Таблица штатного расписания образец. Образец заполнения штатного расписания. ООО и ИП – кто должен составлять штатку

В данной статье можно скачать бесплатно бланк штатного расписания форма Т-3. Также для примера мы заполнили документ, образец заполнения Т-3 для ООО можно скачать бесплатно в формате excel ниже.

На самом деле существующая типовая форма штатного расписания не обязательна к применению. Допускается использовать свой бланк, который организации будет более удобен и сможет отразить все особенности структуры предприятия.

Штатное расписание предприятия подготавливается работником кадровой службы, после чего утверждается . Если необходимо внести изменения в бланк, то либо издается приказ об изменении (), либо подготавливается новая редакция штатного расписания, которое опять утверждается приказом.

Образец заполнения Т-3 для ООО

Порядок заполнения и оформления данного бланка рассмотрим на примере типовой формы Т-3.

Следует написать название организации, образец, представленный ниже для скачивания заполнен для ООО. Также пишется номер ОКПО для ООО.

Бланку присваивается номер и ставится дата его формирования.

В строке «на период», указывается временной промежуток, в течение которого будет действовать данный документ. Также следует поставиться дату, с которой документ вступает в свою силу.

Штатный состав организации прописывается в виде таблицы с указанием структурных подразделений и должностей.

В типовом бланке Т-3 таблица содержит следующие графы:

название структурного подразделения — организация может разработать свои наименования отделов и подразделений;
код подразделения — также определяется организацией, каждому подразделению предприятие по своему желанию может присвоить коды для удобства;
должность, специальность или профессия — указывается перечень должностей для каждого подразделения. Наименования должностей и профессий могут быть взяты из ОКПДТР — классификатор профессий;
количество штатных единиц — организация самостоятельно принимает решение о том, в каком количестве ей нужны работники в каждой должности;
тарифная ставка или оклад — прописывается для каждой должности в соответствии с системой оплаты труда, применяемой для должности (профессии);
другие надбавки и выплаты, предусмотренные для каждой отдельной должности;
общий размер заработной платы, выплачиваемой в отношении каждой должности, значение получается путем суммирования всех выплат в отношении конкретной профессии и умножением полученной суммы на количество штатных единиц;
примечание, где могут быть отражены любые особенности.

Штатное расписание – нормативный документ, в котором указываются данные о структурном составе, количестве вакансий, перечне должностей, необходимой квалификации сотрудников, размере окладов, надбавках за особые условия труда и прочие сведения о штате организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Необходимо для нормального формирования штата сотрудников и численности компании.

Что это за документ?

Это нормативный текст, на основании которого формируется структура, подразделения, утверждается численный состав компании, норматив заработной платы, зависящий от занимаемой должности.

Таблицу для составления можно разработать самостоятельно, исходя их потребностей компании, или бесплатно скачать готовый бланк в excel типовой формы.

Нормативная база

Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 утверждена «Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № Т-3, предназначенная для составления штатного расписания.

В ТК РФ нигде не указано, что организации обязаны составлять документ, но в оговаривается, что трудовые функции работника определяются по должности в соответствии со штатным расписанием.

Для чего нужно?

Выполняет несколько важных функций, позволяющих оптимизировать работу предприятия, структурировать работу всей организации и отдельных ее подразделений.

При наличии расписания всегда понятно, все ли вакансии заполнены, упрощается подбор персонала.

Достаточно удобный формат, выполняющий несколько задач одновременно, благодаря которому можно:

легко отслеживать структуру компании;
всегда иметь под рукой таблицу, где имеется общая численность вакансий, а также в разбивке по отделам и цехам;
прослеживать систему материального вознаграждения;
устанавливать размеры материального стимулирования;
быстро отслеживать свободные вакансии.

Обязательно или нет?

В любом трудовом договоре, в том числе , при приеме сотрудника на работу указывается, что он принят согласно штатному расписанию.

Более того, при выездных проверках работники соцстраха и налоговой всегда запрашивают документ. Отсутствие такового зачастую расценивается как нарушение ТК РФ, за которое предприятие могут оштрафовать.

