Program pentru înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire. Înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire în AS „jurnalul de corespondență electronică”. Pe ce principii funcționează aplicația: caracteristici principale

04.02.2016 Înregistrarea corespondenței pe un computer are o serie de avantaje neîndoielnice în comparație cu revistele convenționale neelectronice. Iată doar câteva dintre ele care simplifică semnificativ înregistrarea documentelor și măresc eficiența gestiunii interne a evidențelor companiei.
1. Unite sistem de referință. Directoarele generate inițial (de angajați, tipuri de corespondență, destinatari etc.) permit utilizarea eficientă a acestora în viitor: elimină interpretarea ambiguă a valorilor identice, sunt folosite la căutarea și selectarea documentelor după anumite criterii (documente pentru un contractant specific, după tipul de corespondență, după nomenclatorul cazurilor etc.) sunt utilizate în raportarea finală a muncii de birou.
2. Documente de intrare și de ieșire(corespondența) se află într-un singur dulap de fișiere, spre deosebire de diferite jurnale de hârtie în timpul înregistrării obișnuite. Acest dulap de fișiere poate avea o dimensiune nelimitată (comparativ cu jurnalele obișnuite) și poate stoca documente pentru întreaga istorie a companiei. Acest lucru vă permite să găsiți rapid documente necesareîn arhiva electronică.
3. Posibilitate de depozitare in dosar de corespondență electronică copii ale documentelor pe hârtie (fișiere scanate, electronice semnate cu semnătură digitală ( semnatura electronica). Când utilizați un astfel de jurnal de corespondență electronică în mod colectiv (în rețea de calculatoare companie) fiecare angajat, în conformitate cu nivelul său de acces (rolul), poate avea acces instantaneu la documentul înregistrat de intrare/ieșire solicitat, precum și la copia electronică a acestuia. Atunci când se utilizează semnături digitale în cadrul unei companii, există posibilitatea eliminării suporturilor de hârtie convenționale, ceea ce reduce semnificativ costurile financiare.
4. Controlul asupra executării documentelor primite. Eficiența față de o revistă obișnuită este și ea evidentă. Aceasta este viteza de selecție a documentelor sub control, capacitatea de a efectua nu numai controlul actual, ci și controlul preliminar (pentru perioadele viitoare). Detalii despre monitorizarea executării corespondenței primite
5. Imprimarea documentelor de ieșire: registre de corespondență înregistrată de intrare/ieșire, registre de documente sub control (cu termene limită), rezoluție document, card de înregistrare, informații despre deplasarea unui document. În toate cazurile, atunci când imprimați documente, utilizați șabloane gata făcute. Acest lucru vă permite să mod automat Primiți documente gata în câteva secunde.
Avantajele de mai sus ale revistelor electronice în comparație cu jurnalele pe hârtie sunt departe de a fi complete.
Scopul acestui articol este de a introduce cititorul în capacitățile programului AS „” atunci când înregistrează documente de intrare/ieșire. Avantajele descrise mai sus sunt, de asemenea, implementate în acesta.

Într-un program Jurnalul corespondenței electroniceînregistrarea documentelor de intrare și de ieșire se efectuează în dosarul documentului. Activarea modului dulap document electronic se realizează prin selectarea elementului principal din meniul programului „Înregistrare - dulap document”:

Aspectul fișierului document AS Jurnalul de corespondență electronică arată astfel:

Interfața dulapului de documente (scopul elementelor individuale ale barei de instrumente a cabinetului de fișiere, meniul contextual al cabinetului de fișiere, tabelul de date) este descrisă în detaliu în manualul de utilizare în paragrafele 3.2.1 - 3.2.3. ().
Pentru a înregistra un document de intrare sau de ieșire în fișierul document electronic al AS „Jurnalul de corespondență electronică”, trebuie să faceți clic pe butonul „Funcții - Nou” din bara de instrumente. Programul va deschide o fereastră pentru înregistrarea documentului:

În funcție de selectarea câmpului „Clasificarea corespondenței”, înregistrarea documentului de intrare sau de ieșire va continua.

