Au trecut mai bine de 15 ani de când sunt implicat în suport documentar al proceselor de management. În această perioadă, am avut norocul să lucrez în cele mai mari organizații din țara noastră și să îmi îmbunătățesc nivelul de calificare atât în ​​domeniul cunoștințelor teoretice, cât și în practică. Dar iată ceea ce nu încetează să uimească: de ce lucrului cu documente i se acordă un loc atât de nesemnificativ în organizații axat pe dezvoltarea inovatoare și dinamică, de ce există o părere că „totul” poate fi încredințat secretarului?

Și este bine dacă acesta este un secretar cu „S” mare, care este înalt calificat și capabil să construiască întregul proces de lucru de birou în organizație, ținând cont de întregul ciclu de documentare suport pentru activități, precum și să rezolve alte probleme. de sprijin organizatoric pentru manager. Dar aceasta este mai degrabă o excepție de la regulă.

În prezent, baza prosperității afacerilor este dezvoltarea acesteia, ceea ce implică o creștere inevitabilă a fluxului de documente în termeni cantitativi și calitativi și necesită noi abordări în domeniul susținerii documentației a activităților organizației și resurse suplimentare. Trebuie să recunoaștem că titlurile stabilite anterior, inclusiv titlurile de post și funcțiile, sunt actualizate periodic, dar în mare măsură nu corespund nevoilor moderne. În același timp, nu există standarde pentru suportul organizațional al activităților de management.

Dar dinamica pozitivă a fost deja stabilită. Astăzi, multe organizații concentrate pe atingerea pozițiilor de conducere în industria lor implementează sisteme de management al documentelor, oferind astfel un avantaj competitiv. În același timp, evaluarea importanței funcției de management al documentelor se schimbă radical: în locul unui rol auxiliar se formează o atitudine stabilă față de acesta ca proces de afaceri. Este important să transmiteți această idee conducerii de vârf a organizației dumneavoastră, chiar dacă nu pentru prima dată.

Profesiile de funcționar, secretar, arhivar, specialist în recepție (secretariat), asistent personal, șef serviciu instituție de învățământ preșcolar etc. trebuie să fie clar separate funcțional și, de asemenea, trebuie să se înțeleagă că pentru munca de succes în fiecare dintre cele enumerate. cazuri, sunt necesare calificări diferite. Adesea, conducerea organizațiilor percepe aceste profesii ca fiind identice și cu aproximativ aceeași funcționalitate: „ceai-cafea, telefon, hârtii”. Dar fiecare profesie este semnificativ diferită și necesită cunoștințe și abilități speciale. La fel cum procesul de „gestionare a documentelor” este acum mult mai larg decât modul în care îl percep oamenii care sunt departe de el: în ochii lor, adesea se reduce la înregistrarea „intrarilor și ieșirilor”. Asemenea stereotipuri trebuie, de asemenea, transformate sistematic.

Acest lucru poate fi realizat de un specialist cu înaltă calificare, care este familiarizat cu cerințele de stat existente pentru suportul documentației și are competența de a construi logica proceselor de suport al documentației, ținând cont de specificul unei anumite organizații. În marile companii de succes, un astfel de specialist conduce de obicei departamentul corespunzător, indiferent cum se numește: șef de secretariat, manager de afaceri, șef al serviciului de învățământ preșcolar etc.

Utilizați standarde - internaționale și interne!

Nu este o coincidență că criteriile semnificative atunci când se evaluează sistemul de management al unei organizații sunt cerințe și standarde în domeniul managementului documentelor, aceste cerințe sunt incluse în toate sistemele internaționale de management al calității. „Conceptele moderne, în primul rând, consideră calitatea ca principalul factor de competitivitate și de formare a unei afaceri durabile, iar în al doilea rând, ele subliniază legătura directă dintre calitatea produselor/serviciilor unei întreprinderi și calitatea organizării activităților acesteia. ” Acest mesaj, bazat pe standardele internaționale din seria ISO 9001, ar trebui să fie clar pentru conducerea organizației dumneavoastră, precum și pentru proprietarii de afaceri. Apoi puteți continua spunând că criteriile semnificative atunci când se evaluează sistemul de management al unei organizații este conformitatea acestuia cu cerințele standardelor, inclusiv. în domeniul managementului documentelor.

Și aici sunt pe deplin de acord cu opinia Verei Iritikova, exprimată în urmă cu câteva luni pe paginile acestei reviste: „Dacă trebuie să obțineți informații despre modul în care lucrează cu documentele în țări străine, cum sunt rezolvate problemele legate de documente, ce este nivelul de documente „străine”, atunci în primul rând ar trebui să studiezi standardele ISO, pentru că Acestea sunt cele care conțin, într-o formă generalizată, informații despre nivelul modern (atins deja în unele țări și dorit în altele) de înțelegere a importanței lucrului cu documente și a cerințelor optime pentru organizarea acestuia.”

Unul dintre standardele internaționale ISO a fost tradus și adoptat ca standard intern - acesta este GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale".

Prin acceptarea voluntară a principiilor SMC și a recomandărilor standardelor, organizația trebuie să asigure o calitate adecvată nu numai în domeniile consemnate în Politica Organizației, ci și în managementul documentelor. Acest obiectiv poate fi atins prin dezvoltarea și furnizarea managementului organizației cu o gamă largă de instrumente - de la crearea documentelor și monitorizarea execuției acestora până la gestionarea activităților organizației, de la formarea unei strategii de dezvoltare pe termen lung până la procesarea aplicațiilor simple.

Cum îți poți optimiza munca?

De regulă, funcțiile de susținere a documentației activităților organizației sunt concentrate într-o unitate structurală separată. În compania noastră, aceștia sunt alocați departamentului de suport documentație al Administrației Afacerilor (denumit în continuare Departamentul). Valoarea companiei noastre este un top management modern, mobil, de aceea una dintre sarcinile Departamentului, ținând cont de structura distribuită geografic a organizației noastre, a fost crearea unui centru de competențe și formarea angajaților (inclusiv secretari și specialiști care asigură prima linie de suport organizatoric si documentar catre conducere si la receptia companiei). Acești angajați sunt responsabili cu munca de birou, însoțind activitățile de management ale managementului la sediul central și la sucursale în conformitate cu standardele internaționale moderne.