В любом случае во избежание проблем лучше оформлять штатное расписание.

Основания для составления

Основаниями для составления штатного расписания являются:

создание новой организации;
реорганизация предприятия в связи с расширением или сокращением производства.

Руководитель издает приказ о создании штатного расписания, с ним знакомятся главный бухгалтер и начальник отдела кадров, на основании приказа создается и подписывается новое ШР.

Отличие от штатной расстановки

Во многих предприятиях, наряду с основным расписанием, применяется так называемая рабочая форма — штатная расстановка.

Это упрощенная форма, где указаны список профессий и замещаемые должности.

В отличие от формы Т-3 носит оперативный характер, она динамично изменяется в зависимости от численных или качественных трансформаций и не требует отдельного приказа о его изменении или утверждении.

Обычно в должностной расстановке указываются сведения о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность или статус вакансии (занята или свободна), в отличие от основного, показывающего только количество вакансий.

ШР не дает возможность понять, кто из сотрудников замещает какую должность и занята определенная вакансия или нет.

Документ не обязательный, но он достаточно удобен для оперативной кадровой работы, особенно в крупных компаниях, для оперативного контроля замещения вакансий его часто используют.

Штатное расписание в 2019 году

Когда и на какой период составляется и утверждается?

Документ по своей сути является плановым, а значит, предполагается, что обновляться он должен ежегодно.

Законом не установлены какие-либо конкретные сроки действия, периоды изменения или количество, в каждой организации такие вопросы регулируются самостоятельно, по мере необходимости.

Оформляется на определенную дату, утверждается и заверяется обычно каждый год на 1 января, впоследствии в течение года может редактироваться.

Если в течение года расписание неоднократно и существенно изменялось, то в начале следующего календарного года составляется новый, уточненный документ.

Форма, разделы и содержание

За основу чаще всего принимается форма Т-3, разработанная Госкомстатом, но компании вправе при необходимости добавлять свои графы и строки.

Состоит из трех разделов, каждый из которых несет свою информационную нагрузку:

перечень структурных подразделений;
названия должностей, профессий, специальностей, занятых в компании;
размер и форма вознаграждений для каждой специальности или должности.

Правила и пошаговый алгоритм заполнения

Чтобы грамотно составить ШР государственной организации или коммерческой фирмы, следует воспользоваться бланком формы Т-3:

В первую очередь, заполняется так называемая «шапка» унифицированной формы , где фиксируется название, код по ОКПО, другие данные. Обязательно нужно отметить дату составления и номер.
Далее следует содержательная часть , представляющая собой таблицу с 10 пронумерованными графами. Заполнение всех обязательно.
Наименование. Здесь записываются названия всех структурных единиц компании согласно иерархической структуре.
Код. Руководитель предприятия присваивает каждому структурному подразделению уникальный код, отображаемый в этом пункте.
В соответствии с данными классификатора профессий записывается код должности каждого сотрудника предприятия, его разряд, категория квалификации. Необходимо помнить, что точное название должности в расписании, договоре и трудовой книжке должно совпадать.
Записывается общее число единиц по каждой из имеющихся должностей. Когда имеются единицы на половину ставки или иные неполные вакансии, их следует записывать дробными числами, в долях от полной ставки. Здесь же отмечаются вакантные и планируемые к введению должности.
В зависимости от принятой схемы оплаты труда здесь записывается оклад , процент от выручки сотрудника, оговоренная доля от прибыли, то есть любая ежемесячная сумма, которая положена для определенной вакансии в рублях. Надо помнить, что размер ежемесячного денежного пособия не может быть ниже МРОТ, принятого в регионе.
В графах 6, 7 и 8 записываются компенсационные надбавки , предусмотренные для определенных ситуаций стимулирующие и бонусные выплаты. Они бывают либо фиксированными, либо в процентах к ставке или окладу.
Пункт 9 служит для суммирования показателей, занесенных в графах с пятой по восьмую. При фиксированных надбавках просто складываются все суммы и записывается общее количество в рублях, при процентном выражении, рассчитывается общее соотношение всех надбавок в процентах к окладу или ставке.
Последняя графа служит для специальных пометок , комментариев и примечаний.