Pentru un document primit, cardul de înregistrare are aspect:

După ce ați introdus informații despre documentul de intrare/ieșire în cardul de înregistrare, pentru a finaliza înregistrarea documentului, trebuie să faceți clic pe butonul „Salvați F2” din bara de instrumente (există o modalitate alternativă de salvare a documentelor - tasta de tastatură F2) .
După salvarea documentului, informațiile despre acesta vor fi reflectate în tabelul de date al fișei electronice.
Pentru informații mai detaliate despre înregistrarea corespondenței în programul AS Electronic Correspondence Journal, consultați Ghidul utilizatorului, paragraful 3.2.4-3.2.10 (

Orice întreprindere cu o cifră de afaceri mare de mărfuri se confruntă întotdeauna cu probleme cu menținerea documentației de afaceri, în special cu depozitarea și procesarea acesteia. În astfel de organizații, lucrările importante se acumulează în cel mai scurt timp posibil, așa că după ceva timp devine problema reala stocarea acestora și se acumulează un set de dificultăți suplimentare, cum ar fi conformitatea conditiile necesare pentru siguranța lucrărilor, sistematizarea și arhivarea corespunzătoare a acestora.

Desigur, au trecut de mult vremurile în care documentele oficiale se acumulau pe rafturile prăfuite, pierzându-se într-o grămadă de deșeuri inutile. În zilele noastre, datorită dezvoltării tehnologia Informatiei, există unele speciale pentru asta programe de calculatorȘi sisteme electronice. De exemplu, „Înregistrarea documentelor organizației 4.2” (poate fi descărcat de pe www.araxgroup.ru), care este destinat înregistrării corespondenței de intrare și de ieșire și a documentelor interne ale organizației. Datorită utilizării sale cu pricepere, nu se pune întrebarea ce să faci cu comenzile și instrucțiunile vechi și cum să le asigurăm stocarea în siguranță.

Pe ce principii funcționează aplicația: caracteristici principale

Folosind o aplicație convenabilă și intuitivă pentru utilizatorul obișnuit de PC, puteți organiza rapid o înregistrare a documentației curente la toate nivelurile de lucru ale companiei și în orice format, precum și să creați rapoartele necesare. Sistemul oferă ciclu complet lucrul cu un document: de la crearea și procesarea până la salvarea într-o arhivă, astfel încât să putem spune cu încredere despre automatizarea completă a fluxului de documente în întreprindere și conversia acestuia în format electronic. Acum, toate procesele legate direct de menținerea documentației la întreprindere nu necesită un control atent și minuțios asupra implementării anumitor acțiuni. Programul va face totul pe cont propriu și vă va aminti de termenele limită pentru documente.

Toate documentele curente, precum și informațiile de intrare/ieșire sunt stocate în jurnalele de documente ale programului, deci găsiți documentul solicitat nu va fi greu. Imprimarea nu va cauza niciun inconvenient document electronic, deoarece este disponibil orice format modern - Word / Writer, Excel / Calc - cu posibilitatea de a continua lucrul cu fișierele în aplicații „native”.

Beneficiile programului

Pe lângă posibilitatea de a utiliza propriul șablon vizual sub formă de card, programul oferă utilizatorului următoarele avantaje:

stabilirea de alerte pentru funcționarii autorizați în mod individual, cu crearea de mementouri sub formă de calendar;
acces reglementat la program în funcție de nivelul de activitate - de la simpla vizionare fără drept de a face modificări la controlul administrativ;
crearea de copii scanate ale documentației;
setarea drepturilor de acces la jurnalele de documente, capacitatea de a activa modul de vizibilitate numai pentru documentele dvs.;
suport pentru funcționarea în rețea pentru a asigura o muncă productivă și confortabilă în echipă;
trimiterea de notificări prin E-mail sau prin e-mailul intern al programului;
capacitatea de a stoca documentația de la mai multe companii simultan;
efectuarea de analize rapide, editare și căutare a câmpurilor individuale ale jurnalului - programul va genera automat rapoartele necesare;
integrare cu serverul gratuit de telefonie IP Asterisk, permițându-vă să găsiți informații la zi deja înainte de a ridica telefonul.