Funcțiile extinse ale specialiștilor Departamentului includ:

1. în cadrul suportului organizațional:
   • asigurarea comunicarii prompte si lucrul cu mini-PBX (call center);
   • procesarea cererilor de abonamente pentru vizitatori, trimiterea acestora spre aprobare, introducerea lor în sistemul de acces;
   • managementul intalnirilor / asigurarea negocierilor de afaceri (6 sali de sedinte dotate cu sistem special de rezervare);
   • distributie de aplicatii pentru vehicule;
   • înregistrarea trimiterilor poștale și livrarea rapidă;
   • suport organizatoric pentru evenimente (consiliu de administratie, intalniri cu presedintele) in conformitate cu cerintele stabilite pentru eveniment;
   • asigurarea actualizării în timp util a agendelor telefonice, adreselor și contactelor sucursalelor și companiilor administrate;
   • îndeplinirea sarcinilor oficiale din partea conducerii;
   • rezervarea de hoteluri, comandarea de vehicule, bilete de cale ferată și de avion pentru directorul general și adjuncții săi;
   • primirea, verificarea livrării periodicelor și publicațiilor cu abonament (livrare la biroul managerilor);
   • Servicii de doamnă de cafea;
2. în cadrul suportului de documentare:
   • înregistrarea și distribuirea corespondenței în EDMS;
   • procesare e-mail;
   • verificarea inițială a proiectelor de documente administrative și generarea de comentarii;
   • pregătirea și înregistrarea ședințelor de conducere;
   • coordonarea, distribuirea și monitorizarea implementării proceselor-verbale ale ședințelor de conducere în EDMS;
   • înregistrarea și distribuirea documentației administrative către EDMS;
   • înregistrarea certificatelor de călătorie, a comenzilor de călătorie în pachetul software 1C pentru toți angajații organizației;
   • monitorizarea implementării instrucțiunilor directorului general conform documentelor administrative;
   • întocmirea documentației unității pentru depunerea în arhivele EDMS;
   • asistență metodologică pe probleme de documentare și suport normativ etc.

Anumite funcții din EDMS pentru căutarea documentelor, pregătirea proiectelor de documente, procesarea originalelor acestora și prelucrarea ulterioară sunt efectuate direct în departamente, ceea ce, în special, permite pregătirea promptă a proiectelor de documente, permite angajaților companiei și, cel mai important, managerilor să facă în mod independent să conducă corespondența de afaceri în conformitate cu puterile de distribuție etc. Independența interpreților și a managerilor la un moment dat a făcut posibilă în mod semnificativ reducerea numărului de angajați din departamentul nostru. Dar pentru a preveni scăparea situației de sub control, procesul trebuie gestionat și trebuie oferite utilizatorilor mecanisme convenabile cu un algoritm de acțiuni încorporat care vizează eliminarea erorilor neintenționate. Aceasta a necesitat dezvoltare și implementarea de materiale didactice de înaltă calitate (regulamente), precum și EDMS.

Exemplul 1

Repartizarea funcțiilor între angajații Departamentului și ai altor direcții în cadrul procesului „Emiterea documentului administrativ al Directorului General”

Restrângeți afișarea

Voi da exemplul cel mai simplu - publicarea unui document administrativ standard (în continuare - RD) al directorului general folosind EDMS. Procedura este următoarea:

• Executor: crearea proiectului RD folosind un șablon în EDMS.
• Angajat departament: verificare inițială pentru respectarea regulilor stabilite pentru DR, înregistrarea proiectului sau returnare spre revizuire.
• Persoane de aprobare: aprobarea proiectului sau trimiterea de comentarii.
• Interpret: prelucrarea comentariilor; direcție pentru aprobare.
• Angajat departament: verificarea corectitudinii procedurii de aprobare, adresarea comentariilor.
• Semnatar: semnează sau revin pentru revizuire.
• Angajat departament: înregistrarea documentelor, repartizarea sarcinilor pentru execuție, depunerea la control, publicarea pe portal.
• Executor în numele DR: primirea unui document aprobat în vederea executării, executarea propriu-zisă, transmiterea unui raport către Direcție.
• Angajat departament: crearea sarcinilor de control pentru fiecare comandă, primirea și procesarea rapoartelor, scoaterea de sub control, trecerea în arhiva operațională.

Pentru a asigura posibilitatea efectuării setului de lucrări desemnat:

1. Divizia noastră are personal cu cunoștințe și experiență profesională în organizarea acestor procese, precum și
2. a fost elaborat un concept pentru managementul procesului de suport pentru documentație, inclusiv reglementări interne pentru munca de birou și utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS).
   Sistemul de suport al documentației și guvernanță corporativă include reglementări care determină procedura și responsabilii pentru următoarele procese:
   • procesează „corespondența”;
   • procesează „documentația administrativă”;
   • procesul de „monitorizare a executării deciziilor de conducere”;
   • procesul „suport documentativ al managementului”;
   • procedura de adaptare (instrucțiuni de lucru în EDMS pentru noii angajați);
   • modele de documentație de management și rute pentru deplasarea acestora;
   • conceptul de muncă pentru un recepționer (cerințe de aspect, comunicare, program);
   • fișele postului fiecărui angajat al Departamentului de Afaceri.

În condițiile de angajare ridicată a personalului existent și lipsa constantă a acestora, cel mai important factor în suportul documentației de calitate a companiei sunt:

1. unificarea și stabilirea unor reguli uniforme de lucru cu documentele, stabilirea instrumentelor de lucru care să asigure automatizarea proceselor de documentare;
2. separarea zonelor pentru efectuarea operațiunilor cu documente;
3. stabilirea de termene pentru fiecare operațiune.

Unul dintre aceste instrumente a fost sistemul automatizat de gestionare a documentelor electronice corporative (EDMS). Introducerea EDMS în cadrul instrumentelor de mai sus a avut loc în companie în 2009, aceasta a făcut posibilă reducerea fluxului de documente prin controlul și reducerea numărului de tipuri de documente, precum și menținerea numărului Departamentului nostru până în 2012 la nivelul anului 2009.

Dar compania se dezvoltă, iar în 2012, „supraîncărcarea” diviziei noastre a devenit evidentă pentru angajații obișnuiți și pentru șeful Departamentului. A apărut întrebarea: cum să transmiteți acest mesaj managementului în așteptarea planificării resurselor pentru 2013?

Cum să demonstrezi că este timpul să-ți mărești personalul?

Dacă departamentul dumneavoastră nu are suficient personal, nu este deloc necesar ca departamentul de personal însuși să „vadă” acest lucru și să rezolve problema. După cum știți, salvarea oamenilor care se înec este opera oamenilor care se înec înseși. Așadar, propun o abordare simplă pe care șeful unui departament o poate aplica pentru, în primul rând, să înțeleagă el însuși situația și, în al doilea rând, să aibă fapte pentru a lua decizii și a argumenta la autoritățile superioare.