После заполнения всех пунктов нужно получить итоговую сумму по всем структурным подразделениям предприятия и отдельно по организации. Для этого в итоговой строке складываются показатели каждой графы.

Штатное расписание утверждают и подписывают начальник отдела кадров и главный бухгалтер. Ставить гербовую печать необязательно.

Порядок утверждения

Обсуждается и утверждается руководителями всех структурных подразделений предприятия, после чего его внимательно изучают кадровик и главный бухгалтер.

Визирование бумаги этими двумя лицами является решающим фактором для принятия.

После визирования руководитель организации издает приказ об утверждении нового ШР предприятия, и только после этого проставляется дата, присваивается номер.

Приказ подписывается лично руководителем либо замещающим его лицом, имеющим право подписывать соответствующие бумаги.

Права визирования всех важных бумаг, и этого в частности, прописываются в учредительных и уставных документах.

Приказ об утверждении (заполненный образец):

Кто подписывает?

Согласно Правилам заполнения формы Т-3, она должна быть заверена руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации на последнем листе.

Помимо этих двух должностей, допускаются подписи других работников, но в случае, если это предусмотрено, тогда в форму необходимо внести дополнение.

Форма Т-3 чаще всего занимает не один лист, поэтому после его составления прошивается, а страницы нумеруются. При необходимости подписания каждого листа, внизу каждой страницы добавляется строка для подписи.

Ставится ли печать?

Заверять печатью документ не нужно.

Образец документа

Пример составленного штатного расписания:

Штатное расписание компании заполняется на типовом бланке формы Т-3, скачать бесплатно который можно на нашем сайте:

При заполнении формы необходимо соблюдать инструкцию и правила оформления, а именно:

Наименования всех структурных подразделений записываются строго в соответствии с утвержденными. При этом любые коммерческие организации могут именовать свои подразделения по своему усмотрению, а государственные учреждения должны руководствоваться классификаторами, справочниками и другими документами нормативного характера.
Кодируются структурные подразделения организацией самостоятельно , коды предназначены только для ведения документооборота и обозначения места подразделения в организации и особой роли не играют.
Для определения наименования должностей рекомендовано руководствоваться классификаторами профессий и должностей, которые помимо самих названий содержат также их кодовые обозначения. Вакантные должности помечаются либо в примечаниях, либо сносятся вниз страницы.
Количество штатных единиц утверждается в соответствии с потребностями компании и исходя из экономической целесообразности.
Стоимостные показатели в соответствии с правилами ведения документооборота указываются в рублях с двумя десятичными знаками после запятой. Также в утверждаемом документе разрешено указывать оклад не в определенной сумме, а в неких границах, например: 5 000 – 7 000 рублей. Это позволяет оплачивать труд сотрудников, не уравнивая всех, а в соответствии со вкладом или квалификацией каждого.
Все надбавки, премии, стимулирующие выплаты объединены в один подраздел , где обязательно делается пометка, за что именно установлена доплата.

Для ИП

По нормам трудового законодательства, организация любой формы собственности обязана иметь штатное расписание. Но прямого указания на его необходимость для ИП нет.

Вот и на практике далеко не у всех ИП есть документ. Чаще всего он составляется, если количество работников свыше трех.

Многие ИП и вовсе игнорируют его оформление. Однако составление документа при наличии нескольких наемных сотрудников желательно.

Для бюджетных учреждений

Бюджетные организации кроме государственного финансирования могут привлекать денежные средства из других источников, например — за предоставление платных услуг или различные субсидии на выполнение муниципального или государственного задания.

В таком случае оплата труда отдельным сотрудникам может происходить из разных источников. Поэтому некоторые организации практикуют формирование двух, а в некоторых случаях — трех штатных расписаний.

Однако законодательством такое разделение ШР на части не предусмотрено, предписано формировать единый документ по всем сотрудникам.