Astfel, utilitarul îmbunătățit „Înregistrarea documentelor organizaționale 4.2” vă va permite să creați un spațiu de afaceri unificat cu un sistem de management simplu, sigur și de încredere. Iar cu ajutorul unei aplicații speciale pentru Android, poți să rămâi în legătură în orice împrejurare, să verifici documentele primite și să raportezi execuție, chiar dacă ai la îndemână doar un smartphone.

Un program pentru înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire și a documentelor interne ale unei organizații.

Produsul software poate fi personalizat pentru a se potrivi nevoilor organizației dumneavoastră.

Informațiile despre toată corespondența companiei dvs., precum și documentele interne (comenzi, instrucțiuni etc.) sunt într-un singur loc - Jurnalele de documente și îl puteți găsi întotdeauna cu ușurință pe cel de care aveți nevoie

Toate informațiile despre fiecare document de intrare, de ieșire sau intern sunt prezentate clar în Cardul documentului corespunzător

Puteți personaliza formatul numărului documentului așa cum este obișnuit în munca dvs. de birou

În forfota zilnică a muncii, nu vei uita de termenul limită pentru un document neîndeplinit! Și nici nu va trebui să sortați un morman de hârtii în căutarea unor astfel de documente - programul vă va aminti de ele însuși

Doar persoanele autorizate vor primi notificări oficiali: Alertele sunt configurate pe bază de utilizator. Există, de asemenea, posibilitatea de a vizualiza mementouri sub formă de calendar!

Pentru a începe să lucrați cu programul, nu trebuie să introduceți manual documentele din anii anteriori - le puteți descărca automat dintr-un fișier Excel.

Convenabil lucru in echipa peste documente este asigurat cu suport pentru operarea în rețea și capacitatea de a diferenția drepturile. Accesul și lucrul cu programul „Înregistrarea documentelor organizaționale 4.7” este strict reglementat: sunt implementate trei niveluri de acces în funcție de funcțiile permise utilizatorului - administrativ, utilizator și numai pentru vizualizare (fără dreptul de a face modificări). În plus, este posibilă reglarea fină a accesului la jurnalele pentru fiecare nivel de acces.

Suportul pentru lucrul cu un scaner vă va permite să încărcați cu ușurință copii scanate ale documentelor originale în program;

Funcționarii responsabili cu executarea documentelor vor fi anunțați în timp util cu privire la primirea de noi sarcini - programul are funcții de trimitere a notificărilor prin e-mail cu posibilitatea de a lega fișiere, de a stoca mesaje și de a le căuta

Menținerea documentelor oricărui număr de companii într-un singur program: toate informațiile despre documente sunt într-un singur loc, sunt accesibile și prezentate convenabil

Funcția „Vedeți doar propriile documente” vă permite să împărțiți documentele între executori, eliminând posibilitatea de a vizualiza și corecta documentele altor persoane.

Pentru a arhiva automat versiunile de fișiere ale programelor de-a lungul timpului în fiecare zi, puteți utiliza utilitarul gratuit de arhivare automată a fișierelor.

Pentru instalare versiune gratuită programe:

*Asistența pentru produse este oferită online.

Licenta pentru 1 la locul de muncă Versiunea standard (non-SQL) a programului este oferită gratuit, fără restricții.

Pentru a achiziționa stații de lucru în rețea suplimentare, trimiteți-ne o solicitare la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. , indicați în el numele companiei dumneavoastră, denumirea produsului („Înregistrarea documentelor organizatorice 4.7”) și numărul de locuri de muncă suplimentare, iar noi vă vom trimite un contract și o factură.

Plătiți factura în orice mod convenabil pentru dvs.

După plată, trimiteți la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. confirmarea plății (copie sau numărul ordinului de plată, data și suma plății), iar noi vă vom trimite un cod de înregistrare și un cod de activare.

Prețul programului „Înregistrarea documentelor organizatorice 4.7”

Versiunea de bază - 1 loc de munca - Gratuit

Locuri de munca suplimentare:
de la 2 la 5 inclusiv - 4000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 6 la 10 inclusiv - 3000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 11 la 20 inclusiv - 2000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 21 și mai mult - 1000 de ruble pentru 1 loc de muncă

Calculator de preț

0+1*4000=4000 frec.

