لقد مر أكثر من 15 عامًا منذ أن شاركت في دعم المستندات لعمليات الإدارة. خلال هذه الفترة، كنت محظوظًا بما يكفي للعمل في أكبر المنظمات في بلدنا وتحسين مستوى مؤهلاتي في مجال المعرفة النظرية وفي الممارسة العملية. ولكن هذا ما لا يتوقف أبدًا عن الدهشة: لماذا يُعطى العمل مع المستندات مثل هذا المكان الضئيل في المنظمات التي تركز على التطوير المبتكر والديناميكي، ولماذا يوجد رأي مفاده أنه يمكن تكليف "كل شيء" بالسكرتير؟

ومن الجيد أن يكون هذا سكرتيرًا بحرف كبير "S"، وهو مؤهل تأهيلاً عاليًا وقادرًا على بناء عملية العمل المكتبي بأكملها في المنظمة، مع مراعاة الدورة الكاملة لدعم التوثيق للأنشطة، فضلاً عن حل المشكلات الأخرى من الدعم التنظيمي للمدير. لكن هذا بالأحرى استثناء للقاعدة.

حاليًا، أساس ازدهار الأعمال هو تطورها، مما يعني زيادة حتمية في تدفق المستندات من الناحية الكمية والنوعية ويتطلب أساليب جديدة في مجال دعم التوثيق لأنشطة المنظمة والموارد الإضافية. وعلينا أن نعترف بأن المسميات المحددة مسبقًا، بما في ذلك المسميات الوظيفية والوظائف، يتم تحديثها بشكل دوري، ولكنها لا تتوافق إلى حد كبير مع الاحتياجات الحديثة. وفي الوقت نفسه، لا توجد معايير للدعم التنظيمي لأنشطة الإدارة على الإطلاق.

لكن الديناميكيات الإيجابية قد تم وضعها بالفعل. واليوم، تركز العديد من المنظمات على تحقيق مناصب قيادية في صناعتها وتقوم بتطبيق أنظمة إدارة المستندات، وبالتالي توفير ميزة تنافسية. في الوقت نفسه، يتغير تقييم أهمية وظيفة إدارة المستندات بشكل جذري: بدلا من الدور المساعد، يتم تشكيل موقف مستقر تجاهها كعملية تجارية. ومن المهم نقل هذه الفكرة إلى الإدارة العليا لمؤسستك، حتى لو لم تكن المرة الأولى.

يجب أن تكون مهن الكاتب والسكرتير والمحفوظات وأخصائي الاستقبال (الأمانة) والمساعد الشخصي ورئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة، وما إلى ذلك منفصلة وظيفيًا بشكل واضح، ويجب أيضًا أن يكون مفهومًا أنه من أجل العمل الناجح في كل من هذه الوظائف الحالات، هناك حاجة إلى مؤهلات مختلفة. في كثير من الأحيان، ترى إدارة المنظمات أن هذه المهن متطابقة ولها نفس الوظيفة تقريبًا: "الشاي والقهوة والهاتف والأوراق". لكن كل مهنة تختلف بشكل كبير وتتطلب معرفة ومهارات خاصة. تمامًا كما أصبحت عملية "إدارة المستندات" الآن أوسع بكثير مما يراها الأشخاص البعيدون عنها: في نظرهم، غالبًا ما يقتصر الأمر على تسجيل "الوارد والصادر". وتحتاج هذه القوالب النمطية أيضاً إلى تغيير منهجي.

يمكن القيام بذلك بواسطة متخصص مؤهل تأهيلاً عاليًا وعلى دراية بمتطلبات الدولة الحالية لدعم التوثيق ولديه الكفاءة لبناء منطق عمليات دعم المستندات، مع مراعاة خصوصيات منظمة معينة. في الشركات الناجحة الكبيرة، عادة ما يرأس مثل هذا المتخصص القسم المقابل، بغض النظر عن اسمه: رئيس السكرتارية، مدير الأعمال، رئيس خدمة التعليم قبل المدرسي، إلخ.

استخدام المعايير - الدولية والمحلية!

وليس من قبيل الصدفة أن تكون المعايير الهامة عند تقييم نظام إدارة المنظمة هي المتطلبات والمعايير في مجال إدارة الوثائق، وهذه المتطلبات مدرجة في جميع أنظمة الجودة الإدارية الدولية. "المفاهيم الحديثة، أولاً، تعتبر الجودة هي العامل الرئيسي للقدرة التنافسية وتكوين عمل مستدام، وثانياً، تؤكد على العلاقة المباشرة بين جودة المنتجات / الخدمات التي تقدمها المؤسسة وجودة تنظيم أنشطتها. " يجب أن تكون هذه الرسالة، المستندة إلى سلسلة المعايير الدولية ISO 9001، واضحة لقيادة مؤسستك، وكذلك لأصحاب الأعمال. ثم يمكنك الاستمرار بالقول إن المعايير المهمة عند تقييم نظام إدارة المنظمة هي امتثالها لمتطلبات المعايير، بما في ذلك. في مجال إدارة الوثائق.

وهنا أتفق تماما مع رأي Vera Iritikova، الذي تم التعبير عنه منذ عدة أشهر على صفحات هذه المجلة: "إذا كنت بحاجة للحصول على معلومات حول كيفية التعامل مع المستندات في البلدان الأجنبية، وكيفية حل المشكلات المتعلقة بالمستندات، فما هو مستوى الأعمال الورقية "الأجنبية"، فيجب عليك أولاً دراسة معايير ISO، لأنه وهي التي تحتوي، بشكل عام، على معلومات حول مستوى الفهم الحديث (الذي تم تحقيقه بالفعل في بعض البلدان والمطلوب في بلدان أخرى) لأهمية العمل مع الوثائق والمتطلبات المثلى لتنظيمها.

تمت ترجمة أحد معايير ISO الدولية واعتماده كمعيار محلي - وهو GOST R ISO 15489-1-2007 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر". إدارة الوثائق. المتطلبات العامة".

من خلال القبول الطوعي لمبادئ نظام إدارة الجودة وتوصيات المعايير، يجب على المنظمة ضمان الجودة المناسبة ليس فقط في المجالات المسجلة في سياسة المنظمة، ولكن أيضًا في إدارة المستندات. يمكن تحقيق هذا الهدف من خلال تطوير وتزويد إدارة المنظمة بمجموعة واسعة من الأدوات - بدءًا من إنشاء المستندات ومراقبة تنفيذها إلى إدارة أنشطة المنظمة، ومن تشكيل استراتيجية تطوير طويلة المدى إلى معالجة التطبيقات البسيطة.

كيف يمكنك تحسين عملك؟

كقاعدة عامة، تتركز وظائف دعم التوثيق لأنشطة المنظمة في وحدة هيكلية منفصلة. في شركتنا، يتم تعيينهم في قسم دعم التوثيق في إدارة الأعمال (يشار إليه فيما يلي باسم القسم). إن قيمة شركتنا هي الإدارة العليا الحديثة والمتنقلة، وبالتالي فإن إحدى مهام القسم، مع الأخذ في الاعتبار الهيكل الموزع جغرافيًا لمنظمتنا، كانت إنشاء مركز كفاءة وتدريب الموظفين (بما في ذلك الأمناء والمتخصصين الذين يقدمون الخط الأول من الدعم التنظيمي والتوثيقي للإدارة وفي استقبال الشركة). وهؤلاء الموظفون هم المسؤولون عن العمل المكتبي المصاحب للأنشطة الإدارية للإدارة في المركز الرئيسي والفروع وفقا للمعايير الدولية الحديثة.

