Pravila za vođenje i evidentiranje dnevnika radnog vremena zaposlenika. Dnevnik prekovremenog rada: uzorak popunjavanja Dnevnik registracije zaposlenika na radnom mjestu

Dnevnikom se evidentiraju dolasci i odlasci zaposlenika te vrijeme i razlozi odsutnosti s radnog mjesta. Poslodavci su dužni pratiti i evidentirati odrađene sate, ali imaju pravo samostalno odlučiti kako će to činiti. Evo primjera evidencije radnog vremena zaposlenika. Oblik takvog dokumenta je proizvoljan.

U ovom ćemo se članku usredotočiti na ispunjavanje dnevnika u koji se svakodnevno bilježi vrijeme dolaska, odlaska i odsutnosti zaposlenika. Najčešće se ovaj dokument koristi zajedno s vremenskim listom, ispunjavajući vremenski list na temelju dnevnika.

Imajte na umu da se na temelju ovih dokumenata obračunavaju plaće, regres i putni troškovi, pa ih morate pažljivo ispuniti.

Postupak zapisivanja

Uprava može samostalno odabrati način evidentiranja radnog vremena zaposlenika: odrediti koje će obrasce i obrasce za to koristiti. Važno je konsolidirati utvrđeni postupak u računovodstvenoj politici organizacije i strogo ga se pridržavati.

Voditelj poduzeća imenuje odgovornu osobu koja će nadzirati poštivanje propisa o radu. U velikim organizacijama odgovorne osobe su imenovane u svakom odjelu. Dužnosti takvog zaposlenika utvrđene su u nalogu ili propisane ugovorom o radu. Funkcija se može dodijeliti bilo kojem zaposleniku - pozicija nije bitna.

Dolazak i odlazak zaposlenika možete evidentirati papirnato i elektronički pomoću posebnih računalnih programa. Papirnate forme prodaju se u tiskarama ili možete jednostavno isprintati stranice i sami ih dizajnirati. Ako politika organizacije predviđa održavanje takvog obrasca kao primarnog računovodstvenog dokumenta, tada moraju biti ispunjeni zahtjevi za njegovo ispravno izvršenje. To znači da knjigu računa treba prošiti, numerirati, ovjeriti potpisom voditelja i zapečatiti krajeve vezice. Kada je dokument spojen i numeriran, to ga štiti od oštećenja podataka - nitko neće moći izbrisati ili zamijeniti listove.

Prilikom popunjavanja knjigovodstvenih registara i obrazaca greške ne možete maskirati lektorom. Netočan upis se precrtava, ispod se upisuje ispravan, ovjeren potpisom odgovornog radnika.

Dnevnik radnog vremena i službenih putovanja obično uključuje:

serijski broj zapisa;
kalendarski datum;
Puno ime zaposlenika;
vrijeme dolaska na posao;
vrijeme njege;
potpis zaposlenika;
podaci o poslovnim putovanjima - vrijeme polaska, dolaska, svrha.

Zakon o radu obvezuje poslodavce da evidentiraju sve odrađene sate svih svojih zaposlenika; obično se u tu svrhu koristi tablica radnog vremena. No, u nekim tvrtkama, osim ovoga, izrađuju i dnevnik za evidentiranje radnog vremena.

Opće informacije o evidenciji radnog vremena zaposlenika

Pojam i obveza održavanja

Glavna razlika između vremenskog lista i vremenskog lista je u tome što potonji uzima u obzir broj odrađenih sati, dok se u dnevniku bilježi vrijeme dolaska i odlaska zaposlenika. Zakon ne obvezuje upravu poduzeća da ga provodi bez greške, pa o tome odlučuje sam poslodavac.

Taj se dokument sastavlja u obliku dnevnika u koji se u stupce upisuju potrebni podaci, a u redove konkretni zaposlenici i podaci o njihovom radnom danu.

Za one koji prate radno vrijeme pomoću 1C, sljedeći video će biti koristan:

Njegova namjena

Vođenje dnevnika ima nekoliko svrha:

Praćenje vremena dolaska i odlaska zaposlenika;
Obračunavanje kašnjenja i odlaska s posla prije dogovorenog vremena;
Motiviranje zaposlenika da se pridržavaju rasporeda rada;
Odsutnost zaposlenika iz poduzeća na puno radno vrijeme;
Obračun odrađenih sati koji se razlikuju od normalne norme: prekovremeni rad, neredovan radni raspored, rad praznicima i vikendom.

