Reguli pentru menținerea și înregistrarea jurnalelor de timp de lucru ale angajaților. Jurnalul de muncă suplimentară: eșantion de completare Jurnalul de înregistrare a salariaților la locul de muncă

Un jurnal de timp este utilizat pentru a înregistra sosirea și plecarea angajaților, precum și ora și motivele absenței de la locul de muncă. Angajatorii sunt obligați să monitorizeze și să înregistreze orele lucrate, dar au dreptul de a decide în mod independent cum să facă acest lucru. Iată un exemplu de jurnal de timp pentru angajat. Forma unui astfel de document este arbitrară.

În acest articol ne vom concentra pe completarea unui jurnal în care orele de sosire, plecare și absență ale angajatului sunt înregistrate zilnic. Cel mai adesea, acest document este folosit împreună cu o foaie de pontaj, completând o foaie de pontaj pe baza jurnalului.

Amintiți-vă că pe baza acestor documente se calculează salariile, plata concediului de odihnă și indemnizațiile de călătorie, așa că trebuie să le completați cu mare atenție.

Procedura de înregistrare

Conducerea poate alege independent metoda de înregistrare a timpului lucrat de angajați: determinați ce formulare și formulare să utilizați pentru aceasta. Este important să se consolideze procedura stabilită în politica contabilă a organizației și să se respecte cu strictețe.

Șeful companiei numește o persoană responsabilă care va monitoriza respectarea reglementărilor muncii. În organizațiile mari, în fiecare departament sunt desemnați persoane responsabile. Atribuțiile unui astfel de angajat sunt stabilite în ordine sau sunt prevăzute în contractul de muncă. Funcția poate fi atribuită oricărui angajat - funcția nu contează.

Puteți înregistra sosirea și plecarea angajaților atât pe hârtie, cât și electronic, folosind programe speciale de calculator. Formularele de hârtie sunt vândute în tipografii sau puteți imprima cu ușurință paginile și le puteți proiecta singur. Dacă politica organizației prevede menținerea unui astfel de formular ca document contabil primar, atunci trebuie îndeplinite cerințele pentru executarea corectă a acestuia. Aceasta înseamnă că carnetul de cont trebuie să fie cusut, numerotat, certificat cu semnătura managerului și capetele șiretului sigilate. Când un document este cusut și numerotat, acest lucru îl protejează de coruperea datelor - nimeni nu va putea șterge sau înlocui foile.

La completarea registrelor și formularelor contabile, nu puteți masca erorile cu un corector. Se bifează mențiunea incorectă, mai jos este trecută cea corectă, certificată prin semnătura angajatului responsabil.

De obicei, un jurnal al orelor de lucru și al călătoriilor de afaceri include:

• numărul de ordine al înregistrării;
• data calendaristică;
• Numele complet al angajatului;
• ora sosirii la serviciu;
• timpul de îngrijire;
• semnătura angajatului;
• informații despre călătoriile de afaceri - ora de plecare, sosire, scop.

Codul Muncii obligă angajatorii să înregistreze toate orele lucrate de toți angajații lor, în acest scop se folosește o fișă de pontaj. Dar în unele companii, pe lângă aceasta, creează și un jurnal pentru înregistrarea orelor de lucru.

Informații generale despre jurnalul de timp al angajatului

Conceptul și obligația de întreținere

Principala diferență dintre o foaie de pontaj și o foaie de pontaj este că aceasta din urmă ia în considerare numărul de ore lucrate, în timp ce jurnalul înregistrează ora la care a ajuns și a plecat angajatul. Legislația nu obligă administrația întreprinderii să o desfășoare fără greșeală, deci se decide chiar de angajator.

Acest document este întocmit sub forma unui jurnal în care datele necesare sunt introduse în coloane, iar angajații specifici și informații despre ziua lor de lucru sunt introduse în rânduri.

Pentru cei care urmăresc orele de lucru folosind 1C, următorul videoclip va fi util:

Scopul ei

Jurnalizarea are mai multe scopuri:

• Urmărirea orelor de sosire și de plecare ale angajaților;
• Contabilizarea întârzierilor și a părăsirii serviciului înainte de ora stabilită;
• Motivarea angajaților să respecte programul de lucru;
• Absența unui angajat din întreprindere cu normă întreagă;
• Contabilizarea orelor lucrate care difera de norma normala: ore suplimentare, program de lucru neregulat, munca in sarbatori si in weekend.

