غير قابل للكتابة إلينا لإرسال نسخة. إرسال نسخ من الرسائل التي ترسلها تلقائيًا

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث ، هذه هي:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو تدمير الانطباع الأول.
• أداة عملك. يحدث الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك ، من خلال إتقان هذه الأداة بشكل جيد ، يمكنك تسهيل حياتك بشكل كبير.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي تشتيت انتباهك وضلالك عبر البريد الإلكتروني.

من وجهة النظر هذه ، دعونا ننظر إلى العمل بالبريد الإلكتروني. لنبدأ ببساطة.

تصميم الرسائل

أنا أستخدم عميل البريد Mozilla Thunderbird ، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد وانتقل من أعلى إلى أسفل في قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف شخص ما ، ولكن يمكن تغيير "إلى" من Mozilla إلى "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

• إلى من: نكتب المرسل إليه الرئيسي أو عدة عناوين مفصولة بفواصل منقوطة.
• ينسخ: نكتب لمن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع ردا منه.
• نسخة مخفية: نكتب إلى الشخص الذي يجب أن يتعرف على الرسالة ، لكن يجب أن يظل مجهولاً لبقية متلقي الرسالة. وهي مناسبة بشكل خاص لإرسال الرسائل التجارية الجماعية ، على سبيل المثال ، الإخطارات.

ليس تماما الخامس المراسلات الجماعيةحدد المستلمين من خلال الحقلين "نسخة إلى" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل يتم فيها إدراج 50-90 عنوانًا في الحقل "نسخة إلى". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج كل المستلمين إلى معرفة من تعمل معه في موضوع مشابه. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا تعرفهم. ماذا لو تضمنت القائمة الشركات المنافسة التي لا تعرف بعضها البعض؟ على الأقل ، يجب أن تكون مستعدًا لتفسيرات غير ضرورية ، كحد أقصى ، لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تقم بمثل هذا.

موضوع الرسالة

غالبًا ما يتم كتابة أهمية سطر الموضوع (في بعض الأحيان بشكل معقول) في مدونات الشركات الخاصة بهم بواسطة خدمات بريدية احترافية. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن خطابات المبيعات ، حيث يحل سطر الموضوع المشكلة "يجب فتح البريد الإلكتروني".

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف بسهولة على الرسالة ومؤلفها ومن ثم العثور عليها." علاوة على ذلك ، فإن اجتهادك سيعود إليك في شكل العديد من الكارما رسائل الرد، فقط مع البادئات إعادة:أو فود، من بينها سوف يتعين عليك البحث عن الحرف المطلوب في الموضوع.

عشرين حرفًا هو حجم المراسلات ليوم واحد لمدير متوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق ، فعدد حروفهم ينحرف أحيانًا عن نطاق 200 أو أكثر يوميًا. لذلك ، مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحتوي على موضوع فارغ.

فكيف تصيغ سطر الموضوع الخاص بك بشكل صحيح؟

خطأ # 1 : فقط اسم الشركة في الموضوع. على سبيل المثال ، "Sky" وهذا كل شيء. أولاً ، من المؤكد أنك لست واحدًا من شركتك التي تتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيًا ، مثل هذا الموضوع لا يحمل أي معنى ، لأن اسم شركتك يمكن رؤيته بالفعل من العنوان. ثالثًا ، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من الملائم البحث عن مواضيع مثل هذا؟

خطأ # 2 : عنوان بيع مبهرج. إنه لأمر رائع أن تعرف كيف تكتب عناوين مثل هذه. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع خطاب العمل: ليس البيع ، ولكن لتوفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من الكتيبات الإرشادية للمناسبات المختلفة. على سبيل المثال ، يمتلك مكسيم إلياخوف وألكساندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمة الكثير من الأشياء المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم على الأقل لتحسين محو الأمية العامة وتحسين أسلوب الكتابة العام.

في عملية كتابة الرسالة ، يجب أن نتخذ باستمرار عدة قرارات.

مسألة مجاملة ... في بداية الخطاب ، يمكنك أن تطمس في المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا ، منذ أكثر من شهرين حتى الآن ، لم أتحدث إليك كتابةً ، وهو الأمر الذي عانيت منه أنا ولم أتحدث عنه حتى النوم ليلة أخرى والتفكير ". إنه مهذب للغاية ومكلف للغاية ، سواء من حيث وقت كتابة مثل هذه المقدمة أو وقت المحاور لقراءتها. هذه مراسلات تجارية ، تذكر؟ ليس مقالًا من النوع المرسل للمسابقة وليس رسالة إلى والدة راسكولينكوف ، ولكن المراسلات التجارية.

نحن نحترم وقتنا والمتلقي!