تشمل المهام الموسعة للمتخصصين في القسم ما يلي:

1. في إطار الدعم التنظيمي:
   • ضمان الاتصال السريع والعمل مع mini-PBX (مركز الاتصال)؛
   • معالجة طلبات الحصول على تصاريح مرور للزوار، وإرسالها للموافقة عليها، وإدخالها في نظام الوصول؛
   • إدارة الاجتماعات / توفير المفاوضات التجارية (6 قاعات اجتماعات مجهزة بنظام حجز خاص)؛
   • توزيع طلبات المركبات؛
   • تسجيل المواد البريدية والتسليم السريع؛
   • الدعم التنظيمي للفعاليات (مجلس الإدارة، اجتماعات مع رئيس مجلس الإدارة) وفقًا للمتطلبات المحددة للحدث؛
   • ضمان تحديث أدلة الهاتف والعناوين وجهات الاتصال الخاصة بالفروع والشركات المدارة في الوقت المناسب؛
   • القيام بالمهام الرسمية من الإدارة؛
   • حجز الفنادق وطلب المركبات وتذاكر السكك الحديدية والطيران للمدير العام ونوابه؛
   • استلام والتحقق من تسليم الدوريات ومنشورات الاشتراك (التسليم إلى مكتب المديرين) ؛
   • خدمات سيدة القهوة؛
2. في إطار دعم التوثيق:
   • تسجيل وتوزيع المراسلات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • معالجة البريد الإلكتروني؛
   • التحقق الأولي من مسودة الوثائق الإدارية وتوليد التعليقات؛
   • إعداد وتسجيل اجتماعات الإدارة؛
   • تنسيق وتوزيع ومراقبة تنفيذ محاضر اجتماعات الإدارة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • تسجيل وتوزيع الوثائق الإدارية على نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • تسجيل شهادات السفر وأوامر السفر في حزمة برامج 1C لجميع موظفي المنظمة؛
   • مراقبة تنفيذ تعليمات المدير العام بموجب الوثائق الإدارية؛
   • إعداد وثائق الوحدة لحفظها في أرشيفات نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)؛
   • المساعدة المنهجية في قضايا التوثيق والدعم التنظيمي، وما إلى ذلك.

يتم تنفيذ وظائف معينة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للبحث عن المستندات، وإعداد مسودات المستندات، ومعالجة أصولها ومزيد من المعالجة مباشرة في الأقسام، مما يسمح، على وجه الخصوص، بالإعداد الفوري لمسودات المستندات، ويمكّن موظفي الشركة، والأهم من ذلك، المديرين من العمل بشكل مستقل إجراء المراسلات التجارية وفقًا لصلاحيات التوزيع، وما إلى ذلك. إن استقلال فناني الأداء والمديرين في وقت واحد جعل من الممكن تحقيق ذلك بشكل كبير تقليل عدد الموظفين في قسمنا. ولكن لمنع الوضع من الخروج عن نطاق السيطرة، يجب إدارة العملية وتوفير آليات ملائمة للمستخدمين باستخدام خوارزمية إجراءات مدمجة تهدف إلى القضاء على الأخطاء غير المقصودة. وهذا يتطلب التطوير و تنفيذ مواد تعليمية (لوائح) عالية الجودة، بالإضافة إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)..

مثال 1

توزيع المهام بين موظفي الإدارة والأقسام الأخرى في إطار عملية “إصدار الوثيقة الإدارية للمدير العام”

طي العرض

سأقدم أبسط مثال - نشر وثيقة إدارية قياسية (فيما يلي - RD) للمدير العام باستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). الإجراء هو كما يلي:

• المنفذ: إنشاء مشروع البحث والتطوير باستخدام قالب في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
• موظف القسم: الفحص الأولي للتأكد من الالتزام بالقواعد الموضوعة للبحث والتطوير أو تسجيل المشروع أو العودة للمراجعة.
• الموافقة على الأشخاص: الموافقة على المشروع أو إرسال التعليقات.
• المؤدي: معالجة التعليقات؛ الاتجاه للموافقة.
• موظف القسم: التحقق من صحة إجراء الموافقة، ومعالجة الملاحظات.
• التوقيع: التوقيع أو العودة للمراجعة.
• موظف القسم: تسجيل المستندات، توزيع المهام للتنفيذ، التقديم للرقابة، النشر على البوابة.
• المنفذ عن الإدارة: استلام وثيقة معتمدة للتنفيذ، والتنفيذ نفسه، وإرسال تقرير إلى الإدارة.
• موظف القسم: إنشاء مهام المراقبة لكل أمر، استلام التقارير ومعالجتها، الإزالة من المراقبة، الانتقال إلى الأرشيف التشغيلي.

للتأكد من إمكانية تنفيذ مجموعة الأعمال المخصصة:

1. يضم قسمنا موظفين يتمتعون بالمعرفة المهنية والخبرة في تنظيم هذه العمليات، بالإضافة إلى
2. تم تطوير مفهوم لإدارة عمليات دعم التوثيق، بما في ذلك اللوائح الداخلية للعمل المكتبي واستخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
   يشتمل نظام دعم التوثيق وحوكمة الشركات على لوائح تحدد الإجراءات والمسؤولين عن العمليات التالية:
   • عملية "المراسلات" ؛
   • معالجة "الوثائق الإدارية"؛
   • عملية "مراقبة تنفيذ قرارات الإدارة"؛
   • عملية "دعم التوثيق للإدارة" ؛
   • إجراءات التكيف (تعليمات العمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للموظفين الجدد)؛
   • قوالب وثائق الإدارة وطرق حركتها؛
   • مفهوم العمل لموظف الاستقبال (متطلبات المظهر والتواصل والجدول الزمني)؛
   • الوصف الوظيفي لكل موظف في دائرة الشؤون.

في ظروف التوظيف العالي للموظفين الحاليين والنقص المستمر فيهم، فإن العامل الأكثر أهمية في دعم وثائق الجودة في الشركة هو:

1. توحيد وإنشاء قواعد موحدة للعمل مع الوثائق، وإنشاء أدوات العمل التي تضمن أتمتة عمليات التوثيق؛
2. فصل مناطق تنفيذ العمليات بالوثائق؛
3. تحديد مواعيد نهائية لكل عملية.

إحدى هذه الأدوات كانت نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للشركات (EDMS). تم إدخال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) في إطار الأدوات المذكورة أعلاه في الشركة في عام 2009 مكننا من تقليل تدفق المستندات من خلال التحكم في عدد أنواع المستندات وتقليل عددها، وكذلك الحفاظ على عدد أقسامنا حتى عام 2012 عند مستوى 2009.

لكن الشركة تتطور، وفي عام 2012، أصبح "الحمل الزائد" لقسمنا واضحًا للموظفين العاديين ورئيس القسم. السؤال المطروح هو: كيف ننقل هذه الرسالة إلى الإدارة تحسبا لتخطيط الموارد لعام 2013؟

كيف تثبت أن الوقت قد حان لزيادة عدد موظفيك؟

إذا لم يكن لدى قسمك ما يكفي من الموظفين، فليس من الضروري على الإطلاق أن "يرى" قسم شؤون الموظفين نفسه ذلك ويحل المشكلة. كما تعلمون، فإن إنقاذ الغرقى هو عمل الغرقى أنفسهم. لذلك، أقترح نهجًا بسيطًا يمكن لرئيس القسم تطبيقه من أجل، أولاً، فهم الموقف بنفسه، وثانيًا، الحصول على حقائق لاتخاذ القرارات والمناقشة أمام السلطات العليا.

يمكن تحديد وصياغة وقياس كل وظيفة من وظائف موظفي القسم مع مرور الوقت ووصفها في جدول. يمكن الحصول على متوسط ​​المؤشرات الكمية للمستندات التي تم إنشاؤها من سجلات تسجيل أنواع معينة من المستندات. من الأفضل نقل البيانات المجمعة إلى برنامج Excel لإجراء العمليات الحسابية اللاحقة (انظر المثال 2).