La sfârșitul lunii, pe baza rezultatelor consemnate în jurnal, se vor întocmi fișe de pontaj, sau pur și simplu cronometrul va verifica cu aceasta.

Formă

Această revistă nu are o formă unificată sau recomandată, astfel încât fiecare companie o dezvoltă independent în conformitate cu nevoile sale. Jurnalul poate include următoarele informații:

• Numele complet al angajatului;
• Titlul postului și unitatea structurală;
• Momentul apariției la locul de muncă;
• Timp de plecare de la serviciu;
• Numărul de ore lucrate;
• Venirea la locul de muncă în weekend și sărbători, angajarea în muncă suplimentară;
• Motivul pentru atragerea angajaților la muncă peste standardele stabilite;
• Semnătura angajatului și a responsabilului care confirmă exactitatea informațiilor.

Jurnalul poate reflecta toate informațiile simultan sau puteți crea mai multe jurnale destinate cazurilor diferite:

• Jurnal de interes general;
• Un jurnal care ia în considerare orele suplimentare de lucru;
• Jurnal pentru posturi cu program de ture;
• Un jurnal pentru înregistrarea orelor lucrate pentru posturi cu program de lucru neregulat;
• Un jurnal pentru înregistrarea orelor lucrate ale anumitor categorii de angajați ai întreprinderii.

Comanda pentru intretinere

Jurnalul de timp de lucru se va referi la documentele interne ale organizației și face parte din munca sa de birou, ceea ce înseamnă că întreținerea acestuia trebuie formalizată în consecință. În primul rând, este necesar să se elaboreze un formular jurnal și să îl aprobe prin ordin.

Apoi se emite următorul ordin, introducând direct revista în acțiune. Este întocmit în formă liberă și conține în detaliu următoarele informații:

• Procedura de utilizare a revistei;
• Raspunde de intretinerea acestuia;
• Obligația angajaților de a se raporta angajatului responsabil pentru marcare.

In continuare, comanda este semnata de manager si informatiile continute in acesta sunt aduse la cunostinta angajatilor. De asemenea, necesitatea ținerii unui jurnal poate fi inclusă într-unul dintre reglementările locale ale întreprinderii: regulile zilei de lucru, instrucțiuni pentru munca de birou.

Pregătirea documentelor

Când înregistrați un jurnal de timp de lucru, trebuie să urmați regulile de înregistrare a tuturor celorlalte jurnale menținute la întreprindere - în conformitate cu regulile de pregătire a unor astfel de documente.

Exemplu de grafic al secțiunii principale a unei reviste

Cerințe

Cerințele pentru înregistrarea programului de lucru al angajaților într-o companie sunt următoarele:

• Pe copertă trebuie să apară numele revistei;
• Pagina de titlu trebuie să indice și departamentul căruia îi aparține revista;
• Aici trebuie să indicați data de începere a înscrierilor în jurnal. Și după ce se face ultima intrare, se stabilește data de încheiere a jurnalizării;
• Persoana responsabilă cu întreținerea documentului este indicată pe ultimul foișor.

Foaia de pontaj și întreținerea acesteia sunt descrise în acest videoclip:

Umplere

Jurnalul este completat de angajatul responsabil, toate datele trebuie introduse strict în coloanele destinate acestora. Dacă este furnizată o casetă de semnătură, angajatul care semnează trebuie să fie familiarizat cu înregistrarea.

Doar angajatul responsabil de întreținerea acestuia ar trebui să aibă acces la jurnal.

Puteți descărca gratuit formularul jurnalului.

Exemplu de completare a unui jurnal de timp de lucru

Reguli generale

Când țineți un jurnal, trebuie să respectați următoarele reguli:

• Înregistrările în jurnal trebuie să fie făcute numai cu stilou;
• Dacă este necesar să corectați o intrare, cea incorectă este tăiată și opțiunea corectă este scrisă deasupra. Nu trebuie să folosiți un corector;
• Toate înscrierile trebuie făcute astfel încât să fie scrise lizibil și corect;
• Toate intrările trebuie să fie într-un rând, nu ar trebui să existe linii goale.

