Выставочная деятельность как социальная система

А. В. Целехович

Выставочная деятельность включает в себя два различных значения: художественная выставка и выставка как «... кратковременное, периоди­чески повторяемое мероприятие, во время которого предприятия на ос­нове образцов дают потребителям представление о предлагаемых това­рах (услугах) с целью их продажи» . В данном случае речь пойдет о выставочной деятельности в ее втором значении. Из определения вид­но, что основное назначение выставки лежит в области экономики. Но постоянный рост количества проводимых в нашей стране выставок при­вел к росту их значимости не только как экономического, но и как соци­ального события.

С точки зрения социологии, выставочная деятельность - это набор разноплановых коммуникаций, которые осуществляются преимущест­венно на ограниченной площади выставочного павильона в течение ог­раниченного периода времени. «Социальная система - совокупность элементов (различных социальных групп, слоев, социальных общно­стей), находящихся между собой в определенных отношениях и связях и образующих определенную целостность» . Выставочную дея­тельность можно рассматривать как социальную систему, так как ее от­дельные элементы, обладая значительной долей автономности в рамках общей системы, все равно осознают себя элементами одного целого (выставки) и подчиняются единым общим правилам взаимодействия. При этом внутренние связи между отдельными участниками в ходе выста­вочной деятельности отличаются высокой интенсивностью, что обеспе­чивает относительную целостность выставки как системы.

В выставочную деятельность включены четыре непосредственных участника, каждый из которых играет свою определенную роль. Во-первых, это – организатор, один или несколько. Во-вторых, это – экспо­ненты или участвующие организации. В-третьих, это – посетители. И, в-четвертых, это – средства массовой информации. Основные организато­ры выставок в Республике Беларусь:

Национальный выставочный центр «БЕЛЭКСПО»

Экспофорум

«Грин Экспо»

T&C (ЗАО «Техника и коммуникации»)

Согласно общей теории систем, свойства системы в целом несводи­мы к механической сумме свойств ее отдельных элементов и больше этой суммы. Как социальная система выставочная деятельность обладает следующим специфическим свойством: она значительно уплотняет те социальные коммуникации, которые обычно протекают между ее участ­никами вне выставочной деятельности. Это обусловлено тем, что выста­вочная деятельность позволяет в ограниченное время на ограниченном пространстве встретиться именно тем социальным субъектам, которые прямо или косвенно относятся к одной и той же или близким сферам общественной жизни. В первую очередь, это – экономическая сфера. Но также это могут быть сфера средств массовой информации (выставка «СМИ в Беларуси»), сфера отдыха и развлечений, медицины и др. Уча­стники выставочной деятельности получают возможность встретиться почти одновременно с большим числом других значимых для них соци­альных субъектов. Таким образом, те коммуникации, на которые иначе участники могли бы затратить много времени, они осуществляют в тече­ние нескольких дней, которые длится выставка. Конечно, на любой вы­ставке присутствует определенное число случайных участников. Основ­ная часть случайных участников приходится на посетителей.

Одним из отличительных свойств сложно организованных социаль­ных систем являются протекающие в них процессы социального управ­ления. То есть отдельные элементы действуют под воздействием таких факторов, общей интенсивностью, длительностью и другими характери­стиками которых можно в той или иной мере управлять. Таким образом, существование социальной системы подвергается в значительной мере рациональному управлению. С той оговоркой, что поведение отдельных социальных акторов, а также их совокупностей не всегда рационально и предсказуемо. Выставочная деятельность содержит в себе определенные нормы, правила и механизмы, которые позволяют регламентировать по­ведение отдельных участников. Как простей пример, временные сроки проведения выставки или режим работы в течение дня.

Выставка является динамической системой. В ее функционировании можно выделить следующие этапы:

Подготовительный этап.

Непосредственно выставочная деятельность.

Послевыставочный этап. Обычно первым в отдельный этап выделяют этап принятия решения

об организации выставки (для организаторов) или об участии в выставке (для остальных типов участников). Но представляется логичным отнесе­ние принятия подобных решений к подготовительному этапу вместо вы­деления его как самостоятельного. На подготовительном этапе субъекты выставочной деятельности принимают решение о своем участии, нала­живают необходимые для участия связи, осуществляют коммуникации, сопровождающие подготовку участия. На этом этапе также задаются те критерии, по которым впоследствии будет оцениваться успешность уча­стия в выставке. На втором этапе участники осуществляют собственно выставочные коммуникации, то есть те социальные коммуникации, ради которых субъекты участвуют в выставке. На данном этапе наблюдается наибольшая плотность социальных коммуникаций между участниками, так как участники стремятся извлечь из участия в выставке максималь­ный эффект. На третьем этапе производится оценка эффективности уча­стия.

О социальной значимости выставок говорит не столько рост общего числа проводимых выставок, сколько рост числа направлений, в рамках которых проходят выставки. Согласно данным одной из компаний-организаторов («ГринЭкспо») за последние три года возросло количест­во выставок по таким сферам как продукты питания и напитки, сфера развлечений, бытовые услуги. Число выставок, относящихся к сфере промышленности, энергетики и строительной отрасли, остается в целом неизменным. Возможно, это связано с тем, что промышленные выставки проводились уже давно, и их число и периодичность уже устоялись. А сейчас выставочная деятельность начинает осваивать те сферы общест­венной жизни, которые раньше в ней не участвовали. Как показывает анализ годичных календарей выставочной деятельности, разброс направ­лений очень широк: от промышленности и энергетической отрасли до сферы развлечений и религиозных выставок

Ыставочная деятельность выполняет следующие социальные функ­ции:

Интегративная: выставочная деятельность на некоторое время собирает вместе различных социальных агентов, принадлежащих к одной или нескольким смежным областям общественной жизни. Эта функция затрагивает всех участников выставочной деятельности.

Установление новых и подержание существующих связей. Данная функция, прежде всего, относится к экспонентам и посетителям.

Информационная: экспоненты, посетители и средства массовой информации участвуют в выставочной деятельности с целью получения и передачи новой информации. В меньшей степени данная функция затрагивает организаторов.

Получение обратной связи о результатах и качестве своей деятельности. Эта функция практически не затрагивает участие в выста­вке посетителей и средств массовой информации.

Мониторинг среды: анализ существующих социальных связей (как своих социальных связей, так и социальных связей между другими агентами), поиск и анализ нововведений и основных тенденций текущей и смежных областей деятельности.

Символическая: создание, поддержание или изменение статуса и образа участника. Эта функция прямо касается всех четырех типов участ­ников, но наибольшее значение имеет для экспонентов и организаторов.

В целом, выставка позволяет участвующим сторонам изучить новые направления развития отрасли, наладить новые контакты и показать свои собственные достижения и новые тенденции. Реже выставки использу­ются участвующими сторонами для получения обратной связи о резуль­татах и качестве своей деятельности.

Литература

1. Назаренко Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга. М., 1997.

2. Социология: Энциклопедия / Сост. А. А. Грицанов, В. Л. Абушенко, Г. М. Евель-кин, Г. Н. Соколова, О. В, Терещенко. – Мн.: Книжный Дом, 2003. 1312 с.

3. Щербич Г. А. , Анохина Н. Н. Выставки как инструмент маркетинга: Учеб. Метод. Пособие. Мн.: БГЭУ, 2000. 32 с.

