Пересчет изделий. Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Переучет в настоящий момент

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Для предотвращения временного саботажа переучета необходимо внедрять технологию переучета максимально быструю и точную, поговорим именно о методике проведения инвентаризации, включающей несколько этапов.

Этап 1. Подготовка учетной системы

В первую очередь необходимо закрыть период, восстановить базу, устранить наиболее вопиющие случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки, назначили исполнителей из независимых аудиторов и выбрали время переучета.

Считается очевидным, что переучет должен проводиться в неработающем магазине, например, ночью, однако бывают круглосуточные магазины, желающие провести учет без закрытия. Такая позиция неправильно, но если этого не избежать необходимо учесть несколько моментов:

• на основании почекового анализа продаж выбирается время минимальной загрузки магазина;
• если во время переучета производится приемка товара, то она должна проводиться в отдельно выделенное физически место, чтобы исключить перемешивание товарных запасов – переучтенных и принятых;
• необходимо блокировать доступ к отдельным полкам на то время, пока на этой полке товар пересчитывается;
• после завершения инвентаризации сумму выявленных недостач следует скорректировать на сумму продаж текущей смены;
• оценка товара, который на момент инвентаризации находится в корзинках покупателей:
  t - среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 мин), T – время проведения инвентаризации, и при этом время, в течение которого покупатель ходит по магазинам меньше времени инвентаризации. Соответственно, товар, который лежит в корзинках – положен туда в течение времени t , а весь товар, который был положен в корзины раньше уже продан и войдет в оперативную сводку. Следовательно наша задача состоит в том, чтобы оценить как раз именно t , а товар, который лежит в корзинках на момент оперативной сводки будет продан в течение следующего часа. Поэтому, если мы возьмем среднюю сумму продажи за этот час и умножим ее на t , то получим приблизительную оценку товара, который находится корзинках. Таким образом, для минимизации этой оценки следует выбирать время переучета так, чтобы оно не только начиналось, но и заканчивалось в момент минимальной загрузки магазина.

Этап 2. Пересчет товаров

Он должен быть произведен максимально быстро и максимально точно. В связи с этим, уже неотъемлемой частью работы любого магазина являются система штрихкодирования (с учетом размерной сетки, если мы говорим о магазине одежды или обуви) и использование терминалов сбора данных (с учетом весовых штрихкодов и штрихкодов упаковок, если мы говорим о продуктовой рознице).

На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит таким образом, что аудиторы с терминалами ходят по магазину и сканируют все товары.

Однако хочется внести уточнение: бригад, сканирующих товары должно быть две, в результате чего должно получиться два полных документа, куда входят все остатки и потом специальным инструментом «сравнение инвентаризаций» формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход снижает вероятность ошибки потому что даже если обе бригады допускают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, то вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию равна 0,1% или даже меньше. Такая технология, конечно, порождает дополнительные временные затраты, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.

Альтернативный вариант пересчета товаров сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации. Технология подразумевает две группы сотрудников, одна из которых ходит по магазину, пересчитывает товары и клеит бумажки с количеством товара, а вторая бригада, оснащенная терминалами сбора данных сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.

Подсчет весового товара можно считать двумя способами, если он не расфасован: либо расфасовать прямо в рамках инвентаризации, либо взвесить на весах и записать в специальный бланк с внутренним кодом товара (причем внутренний код должен быть на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу превратится в настоящую пытку!). Учитывая, что позиций весового товара, как правило, в магазине гораздо меньше, чем остального, внесение в базу остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.

Пересчет прикассовой зоны можно облегчить следующим способом: кассиру необходимо провести через кассу все товары, сформирует документ специального вида и сбросит его в учетную систему, заполнив документ «инвентаризация».

Этап 3 Обработка результатов

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов является вопрос выявления фальсификаций, о которых могут свидетельствовать:

• неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнаны под «нужные»);
• отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для хищения;
• отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники откуда-то получили данные об учетных остатках и подвели остатки под необходимые);
• расхищения в остатках не связаны с популярными для хищения товарами;
• контрольный пересчет с высокой вероятностью отличается от основного (свидетельствует о саботаже либо переучета, либо всего переучета в целом).