Fiecare funcție a angajaților departamentului poate fi identificată, formulată, măsurată în timp și descrisă într-un tabel. Indicatorii cantitativi medii pentru documentele generate pot fi preluați din registrele de înregistrare a anumitor tipuri de documente. Este mai bine să transferați datele colectate în Excel pentru calcule ulterioare (vezi Exemplul 2).

Conform calculului dat în Exemplul 2, rezultă că cele 3 persoane disponibile nu sunt suficiente pentru a îndeplini funcțiile desemnate, deoarece Calculul reflectă deja excesul de sarcină procentuală pentru fiecare angajat, care este mai mare de 100%. În consecință, pentru a evita consecințele negative, este necesară o creștere a numărului. De asemenea, trebuie să luați în considerare:

• Ce un nou angajat trebuie să fie supus adaptării și stăpânirii funcțiilor necesare timp de cel puțin 3 luni înainte de a începe să lucreze la capacitate maximă;
• creșterea anuală proiectată a fluxului de documente (în compania noastră este de aproximativ 30%);
• Trebuie să existe o resursă pentru dezvoltarea competențelor companiile de succes introduc în mod constant noi tehnologii și reguli.

Astfel, la angajarea unui nou angajat în departamentul nostru la începutul anului viitor, putem spera la finalizarea cu succes a perioadei sale de adaptare până la 30 martie 2013. Acestea. După aproximativ această dată, putem vorbi despre posibilitatea de a introduce pe deplin un nou angajat și de a-i permite să lucreze independent, despre o distribuție adecvată a funcțiilor între personal, excluzând factorul de încărcare excesivă.

Aș dori să remarc că reglementările de stat conțin formule care ar trebui folosite de specialiștii departamentului de HR atunci când formează numărul total de personal dintr-o organizație. Mai mult, formulele includ și coeficienți speciali care țin cont de timpul alocat nevoilor personale, întreținerea locului de muncă, odihnă etc., incl. rata absenteismului, care este rareori luată în considerare de către angajator. Acestea. La planificarea volumului de muncă al personalului, angajatorul poate să nu țină cont de faptul că în perioada îndeplinirii atribuțiilor oficiale, fiecare angajat trebuie să aibă o perioadă de odihnă planificată, că va pleca cu siguranță în concediu și poate lua concediu medical. În astfel de cazuri, volumul de muncă suplimentar, de regulă, ar trebui distribuit altor angajați, care, la rândul lor:

• sau trebuie să existe o rezervă de timp de lucru „liber”,
• sau sarcina suplimentară trebuie să fie documentată în mod corespunzător și plătită prin acordul părților (în conformitate cu articolul 151 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Nu am inclus astfel de coeficienți suplimentari în calculul nostru, dar am măsurat sarcina „pură”, așa că trebuie să înțelegeți că dimensiunea sa reală este mai mare decât indicatorii din exemplul 2 de tabel.

În plus, în calculul indicat există o discrepanță cu principiile motivației angajaților, deoarece Având în vedere volumul de muncă actual, este dificil să implicați angajații în procesele de îmbunătățire a calității serviciilor, de formare și mentorat, de interschimbabilitate și de angajament față de valorile culturii corporative.. Fiecare angajat ar trebui să aibă o idee despre posibilitatea de a-și dezvolta și îmbunătăți abilitățile, un accent pe atingerea unor indicatori de producție înalți, datorită cărora dezvoltarea și îmbunătățirea calității serviciilor companiei are loc constant, trecând de la an la an la noi. niveluri de calitate. Dar cu volumul de muncă descris în Exemplul 2, se poate afirma că nu există nicio resursă pentru dezvoltarea competențelor angajaților.

Concluzii:

1. Limbajul numerelor devine argumentul cel mai de înțeles pentru managerii moderni, dimpotrivă, o plângere vagă despre personalul suprasolicitat poate părea abstractă. Prin urmare, am formulat funcțiile și am calculat sarcina asupra personalului existent. Puteți urma aceeași cale.
2. O condiție necesară pentru dezvoltarea cu succes a rezultatelor obținute va fi planificarea corectă a lucrărilor pentru perioadele viitoare, prin urmare calculul de mai sus a fost efectuat pentru a demonstra în mod clar dependența directă a creșterii numărului de funcții sau a volumului de documente. flux asupra numărului de personal de specialitate implicat, care preia sarcina principală a centrului de competență pentru suport documentativ al companiei.
3. Dacă o decizie pozitivă de creștere a personalului nu poate fi luată în timp util, lista funcțiilor angajaților ar trebui revizuită și funcțiile care depășesc norma ar trebui excluse din aceasta pentru a evita riscurile legale și consecințele negative din cauza înregistrării incorecte a forței de muncă. relațiile cu angajații, precum și scăderea suportului documentației de calitate pentru managementul organizației.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

Legislația muncii reglementează destul de clar procedura conform căreia trebuie încheiat un contract de muncă și angajați noi angajați. Aceste garanții au ca scop protejarea drepturilor atât ale angajatului, cât și ale angajatorului și nu pot fi modificate prin acordul părților. Singurele excepții sunt legile federale, care, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, pot determina statutul juridic al participanților la aceste relații juridice.

Acțiuni preliminare întreprinse de angajator

În vederea selectării personalului necesar, angajatorul desfășoară o serie de activități care vizează găsirea și selectarea lucrătorilor de care are nevoie. Astfel de acțiuni se pot desfășura prin plasarea de reclame în mass-media, folosind serviciile de intermediar ale diferitelor firme de recrutare, sau contactând serviciul de stat pentru ocuparea forței de muncă.

Angajatorul are dreptul de a selecta în mod independent angajații de care are nevoie, în funcție de dacă aceștia din urmă au calitățile necesare în afaceri. În același timp, calitățile de afaceri trebuie înțelese ca experiență profesională, abilități, sănătate și capacitatea de a efectua anumite activități. Libertatea de a alege un angajator este confirmată și de practica judiciară existentă.

Din punct de vedere juridic, este exclusă orice presiune asupra angajatorului la luarea deciziilor privind ocuparea posturilor vacante existente și încheierea unui contract de muncă. Astfel, angajarea unui angajat se realizează într-o mai mare măsură în interesul angajatorului.

