg og tror at hver ny
en person er verden, og bak den ukjente avataren i listen over ansatte du
vil du kunne finne en interessant samtalepartner og venn, og den nye jobben vil vise seg å være det
favoritt ting lenge!
Vennlig hilsen Samkom Group of Companies

For å velge onboarding-verktøy som vil bidra til å øke hastigheten på en ansatts introduksjon til organisasjonen og stillingen, analyser innføringsmålene dine og evaluer HR-budsjettet ditt. Avhengig av typen medarbeider du utvikler et onboarding-program for, velg ett eller flere verktøy.

Hvilke tilpasningsverktøy finnes?

Følgende tilpasningsverktøy er mest brukt i praksis:

• velkommen brev;
• velkommen møte;
• ansatt bok;
• Nybegynners første dag;
• nybegynnersett;
• informasjon om nykommeren;
• tilpasningsplan;
• Nykommernes dag;
• trening i tilpasningsperioden;
• introduksjonskurs;
• veiledning.

Hvert av disse verktøyene kan brukes enten uavhengig eller i kombinasjon med andre. Samtidig er det viktig å utelukke situasjoner som vanskeliggjør tilpasningen av nykommere og kan demotivere dem.

Hvordan skrive et velkomstbrev

For å lette den nye medarbeiderens bekymringer om den første arbeidsdagen, send dem et velkomstbrev. Reflekter i det:

• hilsen og gratulerer med ansettelsen;
• generell informasjon om organisasjon og strukturell enhet;
• kontoradresse, veibeskrivelse og parkeringssituasjon og (eller) transportordning og omtrentlig tid på veien;
• Fullt navn, bilde, telefonnummer, epost til den ansatte som skal møte nykommeren og vise arbeidsplass;
• nummeret til kontoret der nykommeren forventes, og om nødvendig en plan for hvordan du kommer dit;
• Fullt navn og stilling på hans nærmeste leder, hvis mulig - bilde av veileder og generelt bilde kolleger;
• første arbeidsdagsplan, arbeidsplan, bilde av arbeidsplassen;
• liste over dokumenter som kreves for ansettelse;
• en kort beskrivelse av godtgjørelsessystemet;
• kleskoderegler, hvis noen. Hvis kleskoden er streng, vennligst ta med bilder med eksempler på hvordan ny ansatt må kle seg for jobb;
• beskrivelse av andre funksjoner bedriftskultur.

Skriv brevet i hvilken som helst form.

Utsted i tillegg et annet hilsen på vegne av lederen av selskapet. En ny medarbeider vil gjerne motta en melding fra organisasjonssjefen og lese positive ønsker. Et slikt brev - effektivt verktøy, som øker motivasjonen og lojaliteten til ansatte fra de første arbeidsdagene.

Du kan feste den til velkomstbrev elektroniske versjoner av medarbeiderhåndboken, nytt rekruttsett og lenker til arbeidsgiverinformasjon på Internett, som sosiale nettverk.

Hvordan holde et velkomstmøte

Hvis du ønsker å vise din fremtidige ansatte spesiell behandling, inviter han til et personlig møte. Inviter for eksempel en ansatt på kaffe eller lunsj i arbeidstiden.

På møtet, takk igjen for at du godtar å bli en del av teamet ditt og diskutere viktige sider ved fremtidig arbeid for arbeidstaker og arbeidsgiver.

Hvis det ikke er mulighet for et personlig møte, organiser et nettmøte eller en videosamtale via Skype. På denne måten vil du spare tiden til alle deltakere i korrespondansedating.

Hvis det ikke er behov for å møte med kolleger, men du fortsatt ønsker å gjøre et positivt inntrykk, gjør dette for din fremtidige medarbeider kort video, hvor du og teammedlemmene dine vil ønske nykommeren velkommen.