Сроки хранения в организации

При этом штрафы составляют:

для должностного лица от одной до пяти тысяч рублей;
индивидуального предпринимателя от одной до пяти тысяч рублей;
для юридического лица от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Внесение изменений

Есть два способа изменения:

замена самого документа, другими словами – создание нового, со следующим порядковым номером;
изменение действующего путем исправления записи, добавления новой или удаления уже не действующей штатной единицы.

Все изменения подтверждаются приказами только после того, как был издан и подписан приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда можно проводить исправления или корректировку.

В приказе необходимо указать основание внесения изменений.

Документ издается в свободной форме с обязательным указанием:

названия компании;
типа документа;
даты и номера регистрации.

Визирование руководителем обязательно, кроме того приказ согласовывается с главным бухгалтером и начальником отдела кадров.

Пример приказа:

Причины и основания

Причин для изменений может быть несколько, среди них:

изменение в составе сотрудников;
формирование новых отделов;
исключение старых должностей;
введение новых штатных единиц.

Кроме того, в приказе на изменение могут быть указаны следующие причины:

реорганизация компании или оптимизация деятельности;
сокращение или увеличение штата.

Переименование должности

При переименовании должности любого из сотрудников организации необходимо:

внести запись в соответствующую строку в графу 10 «Примечания»;
убрать ненужные должности и внести новые и указать, на каком основании должность переименовывается, с какой даты и как будет называться в новой редакции.

Что-либо стирать или дописывать в остальных графах не нужно, достаточно записи в десятой графе.

Изменение оклада

Причин для изменения оклада сотрудникам фирмы множество: это может быть и повышение квалификации работника, и назначение персонального оклада.

В любом случае такое изменение необходимо указать в штатном расписании в том же порядке, как и при переименовании должности.

В связи с оптимизацией

В активно работающей компании нередки какие-либо изменения в расписании штата.

Причины различные:

перераспределение обязанностей между сотрудниками;
введение внутреннего совместительства;
открытие новых производств или перепрофилирование старых;
другие случаи, связанные с оптимизацией производства.

Все изменения требуют издания соответствующего приказа и закрепления в документе о структурных подразделениях и штатных единицах.

Введение новой должности

После нескольких лет работы большинство компаний расширяются, открываются новые филиалы.

Естественно, это требует увеличения численности сотрудников, добавления новых вакансий.

Для введения новой должности необходимо:

выпустить приказ об изменениях в штате;
внести изменения в записи;
составить должностную инструкцию.

Упразднение (сокращение) ставки

Сокращение ставки предполагает исключение должностей, при этом работники, чьи должности сокращаются, подлежат увольнению.

Но поскольку при сокращении обязательным условием является предупреждение не позднее, чем за два месяца, то новое расписание начинает действовать только после окончания этого срока.

Составлением нового можно заняться заранее, тем более, что наличие нового, утвержденного штатного расписания может служить подтверждением законности увольнения сотрудников.

Изменение МРОТ

Если должностной оклад в ШР установлен в соответствии с МРОТ, то при любом изменении минимального размера оплаты труда штатное расписание тоже необходимо изменить.

Издается приказ в произвольной форме, где прописывается, на каком основании и каким сотрудникам изменяется заработная плата, затем вносятся изменения в само ШР. Процедура изменений прописана выше.

Как внести поправки?

При внесении любых изменений в расписание компания должна руководствоваться и , где указано, что внесение каких-либо поправок в трудовой договор возможно только по согласию сторон.

При этом уведомить сотрудников о том, что планируются изменения, организация обязана не позднее, чем за два месяца.

Существует определенная процедура внесения изменений, которую обязаны соблюдать все работодатели, первым этапом должно стать оформление служебной записки, содержащей основания для внесения изменений. Затем работодатель обязан предупредить в письменном виде всех сотрудников, которые подпадают под изменения.

Сотрудники имеют право либо согласиться с предлагаемыми нововведениями, подписав уведомление, либо отказаться.

В случае если изменяемые должности вакантны, соблюдение двухмесячного срока не требуется. Такие штатные единицы можно сокращать в любой момент.

Когда необходимо составление нового документа?