Garanții pentru solicitanți

Pentru a asigura protecția drepturilor lucrătorilor angajați, legea prevede o serie de obligații și restricții pentru angajatori pe parcursul procedurii de angajare a noilor angajați. De exemplu, este interzis să refuzi în mod nerezonabil angajarea solicitanților, adică un refuz fără a ține cont de calitățile de afaceri ale candidatului și contrar cerințelor legislației în vigoare va fi ilegal.

Orice discriminare împotriva candidaților în timpul procesului de recrutare va fi ilegală.

Întrucât, la cererea solicitantului, angajatorul este obligat să furnizeze motivul refuzului în scris, orice refuz în prezența oricăror încălcări poate fi atacat în instanță.

În ceea ce privește responsabilitățile angajatorului, există anumite cazuri în care angajarea angajaților individuali este obligatorie. De exemplu, în unele cazuri se stabilește o cotă pentru admiterea persoanelor cu dizabilități, i.e. se stabileste numarul minim de locuri de munca pentru ocuparea acestora, trebuie incheiat un contract de munca cu persoanele cu handicap.

Etapa pregătitoare a procedurii de angajare

Înregistrarea locului de muncă

1. Aplicație pentru un job. Conform practicii consacrate, înainte de încheierea unui contract de muncă, viitorul angajat se adresează în scris angajatorului cu o cerere de acceptare. Cu toate acestea, răspunsul la întrebarea dacă o cerere de angajare este obligatorie în procedura de angajare este destul de clar. Această regulă este în majoritatea cazurilor un ecou al trecutului sovietic. Astăzi, legislația muncii nu conține o asemenea obligație pentru majoritatea angajatorilor. Depunerea obligatorie a unei cereri de angajare este oferită numai atunci când solicitați serviciul de stat și municipal. Cu toate acestea, un astfel de document poate fi util atunci când se acceptă un loc de muncă cu o perioadă de probă, deoarece în cerere angajatul își înregistrează consimțământul pentru o astfel de condiție de acceptare.
2. Familiarizarea cu contractul colectiv și reglementările locale ale angajatorului. Articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse prevede obligația angajatorului de a familiariza angajatul cu toate documentele care îi reglementează activitățile împotriva semnăturii. O astfel de familiarizare ar trebui efectuată înainte ca angajarea în baza unui contract să fie oficializată și să fie semnat un contract de muncă. Lista documentelor trebuie să includă: fișa postului; regulamentul intern al muncii; reglementările locale referitoare la sarcinile de muncă; acord comun.
3. Incheierea unui contract de munca. Legiuitorul a prevăzut respectarea formei scrise obligatorii la încheierea contractelor de muncă (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse). Un astfel de document se întocmește în două exemplare, dintre care unul, după semnare, se dă salariatului, celălalt angajatorului. Se recomandă ca exemplarul care rămâne la angajator să fie marcat cu o notă care să indice că angajatul a primit un al doilea exemplar. Astfel, indeplinirea conditiilor prevazute la art. 67 Codul Muncii al Federației Ruse. De altfel, din momentul încheierii contractului de muncă, între salariat și angajator iau naștere raporturi juridice. Cu toate acestea, această regulă poate fi schimbată dacă angajatului i s-a permis efectiv să-și îndeplinească atribuțiile oficiale cu acordul angajatorului, dar raportul lor juridic nu a fost formalizat corespunzător.
4. Conținutul contractului de muncă. Acest acord trebuie să conțină informațiile și condițiile obligatorii care sunt prevăzute în Partea 1 și Partea 2 a art. 57 Codul Muncii al Federației Ruse. Dacă din anumite motive nu au fost îndeplinite cerințele prezentului articol, această împrejurare nu constituie un temei pentru recunoașterea contractului ca neîncheiat. Acordul trebuie completat cu informații și condiții relevante lipsă. Este important de reținut că informațiile sunt incluse în textul contractului, iar condițiile sunt întocmite sub forma unui document separat. De asemenea, în conformitate cu partea 4 a art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, în contractul de muncă pot fi incluse condiții suplimentare. Aici putem vorbi despre clarificarea locului de muncă, stabilirea unei perioade de probă etc.
5. Înregistrare. După semnarea integrală a contractelor de răspundere și de muncă, acestea trebuie înregistrate corespunzător în pistele de audit.
6. Ordinea de acceptare la muncă. După semnarea contractului de muncă de către ambele părți, angajatorul emite un ordin corespunzător. Comanda nu poate diferi de conditiile stipulate in contract si trebuie sa contina baza de angajare.
7. Familiarizarea cu comanda. În conformitate cu cerințele articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatul trebuie să fie familiarizat cu ordinul emis în termen de trei zile de la data întoarcerii efective la locul de muncă.
8. Înregistrarea cărții de muncă. După ce toți pașii de mai sus au fost finalizați, serviciul de personal poate începe procesarea registrului de muncă al angajatului. În conformitate cu art. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, toți angajatorii relevanți sunt obligați să păstreze registrele de muncă pentru fiecare angajat care a lucrat pentru ei, ca la locul lor principal de muncă, mai mult de cinci zile. In cazul in care salariatul nu are carnet de munca, angajatorul este obligat sa elibereze una pe cheltuiala sa. Datele despre toate cărțile de muncă ale persoanelor care lucrează la întreprindere trebuie să fie introduse în cartea pentru înregistrarea mișcării cărților de muncă și inserări în acestea.
9. Cardul personal al angajatului. Serviciul de personal de la întreprindere emite carduri personale pentru toți angajații, în care trebuie introduse toate informațiile despre angajat. Tot în acest document, angajatul semnează că este familiarizat cu înscrierea făcută în carnetul de muncă. Cardurile personale sunt supuse înregistrării în modul stabilit de angajator.
10. Afaceri private. Codul Muncii al Federației Ruse nu prevede obligația de a menține treburile personale pentru majoritatea angajatorilor. Totuși, în unele cazuri prevăzute de lege, înregistrarea și menținerea dosarelor personale trebuie totuși efectuate. Acest lucru se aplică, de exemplu, în cazul înregistrării angajaților de stat și municipali, a procurorilor și a instanțelor.

După finalizarea procedurii de înregistrare pentru un nou angajat, ar trebui să acordați atenție locului său de muncă anterior. Deoarece, dacă un nou angajat a fost anterior angajat de stat sau municipal, articolul 64.1 din Codul Muncii al Federației Ruse impune ca fostul angajator să fie informat cu privire la angajarea sa în termen de 10 zile.