Hvordan lage en medarbeiderbok

Medarbeiderboken er en trykt eller elektronisk utgave, som introduserer nye ansatte til organisasjonens prinsipper og regler og forteller om dens aktiviteter. Medarbeiderboken i ulike organisasjoner kan kalles forskjellig: ansattmappe, bedriftsbrosjyre, nytt medarbeidermemo (kortversjon - bøker).

Som praksis viser, det mest praktiske formatet for trykt utgave Den ansattes bok er i A6-format (105×148 mm), som gjør at den også kan kalles en lommeoppslagsbok.

Hver organisasjon bestemmer innholdet i medarbeiderboken uavhengig. Som regel inneholder den generell informasjon knyttet til arbeids- og levekår i organisasjonen, en liste over personer som nye ansatte kan kontakte i visse spørsmål (med angivelse av telefonnumre eller e-postadresser for klage), generelle bedriftsregler, eksempeldokumenter mv.

I tillegg til informasjonsblokker kan en ansatts bok også inneholde blokker som:

• hilsen fra lederen av organisasjonen;
• organisasjonskart;
• beskrivelse organisasjonsstruktur organisasjoner med navn og fotografier;
• informasjon om bedriftens symboler;
• ordbok over bedriftsbegreper, etc.

Samtidig bør den ansattes bok ikke overbelastes med unødvendig informasjon, som på grunn av volumet kan skremme nye ansatte og forverre prosessen med å oppfatte grunnleggende informasjon.

En medarbeiderbok kan være for alle ansatte i organisasjonen eller for individuelle kategorier ansatte. For eksempel kan en bok for ansatte som jobber eksternt ha en tilleggsdel som inneholder alt materialet fra tilpasningskurset. Å legge til en slik seksjon er ganske berettiget, siden ansatte som jobber eksternt ikke har mulighet til å delta på introduksjonskurset personlig. I tillegg kan det utvikles en egen medarbeiderbok for representanter for de mest tallrike profesjonene i organisasjonen. Spesielt kan dette være:

• selgers bok stort nettverk butikker;
• revisjonsbok i et stort revisjonsselskap;
• en bok av en energiingeniør i bedrifter i energibransjen.

I nye, aktivt utviklende selskaper, anbefales det å utvikle en spesiell lederbok. Inkluder i den en beskrivelse av forretningsprosesser og regelverk, for eksempel forskrift om utarbeidelse og beskyttelse av avdelingens budsjett eller lokale forskrifter knyttet til arbeid med personell og regulering av spesielt spørsmål om personalutvelgelse, tilpasning og oppsigelse.

Gi boken til den ansatte første arbeidsdag. Hvis organisasjonen din ikke har en papirversjon av boken, kan du:

• send boken i elektronisk form til den ansattes e-post;
• plasser boken på et firmanettsted eller i en offentlig nettverksmappe;
• legge ut bokmaterialet på informasjonsstand, som er gratis for alle ansatte.

Ansatt i organisasjonen som er ansvarlig for å gjøre nykommeren kjent med boken, for eksempel en mentor eller HR-ansatt, angir betydningen av informasjonen som presenteres i den, og, ideelt sett, avtaler et tidspunkt når nykommeren etter foreløpig kjennskap kan spørre spørsmål og diskuter eventuelle tvetydige punkter.

Planlegg å oppdatere boken med jevne mellomrom, da informasjonen i den kan endres. Gi jevnlig oppdatert informasjon til eksisterende ansatte.

Hvordan organisere en nybegynners første dag

Den første dagen til en nyansatt er et sett med hendelser som er designet for å danne et positivt inntrykk av organisasjonen hos den nyansatte og inspirere entusiasme til å jobbe i den.

Du bør forberede deg på forhånd for din første dag som nybegynner. Mens du venter på at en ny ansatt skal dukke opp på kontoret, må du:

• forberede arbeidsplassen til den ansatte;
• sjekk tilgjengeligheten av de nødvendige arbeidsverktøyene (sett med kontorrekvisita, måleinstrumenter, etc.);
• bestille et pass, utstede et merke;
• forberede hilsener fra kolleger (et postkort med gratulasjoner med ny jobb(inkludert elektronisk), sjokolade, bedriftssuvenirer;
• opprette en jobb-e-postkonto for en fremtidig ansatt, få tilgang til programmene som er nødvendige for den nye ansattes arbeid;
• utvikle en arbeidsplan for den ansatte i prøvetiden;
• utarbeide en tilpasningsplan.

Et slikt forarbeid vil vise den nyansatte at fra de første dagene han er et velkomment medlem av teamet, ventet de virkelig på ham og forberedte ankomsten hans. Siden en ansatts holdning til organisasjonen dannes fra de første dagene, la ikke den ansatte føle seg forlatt i løpet av disse dagene. Av samme grunn bør du ikke planlegge en ny ansatts avgang den dagen hans nærmeste leder og (eller) mentor vil være fraværende, for eksempel på forretningsreise, ferie eller sykemelding).

Situasjon: hvordan vise en ansatt at han er velkommen til sitt nye arbeidssted

Slik at en ansatt på sin første arbeidsdag ny organisasjon føltes som en del av laget:

• Gi nykommeren en suvenir med organisasjonens logo for å hjelpe ham med å identifisere seg med selskapet;
• før nykommeren går på jobb, send ham hjem med post eller bud visittkort for å understreke hans betydning og vise at han aksepterte riktig avgjørelse– arbeid i denne organisasjonen;
• Arranger en liten fest for å feire at den nye medarbeideren blir med på laget, eller arranger et teammøte på den første dagen hans for å bli kjent med teamet;
• Gi den nyansatte en T-skjorte eller dalbane med signaturer fra alle ansatte;
• Legg ut en nybegynnervelkomstmelding på bedriftens nettsted;
• gi den nyansatte et bekjentskapsark - en liste over avdelingsansatte, fortrinnsvis med fotografier, tilbyr å møte alle medlemmer av teamet innen få dager og samle underskriftene deres på bekjentskapsarket;
• arrangere en telefonsamtale eller et brev fra lederen av organisasjonen med en personlig hilsen;
• Legg ut en nybegynnervelkomstmelding i firmaavisen, nettsiden eller kontorlobbyen, og fortell alle om det nye teammedlemmet i en e-postliste eller firmachat.

Hvordan lage et nybegynnersett

Et nykommersett er en pakke med dokumenter og spesielle gjenstander, hvis formål er å gi primærinformasjon om organisasjonen og sette impulsen til arbeid på et nytt sted.

Et nybegynnersett kan inneholde:

• stillingsbeskrivelse, lokale forskrifter (både obligatoriske og i tillegg eksisterende i selskapet), inkludert reglene arbeidsbestemmelser, Forskrift om godtgjørelse, Forskrift om tilpasning mv.;
• ansattes arbeidsplan i prøvetiden;
• ansatt bok;
• bedriftsnotater viet til ulike aspekter av arbeidet i organisasjonen, for eksempel om å fylle ut søknader om permisjon, overføring, oppsigelse, bestilling av skrivesaker;
• siste nummer bedriftspublikasjon, i tilfelle når en organisasjon utgir sin egen avis, magasin, brosjyre;
• bedriftssuvenir, for eksempel en penn, notisblokk, krus eller flash-stasjon med firmalogo;
• telefonkatalog over organisasjonens ansatte.

Noen av dokumentene kan spilles inn på en CD sammen med en film om organisasjonen.

Hvordan introdusere en ny medarbeider for teamet

Det er viktig ikke bare å introdusere nykommeren for sine fremtidige kolleger, men også å fortelle organisasjonens ansatte om den nye personen i teamet. For dette formålet, bruk kommunikasjonskanalene som er tilgjengelige i organisasjonen:

• bedriftens nettside dedikert til nye ansatte;
• e-post nyhetsbrev;
• informasjonsstand plassert ved inngangen til organisasjonen;
• bedriftens nyhetsbrev eller avis;
• personlig prestasjon.

Når du introduserer en nykommer til laget, formidle ikke bare hans etternavn, fornavn, patronym og stilling, men gi også bredere informasjon, spesielt angi:

• utdanning og arbeidserfaring for den nye ansatte;
• suksesser og prestasjoner av nykommeren i tidligere prosjekter;
• uformell informasjon ( sivilstand, hobbyer, prinsipper osv.) - forutsatt at nybegynneren godtar dette.

Forespørsel denne informasjonen direkte fra den nyansatte. Hvis du tar informasjon fra en nykommers CV, så koordiner det med ham først. Kanskje det nye teammedlemmet ikke vil at visse fakta i CV-en hans skal bli tilgjengelig for allmennheten.

Hvordan lage en onboarding-plan for nybegynnere

En tilpasningsplan er et dokument som angir en klar rekkefølge av tilpasningstiltak, trinn for trinn gjennomgang som garanterer den raskeste og mest komfortable tilpasningen av den ansatte til nye forhold. I en rekke organisasjoner kan tilpasningsplanen også ha andre navn, for eksempel: tilpasningsark, nyansattdagbok, datingplan, individuell plan praksisplasser osv.

En tilpasningsplan kan utvikles for en bestemt kategori organisasjonsansatte, for eksempel selgere, redaktører, markedsførere, eller individuelt for en spesifikk ansatt, under hensyntagen til hans personlige egenskaper, for eksempel behovet til en nykommer for tilleggsopplæring.

Som regel utarbeides det en tilpasningsplan av den nyankomnes nærmeste leder med deltagelse av en mentor og en personaltjenestemedarbeider basert på den ansattes arbeidsplan i prøvetiden.

Det er ikke noe enhetlig skjema for tilpasningsplanen, så lag planen i enhver form og gjør den kjent med signaturen til den nyansatte i de første dagene av arbeidet hans.

I den første skriver du ned oppgavene for prøvetiden, det vil si en liste over oppgaver, dokumenter og ansvar som den ansatte må mestre i prøvetiden. Når du setter mål, bruk SMART-metoden, takket være den kan du måle resultatet av å oppnå oppgaven på et hvilket som helst kontrollpunkt.

I den andre delen lister du opp de planlagte aktivitetene for nykommerens tilpasning, for eksempel "deltagelse i et introduksjonskurs", "arbeide med en mentor." I samme avsnitt, sammen med en liste over spesifikke tilpasningstiltak, angi:

• dato og klokkeslett for deres beholdning;
• Fullt navn, stilling og kontakttelefonnummer til ansvarlige for gjennomføring av tilpasningstiltak;
• innsamlingssted (om nødvendig).

I den tredje delen av planen, ta med en liste over kontrolltiltak, for eksempel:

• bestå en spesialisert test på den ervervede kunnskapen, for eksempel for en salgssjef, bestå en test på kunnskap om egenskapene til produktene produsert av organisasjonen;
• tidsplan for møter med nærmeste leder for å analysere resultatene av tilpasningstiltak og oppfyllelse av oppgavene som er tildelt den ansatte;
• bestått den endelige sertifiseringen.

Overvåk kontinuerlig gjennomføringen av oppgavene spesifisert i onboarding-planen. Merk dette på dokumentet.

På siste trinn tilpasning, etter å ha vurdert ytelsen til en ny ansatt, ta en beslutning om hans videre arbeid i organisasjonen, og hvis nærmeste leder og mentor har anbefalinger for opplæring av den ansatte og hans fremtidige oppgaver, registrer dem i planen og implementer dem.

Hvordan tilbringe Newcomers Day

Nykommernes dag tilbringes oftest i store selskaper, hvor et stort antall nye medarbeidere ansettes samtidig. Hovedmålet med arrangementet er teambygging. Vanligvis består nykommernes dag av:

• offisiell innholdsdel, der nye ansatte gis generell informasjon om organisasjonen;
• en uoffisiell underholdningsdel som hjelper nykommere raskt å føle seg som en del av teamet. Denne delen kan omfatte å holde konkurranser med presentasjon av gaver, teambuilding-treninger, en buffet til ære for nykommere osv. Det skal bemerkes at presentasjon av gaver er en svært effektiv begivenhet i sin innvirkning, og gaver trenger ikke å være dyrt i det hele tatt; alle gjenstander er ganske egnet med organisasjonens logo, for eksempel dagbøker, penner, krus, kalendere, flash-stasjoner, etc.

Nykommerdagens program avhenger av arrangørenes budsjett og fantasi. I dette tilfellet er arrangørene ofte HR-spesialister. I noen tilfeller, for disse formålene, er eksterne leverandører involvert, som er engasjert i opplæring, opplæring av personalet, og også organiserer omfattende arrangementer for nyankomne ansatte.

Arrangementet kan holdes både på organisasjonens territorium og ute i naturen, i rekreasjonsområder. Hyppighetsmessig anbefales det å avholde Nykommerdager en gang i måneden eller en gang i kvartalet (avhengig av hyppigheten av å ansette nye medarbeidere).

Hvordan organisere opplæring for nyankomne i tilpasningsperioden

Dersom stillingen krever spesielle kunnskaper og ferdigheter, for eksempel kunnskap om teknologi effektivt salg, så er det behov for å bruke et slikt tilpasningsverktøy som trening. Organisering av personellopplæring i tilpasningsperioden garanterer en reduksjon i perioden med produksjonstilpasning.

Treningen må være konsekvent og systematisk. Som regel utdannes en nyansatt fra første ansettelsesdag og gjennomgår deretter slike tilpasningstiltak som tar sikte på å hjelpe nykommeren til å lære steg for steg nødvendig kunnskap og ferdigheter.

Opplæringen bør inneholde både arbeid med mentor og selvstendig studium av en nybegynner nødvendige dokumenter, internt regelverk, instrukser mv.

Råd: før du organiserer uavhengig trening for en nybegynner, må du bestemme hans evne til å lære.

Gjør dette på valgstadiet. For å gjøre dette, analyser seksjonene "Kurs og seminarer" og "Tilleggsutdanning" i den ansattes CV. Hvis kandidaten angir tilstedeværelsen av sertifikater, vitnemål tilleggsutdanning, så indikerer dette hans beredskap for læring, inkludert selvstendig læring. I tillegg, for å evaluere en ansatt, bruk spesielle tester som vil bidra til å bestemme hans intelligens og evne til å lære seg selv.

Utvikle et opplæringsprogram for bestemte kategorier av ansatte eller individuelt for hver nyansatt. Koordinere programmer med avdelingsledere og godkjenne dem med leder av organisasjonen. Overlate kontrollen over gjennomføringen av opplæringsplanen til nykommerens nærmeste leder eller til en opplæringsspesialist, for eksempel en trener, hvis bedriften har en.

Med et stort arbeidsvolum for å trene ansatte, oppretter organisasjoner ofte opplæringssentre, som takket være deres lærere, klasserom og spesialopplæringsutstyr gjør det mulig å mest effektivt organisere opplæring av nye ansatte og avansert opplæring for langtidsansatte.

Hvis organisasjonen ikke gjør det treningssenter, deretter å implementere yrkesopplæring Det er viktig å vurdere tilgjengelige ressurser. Til dette formål:

• gjennomføre en undersøkelse av avdelingsledere, mentorer og identifisere de som er klare til å undervise nykommere;
• sjekke kvalifikasjonene til de utvalgte potensielle lærerne og om nødvendig utvikle en plan for opplæringen deres;
• Bestem kostnadene for opplæring for både ansatte som skal undervise og nyansatte ansatte. Inkluder også i kostnadene for treningsbetaling for tjenester til en trener, treningsutstyr, utdelinger, tidskostnader osv.;
• bestemme de tekniske egenskapene til organisasjonen, for eksempel muligheten for å lage et nettsted med treningsprogrammer, etc.

Etter å ha gjennomført en slik analyse, ta en konklusjon - er det mulig å organisere opplæring av ansatte på egenhånd, for eksempel for å etablere tilgang til bedriftens interne nettside, utarbeide hefter, utvikle et elektronisk opplæringskurs osv., eller trenger du hjelp i denne saken fra tredjepartsorganisasjoner som spesialiserer seg på opplæring av ansatte.

Hvordan gjennomføre et introduksjonskurs for å tilpasse en nybegynner

Et introduksjonskurs, eller som det også kalles – Velkomstopplæring eller «Velkommen til bedriften»-opplæring, er et av tilpasningsverktøyene, hvis formål på den ene siden er å gi nye medarbeidere den første introduksjonsinformasjonen. om organisasjonen, dens virkefelt, bedriftskultur, og på den annen side å innpode nykommere en følelse det riktige valget, stolthet over at de jobber i denne organisasjonen.

Takket være introduksjonskurset utvikler nyansatte et positivt bilde av organisasjonen fra de første arbeidsdagene og øker som et resultat lojaliteten til arbeidsgiveren. I tillegg gjør introduksjonskurset ansatte mer selvstendige og mindre avhengige av omgivelsene i perioden med tilpasning til organisasjonen, noe som direkte påvirker effektiviteten og produktiviteten i arbeidet deres.

Det er tre former for dirigering introduksjonskurs:

• klasserom;
• elektronisk;
• blandet.

Klasseromsformatet er et klassisk alternativ for å gjennomføre et introduksjonskurs. Fordelen er at den lar nybegynnere ekte kommunikasjon bli kjent med hverandre, de gamle i organisasjonen, stille spørsmål av interesse til spesialisten som gjennomfører kurset, og umiddelbart få svar på dem.

Når du arbeider i et klasserom, observerer kurslederen deltakerne og identifiserer potensielle muligheter for konfliktsituasjoner i et lag. Årsaken til en mulig konflikt kan være avvisning av ansatte bedriftens standarder og organisasjonens regler. I dette tilfellet korrigerer treneren i løpet av kurset de ansattes forståelse av arbeidet deres under nye forhold og setter dem et visst atferdsmønster som samsvarer med relasjonsnormene i organisasjonen.

Gjennomføring av et introduksjonskurs i elektronisk form (e-læring) anbefales for ansatte ved eksterne kontorer eller i tilfeller der det er umulig for alle nybegynnere å gjennomføre kurset i klasserom. Årsaken til det siste kan være et stort antall nykommere eller mangel på ressurser i organisasjonen: mangel på spesielle lokaler, en passende spesialtrener, etc.

Blandingsformen for introduksjonskurset inkluderer både klasseromstimer og e-læringselementer. Denne formen har blitt mest utbredt i praksis, da den lar HR-spesialister utvikle det mest balanserte kursprogrammet, bestemme hvilken del av informasjonen som kan studeres av nybegynnere på egen hånd, og i hvilke tilfeller live (klasserom) kommunikasjon er hensiktsmessig.

Hvordan organisere veiledning for å fremskynde tilpasningen av nykommere

Mentoring er et av tilpasningsverktøyene. Dette er en form for personalopplæring der flere erfaren medarbeider overfører sin kunnskap og erfaring til nye medarbeidere direkte på deres arbeidsplass i løpet av å utføre pågående oppgaver.

I de første ukene av en nykommers arbeid viser mentoren ham riktig funksjonsutførelse, hjelper ham med å navigere på avdelingen, introduserer ham for kolleger og oppfyller andre forpliktelser overfor traineen.

Den neste fasen av deres samhandling innebærer en delvis ansvarsdeling mellom trainee og mentor. Avhengig av spesifikasjonene til jobben, kan denne perioden begynne enten i den andre uken av arbeidstakerens arbeid eller en måned etter ansettelsen. På dette tidspunktet fungerer mentoren mer som en konsulent i å løse vanskelige situasjoner. Basert på kunnskapen som er overført av mentoren, lærer traineen å uavhengig analysere aktivitetene sine, og hele tiden stille seg selv spørsmål: hva annet kan gjøres for å forbedre arbeidet mitt? Hvordan forbedre arbeidsteknikken?

En omtrentlig liste over mentorhandlinger er gitt i tabellen.

Hva du bør unngå når du organisererter

For at en ansatt raskt skal tilpasse seg et nytt sted, ikke "forlate" ham alene. Føler ikke at det å bli kjent med alle ansatte og passe inn i teamet er hans personlige ansvar. Hjelp ham med dette, vær hans guide de første dagene, tildel ham en kurator eller mentor, eller tving hans nærmeste leder til å være mer oppmerksom på ham.

På den første arbeidsdagen, ikke tving den ansatte til å fylle ut komplekse skjemaer for registrering av ytelser og kompensasjon. Hold ham opptatt umiddelbart med å bli kjent med kollegene sine, territoriet og andre mer interessante ting. La alle dokumenter som ikke er nødvendige for ansettelse leses, fullføres eller signeres senere: om kvelden eller neste dag.

Husk at alle trenger sin egen tid til å tilpasse seg noen vil føle seg "hjemme" på jobben på bare to måneder. Ikke forvent, og spesielt ikke krev, at alle ansatte har samme holdning til tilpasningstiltak. For eksempel trenger en nykommer en offentlig introduksjon, han liker å være sentrum for oppmerksomheten, men for en annen vil en slik presentasjon forvirre ham, forårsake frykt og ubehag. I denne forbindelse, sjekk med nykommeren hva som kan hjelpe ham raskt å integrere seg i teamet, forstå oppgavene som er tildelt ham, noe som vil lindre stress fra det nye miljøet.

Gi den ansatte enkle oppgaver i den første arbeidsperioden. Ikke forvent for mye av ham med en gang. Unngå å være for kritisk til resultatene av arbeidet hans. Ros oftere enn å kritisere (i forholdet rundt syv ros til tre kritikker). Dette vil hjelpe den ansatte å øke tilliten og avlaste unødvendig stress fra intern tvil om han er på rett sted.

Sett klare mål. La nykommeren bruke arbeidsmetoder som er nye for organisasjonen, men kjent for ham, hentet fra hans tidligere arbeidssted. Ta en nærmere titt, kanskje de er mer effektive enn de som tidligere ble tatt i bruk i organisasjonen. Ikke undertrykk initiativ ved å nekte ideer, lov å vurdere dem, overvei dem uten kritikk eller protest, gi tilstrekkelig tilbakemelding.

Ikke begrens den nye medarbeideren til bare å lese instruksjoner og manualer – inkluder dem i livlig, interessert kommunikasjon med kolleger. Organiser en generell diskusjon om reglene og normene for bedriftskulturen i organisasjonen med alle nykommerens kolleger, for eksempel i en lunsjpause under et generelt teselskap til ære for nykommeren.

Gi den nyansatte instruksjoner, utstyr, ressurser og nødvendig opplæring i tide. Ikke utsett å skaffe de nødvendige ressursene for fullverdig arbeid. Dette kan demotivere nykommeren - han vil ikke føle at han er viktig og at arbeidet hans blir verdsatt, noe som som et resultat vil bremse ham i å oppnå det forventede produktivitetsnivået, noe som også vil påvirke hele ombordstigningsprosessen som helhet negativt.

Prøv å hjelpe den ansatte, svare på spørsmålene hans, overvåke prosjektene hans, men ikke tillat overdreven formynderskap eller overdreven mykhet i tilfelle negative arbeidsresultater. Atmosfæren rundt en nykommer skal være gunstig, men ikke gi opphav til tanken om at han har privilegier sammenlignet med mangeårige kolleger.