العمليات التجارية: إدارة شؤون الموظفين. إدارة شؤون الموظفين في الشركات الصغيرة العمليات التجارية لخدمات شؤون الموظفين

في الظروف الحديثة، تقوم معظم المؤسسات المستقرة ببناء عملياتها التجارية، بما في ذلك في مجال إدارة الموارد البشرية: من الأسهل بكثير العمل وفقًا لمخطط موصوف بوضوح.

بعد الانتهاء من إعادة التنظيم في مؤسستنا والوصول إلى "نقطة التعادل"، قررنا تبسيط عمل كل متخصص، بما في ذلك أنشطة المجند.

يعد توظيف الموظفين نشاطًا رئيسيًا في خدمة إدارة شؤون الموظفين (قسم الموارد البشرية)، لأن تشكيل الفريق يبدأ بالبحث واختيار الأشخاص الذين تحتاجهم الشركة. دعنا نخبرك بمزيد من التفاصيل عن كيفية تبسيط عملية التوظيف في شركتنا.

من أجل تحسين جودة إدارة الموارد البشرية وكفاءة المجند الداخلي، تم تطوير اللوائح "بشأن البحث عن الموظفين واختيارهم وتوظيفهم". تصف هذه الوثيقة عملية التوظيف: فهي تنظم سلسلة تصرفات مسؤول التوظيف بأكملها، وتضع قواعد التفاعل بشأن قضايا التوظيف بين قسم الموارد البشرية والإدارات الأخرى.

تتكون عملية البحث عن الموظفين واختيارهم وتوظيفهم في مؤسستنا من تسع مراحل ( مخطط):

مخطط عملية الأعمال "البحث واختيار وتوظيف الموظفين"

انقر على الصورة لعرض أكبر

المرحلة 1. تقديم العميل إلى قسم الموارد البشرية طلبًا لاختيار مرشح.تبدأ عملية التوظيف عندما يقوم العميل (رئيس الوحدة الهيكلية) بملء استمارة طلب لاختيار المرشح. نحن نعتبر المتطلبات الرئيسية: 1) الخبرة العملية؛ 2) امتلاك المهارات اللازمة. 3) معرفة لغة أجنبية (في بعض المناصب). يشير التطبيق أيضًا إلى التفضيلات المتعلقة بجنس وعمر المرشح. يتم اعتماد الطلب المكتمل من قبل مدير المؤسسة.

المرحلة 2. البحث/اختيار الموظفين.للتأكد من أن جميع الموظفين المشاركين في اختيار الموظفين يفهمون بوضوح معايير الاختيار، يقوم مسؤول التوظيف بتحليل الطلب ويوضح:

اسم الوظيفة الشاغرة، وفي أي وحدة هيكلية تكون مفتوحة؛
سبب الشغور؛
لمن يقوم الأخصائي في هذا المنصب بإبلاغه/عدد المرؤوسين؛
المسؤوليات الوظيفية؛
المتطلبات الأساسية للمرشحين.

يلتزم العميل بتبرير متطلبات مقدم الطلب المحددة في الطلب بشكل واضح:

حصر العمر؛
المستوى الإلزامي للتعليم (التخصص، والمؤهلات، وتوافر التدريب الخاص، وما إلى ذلك)؛
الخبرة العملية المطلوبة (مجالات النشاط، المسمى الوظيفي، القسم الذي يمكن أن يعمل فيه المتخصص سابقًا)؛
مهارات مهنية متخصصة للغاية (مستوى المعرفة بالكمبيوتر، ومعرفة اللغات الأجنبية، والخبرة في قيادة المركبات، وما إلى ذلك).

يجب أن يعرف المسؤول التنفيذي ما هي المهارات المهنية الضرورية لمنصب معين، وما هو مرغوب فيه، وما هي الصفات التجارية والشخصية التي يجب أن يتمتع بها الموظف. هذا مهم من أجل تحليل الوظيفة (المنصب) بشكل صحيح.

وجود فهم واضح لمتطلبات المدير للموظف المستقبلي، والفروق الدقيقة في العمل، وخصائص المناخ المحلي في فريق الوحدة الهيكلية وثقافة الشركة للمؤسسة ككل، يشكل المجند نبذه عن الوظيفه، والتي تتضمن المعلومات التالية:

القيود العمرية (معقولة) ؛
التفضيلات المستندة إلى الحالة الاجتماعية ووجود الأطفال وأعمارهم (على سبيل المثال، لا يوافق أفراد الأسرة دائمًا على رحلات عمل متكررة)؛
المتطلبات التعليمية؛
وجود عادات سيئة (الثقافة المؤسسية للشركة لا تقبلها)؛
الحالة الصحية؛
متطلبات الخبرة في العمل؛
المستوى المطلوب من المعرفة والمهارات والقدرات؛
الخصائص الشخصية.

ويرد مثال على ملف تعريف الوظيفة في الجدول 1.

طاولة 1. الملف الوظيفي "أخصائي خدمة العملاء"

متطلبات
	من 18 إلى 40 سنة
الوضع العائلي	غير مادي
إنجاب الأطفال	مقبول على مدى ثلاث سنوات
تعليم	ويفضل أن يكون أعلى
عادات سيئة	التدخين غير مرغوب فيه
الحالة الصحية	الأمراض العامة، وأمراض الجهاز العضلي الهيكلي (مجموعة الإعاقة من الثاني إلى الثالث)، والسكري (المرحلة الأولية) مقبولة
خبرة	من ثلاثة أشهر
المعرفة والقدرات والمهارات
مهارات التواصل	متطور
ثقافة الكلام
القدرة على استخدام التجويد لتلوين الكلام	ويفضل
عمل الكمبيوتر	على مستوى المستخدم
سرعة الطباعة	أكثر من 120 حرفًا في الدقيقة
معرفة القراءة والكتابة	فوق المتوسط
مهارات اللغة:
	حر
الأوكرانية	حر
إنجليزي	المستوى الأساسي (القراءة، المراسلات التجارية)
القدرة على الالتزام باللوائح واتباع التعليمات	ضروري
الخصائص الشخصية
الانفتاح	مرغوب فيه
مهارات التواصل
الدافع لتحقيق
صراع	غير مقبول
اتجاه العملية	مرغوب فيه
مقاومة الإجهاد	ضروري

