Prošlo je više od 15 godina otkako se bavim dokumentacijskom podrškom upravljačkih procesa. Tijekom tog razdoblja imao sam sreću raditi u najvećim organizacijama u našoj zemlji i unaprijediti svoju razinu kvalifikacija kako u području teoretskog znanja tako iu praksi. No, evo što ne prestaje čuditi: zašto se radu s dokumentima daje tako beznačajno mjesto u organizacijama usmjerenim na inovativan i dinamičan razvoj, zašto postoji mišljenje da se “sve” može povjeriti tajnici?

I dobro je ako je to tajnik s velikim "S", koji je visoko kvalificiran i sposoban izgraditi cijeli proces uredskog rada u organizaciji, uzimajući u obzir cijeli ciklus dokumentacijske podrške za aktivnosti, kao i rješavanje drugih pitanja organizacijske podrške menadžeru. Ali ovo je prije iznimka od pravila.

Trenutno je temelj poslovnog prosperiteta njegov razvoj, što podrazumijeva neminovno povećanje protoka dokumenata u kvantitativnom i kvalitativnom smislu te zahtijeva nove pristupe u području dokumentacijske podrške poslovanju organizacije i dodatne resurse. Moramo priznati da se ranije uspostavljena zvanja, uključujući nazive poslova i funkcija, povremeno ažuriraju, ali u velikoj mjeri ne odgovaraju suvremenim potrebama. Istodobno, uopće ne postoje standardi za organizacijsku potporu upravljačkih aktivnosti.

Ali pozitivna dinamika već je položena. Danas mnoge organizacije usmjerene na postizanje vodećih pozicija u svojoj industriji implementiraju sustave za upravljanje dokumentima, čime osiguravaju konkurentsku prednost. Pritom se radikalno mijenja procjena važnosti funkcije upravljanja dokumentima: umjesto pomoćne uloge, formira se stabilan odnos prema njoj kao poslovnom procesu. Važno je ovu ideju prenijeti najvišem menadžmentu vaše organizacije, čak i ako nije prvi put.

Zanimanja referenta, tajnika, arhivista, recepcije (tajništva), osobnog asistenta, voditelja službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove i dr. treba jasno funkcionalno razdvojiti, a također treba razumjeti da je za uspješan rad u svakom od navedenih potrebno slučajevima potrebne su različite kvalifikacije. Često menadžment organizacija te profesije percipira kao identične i s približno istom funkcionalnošću: “čaj-kava, telefon, papiri”. No, svako je zanimanje bitno drugačije i zahtijeva posebna znanja i vještine. Baš kao što je proces “upravljanja dokumentima” sada mnogo širi od onoga kako ga doživljavaju ljudi koji su daleko od toga: u njihovim se očima često svodi na evidentiranje “dolaznih i odlaznih”. Takve stereotipe također treba sustavno transformirati.

To može učiniti visokokvalificirani stručnjak koji je upoznat s postojećim državnim zahtjevima za dokumentacijsku potporu i ima kompetenciju izgraditi logiku procesa dokumentacijske potpore, uzimajući u obzir specifičnosti određene organizacije. U velikim uspješnim tvrtkama takav stručnjak obično vodi odgovarajući odjel, bez obzira kako se on zove: voditelj tajništva, voditelj poslovanja, voditelj službe za predškolski odgoj i sl.

Koristite standarde - međunarodne i domaće!

Nije slučajno da su značajni kriteriji pri ocjeni sustava upravljanja organizacijom zahtjevi i standardi iz područja upravljanja dokumentima, a ti zahtjevi su uključeni u sve međunarodne sustave upravljanja kvalitetom. „Suvremeni koncepti, prvo, smatraju kvalitetu glavnim čimbenikom konkurentnosti i formiranja održivog poslovanja, a drugo, naglašavaju izravnu vezu između kvalitete proizvoda/usluga poduzeća i kvalitete organizacije njegovih aktivnosti. ” Ova poruka, temeljena na međunarodnoj seriji standarda ISO 9001, trebala bi biti jasna vodstvu vaše organizacije, kao i vlasnicima tvrtki. Zatim možete nastaviti rekavši da je značajan kriterij pri ocjeni sustava upravljanja organizacijom njegova usklađenost sa zahtjevima standarda, uklj. u području upravljanja dokumentima.

I tu se u potpunosti slažem s mišljenjem Vere Iritikove, iznesenim prije nekoliko mjeseci na stranicama ovog časopisa: „Ako trebate dobiti informacije o tome kako u stranim zemljama rade s dokumentima, kako se rješavaju problemi vezani uz dokumente, što je razina "strane" papirologije, onda biste prije svega trebali proučiti ISO standarde, jer Upravo oni sadrže, u generaliziranom obliku, podatke o suvremenoj (u nekima već dostignutoj, a u drugima željenoj) razini razumijevanja važnosti rada s dokumentima i optimalnim zahtjevima za njegovu organizaciju.”

Jedna od međunarodnih ISO normi prevedena je i usvojena kao domaća norma - to je GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informacije, knjižnice i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi".

Dobrovoljnim prihvaćanjem načela QMS-a i preporuka standarda, organizacija mora osigurati odgovarajuću kvalitetu ne samo u područjima evidentiranim u Politici organizacije, već iu upravljanju dokumentima. Taj se cilj može postići razvojem i pružanjem menadžmentu organizacije širokog spektra alata – od izrade dokumenata i praćenja njihove provedbe do upravljanja aktivnostima organizacije, od oblikovanja dugoročne strategije razvoja do obrade jednostavnih aplikacija.

Kako možete optimizirati svoj rad?

U pravilu, funkcije dokumentacijske potpore za aktivnosti organizacije koncentrirane su u zasebnoj strukturnoj jedinici. U našem poduzeću raspoređeni su u odjel dokumentacijske podrške Uprave za poslovanje (u daljnjem tekstu Odjel). Vrijednost naše tvrtke je moderan, mobilni top menadžment, stoga je jedan od zadataka Odjela, uzimajući u obzir geografski raspoređenu strukturu naše organizacije, bio stvaranje centra kompetencija i obuka zaposlenika (uključujući tajnike i stručnjake koji pružaju prva linija organizacijske i dokumentacijske podrške menadžmentu i na recepciji poduzeća). Upravo ti zaposlenici odgovorni su za uredski rad, prateći upravljačke aktivnosti uprave u sjedištu i podružnicama u skladu sa suvremenim međunarodnim standardima.

