كيف تكتب خطابات العمل بشكل صحيح. المراسلات التجارية - أمثلة على الخطابات. إذن ، القواعد الأساسية لكتابة خطاب العمل

لطالما كان البريد الإلكتروني وسيظل الوسيلة الرئيسية للاتصال في عالم الأعمال. الرسالة المكتوبة جيدًا تعني بالفعل نصف النجاح. لكن ليس كل منهم يعرف كيف يكتب مثل هذه الرسائل. في بعض الأحيان ، عند قراءة خطاب مع اقتراح عمل ، يصبح من غير الواضح تمامًا ما الذي يريدون تقديمه لك بالضبط ، وما نوع الفائدة التي ستحصل عليها من هذا ولماذا قضيت وقتك في قراءة وفهم هذه الرسالة.

تأتي القدرة على كتابة رسائل صحيحة ومقنعة مع الممارسة. ويكون أمرًا جيدًا عندما تتم مشاركة التجربة المتراكمة ، مما يسمح للآخرين بعدم التحرك على نفس المداعبة. يقدم جيفري جيمس ، مؤلف كتاب بيع الأعمال إلى الشركات: الكلمات والاستراتيجيات القوية من أفضل خبراء المبيعات في العالم ، كتابه نظام بسيطكتابة خطابات مقنعة تتكون من 6 خطوات.

حقوق التأليف والنشر Shutterstock

1. كن واضحًا دائمًا بشأن ما ستكتب عنه

الغرض الرئيسي من الخطاب هو أن يتخذ المستلم قرارًا معينًا. لذا قبل أن تبدأ في كتابة رسالتك ، اسأل نفسك مرة أخرى ما الذي تريده بالضبط من المستلم؟ ما هو القرار الذي يجب أن يتخذه بعد قراءة رسالتك؟

في هذه الحالة ، عدم اليقين هو عدوك اللدود. كلما كان هدفك أوضح ، كانت رسالتك أكثر إقناعًا.

2. ابدأ الرسالة باستنتاجك

استنتاجك هو بيان بالقرار الذي يجب على المستلم اتخاذه بناءً على محتوى رسالتك.

في المدرسة تعلمنا أن نبدأ دائمًا بمقدمة. في حالة كتابة خطابات مقنعة فإن هذا البيان غير صحيح. في عالم الأعمال ، الجميع مشغولون جدًا بالحكم على قدرتك الأدبية. لذلك ، يجب أن تبدأ العمل على الفور.

على سبيل المثال ، تريد الحصول على إذن من رؤسائك لتثبيت صالة ألعاب رياضية في أحد مباني شركتك.

ليس صحيحا:

"جيم ،
كما تعلم ، يعد التغيب حاليًا مشكلة رئيسية لها تأثير مالي قوي إلى حد ما على كل من شركتنا والشركات الأخرى في صناعتنا ... مكتب شركتنا ".

حق:

"جيم ،
أريدك أن توافق على تركيب صالة ألعاب رياضية في مكتبنا ".

3. قسّم حججك إلى عدة فقرات سهلة الفهم

لجعل الحجج التي تدعم فكرتك سهلة القراءة والفهم ، قسّمها إلى عدة فقرات.

ليس صحيحا

وفقا لتقرير نشر مؤخرا من قبل حكومة الجماعة النشاط البدنيمهم للغاية على الرغم من أن القليل من الشركات تظهر التزامها بمكافآت الموظفين هذه. تعرّف العديد من الشركات هذه المجموعات على أنها أصول مقومة بأقل من قيمتها الحقيقية ، لكن ليس لديها خطة لإدخال مثل هذه المجموعات في الصناعة ، على الرغم من أن اللياقة البدنية ترتبط ارتباطًا وثيقًا بنجاح الشركة والشخصي. أعتقد أننا إذا لم نقدم مثل هذه المجموعات المادية في شركتنا ، فسنكون وراء المنافسة ".

حق

"ستسمح صالة الألعاب الرياضية في المكتب بما يلي:
- تقليل التغيب عن العمل
- زيادة الإنتاجية الإجمالية "

4. دعم كل حجة بالأدلة

إذا كتبت خطابًا يتكون من حجج قوية ، فقد يُنظر إليه على أنه رأي شخصي قوي ولا شيء أكثر من ذلك. كل حجة تحتاج إلى دليل. خلاف ذلك ، كيف تعرف ما إذا كان يعمل حقًا؟

ليس صحيحا

"الصالة الرياضية في المكتب هي القرار الصحيح لأن الناس يفضلون الذهاب إلى العمل على البقاء في المنزل. كما سيساعد في تقليل معدل الإصابة بالمرض بشكل عام في المكتب ".

حق

"الحد من التغيب. وفقا لمسح أجراه المعهد الوطنيمن بين 1000 شركة لديها صالات رياضية في مكاتبها ، فإن الغياب في هذه الشركات أقل بنسبة 20٪ من تلك الشركات التي لا تمتلك مثل هذه المعدات ".