وفقا للحساب الوارد في المثال 2، اتضح أن الأشخاص الثلاثة المتاحين ليسوا كافيين لأداء الوظائف المعينة، لأن ويعكس الحساب بالفعل زيادة نسبة الحمل لكل موظف، والتي تزيد عن 100%. وعليه، ومن أجل تجنب العواقب السلبية، لا بد من زيادة الأعداد. تحتاج أيضًا إلى مراعاة ما يلي:

• ماذا يجب على الموظف الجديد الخضوع للتكيف وإتقان الوظائف اللازمة لمدة 3 أشهر على الأقل قبل البدء في العمل بكامل طاقته;
• الزيادة السنوية المتوقعة في تدفق المستندات (في شركتنا تبلغ حوالي 30٪)؛
• يجب أن يكون هناك مورد لتطوير الكفاءات، فالشركات الناجحة تقدم باستمرار تقنيات وقواعد جديدة.

وبالتالي، عند تعيين موظف جديد في قسمنا في بداية العام المقبل، يمكننا أن نأمل في إكمال فترة تكيفه بنجاح بحلول 30 مارس 2013. أولئك. بعد هذا التاريخ تقريبًا، يمكننا التحدث عن إمكانية تقديم موظف جديد بشكل كامل والسماح له بالعمل بشكل مستقل، حول التوزيع المناسب للوظائف بين الموظفين، باستثناء عامل الحمولة الذي يتجاوز القاعدة.

أود أن أشير إلى أن لوائح الدولة تحتوي على صيغ يجب أن يستخدمها متخصصو قسم الموارد البشرية عند تشكيل العدد الإجمالي للموظفين في المنظمة. علاوة على ذلك، تتضمن الصيغ أيضًا معاملات خاصة تأخذ في الاعتبار الوقت الذي يقضيه في الاحتياجات الشخصية، وصيانة مكان العمل، والراحة، وما إلى ذلك، بما في ذلك. معدل الغياب، وهو أمر نادرا ما يأخذه صاحب العمل بعين الاعتبار. أولئك. عند التخطيط لعبء العمل للموظفين، لا يجوز لصاحب العمل أن يأخذ في الاعتبار أنه خلال فترة أداء الواجبات الرسمية، يجب أن يكون لكل موظف فترة راحة مخططة، وأنه سيذهب بالتأكيد في إجازة ويمكن أن يأخذ إجازة مرضية. في مثل هذه الحالات، ينبغي توزيع عبء العمل الإضافي، كقاعدة عامة، على الموظفين الآخرين، الذين بدورهم:

• أو يجب أن يكون هناك احتياطي لوقت العمل "الحر"،
• أو يجب توثيق العبء الإضافي وفقًا لذلك ودفعه باتفاق الطرفين (وفقًا للمادة 151 من قانون العمل في الاتحاد الروسي).

لم نقم بتضمين مثل هذه المعاملات الإضافية في حساباتنا، ولكننا قمنا بقياس الحمل "النقي"، لذلك عليك أن تفهم أن حجمه الحقيقي أعلى من المؤشرات الواردة في الجدول مثال 2.

بالإضافة إلى ذلك، في الحساب المشار إليه هناك تناقض مع مبادئ تحفيز الموظفين، لأن نظرًا لحجم العمل الحالي، فمن الصعب إشراك الموظفين في عمليات تحسين جودة الخدمات والتدريب والتوجيه وقابلية التبادل والالتزام بقيم الثقافة المؤسسية. يجب أن يكون لدى كل موظف فكرة عن إمكانية تطوير وتحسين مهاراته، والتركيز على تحقيق مؤشرات إنتاجية عالية، والتي بفضلها يحدث تطوير وتحسين جودة خدمات الشركة باستمرار، وينتقل من سنة إلى أخرى مستويات الجودة. ولكن مع عبء العمل الموضح في المثال 2، يمكن القول أنه لا يوجد مورد لتطوير كفاءات الموظفين.

الاستنتاجات:

1. وتصبح لغة الأرقام الحجة الأكثر قابلية للفهم بالنسبة للمديرين المعاصرين؛ بل على العكس من ذلك، فإن الشكوى الغامضة بشأن الموظفين المثقلين بالعمل قد تبدو مجردة. لذلك، قمنا بصياغة الوظائف وحساب العبء على الموظفين الحاليين. يمكنك اتباع هذا المسار نفسه.
2. الشرط الضروري للتطوير الناجح للنتائج التي تم الحصول عليها هو التخطيط الصحيح للعمل للفترات المستقبلية، لذلك تم إجراء الحساب أعلاه من أجل إظهار الاعتماد المباشر على زيادة عدد الوظائف أو حجم المستند بوضوح التدفق على عدد الموظفين المتخصصين المشاركين، الذين يتحملون العبء الرئيسي لمركز الكفاءة لدعم التوثيق بالشركة.
3. إذا لم يكن من الممكن اتخاذ قرار إيجابي بزيادة مستويات التوظيف في الوقت المناسب، فيجب مراجعة قائمة وظائف الموظفين ويجب استبعاد الوظائف التي تتجاوز القاعدة من أجل تجنب المخاطر القانونية والعواقب السلبية الناجمة عن التسجيل غير الصحيح للعمالة العلاقات مع الموظفين، فضلا عن انخفاض جودة دعم التوثيق لإدارة المنظمة.

الحواشي

طي العرض

تنظم تشريعات العمل بشكل واضح الإجراء الذي يجب بموجبه إبرام عقد العمل وتوظيف الموظفين الجدد. تهدف هذه الضمانات إلى حماية حقوق كل من الموظف وصاحب العمل ولا يمكن تغييرها باتفاق الطرفين. الاستثناء الوحيد هو القوانين الفيدرالية، والتي، وفقًا لقانون العمل في الاتحاد الروسي، يمكنها تحديد الوضع القانوني للمشاركين في هذه العلاقات القانونية.

الإجراءات الأولية التي اتخذها صاحب العمل

من أجل اختيار الموظفين اللازمين، يقوم صاحب العمل بعدد من الأنشطة التي تهدف إلى إيجاد واختيار العمال الذين يحتاجهم. يمكن تنفيذ مثل هذه الإجراءات عن طريق وضع إعلانات في وسائل الإعلام، أو استخدام خدمات الوساطة لشركات التوظيف المختلفة، أو الاتصال بخدمة التوظيف الحكومية.

يحق لصاحب العمل أن يختار بشكل مستقل الموظفين الذين يحتاجهم، اعتمادا على ما إذا كان الأخير لديه الصفات التجارية اللازمة. في الوقت نفسه، ينبغي فهم الصفات التجارية على أنها الخبرة المهنية والقدرات والصحة والقدرة على أداء عمل معين. كما أن حرية اختيار صاحب العمل تؤكدها الممارسة القضائية القائمة.

من الناحية القانونية، يتم استبعاد أي ضغط على صاحب العمل عند اتخاذ القرارات بشأن ملء الوظائف الشاغرة الحالية وإبرام اتفاقية العمل. وبالتالي، يتم توظيف الموظف إلى حد أكبر لصالح صاحب العمل.

ضمانات للمتقدمين

ومن أجل ضمان حماية حقوق العمال المستأجرين، ينص القانون على عدد من الالتزامات والقيود على أصحاب العمل أثناء إجراءات توظيف الموظفين الجدد. على سبيل المثال، يُحظر رفض توظيف المتقدمين بشكل غير معقول، أي أن الرفض دون مراعاة الصفات التجارية للمرشح ويتعارض مع متطلبات التشريعات الحالية سيكون غير قانوني.

أي تمييز ضد المرشحين أثناء عملية التوظيف سيكون غير قانوني.