Этап 4. Меры по результатам анализа инвентаризации

Касательно расхождений, выявленных в рамках текущей инвентаризации, то по таким товарным позициям должна назначаться дополнительная неполная инвентаризация, которая займет намного меньше времени, и которую гораздо проще сделать внезапной. Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям наиболее часто происходит списание по результатам всех инвентаризаций за некоторый период. Выявление таких позиций говорит о том, что воруют их постоянно и пересчитывать их необходимо чаще, чем другие, назначая внеплановые неполные инвентаризации по данным позициям и приучать персонал воровать меньше.

Полный пересчет товара по всем зонам хранения проводится в магазине не реже одного раза в месяц в период с 1 по 17 число каждого месяца.

Сотрудники подразделения внутреннего аудита до 20 декабря предоставляют график проведения пересчетов товарных остатков для магазинов на предстоящий год. Директора магазинов обязаны обеспечить соблюдение определенных графиком сроков.

Полный пересчет товара также должен проводиться:

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

при смене Директора магазина,

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества,

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.

по иным причинам с согласия Менеджера по управлению регионом/Директора по розничной торговле и Контролера по товарным остаткам розничной сети.

В период с 21 по последнее число каждого месяца накладные с основаниями: инвентаризация, коррекция к инвентаризациям 1 учитывать запрещено. В случае невозможности спланировать проведение ежемесячного пересчета товарных остатков в установленные сроки, учет накладных на основе данных пересчетов возможен только при наличии у Директора положительного согласования в электронном письме от Территориального менеджера по управлению розничной сетью и Старшего Бухгалтера подразделения реализации (Менеджера Бухгалтерской Группы).

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан:

проинформировать не менее чем за 14 дней до начала пересчета ответственного контролера по товарным остаткам о предстоящем проведении передаточной инвентаризации;

организовать присутствие на данном пересчете Директора, сдающего товарно-материальные ценности (ТМЦ) в магазине и Директора принимающего ТМЦ в магазине;

проконтролировать подписание и старым и новым директором пакета документов по результатам полного пересчета в соответствии с пунктом 8.5.р настоящего Руководства.

Магазины должны придерживаться сроков проведения ежемесячных пересчетов и графика по дивизионам 2 , если они проводят регулярный пересчет не полностью.

В случае изменений дат пересчета товара, пересчитываемого дивизиона или иных отклонений от установленных правил, Директор магазина должен проинформировать Контролера по остаткам товара не менее чем за 7 дней до проведения пересчета.

По согласованию с Директором по розничной торговле и Страшим аудитором по защите активов розничной сети, допускается отмена инвентаризаций на срок, не превышающий одного месяца.

Регулярный полный пересчет товара осуществляется при непосредственном участии Директора и под его руководством, силами персонала магазина (Администраторами, Кассирами, Продавцами, Кладовщиками, Мерчендайзерами и др.).

Директор магазина обязан обеспечить составление графика работы сотрудников таким образом, чтобы каждый сотрудник магазина принимал участие в пересчете товара не реже, чем один раз в шесть месяцев.

В случае участия в пересчете товара сотрудников других магазинов, директор магазина, в котором проводится ежемесячный пересчет, обязан зафиксировать количество часов отработанных данными сотрудниками и для возможности учета отработанного времени при расчете заработной платы, сообщить эту информацию Директору другого магазина, в котором работают эти сотрудники.

Регулярный полный пересчет товара осуществляется в часы, когда магазин закрыт для покупателей.

Магазины торговых комплексов с ежемесячным торговым планом меньше 5000000 рублей, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью могут производить регулярный пересчет товара в дневное время.

По согласованию с ответственным Контролером товарных остатков Директора магазинов с неснижаемым товарным остатком свыше 20 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизионам, при этом директора магазинов с неснижаемым товарным остатком по дивизиону текстиль свыше 19 000 единиц имеют право производить регулярный пересчет товара по дивизиону текстиль в течение двух дней. Для получения информации о количестве неснижаемого товарного остатка подотчетного магазина Директор магазина направляет письменный запрос по электронной почте Эксперту по распределению товара. После получения данной информации Директор магазина обязан перенаправить письменный запрос по электронной почте ответственному Контролеру товарных остатков для принятия решения о возможности проведения регулярного пересчета товара по дивизионам. В таком случае ежемесячно производится пересчет товара одного из трех дивизионов. Магазины, осуществляющие регулярный пересчет товара по этой схеме, ежемесячно осуществляют пересчет единого для всех магазинов дивизиона, на основе единого расписания регулярного пересчета дивизионов.

Регулярный пересчет товара осуществляется с использованием переносных терминалов сбора данных (ПТСД). Директор магазина вправе, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, осуществлять пересчет без использования ПТСД только в случаях технических проблем использования терминалов сбора данных (отсутствие достаточного количества либо неисправность сканеров, проблемы базы данных). Инструкция по использованию переносных терминалов сбора данных при проведении пересчета товара предоставляется Отделом IT, который также предоставляет необходимые разъяснения при возникновении вопросов.

Инвентаризационная ведомость должна создаваться отдельно на каждую имеющуюся в 1С зону хранения для возможности пересчета всего фактически хранящегося товара в торговом зале и подсобных помещениях магазина. Запрещено не создавать инвентаризационную ведомость на какую-либо из зон хранения магазина.

Умышленное сокрытие фактических результатов пересчета не допускается, является основанием для применения мер дисциплинарной и уголовной (в случае наличия признаков преступления) ответственности.

По завершению проведения ежемесячного пересчёта директор магазина предоставляет по электронной почте Контролеру по товарным остаткам и Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью документы по проведённому ежемесячному пересчёту: Опись товарно-материальных ценностей, Акт расхождений, учтённые расходные и приходные накладные. В случаях превышения лимита также предоставляются объяснительная записка, поясняющая причины превышения лимита и заполненный свод потенциальных краж.

По представлению Контролера остатков товара Территориальный менеджер по управлению розничной сетью назначает независимых экспертов для проведения регулярного пересчета товара и подтверждения факта корректности, учтенных данных в магазинах, которые показывают плохие результаты анализа товарных потерь.

В случае если в магазине уровень недостачи товара в себестоимости выше установленной нормы от продаж товара, то это свидетельствует о грубом нарушении всеми работниками магазина трудовых обязанностей и трудовой дисциплины.

Работники, виновные в образовании недостачи товара сверх установленного лимита, по итогам пересчета товара могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности.

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан не менее 1-го раза в год, поочередно посещать подотчетные магазины, с товарным остатком, превышающим 15000 ед., с целью контроля за правильностью проведения пересчета товара и качества выполнения подготовительных мероприятий. Правильность проведения пересчета товара подтверждается подписью менеджера по управлению территории на актах пересчета и описях товарно-материальных ценностей, сформированных при пересчете товара.

Но сначала расскажу собственную историю набивания шишек…

В поисках идеальной ревизии

Был такой момент в моей биографии: организовали мы с компаньонами магазин по продаже стройматериалов. На начальном этапе сами все считали. Это был самый эффективный способ инвентаризации, потому что мы были заинтересованы в получении точного правдивого результата.

Потом объем товаров вырос, пересчет поручили продавцам. Этот способ пересчета был недорогим и достаточно быстрым, но результаты не всегда отражали реальное положение вещей. Какие только хитрости не придумывали продавцы, чтобы выйти на «нужные» остатки или попросту саботировать ревизию! Поэтому материально ответственные лица не должны самостоятельно пересчитывать товар, а могут только присутствовать при подсчетах.

Через некоторое время приняли кладовщика. Эффективность подсчетов была выше, но этот способ учета тоже не давал 100% гарантии. И тут нужно понимать, что бухгалтер и кладовщик – это тоже наемные работники, живущие в одном городе (районе) с остальными сотрудниками, чьи-то соседи или одноклассники. Им абсолютно не хочется конфликтных отношений, они вместе «дружат» против начальства, а еще у них тоже есть недочеты в работе, которые не афишируются. Итак, затраты на проведение инвентаризации стали больше, но гарантии точного результата не было. Мы сделали вывод, что тот, кто считает, не должен видеть остатки в учетной системе.

При смене директора решили провести точную-преточную инвентаризацию и пригласили независимого ревизора. Казалось бы, вот он, идеальный вариант. Но и тут нас ждало разочарование: ревизор не очень хорошо разбирался в специфике материалов и номенклатуре товара. Продавцы и бухгалтер заморочили ему мозги формулами перевода штук в квадратные метры, потерями при фасовке и прочими неясностями. В общем, считали уже неделю, к тому же услуги ревизора недешевы, и за ревизором еще некоторые спорные позиции перепроверяли.

Необычный способ проверки

Идеальная ревизия в нашем понимании — это когда продавцы все сами быстро и честно подсчитали и принесли вам точные результаты. Но как этого добиться? В интернете я нашла один гениально простой способ, который позволяет хотя бы приблизительно получить искомый результат. Правда, подходит он далеко не всем магазинам.