Justificarea necesității angajării de noi angajați

La sfârșitul anului 2010, conducerea Avangard Electro LLC a decis introducerea unor posturi suplimentare în divizia de echipamente de iluminat. Motivația deciziei a fost întocmirea unei matrice funcționale a departamentului (vezi Anexa 3) și identificarea eficienței insuficiente a departamentului din cauza supraîncărcării angajaților existenți sau a îndeplinirii unor funcții suplimentare care nu sunt tipice pentru aceștia în locul eficienței ridicate. -implementarea de calitate a celor directe (Tabelul 2).

Tabelul 2. Analiza deficiențelor funcționale ale personalului Avangard Electro LLC

	Factorul negativ		Rezultat	Este nevoie de schimbare
	Greșeli comise de manageri în exercitarea controlului deplin asupra tranzacțiilor de cumpărare și vânzare	Managerii primesc un plan zilnic pentru a face contacte „reci” și „calde”. Dacă planul nu este îndeplinit, vor fi aplicate penalități.	Efectuarea erorilor legate de cantitatea de marfa, timpii de livrare, erorile numerice in facturi datorate	Introducerea unui nou angajat (operator) în personal care să ofere numărul necesar de contacte „la rece” pe zi și numai dacă este nevoie de produse
	Factorul negativ		Rezultat	Este nevoie de schimbare
sancțiuni. Sunt zile în care un manager este supraîncărcat cu solicitările clienților și nu are timp să finalizeze planul de contact, dar este obligat să facă acest lucru, reducând în același timp timpul necesar pentru finalizarea tranzacțiilor.	grabă justificată anterior	potential client contactat - legatura cu managerul corespunzator
	Managerul regional nu își face față în totalitate responsabilităților	Acest lucru este facilitat atât de primul motiv, cât și de faptul că managerul regional deservește simultan 5 regiuni: Krasnoyarsk (Teritoriul Krasnoyarsk), Tomsk (Regiunea Tomsk), Barnaul (Teritoriul Altai), Kemerovo și Novokuznetsk (regiunea Kemerovo), Irkutsk (regiunea Irkutsk). )	Efectuarea erorilor legate de cantitatea de marfa, termenele de livrare, erorile numerice in facturi din cauza grabei justificate anterior	Introducerea unei unități suplimentare la personal pentru funcția de manager regional cu transferul de supraveghere a două regiuni către acesta: Irkutsk (regiunea Irkutsk), Kemerovo și Novokuznetsk (regiunea Kemerovo)

Astfel, compania se confruntă cu sarcina de a selecta și angaja angajați pentru posturile: operator de apel și manager regional.

Căutarea, selecția și angajarea angajaților Avangard Electro LLC

Căutarea, selecția și angajarea de personal la Avangard Electro LLC se realizează astfel:

Atunci când se caută candidați pentru un post, se folosesc în principal doar surse externe. De-a lungul celor trei ani de existență, promovările (adică folosirea unei surse interne de personal) s-au făcut de două ori, dar funcțiile inițiale ale angajaților s-au păstrat în continuare, ceea ce nu indică o înlocuire a unui post, ci repartizarea. a responsabilităţilor suplimentare asociate cu o responsabilitate sporită faţă de persoană.

Căutarea personalului prin surse externe se efectuează în trei moduri:

2. Apeluri cu oferta de post folosind cele mai potrivite CV-uri deja postate pe site-uri.

selecția personalului are două etape. Prima etapă, în care se selectează un grup limitat la 3-5 persoane din întreaga masă de solicitanți, este efectuată de șeful imediat al departamentului pentru care este solicitat angajatul. A doua etapă, în care se face selecția finală a salariatului, se face de către directorul companiei. Ambele etape presupun chestionare și interviuri.

Personalul se angajează prin încheierea unui contract de muncă, cu o perioadă de probă de 2 luni, timp în care va fi instruit și supravegheat de un anumit angajat al companiei.

În legătură cu identificarea deficiențelor funcționale de personal (a se vedea tabelul 2), întreprinderea se confruntă cu necesitatea angajării a două noi unități de personal: un operator de apel și un manager regional.

Conducerea companiei a întocmit o listă scrisă de responsabilități (funcții) pentru fiecare post.

Operatorul de apel trebuie să:

1. Efectuați 100 de apeluri zilnic către potențiali clienți, dintre care 50 de apeluri se referă la teritoriul Novosibirsk și regiunea Novosibirsk, iar 50 de apeluri se referă la teritoriile altor regiuni cu care compania cooperează.

2. Păstrați înregistrări pentru fiecare potențial client.

3. Dacă un potențial client are o aplicație, treceți la managerul corespunzător.

4. Oferiți managerilor informații despre clienți.

Managerul regional trebuie:

1. Stabiliți relații bune cu clienții din regiunile: Irkutsk (regiunea Irkutsk), Kemerovo și Novokuznetsk (regiunea Kemerovo).

2. Efectuați tranzacții de cumpărare și vânzare de calitate.

3. Încurajați clienții să facă achiziții suplimentare și mai mari.

4. Transmite rapoarte lunare conform planului stabilit.

După definirea responsabilităților postului, au fost identificate calitățile profesionale și personale pe care ar trebui să le aibă angajații (Tabelul 3 și Tabelul 4).

Tabelul 3. Cerințe pentru calitățile operatorului de apel

Tabelul 4. Cerințe pentru calitățile unui manager regional

	Calitate	Caracteristică
Calitate profesionala
		Bine proiectat, consistent
	Competențe informatice	Cunoașterea pachetului de programe de birou Microsoft Office, viteza de tastare de la tastatură de 200 de caractere pe minut cu litere chirilice și latine
	Alte calități	Entuziasm, capacitate de a lua deciziile corecte, concentrare pe rezultate
Calitati personale
	Educaţie	Din special secundar
	Statusul familiei	Nu contează
	Alte calități	Responsabilitate, diligență

Procesul de selecție directă a personalului s-a desfășurat în trei etape.

Prima etapă a fost efectuată de directorul companiei. A fost utilizată metoda de selecție primară – chestionare. Managerul a analizat mai multe CV-uri postate pe site www.e-rabota.ru ca urmare, au identificat candidați preliminari pentru posturile de operator de apel și de manager regional. Din întreaga listă, 8 candidați pentru funcția de operator și 10 candidați pentru funcția de manager regional au acceptat să se supună interviului inițial (care este esența selecției inițiale la Avangard Electro LLC). Fiecărui candidat i s-a atribuit un anumit timp de vizită.

