وزارة التربية والتعليم والعلوم في الاتحاد الروسي

مؤسسة التعليم الفيدرالية للميزانية الحكومية

التعليم العالي والمهني

"جامعة ماغنيتوغورسك التقنية الحكومية

معهم. جي. نوسوف "

وزارة الخارجية والإدارة البلدية

وإدارة شؤون الموظفين

عمل الدورة

الانضباط: أساسيات نظرية الإدارة

حول الموضوع: دور الاتصالات في الإدارة

الفنانة: Karimova Alina Ildarovna

الرأس: ريتر إيرينا فلاديميروفنا

ماغنيتوغورسك ، 2014

المقدمة

يلعب الاتصال دورًا مهمًا في عملية الإدارة. إنها بمثابة عملية اتصال ضرورية للمدير لتنفيذ الإجراءات الإدارية. ما يقرب من 80٪ من وقت عمل المديرين يقضي على التواصل ، بالنظر إلى أنه يتعين عليهم التواصل ، وأداء الأدوار الشخصية ، والأدوار الإعلامية وصنع القرار ، وكذلك لأداء جميع وظائف الإدارة. تؤثر جودة تبادل المعلومات بشكل مباشر على درجة تحقيق أهداف المنظمة. يتم تضمين تبادل المعلومات في جميع الأنواع الرئيسية لأنشطة الإدارة ، وهذا هو السبب في أن هذا الموضوع هو الأكثر صلة اليوم.

غالبًا ما يُفترض بشكل غير معقول أن نظام الاتصال الفعال يتكون "من تلقاء نفسه" بمجرد أن يتم تعيين مهمة مشتركة لمجموعة من فناني الأداء. في كثير من الحالات ، حتى المحاولات النشطة والهادفة لتهيئة مناخ ملائم للاتصالات لا تعطي النتيجة المرجوة. وفقًا لاستطلاعات الرأي ، 73٪ من الأمريكيين ، و 63٪ من الإنجليزية ، و 85٪ من القادة اليابانيين يعتبرون ضعف التواصل هو العقبة الرئيسية أمام فعالية منظماتهم. التواصل غير الفعال هو أحد الأسباب الرئيسية لمشاكل الإدارة. في المقابل ، فإن فعالية الاتصالات تعتمد كليا على فعالية القائد العامل ، على مهاراته الإدارية.

للقيام بذلك ، يجب على الرأس:

معرفة آلية تطوير عمليات الاتصال وطبيعة تأثير الظروف الخارجية على النتائج المحققة.

يمتلك المهارات المطلوبة للتواصل بشكل فعال.

قد تتطلب المواقف الصعبة موظفًا مخصصًا في المنظمة يجب أن يتم تكليفه بمسؤولية دراسة وتحسين أنظمة الاتصال في المنظمة.

يكاد يكون من المستحيل المبالغة في تقدير أهمية الاتصال في الإدارة. تقريبًا كل ما يفعله القادة لتسهيل تحقيق المنظمة لأهدافها يتطلب تواصلًا فعالاً. إذا لم يتمكن الناس من تبادل المعلومات ، فمن الواضح أنهم لن يكونوا قادرين على العمل معًا وصياغة الأهداف وتحقيقها.

الهدف من البحث هو تحليل نظام الاتصالات الخاص بالمؤسسة OJSC "Bashkirenergo". موضوع البحث هو الاتصالات في الإدارة في JSC "Bashkirenergo". الهدف من عمل الدورة هو دراسة الاتصالات في مجال الإدارة.

لتحقيق هذا الهدف في العمل لا بد من حل المهام التالية:

˗ تعريف الاتصالات وإظهار طبيعتها وتعقيدها ؛

˗ مراعاة أهمية الاتصالات في المنظمة ؛

˗ الكشف عن محتوى عملية الاتصال والنظر في العوائق التي تحول دون الاتصال ؛

˗ النظر في مختلف أنواع الاتصالات الموجودة ؛

˗ تحديد طرق تحسين الاتصالات في المنظمة ؛

˗ وصف أنشطة المؤسسة OJSC Bashkirenergo ؛

˗ للكشف عن تحليل تحسين الاتصالات في شركة JSC "Bashkirenergo".

يستخدم المقرر الدراسي الأساليب التالية: التحليل والوصف والتنبؤ والمقارنة.

وبالتالي ، فإن الاتصال عملية معقدة ذات خطوات مترابطة. كل خطوة من هذه الخطوات ضرورية لجعل أفكارنا مفهومة لشخص آخر. كل خطوة هي نقطة يمكن عندها ، إذا كنا مهملين ولا نفكر فيما نفعله ، أن نفقد المعنى.

1. الاتصالات في المنظمة

1 الجوهر والمشاكل ودور الاتصال

يقضي الشخص معظم حياته اليومية في المنظمات: المدارس والشركات ، إلخ. نحن نعيش في مجتمع من المنظمات. كل واحد منا تقريبًا هو عضو في منظمة واحدة أو أكثر حيث يكون الاتصال هو الذي ينشط الهيكل التنظيمي.

التواصل هو:

نقل المعلومات (الأفكار والصور والتقييمات والمواقف) من شخص لآخر ؛

التفاعل الذي يتم من خلاله نقل المعلومات وتلقيها ؛ عملية إرسال واستقبال المعلومات ؛

خط أو قناة تربط المشاركين في تبادل المعلومات.

المنظمة تدار من خلال الناس. من أهم أدوات الإدارة في يد المدير المعلومات الموجودة تحت تصرفه. باستخدام ونقل هذه المعلومات ، وكذلك تلقي الملاحظات ، يقوم بتنظيم وقيادة وتحفيز المرؤوسين. يعتمد الكثير على قدرته على نقل المعلومات بطريقة تحقق التصور الأكثر ملاءمة لها من قبل أولئك الذين تستهدفهم.

تتميز السمات التالية للتواصل بين الناس:

إمكانية التأثير المتبادل للشركاء على بعضهم البعض من خلال نظام العلامات (التواصل اللفظي وغير اللفظي) ؛

التأثير الاتصالي فقط في وجود نظام واحد أو نظام مشابه للترميز وفك التشفير في المتصل (الشخص الذي يرسل المعلومات) والمتلقي (الشخص الذي يستقبلها) ؛

إمكانية حواجز الاتصال.

وفقًا لـ Vikhansky O.S. مصطلح "اتصال" يأتي من اللات. "Communis" ، وتعني "مشترك": يحاول مرسل المعلومات إنشاء "شركة" مع متلقي المعلومات. ومن ثم ، يمكن تعريف الاتصال على أنه ليس فقط نقل المعلومات ، ولكن المعنى أو المعنى من خلال الرموز.

سرعان ما أصبح مصطلح "اتصالات" مقبولًا بشكل عام ، لكن انتشاره لا يعني أن الاتصالات أصبحت أحد المكونات المهمة للبحث الاجتماعي. فقط تطوير المفاهيم المختلفة للمنظمات هو الذي أعطى أهمية للمشاكل المرتبطة ببناء وتشغيل شبكات الاتصالات.

التواصل الفعال بين الأشخاص ضروري لنجاح الإدارة لعدد من الأسباب. أولاً ، يعتمد حل العديد من المهام الإدارية على التفاعل المباشر للأشخاص (رئيس مع مرؤوس ، مرؤوس مع مرؤوس آخر) في إطار أحداث مختلفة. ثانيًا ، التواصل بين الأشخاص هو أفضل طريقة لمناقشة وحل المشكلات التي تتسم بالغموض والغموض.

عند الحديث عن دور الاتصال في المنظمة ، تجدر الإشارة إلى أن تشكيل شبكات الاتصال وتهيئة الظروف للتشغيل الناجح للاتصالات في المنظمة هي واحدة من أهم المهام الإدارية. في الواقع ، يتم تضمين تبادل المعلومات كحلقة وصل أساسية في جميع الأنشطة الرئيسية للمنظمة ، وبالتالي ، إذا كانت روابط الاتصال (الداخلية والخارجية) غير موجودة أو لا تعمل ، فإن هذا يؤثر سلبًا على أداء المنظمة بأكملها.

هناك عدة أسباب لذلك:

يتعين على رؤساء الوحدات التنظيمية قضاء الكثير من الوقت في البحث عن المعلومات اللازمة ومعالجتها ؛

هناك ازدواجية في المعلومات ، لأن نفس المعلومات تأتي إلى قسم من المنظمة وإلى إدارتها من مصادر مختلفة ؛

يوجد نقص في المعلومات في بعض الإدارات وبعض المديرين ، بينما قد يحدث في الإدارات الأخرى عبء معلومات زائد ؛

لا يدرك موظفو المنظمة سوى القليل من أنشطتها وخططها وتوجهاتها وموقعها في البيئة الخارجية ، مما يؤثر سلبًا على عمليات التكامل والتنفيذ الدقيق لأوامر الإدارة وما إلى ذلك.

في هذا الصدد ، فإن أحد الأهداف الرئيسية للإدارة في المنظمة هو إنشاء نظام اتصالات وإطلاقه والتحكم في الأداء الطبيعي. تنفيذ الاتصالات في بعض الحالات محفوف بصعوبات كبيرة:

إذا اختلف شخصان بشكل كبير حول مسألة ما ، فإن إنشاء اتصالات ثنائية الاتجاه فقط يسمح لك بإدراك ذلك. غالبًا ما يؤدي الكشف عن وجهات النظر المختلفة إلى تشكيل وجهات نظر قطبية ، عندما تتخذ الأطراف مواقف متطرفة. تحت تأثير التهديد بالمشاكل المحتملة ، والتي لا مفر منها في حالة الخسارة ، غالبًا ما "يتجاهل" المشاركون في المناقشة المنطق والعقلانية وينتقلون إلى الجدال الدفاعي: يركزون على الصفات الشخصية لـ "العدو" ، استخدم بشكل انتقائي أولئك الذين لديهم حقائق ، ويسعون للسيطرة على أنفسهم وقمع المشاعر السلبية. الجدل الدفاعي يتجنب المخاطر ومظاهر عدم الكفاءة ، ولكن السبب الرئيسي لاستخدامه هو الرغبة في السيطرة على الموقف والرغبة في الغلبة ، مما يؤدي إلى انخفاض فعالية الاتصال. المشكلة الثانية المحتملة هي التنافر المعرفي (المعرفي) ، أي. الصراع الداخلي والقلق الذي ينشأ في الحالات التي يتلقى فيها الأشخاص معلومات لا تتوافق مع أنظمة القيم الخاصة بهم ، أو القرارات المتخذة مسبقًا أو البيانات الأخرى التي يعرفونها. نظرًا لأن حدوثه يسبب الشعور بعدم الراحة ، فإن الشخص يسعى للتخلص منه أو على الأقل تقليله. ربما سيحاول الحصول على مدخلات اتصال جديدة ، أو تغيير تفسير البيانات المستلمة ، أو تحديد ما إذا كان سيجري تعديلات على نظام القيم. ربما يرفض الفرد ببساطة تصديق المعلومات المتضاربة أو يتجاهلها. عند إجراء اتصال ، يجب على المرسل توخي مزيد من الحذر ، نظرًا لأن الاتصال هو شكل قوي من أشكال الكشف عن الذات للآخرين ومصدر للتقييم المحتمل للمتصل من قبل الآخرين. في سياق الاتصال ، لا نكشف شيئًا للآخرين (المحتوى) فحسب ، ولكن أثناء نقل الرسالة (التحدث) ، يعطينا المستلمون تقييمًا معينًا. يدفع هذا الجانب من الاتصال المرسل إلى التفكير في حفظ ماء الوجه ، أي يسعى لمنع انتقاد نفسه من قبل الآخرين. التقييمات السلبية تهدد أولاً وقبل كل شيء احترام الذات للفرد. أحيانًا يندم "الناقد" نفسه على تعبيره عن شيء يتعارض مع صورتنا الذاتية. بينما يتم تسليم هذه الرسائل "المؤسفة" غالبًا عن غير قصد ، فإنها تميل إلى إحداث مشاعر ثقيلة للمتلقي ، وتخلق توترًا في العلاقة ، وفي بعض الأحيان تؤدي إلى الانفصال. تشمل الرسائل المؤسفة ، على سبيل المثال. الأخطاء اللفظية الجسيمة ، أو الاعتداءات الشخصية ، أو العبارات النمطية التشهيرية ، أو النقد الساخر أو المعلومات الخطيرة. في كثير من الأحيان ، يتم نقل هذا النوع من الرسائل أثناء المواجهة العاطفية. يمكن تقسيم المشاكل المرتبطة بإنشاء اتصالات فعالة إلى مجموعتين رئيسيتين: مشاكل الاتصالات الهيكلية والمشاكل الناشئة في سياق التواصل بين الأشخاص.