من المنطقي تقديم نفسك وتذكير ظروف التعارف فقط في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات الحالية ، في الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا ، إيفان" ، في الحرف الثاني واللاحقة: "إيفان ، ...".

مناشدة ... كنت دائمًا قلقًا بشأن من يجب الاتصال به في رسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة إلى ثلاث فتيات يُدعى آنا. بدون أدنى شك كتبت "مرحبًا آنا" ولم أستحم. لكن هذا ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين ولا يشاركونهم نفس الاسم؟ يمكنك سردها بالاسم: "مساء الخير ، روديون ، بولشيريا ، أفدوتيا وبيتروفيتش." لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك أن تكتب: "مرحبًا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي ، أستخدم القاعدة للإشارة بالاسم إلى الشخص الموجود في الحقل "إلى". ولأولئك الموجودين في النسخة لا تنطبق على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة في نفس الوقت بتحديد (واحد!) المرسل إليه من الرسالة والغرض من هذه الرسالة بدقة أكبر.

الاقتباس ... غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل ذات الأسئلة والأجوبة - باختصار ، حوار. يعتبر عدم حذف تاريخ المراسلات وكتابة إجابتك أعلى النص المقتبس شكلاً جيدًا ، بحيث يمكنك ، بالعودة إلى هذه المراسلات بعد أسبوع ، قراءة الحوار بسهولة من أعلى إلى أسفل في التواريخ التنازلية.

لسبب ما ، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "إعدادات الحساب" ← "التأليف والعنونة". يجب أن يكون مثل هذا.

الغرض من الرسالة ... خطابات العمل من نوعين:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال ، تقرير عن العمل المنجز لمدة شهر) ؛
• وعندما نريد شيئًا من المحاور. على سبيل المثال ، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة ، هناك العديد من الرسائل المشجعة أكثر من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور ، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في خطاب بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة بدعوة للعمل بالاسم وتليها الجملة الأخيرة في الحرف.

ليس تماما : "بورفيري بتروفيتش ، أعرف من اخترق المرأة العجوز حتى الموت."

حق : "بورفيري بتروفيتش ، أنا من اخترق المرأة العجوز ، من فضلك اتخذ الإجراءات لاعتقالي ، لقد تعبت من المعاناة!"

لماذا يفكر المراسل لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء ، يمكنه اتخاذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص ... يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك ، يسمح لك جميع عملاء البريد الإلكتروني بإعداد الاستبدال التلقائي للتوقيع ، على سبيل المثال ، "التحيات ، ..." الكلاسيكية. في Mozilla ، يتم ذلك ضمن أدوات → خيارات الحساب.

إن كتابة أو عدم كتابة جهات اتصال في التوقيع هو عمل شخصي للجميع. ولكن إذا كنت متصلاً بالمبيعات بأي شكل من الأشكال - فتأكد من الكتابة. حتى إذا لم تتم المعاملة بناءً على نتائج الاتصال ، فسيكون من السهل العثور عليك في المستقبل من خلال جهات الاتصال من التوقيع.

أخيرًا ، هناك ميزة أخرى في نص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يمكنهم ، لا يريدون ، ليس لديهم الوقت) للإجابة على رسائلك. حدد الافتراضي في نص الحرف. على سبيل المثال ، "بورفيري بتروفيتش ، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة ، فأنا أعتبر نفسي معفيًا". بالطبع ، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (لا يجب إرسال النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50 صباحًا). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك واتخاذ قرار بشأنها. هذا "الصمت" يعفيك من المسؤولية عن عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا ، يجب التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا استجاب شخص لرسائلك في الوقت المحدد وبصورة منتظمة ، فإن مثل هذا الإنذار يمكن ، إن لم يسيء إليه ، أن يجهده قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة في الوقت الحالي ، ولكن يجعلك تنتظر يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مصحوبة بمرفقات: السير الذاتية ، والعروض التجارية ، والتقديرات ، والجداول الزمنية ، ومسح المستندات - وهي أداة ملائمة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ : حجم مرفق ضخم. غالبًا ما يتم تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات تصل إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة ، هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF ، بدقة 600 نقطة في البوصة. يكاد يكون من المؤكد أن برنامج البريد الخاص بالمراسل سيتجمد لعدة دقائق في محاولات عبثية لتنزيل معاينة لهذا المرفق. والعياذ بالله للمتلقي أن يحاول قراءة هذه الرسالة على هاتف ذكي ...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي المطاف برسالتك في سلة المهملات قبل قراءتها؟ تحقق من حجم المرفق. من المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميغا بايت.

