İş mektupları nasıl yazılır. İş yazışmaları - mektup örnekleri. Yani, bir iş mektubu yazmanın temel kuralları

E-posta her zaman iş dünyasında ana iletişim modu olmuştur ve olmaya devam etmektedir. İyi yazılmış bir mektup zaten başarının yarısıdır. Ancak herkes bu tür mektuplar yazamaz. Bazen, bir iş teklifi içeren bir mektubu okurken, size tam olarak ne teklif etmek istedikleri, bundan ne tür faydalar elde edeceğiniz ve neden bu mektubu okuyup anlamak için zaman harcadığınız tam olarak netleşmiyor.

Doğru, ikna edici mektuplar yazabilme becerisi pratikle birlikte gelir. Ve birikmiş deneyimin paylaşılması iyidir, böylece diğer insanların aynı tırmığa basmamasına izin verilir. İşletmeden İşletmeye Satış: Dünyanın En İyi Satış Uzmanlarından Güçlü Sözler ve Stratejiler kitabının yazarı Jeffrey James, basit sistem 6 adımdan oluşan ikna edici mektuplar yazma.

Telif hakkı Shutterstock

1. Ne hakkında yazacağınız konusunda daima net olun.

Mektubun temel amacı, alıcının belirli bir karar vermesini sağlamaktır. Bu nedenle, bir mektup yazmaya başlamadan önce, alıcıdan tam olarak ne istediğinizi kendinize bir kez daha sorun. Mektubunuzu okuduktan sonra ne karar vermeli?

Bu durumda, belirsizlik yeminli düşmanınızdır. Hedefiniz ne kadar net olursa, mektubunuz o kadar ikna edici olacaktır.

2. Mektubunuza sonuçla başlayın

Sonucunuz, mektubunuzun içeriğine dayanarak alıcının vermesi gereken kararın bir ifadesidir.

Okulda bize her zaman bir girişle başlamamız öğretildi. İkna edici mektupların derlenmesi durumunda, bu ifade yanlıştır. İş dünyasında, herkes edebi yeteneğinizi yargılamak için çok meşgul. Bu nedenle, hemen işe başlamalısınız.

Örneğin, şirketinizin tesislerinden birine spor salonu kurmak için üstlerinizden izin almak istiyorsunuz.

düzgün değil:

"Jim,
Bildiğiniz gibi, çalışan devamsızlığı şu anda hem şirketimiz hem de sektörümüzdeki diğer şirketler üzerinde oldukça güçlü bir finansal etkiye sahip olan önemli bir sorun... firmamızın.

Doğru şekilde:

"Jim,
Ofisimize spor salonu kurulmasını onaylamanızı istiyorum."

3. Argümanlarınızı, sindirimi kolay birkaç paragrafa bölün

Fikrinizi destekleyen argümanların okunmasını ve anlaşılmasını kolaylaştırmak için bunları birkaç paragrafa bölün.

düzgün değil

"Grup hükümeti tarafından yakın zamanda yayınlanan bir rapora göre fiziksel aktiviteçok az şirket bu tür çalışan teşviklerine bağlılık gösterse de son derece önemlidir. Pek çok firma, bu grupları değer düşüklüğüne uğramış varlıklar olarak tanımlar, ancak uygunluk, kurumsal ve kişisel başarı ile yakından bağlantılı olmasına rağmen, bu grupları sektöre sokma planları yoktur. Bu tür fiziki grupları şirketimize dahil etmezsek rekabetin çok gerisinde kalacağımıza inanıyorum.”

Doğru şekilde

“Ofiste bir spor salonu şunları sağlayacaktır:
- devamsızlığı azaltmak
- Genel üretkenliği artırın

4. Her argümanı kanıtlarla destekleyin

Sürekli argümanlardan oluşan bir mektup yazarsanız, sürekli bir kişisel görüş olarak algılanabilir ve başka bir şey değil. Her argümanın bir kanıta ihtiyacı vardır. Aksi takdirde, gerçekten işe yaradığını nasıl anlayabilirim?

düzgün değil

"Ofisteki spor salonu doğru kararçünkü insanlar evde oturmaktansa işe gitmeyi tercih ediyor. Ayrıca ofisteki genel insidansı azaltmaya da yardımcı olacaktır.”

Doğru şekilde

“Devamsızlık sayısını azaltmak. Yapılan bir ankete göre Ulusal enstitü Ofislerinde spor salonu olan 1000 firmada sağlık, bu firmalarda çalışan devamsızlığı, bu ekipmanları olmayan firmalara göre %20 daha az.”