Никаких нормативов по периодичности составления нет, оно может быть утверждено единожды и действовать в течение длительного периода, если нет каких-либо серьезных изменений в составе организации.

При незначительных изменениях достаточно приказа и пометок в действующем расписании.

Выписка из документа

Каждый сотрудник может получить выписку из расписания, в которой будет отражена часть информации, которая относится к этому сотруднику, любые другие данные (о других работниках, подразделениях) для записи в выписке не допускаются.

Кому и в каких случаях требуется?

Выписка может потребоваться работнику организации для участия в торгах, а также для представления в:

Пенсионный фонд;
в налоговую или трудовую инспекцию;
в Фонд соцстраха.

Для получения выписки необходимо подать заявление с просьбой, где указать, для каких целей выписка требуется.

Как составить?

Алгоритм составления выписки следующий:

Полное и краткое название организации.
Заголовок, где указывается дата составления и реквизиты приказа, которым утверждалось расписание.
Период действия, обычно указывается следующим образом: «Вступило в действие с …».
Содержательная часть, где обозначается полное количество сотрудников, затем таблица по форме Т-3, в которую вписаны только данные заявителя.
Подписи. Подписывают исполнитель и начальник отдела кадров.

Образец:

Нюансы

Допускается ли округление штатных единиц?

Все штатные единицы заполняются в соответствии со ставкой, если в расписании обозначено, что должность определена в половину ставки, то округление до целого числа не допускается.

Как восстановить, если было утеряно или испорчено?

Для восстановления потребуется предпринять несколько шагов, а именно:

Изучить все документы, имеющиеся на предприятии.
Проверить наличие кадровых документов, их комплектность.
Проанализировать содержание всех трудовых договоров, имеющихся в распоряжении кадровой службы.
Проверить и проанализировать все трудовые книжки, находящиеся в кадрах.
На основании анализа составить рабочую таблицу, куда внести всех сотрудников предприятия, их должности, другие имеющиеся данные.
Систематизировать рабочую таблицу и на ее основании составить новое штатное расписание, утвердить его согласно правилам.

Как часто можно менять?

Как часто и на какой период, законодательство не называет, но, если учесть, что документ по своей сути является плановым, предполагается, что обновляться он должен ежегодно, вместе с другой учетной документацией.

Однако если никаких серьезных изменений в кадровой политике организации не происходит, то, оформленное единожды, может быть действительным не один год, достаточно будет оформить список изменений.

Как отразить почасовую оплату?

В графе 5 штатного расписания указывается норматив оплаты труда в час, затем в графе 10 делается примечание: «Почасовая оплата» и дается ссылка на положение, которое регулирует такой порядок вознаграждения.

Как отразить в документе полставки?

Унифицированная форма штатного расписания (ШР) установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. До 01.01.2013 ее употребление было обязательным, однако сейчас каждый работодатель имеет право выбора: использовать унифицированный бланкТ-3 штатного расписания или разработать собственную модель документа.

Ответственным за ведение ШР может быть инспектор кадровой службы или иной сотрудник организации, на которого возложена обязанность по осуществлению кадрового делопроизводства. Чаще всего им становится лицо, занимающее должность секретаря или юрисконсульта компании. При отсутствии наемных сотрудников оформить форму Т-3 на себя может сам генеральный директор или индивидуальный предприниматель.

Штатное расписание на 2018 - 2019 год - бланк можно скачать бесплатно по следующей ссылке: скачать бесплатно в Excel бланк штатного расписания .

Где можно скачать бесплатно образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год

Образец заполнения формы Т-3 штатного расписания мы рассмотрим в данном разделе. Итак, бланк штатного расписания на 2018 - 2019 год включает в себя:

Название организации, его заполняющей;
Ее код по ОКПО.
Присвоенный номер.
Дату оформления.
Реквизиты приказа компании, которым расписание введено.
Общую численность персонала компании.
Временной промежуток, на который рассчитано действие расписания. Как правило, он равняется 1 календарному году.
Таблицу, в которой отображаются названия отделов, созданных в компании, названия должностей сотрудников, а также оклад и иные выплаты по каждой должности. Заработная плата всех указанных сотрудников складывается, и выводится одна общая цифра в целом по компании.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3можно бесплатно скачать по следующей ссылке: скачать форму Т-3 штатного расписания .