وبما أن صاحب العمل ملزم، بناءً على طلب مقدم الطلب، بتقديم سبب الرفض كتابيًا، فيمكن الطعن في أي رفض في ظل وجود أي انتهاكات في المحكمة.

أما بالنسبة لمسؤوليات صاحب العمل، فهناك حالات معينة يكون فيها تعيين الموظفين الأفراد إلزاميا. على سبيل المثال، في بعض الحالات يتم تحديد حصة لقبول الأشخاص ذوي الإعاقة، أي. ويتم تحديد الحد الأدنى لعدد الوظائف، ولشغلها يجب إبرام عقد عمل مع الأشخاص ذوي الإعاقة.

المرحلة التحضيرية لإجراءات التوظيف

تسجيل العمالة

1. طلب للحصول على وظيفة. وفقًا للممارسة المتبعة، قبل إبرام اتفاقية العمل، يتقدم الموظف المستقبلي كتابيًا إلى صاحب العمل بطلب القبول. ومع ذلك، فإن الإجابة على سؤال ما إذا كان طلب الوظيفة إلزاميًا في إجراءات التوظيف واضحة تمامًا. هذه القاعدة هي في معظم الحالات صدى للماضي السوفييتي. اليوم، لا يحتوي تشريع العمل على مثل هذا الالتزام بالنسبة لمعظم أصحاب العمل. يتم توفير التقديم الإلزامي لطلب التوظيف فقط عند التقدم للحصول على خدمة الدولة والبلدية. ومع ذلك، قد تكون هذه الوثيقة مفيدة عند قبول وظيفة مع فترة اختبار، حيث يسجل الموظف في الطلب موافقته على شرط القبول هذا.
2. التعرف على الاتفاقية الجماعية واللوائح المحلية لصاحب العمل. تنص المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي على التزام صاحب العمل بتعريف الموظف بجميع المستندات التي تنظم أنشطته مقابل التوقيع. يجب أن يتم هذا التعريف قبل إضفاء الطابع الرسمي على التوظيف بموجب العقد وتوقيع اتفاقية التوظيف. يجب أن تتضمن قائمة المستندات ما يلي: الوصف الوظيفي؛ لوائح العمل الداخلية؛ اللوائح المحلية المتعلقة بواجبات العمل؛ اتفاق جماعي.
3. إبرام عقد العمل. نص المشرع على الالتزام بالشكل الكتابي الإلزامي عند إبرام عقود العمل (المادة 67 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). يتم تحرير هذه الوثيقة من نسختين، واحدة منها، بعد التوقيع، تعطى للموظف، والآخر لصاحب العمل. يوصى بوضع علامة على النسخة المتبقية لدى صاحب العمل مع ملاحظة تشير إلى أن الموظف قد حصل على نسخة ثانية. وبالتالي، فإن استيفاء الشروط المنصوص عليها في المادة. 67 قانون العمل في الاتحاد الروسي. في الواقع، منذ لحظة إبرام اتفاقية العمل، تنشأ العلاقات القانونية بين الموظف وصاحب العمل. ومع ذلك، يمكن تغيير هذه القاعدة إذا سُمح للموظف فعليًا بأداء واجباته الرسمية بموافقة صاحب العمل، ولكن لم يتم إضفاء الطابع الرسمي على علاقتهما القانونية بشكل صحيح.
4. محتويات عقد العمل. يجب أن تحتوي هذه الاتفاقية على المعلومات والشروط الإلزامية المنصوص عليها في الجزء 1 والجزء 2 من الفن. 57 قانون العمل في الاتحاد الروسي. إذا لم يتم استيفاء متطلبات هذه المادة لسبب ما، فإن هذا الظرف ليس أساسًا للاعتراف بالعقد على أنه لم يتم إبرامه. ويجب استكمال الاتفاقية بالمعلومات والشروط المفقودة ذات الصلة. من المهم أن نتذكر أن المعلومات مدرجة في نص العقد، ويتم وضع الشروط في شكل وثيقة منفصلة. أيضًا وفقًا للجزء 4 من الفن. 57 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، قد يتم تضمين شروط إضافية في عقد العمل. وهنا يمكننا الحديث عن توضيح مكان العمل وتحديد فترة الاختبار وما إلى ذلك.
5. تسجيل. بعد التوقيع على اتفاقيات المسؤولية الكاملة والعمل، يجب تسجيلها بشكل صحيح في مسارات التدقيق.
6. ترتيب القبول للعمل. بعد توقيع عقد العمل من قبل الطرفين، يصدر صاحب العمل أمرًا مناسبًا. لا يجوز أن يختلف الأمر عن الشروط المنصوص عليها في العقد ويجب أن يحتوي على أساس التوظيف.
7. التعرف على النظام. وفقًا لمتطلبات المادة 68 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يجب أن يكون الموظف على دراية بالأمر الصادر خلال ثلاثة أيام من تاريخ العودة الفعلية إلى العمل.
8. تسجيل كتاب العمل. بعد الانتهاء من جميع الخطوات المذكورة أعلاه، يمكن لخدمة شؤون الموظفين البدء في معالجة دفتر سجل عمل الموظف. وفقا للفن. 66 من قانون العمل في الاتحاد الروسي، يتعين على جميع أصحاب العمل المعنيين الاحتفاظ بدفاتر العمل لكل موظف عمل لديهم، كما هو الحال في مكان عملهم الرئيسي، لأكثر من خمسة أيام. إذا لم يكن لدى الموظف كتاب عمل، فإن صاحب العمل ملزم بإصداره على نفقته الخاصة. يجب إدخال البيانات الخاصة بجميع دفاتر العمل للأشخاص العاملين في المؤسسة في الدفتر لتسجيل حركة دفاتر العمل وإدخالها عليها.
9. البطاقة الشخصية للموظف. تقوم خدمة شؤون الموظفين في المؤسسة بإصدار بطاقات شخصية لجميع الموظفين، ويجب إدخال جميع المعلومات الخاصة بالموظف فيها. وفي هذه الوثيقة أيضًا، يوقع الموظف على أنه على دراية بالقيد الذي تم إدخاله في دفتر العمل. تخضع البطاقات الشخصية للتسجيل بالطريقة التي يحددها صاحب العمل.
10. الأعمال الخاصة. لا ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي على الالتزام بالحفاظ على الشؤون الشخصية لمعظم أصحاب العمل. ومع ذلك، في بعض الحالات التي ينص عليها القانون، يجب الاستمرار في تسجيل وصيانة الملفات الشخصية. وينطبق هذا، على سبيل المثال، على تسجيل موظفي الدولة والبلديات والمدعين العامين والمحاكم.

بعد الانتهاء من إجراءات التسجيل للموظف الجديد، عليك الانتباه إلى مكان عمله السابق. لأنه إذا كان الموظف الجديد موظفًا في الدولة أو البلدية سابقًا، فإن المادة 64.1 من قانون العمل في الاتحاد الروسي تتطلب إبلاغ صاحب العمل السابق بحقيقة عمله في غضون 10 أيام.

مبررات الحاجة لتعيين موظفين جدد

في نهاية عام 2010، قررت إدارة Avangard Electro LLC تقديم وظائف إضافية في قسم معدات الإضاءة. كان الدافع وراء القرار هو وضع مصفوفة وظيفية للقسم (انظر الملحق 3) وتحديد عدم كفاية كفاءة القسم بسبب العبء الزائد على الموظفين الحاليين أو أداء وظائف إضافية ليست نموذجية بالنسبة لهم بدلاً من الوظائف العالية - جودة التنفيذ المباشر (الجدول 2).