ماذا لو تجاوز؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفة. على سبيل المثال ، في ملفات PDF و 300 نقطة في البوصة ، يتم الحصول على عمليات مسح يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar أو 7zip. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا لو كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال ، تزن قاعدة بيانات المحاسبة شبه الفارغة 900 ميجابايت. سينقذ التخزين السحابي للمعلومات: Dropbox و Google Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات ، مثل Mail.ru ، بتحويل المرفقات الضخمة تلقائيًا إلى روابط للتخزين السحابي. لكني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي ، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى ليست واضحة تمامًا حول الاستثمارات - الخاصة بهم اسم ... يجب أن تكون مفهومة ومقبولة للمتلقي. بمجرد أن نكون في الشركة نعد عرضًا تجاريًا موجهًا إلى ... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. تلقيت خطابًا من المدير يتضمن اقتراح مشروع للموافقة عليه ، وتضمن المرفق ملفًا باسم "DlyaFedi.docx". مع المدير الذي أرسل لي هذا ، حدث حوار مثل هذا:

عزيزي المدير ، هل أنت مستعد شخصيًا للاقتراب من هذا الشخص المحترم وتسميته في مواجهة فديا؟

بطريقة ما لا ، شخص محترم ، يناديه الجميع باسمه الأول وعائلته.

لماذا سميت المرفق "ForFedi"؟ إذا أرسلته الآن ، هل تعتقد أنه سيشتري منا محاور لهذا CP؟

كنت سأقوم بإعادة التسمية لاحقًا ...

لماذا تعد قنبلة موقوتة - الرفض عميل محتمل- أو قم بإنشاء مهمة إضافية لإعادة تسمية الملف؟ لماذا لا تسمي المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fedor Mikhailovich.docx" أو أفضل - "KP_Nebo_Topory.docx".

لذلك ، تم تصنيفنا إلى حد ما مع البريد الإلكتروني على أنه "وجه". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة. عمل فعالودعونا نتحدث عن الهاء.

التعامل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو مصدر إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء ، يجب التعامل مع البريد عن طريق تشديد القواعد وتقديم جدول عمل.

على الأقل ، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد بشكل افتراضي ، فسيتم إخطارك بإشارة صوتية ، وسيومض الرمز المجاور للساعة ، وستظهر معاينة للحرف. باختصار ، سيفعلون كل شيء لإبعادك أولاً عن العمل الشاق ، ثم يغرقونك في هاوية الرسائل غير المقروءة والمراسلات غير المرئية - ناقصًا ساعة أو ساعتين من الحياة.

شخص ما لديه قوة إرادة قوية لا تسمح له بإلهاء الإخطارات ، ولكن الناس العاديينمن الأفضل عدم إغراء القدر وإيقافهم. في Mozillla Thunderbird ، يتم ذلك من خلال القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إخطارات ، فكيف نفهم أن الرسالة وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك ، بوعي ، خصص وقتًا لتحليل البريد ، وافتح عميل البريد وشاهد جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم ، على سبيل المثال ، في وقت الغداء وفي المساء أو أثناء ذلك التوقف القسري، على سبيل المثال ، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يُسأل ، ماذا عن أوقات رد الفعل ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ الجواب: ليس لديك رسائل عاجلة في البريد. ما لم تكن تعمل في قسم دعم العملاء (مثل هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة ، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك عبر قنوات أخرى - الهاتف ، والرسائل القصيرة ، وسكايب. ثم ستنتقل عن عمد إلى عميل البريد وتعالج البريد العاجل. يعلن جميع خبراء إدارة الوقت (على سبيل المثال ، Gleb Arkhangelsky مع "Time Drive") معيار الرد على البريد الإلكتروني لمدة تصل إلى 24 ساعة. هذه قاعدة طبيعية جيدة - لا تتوقع ردودًا فورية من المحاور عبر البريد الإلكتروني. إذا كان هناك رسالة عاجلة، يخطر بذلك عبر قنوات الاتصال الأسرع.

لذلك ، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات والآن نقوم بتشغيل عميل البريد وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا يجب أن نفعل عندما ذهبنا إلى البريد وبدأنا النشاط المسمى "تحليل البريد الإلكتروني"؟ أين هي بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري ، لكن لسوء الحظ ، لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. اضطررت إلى إعادة اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع في Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا لو قام معلمو GTD بالتحقق من التعليقات أو إضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشفة لأنشطتك. لذلك ، يجب أن يكون مجلد "علبة الوارد" فارغًا دائمًا. إذا كنت قد انتهيت من تحليل صندوق الوارد الخاص بك ، فلا تتوقف ولا تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى المرور بكل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم ، ما عليك سوى تحديد واضغط على Delete في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من إحضار نفسك لحذف الرسالة ، فسيتعين عليك تحديد ما يجب فعله بها.