Proširene funkcije stručnjaka Odjela uključuju:

1. u okviru organizacijske podrške:
   • osiguravanje brze komunikacije i rada s mini-PBX-om (pozivni centar);
   • obrada zahtjeva za propusnice za posjetitelje, slanje istih na odobrenje, unos u pristupni sustav;
   • vođenje sastanaka / pružanje poslovnih pregovora (6 soba za sastanke opremljenih posebnim sustavom rezervacija);
   • distribucija aplikacija za vozila;
   • prijava poštanskih pošiljaka i brza dostava;
   • organizacijska podrška događanjima (upravni odbor, sastanci s predsjednikom) u skladu sa zahtjevima navedenim za događanje;
   • osiguravanje pravovremenog ažuriranja telefonskih imenika, adresa i kontakata podružnica i upravljanih društava;
   • izvršavanje službenih zadataka uprave;
   • rezerviranje hotela, naručivanje vozila, željezničkih i zrakoplovnih karata za generalnog direktora i njegove zamjenike;
   • prijem, provjera isporuke periodike i pretplate na publikacije (dostava na šalter voditelja);
   • usluge kafe dama;
2. u okviru dokumentacijske podrške:
   • registracija i distribucija korespondencije u EDMS;
   • obrada elektroničke pošte;
   • početna provjera nacrta upravnih akata i generiranje komentara;
   • priprema i snimanje sastanaka uprave;
   • koordinacija, distribucija i praćenje provedbe zapisnika sa sastanaka uprave u EDMS;
   • registracija i distribucija administrativne dokumentacije u EDMS;
   • registracija putnih potvrda, putnih naloga u programskom paketu 1C za sve zaposlenike organizacije;
   • praćenje provedbe uputa ravnatelja prema upravnim aktima;
   • priprema jedinične dokumentacije za arhiviranje u arhivu EDMS-a;
   • metodološka pomoć u pitanjima dokumentacije i regulatorne podrške, itd.

Određene funkcije u EDMS-u za pretraživanje dokumenata, pripremu nacrta dokumenata, obradu njihovih izvornika i daljnju obradu obavljaju se izravno u odjelima, što posebno omogućuje brzu pripremu nacrta dokumenata, omogućuje zaposlenicima poduzeća, i što je najvažnije, menadžerima da samostalno voditi poslovno dopisivanje sukladno distribucijskim ovlastima i dr. Samostalnost izvođača i menadžera svojedobno je omogućila značajno smanjiti broj zaposlenih u našem Odjelu. Ali kako bi se spriječilo da situacija izmakne kontroli, potrebno je upravljati procesom i korisnicima ponuditi prikladne mehanizme s ugrađenim algoritmom radnji usmjerenih na uklanjanje nenamjernih pogrešaka. To je zahtijevalo razvoj i implementacija visokokvalitetnih nastavnih materijala (pravilnika), kao i EDMS.

Primjer 1

Raspodjela funkcija između zaposlenika Odjela i ostalih odjela u okviru procesa „Izdavanje akta glavnog ravnatelja“

Sažmi emisiju

Dat ću najjednostavniji primjer - objavljivanje standardnog administrativnog dokumenta (u daljnjem tekstu - RD) glavnog direktora pomoću EDMS-a. Postupak je sljedeći:

• Izvršitelj: izrada RD projekta korištenjem predloška u EDMS.
• Zaposlenik odjela: početna provjera usklađenosti s pravilima utvrđenim za RD, registracija projekta ili vraćanje na reviziju.
• Osobe koje odobravaju: odobravanje projekta ili slanje komentara.
• Izvođač: obrada komentara; smjer za odobrenje.
• Zaposlenik odjela: provjera ispravnosti postupka odobravanja, adresiranje primjedbi.
• Potpisnik: potpisivanje ili vraćanje na doradu.
• Djelatnik odjela: evidentiranje dokumenata, raspodjela zadataka za izvršenje, predaja na kontrolu, objava na portalu.
• Izvršitelj u ime RD: zaprimanje odobrene isprave za ovrhu, sama ovrha, slanje izvješća Odjelu.
• Djelatnik odjela: izrada kontrolnih zadataka za svaki nalog, zaprimanje i obrada izvješća, skidanje s kontrole, premještanje u operativnu arhivu.

Kako bi se osigurala mogućnost izvođenja navedenog skupa radova:

1. Naš odjel ima osoblje sa stručnim znanjem i iskustvom u organizaciji ovih procesa, kao i
2. izrađen je koncept upravljanja procesima dokumentacijske podrške, uključujući interne pravilnike za uredsko poslovanje i korištenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (EDMS).
   Sustav dokumentacijske podrške i korporativnog upravljanja uključuje propise koji određuju postupak i odgovorne za sljedeće procese:
   • obraditi "dopisivanje";
   • obraditi “upravnu dokumentaciju”;
   • proces “praćenja izvršenja upravljačkih odluka”;
   • proces “dokumentacijska potpora menadžmentu”;
   • postupak prilagodbe (upute za rad u EDMS za nove zaposlenike);
   • predlošci dokumentacije za upravljanje i rute za njihovo kretanje;
   • koncept rada recepcionera (zahtjevi za izgledom, komunikacijom, rasporedom);
   • opis poslova svakog djelatnika Odjela poslova.

U uvjetima velike zaposlenosti postojećih kadrova i njihovog stalnog manjka, najvažniji čimbenik kvalitetne dokumentacijske potpore tvrtke su:

1. objedinjavanje i uspostavljanje jedinstvenih pravila za rad s dokumentima, postavljanje radnih alata koji osiguravaju automatizaciju dokumentacijskih procesa;
2. odvajanje prostora za obavljanje poslova s ​​dokumentima;
3. određivanje rokova za svaku operaciju.

Jedan od tih alata bio je automatizirani korporativni elektronički sustav za upravljanje dokumentima (EDMS). Uvođenje EDMS-a u okviru gore navedenih alata dogodilo se u poduzeću 2009. godine, ove godine omogućio smanjenje protoka dokumenata kontrolom i smanjenjem broja vrsta dokumenata, kao i održavanje brojnosti našeg Odjela do 2012. godine na razini iz 2009. godine..

Ali tvrtka se razvija, a 2012. godine "preopterećenost" našeg odjela postala je očigledna običnim zaposlenicima i voditelju Odjela. Postavilo se pitanje: kako ovu poruku prenijeti upravi uoči planiranja resursa za 2013. godinu?

Kako dokazati da je vrijeme za povećanje broja zaposlenih?

Ako vaš odjel nema dovoljno osoblja, uopće nije potrebno da će kadrovska služba sama to “vidjeti” i riješiti problem. Kao što znate, spašavanje utopljenika djelo je samih utopljenika. Stoga predlažem jednostavan pristup koji načelnik odjela može primijeniti kako bi, prvo, sam razumio situaciju i, drugo, imao činjenice za donošenje odluka i argumentaciju na višim instancama.

Svaka funkcija zaposlenika odjela može se identificirati, formulirati, mjeriti kroz vrijeme i opisati u tablici. Prosječni kvantitativni pokazatelji za generirane isprave mogu se preuzeti iz upisnika upisa pojedinih vrsta isprava. Bolje je prenijeti prikupljene podatke u Excel za naknadne izračune (vidi Primjer 2).