وبالتالي ، عند الحديث عن دور الاتصال في منظمة ما ، تجدر الإشارة إلى أن تشكيل شبكات الاتصال وخلق الظروف للتشغيل الناجح للاتصالات في المنظمة تشكل واحدة من أهم مهام الإدارة ، ولكننا واجهناها أيضًا المشاكل التي تنشأ وتعيق عملية الاتصال.

2 عملية الاتصال في المنظمة

التنظيم هو نظام مستقر للأفراد الذين يعملون معًا على أساس التسلسل الهرمي للرتب وتقسيم العمل لتحقيق الأهداف المشتركة. الاتصال هو نظام حيوي للمؤسسة: إذا تم بطريقة ما القضاء على تدفق الرسائل في المنظمة ، فسوف يتوقف عن الوجود. يتخلل الاتصال جميع الأنشطة في المنظمة ، فهو أداة عمل مهمة لضمان إدراك الأفراد لأدوارهم التنظيمية ولتكامل الوحدات التنظيمية. من وجهة نظر نظرية الأنظمة المفتوحة ، يتم تمثيل المنظمة من خلال شبكة مطورة من قنوات الاتصال المصممة لجمع وتنظيم وتحليل المعلومات حول البيئة الخارجية ، وكذلك لنقل الرسائل المعالجة مرة أخرى إلى البيئة. الاتصال هو الخيط المتصل الذي يربط الأجزاء المترابطة من المنظمة. بمجرد تعليق الاتصال ، يتوقف النشاط التنظيمي عن الوجود. بدلاً من ذلك ، يظهر النشاط غير المنسق للأفراد. الاتصال ليس فقط عنصرًا أساسيًا في الأداء الداخلي للمنظمة ، ولكنه يلعب دورًا حيويًا في تبادل المعلومات بين المنظمة والبيئة. يعمل نظام الاتصال كوسيلة لدمج المنظمات في بيئتها الخارجية. يشكل الاتصال داخل المنظمات وبين المنظمة وبيئتها معًا ما يسمى بالاتصال التنظيمي. وتجدر الإشارة إلى أن عملية الاتصال في المنظمة ، كقاعدة عامة ، منظمة ومشروطة بقواعد معينة وإمكانية التنبؤ. أساس عملية الإدارة هو التفاعل بين عناصر الهيكل الإداري - الإدارات ، المناصب ، الأفراد ، التي يتم تنفيذها بمساعدة قنوات الاتصال التي تربطهم ، والتي تم إنشاؤها في عملية الاتصالات الشخصية ، وتبادل المستندات ، وعمل الأجهزة الإلكترونية الوسائل ، الاتصالات ، إلخ. الهدف الرئيسي لعملية الاتصال هو ضمان فهم المعلومات التي هي موضوع الاتصال. ومع ذلك ، فإن مجرد حقيقة تبادل المعلومات لا يضمن الاتصال الفعال. لفهم عملية تبادل المعلومات بشكل أفضل وشروط فعاليتها ، سننظر في العناصر والمراحل الرئيسية لعملية الاتصال. هناك أربعة مكونات رئيسية لنموذج الاتصال: المصدر والرسالة والقناة والمستلم. نظرًا لوجود هذه المكونات في أي إجراء اتصال تقريبًا ، يُشار إلى نموذج الاتصال البسيط هذا غالبًا باسم HISP.

المنشئ هو منشئ المنشور. تتحمل المسؤولية الرئيسية عن إعداد الرسالة. يمكن أن يكون أفرادًا أو مجموعات من الأفراد يعملون معًا ، بالإضافة إلى مؤسسة أو منظمة اجتماعية.

الرسالة عبارة عن حافز ينقله المصدر إلى المستلم. لهذا يتم تنفيذ فعل الاتصال ، وفي هذا الفعل تنتقل فكرة معينة. تتكون الرسائل من أحرف لها معنى محدد للمصدر والوجهة. في هذه الحالة ، يتم تشفير الرسائل أو فك تشفيرها.

الترميز هو ترجمة فكرة ذات مغزى بالفعل إلى رسالة تم تكييفها للإرسال ؛ يتكون من تحويل معنى الفكرة إلى رموز ، وفك التشفير هو ترجمة المحفزات المستلمة إلى تفسير محدد للرسالة المرسلة. وبالتالي ، يقوم المستلمون بفك تشفير الرسالة عن طريق تحويل الأحرف إلى قيم. من أجل إعطاء معنى للرموز ، يصنف الأفراد الظواهر إلى فئات ويعطونها أسماء - أكواد.

يتم إرسال العديد من الرسائل في شكل رموز لغة. ومع ذلك ، يمكن أن تكون الرموز أيضًا غير لفظية: الإيماءات أو تعابير الوجه أو حركات الجسم الأخرى أو الصور الرسومية.

القناة هي الوسيلة التي يتم من خلالها تمرير الرسالة من المصدر إلى الوجهة ، مسار الإرسال المادي للرسالة. يمكن تقسيم القنوات إلى:

القنوات الإعلامية هي وسائط مراسلة مثل الصحف والمجلات والراديو والتلفزيون التي تمكن المصدر من توصيل المعلومات إلى العديد من المستلمين.

القنوات الشخصية هي تلك القنوات المستخدمة في التبادل المباشر للرسائل بين مصدر واحد ومستلم واحد.

المتلقي هو أهم عنصر في عملية الاتصال. كما هو موضح (الشكل 1) ، الاتصال ليس تدفقًا أحادي الاتجاه للرسائل من المصدر إلى الوجهة. يقوم المستلم أيضًا بإنشاء معلومات ورسائل للمصدر ، ويعتبر هذا التفاعل شرطًا أساسيًا للتواصل الناجح.

التعليقات هي رد المستلم على رسالة المصدر. يمكن أن يأخذ المصدر الملاحظات في الاعتبار عند تعديل الرسائل اللاحقة. وبالتالي ، فإن التغذية الراجعة تجعل الاتصال ديناميكيًا عملية ثنائية الاتجاه. يمكن اعتبار الملاحظات على أنها رسائل إلى المصدر تحتوي على بيانات حول الفعالية وعملية الاتصال السابقة. تُعلم التغذية الراجعة الإيجابية المصدر بأن نتيجة الرسالة المرغوبة قد تحققت. تُعلم الملاحظات السلبية المصدر أن نتيجة الرسالة المرغوبة لم تتحقق. بهذا المعنى ، فإن التغذية الراجعة السلبية لها تأثير سلبي على العلاقة بين المصدر والمتلقي ويمكن أن تخلق تعارضًا بينهما.

من وجهة نظر زيادة كفاءة الاتصال ، فإن التغذية الراجعة السلبية أهم من الإيجابية. هناك عدد من العوامل التي تقلل من فعالية الاتصال ، والتي تسمى حواجز التواصل بين الأشخاص. حواجز الاتصال هي عقبات نفسية أمام النقل المناسب للمعلومات بين شركاء الاتصال. يمكن أن تنشأ حواجز مختلفة أثناء الاتصال. يساهم وجود اتصالات تعمل بشكل جيد في المنظمات في حل العديد من المشكلات ، ولا سيما تنسيق أنشطة الوحدات الهيكلية الفردية في المنظمة فيما يتعلق بهدف مشترك.

ترجع المشكلة الرئيسية للاتصال بين عناصر الهيكل التنظيمي إلى عدم اليقين في العلاقة بين الوحدات الهيكلية الفردية للمنظمة. في ظروف عدم اليقين ، يمكن أن تزيد الأنواع الرئيسية التالية من الحواجز في عمليات الاتصال:

تشويه الرسائل - ظاهرة تتلقى فيها الوحدات الهيكلية للمنظمة معلومات لا تتناسب مع الوضع الحقيقي. يؤدي التشوه في شبكات الاتصال إلى تباطؤ كبير في وتيرة العمل في المنظمة. يجب أن يبدأ صنع القرار والتنفيذ في نفس الوقت: فهم كيفية القيام بالعمل لا يقل أهمية عن تقرير ما يجب القيام به. لكن تشويه المعلومات لا يسمح بالمضي قدمًا في التنفيذ الفوري للحل ، لأنه يقوم على أسس خاطئة. في هذا الصدد ، علينا أن نعود إلى هذا الوضع ، ونكرر الرسائل. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي تحريف المعلومات إلى تحديد أهداف غير صحيح ، مما يؤثر على الفور على بقية المنظمة.

التشوهات غير المقصودة التي تنشأ بسبب نقص المعلومات أو غموض الموقف أو الصعوبات في الاتصالات الشخصية.

التشوهات الواعية ، والتي تشكل خطراً كبيراً عند اتخاذ القرارات في المنظمة وتحديد الأهداف: في هذه الحالة ، حلقة وسيطة في سلسلة الاتصال لا تتوافق مع محتوى الرسالة وتسعى إلى تغيير طبيعة تأثيرها.

تصفية المعلومات في الرسالة ، عندما يتم قطع المعلومات غير الضرورية في الوقت الحالي ، يبقى الجوهر فقط. قد يكون التحميل الزائد للمعلومات ممكنًا عندما يكون أعضاء المنظمة غير قادرين على الاستجابة بفعالية لجميع المعلومات التي يحتاجونها وتصفية جزء معين منها ، في رأيهم ، الأقل أهمية. ومع ذلك ، فإن الموقف يكون ممكنًا عندما تكون هذه القطعة المعينة من المعلومات ضرورية بشكل خاص لضمان الأداء الطبيعي لمنظمة أو أقسامها.

أوجه القصور في هيكل المنظمة لها تأثير سلبي كبير على عمل شبكات الاتصال. يجب التعرف على أكثر أوجه القصور هذه شيوعًا كتكوين مؤسف - وجود عدد كبير من مستويات التحكم ، عند فقد المعلومات أو تشويهها عند المرور من مستوى إلى مستوى. هذا ينطبق بشكل خاص على تدفقات الاتصالات التصاعدية (من الأسفل إلى الأعلى ، من المرؤوسين إلى المديرين).

ضعف هيكلي مهم آخر هو عدم وجود روابط أفقية مستقرة بين الأقسام الفردية للمنظمة ، على سبيل المثال ، عندما تسمح إدارة المنظمة فقط بالروابط الرأسية ، وتعتبر الاتصالات بين الأقسام من نفس المستوى غير مهمة وغير ضرورية.

عيب كبير آخر ينبغي الاعتراف بوجود صراعات بين المجموعات الفردية وانقسامات المنظمة. غالبًا ما تكون النزاعات متأصلة في هيكل المنظمة ذاته. لا يمكن للإدارات أو القادة الفرديين في حالة الصراع فقط المساعدة في قطع روابط الاتصال داخل المنظمة ، ولكن أيضًا استخدام شبكات الاتصال لتحقيق أهدافهم الخاصة في القتال ضد الإدارات الأخرى.

تخلق الدرجة العالية من التمايز المكاني حواجز أمام مرور المعلومات عبر قنوات اتصال معينة بسبب بُعد الهياكل الفردية للوحدات التنظيمية. أولاً وقبل كل شيء ، يتعلق هذا بقنوات التحكم وردود الفعل ، فضلاً عن القنوات التي يتم من خلالها نقل المعلومات المطبوعة (الوثائق ، المؤلفات العلمية أو التكنولوجية ، إلخ). نتيجة لذلك ، قد ينشأ عدم ثقة متبادل بين أعضاء المنظمة ، وتقل فعالية التفاعل.

