Men boshqaruv jarayonlarini hujjatlashtirish bilan shug'ullanganimga 15 yildan ortiq vaqt o'tdi. Bu davrda mamlakatimizdagi yirik tashkilotlarda ishlab, nazariy bilimlar sohasida ham, amaliyotda ham malakamni oshirish baxtiga muyassar bo‘ldim. Ammo mana shu narsa hayratlanarli: nega innovatsion va dinamik rivojlanishga yo'naltirilgan tashkilotlarda hujjatlar bilan ishlash juda ahamiyatsiz, nega "hamma narsani" kotibga ishonib topshirish mumkin degan fikr bor?

Va agar bu "S" bosh harfli kotib bo'lsa yaxshi bo'ladi, u yuqori malakali va tashkilotdagi barcha ish jarayonini, faoliyatni hujjatlar bilan ta'minlashning to'liq tsiklini hisobga olgan holda qurishga qodir, shuningdek, boshqa muammolarni hal qiladi. menejerni tashkiliy qo'llab-quvvatlash. Ammo bu qoidadan ko'ra istisno.

Hozirgi vaqtda biznes farovonligining asosi uning rivojlanishi bo'lib, bu hujjat aylanishining miqdoriy va sifat jihatidan muqarrar ravishda o'sishini nazarda tutadi va tashkilot faoliyatini hujjatlashtirish va qo'shimcha resurslarni ta'minlash sohasida yangi yondashuvlarni talab qiladi. Tan olishimiz kerakki, ilgari belgilangan unvonlar, jumladan, lavozim unvonlari va funktsiyalari vaqti-vaqti bilan yangilanadi, lekin asosan zamonaviy talablarga mos kelmaydi. Shu bilan birga, boshqaruv faoliyatini tashkiliy ta'minlash standartlari umuman mavjud emas.

Ammo ijobiy dinamika allaqachon yaratilgan. Bugungi kunda o'z sohalarida etakchi o'rinlarni egallashga qaratilgan ko'plab tashkilotlar hujjat aylanishi tizimini joriy qilmoqda va shu bilan raqobatdosh ustunlikni ta'minlamoqda. Shu bilan birga, hujjat aylanishi funktsiyasining ahamiyatini baholash tubdan o'zgaradi: yordamchi rol o'rniga unga biznes jarayoni sifatida barqaror munosabat shakllanadi. Ushbu fikrni birinchi marta bo'lmasa ham, tashkilotingizning yuqori rahbariyatiga etkazish muhimdir.

Kotib, kotib, arxivchi, qabulxona mutaxassisi (kotibiyat), shaxsiy yordamchi, maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati rahbari va boshqalarning kasblari funktsional jihatdan aniq ajratilgan bo'lishi kerak, shuningdek, ro'yxatdagi har birida muvaffaqiyatli ishlash uchun ekanligini tushunish kerak. hollarda turli malaka talab qilinadi. Ko'pincha, tashkilotlar rahbariyati ushbu kasblarni bir xil va taxminan bir xil funktsiyalarga ega deb bilishadi: "choy-kofe, telefon, qog'ozlar". Ammo har bir kasb sezilarli darajada farq qiladi va maxsus bilim va ko'nikmalarni talab qiladi. Xuddi "hujjatlarni boshqarish" jarayoni endi undan uzoqda bo'lgan odamlar buni qanday qabul qilishidan ancha kengroq bo'lgani kabi: ularning nazarida bu ko'pincha "kiruvchi va chiquvchi" ro'yxatga olish bilan bog'liq. Bunday stereotiplarni ham tizimli ravishda o'zgartirish kerak.

Buni hujjatlarni qo'llab-quvvatlash bo'yicha mavjud davlat talablari bilan tanish bo'lgan va ma'lum bir tashkilotning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda hujjatlarni qo'llab-quvvatlash jarayonlari mantiqini qurish vakolatiga ega bo'lgan yuqori malakali mutaxassis tomonidan amalga oshirilishi mumkin. Muvaffaqiyatli yirik kompaniyalarda bunday mutaxassis odatda qanday nomlanishidan qat'i nazar, tegishli bo'limni boshqaradi: kotibiyat boshlig'i, biznes menejeri, maktabgacha ta'lim xizmati rahbari va boshqalar.

Standartlardan foydalaning - xalqaro va mahalliy!

Tashkilotning menejment tizimini baholashda muhim mezonlar hujjat aylanishi sohasidagi talablar va standartlar bo'lishi bejiz emas; “Zamonaviy tushunchalar, birinchidan, sifatni raqobatbardoshlik va barqaror biznesni shakllantirishning asosiy omili deb hisoblasa, ikkinchidan, korxona mahsulot/xizmatlari sifati va uning faoliyatini tashkil etish sifati o‘rtasidagi bevosita bog‘liqlikni ta’kidlaydi. ” ISO 9001 xalqaro standartlar seriyasiga asoslangan ushbu xabar tashkilotingiz rahbariyati, shuningdek, biznes egalari uchun tushunarli bo'lishi kerak. Keyin tashkilotning boshqaruv tizimini baholashda muhim mezonlar uning standartlar talablariga muvofiqligi, shu jumladan. hujjat aylanishi sohasida.

Va bu erda men Vera Iritikovaning bir necha oy oldin ushbu jurnal sahifalarida bildirilgan fikriga to'liq qo'shilaman: "Agar siz xorijiy mamlakatlarda hujjatlar bilan qanday ishlashlari, hujjatlar bilan bog'liq muammolar qanday hal qilinishi haqida ma'lumot olishingiz kerak bo'lsa, nima? "xorijiy" hujjatlar darajasi, keyin birinchi navbatda ISO standartlarini o'rganishingiz kerak, chunki Aynan ular umumlashtirilgan shaklda hujjatlar bilan ishlashning muhimligini tushunishning zamonaviy (ba'zi mamlakatlarda allaqachon erishilgan va boshqalarida orzu qilingan) darajasi va uni tashkil etish uchun maqbul talablar haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi.

Xalqaro ISO standartlaridan biri tarjima qilingan va mahalliy standart sifatida qabul qilingan - bu GOST R ISO 15489-1-2007 “Axborot, kutubxona va nashriyot standartlari tizimi. Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar".

SMS tamoyillarini va standartlar bo'yicha tavsiyalarni ixtiyoriy ravishda qabul qilib, tashkilot nafaqat Tashkilot siyosatida qayd etilgan sohalarda, balki hujjat aylanishida ham tegishli sifatni ta'minlashi kerak. Ushbu maqsadga tashkilot rahbariyatini keng ko'lamli vositalarni ishlab chiqish va ta'minlash orqali erishish mumkin - hujjatlarni yaratish va ularning bajarilishini nazorat qilishdan tashkilot faoliyatini boshqarishgacha, uzoq muddatli rivojlanish strategiyasini shakllantirishdan oddiy ilovalarni qayta ishlashgacha.

Ishingizni qanday optimallashtirishingiz mumkin?

Qoida tariqasida, tashkilot faoliyatini hujjatlashtirish funktsiyalari alohida tarkibiy bo'linmada jamlangan. Bizning kompaniyamizda ular Biznes boshqaruvining hujjatlar bilan ta'minlash bo'limiga (keyingi o'rinlarda Bo'lim deb yuritiladi) biriktirilgan. Kompaniyamizning qiymati zamonaviy, mobil top-menejmentdir, shuning uchun tashkilotimizning geografik jihatdan taqsimlangan tuzilmasini hisobga olgan holda bo'limning vazifalaridan biri vakolat markazini yaratish va xodimlarni (shu jumladan kotiblar va mutaxassislarni) o'qitish edi. rahbariyatga va kompaniyani qabul qilishda tashkiliy va hujjatli yordamning birinchi qatori). Aynan mana shu xodimlar ish yuritish, bosh ofis va filiallarda boshqaruv faoliyatini zamonaviy xalqaro standartlarga muvofiq olib borish uchun mas’uldirlar.

