Заявка на подбор персонала: когда лучше обращаться к специалистам. Заявка на подбор сотрудника Заявка на подбор персонала образец

— это всего лишь сервисная функция. Во главе угла стоят бизнес-процессы, которые приносят деньги — продажи, производство и далее по списку. С этим трудно не согласиться. На первый взгляд.

Пример из нереальной жизни.

Давайте на секунду представим ситуацию. В компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе — балерины, а в кресле генерального директора — оленевод с Аляски. Здорово, да? Только страшновато за судьбу предприятия. Ситуация гротескная. Доиграем её до конца.

Лукавый ответ HRa: «Вы просили обеспечить предприятие творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других вводных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почётные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и совершенно нестандартные».

Собственник из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод???».

HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень выносливый. По кости режет, даже выставки были, дипломы есть — творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится — стрессоустойчивый».

Занавес.

Мы, конечно, очень сильно утрировали. Наш пример призван заострить внимание на том, что без правильно организованного подбора персонала бизнес эффективно функционировать и приносить прибыль не может. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовывать и описывать в соответствующем регламенте.

Регламент по подбору персонала

Обычно подобный документ включает в себя следующие основные моменты.

Название раздела	Описание
Общие положения	Определяются цели: заполнение штатных вакансий, закрытие вновь возникающих позиций, сбор информации о рынке труда, составление внешнего кадрового резерва. Назначаются исполнители, ответственные и лица, принимающие окончательные решения.
Формирование заявки на подбор персонала (заявка на подбор персонала образец)	Фиксируются: инициатор, порядок обработки, если вакансия штатная, порядок утверждения заявки на новую должность или расширение штата по существующим должностям, сроки принятия и обработки, формы подачи (устная, бумажная, электронная).
Методы поиска	Предлагаются варианты ведения поиска и условия перехода от одного к другому: Внутренний поиск среди сотрудников компании, включая внутренний кадровый резерв. Размещение вакансии на внешних ресурсах. Активный поиск на работных сайтах и в социальных сетях. Внешний кадровый резерв. Передача внешним исполнителям: HR-фрилансеру или рекрутинговому агентству .
Первичный отбор кандидатов по резюме	Описывается процесс сбора и анализа информации о кандидатах, проверка на соответствие заявке на подбор персонала, предоставление отобранных резюме инициатору.
Собеседование и оценочные процедуры	Фиксируются этапы собеседования, участники каждого этапа, методы подтверждения квалификации кандидата: тестирование, деловые игры, творческие задания, сбор рекомендаций с предыдущих мест работы. Определяются временные рамки этапов, сроки обратной связи от инициатора.
Принятие решения о закрытии вакансии, приостановка или окончание процесса поиска	Процедура информирования исполнителей о закрытии вакансии или других причинах прекращения поиска.
Форма заявки на подбор персонала	Документ, который необходимо заполнить инициатору

Не трудно заметить, что весь регламент пляшет вокруг заявки на подбор персонала. От того насколько полно, однозначно, достоверно и тщательно будет заполнен этот документ, зависит, попадут ли в вашу компанию именно те сотрудники, которые вам нужны, или будет, как в нашем примере из нереальной жизни.

Внутренняя заявка на подбор персонала

Как мы уже отмечали, решение о необходимости поиска нового сотрудника принимает руководитель подразделения. А потому все «тяготы» заполнения заявки лягут на его плечи. Кто, как не будущий начальник и наставник, знает все детали и тонкости функционала, необходимые навыки и опыт, человеческие качества будущего члена его команды.

Рассмотрим и прокомментируем основные моменты.

1. Наименование должности . Заполнить эту графу будет несложно.

2. Функциональные обязанности и задачи, наличие подчиненных . Описываем все, что предстоит делать. Важно помнить, что задачи сотрудника вытекают из целей подразделения, а те, в свою очередь, из целей компании. Работа над заявкой — хорошая возможность проверить, не прерывается ли где-нибудь эта цепочка. У вас наверняка есть готовые шаблоны описаний должностных обязанностей, не забывайте проверять их на актуальность. Указывайте специфические задачи, выполнение которых требуется редко, но является важным.

3. Ключевые показатели эффективности . Каких результатов вы ожидаете от выполнения функциональных обязанностей и задач должности. Как они будут измеряться.

4. С чем связано открытие вакансии . Повышение предыдущего работника, выход сотрудницы в декрет, увеличение штата в связи с ростом бизнеса, замена ушедшего на пенсию, перераспределение обязанностей в отделе, открытие нового направления. Все это даст одну из многих подсказок рекрутеру, какой сотрудник более всего подойдет на позицию.