1. هل يمكنك الرد عليها في ثلاث دقائق؟ هل أنا بحاجة للإجابة عليه؟ نعم ضروري ، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق ، ثم أجب فوراً.
2. تحتاج إلى الإجابة ، لكن تحضير الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم مخطط مهام يسمح لك بتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة ، فقم بتحويل بريدك الإلكتروني إلى مهمة وانسها لفترة من الوقت. على سبيل المثال ، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة للغاية. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه خطاب إليه ، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة مهام ، فقم بنقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد السريع على رسالة ، وتحويلها إلى مهمة أو تعريف بسيط ، عليك أن تقرر ما يجب فعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويل المدى لدي.

• 0_Run.ليس لدي مثل هذا المجلد ، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط ، أكرر ، يمكنك وضع أحرف تتطلب دراسة مفصلة هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام ، ولكن بنهج مدروس في وقت محدد بشكل خاص.
• 1_Ref.هذا هو المكان الذي أضع فيه رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة ، وتذاكر الرحلات القادمة ، وما إلى ذلك.
• 2_مشاريع.يتم هنا تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي توجد بها علاقة حالية. بطبيعة الحال ، يوجد مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في ملف الشريك ، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه ، ولكن أيضًا رسائل من موظفي "الجنة" تتعلق بهذا الشريك. ملائم للغاية: إذا لزم الأمر ، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_متحف.ها أنا أرمي تلك الحروف التي من المؤسف حذفها ، وفوائدها ليست واضحة. أيضًا ، يتم ترحيل المجلدات ذات المشروعات المغلقة من "2_Projects" هنا. باختصار ، يتم الاحتفاظ بالمرشحين الأوائل للحذف في "المتحف".
• 4_المستندات.هنا رسائل من عينات إلكترونيةالمستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة ، على سبيل المثال ، بيانات التسوية من العملاء ، وتذاكر الرحلات. يحتوي المجلد في كثير من النواحي على شيء مشترك مع المجلدات "2_Projects" و "1_Sprav" ، ويتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه ، ويتم تخزين معلومات الإدارة في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" - معلومات ميتة ، وفي "2_Projects" - معلومات حية.
• 5_المعرفة.هذا هو المكان الذي أقوم فيه فقط بإضافة رسائل بريدية مفيدة حقًا أريد العودة إليها بعد فترة للإلهام أو لإيجاد حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً ، افتراضيًا ، يكون في Thunderbird مربع الاختيار وضع علامة على الرسائل كمقروءة محددًا. أنا أفضل أن أفعل هذا عمدا ، لذلك اختفى مربع الاختيار! للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "خيارات" ← "خيارات متقدمة" ← "قراءة وعرض".

ثانيًا ، نستخدم ملفات المرشحات ... في السابق ، قمت بتطبيق عوامل التصفية التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال ، تم نقل خطابات محامٍ إلى مجلد "محامٍ". لقد رفضت هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: خطابات محامٍ في 99٪ من القضايا تتعلق بمشروع أو شريك ، مما يعني أنه يجب نقلها إلى ملف هذا الشريك أو المشروع. ثانيًا ، قررت زيادة الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين حرف معين ، ومن الأنسب البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتصنيف الحروف العادية التلقائية من أنظمة مختلفة إلى مجلدات ، أي الحروف التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. تمت تهيئة المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة Tools → Message Filters.

لذلك ، مع النهج الصحيح ، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة في اليوم ، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم ، وشيء آخر. لقد قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات بوصول رسائل جديدة؟ ؛)

في Microsoft Outlook ، يمكنك تحديد أنه لجميع الرسائل التي ترسلها ، سيتم إرسال نسخة مخفية الوجهة التلقائية (نسخة كربونية) إلى قوائم التوزيع أو المستخدمين الآخرين.

أحد السيناريوهات التي تكون هذه القاعدة مفيدة فيها هو عندما يستجيب جميع أعضاء الفريق للبريد الإلكتروني الوارد ، مثل مركز الدعم الفني. عندما يرد أحد أعضاء المجموعة على الرسائل ، يتلقى أعضاء المجموعة الآخرون نسخة من الرد تلقائيًا ، مما يحافظ على تحديث جميع الرسائل الصادرة.

قواعد العميل

أنشئ قاعدة

الآن ، في كل مرة يتم فيها إرسال رسالة ، سواء كانت رسالة جديدة ، عند إعادة توجيه رسالة أو رد من الأشخاص أو المجموعات المحددة في القاعدة ، ستتم إضافتهم تلقائيًا كمستلمين للنسخ. لا يتم عرض أسماء الأشخاص أو المجموعات في سطر "نسخة" من إنشاء رسالتك ، ولكن ستظهر هذه الأسماء لمستلم الرسالة بالكامل.