Kafedra mutaxassislarining kengaytirilgan vazifalariga quyidagilar kiradi:

1. tashkiliy qo'llab-quvvatlash doirasida:
   • tezkor aloqani ta'minlash va mini-PBX (call center) bilan ishlash;
   • tashrif buyuruvchilar uchun ruxsatnomalar uchun arizalarni qayta ishlash, ularni tasdiqlash uchun yuborish, kirish tizimiga kiritish;
   • uchrashuvlarni boshqarish / ishbilarmonlik muzokaralarini ta'minlash (maxsus bronlash tizimi bilan jihozlangan 6 ta majlis zali);
   • transport vositalari uchun arizalarni taqsimlash;
   • pochta jo‘natmalarini ro‘yxatdan o‘tkazish va tezkor yetkazib berish;
   • tadbirlarni tashkiliy ta'minlash (direktorlar kengashi, rais bilan uchrashuvlar) tadbir uchun belgilangan talablarga muvofiq;
   • filiallar va boshqaruvchi kompaniyalarning telefon ma'lumotnomalari, manzillari va aloqalari o'z vaqtida yangilanishini ta'minlash;
   • rahbariyatning rasmiy topshiriqlarini bajarish;
   • bosh direktor va uning o‘rinbosarlari uchun mehmonxonalarni bron qilish, transport vositalariga, temir yo‘l va aviachiptalarga buyurtma berish;
   • davriy va obuna nashrlarini qabul qilish, yetkazib berishni tekshirish (rahbarlar stoliga yetkazib berish);
   • kofe ayol xizmatlari;
2. Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash doirasida:
   • EDMSda yozishmalarni ro'yxatga olish va tarqatish;
   • elektron pochtani qayta ishlash;
   • ma'muriy hujjatlar loyihalarini dastlabki tekshirish va sharhlarni shakllantirish;
   • boshqaruv majlislarini tayyorlash va qayd etish;
   • EDMSda boshqaruv yig'ilishlari bayonnomalarining bajarilishini muvofiqlashtirish, tarqatish va monitoring qilish;
   • ma'muriy hujjatlarni ro'yxatga olish va EDMSga tarqatish;
   • tashkilotning barcha xodimlari uchun 1C dasturiy ta'minot to'plamida sayohat guvohnomalarini, sayohat buyurtmalarini ro'yxatdan o'tkazish;
   • Bosh direktorning ma'muriy hujjatlarga muvofiq ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish;
   • EDMS arxiviga topshirish uchun birlik hujjatlarini tayyorlash;
   • hujjatlashtirish masalalari bo'yicha uslubiy yordam va me'yoriy ta'minot va boshqalar.

Hujjatlarni qidirish, loyihalarni tayyorlash, ularning asl nusxalarini qayta ishlash va keyinchalik qayta ishlash bo'yicha EDMSdagi ba'zi funktsiyalar to'g'ridan-to'g'ri bo'limlarda amalga oshiriladi, bu, xususan, hujjatlar loyihalarini tezkor tayyorlash imkonini beradi, kompaniya xodimlariga, eng muhimi, menejerlarga mustaqil ravishda amalga oshirish imkonini beradi. tarqatish vakolatlariga muvofiq ish yozishmalarini olib borish va hokazo. Ijrochilar va menejerlarning mustaqilligi bir vaqtning o'zida sezilarli darajada imkon berdi Boshqarmamizdagi xodimlar sonini qisqartirish. Ammo vaziyat nazoratdan chiqib ketishining oldini olish uchun jarayonni boshqarish va foydalanuvchilarga tasodifiy xatolarni bartaraf etishga qaratilgan harakatlar algoritmiga ega qulay mexanizmlarni taklif qilish kerak. Bu rivojlanishni talab qildi va yuqori sifatli o'quv materiallarini (reglamentlarni), shuningdek EDMSni amalga oshirish.

1-misol

“Bosh direktorning ma’muriy hujjatini berish” jarayoni doirasida Departament va boshqa bo‘linmalar xodimlari o‘rtasida funksiyalarni taqsimlash.

Shouni yig‘ish

Men eng oddiy misolni keltiraman - EDMS yordamida bosh direktorning standart ma'muriy hujjatini (bundan buyon matnda - RD) nashr etish. Jarayon quyidagicha:

• Ijrochi: EDMSda shablon yordamida RD loyihasini yaratish.
• Bo'lim xodimi: RD uchun belgilangan qoidalarga muvofiqligini dastlabki tekshirish, loyihani ro'yxatdan o'tkazish yoki qayta ko'rib chiqish uchun qaytarish.
• Shaxslarni tasdiqlash: loyihani tasdiqlash yoki sharhlarni yuborish.
• Ijrochi: sharhlarni qayta ishlash; tasdiqlash uchun yo'riqnoma.
• Bo'lim xodimi: tasdiqlash tartibining to'g'riligini tekshirish, sharhlarga murojaat qilish.
• Imzolovchi: imzolash yoki qayta ko'rib chiqish uchun qaytish.
• Bo'lim xodimi: hujjatlarni ro'yxatga olish, bajarish uchun topshiriqlarni taqsimlash, nazoratga topshirish, portalda e'lon qilish.
• RD nomidan ijrochi: ijro uchun tasdiqlangan hujjatni qabul qilish, ijroning o'zi, bo'limga hisobot yuborish.
• Bo'lim xodimi: har bir buyurtma bo'yicha nazorat topshiriqlarini yaratish, hisobotlarni qabul qilish va qayta ishlash, nazoratdan olib tashlash, operativ arxivga o'tkazish.

Belgilangan ishlar to'plamini bajarish imkoniyatini ta'minlash uchun:

1. Bo‘limimizda ushbu jarayonlarni tashkil etish bo‘yicha professional bilim va tajribaga ega bo‘lgan xodimlar, shuningdek
2. Hujjatlar bilan ta'minlash jarayonini boshqarish konsepsiyasi ishlab chiqildi, shu jumladan ish yuritish va elektron hujjat aylanishi tizimidan (EDMS) foydalanishning ichki qoidalari.
   Hujjatlarni qo'llab-quvvatlash va korporativ boshqaruv tizimi quyidagi jarayonlar uchun tartib va ​​mas'ul shaxslarni belgilaydigan qoidalarni o'z ichiga oladi:
   • “xat yozish” jarayoni;
   • “maʼmuriy hujjatlar”ni qayta ishlash;
   • “boshqaruv qarorlarining bajarilishini nazorat qilish” jarayoni;
   • "boshqaruvni hujjatlashtirish" jarayoni;
   • moslashish tartibi (yangi xodimlar uchun EDMSda ishlash bo'yicha ko'rsatmalar);
   • boshqaruv hujjatlari shablonlari va ularning harakatlanish marshrutlari;
   • resepsiyonist uchun ish kontseptsiyasi (tashqi ko'rinish, muloqot, jadvalga qo'yiladigan talablar);
   • ishlar bo'limining har bir xodimining lavozim tavsiflari.

Mavjud xodimlarning yuqori bandligi va ularning doimiy etishmasligi sharoitida kompaniyani sifatli hujjatlar bilan ta'minlashning eng muhim omili quyidagilardir:

1. hujjatlar bilan ishlashning yagona qoidalarini birlashtirish va o'rnatish, hujjatlashtirish jarayonlarini avtomatlashtirishni ta'minlaydigan ish vositalarini o'rnatish;
2. hujjatlar bilan operatsiyalarni bajarish uchun maydonlarni ajratish;
3. har bir operatsiya uchun muddatlarni belgilash.

Ushbu vositalardan biri avtomatlashtirilgan korporativ elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) edi. Yuqoridagi vositalar doirasida EDMSni joriy etish kompaniyada 2009 yilda sodir bo'lgan, bu Hujjatlar turlarini nazorat qilish va sonini qisqartirish orqali hujjat aylanishini qisqartirish, shuningdek, 2012 yilgacha bo'limimiz sonini 2009 yil darajasida saqlash imkonini berdi..

Ammo kompaniya rivojlanmoqda va 2012 yilda bo'limimizning "ortiqcha yuki" oddiy xodimlar va bo'lim boshlig'iga ayon bo'ldi. Savol tug'ildi: 2013 yil uchun resurslarni rejalashtirishni kutish uchun ushbu xabarni rahbariyatga qanday etkazish kerak?

Xodimlaringizni ko'paytirish vaqti kelganligini qanday isbotlash mumkin?

Agar sizning bo'limingizda etarli xodimlar bo'lmasa, kadrlar bo'limining o'zi buni "ko'rishi" va muammoni hal qilishi shart emas. Ma’lumki, cho‘kib ketayotganlarni qutqarish cho‘kayotganlarning o‘z ishi. Shuning uchun men oddiy yondashuvni taklif qilamanki, bo'lim boshlig'i birinchidan, vaziyatni o'zi tushunishi va ikkinchidan, qaror qabul qilish va yuqori organlarda bahslashish uchun dalillarga ega bo'lishi uchun murojaat qilishi mumkin.