5. Sonucunuzu bir harekete geçirici mesaj olarak tekrarlayın

Mektubun sonunda, en başta belirttiğiniz sonucu bir kez daha tekrarlayın. Sadece şimdi somut eylem çağrısı olarak. Bu şekilde, alıcıyı mektubunuzu okuduktan sonra yapması gereken belirli bir sonuca götürürsünüz. Bu çağrı basit ve spesifik olmalıdır.

düzgün değil

"Bu projeyi desteklerseniz size çok minnettar olacağız."

Doğru şekilde

"Bu mektuba evet cevabı verirseniz, süreci derhal başlatacağım."

6. E-posta konu satırında faydayı belirtin

Mektubun konu satırı neredeyse en önemli kısımdır. Çünkü mektubun ana konusunu tahmin etmeli ve alıcıyı istediğiniz şekilde ayarlamalıdır. İşte bu yüzden, ana sonucunuzu destekleyen tüm argümanları ve kanıtları yazdıktan sonra bunu en son doldurmalısınız.

İdeal olarak, mektubun konusu iki önemli görevi çözmelidir: alıcının mektubu açıp okuyacak kadar ilgisini çekmeli; ve alıcıya iletmek istediğiniz sonucu içermelidir.

Çoğu durumda En iyi yol ikisini bir arada yapmak, istediğiniz kararı vermeniz sonucunda elde edilebilecek faydaları yazmaktır.

düzgün değil

“Ofislerdeki spor salonlarını donatma programının çalışanların sağlığına etkisi”

Doğru şekilde

Çalışan devamsızlığını nasıl azaltabiliriz?

Fikriniz ilginç. Her iki seçeneğe nasıl tepki verirsiniz ve bu tür mektupları yazarken hangi kurallara uyarsınız?

- faaliyetlerini yürütme sürecinde kurumlar arasında bir iletişim aracı olarak hizmet eden çeşitli içerikte genelleştirilmiş bir isim.

Bir mektup, bilgi alışverişinin en yaygın yoludur, metnin iletilme şekliyle ayırt edilen, çok çeşitli içeriğe sahip çok sayıda belgeyi birleştirir ( posta ile). Mektuplar, herhangi bir kurumun gelen ve giden belgelerinin büyük bir kısmını oluşturur ve birçok çeşide sahiptir.

Harf türleri:

• öğretici;
• Eşlik eden;
• bilgilendirici;
• garanti;
• reklam;
• iddia;
• Tahkim;
• onay mektupları;
• hatırlatma mektupları;
• bildirim mektupları;
• mektuplar isteyin.

Mektuplar tebrikleri, dilekleri, ciddi durumlarda selamları ifade eder. Mektuplar, dramatik ve trajik durumlarda katılımın ve taziyelerin ifadesi olarak gönderilir.

Mektup, bu tür belgeler için özel olarak tasarlanmış bir formda düzenlenir. A4. Mektubun metni yedi satırı geçmezse, harfler için biçimin kullanılmasına izin verilir. A5.

mektup tarihi imzalandığı tarihtir.

mektubun metnişemaya göre inşa edin:

• giriş (mektubu yazma nedenleri, olaylara, gerçeklere, yüksek kurumların kararlarına ve mektubu yazmanın temelini oluşturan diğer faktörlere yapılan atıflar);
• kanıt (burada mektupta belirtilen konunun gerekçesini belirtirler);
• sonuç (sonuçları, istekleri, gereksinimleri, önerileri listeleme).

Belgeleme uygulamasında genellikle, metnin son bir bölümünü açıklama olmadan içeren mektuplar kullanılır.

Hacim açısından, mektubun metni kural olarak bir sayfayı geçmemelidir.

Derlemenin amacı ve yönü harfler, kural olarak, teşviklere indirgenir, dolayısıyla metin için temel gereksinimler: netlik, açıklık, kısalık. Yazışma pratiği birkaç tane geliştirdi Genel kurallar Harfleri derlerken ve biçimlendirirken izlenmesi gereken .

Mektup, işlenmesi için işlemleri basitleştiren ve yönlendirildikleri kuruluşta yürütmeyi hızlandıran bir konuya ayrılmalıdır.

Mektubun metni, kural olarak, üçüncü tekil şahısla belirtilir, örneğin: “Okulun fırsatı yok ...”, “Önümüzdeki yıl okul önermiyor ...”, vb.