Na kraju mjeseca, na temelju rezultata zabilježenih u dnevniku, izrađuju se tablice vremena ili će mjeritelj vremena jednostavno provjeriti s njim.

Oblik

Ovaj časopis nema jedinstveni ili preporučeni oblik, pa ga svaka tvrtka razvija samostalno u skladu sa svojim potrebama. Dnevnik može sadržavati sljedeće informacije:

Puno ime zaposlenika;
Naziv radnog mjesta i ustrojstvena jedinica;
Vrijeme pojavljivanja na poslu;
Vrijeme za odlazak s posla;
Broj odrađenih sati;
Dolazak na radno mjesto vikendom i praznicima, prekovremeni rad;
Razlog za privlačenje zaposlenika na rad iznad utvrđenih standarda;
Potpis zaposlenika i odgovorne osobe kojim se potvrđuje točnost podataka.

Dnevnik može odražavati sve informacije odjednom ili možete stvoriti nekoliko dnevnika namijenjenih različitim slučajevima:

Opći časopis;
Dnevnik koji vodi računa o prekovremenom radu;
Dnevnik za radna mjesta s rasporedom smjena;
Dnevnik za evidentiranje odrađenih sati za radna mjesta s neredovitim radnim vremenom;
Dnevnik za evidentiranje odrađenih sati određenih kategorija zaposlenika poduzeća.

Nalog za održavanje

Dnevnik radnog vremena odnosit će se na interne dokumente organizacije i dio je uredskog rada, što znači da se njegovo vođenje mora formalizirati na odgovarajući način. Prije svega, potrebno je izraditi obrazac dnevnika i odobriti ga narudžbom.

Zatim se izdaje sljedeća zapovijed, kojom se spremnik izravno uvodi u akciju. Sastavljen je u slobodnom obliku i sadrži detaljne sljedeće podatke:

Postupak korištenja časopisa;
Odgovoran za njegovo održavanje;
Obveza radnika da se prijave odgovornom radniku za označavanje.

Zatim nalog potpisuje upravitelj i informacije sadržane u njemu stavljaju se na znanje zaposlenicima. Također, potreba za vođenjem dnevnika može se uključiti u jedan od lokalnih propisa poduzeća: pravila radnog dana, upute za uredski rad.

Priprema dokumenata

Prilikom registracije dnevnika radnog vremena morate se pridržavati pravila za registraciju svih ostalih dnevnika koji se vode u poduzeću - u skladu s pravilima za pripremu takvih dokumenata.

Primjer grafikona glavnog dijela časopisa

Zahtjevi

Zahtjevi za prijavu radnog vremena zaposlenika u poduzeću su sljedeći:

Naziv časopisa treba biti na naslovnici;
Na naslovnoj stranici mora biti naznačen i odjel kojem časopis pripada;
Ovdje morate navesti datum početka unosa u dnevnik. I nakon posljednjeg unosa, postavlja se krajnji datum za vođenje dnevnika;
Osoba odgovorna za vođenje dokumenta navedena je na zadnjem zaletnom listu.

Vremenski raspored i njegovo održavanje opisani su u ovom videu:

Punjenje

Dnevnik popunjava odgovorni zaposlenik; Ako postoji kutija za potpis, zaposlenik koji potpisuje mora biti upoznat s unosom.

Samo zaposlenik odgovoran za njegovo održavanje trebao bi imati pristup dnevniku.

Obrazac dnevnika možete besplatno preuzeti.

Uzorak popunjavanja dnevnika radnog vremena

Opća pravila

Prilikom vođenja dnevnika morate se pridržavati sljedećih pravila:

Upisi u dnevnik trebaju biti samo olovkom;
Ako je potrebno ispraviti unos, netočan unos se precrtava, a točna opcija se upisuje na vrh. Ne biste trebali koristiti korektor;
Svi upisi moraju biti napisani čitko i točno;
Svi unosi moraju biti u nizu, ne smije biti praznih redaka.