في الطريق إلى التواصل بين الأشخاص ، هناك أيضًا عوائق. غالبًا ما يتم إعاقة الاتصال بسبب عدم فهم أعضاء عملية الاتصال لبعضهم البعض. أسباب مشاكل الاتصال بسبب سوء الفهم هي كما يلي:

اختلافات في تصور الرسالة وفكرتها الرئيسية ومفهومها والتي تحدث بسبب:

ترميز غير صحيح للرسالة من قبل القادة دون مراعاة ثقافة ومواقف أعضاء المنظمة (يتم كتابة الرسالة أو نقلها بلغة غير مفهومة ، وتحتوي على العديد من الكلمات التي تنتمي إلى ثقافة فرعية أخرى أو مصطلحات خاصة ، أو مجال نشاط أو المعرفة غير المعروفة لأعضاء المنظمة ، وما إلى ذلك) ؛

تضارب بين مجالات الاختصاص ، وأسس أحكام المرسل ومتلقي المعلومات (يمكن أن يؤدي تضارب هيكلي من هذا النوع إلى تصور انتقائي للمعلومات من قبل متلقيها ، اعتمادًا على اهتماماته واحتياجاته وتجاهل مصالح المرسل)؛

المواقف الاجتماعية المختلفة لأعضاء المنظمات ، وهياكل القيم المختلفة.

الحواجز الدلالية الناشئة عن الرسائل سيئة الصياغة والتي يمكن أن تؤدي إلى فقدان المعلومات عند إرسالها من قبل المتلقي ، خاصة أن العديد من هذه المشاكل تنشأ في بيئة متعددة الجنسيات.

علم الدلالة هو علم كيفية استخدام الكلمات والمعاني التي تنقلها. نظرًا لأن الكلمات (الرموز) يمكن أن يكون لها معاني مختلفة لأشخاص مختلفين ، فإن ما يريد المرسل توصيله لن يتم تفسيره وفهمه دائمًا بنفس الطريقة من قبل المستلم. غالبًا ما تؤدي الاختلافات الدلالية إلى سوء فهم ، لأنه في كثير من الأحيان يصعب فهم المعنى الذي تم تعيينه لرمز المرسل. الرموز ليس لها معنى أصلي ثابت. يفهم الإنسان معناها بناءً على خبرته ، وتختلف باختلاف السياق ، أي الحالة التي يتم فيها استخدام الرمز. ونظرًا لأن كل شخص لديه تجربته الخاصة ، وكل جهة اتصال تختلف بطريقة أو بأخرى عن الآخرين ، فلا يمكنك أبدًا التأكد من أن المستلم قد خصص هذا الرمز بنفس المعنى مثلك.

الحواجز الشخصية غير اللفظية. وتشمل هذه أي أحرف بخلاف الكلمات. في كثير من الأحيان ، يتم النقل غير اللفظي في وقت واحد مع النقل اللفظي ويمكن أن يعزز أو يغير معنى الكلمات. يعتبر الاتصال بالعين ، أو الابتسامة ، أو الحواجب المجعدة وتعبيرات الوجه المتوترة كلها أمثلة على التواصل غير اللفظي.

ردود فعل سيئة (على سبيل المثال ، بسبب عدم القدرة على الاستماع).

من أجل تجنب الخسائر الناتجة عن نقص التواصل بين الأشخاص ، يمكنك استخدام الأساليب التالية:

التحضير الأولي لإرسال الرسالة ؛ على سبيل المثال ، توضيح النقاط الرئيسية ومحتوى الرسالة ؛

إزالة الحواجز الدلالية عن طريق إزالة الغموض وغموض المفاهيم ؛

الاهتمام المستمر بالاتصال الرمزي غير اللفظي - نبرة الرسالة والإيماءات وتعبيرات الوجه وما إلى ذلك ؛

إظهار اللامبالاة والانفتاح عند التواصل ونقل الرسائل ؛

إنشاء التغذية الراجعة ، والتي يجب على المرء من أجلها: طرح أسئلة على متلقي المعلومات حول محتوى الرسالة ودرجة إدراكها ؛ تقييم رد الفعل غير اللفظي لمتلقي الرسائل ، وإيلاء اهتمام خاص للإيماءات والوضع وتعبيرات الوجه التي لا تشير إلى الارتباك أو سوء الفهم ؛ خلق جو من الثقة والإحسان والاستعداد لمناقشة المشاكل الناشئة ، مع مراعاة مصالح واحتياجات متلقي رسائل المعلومات.

عند التوصل إلى استنتاج ، بشكل عام ، يمكننا القول أن الاستخدام الأكثر فعالية للاتصالات يعتمد على عوامل مهمة مثل مهنية القادة ، وهيكل المنظمة وخصائصها ، ووجود علاقات شخصية مستقرة بين أعضاء المنظمة ، و ثقافة المرؤوسين ، مكانة المنظمة في البيئة الخارجية (الانغلاق والانفتاح) ، كفاءة العاملين.

3 أنواع الاتصال في المنظمة

يمكن تصنيف الاتصالات التي تتم في المؤسسات وفقًا لعدد من الخصائص (الجدول 1.)

الجدول 1. تصنيف الاتصالات في المنظمة

صفة التصنيف أنواع الاتصال موضوع الاتصال ووسائله الاتصال باستخدام الوسائل التقنية ، تكنولوجيا المعلومات بين الأشخاص شكل من أشكال الاتصال اللفظية قنوات الاتصال غير اللفظية سمة تنظيمية رسمية غير رسمية (الترتيب المكاني للقنوات) الاتجاه الرأسي الأفقي القطري للاتصال تنازليًا تصاعديًا حسب الموضوعات ووسائل الاتصال ، من المعتاد التمييز بين:

الاتصالات التي تتم بمساعدة الوسائل التقنية لتكنولوجيا المعلومات ، في الظروف الحديثة ، لها أهمية قصوى. يتم إجراؤها باستخدام البريد الإلكتروني وأنظمة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات الإدارية (MIS).

الاتصالات بين الأشخاص هي اتصالات يتم إجراؤها بين الأشخاص في مواقف وجهاً لوجه وفي مجموعات باستخدام الكلمات ووسائل الاتصال غير اللفظية. إنها ذات أهمية كبيرة لدراسة السلوك التنظيمي.

تؤثر عوامل مختلفة على التواصل بين الأشخاص (الشكل 1).

الشكل 1 - العوامل المؤثرة في التواصل بين الأشخاص

التحكم في الاتصال اللفظي

التواصل عن طريق شكل الاتصال:

الاتصالات اللفظية هي اتصالات يتم إجراؤها باستخدام الكلام الشفوي كنظام تشفير.

يقضي المديرون معظم الوقت في التواصل الشخصي مع الأفراد الآخرين. تتمثل مزايا الاتصال اللفظي في السرعة والعفوية والقدرة على استخدام الإشارات غير اللفظية على نطاق واسع مع الكلمات.

الاتصالات غير اللفظية هي الرسائل التي يرسلها المرسل دون استخدام الكلام الشفوي كنظام ترميز ، على سبيل المثال ، استخدام الإيماءات وتعبيرات الوجه والمواقف والنظرات والأخلاق. تعمل كوسيلة اتصال إلى الحد الذي يمكن فيه للآخرين تفسير محتواها.

يتم نقل المعلومات بمساعدة الاتصالات اللفظية. ينقل الاتصال غير اللفظي الموقف تجاه شريك الرسالة.

تسمح لك الاتصالات الرسمية بتبسيط تدفق المعلومات والحد منه.

يتم تحديدها من خلال اللوائح الحالية:

تنظيمية (على سبيل المثال ، مخطط تنظيمي) ؛

وظيفية (على سبيل المثال ، توفير الإدارات والخدمات ، التي تحتوي على قسم "العلاقات بين الإدارات").

تستخدم قنوات الاتصال الرسمية على نطاق واسع في المنظمات ذات الهيكل الإداري الهرمي.

الاتصالات غير الرسمية هي تفاعلات اجتماعية بين الناس ، تعكس تعبيرات عن حاجة الإنسان للتواصل. أنها تكمل الاتصال الرسمي.

اعتمادًا على الموقع المكاني للقنوات واتجاه الاتصال ، من المعتاد التقسيم إلى:

الاتصالات التنظيمية الهابطة - تمثل تدفق المعلومات من أعلى مستويات الإدارة إلى المستوى الأدنى (المدير - المرؤوسون). هذا هو أكثر أنواع الاتصال التنظيمي وضوحًا. يرتبط الاتصال بين المدير والمرؤوسين بتوضيح المهام والأولويات والنتائج المتوقعة ؛ ضمان المشاركة في حل مشاكل القسم ؛ مع مناقشة مشاكل كفاءة العمل ؛ تحقيق التقدير والمكافأة لغرض التحفيز ؛ تحسين وتطوير قدرات المرؤوسين ؛ مع جمع المعلومات حول مشكلة وشيكة أو واقعية ؛ إخطار المرؤوس بالتغيير القادم ؛ والحصول على معلومات حول الأفكار والتحسينات والاقتراحات.

يعمل الاتصال التنظيمي التصاعدي أيضًا على تزويد المديرين بمعلومات حول ما يحدث في المستويات الأدنى. يساعدون المديرين على التعرف على المشاكل الحالية والمحتملة ويقترحون إجراءات تصحيحية. عادة ما تكون الاتصالات الأولية في شكل تقارير ومقترحات ومذكرات تفسيرية.

الاتصالات الأفقية - الاتصالات التي تهدف إلى تنسيق ودمج أنشطة موظفي مختلف الإدارات والأقسام في نفس مستويات التسلسل الهرمي لتحقيق أهداف المنظمة ؛ يساعد على تحسين كفاءة استخدام جميع أنواع موارد المنظمة.

الاتصالات القطرية - الاتصالات التي يقوم بها موظفو الإدارات والأقسام على مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي. يتم استخدامها في الحالات التي يكون فيها التواصل بين موظفي المنظمة صعبًا بطرق أخرى.

الاتصالات الإلكترونية. البريد الإلكتروني (البريد الإلكتروني) هو نظام كمبيوتر للتواصل.

2 - تحسين نظام الاتصالات على سبيل المثال OJSC "BASHKIRENERGO"

1 الخصائص الاجتماعية والاقتصادية لمنظمة JSC "Bashkirenergo"

تأسست شركة Bashkir Open المساهمة للطاقة والكهرباء Bashkirenergo (JSC Bashkirenergo) من قبل اللجنة الحكومية لجمهورية باشكورتوستان لإدارة ممتلكات الدولة في 30 أكتوبر 1992. مجال نشاطه هو إنتاج الطاقة الكهربائية والحرارية. إصلاح وصيانة معدات الطاقة.

Bashkirenergo OJSC هي واحدة من أكبر أنظمة الطاقة الإقليمية في روسيا. السعة الكهربائية المركبة 4،295 ميجاوات ، السعة الحرارية المركبة 13،141 Gcal / h.

تشمل القدرات التوليدية لنظام الطاقة في جمهورية باشكورتوستان محطة كهرباء إقليمية واحدة (GRES) ، وعشر محطات حرارية وتوليد مشتركة (CHP) ، بما في ذلك مكبس الغاز Zauralskaya CHP ، ومحطتين لتوليد الطاقة الكهرومائية (HPP) ، وخمسة توربينات غازية وحدات وست وحدات مكبس غاز ومحطة طاقة كهرومائية صغيرة و ...

إجمالي عدد المستهلكين المنزليين اعتبارًا من 01.07.2010 هو 1،191،452.