Prema proračunu danom u primjeru 2, ispada da raspoložive 3 osobe nisu dovoljne za obavljanje zadanih funkcija, jer Izračun već odražava prekoračenje postotka opterećenja za svakog zaposlenika, što je više od 100%. Sukladno tome, kako bi se izbjegle negativne posljedice, potrebno je povećanje broja. Također morate uzeti u obzir:

• Što novi zaposlenik mora proći prilagodbu i savladati potrebne funkcije minimalno 3 mjeseca prije nego počne raditi punim kapacitetom;
• predviđeno godišnje povećanje protoka dokumenata (u našoj tvrtki oko 30%);
• Mora postojati resurs za razvoj kompetencija, uspješne tvrtke stalno uvode nove tehnologije i pravila.

Dakle, prilikom zapošljavanja novog djelatnika u našem odjelu početkom sljedeće godine, možemo se nadati uspješnom završetku njegovog adaptacijskog perioda do 30. ožujka 2013. godine. Oni. Otprilike nakon tog datuma možemo govoriti o mogućnosti potpunog uvođenja novog zaposlenika i osposobljavanja za samostalan rad, o adekvatnoj raspodjeli funkcija među osobljem, isključujući faktor popunjenosti iznad norme.

Napominjem da državni propisi sadrže formule koje bi trebali koristiti stručnjaci odjela ljudskih resursa prilikom formiranja ukupnog broja osoblja u organizaciji. Štoviše, formule također uključuju posebni koeficijenti koji uzimaju u obzir vrijeme potrošeno na osobne potrebe, održavanje radnog mjesta, odmor itd., uklj. stopa izostanaka s posla, o čemu poslodavac rijetko vodi računa. Oni. Prilikom planiranja radnog opterećenja osoblja, poslodavac ne može uzeti u obzir da za vrijeme obavljanja službenih dužnosti svaki zaposlenik mora imati planirano vrijeme odmora, da će sigurno otići na godišnji odmor i može uzeti bolovanje. U takvim slučajevima dodatno radno opterećenje, u pravilu, treba rasporediti na druge zaposlenike, koji zauzvrat:

• ili mora postojati rezerva “slobodnog” radnog vremena,
• ili dodatni teret mora biti dokumentiran u skladu s tim i plaćen dogovorom stranaka (u skladu s člankom 151. Zakona o radu Ruske Federacije).

Takve dodatne koeficijente nismo uključili u naš izračun, već smo izmjerili "čisto" opterećenje, tako da morate shvatiti da je njegova stvarna veličina veća od pokazatelja navedenih u tablici Primjer 2.

Osim toga, u navedenom izračunu postoji neusklađenost s načelima motivacije zaposlenika, jer S obzirom na trenutno opterećenje, zaposlenike je teško uključiti u procese poboljšanja kvalitete usluga, obuke i mentorstva, zamjenjivosti i predanosti vrijednostima korporativne kulture. Svaki zaposlenik trebao bi imati ideju o mogućnosti razvoja i poboljšanja svojih vještina, fokus na postizanje visokih proizvodnih pokazatelja, zahvaljujući kojima se razvoj i poboljšanje kvalitete usluga tvrtke odvija stalno, krećući se iz godine u godinu u novu razine kvalitete. Ali s radnim opterećenjem opisanim u primjeru 2, može se konstatirati da nema resursa za razvoj kompetencija zaposlenika.

Zaključci:

1. Jezik brojki postaje najrazumljiviji argument za suvremene menadžere; naprotiv, nejasna pritužba na preopterećeno osoblje može se činiti apstraktnom. Stoga smo formulirali funkcije i izračunali opterećenje postojećeg osoblja. Možete slijediti isti put.
2. Nužan uvjet za uspješan razvoj dobivenih rezultata bit će pravilno planiranje rada za buduća razdoblja, stoga je gornji izračun proveden kako bi se jasno pokazala izravna ovisnost povećanja broja funkcija ili volumena dokumenta tijek o broju uključenog specijaliziranog osoblja koje preuzima glavni teret centra kompetencije za dokumentacijsku podršku tvrtke.
3. Ako se pravodobno ne može donijeti pozitivna odluka o povećanju broja zaposlenih, potrebno je preispitati popis funkcija zaposlenika i iz njega isključiti funkcije koje prelaze normu kako bi se izbjegli pravni rizici i negativne posljedice zbog netočne prijave rada odnosa sa zaposlenicima, kao i smanjenje kvalitetne dokumentacijske potpore menadžmentu organizacije.

Bilješke

Sažmi emisiju

Radno zakonodavstvo prilično jasno regulira proceduru sklapanja ugovora o radu i zapošljavanja novih radnika. Ova jamstva imaju za cilj zaštitu prava zaposlenika i poslodavca i ne mogu se mijenjati dogovorom stranaka. Jedina iznimka su savezni zakoni koji, u skladu s Zakonom o radu Ruske Federacije, mogu odrediti pravni status sudionika u tim pravnim odnosima.

Prethodne radnje poduzete od strane poslodavca

U cilju odabira potrebnih kadrova, poslodavac provodi niz aktivnosti usmjerenih na pronalaženje i odabir radnika koji su mu potrebni. Takve radnje mogu se provesti postavljanjem oglasa u medijima, korištenjem posredničkih usluga raznih tvrtki za zapošljavanje ili kontaktiranjem državne službe za zapošljavanje.

Poslodavac ima pravo samostalno odabrati zaposlenike koji su mu potrebni, ovisno o tome imaju li potonji potrebne poslovne kvalitete. Pritom pod poslovnim kvalitetama treba podrazumijevati profesionalno iskustvo, sposobnosti, zdravlje i sposobnost za obavljanje određenog posla. Slobodu izbora poslodavca potvrđuje i postojeća sudska praksa.

Pravno je isključen bilo kakav pritisak na poslodavca prilikom donošenja odluka o popunjavanju postojećih upražnjenih radnih mjesta i sklapanju ugovora o radu. Dakle, zapošljavanje zaposlenika provodi se u većoj mjeri u interesu poslodavca.

Jamstva za podnositelje zahtjeva

Kako bi se osigurala zaštita prava zaposlenih radnika, Zakon predviđa niz obveza i ograničenja za poslodavce prilikom zapošljavanja novih radnika. Na primjer, zabranjeno je neopravdano odbiti zapošljavanje kandidatima, odnosno odbijanje bez uzimanja u obzir poslovnih kvaliteta kandidata i suprotno zahtjevima važećeg zakonodavstva bit će nezakonito.

Bilo kakva diskriminacija kandidata tijekom procesa zapošljavanja bit će protuzakonita.

