Praktisk ferieplan. Planlegging av ferier: regler og vanlige feil. Leder for HR-avdelingen

Ferieplanen (Den russiske føderasjonens arbeidskode, artikkel 123) fastsetter sekvensen av ferier for ansatte i organisasjonen. Dokumentet godkjennes av leder for kalenderåret to uker før det starter og er bindende for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsgiver tar hensyn til alle ansattes meninger, men det er kategorier hvis meninger må tas i betraktning. Disse inkluderer:

kvinner med tre eller flere barn under 12 år og andre ansatte (inkludert foresatte) som oppdrar slike barn (artikkel 262.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
ansatte under 18 år (artikkel 267 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
foreldre (inkludert adoptiv, verger eller tillitsvalgte) som oppdrar et funksjonshemmet barn under 18 år (artikkel 262.1 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
Helter sosialistisk arbeid og fullverdige innehavere av Order of Labor Glory, deltakere i den store Patriotisk krig, funksjonshemmede krigsveteraner, kampveteraner, inkludert de som mottok funksjonshemninger (artikkel 6, 14-19 i lov nr. 5-FZ av 12. januar 1995);
Helter fra Sovjetunionen, helter Den russiske føderasjonen og fullverdige innehavere av Herlighetsordenen (klausul 3 i artikkel 8 i loven til den russiske føderasjonen av 15. januar 1993 nr. 4301-1);
æresgivere fra Sovjetunionen og Russland (del 1, 2 av artikkel 23 i lov nr. 125-FZ av 20. juli 2012);
ofre for Tsjernobyl-katastrofen og andre ulykker knyttet til noe slag atominstallasjoner(avsnitt 1, del 3, artikkel 15 i den russiske føderasjonens lov av 15. mai 1991 nr. 1244-1).

Grafform

Hva du skal vise i grafikk

Ferieplanmalen for 2020 i Excel må angi stillingene til ansatte i strukturelle divisjoner, deres personellnummer og varigheten av ferien i kalenderdager. Antall dager for ansatte varierer, siden det består av:

grunnleggende permisjon, som i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode som regel er 28 dager, men for noen kategorier av borgere (funksjonshemmede, embetsmenn, lærerpersonale) dette tallet er vanligvis høyere;
(for eksempel for ansatte som er engasjert i arbeid med farlige og farlige forhold arbeidskraft som arbeider i det fjerne nord, etc.);
dager som ikke brukes av arbeidstakeren og overføres til neste arbeidsår.

Designregler

Instruksjoner for hvordan du utarbeider, fyller ut og godkjenner en ferieplan for 2020:

Trinn 1. Samle ansattes ønsker.

Trinn 2. Fyll ut alle cellene i skjemaet konsekvent.

Trinn 3. Lag en ordre og gjør teamet kjent med den.

Endringer og kanselleringer

Et fullført utvalg av å fylle ut en ferieplan ved å bruke det enhetlige T-7-skjemaet er en plan som ofte ikke sammenfaller med den faktiske fremdriften av arbeidet i organisasjonen. Dersom de planlagte datoene til syvende og sist ikke er sammenfallende med de faktiske datoene, må det gjøres endringer. For å gjøre dette, må du motta en overføringssøknad fra den ansatte, på grunnlag av hvilken en ordre utstedes. Ved endringer angis startdatoen for den utsatte ferien og årsaken til overføringen. Slik ser det ut i prøven.

Endringer gjøres hvis:

midlertidig arbeidsuførhet for den ansatte under hvile;
tilbakemelding fra det;
hvis det å gi hvile til en ansatt i den nåværende arbeidsperioden, vil ha en negativ innvirkning på organisasjonens normale arbeidsforløp.

Kansellering av tidsplanen etter godkjenning er ikke lenger mulig alle tillegg (for eksempel for nyansatte) utarbeides i form av vedlegg.

Bør personalet være kjent med dokumentet?

Dokumentet er bindende for begge parter arbeidsforhold, er det tilrådelig at alle ansatte gjør seg kjent med det og signerer det, til tross for at dette ikke er fastsatt i loven. Den uavhengig utviklede prøven gir en kolonne for kjennskap, og hvis det enhetlige T-7-skjemaet brukes, lag et eget standardark for kjennskap til bestillingen.

Holdbarhet

S. 693 "Liste over standard forvaltningsarkivdokumenter generert i prosessen med aktiviteter til statlige organer, organer lokale myndigheter og organisasjoner, med angivelse av oppbevaringsperioder» godkjent ved kjennelse fra Kulturdepartementet av 25. august 2010 nr. 558, indikerer at et slikt dokument oppbevares i ett år. Denne perioden regnes fra 1. januar det året den er godkjent for. Det vil si at ferieplanen for 2020 skal godkjennes i 2020 og lagres til 01.01.2021.

Begynn å jobbe med dokumentet i tide for å overholde fristen. Finn ut hvordan du lager en trygg ferieplan for 2020. Eksperter har samlet komplett guide til handling.

I artikkelen:

Last ned dette nyttige dokumentet:

Ferieplan for 2020: hvem trekker opp og når

Ferieplanen er et obligatorisk dokument som utarbeides årlig. Den foreskriver hvordan selskapets ansatte skal hvile neste kalenderår. Både ansatte og arbeidsgiver er pålagt å følge dokumentet. Sistnevnte må utarbeide et dokument med tydelig angitte datoer.

En ferieplan er nødvendig for å:

Gi beskjed på forhånd, utbetal feriepenger og oppfylle alle andre forpliktelser overfor den ferierende.
Finn en erstatning for en spesialist som skal på ferie i tide.
Unngå at ansatte samler opp ubrukte feriedager – bedriften kan bli bøtelagt for dette.
Fordel feriedager på arbeidsgrupper, team og avdelinger slik at ingen avdelinger står stille på grunn av samtidig fravær av flere ansatte.

HR-ansvarlig er betrodd å utarbeide ferieplan for 2020. Kan legges til grunn enhetlig form nr. T-7 , godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité nr. 1 av 5. januar 2004. Du kan også utvikle ditt eget dokumentskjema, få det godkjent etter bestilling. Dokumentet attesteres med underskrift fra leder personelltjeneste og forelagt selskapets direktør for godkjenning.

Oppmerksomhet! GIT kontrollerer tidspunktet for dokumentgodkjenning for 2020 og overvåker strengt samsvar med dem. Fristen er 17. desember, som i 2019 er tirsdag. Du kan spille det trygt og godkjenne 2020-dokumentet på forhånd. Vurder varigheten arbeidsuke i din organisasjon.

Informasjon som bør være i prøven:

Arbeidsgiverdetaljer.
Ansattinformasjon: strukturell enhet, stilling eller yrke, personalnummer, etternavn, fornavn og patronym.
Startdatoer for ferien.
Mengde kalenderdager ferie.
Detaljer om overføringen og notater som angir årsaken til overføringen.

Hvordan bli kvitt feriegjeld for 2019

HR-ansvarlig må telle feriedagene som ansatte har akkumulert over tidligere perioder med arbeid i selskapet. Riktig antall dager som arbeidstaker har rett til å benytte i 2020 skal angis i ferieplanen, eller det må utarbeides en egen tidsplan for tilbakebetaling av ferierestanser.