بعد إنشاء الملف الوظيفي، يقوم مسؤول التوظيف بتطويره والموافقة عليه مع مشرفه المباشر مجموعة من الأحداثعند البحث/اختيار المرشحين (على سبيل المثال، انظر الجدول 2)، الذي يتضمن:

تشكيل ملف تعريف الموقف.
اختيار مصادر الجذب؛
كتابة إعلان عن وظيفة شاغرة (للنشر في وسائل الإعلام، والإنترنت، وما إلى ذلك)؛
إعداد الأسئلة لمقابلة منظمة (عند ملء الوظائف الشاغرة المتخصصة للغاية، على سبيل المثال، عند اختيار مسؤول شبكة الكمبيوتر).

طاولة 2. مجموعة إجراءات اختيار المحاسب (غير مصنف)

الأحداث	مصادر	تاريخ	مسؤول
تشكيل ملف تعريف الموقف			المجند
			المجند
إعداد الأسئلة للمقابلة المنظمة			المجند
اختيار طرق الاختبار			الطبيب النفسي
نشر إعلان عن وظيفة شاغرة في وسائل الإعلام المطبوعة	"مساء Makeevka"، "مرحبا"، "مطلوب للعمل"، "Proletarka"، "Kirovka"، "Kalinovka"		المجند
البحث عن المرشحين باستخدام السيرة الذاتية المصغرة في وسائل الإعلام المطبوعة	"صالون دون وباس"، "العمل بالإضافة إلى الوظيفة"، "الموضوع"، "متنوع"		المجند
نشر إعلانات الوظائف: بالقرب من مؤسسات التصنيع الكبيرة. في الأماكن المزدحمة على أراضي المؤسسة	اعلانات في الشارع		المجند
البحث عن مرشح في احتياطي الموظفين (الداخلي والخارجي)	احتياطي الموظفين		المجند
الاتصال بوكالات التوظيف	"التنسيق"، "سيريوس"، "خدمة الحوار"، "فينيكس"		المجند
باستخدام المواعدة الشخصية			المجند
البحث المباشر (مبادرة المناشدات مباشرة للمرشحين المحتملين)	جهات الاتصال الشخصية (القاعدة الثابتة)	خلال فترة إغلاق الوظيفة الشاغرة	المجند

بناءً على متطلبات الوظيفة الشاغرة يتم اختيار مصادر الاختيار:

الموظفون الحاليون (بما في ذلك احتياطي الموظفين)؛
المتخصصين الشباب الذين أكملوا بنجاح التدريب (الممارسة) في مؤسساتنا؛
بحث خارجي
قاعدة بيانات للموظفين السابقين في المؤسسة الذين استقالوا بمحض إرادتهم أو تم فصلهم لأسباب لا تشكك في الصفات المهنية والشخصية للموظف (على سبيل المثال، بسبب تخفيض عدد الموظفين)؛
قاعدة بيانات السيرة الذاتية المتراكمة من قبل المجند؛
التعاون مع مراكز التوظيف (دونيتسك، ميكيفكا، لوغانسك ومنطقة لوغانسك)؛
التعاون مع الموظفين ووكالات التوظيف؛
التعاون مع الجامعات والمؤسسات التعليمية الثانوية المتخصصة والمدارس المهنية؛
تأجير الموظفين (للعمل المؤقت)؛
بحث مباشر.

لاختيار المرشحين للمناصب الشاغرة لرؤساء الأقسام ولبعض المناصب الأخرى (مراجع حسابات، مساعد مدير، إلخ) يتم إجراء اختبار نفسي يؤكد وجود أهم الصفات المهنية والشخصية لوظيفة معينة (مجموعتها الخاصة اختبارات لكل منصب شاغر). لاختبار المرشحين، يستخدم الأخصائي النفسي في قسم الموارد البشرية ما يلي:

تقنية بحث الشخصية متعددة العوامل لكاتيل ( ريموند ب. كاتيل);
استبيان كيرسي ( جوه# كيرسي);
اختبار جي آيسنك ( هانز إيسنك، التكيف من قبل أ. شميليف)؛
تشخيص دافعية الإنجاز بقلم أ. مهرابيان ( ألبرت مهرابيان),
التشخيص الشخصي ت. ليري ( تيموثي ليري) وإلخ.

المرحلة 3. الاختيار الأولي للموظفين للوظيفة الشاغرة المعلن عنها.بفضل العمل الراسخ وفقًا لخطة جذب الموظفين، نتلقى تدفقًا يوميًا من السير الذاتية للمرشحين. يتم تحليل كل منهم، يتم إدخال معلومات حول المتقدمين في قاعدة البيانات. إذا استوفى المرشح المتطلبات الأساسية للوظيفة، يقوم مسؤول التوظيف بإجراء مقابلة أولية معه عبر الهاتف.

بناءً على نتائج المقابلة الهاتفية، تتم دعوة المتقدم للوظيفة إلى الاجتماع. يقوم أولاً بملء "استمارة طلب الترشيح" ( المرفق 1)، ثم يقوم مسؤول التوظيف بإجراء مقابلة، بناءً على نتائجها يخلص إلى أن المرشح يفي بمتطلبات الوظيفة. إذا كان التقييم إيجابيًا، يُسمح لمقدم الطلب بالانتقال إلى المرحلة التالية من إجراءات الاختيار.

يقوم المجند بتنسيق مواعيد وأوقات جميع المقابلات (الاختبار) مع العميل والطبيب النفسي (إذا لزم الأمر، مع رئيس جهاز الأمن أو المدير أو نائبه الأول).