0+4*4000+1*3000=19000 frec.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 frec.

*Pretul include 1 an suport tehnic prin telefon și prin internet.

* Modul de expediere este licențiat separat, costul unei licențe pentru 1 an este de 4.000 de ruble. Când activați modul „Dispatcher”.

Pentru organizațiile care necesită o fiabilitate sporită a stocării datelor și securitatea accesului la informații, blocarea accesului neautorizat la date, posibila criptare a datelor încorporată, posibilitatea de a utiliza un client web pentru a vizualiza documente și aplicații Android pentru notificarea executorilor cu privire la primirea documentelor și monitorizarea execuției documentelor, există versiuni ale programului Înregistrarea documentelor organizaționale pentru Microsoft SQL Server și PostgreSQL.

Pentru achiziționarea programului „Înregistrarea documentelor organizatorice" Versiunea SQL:

1. Descărcați versiunea demo a programului (fișierul de instalare pentru MS SQL Server și pentru PostgreSQL) și instalați programul.

2. Trimite-ne o cerere la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. , indicați în el numele companiei dumneavoastră, numele produsului („Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.7 MS SQL” sau „Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.7 PostgreSQL”) și numărul de locuri de muncă, iar noi vă vom trimite un contract și o factură.

3. Plătiți factura în orice mod convenabil pentru dvs.

4. După plată, trimiteți la Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Aveți nevoie de activarea JavaScript pentru ao vizualiza. confirmarea plății (copie sau numărul ordinului de plată, data și suma plății), iar noi vă vom trimite un cod de înregistrare și un cod de activare.
Documentele originale (acord, act de acceptare și transfer al drepturilor de utilizare, factură, factură, acord de licență) se trimit prin poștă după plată.

Prețul programului „Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.7 MS SQL”

Versiunea de bază- 1 loc de muncă - 8000 de ruble

Locuri de munca suplimentare:
de la 2 la 5 inclusiv - 6000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 6 la 10 inclusiv - 5000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 11 la 20 inclusiv - 4000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 21 și mai mult - 3000 de ruble pentru 1 loc de muncă

Pentru a calcula costul licențelor, puteți utiliza Calculator de preț

Exemplu de calcul al costurilor pentru 2 locuri de muncă:
8000+1*6000=14000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 6 locuri de muncă:
8000+4*6000 +1*5000 =37000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 25 de locuri de muncă:
8000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=112000 rub.

Atunci când alegeți opțiunea de garanție extinsă, costul an suplimentar suportul este de 20% din costul licenței.

* Perioada de licență nu este limitată.

"Camera de control" O lună este oferită gratuit, costul unei licențe pe timp nelimitat este de 12.000 de ruble.

PostgreSQL este un server SQL distribuit gratuit, care este o alternativă demnă la Microsoft SQL Server comercial pentru care este deosebit de relevantă PostgreSQL agentii guvernamentaleîn cadrul respectării politicii de utilizare a produselor software rusești.

Prețul programului „Înregistrarea documentelor organizaționale versiunea 4.7 PostgreSQL”

Versiunea de bază- 1 loc de muncă - 9000 de ruble

Locuri de munca suplimentare:
de la 2 la 5 inclusiv - 7000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 6 la 10 inclusiv - 6000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 11 la 20 inclusiv - 5000 de ruble pentru 1 loc de muncă
de la 21 și mai mult - 4000 de ruble pentru 1 loc de muncă

Pentru a calcula costul licențelor, puteți utiliza Calculator de preț

Exemplu de calcul al costurilor pentru 2 locuri de muncă:
9000+1*7000=16000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 6 locuri de muncă:
9000+4*7000 +1*6000 =43000 rub.

Exemplu de calcul al costurilor pentru 25 de locuri de muncă:
9000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=137000 rub.

*Prețul include 1 an de asistență tehnică telefonică și online. Atunci când alegeți opțiunea de garanție extinsă, costul unui an suplimentar de asistență este de 20% din costul licenței.

* Perioada de licență nu este limitată.

* Modul de expediere este licențiat separat, costul unei licențe pentru 1 an este de 4.000 de ruble. Când porniți modul "Camera de control" O lună este oferită gratuit, costul unei licențe pe timp nelimitat este de 12.000 de ruble.

Printre utilizatorii programului Întreprinderea Unitară de Stat a orașului Moscova „Oficiul pentru Reconstrucție și Dezvoltare a Obiectelor Unice”, JSCB „Russian Trust Bank”, LLC „KB Finance Business Bank”, Banca Comercială „RBA”, SRL „Companie de procesare cu mai multe profiluri”, SA „Tsentromashproekt”, SA „Uzina Krasnogorsk” „Electrodvigatel”, Instituția Publică de Stat a Republicii Daghestan „Direcția Clientului-Dezvoltator de Stat Unificat” din orașul Makhachkala și multe altele.

Exista diverse forme jurnalele contabile. Adesea, programele de contabilitate oferă o interfață greoaie cu mai multe ferestre, ceea ce face dificilă începerea programului.

Lucrul cu un astfel de jurnal de corespondență obligă utilizatorul să caute în mod constant elementele de meniu necesare pentru a efectua o anumită acțiune și, din când în când, să deschidă și să închidă ferestre noi în care funcționalitatea programului este împrăștiată.

Exemplu de jurnal de documente de intrare și de ieșire - jurnal electronic contabilitatea prezentată pe site-ul nostru are o serie de avantaje. Numele caracteristic pentru program nu a fost ales întâmplător. Confortabil REVISTĂ foarte convenabil: aproape toate acțiunile pentru menținerea unui jurnal au loc în doar două ferestre - fereastra principală și fereastra de editare a scrisorilor.

ÎN Convenabil REVISTĂ Chiar și pentru a adăuga înregistrări noi la tabelele de baze de date aferente, nu este nevoie să deschideți o fereastră nouă, deși acest lucru este posibil.

Structura ferestrei de editare a scrisorilor reflectă caracteristicile fluxului de documente ale unei anumite instituții. Pe site-ul nostru puteți descărca programul de contabilitate în formularul prezentat. Dar programul poate fi și reproiectat parțial sau complet în conformitate cu cerințele organizației dumneavoastră.

Program de înregistrare a documentelor
Revista XP convenabilă

Fereastra principala

Fereastra principală a jurnalului electronic al documentelor de intrare și de ieșire este un tabel care conține cele mai importante informații despre scrisori.
Fiecare linie a jurnalului vă permite să obțineți o imagine completă a unei anumite litere.

Acțiunile care ar trebui să fie efectuate cu litera selectată sunt direct accesibile în bara de instrumente și sunt duplicate în meniul contextual. Făcând dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului pe linia cu informații despre scrisoare se deschide o fereastră pentru editarea acestei scrisori.
Fereastra de editare a scrisorilor are toate instrumentele pentru lucrul cu câmpurile de tabele ale bazei de date relaționale selectate în dialogul corespunzător atunci când începeți să lucrați cu programul.

Puteți introduce valori noi în tabelele de baze de date asociate fără a părăsi fereastra curentă.
La pornirea programului, vi se oferă posibilitatea de a selecta baza de date care va fi utilizată în timpul funcționării. Puteți lucra cu un format de fișier Microsoft SQL Server Compact Edition versiunea 4 sau direct cu un Microsoft SQL Server.

În mod implicit, este selectat fișierul Microsoft SQL Server Compact Edition, care este furnizat împreună cu programul Convenient Journal și se află în același folder cu fișierul executabil UZh.exe. Astfel, pentru a începe să lucrați cu programul, puteți pur și simplu să faceți clic pe butonul „Deschidere” din această casetă de dialog.

De asemenea, este posibil să specificați calea către fișierul bazei de date în comanda rapidă a programului. De exemplu, când folosiți cheia -sqlcepath „C:\db\myBase.sdf” calea corespunzătoare va fi indicată în câmpul de selecție a fișierului bazei de date la pornirea programului.
Fereastra de tipărire

Jurnalul de scrisori este tipărit din fereastra principală a programului.
Când tipăriți un jurnal contabil, puteți selecta înregistrările de tipărit și puteți centra tabelul pe foaie.
Fereastra principală - Meniu

Comenzile de pe bara de instrumente a ferestrei principale ale programului sunt duplicate în meniul contextual.
Când apăsați butonul din dreapta al mouse-ului, selectați linia situată în acest moment sub cursor.
Fereastra principală - Căutare după numărul literei

În fereastra principală, este implementată capacitatea de a căuta și filtra literele după numărul primit.
Tabelul va afișa toate literele ale căror numere conțin numerele introduse în câmpul de căutare.
Fereastra principală - Căutare după contraparte

Pe lângă căutarea după numărul primit, este posibilă și căutarea unei litere după numele clientului cu completarea automată a șirului de căutare folosind primele litere ale cuvântului introdus.
Căutarea este optimizată și nu se efectuează pentru toți clienții existenți în tabelul corespunzător bazei de date, ci doar pentru cei cărora li se asociază anumite litere.
Contrapartide

Capacitatea de a introduce o înregistrare nouă în tabelele bazei de date este prezentă în fereastra „Editați scrisoarea”: trebuie doar să introduceți valoarea necesară în câmpul listei derulante.
Dacă valoarea introdusă nu se află în baza de date, se va emite un prompt de salvare și, dacă este confirmat, noul stoc va apărea în baza de date și conținutul listei derulante va fi actualizat în consecință.
Fereastra de editare a scrisorii - Câmpuri

Câmpurile modificate în timpul editării sunt marcate cu o pictogramă specială.

Controlul vizual al modificărilor efectuate face mult mai ușor să lucrezi cu formularul de editare a scrisorilor.
Fereastra de editare a scrisorii - Completare automată

În fereastra „Editare scrisoare”, este implementată completarea automată a numărului de ieșire.
În acest caz, numărul de ieșire este construit pe baza celui de intrare, ținând cont de regulile de atribuire a numerelor acceptate în organizație.
Directoare

Fereastra care vă permite să editați înregistrările din tabelul bazei de date este apelată din fereastra „Editați scrisoarea” făcând clic pe butonul situat în partea dreaptă a fiecărui câmp de listă verticală. Când lucrați cu un fișier de bază de date SQL Server CE, puteți șterge înregistrări fără nicio restricție. Când lucrați cu SQL Express, puteți șterge numai înregistrările care nu sunt legate printr-o cheie străină.
Fereastra principală - Export

Programul oferă exportul întregului jurnal sau numai înregistrările selectate în Excel. La imprimare, este, de asemenea, posibil să selectați una sau mai multe înregistrări.

Cea mai importantă parte a jobului secretarului este înregistrarea documentelor. Constă în înregistrarea și înregistrarea informațiilor despre documente într-o formă contabilă pentru a asigura siguranța acestora și căutarea informațiilor necesare.

Cea mai mare eficiență economică se realizează atunci când sistem centralizat contabilitate, adică atunci când toate operațiunile de înregistrare sunt concentrate într-un singur loc, centralizarea contabilității documentelor creează condiții pentru înregistrarea lor unică și mecanizarea operațiunilor individuale. Sistemul centralizat vă permite să creați un singur centru de informații al întreprinderii, precum și să mențineți controlul operațional asupra unei game largi de documente. În același timp, unitățile structurale sunt eliberate de numeroase operații de duplicare.

Documentele primite de la organizații de nivel superior, declarațiile și reclamațiile cetățenilor, corespondența altor organizații care necesită o decizie sau un răspuns și materialele de depozitare permanentă sunt supuse înregistrării obligatorii. Acest grup include și cea mai importantă documentație internă - comenzi, protocoale, rapoarte etc. Se înregistrează și corespondența valoroasă și înregistrată.

Trebuie întocmită o listă specială pentru documentele care nu fac obiectul înregistrării. Lista documentelor neînregistrate cuprinde: documente trimise spre informare; documentatie primara contabilitate toate documentele înregistrate în compartimentele funcționale în formulare contabile speciale etc. Lista documentelor care nu fac obiectul înregistrării se aprobă de către conducătorul instituției și este cuprinsă ca anexă în instrucțiunile de conducere a biroului.

Munca rațională privind înregistrarea documentelor este facilitată de utilizarea unor metode uniforme de menținere a formularelor contabile pentru înregistrarea datelor contabile și indexarea documentelor.

Baza pentru indexarea documentelor o constituie simbolurile unităților structurale, numerele de caz conform nomenclatorului, numerele de serie de intrare și de ieșire Astfel, indexul 01/05/56 al documentului de intrare cuprinde: 01 – indexul unității structurale; 05 – numărul cazului conform nomenclatorului; 56 – numărul de ordine individual al documentului de intrare atribuit în timpul înregistrării.

În organizațiile cu un număr mare de corespondenți, pot fi utilizate coduri de corespondenți.

Documentele și protocoalele administrative interne care au înregistrări individuale, de regulă, primesc doar numere de serie de la începutul anului ca index. Documentele de inițiativă și de răspuns au un singur index, care este atribuit documentului de inițiativă și apoi transferat în documentul de răspuns.

În practică, cele mai răspândite sunt 2 forme de înregistrare a documentelor: card și revistă.

Cu metoda jurnalului de înregistrare, același document este luat în considerare de multe ori pe măsură ce trece prin autorități (prin birou, departament etc.), ceea ce duce la pierderi vizibile de timp de lucru. Atunci când îl utilizați, este imposibil să mecanizați procesele de contabilitate, lucrări de referință și control al execuției. De aceea sistem jurnal poate fi utilizat eficient numai în organizații cu un flux mic de documente - până la 1000 de documente pe an, precum și pentru contabilitate tipuri speciale documentație care necesită securitate specială.

Formularul de card vă permite să aplicați principiul înregistrării unice prin completarea numărului necesar de carduri pentru fiecare document pe o mașină de scris. În plus, mai multe persoane pot păstra înregistrări pe carduri în același timp. Avantajul acestei metode este și posibilitatea de mecanizare a proceselor de lucru cu carduri, de la completarea acestora până la sortarea lor.

Numărul de copii ale hărților create pentru fiecare document este determinat de conținutul și traseul său de deplasare. Documentele de inițiativă și de răspuns, legate printr-un singur index, sunt înregistrate pe un singur card, adică datele documentului de răspuns vor fi înregistrate pe cardul pe care a fost înregistrat anterior documentul de inițiativă.

După înregistrarea documentelor, fișele de înregistrare sunt plasate în dosare de control și înregistrare și informare, care stau la baza aparatului de referință pentru documentele oficiale.

Dosarul de referință este împărțit în 2 părți: documente neexecutate și documente executate. Prima parte a indexului cardului este utilizată pentru a căuta un document în procesul de executare a acestuia de către corespondenți, executori sau termene limită. A doua parte este construită conform schemei producție-industrie, reflectând direcția, funcțiile, problemele și domeniile de activitate ale acestei organizații. Nomenclatorul cazurilor poate servi drept schemă pentru sistematizarea cardurilor. Un astfel de cabinet de fișiere ar trebui să acopere totalitatea documentației înregistrate de intrare, ieșire și internă a organizației sau unitate structurală. Principala caracteristică de căutare a unui document este conținutul acestuia. Secțiunile și rubricile indexului cardului vor corespunde secțiunilor și articolelor din nomenclatorul cazurilor. Succesiunea împărțirilor dosarelor este determinată și de nomenclatorul cauzelor.

Cardurile din secțiunile primei părți, pe măsură ce documentele sunt completate, cu marcajele necesare plasate pe ele, sunt mutate în secțiunea și antetul corespunzătoare din a doua parte a indexului cardului. Pentru anumite grupuri specifice de documente, puteți crea dulapuri separate, de exemplu, dulapuri pentru comenzi.

Pentru a rezuma:întrucât cea mai importantă parte a muncii secretarului este înregistrarea documentelor, care constă în înregistrarea și înregistrarea informațiilor despre documente într-o formă contabilă pentru a asigura siguranța acestora și a căuta informațiile necesare, este necesar să stăpânești perfect această procedură.