Resmi yazı hakkı kural olarak şefe, bulunmadığı zamanlarda (hastalık, tatil, iş gezisi) vekiline veya başkan olarak görev yapan bir memura aittir. Mektuplar günümüzde sadece posta ile değil, telgraf, faks makineleri, bilgisayar ağları (e-posta) ile de gönderilmektedir.

Belgenin iletilme yöntemi ne olursa olsun, tek tip gereksinimler derlemesine ve tasarımına (bkz. Şekil 3.7).

Pirinç. 3.7. Bir mektup örneği

Çoğu zaman, iş dünyasındaki ilk temas yazılı iletişimle başlar - iş mektupları. Ancak görgü kurallarına uyulmadan yazılırsa iş mektubu, daha sonra zar zor doğan kişiler kesintiye uğrayabilir ve bir müşterinizi veya iş ortağınızı kaybedersiniz. Bu nedenle, kişisel olarak kendiniz ve bir bütün olarak şirketiniz hakkında olumlu bir izlenim yaratmaya yardımcı olacak iş mektupları yazabilmenin ne kadar önemli olduğuna muhtemelen kimseyi ikna etmek zorunda kalmayacaksınız.

İş yazışmalarının temel kuralları. Modern yazışma biçimleri 150 yıl önce gelişti. Genel olarak anavatanlarının, ticari yazışmaları derleme kurallarının ilk kez tanıtıldığı İngiltere olduğu kabul edilir.

Genel yazışma kuralları

1. Bir iş ortağına mektup yazmaya başlamadan önce aşağıdaki noktaları kendiniz anlamalısınız:

Mektubun türü (kapak mektubu, talimat mektubu, ihbar mektubu, ihtar mektubu, ibraz mektubu, ret mektubu, teminat mektubu vb.);

Mektubunuza bir yanıt bekleniyor mu (bir mektuba yanıt beklenmeyen durumlar vardır, örneğin bir sunum mektubu);

Mektubun içeriği muhatabınız tarafından net bir şekilde anlaşılacak mı, yazışma konusunda herhangi bir belirsizlik bırakacak mı;

Posta ile gönderilen mektubun zamanında geleceğinden emin misiniz (eğer değilse, telefaks, DHL hizmetlerini kullanmak veya İnternet üzerinden bir mektup göndermek daha iyidir).

2. Mektubun tonu her zaman doğru kalmalıdır.

3. Kelime dağarcığını dikkatlice seçmek, yanlışlardan, belirsizliklerden, profesyonel kelimelerin aşırı kullanımından kaçınmak gerekir. Mektubun metni kolay anlaşılır olmalıdır.

4. Bir iş mektubu sadece adına konuştuğunuz kuruluşun antetli kağıdına yazılmalıdır. Çünkü dış görünüş antetli kağıt bir tür kartvizitşirketiniz varsa, resmi antetli kağıdın tasarımına özel bir özen gösterilmelidir. Antetli kağıt ne kadar resmiyse, mektubun tonu da o kadar resmi olmalıdır.

Belgeleri hazırlarken bir metin düzenleyici kullanmanız önerilir. Microsoft Word (yazılım Microsoft Corporation) yazı tiplerini kullanarak Times New Roman Cyr boyutu No. 12 (tablo malzemelerinin tasarımı için), 13, 14, 15, Times DL boyutu No. 12, 13, 14 1-2 aralıklarla.

İş mektubu hazırlanırken sayfa numaraları sayfanın sağ tarafına, diğerlerini yazarken sayfa numaraları yazılır. iş belgeleri- sayfanın üst kenar boşluğunun ortasında.

Mektubun metninin A4 formlarına 1,5-2 satır aralığında, A5 ve daha küçük formlara - bir satır aralığında yazdırılması önerilir. Birkaç satırdan oluşan belgenin ayrıntıları (metin hariç), bir satır aralığı ile yazdırılır.

Yazılı talepler, alındığı tarihten itibaren 10 gün içinde cevaplandırılmalıdır.

Faks ile alınan mesajlar ve e-posta Lütfen hafta sonları hariç 48 saat içinde cevap verin

Rusya'da bir iş mektubu yazma kuralları

Rusya'da resmi formların tasarımı düzenlenir normatif belgeler ve her şeyden önce GOST 6.30-2003 “Birleşik Belgeleme Sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge Gereksinimleri.