المرحلة 4. الاختبار النفسي(إذا قدمت). وبناءً على نتائج الاختبار، يقدم الطبيب النفسي في قسم إدارة شؤون الموظفين نتيجة تعكس امتثال الخصائص النفسية للمرشح لمتطلبات الوظيفة الشاغرة ونقاط قوته وضعفه والصعوبات المحتملة في التكيف مع مكان العمل الجديد.

ويرد في هذا مثال على استنتاج عالم النفس بناءً على نتائج الاختبار الملحق 2.

الملحق 2

نتائج تقييم المرشحين

الاسم الكامل.:إيفانوفا إي.
مسمى وظيفي:مستشار قانوني

كتلة شخصية

نوع الجهاز العصبي متوسط القوة، والعمليات العصبية شديدة الحركة. الشخص قادر على أداء العمل المكثف والرتيب بنفس القدر من النجاح.

المستوى العام للذكاء: فوق المتوسط. سرعة التفكير عالية وكافية للعمل الفعال كمستشار قانوني.

نوع المزاج هو وهن طبيعي: يتميز المرشح الذي تم فحصه بشكل متساوٍ بسمات جميع المزاجات الأساسية.

يتم التعبير عن سمات الشخصية بشكل ملحوظ: التواصل الاجتماعي، والاستقلال، والاستقلال، والود، والعاطفية، والقلق، والتقلب، والتفاؤل، والنشاط.

يتجنب حالات الصراع.

لقد أظهرت مهارات تنظيمية ولديها مقومات القائد: فهي لا تستطيع تنفيذ المهام بدقة فحسب، بل يمكنها أيضًا اتخاذ قرارات مستقلة وتحديد الأهداف وإيجاد طرق لتحقيقها. لديه موقف حياة نشط، وهو مسؤول تماما وينتقد نفسه بشأن نتائج عمله.

تميل إلى تنفيذ المهام بقدر كبير من الإبداع. مستقلة ومبتكرة وطموحة.

كتلة تحفيزية

الدوافع الأساسية في بنية الدافعية الفردية: "الإبداع"، "المهنة". يسعى المتخصصون الذين لديهم الدافع الرئيسي "الإبداع" إلى العمل الذي يسمح لهم بإظهار المبادرة والذكاء والخيال والإبداع وتحقيق القدرات الإبداعية من خلال العمل. إنهم حساسون جدًا للثناء والموافقة والدعم من الإدارة. إن فرصة وضع أفكارهم ومشاريعهم موضع التنفيذ لها أهمية كبيرة بالنسبة لهم. ومن الأفضل عدم تطبيق العقوبات على هذه الفئة من العاملين، ومن المستحسن عدم معاقبة المبادرة والإبداع. يمكن أن تتأثر كثافة العمل وجودته بشكل كبير بنظام التحفيز. يُظهر هؤلاء الموظفون عادةً ولاءً عاليًا للشركة إذا كانت توفر لهم الفرصة لتحقيق قدراتهم الإبداعية (تعتمد درجة الولاء على الاهتمام الذي يثيره العمل لديهم).

تركز إيفانوفا إي على النشاط المهني (الدافع "المهنة")، وتسعى جاهدة لتحقيق النمو الوظيفي من خلال التحسين المستمر لمعارفها ومهاراتها، وتريد إرضاء طموحاتها المهنية من خلال العمل. عادة ما يقوم المتخصصون الذين لديهم دوافع "المهنة" بتقدير تكلفة عملهم بشكل واقعي، لكنهم في بعض الأحيان يبالغون في تقديرها. يمكن لحجم الأجور، إلى حدود معينة، أن يحفز كثافة العمل وجودته.

لديه خبرة في العمل المهتم والمكثف ("إدمان العمل"). النتائج على مقياس الصدق تقع ضمن الحدود الطبيعية.

معايير التقييم	نتيجة الاختبار (٪)	النتيجة المثالية (%)	الانحراف المستلم (%)	مستوى الامتثال
الدافع "العمل"
فكرة "المهنة"
الدافع "الإبداع"
عزر "القوة"
عزر "الجماعية"
عزر "المال"
المستوى العام للتحفيز (GLM)
علامات "مدمن العمل" (OSIR)
تضخم احترام الذات (ISE)		لا يزيد عن 30
الاعتماد المالي على العمل (MH)	في(بارِز)
مستوى امتثال الدافع للوظيفة المقصودة				عالي

الاستنتاجات:

يمكن تقييم المرشح لمنصب المستشار القانوني E. I. Ivanova على أنه متخصص واعد يتمتع بذكاء عالٍ وخصائص تجارية متطورة.
أظهر مقدم الطلب صفات قيادية ولديه طموحات "صحية".
تتوافق الخصائص النفسية (في المقام الأول المجال التحفيزي، وتوجهات القيمة) مع الملف التعريفي لوظيفة "المستشار القانوني".

يوصى للمتقدمة لمنصب المستشار القانوني، E. I. Ivanova، للعمل كمتخصصة تتوافق خصائصها النفسية مع متطلبات الوظيفة.
قسم الموارد البشرية يوصى بدعم Ivanova E. I. بنشاط خلال فترة التكيف (المحادثة التمهيدية؛ توصيات لإدراجها في الفريق؛ إجابات على الأسئلة التي تنشأ أثناء العمل؛ المساعدة في حالة مواقف العمل المثيرة للجدل).
لعناية المدير: لدى مقدم الطلب دافع واضح إلى حد ما وهو "الإبداع"؛ ومن المستحسن عدم معاقبة مبادرة وإبداع هؤلاء المتخصصين؛ لا يُنصح باستخدام طريقة "التجميع" لهذه الفئة من العمال.

المرحلة 5. مقابلة مع المدير المباشر.يقوم مسؤول التوظيف بتزويد العميل بالمعلومات التالية عن المرشح:

ملخص؛
إكمال "نموذج طلب المرشح"؛
نتائج الاختبارات النفسية (إذا أجريت).