Nedbetalingsplan for etterskuddsvis ferie

Det er flere måter å nedbetale feriegjeld på hvis den ansatte ikke har noe imot å motta pengekompensasjon for dem, og du ikke ønsker å trekke slik gjeld inn i neste år. Hver av dem har sine egne fordeler og ulemper.

Krybbe. Hvordan bli kvitt opparbeidet feriegjeld

Sammenstillingsprosedyre for 2020: trinn-for-trinn-algoritme

Trinn 1. Finn ut hva ansatte ønsker

Hvem som skal inkluderes i den nye timeplanen

Inkluder alle heltidsansatte, inkludert eksterne og interne deltidsansatte, i dokumentmalen for 2020. Du kan ikke inkludere kvinner i svangerskapspermisjon som ikke planlegger å komme tilbake i arbeid neste kalenderår på hovedlisten. Men for de hvis fødselspermisjon avsluttes neste år, betaler den inn umiddelbart.

Nykommere som får jobb i bedriften etter at dokumentet er godkjent gis permisjon det første året basert på søknader, og ikke etter tidsplan.

Sjekk om det er mottakere i teamet. De har rett til å forlate når som helst passende tidspunkt i samsvar med arbeidsloven.

Hvis bedriften er stor, gi linjeledere fullmakt til å tegne foreløpige utkast tidsplaner for hver avdeling, og kombiner dem deretter til en konsolidert ferieplan i Excel (du kan laste ned en standard mal på nettet). Det vil hjelpe deg å gjøre dette raskt og uten feil smart Excel-regneark fra ekspertene til HR-magasinet. Det vil hjelpe deg med å finne ut sluttdatoene for ferier, ta hensyn til helligdager, advare hvem som skal starte ferien i nær fremtid, og lage en enhetlig tidsplan.

Smart ferieplan: oppdatert versjon for 2020

Oppmerksomhet! Trådte i kraft i oktober 2018 ny artikkel 262.2 i den russiske føderasjonens arbeidskode, som gir ansatte med tre eller flere barn under 12 år rett til å ta det når som helst.

Å ta hensyn til ansattes meninger vil bidra til å unngå klager og konflikter når man utarbeider en ferieplan. Det er tilrådelig å overlate avdelingslederne til å samle inn ønsker fra underordnede. De vil ta hensyn til utskiftbarhet av ansatte og sesongmessig arbeidsbelastning. Hvis organisasjonen er liten, kan en personalmedarbeider samle inn ønskene til alle ansatte.

Råd fra redaktørene av magasinet "Personnel Business"

Diskuter feriedatoer med ansatte på forhånd eller be om informasjon fra skriftlig. La for eksempel avdelings- og arbeidsgruppeledere lage foreløpige tidsplaner og deretter konsolidere dem i ett dokument. Hva du trenger til dette, les artikkelen:

Trinn 2: Lag foreløpige tidsplaner

Ofte er det rett og slett ikke mulig å ta hensyn til alle ansattes ønsker. I dette tilfellet lar vi bare ønskene til preferansekategoriene være uendret. Vi gir resten mulighet til selvstendig å avtale ferietidspunkt.

Mange arbeidere ønsker å reise på ferie om sommeren. For å sikre dette kan du planlegge ferier i deler. I dette tilfellet vil den ansatte bli angitt i ferieplanen på to linjer. Vennligst merk:

Du trenger skriftlig bekreftelse på at den ansatte godtar å dele opp ferien i deler.
Én del av ferien må være på 14 eller flere kalenderdager.

Hvis ansatte ikke kan komme til enighet, kan avdelingsledere planlegge dem en ferie på et tidspunkt som passer for organisasjonen. Forresten, noen måneder kan gjøres "stengt for helligdager" helt. Arbeidsgiveren har rett til å gjøre dette hvis fraværet av en ansatt i løpet av denne perioden på grunn av produksjonens art kan ha en negativ innvirkning på organisasjonens normale arbeidsforløp.

Trinn 3: Sjekk foreløpige tidsplaner

Avdelingsledere leverer forhåndssammenstilte tidsplaner til personalavdelingen for verifisering. Personalansvarlig vil kontrollere om permisjonen starter tidligere enn den perioden den er innvilget for.

Skritt. 4. Lag et utkast til ferieplan

Et prosjekt er et dokument som er fullført, men som ennå ikke er signert eller godkjent. For å sikre at ansatte har mindre konflikter rundt ferier, samle inn erklæringer fra dem som spør når og hvor lenge de planlegger å ta årlig betalt ferie neste år. Lag et utkast til ferieplanen for 2020. På denne måten sparer du nervene dine og sparer tid – du slipper å forklare en glemsom ansatt hvorfor ferien hans var planlagt til november, selv om han ønsket å slappe av om sommeren.

Krybbe. Hvordan lage en ferieplan

Trinn 5. Enig og godkjenn ferieplanen

Ferieplanen må avtales med fagforeningen, men kun dersom bedriften har det. Fagkomiteen skal gjennomgå dokumentutkastet innen 5 virkedager. Hvis du ikke får en begrunnet mening, hevder du den uten samtykke.

Ferieplanen skal være godkjent 2 uker før starten av neste kalenderår. 17. desember er siste dato for godkjenning av timeplanen.

Ferieplanen kan godkjennes av organisasjonens leder. For å gjøre dette, setter han datoen og signaturen sin i øvre høyre hjørne av dokumentet.
Ferieplanen kan godkjennes hvis du gir en ordre på selskapets hovedaktiviteter og inkluderer punktet "Godkjenn ferieplanen for 2020." Selve ferieplanen vil være et vedlegg til bestillingen.

Oppmerksomhet! Loven angir ikke hvordan ferieplanen skal godkjennes. Lederen gjør dette etter eget skjønn.

Før du gir ferieplanen for 2020 til lederen din for underskrift, sjekk om det er noen av disse feilene i dokumentet ditt.

Typiske feil i ferieplanlegging

Eksperter anbefaler å godkjenne dokumentet ved å bruke den første metoden. For det første gir det enhetlige T-7-skjemaet godkjenning av lederen personlig. For det andre er lagringsperioden for ferieplaner veldig kort - bare ett år fra slutten av gyldigheten, og det er upassende å godkjenne slike dokumenter med bestillinger som lagres permanent.

Loven krever ikke å sette organisasjonens segl på kartet. Dette dokumentet er kun for intern bruk.

Trinn 6. Gjør ansatte kjent med ferieplanen

Arbeidskodeks gir ikke direkte krav om at ansatte må gjøres kjent med ferieplanen mot underskrift. Artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode sier bare at det er nødvendig å varsle den ansatte om starten av ferien 2 uker før den starter. Men Rostrud (brev datert 01.08.2012 nr. PG/5883-6-1) mener at ferieplanen er en lokal handling fra organisasjonen, derfor er arbeidsgiver forpliktet til å gjøre ansatte kjent med den under signatur.

Ekspertsvar fra Systema Personal

Er det nødvendig å informere ansatte om ferieplanen?
Fortalt av Nina Kovyazina, visedirektør for avdelingen til det russiske helsedepartementet

Loven gir ikke noe klart svar på dette spørsmålet. For tiden er det to motstridende posisjoner i dette spørsmålet.

Bøtebeløp:

For tjenestemenn (regnskapsfører, personalansvarlig) - en advarsel eller en bot på 1000-5000 rubler.
For individuelle gründere - en bot på 1000-5000 rubler.
For organisasjoner - fra 30 000 til 50 000 rubler.
De som ikke godkjenner dokumentet i det hele tatt, får samme bøter.