GOST, belge formları için iki standart format oluşturdu - A4 (210 x 297 mm) ve A5 (148 x 210 mm). Hem bir formda hem de üzerinde olmayan bir belgenin her sayfası, en az 20 mm'lik kenar boşluklarına sahip olmalıdır; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - daha düşük.

Evrak işleri için bu gereklilikler Rus yasalarında yer almaktadır, ancak yazar yabancı bir ortağa bir iş mektubu derlerken bunları kullanmanızı önerir.

Muhabirinizle olan yakınlık derecesine bağlı olarak, itiraz “Sevgili + soyadı (ad, soyadı)” veya “Sevgili + ad ve soyadı (ad)” kelimeleri ile başlayabilir. "Sevgili", "Bay", "Bayan", "Müdür Yardımcısı", "Bölüm Başkanı" gibi kelimeler. hiçbir koşulda azaltılmamalıdır. Aksi takdirde, alıcının kendisine gerçekten çok saygı duymadığınızı düşünme hakkı vardır. Ve mektup, işbirliği için şükran sözleriyle bitmelidir. Ve sonra imzanızın önüne şu ifadeyi koyun: "Saygılarımızla, ..." veya "Saygılarımızla ...".

Resmi mektuplarda “sizi” kullanmak, hayatta siz ve bu kişi sadece iş hayatında değil, aynı zamanda dostça olsanız bile kabul edilemez.

Tipik olarak, bir iş veya hizmet mektubu birkaç tipik yapısal unsurdan oluşur:

1. Başlık alanı.
Mektubun bu bölümünde, solda, örgütün adını, postasını ve diğer ayrıntılarını gösteren bir köşe kaşesi yer almaktadır. kayıt numarası ve mektubun giden belge olarak kayıt tarihi. Hizmet mektubu bir cevap mektubu ise, bu mektubun hangi belgeye cevap verdiğini de gösterir.
Muhatabın ayrıntıları başlığın sağ tarafında yer alır.

Köşe damgasının altında belge metninin başlığı bulunur. Başlık dili yapısı şöyle görünebilir:

ü "O" edatı + isim. edat durumunda: "Araba temini hakkında";

ü "Hakkında" sorusunda + isim. edat durumunda: "Yedek parça temini konusunda";

ü ile ilgili + isim. genel durumda: "Satın alma siparişiyle ilgili" vb.

2. Mektubun asıl metni. Mektubun metninin tasarımının ana özellikleri aşağıdaki gibidir.

ü Metin ofis mektubu, kural olarak, bir konuyla ilgili olmalıdır veya ilgiliyse birden fazla soru ve içinde değerlendirilecek bir yapısal birim destinasyon organizasyonu.

ü Mektubun metni kural olarak iki bölümden oluşur. İlk bölüm, mektubun derlenmesinin nedenini, dayanağını veya gerekçesini belirtir, mektubun hazırlanmasına temel oluşturan belgelere bağlantılar sağlar. Bir paragrafla başlayan ikinci bölüm, sonuçlar, öneriler, istekler, kararlar vb.

Bir iş mektubunun yapısı

1. Gönderen kuruluşun adı.

3. Mektubun yazıldığı tarih.

4. Mektubun alıcısının adresi.

5. Belirli bir kişinin göstergesi.

6. Açılış adresi

7. Mektubun genel içeriğinin bir göstergesi, yani. mektup konusu.

8. Mektubun ana metni.

9. Kibarlığın son formülü.

10. İmza.

11. Uygulamanın belirtilmesi.

Bir Rus ortağa iş mektubu yazarken, hatırlanması gereken birkaç kural daha var..

Belgenin yönlendirildiği kişinin konumu, dava davasında belirtilir, örneğin:

CEO'ya
JSC "Alfa İş"
V.A. Prohorov

JSC "Beta Holding"
Baş Muhasebeci
sanal makine İvanov

"Bay", "Bayan" kısaltmalarını koyarsanız, önce yanıtlayanın soyadı, ardından baş harfleri yazılır.

Belge dörtten fazla alıcı içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhataplardan önce "Kopyala" kelimesi gösterilmez. Daha fazla sayıda alıcıyla, belgenin bir posta listesi derlenir.

Kuruluşa bir mektup gönderirken adını, ardından posta adresini belirtin.

Bir kişiye belge gönderirken, alıcının adını ve adının baş harflerini, ardından posta adresini belirtin.

Mektubun metninde adı geçen başvurunun varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 5 litre için. 2 kopya halinde .