A doua etapă de selecție a fost efectuată de șeful departamentului de echipamente de iluminat. Acesta a constat într-un interviu preliminar în care candidaților li s-a spus esența muncii care le-a fost oferită și au pus întrebări pentru ambele posturi:

o poveste despre locurile de muncă anterioare;

justificarea deciziei de schimbare a locului de muncă;

ce obiective în viață ar dori o persoană să atingă;

Ca urmare a unei conversații ocazionale, șeful departamentului de iluminat a determinat intuitiv gradul în care persoana era potrivită sau nu pentru poziția dată.

Capacitatea de a lucra pe un computer, competența în pachetul software Microsoft Office și viteza de tastare nu au fost testate, ci au fost determinate oral. Adică nu a existat nicio testare. Nivelul de studii, vârsta, starea civilă au fost determinate pe baza metodei anchetei (CV).

În urma selecției inițiale, șeful departamentului iluminat a selectat 3 persoane pentru funcția de operator de apel și 2 persoane pentru funcția de manager regional. Acești oameni au fost chemați înapoi pentru un al doilea interviu cu șeful companiei a doua zi. Restul au primit apeluri prin care i-au informat că li s-a refuzat postul.

A treia etapă de selecție a fost efectuată de directorul companiei. Interviul a fost de natură situațională. Adică, directorul nu a pus întrebări generale candidaților, ci a creat situații de lucru și le-a cerut solicitanților să dea propria lor soluție. Ca urmare a reacțiilor solicitanților la problemele practice și a soluțiilor pe care le-au propus, șeful Avangard Electro LLC a selectat câte un candidat pentru fiecare post. Fiecare a primit o perioadă de probă de 2 luni.

În tabelul de personal al companiei există un post vacant pentru un inginer proiectant de categoria 1 cu un salariu de 15.000,00 ruble, dar doresc să angajeze un inginer proiectant de categoria 3 cu un salariu de 12.000,00 ruble. Cum să angajezi un angajat în acest caz?

În acest caz, este necesar să se facă modificări în tabelul de personal, iar apoi să se oficializeze angajarea angajatului în mod general.

Dacă un angajator dorește să angajeze un nou angajat pentru o poziție pentru care este planificată o schimbare și nimeni altcineva din organizație nu deține o astfel de funcție, atunci este necesar să se facă modificări la tabelul de personal în mod general. Acest lucru se poate face într-o singură zi, iar în aceeași zi sau mai târziu puteți accepta imediat noul venit în condiții noi.
Există două moduri de a face modificări la tabelul actual de personal:

Emite un ordin de modificare a tabloului de personal;

Pregătește tabelul de personal în noua ediție și aprobă-l cu ordinea corespunzătoare.

Motivație

Din situatie

Nina Kovyazina

Care sunt condițiile pentru angajarea unui nou angajat în perioada modificărilor în tabloul de personal?

Există mai multe soluții posibile la situație în funcție de condițiile și interesele specifice ale angajatorului.

Tabelul de personal este un act local al organizației, care înregistrează o listă de divizii structurale, posturi, informații cu privire la numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și statul de plată lunar. Acest document reflectă starea actuală a organizației și trebuie făcute modificări dacă este necesar (). Cauza schimbării sunt cel mai adesea schimbările organizaționale sau tehnologice din organizație. De regulă, astfel de modificări ar trebui introduse cu un preaviz de cel puțin două luni angajaților afectați ().

Dacă un angajator dorește să angajeze un nou angajat pentru o poziție pentru care este planificată o schimbare și nimeni altcineva din organizație nu deține o astfel de funcție, atunci este necesar să se facă modificări la tabelul de personal în mod general. Acest lucru se poate face într-o singură zi, iar în aceeași zi sau mai târziu puteți accepta imediat noul venit în condiții noi.*

Un exemplu de angajare a unui nou angajat într-o perioadă de schimbări de personal

În tabelul de personal al organizației Alpha LLC, există două posturi de personal pentru funcția de „Contabil” cu un salariu de 60.000 de ruble. Una dintre unitati este vacanta. Responsabilitățile postului unui contabil includ, printre altele, gestionarea numerarului. Pentru a crește eficiența muncii în organizație, sunt planificate schimbări organizaționale și introducerea unei poziții separate „Casier” în tabelul de personal. În consecință, responsabilitățile contabilului de a efectua lucrări de numerar vor fi eliminate, iar reducerea volumului de muncă va presupune o reducere a salariului la 50.000 de ruble.

Pentru a se asigura că introducerea modificărilor nu împiedică ocuparea unui post vacant existent și un nou venit poate fi imediat acceptat în condiții noi, angajatorul a decis să excludă cu totul postul de contabil din tabloul de personal și să introducă odată cu acesta și postul de contabil. „Specialist în contabilitate” cu responsabilități fără muncă în numerar și un salariu de 50.000 de ruble. Un contabil care lucrează deja a fost avertizat cu privire la reducerea funcției sale și i s-a oferit un transfer în două luni la un nou post de „Specialist contabil”. Totodată, a fost imediat scos din tabloul de personal al doilea post vacant de contabil, fără a aștepta încheierea perioadei de avertizare de două luni, iar în locul lui a fost introdus un nou post de personal pentru postul de „Contabil”. Specialist".

Astfel de modificări au permis angajatorului să angajeze imediat un nou angajat în condiții noi, cu un salariu de 50.000 de ruble. În ciuda faptului că condițiile anterioare și salariul de 60.000 de ruble vor continua să se aplice contabilului angajat anterior pentru încă două luni. La expirarea termenului, funcția acestuia va fi scoasă și din tabloul de personal, iar în locul acesteia va fi introdusă o a doua unitate pentru postul „Specialist Contabilitate”, la care va fi transferat contabilul „redus”.

Din situatie

Nina Kovyazina, Director adjunct al Departamentului de Educație Medicală și Politică a Personalului în domeniul sănătății al Ministerului Sănătății din Rusia

Când să depună schimbări V regulat programa

Modificări ale tabloului de personal pot fi efectuate oricând când este nevoie, întrucât angajatorul stabilește frecvența și frecvența modificărilor în tabloul de personal în mod independent (clauza 1 din scrisoarea Rostrud din 22 martie 2012 nr. 428-6). -1).* Pe lângă redenumirea posturilor, stabilirea unui salariu diferit etc., legislația muncii are proceduri separate care pot duce și la o transformare a tabloului de personal. De exemplu, reducerea numărului sau a personalului (), schimbări organizatorice sau tehnologice (), etc.