Правила ведения штатного расписания

Штатное расписание по форме Т-3вводится в действие приказом гендиректора предприятия. О правилах его составления читайте в статье «Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания? ». Как правило, ШР составляется на очередной календарный год, однако действующее законодательство не содержит обязанности работодателя утверждать его ежегодно. Поэтому изменения вносятся по мере необходимости. О том, как это сделать правильно, читайте в статье «Как правильно вносить изменения в штатное расписание? ». Измененный бланк штатного расписания также подлежит утверждению. Особенности изготовления такого приказа можно уточнить в материале «Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? ».

Обязательность применения штатного расписания

В судебной практике встречается мнение, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя оформлять штатное расписание (решение Надымского горсуда ЯНАО от 18.09.2015 по делу № 12-190/2015). Однако отсутствие указанного документа может послужить доказательством того, что организация не вела финансово-хозяйственную деятельность (постановление АС Северо-западного округа от 04.10.2016 по делу № А42-8673/2015), что может привести к негативным последствиям для контрагентов. Поэтому ШР все-таки лучше иметь. Его наличие избавит от вопросов со стороны контрольных органов.

Кроме того, из ШР можно почерпнуть данные:

о количественном составе организации;
о качественном составе персонала компании;
о заработной плате персонала.

Таким образом, форма штатного расписания компании устанавливается работодателем. Он может оперировать документом собственного образца или применять бланк штатного расписания Т-3. Практика использования последнего уже сложилась, чем объясняется его повсеместное употребление, несмотря на отмену обязательности такого употребления.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

Создание новых отделов или подразделений;
Организация новых должностей;
Изменение названия имеющихся должностей;
Изменение оклада либо ставок работников;
Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Государственные нормативные акты определяют основной перечень документов, наличие которых обязательно у каждого работодателя, не зависимо от организационно-правовой формы. В перечень этих документов входит и штатное расписание. Хотя прямого указания в законодательстве на это и не содержится, но штатное расписание упоминается в нескольких статьях Трудового Кодекса РФ, что косвенно подтверждает необходимость его наличия.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является одним из основополагающих документов всех организаций. Оно содержит сведения о структуре предприятия, должностях и количестве штатные единиц.

В тех организациях, где система оплаты труда ограничивается только окладами это основной документ для начисления заработной платы.

На основании чего заполняется

Если организация только начала свою деятельность и штатное расписание составляется впервые, то предварительно целесообразно будет продумать перечень необходимых должностей и составить документ регламентирующий оплату труда.

Ответственный за составление

Штатное расписание составляет любой работник, которому это поручено. Как правило, это работник отдела кадров либо бухгалтер.

Ознакомление с данным документом

Поскольку штатное расписание не является локально-нормативным актом организации (абз. 7 письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1), то работодатель не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием.

Основные требования

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

Но применение этой формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характер, хотя по этому поводу было много споров. Окончательно точка в этом вопросе была поставлена Письмом Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1. Там прямо говорится, о том, что организации вправе разрабатывать свои формы этого документа и пользоваться ими, главное учесть требования законодательства.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Как правильно заполнить штатное расписание для ООО и ИП

Реквизиты

полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

Бланк штатного расписания 2019 года

Форму бланка можно скачать в любой правовой системе, такой как Консультант или Гарант. Как правило, предлагается к скачиванию формат Word либо Excel, принципиальной разницы здесь нет, но в табличной форме удобнее вести, поскольку в соответствующие ячейки можно внести формулы и документ сам подсчитает количество штатных единиц и фонд оплаты труда.

Порядок заполнения формы Т-3

Графа 1 «Наименование структурного подразделения»

К структурным подразделениям относятся филиалы, представительства, цеха, отделы и т.д.