5. كرر الخاتمة التي توصلت إليها على أنها دعوة للعمل

في نهاية الرسالة ، كرر الاستنتاج الذي توصلت إليه مرة أخرى ، كما هو مذكور في البداية. الآن فقط كدعوة إلى عمل ملموس. وبالتالي ، فإنك توصل المستلم إلى نتيجة محددة ، والتي يجب أن يتوصل إليها بعد قراءة رسالتك. يجب أن تكون هذه المكالمة بسيطة ومحددة.

ليس صحيحا

"سنكون ممتنين للغاية إذا دعمت هذا المشروع."

حق

"إذا أجبت بالإيجاب على هذه الرسالة ، فسأبدأ العملية على الفور."

6. قم بتضمين الميزة في سطر موضوع البريد الإلكتروني

يعتبر سطر الموضوع في رسالة البريد الإلكتروني هو الجزء الأكثر أهمية تقريبًا. نظرًا لأنه يجب عليها توقع الموضوع الرئيسي للرسالة وضبط المستلم بالطريقة التي تريدها. ولهذا السبب يجب أن تملأه أخيرًا بعد أن تكتب جميع الحجج والأدلة التي تدعم استنتاجك الرئيسي.

من الناحية المثالية ، يجب أن يحل سطر موضوع الرسالة مشكلتين مهمتين: يجب أن يثير اهتمام المستلم لدرجة أنه يفتح الرسالة ويقرأها ؛ ويجب أن يحتوي على الاستنتاج الذي تريد نقله إلى المستلم.

في معظم الحالات أفضل طريقةأداء كلا المهمتين في وقت واحد هو الكتابة عن الفوائد التي يمكن الحصول عليها نتيجة اتخاذ القرار الذي تريده.

ليس صحيحا

"الأثر على صحة العاملين في برنامج تجهيز صالات رياضية في المكاتب"

حق

"كيف يمكننا الحد من تغيب الموظفين"

رأيك مثير للاهتمام. كيف سيكون رد فعلك على كلا الخيارين وما هي القواعد التي تتبعها عند كتابة مثل هذه الرسائل؟

- الاسم العام للمحتوى المتنوع ، بمثابة وسيلة اتصال بين المؤسسات في عملية تنفيذ أنشطتها.

الحرف هو الطريقة الأكثر شيوعًا لتبادل المعلومات ؛ فهو يوحد مجموعة ضخمة من المستندات ذات المحتوى الأكثر تنوعًا ، والتي تتميز بطريقة نقل النص ( بالبريد). تشكل الرسائل معظم الوثائق الواردة والصادرة من أي مؤسسة وتأتي بأشكال عديدة.

أنواع الحروف:

• إرشادي؛
• مصاحب؛
• معلوماتية؛
• ضمان؛
• إعلان؛
• المطالبات.
• تحكم؛
• رسائل التأكيد
• رسائل تذكير
• خطابات الإخطار
• خطابات الطلب.

رسائل تعبر عن التهاني والتمنيات والتحيات في المناسبات الخاصة. يتم إرسال الرسائل كعلامة على المشاركة والتعبير عن التعازي في المواقف المأساوية والمأساوية.

تم وضع الخطاب على نموذج مصمم خصيصًا لهذا النوع من المستندات. A4... إذا كان نص الحرف لا يتجاوز سبعة أسطر ، فيسمح باستخدام تنسيق الحروف A5.

تاريخ الرسالةهو تاريخ توقيعه.

نص الرسالةبناء حسب المخطط:

• المقدمة (فيما يلي أسباب كتابة الرسالة ، والإشارات إلى الأحداث والحقائق وقرارات المؤسسات العليا والعوامل الأخرى التي كانت بمثابة أساس لتأليف الرسالة) ؛
• الدليل (هنا يشرحون الأساس المنطقي للسؤال في الرسالة) ؛
• الاستنتاج (قائمة الاستنتاجات ، الطلبات ، المتطلبات ، الاقتراحات).

غالبًا في ممارسة التوثيق ، تُستخدم الحروف التي تحتوي على جزء أخير من النص بدون تفسيرات.

من حيث الحجم ، يجب ألا يتجاوز نص الحرف ، كقاعدة عامة ، صفحة واحدة.

الغرض من التجميع والتوجيهيتم تقليص الحروف ، كقاعدة عامة ، إلى الحوافز ، ومن هنا جاءت المتطلبات الأساسية للنص: الوضوح ، والوضوح ، وإيجاز العرض. لقد تطورت ممارسة المراسلات عدة مرات قواعد عامةالتي يجب الالتزام بها عند صياغة الرسائل وتنسيقها.

يجب أن يخصص الخطاب لسؤال واحد ، مما يبسط العمليات لمعالجتها ويسرع التنفيذ في المنظمة حيث تتم معالجتها.

نص الحرف ، كقاعدة عامة ، "مذكور بضمير الغائب المفرد ، على سبيل المثال:" المدرسة ليس لديها فرصة ... "،" في العام المقبل ، لا تفترض المدرسة ... " ، إلخ.

يعود حق إرسال الرسائل ، كقاعدة عامة ، إلى الرئيس ، وخلال غيابه (المرض ، الإجازة ، رحلة العمل) إلى نائبه أو مسؤول يتولى منصب الرئيس. يتم إرسال الرسائل حاليًا ليس فقط عن طريق البريد ، ولكن أيضًا باستخدام أجهزة التلغراف والفاكس وشبكات الكمبيوتر (البريد الإلكتروني).

بغض النظر عن طريقة إرسال الوثيقة ، يتم استخدام متطلبات موحدة لإعدادها وتصميمها (انظر الشكل 3.7).

أرز. 3.7 مثال على كتابة خطاب

في كثير من الأحيان ، يبدأ الاتصال الأول في عالم الأعمال بالاتصالات المكتوبة - الرسائل التجارية. أما إذا كتب دون مراعاة قواعد الآداب خطاب عمل، ثم بالكاد يمكن مقاطعة جهات الاتصال الناشئة ، وستفقد عميلًا أو شريكًا تجاريًا. لذلك ، ربما لن تضطر إلى إقناع أي شخص بمدى أهمية أن تكون قادرًا على كتابة خطابات عمل من شأنها أن تساعد في خلق انطباع إيجابي عنك شخصيًا وشركتك ككل.

القواعد الأساسية للمراسلات التجارية. تشكلت الأشكال الحديثة للمراسلات منذ أكثر من 150 عامًا. يُعتقد أن موطنهم هو إنجلترا ، حيث تم تقديم قواعد كتابة المراسلات التجارية لأول مرة.

القواعد العامة للمراسلات

1. قبل البدء في كتابة الرسائل إلى شريك تجاري ، يجب أن تفهم النقاط التالية بنفسك:

نوع الخطاب (خطاب تغطية ، خطاب طلب ، خطاب إخطار ، خطاب تذكير ، خطاب تقديم ، خطاب رفض ، خطاب ضمان ، إلخ) ؛

ما إذا كان من المتوقع الرد على رسالتك (هناك شروط عند تلقي رد على خطاب غير متوقع ، على سبيل المثال ، خطاب تقديم) ؛

هل سيكون محتوى الرسالة واضحًا بشكل لا لبس فيه إلى المرسل إليه ، ولن يترك أي غموض فيما يتعلق بمسألة المراسلات ؛

هل أنت متأكد من وصول الرسالة المرسلة بالبريد في الوقت المحدد (إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن الأفضل استخدام الفاكس أو خدمة DHL أو إرسال الرسالة عبر الإنترنت).

2. يجب أن تظل نغمة الرسالة صحيحة دائمًا.

3. من الضروري اختيار المفردات بعناية ، وتجنب عدم الدقة والغموض والاستخدام المفرط للكلمات المهنية. يجب أن يكون نص الرسالة سهل الفهم.

4. يجب كتابة خطاب العمل فقط على ترويسة المنظمة التي تتحدث نيابة عنها. لأن مظهر خارجيترويسة نوع بطاقة العملشركتك ، عندئذٍ يجب التعامل مع تصميم الترويسة الرسمية بعناية خاصة. كلما كانت الورقة ذات الرأسية أكثر رسمية ، يجب أن تكون نغمة الرسالة أكثر رسمية.

عند إعداد المستندات ، يوصى باستخدام محرر نصوص مايكروسوفت وورد (البرمجياتشركة Microsoft) باستخدام الخطوط تايمز جديدحجم الرومان Cyr 12 (للمواد المجدولة) ، 13 ، 14 ، 15 ، Times DL الحجم 12 ، 13 ، 14 مع تباعد 1-2.

عند ملء خطاب عمل ، يتم لصق أرقام الصفحات أسفل الجانب الأيمن من الصفحة ، وعند ملء الآخرين المستندات التجارية- في منتصف الهامش العلوي للورقة.

يوصى بطباعة نص الحرف نفسه في أشكال بحجم A4 مع تباعد أسطر يتراوح بين 1.5 و 2 ، على نماذج بحجم A5 وأقل - عند تباعد سطر واحد. تتم طباعة تفاصيل المستند (باستثناء النص) ، المكونة من عدة أسطر ، مع تباعد سطر واحد.

يجب الرد على الاستفسارات الكتابية في غضون 10 أيام من الاستلام.

للرسائل المستلمة عن طريق الفاكس و البريد الإلكترونييجب الرد خلال 48 ساعة ، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع

قواعد تصميم خطاب العمل في روسيا

في روسيا ، يتم تنظيم تصميم النماذج الرسمية بواسطة الوثائق التنظيميةوقبل كل شيء ، GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق ".

أنشأت GOST تنسيقين قياسيين لنماذج المستندات - A4 (210 × 297 مم) و A5 (148 × 210 مم). يجب أن يكون لكل ورقة من الوثيقة ، منفذة على ورق ذي رأسية وليس عليها ، هامش لا يقل عن 20 مم - يسار ؛ 10 مم - يمين ؛ 20 مم - أعلى ؛ 20 مم - القاع.

هذه المتطلبات الخاصة بالأعمال الورقية منصوص عليها في القانون الروسي ، لكن المؤلف يوصي باستخدامها عند كتابة خطاب عمل لشريك أجنبي.

اعتمادًا على درجة القرب من مراسلك ، قد يبدأ الاستئناف بالكلمات "عزيزي + اللقب (الاسم ، اسم الأب)" أو "عزيزي + الاسم والعائلة (الاسم)". كلمات مثل "محترم" ، "سيد" ، "نائب المدير" ، "رئيس قسم" ، إلخ. لا يمكن تقصيرها بأي حال من الأحوال. خلاف ذلك ، قد يعتقد المستلم أنك لا تحترمه كثيرًا حقًا. ويجب أن تنتهي الرسالة بكلمات شكر على التعاون. ثم يتم وضع العبارة قبل توقيعك: "مع خالص التقدير ، ..." أو "مع خالص التقدير لك ...".

في الرسائل الرسمية ، من غير المقبول الإشارة إلى "أنت" ، حتى لو لم تكن أنت وهذا الشخص في الحياة تعملان فقط ، ولكن أيضًا في علاقات ودية.

عادةً ما يتكون خطاب العمل أو الخدمة من عدة عناصر هيكلية نموذجية:

1. منطقة العنوان.
في هذا الجزء من الرسالة ، يتم وضع ختم الزاوية الخاص بالمؤسسة على اليسار ، مشيرًا إلى اسم المنظمة وتفاصيلها البريدية وغيرها من التفاصيل ، بالإضافة إلى رقم التسجيلوتاريخ تسجيل الخطاب كمستند صادر. إذا كان خطاب الخدمة عبارة عن خطاب رد ، فإنه يشير أيضًا إلى المستند الذي يستجيب له الخطاب.
يحتوي الجانب الأيمن من الرأس على تفاصيل المرسل إليه.

يوجد أسفل ختم الزاوية عنوان إلى نص المستند. يمكن أن يكون تكوين لغة العنوان كما يلي:

ü حرف الجر "О" + اسم. في حالة حرف الجر: "على توريد السيارات" ؛

ü على السؤال "О" + ن. في حالة حرف الجر: "على توريد قطع الغيار" ؛

ü about + noun في الحالة المضافة: "بخصوص أمر الشراء" ، وما إلى ذلك.

2. النص الفعلي للرسالة. الملامح الرئيسية لتصميم نص الرسالة هي كما يلي.

ü نص خطاب الخدمةبشكل عام حول قضية واحدة ، أو عدة أسئلة ، إذا كانت مترابطةوسيتم النظر فيها في وحدة هيكلية واحدةمنظمة الوجهة.

ü يتألف نص الحرف كقاعدة عامة من جزأين. يحدد الجزء الأول سبب أو أساس أو مبرر إعداد الخطاب ، ويرد روابط للمستندات التي تشكل أساسًا لإعداد الخطاب. الجزء الثاني ، بدءًا من فقرة ، يحتوي على الاستنتاجات والمقترحات والطلبات والقرارات وما إلى ذلك.

هيكل الرسالة التجارية

1. اسم المنظمة المرسلة.

3. تاريخ كتابة الرسالة.

4. عنوان مستلم الرسالة.

5. إشارة إلى شخص معين.

6. عنوان تمهيدي

7. إشارة إلى المحتوى العام للرسالة ، أي. موضوع الرسالة.

8. النص الرئيسي للرسالة.

9. صيغة المجاملة النهائية.

10. التوقيع.

11. الرجوع إلى التطبيق.

عند ملء خطاب عمل ، يجب أن يتذكر الشريك الروسي بعض القواعد الأخرى..

يشار إلى موقف الشخص الذي يتم توجيه المستند إليه في حالة الحالة الأصلية ، على سبيل المثال:

إلى الرئيس التنفيذي
OJSC "Alpha Business"
V.A. بروخوروف

بيتا القابضة ش.م.ع.
رئيس الحسابات
في. إيفانوف

إذا وضعت الاختصارات "السيد" ، "السيدة" ، فسيتم كتابة لقب المدعى عليه أولاً ، متبوعًا بالأحرف الأولى.

يجب ألا تحتوي الوثيقة على أكثر من أربعة عناوين. لم يتم الإشارة إلى كلمة "نسخ" قبل المرسل إليهم الثاني والثالث والرابع. إذا كان عدد المرسل إليهم أكبر ، يتم إنشاء قائمة توزيع المستندات.

عند إرسال رسالة إلى المنظمة ، حدد اسمها ، ثم العنوان البريدي.

عند إرسال مستند إلى فرد ، حدد الاسم والأحرف الأولى من اسم المستلم ، ثم العنوان البريدي

يتم وضع ملاحظة حول وجود مرفق مسمى في نص الرسالة على النحو التالي:

الاستعمال: 5 لترات. في نسختين .

إذا كان الحرف يحتوي على مرفق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمه وعدد الأوراق وعدد النسخ ؛ إذا كان هناك عدة تطبيقات ، يتم ترقيمها ، على سبيل المثال:

إذا كانت المرفقات ملزمة ، فلن تتم الإشارة إلى عدد الأوراق.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع العناوين المشار إليها في المستند ، فسيتم وضع علامة على وجوده على النحو التالي:

الملحق: 3 لترات. في 5 نسخ. فقط على العنوان الأول.

يشتمل شرط "التوقيع" على اسم منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند (كامل ، إذا لم يكن المستند مكتوبًا على ورق ذي رأسية ، ومختصر - في مستند تم وضعه على ورق الشركة الرسمي) ؛ توقيع شخصي؛ نسخة من التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب) ، على سبيل المثال:

التدريبات

لطالما كان سراً لأي شخص أن الكلام ينقسم إلى عامية وأدبية - صحيح. من المنطقي تمامًا ألا يكون الخطاب الصحيح شفهيًا فحسب ، بل يجب أن يكون مكتوبًا أيضًا. يجب على كل شخص ذكي أن يتقن ثقافة الكتابة المتعلمة. وحتى بالنسبة لأولئك الذين يتواصلون بنشاط في المسائل التجارية من خلال المراسلات - وأكثر من ذلك. ما هي الحروف؟

ما هي الآداب

قبل التحدث عن خطاب عمل ، يجب أن تتذكر أولاً ما هو آداب السلوك. هو - هي النظام المعمول بهالسلوك في المجتمع ، مجموعة من الأخلاق والقواعد لما يسمى بالشكل الجيد ، والتي يجب مراعاتها من قبل كل شخص ذكي ومهذب ، حتى لا يتم وصفه بأنه نقص في الثقافة. هذه القواعد التي تم تشكيلها تاريخيًا هي جزء لا يتجزأ من حياة المجتمع.

ثقافة الكتابة: الخصائص العامة

بالطبع ، هذا لا ينطبق فقط على خطاب العمل. هناك العديد من أنواع وطرق الاتصال الكتابي. كلهم مختلفون ، ولكل منهم خصائصه الخاصة ، ولكن هناك أيضًا ميزات مشتركة. من بينها ما يلي:

• الاعتماد على لغة كتاب موحدة مع قبول مفردات غير كتابية ؛
• استخدام الهياكل النحوية المعقدة ؛
• ترتيب الكلمات الثابت في الجملة ؛
• هيكل نص واضح
• محو الأمية العالية.

آداب خطاب العمل

متى قد يُطلب منا كتابة خطاب عمل؟ بالطبع ، إذا تعاملنا مع منظمات و / أو أفراد. ما نكتبه لشركائنا وزملائنا وعملائنا ، وكيف نرتب رسالتنا ، سيصبح وجهًا لشركتنا وسيقدم لنا إما بشكل إيجابي أو ليس جيدًا. ما لم نتمتع ، بالطبع ، بالكفاءة في آداب كتابة خطابات الأعمال. لكي لا تضيع في وجهك ، عليك أن تتعلم الحكمة التالية. بالمناسبة ، فإن امتلاك مثل هذه المعرفة مفيد أيضًا لأن أدنى خطأ ، يمكن أن يؤدي التناقض البسيط مع القواعد إلى تحويل خطاب العمل إلى غير مصرح به من وجهة نظر قانونية.

خصوصية العلاقات التجارية

قبل التحدث مباشرة عن الحروف ، يجب على المرء أن يفهم كيف تختلف بشكل عام ، وما الذي يميزها ، وما هي ميزاتها. السمة الرئيسية لعلاقات العمل هي عدم وجود دلالة شخصية (إما كاملة أو شبه كاملة) في هذه العلاقات ذاتها. كقاعدة عامة ، في العمل ، كل واحد منا متجمع للغاية ، هادئ ، مهذب - بالكاد يرقص أي شخص مع الدف ، على سبيل المثال ، أو يؤدي أعمالًا أخرى منطقية تمامًا بصحبة الأصدقاء ، ولكنها سخيفة إلى حد ما بالنسبة لبيئة العمل . لا ينطبق هذا ، بالمناسبة ، على الأفعال فحسب ، بل على المشاعر أيضًا - يمكنك تحمل الضحك أو الابتسام ، أو حتى مظهر بسيط من مظاهر الغضب ، ومع ذلك ، فإن الضحك المنزلي ونوبات الغضب والدموع وما شابه تبدو غير مناسبة تمامًا (كل هذا ينطبق حصريًا على المشاعر في العمل). في العمل ، نميل إلى ارتداء الأقنعة ، وإظهار المهارة ، وضبط النفس ، ورباطة الجأش.

لا يمكن إنهاء الاتصالات التجارية عندما تريدها. لن يفهم شريك العمل أو العميل ما إذا كنا ، في منتصف اجتماع مهم ، قد نهضنا فجأة ونترك الجمهور. لا يمكنك تجاهل المحاور ، لا يمكنك الرد على المكالمات أو الخطابات. تساعد كل هذه الميزات معًا على فهم أفضل لما يجب أن يكون آداب الكلامخطاب عمل.

المتطلبات العامة

أول ما ننتبه إليه عندما نتلقى خطابًا هو الورق. وفقًا لمتطلبات آداب خطاب العمل ، يجب أن يكون الورق الخاص به دائمًا واضحًا تمامًا ولا يتجعد بأي حال من الأحوال. سيكون المرسلون للرسالة أفضل تجربةعن المنظمة ، إذا تبين أن الخطاب مكتوب على ورق يحمل شعار الشركة. الصفحة الأولى غير مرقمة ، والباقي بها أرقام عربية.

هناك نقطة أخرى مهمة للغاية في آداب المراسلات التجارية. تفترض الأعمال معرفة عالية بالقراءة والكتابة وعدم وجود أخطاء إملائية. لذلك ، في حالة وجود فجوات في معرفة قواعد اللغة الروسية ، يوصى بعدم التسرع في إرسال المراسلات ، ولكن التحقق منها مرة أخرى بحثًا عن أوجه القصور المحتملة.

أيضا توصية عامة لكل من الورق و البريد الإلكترونيهي الرغبة في عدم استخدام هياكل معقدة في خطابك المكتوب - وهذا مناسب فقط في المستندات القانونية. لا ينبغي استخدام الاختصارات أيضًا - فهي مقبولة بشكل عام فقط. لكن قاعدة آداب العمل تتضمن مجموعة متنوعة من الطوابع والأرجوت - المصطلحات المهنية. يتم الاحتفاظ بالمستند بأكمله بأسلوب عمل رسمي.

نقطة أخرى مهمة يمكن قراءتها من الرسالة: يجب أن تكون مهذبة وودودة قدر الإمكان. لا يمكن أن يكون هناك أي شك في اللباقة أو الوقاحة. بالإضافة إلى ذلك ، يتطلب خطاب العمل تفاصيل ، عرضًا واضحًا لأفكارك.

إذا كان المرسل إليه لا يتحدث الروسية ، فيجب كتابة نص الرسالة بلغته ، أو باللغة الإنجليزية الدولية. بالمناسبة ، يجب كتابة هذا المستند على جانب واحد فقط من الورقة ، والثاني في إلزاميتظل نظيفة.

عند إعداد المستندات ، يجب عليك التأكد من عدم وجود عمليات نقل. يجب كتابة النص نفسه في فاصل زمني واحد ونصف إلى فترتين ، بحيث يكون عرض الهوامش على اليسار 2 سم.

الفروق الدقيقة

خطاب العمل له هيكله الخاص الواضح والمحدد. في الوقت نفسه ، لا يوجد معيار واحد لمعالجة المستندات الورقية: قد يكون للشركات المختلفة اختلافاتها الخاصة. إنهم يلتزمون فقط بتكوين معين لأجزاء الرسالة: يجب أن تحتوي بالتأكيد على "غطاء" ، وتحية ، والجزء الرئيسي ووديع. لا تنس التوقيع الشخصي في نهاية الرسالة.

بالمناسبة ، يُطلق على ما يسمى بتأطير الرسالة - العبارات الأولية والنهائية - إطار الإتيكيت. هي التي تساعد على إقامة العلاقة الضرورية مع المرسل إليه. بالإضافة إلى ذلك ، توضح قواعد آداب التعامل مع خطابات العمل وأمثلة من كتاباتها استخدام الكليشيهات المختلفة في الرسائل (ستتم مناقشتها لاحقًا).

فارق بسيط مهميبقى الاستخدام الصحيح للاستئناف. قبل الثورة في بلادنا ، كان العنوان "سيدي" أو "سيدتي" قيد الاستخدام: كان يُعتبر عالميًا ، لذلك كانوا يسمون أي شخص. الآن لا يوجد مثل هذا العنوان العالمي ، على الرغم من أن كلمة "سيد" أو "سيدة" غالبًا ما توجد في خطابات الأعمال - والتي فقدت شعبيتها سابقًا ، إلا أنها تعود تدريجيًا إلى الحياة اليومية. يمكنك توجيه هذا إلى شريك تجاري ، مسؤول ، ولكن ليس إلى عميل أو زميل.

يعتبر العنوان الأكثر انتشارًا وعالمية في الوقت الحاضر هو العنوان "عزيزي" أو "سيدي العزيز" ، ولكنه في الحقيقة ليس كذلك أيضًا. بطريقة مماثلة ، على سبيل المثال ، لا يمكنك الإشارة إلى ما يسمى بكبار الشخصيات - وخاصة الأشخاص المهمين ، الذين يعتبرون حكامًا ، ورؤساء بلديات ، ورؤساء. في هذه الحالة ، ستحتاج إلى أن تبدأ رسالتك بالعنوان "Dear" (خيار آخر هو "Dear").

إذا كانت الرسالة موجهة إلى عدة أشخاص في وقت واحد ، وكانوا جميعًا ممثلين عن نفس المهنة ، فسيكون من المناسب استخدام عنوان مثل "الزملاء الأعزاء" (إذا كان جميع المرسل إليهم من النساء ، فيسمح لكتابة "عزيزي" السيدات "، إذا كان الرجال - ثم" السادة المحترمون "). إذا تم إرسال الخطاب إلى عنوان شخص واحد ، يُمنع منعًا باتًا عدم استخدام اسم أو عنوان العائلة. هذا مسموح به فقط في الحالة المذكورة أعلاه (عندما يكون المرسل إليه مجموعة من الأشخاص) أو عند التعامل مع كيان قانوني.

بالنسبة إلى نهاية الرسالة ، عليك أن تتذكر: إنها ليست أقل أهمية من البداية. في نهاية الرسالة يتم التعبير عن الثقة في حل ناجح و / أو سريع للقضية وما شابه. هنا ، لا ينبغي للمرء أيضًا أن يشير إلى الصعوبات السابقة - على سبيل المثال ، تأخير الإجابة أو عدم الحصول على واحدة على الإطلاق. تعتبر هذه العبارات علامات سلبية لآداب خطاب العمل ويُنظر إليها على أنها عدم استعداد لمواصلة العلاقة ، فضلاً عن عدم احترام المحاور. من المهم أن نفهم أن هذا غير مقبول.

البريد الإلكتروني: آداب العمل

ثانيا البديل الممكنالمراسلات - عن طريق البريد الإلكتروني. هنا ، أيضًا ، هناك عدد من خصائصه الخاصة. لذلك ، على سبيل المثال ، إذا تلقى المرسل إليه الرسالة لأول مرة ، فمن الضروري أن تبدأ بعرض تقديمي لشركتك ، ووصف لأنشطتك ، مع المهام المحتملة التي من المفترض أن يتم تنفيذها. مع المراسلات الطويلة ، تحتاج إلى الاحتفاظ بتاريخ الرسائل السابقة ، والتي على أساسها يتم بناء كل رسالة تالية.

يجب أن يحتوي الحرف الأول بالتأكيد على تحية ونداء. بعد ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى رد سريع ، فيمكنك حذف الاستئناف (إذا كان ذلك مناسبًا). في الاتصال عبر الإنترنت ، لا يعتبر الكثيرون أنه من الضروري وضع علامات الترقيم ، وكذلك الكتابة بدون أحرف كبيرة. هذا غير مقبول في آداب البريد الإلكتروني للأعمال.

لا ينبغي أن يكون حجم البريد الإلكتروني كبيرًا جدًا - عادةً ما يكون نصف حجم ما يعادله من الورق. في الحالة نفسها ، إذا كان مطلوبًا إبلاغ المرسل إليه بكمية كبيرة من المعلومات ، فيجب الإشارة فقط إلى ملاحظة مصاحبة قصيرة في نص الرسالة ، ويجب إرفاق المادة نفسها كمرفق بكلمة أو أي ملف آخر - هذا ما تتطلبه آداب خطاب العمل عن طريق البريد الإلكتروني. مثال على هذه الرسالة قد يكون: "مساء الخير عزيزي السيد إيفانوف! نرسل لك عينات من كتيباتنا الإعلانية. يمكنك التعرف عليهم في المرفق ... ".

أما التوقيع فيجب أن يكون. يمكنك التوقيع في نهاية كل حرف ، أو يمكنك عمل توقيع تلقائي يتم إلصاقه ميكانيكيًا. غالبًا ما يستخدم الممثلون هذا الخيار الشركات الكبيرة... يجب أن يشير التوقيع إلى اسمك ولقبك وموقعك معلومات للتواصل، مكان العمل. تحتاج إلى تصميمه بطريقة تناسب سبعين حرفًا ولا تشغل أكثر من خمسة أو ستة أسطر.

يجب أيضًا قول بضع كلمات حول الرد على الرسالة. تتضمن آداب العمل الخاصة بالبريد الإلكتروني تلقي رد على رسالة في غضون يومين - ليس أكثر. إذا تطلب الأمر مزيدًا من الوقت ، يجب عليك إخطار المحاور بذلك. تحافظ التعليقات على جميع الرسائل على سمعة الشركة أو رائد الأعمال. من أجل معرفة ما إذا كانت الرسالة قد وصلت إلى المرسل إليه ، يمكنك استخدام وظيفة الإخطار بالاستلام - سيأتي تأكيد التسليم تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، لا يُمنع إجراء مكالمة اختبار.

صيغ الكلام ، أو الكليشيهات

الكليشيهات ، صيغ الكلام ، الكليشيهات - مهما قلت ، ستظل جزءًا لا يتجزأ من المراسلات التجارية. من الدورة المدرسية ، نتذكر أن الكليشيهات تسمى التعبيرات الثابتة. لا يوجد الكثير منهم:

• يمكن التعبير عن الأسف بمساعدة العبارات التالية: "للأسف ، ليس لدينا فرصة للموافقة ..." ، "نأسف لإبلاغك ..." ، "للأسف ، علينا إبلاغ ..." وهكذا تشغيل.
• يتم التعبير عن الامتنان من خلال الكليشيهات مثل: "اسمحوا لي أن أعرب عن امتناني ..." ، "شكرا لك ..." ، "النظر في مساهمتك ...".
• يمكنك دعوة المرسل إليه لهذا الحدث أو ذاك باستخدام الطوابع: "نتشرف بدعوتك ..." ، "نتمنى موافقتك ..." ، "يسعدنا دعوتك ..." ، "سنكون سعداء برؤيتك ..." وما شابه.
• يمكنك إنهاء الرسالة بالعبارات التالية: "ننتظر أفكارًا جديدة منك ..." ، "نتمنى لك التوفيق ..." ، "نأمل في مزيد من التعاون المثمر ...".

القواعد الذهبية للمراسلات التجارية

الأخطاء الشائعة في المراسلات التجارية

هناك العديد من الأشياء التي تبدو صغيرة والتي يمكن أن تصبح قاتلة في حالة علاقات عمل... غالبًا ما تؤدي هذه الأشياء الصغيرة إلى إنهاء العلاقات ذات المنفعة المتبادلة ، وإنهاء المعاملات وما شابه ذلك من الأشياء غير السارة. عليك أن تعرف العدو عن طريق البصر!

1. لا يمكنك الكتابة (والاتصال أيضًا!) عن العمل خارج ساعات العمل! كم مرة ، لا نريد أن نتحمل حتى الصباح ، نضايق شركائنا أو عملائنا أو زملائنا في التاسعة أو العاشرة أو حتى الحادية عشرة مساءً. يبدو لنا أن كل شيء سيختفي بين عشية وضحاها وينهار وينهار ولن يكون من الممكن إنقاذ الموقف بعد الآن. وتلك العينات النادرة القادرة على الصمود حتى الصباح ، لسبب ما ، تعتقد أن السادسة صباحًا هي وقت التواصل. بعد كل شيء ، إذا لم أكن أنام ، فلا أحد ينام. للأسف ، مثل هذا السلوك فقط يزعجنا ويحرض علينا.
2. لقد تم ذكر هذا بالفعل بشكل غير مباشر ، ولكن مع ذلك - لا يمكن أن يكون هناك ألفة! يتم الاتصال في العمل حصريًا على "أنت" (بحرف كبير ، فهذا يعني - الأدب والاحترام).
3. يمكن أن يكون التبادل المفرط للمجاملات ضارًا أيضًا. أولا ، يأخذ بعيدا وقت ثمين، ثانيًا ، يبدو الأمر مزعجًا ومملًا بعض الشيء. لا داعي للغيرة.

في عصرنا ، هناك الكثير من الأدبيات التي تتسع أحيانًا للعيون. كما توجد كتب كافية عن ثقافة الكلام ، بما في ذلك الكتابة.

يمكن نصح أولئك الذين يرغبون في السيطرة في هذا المجال الأعمال التالية: "Business Letter Etiquette" لأوليغ دافتيان ، "ثقافة الخطاب الكتابي" بقلم تاتيانا ديجتيريفا ، "آداب الخطاب الروسي" بقلم ناتاليا فورمانوفسكايا وآلا أكيشينا ، "آداب العمل" لإيلينا بير ، "آداب الكلام الروسية" بقلم ناتاليا فورمانوفسكايا و آخرين كثر.

1. تتطلب آداب خطاب العمل استخدام علامة تعجب في نهاية الرسالة للتأكيد على قضية أو شخص معين.
2. يشير العنوان بالاسم إلى المرسل إليه إلى علاقة أوثق وطويلة الأمد ، ويؤكد اللقب على المسافة.
3. تتميز آداب خطابات الأعمال في روسيا بالتساوي بين الجنسين ، لأن معظم المهن غالبًا ما تكون ذكورية فقط.

إن الامتثال لقواعد المراسلات التجارية ليس بالأمر الصعب ، لأنه لا يوجد الكثير منها. تذكرهم ليس بالعلم العظيم. لكن في نظر من حوله ، فإن الشخص الذي يمتلك آداب خطابات الأعمال سيكون دائمًا متعلمًا ومثقفًا ، شخصًا يسعد التعامل معه.