Nijanse za posebne profesije

Budući da ne postoji jedinstveni obrazac za časopis, a njegovo održavanje nije propisano zakonom, sve nijanse održavanja za različite profesije (npr. ugovorno vojno osoblje, obrazovni psiholog itd.) ovisit će o obliku razvijenog časopisa i koje se informacije u njemu odražavaju.

Učestalost punjenja

Učestalost popunjavanja dnevnika ovisi o tome koji se podaci unose u ovaj dokument, ali u svakom slučaju mora se poštovati pravilo: "ispunjavanje dnevnika naknadno." To znači da se unosi u dnevnik vrše neposredno kada se zaposlenik pojavi na radnom mjestu ili kada ga ode.

Šivanje

Knjigovodstveni dnevnik mora biti izrađen kao i svi drugi dnevniki, odnosno numeriran i prošiven. Numeracija mora biti kontinuirana, počevši od prvog lista. Zatim je časopis spojen, a firmware je zapečaćen pravokutnikom papira, koji označava broj zašivenih listova.

Odgovoran za održavanje

Djelatnika koji će biti odgovoran za vođenje dnevnika imenuje voditelj. Najčešće se sva ova odgovornost dodjeljuje sljedećim pozicijama:

Zaštitar ili čuvar na ulazu na teritorij poduzeća ili zgrade;
Tajnik zadužen za vođenje evidencije organizacije;
Zaposlenik odjela ljudskih resursa.

Preporučljivo je dodijeliti odgovornost za vođenje dnevnika posljednja dva položaja samo ako broj zaposlenika poduzeća nije velik.

Rok trajanja

Budući da dnevnik radnog vremena zaposlenika nije u popisu obvezne dokumentacije, nisu definirani konkretni rokovi njegovog čuvanja. S obzirom na to da je dnevnik primarni dokument za izradu radnog vremena, rokovi čuvanja ovih dokumenata trebaju biti jednaki.

Što je dnevnik radnog vremena, koja je njegova razlika od radnog vremena, je li potreban u poduzeću? Pročitajte kako sastaviti ovaj dokument prema pravilima uredskog rada i kako ga održavati. Preuzmite gotov uzorak

Iz ovog članka ćete naučiti:

Zašto vam je potreban dnevnik vremena?

Kada je broj radnika u poduzeću velik, a voditelji odjela nisu u mogućnosti kontrolirati pravovremeni dolazak svakog zaposlenika na radno mjesto, vrijeme njihovog dolaska i odlaska upisuje se u knjigu radnog vremena. Takav dnevnik služi kao dokument na temelju kojeg se može ispuniti evidencija radnog vremena u kojoj se bilježi broj sati rada po danu.

Također se može koristiti u sljedeće svrhe:

Evidentiranje kasnih dolazaka i ranih odlazaka s posla.
Obračun rada za radnike s nepravilnim radnim vremenom.
Uključivanje zaposlenika u prekovremeni rad.

Dokument se može održavati istovremeno za sve gore navedene slučajeve ili odražavati informacije o svakom zasebno.

Registracija dnevnika radnog vremena

Knjiga je oblikovana na sljedeći način:

Svi listovi moraju biti uzastopno numerirani.
Prilikom ručne registracije potreban je firmware ().
Na posljednju stranicu stavlja se pečat, ovjeren potpisom odgovorne osobe ili voditelja i pečatom.

Osim toga, na naslovnoj stranici moraju biti navedeni sljedeći podaci:

Puni naziv organizacije; ako se bilježnica vodi zasebno za svaku strukturnu jedinicu, dodajte njen naziv.
Datum početka održavanja.
Zadnji datum upisa.
Puno ime i položaj osobe odgovorne za čuvanje dokumenta.

Ako je nemoguće izdvojiti jednu odgovornu osobu, npr. evidenciju vodi dežurni zaštitar, tada možete navesti samo radno mjesto.

Kako računati radne sate

Postoji nekoliko načina za vođenje evidencije:

Ručno.
Ispunjavanje pojedinačnih obrazaca na računalu, te na kraju izvještajnog razdoblja ispis i generiranje dokumenta.
Vođenje evidencije pomoću posebnih programa koji kontroliraju vrijeme dolaska i odlaska zaposlenika.