Начинают обычно с подразделений высшего руководящего звена, затем бухгалтерские и финансовые службы, производство, хозяйственные службы.

Например: правление, отдел финансов и инвестиций, экономический отдел, отдел реализации и т.д.

Графа 2 «Код подразделения»

Здесь кодирование присваивается по тому же принципу, который используется в первой графе и указывает на подчиненность структурных подразделений. Например, отдел финансов и имущества – код 02, подчиненные ему бухгалтерия и экономический отдел будут иметь код 02.1 и 02.2 соответственно. Это графа заполняется редко, в основном на очень крупных предприятиях. И ее можно вообще исключить из документа.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Должности вписываются в именительном падеже и единственном числе, полностью, без сокращений.

Работодатель вправе сам определять название должностей, кроме тех, которые связаны с тяжелыми и вредными условиями труда и получением государственных льгот (досрочная пенсия). Эти должности должны вноситься в соответствии с квалификационно-тарифным справочником, либо профессиональным стандартам, которые в настоящее время только еще разрабатываются.

Графа 4 «Количество штатных единиц»

Здесь указывается количество штатных единиц для каждой должности, оно может быть как целым, так и дробным, например 05 или 0,25 ставки, это означает, что количество рабочего времени для такой должности сокращается в два или в четыре раза.

Примечание: при указании должностей и штатных единиц работодатель вправе указывать любое количество, не зависимо от фактически работающих. То есть он может внести в штатное расписание 3 единицы бухгалтера, но принять на работу 2, а 3 единица может оставаться вакантной сколько угодно долго.

Исключением является штатная единица, которая отведена под квоту для инвалидов. О ее вакантности нужно обязательно сообщать в органы занятости.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Здесь все зависит от принятых в организации систем оплаты труда. Сюда может проставляться оклад, тарифная ставка, либо различные проценты и коэффициенты.

Если нет возможности проставить конкретные цифры, то можно просто указать форму оплаты труда «сдельная», «аккордная». Но тогда в следующих графах должна быть ссылка на Положение об оплате труда или другой документ, где расписано начисления заработной платы.

Графы 6,7,8 «Надбавки, руб.»

Заполняются согласно Положению об оплате труда и других локально-нормативных документов. Сюда обычно проставляется:

надбавка за работу в ночное время;
уборка санузлов;
северные надбавки;
прочие доплаты и надбавки.

В этих строках можно просто указать документ в котором все это прописано, особенно если надбавок много. Единственное, что не указывается в этих графах — это надбавки которые начисляются на всю оплату труда. Например, премия, которая платится в размере определенного процента от всех ранее начисленных сумм (оклад или тарифная ставка плюс надбавки).

Графа 9 «Всего в месяц»

Эту графу можно заполнить только если в графах 5-10 суммы прописаны в рублях и за одинаковый промежуток времени (руб./день, руб./час), в противном случае ставится либо прочерк, либо сумма только оклада, умноженного на количество штатных единиц.

Графа 10 «Примечание»

Здесь может указываться локально-нормативный акт, регламентирующий оплату труда, минимальный размер оплаты если он установлен (например оплата сдельная, а в примечании указывается: «не менее 10000 руб.»)

Как уже было сказано выше, работодатель может исключить ненужные ему графы.

Образец заполнения штатного расписания форма Т-3

О чем следует помнить

При заполнении графы 5 штатного расписания нужно помнить, что так называемую «вилку» оплаты труда нельзя проставлять в штатном расписании. Поскольку законодательно установлено, что за равный труд – равная оплата (ст. 22 ТК РФ).

То есть если в одном подразделении 2 штатной единицы бухгалтера, то оклад или тарифная ставка должна быть одинаковой. Но можно устанавливать индивидуальные доплаты и надбавки.

Кто подписывает

Форма Т-3 предусматривает две подписи под штатным расписанием: работника отдела кадров и главного бухгалтера. Если какая то категория отсутствует, то можно обойтись одной подписью, либо соответствующим приказом по организации назначить других лиц.

Сроки и место хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Внесение изменений

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий . В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Видео — как составить штатное расписание предприятия в программе 1С: