Какие документы и когда проверяет трудовая инспекция. Вакансии дня Кто проверяет трудоустройство

Проверки государственными органами компаний различных форм собственности на предмет соответствия их деятельности нормам трудового права, закреплены законодательством РФ в сфере надзора. Для подобных действий государственных структур имеются соответствующие основания, регламенты и процедуры. Главной целью проверок трудовой инспекции является контроль за соблюдением должностными лицами, предпринимателями и организациями норм и требований трудового законодательства (статьи 353 и 356 ТК РФ).

Проведение трудовыми инспекциями (территориальными подразделениями Роструда) проверок организаций регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 294 «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного и муниципального контроля», Постановлением Правительства РФ № 875, закрепившем Положение о надзоре в сфере трудового законодательства и иными нормативными актами. На региональном и местном уровнях также имеются регламентирующие такие проверки законы.

Проверки трудовой инспекции – непростой период в жизни любого предприятия, огромная физическая и моральная нагрузка на руководство, финансовую и кадровую службы.

Поэтому, так важно знать характерные особенности таких мероприятий, и быть готовым к ним заблаговременно.

Основания для проведения проверок

Проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен строго законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие даже одного основания , из называемых Законом № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Для проведения внеплановой проверки нужен определенный повод, исходящий, как правило, от сотрудников предприятия и сигнализирующий о различного рода нарушениях (часть 7 статьи 360 ТК РФ):

обращение работника с заявлением в трудовую инспекцию о нарушении его трудовых прав со стороны работодателя;
поступление запроса о ревизии условий труда на рабочем месте от сотрудника какой-либо организации;
получение заявления от физических лиц, организаций, работодателей, органов государственной власти, СМИ о случаях нарушения норм трудового права. Эти действия должны нести угрозу нанесения вреда жизни и здоровью сотрудников;
завершение срока исправления работодателем нарушений по предписанию трудовой инспекции;
издание приказа (распоряжения) руководителя подразделения государственной трудовой инспекции об осуществлении внеплановой проверки по запросу прокурора, поручению Президента или Правительства.

Полезная информация руководителю о данной процедуре

Анонимные обращения трудовой инспекцией, как и другими государственными органами, не рассматриваются. В РФ это правило закреплено на законодательном уровне. В заявлении работника в трудовую инспекцию в обязательном порядке указывается его основные данные: ФИО, адрес и номер телефона.

Если жалоба подана сотрудником на работодателя , то последний, как правило, желает владеть информацией, от чьего имени было заявлено о факте нарушений. Однако, сотрудник может сохранить данные о себе в тайне (обязательно упомянув об этом в заявлении), тогда инспекторы должны действовать строго конфиденциально (статья 358 ТК РФ).

Закон не предусматривает обязательного уведомления работодателей о проведении внеплановых проверок. Если предупреждение о дате начала инспекции не способно повлиять на качество проверки в целом, то трудовой инспектор может предупредить работодателя не позднее, чем за сутки до прихода проверяющих на предприятие, что чаще всего и происходит на практике.

Если имеет место не комплексная, а тематическая проверка выполнения требований законодательства в сфере труда, то инспекторы в своих действиях не имеют права выходить за рамки обозначенных вопросов , требовать сведения вне предмета ревизии. Так, если тема проверки – документы по охране труда, то проверяющие не могут касаться вопросов деятельности кадровой службы.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

При выявлении нарушений административная ответственность (штраф) может быть наложена не только на руководителя организации, но и на ее отдельных работников, к примеру, начальника отдела кадров, бухгалтера. Однако рядовых сотрудников оштрафовать нельзя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Документация для ревизии инспекцией

Официально утвержденного состава и порядка документов, которые необходимо проверить инспекции, не существует. Неважно, какого рода проверки проводятся в организациях, – плановые или внеплановые, трудовая инспекция вправе затребовать любые документы , касающиеся деятельности организации в сфере труда. Особенно, если речь идет о комплексных проверках. Предъявляются как оригиналы документов для инспектирования, так и подтверждения того, что работники были ознакомлены с ними (росписи в журналах). С полученных оригиналов допустимо делать копии и выписки.

Весь массив инспектируемых документов можно разделить на три большие группы :

Документы кадровой службы: и Учредительный договор, коллективный договор, с вкладышами, личные карточки работников, различные должностные инструкции (например, и др.) и , многочисленные приказы по кадрам (о , об увольнении, о переводе, об отпуске, о поощрениях, о командировках и др.), больничные листы, и соответствующие извещения, положение об оплате труда и премировании, журналы и книги учета и ознакомления (книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и др.).
Документы бухгалтерии: многочисленные документы, связанные с оплатой труда – , расчетные листки, лицевые счета работников и др.
Документы по охране труда: , положение о персональных данных, инструкции, связанные с охраной труда, положения об аттестации, документы об обучении и медосмотрах граждан, журнал инструктажа по технике безопасности, соответствующие приказы (распоряжения) работодателя и др.

Проведение проверки в бухгалтерии и в отделе кадров

Бухгалтерский отдел и отдел кадров – ключевые участки ревизионных действий уполномоченных органов. Именно в этих местах на предприятии и сосредоточено основное количество необходимой документации.

В бухгалтерии осуществляется проверка соответствия системы оплаты труда на предприятии действующему законодательству, выявляются, не нарушены ли экономические права работников. Проверяющими могут быть затребованы: платежные ведомости, расчетные листки работников, лицевые счета сотрудников, касса, чековые книжки.

Частыми нарушениями на этом участке работы могут быть:

игнорирование оповещения работников о зарплате при помощи расчетных листков;
неправильное оформление платежных ведомостей;
отсутствие подписей работников на документах, ошибки в лицевых счетах сотрудников и др.

Предметом проверки в отделе кадров являются: учредительные документы организации, коллективный и трудовые договора, трудовые книжки и их вкладыши, документы по отпуску и выплате заработной платы, локальные акты организации, документы, связанные с охраной труда, приказы и распоряжения работодателя, извещения и уведомления, заявления и справки, журналы и книги учета с подписями ознакомленных с правилами и событиями сотрудников.

Изучаются кадровые приказы : приказы о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении, по формам, утвержденным Госкомстатом РФ от 2004 года. Также ревизоров могут заинтересовать приказы о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.п.

Локальные нормативные акты должны иметь форму и содержание в строгом соответствии с законом, не должны допускать противоречий по отношению друг к другу, а также к трудовым договорам и штатному расписанию (разный рабочий график, различные системы оплаты труда и др.).

Частые документальные нарушения в кадровой службе:

По результатам плановой проверки составляется специальный акт , а если имели место нарушения, – соответствующий протокол . Работодателю выдается предписание об их устранении в определенный срок.

Если этого не последовало, то вступает в силу административная ответственность по отношению к руководителю на основании Кодекса об административных правонарушениях. Проверка предприятия трудовой инспекцией может быть обжалована либо главному госинспектору труда РФ, либо с помощью подачи .

Период проведения плановых проверок

Плановая проверка надзорного органа в сфере труда инспектирует трехлетний период деятельности предприятия. При этом в настоящее время на сайте Генпрокуратуры РФ можно узнать о графике плановых проверок организаций на определенный год. Такой план в обязательном порядке размещается на сайте до конца следующего перед проверочным года.

Роструд должен за три дня до начала уведомить организацию о проведении на ее территории плановой проверки. Проведение проверки, не включенной в общегодовой график, запрещается, ее результаты аннулируются.

Несмотря на то, что плановые проверки положено производить не чаще одного раза в три года, из этого правила имеются исключения . В отношении образовательных, медицинских организаций и предприятий социальной сферы проверяющие мероприятия осуществляются два раза и более в течение трех лет.

Внеплановая проверка может быть проведена в любой момент. Даты проверок фиксируются в журнале учета мероприятий по контролю.

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок – не выше 60 рабочих дней. Однако, если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Как правильно подготовиться к проверке

Проверка организации трудовой инспекцией является масштабным мероприятием, к которому невозможно подготовиться одномоментно. Поэтому, рекомендуется периодическое проведение внутреннего аудита документации предприятия , чтобы была полная готовность даже к внеплановой ревизии.

Лучше правильно оформлять документы сразу, «по факту», не откладывая «на потом», а также периодически приводить их в порядок , проверять на соответствие трудовому законодательству. У работодателя все обязательные документы по труду должны присутствовать в наличии и быть надлежащим образом оформленными.

В первую очередь, специалисты трудовой инспекции обращают внимание на наличие и правильное оформление различных правоустанавливающих документов в организации. Все типовые распоряжения и приказы должны составляться по специальным формам; под заявлениями и расписками работников – стоять их подписи; журналы – иметь твердые обложки, быть переплетены и , с нумерацией страниц, указанием общего количества листов, подписями ответственных лиц и печатью организации.

Также при проведении любого вида проверок во избежание штрафа, следует максимальное внимание уделить подготовке недостающих документов . Таковыми часто оказываются локальные нормативные акты, которыми любят пренебрегать небольшие фирмы. Проверяется не только их наличие, но и структура оформления, соблюдение их на практике.

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

Для удобства работы кадровой службы рекомендуется поместить отдельно перечень особых категорий работников: несовершеннолетних, находящихся в , занятых на вредном производстве, сотрудников с особенностями возрастного развития, иностранных граждан, и др. В случае проверок трудовая инспекция уделяет соблюдению их трудовых прав повышенное внимание.

О правилах и особенностях проведения проверок трудовой инспекцией смотрите в следующей видеолекции:

В кадровых и рекрутинговых агентствах уверяют, что подавляющее большинство соискателей приукрашивают собственные биографические данные. Неудивительно, что работодатели не слепо доверяют им, а проверяют любую информацию, полученную от кандидата на должность.

Почему соискатели лгут? Что настораживает работодателя настолько, чтобы он бросался проверять информацию? Что и как чаще всего приходится «уточнять»?

Ложная информация

Специалисты выделяют несколько основных причин искажения персональной информации. К ним относятся:

бездумное составление резюме по образцу;

стремление заполучить хорошую должность;

завышенная самооценка;

желание показаться лучше;

«из любви к искусству».

Как правило, проверяется информация, касающаяся образования и опыта работы - именно эти разделы резюме соискатели чаще других «корректируют» в лучшую сторону. Поэтому просьба показать диплом, сертификат об окончании курсов или запись в трудовой книжке часто дает неприятный для соискателя результат.

Нередко человек, приписывающий себе несуществующие качества и опыт работы, выводится на «чистую воду» на первом собеседовании. И работодатели не устают удивляться, что соискатели лгут по поводу элементарно проверяемых вещей. Например, кандидат на должность уверенно заявляет о «свободном английском», но оказывается, что «знание» ограничивается «My name is Lena. I live in Kyiv».

Примечательно, что далеко не за всякой ложью скрывается злой умысел - часто сам кандидат находится в полном неведении относительно уровня своего профессионализма. Например, «владение бухгалтерскими программами» на деле может означать, что на предыдущем месте работы девушка переписывала циферки из бумажной ведомости в электронные таблицы.

Откуда сигналы

Как известно, у человека никогда не бывает второго шанса произвести первое впечатление, и это обстоятельство зачастую играет против соискателя. Опрошенные рекрутеры и работодатели назвали основные моменты, которые могут стать поводами для появления настороженности уже при первой встрече:

расхождения между записями в трудовой книжке и записями в резюме;

расхождения между записями в трудовой книжке и резюме и устной «презентацией»;

пробелы в резюме;

излишнее многословие;

несоответствия между возрастом и опытом работы;

большое количество дипломов;

большое количество званий и регалий;

сокрытие информации о предыдущем месте работы;

серьезное понижение в должности на предыдущем месте работы;

критика предыдущих руководителей и коллег;

приписывание себе всех заслуг на предыдущем месте работы;

отсутствие результатов на предыдущем месте работы;

акцентирование внимания на своем высоком профессионализме;

отсутствие контактных телефонов.

Важно не только «что вы говорите», но и «как вы говорите», утверждают психологи. Пристальное наблюдение за невербальными проявлениями кандидата - мимикой, жестами, интонациями, позой, затянувшимися паузами - также позволяет сделать выводы о степени его правдивости.

Тест или практическое задание?

Нередко рекрутеры и специалисты по подбору персонала в стремлении «узнать правду» используют многообразные психологические и психодиагностические тесты, тесты на IQ, стрессовые интервью и даже детекторы лжи. Однако подобные «проверки» не вызывают энтузиазма у успешных кандидатов на позиции среднего и, тем более, высшего звена. Вполне возможно, что такую унизительную для себя проверку кандидат пройдет, но от должности в итоге откажется.

По мнению ряда экспертов, использование подобных тестов и проверок должно быть сведено до минимума. Альтернативой тестам может стать практическое задание, которое позволяет определить обязательность и исполнительность кандидата, оценить уровень его профессиональной подготовки и сделать вывод о том, насколько важна для него данная работа.

Завершая тему тестов, отмечу интересный для соискателей момент. Если вы отказались проходить проверку на полиграфе, вашу кандидатуру, скорее всего, даже не будут рассматривать. А вот если согласились, совершенно не факт, что вам таки придется «знакомиться» с детектором лжи. В большинстве случаев проверкой является уже сам вопрос, согласны ли вы проходить подобное испытание в принципе, ведь большинство компаний просто не располагают необходимым оборудованием и специалистами!

Интернет против соискателя

Как показало исследование, проведенное в Великобритании, каждый пятый британский работодатель использует Интернет для проверки кандидата на должность, причем две трети из них признают, что на окончательное решение по поводу приема на работу влияет информация, найденная в социальных сетях.

В отличие от англичан, отечественные специалисты не склонны слепо доверять «Одноклассникам». Подобные методы не всегда дают ожидаемый результат. Скажем, работники медицинской, финансовой, банковской сферы достаточно пассивны в социальных сетях, поэтому собирать и проверять информацию подобным образом в данном случае проблематично. Но если речь идет о маркетологах, продавцах, коммерсантах, то в этом действительно есть смысл.

Чем выше должность, тем серьезнее проверка

Если еще несколько лет назад работодатели предпринимали единичные случаи проверок, то сегодня проверяются практически все. Различия - лишь в уровнях проверок. Наиболее тщательным образом проверяются претенденты на ключевые позиции и сотрудники, которые будут иметь впоследствии доступ к конфиденциальной информации.

Наиболее эффективный результат дает проверка рекомендаций со всех предыдущих мест работы. При этом крайне важно задавать вопросы:

бывшему руководителю;

бывшему подчиненному;

бывшему коллеге, равному по рангу.

Если среди предыдущих мест работы были компании, которые к нынешнему времени уже закрылись или в них поменялся практически весь персонал, проверить рекомендации сложнее. В этом случае важно собрать как можно большее число рекомендаций с других мест работы. При этом специалисты, дающие рекомендации, не должны состоять с соискателем в дружеских отношениях. Сделать это довольно просто. Беря у кандидата телефоны людей, которые могли бы его рекомендовать, сразу предупреждать, что, скорее всего, будем опрашивать других коллег, которые пересекались с ним по работе.

Верю - не верю

Изначально работодатель все же отталкивается от того, что кандидат говорит правду, поэтому нет смысла проверять каждое слово. Однако любая информация, которая вызывает малейшие сомнения, проверяется. При проверке используются любые методы - от личных связей до привлечения собственной службы безопасности компании.

Зачастую при приеме на работу нового сотрудника у руководителя компании возникает необходимость в получении исчерпывающей, а самое главное, достоверной информации о личностных и деловых качествах нанимаемого работника. Процедура получения и проверки сведений о нем, несмотря на довольно жесткую регламентацию, вместе с тем, во многом не совершенна.

Руководители, кадровые работники, сотрудники службы собственной безопасности в поисках «идеального» работника, отвечающего всем предъявляемым критериям кадровой чистоты и безопасности предприятия, слишком «усердствуют», в результате чего переступают не только через морально-нравственные принципы и ценности, но и грубо нарушают нормы действующего законодательства. Такие действия работодателя можно понять, т.к. в процессе постоянно меняющихся условий труда, научно-технического прогресса и жесткой конкуренции, требования к подготовке специалистов остро нуждаются в совершенствовании системы кадрового комплектования. И если до недавнего времени при трудоустройстве основной акцент делался, прежде всего, на выяснение уровня профессиональной подготовленности кандидата к работе, которая зачастую определялась по формальным признакам (образование, стаж работы по специальности, разряд и т. д.), то на данный момент существенно повышаются требования, предъявляемые к личностным качествам сотрудников, а следовательно, и к кандидату на работу. В таких условиях автоматически возникает конфликт интересов работника и работодателя, вызванный отличительной особенностью трудовых отношений, основывающихся на несовпадающих интересах работодателя и работника.

Задача первого, особенно в сложившейся ситуации экономического кризиса, – наиболее выгодно «продать себя». При этом зачастую работником при трудоустройстве скрывается «ненужная» с его точки зрения информация либо предоставляются недостоверные сведения. Задача другого – приобрести не «кота в мешке», а наиболее ценного и подходящего для выполнения поставленных задач сотрудника, способного увеличить прибыльность компании, способствовать ее продвижению на рынке и повышению конкурентоспособности. При этом до сих пор самым эффективным способом оценки соискателя и предотвращения его возможного «неблагоприятного» поведения, идущего в разрез с интересами компании, является заблаговременная проверка предоставляемой им информации при устройстве на работу, а также накапливаемая в процессе трудовых отношений.

В Трудовом кодексе под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ч.1 ст.85 ТК РФ). Легко заметить, что под это определение можно подвести любую информацию о работнике. И работодатели нередко собирают о сотруднике всю информацию. Для достижения указанной цели используются различного рода анкеты и тесты, в ряде компаний осуществляются проверки сотрудников на детекторе лжи, работодатель прибегает к помощи частных детективов и т.п. Довольно часто от работника требуют сообщить исчерпывающую информацию о его семейном положении и ближайших родственниках, о жилищных условиях, состоянии здоровья, о фактах привлечения к уголовной ответственности, о наличии постоянной регистрации по месту жительства и многое другое, мотивируя это тем, что хотят иметь максимально полное представление о нем, тем самым переходя тонкую грань, отделяющую персональные данные от сведений, составляющих тайну частной жизни, личную или семейную тайну гражданина.

Недаром Трудовой кодекс был дополнен соответствующей главой (№14), посвященной защите персональных данных работника, в которой применительно к трудовым отношениям получили конкретизацию следующие основополагающие конституционные принципы:

1) человек, его права и свободы являются высшей ценностью (ст. 2);

2) права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с Конституцией (ч. 1 ст. 17);

3) права и свободы человека и гражданина являются непосредственно действующими. Они определяют смысл, содержание и применение законов, деятельность законодательной и исполнительной власти, местного самоуправления и обеспечиваются правосудием (ст. 18);

4) каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения (ст. 23);

5) сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются (ч. 1 ст. 24);

6) каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию (ч. 1 ст. 37).

Среди документов и материалов, содержащих информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями, основное место занимают:

1) документы, предъявляемые при заключении трудового договора (см. ст. 65 ТК)

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку (за исключением случаев поступления на работу впервые, оформления на условиях совместительства, утраты, повреждения трудовой книжки);

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (за исключением случаев поступления на работу впервые, а также утраты свидетельства);

Документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). К числу таких документов относится водительское удостоверение (Постановление Правительства РФ от 15.12.1999 N 1396, Приказ МВД России от 13.05.2009 N 365), свидетельство пилота, штурмана, бортрадиста (ст. 52 Воздушного кодекса РФ, Приказ Минтранса России от 12.09.2008 N 147), диплом, квалификационное свидетельство члена экипажа судна внутреннего плавания (Постановление Правительства РФ от 31.05.2005 N 349);

Справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, к которой в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию – в частности ст. 331 – Право на занятие педагогической деятельностью и ст. 351.1 ТК РФ – Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних). Справка выдается органами МВД России.

Как видно из содержания вышеуказанной статьи, приведенный перечень является закрытым и не содержит указание на такие документы как заявление, анкета, автобиография и т.п., однако данной статьей установлено, что в отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (заявления о приеме на работу, автобиографии, анкеты, справки о доходах), помимо документов, указанных в ст. ст. 65, 283 ТК РФ.

Так, в частности, согласно Федеральному закону от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» гражданин, поступающий на службу в таможенные органы, должен представить также личное заявление и автобиографию.

В случае поступления на гражданскую и муниципальную службу следует предъявить собственноручно заполненную анкету и заявление (ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции» установлена обязанность граждан, претендующих на замещение должности государственной или муниципальной службы, представлять сведения о своих доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.

П. 3 ст. 5 Положения о порядке прохождения военной службы (утв. Указом Президента РФ от 16.09.1999 N 1237) установлено, что гражданин, изъявивший желание поступить на военную службу по контракту, помимо указанных в данной норме документов, представляет автобиографию, написанную от руки в произвольной форме.

В приложении N 3 к Инструкции о порядке отбора граждан на службу (работу) в федеральную противопожарную службу (утв. Приказом МЧС России от 11.11.2009 N 626) указано, что автобиография пишется собственноручно, в произвольной форме, без помарок и исправлений. Также приводятся сведения, которые необходимо отразить в данном документе, например фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, образование, в том числе в системе дополнительного образования, ученую степень, ученое звание, семейное положение, сведения о судимости, о трудовой деятельности, включая последнее место работы и занимаемую должность и др.

По содержанию сведений, указываемых в автобиографии, последняя идентична анкете, которая заполняется при поступлении на гражданскую службу и является обязательным документом (ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р.

Если нормативно-правовыми актами не предусмотрена обязанность лица, поступающего на работу, представить работодателю какие-либо документы (например, свидетельство о присвоении ИНН, документ о регистрации по месту проживания или пребывания), требование последнего предъявить их при заключении трудового договора является незаконным. Отсутствие таких документов не может служить основанием для отказа в заключении договора. В письме от 18.12.2008 N 6967-ТЗ Роструд указывает на недопустимость прямого или косвенного ограничения прав или установления прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от места жительства.

2) документы о составе семьи работника, необходимые для предоставления ему гарантий, связанных с выполнением семейных обязанностей;

3) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с законодательством он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры;

4) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и др.);

5) документ о беременности работницы и возрасте детей для предоставления матери установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций. Вышесказанное можно представить в виде следующей таблицы:

Таб. 1 Основной критерий оценки – характер собираемой работодателем информации

Для того, чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо обратить внимание на очень важное ограничение – это целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в пункте 1 статьи 86 ТК РФ.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» персональными данными является любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными работника понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. В Трудовом кодексе РФ не уточняется, какая именно информация о работнике требуется работодателю. Исходя из этого можно сделать вывод, что работодатель имеет право затребовать от работника только ту информацию, которая характеризует последнего именно как сторону трудового договора, а не как личность. Следовательно, работодатель не может требовать от работника предоставления персональных сведений, которые не связаны с осуществлением его трудовой деятельности в конкретной организации.

Однако, исходя из определения персональных данных, которое приведено в Законе о персональных данных, можно сделать вывод, что персональные данные – это любая информация, которая позволяет идентифицировать конкретного человека.

Таким образом, для определения состава персональных данных, необходимых работодателю в рамках трудовых отношений, рекомендуется руководствоваться формулировкой, приведенной в Трудовом кодексе РФ.

Персональные данные могут содержать следующую информацию:

Фамилия, имя, отчество;

Пол, возраст;

Физиологические особенности человека;

Образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

Состояние здоровья и сексуальная ориентация;

Принадлежность лица к конкретной нации, этнической группе, расе;

Место жительства;

Привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);

Семейное положение, наличие детей, родственные связи;

Факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

Религиозные и политические убеждения (принадлежность к религиозной конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в т.ч. в профсоюзе, и др.);

Финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);

Деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;

Прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Из указанного списка работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора.

В процессе трудовой деятельности работника работодатель копит и хранит документы, содержащие персональные данные работника. Исходя из определения персональных данных, которое дано в ст. 85 ТК РФ и в ст. 3 Закона о персональных данных, такие сведения могут содержаться в следующих документах:

Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу. В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника;

Копия документа, удостоверяющего личность работника. Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника, а также реквизиты этого документа;

Личная карточка N Т-2. В ней указываются фамилия, имя, отчество работника, место его рождения, состав семьи, образование, а также данные документа, удостоверяющего личность, и пр.;

Трудовая книжка или ее копия. Содержит сведения о трудовом стаже, предыдущих местах работы;

Копии свидетельств о заключении брака, рождении детей. Такие документы содержат сведения о составе семьи, которые могут понадобиться работодателю для предоставления работнику определенных льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;

Документы воинского учета. Содержат информацию об отношении работника к воинской обязанности и необходимы работодателю для осуществления в организации воинского учета работников;

Справка о доходах с предыдущего места работы. Нужна работодателю для предоставления работнику определенных льгот и компенсаций в соответствии с налоговым законодательством;

Документы об образовании. Подтверждают квалификацию работника, обосновывают занятие определенной должности;

Документы обязательного пенсионного страхования. Нужны работодателю для уплаты за работника соответствующих взносов;

Трудовой договор. В нем содержатся сведения о должности работника, заработной плате, месте работы, рабочем месте, а также иные персональные данные работника;

Подлинники и копии приказов по личному составу. В них содержится информация о приеме, переводе, увольнении и иных событиях, относящихся к трудовой деятельности работника;

При необходимости – иные документы, содержащие персональные данные работников.

Кроме того, работодатель в процессе своей деятельности собирает информацию о соискателях, необходимую для принятия решения о вступлении с ними в трудовые отношения. Если эта информация содержит персональные данные соискателей, к ней в полной мере относятся установленные законом требования о сборе, обработке, хранении, защите персональных данных.

В соответствии с п. 3 ст. 86 ТК РФ все персональные данные работника следует получать у него лично. Данная норма исключает сбор сведений о работнике без его ведома. Аналогичные положения содержит и Федеральный закон от 27.06.2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», устанавливающий неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о персональных данных субъект персональных данных принимает решение о предоставлении своих данных и дает согласие на их обработку своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Указанный Закон также возлагает на работодателя обязанность представить доказательство получения согласия на обработку персональных данных, а в случае обработки общедоступных данных – обязанность доказать, что эти данные являлись общедоступными (п. 3 ст. 9 Закона о персональных данных). Однако следует учитывать, что в силу п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных согласия субъекта персональных данных не требуется, когда обработка таких данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных. Поскольку работник является стороной трудового договора, то письменное согласие на получение его персональных данных не нужно.

Согласно п. 3 ст. 86 ТК РФ если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере таких данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. При отказе работника от ознакомления с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у иного лица составляется акт, который должен быть подписан лицами, предъявившими работнику соответствующее уведомление.

В уведомлении необходимо указать цели получения персональных данных работника у иного лица, предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные), способы получения данных, их характер, а также те последствия, которые наступят, если работник откажет работодателю в получении персональных данных у иного лица.

Целями получения персональных данных работника у третьего лица в соответствии с п. 1 ст. 86 ТК РФ являются исключительно соблюдение законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение их личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и сохранности имущества. Следовательно, запрашивать иную информацию, не имеющую отношения к вышеназванным целям, от третьих лиц работодатель не вправе даже с согласия работника.

Так как же возможно проверить информацию о работнике и при этом соблюсти требования действующего законодательства? Для этого необходимо следовать ряду следующих рекомендаций.

1. Получение любой информации о работнике возможно только из установленных источников, в качестве которых согласно ТК РФ может выступать сам работник или источник, на обращение к которому он дал согласие. При этом необходимо помнить следующее. Трудовой кодекс РФ предусматривает в качестве одного из оснований расторжения трудового договора предоставление работником подложных документов (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Следует обратить внимание, что установление факта подложности документов или сообщения заведомо ложных сведений действующее законодательство не относит к компетенции представителей работодателя.

Важно! Главным условием, при котором работник может быть уволен по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, является то, что работник представил подложные документы именно при заключении трудового договора. Например, если от работника, который имеет ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, после принятия на работу получена поддельная справка о том, что его супруга не пользуется льготой, предусмотренной ст. 262 ТК РФ, то уволить его нельзя.

Увольнение по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно считать правомерным, если документы, признанные подложными, явились основанием для заключения трудового договора или для отказа в его заключении.

Например, если работник принимается на работу, требующую наличия высшего профессионального образования, то представление соответствующего диплома непосредственно влияет на заключение трудового договора. Если после принятия работника на работу окажется, что представленный им диплом является подложным, то работодатель может расторгнуть договор, а в некоторых случаях обязан это сделать. Прежде чем увольнять работника по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, работодателю в порядке внутреннего расследования нужно постараться установить, был ли в действиях работника умысел.

Чтобы оценить, какое значение имел подложный документ при заключении трудового договора, необходимо учитывать следующее:

а) послужил ли этот документ основанием для принятия работодателем решения о приеме работника на работу;

б) являлся ли данный документ обязательным к представлению;

в) в какой мере признание документа подложным делает невозможным продолжение работником работы.

Подложность представленного документа должна быть установлена соответствующим образом. В соответствии с требованиями ГПК (ст.ст. 55, 60) доказательствами являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела, при это они должны отвечать требованиям допустимости. Т.е. доказательства, полученные Работодателем с нарушением требований процессуальных норм не имеют юридической силы и не могут быть положены в основу решения суда Таким образом, работодатель не вправе сам устанавливать подлинность документов, представленных работником при заключении трудового договора.

2. Получаемая работодателем информация должна касаться исключительно служебной деятельности работника и не затрагивать его частную жизнь. На сегодняшний момент легального определения «частная жизнь» действующее законодательство не содержит, как нет его однозначного понимания и в юридической доктрине.

3. Необходимо получать согласие работника на получение и проверку в отношении него соответствующей информации, а также применение необходимых мер наблюдения или контроля. При этом необходимо учесть, что такие нематериальные блага как честь и достоинство, личная и семейная тайна являются неотчуждаемыми (ст. 150 ГК РФ, п.9 ст. 86 ТК РФ), соответственно данное работником согласие будет признано в случае возникновения конфликтной ситуации недействительным, вследствие ущемления его прав.

Нарушение вышеизложенных правил может выступать в качестве основания для привлечения виновного к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности (ст. 90 ТК), при этом необходимо отметить, что действующее законодательство довольно сурово карает нарушение норм о работе с персональными данными.

В соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

На граждан – от 300 до 500 руб.;

На должностных лиц – от 500 до 1000 руб.;

На юридических лиц – от 5000 до 10 000 руб.

Из текста данной нормы можно сделать вывод, что работодатель как юридическое лицо может быть привлечен к административной ответственности за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных.

Помимо организации, ответственность за нарушение несет ее руководитель как должностное лицо. Это вытекает из смысла ст. 2.4 КоАП РФ, где указано, что под должностным лицом понимается лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Как указал Верховный Суд РФ в Постановлении от 10.02.2000 N 6 «О судебной практике по делам о взяточничестве и коммерческом подкупе», организационно-распорядительные функции включают в себя руководство коллективом, расстановку и подбор кадров, организацию труда или службы подчиненных, поддержание дисциплины, применение мер поощрения и наложение дисциплинарных взысканий.

Исходя из смысла ст. 90 ТК РФ работник, по вине которого было допущено нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных других работников, может быть привлечен к дисциплинарной и материальной, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

На основании ст. ст. 2, 3, 5, 6 Закона о персональных данных персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение подобной информации (за исключением случаев, если такое разглашение влечет уголовную ответственность) лицом, получившим доступ к ней в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа:

На граждан – от 500 до 1000 руб.;

На должностных лиц – от 4000 до 5000 руб.

Следовательно, если будет установлено, что разглашение персональных данных произошло по вине работника, ответственного за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, то его могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа.

Персональные данные относятся к сведениям, которые охраняются федеральным законом. Неправомерное разглашение персональных данных лицом, в чьи обязанности входит соблюдение правил хранения, обработки и использования такой информации, также является основанием для привлечения этого лица к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ). Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, то работника, разгласившего персональные данные, необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

В соответствии со ст. 137 УК РФ незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в сумме до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев.

Часть 2 указанной статьи предусматривает, что те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в сумме от 100 тыс. до 300 тыс. руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Следовательно, если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотреблял своими служебными полномочиями, распространял сведения о частной жизни других работников без их согласия, то он может быть привлечен к уголовной ответственности.

Статьей 90 ТК РФ предусмотрена материальная ответственность за виновное нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работников. Так, в результате незаконного распространения информации о персональных данных работника последнему может быть причинен моральный вред, подлежащий возмещению работодателем. В соответствии со ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный последнему прямой действительный ущерб. Согласно ч. 2 указанной статьи под прямым действительным ущербом также понимается необходимость возмещения ущерба третьим лицам. Следовательно, если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, то работодатель может привлечь последнее к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

В соответствии со ст. 151 ГК РФ, если гражданину причинен моральный вред (физические или нравственные страдания) действиями, нарушающими его личные неимущественные права либо посягающими на принадлежащие гражданину другие нематериальные блага, а также в иных случаях, предусмотренных законом, суд может возложить на нарушителя обязанность денежной компенсации указанного вреда. Согласно ч. 2 ст. 1099 ГК РФ моральный вред, причиненный действиями (бездействием), нарушающими имущественные права гражданина, подлежит компенсации в случаях, предусмотренных законом. На основании ст. 152 ГК РФ гражданин вправе требовать по суду опровержения порочащих его честь, достоинство или деловую репутацию сведений, если распространивший такие сведения не докажет, что они соответствуют действительности. Следовательно, если в результате нарушения норм, регулирующих хранение, обработку и использование персональных данных работника, допущенного лицом, ответственным за осуществление вышеперечисленных действий с персональными данными, работнику причинен имущественный ущерб или моральный вред, то он подлежит возмещению в денежной форме в соответствии со статьями Гражданского кодекса РФ.

С учетом изложенного работодателю необходимо очень внимательно определять источники поступления и формирования информации в отношении проверяемого кандидата, тщательно изучать предоставляемые при трудоустройстве документы, сопоставляя их с другими имеющимися данными о работнике. Соответственно последние могут быть получены как гласно, так и негласно. Однако во втором случае нарушение установленных рамок остается недопустимым.

И в заключение коснемся вопроса, который не напрямую, но очень тесно связан с получением и проверкой персональных данных. Речь идет об отказе в приеме на работу, решение о котором работодатель зачастую принимает под влиянием информации, полученной из представленных соискателем документов или других источников. Ст. 3 ТК РФ гласит: никто не может быть ограничен в трудовых правах в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного положения и т. п. Запрет на отказ в заключении трудового договора по тем же основаниям содержится в ст. 64 ТК РФ. Поэтому, какими бы ни были истинные причины негативного отношения работодателя к соискателю, нельзя класть их в основу отказа (тем более письменного) в приеме на работу. В таких случаях необходимо найти законную и приемлемую причину (нехватка опыта, недостаточная квалификация, неподходящее образование и т.п.). Тем более что Верховный суд РФ в своем постановлении от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» указал, что, если работодатель отказал в приеме на работу по обстоятельствам, связанным с деловыми качествами данного работника, такой отказ является обоснованным.

Как правило, стремясь получить вакантное место, соискатель идет навстречу работодателю и сообщает ему всю запрашиваемую информацию, передает документы. Но не следует забывать, что, несмотря на собственноручную передачу всех сведений претендентом, в соответствии с п. 1 ст. 3 ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ указанная информация все же относится к персональным данным человека.

Чтобы иметь качественный персонал, работодатели вынуждены придирчиво выбирать будущих работников. В связи с этим во многих компаниях практикуется проверка службой безопасности при приеме на работу, которая, как правило, заключается в сборе дополнительных или проверке предоставленных персональных данных кандидатов.

Во избежание неприятных последствий в виде административной (ст. 13.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ), уголовной (ст. 137 Уголовного кодекса РФ) или гражданско-правовой ответственности работодатель обязан получить согласие соискателя, как того требует ст. 6 ФЗ «О персональных данных» с учетом положений п. 4 ст. 86 Трудового кодекса РФ. Кандидат имеет право отказать в выдаче такого согласия, а наниматель не вправе настаивать.

Обратите внимание! В ст. 65 ТК РФ содержится перечень документов, которые можно требовать с кандидата при трудоустройстве. Просить иные документы закон не позволяет, однако будущий работник может предоставить их по своему желанию. Отметим, что сведения, содержащиеся в документах, являются персональными данными работника. При намерении их проверить также требуется согласие.

Проверка без согласия кандидата

Законодательством установлены некоторые ограничения на трудоустройство, в том числе требования к соискателям на некоторые должности, за нарушение которых фирме может грозить штраф по КоАП РФ (например, по ст. 5.27, 14.23, 19.29). Для соблюдения указанных требований не только можно, но и нужно запросить у работника и при необходимости проверить некоторую информацию.

Приведем некоторые наиболее распространенные ограничения и требования, установленные законом:

Медицинские ограничения (пример — ст. 213, 330.3, 328 ТК РФ). В этом случае работодатель вправе требовать предварительного медицинского освидетельствования.
Ограничения по наличию судимости, уголовного преследования для отдельных видов деятельности, например, педагогической (ст. 331 и 351.1 ТК РФ). При этом работодатель вправе потребовать соответствующую справку.
Наличие у лица дисквалификации. В ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ закреплена обязанность работодателя проверить, не применялась ли в отношении кандидата на должность дисквалификация.
Требование о наличии специальных знаний или квалификации (ст. 328 ТК РФ). Работодатель вправе запросить соответствующие документы.

Ограничения по приему на работу лиц, подвергавшихся административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ (с 01.01.2017) - если к выполняемой работе допускаются только такие лица (например, к работе на судне, согласно Кодексу внутреннего водного транспорта РФ (ст. 27), Кодексу торгового мореплавания РФ (ст. 57)). В этом случае также должна быть предоставлена справка о том, что лицо не привлекалось к такой ответственности.

Таким образом, если работодатель обнаружил прямо указанные в законе препятствия для трудоустройства работника, это является основанием для отказа в приеме. Надо заметить, что деловые качества при этом могут не учитываться (апелляционное определение Омского областного суда от 15.01.2014 по делу № 33-125/2014).

Проверка службой безопасности только с согласия кандидата

После получения согласия кандидата на сбор и обработку персональных данных, а также проведение проверок подключается служба безопасности.

Чаще всего компании проверяют:

трудовую репутацию (запрашивая рекомендации с предыдущих мест работы);
подлинность представленных документов (чаще всего об образовании, специальных знаниях и квалификации, трудовой книжки);
наличие судимости.

Последнее время все больше практикуется тестирование на полиграфе. Это отдельный вид проверки, и согласие должно быть отдельным (можно использовать образец из приказа ФТС РФ от 25.09.2007 № 1196). Правовые основания такой проверки изложены в ч. 2 ст. 21 Конституции РФ, нормах трудового права.

Если работник узнает, что наниматель собирает о нем информацию, не относящуюся к трудовой деятельности, его деловым и профессиональным качествам, он вправе требовать:

привлечения виновного лица к ответственности (в т. ч. уголовной по ст. 137 УК РФ — за нарушение неприкосновенности частной жизни);
возмещения морального и материального вреда.

Согласие работника на обработку персональных данных не означает, что работодатель вправе вмешиваться в его частную жизнь

Проверять можно, отказать нет

Можно ли по результатам проверки службой безопасности отказать в трудоустройстве?

Согласно ст. 2 ТК РФ одними из основных принципов трудовых отношений являются:

свобода труда;
запрет дискриминации в сфере труда.

А в соответствии со ст. 64 ТК РФ не допускается необоснованный отказ в заключении трудового договора, в том числе в зависимости от особенностей личности, убеждений и иных обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Таким образом, основной правомерной и частой причиной отказа в трудоустройстве являются неудовлетворительные деловые качества претендента.

В постановлении пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 разъясняется, что деловые качества — это способность лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него:

профессионально-квалификационных качеств;
необходимого образования;
опыта работы по специальности, в отрасли.

Так что какую бы информацию в результате проверки службой безопасности ни получил работодатель, отказать несостоявшемуся работнику он вправе только в случае прямого запрета закона (несоблюдение установленных законодательством требований к кандидатуре) или по причине его неудовлетворительных деловых качеств (апелляционные определения Самарского областного суда от 29.10.2015 по делу № 33-12030/2015, Санкт-Петербургского городского суда от 18.06.2015 по делу № 2-461/2015).

Таким образом, перед началом любых проверок кандидата необходимо получить его согласие на сбор и обработку персональных данных путем проведения проверок службой безопасности, указать виды проверок.

Детально сформулированные требования к кандидатам на должность помогут грамотно составить отказ по причине несоответствия деловых качеств претендента (даже если реальной причиной отказа в приеме являются данные, полученные в результате проверки службой безопасности).

Такое оформление позволит компании отстоять свою позицию в суде в случае спора по поводу незаконного отказа в приеме на работу (апелляционное определение Московского городского суда от 24.02.2016 № 33-5913/2016).

Опрос работодателей проводился Службой исследований сайт с 20 по 28 марта 2018 года среди 233 представителей компаний, а опрос соискателей – с 12 по 19 марта 2018 года среди 10 737 российских работников.

Проверка кандидатов - актуальная тема для всего HR-рынка. 2/3 российских соискателей согласны, что проверка кандидатов при найме на работу - важный этап процедуры трудоустройства. Причем полностью согласны с этим 42% опрошенных. Это на 3 п.п. больше, чем год назад.

Самые лояльные к проверке кандидаты - те, кто ищет работу в сфере безопасности (91%), банковской сфере (84%) и сфере добычи сырья (84%). Более скептически настроены соискатели из сферы искусства и масс-медиа (54%), науки и образования (55%), маркетинга и PR, а также туризма, гостиниц и ресторанов (по 57%).

Уровень позиции не влияет на отношение к проверке кандидатов. Примерно одинаковое количество соискателей считают проверку важным этапом трудоустройства.

Процент работодателей, согласных, что проверка кандидатов при найме на работу является важным этапом процедуры трудоустройства, значительно выше - 84%. Причем полностью согласны с этим утверждением 56%. За год эта доля выросла на 8 п.п.

В компаниях с численностью 251-500 человек чуть больше респондентов, не согласных с данным утверждением.

72% российских работника отмечают, что их кандидатуру проверяли при приеме на работу. Это на 4 п.п. больше, чем годом ранее.

При этом чаще всего проверке подвергаются топ-менеджеры - 81%. А вот среди начинающих специалистов таких оказалось всего 59%. Самые «проверяемые» кандидаты - это представители банковской и инвестиционной сферы, а также сферы безопасности. Более 90% опрошенных в каждой из них отметили, что работодатель проверял их при приеме на работу.

Чем опытнее сотрудник, тем чаще его проверяют.

Соискателей в возрасте до 25 лет служба безопасности проверяет реже, чем кандидатов других возрастных групп.

При этом только каждый второй представитель компании отметил, что проверяет сотрудников перед оформлением на работу. В 2017 году таких было 69%, однако данные 2017 года нужно трактовать осторожно из-за небольшой выборки (в 2017 году в опросе участвовали 77, а в 2018 году - 233 работодателей).

Половина работодателей проверяют не более 20% кандидатов, которых нанимают. Лишь 5% опрошенных отмечают, что проверяют 75% и более нанятых сотрудников перед их трудоустройством.

Чаще всего проверкой кандидатов в российских компаниях занимаются сотрудники HR-отделов - каждый второй опрошенный представитель компании ответил именно так. За год выросла доля работодателей, которые отметили, что у них есть специально созданный для этого отдел внутри компании - с 21% в 2017 году до 27% в 2018 году.

Чем крупнее компания, тем больше внимания она уделяет вопросу проверки кандидатов. Среди компаний с численностью более 500 человек таких оказалось 80%, а среди компаний с численностью до 50 человек - только 45%.

Самая продвинутая отрасль в вопросе проверки кандидатов - розничная торговля и услуги для бизнеса. Интересно, что треть ИТ-компаний не стремятся внедрять проверку кандидатов.

Каждый второй российский работник отметил, что за последние несколько лет его проверяла служба безопасности хотя бы один раз.

Многократные проверки кандидатов чаще всего встречаются у соискателей, которые ищут работу в сфере безопасности, у рабочего персонала и в банковской сфере, а также в госсекторе - в два раза чаще, чем в среднем по всем отраслям.

Большинство соискателей, как и год назад, при последней проверке подписывали согласие на сбор и обработку персональных данных. Причем это характерно для всех уровней позиции кандидатов и не зависит от их опыта работы.

Представители рабочего персонала и масс-медиа чаще отмечают, что не подписывали согласия на сбор и обработку персональных данных (27%). А вот среди специалистов по добыче сырья таких всего 10% соискателей. Также почти всегда согласие подписываются в банковском и госсекторе.