تعطيل قاعدة

في عرض البريد على علامة التبويب الصفحة الرئيسيةاضغط الزر أنظمة > إدارة القواعد والتنبيهات.

في علامة تبويب في القسم القاعدة

انقر فوق الزر موافق.

القواعد والتنبيهات.

نصيحة:لمزيد من المعلومات حول كيفية تعطيل هذه القاعدة بسرعة للرسائل الفردية ، راجع القسم التالي ("").

استخدام فئة لتعطيل Auto Cc للرسائل الفردية

إذا كنت تريد المرونة لإيقاف تشغيل قواعد Cc الجديدة التلقائية بناءً على رسالة واحدة دون الحاجة إلى التنقل عبر مربع الحوار القواعد والتنبيهات، يمكنك استخدام ميزة الفئات في Outlook مع القاعدة.

نصيحة:

أولاً ، تحتاج إلى إنشاء قاعدة نسخة كربونية مخفية للإرسال التلقائي (Cc) لجميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها.

يسمى هذا حكم معين قواعد العميل... يتم تنفيذ قواعد العميل فقط على الكمبيوتر الذي تم إنشاؤه عليه وتشغيله فقط في حالة تشغيل Outlook. إذا كنت سترسل رسالة بريد إلكتروني باستخدام حساب بريد إلكتروني على جهاز كمبيوتر مختلف ، فلن يتم تشغيل القاعدة من هذا الكمبيوتر ، لذلك سيتم إنشاؤها على هذا الكمبيوتر. يجب إنشاء هذه القاعدة نفسها على كل جهاز كمبيوتر تخطط لاستخدامه.

أنشئ قاعدة

الآن في كل مرة يتم فيها إرسال رسالة ، سواء كانت رسالة جديدة ، عند إعادة توجيه رسالة أو رد من الأشخاص ، أو سيتم إضافة قوائم التوزيع المحددة في القاعدة تلقائيًا كمستلمي النسخ. لا يتم عرض أسماء الأشخاص أو قوائم التوزيع في سطر "نسخة" من إنشاء الرسالة ، ولكن ستظهر هذه الأسماء لجميع مستلمي الرسالة.

تعطيل قاعدة

لمنع الإرسال التلقائي لنسخة ، يجب عليك أولاً تعطيل القاعدة.

في البريد في القائمة خدمةاضغط الزر القواعد والتنبيهات.

في علامة التبويب قواعد البريد الإلكترونيفي الفصل القاعدةقم بإلغاء تحديد المربع المقابل للقاعدة التي قمت بإنشائها.

انقر فوق الزر موافق.

يمكنك الآن إرسال رسالة بدون إرسال نسخة تلقائيًا إلى أشخاص آخرين أو قوائم بريدية. ستكون القاعدة غير نشطة حتى تعيد تمكينها في مربع الحوار القواعد والتنبيهات.

نصيحة:

استخدام فئة لتعطيل Auto Cc للرسائل الفردية

إذا كنت ترغب في تعطيل قاعدة Auto-Cc الجديدة للرسائل الفردية دون استدعاء مربع حوار القواعد والتنبيهات، يمكنك تعيين القاعدة إلى فئة متوفرة في Office Outlook 2007.

قم بتعديل القاعدة التي تم إنشاؤها مسبقًا بحيث لا تقوم القاعدة بإرسال نسخة تلقائيًا عند إضافة الفئة المحددة إلى الرسالة.

عندما تريد إيقاف تشغيل قاعدة Auto-Cc لرسالة ، فقم بتطبيق فئة عليها.

نصيحة:يمكنك استخدام اختصار لوحة المفاتيح إذا قمت بتحديده عند إنشاء الفئة.

عند إرسال رسالة ، لن يتم تطبيق قاعدة النسخ التلقائي.

لا تنسَ وضع مستلمي الرسالة في نسخة كربونية عمياء ، إذا لم يكن يجب على جميع المستلمين رؤية بعضهم البعض.

BCC ، أو نسخة كربونية عمياء- هذا ما يسمى بالنسخة العمياء بالروسية. بفضل ذلك ، لا يرى المستلم جميع العناوين الأخرى التي تصل إليها الرسالة. توجد هذه الميزة في جميع خدمات البريد الإلكتروني ، من Outlook إلى Gmail ، وإذا كنت لا تزال لا تعرف شيئًا عن وجودها ، فمن المحتمل أن زملائك وعملائك يكرهونك.