يلتزم رئيس الوحدة الهيكلية بتحديد موعد ووقت للمقابلة التي يجب أن تتم خلال سبعة أيام عمل، خلال ثلاثة أيام عمل من تاريخ تقديم المعلومات عن المرشح. بعد المقابلة، يلتزم العميل بتزويد مسؤول التوظيف باستنتاجات حول المستوى المهني للمرشح وامتثاله للمتطلبات المذكورة خلال يومي عمل. إذا كان التقييم إيجابيا، ينتقل الشخص إلى المرحلة التالية من إجراءات الاختيار.

خلال مقابلة مع موظف محتمل من قبل العميل، يوضح مسؤول التوظيف متطلبات الوظيفة الشاغرة (مع الإشارة إلى ما هو أكثر أهمية بالنسبة للعميل: القدرة على حساب التكاليف، والانتباه، والمثابرة، وما إلى ذلك). إذا لم يكن لدى المرشح المعرفة والمهارات المهنية اللازمة، يقوم مسؤول التوظيف بتحليل أسباب التناقض، وتعديل الملف الوظيفي وطرق الاختيار.

المرحلة 6. التحقق من المعلومات الخاصة بالمرشح من قبل جهاز أمن الشركة.إذا اتخذ المدير المباشر قرارًا إيجابيًا بناءً على نتائج المقابلة، يقوم مسؤول التوظيف بنقل المعلومات حول مقدم الطلب (نسخة من "نموذج طلب المرشح") إلى خدمة أمن الشركة. ويلتزم أخصائي الأمن بالتحقق من هذه البيانات خلال ثلاثة أيام عمل وتقديم الرأي إلى قسم إدارة شؤون الموظفين. إذا كانت المراجعة إيجابية، يتم قبول المرشح في المرحلة التالية من إجراءات الاختيار.

المرحلة 7. التحقق من المراجع.يقوم أحد المتخصصين من قسم الموارد البشرية بجمع (توضيح) التوصيات من أماكن العمل السابقة لمقدم الطلب: منصبه، ومسؤولياته الوظيفية، والمستوى المهني، والمراجع من الزملاء السابقين، وأسباب الفصل، وما إلى ذلك.

المرحلة الثامنة: اتخاذ القرار بشأن قبول المرشح.في هذه المرحلة، يقدم مسؤول التوظيف مجموعة من المستندات لمدير المؤسسة للنظر فيها:

نموذج "نموذج طلب المرشح"؛
السيرة الذاتية للمرشح؛
نتائج الاختبار النفسي (إذا تم إجراؤه)؛
توصيات من أماكن العمل السابقة للمرشح؛
اختتام مجلس الأمن.

يحدد المدير موعدًا ووقتًا للمقابلة مع المرشح (أو يقرر تعيينه دون مقابلة). إذا كان القرار إيجابيًا، يقوم مسؤول التوظيف بإرسال المرشح إلى قسم الموارد البشرية لاستكمال المستندات.

إذا لم يستوفي المرشح متطلبات الوظيفة في أي مرحلة من مراحل عملية الاختيار، فإن مسؤول التوظيف يشكر الشخص على استجابته لإعلان الوظيفة ويرفضه بأدب. يتم إدخال تفاصيل الملف الشخصي للمرشح المرفوض في قاعدة البيانات مع الملاحظات التي قد تكون مفيدة لاحقًا عند ملء وظيفة شاغرة أخرى.

المرحلة 9. التقدم لوظيفة.في حال استيفاء المتقدم لكافة متطلبات الوظيفة يتفق معه رئيس الوحدة الهيكلية على موعد العودة الفعلية للعمل. في الحالات التي ينص عليها القانون، يخضع الموظف المستقبلي في المؤسسة لفحص طبي.

الموظفون المؤهلون هم المفتاح لمؤسسة فعالة. الموظفون القيمون هم المورد الرئيسي الذي لا غنى عنه لأي منظمة. ولكن من المهم ليس فقط اختيار وجذب العمال، ولكن أيضًا مساعدتهم على التكيف مع العمل في المؤسسة. لهذا الغرض، يتم تطوير عملية الأعمال "إدارة شؤون الموظفين"، والتي تشير إلى عدد من الأنشطة ذات الصلة التي تهدف إلى تبسيط العمل مع الموظفين. هناك مخطط معروف يساعد في إدارة الموظفين، وهو يقوم على مبدأ الاتساق، والذي يسمح لك بالتأثير على الموظفين باستخدام العوامل الداخلية والخارجية. يمكن أن يعتمد مثل هذا النظام أيضًا على مبدأ العملية، والذي يتكون من توزيع السلطات من الأعلى إلى الأسفل، مع مراعاة التسلسل الهرمي. يتيح لك استخدام النظام القائم على مبدأ العملية تنظيم عمل المؤسسة بشكل فعال وإدارة العلاقات بين المشاركين في عملية الأعمال.

تحدد المؤسسة بشكل مستقل العمليات التجارية الرئيسية، وتنتمي هذه الصلاحيات إلى خدمة إدارة شؤون الموظفين. هناك ست عمليات عمل مركزية تغطي أنشطة المؤسسة بأكملها. تتكون كل عملية من عمليات الأعمال الست هذه من عمليات إضافية.

العمليات التجارية لإدارة شؤون الموظفين:

تخطيط شؤون الموظفين؛
تطوير الموظفين؛
تشغيل وتحليل أداء الموظفين.
الدفع مقابل نتائج الأداء وإدخال حوافز إضافية؛
تنظيم ظروف العمل والحزمة الاجتماعية؛
متابعة العلاقات القانونية والعملية.

في أغلب الأحيان، يحدث وصف العملية التجارية لإدارة شؤون الموظفين في الكتل الرئيسية - "تخطيط الموظفين" و"تطوير الموظفين"، وبالتالي تشكيل نموذج لإدارة شؤون الموظفين.

العوامل الرئيسية اللازمة لتخطيط القوى العاملة هي: خطة استراتيجية للمؤسسة بأكملها؛ الوظائف الشاغرة المتاحة؛ تسريح العمال أو نقل الموظفين في المستقبل.