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, yaprak sayısını ve kopya sayısını belirtin; birkaç uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Uygulamalar ciltliyse, sayfa sayısı belirtilmez.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, varlığına ilişkin bir işaret aşağıdaki gibi yapılır:

Uygulama: 3 litre için. 5 kopya halinde. sadece ilk adreste.

Gerekli "İmza", belgeyi imzalayan kişinin konumunun adını içerir (belge antetli kağıda düzenlenmemişse tam ve kısaltılmış - şirketin resmi antetli kağıdında düzenlenmiş bir belgede); kişisel imza; imza kod çözme (baş harfleri, soyadı), örneğin:

Eğitimler

Konuşmanın argo ve edebi olarak ayrıldığı uzun zamandır kimsenin sırrı değildi - doğru. Doğru konuşmanın sadece sözlü değil, yazılı olması da oldukça mantıklı. Her zeki insanın okuryazar yazma kültürüne hakim olması gerekir. Ve daha da fazlası, yazışma yoluyla işle aktif olarak iletişim kuranlar için. Harfler nelerdir?

görgü kuralları nedir

Bir iş mektubundan bahsetmeden önce, görgü kurallarının ne olduğunu hatırlamanız gerekir. BT yerleşik düzen toplumdaki davranış, kültürsüz olarak damgalanmamak için her akıllı, iyi huylu kişinin uyması gereken bir dizi görgü ve sözde zevk kuralı. Tarihsel olarak belirlenmiş bu kurallar, toplum yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır.

Yazılı konuşma kültürü: genel özellikler

Tabii ki, bu sadece iş yazımı için geçerli değil. Yazılı iletişimin birçok türü ve yolu vardır. Hepsi farklıdır, her birinin kendine has özellikleri vardır, ancak ortak özellikleri vardır. Bunlar arasında şunlar vardır:

• normalleştirilmiş bir kitab diline güvenmek ve kitaba ait olmayan kelime dağarcığı varsayımı;
• karmaşık sözdizimsel yapıların kullanımı;
• bir cümlede sabit kelime sırası;
• metnin net bir yapısı;
• yüksek okuryazarlık.

iş mektubu görgü kuralları

Ne zaman bir iş mektubu yazmamız istenebilir? Tabii ki, eğer kuruluşlarla ve/veya bireylerle iş yapıyorsak. Ortaklarımıza, meslektaşlarımıza, müşterilerimize yazdıklarımız, mektubumuzu nasıl düzenlediğimiz şirketimizin yüzü olacak ve bizi ya olumlu ya da çok iyi olmayan bir ışıkta sunacaktır. Tabii ki, iş mektubu yazma görgü kurallarında yetkin değilsek. Yüzünü kaybetmemek için aşağıdaki bilgeliği öğrenmelisin. Bu arada, böyle bir bilgiye sahip olmak da yararlıdır çünkü en ufak bir hata, kurallardaki küçük bir tutarsızlık, bir iş mektubunu yasal olarak yetersiz hale getirebilir.

İş ilişkilerinin özellikleri

Doğrudan harfler hakkında konuşmadan önce, genel olarak nasıl farklı olduklarını, onları neyin karakterize ettiğini, özelliklerinin neler olduğunu anlamalısınız. İşyerindeki ilişkilerin ana özelliği, bu ilişkilerde kişisel bir nüansın (tam veya neredeyse eksiksiz) olmamasıdır. Kural olarak, işte her birimiz son derece toplanmış, sakin, kibarız - örneğin bir tef ile neredeyse hiç kimse dans etmeyecek veya arkadaşlarla birlikte oldukça mantıklı olan, ancak bir çalışma ortamı için oldukça saçma olan başka şeyler yapacak. . Bu arada, bu sadece eylemler için değil, aynı zamanda duygular için de geçerlidir - kendinize gülmenize veya gülümsemenize, hatta hafif bir öfke tezahürüne izin verebilirsiniz, ancak Homeric kahkahaları, öfke nöbetleri, gözyaşları ve benzerleri oldukça uygunsuz görünüyor (hepsi bu yalnızca iş yerindeki duygular için geçerlidir). İş yerinde genellikle beceri, kısıtlama ve soğukkanlılık gösteren maskeler takarız.