5. Профессиональные и личностные компетенции. Знания, навыки, умения, личные качества, психологические и поведенческие особенности. Это портрет вашего идеального кандидата. Значительно увеличит скорость и эффективность подбора разделение компетенций по степени важности:

определитесь с набором критически важных характеристик,
укажите желаемые и
отметьте необязательные.

Компетенции — это отражение должностных обязанностей. Нужно обращать внимание на эту связку, чтобы не перегружать вакансию излишними требованиями. Если вы хотите найти уборщицу, не стоит упирать на наличие высшего образования, бухгалтеру вовсе не обязательно быть суперкоммуникабельным, а менеджеру по продажам сельскохозяйственных запчастей отечественного производства на внутреннем рынке никак не поможет в работе свободный английский.

У работника, который не на полную катушку использует свои навыки, вполне может возникнуть желание найти такое место, где он сможет это делать. Не рисуйте «лишних» компетенций. Тогда вам не придется придумывать какие-то способы их реализации, чтобы удержать людей. Или будьте готовы терять сотрудников.

6. Опыт работы. Насколькоон важен. Допускаются ли отклонения от минимального значения, если в остальном кандидат уж очень хорош и обладает всеми без исключения заявленными компетенциями.

7. Условия труда. Где работает сотрудник: в офисе, удаленно, в смешанном формате, много бывает в разъездах по городу, в командировках, международных поездках. Рабочий день, сменность, выходные, праздники, длительность отпуска.

8. Компенсации и льготы. Заработная плата, премии, проценты от продаж, опционы, сроки выплат и пропорции, компенсация больничных, медицинская страховка и т.п.,

9. Ограничения на подбор. Опишите, кого вы точно не хотите видеть. Это могут быть представители определенных компаний, отраслей и т.д.

10. Желаемый срок закрытия вакансии и дедлайн.

11. ФИО, должность и контакты заявителя.

HR-специалист будет рад получить от бизнес-заказчика такой документ.

Заявка на подбор персонала для внешнего исполнителя

Внутренний рекрутер в полной мере владеет информацией о компании, корпоративной культуре и прочих важных нюансах. Если задачу передают HR-фрилансеру или кадровому агентству её нужно дополнить следующими деталями:

Название компании.
Контактные данные всех заинтересованных представителей компании.
Испытательный срок: его наличие и длительность, возможности сокращения.
Описание процедуры отбора, принятой в компании.
Открытость или закрытость информации о поиске.
Презентация компании и краткая характеристика корпоративной культуры.

Заявка на подбор персонала (образец)

Мы постарались собрать для вас полный набор полей, который может содержать заявка на подбор персонала. Это, своего рода, справочник. Вы можете использовать его целиком или частично в зависимости от профиля вакансии и получателя заявки.

Полная информация о компании
Название компании (полное и сокращенное)
Виды деятельности
Год основания
Количество сотрудников
Юридический адрес
Фактический адрес


Сотрудник, ответственный за подбор (ФИО, должность, телефон, e-mail)
Бизнес-заказчик подбора (ФИО, должность, контакты e-mail)
Дополнительная информация
Информация о вакантной позиции
Наименование должности
Необходимое количество сотрудников
С чем связано открытие вакансии
Название подразделения/отдела/департамента/группы
Непосредственный руководитель сотрудника
Наличие подчиненных (подразделения, должности, количество)
Задачи и функциональные обязанности
Ключевые показатели эффективности
Требования к кандидату
Возрастные рамки (от … до…)

Уровень образования
Специализация по образованию
Дополнительное образование, повышение квалификации
Опыт работы
Специализированные навыки
Наличие допусков и сертификатов
Иностранные языки (перечень и уровень владения)
Владение компьютером (общий уровень, специализированное программное обеспечение)