Bo'lim xodimlarining har bir funktsiyasini aniqlash, shakllantirish, vaqt o'tishi bilan o'lchash va jadvalda tavsiflash mumkin. Shakllangan hujjatlar bo'yicha o'rtacha miqdoriy ko'rsatkichlar hujjatlarning ayrim turlarini ro'yxatga olish registrlaridan olinishi mumkin. Yig'ilgan ma'lumotlarni keyingi hisob-kitoblar uchun Excelga o'tkazish yaxshiroqdir (2-misolga qarang).

2-misolda keltirilgan hisob-kitoblarga ko'ra, mavjud bo'lgan 3 kishi belgilangan funktsiyalarni bajarish uchun etarli emasligi aniqlandi, chunki Hisoblash allaqachon har bir xodim uchun 100% dan ortiq bo'lgan foiz yukining ortiqchaligini aks ettiradi. Shunga ko'ra, salbiy oqibatlarga olib kelmaslik uchun raqamlarni ko'paytirish talab etiladi. Shuningdek, siz quyidagilarni hisobga olishingiz kerak:

• Nima yangi xodim to'liq quvvat bilan ishlashni boshlashdan oldin kamida 3 oy davomida moslashuv va zarur funktsiyalarni o'zlashtirishi kerak.;
• hujjat aylanishining rejalashtirilgan yillik o'sishi (bizning kompaniyamizda bu taxminan 30% ni tashkil qiladi);
• Muvaffaqiyatli kompaniyalar doimiy ravishda yangi texnologiyalar va qoidalarni joriy etishda vakolatlarni rivojlantirish uchun manba bo'lishi kerak.

Shunday qilib, kelgusi yil boshida bo'limimizga yangi xodimni ishga qabul qilishda biz uning moslashish davrini 2013 yil 30 martgacha muvaffaqiyatli yakunlashiga umid qilishimiz mumkin. Bular. Taxminan ushbu sanadan so'ng, biz yangi xodimni to'liq joriy etish va unga mustaqil ishlashga ruxsat berish imkoniyati, normadan ortiq yuk koeffitsientini hisobga olmaganda, xodimlar o'rtasida funktsiyalarni etarli darajada taqsimlash haqida gapirishimiz mumkin.

Shuni ta'kidlashni istardimki, davlat me'yorlari tashkilotdagi xodimlarning umumiy sonini shakllantirishda kadrlar bo'limi mutaxassislari tomonidan qo'llanilishi kerak bo'lgan formulalarni o'z ichiga oladi. Bundan tashqari, formulalar ham o'z ichiga oladi shaxsiy ehtiyojlar, ish joyini saqlash, dam olish va hokazolarga sarflangan vaqtni hisobga oladigan maxsus koeffitsientlar, shu jumladan. ishdan bo'shatish darajasi, bu kamdan-kam hollarda ish beruvchi tomonidan hisobga olinadi. Bular. Xodimlar uchun ish yukini rejalashtirishda ish beruvchi rasmiy vazifalarni bajarish davrida har bir xodimning rejalashtirilgan dam olish vaqti bo'lishi kerakligini, u albatta ta'tilga chiqishi va kasallik ta'tilini olishi mumkinligini hisobga olmaydi. Bunday hollarda qo'shimcha ish yuki, qoida tariqasida, boshqa xodimlarga taqsimlanishi kerak, ular o'z navbatida:

• yoki "erkin" ish vaqti zaxirasi bo'lishi kerak,
• yoki qo'shimcha yuk tegishli ravishda hujjatlashtirilishi va tomonlarning kelishuvi bilan to'lanishi kerak (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 151-moddasiga muvofiq).

Biz hisob-kitobimizga bunday qo'shimcha koeffitsientlarni kiritmadik, lekin "sof" yukni o'lchadik, shuning uchun uning haqiqiy hajmi 2-jadval misolida keltirilgan ko'rsatkichlardan yuqori ekanligini tushunishingiz kerak.

Bundan tashqari, ko'rsatilgan hisob-kitobda xodimlarni rag'batlantirish tamoyillari bilan nomuvofiqlik mavjud, chunki Mavjud ish yukini hisobga olgan holda, xodimlarni xizmatlar sifatini oshirish, o'qitish va maslahat berish, o'zaro almashish va korporativ madaniyat qadriyatlariga sodiqlik jarayonlariga jalb qilish qiyin.. Har bir xodim o'z malakasini oshirish va takomillashtirish imkoniyatlari haqida tasavvurga ega bo'lishi kerak, yuqori ishlab chiqarish ko'rsatkichlariga erishishga e'tibor qaratish kerak, buning natijasida kompaniya xizmatlarining rivojlanishi va sifatini yaxshilash doimiy ravishda sodir bo'lib, yildan-yilga yangi ko'rsatkichlarga o'tadi. sifat darajalari. Ammo 2-misolda tasvirlangan ish yuki bilan shuni aytish mumkinki, xodimlarning vakolatlarini rivojlantirish uchun hech qanday resurs yo'q.

Xulosa:

1. Raqamlar tili zamonaviy menejerlar uchun eng tushunarli dalil bo'lib qoladi, aksincha, ortiqcha ishlaydigan xodimlar haqida noaniq shikoyat mavhum ko'rinishi mumkin; Shuning uchun biz funktsiyalarni shakllantirdik va mavjud xodimlarga yukni hisoblab chiqdik. Siz xuddi shu yo'ldan borishingiz mumkin.
2. Olingan natijalarni muvaffaqiyatli rivojlantirishning zaruriy sharti kelgusi davrlar uchun ishlarni to'g'ri rejalashtirish bo'ladi, shuning uchun yuqoridagi hisob-kitoblar funktsiyalar soni yoki hujjat hajmining ko'payishining bevosita bog'liqligini aniq ko'rsatish uchun amalga oshirildi. kompaniyani hujjatlashtirish bo'yicha vakolatlar markazining asosiy yukini o'z zimmasiga oladigan ixtisoslashgan xodimlar soni bo'yicha oqim.
3. Agar kadrlar sonini ko'paytirish bo'yicha ijobiy qarorni o'z vaqtida qabul qilishning iloji bo'lmasa, mehnatni noto'g'ri ro'yxatdan o'tkazish natijasida yuzaga keladigan huquqiy xavf va salbiy oqibatlarga yo'l qo'ymaslik uchun xodimlarning funktsiyalari ro'yxati qayta ko'rib chiqilishi va normadan oshib ketadigan funktsiyalar ro'yxatidan chiqarilishi kerak. xodimlar bilan munosabatlar, shuningdek, tashkilot rahbariyatini hujjatlashtirish sifatini pasaytirish.

Izohlar

Shouni yig‘ish

Mehnat to'g'risidagi qonun hujjatlari mehnat shartnomasini tuzish va yangi xodimlarni ishga qabul qilish tartibini aniq tartibga soladi. Ushbu kafolatlar ham xodimning, ham ish beruvchining huquqlarini himoya qilishga qaratilgan bo'lib, tomonlarning kelishuvi bilan o'zgartirilishi mumkin emas. Istisno faqat federal qonunlar bo'lib, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksiga muvofiq ushbu huquqiy munosabatlar ishtirokchilarining huquqiy maqomini belgilashi mumkin.

Ish beruvchi tomonidan amalga oshirilgan dastlabki harakatlar

Kerakli kadrlarni tanlash uchun ish beruvchi o'ziga kerakli ishchilarni topish va tanlashga qaratilgan bir qator tadbirlarni amalga oshiradi. Bunday harakatlar ommaviy axborot vositalarida e'lonlarni joylashtirish, turli rekruting kompaniyalarining vositachilik xizmatlaridan foydalanish yoki davlat bandlik xizmatiga murojaat qilish orqali amalga oshirilishi mumkin.

Ish beruvchi zarur ishbilarmonlik fazilatlariga ega yoki yo'qligiga qarab, o'ziga kerakli xodimlarni mustaqil ravishda tanlash huquqiga ega. Shu bilan birga, ishbilarmonlik fazilatlari deganda kasbiy tajriba, qobiliyat, salomatlik va muayyan ishlarni bajarish qobiliyati tushunilishi kerak. Ish beruvchini tanlash erkinligi mavjud sud amaliyoti bilan ham tasdiqlangan.

Huquqiy nuqtai nazardan, mavjud bo'sh lavozimlarni to'ldirish va mehnat shartnomasini tuzish to'g'risida qaror qabul qilishda ish beruvchiga har qanday bosim istisno qilinadi. Shunday qilib, xodimni ishga qabul qilish ko'proq darajada ish beruvchining manfaatlarini ko'zlab amalga oshiriladi.