عند الحديث بشكل أكثر تحديدًا عن نظام الاتصال في مؤسسة معينة ، تجدر الإشارة إلى أنه وفقًا للبحث ، يقضي المدير من 50 إلى 90 ٪ من الوقت على الاتصال. لا يبدو هذا محتملًا ، لكن يتضح إذا اعتبرنا أن القائد منخرط في ذلك من أجل إدراك أدواره في العلاقات الشخصية وتبادل المعلومات وعمليات صنع القرار ، ناهيك عن الوظائف الإدارية للتخطيط والتنظيم والتحفيز والسيطرة. على وجه التحديد ، لأن تبادل المعلومات مدمج في جميع الأنواع الرئيسية لأنشطة الإدارة ، فإن الاتصالات هي عملية ربط.

عملية الاتصال هي عملية التفاعل بين مختلف مواضيع الاتصال ، حيث يتم تنفيذ عملية تبادل المعلومات.

الهدف الرئيسي لعملية الاتصال هو ضمان فهم المعلومات التي هي موضوع الاتصال ، أي رسائل. في عملية تبادل المعلومات ، يمكن تمييز أربعة مكونات متصلة:

المرسل أو الشخص الذي يولد الأفكار أو يجمع المعلومات وينقلها ؛

رسالة ، معلومات مشفرة برموز مناسبة ؛

القناة ، وسائل نقل المعلومات ؛

المتلقي ، الشخص الذي يتم توجيه المعلومات إليه.

حسب نوع الهياكل التنظيمية ، فإن Bashkirenergo OJSC عبارة عن هيكل إداري خطي (الشكل 2.).

الشكل 2 - رسم تخطيطي للهيكل التنظيمي الخطي للإدارة

هذا هو واحد من أبسط هياكل الإدارة التنظيمية. يوجد على رأس كل قسم فرعي هيكلي قائد - رئيس وحيد ، يتمتع بجميع السلطات ويمارس القيادة الوحيدة للموظفين الخاضعين له ويركز جميع وظائف الإدارة في يديه.

لكل مرؤوس قائد واحد ، تمر من خلاله جميع فرق الإدارة عبر قناة واحدة ، وفي هذه الحالة تكون روابط الإدارة مسؤولة عن نتائج جميع أنشطة الكائنات الخاضعة للرقابة.

لتحليل تشغيل قنوات الاتصال في المؤسسة المدروسة ، من الضروري معرفة المزايا والعيوب المتأصلة في هيكل الإدارة التنظيمية هذا.

مزايا:

وحدة ووضوح الإدارة ؛

اتساق الإجراءات والأداء ؛

صريحة المسؤولية ؛

الكفاءة في صنع القرار.

المسؤولية الشخصية للمديرين عن النتائج النهائية لأنشطة وحدتهم.

عيوب:

متطلبات عالية للقائد ، الذي يجب أن يتم تدريبه بشكل شامل من أجل توفير قيادة فعالة على جميع مستويات الإدارة ؛

عدم وجود روابط للتخطيط وإعداد القرارات ؛

المعلومات الزائدة ، العديد من جهات الاتصال للمرؤوسين ، الهياكل العليا والتحول ؛

اتصالات صعبة بين السلطات ؛

تركيز السلطة في النخبة الحاكمة.

في هيكل الاتصال هذا ، يصبح الحل الذي ينتقل من طرف إلى آخر معروفًا لجميع المؤدين ويناقش من قبل الجميع. جميع الاتصالات في مثل هذا التواصل هي نفسها ، ولا يوجد أسلوب قيادة للقيادة. يتفكك هيكل العلاقات هذا بسرعة إذا انقطع الاتصال بين المشاركين في الاتصال.

2 تحليل اتصالات JSC "Bashkirenergo"

تواصل شركة "Bashkir Distribution Electric Networks" أفضل تقاليد شركة Bashkirenergo JSC. على وجه الخصوص ، يتم إيلاء الكثير من الاهتمام للثقافة البدنية والرياضة. تم تسهيل إدخال مهندسي القوى إلى أسلوب حياة صحي من خلال أحداث الشركات وتلك التي تم عقدها تحت شعار تلك التي أعلنتها المراسيم الصادرة عن رئيس جمهورية باشكورتوستان: عام الصحة ، عام الرياضة والصحة نمط الحياة ، عام الوقاية من الإدمان على المخدرات وإدمان الكحول والتدخين ، عام الطفولة السعيدة وتعزيز قيم الأسرة ، عام دعم مبادرات الشباب وتطويرها ، عام حماية البيئة. كل هذا يحسن عملية الاتصال في الشركة. يتعرف الموظفون على بعضهم البعض بشكل أفضل من خلال هذه الأنشطة ويتم تحسين العلاقة ، وهو أمر ضروري في عملهم المشترك. في اقتصاد السوق ، يتمثل أحد العوامل الحاسمة في كفاءة المؤسسة وقدرتها التنافسية (Bashkirenergo OJSC) في ضمان إمكانات عالية للموظفين. والطريقة الأكثر إنتاجية لتحقيق ذلك هي تطوير وتنفيذ سياسة شؤون الموظفين ، والتي تعد جزءًا لا يتجزأ من سياسة المنظمة ذات التوجه الاستراتيجي. نحن ندرك أن الاستثمار في العمل مع الأشخاص هو الاستثمار الأكثر فعالية في أعمالنا على المدى الطويل.

يتمثل الهدف الرئيسي لسياسة شؤون الموظفين في الشركة في جذب المديرين والمتخصصين المؤهلين تأهيلاً عالياً وفاعليتهم وتطويرهم والاحتفاظ بهم والذين يمكنهم زيادة قيمة الأعمال التجارية من خلال الإدارة المهنية والفعالة لأصول الشركة. يتمثل المبدأ الرئيسي لسياسة الموظفين في الشركة في الحفاظ على ديناميكيات الأداء والتطوير الفعالة من خلال الحفاظ على هيكل الموظفين الأمثل وتطويره ، وهو فريق متماسك ومسؤول ومتطور للغاية وعالي الإنتاجية ضروري لحل المهام المعينة.

يشمل مفهوم سياسة شؤون الموظفين في الشركة مجالات العمل التالية:

بناء هيكل إدارة فعال للشركة على أساس تحسين العمليات التجارية والتوزيع الرشيد لوظائف العمل عبر الإدارات ومستويات الإدارة ؛

تزويد الشركة في الوقت المناسب بالموظفين المؤهلين المطلوبين لحل مشاكل العمل ؛

ضمان تركيز الموظفين على الأداء العالي ، والمساهمة في تحقيق الأهداف المحددة ؛

تحسين العلاقات الاجتماعية والعمل ؛

إنشاء الضمانات الاجتماعية ومراقبة التقيد بها ؛

تهيئة الظروف لاكتساب المهارات المهنية للأفراد اللازمة لحل ناجح لمشاكل العمل ، وخلق الظروف للنمو المهني وتحقيق الذات للموظفين من خلال نظام التدريب المهني والتدريب المتقدم للموظفين ؛

زيادة إنتاجية العمل من خلال تحسين نظام الحوافز المادية وغير المادية والضمان الاجتماعي للعمال ، فضلاً عن ضمان ظروف عمل آمنة.

إن تحقيق النمو المستدام للشركة أمر مستحيل بدون عمل احترافي ومنسق للفريق بأكمله ، وبالتالي ، في استراتيجية تطوير نظام الطاقة ، يتم إيلاء اهتمام كبير للموظفين.

تنجح الإدارة في حل مهام تحقيق مستوى عالٍ من مسؤولية الموظفين وفعالية نشاطهم العمالي. في Bashkirenergo OJSC ، يتم تنفيذ عمل هادف لصياغة هيكل شخصي مثالي وتطويره ، والذي يتم تنفيذه في المجالات الرئيسية التالية:

تزويد المجتمع بالموظفين المؤهلين ؛

الدافع العمالي ، وزيادة الرضا الوظيفي لجميع فئات الموظفين ؛

تشكيل وعي الشركات.

تهيئة الظروف للاستخدام الفعال لمهارات ومعارف وخبرات الموظفين ؛

التدريب المهني والتدريب المتقدم للموظفين.

دعونا نحلل أنشطة المجتمع ، من وجهة نظر تزويد المؤسسة بموارد العمل ، وحركة العمالة ، والتكوين النوعي ، وكذلك استخدام موارد العمل في المؤسسة.

لنبدأ التحليل بتزويد المؤسسة بموارد العمل ، والتي يتم حسابها من خلال مقارنة العدد الفعلي للموظفين حسب الفئة والمهنة مع الحاجة المخطط لها ، وسنرتبها في الجدول 2.

الجدول 2. - تزويد المجتمع بالموارد العمالية للفترة 2011 - 2012

فئات العمال خطة توفير الحقائق متوسط ​​عدد موظفي الإنتاج 140115801.79 بما في ذلك: ˗ المتخصصين 2382840.46 المديرين 238 237-0.01 العمال والموظفون الهندسيون والفنيون 92510591.34

كما يوضح الجدول 2 ، فإن التزويد بالمختصين ، مقارنة بالخطة ، يزداد بمقدار 46 شخصًا (النسبة وفقًا للخطة = 17٪ ، في الواقع = 18٪) ، زاد توفير العمالة الهندسية والفنية والموظفين بمقدار 134 الناس (كانت النسبة حسب الخطة 66٪ ، بل 67٪ في الواقع). يرجع النمو في عدد الموظفين في مؤسسة نظام الطاقة في عام 2011 إلى نقل مرافق الطاقة البلدية إلى نظام الطاقة. انخفض توفير المديرين بشكل طفيف (بواسطة شخص واحد) ، ولم يؤثر ذلك على عمل المؤسسة.

دعنا نحلل حركة العمالة من خلال حساب المعاملات اللازمة. يتم إجراء تحليل الديناميكيات وفقًا لمؤشر استقرار الموظفين ؛ ديناميات التوظيف؛ ديناميات عدد الموظفين ومعدل الدوران وأسباب إقالة الموظفين. يتم استخدام عدد من المؤشرات في التحليل. الأكثر انتشارًا هي: معامل ديناميكيات عدد الموظفين ، ومعامل الدوران لتوظيف العمال ، ومعامل دوران الموظفين ، ومعامل التكوين الدائم (الجدول 3).

الجدول 3. - حركة العمالة في المؤسسة

المؤشرات 20112012 الانحراف عدد العاملين في الصناعة والإنتاج في بداية العام 16806189582152 المعينين 23601756-604 المتقاعدين 208172-36 بما في ذلك: ˗ بإرادتهم الحرة 6753-14˗ طردوا لانتهاكهم نظام العمل 141119˗22 عدد الموظفين 5421584.0 موظفين 0.130.1 ˗0.03 معامل التركيب الدائم 12120 معامل ديناميكيات عدد المشتغلين 0.130.08-0.05

ك العلاقات العامة 0 = 2360/1580 = 1.49 (1)

K pr. - معامل الدوران لتوظيف العمال عام 2011

مثال 1 = 1756/1712 = 1.03 (2)

للعلاقات العامة 1. - معامل الدوران لاستقبال العمال عام 2012

ك تك 0 = 208/1580 = 0.13 (3)

K tk.0 - معدل دوران الموظفين في عام 2011

ك تك 1 = 172/1712 = 0.10 (4)

K tk.1 - معدل دوران الموظفين في عام 2012

كلفن ps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - معامل ثبات تكوين الأفراد في JSC Bashkirenergo في عام 2011.