По мнению работодателей, почти 80% соискателей знают о том, что компания их проверяет. При этом 14% из них сами предпочитают не подписывать согласие на сбор и обработку персональных данных. За год количество нежелающих, по мнению работодателей, снизилось почти на 10 п.п.

Каждая 5-я компания отмечает, что кандидаты не знают о факте проверки. За год ситуация изменилась незначительно.

При найме в крупную компанию соискатели чаще знают о проверке и подписывают согласие на сбор и обработку персональных данных. В компаниях с численностью более 500 человек только 4% кандидатов не знают о проверке. В компаниях в 10 раз меньше по численности таких 40%.

2/3 опрошенных компаний отметили, что подвергают проверке всех потенциальных для найма кандидатов. За год их доля выросла на 8 п.п. Также за год заметно снизилась доля тех, кто принимает индивидуальные решения о проверке кандидатов: с 26% до 15%.

Московские компании чаще проверяют линейных менеджеров и топов, региональные работодатели делают акцент на проверке материально-ответственных сотрудников.

Компании с численностью более 500 человек чуть чаще проверяют всех кандидатов без исключения, в то время как малый и средний бизнес чаще подвергает проверке кандидатов на руководящие позиции.

Сбор сведений с последнего места работы и проверка наличия судимости, как и год назад, являются самыми популярными способами проверки кандидатов, к которым прибегают работодатели (76% и 61% представителей компаний соответственно). Каждый второй работодатель отмечает, что проверяет аккаунты в социальных сетях, 46% сверяют подлинность документов и 44% изучают финансовое положение компаний. А вот детектор лжи используют только 6% компаний.

Для компаний с численностью более 500 человек чаще других характерны такие этапы, как проверка судимости кандидата (89%), подлинности его документов (68%) и проверка финансового положения (71%). Также они чуть чаще других используют полиграф (11% против 6% в целом по всем).

Малый бизнес гораздо реже, чем остальные, проверяет финансовое положение кандидата (23% против 44% в целом по всем) и проверку судимости и административных нарушений у родственников соискателя (6% против 18%). А вот для среднего бизнеса проверка финансового положения кандидатов и судимость у родственников имеет гораздо большее значение. Среди работодателей с численностью от 251 до 500 сотрудников это делают 69% и 38% соответственно.

Компании с численностью от 51 до 100 человек чаще остальных проверяют сведения с последнего места работы (91%) и аккаунты в соцсетях (68%).

Соискатели из госсектора чаще других отмечали, что их проверяли на наличие собственной судимости и судимости родственников, а также проверяли их финансовое положение.

Представители банковских профессий сталкивались чаще других с проверкой судимости родственников, а специалисты по безопасности подвергаются проверке чаще других практически по всем этапам.

Если сравнивать с прошлым годом, то снизилась доля тех, кто проверяет аккаунты в социальных сетях. И выросла доля тех, кто изучает финансовое положение кандидатов. Однако, как уже говорилась ранее, данные за 2017 год по работодателям нужно использовать с осторожностью, т.к. выборка опрошенных составила всего 77 компаний против 233 компаний в 2018 году.

По мнению самих соискателей, у них реже стали проверять тестовое задание: 38% в прошлом году против 26% - в текущем.

Россия, 2018, соискатели	Проверка наличия судимости и/или административных нарушений, %	Сбор сведений с предыдущих мест работы, %	Проверка подлинности документов, %	Проверка наличия судимости и/или административных нарушений у моих родственников, %	Точно не знаю / затрудняюсь ответить, %	Проверка моего финансового положения, %	Проверка финансового положения моих родственников, %	Другое,
До 25 лет	64	37	44	43	29	18	11	1
25-30 лет	60	44	38	38	31	19	10	1
31-35 лет	55	43	36	30	34	18	8	2
36-40 лет	55	43	32	28	33	19	8	1
41-45 лет	53	43	34	25	33	22	9	2
46-50 лет	54	46	35	27	31	23	9	3
50 и более	49	43	33	21	34	23	8	2
Не указан	58	41	40	32	29	19	8	1
Все	57	43	37	32	32	20	9	2

Какие этапы проверки вы проходили? (опрос соискателей, 2018)

Россия, 2018, соискатели	Все, %	Нет опыта, %	От 1 года до 3 лет, %	От 3 до 6 лет, %	Более 6 лет, %
	57	58	63	60	55
	43	33	39	43	44
	37	41	40	39	35
	32	38	41	35	29
	32	30	31	31	33
Тестовое задание	26	25	23	25	27
	20	18	16	19	20
	15	13	15	14	16
	9	5	6	9	10
	9	11	9	9	9
Другое	2	2	1	1	2

Какие этапы проверки вы проходили? (опрос соискателей, 2018)

Россия, 2018, соискатели	Все, %	Начинающий специалист, %	Специалист / ведущий специалист, %	Линейный руководитель (глава отдела, направления), %	Топ-менеджер, %	В данный момент я не работаю, %
Проверка наличия судимости и/или административных нарушений	57	57	58	58	58	55
Сбор сведений с предыдущих мест работы	43	36	44	46	54	40
Проверка подлинности документов	37	36	38	40	38	33
Проверка наличия судимости и/или административных нарушений у моих родственников	32	35	33	32	28	31
Точно не знаю / затрудняюсь ответить	32	32	31	30	27	34
Тестовое задание	26	22	26	28	39	24
Проверка моего финансового положения	20	15	19	23	30	17
Проверка аккаунтов в социальных сетях	15	12	16	18	24	12
Проверка на полиграфе (детекторе лжи)	9	5	9	12	17	8
Проверка финансового положения моих родственников	9	7	9	10	12	8
Другое	2	1	1	1	4	2

Только 10% кандидатов отмечают, что им отказывали в трудоустройстве хотя бы один раз за последние несколько лет после проверки службой безопасности. Но в основном не более одного раза (6%).

Уровень позиции не влияет на количество отказов после проверки службой безопасности.

А вот незначительные различия в зависимости от уровня позиции есть. Соискателям из сфер транспорта и логистики, рабочему персоналу и занятых на позициях туристического и гостиничного бизнеса чаще других отказывали хотя бы один раз после проверки службой безопасности за последние несколько лет (13%, 10% и 9% соответственно).

Обязательная проверка кандидатов как явление не пугает российских соискателей. 92% опрошенных согласились бы на такую проверку, если бы гарантированное трудоустройство было возможно только при ее прохождении. Небольшие сомнения возникают только у маркетологов, представителей сферы искусства, науки и образования, а также у рабочего персонала (по 88% на каждую профессиональную область).