Ariza beruvchilar uchun kafolatlar

Yollanma ishchilarning huquqlarini himoya qilishni ta'minlash maqsadida qonun hujjatlarida yangi xodimlarni ishga qabul qilish tartibida ish beruvchilar uchun bir qator majburiyatlar va cheklovlar nazarda tutilgan. Masalan, abituriyentlarni ishga qabul qilishni asossiz rad etish taqiqlanadi, ya’ni nomzodning ishbilarmonlik fazilatlarini hisobga olmasdan va amaldagi qonunchilik talablariga zid ravishda rad etish qonunga xilof bo‘ladi.

Ishga qabul qilish jarayonida nomzodlarga nisbatan har qanday kamsitish noqonuniy hisoblanadi.

Ariza beruvchining iltimosiga binoan ish beruvchi rad etish sababini yozma ravishda ko'rsatishi shart, chunki har qanday qoidabuzarliklar mavjud bo'lganda, har qanday rad etish ustidan sudga shikoyat qilinishi mumkin.

Ish beruvchining majburiyatlariga kelsak, alohida xodimlarni yollash majburiy bo'lgan muayyan holatlar mavjud. Misol uchun, ayrim hollarda nogironlarni qabul qilish uchun kvota belgilanadi, ya'ni. ularni to'ldirish uchun ish o'rinlarining minimal soni belgilanadi, nogironlar bilan mehnat shartnomasi tuzilishi kerak;

Ishga qabul qilish jarayoniga tayyorgarlik bosqichi

Ish joyini ro'yxatdan o'tkazish

1. Ish uchun ariza. O'rnatilgan amaliyotga ko'ra, mehnat shartnomasini tuzishdan oldin, kelajakdagi xodim ish beruvchiga qabul qilish to'g'risidagi ariza bilan yozma ravishda murojaat qiladi. Biroq, ishga qabul qilish tartibida ishga ariza berish majburiymi degan savolga javob juda aniq. Bu qoida ko'p hollarda sovet o'tmishining aks-sadosidir. Bugungi kunda mehnat qonunchiligi ko'pchilik ish beruvchilar uchun bunday majburiyatni o'z ichiga olmaydi. Ishga qabul qilish uchun arizani majburiy topshirish faqat davlat va kommunal xizmatga ariza berishda taqdim etiladi. Biroq, bunday hujjat sinov muddati bilan ishga qabul qilishda foydali bo'lishi mumkin, chunki arizada xodim bunday qabul qilish shartiga roziligini qayd etadi.
2. Jamoa shartnomasi va ish beruvchining mahalliy normativ hujjatlari bilan tanishish. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 68-moddasi ish beruvchining xodimni imzoga qarshi uning faoliyatini tartibga soluvchi barcha hujjatlar bilan tanishtirish majburiyatini belgilaydi. Bunday tanishish shartnoma bo'yicha ishga joylashish rasmiylashtirilgunga qadar va mehnat shartnomasi imzolanishidan oldin amalga oshirilishi kerak. Hujjatlar ro'yxati quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak: ish tavsifi; ichki mehnat qoidalari; mehnat majburiyatlari bilan bog'liq mahalliy qoidalar; jamoa shartnomasi.
3. Mehnat shartnomasini tuzish. Qonun chiqaruvchi mehnat shartnomalarini tuzishda majburiy yozma shaklga rioya qilishni ta'minladi (Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 67-moddasi). Bunday hujjat ikki nusxada tuziladi, ulardan biri imzolangandan keyin xodimga, ikkinchisi ish beruvchiga beriladi. Ish beruvchida qolgan nusxada xodim ikkinchi nusxani olganligini ko'rsatadigan yozuv bilan belgilanishi tavsiya etiladi. Shunday qilib, San'atda nazarda tutilgan shartlarning bajarilishi. 67 Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi. Aslida, mehnat shartnomasi tuzilgan paytdan boshlab, xodim va ish beruvchi o'rtasida huquqiy munosabatlar yuzaga keladi. Biroq, agar xodimga ish beruvchining roziligi bilan o'z xizmat vazifalarini bajarishga haqiqatda ruxsat berilgan bo'lsa, lekin ularning huquqiy munosabatlari to'g'ri rasmiylashtirilmagan bo'lsa, bu qoida o'zgartirilishi mumkin.
4. Mehnat shartnomasining mazmuni. Ushbu shartnomada San'atning 1 va 2-qismlarida nazarda tutilgan majburiy ma'lumotlar va shartlar bo'lishi kerak. 57 Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi. Agar biron sababga ko'ra ushbu moddaning talablari bajarilmagan bo'lsa, ushbu holat shartnomani tuzilmagan deb tan olish uchun asos bo'lmaydi. Shartnoma tegishli etishmayotgan ma'lumotlar va shartlar bilan to'ldirilishi kerak. Shuni esda tutish kerakki, ma'lumotlar shartnoma matniga kiritilgan va shartlar alohida hujjat shaklida tuzilgan. Shuningdek, San'atning 4-qismiga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 57-moddasi, mehnat shartnomasiga qo'shimcha shartlar kiritilishi mumkin. Bu erda ish joyini aniqlashtirish, sinov muddatini belgilash va hokazolar haqida gapirish mumkin.
5. Roʻyxatdan oʻtish. To'liq javobgarlik va mehnat shartnomalari imzolangandan so'ng, ular audit yo'nalishlarida to'g'ri qayd etilishi kerak.
6. Ishga qabul qilish tartibi. Har ikki tomon mehnat shartnomasini imzolagandan so'ng, ish beruvchi tegishli buyruq chiqaradi. Buyurtma shartnomada nazarda tutilgan shartlardan farq qilishi mumkin emas va ishga qabul qilish uchun asos bo'lishi kerak.
7. Buyurtma bilan tanishish. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 68-moddasi talablariga muvofiq, xodim haqiqiy ishga qaytgan kundan boshlab uch kun ichida chiqarilgan buyruq bilan tanishishi kerak.
8. Mehnat kitobini ro'yxatdan o'tkazish. Yuqoridagi barcha amallar bajarilgandan so'ng, kadrlar xizmati xodimning mehnat daftarchasini qayta ishlashni boshlashi mumkin. San'atga muvofiq. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 66-moddasiga binoan, barcha tegishli ish beruvchilar o'zlarining asosiy ish joyida bo'lgani kabi, besh kundan ortiq ishlagan har bir xodim uchun mehnat daftarchalarini saqlashlari shart. Agar xodimda mehnat daftarchasi bo'lmasa, ish beruvchi uni o'z hisobidan berishga majburdir. Korxonada ishlaydigan shaxslarning barcha mehnat daftarchalari to'g'risidagi ma'lumotlar mehnat daftarchalari va ularga qo'shimchalar harakatini qayd etish uchun daftarga kiritilishi kerak.
9. Xodimning shaxsiy kartasi. Korxonadagi kadrlar xizmati barcha xodimlar uchun shaxsiy kartalarni chiqaradi, unda xodim to'g'risidagi barcha ma'lumotlar kiritilishi kerak. Shuningdek, ushbu hujjatda xodim mehnat daftarchasiga kiritilgan yozuv bilan tanishligini imzolaydi. Shaxsiy kartalar ish beruvchi tomonidan belgilangan tartibda ro'yxatdan o'tkazilishi kerak.
10. Shaxsiy ish. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi ko'pchilik ish beruvchilar uchun shaxsiy ishlarni yuritish majburiyatini nazarda tutmaydi. Biroq, qonun hujjatlarida nazarda tutilgan ayrim hollarda shaxsiy ishlarni ro'yxatga olish va yuritish hali ham amalga oshirilishi kerak. Bu, masalan, davlat va munitsipal xizmatchilarni, prokurorlarni va sudlarni ro'yxatga olish uchun amal qiladi.

Yangi xodimni ro'yxatdan o'tkazish tartibini tugatgandan so'ng, uning oldingi ish joyiga e'tibor berishingiz kerak. Chunki, agar yangi xodim ilgari davlat yoki munitsipal xodim bo'lgan bo'lsa, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 64.1-moddasida sobiq ish beruvchiga 10 kun ichida uning ish faoliyati fakti to'g'risida xabar berilishi kerak.