كلفن ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

К ملاحظة .1- معامل الثبات لتكوين أفراد JSC Bashkirenergo في عام 2012

البوتاسيوم chz 0 = 2360 ˗ 208/16806 = 0.13 (7)

К з 0 - معامل ديناميكيات عدد المشتغلين عام 2011

البوتاسيوم chz. 1 = 1756 ˗ 172/18958 = 0.08 (8)

ك الجزء الأول - مُعامل ديناميكيات عدد المشتغلين عام 2012

كما يوضح الجدول 3 ، انخفض عدد المعينين في الفترة التي تم تحليلها (بمقدار 604 أشخاص) ، وكذلك أولئك الذين غادروا من تلقاء أنفسهم (14 شخصًا) وانتهاك نظام العمل (22 شخصًا). هذا يشهد على رضا المؤسسة في الموظفين الحاليين والموظفين أنفسهم في بيئة العمل. بناءً على مؤشرات الجدول ، تم حساب معاملات دوران التوظيف (˗0.46) ، ونتيجة لذلك تظهر انخفاضًا في تعيين موظفين جدد ، ودوران الموظفين (˗0.03) ، ويشير الانخفاض في هذا المعامل إلى أن لدى الأطراف مطالبات وخلافات أقل حول جودة المهام المؤداة ، وديناميكيات عدد الموظفين (˗0.05). لم يتغير معامل التكوين الدائم ، سيكون لذلك تأثير مفيد على العمل. وبالتالي ، فإن حركة العمالة ونتائج المعاملات طبيعية.

تركز أنشطة Bashkirenergo بشكل أساسي على تحسين كفاءة إنتاج وتوزيع الطاقة الكهربائية والحرارية ، وإمداد موثوق وغير منقطع للطاقة لجميع المستهلكين في جمهورية باشكورتوستان. في الوقت نفسه ، تنتهج شركة الطاقة سياسة اجتماعية نشطة تهدف إلى خلق ظروف مواتية لزيادة كفاءة وإنتاجية الموظفين ، والراحة الجيدة للعمال وعائلاتهم.

يلعب نظام الحماية الاجتماعية الفعال المطبق في OJSC Bashkirenergo دورًا مهمًا في جذب المتخصصين المؤهلين تأهيلا عاليا إلى شركة الطاقة ، ويساعد على تقليل معدل دوران الموظفين وهو أحد مكونات الإنتاج الناجح والأنشطة الاقتصادية.

من أجل تحسين جودة الموظفين ، تواصل Bashkirenergo تعاونها الوثيق مع مؤسسات التعليم العالي الرائدة في مجال الطاقة في البلاد. في عام 2011 ، تخرج 110 متخصصًا شابًا من الجامعات في تخصصات الطاقة ، بالإضافة إلى 78 خريجًا من كلية أوفا للوقود والطاقة ، تم قبولهم في المنطقة المستهدفة.

في الاتجاه المستهدف للتدريب في تخصصات الطاقة ، تم إرسال 18 مديرًا وأخصائيًا إلى جامعة هندسة الطاقة بولاية قازان لحضور دورات بالمراسلة (الميزانية). في KSPEU ، تم إرسال 10 من خريجي المدارس الثانوية إلى شكل التعليم بدوام كامل في الميزانية ، وإلى جامعة Ufa State Aviation Technical University - 17 من خريجي المدارس الثانوية.

تم تدريب 165 شخصًا في دورات تدريبية متقدمة في مؤسسات التعليم المهني الإضافي ، ومعهد الدراسات المتقدمة (IPK) لموظفي الخدمة المدنية في موسكو ، و St. في عام 2011 ، تم تدريب 226 شخصًا من أفراد العمليات. اجتاز 1371 متخصصًا ومشرفًا تدريبًا وشهادة ما قبل الاختبار في UTK. في عام 2206 ، بلغت تكاليف التدريب وإعادة التدريب والتدريب المتقدم للأفراد في NNOU UTK 13 مليون 541 ألف روبل.

3. الاتجاهات الرئيسية لتحسين الاتصالات في OJSC "BASHKIRENERGO"

1 مشاكل شركة الطاقة

دعونا نلاحظ مشكلتين هامتين في التواصل توجد داخل منظمة Bashkirenergo OJSC

يعتبر الموظفون أن مشرفهم المباشر هو المصدر الرئيسي للمعلومات لأنفسهم. عدم تلقيهم معلومات كافية منه ، يبحثون عن مصادر أخرى ، مما يؤدي إلى ولادة إشاعات تشوه الواقع الحقيقي ؛

يجب أن تتميز شروط التعاون والتفاعل في الفريق بما يلي:

الثقة في بعضنا البعض والثقة بين المدير والموظف ؛

حرية نقل المعلومات لأعلى ولأسفل في الهيكل الهرمي ، وكذلك قنوات الاتصال الأفقية الراسخة ؛

رضا أعضاء الفريق عن مكانتهم ، وضمان مشاركتهم الفعالة في أنشطة الشركة ؛

التعاون المستمر في العمل دون نضال ومكائد ؛

مناخ نفسي جيد

الإنجازات الإيجابية للمؤسسة في السوق ؛

تقديرات متفائلة لمستقبل الشركة.

يتم تحديد مبادئ العلاقات العامة الرئيسية للعلاقات الداخلية من خلال عدد من الأحكام الأساسية:

الاعتراف بالمساهمة الإيجابية للموظفين في نجاح المؤسسة ؛

التشجيع والموافقة. تثبت جميع الأبحاث في مجال إدارة الاتصال أن أهم المحفزات هي المال ، وكذلك الامتيازات المختلفة الممنوحة للموظفين. بالإضافة إليهم ، هناك أيضًا عامل مهم مثل الثناء البسيط ؛

حرية الموظفين في التعبير عن آرائهم حول جميع قضايا الإدارة ، بما في ذلك النقد المبرر للإدارة ؛

عدم وضوح الخطوط بين الإدارة والموظفين العاديين فيما يتعلق بالامتيازات ؛

أولوية الاتصالات الداخلية على الخارجية. أسوأ شيء يمكن أن يحدث لشركة ما هو عندما يكتشف الموظفون الأخبار السيئة من برنامج إخباري تلفزيوني ؛

المشاركة المباشرة وغير المباشرة للموظفين في عملية الإدارة ، وتحديد ومراعاة آرائهم ، ومواقفهم ، وكذلك الأفكار التي يقدمونها ؛

الوعي بخطط المنظمة. يسعى موظفو أي شركة دائمًا لمعرفة الاتجاه الذي تتحرك فيه مؤسستهم وما هو دورهم الحقيقي في هذه العملية ؛

الوفاء الإلزامي بالوعود التي قطعتها إدارة الشركة ؛

تلبية احتياجات الموظفين للعناية الشخصية ؛ تسمح لهم الشارات بالإشارة إلى بعضهم البعض بالاسم. يتعرف الزملاء على بعضهم البعض بشكل أسرع ، مما يساهم في تكوين مناخ نفسي ملائم في الشركة.

وبالتالي ، فقد أغفلنا مشكلتين مهمتين في منظمة JSC "Bashkirenergo" في الفقرة التالية ، سنحاول إيجاد طرق للقضاء على هذه المشاكل

هناك طرق مختلفة لتحسين عمليات الاتصال في المنظمة. تنظيم تدفق المعلومات. يجب أن يمثل القادة على جميع مستويات المنظمة الاحتياجات المعلوماتية لرؤسائهم وزملائهم ومرؤوسيهم. لهذا ، من الضروري تقييم الجوانب النوعية والكمية للاحتياجات من المعلومات في المنظمة. يحتاج المدير إلى تحديد ما هو "أكثر من اللازم" و "القليل جدًا" في تبادل المعلومات. تعتمد احتياجات المعلومات إلى حد كبير على أهداف المدير والقرارات التي يتخذها وطبيعة المؤشرات لتقييم نتائج عمله ، وكذلك قسمه ومرؤوسوه. إجراءات الإدارة. في المنظمات ، يعقد المسؤولون التنفيذيون اجتماعات أسبوعية (اجتماعات واجتماعات تخطيط واجتماعات وما إلى ذلك) ، حيث تتم مناقشة وتوضيح الخطط الجديدة وخيارات الاستراتيجيات والأهداف والغايات ، فضلاً عن النتائج الوسيطة. أنظمة التغذية الراجعة. التعليقات جزء لا يتجزأ من قاعدة معلومات التنظيم والإدارة. مقابلة الموظفين - أحد خيارات نظام التغذية الراجعة ، والتي يتم تنفيذها من أجل الحصول على معلومات من المديرين والعاملين حول قائمة كبيرة من القضايا: هي أهداف أنشطتهم التي تم توصيلها لهم بوضوح ؛ ما هي المشاكل المحتملة أو الحقيقية التي يواجهونها أو قد يواجهونها ؛ ما إذا كانوا يتلقون المعلومات الدقيقة وفي الوقت المناسب التي يحتاجون إليها للعمل ؛ هل مديرهم منفتح على الاقتراحات ، وما إلى ذلك.

نظام جمع العروض. الغرض من جمع المقترحات هو تسهيل تدفق المعلومات في الطابق العلوي. في الوقت نفسه ، يحصل جميع الموظفين على فرصة لتوليد أفكار لتحسين أي جانب من جوانب أنشطة المنظمة. وهذا بدوره يساعد في تقليل تصفية الأفكار أو تجاهلها من الأسفل إلى الأعلى. تتنوع طرق تنظيم النظام - لتخصيص خط هاتف منفصل يستطيع الموظفون من خلاله الاتصال وطرح أسئلة حول المواعيد والترقيات دون الكشف عن هويتهم. يعمل المديرون أحيانًا على الخط ، والذين يجيبون على الفور على الأسئلة المطروحة. يتم إرسال الإجابات إما مباشرة إلى الموظفين (ما لم يكن السؤال مجهولاً) أو مطبوعة في النشرة الإخبارية للشركة.

تكنولوجيا المعلومات. يساعد نظام البريد الإلكتروني على تحسين تبادل المعلومات في المنظمات. يمنح البريد الإلكتروني الموظفين القدرة على إرسال رسائل مكتوبة إلى أي شخص في المؤسسة. هذا يقلل بشكل كبير من تدفق المكالمات الهاتفية.

إلى جانب استخدام قنوات الاتصال الرسمية ، يلبي موظفو المنظمة حاجتهم إلى المشورة والدعم من خلال التشاور المتبادل. غالبًا ما يكون للتشاور بين الأشخاص على نفس المستوى آثار مهمة على المنظمة ؛ يؤدي اللجوء باستمرار إلى بعضهم البعض للحصول على المشورة إلى زيادة الثقة في قراراتهم. تظهر التجربة أن الاعتماد الكامل على المديرين للحصول على المعلومات والمشورة هو قيد ويمكن في معظم الحالات تجنبه. على ما يبدو ، يجب أن يكون كل قائد مهتمًا بتداول تدفق المعلومات في جميع الاتجاهات الثلاثة - لأعلى ولأسفل وأفقياً. يتم تنفيذ الاتصالات (بالطبع ، بأحجام مختلفة) في كل اتجاه من الاتجاهات الثلاثة في وقت واحد.

يتم تحديد تصور الموظفين لأي اتصال من خلال العديد من العوامل التنظيمية والشخصية. يمكن أن يكون التغيير في تصورات الموظف ناتجًا عن تغيير في المعلومات الواردة أو في بيئة العمل. يتأثر الإدراك أيضًا بالتجارب السابقة. في منظمة التشغيل ، تتم تصفية الطلبات من قائد كبير ثم قبولها.

استنتاج

تتزايد باستمرار أهمية الاتصال في الأعمال التجارية في المرحلة الحالية من التطور. هذا يرجع إلى حقيقة أن المؤسسات والمنظمات وقادتها وموظفيها بحاجة إلى تلقي وإتقان المعلومات المتزايدة باستمرار التي تساعد على حل المشكلات الناشئة.

يكاد يكون من المستحيل المبالغة في تقدير أهمية الاتصال في الإدارة. تقريبًا كل ما يفعله القادة لتسهيل تحقيق المنظمة لأهدافها يتطلب تواصلًا فعالاً. إذا لم يتمكن الناس من تبادل المعلومات ، فمن الواضح أنهم لن يكونوا قادرين على العمل معًا وصياغة الأهداف وتحقيقها. الاتصال عملية معقدة ذات خطوات مترابطة.

الاتصال هو تبادل المعلومات ، والذي على أساسه يتلقى المدير المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات فعالة ، ويبلغ القرارات المتخذة لموظفي المنظمة.