Elektronski dnevnik vremena omogućuje izbjegavanje održavanja papirnate verzije, jer se svi podaci pohranjuju u memoriju programa i u svakom trenutku možete napraviti ispis za pojedinačni datum ili za pojedinog zaposlenika.

Knjiga se može popuniti na dva načina:

Sve retke u potpunosti popunjava djelatnik zadužen za održavanje, a zaposlenik samo potpisuje ispravnost zapisa;
Svaki zaposlenik popunjava redak, a kontrolor svojim potpisom samo ovjerava unos.

U svakom slučaju, pridržavajte se sljedećih pravila:

Sve zapise treba čuvati samo u olovci.
Moraju biti čitko napisani.
Ako postoji potreba za ispravkom, bolje je ne koristiti lektor, već precrtati netočan natpis jednom linijom i staviti točne podatke na vrh.
Između unosa ne smije biti praznih redaka, u ekstremnim slučajevima treba ih popuniti dugom crticom.

Sve te nijanse mogu igrati ulogu tijekom revizije ili ako se pojave neslaganja oko pouzdanosti snimljenih informacija.

Tko bi trebao voditi

Osobu odgovornu za vođenje knjige radnog vremena imenuje voditelj. Ako se vodi jedan dnevnik za sve zaposlenike, tada ga u pravilu popunjava stražar ili zaštitar na ulazu.

Također možete voditi zasebnu evidenciju za svaku strukturnu jedinicu, tada se kreira nekoliko knjiga, a odgovornost za njihovo popunjavanje dodjeljuje se rukovoditeljima ili se imenuju određeni zaposlenici.

Ako je organizacija mala, upravljanje se može povjeriti kadrovskom službeniku ili tajniku, a svi zaposlenici moraju doći kod njih na prijave.

Prednosti i nedostatci

Prednosti uključuju:

Točnost informacija.
Mogućnost snimanja svih kašnjenja.
Mogućnost praćenja prekovremenog i prekovremenog rada.
Motiviranje zaposlenika da ne ometaju svoju radnu rutinu.

Ali postoji i nekoliko nedostataka:

Potrebno je izdvojiti odgovornog djelatnika.
Visoka cijena posebnih programa.
Kako bi se svako kašnjenje moglo odraziti na vremenskoj tablici, potrebno je, osim podataka iz knjige, imati barem bilješku s objašnjenjem od zaposlenika.
Nije uvijek moguće točno prikazati razlog kašnjenja zaposlenika (tražio je slobodno vrijeme, kasnio je zbog posla, bio je na bolovanju).

Prema članku 91. Zakona o radu, poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnom vremenu radnika. Računovodstvo se vodi u obliku koji je odobren u računovodstvenoj politici poduzeća za potrebe računovodstva. Da biste to učinili, upotrijebite obrazac vremenskog lista ili kako se još naziva vremenski dnevnik. Dnevnik radnog vremena je vrsta akta kojim se potvrđuje odgovorno obavljanje njegovih dužnosti od strane zaposlenika. Dnevnik možete voditi pomoću jedinstvenih obrazaca koje je odobrio Državni odbor za statistiku Rusije. No, moguće je i samostalno izraditi obrasce za evidenciju radnog vremena.

Red na dnevniku radnog vremena

Dnevnik se sastavlja u jednom primjerku mjesečno za sve zaposlenike. Sastavlja ga ovlaštena osoba - na primjer, kadrovski menadžer. Ako ugovorom o radu nije navedena odgovornost za odgovornog radnika, tada možete posebnim nalogom imenovati odgovornog radnika za vođenje dnevnika radnog vremena. Osim toga, izvještajna kartica mora biti potpisana:

voditelj poduzeća ili strukturne jedinice organizacije;
Zaposlenik kadrovske službe ili druga ovlaštena službena osoba.

Zahtjevi za registraciju

Ovisno o tome koje računovodstvene obrasce odlučite koristiti, ili ćete sami odrediti postupak njihovog ispunjavanja ili ćete se voditi uputama za njihovo ispunjavanje koje je razvio Državni odbor za statistiku Rusije.