Redenumirea postului unui angajat și modificarea mărimii salariului acestuia din tabelul de personal implică o modificare a condițiilor esențiale ai contractului de muncă. Aceasta înseamnă că înainte de a face modificări în tabelul de personal, trebuie să aranjați un transfer la un alt loc de muncă (). Adică, trebuie să emiteți un ordin de transfer în Formularul nr. T-5 sau într-o formă dezvoltată independent.

Apoi, încheiați un acord suplimentar cu angajatul la contractul de muncă și faceți o înregistrare despre transfer în cartea de muncă (Reguli aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225).

În cazul în care titlul postului sau salariul este modificat la inițiativa administrației din motive organizatorice sau tehnologice, procedura va fi ușor diferită. Este necesar să anunțați angajatul cu două luni înainte de schimbările viitoare. Dacă angajatul nu este de acord să lucreze în condițiile modificate, trimiteți-i o ofertă scrisă a unui alt loc de muncă care se potrivește cu calificările și starea sa de sănătate. Dacă nu există un astfel de loc de muncă, oferiți un post vacant de nivel inferior sau un loc de muncă mai puțin plătit. Dacă angajatul refuză toate ofertele sau nu aveți un loc de muncă adecvat, vă oficializați concedierea în conformitate cu clauza 7 a părții 1 a articolului 77 din Codul Muncii al Federației Ruse (refuzul de a continua munca din cauza unei modificări a condițiilor de angajare) contract determinat de părți).

Această procedură este prevăzută în Codul Muncii al Federației Ruse.

La sfârșitul procedurii, emiteți un ordin de a face modificări la tabelul de personal. Atașați tabelul de personal cu modificările aduse acestui ordin.* Familiarizați comanda cu semnătura angajaților afectați de modificări.

Un exemplu de modificări ale tabelului de personal

Directorul organizației a decis să redenumească postul de asistent contabil din tabelul de personal în contabil junior și să adauge o serie de posturi noi la departamentul de producție. Pentru a face acest lucru, a trebuit să facă modificări în tabelul de personal. El a emis ordin de a face modificări în tabloul de personal.

Când este introdusă o nouă poziție, se fac ajustări corespunzătoare în tabelul de personal. Cel mai adesea acest lucru se datorează nevoilor de producție (reorganizare, extindere a domeniului de activitate).

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și GRATUIT!

De asemenea, sunt introduse noi posturi pentru a-i ajuta pe lucrători: un angajat îndeplinește adesea mai multe funcții care sunt în responsabilitatea diverșilor specialiști. De exemplu, un contabil efectuează în plus munca unui inspector de personal sau a unui secretar.

Baza normativă

Tabelul de personal este un document normativ al organizației care descrie structura, personalul și numărul de angajați indicând salariul pentru fiecare post (scrisoarea Rostrud din 22 martie 2012 Nr. 428-6-1).

Codul Muncii nu are o definitie precisa a documentului de altfel, nu necesita deloc mentinerea acestuia;

Principalul act juridic de reglementare pe care trebuie să vă concentrați atunci când completați tabelul de personal este Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1 privind aprobarea formularelor de documente primare în gestionarea evidenței personalului.

Terenuri

Ajustările la tabelul de personal se fac pe baza ordinului managerului. La pregătirea proiectului participă și specialiști HR.

Directorul dă un ordin oral angajaților individuali, în conformitate cu care se întocmește un ordin de introducere a posturilor, după care documentul este confirmat prin semnătura personală.

Necesitatea modificării componenței postului poate fi cauzată de creșterea volumului de muncă la întreprindere, introducerea unei noi linii de activitate, măsuri de îmbunătățire a eficienței unei unități structurale sau a întregii organizații etc.

Cum să introduceți o nouă poziție în tabloul de personal în 2019?

Procedura de introducere a unui nou post constă din mai multe etape care îmbină activitățile organizatorice și documentația.

Procedură, pași și reguli

Determinarea necesității de a adăuga o unitate de personal

Acesta este cel mai crucial și dificil moment din întreaga procedură.

Trebuie să existe argumente puternice pentru creșterea personalului, așa că trebuie să analizați standardul de îndeplinire a sarcinilor individuale cu domeniul de activitate al viitoarei poziții.

Mai întâi trebuie să colectați informații statistice cu privire la postul introdus (tipuri de muncă, funcții ale angajaților, costuri de timp etc.). Calculul se efectuează pe baza standardelor de producție prevăzute pentru un anumit loc de muncă.

Dacă organizația nu are propriul sistem de standarde de muncă, puteți utiliza standardele Ministerului Muncii.

Exemplu:

Datorită extinderii activităților de producție, compania a avut nevoie de un secretar-funcționar. Nu există un astfel de post vacant în personal, iar funcțiile de secretar sunt îndeplinite de mai mulți angajați.

Conform estimărilor, într-o lună organizația procesează aproximativ:

• 150 de unități de documente primite;
• 160 unități de corespondență oficială;
• 50 de comenzi de gestiune;
• 60 de cereri din partea contrapartidelor;
• suplimentar: 100 de apeluri telefonice.

Pentru stabilirea costurilor cu forța de muncă pentru păstrarea documentelor și procesarea apelurilor, vă puteți referi la Rezoluția Ministerului Muncii nr.23.

În conformitate cu acest document, standardele de timp pentru lucrul cu documente sunt:

Funcția îndeplinită	Numărul de unități procesate pe lună	Norme orare	Total cheltuit
Documentele primite	150	0,065	9,8
Documente oficiale	160	0,065	10,4
Ordine de management	50	0,08	4
Contacte de la contrapartide	60	0,083	5
Apeluri	100	0,2	20
Total	520		49,2

Astfel, atunci când îndeplinește doar funcțiile enumerate mai sus, un angajat va petrece aproximativ 50 de ore pe lună.

Personalul HR se întreabă dacă este posibil să se introducă o cotă de 0,25 pentru astfel de angajați?

Acest lucru nu este interzis de lege: în funcție de cantitatea de muncă așteptată, se poate seta o rată de 0,5, 0,75 sau 0,25. În mod similar, trebuie să calculați costurile cu forța de muncă pe categorii de muncă pentru postul vacant introdus.

Dacă volumul de muncă actual al angajatului depășește numărul de ore de lucru pe lună, introducerea postului este destul de justificată.

Întocmirea unei noi fișe a postului

Pe baza calculului costurilor cu forța de muncă se determină și se ajustează standarde pentru funcțiile pe care le va îndeplini noul angajat.

După aceasta, este pregătită o fișă de post.

Întocmirea unui memoriu adresat managerului

Un nou post este introdus într-o anumită unitate structurală, prin urmare, o notă adresată directorului este redactată de șeful acestui departament.