الجدول 2. تحليل أوجه القصور الوظيفية للموظفين في شركة Avangard Electro LLC

	عامل سلبي		نتيجة	التغيير مطلوب
	الأخطاء التي يرتكبها المديرون في ممارسة السيطرة الكاملة على معاملات البيع والشراء	يتم إعطاء المديرين خطة يومية لإجراء الاتصالات "الباردة" و"الدافئة". إذا لم يتم تنفيذ الخطة، سيتم فرض العقوبات.	ارتكاب أخطاء تتعلق بكمية البضائع ومواعيد التسليم والأخطاء الرقمية في الفواتير المستحقة	إدخال موظف جديد (مشغل) إلى فريق العمل الذي سيوفر العدد المطلوب من جهات الاتصال "الباردة" يوميًا وفقط إذا كانت هناك حاجة للمنتجات
	عامل سلبي		نتيجة	التغيير مطلوب
العقوبات. هناك أيام يكون فيها المدير مثقلًا بطلبات العملاء وليس لديه الوقت الكافي لإكمال خطة الاتصال، ولكنه مجبر على القيام بذلك، مع تقليل الوقت الذي يستغرقه إكمال المعاملات	التسرع المبرر سابقًا	تم الاتصال بالعميل المحتمل - الاتصال بالمدير المناسب
	المدير الإقليمي لا يتحمل مسؤولياته بالكامل	يتم تسهيل ذلك من خلال السبب الأول وحقيقة أن المدير الإقليمي يخدم في نفس الوقت 5 مناطق: كراسنويارسك (إقليم كراسنويارسك)، تومسك (منطقة تومسك)، بارناول (إقليم ألتاي)، كيميروفو ونوفوكوزنتسك ( منطقة كيميروفو)، إيركوتسك (منطقة إيركوتسك). )	ارتكاب أخطاء تتعلق بكمية البضائع ومواعيد التسليم والأخطاء الرقمية في الفواتير بسبب التسرع المبرر مسبقًا	استحداث وحدة إضافية للموظفين لمنصب المدير الإقليمي مع نقل الإشراف على منطقتين إليه: إيركوتسك (منطقة إيركوتسك)، كيميروفو ونوفوكوزنتسك (منطقة كيميروفو)

وبالتالي، تواجه الشركة مهمة اختيار وتعيين الموظفين لشغل المناصب: عامل الاتصال والمدير الإقليمي.

بحث واختيار وتوظيف موظفي شركة Avangard Electro LLC

يتم إجراء البحث واختيار وتوظيف الموظفين في شركة Avangard Electro LLC على النحو التالي:

عند البحث عن مرشحين لمنصب ما، يتم استخدام المصادر الخارجية فقط في المقام الأول. على مدى ثلاث سنوات من وجودها، تم إجراء الترقيات (أي استخدام مصدر داخلي للموظفين) مرتين، ولكن الوظائف الأصلية للموظفين لا تزال محفوظة، وهو ما لا يشير إلى استبدال الوظيفة، ولكن التعيين المسؤوليات الإضافية المرتبطة بزيادة المسؤولية تجاه الشخص.

يتم البحث عن الموظفين من خلال مصادر خارجية بثلاث طرق:

2. المكالمات مع عرض الوظيفة باستخدام السيرة الذاتية الأكثر ملاءمة المنشورة بالفعل على مواقع الويب.

يتم اختيار الموظفين على مرحلتين. المرحلة الأولى، التي يتم فيها اختيار مجموعة تقتصر على 3-5 أشخاص من مجموع المتقدمين، يتم تنفيذها من قبل الرئيس المباشر للقسم الذي يتطلبه الموظف. المرحلة الثانية، والتي يتم فيها الاختيار النهائي للموظف، تتم من قبل مدير الشركة. تتضمن كلتا المرحلتين استبيانات ومقابلات.

يتم تعيين الموظفين من خلال إبرام عقد عمل، مع فترة اختبار مدتها شهرين، يتم خلالها تدريبهم والإشراف عليهم من قبل موظف معين في الشركة.

فيما يتعلق بتحديد أوجه القصور الوظيفية للموظفين (انظر الجدول 2)، تواجه المؤسسة الحاجة إلى توظيف وحدتين جديدتين للموظفين: مشغل الاتصال والمدير الإقليمي.

قامت إدارة الشركة بتجميع قائمة مكتوبة بالمسؤوليات (الوظائف) لكل منصب.

يجب على مشغل المكالمة:

1. إجراء 100 مكالمة يوميًا للعملاء المحتملين، منها 50 مكالمة تتعلق بإقليم نوفوسيبيرسك ومنطقة نوفوسيبيرسك، و50 مكالمة تتعلق بأراضي المناطق الأخرى التي تتعاون معها الشركة.

2. احتفظ بسجلات لكل عميل محتمل.

3. إذا كان لدى العميل المحتمل تطبيق ما، فقم بتحويله إلى المدير المناسب.

4. تزويد المديرين بالمعلومات عن العملاء.

يجب على المدير الإقليمي:

1. إقامة علاقات جيدة مع العملاء في المناطق: إيركوتسك (منطقة إيركوتسك)، كيميروفو ونوفوكوزنتسك (منطقة كيميروفو).

2. إجراء معاملات البيع والشراء عالية الجودة.

3. تشجيع العملاء على إجراء عمليات شراء أكبر وأكبر.

4. رفع التقارير الشهرية حسب الخطة الموضوعة.

وبعد تحديد المسؤوليات الوظيفية تم تحديد الصفات المهنية والشخصية التي يجب أن يتحلى بها الموظفون (جدول 3 وجدول 4).

الجدول 3. متطلبات صفات مشغل المكالمة

الجدول 4. متطلبات صفات المدير الإقليمي

	جودة	صفة مميزة
جودة احترافية
		مصممة بشكل جيد ومتسقة
	مهارات الحاسوب	معرفة مجموعة برامج Microsoft Office وسرعة الكتابة على لوحة المفاتيح 200 حرف في الدقيقة بالحروف السيريلية واللاتينية
	صفات أخرى	الحماس والقدرة على اتخاذ القرارات الصحيحة والتركيز على النتائج
الجودة الشخصية
	تعليم	من الثانوية الخاصة
	الوضع العائلي	لا يهم
	صفات أخرى	المسؤولية والاجتهاد

تم تنفيذ عملية الاختيار المباشر للموظفين على ثلاث مراحل.

تم تنفيذ المرحلة الأولى من قبل مدير الشركة. تم استخدام طريقة الاختيار الأولية - الاستبيانات. قام المدير بمراجعة العديد من السير الذاتية المنشورة على الموقع www.e-rabota.ruونتيجة لذلك، قاموا بتحديد المرشحين الأوليين لمناصب عامل الاتصال والمدير الإقليمي. من القائمة بأكملها، وافق 8 مرشحين لمنصب المشغل و10 مرشحين لمنصب المدير الإقليمي على الخضوع للمقابلة الأولية (التي تمثل جوهر الاختيار الأولي في شركة Avangard Electro LLC). تم تخصيص وقت زيارة محدد لكل مرشح.

تم تنفيذ المرحلة الثانية من الاختيار من قبل رئيس قسم معدات الإضاءة. وتألفت من مقابلة أولية تم فيها إخبار المتقدمين بجوهر العمل المقدم لهم، كما تم طرح أسئلة لكلا المنصبين:

قصة عن أماكن العمل السابقة؛

مبرر قرار تغيير مكان العمل؛

ما هي الأهداف في الحياة التي يرغب الشخص في تحقيقها؟

ونتيجة لمحادثة غير رسمية، حدد رئيس قسم الإضاءة بشكل حدسي مدى ملاءمة الشخص للوظيفة المحددة أم لا.

ولم يتم اختبار القدرة على العمل على الكمبيوتر، والكفاءة في حزمة برامج Microsoft Office، وسرعة الكتابة، ولكن تم تحديدها شفوياً. أي أنه لم يكن هناك اختبار. تم تحديد المستوى التعليمي والعمر والحالة الاجتماعية بناءً على طريقة المسح (CV).