Tema praćenja radnog vremena u organizaciji vrlo je važna. Ukoliko se odlučite za korištenje unificiranih obrazaca, dnevnik je potrebno sastaviti u obliku:

evidenciju radnog vremena i obračun plaća (objedinjeni obrazac br. T 12);
ili evidenciju radnog vremena (objedinjeni obrazac br. T 13).

Poslodavac mora samostalno odabrati koji će obrazac koristiti za evidentiranje radnog vremena. Koriste se jedinstveni obrasci br. T-12 i br. T-13:

bilježiti stvarno odrađeno vrijeme svakog zaposlenika tvrtke;
održavati disciplinu - kontrolirati radno vrijeme utvrđeno u poduzeću;
dobiti pouzdane podatke o radnom vremenu zaposlenika;
za točan i pouzdan obračun plaća;
za sastavljanje statističkih izvještaja o radu.

Postupak popunjavanja dnevnika

Jedinstveni obrazac T12 popularan je obrazac za evidenciju radnog vremena. Ovaj obrazac može poslužiti i kao dokument za obračun plaća radnika. Upute za popunjavanje i korištenje dnevnika radnog vremena u obrascu br. T 12 odobrene su Rezolucijom Državnog odbora za statistiku Rusije br. 1 od 5. siječnja 2004.

Dnevnik radnog vremena u obrascu br. T-12 sastoji se od 2 odjeljka:

Odjeljak 1 “Obračun radnog vremena”;
Odjeljak 2 “Plaćanja osoblju”.

Ako poslodavac vodi odvojenu evidenciju o radnom vremenu i obračunu plaća, tada ne smije ispunjavati rubriku 2. U tom slučaju će se odjeljak 1. primjenjivati kao samostalan dokument.

Dokument morate potpisati zadnjeg dana u mjesecu za koji je sastavljen. Ako ovaj dan pada na vikend, možete potpisati prvi radni dan nakon vikenda. Nakon što je dokument sastavljen i potpisan, prenosi se u računovodstvo.

Unificirana uniforma T-12. Ispuna uzorka

Da li je moguće skinuti program za praćenje radnih sati zaposlenika i pojednostaviti popunjavanje dnevnika? Da, dnevnik radnog vremena možete voditi u posebnom kadrovskom programu ili u Excelu, a zatim preuzeti tablicu radnog vremena, ispisati ga i potpisati.

Evidentiranje radnog vremena u neredovitom radnom vremenu

Ljudski dani i ljudski sati osnovne su jedinice radnog vremena. Osim toga, postoje veće jedinice radnog vremena: osoba-mjesec i osoba-godina. Uobičajeno trajanje radnog tjedna, prema Zakonu o radu, je 40 sati.

Za evidentiranje radnog vremena u neredovnom radnom vremenu postoje sljedeći načini:

uzeti u obzir radno vrijeme izvan normalnog (40 sati) radnog dana izravno u dnevniku radnog vremena;
voditi poseban dokument za evidentiranje vremena za zaposlenike koji obavljaju poslove u neredovitom radnom vremenu: u njemu zabilježiti vrijeme koje je zaposlenik odradio, uključujući i neredovno radno vrijeme.

Sati odrađeni tijekom nepravilnog dana dužeg od uobičajenog mogu se zabilježiti izravno u dnevniku vremena. No, pritom je potrebno imati potvrdu da se ne radi prekovremeno i ne podliježe plaćanju. Konkretno, potvrda može biti nalog za angažiranje radnika na nepravilno radno vrijeme.

Preuzmite obrazac jedinstvenog obrasca T 12

Unatoč činjenici da se neredovan raspored ne plaća dodatno, o tome ipak treba voditi računa. U ovom ćete članku saznati koje su značajke nepravilnog radnog vremena, je li potrebno voditi dnevnik nepravilnog radnog vremena i kako to ispravno učiniti pomoću uzorka dnevnika.

Iz ovog članka ćete naučiti:

značajke nepravilnog rasporeda;
kako se bilježe dodatni odrađeni sati;
zašto vam je potreban dnevnik za evidentiranje neurednog radnog vremena;
Kako pravilno ispuniti dnevnik neredovnog rasporeda.