В день инвентаризации нужно в большую коробку сложить все, что попадется под руку из товаров: мелкие и крупные, дорогие и дешевые, по нескольку штук и по одному. Затем коробку запечатать, и только после этого начинать инвентаризацию. Сотрудники не должны знать, что именно находится в коробке (можно вывести их из магазина, когда вы будете наполнять коробку).
В идеале при пересчете выявится недостача, которая полностью совпадет с перечнем товаров в коробке.

Например, в остатках числится 50 штук кисточек, по подсчетам тоже 50 штук. Но в коробке оказывается еще 3 кисточки. Либо пытались скрыть недостачу, либо налицо пересортица. И тут уж вы принимаете решение, кто виноват: продавцы, которые неправильно продают товар (по другой цене), или бухгалтер, который неправильно его приходует и списывает.

Думаю, что многим предпринимателям знакома проблема корректного подсчета товара. В статье я расскажу о том, как предписывают проводить инвентаризацию Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина №49 от 13.06.1995.

Каждая компания, на балансе которой находятся товарно-материальные ценности, регулярно проводит инвентаризацию товаров. При этом выполняется полный пересчет товаров на складе и сверка фактического количества с учетным. Во время инвентаризации могут быть выявлены отклонения: излишки, недостачи или пересортица товаров.

Рассмотрим документальное оформление пересчета товаров в программе «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11.3).

На складе проводится инвентаризация товаров. При пересчете обнаружены как недостача, так и излишек товаров: недостача двух аккумуляторных батарей и одна лишняя платформа. Необходимо зарегистрировать результаты пересчета в 1С.

Документ «Пересчет товаров»

Для инициирования процесса инвентаризации и фиксации ее результатов служит документ «Пересчет товаров». Откроем соответствующий журнал:

Склад и доставка / Излишки, недостачи, порчи / Пересчеты товаров

Если в информационной базе ведется учет по складам, то для просмотра журнала пересчетов товаров необходимо указать склад в соответствующем поле журнала. Просмотр осуществляется по конкретному складу.

Укажем склад и создадим новый документ пересчета.

Перейдем на вкладку «Товары». Здесь доступен отбор для автоматического заполнения пересчитываемых товаров.

В документе пересчета товаров по умолчанию установлен отбор номенклатуры по признаку «Количество не равно нулю». Возможно задание отбора по номенклатуре, сегменту номенклатуры, характеристикам, серии, количеству, назначению.

В примере оставим отбор, заданный по умолчанию, и нажмем «Заполнить по отбору».

Табличная часть заполнилась товарами, в графе «По учету» автоматически проставлено учетное количество. Графы «По факту» и «Отклонение» предназначены для внесения результатов пересчета.

Статусы документа «Пересчет товаров»

Документ «Пересчет товаров» может быть проведен в различных статусах, которые соответствуют этапам процесса инвентаризации.

• Статус «Подготовлено» означает, что поступило распоряжение о пересчете товаров.
• Статус «В работе» означает, что ведется пересчет товаров. По кнопке «Печать – Бланк задания на пересчет товаров» доступна распечатка бланка задания. Он предназначен для внесения фактического количества товаров на складе.

В примере сначала проведем документ пересчета в статусе «В работе».

• Статус «Внесение результатов» означает, что процесс пересчета завершен, фактические результаты внесены в бланк задания. В 1С доступно внесение результатов в документ.

Для внесения результатов документ должен быть предварительно проведен в статусе «В работе».

Установим в документе пересчета статус «Внесение результатов», затем в графе «По факту» введем фактическое количество товаров. Графа «Отклонение» заполнилась автоматически для тех товаров, по которым есть излишек или недостача (в примере – аккумуляторная батарея и платформа). После заполнения проведем документ.

• Статус «Выполнено» означает, что фактические результаты пересчета товаров зафиксированы в документе. Доступна печать результатов пересчета.

Проведем документ пересчета в статусе «Выполнено». По кнопке «Печать – Результаты пересчета товаров» сформируем печатную форму.

Мы зафиксировали результаты пересчета товаров. Чтобы выявленные недостачи и излишки были отражены в учете, необходимо оформить складские акты списания и оприходования товаров. Об этом рассказано в нашей статье . Читайте другие статьи об инвентаризации в 1С: и .