Yangi xodimlarni yollash zarurligini asoslash

2010 yil oxirida "Avangard Electro" MChJ rahbariyati yoritish uskunalari bo'limida qo'shimcha lavozimlarni joriy etishga qaror qildi. Qaror uchun sabab bo'limning funktsional matritsasini tuzish (3-ilovaga qarang) va mavjud xodimlarning haddan tashqari yuklanishi yoki yuqori ish haqi o'rniga ular uchun xos bo'lmagan qo'shimcha funktsiyalarni bajarishi sababli bo'limning etarli darajada samaradorligini aniqlash edi. -to'g'ridan-to'g'rilarni sifatli amalga oshirish (2-jadval).

Jadval 2. “Avangard Electro” MChJning funktsional kadrlar kamchiliklari tahlili

	Salbiy omil		Natija	O'zgartirish kerak
	Menejerlar tomonidan oldi-sotdi operatsiyalarini to'liq nazorat qilishda yo'l qo'yilgan xatolar	Menejerlarga "sovuq" va "issiq" aloqalarni o'rnatish uchun kunlik reja beriladi. Agar reja bajarilmasa, jarimalar qo'llaniladi.	Tovarlar miqdori, etkazib berish muddatlari, hisobvaraq-fakturalarda raqamli xatolar bilan bog'liq xatolar	Kuniga kerakli miqdordagi "sovuq" aloqalarni ta'minlaydigan yangi xodimni (operatorni) xodimlarga kiritish va faqat mahsulotga ehtiyoj mavjud bo'lganda.
	Salbiy omil		Natija	O'zgartirish kerak
sanktsiyalar. Menejer mijozlarning so'rovlari bilan haddan tashqari ko'p bo'lgan va aloqa rejasini bajarishga vaqti bo'lmagan kunlar bor, lekin u tranzaktsiyalarni bajarish vaqtini qisqartirgan holda buni qilishga majbur bo'ladi.	ilgari oqlangan shoshqaloqlik	potentsial mijoz bilan bog'lanish - tegishli menejer bilan aloqa
	Mintaqaviy menejer o'z vazifalarini to'liq bajara olmaydi	Bunga birinchi sabab ham, mintaqaviy menejerning bir vaqtning o'zida 5 ta hududga xizmat ko'rsatishi ham yordam beradi: Krasnoyarsk (Krasnoyarsk o'lkasi), Tomsk (Tomsk viloyati), Barnaul (Oltoy o'lkasi), Kemerovo va Novokuznetsk (Kemerovo viloyati), Irkutsk (Irkutsk viloyati). )	Oldin oqlangan shoshqaloqlik tufayli tovar miqdori, yetkazib berish muddatlari, hisobvaraq-fakturalardagi raqamli xatolar bilan bog'liq xatolarga yo'l qo'yish	Mintaqaviy menejer lavozimiga qo'shimcha birlik kiritish, unga ikkita viloyat: Irkutsk (Irkutsk viloyati), Kemerovo va Novokuznetsk (Kemerovo viloyati) rahbarligini topshirish.

Shunday qilib, kompaniyaning oldida lavozimlarga xodimlarni tanlash va yollash vazifasi turibdi: qo'ng'iroq operatori va mintaqaviy menejer.

Avangard Electro MChJ xodimlarini qidirish, tanlash va ishga yollash

“Avangard Electro” MChJda kadrlarni izlash, tanlash va yollash quyidagi tartibda amalga oshiriladi:

Lavozimga nomzodlarni qidirishda birinchi navbatda faqat tashqi manbalardan foydalaniladi. Mavjud bo'lgan uch yil davomida ikki marta ko'tarilishlar (ya'ni, xodimlarning ichki manbasidan foydalanish) amalga oshirildi, ammo xodimlarning asl funktsiyalari hali ham saqlanib qoldi, bu lavozimni almashtirishni emas, balki topshiriqni bildiradi. shaxs oldidagi mas'uliyatni oshirish bilan bog'liq qo'shimcha majburiyatlar.

Tashqi manbalar orqali xodimlarni qidirish uchta usulda amalga oshiriladi:

2. Veb-saytlarda allaqachon joylashtirilgan eng mos rezyumelardan foydalangan holda lavozim taklifi bilan qo'ng'iroqlar.

kadrlarni tanlash ikki bosqichdan iborat. Ariza beruvchilarning barcha massasidan 3-5 kishi bilan cheklangan guruh tanlangan birinchi bosqich, xodim talab qilinadigan bo'limning bevosita rahbari tomonidan amalga oshiriladi. Xodimning yakuniy tanlovi amalga oshiriladigan ikkinchi bosqich kompaniya direktori tomonidan amalga oshiriladi. Ikkala bosqich ham so'rovnomalar va suhbatlarni o'z ichiga oladi.

Xodimlar 2 oylik sinov muddati bilan mehnat shartnomasini tuzish yo'li bilan ishga qabul qilinadi, bu muddat davomida ular kompaniyaning ma'lum bir xodimi tomonidan o'qitiladi va nazorat qilinadi.

Funktsional kadrlar kamchiliklarini aniqlash munosabati bilan (2-jadvalga qarang) korxona ikkita yangi kadrlar bo'linmasini yollash zarurligiga duch kelmoqda: chaqiruv operatori va hududiy menejer.

Kompaniya rahbariyati har bir lavozim uchun majburiyatlarning (funktsiyalarning) yozma ro'yxatini tuzdi.

Qo'ng'iroq operatori quyidagilarni bajarishi kerak:

1. Potentsial mijozlarga har kuni 100 ta qo'ng'iroq qiling, ulardan 50 tasi Novosibirsk va Novosibirsk viloyati hududiga, 50 tasi esa kompaniya hamkorlik qiladigan boshqa mintaqalar hududlariga to'g'ri keladi.

2. Har bir potentsial mijoz uchun yozuvlarni saqlang.

3. Agar potentsial mijozning arizasi bo'lsa, uni tegishli menejerga o'tkazing.

4. Menejerlarni mijozlar haqida ma'lumot bilan ta'minlash.

Mintaqaviy menejer quyidagilarni bajarishi kerak:

1. Mintaqalardagi mijozlar bilan yaxshi munosabatlar o'rnatish: Irkutsk (Irkutsk viloyati), Kemerovo va Novokuznetsk (Kemerovo viloyati).

2. Sifatli oldi-sotdi operatsiyalarini amalga oshirish.

3. Mijozlarni keyingi va kattaroq xaridlarni amalga oshirishga undash.

4. Belgilangan reja bo'yicha oylik hisobotlarni taqdim etish.

Mehnat majburiyatlari aniqlangandan so'ng, xodimlarda bo'lishi kerak bo'lgan kasbiy va shaxsiy fazilatlar aniqlandi (3-jadval va 4-jadval).

Jadval 3. Qo'ng'iroq operatori sifatlariga qo'yiladigan talablar

Jadval 4. Mintaqaviy menejerning fazilatlariga qo'yiladigan talablar

	Sifat	Xarakterli
Professional sifat
		Yaxshi ishlab chiqilgan, izchil
	Kompyuter ko'nikmalari	Microsoft Office ofis dasturlari to'plamini bilish, kirill va lotin harflarida daqiqada 200 belgidan iborat klaviaturada yozish tezligi
	Boshqa fazilatlar	G'ayrat, to'g'ri qaror qabul qilish qobiliyati, natijalarga e'tibor berish
Shaxsiy sifat
	Ta'lim	O'rta maxsus
	Oilaviy ahvol	Ahamiyati yo'q
	Boshqa fazilatlar	Mas'uliyat, mehnatsevarlik

Kadrlarni bevosita tanlash jarayoni uch bosqichda amalga oshirildi.

Birinchi bosqich kompaniya direktori tomonidan amalga oshirildi. Tanlovning asosiy usuli - anketalar ishlatilgan. Menejer veb-saytda joylashtirilgan bir nechta rezyumelarni ko'rib chiqdi www.e-rabota.ru Natijada chaqiruv operatori va hududiy menejer lavozimlariga dastlabki nomzodlarni aniqladilar. Butun roʻyxatdan operator lavozimiga 8 nafar nomzod va hududiy menejer lavozimiga 10 nafar nomzod dastlabki suhbatdan oʻtishga rozi boʻldi (bu “Avangard Electro” MChJda birlamchi tanlovning mohiyatidir). Har bir nomzodga ma'lum bir tashrif vaqti tayinlangan.