Личный автомобиль (наличие, возможность использования в рабочих целях)
Наличие заграничного паспорта
Личные качества
Желаемые отрасли, компании, кандидаты из которых наиболее желательны
Ограничения поиска (каких кандидатов не будете рассматривать)
Гражданство, регион регистрации
Дополнительная информация
Условия сотрудничества
Форма занятости (в офисе/удаленно, частичная занятость/полная занятость, в штат/ по гражданско-правовому договору, срочный контракт/бессрочный контракт, работа по совместительству)
Режим работы (время начала, время окончания, длительность рабочей недели, выходные)
Необходимость сверхурочной работы
Испытательный срок
Заработная плата на испытательный срок
Заработная плата после испытательного срока (размер, порядок формирования, сроки выплаты)
Возможность увеличения заработной платы, если на текущем месте работы доход кандидата больше
Социальный пакет: Отпуск — количество дней в году, на сколько частей может быть разделен, максимальная и минимальная длительность. Оплата больничных листов. Компенсация расходов (на питание, мобильную связь, ГСМ, ДМС, проезд и т.п.)
Условия труда (рабочее место)
Командировки (местные, региональные, зарубежные, какую часть рабочего времени занимают)
Преимущества вакансии
Риски, к которым должен быть готов кандидат
Дополнительная информация
Описание процедуры отбора
Закрытость/открытость информации о подборе
Этапы отбора (количество, последовательность, длительность, периодичность, ответственные сотрудники)
Желаемый срок закрытия вакансии, дедлайн
Особые условия

Никто не любит «писать бумажки». Но, в рассматриваемом нами случае, стоит сделать над собой усилие. Грамотное заполнение заявки на подбор персонала — это тоже работа. И делать её надо хорошо. Тогда все сотрудники будут на своих местах.

Вам нужен подбор персонала, есть сложная заявка?

1. Отдел __________________________________________________________________ 2. Должность ______________________________________________________________ ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТУ 3. Содержание работы (основные цели, задачи, обязанности): ________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 4. Режим и условия рабочего времени: ______________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. Требования к профессиональным знаниям кандидата: _______________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 6. Требования к опыту работы кандидата: ___________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 7. Требования к личным качествам кандидата: _______________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 8. Дополнительные требования (возраст; пол; место жительства, регистрации и др.): _____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 9. Форма и размер оплаты труда: ___________________________________________ ___________________________________________________________________________ Уровень срочности _________________________________________________________ Руководитель: _____________________________________________________________ Дата: _____________________________________________________________________

Источник - "Кадровик.ру", 2012, № 2

Похожие документы

Заявка на перечисление субсидии из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на софинансирование расходных обязательств субъекта Российской Федерации, возникающих при назначении ежемесячной денежной выплаты, предусмотренной пунктом 2 Указа Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 606 "О мерах по реализации демографической политики Российской Федерации"
Заявка на перечисление субсидии из федерального бюджета (приложение к соглашению о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджетам субъектов Российской Федерации на софинансирование природоохранных мероприятий, предусмотренных федеральной целевой программой "Охрана озера Байкал и социально-экономическое развитие Байкальской природной территории на 2012 - 2020 годы") (рекомендуемый образец)
Заявка на перечисление субсидии на денежные выплаты врачам и медицинским сестрам, оказывающим первичную медико-санитарную помощь в федеральных учреждениях здравоохранения ведомственного подчинения, выполняющих государственное задание по оказанию дополнительной бесплатной медицинской помощи, при условии размещения в этих медицинских учреждениях муниципального заказа
Заявка на перечисление из федерального бюджета иных межбюджетных трансфертов бюджету субъекта Российской Федерации на выплату стипендий Президента Российской Федерации студентам и аспирантам очной формы обучения образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования и научных организаций, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации (приложение к соглашению)
Заявка на перечисление из федерального бюджета иных межбюджетных трансфертов на выплату стипендий Правительства Российской Федерации для студентов образовательных учреждений, обучающихся по очной форме обучения по имеющим государственную аккредитацию, находящихся в ведении органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, и в муниципальных образовательных учреждениях профессионального образования и научных организациях (приложение к соглашению)

В последнее время организации все чаще передают заявки на подбор персонала на аутсорсинг. Узнайте о преимуществах сотрудничества с агентствами и нюансах заполнения бланков с требованиями к кандидатам в материале статьи!

Из статьи вы узнаете:

Как передать заявку на подбор персонала на аутсорсинг

Сами руководители подразделений - профессиональные люди, поэтому придирчиво оценивают кандидатов. Зачастую им никто не нравится, поэтому руководитель просит менеджера по подбору «поискать еще». Тот, боясь испортить доверительные отношения, продолжает поиск до бесконечности. Если же подбор будет передан на аутсорсинг, то это прекратится. Поиском будут заниматься сторонние специалисты, поэтому затягивать сроки и смотреть море кандидатов не получится. Иначе придется постоянно доплачивать кадровому агентству. Самому HR-директору надо учесть некоторые важные нюансы, связанные с подбором кадров на аутсорсинге.