İş iletişimi istediğiniz zaman sonlandırılamaz. Bir iş ortağı veya müşteri, aniden kalkıp önemli bir toplantının ortasında seyirciyi terk edersek bunu anlamayacaktır. Muhatabı görmezden gelmek imkansızdır, aramalara veya mektuplara cevap vermemek imkansızdır. Tüm bu özellikler bir arada nasıl olması gerektiğini daha iyi anlamaya yardımcı olur. konuşma görgü kuralları iş mektubu.

Genel Gereksinimler

Bir mektup aldığımızda ilk dikkatimizi çeken şey kağıttır. İş mektubu görgü kurallarının gerekliliklerine göre, bunun için kağıt her zaman kristal berraklığında ve hiçbir durumda kırışık olmamalıdır. Mesajın alıcıları, en iyi izlenim kuruluş hakkında, eğer mektubun şirket logosu ile antetli kağıda yazıldığı ortaya çıkarsa. İlk sayfa numaralandırılmamış, geri kalanı Arap rakamları ile yapıştırılmıştır.

çok başka var önemli nokta iş görgü kuralları içinde. İş, yüksek okuryazarlık ve yazım hatalarının olmadığını varsayar. Bu nedenle, Rusça dilbilgisi bilgisinde boşluk olması durumunda, yazışma göndermek için acele etmemeniz, ancak olası eksiklikler için iki kez kontrol etmeniz önerilir.

Ayrıca hem kağıt hem de kağıt için genel bir öneri e-posta kişinin yazılı konuşmasında karmaşık yapıları kullanmama arzusudur - bu sadece yasal belgelerde uygundur. Kısaltmalar kullanılmamalıdır - yalnızca genel kabul görmüş olanlar. Ancak iş görgü kuralları normu, çeşitli pullar ve argo - profesyonel jargon içerir. Belgenin tamamı resmi bir iş tarzında tutulur.

Mektuptan okunan bir diğer önemli nokta: Mümkün olduğunca kibar ve arkadaş canlısı olmalıdır. Herhangi bir dokunulmazlıktan, kabalıktan söz edilemez. Ek olarak, bir iş mektubu, kişinin düşüncelerinin net bir şekilde sunulmasını gerektirir.

Mektubun muhatabı Rusça bilmiyorsa, mesajın metni kendi dilinde veya uluslararası İngilizce olarak yazılmalıdır. Bu arada, böyle bir belge sayfanın yalnızca bir tarafına yazılmalıdır, ikincisi hatasız temiz kalır.

Belgeleri hazırlarken, transfer olmadığından emin olmanız gerekir. Metnin kendisi, solda iki santimetre boşluk bırakılarak bir buçuk ila iki aralıkla yazılmalıdır.

nüanslar

Bir iş mektubunun kendi açık, özel yapısı vardır. Aynı zamanda, kağıt belgeler için tek bir standart yoktur: farklı şirketlerin kendi varyasyonları olabilir. Mektubun bölümlerinin yalnızca belirli bir bileşimine bağlı kalırlar: kesinlikle bir "başlık", bir selamlama, bir ana bölüm ve bir veda içermelidirler. Mektubun sonundaki kişisel imzayı unutmayın.

Bu arada, mesajın sözde çerçevesi - ilk ve son ifadeler - görgü kuralları çerçevesi olarak adlandırılır. Muhatap ile gerekli ilişkiyi kurmaya yardımcı olan kişidir. Ek olarak, iş mektupları için görgü kuralları ve yazı örnekleri, mesajlarda çeşitli konuşma klişelerinin kullanımını göstermektedir (bunlar daha sonra tartışılacaktır).

Önemli bir nüans bir iş mektubunun tasarımı, doğru kullanılan bir çekicilik olmaya devam ediyor. Ülkemizde devrimden önce, "efendim" veya "madame" temyizi kullanılıyordu: evrensel olarak kabul edildi, bu yüzden herkesi çağırdılar. Artık böyle bir evrensel çekicilik yok, ancak daha önce popülerliğini yitirmiş olan "usta" veya "hanımefendi" kelimesi genellikle iş mektuplarında bulunsa da, yavaş yavaş günlük hayata geri dönüyor. Bu şekilde bir iş ortağına, bir yetkiliye hitap edebilirsiniz, ancak bir müşteriye veya meslektaşınıza değil.

En yaygın ve evrensel şu anda "Sevgili" veya "Sevgili Efendim" temyizi olarak kabul edilir, ancak aslında değildir. Benzer bir şekilde, örneğin, sözde VIP'lere - özellikle vali, belediye başkanı, cumhurbaşkanı olarak kabul edilen önemli kişilere - hitap edilemez. Bu durumda, mektubunuza "Sevgili" itirazıyla başlamanız gerekecektir (başka bir seçenek "Çok saygı duyulur"dur).