Kako pravilno voditi dnevnik nepravilnog radnog vremena

Ponekad u proizvodnji postoji potreba za uključivanjem zaposlenika u neredovan radni raspored. To je slučaj kada zaposlenik radi više sati dnevno nego što je utvrđeno standardnim pravilima. Budući da ova vrsta rada ne predstavlja prekovremeni rad, u pravilu se ne plaća dodatno. Ali to ne znači da nema potrebe voditi evidenciju dodatnih odrađenih sati, jer to neće utjecati na ništa. To je pogrešno. Prije svega, to može utjecati na dodatne dane godišnjeg odmora. Zbog toga je jako važno voditi evidenciju o svim satima rada preko utvrđenog vremena.

Značajke nepravilnog radnog vremena

Prvo, definirajmo što je neredoviti raspored i po čemu se razlikuje od glavnog. Kao što smo već rekli, najvažnije je razlikovati prekovremene od neredovitih sati. Ako poslodavac u ugovoru o radu ne ukaže na vjerojatnost da će zaposlenik biti uključen u takav raspored, tada će se svi sati odrađeni preko norme smatrati prekovremenim i plaćati dvostruko. Ako poslodavac uzme u obzir ovu točku, tada dodatni radni sati neće biti dodatno plaćeni, jer će se potpisivanjem ugovora zaposlenik unaprijed složiti s takvim uvjetima.

Unatoč činjenici da se neredoviti raspored ne plaća dodatno, naknada za to se i dalje daje u obliku dodatnih dana godišnjeg odmora. U pravilu, broj dodatnih dana ovisi o odluci voditelja i složenosti posla.

Ako se u uvjetima iz ugovora o radu neredovan raspored rada nije osiguran, upravitelj ne može kršiti uvjete. A ako postoji hitna potreba, mora se potpisati dodatni ugovor.

Nakon što ste razumjeli sve nijanse, morate smisliti kako uzeti u obzir sve te dodatne odrađene sate, na temelju kojih će se osigurati dodatni dani za odmor.

U pravilu se u svim organizacijama vodi dnevnik radnog vremena u koji se bilježe dopunski odrađeni sati, službena putovanja i prekovremeni rad. Takav se dnevnik također koristi za bilježenje sati rada tijekom neredovitog radnog vremena.

Popunjavanje dnevnika neredovnog radnog vremena

Dnevnik radnog vremena omogućuje vam praćenje aktivnosti zaposlenika i iz njega možete utvrditi stvarno radno vrijeme zaposlenika. Ovo je potrebno kako bi se osiguralo da se ne prekorači ograničenje mogućih sati rada tjedno, što će se smatrati kršenjem.

Zaposlenik se mora pridržavati internih propisa. Ako zaposlenik mora biti odsutan iz jednog ili drugog razloga, on ga unaprijed obavještava, au dnevniku se navodi bilješka o propuštenim satima.

U praksi, pitanje obračunavanja nepravilnog rasporeda uzrokuje mnoge probleme, jer je uz glavno radno vrijeme potrebno uzeti u obzir i dodatne sate koji nisu dodatno plaćeni. Važno je ne zbuniti se u svim tim nijansama.

Način upravljanja reguliran je internim aktima koje odobrava upravitelj.

Uzorak dnevnika za evidentiranje nepravilnog radnog vremena

U nekim slučajevima, za evidentiranje radnog vremena koriste se vremenski listovi koji se sastavljaju u jednom primjerku i potpisuju rukovoditelj i odgovorna osoba. Ali najčešće se vodi dnevnik nepravilnog radnog vremena.

Dnevnik mora sadržavati sljedeće podatke:

naziv organizacije i naziv dokumenta, u ovom slučaju "časopis";
Slijedi tablica s nekoliko stupaca. Prvi stupac označava broj po redu;
PUNO IME. zaposlenik i naziv strukturne jedinice;
broj osoblja;
opis uputa poslodavca s naznakom razloga dodatnog rada radnika;
datum kada će zaposlenik morati početi raditi;
vrijeme u kojem će zaposlenik morati početi raditi izvan utvrđenog rasporeda i vremena završetka;
ukupno vrijeme rada po radnom danu.

Dakle, kao što smo već rekli, za poslodavca je najvažnije pravilno formalizirati odnos sa zaposlenikom kako bi se izbjegli problemi s nadzornim tijelima i inspekcijama.