بادئ ذي بدء ، النسخة العمياء هي آداب غير معلن عنها في المراسلات الإلكترونية. مثلما لا يستحق ذلك ، بنفس الطريقة لا يستحق إظهار عناوين البريد الإلكتروني لشخص آخر لأي شخص. وحتى إذا كنت لا تزال تنقر على زر "الرد على الكل" المفضل لديك ، فلن تصل رسالتك إلى المستلمين في نسخة مخفية الوجهة.

لا يعرف الجميع هذا ، لكن BCC لا تحمي فقط عناوين البريد الإلكترونيمن أعين المتطفلين ، ولكنه يعمل أيضًا كنوع من برامج مكافحة الفيروسات ، ويمنع البريد العشوائي من الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كل ذلك يرجع إلى حقيقة أن الفيروسات تنتقل البريد الإلكتروني، عناوين البريد الإلكتروني المخفية لا يمكن الوصول إليها. وعلى الرغم من أن العنوان البريدي على الإنترنت ليس شخصيًا ومهمًا مثل عنوان منزلك ، يجب ألا تتركه في المجال العام - وإلا فلن يتم تجنب البريد العشوائي على الأرجح.

كريج تشايلد

صحافي

"نسخة مخفية الوجهة هي المكان الذي تضع فيه جهات اتصال لا ينبغي أن تكون مرئية للآخرين. عادةً ما يتم استخدامه للمراسلات البريدية والبريد العشوائي ، ولكن هذا الحقل مناسب أيضًا للحفاظ على الحشمة وعدم إظهار عناوين البريد للأشخاص من الخارج. أعتقد أنه من الخطأ الاعتقاد بأن الناس يشعرون بالراحة عندما يرى الآخرون عناوينهم. على سبيل المثال ، إذا كانت هذه دعوة إلى حفلة: لا يعرف الجميع بعضهم البعض ، لذلك غالبًا ما يكون من غير المناسب أن يرى الأشخاص جهات الاتصال الخاصة ببعضهم البعض ".

معظم عملاء البريد الإلكتروني بما في ذلك بريد جوجل, ياهو, Mail.ru, مايكروسوفت أوتلوك, موزيلا ثندربيردتوفير القدرة على إرسال بريد إلكتروني واحد إلى عدد كبير من المستلمين. يمكنك عادة القيام بذلك باستخدام الوظيفة ينسخ(على ال اللغة الإنجليزيةتم اعتماد الاختصار لتعيينه SS)، أو نسخة مخفية (بنك التعمير الصينى). عند إرسال رسالة إلى نسخيمكن للمستلمين رؤية عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الآخرين الذين يتم إرسال هذا البريد الإلكتروني إليهم أيضًا. في الحالة الثانية ، يتم إخفاء هوية المرسل إليهم الإضافيين.

أضف عنوان المستلم

لتحديد مستلم (مستلمي) البريد الإلكتروني ، أدخل عنوان البريد الإلكتروني في الحقل إلى من (الذي - التي):

تسمح لك بعض عملاء البريد الإلكتروني بإدخال اسم مستخدم في الحقل ، ثم يتم ملؤه تلقائيًا بواسطة البرنامج.

إذا كنت تستخدم هذا الحقل لإرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص ، فسيتمكن كل منهم من رؤية قائمة كاملة بالمستلمين الآخرين.

كيفية إنشاء نسخة من البريد الإلكتروني

حقل نسخةأو ينسخيستخدم لتبادل رسائل البريد الإلكتروني بطريقة غير مباشرة أكثر من مجال إلى من... إذا كنت لا تخاطب شخصًا ما مباشرةً في بريدك الإلكتروني ، ولكنك ترغب في أن يتابع هذا الشخص المناقشة في سلسلة الرسائل أو ببساطة يكون على دراية بهذا الموضوع ، الحقل ينسخسيكون خيارًا رائعًا. المرسل إليه الموجود نسخرسائل ، يتلقى رسالة غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص به ، تمامًا مثل الشخص الذي تم وضعه في الحقل إلى من؛ الاختلاف الوحيد هو لمن توجه الرسالة أولاً في نص بريدك الإلكتروني. في العالم المهني ، إرسال بريد إلى نسخيستخدم على نطاق واسع للغاية ويعمل على إبقاء الزملاء على اطلاع على الأحداث والمواضيع المختلفة.

يمكنك سرد مستلمي البريد الإلكتروني ببساطة عن طريق كتابة قائمة العناوين في الحقل ينسخوالتي عادة ما تكون أسفل الحقل مباشرة إلى من... سيتمكن كل فرد في سلسلة المستلمين هذه من رؤية الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني لجميع المستلمين الآخرين:

كيفية إنشاء بريد إلكتروني مخفي

يتيح كل عميل بريد إلكتروني (Gmail ، و Outlook ، و Mozilla Thunderbird ، و Yahoo ، وما إلى ذلك) لمرسل الرسالة الوصول إلى عدد كبير من الأشخاص دون الإعلان عن معلوماتهم لمستخدمين آخرين في سلسلة البريد الإلكتروني. هذه الميزة تسمى نسخة مخفية الوجهةأو نسخة مخفية... يمكنك إخفاء المستلمين عن طريق إدخال عناوينهم في الحقل نسخة مخفيةبدلا من استخدام الحقول إلى منو ينسخ:

يمكنك استخدام هذه الميزة لكل من رسائل البريد الإلكتروني الفردية والجماعية. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تريد الاحتفاظ بجهات الاتصال الخاصة بك خاصة ، أو حمايتها من البريد العشوائي ورسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها ، أو ببساطة إذا كنت لا تريد أن يعرف المستلمون من تلقى نفس الرسالة.

حقل نسخة مخفيةلا يتوفر دائمًا افتراضيًا لجميع عملاء البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، في الآفاقسوف تحتاج للذهاب إلى المعلماتللوصول إلى الإعداد ؛ الخامس ثندربيردسوف تحتاج إلى تحديد هذه الوظيفة من القائمة المنسدلة ؛ الخامس بريد جوجلبحاجة إلى الضغط على زر ينسخو نسخة مخفية؛ الخامس الايميل الالكتروني الخاص بميكروسوفتسوف تحتاج إلى الضغط على المفاتيح في نفس الوقت بديل + ب.

الصورة: © رسلان نيستيرنكو - 123RF.com

كل يوم نشحن العشرات رسائل البريد الإلكتروني... أحيانًا تكون هذه الرسائل قصيرة جدًا ، على سبيل المثال ، "هل نذهب لتناول الغداء؟". في بعض الأحيان - بمساعدة تقدم عملك أو موقع الويب الخاص بك. عندما يكون هناك الكثير من الرسائل وقليل من الوقت ، نبدأ في الاندفاع وارتكاب الأخطاء. عادة ما تكون تافهة ، مثل الأخطاء المطبعية ، ولكن في بعض الأحيان قد يضر بعضها بسمعتك وتدمر علاقتك مع عميل أو موظف.

يمكن تجنب ذلك ، ما عليك سوى جمع المعلومات ومعرفة بعض المزالق. فيما يلي الأخطاء الأكثر شيوعًا التي تحدث عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. اقرأ بعناية وتذكر أنك تحتاج أولاً إلى التوقف لفترة قصيرة ، والتحقق مما إذا كان كل شيء على ما يرام ، وبعد ذلك فقط انقر فوق الزر "إرسال".

أنت تكتب العنوان الخطأ

الخطأ الأكثر شيوعًا والأكثر سوءًا. تخيل أنك تريد إرسال بعض الصور الشخصية الجميلة إلى صديق أو صديقة ، لكنك تكتب تلقائيًا عنوان رئيسك أو عميلك. وفقط بعد مغادرة الرسالة ، تدرك برعب ما حدث الآن. إذا كان هذا سيعزك ، فقد دخل كل منا في مثل هذا الموقف مرة واحدة على الأقل في حياته: أرسل المحامون مستندات سرية إلى الجانب الآخر ، والمصممين - تخطيطات الموقع إلى العميل الخطأ ، وما إلى ذلك. لكن عندما يحدث هذا لنا ، يبدو أن الأرض تنزلق من تحت أقدامنا.

لحسن الحظ ، فإن العديد من خدمات البريد ، على سبيل المثال ، في نفس Gmail ، لها وظيفة. قم بتشغيله وحدد فاصلاً زمنيًا كبيرًا - لذلك ، كما تعلم ، يكون أكثر هدوءًا.

لقد نسيت المرفق

لقد كتبت أن ملفًا معينًا مرفقًا بالرسالة ، لكنك نسيت إرفاقه. خطأ شائع آخر يؤدي غالبًا إلى سوء التفاهم والاعتذار. من ناحية ، لا بأس ، لا يوجد أحد مثالي ، لكن من الأفضل التحقق من كل شيء أولاً ، وبعد ذلك فقط أرسل خطابًا. ولتجنب الأسئلة من المستلم ، نوصي بإدراج جميع الملفات المرفقة في نص الرسالة مباشرةً. على سبيل المثال ، مثل هذا:

مرحبا مكسيم! أرسل لك عدة ملفات ، وهي مرفقة:

اتفاقية خدمات

GIF مع قطة

أنت لا تفكر في الزخرفة

يتم الترحيب بهم ، كما تتذكر ، من خلال ملابسهم. إذا كنت لا تريد أن تتم مطالبتك بحذف رسالتك على الفور ، فاعمل على شكلها. يقولون إنها بحاجة إلى تكريس الكثير من الوقت مثل المحتوى. لحسن الحظ ، الأمر سهل اليوم. للقيام بذلك ، نوصي باستخدام تطبيق Wix ShoutOut واختيار القالب المناسب وإضافة النص إليه. ليست هناك حاجة إلى معرفة خاصة ، فقط تأكد من أن كل شيء يبدو أنيقًا وجميلًا. بالمناسبة ، الرسائل الإخبارية الجيدة لها أسرارها وقواعدها الخاصة ، لذلك نوصيك بقراءة مدير التسويق عبر البريد الإلكتروني لدينا. لا تشكر.