Mesaj aynı anda birkaç kişiye hitap ediyorsa ve hepsi aynı mesleğin temsilcileri ise, "Değerli Meslektaşlarım" gibi bir adresin kullanılması uygun olacaktır (eğer tüm muhataplar kadınsa, "Sevgili" yazılmasına izin verilir. Bayanlar", eğer erkeklerse - o zaman "Sevgili beyler"). Mektup bir kişiye gönderilmişse, itibari veya soyadı adresi kullanılmaması kesinlikle yasaktır. Buna yalnızca yukarıdaki durumda (muhatap bir grup kişi olduğunda) veya bir tüzel kişilikle etkileşimde bulunulduğunda izin verilir.

Mesajın sonuna gelince, başlangıçtan daha az önemli olmadığı unutulmamalıdır. Mektubun sonunda, sorunun başarılı ve / veya hızlı bir şekilde çözülmesine olan güvenin ifade edildiği vb. Burada, daha önce meydana gelen zorluklara da değinilmemelidir - örneğin, cevap vermedeki gecikme veya hiç almama. Bu ifadeler, iş mektuplarının görgü kurallarının olumsuz işaretleri olarak kabul edilir ve muhatap için saygısızlığın yanı sıra ilişkiyi sürdürme isteksizliği olarak kabul edilir. Bunun kabul edilemez olduğunu anlamak önemlidir.

E-posta: iş görgü kuralları

İkinci olası varyant yazışma - e-posta ile. Burada da bir takım özellikler var. Bu nedenle, örneğin, muhatap mesajı ilk kez alıyorsa, o zaman kendi şirketinizin bir sunumuyla, faaliyetlerinizin bir açıklaması ve yapılması gereken olası görevlerle başlamanız gerekir. Uzun bir yazışma ile, her bir sonraki mesajın oluşturulduğu geçmiş mektupların geçmişini kaydetmeniz gerekir.

İlk mektup bir tebrik ve bir itiraz içermelidir. Daha sonra, hızlı bir yanıta ihtiyacınız varsa, itirazı atlayabilirsiniz (uygunsa). İnternet iletişiminde, birçoğu noktalama işaretleri koymayı gerekli görmez ve ayrıca büyük harfler olmadan yazar. İş e-posta görgü kurallarında bu kabul edilemez.

Bir e-postanın boyutu çok büyük olmamalıdır - kural olarak, bir kağıt muadili boyutunun yarısı kadardır. Aynı durumda, muhatabı büyük miktarda bilgi konusunda bilgilendirmek gerekirse, mektubun gövdesinde yalnızca kısa bir eşlik eden not belirtilmeli ve malzemenin kendisi bir Word veya herhangi bir ek olarak eklenmelidir. diğer dosya - bu, e-posta ile bir iş mektubunun görgü kuralları tarafından gereklidir. Böyle bir mesajın bir örneği şöyle olabilir: “İyi günler, sevgili Bay İvanov! Size reklam kitapçıklarımızdan örnekler gönderiyoruz. Ekte görebilirsiniz…”.

İmzaya gelince, öyle olmalı. Her harfin sonuna imza atabilir veya otomatik olarak yapıştırılacak otomatik bir imza yapabilirsiniz. Temsilciler genellikle bu seçeneği kullanır büyük şirketler. İmza, adınızı, soyadınızı, pozisyonunuzu, iletişim bilgileri, iş yeri. Yetmiş karaktere sığacak ve beş ila altı satırı geçmeyecek şekilde tasarlanmalıdır.

Mesajın cevabı hakkında birkaç söz söylemek gerekiyor. İş etiği e-posta, mesaja iki gün içinde yanıt alındığını varsayar - daha fazla değil. Daha fazla zamana ihtiyaç duyulursa, muhatap bu konuda bilgilendirilmelidir. Tüm mesajlara verilen yanıt, şirketin veya girişimcinin itibarını korur. Mektubun muhatabına ulaşıp ulaşmadığını tam olarak bilmek için alındı ​​bildirimi işlevini kullanabilirsiniz - otomatik olarak bir teslimat onayı gelecektir. Ayrıca kontrol çağrısı yapmak yasak değildir.