Hvor kan du laste ned en prøveplan for 2020

Et eksempel på å fylle ut en ferieplan for 2020

Bruk et "smart" dokument i Excel-format for å overholde de lovbestemte fristene og unngå feil når du arbeider med dokumentet. Festes til bordet ferdig mal for utskrift - enhetlig skjema nr. T-7 med alle nødvendige detaljer. Når du utarbeider dokumentet, prøv å ta hensyn til de ansattes ønsker og respekter rettighetene til foreldre med mange barn og andre begunstigede som er tillatt i henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode til å ta permisjon når som helst.

Ledere og HR-ansvarlige i enkelte selskaper anser det fortsatt ikke som nødvendig å utarbeide ferieplaner eller behandle prosessen formelt. Men det er strenge lovkrav på dette spørsmålet, det er behov for tidsplanlegging blant ansatte i HR-avdelingen, og personalledelse blir enklere med denne bestillingen. La oss finne ut hvordan du kompetent, tar i betraktning alle nyansene, utarbeider en tidsplan for prioriteringen av arbeidere som skal på ferie, hvordan du justerer den og gjør tillegg.

Er det nødvendig å planlegge ferier?

La oss gå til visse seksjoner for å løse problemet. arbeidsrett. Således regulerer artikkel 122 i den russiske føderasjonens arbeidskode at en arbeidstaker er forpliktet til å hvile årlig i tjueåtte dager for hvert år som arbeides i bedriften (fra ansettelsesøyeblikket). Det eneste som kan begrense en person fra denne retten er å jobbe i bedriften i mindre enn seks måneder.

Den neste artikkelen i koden er direkte relatert til utarbeidelse og godkjenning av tidsplanen for ferieperioder for alle selskapets ansatte. Artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode angir at alle ansatte må dra på ferie strengt tatt i en bestemt rekkefølge, som er nøyaktig fastsatt i det relevante dokumentet.

En ferieplan er et pålegg som er bindende for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Ovennevnte artikkel regulerer strengt perioden hvor bestillingen godkjennes av ledelsen i organisasjonen - 2 arbeidsuker før slutten av året. Følgelig må 2019-planen utarbeides og ratifiseres innen 17. desember 2018. Denne bestillingen bør kompileres i begynnelsen av desember.

Et annet poeng må tas i betraktning: hvis selskapet har en fagforening, må ferieplanen godkjennes under hensyntagen til dens mening. La oss merke seg at hver arbeidsgiver må ha et koordinert og godkjent dokument, der spesifikke feriedatoer er bestemt for hver ansatt i organisasjonen. Denne loven er lik for alle.

Et unntak er gitt til mikrobedrifter, som siden 2017 har rett til ikke å bruke ferieplan i arbeidet. Det er verdt å minne om at i henhold til klassifiseringen er private foretak klassifisert som mikrobedrifter, og ansatte til individuelle gründere bør ikke overstige 15 personer.

Å ta ut planlagt permisjon er gunstig for både arbeidstaker og arbeidsgiver

Hvorfor trenger du en ferieplan?

Å ha en tidsplan vil gi selskapet en rekke betydelige fordeler, som inkluderer:

Overholdelse av formelle krav fra regulatoriske myndigheter. Ved ikke å overholde loven risikerer arbeidsgiveren bøter (30–50 tusen rubler for juridiske personer, 1–5 tusen rubler for individuelle gründere).
Systematisering av arbeidsprosessen i virksomheten. Ved å utarbeide et slikt dokument forsikrer selskapet seg delvis mot uvedkommende ferier. Siden den ansatte ikke har rett til å bryte den etablerte orden av egen fri vilje (med noen få unntak for visse kategorier av ansatte). Både arbeidstaker og arbeidsgiver må forstå det for å endre det planlagte ferieperiode alvorlige grunner er nødvendig. Når en person bare nekter å reise på ferie i henhold til den etablerte orden, har arbeidsgiveren rett til å vurdere dette trinnet som et brudd arbeidsdisiplin med alle de påfølgende konsekvenser.
Forenkling av løpende kontroll, samt planlegging av feriekompensasjon for ansatte. Siden en person må motta feriepenger senest 3 dager før han drar på ferie (artikkel 136 i den russiske føderasjonens arbeidskode), årsplan vil hjelpe deg med å gjøre alt til rett tid. I tillegg kan organisasjonen rolig forberede seg og varsle den ansatte som skal erstatte den ferierende ansatte.
Muligheter for å tydelig spore antall ferier og fridager av den ansatte, ha informasjon om overføring av ubrukt ferie osv., og heller ikke samle inn søknader om ferie fra ansatte.

Ved oppfølging av ferieplanen plikter arbeidsgiver å varsle arbeidstakeren skriftlig 14 dager før arbeidstakerens ferieperiode. Dette kravet er regulert av del 3 i artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Arbeidstakeren må påtegne varselet, selv om han ikke ønsker å reise på ferie innen fristen fastsatt i timeplanen. Loven tillater deg å utsette ferie kun med samtykke fra begge parter i arbeidsforholdet. Når HR-avdelingen ikke varslet den ansatte om kommende ferie, kan han be om at ferieperioden forskyves med antall dager med forsinket oppsigelse.

Dette er etablert i artikkel 124 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Og arbeidsgiver har ingen rett til å forhindre dette.

Etter avtalt tidsplan har ikke arbeidsgiver rett til å foreta justeringer i dokumentet ensidig. Dette kan kun gjøres med samtykke fra den ansatte. Og da kun hvis den ansatte allerede har tatt ut fjorårets ferie.

Hvis fakta om planfeil bekreftes, vil ledelsen svare i henhold til artikkel 5.27 i den russiske føderasjonens kode for administrative lovbrudd. Og du kommer ikke unna med bare en bot her. Regulatoren vil, basert på juridiske normer, pålegge den uaktsomme arbeidsgiveren umiddelbart å sende på ferie alle ansatte som skulle ha fått hviletid i henhold til timeplanen.

Hvis arbeidsgiveren ikke krenket rettighetene til sine ansatte, tvert imot, de drar på ferie tidligere enn planlagt og alle er fornøyde, vil ingen sanksjoner følge. Under en inspeksjon utført av spesialister Arbeidstilsynet

, spørsmålet om overholdelse av ferieplanen vil definitivt oppstå

Nyanser å vurdere Når man utarbeider en ferieplan, er det flere fallgruver som tas i betraktning i påbudt

(ellers kan du i stor grad skade produksjonsprosessen til bedriften).