لم تقم بتضمين سطر الموضوع

يعمل سطر الموضوع في البريد الإلكتروني تقريبًا نفس دور عنوان النص. يظهر بجوار اسمك ، يراه المستلم ويفهم ما أرسلته إليه: فاتورة ، نتائج اجتماع ، عرض عمل ، تخطيط موقع ، إلخ. تذكر أنه يجب صياغة الموضوع بوضوح بحيث يجد الشخص رسالتك سريعًا ومقنعًا ، إذا لزم الأمر ، حتى يكون مهتمًا إذا يأتي، على سبيل المثال ، حول قائمة بريدية. منذ وقت ليس ببعيد ، كتبنا أنه إذا نسيت الأمر يستحق إعادة القراءة.

أنت لا تحفظ المسودات

إذا كنت تحب كتابة الرسائل في برامج تحرير النصوص ، فاحفظ كثيرًا ، وإلا فسيظهر أنك قضيت يومًا كاملاً في كتابة الرسالة ، ثم فجأة تجمد الكمبيوتر واختفى كل شيء. أو الكتابة مباشرة إلى خدمة البريد- سيتم حفظ جميع رسوماتك تلقائيًا في مجلد "المسودات".

أنت غير مهذب

الأدب في المراسلات لا يقل أهمية عن الحياة. فيما يلي القواعد الأساسية للجميع والجميع:

اشكر المرسل دائمًا على الرسالة ، خاصة إذا رأيت أنه قام بعمل جيد. أتذكر عندما تعلمنا جميعًا كلمات "سحرية"؟ دعونا لا ننساهم ، على الرغم من حقيقة أننا بالغون بالفعل.

ابق هادئًا ، حتى لو كان الأمر ملحًا ومهمًا للغاية. إن العصبية والتوبيخ لن تؤدي بالتأكيد إلى أي شيء جيد.

ابدأ رسالتك واختتمها بعبارات شائعة. ستعتمد درجة الرسمية على الشخص الذي تراسله. إذا كان رئيسك في العمل أو مجرد مسؤول ، فلا تستخدم Hello أو Goodbye أو Kisses. والعكس صحيح ، إذا كتبت إلى زميل أو صديق ، يمكنك الاستغناء عن كلمة "بصدق" التقليدية.

أنت لا تصحح النص

يمكن أن تؤدي الأخطاء المطبعية إلى تدمير التجربة بأكملها ، لذا أعد قراءة الرسالة بعناية ، ويفضل عدة مرات. إذا كانت لديك شكوك حول التهجئة أو بناء الجملة ، فانتقل إلى Gramota.ru. من الأفضل القياس سبع مرات ، أي التحقق ، بدلاً من الاعتذار عن الأخطاء المطبعية وإثبات أنك متعلم بالفعل.

وبالمناسبة: إذا كنت تخشى إرسال خطاب غير مكتمل بطريق الخطأ ، فاكتب أولاً النص بالكامل بالكامل ، ثم اكتب عنوان المستلم فقط.

لا تضع الأشخاص المناسبين في نسخة الخطاب

دعونا نرى من يمكنه تلقي رسالتك على الإطلاق. الحقل "إلى" هو المستلم الأساسي. الحقل "نسخة إلى" هو الشخص الذي سيتلقى النسخة. إنه لا يتصل مباشرة بالمسألة قيد المناقشة ، لكنه يريد أو يجب أن يكون على علم بها. يعتبر الحقل "نسخة مخفية الوجهة" مستلمين مخفيين. قمت بإضافتها ، لكن المستلم الأساسي لا يراها. وهنا عليك توخي الحذر: يمكنك الخلط بين نسخة ونسخة مخفية ، وسيعتقد المستلم أنه يتم التجسس عليه.

ضع في اعتبارك أنه من المهم أن يكون بعض الناس على دراية بما يحدث. لا تريد أن تسمع عتاب مثل "كيف لا تضيفني إلى النسخة ؟! عملت في هذا المشروع لمدة شهرين! " إذا كنت في شك ، أضف كل من له علاقة بالسؤال. ربما لن يكون الجميع سعداء لأنهم مشتتون ، لكن لن تكون هناك شكوى ضدك.