المؤشرات الاقتصادية التالية تميز عملية إدارة الأعمال:

المتخصصين اللازمين لملف تعريف معين؛
عدد المرشحين لكل مقعد متاح؛
الوقت المستغرق في البحث عن الموظفين؛
نفقات مالية.

عند إجراء عملية الاختيار، من المهم فحص وتحليل القدرات التجارية والصفات لمقدم الطلب، والقدرة على التعامل مع الوظيفة. يتم إجراء هذا التحقق لمزيد من التوزيع وتعيين المستوى المؤهل. يتضمن الاختيار أيضًا التحقق من المستندات الإلزامية (دفتر العمل وجواز السفر والوثيقة التي تؤكد التعليم) ونماذج الطلبات. تتم مقارنة الحقائق المبينة في استمارة الطلب ومتطلبات الوظيفة الشاغرة المتاحة. وبعد ذلك يتم إجراء اختبار الكمبيوتر والمقابلة المباشرة. إذا كان المرشح للمقعد المتاح مناسباً يتم ضمه إلى طاقم العمل. تشكل جميع العمليات الموصوفة عملية عمل واحدة - "تخطيط الموظفين".

هناك عملية عمل رئيسية أخرى لإدارة شؤون الموظفين، والتي تحظى بأقصى قدر من الاهتمام، وهي "تطوير الموظفين". وتتكون من عمليات فرعية مثل: تدريب الموظفين وإعادة التدريب والتدريب المتقدم، وهو أمر مهم جدًا للإنتاج. لا تسمح عملية الأعمال هذه برفع المستوى المهني للموظف فحسب، بل تساعد أيضًا على التكيف مع عملية العمل. يتم التعامل مع هذه المشكلة من خلال خدمة إدارة شؤون الموظفين، التي تقوم بتطوير خطة وظيفية فردية للموظف.

تعد إدارة شؤون الموظفين في الشركات الصغيرة أو الكبيرة أمرًا ضروريًا لكل مؤسسة. يتيح لك التنظيم السليم والفعال لعمل الموظفين تبسيط جميع العمليات في الإنتاج.

عند تعيين موظف أو نقله إلى قسم آخر، غالبًا ما يكون من الضروري تنظيم توفير الموارد اللازمة لأداء واجبات الوظيفة في الوقت المناسب.

المهم هنا هو كفاءة توفير الموارد ومسألة الأمان التي تنشأ عند توزيع الحقوق على الموارد المختلفة. من المهم أيضًا تاريخ التغييرات في الموارد المقدمة للموظف.

إذا فكرت في الأمر، فستجد أن هناك الكثير من الموارد ويمكن تجميعها وفقًا لمعايير معينة:

الموارد المشتركة للشركة هي نفسها لجميع الموظفين (على سبيل المثال: حساب المجال، وحساب الوصول إلى الإنترنت، وحساب DIRECTUM EDMS، وما إلى ذلك)
الموارد حسب نوع المنصب (على سبيل المثال: صندوق البريد الشخصي، وبعض موارد الشبكة، والوصول إلى مواقع الويب، وما إلى ذلك)
الموارد حسب القسم (مثال: الوصول إلى البرامج وقواعد البيانات وما إلى ذلك)

يتم "إغلاق" هذه الأسئلة بواسطة دليل "الموظفين"، مع تعديل طفيف فيما يتعلق بالمهمة المطروحة.

علماً بأن الدليل يسجل تاريخ الاتصال وانقطاع المورد (في حالة انتقال الموظف إلى إدارة أخرى أو فصله)، وكذلك الشخص المسؤول عن الاتصال.

هذا ما يبدو عليه دليل "الموارد حسب القسم":

وهذا هو دليل "الموارد حسب المنصب":

بالطبع، لملء أدلة "الموارد..."، يجب عليك أولاً الموافقة على قائمة بجميع الموارد حسب المنصب والقسم، وبعد ذلك فقط انتقل إلى ملء الأدلة.

ويتم ملء دليل "الموظفين" أثناء المرور بالمسار القياسي "استقبال / نقل / فصل الموظف".

يُسمح بإضافة إدخالات إلى الدليل فقط للموظف المسؤول وبعد الحصول على الموافقة المناسبة.

يكون زر "ملء الكل" نشطًا في حالة عدم وجود إدخالات في الدليل، وهذا يسمح لك بملء الموارد مبدئيًا بناءً على الحقول المملوءة مسمى وظيفيو التقسيمبالطبع، إذا لم تكن الحقول المقابلة فارغة، وإلا فلن تتم معالجة هذا الفلتر. لملء الجزء الجدولي من دليل "الموظفين"، يوجد زر "تحديث".

كيف تعمل؟

بعد استكمال مستندات الموظفين، يقوم مدير الموارد البشرية بإدخال البيانات الخاصة به في دليلي "الأشخاص" و"الموظفين" في نظام DIRECTUM EDMS.
بعد ذلك، يتم إرسال إدخال دليل "الموظفين" كمرفق على طول المسار القياسي "قبول/نقل/فصل الموظف".
الخطوة التالية هي فتح الوصول إلى الموارد للأشخاص المسؤولين (القسم الفني، المحاسبة، قسم الأعمال)
الإلمام باللوائح المحلية للشركة.
اتخاذ قرار بالخضوع لفترة اختبارية. قبل 7 (سبعة) أيام عمل من انتهاء فترة اختبار الموظف، يتسلم رئيس الدائرة التي يعمل بها مهمة يتم على إنجازها اتخاذ القرار بشأن اجتياز الموظف فترة الاختبار أو رسوبه. (من الممكن تحديد تاريخ انتهاء محدد لفترة الاختبار أو إنهاء خدمة الموظف).
إذا لزم الأمر، فمن الممكن تغيير حقوق الوصول إلى الموارد.

مخطط المسار النموذجي "استقبال / نقل / فصل الموظف".