Выставочная деятельность - это важнейший инструмент, который позволяет компаниям продвигать свою продукцию на рынке, поддерживать деловое общение с партнерами, быть в курсе новейших тенденций в своей профессиональной отрасли.

Основная концепция выставочной деятельности в том, чтобы предоставить каждому экспоненту максимально широкие возможности для презентации своей компании и, таким образом, показать на специализированных выставках самую полную картину того, что происходит в определенной сфере. Над этим работают сотни сотрудников в самом «Экспоцентре» и в компаниях, которые проводят свои выставки в залах на Красной Пресне. Над этим же трудится каждый конкретный экспонент, и только из совместной работы всех этих людей получается то, чем мы так гордимся: широкая, яркая, разнообразная и плодотворная выставочная программа. Около двух миллионов человек ежегодно посещают «Экспоцентр» и находят в его павильонах новые идеи для развития своего бизнеса, надежных партнеров и постоянных клиентов.

Конечно, организация выставочной деятельности - это грандиозная задача, требующая огромного штата сотрудников и слаженной работы всех отделов. «Экспоцентр» знает об этом не понаслышке, поскольку он выступает не только в качестве площадки для проведения мероприятий, но и как непосредственный организатор нескольких десятков крупных международных выставок. Все собственные мероприятия «Экспоцентра» проводятся на высочайшем уровне, и многим из них заслуженно присуждены знаки российских и международных выставочных союзов. Для организации выставочной деятельности в «Экспоцентре» работает ряд структурных подразделений, каждое из которых отвечает за выставки определенной тематики: химико-технологические, машиностроительные, выставки пищевой промышленности и т.д. Такое разделение позволяет успешно контролировать все этапы подготовки и проведения мероприятий.

Чтобы качество выставок росло с каждым годом, а размах мероприятий только увеличивался, «Экспоцентр» всегда устанавливает самые высокие стандарты и ставит самые серьезные цели выставочной деятельности. К чему бы ни стремились отдельные экспоненты, вектор всегда един, и он направлен на поддержку отечественной промышленности и налаживание крепких и долгосрочных деловых контактов между регионами и странами. Все профессиональные выставки неизменно проводятся при содействии властей, и одна из ключевых задач, стоящих перед «Экспоцентром», - поддерживать государственные программы в области развития экономики, производства, социальной сферы. Не случайно проводится так много выставок, тематика которых связана с приоритетными для нашей страны отраслями промышленности и науки. Кроме того, «Экспоцентр» никогда не обходит своим вниманием вопросы образования, медицины, занятости населения.

Грамотная разработка концепции выставочной деятельности и целей выставочной деятельности - это вопрос принципиальной важности, потому что стране и миру нужны правильно подобранные международные выставки, нужна эффективная командная работа экспонентов, нужно развитие тех отраслей, которые играют особую роль на данном конкретном этапе истории.

История выставочной деятельности

Всемирную историю выставочной деятельности можно отсчитывать хоть с XII века, когда cредневековую Европу захлестнула волна ярмарок. Именно тогда в определенных городах начали регулярно устраивать грандиозные шумные мероприятия, куда ремесленники свозили лучшие образцы своей работы, а купцы доставляли товары со всего мира. Тогда же началось и деление ярмарок в зависимости от их специфики: в одни города на торг свозили в основном ткани, в другие - продукцию сельского хозяйства, в третьи - домашнюю утварь. Согласитесь, это несколько напоминает современное тематическое деление выставок.

Но, конечно, той датой, от которой можно вести отсчет истории выставочной деятельности, стал 1851 год, когда состоялась первая Всемирная выставка в Лондоне. Здесь, напротив, тематика была даже слишком широкой: на выставке было представлено все: от промышленных товаров до произведений искусства. Но, вероятно, история не знала другой выставки, которая проводилась бы с таким размахом и имела бы столь грандиозный успех.

А в нашей стране важнейшей вехой выставочной истории стали выставки советской эпохи. Именно тогда, в 1959 году впервые на мировую арену вышел «Экспоцентр», который выступил организатором немыслимой по тем временам выставки промышленных достижений США в Москве в Сокольниках. Это был первый масштабный проект, положивший начало целой череде национальных выставок. А уже в 1960-х годах «Экспоцентр» стал заниматься специализированными выставками, и в 1965 году впервые открылась выставка «Химия», и по сей день являющаяся одной из крупнейших в «Экспоцентре». С каждым годом программа мероприятий расширялась, и на свет появлялись те выставки, которые сейчас нам хорошо знакомы: «Электро», «Нефтегаз», «Инлегмаш» и многие другие.

Первый павильон «Экспоцентра» был построен на Красной Пресне в 1977 году, что, конечно, дало грандиозный толчок к развитию выставочной инициативы.

Сегодня история выставочной деятельности продолжается здесь, в девяти просторных и современных павильонах выставочного центра. В 2014 году «Экспоцентр» отметил свое 55-летие, и на сегодняшний момент является одним из крупнейших организаторов отраслевых мероприятий в России и СНГ.

Особенности выставочной деятельности

На протяжении всей своей истории «Экспоцентр» стремится сделать участие в выставках максимально удобным и эффективным для экспонентов, в том числе для представителей многочисленных зарубежных компаний, которые приезжают на выставки в Москву. Одна из ключевых особенностей выставочной деятельности в том, что любой экспонент может получить в «Экспоцентре» широчайший спектр услуг, включающий в себя размещение в гостиницах, визовую поддержку и многое другое. Конечно, большая часть услуг связана непосредственно с выставочной деятельностью: это аренда стендов, их оформление, уборка, охрана, аренда разнообразного выставочного оборудования, ноутбуков, LCD-проекторов, звукоусилительной техники. Для максимального удобства была организована система «одного окна», благодаря которой все услуги можно заказать в одном месте.

Кроме того, на сайте выставочного комплекса функционирует система MatchMaking, призванная облегчить организацию деловых встреч на выставочных мероприятиях и дать возможность партнерам заранее назначить время для общения. А для повышения эффективности выставок «Экспоцентр» проводит обучающие семинары для участников мероприятий. На них слушатели получают массу практических советов о том, как минимизировать расходы, грамотно пройти через подготовительный этап и получить от выставки коммерческую пользу.

Еще одна особенность выставочной деятельности «Экспоцентра» - ее многообразие. В зависимости от своих целей и приоритетов участники мероприятий выбирают различные виды активности. В рамках выставок всегда проходят круглые столы, конференции, форумы, которые пользуются большой популярностью у гостей и участников выставок. Многие мероприятия предусматривают также образовательную программу, включающую в себя семинары, мастер-классы, тренинги. Иногда в программу выставок входят и культурные мероприятия, что делает напряженные выставочные дни не только полезными, но и приятными, давая участникам выставок дополнительную возможность для неформального общения и более близкого знакомства.

Каждое профильное мероприятие имеет свои особенности выставочной деятельности, это делает каждую выставку неповторимым событием.