Скачайте документы по теме:

Замечено, что известные рекрутинговые компании очень тяжело отступают от своих правил работы с клиентами, подписывают типовые договоры, редко идут на уступки. А вот небольшие кадровые агентства часто более внимательны к клиентам и готовы идти им навстречу, так как более заинтересованы в заказе. Но в любом случае заявка на подбор сотрудника (образец) должна составляться внимательно, ведь не всегда удается оспорить правильность подбора кандидата, если не указать все требования к нему.

Тонкости оформления заявки на подбор персонала

Точно пропишите, делает агентство только скрининг или еще что-то

Все зависит от того, каких сотрудников вы поручили подбирать - исполнителей или специалистов и руководителей. Если рядовых сотрудников, то часто задача агентства - скрининг. Иначе говоря, его специалисты просматривают резюме, выявляют такие, которые лучше других отвечают требованиям и передают заказчику. Если же аутсорсеры ищут специалистов и руководителей, то ужесточите требования. В договоре четко пропишите, что обязаны делать рекрутеры агентства, чтобы лучше оценить кандидата.

Сколько кандидатов должно предоставлять агентство

Эту формулировку вписывают в договор сами рекрутинговые компании. Предположим, указывают, что подрядчик (исполнитель) обязан предоставить компании-заказчику не менее трех кандидатов на одну вакансию. Несложно предположить: если написано «не менее трех кандидатов», то именно столько вам и предоставят. Исходите из того, что количество кандидатов зависит от того, о какой вакансии речь, что отражайте и в заявке на подбор персонала, а не только в договоре. Указывайте дифференцированное количество для разных категорий, а не одно - для всех.

Проверьте, что сказано в договоре о дате приема кандидата на работу

Часто этот пункт формулируется так: «Датой приема на работу подходящего кандидата считается дата фактического допущения специалиста к работе независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом (ст. 67 ТК РФ)». Но такая формулировка не подходит, если вы иногда договариваетесь с кандидатами на разные позиции, что они поработают без оформления два-три дня, а вы эти дни оплачиваете. Исправьте формулировку, сделайте ее такой: «Датой приема на работу подходящего кандидата считается дата, когда он был официально оформлен в компанию».

Укажите, когда и как расплачиваетесь с агентством, подбирает ли оно замену уволенным

Рекрутинговая организация должна предоставить замену сотруднику, которого она для вас подобрала, а он уволился до того, как истек его испытательный срок, или его уволила администрация компании. Пропишите это в договоре. Правда, ваш подрядчик наверняка захочет указать случаи, когда подбирать замену не надо - увольнение по пункту 1 статьи 81 Трудового кодекса (ликвидация организации), пункту 2 этой же статьи (сокращение персонала) и пункту 3 (смена собственника). Но это обычная практика.

Заявка на подбор персонала: пример заполнения

Форма заявки на подбор персонала не установлена законом, поэтому можно использовать бланк, разработанный компаний. В некоторых случаях его выдают агентства, занимающиеся поиском кандидатов. Так как рекрутер в полной мере владеет информацией о самой компании, ее корпоративной культуре, он должен внимательно отнестись к ее составлению. Если подбор полностью отдается на аутсорсинг, руководитель обязан проверить следующие нюансы:

название организации;
контактные данные заинтересованных представителей фирмы;
наличие и длительность испытательного срока, возможности сокращения работников;
открытость или закрытость информации о поиске;
презентацию компании и краткую характеристику корпоративной культуры.

Заявка на подбор персонала: пример заполнения

Полная информация об организации	полное и сокращенное название компании, юридический и фактический адрес, веб-сайт; год основания, вид деятельности, количество сотрудников; ФИО, должность, телефон, e-mail заказчика; дополнительная информация.
Информация о вакантной позиции	наименование должности; требуемое количество сотрудников ; причины открытия вакансии; название подразделения/отдела/департамента/группы; непосредственный руководитель; наличие подчиненных; задачи и основные функциональные обязанности; ключевые показатели эффективности.
Требования к кандидату в заявке на подбор персонала	возраст, пол; уровень образования, специализация, дополнительное образование, повышение квалификации, опыт; специализированные навыки, наличие сертификатов и допусков; перечень и уровень владения иностранными языками, компьютерными программами; наличие и категория водительских прав; наличие заграничного паспорта; личные качества работника; ограничения для поиска; гражданство, регион регистрации; дополнительная информация.
Условия сотрудничества	форма занятости, режим работы, испытательный срок; заработная плата на испытательный срок и после него, возможность увеличения оклада; соцпакет; условия труда; преимущества вакансии; риски; дополнительная информация.
Описание процедуры отбора в заявке на подбор персонала