Det første du må være oppmerksom på når du utarbeider prioriteringen for å dra på ferie, er de fortrinnsrettslige kategoriene av ansatte som har full rett til å hvile når som helst som passer for dem.
Derfor, før du begynner å utarbeide dokumentet, anbefales det å intervjue alle mottakerne og avklare intensjonene deres. Riktignok vil dette ikke beskytte arbeidsgiveren mot uplanlagte ferier for slike ansatte, de har fortsatt full rett til å administrere ferietiden, men det systematiserer delvis prosessen. Lovgivningsakter inkluderer følgende kategorier av ansatte som begunstigede:
mindreårige (artikkel 267 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
gravide arbeidere før de går på fødselspermisjon, så vel som umiddelbart etter den (artikkel 260 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
deltidsarbeidere - arbeidsgiveren må gi dem permisjon på det tidspunktet de drar på ferie fra hovedarbeidsstedet (artikkel 286 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
ansatte som adopterte en baby under tre måneder gammel (artikkel 122 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
ektemenn hvis ektefelle er i fødselspermisjon (artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
foreldre hvis mindreårige barn kommer inn på en høyskole eller et universitet som ligger i et annet område. Og det tas permisjon for å følge søkeren (artikkel 322 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
personer som ble ufør mens de utførte militærtjeneste, og veteraner;
hustruer til militært personell - denne kategorien permisjon gis samtidig med permisjonen til deres ektemenn (artikkel 11 i lov nr. 76-FZ);

Feriebestillingen må ikke bare ta hensyn til dagene for de viktigste betalte feriene, men også ekstra betalte ferier, samt hviletid ubrukt i tidligere år.

Følgelig bør slike ferieperioder flyttes til neste år. Det er logisk at permisjon etter søknad, som gir hviletid uten lønn, ikke er angitt i bestillingen.

Erfarne HR-offiserer anbefaler alltid å gjøre ansatte kjent med den godkjente timeplanen og samtidig få sin signatur som bekrefter kjennskap. Ja, den russiske føderasjonens arbeidskode regulerer ikke dette trinnet, men uten å indikere for den ansatte hviletidspunktet og uten å registrere dette øyeblikket, er det vanskelig å kreve at ansatte utfører det. Familiarisering kan gjøres på to standardmåter: be om visum for baksiden
godkjent tidsplan;

opprette et eget register for å registrere prosedyrene for å gjøre ansatte kjent med de viktigste interne dokumentene til selskapet, hvor du skal legge inn ferieplanen.

Å gjøre ansatte kjent med ferieplanen mot kvittering vil bidra til å unngå brudd på feriefrister

Lage riktig ferieplan

Det beste alternativet når du utarbeider en tidsplan er å bruke det enhetlige skjemaet nr. T-7. Ja, loven forplikter deg ikke til å bruke denne malen når du lager en tidsplan, du kan selv utvikle et skjema (hovedsaken er at du har et). Men hvorfor finne opp hjulet på nytt hvis det er et praktisk universelt dokument som har blitt brukt av nesten alle arbeidsgivere siden det ble godkjent av den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité under nummer 1 i januar 2004.

Ferieplanen må gjenspeile:
En liste over alle ansatte som bedriften har arbeidskontrakter med. Antall feriedager for hver ansatt. Her må vi oppsummere alt på grunn av den ansatte
typer ferier: hoved, ikke tatt av for forrige periode, tillegg, utvidet. Og også de som er godkjent av interne lokale lover eller tariffavtale. Måned, feriestartdato - de regulerer ikke at en bestemt dato skal angis i blokken, men i dette alternativet er den ansatte pålagt å skrive en erklæring som angir nøyaktig dag. Hvis datoen er stemplet, trenger du ikke å gjøre dette. Dersom HR-ansatte bruker kun en måned (ingen dato) i timeplanen, anbefales det å opprette et lokalt dokument (for eksempel «Regler om ferier») som krever at den ansatte sender inn en søknad til HR-avdelingen senest 14 dager. før feriedatoen. I dette tilfellet vil arbeidsgiveren ha muligheten for det første til å varsle arbeidstakeren på riktig måte, og for det andre rolig, uten hastverk, utarbeide en ordre, beregne og betale den forfalte kompensasjonen.
Deler inn ferieperioden i deler. Arbeidsgivers avslag på å avtale minimum sammenhengende permisjon garantert av arbeidsretten, lik fjorten dager, samt tvungen deling av hvileperioden i flere deler eller kravet om å skrive en søknad om bestemmelsen feriedager i helgene er ikke kvalifisert. Derfor er det bedre å spille det trygt, og hvis timeplanen ikke inkluderer en spesifikk inndeling i flere deler, få den ansattes signatur som sier at han godtar å dele opp ferieperioden.

I tillegg, fra de generelle dataene i dokumentet, bør følgende bemerkes:

fullt navn på organisasjonen (som i de konstituerende dokumentene);
nummer (første eller justering);
året som tidsplanen er utarbeidet for;
"Jeg godkjenner"-blokken som indikerer hvem som godkjente dokumentet og på hvilken dato.

Horisontalt/for hver ansatt skal følgende angis:

Video: hvordan lage en ferieplan

Algoritme for tidsplangodkjenning

Det er ikke nødvendig å gi en egen ordre som godkjenner ferieplanen. Dette skyldes det faktum at visumet til lederen av den juridiske enheten eller gründeren som ratifiserer dokumentet er stemplet direkte på diagrammet.

Men for å forberede seg på utviklingen av en slik tidsplan, kan direktøren for selskapet:

Utsted en ordre som forplikter ledere for strukturelle avdelinger til å forberede og sende informasjon om ferier for underordnede til personalavdelingen for raskt å utarbeide en konsolidert ferieplan.
Pålegg om utarbeidelse av ferieplan - et valgfritt dokument
Koordinere utarbeidet tidsplan med fagorganet (hvis det er en på virksomheten).
Godkjenn dokumentet ved å signere dokumentet av selskapets leder.
Når tidsplanen er påtegnet, skal godkjenningsdato angis, og dokumentet må dateres senest 17. desember.

Etter dette må alle ansatte gjøres kjent med tidsplanen, årsakene til og nødvendigheten av dette trinnet er allerede nevnt ovenfor.

Du kan samle underskrifter fra ansatte som bekrefter at de er kjent med ferieplanen enten på et eget ark eller direkte på baksiden dokument

Endringer i ferieplanen

I teorien høres alt ganske jevnt ut, men i praksis klarer bare 5-7% av arbeidsgiverne å følge timeplanen strengt. Alternativer for behov for å gjøre justeringer er vanlige.

La oss se på de vanligste:

Før feriestart eller i løpet av den tar den ansatte sykefravær. I dette tilfellet må arbeidsgiver flytte arbeidstakers ferie til et annet tidspunkt. Ekspertanbefalinger sier at det er obligatorisk å gjenspeile overføring av ferie ved å bruke dokumenterte grunner, for eksempel en ansatterklæring.
Arbeidsgiver er tvunget til å tilbakekalle den ansatte på grunn av produksjonsbehov. Her trenger du ikke bare personens samtykke til å ta fri fra hvile, men også en tilsvarende ordre om å trekke deg. Det finnes kategorier av arbeidstakere som under ingen omstendigheter kan tilbakekalles fra ferie, selv om arbeidstakeren selv ikke nekter å reise på ferie. arbeidsplass. Disse kategoriene inkluderer for eksempel gravide ansatte.
Når en person endrer hele perioden (28 dager) reflektert i diagrammet i deler. Deretter må du registrere dataene for å dele ferien i flere deler i timeplanen. Begrunnelsen her kan også være 2 dokumenter: en erklæring fra den ansatte, der han ber om å få en delvis hvileperiode, samt et pålegg om å avtale en bestemt del, som skal gjenspeiles i ferieplanen. Det viktigste er ikke å bryte kravene i den russiske føderasjonens arbeidskode, som regulerer punktet om at minst en del av ferien ikke kan være mindre enn fjorten kalenderdager.
Det gjøres justeringer av timeplanen og når en person ønsker å ta ferie på et annet tidspunkt (utenfor timeplanen). Også her skal grunnlaget være den ansattes uttalelse og rekkefølge.
Noen ganger må du erstatte deler av ferien økonomisk kompensasjon, så må alle data reflekteres i ferieplanen. For å gjøre dette, i notatene til timeplanen, må du lage et notat som indikerer hvilken del av den årlige betalte permisjonen som kompenseres i penger, og gi en lenke til bestillingsdetaljene. Dette er viktig, siden arbeidsgiver ikke har rett til å kompensere for de obligatoriske 28 dagene med hvile kun kan tas fra tillegg eller utvidede ferier, og dette bør noteres i dokumentet.
Dersom en deltidsansatt ber om å få omlagt ferie, har ikke arbeidsgiveren rett til å nekte ham. Dette punktet bør også avklares i timeplanen.