Tanlovning ikkinchi bosqichi yoritish uskunalari bo'limi boshlig'i tomonidan amalga oshirildi. U dastlabki suhbatdan iborat bo'lib, unda abituriyentlarga ularga taklif qilingan ishlarning mohiyati tushuntirildi, shuningdek, ikkala lavozim uchun savollar berildi:

oldingi ish joylari haqida hikoya;

ish joyini o'zgartirish to'g'risidagi qarorni asoslash;

inson hayotda qanday maqsadlarga erishmoqchi;

Tasodifiy suhbat natijasida yorug'lik bo'limi boshlig'i intuitiv ravishda odamning ushbu lavozimga qanchalik mos kelishini yoki mos kelmasligini aniqladi.

Kompyuterda ishlash qobiliyati, Microsoft Office dasturlar paketini bilishi va matn terish tezligi sinovdan o‘tkazilmagan, og‘zaki tarzda aniqlangan. Ya'ni, hech qanday sinov bo'lmagan. So'rov usuli (CV) asosida ta'lim darajasi, yoshi, oilaviy ahvoli aniqlandi.

Dastlabki tanlov natijasida yoritish bo‘limi boshlig‘i tomonidan chaqiruv operatori lavozimiga 3 nafar, hududiy boshqaruvchi lavozimiga 2 nafar shaxs tanlab olindi. Bu odamlar ertasi kuni kompaniya rahbari bilan ikkinchi suhbatga chaqirildi. Qolganlariga qo'ng'iroq qilib, ularga lavozim rad etilgani haqida xabar berishdi.

Tanlovning uchinchi bosqichi kompaniya direktori tomonidan amalga oshirildi. Suhbat situatsion xarakterga ega edi. Ya’ni, direktor nomzodlarga umumiy savollar bermay, ish sharoitlarini yaratib, abituriyentlardan o‘z yechimini berishni so‘ragan. Abituriyentlarning amaliy muammolarga bo‘lgan munosabati va ular taklif etgan yechimlar natijasida “Avangard Elektro” mas’uliyati cheklangan jamiyati rahbari tomonidan har bir lavozimga bittadan nomzod tanlab olindi. Har biriga 2 oylik sinov muddati berildi.

Kompaniyaning shtat jadvalida 15 000,00 rubl ish haqi bilan 1-toifali muhandis-dizayner uchun bo'sh ish o'rni mavjud, ammo ular 12 000,00 rubl ish haqi bilan 3-toifali muhandis-dizaynerni yollashni xohlashadi. Bu holatda xodimni qanday yollash kerak?

Bunday holda, shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiritish, keyin esa xodimni umumiy tartibda ishga qabul qilishni rasmiylashtirish kerak.

Agar ish beruvchi o'zgarish rejalashtirilgan lavozimga yangi xodimni yollashni xohlasa va tashkilotda boshqa hech kim bunday lavozimga ega bo'lmasa, u holda shtat jadvaliga umumiy tartibda o'zgartirishlar kiritish kerak. Buni bir kunda amalga oshirish mumkin va shu kuni yoki undan keyin siz darhol yangi shartlarda yangi kelganni qabul qilishingiz mumkin.
Joriy shtat jadvaliga o'zgartirish kiritishning ikki yo'li mavjud:

Shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiritish to'g'risida buyruq berish;

Shtat jadvalini yangi tahrirda tayyorlang va tegishli buyruq bilan tasdiqlang.

Mantiqiy asos

Vaziyatdan

Nina Kovyazina

Shtat jadvalidagi o'zgarishlar davrida yangi xodimni ishga olish shartlari qanday?

Ish beruvchining o'ziga xos shartlari va manfaatlariga qarab vaziyatga bir nechta mumkin bo'lgan echimlar mavjud.

Shtat jadvali - bu tashkilotning mahalliy akti bo'lib, unda tarkibiy bo'linmalar ro'yxati, lavozimlar, shtat birliklari soni, rasmiy ish haqi, nafaqalar va oylik ish haqi to'g'risidagi ma'lumotlar qayd etiladi. Ushbu hujjat tashkilotning hozirgi holatini aks ettiradi va kerak bo'lganda o'zgarishlar kiritilishi kerak (). O'zgarishlarning sababi ko'pincha tashkilotdagi tashkiliy yoki texnologik o'zgarishlardir. Qoidaga ko'ra, bunday o'zgarishlar zarar ko'rgan xodimlarni kamida ikki oy oldin ogohlantirish bilan kiritilishi kerak ().

Agar ish beruvchi o'zgarish rejalashtirilgan lavozimga yangi xodimni yollashni xohlasa va tashkilotda boshqa hech kim bunday lavozimga ega bo'lmasa, u holda shtat jadvaliga umumiy tartibda o'zgartirishlar kiritish kerak. Buni bir kunda amalga oshirish mumkin va shu kuni yoki undan keyin siz yangi shartlar asosida yangi kelganni darhol qabul qilishingiz mumkin.*

Kadrlar o'zgarishi davrida yangi xodimni ishga olish misoli

"Alpha" MChJ tashkilotining shtat jadvalida 60 000 rubl ish haqi bilan "Buxgalter" lavozimi uchun ikkita shtat birligi mavjud. Birliklardan biri bo'sh. Buxgalterning ish majburiyatlari, jumladan, pul mablag'larini boshqarishni o'z ichiga oladi. Tashkilotdagi ish samaradorligini oshirish uchun tashkiliy o'zgarishlar va shtat jadvaliga alohida "Kassir" lavozimini kiritish rejalashtirilgan. Shunga ko'ra, buxgalterning kassa ishlarini olib borish majburiyatlari olib tashlanadi va ish yukining qisqarishi ish haqini 50 000 rublgacha kamaytirishga olib keladi.

O'zgartirishlar kiritilishi mavjud bo'sh ish o'rinlarini to'ldirishga to'sqinlik qilmasligi va yangi shartlarda darhol qabul qilinishini ta'minlash uchun ish beruvchi buxgalter lavozimini shtat jadvalidan butunlay chiqarib tashlashga qaror qildi va shu bilan birga buxgalter lavozimini joriy etdi. Naqd ishi va 50 000 rubl maoshi bo'lmagan mas'uliyatli "Buxgalteriya hisobi mutaxassisi". Ishlayotgan buxgalter lavozimini qisqartirish haqida ogohlantirildi va unga ikki oy ichida "Buxgalteriya hisobi bo'yicha mutaxassis" yangi lavozimiga o'tkazish taklif qilindi. Shu bilan birga, ikki oylik ogohlantirish muddati tugashini kutmasdan, ikkinchi bo‘sh bo‘lgan buxgalter lavozimi shtat jadvalidan darhol olib tashlandi va uning o‘rniga “Buxgalteriya hisobi” lavozimi uchun bitta yangi shtat lavozimi joriy etildi. Mutaxassis”.

Bunday o'zgarishlar ish beruvchiga 50 000 rubl ish haqi bilan yangi sharoitlarda darhol yangi xodimni yollash imkonini berdi. Oldingi shartlar va ish haqi 60 000 rubl bo'lishiga qaramay, ilgari ishga qabul qilingan buxgalterga yana ikki oy davomida murojaat qilishda davom etadi. Muddat tugagandan so'ng uning lavozimi ham shtat jadvalidan chiqariladi va uning o'rniga "Buxgalteriya hisobi bo'yicha mutaxassis" lavozimi uchun ikkinchi bo'linma joriy etiladi, unga "qisqartirilgan" buxgalter o'tkaziladi.

Vaziyatdan

Nina Kovyazina, Rossiya Sog'liqni saqlash vazirligi Tibbiy ta'lim va sog'liqni saqlashda kadrlar siyosati departamenti direktorining o'rinbosari

Qachon depozit qilish kerak o'zgarishlar V muntazam jadval

Shtat jadvaliga o'zgartirishlar zarurat tug'ilganda istalgan vaqtda kiritilishi mumkin, chunki ish beruvchi shtat jadvalidagi o'zgarishlarning chastotasi va chastotasini mustaqil ravishda belgilaydi (Rostrudning 2012 yil 22 martdagi 428-6-sonli xatining 1-bandi). -1).* Lavozimlarni o'zgartirish, boshqa ish haqini belgilash va hokazolardan tashqari, mehnat qonunchiligida alohida tartiblar mavjud bo'lib, ular shtat jadvalini o'zgartirishga olib kelishi mumkin. Masalan, son yoki xodimlarning qisqarishi (), tashkiliy yoki texnologik o'zgarishlar () va boshqalar.