Budući da je na zahtjev podnositelja zahtjeva poslodavac dužan navesti razlog odbijanja u pisanom obliku, na svako odbijanje u slučaju bilo kakvih povreda može se uložiti žalba sudu.

Što se tiče odgovornosti poslodavca, postoje određeni slučajevi u kojima je zapošljavanje pojedinih zaposlenika obvezno. Na primjer, u nekim slučajevima utvrđuje se kvota za prijem osoba s invaliditetom, tj. određen je minimalni broj radnih mjesta za koje je potrebno sklopiti ugovor o radu s osobama s invaliditetom.

Pripremna faza postupka zapošljavanja

Prijava zaposlenja

1. Molba za posao. Prema ustaljenoj praksi, prije sklapanja ugovora o radu, budući radnik pismeno se prijavljuje poslodavcu molbom za prijam. No, odgovor na pitanje je li prijava za posao obavezna pri zapošljavanju sasvim je jasan. Ovo je pravilo u većini slučajeva odjek sovjetske prošlosti. Danas radno zakonodavstvo ne sadrži takvu obvezu za većinu poslodavaca. Obvezno podnošenje prijave za zapošljavanje predviđeno je samo pri prijavi na državnu i općinsku službu. Međutim, takav dokument može biti koristan prilikom prihvaćanja posla s probnim radom, jer u prijavi zaposlenik bilježi svoj pristanak na takav uvjet prihvaćanja.
2. Upoznavanje s kolektivnim ugovorom i lokalnim propisima poslodavca. Članak 68. Zakona o radu Ruske Federacije propisuje obvezu poslodavca upoznati zaposlenika sa svim dokumentima koji reguliraju njegove aktivnosti uz potpis. Takvo upoznavanje treba provesti prije nego što se formalizira radni odnos prema ugovoru i potpiše ugovor o radu. Popis dokumenata trebao bi uključivati: opis posla; interni pravilnik o radu; lokalni propisi koji se odnose na radne obveze; kolektivni ugovor.
3. Sklapanje ugovora o radu. Zakonodavac je predvidio poštivanje obveznog pisanog oblika pri sklapanju ugovora o radu (članak 67. Zakona o radu Ruske Federacije). Takav dokument sastavlja se u dva primjerka, od kojih se jedan, nakon potpisivanja, daje zaposleniku, a drugi poslodavcu. Preporuka je da se primjerak koji ostaje kod poslodavca označi napomenom da je zaposlenik primio drugi primjerak. Dakle, ispunjavanje uvjeta predviđenih čl. 67 Zakon o radu Ruske Federacije. Naime, od trenutka sklapanja ugovora o radu nastaju pravni odnosi između radnika i poslodavca. No, ovo se pravilo može promijeniti ako je zaposleniku doista dopušteno obavljanje službenih dužnosti uz suglasnost poslodavca, ali njihov pravni odnos nije pravilno formaliziran.
4. Sadržaj ugovora o radu. Ovaj ugovor mora sadržavati obvezne informacije i uvjete koji su predviđeni u dijelu 1. i dijelu 2. čl. 57 Zakon o radu Ruske Federacije. Ako iz nekog razloga nisu ispunjeni uvjeti iz ovog članka, ta okolnost nije temelj za priznavanje ugovora nesklopljenim. Ugovor je potrebno dopuniti relevantnim informacijama i uvjetima koji nedostaju. Važno je zapamtiti da su informacije uključene u tekst ugovora, a uvjeti su sastavljeni u obliku zasebnog dokumenta. Također, u skladu s dijelom 4. čl. 57 Zakona o radu Ruske Federacije, dodatni uvjeti mogu biti uključeni u ugovor o radu. Ovdje možemo govoriti o razjašnjavanju mjesta rada, uspostavljanju probnog rada itd.
5. Registracija. Nakon potpisivanja potpunih ugovora o odgovornosti i radu, oni moraju biti pravilno zabilježeni u evidenciji.
6. Redoslijed prijema na posao. Nakon potpisivanja ugovora o radu s obje strane, poslodavac izdaje odgovarajući nalog. Nalog se ne može razlikovati od uvjeta iz ugovora i mora sadržavati osnovu za zapošljavanje.
7. Upoznavanje s narudžbom. U skladu sa zahtjevima članka 68. Zakona o radu Ruske Federacije, zaposlenik mora biti upoznat s izdanim nalogom u roku od tri dana od dana stvarnog povratka na posao.
8. Registracija radne knjižice. Nakon što su svi navedeni koraci provedeni, kadrovska služba može pristupiti obradi radne knjižice zaposlenika. Sukladno čl. 66 Zakona o radu Ruske Federacije, svi relevantni poslodavci dužni su voditi radne knjižice za svakog zaposlenika koji je radio za njih, kao na glavnom radnom mjestu, više od pet dana. Ako radnik nema radnu knjižicu, poslodavac ju je dužan izdati o svom trošku. Podaci o svim radnim knjižicama osoba koje rade u poduzeću moraju se unijeti u knjigu za evidentiranje kretanja radnih knjižica i uložaka uz njih.
9. Osobna karta zaposlenika. Kadrovska služba u poduzeću izdaje osobne kartice za sve zaposlenike u koje se moraju unijeti svi podaci o zaposleniku. I u ovom dokumentu zaposlenik potpisuje da je upoznat s upisom u radnu knjižicu. Osobne karte podliježu evidentiranju na način koji utvrđuje poslodavac.
10. Privatni posao. Zakon o radu Ruske Federacije ne predviđa obvezu održavanja osobnih poslova za većinu poslodavaca. Međutim, u nekim slučajevima predviđenim zakonom, registracija i vođenje osobnih dosjea ipak se moraju provesti. To se, primjerice, odnosi na registraciju državnih i općinskih službenika, tužitelja i sudova.

Nakon dovršetka postupka registracije novog zaposlenika, obratite pozornost na njegovo prethodno mjesto rada. Jer, ako je novi zaposlenik prethodno bio državni ili općinski službenik, članak 64.1 Zakona o radu Ruske Federacije zahtijeva da bivši poslodavac bude obaviješten o činjenici njegovog zaposlenja u roku od 10 dana.

Opravdanost potrebe zapošljavanja novih djelatnika

Krajem 2010. godine uprava tvrtke Avangard Electro LLC odlučila je uvesti dodatna radna mjesta u odjelu rasvjetne opreme. Motivacija za odluku bila je izrada funkcionalne matrice odjela (vidi Dodatak 3) i utvrđivanje nedovoljne učinkovitosti odjela zbog preopterećenosti postojećih zaposlenika ili obavljanja dodatnih funkcija koje im nisu tipične umjesto visokih -kvalitetna provedba izravnih (tablica 2).