Et lite råd angående nyansatte ansatte: hvis flere personer kommer til bedriften etter å ha blitt enige om timeplanen, sett den under nummer 2 ekstra tidsplan ferier. Dette vil gjøre det lettere å kontrollere nykommere. Merk at den russiske føderasjonens arbeidskode ikke tvinger den allerede godkjente planen til å endres eller justeres, men den forbyr heller ikke å supplere dokumentet med data om ferier til personer som har gått inn i arbeidsstyrken.

For å få en klar ide om hvem som drar på ferie og når, kan ledere for bedriftsavdelinger bruke en ferieplanmal i et format som er praktisk for dem

Prosedyre og vilkår for lagring av tidsplaner

Svaret på det vanlige spørsmålet om hvor lenge man skal holde ferieplanen er ganske enkelt - 1 år. Dette er etablert i paragraf 693 i registeret godkjent etter ordre fra Den russiske føderasjonens kulturdepartement nr. 558. Det vil si at ferieplanen godkjent i desember 2017 (for 2018) lagres hos bedriften til utgangen av 2019. Da må den destrueres. Dessuten må dette gjøres i henhold til en spesiell lov i henhold til protokollen til Federal Archive av 02/06/2002.

Video: vanlige spørsmål angående ferieplanlegging

Ikke alle arbeidsgivere forstår 100 % rollen det er å planlegge ansattes ferier. Men hvis du er i et selskap der 2-3 personer jobber, kan du i løpet av året i det minste på en eller annen måte kontrollere prosessen med å dra på ferie og holde oversikt over dette problemet, uten en tidsplan. I organisasjoner der antallet ansatte når minst tjuefem, er det urealistisk å gjøre dette fullt ut uten å systematisk vedlikeholde et spesifikt dokument. Og gitt de konstante kontrollene av inspektoratet og betydelige bøter for hver formalitet, må du stille inn og begynne å jobbe fullt ut med ferieplanen.

17. desember er den siste dagen for godkjenning av ferieplanen, fordi den må undertegnes av organisasjonens leder senest to uker før starten av kalenderåret (artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Det er veldig lite tid igjen til å ha tid til å komponere den riktig.

Vi organiserer arbeid med planlegging

Tidsplanen gjenspeiler informasjon om fordelingen av årlig betalt ferie for organisasjonens ansatte for kalenderen år for måned. Å utvikle en ferieplan tar mye tid fra HR-avdelingen. Arbeidet med å samle inn og behandle nødvendige data kan organiseres på ulike måter. Det er praktisk for noen å overlate dette til en egen HR-spesialist som vil være opptatt med "fra til til til" tidsplanen. For andre er det mer praktisk å fordele ansvar: tilordne en eller flere strukturelle enheter til hver HR-ansatt.

Å utarbeide en tidsplan er en ansvarlig sak som må tas i betraktning: ansattes ønsker om feriedatoer og behov produksjonsprosessen, og arbeidslovgivning. Det er tilrådelig å gjenspeile prosedyren for å utvikle en tidsplan, betingelser og regler for å gi ferier i organisasjonens lokale forskrifter (interne regler arbeidsbestemmelser eller tariffavtale). I instruksjonene for håndtering av personaljournaler Du kan beskrive i detalj prosedyren for å fylle ut en ferieplan både på opprettelsesstadiet og under vedlikeholdet gjennom året. Hvis de lokale forskriftene til organisasjonen ikke fastsetter prosedyren for å utvikle en ferieplan, er det verdt å starte forberedelsen ved å utstede en ordre der du må indikere:

hvem som er ansvarlig for å utarbeide ferieplanen (planen er signert av lederen for HR-avdelingen, men forberedelsesarbeidet kan utføres av en HR-spesialist);
innen hvilken periode skal ansatte gi sine ønsker om ferier;
fristen for når lederne for strukturelle avdelinger må koordinere de ansattes ønsker med produksjonsplanene til avdelingene;
fristen for når utkastet til tidsplan skal forelegges leder for godkjenning.

Ferieplanen må ta hensyn til særegenhetene ved organisasjonens produksjonsprosess, sikre kontinuitet og utskiftbarhet av arbeidere. Arbeidskoden gir alle muligheter for dette, fordi rekkefølgen for å gi ferie bestemmes av arbeidsgiveren (artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode). For å unngå tvister og uenigheter med ansatte, bør prosedyren for å bestemme prioritet av ferier foreskrives i en lokal forskriftslov (PVTR eller tariffavtale). For eksempel bør det fastsettes at ledere for strukturelle avdelinger ikke skal være på ferie samtidig med stedfortrederne. I noen organisasjoner kan det være fastslått at årlig ferie gis til ansatte bare i visse måneder (for eksempel i en utdanningsinstitusjon vil det å gi permisjon i høst-vinter-vårperioden påvirke læringsprosessen negativt). En situasjon er mulig når det er fordelaktig for en arbeidsgiver å sende en stor gruppe ansatte på ferie samtidig (for eksempel kan en produsent av vinduskonstruksjoner, på grunn av lav etterspørsel etter produkter, planlegge en ferie for alle ansatte produksjonsavdelingen for perioden 12. januar til 8. februar). For de fleste organisasjoner er det beste alternativet jevn fordeling ansattes ferier i løpet av året.

Utkastet til ferieplanen utarbeides av organisasjonens personaltjeneste. Det er mest praktisk å gjøre dette ved å bruke et endret ferieskjema (vedlegg 1). Først av alt er det nødvendig å analysere "feriehistoriene" og bestemme hvor mange feriedager hver ansatt har rett til å regne med neste år, om det er ansatte i fortrinnskategorier som nyter fordeler når de fastsetter prioriteringen av ferier. Deretter overføres dataene om ansatte til lederne for strukturavdelinger, som skal finne ut hvilke ønsker ansatte har om tidspunktet for å reise på ferie og dele opp ferien i deler, og også koordinere disse ønskene med avdelingens planer for året. , etablere den optimale sekvensen av ferier. Basert på prosjektene til strukturelle enheter, utarbeider personaltjenesten en konsolidert ferieplan for organisasjonen og sender den til lederen for godkjenning.

Hva skal inkluderes i timeplanen

Ferieplanen din bør inneholde:

årlig grunnleggende betalt permisjon;
årlig ekstra betalt permisjon;
ferie som ikke ble benyttet av arbeidstakeren i løpet av inneværende år og ble overført til neste år.