ونتيجة للاختيار الأولي، اختار رئيس قسم الإضاءة 3 أشخاص لمنصب عامل الاتصال وشخصين لمنصب المدير الإقليمي. وتم استدعاء هؤلاء الأشخاص مرة أخرى لإجراء مقابلة ثانية مع رئيس الشركة في اليوم التالي. أما الباقون فقد تلقوا مكالمات تبلغهم بحرمانهم من الوظيفة.

تم تنفيذ المرحلة الثالثة من الاختيار من قبل مدير الشركة. كانت المقابلة ظرفية بطبيعتها. أي أن المدير لم يطرح أسئلة عامة على المرشحين، بل خلق مواقف عمل وطلب من المتقدمين تقديم حلولهم الخاصة. ونتيجة لردود أفعال المتقدمين تجاه المشكلات العملية والحلول التي اقترحوها، اختار رئيس شركة Avangard Electro LLC مرشحًا واحدًا لكل منصب. وتم منح كل منهم فترة اختبار مدتها شهرين.

يوجد في جدول التوظيف بالشركة وظيفة شاغرة لمهندس تصميم من الفئة 1 براتب 15000.00 روبل، لكنهم يريدون تعيين مهندس تصميم من الفئة 3 براتب 12000.00 روبل. كيفية توظيف موظف في هذه الحالة؟

في هذه الحالة، من الضروري إجراء تغييرات على جدول التوظيف، ومن ثم إضفاء الطابع الرسمي على توظيف الموظف بالطريقة العامة.

إذا أراد صاحب العمل تعيين موظف جديد في منصب يُخطط لتغييره، ولا يشغل أي شخص آخر في المنظمة مثل هذا المنصب، فمن الضروري إجراء تغييرات على جدول التوظيف بالطريقة العامة. يمكن القيام بذلك في يوم واحد، وفي نفس اليوم أو في وقت لاحق، يمكنك قبول الوافد الجديد على الفور بشروط جديدة.
هناك طريقتان لإجراء تغييرات على جدول التوظيف الحالي:

إصدار أمر بتعديل جدول التوظيف.

إعداد جدول التوظيف في الطبعة الجديدة واعتماده بالترتيب المناسب.

الأساس المنطقي

من الوضع

نينا كوفازينا

ما هي شروط تعيين الموظف الجديد خلال فترة التغييرات في جدول التوظيف؟

هناك العديد من الحلول الممكنة للموقف اعتمادًا على الظروف والمصالح المحددة لصاحب العمل.

جدول التوظيف هو قانون محلي للمنظمة، والذي يسجل قائمة بالأقسام الهيكلية والمناصب ومعلومات عن عدد وحدات الموظفين والرواتب الرسمية والبدلات والرواتب الشهرية. تعكس هذه الوثيقة الوضع الحالي للمنظمة وينبغي إجراء التغييرات حسب الضرورة (). غالبًا ما يكون سبب التغيير هو التغييرات التنظيمية أو التكنولوجية في المنظمة. كقاعدة عامة، يجب تقديم مثل هذه التغييرات مع إشعار للموظفين المتأثرين قبل شهرين على الأقل ().

إذا أراد صاحب العمل تعيين موظف جديد في منصب يُخطط لتغييره، ولا يشغل أي شخص آخر في المنظمة مثل هذا المنصب، فمن الضروري إجراء تغييرات على جدول التوظيف بالطريقة العامة. يمكن أن يتم ذلك في يوم واحد، وفي نفس اليوم أو في وقت لاحق يمكنك قبول الوافد الجديد على الفور بشروط جديدة.*

مثال على تعيين موظف جديد خلال فترة تغييرات التوظيف

يوجد في جدول التوظيف في منظمة Alpha LLC وظيفتان لمنصب "محاسب" براتب 60.000 روبل. إحدى الوحدات شاغرة. تشمل مسؤوليات وظيفة المحاسب، من بين أمور أخرى، إدارة النقد. لزيادة كفاءة العمل في المنظمة، يتم التخطيط للتغييرات التنظيمية وإدخال وظيفة منفصلة "أمين الصندوق" في جدول التوظيف. وبناء على ذلك، ستتم إزالة مسؤوليات المحاسب عن إجراء العمل النقدي، وسوف يستلزم تخفيض عبء العمل تخفيض الراتب إلى 50000 روبل.

للتأكد من أن إدخال التغييرات لا يعيق ملء الوظيفة الشاغرة الحالية ويمكن قبول الوافد الجديد على الفور في ظل ظروف جديدة، قرر صاحب العمل استبعاد منصب المحاسب من جدول التوظيف تمامًا وإدخال منصب المحاسب معه "أخصائي محاسبة" بمسؤوليات بدون عمل نقدي وراتب 50000 روبل. تم تحذير محاسب يعمل بالفعل بشأن تخفيض منصبه، وعرض عليه النقل خلال شهرين إلى منصب جديد "أخصائي محاسبة". وفي الوقت نفسه، تمت إزالة الوظيفة الشاغرة الثانية لمحاسب، دون انتظار نهاية فترة الإنذار البالغة شهرين، على الفور من جدول التوظيف، وتم استحداث مكانها وظيفة جديدة لوظيفة "المحاسبة" متخصص".

سمحت هذه التغييرات لصاحب العمل بتعيين موظف جديد على الفور في ظل ظروف جديدة براتب قدره 50000 روبل. على الرغم من أن الشروط السابقة والراتب البالغ 60 ألف روبل سيستمر تطبيقه على المحاسب المعين سابقًا لمدة شهرين آخرين. وعند انتهاء المدة، سيتم أيضاً شطب منصبه من جدول التوظيف، واستحداث مكانه وحدة ثانية لوظيفة “أخصائي محاسبة”، ينقل إليها المحاسب “المخفض”.

من الوضع

نينا كوفازينا، نائب مدير قسم التعليم الطبي وسياسة شؤون الموظفين في الرعاية الصحية بوزارة الصحة الروسية

متى يتم الإيداعالتغييرات الخامسعادي جدول

يمكن إجراء تغييرات على جدول التوظيف في أي وقت عندما تكون هناك حاجة، حيث يحدد صاحب العمل تكرار وتكرار التغييرات في جدول التوظيف بشكل مستقل (البند 1 من خطاب روسترود بتاريخ 22 مارس 2012 رقم 428-6 -1).* بالإضافة إلى إعادة تسمية المناصب، وتحديد راتب مختلف، وما إلى ذلك، فإن تشريعات العمل لديها إجراءات منفصلة يمكن أن تؤدي أيضًا إلى تغيير جدول التوظيف. على سبيل المثال، تقليل العدد أو الموظفين ()، التغييرات التنظيمية أو التكنولوجية ()، إلخ.

إن إعادة تسمية منصب الموظف وتغيير حجم راتبه في جدول التوظيف يستلزم تغييرًا في الشروط الأساسية لعقد العمل. هذا يعني أنه قبل إجراء تغييرات على جدول التوظيف، تحتاج إلى ترتيب النقل إلى وظيفة أخرى (). أي أنك تحتاج إلى إصدار أمر نقل في النموذج رقم T-5 أو في نموذج مطور بشكل مستقل.

بعد ذلك، قم بإبرام اتفاقية إضافية مع الموظف بشأن عقد العمل وقم بإدخال النقل في كتاب عمله (القواعد المعتمدة بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 16 أبريل 2003 رقم 225).