Tablica 2. Analiza funkcionalnih kadrovskih nedostataka Avangard Electro doo

	Negativan faktor		Proizlaziti	Potrebna promjena
	Pogreške koje su napravili menadžeri u vršenju potpune kontrole kupoprodajnih transakcija	Menadžeri dobivaju dnevni plan za uspostavljanje “hladnih” i “toplih” kontakata. U slučaju neispunjavanja plana slijede kazne.	Pravljenje pogrešaka u vezi s količinom robe, rokovima isporuke, numeričke pogreške u fakturama zbog	Uvođenje novog djelatnika (operatera) u osoblje koji bi dnevno osiguravao potreban broj „hladnih“ kontakata i to samo ako postoji potreba za proizvodima
	Negativan faktor		Proizlaziti	Potrebna promjena
sankcije. Postoje dani kada je upravitelj preopterećen zahtjevima kupaca i nema vremena dovršiti plan kontakta, ali je prisiljen to učiniti, a istovremeno smanjuje vrijeme potrebno za dovršetak transakcija	ranije opravdana žurba	potencijalni klijent kontaktiran - povezivanje s odgovarajućim upraviteljem
	Regionalni upravitelj se ne nosi u potpunosti sa svojim odgovornostima	Ovo je olakšano i prvim razlogom i činjenicom da regionalni upravitelj istovremeno opslužuje 5 regija: Krasnoyarsk (Krasnoyarsk Territory), Tomsk (Tomsk Region), Barnaul (Altai Territory), Kemerovo i Novokuznetsk (Kemerovo region), Irkutsk (Irkutsk region). )	Pravljenje pogrešaka vezanih uz količinu robe, rokove isporuke, numeričke pogreške u fakturama zbog prethodno opravdane žurbe	Uvođenje dodatne jedinice u osoblje za poziciju regionalnog upravitelja s prijenosom nadzora dviju regija na njega: Irkutsk (Irkutsk regija), Kemerovo i Novokuznetsk (Kemerovo regija)

Tako se pred tvrtkom nalazi zadatak odabira i zapošljavanja djelatnika na pozicijama: pozivni operater i regionalni menadžer.

Traženje, odabir i zapošljavanje djelatnika Avangard Electro doo

Traženje, odabir i zapošljavanje osoblja u Avangard Electro doo provodi se na sljedeći način:

Pri traženju kandidata za poziciju prvenstveno se koriste isključivo vanjski izvori. Tijekom tri godine postojanja dva puta su promaknuta (odnosno korištenje internog izvora kadrova), ali su i dalje zadržane izvorne funkcije zaposlenika, što ne znači zamjenu radnog mjesta, već raspored dodatnih odgovornosti povezanih s povećanom odgovornošću prema osobi.

Pretraga osoblja putem vanjskih izvora provodi se na tri načina:

2. Pozivi s ponudom pozicije uz korištenje najprikladnijih životopisa koji su već objavljeni na web stranicama.

odabir kadrova ima dvije faze. Prvu fazu, u kojoj se iz cijele mase prijavljenih odabire grupa ograničena na 3-5 ljudi, provodi neposredni voditelj odjela za koji je potreban zaposlenik. Drugu fazu, u kojoj se vrši konačni odabir zaposlenika, vrši direktor tvrtke. Obje faze uključuju upitnike i intervjue.

Osoblje se zapošljava putem sklapanja ugovora o radu, uz probni rad od 2 mjeseca, tijekom kojeg će biti obučeni i nadzirani od strane određenog zaposlenika tvrtke.

U vezi s utvrđivanjem funkcionalnih kadrovskih nedostataka (vidi tablicu 2), poduzeće se suočava s potrebom zapošljavanja dvije nove kadrovske jedinice: pozivnog operatera i regionalnog menadžera.

Uprava tvrtke sastavila je pisani popis odgovornosti (funkcija) za svako radno mjesto.

Pozivni operater mora:

1. Dnevno obaviti 100 poziva potencijalnim klijentima, od čega se 50 poziva odnosi na područje Novosibirska i Novosibirske regije, a 50 poziva na područja drugih regija s kojima tvrtka surađuje.

2. Vodite evidenciju za svakog potencijalnog klijenta.

3. Ako potencijalni klijent ima aplikaciju, prebacite je odgovarajućem upravitelju.

4. Osigurajte menadžerima informacije o klijentima.

Regionalni menadžer mora:

1. Uspostavite dobre odnose s klijentima u regijama: Irkutsk (Irkutsk region), Kemerovo i Novokuznetsk (Kemerovo region).

2. Kvalitetno obavljati kupoprodajne poslove.

3. Potaknite kupce na daljnje i veće kupnje.

4. Podnositi mjesečna izvješća prema utvrđenom planu.

Nakon definiranja radnih obveza identificirane su profesionalne i osobne kvalitete koje zaposlenici trebaju imati (Tablica 3 i Tablica 4).

Tablica 3. Zahtjevi za kvalitetu pozivnog operatera

Tablica 4. Zahtjevi za kvalitete regionalnog menadžera

	Kvaliteta	Karakteristično
Profesionalna kvaliteta
		Dobro dizajniran, dosljedan
	Računalne vještine	Poznavanje Microsoft Office paketa uredskih programa, brzina tipkanja na tipkovnici 200 znakova u minuti ćirilicom i latinicom
	Ostale kvalitete	Entuzijazam, sposobnost donošenja pravih odluka, fokus na rezultate
Osobne kvalitete
	Obrazovanje	Iz srednje posebne
	Obiteljski status	Nije važno
	Ostale kvalitete	Odgovornost, marljivost

Proces neposrednog odabira osoblja odvijao se u tri faze.

Prvu fazu izveo je direktor tvrtke. Korištena je primarna metoda odabira - upitnici. Voditelj je pregledao nekoliko životopisa objavljenih na web stranici www.e-rabota.ru kao rezultat, identificirali su preliminarne kandidate za pozicije pozivnog operatera i regionalnog menadžera. Sa cjelokupne liste, 8 kandidata za poziciju operatera i 10 kandidata za poziciju regionalnog menadžera pristalo je proći inicijalni intervju (što je bit primarne selekcije u Avangard Electro LLC). Svakom kandidatu je dodijeljeno određeno vrijeme posjeta.

Drugu fazu odabira proveo je voditelj odjela za rasvjetnu opremu. Sastojao se od preliminarnog razgovora u kojem je kandidatima objašnjena suština posla koji im je ponuđen, a također su im postavljena pitanja za obje pozicije:

priča o prethodnim mjestima rada;

obrazloženje odluke o promjeni radnog mjesta;

koje ciljeve u životu osoba želi postići;

Kao rezultat ležernog razgovora, voditelj odjela rasvjete intuitivno je utvrdio u kojoj je mjeri osoba prikladna ili ne za danu poziciju.