Konuşma formülleri veya klişeler

Klişeler, konuşma formülleri, konuşma damgaları - ne söylerseniz söyleyin, yine de ticari yazışmaların ayrılmaz bir parçası olacaktır. Okul kursundan, klişelere küme ifadeleri dendiğini hatırlıyoruz. Onlardan çok yok:

• Pişmanlık şu ifadeler kullanılarak ifade edilebilir: “Maalesef anlaşamıyoruz…”, “Bildirmekten üzüntü duyuyoruz…”, “Maalesef bilgilendirmek zorunda kalıyoruz…” vb.
• Minnettarlık, "Şükranımı ifade edeyim ...", "Teşekkür ederim ...", "Katkılarınızı dikkate alarak ..." gibi klişelerle belirtilir.
• Bir muhatabı belirli bir etkinliğe pulları kullanarak davet edebilirsiniz: "Sizi davet etmekten onur duyuyoruz ...", "Rızanızı umuyoruz ...", "Sizi davet etmekten memnuniyet duyuyoruz ...", "Biz seni gördüğüme sevineceğim...” ve benzeri.
• Mektubu, “Sizden yeni fikirler bekliyoruz…”, “Başarılar diliyoruz…”, “Daha verimli işbirlikleri diliyoruz…” ifadeleriyle tamamlayabilirsiniz.

İş Yazışmalarının Altın Kuralları

Yaygın iş yazma hataları

Bununla birlikte, iş iletişimi durumunda ölümcül olabilen, görünüşte önemsiz birkaç şey vardır. Çoğu zaman, karşılıklı yarar sağlayan ilişkilerin sona ermesine, işlemlerin sona ermesine ve benzeri hoş olmayan şeylere yol açan bu küçük şeylerdir. Düşmanı şahsen tanımanız gerekir!

1. Çalışmak için yazamazsınız (ve arayamazsınız!) çalışma dışı zaman! Sabaha kadar beklemek istemeyen, ortaklarımızı, müşterilerimizi, meslektaşlarımızı akşam dokuzda, onda, hatta on birde ne sıklıkta rahatsız ediyoruz. Bize öyle geliyor ki bir gecede her şey yok olacak, çökecek, çökecek ve durumu kurtarmak artık mümkün olmayacak. Ve bir nedenden dolayı sabaha kadar dayanabilen bu nadir örnekler, sabahın altısının iletişim kurma zamanı olduğuna inanıyor. Sonuçta ben uyumazsam kimse uyumaz. Ne yazık ki, bu tür davranışlar sadece bizi rahatsız eder ve kendimize karşı koyar.
2. Bu zaten dolaylı olarak belirtilmişti, ancak yine de - aşinalık olamaz! İşyerinde iletişim yalnızca “Siz” üzerinde gerçekleşir (büyük harfle, bu nezaket ve saygı anlamına gelir).
3. Aşırı hoş sohbetler de zarar verebilir. Önce o alır değerli zaman, ikincisi, biraz can sıkıcı ve sıkıcı görünüyor. Hırslı olmaya gerek yok.

Çağımızda o kadar çok edebiyat var ki bazen gözler fal taşı gibi açılıyor. Yazı da dahil olmak üzere konuşma kültürü hakkında yeterince kitap var.

Bu alanda bilgi sahibi olmak isteyenler tavsiye edilebilir aşağıdaki işler: "İş yazma görgü kuralları" Oleg Davtyan, "Yazılı konuşma kültürü" Tatyana Degtereva, "Rus yazma görgü kuralları" Natalia Formanovskaya ve Alla Akishina, "İş görgü kuralları" Elena Ber, "Rus konuşma görgü kuralları" Natalia Formanovskaya Ve bircok digerleri.

1. İş mektubu görgü kuralları, konuyu veya kişiyi vurgulamak için temyiz sonunda bir ünlem işareti kullanılmasını gerektirir.
2. Muhatap için nominal bir adres, daha yakın ve köklü ilişkileri gösterir ve bir soyadı mesafeyi vurgular.
3. Rusya'daki iş mektuplarının görgü kuralları, çoğu meslek genellikle yalnızca erkeksi olduğundan, cinsiyet eşitleme ile karakterize edilir.

Ticari yazışma kurallarına uymak o kadar zor değil çünkü çok fazla yok. Onları ezberlemek küçük bir bilimdir. Ancak başkalarının gözünde, iş mektubu görgü kurallarına sahip bir kişi, her zaman iyi huylu ve kültürlü, anlaşmanın hoş olduğu biri olacaktır.