تتكون عملية الاتصال من المراحل التالية: إرسال رسالة ، وإرسال رسالة ، وتلقي رسالة ، والتغذية الراجعة. أهم عناصر عملية الاتصال هو المرسل والرسالة وقنوات الإرسال والمتلقي وردود الفعل. إن وجود التعليقات هو الذي يجعل عملية الاتصال ذات اتجاهين. وجود كل هذه العناصر ضروري للتواصل الفعال.

يعد تصنيف الاتصالات ضروريًا للتمييز بين أنواعها المختلفة لغرض التحليل والتحسين اللاحقين. يمكن تصنيف الاتصالات في المنظمة وفقًا لعدد من الخصائص: حسب الموضوع ووسائل الاتصال ، وشكل الاتصال ، وقناة الاتصال ، والموقع المكاني ، واتجاه الاتصال.

يمكن أن تنشأ حواجز مختلفة للتواصل الفعال. معرفة العوائق المحتملة ، يجب على المديرين محاولة منع حدوثها أو البحث عن طرق فعالة للتغلب عليها والتخطيط لها.

الاستماع الفعال هو أهم وسيلة للتواصل الفعال ، لذلك يجب على المديرين تعلم إتقان هذا الفن المهم.

لتنظيم الاتصالات الفعالة في مجموعة ، في منظمة ، من الضروري بناء واستخدام شبكات الاتصال بشكل صحيح.

تشمل الطرق الرئيسية لتحسين تبادل المعلومات في منظمة ما: تنظيم تدفق المعلومات ، وإجراءات الإدارة ، وتنفيذ أنظمة التغذية الراجعة ، وتنفيذ أنظمة لجمع المقترحات ، واستخدام الرسائل الإخبارية ، واستخدام تقنيات المعلومات الحديثة وموارد المعلومات العالمية.

في الوقت الحالي ، هناك حاجة لإدخال أنظمة جديدة من شأنها أن تؤدي وظائف شبكة عالمية ومحلية لمنظمة ما.

ينمو التقدم بوتيرة سريعة ، لذلك من الصعب تخيل ما سيحدث في المستقبل القريب. لكن الحقيقة واضحة: انتهى الشكل القديم لسلوك الشركة التجاري. يتم الآن إنشاء العديد من أنواع التقارير والميزانية العمومية والوثائق الداخلية في شكل ورقي فقط لنسخ النموذج الإلكتروني.

حتى يتم حل مشكلة أمن المعلومات بشكل لا لبس فيه ، سيستمر تطبيق ذلك. لكن العديد من الصفقات تم إبرامها بالفعل دون مغادرة المكتب ، ويتم الاحتفاظ بالحسابات ، ويتم إبرام العقود.

نظرًا لأن الاتصالات هي أحد أهم مكونات الإدارة ، يجب على المدير محاولة مراقبة عملية الاتصال وتحديد المشكلات في كل مرحلة ومحاولة القضاء عليها من أجل تحسين كفاءة نقل المعلومات وإدراكها.

عند التوصل إلى استنتاج بشأن الشركة قيد الدراسة ، تجدر الإشارة إلى أنه في السنوات الأخيرة ، إلى جانب الدور المتزايد للتسويق ، ازداد دور الاتصالات التسويقية. في الوقت الحاضر ، أصبح هذان المفهومان لا ينفصلان عن بعضهما البعض ، حيث يتطلب التسويق الحديث أكثر بكثير من مجرد إنشاء منتج يلبي احتياجات العميل ، وتحديد سعر مناسب له وإتاحته للمستهلكين المستهدفين. تحتاج الشركات إلى التواصل مع عملائها ، والإبلاغ عن منتجاتها ، وجعل شرائها مربحًا.

بالمعنى العملي للعمل ، تم النظر في خيارات تحسين الاتصالات في شركة OJSC "Bashkirenergo". تم إجراء تحليل الاتصالات على مثال JSC "Bashkirenergo" ، وتم التحقيق في خصائص الكائن ، وتم تحديد طرق تحسين نظام الاتصال. يتم عرض مزايا وعيوب هذه المؤسسة.

قائمة المصادر المستخدمة

1.الباستوفا إل إم ، إغناتوف ف. نظرية التحكم: كتاب مدرسي // روستوف أون دون: دار النشر: MaRT ، 2006.

.أ.رومانوف ، إيه في بانكو الاتصالات التسويقية. - M: Eksmo، 2006 2. Arzhanykh E.V. العمل العلمي: تطوير مجمع الاتصالات التسويقية على مثال المجمع الفندقي Holiday˗In˗Moscow - ص 54-63 ، موسكو ، 2005

.أبشوك ، ف. الإدارة: Textbook / A.V. أبشوك //. SPb: Union، 2002. ˗ 348p.

.باسوفسكي ، إل. الإدارة: كتاب مدرسي / محرر. باسوفسكي L.E. // - م: INFRA˗M ، 2003.˗216 ص.

.بوليجين ، أ. الإدارة الفعالة: كتاب مدرسي / A.V. بوليجين //. - م: فينبرس ، 2000. - 1056 ص.

.فيشانسكي ، أو إس. الإدارة: كتاب مدرسي للجامعات. / إد. Vikhansky O.S، Naumov A.I. ^ م ، أد. "جاداريكي" ، 2001.˗ 528 ثانية.

.فيشانسكي ، أو إس. الإدارة: كتاب مدرسي للجامعات. / إد. Vikhansky O.S، Naumov A.I. ^ م ، أد. "جاداريكي" ، 2004. - 530 ثانية.

.فولكوف ، يو جي ، دوبرينكوف في آي ، نيشيبورينكو في إن ، بوبوف إيه في. علم الاجتماع: كتاب مدرسي / إد. الأستاذ. جنوب. فولكوفا. - إد. 2˗е ، مراجعة. و أضف. - م: Gardariki ، 2000. - 512 ص.

.جيبسون ، ج. والمنظمات الأخرى: السلوك والهيكل والعمليات: لكل. من الانجليزية // 8 الطبعة. - م ، 2000-280 ثانية.

.جلوخوف ، في. الإدارة: كتاب مدرسي - الطبعة الثانية ، القس. و أضف. / تحت. إد. Glukhov V.V. - SPb.: ed. لان ، 2002. - 528 ثانية.

.دوبروتورسكي ، إ. إدارة. التقنيات الفعالة: دليل علمي. - م ، 2002-4401.

.إيفانوف ، أ. الإدارة: كتاب مدرسي / محرر. إيفانوف إيه بي SPb: ميخائيلوف ، 2002 - 320 ثانية.

.كيبانوف ، أ.يا ، زاخاروف دي كيه ، كونوفالوفا ف. أخلاقيات علاقات العمل: كتاب مدرسي / إد. و انا. كيبانوفا. - م: INFRA˗M، 2004. - 328 ص. - (مسلسل "التعليم العالي")

.كابوشكين ، ن. أساسيات الإدارة: كتاب مدرسي / محرر. كابوشكين إن آي الطبعة الخامسة ، الصورة النمطية. مينسك: معرفة جديدة ، 2002-336

.كورجوفا ، ماجستير الإدارة: كتاب مدرسي / تحت. إد. كورجوفا إم إيه - روستوف - على الدون: فينيكس ، 2008. - 378 ثانية.

.كوروليف يو. الإدارة في المجمع الزراعي والصناعي: كتاب مدرسي / محرر. Korolev YB ، Mozloev V.Z. ، Mefed A.V. - م: كولوس ، 2002-376 ثانية.

.كوروليف يو. الإدارة في المجمع الزراعي والصناعي: كتاب مدرسي / محرر. كوروليف ي.ب. - م: كولوس ، 2003-304 ص.

.Kroshelev A.N. أساسيات الإدارة: كتاب / محرر. Kroshelev A.N. ، شفانيكوف ن. - م: امتحان ، 2007 - 365 ص.

.كريشوفا إي. الإدارة: كتاب مدرسي / تحت. إد. Kryshova EN˗M: FORUM: INFRA˗M، 2005-258 صفحة.

.لاتفولينا ج. السلوك التنظيمي: كتاب مدرسي للجامعات. الطبعة الثانية ، إضافة. وراجعها. / إد. جي آر لاتفولينا ، أون.جروموفا. - SPb .: Peter، 2008 - 464s: Ill.

.ميسكون ، ألبرت ، خضوري. أساسيات الإدارة. الطبعة الثالثة ، إضافة. وأعيدت صياغتها. م ، 2008.

.Newstrom JV ، Davis K. السلوك التنظيمي: مترجم من اللغة الإنجليزية / محرر. يو إن كابتوريفسكي. - SPb. ، 2000.

.ليتفينوف إف. نمذجة الهياكل الإدارية للمؤسسة / إد. Litvinov FI // الإدارة في روسيا والخارج .2008.

المعلومات والاتصال في الإدارة.

عدد المحاضرة 6

القسم 3. تكنولوجيا الإدارة

3.4 عملية اتخاذ القرارات الإدارية.

يتم تنفيذ الوظائف الإدارية والتفاعلات بين الأفراد والفئات الاجتماعية من خلال مجال الاتصالاتوالمشاركة معلومة.مفاهيم المعلومات والاتصالات مترابطة ، لكن الاتصال يشمل كلاً من ما يتم نقله (المعلومات) وكيفية نقلها

ترتبط أنشطة أي مدير بتنفيذ الإجراءات والعمليات التالية:

· استلام وفحص ومعالجة المعلومات.

· تطوير وتنفيذ الحلول.

· مراقبة تنفيذها وتعديلها.

· تنظيم وتخزين البيانات الخاصة بالقرارات المتخذة.

الطريقة الرئيسية لتنفيذ هذا النشاط هي التواصل. يُنظر إلى الاتصال على أنه عملية وكظاهرة. كعملية اتصال ، فإنها تعكس مبادئ وأنماط تبادل المعلومات بين الناس ، كظاهرة - فهي تمثل القواعد المعمول بها (القواعد والتعليمات واللوائح) للتفاعل بين الناس في إطار المنظمات ، والأشكال التنظيمية المقابلة.

في عملية الاتصال ، يتم نقل المعلومات من موضوع إلى آخر. يمكن أن تكون الموضوعات أفراد ومجموعات ومنظمات. تم اعتماد التصنيف التالي للاتصالات:

التواصل بين المنظمة والبيئة الخارجية ؛

التواصل بين الإدارات ؛

التواصل داخل التقسيمات الفرعية حسب مستويات الإنتاج والإدارة ؛

التواصل بين الأشخاص؛

التواصل غير الرسمي.

يتم الاتصال عن طريق نقل الاقتراحات والآراء والتلميحات أو الأحاسيس شفهيًا أو في شكل آخر (شكل مكتوب ، إيماءات ، وضعية ، تلميحات ، إلخ) من أجل الحصول على رد الفعل المطلوب.

أثناء الاتصال ، يجب أن يكون المشاركون قادرين على الرؤية ، والاستماع ، واللمس ، ولديهم أيضًا مهارات معينة ودرجة معينة من التفاهم المتبادل.

بالنسبة للإدارة ، يعد الاتصال بين الأشخاص أمرًا مهمًا ، حيث يتم حل العديد من مهام الإدارة من خلال الاتصال المباشر بين الأشخاص.

في مرحلة الإرسال ، يقوم المرسل بتصميم وترميز المعلومات المزمع إرسالها إلى المشاركين في العملية ، أي يعرّف نفسه كفرد ("من أنا") ويشكل معنى ما يريد أن ينقله.

علاوة على ذلك ، يتم تشفير المعلومات المراد نقلها. أولاً ، يتم اختيار ناقلات المعلومات (الصوت ، الضوء ، درجة الحرارة ، الرائحة ، الذوق ، الأفعال الجسدية) ، والتي يتم تنظيمها بعد ذلك في شكل محدد (الكلام ، النص ، الرسم ، الفعل ، إلخ).

هذه هي الطريقة التي تتشكل بها الرسالة. في هذه الحالة ، يتوقع المرسل أنه سيتم إدراكه بشكل مناسب للقيمة المشفرة فيه.