Xodimning lavozimini o'zgartirish va uning shtat jadvalidagi ish haqi miqdorini o'zgartirish mehnat shartnomasining muhim shartlarini o'zgartirishga olib keladi. Bu shuni anglatadiki, shtat jadvaliga o'zgartirish kiritishdan oldin siz boshqa ishga o'tishni tashkil qilishingiz kerak (). Ya'ni, siz T-5 shaklidagi yoki mustaqil ravishda ishlab chiqilgan shaklda o'tkazish buyrug'ini berishingiz kerak.

Keyinchalik, xodim bilan mehnat shartnomasiga qo'shimcha kelishuv tuzing va uning mehnat daftarchasiga o'tkazish to'g'risida yozuv kiriting (Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2003 yil 16 apreldagi 225-sonli qarori bilan tasdiqlangan Qoidalar).

Agar ma'muriyat tashabbusi bilan tashkiliy yoki texnologik sabablarga ko'ra lavozim nomi yoki ish haqi o'zgartirilsa, protsedura biroz boshqacha bo'ladi. Kelgusi o'zgarishlar haqida xodimni ikki oy oldin xabardor qilish kerak. Agar xodim o'zgartirilgan sharoitlarda ishlashga rozi bo'lmasa, unga malakasi va sog'lig'iga mos keladigan boshqa ish haqida yozma taklif yuboring. Agar bunday ish bo'lmasa, quyi darajadagi bo'sh lavozimni yoki kam maoshli ishni taklif qiling. Agar xodim barcha takliflarni rad etsa yoki sizda mos ish bo'lmasa, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 77-moddasi 1-qismining 7-bandiga binoan ishdan bo'shatishni rasmiylashtiring (mehnat shartlarining o'zgarishi munosabati bilan ishlashni davom ettirishdan bosh tortish). tomonlar tomonidan belgilanadigan shartnoma).

Ushbu tartib Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksida nazarda tutilgan.

Jarayon oxirida shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiritish to'g'risida buyruq bering. Ushbu buyruqqa kiritilgan o'zgartirishlar bilan shtat jadvalini ilova qiling.* O'zgartirishlar ta'sir ko'rsatgan xodimlarning imzosi bilan buyruq bilan tanishing.

Shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiritish misoli

Tashkilot direktori shtat jadvalidagi buxgalter yordamchisi lavozimini kichik buxgalter lavozimiga o'zgartirish va ishlab chiqarish bo'limiga bir qator yangi lavozimlarni qo'shishga qaror qildi. Buning uchun u shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiritishi kerak edi. U shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiritish to'g'risida buyruq chiqardi.

Yangi lavozim joriy etilganda shtat jadvaliga tegishli tuzatishlar kiritiladi. Ko'pincha bu ishlab chiqarish ehtiyojlari (qayta tashkil etish, faoliyat doirasini kengaytirish) bilan bog'liq.

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gap boradi, ammo har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

MUROJAAT VA QO'NG'IROQLAR 24/7 va haftasiga 7 kun QABUL ETILADI.

Bu tez va TEKINGA!

Ishchilarni ozod qilish uchun yangi lavozimlar ham joriy etilmoqda: bitta xodim ko'pincha turli mutaxassislarning mas'uliyati bo'lgan bir nechta funktsiyalarni bajaradi. Masalan, buxgalter qo'shimcha ravishda kadrlar inspektori yoki kotibi ishini bajaradi.

Normativ baza

Shtat jadvali tashkilotning me'yoriy hujjati bo'lib, unda har bir lavozim uchun ish haqi ko'rsatilgan tuzilma, xodimlar va xodimlar sonini tavsiflaydi (Rostrudning 2012 yil 22 martdagi 428-6-1-sonli xati).

Mehnat kodeksida hujjatning aniq ta'rifi yo'q, bundan tashqari, uni saqlashni umuman talab qilmaydi;

Shtat jadvalini to'ldirishda e'tibor berishingiz kerak bo'lgan asosiy me'yoriy-huquqiy hujjat Davlat statistika qo'mitasining 2004 yil 5 yanvardagi 1-sonli "Kadrlar ishini yuritishda birlamchi hujjatlar shakllarini tasdiqlash to'g'risida" gi qaroridir.

Asoslar

Shtat jadvaliga tuzatishlar rahbarning buyrug'i asosida amalga oshiriladi. Loyihani tayyorlashda HR mutaxassislari ham ishtirok etadilar.

Direktor alohida xodimlarga og'zaki buyruq beradi, unga muvofiq lavozimlarni joriy etish to'g'risida buyruq tuziladi, shundan so'ng hujjat uning shaxsiy imzosi bilan tasdiqlanadi.

Ish tarkibini o'zgartirish zarurati korxonada ish hajmining oshishi, yangi faoliyat yo'nalishini joriy etish, tarkibiy bo'linma yoki butun tashkilot samaradorligini oshirish choralari va boshqalar bilan bog'liq bo'lishi mumkin.

2019 yilda shtat jadvaliga yangi lavozimni qanday kiritish kerak?

Yangi lavozimni joriy etish tartibi tashkiliy faoliyat va hujjatlarni birlashtiradigan bir necha bosqichlardan iborat.

Jarayon, qadamlar va qoidalar

Xodimlar birligini qo'shish zarurligini aniqlash

Bu butun jarayondagi eng muhim va qiyin daqiqadir.

Xodimlarni ko'paytirish uchun kuchli dalillar bo'lishi kerak, shuning uchun siz kelajakdagi lavozimning ish hajmi bilan individual vazifalarni bajarish standartini tahlil qilishingiz kerak.

Avval siz kiritilgan lavozimga oid statistik ma'lumotlarni to'plashingiz kerak (ish turlari, xodimlarning funktsiyalari, vaqt xarajatlari va boshqalar). Hisoblash muayyan ish uchun taqdim etilgan ishlab chiqarish standartlari asosida amalga oshiriladi.

Agar tashkilotda o'z mehnat standartlari tizimi bo'lmasa, siz Mehnat vazirligining standartlaridan foydalanishingiz mumkin.

Misol:

Ishlab chiqarish faoliyatining kengayishi munosabati bilan korxonaga kotib-kotib kerak edi. Xodimlarda bunday bo'sh joy yo'q va kotib vazifalarini bir nechta xodimlar bajaradi.

Hisob-kitoblarga ko'ra, bir oy ichida tashkilot taxminan:

• 150 ta kiruvchi hujjatlar;
• 160 birlik rasmiy yozishmalar;
• 50 ta boshqaruv buyrug'i;
• kontragentlardan 60 ta so'rov;
• qo'shimcha ravishda: 100 ta telefon qo'ng'irog'i.

Hujjatlarni saqlash va qo'ng'iroqlarni qayta ishlash uchun mehnat xarajatlarini aniqlash uchun siz Mehnat vazirligining 23-sonli qaroriga murojaat qilishingiz mumkin.

Ushbu hujjatga muvofiq, hujjatlar bilan ishlash uchun vaqt standartlari:

Funktsiya bajarildi	Oyiga qayta ishlangan birliklar soni	Ish soatlari normalari	Jami sarflangan
Kiruvchi hujjatlar	150	0,065	9,8
Rasmiy hujjatlar	160	0,065	10,4
Boshqaruv buyruqlari	50	0,08	4
Kontragentlar bilan aloqalar	60	0,083	5
Qo'ng'iroqlar	100	0,2	20
Jami	520		49,2

Shunday qilib, faqat yuqorida sanab o'tilgan funktsiyalarni bajarayotganda, xodim oyiga taxminan 50 soat vaqt sarflaydi.

HR xodimlari bunday xodimlar uchun 0,25 stavka joriy etish mumkinmi, deb hayron bo'lishadi?

Bu qonun bilan taqiqlanmagan: kutilayotgan ish hajmiga qarab 0,5, 0,75 yoki 0,25 stavka belgilanishi mumkin. Xuddi shunday, siz kiritilgan vakansiya uchun ish toifasi bo'yicha mehnat xarajatlarini hisoblashingiz kerak.

Agar xodimning joriy ish yuki oyiga ish soatlari sonidan oshsa, lavozimni joriy etish juda oqlanadi.

Yangi ish tavsifini tuzish

Mehnat xarajatlarini hisoblash asosida yangi xodim bajaradigan funktsiyalar uchun standartlar aniqlanadi va tuzatiladi.

Shundan so'ng, ish tavsifi loyihasi tayyorlanadi.

Menejer nomiga eslatma tuzish

Muayyan tarkibiy bo'linmaga yangi lavozim kiritiladi, shuning uchun direktor nomiga ushbu bo'lim boshlig'i tomonidan eslatma yoziladi.