Sposobnost rada na računalu, poznavanje programskog paketa Microsoft Office i brzina tipkanja nisu testirani, već su utvrđivani usmeno. Odnosno, testiranja nije bilo. Stupanj obrazovanja, dob, bračni status utvrđeni su metodom anketiranja (CV).

Kao rezultat inicijalnog odabira, voditelj odjela rasvjete odabrao je 3 osobe za poziciju pozivnog operatera i 2 osobe za poziciju regionalnog menadžera. Ti su ljudi sljedeći dan pozvani na drugi razgovor s čelnikom tvrtke. Ostali su primili pozive u kojima su ih obavijestili da im je radno mjesto odbijeno.

Treću fazu odabira proveo je direktor tvrtke. Intervju je bio situacijske prirode. Naime, ravnatelj nije postavljao generalna pitanja kandidatima, već je kreirao radne situacije i tražio od pristupnika da daju svoje rješenje. Na temelju reakcija prijavljenih na praktične probleme i rješenja koja su predlagali, voditelj tvrtke Avangard Electro doo odabrao je po jednog kandidata za svako radno mjesto. Svaki je dobio probni rok od 2 mjeseca.

U kadrovskom rasporedu tvrtke postoji slobodno mjesto za inženjera dizajna kategorije 1 s plaćom od 15.000,00 rubalja, ali oni žele zaposliti inženjera dizajna kategorije 3 s plaćom od 12.000,00 rubalja. Kako zaposliti djelatnika u ovom slučaju?

U ovom slučaju potrebno je izvršiti izmjene u rasporedu osoblja, a zatim formalizirati zapošljavanje zaposlenika na opći način.

Ukoliko poslodavac želi zaposliti novog djelatnika na radno mjesto za koje je predviđena promjena, a nitko drugi u organizaciji nema takvo radno mjesto, tada je potrebno izvršiti izmjene u rasporedu na opći način. To možete učiniti u jednom danu, a istog dana ili kasnije možete odmah prihvatiti pridošlicu pod novim uvjetima.
Postoje dva načina za izmjene u trenutnom rasporedu osoblja:

Izdati nalog za izmjenu rasporeda osoblja;

Pripremite raspored osoblja u novom izdanju i odobrite ga odgovarajućim nalogom.

Obrazloženje

Iz situacije

Nina Kovjazina

Koji su uvjeti za zapošljavanje novog djelatnika u razdoblju promjene kadrovskog rasporeda?

Postoji nekoliko mogućih rješenja situacije ovisno o konkretnim uvjetima i interesima poslodavca.

Tablica osoblja je lokalni akt organizacije, koji bilježi popis strukturnih odjela, pozicija, podatke o broju jedinica osoblja, službene plaće, naknade i mjesečne plaće. Ovaj dokument odražava trenutno stanje organizacije i potrebno ga je unijeti prema potrebi (). Uzrok promjena najčešće su organizacijske ili tehnološke promjene u organizaciji. U pravilu se takve promjene trebaju uvesti uz obavijest pogođenim zaposlenicima najmanje dva mjeseca unaprijed ().

Ukoliko poslodavac želi zaposliti novog djelatnika na radno mjesto za koje je predviđena promjena, a nitko drugi u organizaciji nema takvo radno mjesto, tada je potrebno izvršiti izmjene u rasporedu na opći način. To možete učiniti u jednom danu, a isti dan ili kasnije možete odmah prihvatiti pridošlicu pod novim uvjetima.*

Primjer zapošljavanja novog zaposlenika u razdoblju kadrovskih promjena

U tablici osoblja organizacije Alpha LLC postoje dva radna mjesta za poziciju "Računovođa" s plaćom od 60.000 rubalja. Jedna od jedinica je prazna. Posao računovođe uključuje, između ostalog, upravljanje gotovinom. Za povećanje učinkovitosti rada u organizaciji planiraju se organizacijske promjene i uvođenje posebnog radnog mjesta „Blagajnik“ u raspored zaposlenih. Sukladno tome, odgovornosti računovođe za obavljanje gotovinskog rada bit će uklonjene, a smanjenje radnog opterećenja podrazumijeva smanjenje plaće na 50.000 rubalja.

Kako uvođenjem promjena ne bi bila smetnja u popunjavanju postojećeg radnog mjesta i kako bi novopridošlica bila odmah primljena pod novim uvjetima, poslodavac je odlučio iz rasporeda potpuno izbaciti radno mjesto računovođe i uz njega uvesti radno mjesto “Računovodstveni stručnjak” s odgovornostima bez gotovinskog rada i plaćom od 50.000 rubalja. Računovođa koji je već bio upozoren je na smanjenje radnog mjesta i ponuđen mu je premještaj za dva mjeseca na novo radno mjesto „Računovodstveni stručnjak“. Istodobno, drugo upražnjeno radno mjesto računovođe, bez čekanja isteka dvomjesečnog roka upozorenja, odmah je maknuto iz rasporeda, a na njegovo mjesto uvedeno je jedno novo radno mjesto za radno mjesto „Računovodstvo Specijalista".

Takve promjene omogućile su poslodavcu da odmah zaposli novog zaposlenika pod novim uvjetima s plaćom od 50.000 rubalja. Unatoč činjenici da će prethodni uvjeti i plaća od 60.000 rubalja i dalje vrijediti za prethodno angažiranog računovođu još dva mjeseca. Po isteku mandata i njegovo radno mjesto bit će brisano iz rasporeda, a na njegovo mjesto će se uvesti druga jedinica za radno mjesto „Računovodstveni specijalist“ u koju će biti premješten „reducirani“ računovođa.

Iz situacije

Nina Kovjazina, zamjenik ravnatelja Odjela za medicinsko obrazovanje i kadrovsku politiku u zdravstvu ruskog Ministarstva zdravstva

Kada položiti promjene V redovito raspored

Promjene u rasporedu osoblja mogu se izvršiti u bilo kojem trenutku kada postoji potreba, budući da poslodavac samostalno određuje učestalost i učestalost promjena u rasporedu osoblja (točka 1. pisma Rostruda od 22. ožujka 2012. br. 428-6 -1).* Osim preimenovanja radnih mjesta, utvrđivanja drugačije plaće i sl., radno zakonodavstvo ima posebne procedure koje mogu dovesti i do transformacije rasporeda zaposlenih. Na primjer, smanjenje broja ili osoblja (), organizacijske ili tehnološke promjene () itd.

Preimenovanje radnog mjesta radnika i promjena visine plaće u rasporedu zaposlenih povlači za sobom promjenu bitnih uvjeta ugovora o radu. To znači da prije nego što promijenite tablicu osoblja, morate dogovoriti premještaj na drugo radno mjesto (). Odnosno, morate izdati nalog za prijenos na obrascu br. T-5 ili u samostalno razvijenom obliku.