Конгрессная и ярмарочная выставочная деятельность

Еще одно важное направление развития - это выставочно-ярмарочная деятельность. Хотя большинство мероприятий «Экспоцентра» носит профессиональный характер и направлено на общение специалистов, ежегодно проводится несколько открытых выставок-ярмарок. Украшением программы выставочного комплекса является сезонная выставка-продажа изделий народных промыслов «Ладья». Это мероприятие имеет большое национальное значение, объединяя талантливых мастеров и хранителей бесценной народной культуры. Выставка всегда вызывает живой интерес публики и собирает огромное количество гостей. Этим выставочно-ярмарочная деятельность на территории ЦВК «Экспоцентр» не исчерпывается, проводятся и другие открытые мероприятия. Возможности выставочного комплекса располагают к проведению ярмарок для широкой публики, т.к. его выставочная площадь составляет 165 тыс. кв. м, имеются большие возможности для проведения мероприятий как в павильонах, так и на открытых площадках.

То есть экспоненты в большинстве своем начинают готовиться едва ли не в самый последний момент, а потому не успевают корректно спланировать мероприятие и оповестить целевую аудиторию. Это ни в коей мере не способствует привлечению достаточного числа заинтересованных лиц, а стало быть, и расширению сбыта.

2.2. Основные принципы маркетинга в применении к выставочной деятельности

Выставочная деятельность предприятия реализуется на следующих фазах (см. в сравнении с табл. 1):

Принятие решения об участии в выставке (соответствует этапу подготовки в коммерческом цикле);

Организация участия в выставке (соответствует таким этапам коммерческого цикла, как запуск, обустройство, застройка выставки и работа с персоналом);

Функционирование стенда (соответствует таким этапам коммерческого цикла, как открытие выставки, реализация деловой программы, закрытие выставки);

Послевыставочная деятельность (включает мероприятия по удержанию клиентов, проводимые уже после закрытия выставки).

Каждая из указанных фаз выставочной деятельности важна для эффективного осуществления сбытовой политики с целью получения необходимого результата. На каждой из них при грамотном подходе реализуются определенные маркетинговые принципы. Основной принцип – комплексный подход к достижению намеченных фирмой целей, то есть применение маркетинг-микс. Заметим, что данное требование вытекает из веяний времени, но отнюдь не из природы самой выставки. Конечно, маркетинг-микс предполагает различные способы стимуляции сбыта, затрагивающие ценообразование, распределение, товарную политику и т. д. Но он вовсе не предполагает синтеза разных рекламных жанров и вообще использования разных маркетинговых коммуникаций. Следовательно, маркетинг-микс как главенствующий принцип не связан генетически с природой выставочной деятельности.

Ключевые требования маркетинга сводятся к (а) изучению рынка, (б) созданию собственного рынка, (в) осуществлению стабильно возрастающего сбыта. Выставочные мероприятия в полной мере отвечают всем трем требованиям маркетинговой политики предприятия.

Начать с того, что выставки представляют собой высокоэффективный способ проведения рыночных и иных – экономических, социокультурных – исследований. Прикладная информация, собираемая на выставке, служит срезом конкретной рыночной ситуации, что обеспечивает успешный поиск новых рынков или путей к расширению рынков уже существующих, а также и оптимальных способов продвижения на них товаров. Отсюда следует, что выставку надлежит рассматривать в качестве части маркетингового плана, но никак не случайного события.

Значимость рыночных исследований на выставке заключается в следующем. Во-первых, они обеспечивают получение внушительного объема сведений с большей скоростью и с более низкими совокупными затратами, чем при традиционном исследовании.

Далее выставки позволяют отслеживать динамику различных показателей, выявлять тренды и определять их величину, поскольку проводятся подобные мероприятия с известной регулярностью. Специализация выставок помогает определить, действительно ли наблюдаемые тренды охватывают весь рынок либо его отдельный сектор, подсектор и т. д. Обнаружение наиболее перспективных сегментов рынка позволяет сосредоточить на них максимум внимания.

В наши дни отмечается стремление организаторов проводить специализированные (отраслевые) выставки, число которых достигает 85 % от общего числа подобных мероприятий, в то время как на долю многоотраслевых выставок приходятся лишь оставшиеся 15 %. Согласно Международному классификатору Международного союза ярмарок (UFI) наибольшее число в процентном соотношении из специализированных выставок составляют:

а) информация, связь, офисное оборудование, оргтехника, образование, игровая электроника, сопутствующее оборудование – 12 %;

б) продукты питания, напитки и табачные изделия, отели, рестораны, организации общественного питания, соответствующее оборудование – 15 %;

в) здравоохранение, гигиена, охрана труда и безопасность, соответствующее оборудование – 8 %;

г) благоустройство, строительство, оснастка и комплектация, соответствующее оборудование – 8 %.

Заметим, что в России выставки, посвященные компьютерной технике из года в год все более утрачивают свою популярность и, по всей вероятности, вскоре вовсе себя изживут, что, однако, не приведет к «вымиранию» выставок по ИТ в целом. Как такое возможно? Дело в том, что ныне становятся все более популярны не только и не столько конкретные виды оборудования, сколько услуги по обработке электронных данных, предоставляемые на таком оборудовании. В этой связи одной из наиболее «долгоживущих» тематических выставок, например, являлась отраслевая выставка-конференция DOCFLOW, которая рассматривается как уникальное для российского рынка мероприятие.

Проводимая с 1996 г. по инициативе компании ABBYY выставка посвящена последним достижениям в области электронного документооборота. Целевой аудиторией выставки являются специалисты и руководители, испытывающие потребность в ознакомлении с новейшими системами автоматизации управления и обработки деловых документов. Данные выставки, несмотря на рекордно короткую продолжительность (всего один день), собирают большое число людей: так, в 2003 г. мероприятие посетило около 2000 человек из 940 организаций.

Специализация выставок необходима и отчасти оправдана, однако рыночная среда в целом сопротивляется узкой специализации, которая, по-видимому, неоправданна на современном этапе развития мирового рынка. Сопротивление узкой специализации при благожелательном отношении к умеренной специализации как таковой наблюдается и в нашей стране. Если российские экспоненты в 81 % случаев отдают предпочтение узкоспециализированным выставкам (что логично, если рассматривать мероприятие как вечеринку со старым партнером), то посетители с одинаковым рвением посещают как узкоспециализированные (99 %), так и менее специализированные, на которых представлена крупная отраслевая ветка (84 %). Вероятно, это объясняется желанием ознакомиться с как можно более широким ассортиментом товаров, причем не только близкородственных.

2.3. Выставки и ярмарки

Понятия торговой ярмарки и выставки зачастую слабо различимы на практике. И тем не менее разница между ними существует. Торговая ярмарка рассматривается знатоками маркетинга как кратковременное мероприятие, периодически проводимое в одном и том же месте. При этом на ярмарке в число экспонентов попадает множество предприятий, демонстрирующих почти все товары и услуги в рамках отрасли или, нередко, группы отраслей. Цель ярмарки состоит в том, чтобы предприниматели получили возможность заключить договоры непосредственно в процессе мероприятия. Между тем торгово-промышленная выставка – мероприятие, обладающее всеми основными признаками выставки, но проводимое с целью содействия продажам.

Стало быть, отличительной чертой ярмарок является то, что они обычно предполагают непосредственное осуществление экспонентами прямых продаж демонстрируемой продукции. Резюмируем: непосредственно на выставках договоры можно и не заключать, выставка более ориентирована на рекламу, стимулирование сбыта вместо самого сбыта, хотя в настоящее время различение между понятиями «выставка» и «ярмарка» сведено до минимума.

Можно признать справедливым отсутствие на практике четкого разграничения между выставками и ярмарками, поскольку лишать фирму возможности заключить выгодное соглашение прямо в ходе демонстраций товара было бы нецелесообразно.

Практичный английский язык различает наряду с fair (ярмаркой) также exhibition (выставка товаров и услуг), exposition (экспозиция), show (показ, шоу – обычно зрелищное мероприятие), conference (конференция, что предполагает пресс-конференцию), display (демонстрация), salon (выставка транспортной техники – из французского). В совокупности все мероприятия такого рода объединяются понятием event ([коммерческое] событие), откуда и происходит термин событийный маркетинг.

Тонкую разницу между событиями можно проследить на конкретных примерах из практики:

Ярмарка-продажа (ориентация на сбыт);

Выставка достижений народного хозяйства (ориентация на рекламу);

Экспозиция – у нас в стране под этим термином понимается отдел выставки, посвященный продукции от одного производителя (у англичан это exhibit), тогда как на Западе выставка-экспозиция есть мероприятие, ориентированное на тематический, узкоспециализированный показ малых масштабов;

Авиашоу (ориентация на показ товара в действии, с элементами представления);

Конференция по применению биологически активных добавок (информация о товаре, который нельзя рекламировать со стенда);

Демонстрация – активная работа стендистов (также display – это стенд);

Автосалон (показ автомобильного транспорта, что предполагает активную работу промоутеров).

В общей сложности выставочные мероприятия удобно классифицировать по направлению работы, обособляя три крупные группы:

а) ярмарки по осуществлению продаж и заказов;

б) информационно-ознакомительные выставки;

в) выставки, проводимые в целях развития коммуникации и деловых контактов.

Кроме того, в нашей стране любые выставочные мероприятия принято различать на разновидности по составу участников, месту проведения и экономическому значению: региональные, межрегиональные, национальные и международные. Региональные выставки отличаются сферой действия с радиусом 100 км. На них представлены одна или несколько отраслей, активно выступают главным образом малые по величине предприятия. Межрегиональные выставки однотипны по структуре с региональными, но отличаются большим радиусом действия и обычно представляют продукцию средних предприятий.

Национальные выставки демонстрируют достижения промышленности целой страны в нескольких отраслях или в одной комплексной отрасли (например, вся пищевая промышленность, без различения на мясомолочную, хлебопекарную и т. д.). Такие мероприятия часто организуются внутри страны, но могут проводиться и за рубежом. Международные выставки проводятся как внутри страны; так и за рубежом, на них иностранные представители являются не только посетителями, но и экспонентами (от 10–15 % зарубежных экспонентов).

Что касается различий в сроках и способах проведения выставок, то на основании данного признака можно выделить нижеследующие виды коммерческих событий. Во-первых, краткосрочные выставки, они же соло-выставки. Такие мероприятия проводятся в течение не более трех недель. Они могут быть либо универсальными, либо специализированными.

Во-вторых, нужно назвать передвижные выставки, которые осуществляются путем использования различных транспортных средств: борт судна, автофургон, салон самолета. Нередко такие выставки функционируют как ярмарки, то есть через них реализуется экспонируемая продукция.

В-третьих, следует упомянуть принципиально новый, молодой вид выставок, каковым являются торговые недели. Эти мероприятия организуются в универсальных магазинах, гипермаркетах для показа и продажи потребительских товаров.

Можно назвать немало других разновидностей. Так, заслуживают внимания постоянные выставки, которые организуются, как правило, при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей. Такие выставки тоже являются ярмарками в строгом смысле слова, поскольку рассчитаны на заключение сделок непосредственно по ознакомлении иностранных бизнесменов с предоставленными им образцами продукции. Однако, как видно, этот и прочие виды маркетинговых событий связаны с внешнеэкономической деятельностью, а потому несколько «экзотичны». Распространяться о них более не стоит, поскольку вопросу внешних торговых сношений посвящена специальная литература.

Лучше ради развития затронутой темы рассмотреть виды выставок, следуя их классификации по таком признаку, как частота проведения. Прежде всего следует назвать периодические выставки, проводящиеся каждые два года или даже реже, но регулярно (раз в 3, 4, 5 лет и т. д.). Затем назовем ежегодные выставки, частота проведения которых составляет 1 раз в год, что и следует из их названия. И наконец, существуют сезонные выставки, которые проводятся несколько раз на протяжении года, обычно два (теплый и холодный сезон) или четыре (по четырем временам года). Частота проведения выставки определяется преимущественно видом предлагаемой продукции и условиями конкуренции. Скажем, показ модной одежды удобно и выгодно устраивать до четырех раз в год, а вот новинки в строительных технологиях могут демонстрироваться с интервалом два года и даже более.

Как следует из мирового опыта, выставки можно классифицировать еще и по значимости мероприятия для экономики города, региона, страны. Это позволяет выделить выставки:

а) федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

б) выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

в) выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

г) выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

Наряду с перечисленными существует классификация выставок по территориальному признаку, в которой учитывается, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие. Территориальный признак позволяет различать выставки, проводимые внутри страны, и выставки, проводимые на территории других стран.

Также на практике применяется классификация выставок по времени функционирования. В зависимости от продолжительности работы принято различать выставочные мероприятия: постоянно действующие (от 6 месяцев до 1 года и более); временные (от 2 недель до 5 месяцев); краткосрочные (от 1–5 дней до 2 недель).

2.4. Терминология выставочной деятельности

На основании Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации дадим определение важнейшим понятиям, составляющим терминологическое поле выставочно-ярмарочного бизнеса.

Выставки и ярмарки – это рыночные многокомпонентные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги. В рамках выставок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту. Многокомпонентность выставок сводится к тому, что они включают в себя (а) демонстрацию экспонатов, (б) конференции и семинары, (в) «круглые столы», (г) иные мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Выставочный организатор (или организатор выставки) – это зарегистрированная в соответствии с российским законодательством организация, основным видом деятельности которой является подготовка и проведение выставочных мероприятий как в нашей стране, так и за рубежом.

Экспонент – физическое или юридическое лицо (по тексту– предприятие), использующее за плату или на иных условиях выставочную площадь от выставочного организатора в целях демонстрации своей продукции, работ, услуг в ходе проведения выставочного мероприятия. То же, что и участник выставки.

Выставочная площадь – совокупное пространство городской либо иной антропогенной среды, как-либо обособленное и используемое под осуществление выставочной деятельности: ради размещения экспозиций, приема посетителей и т. д. При этом выставочный организатор может либо (а) быть владельцем выставочных площадей либо (б) организовывать выставочно-ярмарочные мероприятия на арендуемых выставочных площадях.

Застройка – обустройство выставочной площади посредством специальных конструкций для выполнения ею своих прямых функций. При монтаже на выставочной площади выставочного стенда принято говорить о застройке стенда.

Экономическая эффективность – соотношение прироста реальных доходов предприятий и финансовых поступлений в бюджеты различных уровней вследствие реализации выставочных программ и/или мероприятий к затратам на осуществление выставочной деятельности.

Мультипликативный эффект – влияние развития выставочной деятельности на показатели экономического, социального и культурного благополучия страны. Из экономических факторов следует назвать: (а) устойчивый рост спроса на продукцию и услуги соответствующих отраслей, (б) увеличение объемов продаж, (в) увеличение объема налоговых поступлений в бюджеты различных уровней, (г) развитие отраслей инфраструктуры и смежных отраслей. Суммирование выгод от проявлений мультипликативного эффекта в сличении с калькуляцией расходов позволяет найти экономическую эффективность выставочной деятельности.

Стабилизация экономики Российской Федерации, необходимость стимулирования положительных структурных изменений в пользу наукоемких и высокотехнологических производств, ставят новые задачи по продвижению отечественных технологий, товаров и услуг на внутренний и внешний рынки. Как показывает мировая практика, одним из наиболее эффективных методов решения вышеизложенных проблем является выставочная индустрия:

Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации перспективных направлений развития экономики. Чрезвычайно возросшая прозрачность рынка, низкие издержки поиска информации, прогрессирующее дерегулирование неизмеримо обостряют конкуренцию в отношении сроков и компетенций. Глобализация влечет за собой слияния компаний, перегруппировку сил, формирование новых структур, образование стратегических альянсов. Как один из важнейших инструментов торговой, инвестиционной, промышленной и внешнеэкономической политики страны, выставочная индустрия становится системным сегментом национального хозяйства, продвигающим ключевые отрасли. И, как следствие, развитие страны напрямую зависит от того, насколько развита выставочная деятельность.

По своей сложности и многофункциональности российский выставочный бизнес сравним с такими секторами национальной экономики как промышленность, научная, технологическая, предпринимательская деятельность. Алексей Агафонов. Выставочный бизнес России: тенденции и перспективы развития. //Вестник гильдии выставочных организаций МТПП, Октябрь, 2005 г.

Характерной особенностью современного этапа развития выставочного бизнеса является необходимость совершенствования механизма комплексного развития выставочных услуг. Это связано как с общими экономическими тенденциями, так и с появлением новых рыночных законов: жесткая конкуренция, необходимость поиска оптимальных контрагентов и формирования новых способов сбыта продукции, возрастание роли рекламы.

Ускоренное технологическое развитие, прежде всего информационных и коммуникационных технологий, и связанное с этим наступление глобализации приводит к росту значения выставочных проектов в ряду коммуникативных инструментов, которые: становятся одним из эффективных механизмов реализации инновационного процесса;

· обеспечивают мобильность рынка;

· создают необходимое информационное поле;

· формируют значительные финансовые потоки;

· приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней.

Начало нового этапа развития выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности определяется и изменениями условий ведения бизнеса, связанными с процессом вступления России в ВТО. В данной связи выставочно-ярмарочная деятельность приобретает качественно новое значение в контексте поддержки отечественных товаропроизводителей. Порядок регулирования торговли услугами в рамках ВТО неизбежно влечет усиление конкуренции с иностранными фирмами с одной стороны, и ограничение инструментария защиты российских производителей - с другой. Все это объективно приводит к необходимости защиты российских выставочных организаций, которые после снятия барьеров могут оказаться в уязвимом положении, и посредством этого защищать отечественных товаропроизводителей.

Динамика развития выставочного бизнеса в настоящее время свидетельствует о переходе количественных изменений в качественные. Иначе говоря, происходит преобразование выставочного рынка в сторону его глобализации, преобладания тенденций кооперации. Отмеченная тенденция является результатом исчезновения мелких фирм, сокращения как выставок и ярмарок, так и операторов; постепенного исчезновения однотипных выставок Алексей Агафонов. Выставочный бизнес России: тенденции и перспективы развития. //Вестник гильдии выставочных организаций МТПП, Октябрь, 2005 г..

Изменения претерпевает сама философия формирования выставочных проектов, которые сегодня не ограничиваются только экспозиционной составляющей, преобразуясь в Форумы и отраслевые Недели. Реалиями сегодняшнего этапа развития выставочного рынка становятся перепродажи перспективных брэндов слабыми операторами более мощным, формирование выставочных холдингов. Например, в 2000-2003 гг. общее количество выставок и ярмарок, в том числе и универсальных выставок, уменьшилось почти на треть, специализированных - на четверть, операторов стало меньше на 20%.

Особенности нового этапа развития выставочного бизнеса вызывают к жизни и новую парадигму системы управления процессами в выставочной индустрии. Надо признать, что существующие способы и методы данной системы не всегда удовлетворяют динамичным требованиям глобального экономического развития. И потому важнейшей задачей сегодня является разработка научно обоснованных путей и направлений рационального использования механизма управления выставочно-конгрессной деятельностью, базирующихся на общеметодологических положениях планирования экономического и социального развития национального хозяйства страны. Научные основы обеспечения организации полного комплекса выставочных услуг предусматривают постоянное совершенствование методологии, рационализацию подхода к комплексной оценке развития выставочных бизнес-проектов.

Перспективы развития выставочной индустрии сегодня связаны с обеспечением на государственном уровне ее координации и поддержки, обеспечением правовой защиты отечественных выставочников, оценкой выставочной деятельности по результатам эффективности выставочных мероприятий, развитием конгрессной индустрии, созданием современных (и обновлением действующих) выставочных комплексов, формированием многоуровневой системы подготовки и повышения квалификации кадров для выставочной отрасли и, как первоначальный этап совершенствования качества и эффективности реализации бизнес-проектов в данной области - методическое обеспечение процедур подготовки и реализации выставочных проектов.

Москва продолжает оставаться лидером выставочно-ярмарочной деятельности. Речь идет не только о России, но и обо всем пространстве бывшего СССР: более половины всех выставочных и конгрессных мероприятий приходится на российскую столицу. По аренде экспозиционных площадей этот показатель еще выше: более 60% всего объема.

Выставочная деятельность в Москве, по своим масштабам достигла мирового уровня, став важной составной частью экономической жизни столицы. Сегодня выставочно-конгрессная сфера - мощный стимул социально-экономического и культурного развития Москвы, способствующий формированию рыночной инфраструктуры, расширению рынка сбыта товаров и росту экспортно-импортного обмена. Кроме того, интенсификация бизнесс-коммуникаций создает благотворный предпринимательский и инвестиционный климат в городе, способствуя переходу на качественно новый уровень производства товаров и услуг, развитию внешнеэкономических связей Москвы, рациональной интеграции экономики столицы в мировую экономику.

Выставочно-конгрессная сфера Москвы, наряду с вышеуказанным, сама остается источником значительных финансовых поступлений в бюджет города и одновременно увеличивает коммерческую отдачу сферы обслуживания (гостиницы, транспорт, связь, общепит, бытовые услуги, индустрия досуга и др.).

Правительство Москвы, исходя из роли, которую играет выставочно-конгрессная деятельность в реальном секторе экономики города, отводит ей достойное место в приоритетах развития столицы и связывает с ней решение многих насущных задач, стоящих перед Москвой, в том числе и задачи по удвоению внутреннего валового продукта к 2010 году Алексей Агафонов. Выставочный бизнес России: тенденции и перспективы развития. //Вестник гильдии выставочных организаций МТПП, Октябрь, 2005 г..

Таким образом, роль и место выставочно-ярмарочной деятельности в народнохозяйственном комплексе города Москвы подтверждается самим ходом экономического развития столицы на современном этапе. Именно от нее, в частности, в значительной мере зависит наращивание потенциала города и последовательное вхождение Москвы в мировое экономическое пространство.

По статистике Международного союза выставок и ярмарок более 50% всех выставочных мероприятий, устраиваемых сегодня в странах СНГ и Балтии, проводятся в Москве. По площадям это показатель еще выше - свыше 60%. В этой связи программа московских выставок может служить достаточно достоверной базой для анализа процессов формирования и развития выставочного рынка в России.

На выставочном рынке Москвы в настоящее время действует порядка 120 выставочных операторов, 25 из которых являются членами Международного Союза выставок и ярмарок, что составляет порядка трети всех членов Союза. На 15 выставочных площадках столицы ежегодно проводится около 550 выставочно-ярмарочных мероприятий с международным участием, в том числе по предложениям иностранных организаций. Их общая экспозиционная площадь достигает 1.5 млн. кв.м. В этих мероприятиях ежегодно принимает участие около 100 тыс. отечественных, в том числе более 16 тыс. иностранных экспонентов из почти 130 стран ближнего и дальнего зарубежья. Последние 2-3 года столичные выставочные мероприятия устойчиво посещают от 8 до 8.5 млн. посетителей, из которых 2.0 млн. - специалисты практически всех отраслей отечественной экономики, включая малое предпринимательство, ремесла и народные промыслы.

Анализ выставочного рынка Москвы позволяет выделить основные тематические приоритеты, характерные для московских выставочных мероприятий. Наибольшую долю выставочных мероприятий, проводимых крупнейшими операторами в Москве, составляют выставки мебели, текстиля и одежды, транспорта, строительства, здравоохранения, продуктов питания, информатики, средств связи, образования; выставки, посвященные спорту и досугу.

Далеко за пределами нашей страны известны такие крупнейшие московские выставки, как “Мебель”, “Химия“, “Здравоохрание”, Мосбилд”, “Продэкспо”, “Связь-Экспоком”, “Московская международная книжная ярмарка”, “Лесдревмаш”, “Росупак”, “Золотая осень”, “Текстильлегпром” и другие. Именно на этих форумах, демонстрирующих основные достижения развития отрасли, стимулирующих профессиональное развитие и повышение престижа отрасли, стремятся заявить свое присутствие основные игроки отраслевых рынков.

Организаторами наиболее значимых для экономики города выставочных мероприятий являются члены Международного союза выставок и ярмарок. На сегодняшний день 62 московских выставки отмечены профессиональным знаком МСВЯ и 30 московских выставок имеют знак Всемирной Ассоциации выставочной индустрии (UFI).

Подвергается серьезной реконструкции и материально-техническая база выставочно-конгрессной деятельности. Строятся новые павильоны и реконструируются старые во Всероссийском выставочном центре, возводится новый павильон в «Экспоцентре» на Красной Пресне, реконструируется КВЦ «Сокольники», введен в строй новый современный выставочный павильон в ВК «Крокус-Экспо», заново возрожден ЦВЗ «Манеж».

Приведенная оценка выставочного рынка Москвы позволяет сделать следующие выводы:

Современное состояние и тенденции развития выставочно-конгрессной деятельности в Москве свидетельствует о становлении города в качестве крупнейшего в Восточной Европе центра данного вида услуг;

В столице сложился костяк профессиональных организаторов выставочной деятельности, представляющих наиболее насыщенные выставочные программы, имеющие заметное влияние на развитие отраслей национальной экономики. Данной группой выставочников созданы российские выставочные «брэнды», активно продвигающиеся как на внутрироссийском, так и на международном рынке;

Решение задач и проблем современного развития выставочного рынка Москвы сегодня, безусловно, лежит в плоскости вхождения Москвы в мировое экономическое пространство, оптимизации отношений делового партнерства с международным выставочным сообществом, реализацией потенциала крупнейшего европейского бизнес-центра.

Выводы

Таким образом, проведя исторический анализ возникновения торговых центров ГУМ, ЦУМ, Крокус - Экспо, Ikea, и анализ проведения в них выставочных мероприятий, отметим:

1. ГУМ - один из самых престижных и посещаемых туристами торговых центров Москвы, проводит довольно активную выставочную деятельность, даже учитывая довольно специфичное пространство данного торгового центра, можно сказать, что эта политика вполне успешна и преследует не только цели повышения товарооборота, но и просто эстетические, общеобразовательные, познавательные. Тематика выставок, проводимых в ЦУМе- это и знакомство с творчеством Леонардо Давинчи и обыкновенных московских школьников. ЦУМ так же достаточно охотно предоставляет свои площади для экспозиций начинающих дизайнеров.

2. Выставочная деятельность ЦУМа не такая активная в познавательном плане, но достаточно разнообразная для привлечения покупателей. Стоит отметить, время от времени, ЦУМ обращает внимание на творчество современного искусства, выставляя актуальных художников и самые модные дизайнерские коллекции. Именно в ЦУМе прошла выставка Йоко Оно «Одиссея таракана».

3. Торгово - выставочный комплекс «Крокус - Сити» объединяет в себе достоинства элитного магазина и общедоступного выставочного центра, тематика выставок чрезвычайно разнообразна - это и выставки современных художников, и деятельность Африканских творческих союзов, предметы интерьера, всё, вплоть до выставок тяжелого машиностроения и строительных товаров. Цели при этом преследуются самые различные - и культурные, и познавательные и коммерческие.

4. Особо отмечу деятельность торговой сети Ikea. Не являясь в прямом смысле выставочным комплексом, магазин все же реализует выставочные проекты - в виде разработанных дизайнерами фирмы проектов интерьеров спален, кухонь, прихожих, гостиных. И даже, если покупатель ничего не приобрел в магазине, думаю, после его посещения, получит неплохой багаж идей, ведь не зря же девиз данной компании «Есть идея - есть Ikea».

10 лет назад участие в выставке само по себе было одним из немногих эффективных факторов создания успешного имиджа компании и продвижения товаров и услуг. Очень важным был факт распространения информации о технических характеристиках товаров: каталоги, буклеты, листовки и т.д. Во время выставки проводились переговоры, заключались сделки, происходил обмен опытом и информацией.

В настоящее время

С одной стороны, количество всевозможных выставок и количество компаний-участников постоянно увеличивается. Участие в выставках стало для многих компаний обязательным. Это способ «напомнить о себе», представить новую продукцию. Отказ от участия в выставочном процессе может привести к ухудшению имиджа, определенного статуса компании.

С другой — все чаще можно услышать сетование на то, что вложения в выставочную деятельность не дают такого экономического эффекта как прежде. И это понятно — на этапе, когда рынок только начинал складываться, когда продавец и покупатель активно искали друг друга, любое участие в выставке приводило к установлению большого количества новых деловых связей и контактов, увеличению уровня продаж в несколько раз или даже на целый порядок. Сегодня простая схема участия в выставке — получение и заполнение выставочных площадей информацией о предлагаемой продукции и ее образцами, ставка на зрелищность, яркую рекламу и т.п., работает уже не так эффективно. Хозяйственные связи устоялись, рынок, за редким исключением, практически во всех сферах сложился. За новых заказчиков приходится уже бороться. Появились другие эффективные способы представления и продвижения товаров и услуг: сайты, интернет-магазины, интернет-рассылки и т.д.

Не значит ли это, что выставочная деятельность как способ позиционирования на рынке и продвижения продукции себя изживает?

Нисколько. Участие в выставках при правильной подготовке и хорошо организованной интенсивной работе в течение всех выставочных дней, как и прежде может давать хороший экономический эффект. Просто несколько меняется сам подход к участию в выставках (задачи, цели, формы работы и т.д.). То есть на современном этапе развития бизнеса назрела необходимость в повышении экономической отдачи от выставочной деятельности.

Попробуем разобраться, какие аспекты не достаточно учитываются или не попадают в поле внимания участников выставки?

Разложим выставочную и «около-выставочную» деятельность на отдельные составляющие для анализа и постараемся понять, какие из них упускаются или игнорируются, а в итоге — не работают и не создают экономической выгоды.

1. Участие и работа на выставке «по старинке»

Основной ошибкой руководства многих компаний является неправильное понимание самого принципа подготовки и участия в выставке на современном этапе. Чаще всего и, к сожалению, многими необходимость участия в выставках рассматривается лишь как обязательный фактор поддержания имиджа компании на определенном уровне и способ «напомнить о себе». Подготовка к предстоящей выставке начинается за 1-2 месяца до ее начала и основное внимание уделяется выбору, организации и оформлению выставочной площадки компании и выделению сотрудников для работы на стенде, а также изготовлению рекламных материалов и т.п.)

Для большинства участников выставочной деятельности основной традиционной формой работы на выставке является аренда площади и подготовка стенда.

В этом большую часть работы может взять на себя компания-организатор выставки.

Компании-организаторы выставок предоставляют услуги по подготовке выставки: аренда площади, строительство стенда любой сложности, размещение гостей и участников мероприятия в гостиницах, аренда времени в работе конференции, аудио объявления и т.д. Перечисленные услуги предоставляются на высоком и современном уровне. Техническая сторона проведения выставок тоже чаще всего представлена с использованием современных достижений в области связи, телевидения проведения конференций, озвучивания залов, подключения Интернета непосредственно на стенде и т.д.

Во время подготовки выставки, организаторы проводят сбор информации и подготовку красочного и содержательного каталога, содержащего краткую информацию о компаниях-участниках, и платной рекламы о направлениях их деятельности. Выставка рекламируется в СМИ как общее мероприятие для привлечения посетителей на время ее проведения. Все эти вопросы решаются на высоком современном уровне, но относятся, главным образом, к продаже выставочной площади, а не к организации маркетинговых коммуникаций, сбору и обмену информацией. Остальную часть работы должна взять на себя сама компания-участник выставки или поручить подготовку конкретной выставки компании-профессионалу.

Это традиционный и «накатанный» путь, по которому идут все участники выставок. Можно назвать его «пассивным». Итог — ощущение неудовлетворенности и разочарования. И это понятно. Что еще может ощущать человек, видя, что вложения, в лучшем случае, остаются теми же, а экономический эффект — увы — уже не тот, да еще снижается раз от разу.

2. На современном этапе

А выставки, между тем, как и прежде являются достаточно эффективным инструментом маркетинговых коммуникаций, но только при правильной организации подготовки и проведения каждой конкретной выставки. Что же такое «маркетинговые коммуникации», и почему мы обращаемся к этому понятию в связи с анализом выставочной деятельности?

Система маркетинговых коммуникаций — сбор и обработка информации о рынках, заказчиках, конкурентах, тенденциях развития и т.д. (входная информация компании) и рекламная информация о деятельности компании, ее планах развития и достижениях, о предлагаемой продукции и услугах (выходная информация компании).

Выставка является тем местом, где периодически и в одно время собираются практически все серьезные игроки данного конкретного сегмента рынка — как уже зарекомендовавшие себя, так и те, кто только собирается о себе заявить. Это очень удобный момент, чтобы составить представление о текущей ситуации в среде, где находится сфера ваших интересов, прочувствовать конъюнктуру, начать выстраивать необходимую тактику и стратегию.

Во время проведения выставочного мероприятия могут решаться вопросы, связанные с изучением и анализом внешней среды компании (сбор информации, квалифицированное грамотное интервьюирование, опросы и т.д.) и продвижения информации о компании, ее планах, новых товарах и услугах.

То есть выставка — это очень удобное место или, образно говоря, — «плацдарм», где нужно вести активную работу и выстраивать на будущее тактику борьбы за своего «потенциального клиента». Это так называемый «активный» или, если хотите, «агрессивный» маркетинг. Он почему-то рассматривается как нечто отдельное и никак не связывается с выставочной деятельностью.

Рассмотрим выставки как инструмент маркетинговой политики и коммуникации.

Здесь мы выделяем такой важный аспект как маркетинговое сопровождение выставок , включающее в себя целый ряд разноплановых и разновременных мероприятий.

Мы уже договорились, что выставку следует рассматривать как плацдарм активной работы, «борьбы» за своего «потенциального клиента». А к любой «борьбе» надо готовиться заранее (если, конечно, есть желание победить). Причем готовиться желательно начинать гораздо раньше, чем в случае, описанном выше (см. работа по «старинке» ).

Начинать желательно с:

• маркетингового исследования (МИ) тематических выставок данного сегмента рынка, выбора необходимых выставок, разработки плана подготовки и участия в выставках;
• аналитического исследования, касающегося деятельности компании, продвигаемых продуктов и услуг.

При проведении исследования возможно возникновение необходимости в серьезной корректировке предварительного плана участия компании в выставках.

Может быть принято решение о выводе нового продукта или отказе от размещения на стенде некоторых направлений или товаров и т.д.

По результатам поведенного исследования может быть подготовлен раздаточный материал, содержащий статьи по проблемным вопросам и результаты исследований для привлечения внимания заказчиков.

В сферу изучения такого исследования входят:

• общий план проведения выставок (в России и за рубежом) по интересующей компанию тематике;
• анализ конкурентной среды и поведения конкурентов;
• оценка этапа внутреннего развития компании (появление нового товара или услуги, выход на новые рынки и т.д.), что определит цель участия в выставке, форму участия (Например, в результате проведения МИ может быть принято решение участвовать в работе выставочной конференции и отказаться от работы на стенде).

Выбор и включение той или иной выставки в план участия компании в выставках необходимо осуществлять, в первую очередь, исходя из оценки:

• направленности самой выставки;
• различных показателей каждой конкретной выставки;
• а также каждого этапа ее развития

(часто даже знаменитые выставки со временем превращаются в дорогие и красивые шоу с большим участием зрителей, но с практически полным отсутствием специалистов. Такие мероприятия после проведения почти не оставляют информационного следа кроме красочных фоторепортажей и отзывов в СМИ).

Сбор и обработка информации об участниках конкретного рынка и, особенно о компаниях-участниках выставки с аналогичным видом товара или услуг — очень важный этап как в подготовке к выставке, так и в разработке маркетинговой политики компании в целом.

Итогом этого раздела работы становится разработка плана участия компании в выставках. И, наконец, разработка общего подробного плана проведения конкретной выставки, которая, как правило, осуществляется за 2-6 месяцев до проведения мероприятия.

Получение максимальной отдачи от выставочной деятельности возможно только при правильной разработке общего перспективного плана участия компании в тематических выставках, конференциях и других мероприятиях и плана каждого конкретного мероприятия в отдельности.

План должен обязательно включать в себя перечень задач, которые должны быть решены в результате участия в выставке, основные цели участия в тех или иных мероприятиях, перечень мероприятий, предполагаемых к выполнению в процессе подготовки выставки, во время ее проведения и по ее завершении, перечень целевой аудитории, с которой предполагается проводить работу (приглашенные на выставку, конкуренты, потенциальные клиенты, партнеры и т.д.) и формы работы с ними, методы сбора и оценки необходимой информации (выбираются или разрабатываются в процессе подготовки к мероприятию). План, по которому происходит участие компании в выставочном процессе, создается на основе информации, полученной в результате проведения маркетингового исследования (МИ).

Одними из важнейших пунктов реализации плана подготовки и проведения выставки являются:

• перед выставкой — приглашение гостей, рассылка информационных материалов (по почте, на электронную почту и т.д.), подготовка и размещение анонса выставки и др. информации;

Здесь необходимо учесть ряд стандартных ошибок: приглашать посетителей на стенд надо заранее, с помощью рассылок, на семинарах и корпоративных мероприятиях компании и т.д. При этом важно правильно определить целевую аудиторию.

• стараться избегать «одновременного» приглашения (т.е. на одно и то же время) на посещение стенда и на посещение тематической конференции, проходящей в составе выставки или во время проведения выставки в другом месте.

• сбор и обработка информации во время работы на выставке (конкуренты, заказчики, потенциальные клиенты и т.д.), интервьюирование выбранной аудитории;

Успех мероприятия во многом зависит от того, насколько грамотно и адекватно проведена разработка различных форм сбора информации , систематизации и ее анализа.

В настоящее время бурного развития информационных технологий обмен и получение информации происходит постоянно. И в результате увеличения объемов входящих данных на первое место выходит разработка критериев обработки информационных потоков.

Вот, для примера, некоторые из показателей, которые целесообразно подвергнуть анализу:

• Количество посетителей стенда, их качественный состав (должность, способность и полномочия принимать решения, региональный состав, наличие среди посетителей специалистов по предлагаемой тематике и т.д.).
• Количество проведенных переговоров.

Заполнение специального листа переговоров обязательно для облегчения сбора и анализа информации о потенциальных заказчиках, их потребностях и координатах.

Здесь же фиксируется информация о качественной составляющей переговоров (готовность к покупке, сбор технической информации и т.д.).

При работе с заказчиками после окончания выставки необходимо особо отмечать переговоры, финалом которых являются сделка, заключение договора.

• Сбор информации о конкурентах (планы развития, новые товары и услуги, стратегические изменения в политике компании и т.д.).

Эту работу (от разработки до реализации) целесообразно поручить компании-профессионалу в организации сбора и обработки информации, так как при современной «тесноте» рынка трудно получить достоверную информацию о деятельности конкурентов во время обычного общения и получения простого интервью.

• работа в павильоне в качестве стендовиков;

Выбор и подготовка сотрудников , которые будут работать на выставке, и решать поставленный комплекс задач — вопрос очень важный, достаточно трудный и тонкий.

Заметим, что большинство этот вопрос решает очень просто или попросту никак — делегирует на выставку кого-либо из сотрудников компании (чаще всего менеджеров отдела продаж). Работа на выставке имеет свои особенности, поэтому даже опытный сотрудник отдела продаж может оказаться малоэффективным во время проведения выставки. Таким образом, следует уделять больше внимания уровню подготовки работающих на стенде специалистов.

Есть разные пути:

• отбор, инструктирование собственных сотрудников;
• приглашение готовых профессионалов из специализированных компаний;

Работа сотрудников на стенде сопровождается целым рядом «традиционных ошибок» и упущенных возможностей, поскольку не готовится заранее. Вопросы маркетинговой коммуникации чаще всего вообще выпадают из поля зрения.

Вот наиболее частые из них:

• Не оптимально расположены образцы продукции, рекламные материалы.
• Не продуман заранее план общения с гостями и сбор информации.
• Не продуман подвоз рекламных материалов.
• Не учитывается общий план работы выставки (например, назначаются встречи, пересекающиеся по времени с тематическими выступлениями на выставочной конференции).
• При работе на стенде компании менеджеров разных направлений презентации посетителям носят однонаправленный характер — менеджеры чаще всего, и не всегда осознанно, пытаются получить заказчика по собственному направлению продаж (для увеличения собственных экономических показателей). Это в конечном итоге приводит к снижению общих показателей отдачи от выставки.

В этом случае, если нет возможности решить проблему с помощью корпоративной этики, целесообразно прибегнуть к помощи «наемных стендовиков» (специалистов для общения с гостями и сбора маркетинговой информации в интересах всех направлений компании). На специальные технические вопросы отвечают технические специалисты самой компании. Зачастую привлечение собственных сотрудников для работы на выставке (например менеджеров отдела продаж) приводит к ухудшению обслуживания клиентов в офисе компании и не достаточно качественной работе на выставочном стенде (сказывается отсутствие опыта работы на выставке сотрудников).

• целевое распространение рекламных материалов о товарах и услугах;

На современном этапе грамотно разместить информацию на стенде и разложить рекламную продукцию и образцы не достаточно. Необходимо заранее продумать целевое распространение рекламных материалов среди гостей и участников выставки и правильно его организовать.

• подготовка аналитических справок, отчетов, репортажей с фотоматериалами по итогам выставки;

После завершения мероприятия необходимо оценить эффективность проведения выставки и полученную информацию.

Ошибочным является подход к оценке эффективности проведения выставки, конференции или презентации только при помощи экономических показателей (повышение прибыли от продаж; суммы, на которые были заключены контракты во время прохождения выставки). Конечно, все в конечном итоге делается для получения и увеличения прибыли, но необходимо сравнивать мероприятия по промежуточным оценочным параметрам. Например, одним из показателей является количество гостей и проведенных переговоров. Это необходимо для сравнения эффективности участия компании в разных выставках. При росте относительных показателей эффективности участия в выставках в конечном итоге будет и рост экономических показателей деятельности компании.

Анализ всей полученной на выставке и в ходе ее подготовки информации, который ляжет в основу итогового отчета, станет основой маркетинговой политики компании на ближайшее после выставки время.

• Размещение итоговой информации об участии в выставке на сайте компании и др. интернет-площадках.

• Организация проблемных конференций, семинаров, как в составе выставок, так и на других площадках, приглашение заинтересованной аудитории.

Выводы

Подводя итог вышесказанному, повышение эффективности выставочной деятельности мы в первую очередь видим в развитии и реализации маркетингового сопровождения выставок (информационная поддержка мероприятия, усовершенствование методов сбора, обработки информации и общего развития процесса управления выставочной деятельностью предприятия или компании). Работа на выставке станет более целенаправленной и эффективной, если будет спланирована и проведена на базе целевых маркетинговых исследований в поддержку подготовки и проведения выставок.

На наш взгляд, ближайшее будущее развитие выставочной деятельности выльется в организацию постоянных виртуальных выставок в Интернете, с павильонами и стендами по аналогии с любой действующей выставкой.