Documentul trebuie să descrie în detaliu motivul pentru introducerea unui nou post vacant. La notă este atașată o schiță de fișă a postului.

Emiterea unui ordin

Documentul indică departamentul pentru care se înscrie postul, precum și informații despre cuantumul salariului.

Data introducerii postului vacant poate să nu coincidă cu data comenzii, astfel încât modificările pot fi introduse ulterior.

Ajustarea personalului

Angajații nu sunt obligați să se familiarizeze cu inovațiile la semnare.

Pentru o poziție

Procedura de ajustare a tabloului de personal nu este reglementată de Codul Muncii. Dacă introduceți un singur post vacant, puteți utiliza instrucțiunile prezentate mai sus.

Astfel, acțiunile angajatorului se rezumă la emiterea unui ordin, întocmirea unei noi fișe a postului, schimbarea tabloului de personal și angajarea unui angajat.

Pentru departament

Dacă schimbările sunt larg răspândite, este mai ușor să se întocmească un nou tabel de personal. Documentul este elaborat de departamentul de personal și aprobat de conducere.

Cum să alegi titlurile?

În conformitate cu Codul Muncii, denumirea noului post vacant trebuie să corespundă actualului director de calificări aprobat în modul prevăzut de lege (Decretul Guvernului RF nr. 787).

În cazul în care postul introdus nu este asociat cu restricții și garanții speciale, managerul poate determina independent denumirea specialității, indiferent dacă un astfel de nume se află sau nu în director.

Obligația respectării exacte a titlului postului cu cartea de referință și standardele profesionale este menționată în două articole din Codul Muncii al Federației Ruse:

• Artă. 57 (acordarea de subvenții și beneficii pentru funcții specifice, prezența restricțiilor);
• Artă. 195.3 (aplicarea standardelor profesionale).

Documentarea

Procedura de introducere a unui post trebuie să fie formalizată în conformitate cu procedura stabilită de lege.

Pentru a face acest lucru, se emite un ordin de schimbare a tabelului de personal, se elaborează o fișă a postului și apoi se fac completările în sine.

Tabelul de personal se întocmește conform formularului T-3 (aprobat prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1). Daca este necesar, angajatorul isi poate dezvolta propria forma (Scrisoarea Rostrud Nr. 1487-6-1-PG din 14 februarie 2013).

Comenzi

Ordinul de introducere a unui post nu are o formă reglementată, totuși, la pregătirea lui, trebuie să te ghidezi după cerințele Gosstandart R 6.30-2003.

• titlul documentului trebuie să indice că se fac ajustări ale programului ca urmare a introducerii unui nou post;
• Numele complet al organizației, numărul și data comenzii sunt scrise în partea de sus;
• ultimul paragraf al textului principal trebuie să conțină numele complet al persoanei care controlează executarea ordinului;
• Directorul sau un oficial autorizat semnează în partea de jos contabilul șef sau șeful serviciului de personal poate semna avizul.

Toate comenzile legate de personal sunt generale în întreaga companie.

Documentul poate primi un index special (de exemplu, „ШР”) pentru a limita accesul la informațiile personale ale angajaților și este stocat într-un folder separat.

1. Director de vânzări (salariu – 100.000 ruble) – 1 post cu normă întreagă;
2. Trainer de vânzări (salariu – 50.000 de ruble) – 1 post cu normă întreagă.”

Exemplu de document:

Schimbarea personalului

Tabelul de personal este un document format din zece coloane și este o anexă la ordinul în baza căruia a fost aprobat. Dacă modificările sunt minore (de exemplu, introducerea a una sau două poziții), nu este nevoie să refaceți întreaga comandă.

În cazul unor ajustări semnificative (deschiderea unui nou departament sau divizie), este mai bine să reluați întregul formular dintr-o dată, adică să creați un nou program. Acest document intră în vigoare la o anumită dată, în baza ordinului de aprobare a orarului.

Conform formularului reglementat de Comitetul de Stat pentru Statistică, documentul trebuie să indice:

• numele departamentelor;
• numele tuturor posturilor;
• dimensiunea personalului;
• dimensiune, suprataxa.

Descrierea postului

Se întocmește și se aprobă o fișă a postului pentru fiecare post, adică pentru un număr nedeterminat de angajați fără indicarea numelui complet al acestora.

Procedura de redactare a instrucțiunilor nu este stabilită prin acte juridice de reglementare, prin urmare, conducerea decide în mod independent cum să le întocmească și să le corecteze.

Sarcina principală la întocmirea unui document este de a elabora instrucțiuni care să acopere pe deplin întreaga listă de responsabilități și puteri ale angajaților cu cea mai clară și precisă formulare.

Elaborarea fișelor postului se realizează pe baza:

• Codul Muncii al Federației Ruse;
• Director de clasificare a posturilor.

Documentul se intocmeste pe antetul general al societatii.

Principalele detalii includ:

• Numele companiei;
• Titlul documentului;
• data cu numar;
• locul unde a fost întocmit;
• titlu;
• continutul textului;
• pictura regizorului;
• ștampila de aprobare.

Structura descrierii postului:

• Dispoziții generale;
• funcțiile angajaților;
• responsabilitatile locului de munca;
• drepturile angajaților;
• responsabilitate;
• relațiile în cadrul companiei.

La introducerea unui nou post, se formează și o nouă fișă a postului pentru specialist.

Contracte de munca

O scădere sau creștere a salariului, redenumirea unei poziții și alte ajustări ale tabelului de personal duc la.

După emiterea unui ordin de schimbare a tabloului de personal, se încheie un contract cu salariatul.

La angajarea unui angajat pentru o nouă poziție, se încheie un acord cu acesta în conformitate cu regulile generale ale Codului Muncii al Federației Ruse.

Dacă o poziție este redenumită, angajatorul face înregistrările corespunzătoare.

Angajații actuali primesc un preaviz de cel puțin două luni cu privire la schimbările viitoare.

Este necesar să anunțați centrul de ocupare?

După introducerea unei noi poziții, există două opțiuni:

• cautarea si angajarea unui nou angajat pentru acest post;
• transferul unui angajat deja angajat la acesta în baza unui acord suplimentar (în acest caz, vechiul post vacant este exclus).

Dacă urmați cu strictețe unul dintre algoritmii specificați, nu este necesar să anunțați serviciul de ocupare a forței de muncă.

Termenele limită

Decizia de a crea o nouă unitate structurală sau de a introduce posturi se ia de către organul împuternicit al persoanei juridice.