Zatim sklopite dodatni ugovor sa zaposlenikom uz ugovor o radu i unesite prijenos u njegovu radnu knjižicu (Pravila odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225).

Ako se naziv radnog mjesta ili plaća mijenjaju na inicijativu uprave iz organizacijskih ili tehnoloških razloga, postupak će biti nešto drugačiji. Zaposlenika je potrebno obavijestiti o nadolazećim promjenama dva mjeseca unaprijed. Ako zaposlenik ne pristaje na rad pod izmijenjenim uvjetima, pošaljite mu pismenu ponudu za drugi posao koji odgovara njegovoj stručnoj spremi i zdravstvenom stanju. Ako takvog posla nema, ponudite upražnjeno niže radno mjesto ili slabije plaćeni posao. Ako zaposlenik odbije sve ponude ili nemate odgovarajući posao, formalizirajte svoj otkaz prema stavku 7. dijela 1. članka 77. Zakona o radu Ruske Federacije (odbijanje nastavka rada zbog promjene uvjeta zapošljavanja ugovor koji određuju stranke).

Ovaj postupak propisan je Zakonom o radu Ruske Federacije.

Na kraju postupka izdati nalog za promjenu rasporeda zaposlenih. Uz ovaj nalog priložiti i raspored zaposlenih s izmjenama.* Upoznati nalog s potpisom zaposlenika na koje se izmjene odnose.

Primjer izmjene rasporeda osoblja

Direktor organizacije odlučio je preimenovati mjesto pomoćnika računovođe u rasporedu osoblja u mlađeg računovođu i dodati nekoliko novih radnih mjesta u proizvodni odjel. Da bi to učinio, morao je izvršiti promjene u rasporedu osoblja. Izdao je naredbu o izmjenama rasporeda osoblja.

Kada se uvede novo radno mjesto, provode se odgovarajuće prilagodbe u rasporedu osoblja. Najčešće je to zbog potreba proizvodnje (reorganizacija, proširenje opsega djelatnosti).

Poštovani čitatelji! U članku se govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj individualan. Ako želite znati kako riješi točno tvoj problem- obratite se konzultantu:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u tjednu.

Brz je i BESPLATNO!

Uvode se i nova radna mjesta kako bi se rasteretili radnici: jedan zaposlenik često obavlja više funkcija koje su u nadležnosti različitih stručnjaka. Na primjer, računovođa dodatno obavlja poslove kadrovskog inspektora ili tajnika.

Normativna baza

Tablica osoblja je regulatorni dokument organizacije koji opisuje strukturu, osoblje i broj zaposlenika s naznakom plaće za svako radno mjesto (pismo Rostruda od 22. ožujka 2012. br. 428-6-1).

Zakon o radu nema preciznu definiciju dokumenta, štoviše, uopće ne zahtijeva njegovo održavanje.

Glavni regulatorni pravni akt na koji se morate usredotočiti prilikom popunjavanja tablice osoblja je Rezolucija Državnog odbora za statistiku od 5. siječnja 2004. br. 1 o odobravanju obrazaca primarnih dokumenata u upravljanju kadrovskom evidencijom.

Razlozi

Prilagodbe tablice osoblja vrše se na temelju naloga upravitelja. U pripremi projekta sudjeluju i HR stručnjaci.

Ravnatelj daje usmeni nalog pojedinim zaposlenicima, u skladu s kojim se sastavlja nalog za uvođenje radnih mjesta, nakon čega dokument potvrđuje svojim osobnim potpisom.

Potreba za promjenom strukture poslova može biti uzrokovana povećanjem obima posla u poduzeću, uvođenjem nove djelatnosti, mjerama za poboljšanje učinkovitosti strukturne jedinice ili cijele organizacije itd.

Kako uvesti novu poziciju u raspored osoblja u 2019. godini?

Postupak uvođenja novog radnog mjesta sastoji se od nekoliko faza koje objedinjuju organizacijske aktivnosti i dokumentaciju.

Procedura, koraci i pravila

Utvrđivanje potrebe za dodavanjem jedinice osoblja

Ovo je najvažniji i najteži trenutak u cijelom postupku.

Moraju postojati jaki argumenti za kadrovsko povećanje, stoga je potrebno analizirati standard obavljanja pojedinih poslova s ​​djelokrugom rada buduće pozicije.

Prvo morate prikupiti statističke podatke o poziciji koja se upisuje (vrste poslova, funkcije zaposlenika, troškovi vremena itd.). Obračun se provodi na temelju standarda proizvodnje predviđenih za određeni posao.

Ako organizacija nema vlastiti sustav radnih standarda, možete koristiti standarde Ministarstva rada.

Primjer:

Zbog proširenja proizvodne djelatnosti poduzeću je bila potrebna tajnica-referent. Takvog radnog mjesta nema, a poslove tajnika obavlja više djelatnika.

Prema procjenama, u mjesec dana organizacija obrađuje otprilike:

• 150 jedinica ulaznih dokumenata;
• 160 jedinica službene korespondencije;
• 50 naloga uprave;
• 60 zahtjeva od strane ugovornih strana;
• dodatno: 100 telefonskih poziva.

Da biste utvrdili troškove rada za održavanje dokumenata i obradu poziva, možete se pozvati na Rezoluciju Ministarstva rada br. 23.

Sukladno ovom dokumentu, vremenski standardi za rad s dokumentima su:

Funkcija izvršena	Broj obrađenih jedinica mjesečno	Satne norme	Ukupno potrošeno
Dolazni dokumenti	150	0,065	9,8
Službeni dokumenti	160	0,065	10,4
Nalozi uprave	50	0,08	4
Kontakti ugovornih strana	60	0,083	5
Pozivi	100	0,2	20
Ukupno	520		49,2

Dakle, obavljajući samo gore navedene funkcije, zaposlenik će provesti oko 50 sati mjesečno.

HR djelatnici se pitaju je li moguće uvesti stopu od 0,25 za takve zaposlenike?

To nije zabranjeno zakonom: ovisno o količini očekivanog rada, može se postaviti stopa od 0,5, 0,75 ili 0,25. Isto tako, potrebno je izračunati troškove rada po kategorijama poslova za upisano radno mjesto.

Ako trenutno opterećenje zaposlenika premašuje broj radnih sati mjesečno, uvođenje radnog mjesta sasvim je opravdano.

Izrada novog opisa posla

Na temelju obračuna troškova rada utvrđuju se i usklađuju standardi za funkcije koje će novi zaposlenik obavljati.

Nakon toga se priprema nacrt opisa poslova.

Sastavljanje dopisa upućenog upravitelju

Novo radno mjesto uvodi se u određenu strukturnu jedinicu, stoga voditelj ovog odjela piše bilješku upućenu ravnatelju.

Dokument mora detaljno opisati obrazloženje za uvođenje novog radnog mjesta. U prilogu bilješke je nacrt opisa poslova.