إذا تم تغيير المسمى الوظيفي أو الراتب بمبادرة من الإدارة لأسباب تنظيمية أو تكنولوجية، فسيكون الإجراء مختلفًا قليلاً. من الضروري إخطار الموظف بالتغييرات القادمة قبل شهرين. إذا لم يوافق الموظف على العمل في ظل الظروف المتغيرة، أرسل له عرضًا كتابيًا لوظيفة أخرى تتوافق مع مؤهلاته وحالته الصحية. إذا لم تكن هناك وظيفة من هذا القبيل، فاعرض وظيفة شاغرة ذات مستوى أدنى أو وظيفة ذات أجر أقل. إذا رفض الموظف جميع العروض أو لم يكن لديك وظيفة مناسبة، فقم بإضفاء الطابع الرسمي على فصلك بموجب البند 7 من الجزء 1 من المادة 77 من قانون العمل في الاتحاد الروسي (رفض مواصلة العمل بسبب تغيير شروط التوظيف) العقد الذي يحدده الطرفان).

هذا الإجراء منصوص عليه في قانون العمل في الاتحاد الروسي.

في نهاية الإجراء، قم بإصدار أمر لإجراء تغييرات على جدول التوظيف. قم بإرفاق جدول التوظيف بالتغييرات التي تم إجراؤها على هذا الأمر.* قم بتعريف الأمر بتوقيع الموظفين المتأثرين بالتغييرات.

مثال على إجراء تغييرات على جدول التوظيف

وقرر مدير المؤسسة إعادة تسمية وظيفة مساعد المحاسب في جدول التوظيف إلى محاسب مبتدئ وإضافة عدد من الوظائف الجديدة إلى قسم الإنتاج. للقيام بذلك، كان بحاجة إلى إجراء تغييرات على جدول التوظيف. أصدر أمرًا بإجراء تغييرات على جدول التوظيف.

عند استحداث منصب جديد، يتم إجراء التعديلات المناسبة على جدول التوظيف. غالبًا ما يكون هذا بسبب احتياجات الإنتاج (إعادة التنظيم وتوسيع نطاق النشاط).

القراء الأعزاء! تتحدث المقالة عن طرق نموذجية لحل المشكلات القانونية، ولكن كل حالة فردية. إذا كنت تريد أن تعرف كيف حل مشكلتك بالضبط- الاتصال بالاستشاري:

يتم قبول الطلبات والمكالمات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع و7 أيام في الأسبوع.

إنه سريع و مجانا!

يتم أيضًا تقديم وظائف جديدة لتخفيف عبء العمل عن العمال: غالبًا ما يؤدي موظف واحد عدة وظائف تقع على عاتق متخصصين مختلفين. على سبيل المثال، يقوم المحاسب بالإضافة إلى ذلك بعمل مفتش شؤون الموظفين أو السكرتير.

القاعدة المعيارية

جدول التوظيف هو وثيقة تنظيمية للمنظمة تصف الهيكل والموظفين وعدد الموظفين مع الإشارة إلى الراتب لكل منصب (خطاب روسترود بتاريخ 22 مارس 2012 رقم 428-6-1).

لا يحتوي قانون العمل على تعريف دقيق للوثيقة، علاوة على ذلك، فإنه لا يتطلب صيانتها على الإطلاق.

الإجراء القانوني التنظيمي الرئيسي الذي تحتاج إلى التركيز عليه عند ملء جدول التوظيف هو قرار لجنة إحصاءات الدولة بتاريخ 5 يناير 2004 رقم 1 بشأن الموافقة على نماذج المستندات الأولية في إدارة سجلات الموظفين.

الأسباب

يتم إجراء التعديلات على جدول التوظيف بناءً على أمر المدير. ويشارك متخصصو الموارد البشرية أيضًا في إعداد المشروع.

يصدر المدير أمرًا شفهيًا للموظفين الأفراد، يتم بموجبه وضع أمر لإدخال الوظائف، وبعد ذلك يتم تأكيد الوثيقة بتوقيعه الشخصي.

قد تكون الحاجة إلى تغيير التركيبة الوظيفية ناجمة عن زيادة حجم العمل في المؤسسة، أو إدخال خط جديد من النشاط، أو تدابير لتحسين كفاءة الوحدة الهيكلية أو المنظمة بأكملها، وما إلى ذلك.

كيفية إدخال منصب جديد في جدول التوظيف في عام 2019؟

يتكون إجراء تقديم منصب جديد من عدة مراحل تجمع بين الأنشطة التنظيمية والوثائق.

الإجراءات والخطوات والقواعد

تحديد الحاجة إلى إضافة وحدة موظفين

هذه هي اللحظة الأكثر أهمية وصعوبة في الإجراء بأكمله.

يجب أن تكون هناك حجج قوية لزيادة عدد الموظفين، لذلك تحتاج إلى تحليل مستوى أداء الواجبات الفردية مع نطاق عمل المنصب المستقبلي.

تحتاج أولاً إلى جمع معلومات إحصائية بخصوص الوظيفة التي يتم إدخالها (أنواع العمل، وظائف الموظف، تكاليف الوقت، وما إلى ذلك). يتم الحساب على أساس معايير الإنتاج المقدمة لوظيفة معينة.

إذا لم يكن لدى المنظمة نظام معايير العمل الخاص بها، فيمكنك استخدام معايير وزارة العمل.

مثال:

نظرا للتوسع في أنشطة الإنتاج، كانت الشركة بحاجة إلى سكرتير كاتب. لا يوجد مثل هذا الشغور في الموظفين، ويتم تنفيذ مهام السكرتير من قبل العديد من الموظفين.

وفقًا للتقديرات، تقوم المنظمة في شهر واحد تقريبًا بمعالجة ما يلي:

• 150 وحدة من المستندات الواردة؛
• 160 وحدة من المراسلات الرسمية؛
• 50 أمرًا إداريًا؛
• 60 طلبًا من الأطراف المقابلة؛
• بالإضافة إلى: 100 مكالمة هاتفية.

لتحديد تكاليف العمالة لحفظ المستندات ومعالجة المكالمات، يمكنك الرجوع إلى قرار وزارة العمل رقم 23.

وفقًا لهذه الوثيقة، فإن المعايير الزمنية للعمل مع المستندات هي:

تم تنفيذ الوظيفة	عدد الوحدات المجهزة شهريا	معايير الساعات	إجمال الصرف
المستندات الواردة	150	0,065	9,8
مستندات رسمية	160	0,065	10,4
أوامر الإدارة	50	0,08	4
اتصالات من الأطراف المقابلة	60	0,083	5
المكالمات	100	0,2	20
المجموع	520		49,2

وبالتالي، عند أداء الوظائف المذكورة أعلاه فقط، سيقضي الموظف حوالي 50 ساعة شهريًا.

يتساءل موظفو الموارد البشرية عما إذا كان من الممكن تقديم معدل 0.25 لهؤلاء الموظفين؟

هذا لا يحظره القانون: اعتمادًا على حجم العمل المتوقع، يمكن تعيين معدل 0.5 أو 0.75 أو 0.25. وبالمثل، تحتاج إلى حساب تكاليف العمالة حسب فئة العمل للوظيفة الشاغرة التي تم إدخالها.

إذا تجاوز عبء العمل الحالي للموظف عدد ساعات العمل شهريا، فإن تقديم الوظيفة له ما يبرره تماما.

إعداد الوصف الوظيفي الجديد

بناءً على حساب تكاليف العمالة، يتم تحديد وتعديل معايير الوظائف التي سيؤديها الموظف الجديد.

وبعد ذلك يتم إعداد مسودة الوصف الوظيفي.

إعداد مذكرة موجهة إلى المدير

يتم إدخال منصب جديد في وحدة هيكلية محددة، لذلك يتم كتابة مذكرة موجهة إلى المدير من قبل رئيس هذا القسم.

يجب أن تصف الوثيقة بالتفصيل الأساس المنطقي لإدخال وظيفة شاغرة جديدة. مرفق بالمذكرة مسودة الوصف الوظيفي.