دعونا نوضح العلاقة بين منهجية العمليات التجارية وإدارة شؤون الموظفين. لضمان التشغيل الناجح، يجب على المؤسسة تنظيم وتدريب وإدارة الموارد البشرية المتاحة فيها تحت تصرفها حتى يتمكنوا من تنفيذ الإستراتيجية وتنفيذ العمليات التجارية التي تشكل أنشطة المنظمة. الأهداف الرئيسية لإدارة الموارد البشرية هي:

تنظيم العمل الفعال للموظفين من خلال إنشاء هيكل تنظيمي فعال وتوزيع المسؤوليات وتعيين الأشخاص الأكفاء في المناصب المسؤولة.

التأكد من المستوى المطلوب من المعرفة والمهارات والقدرات من خلال اختيار وتنسيب الموظفين ذوي المؤهلات اللازمة، وكذلك التنبؤ، في مواجهة التغيرات المستمرة، بالطلب المستقبلي على الموظفين ومستوى المتطلبات المفروضة عليهم.

تنمية الثقافة التنظيمية من خلال تعريف وتكوين القيم والاتجاهات التي تشكل أساس الثقافة التنظيمية للمؤسسة.

إدارة أنشطة الموظفين والإدارات من خلال تطوير القيادة والتحفيز الوظيفي وتخطيط الأعمال وتحديد الأهداف وقياس الأداء.

تلبية اهتمامات واحتياجات القوى العاملة، كالتقدم الوظيفي، وتحقيق التميز المهني، وضمان مستوى معيشي لائق.

دعونا نقدم المبادئ الأساسية لتنظيم العمليات التجارية في إدارة شؤون الموظفين.

يقوم كبار المديرين بتطوير الإستراتيجية والأهداف والمعايير وبرامج تطوير الموظفين. يقوم المديرون المتوسطون والمبتدئون بتنفيذ برامج تطوير الموظفين الرئيسية، وتدريب موظفيهم وإدارة عملهم، باستخدام التقنيات والأدوات التي تم تطويرها كجزء من استراتيجية موحدة لإدارة المؤسسة. في قلب وجهات النظر الحديثة حول الإدارة توجد مشكلة المرونة والقدرة على التكيف (التكيف) مع التغيرات المستمرة في البيئة الخارجية، والتي غالبًا ما تملي استراتيجية وتكتيكات المنظمات. القدرة على التكيف هي شكل من أشكال تطوير المنظمة حيث يتم الحفاظ على وظائفها من خلال التكيف المرن مع التغيرات في البيئة الخارجية والداخلية.

عند بناء هيكل عمليات إدارة الأعمال، يتم أخذ المبادئ الأساسية التالية بعين الاعتبار: توجيه المشكلة؛ تقليل التسلسل الهرمي إلى الحد الأدنى؛ التعيين المؤقت للوظائف للفرق (الفرق)؛ مستوى عال من التكامل الأفقي بين الموظفين. توجيه ثقافة العلاقات نحو التعاون والوعي المتبادل والانضباط الذاتي والتطوير والتنظيم الذاتي. من خلال توفير مجموعة واسعة من الأفكار والأساليب لحل المشكلات، تتطلب المبادئ الجديدة مراجعة العديد من الأحكام التقليدية في مجال تنظيم العمل والأجور والتقييم. نتيجة لإنشاء أشكال جماعية في الشركات، يتم تقليص جهاز الإدارة على المستويين الأعلى والوسطى، وتتزايد المؤهلات والاهتمام بتطوير السوق داخل الشركة والعلاقات والمبادرة الاقتصادية، وتزداد مسؤولية الموظفين. في ازدياد. وفي نهاية المطاف، يؤدي هذا إلى زيادة إمكاناتهم وتأثيرهم، مما يسمح للمديرين بالعمل كفريق واحد والمشاركة بشكل أكثر نشاطًا في عملية صنع القرار.

الأسباب الرئيسية للحاجة إلى تحسين العمليات التجارية لإدارة الموارد البشرية هي:

عدم التركيز على أسواق أو عملاء محددين؛

عدم وضوح مسؤولية الوحدات التنظيمية الفردية (الموظفين أو الإدارات أو الأقسام) عن نتائج عملهم؛

عدد كبير من العمليات الإدارية غير الفعالة، التي تهدف بشكل رئيسي إلى الامتثال للإجراءات الشكلية، وليس في مصلحة العملاء؛

تحسين وإدارة هيكل العمليات التجارية.

يتطلب إدخال ممارسات إدارة العمليات التجارية تغييرات تنظيمية على مستويات مختلفة من إدارة المؤسسة: المستوى الأعلى للإدارة العليا، والمستوى المتوسط للمديرين المتوسطين، والمستوى الأدنى للموظفين العاديين في المؤسسة.

في معظم الحالات، تأتي مبادرة التغيير من الأعلى. لتنفيذ التغيير بنجاح، يحتاج القادة في هذا المستوى إلى أسلوب قيادة جديد. إن وجود قائد قوي سيضمن تنفيذ التغييرات على الرغم من المقاومة داخل المنظمة. من المهم أن يكونوا قدوة للموظفين الآخرين. يجب أن يرى الموظفون أن جميع قادة الشركة يشاركون بنشاط في عملية التغيير منذ بداية المشروع حتى اكتماله.

في سياق الانتقال إلى إدارة العمليات التجارية، تصبح طرق التواصل مع موظفي المؤسسة ذات أهمية قصوى. لكي يتقبل الموظفون التغييرات التي تحدث في المنظمة بشكل حقيقي، من الضروري أن تزودهم الإدارة العليا بالمعلومات الكافية حول هذه التغييرات. يجب نقل جميع القيم التي ستقدمها الإدارة نتيجة للتغييرات إلى وعي موظفي المؤسسة.

أعظم التغييرات تحدث على مستوى الإدارة الوسطى. ونتيجة للتخلص من مستويات الإدارة الزائدة عن الحاجة - ما يسمى "الضغط العمودي" - يصبح الهيكل التنظيمي للمنظمة أكثر استواءً. وبما أن إدارة العمليات أصبحت جزءا من عمل فرق جديدة من الموظفين، فقد ينخفض عدد مستويات الإدارة في بعض المؤسسات الكبيرة من 15 إلى 3. ونتيجة لذلك، يفقد العديد من المديرين المتوسطين السلطة على مرؤوسيهم، ويفقد الكثير منهم سلطتهم. وظائف.