Nuanțe pentru profesii speciale

Întrucât nu există o formă unificată pentru revistă, iar întreținerea acesteia nu este prevăzută de lege, toate nuanțele de întreținere pentru diverse profesii (ex. personal militar contractual, psiholog educațional etc.) vor depinde de forma revistei elaborate și ce informații sunt în ea reflectate.

Frecvența umplerii

Frecvența completării jurnalului depinde de ce date sunt introduse în acest document, dar în orice caz trebuie respectată regula: „completarea jurnalului după fapt”. Aceasta înseamnă că înregistrările se fac în jurnal direct atunci când un angajat apare la locul său de muncă sau când pleacă.

Cusătură

Jurnalul contabil trebuie întocmit ca toate celelalte jurnale, adică numerotat și cusut. Numerotarea trebuie să fie continuă, începând de la prima foaie. Apoi revista este cusută, iar firmware-ul este sigilat cu un dreptunghi de hârtie, care indică numărul de foi cusute.

Responsabil de întreținere

Angajatul care va fi responsabil cu menținerea jurnalului este numit de manager. Cel mai adesea, toată această responsabilitate este atribuită următoarelor poziții:

• Un paznic sau paznic la intrarea pe teritoriul unei întreprinderi sau clădiri;
• Secretar responsabil cu managementul evidenței organizației;
• Angajat departament HR.

Este recomandabil să atribuiți responsabilitatea menținerii unui jurnal ultimelor două poziții numai dacă numărul de angajați ai întreprinderii nu este mare.

Termen de valabilitate

Deoarece jurnalul timpului de lucru al angajatului nu este inclus în lista documentației obligatorii, perioadele specifice de stocare pentru acesta nu sunt definite. Având în vedere faptul că jurnalul este documentul principal pentru întocmirea foii de pontaj, perioadele de păstrare a acestor documente ar trebui să fie egale.

Ce este un jurnal al timpului de lucru, care este diferența acestuia față de o foaie de pontaj, este necesar la întreprindere? Citiți despre cum să întocmiți acest document în conformitate cu regulile de lucru de birou și despre cum să-l mențineți. Descărcați proba finită

Din acest articol veți învăța:

De ce ai nevoie de un jurnal de timp?

Atunci când numărul de lucrători la o întreprindere este mare și șefii de departamente nu sunt capabili să controleze apariția în timp util a fiecărui angajat la locul de muncă, ora sosirii și plecării acestora este înregistrată în cartea de timp de lucru. Un astfel de jurnal servește ca document pe baza căruia poate fi completată o fișă de pontaj, înregistrând numărul de ore lucrate pe zi.

Poate fi folosit și în următoarele scopuri:

• Înregistrarea sosirilor târzii și plecarea devreme de la serviciu.
• Contabilitatea muncii pentru salariatii cu program de lucru neregulat.
• Implicarea angajaților în munca suplimentară.

Documentul poate fi menținut simultan pentru toate cazurile de mai sus sau poate reflecta informații despre fiecare separat.

Înregistrarea unui jurnal de timp de lucru

Cartea este formatată după cum urmează:

• Toate foile trebuie numerotate consecutiv.
• Când vă înregistrați manual, este necesar firmware-ul ().
• Pe ultima pagină este plasat un sigiliu, certificat prin semnătura persoanei responsabile sau managerului și un sigiliu.

În plus, pe pagina de titlu trebuie să fie indicate următoarele informații:

• Numele complet al organizației dacă caietul este păstrat separat pentru fiecare unitate structurală, apoi adăugați numele acestuia.
• Data începerii întreținerii.
• Ultima data de intrare.
• Numele complet și funcția persoanei responsabile cu menținerea documentului.

Dacă este imposibil să desemnați o persoană responsabilă, de exemplu, evidențele sunt ținute de agentul de pază de serviciu, atunci puteți indica doar funcția.

Cum să contabilizezi orele de lucru

Există mai multe modalități de a păstra înregistrările:

• Manual.
• Completarea formularelor individuale pe computer, iar la sfârșitul perioadei de raportare, tipărirea și generarea documentului.
• Păstrarea evidențelor folosind programe speciale care controlează ora de sosire și de plecare a angajaților.

Jurnal electronic de timp vă permite să evitați menținerea unei versiuni pe hârtie, deoarece toate datele sunt stocate în memoria programului și în orice moment puteți face o imprimare pentru o dată individuală sau pentru un angajat individual.

Cartea poate fi completată în două moduri:

1. Toate rândurile sunt completate complet de către angajatul responsabil de întreținere, iar angajatul semnează doar că înregistrarea este corectă;
2. Fiecare angajat completează rândul, iar controlorul certifică înregistrarea doar cu semnătura sa.

În orice caz, respectați următoarele reguli:

• Toate înregistrările trebuie păstrate numai în stilou.
• Ele trebuie să fie scrise lizibil.
• Dacă este nevoie de corectare, este mai bine să nu folosiți un corector, ci să tăiați inscripția incorectă cu o singură linie și să puneți informațiile corecte deasupra.
• Nu ar trebui să existe linii goale între intrări, în cazuri extreme, acestea trebuie completate cu o liniuță lungă.

Toate aceste nuanțe pot juca un rol în timpul unui audit sau dacă apar dezacorduri cu privire la fiabilitatea informațiilor înregistrate.

Cine ar trebui să conducă

Persoana responsabilă cu menținerea programului de lucru este desemnată de manager. Dacă se păstrează un jurnal pentru toți angajații, atunci, de regulă, acesta este completat de paznicul sau paznicul de la intrare.

De asemenea, puteți păstra înregistrări separate pentru fiecare unitate structurală, apoi sunt create mai multe registre, iar responsabilitatea pentru completarea acestora este atribuită managerilor sau anumiți angajați sunt numiți.

Dacă organizația este mică, atunci conducerea poate fi încredințată unui ofițer de personal sau secretar, iar toți angajații sunt obligați să vină la ei pentru check-in-uri.

Avantaje și dezavantaje

Avantajele includ:

• Acuratețea informațiilor.
• Posibilitatea de a înregistra toate întârzierile.
• Abilitatea de a urmări orele suplimentare și orele suplimentare.
• Motivarea angajaților să nu perturbe rutina lor de lucru.

Dar există și câteva dezavantaje:

• Este necesar să se aloce un angajat responsabil.
• Costul ridicat al programelor speciale.
• Pentru a putea reflecta fiecare întârziere pe foaia de pontaj, este necesar să existe, pe lângă datele din carte, măcar o notă explicativă a angajatului.
• Nu este întotdeauna posibil să se reflecte cu exactitate motivul întârzierii angajatului (a solicitat concediu, a fost întârziat din motive de muncă, fiind în concediu medical).

Potrivit articolului 91 din Codul muncii, angajatorul trebuie să țină evidența timpului de muncă lucrat de salariat. Contabilitatea se desfășoară într-o formă care este aprobată în politica contabilă a companiei în scopuri contabile. Pentru a face acest lucru, utilizați forma unei foi de pontaj, sau așa cum se mai numește și un jurnal de timp. Jurnalul de timp de lucru este un fel de act care confirmă îndeplinirea responsabilă de către angajat a sarcinilor sale. Puteți păstra un jurnal folosind formulare unificate aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei. Cu toate acestea, este, de asemenea, posibil să se dezvolte independent formulare pentru înregistrarea orelor de lucru.

Comanda pe jurnalul timpului de lucru

Jurnalul se întocmește lunar într-un singur exemplar pentru toți angajații. Este compilat de o persoană autorizată - de exemplu, un manager de personal. Dacă responsabilitatea nu a fost specificată pentru angajatul responsabil în contractul de muncă, atunci puteți numi un angajat responsabil pentru menținerea unui jurnal al orelor de lucru printr-un ordin separat. În plus, foaia de pontaj trebuie să fie semnată:

• șef al unei companii sau al unității structurale a unei organizații;
• Angajat al departamentului de resurse umane sau alt oficial autorizat.

Cerințe de înregistrare

În funcție de ce formulare contabile decideți să utilizați, fie veți stabili singur procedura de completare a acestora, fie veți fi ghidat de instrucțiunile de completare elaborate de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei.

Tema de urmărire a timpului de lucru într-o organizație este foarte importantă. Dacă decideți să utilizați formulare unificate, jurnalul trebuie compilat sub forma:

• fișa de pontaj și calculul salariilor (formular unificat nr. T 12);
• sau o fișă de pontaj (formular unificat nr. T 13).

Angajatorul trebuie să aleagă independent ce formular va folosi pentru a înregistra orele de lucru. Se utilizează formularele unificate nr. T-12 și nr. T-13:

• să înregistreze timpul efectiv lucrat de fiecare angajat al companiei;
• sa mentina disciplina - sa controleze programul de lucru stabilit in firma;
• pentru a obține date fiabile cu privire la timpul lucrat de angajați;
• pentru calcularea corectă și fiabilă a salariilor;
• pentru întocmirea de rapoarte statistice asupra muncii.

Procedura de completare a jurnalului

Formularul unificat T12 este un formular popular pentru ținerea evidenței orelor de lucru. Acest formular poate fi folosit și ca document pentru calcularea salariilor angajaților. Instrucțiunile pentru completarea și utilizarea jurnalului de timp de lucru în formularul nr. T 12 au fost aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 1 din 5 ianuarie 2004.

Jurnalul de timp de lucru din formularul nr. T-12 este format din 2 secțiuni:

• Secțiunea 1 „Contabilitatea timpului de lucru”;
• Secțiunea 2 „Plăți de plată către personal”.

Dacă angajatorul ține evidențe separate ale timpului de lucru și calculul salariilor, atunci el nu poate completa secțiunea 2. În acest caz, secțiunea 1 va fi aplicată ca document independent.

Trebuie să semnați documentul în ultima zi a lunii pentru care este întocmit. Dacă această zi cade într-un weekend, puteți semna în prima zi lucrătoare după weekend. După ce documentul este întocmit și semnat, acesta este transferat la departamentul de contabilitate.

Uniforma unificată T-12. Umplerea probei

Este posibil să descărcați un program pentru urmărirea orelor de lucru ale angajaților și să simplificați completarea jurnalului? Da, puteți păstra un jurnal al timpului de lucru într-un program special de personal sau în Excel, apoi descărcați tabelul timpului de lucru, să îl imprimați și să îl semnați.

Contabilizarea orelor de lucru în timpul programului de lucru neregulat

Zilele-om și orele-om sunt unitățile de bază ale timpului de lucru. În plus, există unități mai mari de timp de lucru: persoană-lună și persoană-an. Durata normală a unei săptămâni de lucru, conform Legii Muncii, este de 40 de ore.

Pentru a înregistra programul de lucru în timpul programului de lucru neregulat, există următoarele metode:

• luați în considerare timpul de lucru în afara zilei normale de lucru (40 de ore) direct în jurnalul de timp de lucru;
• menține un document separat pentru înregistrarea timpului pentru angajații care îndeplinesc sarcini în timpul programului de lucru neregulat: notează în acesta timpul lucrat de salariat, inclusiv în timpul programului de lucru neregulat.

Orele lucrate într-o zi neregulată cu o durată mai mare decât cea normală pot fi notate direct în jurnalul de timp. Dar, în același timp, este necesar să aveți confirmarea că nu sunt lucrate ore suplimentare și nu sunt supuse plății. În special, confirmarea poate fi un ordin de angajare a unui angajat să lucreze în program neregulat.

Descărcați formularul formularului unificat T 12

În ciuda faptului că un program neregulat nu este plătit suplimentar, acesta trebuie să fie luat în considerare. În acest articol, veți afla care sunt caracteristicile unui program de lucru neregulat, dacă este necesar să păstrați un jurnal al orelor de lucru neregulate și cum să faceți acest lucru corect folosind un eșantion de jurnal.

Din acest articol veți învăța:

• caracteristicile unui program neregulat;
• modul în care sunt înregistrate orele suplimentare lucrate;
• de ce aveți nevoie de un jurnal pentru înregistrarea programelor de lucru neregulate;
• Cum să completați corect un jurnal de program neregulat.

Cum să ții în mod corespunzător un jurnal al orelor de lucru neregulate

Uneori, în producție, este necesar să se implice angajații în programe de lucru neregulate. Acesta este cazul când un angajat lucrează mai multe ore pe zi decât este stabilit prin regulile standard. Deoarece acest tip de muncă nu constituie ore suplimentare, în general nu este plătită suplimentar. Dar asta nu înseamnă că nu este nevoie să ținem evidența orelor suplimentare lucrate, deoarece acest lucru nu va afecta nimic. Este gresit. În primul rând, acest lucru poate afecta zile suplimentare de vacanță. De aceea este atât de important să ținem evidența tuturor orelor lucrate peste timpul stabilit.

Caracteristicile unui program de lucru neregulat

Mai întâi, să definim ce este un program neregulat și cum diferă acesta de cel principal. După cum am spus deja, cel mai important lucru este să distingem orele suplimentare de orele neregulate. În cazul în care angajatorul nu reflectă probabilitatea ca angajatul să fie implicat într-un astfel de program în contractul de muncă, atunci orice oră lucrată în depășire față de normă va fi considerată ore suplimentare și plătită cu o rată dublă. Dacă angajatorul ține cont de acest punct, atunci orele suplimentare lucrate nu vor fi plătite suplimentar, întrucât prin semnarea contractului, angajatul va fi de acord în prealabil cu astfel de condiții.

În ciuda faptului că un program neregulat nu este plătit suplimentar, compensația pentru acesta este încă oferită sub formă de zile suplimentare de vacanță. De regulă, numărul de zile suplimentare depinde de decizia managerului și de complexitatea lucrării.

Dacă, în termenii contractului de muncă program de lucru neregulat nu este prevăzut, managerul nu poate încălca condițiile. Și dacă există o nevoie urgentă, trebuie semnat un acord suplimentar.

După ce ați înțeles toate nuanțele, trebuie să vă dați seama cum să țineți cont de toate aceste ore suplimentare lucrate, pe baza cărora vor fi oferite zile suplimentare pentru vacanță.

De regulă, în toate organizațiile, un jurnal al timpului de lucru este păstrat pentru a înregistra orele suplimentare lucrate, călătoriile de afaceri și orele suplimentare. Un astfel de jurnal este folosit și la înregistrarea orelor de lucru în timpul programelor de lucru neregulate.

Completarea jurnalului de timp de lucru neregulat

Jurnalul de timp de lucru vă permite să monitorizați activitățile angajatului și de aici puteți determina timpul efectiv lucrat de angajat. Acest lucru este necesar pentru a se asigura că limita orelor posibile de lucru pe săptămână nu este depășită, ceea ce va fi considerat o încălcare.

Angajatul trebuie să respecte reglementările interne. Dacă un angajat trebuie să lipsească dintr-un motiv sau altul, acesta îl anunță în prealabil, iar o notă despre orele pierdute este indicată în jurnalul de bord.

În practică, problema contabilizării unui program neregulat provoacă multe probleme, deoarece, pe lângă timpul principal lucrat, este necesar să se țină seama și de orele suplimentare care nu sunt plătite suplimentar. Este important să nu te încurci în toate aceste nuanțe.

Modul de management este reglementat prin documente interne aprobate de manager.

Exemplu de jurnal pentru înregistrarea orelor de lucru neregulate

În unele cazuri, pentru înregistrarea timpului lucrat se folosesc foi de pontaj, care sunt întocmite într-un singur exemplar și semnate de manager și de responsabil. Dar cel mai adesea este ținut jurnalul orelor de lucru neregulate.

Jurnalul trebuie să includă următoarele informații:

• denumirea organizației și denumirea documentului, în acest caz „revista”;
• Urmează un tabel cu mai multe coloane. Prima coloană indică numărul în ordine;
• NUMELE COMPLET. angajat și denumirea unității structurale;
• Număr de personal;
• o descriere a instrucțiunilor angajatorului, indicând motivul muncii suplimentare a angajatului;
• data la care angajatul va trebui să înceapă munca;
• ora la care angajatul va trebui să înceapă să lucreze dincolo de programul stabilit și ora de încheiere;
• durata totală a timpului lucrat pe zi lucrătoare.

Deci, așa cum am spus deja, cel mai important lucru pentru angajator este să formalizeze corect relația cu angajatul pentru a evita problemele cu autoritățile de supraveghere și inspecții.