إصدار أمر

تشير الوثيقة إلى القسم الذي يتم إدخال الوظيفة إليه، بالإضافة إلى معلومات حول مبلغ الراتب.

قد لا يتزامن تاريخ تقديم الوظيفة الشاغرة مع تاريخ الطلب، لذا قد يتم إدخال التغييرات لاحقًا.

تعديل التوظيف

لا يُطلب من الموظفين التعرف على الابتكارات عند التوقيع.

لمنصب واحد

لا ينظم قانون العمل إجراءات تعديل جدول التوظيف. إذا كنت ستدخل وظيفة شاغرة واحدة فقط، فيمكنك استخدام الإرشادات المذكورة أعلاه.

وبالتالي، فإن تصرفات صاحب العمل تتلخص في إصدار أمر، ووضع وصف وظيفي جديد، وتغيير جدول التوظيف، وتعيين موظف.

للقسم

إذا كانت التغييرات واسعة النطاق، فمن الأسهل وضع جدول توظيف جديد. تم تطوير الوثيقة من قبل قسم شؤون الموظفين وتمت الموافقة عليها من قبل الإدارة.

كيفية اختيار العناوين؟

وفقًا لقانون العمل، يجب أن يتوافق اسم الوظيفة الشاغرة الجديدة مع دليل المؤهلات الحالي المعتمد بالطريقة المنصوص عليها في القانون (مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 787).

إذا لم يكن المنصب المقدم مرتبطًا بقيود وضمانات خاصة، فيمكن للمدير تحديد اسم التخصص بشكل مستقل، بغض النظر عما إذا كان هذا الاسم موجودًا في الدليل أم لا.

إن الالتزام الدقيق بالمسمى الوظيفي مع الكتاب المرجعي والمعايير المهنية منصوص عليه في مادتين من قانون العمل في الاتحاد الروسي:

• فن. 57 (تقديم الإعانات والمزايا لوظائف محددة، ووجود قيود)؛
• فن. 195.3 (تطبيق المعايير المهنية).

التوثيق

يجب إضفاء الطابع الرسمي على إجراءات تقديم المنصب وفقًا للإجراءات التي يحددها القانون.

للقيام بذلك، يتم إصدار أمر لتغيير جدول التوظيف، ويتم تطوير الوصف الوظيفي، ثم يتم إجراء الإضافات نفسها.

يتم إعداد جدول التوظيف وفقًا لنموذج T-3 (الذي تمت الموافقة عليه بقرار لجنة الإحصاء الحكومية رقم 1). إذا لزم الأمر، يمكن لصاحب العمل تطوير نموذجه الخاص (خطاب روسترود رقم 1487-6-1-PG بتاريخ 14 فبراير 2013).

طلبات

لا يوجد شكل منظم لأمر تقديم المركز، ومع ذلك، عند إعداده، يجب أن تسترشد بمتطلبات Gosstandart R 6.30-2003.

• يجب أن يشير عنوان المستند إلى أنه يتم إجراء تعديلات على الجدول بسبب إدخال وظيفة جديدة؛
• يتم كتابة اسم المنظمة بالكامل ورقم وتاريخ الطلب في الأعلى؛
• يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة من النص الرئيسي على الاسم الكامل للشخص الذي يتحكم في تنفيذ الأمر؛
• يقوم المدير أو المسؤول المفوض بالتوقيع في الأسفل، ويمكن لكبير المحاسبين أو رئيس دائرة شؤون الموظفين التوقيع على الموافقة.

جميع الأوامر المتعلقة بالتوظيف عامة في جميع أنحاء الشركة.

يمكن إعطاء المستند فهرسًا خاصًا (على سبيل المثال، "ШР") لتقييد الوصول إلى المعلومات الشخصية للموظفين وتخزينها في مجلد منفصل.

1. مدير المبيعات (الراتب - 100000 روبل) - وظيفة واحدة بدوام كامل؛
2. مدرب مبيعات (الراتب - 50000 روبل) - وظيفة واحدة بدوام كامل."

مستند مثال:

تغيير التوظيف

جدول التوظيف هو وثيقة تتكون من عشرة أعمدة وهي ملحق للأمر الذي تمت الموافقة عليه على أساسه. إذا كانت التغييرات طفيفة (على سبيل المثال، إدخال منصب واحد أو اثنين)، ليست هناك حاجة لإعادة الأمر بأكمله.

في حالة إجراء تعديلات كبيرة (فتح قسم أو قسم جديد)، فمن الأفضل إعادة صياغة النموذج بالكامل مرة واحدة، أي إنشاء جدول زمني جديد. تدخل هذه الوثيقة حيز التنفيذ في تاريخ محدد، بناءً على أمر الموافقة على الجدول الزمني.

وفقًا للنموذج الذي تنظمه لجنة الإحصاء الحكومية، يجب أن تشير الوثيقة إلى:

• أسماء الإدارات
• أسماء جميع المناصب؛
• حجم الموظفين؛
• الحجم، رسوم إضافية.

وصف الوظيفة

يتم إعداد واعتماد الوصف الوظيفي لكل وظيفة، أي لعدد غير محدد من الموظفين دون الإشارة إلى أسمائهم الكاملة.

لا يتم تحديد إجراءات كتابة التعليمات من خلال الإجراءات القانونية التنظيمية، لذلك تقرر الإدارة بشكل مستقل كيفية وضعها وتصحيحها.

تتمثل المهمة الرئيسية عند إعداد المستند في تطوير تعليمات تغطي بالكامل القائمة الكاملة لمسؤوليات الوظيفة وصلاحيات الموظفين بالصياغة الأكثر وضوحًا ودقة.

يتم تطوير الأوصاف الوظيفية على أساس:

• قانون العمل في الاتحاد الروسي؛
• دليل تصنيف الوظائف.

تم إعداد الوثيقة على الورق الرسمي العام للشركة.

التفاصيل الرئيسية تشمل:

• اسم الشركة؛
• عنوان الوثيقة؛
• تاريخ مع رقم؛
• المكان الذي تم تجميعه فيه؛
• عنوان؛
• محتوى النص؛
• لوحة المخرج؛
• ختم الموافقة.

هيكل الوصف الوظيفي:

• الأحكام العامة؛
• وظائف الموظف؛
• مسؤوليات العمل؛
• حقوق الموظفين؛
• مسؤولية؛
• العلاقات داخل الشركة.

عند تقديم منصب جديد، يتم أيضًا تشكيل وصف وظيفي جديد للمتخصص.

عقود توظيف

يؤدي التخفيض أو الزيادة في الراتب وإعادة تسمية الوظيفة والتعديلات الأخرى في جدول التوظيف إلى.

بعد صدور الأمر بتغيير جدول التوظيف يتم إبرام عقد مع الموظف.

عند تعيين موظف لمنصب جديد، يتم إبرام اتفاق معه وفقًا للقواعد العامة لقانون العمل في الاتحاد الروسي.

إذا تمت إعادة تسمية المنصب، يقوم صاحب العمل بإدخال الإدخالات المناسبة فيه.

يتم إعطاء الموظفين الحاليين إشعارًا بالتغييرات القادمة قبل شهرين على الأقل.

هل من الضروري إخطار مركز التوظيف؟

بعد تقديم منصب جديد، هناك خياران ممكنان:

• البحث عن موظف جديد وتوظيفه لهذا المنصب؛
• نقل موظف يعمل بالفعل إليه بموجب اتفاقية إضافية (في هذه الحالة، يتم استبعاد الوظيفة الشاغرة القديمة).

إذا كنت تتبع بدقة إحدى الخوارزميات المحددة، فلن تحتاج إلى إخطار خدمة التوظيف.

المواعيد النهائية

يتم اتخاذ قرار إنشاء وحدة هيكلية جديدة أو تقديم وظائف من قبل الهيئة المعتمدة للكيان القانوني.