يتغير دور المدير الأوسط من المراقبة والتحكم إلى التعاون والدعم، ومساعدة الفرق على حل المشكلات وخلق مساحة للأشخاص في جميع أنحاء المؤسسة للعمل بشكل أكثر مرونة وتحمل المزيد من المسؤولية.

التغيير السلبي الآخر في نظر مدير المستوى المتوسط هو "إلغاء حياته المهنية". في هيكل هرمي أكثر انبساطًا، ليس لدى المدير الأوسط مكان يتسلقه - فالسلم الوظيفي بالمعنى المعتاد لم يعد موجودًا. بالتزامن مع عملية فقدان السلطة من قبل المديرين المتوسطين، تحدث عملية أخرى: يحصل الموظفون العاديون في المؤسسة على صلاحيات ومسؤوليات أكبر. يعد تطوير فرق متعددة الوظائف ومتنوعة جانبًا أساسيًا لتنفيذ إدارة العمليات التجارية، وتوفير مسؤولية اتخاذ القرار والاستقلالية والمرونة في كل نقطة في العملية التجارية حيثما تكون هناك حاجة إليها. ربما تكون الفترة الانتقالية، عندما يحدث التغيير، هي الأصعب بالنسبة لموظفي المؤسسة. نظرًا لأن الإدارة لا ترغب في المخاطرة، فعادةً خلال هذه الفترة يقوم جميع الموظفين بعمل مزدوج (تنفيذ العمليات القديمة والجديدة)، ويصبح العمل أكثر صعوبة. وفي هذه المرحلة يجب على القادة ضمان استمرار التغيير في المضي قدمًا.

وصف العمليات التجارية للحفاظ على سجلات الموظفين

يتضمن نموذج الأعمال لشركة البناء العمليات التجارية التالية:

1 إدارة حركة الموظفين:
1.1 تعيين الموظف:
1.1.1 إدخال البيانات الشخصية؛
1.1.2 تعريف القسم؛
1.2 تغيير حالة الموظف.
1.2.1 النقل إلى قسم آخر؛
1.2.2 النقل إلى منصب آخر؛
1.2.3 النقل إلى قسم آخر؛
1.2.4 النقل للمغادرة؛
1.2.5 الفصل؛
1.3 إعداد التقارير.

تنقسم عملية الأعمال من المستوى الأول "أنشطة قسم الموارد البشرية" (الشكل 1) إلى عدة عمليات تجارية من المستوى الثاني (الشكل 2).

الشكل 1. المستوى الأول من العمليات التجارية

الشكل 2. العمليات التجارية من المستوى الثاني

تشكيل متطلبات تصميم النظام

هدف: مطلوب تطوير نظام آلي يمكن من خلاله تنفيذ العمل الرئيسي على سجلات الموظفين.

معيار: يعتبر الهدف قد تحقق إذا تم إنشاء المستندات الرئيسية الواردة والصادرة لقسم الموارد البشرية باستخدام نظام آلي يعتمد على قاعدة بيانات.

أساس التطوير: مهمة لتصميم الدورة

الجدوى والجدوى الاقتصادية.

من الممكن إكمال هذه المهمة، لأنه في العديد من المؤسسات يعمل نظام مماثل في قسم شؤون الموظفين بنجاح. مشروعنا لا يختلف بشكل أساسي عن المؤسسات المماثلة الأخرى.

وسيسمح تنفيذ هذا النظام بما يلي:

- زيادة إنتاجية العمل (عشرات ومئات المرات)
- تحسين جودة وموثوقية سجلات الموظفين
- الانتقال من المحاسبة إلى تحليل موظفي المؤسسة
- تنظيم سجلات الموظفين بالشركة وبما يتوافق مع القوانين.

يمكن إكمال بعض المهام (خاصة إعداد التقارير) في بضع دقائق. سيتم تقليل عدد أخطاء المستخدم نظرًا لتخصيص وظائف التحكم للبرنامج. ستزداد صحة القرارات التي تتخذها الإدارة بناءً على التقارير الواردة من قسم الموارد البشرية، حيث ستزداد موثوقية واكتمال سجلات الموظفين.

سيسمح لك هذا النظام بالانتقال من محاسبة الموظفين البسيطة إلى مستوى أعلى. سيكون من الممكن تحليل حركة الموظفين في مختلف الجوانب، واستنادا إلى البيانات الأولية، سيكون من السهل الحصول على المعلومات الإدارية اللازمة.

وظائف النظام الآلي الذي يتم آليا:

1. الاحتفاظ بقاعدة بيانات للموظفين.
2. تعيين موظفين جدد.
3. فصل الموظفين.
4. نقل الموظفين.
5. تسجيل الإجازات.
6. تسجيل الإجازة المرضية.
7. الحفاظ على الموظفين.
8. خدمات المعلومات والمراجع.
9. إعداد التقارير
- قبل المحاسبة؛
- أمام صندوق التقاعد؛
- أمام السلطات الإحصائية؛
- قبل الإدارة.

اختيار أداة التطوير

سيتم تطوير النظام على أساس DBMS 1C: Enterprise 8.3 الموجه للكائنات، نظرًا لأن نظام إدارة قواعد البيانات هذا قادر على حل المهام المعينة بشكل كامل وبأسعار معقولة.

المتطلبات الوظيفية

وترد المتطلبات الوظيفية في الجدول 1.

يوضح الجدول متطلبات الكيانات الرئيسية للنظام الجاري تطويره، ووظائف المستخدم الأساسية للحفاظ على سجلات الموظفين في المؤسسة، وإنشاء وثائق التقارير.