كلما زاد الفرق بين ما يتم إرساله وما يتم استقباله ، كان الاتصال ضعيفًا. لذلك ، عادة ما يواجه المحترفون صعوبات في التواصل مع الجمهور ، لأنهم يشفرون المعنى في شكل لا يمكن فهمه إلا لأفراد دائرتهم.

تدخل الرسالة من خلال جهاز الإرسال (شخص أو جهاز فني أو حالة كيميائية أو فيزيائية) إلى قناة الإرسال ، وتوصيلها إلى المرسل إليه. بمجرد أن يبدأ إرسال الرسالة أو الإشارة ، تنتهي مرحلة الإرسال في هذه اللحظة وتبدأ مرحلة استقبال المعلومات المرسلة. تقوم القناة بإخراج الرسالة إلى جهاز الاستقبال ، الذي يسجل استلام هذه الرسالة.

يُطلق على الشخص الذي تم توجيه الرسالة إليه اسم المستلم. يقوم بإصلاح الرسالة المستلمة ويفك تشفيرها إلى معنى مفهوم. فك التشفير يعني إدراك الرسالة وتفسيرها وتقييمها.

معظم الرسائل مشوهة. هذا بسبب وجود ضوضاء في عملية الاتصال. يمكن أن تكون مصادرها وسيلة لعملية الاتصال والمكونات التنظيمية (متعددة المستويات ، مقياس التحكم ، إلخ). إذن ، تشويه المعلومات أثناء نقلها بين الوحدات الوظيفية (قانون إنتروبيا المعلومات). يتم إرسال معلومات التحكم بشكل أساسي باستخدام اللغة الطبيعية ، والتي تحتوي على معلومات وفيرة. يُقدّر التكرار في المعلومات في اللغة الروسية بنسبة 32٪ ، وهو أكثر بكثير من كثير من اللغات الأوروبية الأخرى. فائض المعلومات هو مصدر لتشويه جوهر الرسالة. عند نقل المعلومات من خلال أربعة مستويات تحكم ، يكون لدينا احتمال كبير لتلقي حوالي 100٪ من التشويه من الرسالة الأصلية. يوجد ضوضاء دائمًا ، وبالتالي ، في جميع مراحل عملية الاتصال ، يحدث بعض التشويه للرسالة المرسلة. يجب على المدير التغلب على الضوضاء الحالية قدر الإمكان ونقل معنى الرسالة بأكبر قدر ممكن من الدقة.

المرحلة الأخيرة من عملية الاتصال هي التغذية الراجعة أثناء تبادل الأدوار من قبل المشاركين في العملية. الدورة بأكملها تعيد نفسها ، ولكن في اتجاه مختلف. التعليقات هي رد المستلم على الرسالة. يصبح من الممكن معرفة ما إذا كانت الرسالة قد وصلت إلى المرسل إليه وبأي معنى. يمكن التعبير عن التعليقات في نظام كود مختلف عن الرسالة المستلمة. لذلك ، غالبًا ما نجيب على العبارة بإيماءة الرأس. بالنسبة للمدير ، يمكن أن تكون التعليقات مباشرة (تغيير يمكن ملاحظته بشكل مباشر في السلوك) أو غير مباشرة (زيادة في إنتاجية العمل).

لتنفيذ عملية الاتصال ، يتم استخدامه شبكة اتصال،أولئك. ربط المشاركين في عملية الاتصال باستخدام تدفق المعلومات. تتكون هذه الشبكة من روابط رأسية وأفقية وقطرية. تتشكل الاتصالات العمودية من الرئيس إلى المرؤوسين ، أفقيًا - بين الأفراد أو الأقسام من مستويات متساوية. العلاقات القطرية هي علاقات مع الرؤساء الآخرين والمرؤوسين الآخرين. شبكة هذه الاتصالات تخلق هيكل المنظمة. الغرض من الهيكل التنظيمي هو نقل برامج الاتصال. التيارات في الاتجاه الصحيح.

هناك أنماط راسخة لشبكات الاتصال لمجموعات مختلفة من العمال. يطلق عليهم "العجلة" ، "النجمة" ، "الدائرة" ، "السلسلة" ، "الدوار" ، إلخ. لديهم تأثير كبير على أنشطة المنظمات. وهكذا ، في شبكات من النوع "العجلة" ، يتم تمثيل التسلسل الهرمي المركزي للسلطة. يتلقى الشخص الموجود في مركز "العجلة" المزيد من الرسائل ، ويتم التعرف عليه غالبًا من قِبل أعضاء آخرين في المجموعة كقائد ، وله تأثير أكبر على الأعضاء الآخرين في المجموعة ، ويتحمل عادةً المزيد من المسؤولية ، وحل المشكلة يعتمد عليه أكثر من الآخرين.

المعلومات المستخدمة في الإدارة مصنفة:

موضوع الإدارة ؛

من خلال الانتماء إلى نظام تحكم فرعي معين ؛

من خلال شكل النقل (لفظيًا ، أي لفظيًا ، وليس لفظيًا) ؛

عن طريق التباين مع مرور الوقت ؛

عن طريق طريقة الإرسال ؛

عن طريق وضع الإرسال ؛

بالميعاد؛

بمرحلة دورة حياة الكائن ؛

فيما يتعلق بموضوع التحكم بالموضوع.
المتطلبات الرئيسية لجودة المعلومات هي:

توقيت؛

مصداقية؛

قدرة؛

الموثوقية؛

الاستهداف

إعادة الاستخدام.

سرعة عالية في الجمع والمعالجة والنقل ؛

القدرة على الترميز

ملاءمة.

مصفوفة المعلومات هي مجموعة من جميع أنواع المعلومات المستخدمة من قبل هيئات الإدارة ، مرتبة وفقًا لمعايير معينة. يجب أن توفر: جاذبية مباشرة من المستهلكين للمعلومات المخزنة ؛ تلبية احتياجاتهم من المعلومات على أكمل وجه ؛ البحث الفوري وتسليم المعلومات ؛ حماية المعلومات من التشويه.

تدفق المعلومات هو نقل المعلومات من المصادر إلى المستهلكين.

كمية المعلومات هي خاصية كمية يتم قياسها باستخدام الوحدات التقليدية (الكلمات والرسائل والعلامات والحروف والأوراق ، وما إلى ذلك) وتستخدم لتحديد عبء المعلومات لهيئات التحكم ، لاتخاذ قرارات بشأن أتمتة التحكم.

عند تصميم سير العمل ، من الضروري التأكد من:

وجود المعلومات الضرورية والكافية في كل وثيقة لاتخاذ القرارات ؛

تتدفق المعلومات العقلانية من خلال القضاء على الازدواجية في الوثائق والمؤشرات الواردة فيها ؛

تصغير مسارات مرور المستندات من
مصدر للمستهلك

رقابة فعالة على المواعيد النهائية لتنفيذ المستندات ؛

توحيد نماذج المستندات.

تلعب المعلومات غير اللفظية أيضًا دورًا مهمًا للغاية ، أي المعلومات المرسلة من قبل المرسل دون استخدام الكلمات. إنها تشكل الرسائل غير اللفظية التي تكمن وراء الاتصال غير اللفظي. الإيماءات وتعبيرات الوجه والتنغيم هي أهم جزء في التواصل التجاري. في بعض الأحيان ، يمكن لهذه الوسائل (يطلق عليها غير لفظية) أن تقول أكثر بكثير من الكلمات. الأنواع الرئيسية للمعلومات غير اللفظية هي:

البيانات المادية للشخص (الطول ، الوزن ، لون الشعر ، إلخ) ؛

حركات الجسم (الإيماءات ، تعابير الوجه ، حركات العين ، إلخ) ؛

البيئة (الإضاءة ، الضوضاء ، النظافة ، الغرفة ، الأثاث ، إلخ) ؛

استخدام البيئة (السلوك ، المسافة
عند الاتصال ، وما إلى ذلك) ؛

الوقت (الوصول المبكر ، التأخير ، الانتظار).

غالبًا ما تكون الاتصالات غير اللفظية غير واعية ، لأنها تشهد على المشاعر الفعلية للمشاركين في عملية الاتصال وهي مؤشر موثوق للغاية للمشاعر التي تظهر. يصعب التلاعب بالمعلومات غير اللفظية وليس من السهل إخفاء ذلك في التواصل بين الأشخاص.

العديد من الإشارات غير اللفظية ، معانيها المحددة هي أمثلة لثقافة إنسانية معينة "نشأ فيها" الشخص. إلى الحد الذي يتم فيه استخدام هذه العلامات كنماذج للسلوك وفي نفس الوقت لها معاني رمزية ، يمكن فهمها بوضوح على أنها إشارات لفظية يتم التعبير عنها بواسطة نظام من الرموز اللفظية المعروفة للأطراف المعنية.

وصف

الغرض من عمل الدورة هو استكشاف جوهر الاتصال ، وكذلك ما يمكن القيام به لتبادل المعلومات بشكل أكثر فعالية بين المديرين وخارج دائرتهم.
لتحقيق هذا الهدف ، من الضروري حل عدد من المهام:
1) دراسة جوهر وعناصر ومراحل عملية الاتصال في مؤسسة حديثة
2) تحليل نظام الاتصال على أساس شركة "تريد ماستر"
3) تقديم الاقتراحات والتوصيات لتحسين سياسة الاتصال للمؤسسة

مقدمة 3
1. الأسس النظرية وخصائص الاتصالات في أنشطة المدير الحديث 5
1.1 عملية الاتصال: المفهوم ، العناصر الرئيسية ، المراحل ، خصائصها 5
1.2 أنواع الاتصال 13
1.3 حواجز الاتصال 17
1.4 تحسين فعالية التواصل بين الأشخاص 23
2. تحليل نظام إدارة الاتصالات لشركة "تريد ماستر" 28
2.1 الخصائص التنظيمية والاقتصادية للمنشأة 28
2.2 تحليل المؤشرات الفنية والاقتصادية للمنشأة 31
2.3 تحليل سياسة الاتصال بالشركة 33
3. اقتراحات وتوصيات لتحسين سياسة الاتصال بالمنشأة 39
الخلاصة 42
قائمة الأدبيات المستعملة 45

يتكون العمل من ملف واحد

الوكالة الفيدرالية للتعليم في الاتحاد الروسي

مؤسسة تعليمية حكومية

التعليم المهني العالي

"جامعة ولاية قازان التكنولوجية"

كيميائيو نيجنكامسك - المعهد التكنولوجي

كلية الاقتصاد والإدارة

عمل الدورة

على الانضباط "الإدارة"

الموضوع: "المعلومات والاتصالات في إدارة المنظمة"

طالب المجموعة __________________________ / /

(توقيع)

المستشار العلمي ____________________________ / أ. أندريفا /

(توقيع)

العمل محمي من قبل _____________ بتقدير _______________

نيجنكامسك 2013

مقدمة 3

1. الأسس النظرية وخصائص الاتصالات في أنشطة المدير الحديث 5

1.1 عملية الاتصال: المفهوم ، العناصر الرئيسية ، المراحل ، خصائصها 5

1.2 أنواع الاتصال 13

1.3 حواجز الاتصال 17

1.4 تحسين فعالية التواصل بين الأشخاص 23

2. تحليل نظام إدارة الاتصالات لشركة "تريد ماستر" 28

2.1 الخصائص التنظيمية والاقتصادية للمنشأة 28

2.2 تحليل المؤشرات الفنية والاقتصادية للمنشأة 31

2.3 تحليل سياسة الاتصال بالشركة 33

الخلاصة 42

قائمة الأدبيات المستعملة 45

مقدمة

من المسلم به عمومًا أن الاتصال أمر بالغ الأهمية لنجاح الأعمال وهو أحد أكثر قضايا الإدارة تحديًا. في الأساس ، هذا نوع من "نظام الدورة الدموية" لكائن حي واحد للشركة. يعتبر القادة العاملون بشكل فعال أولئك الذين يتسمون بالفعالية في التواصل. يجب أن يتقن المدراء فن الاتصال ، لأنهم ، من الناحية المجازية ، يقومون بالعمل "بأيدي شخص آخر".