Hujjatda yangi vakansiyani joriy etishning mantiqiy asoslari batafsil bayon qilinishi kerak. Eslatmaga ish tavsifi loyihasi ilova qilinadi.

Buyurtma berish

Hujjatda lavozim kiritilayotgan bo'lim, shuningdek ish haqi miqdori to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilgan.

Vakansiya kiritilgan sana buyurtma sanasiga to'g'ri kelmasligi mumkin, shuning uchun o'zgartirishlar keyinroq kiritilishi mumkin.

Xodimlarni tartibga solish

Xodimlar imzo qo'ygandan keyin yangiliklar bilan tanishishlari shart emas.

Bir pozitsiya uchun

Shtat jadvalini tuzatish tartibi Mehnat kodeksi bilan tartibga solinmagan. Agar siz faqat bitta vakansiyaga kirsangiz, yuqorida keltirilgan ko'rsatmalardan foydalanishingiz mumkin.

Shunday qilib, ish beruvchining harakatlari buyruq chiqarish, yangi ish tavsifini tuzish, shtat jadvalini o'zgartirish va xodimni yollash bilan bog'liq.

Kafedra uchun

Agar o'zgarishlar keng tarqalgan bo'lsa, yangi shtat jadvalini tuzish osonroq. Hujjat kadrlar bo'limi tomonidan ishlab chiqiladi va rahbariyat tomonidan tasdiqlanadi.

Sarlavhalarni qanday tanlash mumkin?

Mehnat kodeksiga muvofiq, yangi vakansiyaning nomi qonun hujjatlarida belgilangan tartibda tasdiqlangan joriy malaka ma'lumotnomasiga mos kelishi kerak (RF Hukumatining 787-sonli qarori).

Agar joriy etilayotgan lavozim maxsus cheklovlar va kafolatlar bilan bog'liq bo'lmasa, menejer bunday nomning ma'lumotnomada mavjudligi yoki yo'qligidan qat'i nazar, mutaxassislik nomini mustaqil ravishda belgilashi mumkin.

Lavozimning ma'lumotnoma va kasbiy standartlarga aniq muvofiqligi majburiyati Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining ikkita moddasida ko'rsatilgan:

• Art. 57 (aniq lavozimlarga subsidiyalar va imtiyozlar berish, cheklovlar mavjudligi);
• Art. 195.3 (professional standartlarni qo'llash).

Hujjatlashtirish

Lavozimni joriy etish tartibi qonun hujjatlarida belgilangan tartibda rasmiylashtirilishi kerak.

Buning uchun shtat jadvalini o'zgartirish to'g'risida buyruq chiqariladi, ish tavsifi ishlab chiqiladi, so'ngra o'zlariga qo'shimchalar kiritiladi.

Shtat jadvali T-3 shakli bo'yicha tuziladi (Davlat statistika qo'mitasining 1-sonli qarori bilan tasdiqlangan). Agar kerak bo'lsa, ish beruvchi o'z shaklini ishlab chiqishi mumkin (Rostrud Letter No 1487-6-1-PG, 2013 yil 14 fevral).

Buyurtmalar

Lavozimni joriy etish to'g'risidagi buyruq tartibga solinadigan shaklga ega emas, ammo uni tayyorlashda siz Gosstandart R 6.30-2003 talablariga amal qilishingiz kerak.

• hujjatning sarlavhasida yangi lavozim joriy etilishi munosabati bilan jadvalga tuzatishlar kiritilayotganligi ko‘rsatilishi kerak;
• Yuqorida tashkilotning to'liq nomi, buyurtmaning raqami va sanasi yoziladi;
• asosiy matnning oxirgi xatboshida buyruqning bajarilishini nazorat qiluvchi shaxsning to'liq ismi ko'rsatilishi kerak;
• Bosh buxgalter yoki kadrlar xizmati rahbari imzo chekishi mumkin;

Kadrlar bilan bog'liq barcha buyruqlar kompaniya bo'ylab umumiydir.

Hujjatga xodimlarning shaxsiy ma'lumotlariga kirishni cheklash uchun maxsus indeks (masalan, "ShR") berilishi va alohida papkada saqlanishi mumkin.

1. Savdo bo'yicha direktor (ish haqi - 100 000 rubl) - 1 ta to'liq ish joyi;
2. Savdo bo'yicha murabbiy (ish haqi - 50 000 rubl) - 1 ta to'liq ish joyi.

Hujjat namunasi:

Xodimlar tarkibini o'zgartirish

Shtat jadvali o'nta ustundan iborat hujjat bo'lib, uning asosida tasdiqlangan buyruqqa ilova hisoblanadi. Agar o'zgarishlar kichik bo'lsa (masalan, bir yoki ikkita pozitsiyani kiritish), butun tartibni qayta bajarishga hojat yo'q.

Muhim tuzatishlar (yangi bo'lim yoki bo'lim ochish) bo'lsa, bir vaqtning o'zida butun shaklni qayta ishlash, ya'ni yangi jadvalni tuzish yaxshiroqdir. Ushbu hujjat jadvalni tasdiqlash to'g'risidagi buyruq asosida ma'lum bir sanadan kuchga kiradi.

Davlat statistika qo'mitasi tomonidan tartibga solinadigan shaklga ko'ra, hujjatda quyidagilar ko'rsatilishi kerak:

• bo'limlarning nomlari;
• barcha lavozimlarning nomlari;
• xodimlar soni;
• o'lcham, qo'shimcha to'lov.

Ish tavsiflari

Har bir lavozim uchun, ya'ni noma'lum miqdordagi xodimlar uchun ularning to'liq ismini ko'rsatmasdan ish ta'rifi tuziladi va tasdiqlanadi.

Ko'rsatmalarni yozish tartibi me'yoriy-huquqiy hujjatlar bilan belgilanmagan, shuning uchun ularni qanday tuzish va tuzatishni rahbariyat mustaqil ravishda hal qiladi;

Hujjatni tuzishda asosiy vazifa xodimlarning ish majburiyatlari va vakolatlarining to'liq ro'yxatini eng aniq va aniq ifodalangan holda to'liq qamrab oladigan ko'rsatmalarni ishlab chiqishdir.

Lavozim tavsiflarini ishlab chiqish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:

• rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi;
• Lavozimlarning tasnifi ma'lumotnomasi.

Hujjat kompaniyaning umumiy blankida tuziladi.

Asosiy tafsilotlarga quyidagilar kiradi:

• Shirkat nomi;
• Hujjatning nomi;
• raqam bilan sana;
• u tuzilgan joy;
• sarlavha;
• matn tarkibi;
• rejissyorning rasmi;
• tasdiqlash muhri.

Ish tavsifi tuzilishi:

• Umumiy holat;
• xodimlarning funktsiyalari;
• ish majburiyatlari;
• xodimlarning huquqlari;
• javobgarlik;
• kompaniya ichidagi munosabatlar.

Yangi lavozim joriy etilganda, mutaxassis uchun yangi ish tavsifi ham shakllantiriladi.

Mehnat shartnomalari

Ish haqining kamayishi yoki ko'payishi, lavozim nomini o'zgartirish va shtat jadvaliga boshqa tuzatishlar olib keladi.

Shtat jadvalini o'zgartirish to'g'risida buyruq chiqarilgandan so'ng, xodim bilan shartnoma tuziladi.

Xodimni yangi lavozimga yollashda u bilan Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining umumiy qoidalariga muvofiq shartnoma tuziladi.

Agar lavozim nomi o'zgartirilsa, ish beruvchi tegishli yozuvlarni kiritadi.

Amaldagi xodimlarga bo'lajak o'zgarishlar haqida kamida ikki oy oldin xabar beriladi.

Bandlik markazini xabardor qilish kerakmi?

Yangi lavozimni joriy qilgandan so'ng, ikkita variant mavjud:

• ushbu lavozimga yangi xodimni qidirish va yollash;
• allaqachon ishlagan xodimni qo'shimcha shartnoma bo'yicha unga o'tkazish (bu holda eski bo'sh ish o'rni bundan mustasno).

Belgilangan algoritmlardan biriga qat'iy rioya qilsangiz, ish bilan ta'minlash xizmatini xabardor qilishingiz shart emas.

Muddatlari

Yangi tarkibiy bo‘linmani tashkil etish yoki lavozimlarni joriy etish to‘g‘risidagi qaror yuridik shaxsning vakolatli organi tomonidan qabul qilinadi.