Varigheten av den årlige grunnleggende betalte permisjonen er som regel 28 kalenderdager (artikkel 115 i den russiske føderasjonens arbeidskode). For noen kategorier arbeidstakere gir lovverket lengre ferie – utvidet grunnpermisjon. Disse kategoriene inkluderer spesielt:

arbeidere under 18 år. De har rett til en ferie på 31 kalenderdager (artikkel 267 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
funksjonshemmede. De gis permisjon på minst 30 kalenderdager (artikkel 23 Føderal lov datert 24. november 1995 nr. 181-FZ «On sosial beskyttelse funksjonshemmede i den russiske føderasjonen");
lærerpersonale. Varigheten av permisjonen deres avhenger av stilling og type utdanningsinstitusjon og varierer fra 42 til 56 kalenderdager (artikkel 334 i den russiske føderasjonens arbeidskode; resolusjon fra regjeringen i den russiske føderasjonen datert 1. oktober 2002 nr. 724 "På varigheten av den årlige grunnlønnede permisjonen gitt til lærerpersonalet ");
statlige embetsmenn har rett til permisjon fra 30 til 35 kalenderdager avhengig av deres stilling (artikkel 46 i føderal lov av 27. juli 2004 nr. 79-FZ “On State embetsverk Den russiske føderasjonen").

I tillegg til den viktigste, kan noen ansatte få årlig ekstra betalt permisjon (artikkel 116 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Slike permisjoner gis til ansatte:

de som er ansatt i jobber med skadelige og (eller) farlige arbeidsforhold;
å ha en spesiell karakter av arbeid;
med uregelmessig arbeidstid;
arbeider i det fjerne nord og tilsvarende områder;
i andre tilfeller gitt av den russiske føderasjonens arbeidskode og andre føderale lover.

I tillegg til helligdager fastsatt av lovverk, arbeidsgivere, tar hensyn til deres produksjon og økonomiske muligheter kan installere seg selv ekstra helligdager for ansatte, etter å ha godkjent prosedyren for deres bestemmelse i en tariffavtale eller annen lokal forskriftslov, som er vedtatt under hensyntagen til oppfatningen fra det valgte organet til det primære fagforeningsorganisasjon(Del 2 av artikkel 116 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Ved beregning av den totale varigheten av årlig betalt permisjon, summeres ytterligere permisjoner med den viktigste (artikkel 120 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Eksempel. Tjenestemann Tropinin V.V. har rett til:

utvidet ferie (30 kalenderdager);
ekstra permisjon for lang tjeneste (8 kalenderdager);
ekstra permisjon for uregelmessig arbeidstid (3 kalenderdager);
ekstra permisjon for arbeid under skadelige forhold arbeidskraft (7 kalenderdager).

Dette betyr at du i timeplanen må planlegge en ferie som varer i 48 kalenderdager (helt eller, etter avtale med den ansatte, dele opp ferien i deler).

Når du lager en tidsplan, må du sjekke om organisasjonen har ansatte som har rett til å motta årlig betalt permisjon på et tidspunkt som passer dem - deres permisjon er planlagt først i timeplanen. Slike ansatte inkluderer spesielt:

mindreårige under 18 år (artikkel 267 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
deltidsarbeidere (permisjon gis samtidig med permisjon for hovedjobben) (artikkel 286 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
ansatte hvis ektefeller er militært personell (permisjon gis samtidig med ektefellens permisjon) (klausul 11, artikkel 11 i føderal lov av 27. mai 1998 nr. 76-FZ "Om statusen til militært personell");
kvinner før eller umiddelbart etter fødselspermisjon, så vel som ved slutten av foreldrepermisjonen (artikkel 260 i den russiske føderasjonens arbeidskode);
ansatte hvis koner er i fødselspermisjon (artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Det er imidlertid verdt å huske at selv om ferien ble planlagt i ferieplanen strengt i samsvar med ønskene til en ansatt som tilhører kategorien ovenfor, har han rett til når som helst på året å endre avgjørelsen og skrive en søknad til arbeidsgiver som ber om ferie fra en annen dato . En slik arbeidstaker kan ikke nektes overføring av ferie.

Ferieplan – sammendragsdokument. Og selv om den er satt sammen for et kalenderår (i dette tilfellet 2015), refererer den planlagte ferieperioden til hver ansatt til hans individuelle arbeidsår.

Eksempel. Sekretær Petrova I.V. ansatt 19. juni 2014. Ferieplanen bør inkludere hennes ferie for perioden fra 19.06.2014 til 18.06.2015. Ferie for neste arbeidsår (fra 19.06.2015 til 18.06.2016) kan gis når som helst i arbeidsåret (artikkel 122 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Det kan planlegges:

i ferieplanen for 2015 (etter 19.06.2015);
Etter avtale med den ansatte kan en del av ferien inngå i timeplanen for 2015 (etter 19.06.2015), og en del kan stå igjen for 2016;
i ferieplanen for 2016 (til 18. juni 2016).

Som du kan se, kan en ansatts ferie planlegges enten i sin helhet eller i deler. Når du deler ferie i deler, er det nødvendig å overholde kravene i artikkel 125 i den russiske føderasjonens arbeidskode. For det første må minst én del av ferien være på minst 14 kalenderdager. Dette kravet skyldes medisinske årsaker: for å komme seg etter arbeidsprestasjoner, trenger en person en full, lang hvile. For det andre er det kun mulig å dele permisjonen i deler dersom det oppnås enighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Dersom en av partene i arbeidsforholdet er imot dette, kan ikke ferien deles. Arbeidsgivers samtykke til deling av ferier bekreftes av leders underskrift på timeplanen (eller på feriebestillingen, dersom ferie ikke avsettes i henhold til planen). Hvilket dokument som skal gjenspeile den ansattes samtykke er ikke fastsatt ved lov. I praksis bruker organisasjoner ulike metoder for å få bekreftelse på en ansatts samtykke:

Metode 1. Før ferieplanen godkjennes, skriver den ansatte en søknad med en forespørsel om å dele ferien i deler, angir startdatoene og varigheten av delene av ferien, og arbeidsgiveren setter vedtaket «Tillat. Signatur. Dato". God måte, dersom initiativet til å dele ferie kommer fra den ansatte. Noe annet vi snakker om om tvang, noe som er uakseptabelt.

Metode 2. Ved utarbeidelse av ferieplan sender arbeidsgiver arbeidstaker et forslag om å dele opp ferien i deler, angir datoene for feriedelene og deres varighet, og arbeidstakeren krysser av for «Jeg har lest og godtar. Signatur. Fullt navn. Dato". Dette alternativet er å foretrekke når initiativet til å dele ferien kommer fra arbeidsgiveren, og er helt i samsvar med lovens ånd: det er et forslag, det er et svar på det, det er en avtale mellom partene. Dessverre er denne metoden den mest tidkrevende.

Metode 3. Ferieplanskjemaet er supplert med spalten «Jeg har lest og er enig. Signatur. Fullt navn". Det forutsettes at den ansatte med én signatur samtykker både i feriens startdato og selve det faktum å dele opp ferien i deler. Dette er en ganske vanlig metode som krever minimalt med tid. Det er imidlertid ikke helt riktig. Tenk deg: ti avdelingsansatte signerte spalten, men en nekter kategorisk, ønsker ikke å dele ferien i deler. Du har ingen rett til å tvinge ham. Hva skal jeg gjøre? Lage en ny timeplan? Samle inn ansattes signaturer på nytt? Dessuten er planen allerede godkjent av lederen (tross alt introduserer de dokumentet som har trådt i kraft). Og hvordan kan et dokument godkjennes dersom lovkravet for å komme til enighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver ikke er oppfylt?