الجدول 1 - المتطلبات الوظيفية للتنمية

متطلبات

تفاصيل المتطلبات

يجب أن يحتوي دليل "ملف تعريف الموظف" على القيم المحددة

قيم الدليل:

الاسم الكامل للموظف

وثيقة الهوية؛

رقم السلسلة والوثيقة؛

التقسيم؛

الوضع العائلي؛

تاريخ الميلاد؛

تعليم؛

تاريخ استلام؛

التوبيخ

رقم التليفون؛

تاريخ الفصل

سبب الفصل؛

حالة الموظف

فترة التجربة؛

ظروف العمل؛

جدول.

يجب اختيار السمة "وثيقة الهوية" من دليل "أنواع وثائق الهوية"

قيم الدليل:

جواز السفر الأجنبي للاتحاد الروسي

شهادة الميلاد

البطاقة الشخصية

شهادة الافراج

جواز السفر الأجنبي MMF

بطاقة الهوية العسكرية

جواز الهجرة

جواز سفر دبلوماسي

جواز سفر أجنبي

الشهادة (اللاجئين)

هوية اللاجئ

بطاقة هوية مؤقتة لمواطن من الاتحاد الروسي

جواز سفر موديل 1997

وثائق أخرى صادرة عن وزارة الداخلية

يجب تحديد سمة الجنس من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

يجب اختيار سمة "القسم" من دليل "الأقسام".

يجب تحديد سمة "الحالة الاجتماعية" من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

أعزب؛

مُطلّق؛

يجب اختيار سمة "المنصب" من دليل "المناصب".

يجب تحديد سمة "التفريغ" من دليل "الأرقام".

يجب تحديد سمة التعليم من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

بدون تعليم

مدرسة إبتدائية

الثانوية الدنيا

متوسط المجموع

المهنية الأولية

الثانوي المهني

دراسات عليا

يجب تحديد سمة "التوبيخ" من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

يجب تحديد سمة "سبب الفصل" من دليل "أسباب الفصل".

القيم الممكنة:

رعاية الإعاقة

فن. 33 قانون العمل البند 2

ارتكاب السرقة في مكان العمل

فن. 33 قانون العمل، البند 8

التقاعد

فن. 31 قانون العمل

الدراسة بدوام كامل

فن. 31 قانون العمل

عن طريق تخفيض عدد الموظفين

فن. 33 قانون العمل، البند 1

باتفاق الطرفين

فن. 29 قانون العمل، البند 1

ترك للخدمة العسكرية

فن. 29 قانون العمل، البند 3

بناء على طلب الهيئة النقابية

فن. 37 قانون العمل

للتغيب

فن. 33 قانون العمل، البند 4

رعاية المعاقين

فن. 32 قانون العمل

رعاية الطفل حتى عمر 14 سنة

فن. 32 قانون العمل

بناء على طلبك الخاص

فن. 31 قانون العمل

الحضور للعمل وهو في حالة سكر

فن. 33 قانون العمل، البند 7

فن. 29 قانون العمل، البند 5

انتهاء فترة العمل

فن. 29 قانون العمل، البند 2

التناقض مع الموقف الذي يشغله

فن. 33 قانون العمل، البند 2

منهجي الفشل في أداء الخدمة إلزام.

فن. 33 قانون العمل، البند 3

غير مرض نهاية الاختبار موعد التسليم

فن. 23 قانون العمل

يجب تحديد سمة "حالة الموظف" من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

يعمل

يجب تحديد سمة "فترة الاختبار" من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

شهر واحد؛
3 اشهر؛
6 اشهر؛

يجب تحديد سمة "ظروف العمل" من قائمة القيم المحتملة

القيم الممكنة:

طبيعي

ثقيلة / ضارة

ثقيلة بشكل خاص / ضارة بشكل خاص

يجب تحديد سمة "جدول العمل" من دليل "جداول العمل".

القيم الممكنة:

الجدول الزمني 8 ساعات

الجدول الزمني 7 ساعات

الجدول الزمني 6 ساعات.

ورقة الوقت 4 ساعات.

يجب أن يحتوي دليل "المناصب" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم؛

يجب أن يحتوي دليل "أنواع وثائق الهوية" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم؛

يجب أن يحتوي دليل "الأقسام" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم؛

يجب أن يحتوي دليل "الأرقام" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم؛

معدل التعريفة

يجب أن يحتوي دليل "جداول العمل" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم؛

ساعات العمل

قيم الدليل:

اسم

بيانات الدليل:

مرض عام

لرعاية الطفل

للحمل والولادة

إصابة عمل

الصدمة في المنزل

الإصابة في الطريق من/إلى العمل

يجب أن يحتوي دليل "أنواع الإجازات المرضية" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم نوع الإجازة المرضية

قيم الدليل:

اسم؛

يجب أن يحتوي دليل "أسباب الفصل" على القيم المحددة

قيم الدليل:

اسم؛

المادة من قانون العمل

في النظام الجاري تطويره، يقوم المستخدم بإنشاء مستند: التوظيف

هيكل الوثيقة:

تاريخ استلام؛

القسم - تم اختياره من دليل "الأقسام".

في النظام الجاري تطويره، يقوم المستخدم بإنشاء مستند: الفصل

هيكل الوثيقة:

الاسم الكامل للموظف - يتم اختياره من دليل "ملف تعريف الموظف"؛

المنصب - يتم اختياره من دليل "المناصب"؛

تاريخ الفصل

أسباب الفصل - مختارة من دليل "أسباب الفصل".

في النظام الجاري تطويره، يقوم المستخدم بإنشاء مستند: الموظفون في إجازة

هيكل الوثيقة:

الموظف - يتم اختياره من دليل "ملف تعريف الموظف"؛

المنصب - يتم اختياره من دليل "المناصب"؛

القسم - يتم اختياره من دليل "الأقسام"؛

جزء الجدول:

الفترة ج (بداية فترة الإجازة...

- اسم السابقة؛
- وصف قصير؛
- الجهات الفاعلة المشاركة في السابقة؛
- التدفق الرئيسي للسابقة.

سابقة: فصل الموظف؛

وصف قصير: تعيين موظف جديد بناءً على طلب مقدم، وتسجيل بيانات الموظف المفصول من المؤسسة