Izdavanje naloga

U dokumentu je naznačen odjel za koji se radno mjesto upisuje, kao i podaci o visini plaće.

Datum uvođenja slobodnog radnog mjesta ne mora se podudarati s datumom narudžbe, pa se promjene mogu uvesti kasnije.

Prilagodba osoblja

Zaposlenici nisu dužni upoznati se s novostima prilikom potpisivanja.

Za jednu poziciju

Postupak prilagodbe rasporeda osoblja nije reguliran Zakonom o radu. Ako upisujete samo jedno slobodno mjesto, možete se poslužiti gore navedenim uputama.

Dakle, radnje poslodavca svode se na izdavanje naloga, izradu novog opisa poslova, promjenu rasporeda i zapošljavanje radnika.

Za odjel

Ako su promjene raširene, lakše je sastaviti novi raspored osoblja. Dokument izrađuje kadrovska služba i odobrava ga uprava.

Kako odabrati naslove?

U skladu s Zakonom o radu, naziv novog slobodnog radnog mjesta mora odgovarati trenutnom imeniku kvalifikacija odobrenom na način propisan zakonom (Dekret Vlade RF br. 787).

Ako radno mjesto koje se uvodi nije povezano s posebnim ograničenjima i jamstvima, voditelj može samostalno odrediti naziv specijalnosti, bez obzira nalazi li se takav naziv u imeniku ili ne.

Obaveza točne usklađenosti naziva radnog mjesta s priručnikom i profesionalnim standardima navedena je u dva članka Zakona o radu Ruske Federacije:

• Umjetnost. 57 (pružanje subvencija i beneficija određenim pozicijama, prisutnost ograničenja);
• Umjetnost. 195.3 (primjena standarda struke).

Dokumentiranje

Postupak uvođenja radnog mjesta mora biti formaliziran u skladu s postupkom utvrđenim zakonom.

Da biste to učinili, izdaje se nalog za promjenu tablice osoblja, izrađuje se opis poslova, a zatim se unose sami dodaci.

Raspored osoblja sastavlja se prema obrascu T-3 (odobren Rezolucijom Državnog odbora za statistiku br. 1). Ako je potrebno, poslodavac može razviti vlastiti obrazac (Pismo Rostruda br. 1487-6-1-PG od 14. veljače 2013.).

Narudžbe

Naredba o uvođenju položaja nema regulirani oblik, međutim, prilikom njenog sastavljanja morate se voditi zahtjevima Gosstandarta R 6.30-2003.

• u naslovu dokumenta mora biti naznačeno da se radi prilagodba rasporeda zbog uvođenja novog radnog mjesta;
• Na vrhu se upisuje puni naziv organizacije, broj i datum naloga;
• posljednji stavak glavnog teksta mora sadržavati puno ime i prezime osobe koja kontrolira izvršenje naloga;
• Na dnu se potpisuje direktor ili ovlaštena službena osoba, a suglasnost može potpisati šef računovodstva ili voditelj kadrovske službe.

Sve naredbe koje se odnose na kadroviranje opće su za cijelo poduzeće.

Dokumentu se može dodijeliti poseban indeks (na primjer, "ŠR") kako bi se ograničio pristup osobnim podacima zaposlenika i pohraniti u zasebnu mapu.

1. Direktor prodaje (plaća – 100 000 rubalja) – 1 radno mjesto s punim radnim vremenom;
2. Prodajni trener (plaća – 50 000 rubalja) – 1 radno mjesto s punim radnim vremenom.”

Primjer dokumenta:

Promjena osoblja

Raspored osoblja je dokument koji se sastoji od deset stupaca i prilog je naredbe na temelju koje je odobren. Ako su promjene manje (primjerice, uvođenje jedne ili dvije pozicije), nema potrebe ponavljati cijelu narudžbu.

U slučaju značajnih prilagodbi (otvaranje novog odjela ili odjela), bolje je cijeli obrazac preraditi odjednom, odnosno izraditi novi raspored. Ovaj dokument stupa na snagu određenog datuma, temeljem naloga kojim se odobrava raspored.

Prema obrascu koji propisuje Državni odbor za statistiku, dokument mora naznačiti:

• nazivi odjela;
• imena svih pozicija;
• veličina osoblja;
• veličina, doplata.

Opis posla

Opis poslova izrađuje se i odobrava za svako radno mjesto, odnosno za neodređeni broj radnika bez navođenja imena i prezimena.

Postupak pisanja uputa nije utvrđen regulatornim pravnim aktima, stoga uprava samostalno odlučuje kako ih sastaviti i ispraviti.

Glavni zadatak pri izradi dokumenta je razviti upute koje u potpunosti pokrivaju cijeli popis radnih obaveza i ovlasti zaposlenika s najjasnijim i preciznijim formulacijama.

Izrada opisa poslova provodi se na temelju:

• Zakon o radu Ruske Federacije;
• Klasifikacijski imenik radnih mjesta.

Dokument se sastavlja na općem memorandumu tvrtke.

Glavni detalji uključuju:

• naziv tvrtke;
• Naslov dokumenta;
• datum s brojem;
• mjesto gdje je sastavljen;
• titula;
• sadržaj teksta;
• redateljevo slikarstvo;
• žig odobrenja.

Struktura opisa posla:

• opće odredbe;
• funkcije zaposlenika;
• Odgovornosti na poslu;
• prava zaposlenika;
• odgovornost;
• odnosa unutar poduzeća.

Prilikom uvođenja novog radnog mjesta, formira se i novi opis poslova specijaliste.

Ugovori o radu

Smanjenje ili povećanje plaće, preimenovanje položaja i druge prilagodbe tablice osoblja dovode do.

Nakon izdavanja naloga za promjenu rasporeda osoblja, sa zaposlenikom se sklapa ugovor.

Prilikom zapošljavanja zaposlenika na novo radno mjesto, s njim se sklapa ugovor prema općim pravilima Zakona o radu Ruske Federacije.

Ako se radno mjesto preimenuje, poslodavac upisuje odgovarajuće podatke.

Sadašnji zaposlenici dobivaju obavijest o nadolazećim promjenama najmanje dva mjeseca unaprijed.

Je li potrebno obavijestiti centar za zapošljavanje?

Nakon uvođenja nove pozicije moguće su dvije opcije:

• traženje i zapošljavanje novog djelatnika za ovu poziciju;
• premještaj već zaposlenog zaposlenika na njega prema dodatnom sporazumu (u ovom slučaju staro radno mjesto je isključeno).

Ako se striktno pridržavate jednog od navedenih algoritama, ne morate prijavljivati ​​zavodu za zapošljavanje.

Rokovi

Odluku o osnivanju nove ustrojstvene jedinice ili uvođenju radnih mjesta donosi nadležno tijelo pravne osobe.