Рекомендации по написанию внутренней докладной записки: образец оформления

Знают все работодатели, но и у них бывают сложности при ее оформлении и вопросы, где взять образец.

Для чего составляется докладная записка

На практике при осуществлении трудовой деятельности могут быть разные обстоятельства. Бывает и такое, что приходится писать докладную записку, так как необходимо доложить руководству о тех или иных обстоятельствах, сложившихся на работе.

В докладной записке необходимо отразить четкую формулировку обозначенной проблемы, а также лаконично описать, что привело к этому и что может получиться в дальнейшем. Автору необходимо описать свои предложения для решения возникшей задачи.

Итак, докладная записка, написанная внутри предприятия или организации - это документ с отраженной в нем информацией о непосредственной связи с неприятными ситуациями, которые произошли на этом предприятии.

Подготавливается записка на листе 11 формата, на формализованном бланке, если он существует. А также необходимо принять во внимание, что следует указать четко адрес, куда направляется данная записка.

Все сведения, изложенные в ней, должны относиться к специфике производственной деятельности. Информация должна соответствовать поставленному вопросу, излагаться кратко и лаконично. При этом не нужно писать лишнее, так как содержание будет сложно восприниматься и суть из проблемы сложно будет увидеть.

Необходимо применять информационный стиль при изложении сведений. Не нужно описывать какие-либо чувства, а также на эмоциях объяснять, что произошло.
Все факты, которые излагаются, должны быть написаны по существу, а некоторые детали необходимо описывать довольно подробно.
К составлению документа должны быть применены определенные рекомендации. При обнаружении в бумаге какой-либо недостоверной информации или ошибок такой документ к рассмотрению руководством принят не будет.
Необходимо помнить, что грамотное изложение основных деталей и определяет изюминку информации документа, а также представляет некоторую ценность для руководителя.

Структура документа:

необходимо подробно описать все факты, которые повлияли на события, такая часть называется констатирующей;
описать, какие последствия возможны исходя из сложившейся ситуации, то есть аналитическая часть;
предложить, какие советы или рекомендации могут последовать от написавшего докладную;
перед тем как передать записку руководителю рекомендуется ее предварительно проверить.

Алгоритм составления

Сам текст записки состоит из следующих разделов:

Состояние самой излагаемой проблемы, явившейся поводом для составления документа. А также следует указать на результат проведенного анализа обнаруженной проблемы.
В основной части документа следует указать некоторые выводы и предложения по решению проблемы.
Завершить докладную следует выводом.

А также в бумаге указываются следующие данные:

дата составления;
подпись подготовившего записку лица;
наименование адреса;
инициалы и фамилия руководителя объекта;
наименование документа или заголовок, касающийся текста;
в тексте описываются факты, а также цифры и иные обозначения;
человек, подготовивший документ, обязательно должен поставить подпись.

При обнаружении несоответствий или в подготовленном документе его могут признать недействительным, и вероятность этого события увеличивается. Если же, напротив, все написано грамотно, то можно рассчитывать на положительное решение руководства по рассмотрению документа.

Образец докладной

Чтобы понять, как правильно написать документ, особенно неопытному сотруднику, можно принять во внимание как пишется образец записки. К примеру, при нарушении регламента, при обнаружении факта опоздания или невыхода на работу предлагается оформить бумагу следующим образом.

В верхнем углу, справа следует указать адрес, а также отправителя. К примеру: «Директору ОАО ПМК Коновалову Н.Л. от организатора продаж Меньшикова Г.Д.»

После следует написать наименование документа, по центру пишется «Докладная», а после немного ниже, а также слева стоит обозначить дату, когда составлен документ.

В основной части следует описать проблему. К примеру: «Я, организатор продаж Меньшиков Г.Д., довожу до вас, что экономист по договорной работе Кочеткова Д.Т. не вышла на рабочее место 24.01.2015, то есть отсутствовала с 08.30 до 17.30. Данное нарушение считается прогулом на основании трудового законодательства. Причем от работницы не поступило никаких объяснений, и она отказалась писать объяснительную. Считаю уместным применение дисциплинарного наказания, а именно — увольнение с предприятия».

В конце докладной необходимо написать полностью должность, а также фамилию и инициалы, поставить подпись и число (подпись без даты недействительна).

В чем разница между докладными и служебными записками, смотрите в этом видео:

Форма для приема вопроса, напишите свой