Noen organisasjoner fastsetter i sine interne arbeidsbestemmelser at ansatte får permisjon to ganger i året i 14 kalenderdager. Det antas at den ansattes signatur som bekrefter kjennskap til PVTR er hans samtykke til å dele permisjonen i deler. Dette forverrer imidlertid den ansattes stilling sammenlignet med arbeidslovgivningen, og kan derfor ikke brukes i samsvar med artikkel 8 i den russiske føderasjonens arbeidskode. Ikke glem at PVTR er et dokument som inneholder reglene fastsatt av arbeidsgiveren og uttrykker hans vilje, og slett ikke en avtale mellom partene i arbeidsforholdet. Det faktum at det er vedtatt under hensyntagen til uttalelsen fra representasjonsorganet for arbeidere endrer ikke situasjonen, fordi for eksempel oppsigelsesordre gitt under hensyntagen til fagforeningens mening fortsatt forblir administrative dokumenter fra arbeidsgiveren, og gjør ikke bli avtaler om oppsigelse av arbeidsavtalen.

Spørsmål. Savelyev A.V. ansatt 12. desember 2014. Skal det inn i ferieplanen for 2015?

Svare. En ansatts rett til betalt permisjon oppstår etter 6 måneders kontinuerlig arbeid i organisasjonen (artikkel 122 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Etter avtale mellom partene kan arbeidsgiver gi årlig ferie før utløpet av denne perioden. På deres anmodning er arbeidsgiver forpliktet til å gi enkelte kategorier arbeidstakere årlig ferie, uavhengig av deres tjenestetid i organisasjonen (mindreårige, deltidsansatte osv.). I dette tilfellet vil arbeidstakeren ha rett til permisjon fra 06.12.2015. I ferieplanen for 2015 må du planlegge ferien etter ovennevnte dato. Ferien kan planlegges i sin helhet (28 kalenderdager) eller, etter avtale med den ansatte, deles i deler (for eksempel kan det planlegges 14 kalenderdager i 2015, og de resterende dagene i 2016).

Spørsmål. Hvordan planlegge en ferie for en deltidsarbeider?

Svare. Det kan være vanskelig å planlegge ferien til en deltidsarbeider, fordi den nøyaktige datoen for hans avreise på ferie fra hovedarbeidsstedet ikke alltid er kjent (for eksempel hvis utviklingen av ferieplaner utføres parallelt i organisasjoner eller spørsmål om ferier er formelt henvendt til hovedjobben). Arbeidsloven i dette tilfellet er kategorisk: permisjon må gis samtidig med permisjon for hovedjobben (artikkel 286 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Planlegg feriestart i henhold til den ansatte, men vær forberedt på at den trolig må legges om, og ta hensyn til dette når du planlegger ferier for andre ansatte i samme avdeling.

Spørsmål. Er det nødvendig å inkludere kvinner som er i fødselspermisjon i ferieplanen?

Svare. Mange organisasjoner inkluderer alle ansatte i ferieplanen, inkludert kvinner i fødselspermisjon. Dette er ikke forbudt ved lov, men det er heller ikke påkrevd. Faktisk er det umulig å planlegge ferien realistisk fordi de kan avbryte omsorgspermisjonen når som helst, og det er ikke kjent når de vil bruke den årlige permisjonen. Hvis en slik kvinne kommer tilbake på jobb, er det mer praktisk å gi henne permisjon på forespørsel.

Spørsmål. Hva skal man gjøre med ubrukte ferier? For eksempel har prosessingeniør Petrov V.G. Jeg har ikke vært på ferie på to år. Er det mulig å inkludere disse feriene i timeplanen? Og stemmer det at ferie som ikke er brukt innen to år "brenner ut"?

Svare. Tidligere ubrukte ferier kan inngå i ferieplanen eller gis etter avtale med arbeidstakeren etter dennes søknad (brev fra Rostrud datert 1. mars 2007 nr. 473-6-0). Inkludering i timeplanen er mer praktisk, da det lar deg tydelig vurdere hvor mange slike ferier som har samlet seg i organisasjonen. Permisjon må gis til den ansatte årlig (artikkel 122 i den russiske føderasjonens arbeidskode), i unntakstilfeller med overføring av permisjon til neste arbeidsår, må den brukes senest 12 måneder etter slutten av arbeidsåret for som det gis (del 3 av artikkel 124 i den russiske føderasjonens arbeidskode). For eksempel, hvis en ansatt ble ansatt 02.01.2014, må det gis permisjon til vedkommende (og den ansatte må bruke den) senest 31.01.2016. Unnlatelse av å gi årlig betalt permisjon i to år på rad er forbudt, og arbeidere under 18 år og arbeidere som er engasjert i arbeid med skadelige og (eller) farlige arbeidsforhold, må bruke permisjon årlig (del 4 av artikkel 124 i arbeidsloven). fra den russiske føderasjonen). Selvfølgelig, hvis permisjonen ikke ble gitt av en eller annen grunn, vil den ikke "brenne ut" i det hele tatt, arbeidstakeren vil beholde retten til det, men arbeidsgiveren i dette tilfellet kan bli straffet under en inspeksjon av Statens arbeidstilsyn eller i retten.

Når ferieplanen er godkjent, blir den bindende (del 2 av artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Dette innebærer at arbeidsgiver plikter å gi arbeidstakeren permisjon innen fristen som er angitt i timeplanen, og arbeidstaker plikter å benytte denne permisjonen. Eventuelle avvik fra tidsplanen skal dokumenteres i passende organisasjons- og administrativt dokument og merkes i timeplanen. Ansatte som ansettes etter godkjenning av timeplanen kan inngå i ferieplanen på grunnlag av pålegg eller slike ansatte kan innvilges permisjon på forespørsel.

Vi forbereder dokumentet

En organisasjon kan utvikle et ferieplanskjema uavhengig, men det er nødvendig å overholde kravene i artikkel 9 i føderal lov nr. 402-FZ datert 6. desember 2011 "Om regnskap." Denne artikkelen inneholder en liste over obligatoriske detaljer for det primære regnskapsdokumentet. Når du utvikler planskjemaet ditt, er det tilrådelig å ta utgangspunkt i det enhetlige skjemaet nr. T-7, godkjent ved resolusjon fra Russlands statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1, om nødvendig, og fjerner unødvendig informasjon fra det. og legge til de nødvendige kolonnene. Du kan for eksempel fjerne koder for OKUD, OKPO og detaljene for å ta hensyn til fagforeningsorganets mening (hvis det ikke er noen) fra ferieskjemaet. Du kan supplere tidsplanen med et visum for å koordinere dokumentet med den juridiske tjenesten eller andre strukturelle avdelinger i organisasjonen. I brevet til Rostrud datert 30. juli 2014 nr. 1693-6-1 står det at det er tillatt å supplere skjema nr. T-7 med spalte 11, 12. I en av dem vil arbeidstakeren kunne skrive under på at oppstart datoen for ferien er kjent for ham, og i den andre - angi datoen varsel om starten av ferien (et eksempel på å fylle ut et slikt skjema er gitt i vedlegg 2). Det utviklede skjemaet må godkjennes av organisasjonens leder etter anbefaling fra regnskapsføreren (klausul 4 i artikkel 9 i den føderale loven av 6. desember 2011 nr. 402-FZ "On Accounting").

På planleggingsstadiet fyller personalmedarbeideren ut kolonne 1–6. Navnet på organisasjonen, strukturelle inndelinger, stillinger, etternavn, fornavn og patronymer til ansatte er angitt uten forkortelser. Kolonne 5 viser varigheten av ferien i kalenderdager. Dersom det gis permisjon i deler, føres opplysninger om hver del av permisjonen på egen linje. I kolonne 6 angir du startdatoen for ferien. I noen organisasjoner er det vanlig å angi ikke startdatoen for ferien, men hele perioden, for eksempel 04/01/2015–04/28/2015. Dette er ikke et brudd.

Ferieplanen undertegnes av leder for HR-avdelingen og godkjennes av leder for organisasjonen. Hvis det er en fagforening, er det nødvendig å ta hensyn til den begrunnede uttalelsen fra det valgte fagforeningsorganet (del 1 av artikkel 123 i den russiske føderasjonens arbeidskode). Prosedyren for å ta hensyn til meningen fra det valgte organet av ansatte er fastsatt i artikkel 372 i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Arbeidsloven forplikter ikke direkte arbeidsgiveren til å gjøre ansatte kjent med ferieplanen. Eksperter har ulike meninger om dette problemet. Noen eksperter anser ferieplanen for å være en lokal lov, og derfor er det nødvendig å gjøre ansatte kjent med den. Andre mener at lokale normativ handling setter standarder general for et ubestemt antall personer, og i ferieplanen angir vi navnene på spesifikke ansatte, derfor kan tidsplanen ikke tilskrives lokale forskrifter og det er ikke nødvendig å introdusere ansatte til det. I praksis samler de fleste organisasjoner fortsatt inn ansattes signaturer, fordi dette har en praktisk betydning: kjennskap til den godkjente timeplanen gir den ansatte muligheten til å finne ut om hans mening om feriedatoen ble tatt i betraktning, og hvis ikke, planlegge ferien annerledes . Du kan gjøre arbeidere kjent på forskjellige måter: ved å inkludere en ekstra kolonne i timeplanen, samle signaturer på et eget familiariseringsark eller legge ut timeplanen på informasjonsstand organisasjoner.

Kolonne 7–10 fylles ut for hånd gjennom året etter hvert som ferier innvilges. Dersom permisjon ikke innvilges i henhold til tidsplanen, angis i kolonne 8 navn og dato for pålegget som permisjonen overføres på grunnlag av. I noen organisasjoner er det vanlig å angi den ansattes søknad som grunnlag for å utsette ferie på initiativ fra den ansatte. Dette er feil for å gjøre endringer i den godkjente tidsplanen, må du administrativt dokument, altså en ordre. Kolonne 9 angir datoen for forventet ferie (i år eller neste). Kolonne 7 fylles ut ettersom ferier faktisk brukes av ansatte (tross alt, i forskjellige situasjoner kan ferier gis før tidsplanen, etter planen eller senere enn fristen fastsatt av timeplanen).

Kolonne 10 "Merk" kan inneholde all informasjon, det viktigste er at den er forståelig personalarbeider. Spesielt her kan du angi årsaken til å utsette ferie (for eksempel på forespørsel fra den ansatte; Del 2 av artikkel 125 i den russiske føderasjonens arbeidskode - tilbakekalling fra ferie; Del 3 av artikkel 124 i Arbeidsloven Kode for den russiske føderasjonen - hvis permisjon ikke gis, fordi dette vil ha en negativ innvirkning på organisasjonens normale arbeidsforløp).

Den opprinnelige ferieplanen lagres vanligvis i personalavdelingen. En kopi av tidsplanen kan kreves av regnskaps- eller finansavdelingen for regnskap eller ledelsesregnskap(for å anslå hvor mye penger som må reserveres til feriepenger i ulike perioder av året). For andre strukturelle divisjoner av organisasjonen kan du utarbeide utdrag fra timeplanen - dette vil gjøre det mer praktisk for dem å organisere aktivitetene sine gjennom året.

Oppbevaringsperioden for ferieplanen er ett år (klausul 693 i "Liste over standard arkivdokumenter generert i løpet av virksomheten til statlige organer, lokale myndigheter og organisasjoner, som indikerer lagringsperioder", godkjent etter ordre fra departementet for Culture of Russia datert 25. august 2010 nr. 558). Denne perioden regnes fra 1. januar året etter året da kontorarbeidet er fullført, det vil si at ferieplanen for 2015 må lagres til 31. desember 2016.

1 -1

Ferieplan er en tabell som inneholder informasjon om datoene for tildeling av årlig betalt permisjon til ansatte i organisasjonens strukturelle avdelinger.

Hvordan lage en ferieplan

Ved utforming av ferieplan er det nødvendig å ta hensyn til at iht arbeidslovgivning I Den russiske føderasjonen er varigheten av årlig betalt ferie 28 kalenderdager. En ansatt har rett til å bruke den etter 6 måneders sammenhengende arbeid i denne organisasjonen. Varigheten av årlig betalt permisjon kan øke pga ubrukte dager ferie i fjor eller gjennom ekstra betalte ferier for visse kategorier ansatte.

Ferieplanen utarbeides av en ansatt i HR-tjenesten årlig senest to uker før nytt kalenderår starter og godkjennes av direktøren i virksomheten eller autorisert person, attestert med signaturen til lederen av personaltjenesten, under hensyntagen til meningen fra det valgte fagforeningsorganet (hvis det er en). Ferieplanen for 2013 skal således være godkjent senest 17. desember 2012.

Det enhetlige skjemaet nr. T-7, godkjent ved resolusjon fra den russiske føderasjonens statsstatistikkkomité datert 5. januar 2004 nr. 1, brukes som ferieplanskjema.

På planleggingsstadiet, før starten av kalenderåret, er kun kolonne 1-6 i ferieplantabellen fylt ut: den strukturelle enheten som arbeidstakeren jobber i, hans stilling av bemanningstabell, fullt navn, personellnummer på den ansatte (hvis noen), antall kalenderdager med ferie og planlagt startdato for ferien.

Arbeidstakeren skal være kjent med ferieplanen mot underskrift senest to uker før den starter. Du kan legge til kolonne 11 i tabellen for ansattes poster, eller opprette et fritt familiariseringsark og legge det ved ferieplanen.

Dersom den ansatte ikke er fornøyd med feriens startdato eller ønsker å dele den opp i deler, kan den ansatte skrive søknad om å utsette ferien og få den signert av leder. Basert på det utstedes en ordre og det gjøres justeringer av ferieplanen. Dessuten kan feriedato endres etter initiativ fra leder ifm produksjonsnødvendighet. I dette tilfellet gis en ordre om å utsette ferien og endringer i ferieplanen vises også.

Kolonne 7-10 fylles ut når ansatte drar på ferie i løpet av året.
Den 7. kolonnen angir den faktiske startdatoen for ferien (den kan falle sammen med den planlagte eller avvike dersom omstendighetene endres og ferien utsettes).
8. kolonne inneholder informasjon om dokumentet - grunnlaget for overføring av permisjon (søknad eller pålegg fra leder).
Kolonne 9 angir datoen for forventet utsatt ferie.
Den 10. kolonnen i ferieplanen inneholder en beskrivelse av årsakene til manglende avsetting, overføring eller forlengelse av ferie.