دور الاتصال واضح في الشركات الصغيرة وكذلك في الشركات والمؤسسات القوية. لا يعتمد مستقبل المؤسسة فحسب ، ككيان اقتصادي في السوق ، ولكن أيضًا الأشخاص الذين يعملون في هذا المشروع ، وعلى المستوى العالمي ، رفاهية البلد بأكمله ، على فعالية روابط الاتصال والتفاعلات.

تظهر تجربة الشركات الروسية والأجنبية أن فعالية الاتصالات تعتمد في المقام الأول على الموقف النفسي للفريق. حيث يستخدم القائد طريقة "العصا والعصا" ، يكون هناك توتر وانقسام في الفريق ، والنتيجة هي ضعف إنتاجية العمل ، وارتفاع معدل دوران الموظفين ، ونقص المبادرة ، والنميمة المستمرة ، والحسد ، إلخ. كل هذه الحقائق لا يمكن أن تؤدي إلى أي شيء سوى تثبيط المشروع ، بل وحتى الإفلاس في نهاية المطاف.

ومع ذلك ، إذا عقد قائد اجتماعات في فريق تتم فيه مناقشة مشكلات تنموية معينة ، وطبق أساليب المكافأة على المبادرة والعمل ، وما إلى ذلك ، فإنه يخلق ظروفًا للتعبير الحر عن رأيه ، حتى لو لم يتطابق ذلك مع رأي الإدارة ، ففي هذه الحالة يسهل على الموظفين العمل في مؤسسة معينة. في هذه الحالة ، يدرك الناس أهميتهم ويحاولون استخدام كل إمكاناتهم وذكائهم لتحقيق ازدهار المنظمة. في مثل هذه المؤسسة ، يكون الموظفون واثقين من مستقبلهم ، وأنه يمكن مناقشة مشاكلهم بشكل مفتوح في اجتماع ، ويمكن تقديم بعض الأفكار التي سيكافأون عليها معنوياً ومالياً. يسهل على هذه الشركات تحمل الأزمات الاقتصادية والسياسية في البلاد ، حيث أنه في فريق متماسك ، سيساعد الموظفون بعضهم البعض في التغلب على الصعوبات.

كل هذا تم تحقيقه منذ فترة طويلة من قبل العديد من المديرين الأجانب والمحليين. لكن كيف تحقق التواصل الفعال؟ كيف تكتسب المهارات والقدرة على إدارة عمليات الاتصال؟ - هذه هي الأسئلة الرئيسية التي تقلق القادة الروس اليوم.

في إطار ما سبق ، يتم التأكيد على أهمية الموضوع المختار من خلال خبرة القادة الأجانب والمحليين ، واهتمامهم بدراسة روابط الاتصال وتطورها الفعال ، لأن أحد أهم العوامل في تكامل الإدارة هو التواصل.

منذ ظهور وتشكيل الاتصالات (وكذلك كل الإدارة) في بلدنا حدث منذ وقت ليس ببعيد (10 سنوات هي فترة قصيرة) ، يلعب النهج الصحيح لدراسة تجربة الشركات الأجنبية ورجال الأعمال الروس الحديثين دورًا كبيرًا في مزيد من التطوير.

في روسيا ، شهدت الاتصالات تغييرًا جذريًا. من نظام القيادة الإدارية ، انتقلت الدولة فجأة إلى علاقات السوق. إذا كانت إدارة المؤسسة في وقت سابق تتكون أساسًا من حقيقة أن الطلبات قد تم استلامها من الإدارة إلى المرؤوسين ، والتي لا يمكن توضيحها أو مناقشتها ، وتم معاقبة المبادرة ، ولم يتمكن العمال الأذكياء من التقدم في الخدمة ، فإن المديرين يفضلون اليوم نهج مختلف لتنظيم العمل مع المرؤوسين ... يتم الآن تشجيع المبادرة ، وعقد اجتماعات جماعية عامة يتم فيها مناقشة مشاكل تطوير الشركة ، والاستماع إلى طلبات واقتراحات المرؤوسين ، ليس فقط معنويًا ، ولكن أيضًا يتم تطبيق الحوافز المادية. لذلك ، في ظل نظام القيادة الإدارية ، كانت هناك مؤسسات تتمتع باتصالات راسخة ، لكنها سادت بشكل أساسي بتدفقات اتصالات متفرقة ، دون ردود فعل ، وما إلى ذلك. حتى الآن هناك شركات حيث تنظيم الإدارة على مستوى منخفض ، والاتصالات مبنية بشكل خاطئ.

الغرض من عمل الدورة هو استكشاف جوهر الاتصال ، وكذلك ما يمكن القيام به لتبادل المعلومات بشكل أكثر فعالية بين المديرين وخارج دائرتهم.

لتحقيق هذا الهدف ، من الضروري حل عدد من المهام:

1) دراسة جوهر وعناصر ومراحل عملية الاتصال في مؤسسة حديثة

2) تحليل نظام الاتصال على أساس شركة "تريد ماستر"

الهدف من عمل هذا المقرر الدراسي هو التواصل كنشاط سلوكي للموضوعات ، والموضوع هو الاستخدام الماهر للاتصالات الفعالة من قبل المديرين لتحقيق أهداف المنظمة.

1. الأسس النظرية وخصائص الاتصالات في أنشطة المدير الحديث

1.1 عملية الاتصال: المفهوم ، العناصر الرئيسية ، المراحل ، خصائصها

الاتصال هو تبادل المعلومات ، والذي على أساسه يتلقى المدير المعلومات اللازمة لاتخاذ قرارات فعالة وإيصال القرارات المتخذة إلى موظفي المنظمة. إذا كان التواصل ضعيفًا ، فقد تكون القرارات خاطئة ، وقد يسيء الناس فهم ما تريده الإدارة منهم ، أو في النهاية ، قد تعاني العلاقات الشخصية. غالبًا ما يتم تحديد فعالية الاتصالات من خلال جودة القرارات وكيفية تنفيذها بالفعل.

المعلومات ليست سوى مظهر خارجي للتواصل ونتيجته. تلعب المعلومات دورًا مركزيًا في الوجود الاتصالي للشخص وتعمل كوسيلة للاتصال.

في عملية الاتصال ، يتم نقل المعلومات من موضوع إلى آخر. يمكن للأفراد والجماعات وحتى المنظمات بأكملها العمل كمواضيع.

في الحالة الأولى ، يكون الاتصال ذا طبيعة شخصية ويتم تنفيذه عن طريق نقل الأفكار والحقائق والآراء والتلميحات والأحاسيس أو التصورات والمشاعر والعلاقات من شخص إلى آخر ، بشكل شفهي أو بأي شكل آخر (في الكتابة ، الإيماءات ، الموقف ، ونبرة الصوت ، ونقل الوقت ، والتقليل من شأن ، وما إلى ذلك) من أجل الحصول على الاستجابة المطلوبة في الاستجابة.

الاتصال والمعلومات مفاهيم مختلفة ولكن ذات صلة. يشمل الاتصال كلاً من ما يتم نقله وكيف يتم نقل ذلك "ما". من أجل إجراء الاتصال ، يجب أن يكون هناك شخصان على الأقل.

يجعل الاتصال مطالب على كل من المشاركين في تفاعل الإدارة. لذلك ، يجب أن يتمتع كل مشارك ببعض القدرات: الرؤية ، والاستماع ، واللمس ، وإدراك الرائحة والتذوق. يتطلب الاتصال الفعال مهارات وقدرات معينة من كل طرف ، فضلاً عن وجود درجة معينة من التفاهم المتبادل.

يأتي مصطلح "اتصال" من كلمة "communis" اللاتينية التي تعني "عام": يحاول مرسل المعلومات إنشاء "مجتمع" مع متلقي المعلومات. ومن ثم ، يمكن تعريف الاتصال على أنه ليس فقط نقل المعلومات ، ولكن المعنى أو المعنى من خلال الرموز.

التواصل الفعال بين الأشخاص أمر بالغ الأهمية لنجاح الإدارة لعدد من الأسباب. أولاً ، يعتمد حل العديد من المهام الإدارية على التفاعل المباشر للأشخاص (الرئيس مع المرؤوسين ، والمرؤوسين مع بعضهم البعض) في إطار الأحداث المختلفة.

ثانيًا ، يمكن القول إن التواصل بين الأشخاص هو أفضل طريقة لمناقشة وحل قضايا عدم اليقين والغموض.

يقضي المديرون 50-90٪ من وقتهم في التواصل. قد يبدو الأمر مذهلاً ، ولكن عندما تفكر في أنه يتعين على المدير التواصل ، ولعب الأدوار الشخصية ، والأدوار الإعلامية وصنع القرار ، بالإضافة إلى أداء جميع وظائف الإدارة ، فإن كل شيء يقع في مكانه الصحيح. على وجه التحديد لأن الاتصال جزء لا يتجزأ من جميع الأنشطة الرئيسية للمدير ، يطلق عليهم عملية الاتصال.

تهدف مواقف الأدوار الرئيسية الثلاثة للمديرين وجميع وظائف الإدارة الرئيسية الأربعة إلى صياغة الأهداف التنظيمية وتحقيقها ، ودرجة تنفيذ هذه الأهداف ، كقاعدة عامة ، تعتمد بشكل مباشر على جودة الاتصالات. وبالتالي ، فإن الاتصال الفعال ضروري لنجاح كل من الموظف والمؤسسة ككل.

ومع ذلك ، على الرغم من الاعتراف بالدور الحاسم للتواصل في نجاح المنظمات من قبل الجميع ، تظهر الدراسات الاستقصائية أنه وفقًا لـ 73٪ من الأمريكيين و 63٪ من اللغة الإنجليزية و 85٪ من المديرين اليابانيين ، فإن التواصل غير الفعال هو الذي أصبح اليوم هو العنصر الرئيسي حاجزًا أمام تحقيق الأهداف التنظيمية. وجد استطلاع آخر لما يقرب من 250.000 عامل من 2000 شركة أن الاتصالات هي واحدة من أكبر المشاكل في المنظمات. من خلال فهم جوهر الاتصال على المستويين الشخصي والتنظيمي ، يمكنك تعلم تقليل احتمالية التواصل غير الفعال وأن تصبح مديرًا أكثر فاعلية. المدير الفعال هو مدير فعال على وجه التحديد في مجال الاتصالات. مثل هذا المدير على دراية بطبيعة عملية الاتصال ، ولديه مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة ، ويفهم كيف تؤثر البيئة على جودة الاتصال.

تتمثل المهمة الرئيسية للإدارة في تحقيق الربح ، والذي يعتمد بشكل مباشر على قدرة المدير على إدارة الشؤون. يمكنك أن ترى العلاقة بين الاتصال والمعلومات وقدرة المدير على العمل. من المعروف أن تبادل المعلومات في المنظمات ليس دائمًا بالفعالية التي ينبغي أن تكون. في الواقع ، يتواصل الناس مع بعضهم البعض بشكل أقل كفاءة مما يعتقدون.

تم توضيح هذه الحقيقة تمامًا من خلال البحث الذي أجراه R.

بينما يعتقد 85٪ من المشرفين أن مرؤوسيهم يتمتعون بحرية مناقشة القضايا التجارية المهمة ، اعترف 5٪ فقط بذلك. في دراسة أخرى ، أفاد مدير قسم أنه أعطى التعليمات وأبلغ القرارات بشأن 165 نقطة محددة إلى المرؤوسين. ومع ذلك ، وفقًا للمرؤوسين ، كانوا يعرفون حوالي 84 فقط من أوامره. قام باحث آخر بتحليل أنشطة شركة مقرها كاليفورنيا في قطاع الرعاية الصحية ووجد اختلافات كبيرة في تقييم فعالية الاتصالات من قبل ممثلي المستويات الإدارية العليا والمتوسطة والدنيا.

بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يسيء المستلم فهم الرسالة المرسلة ، والتي تعد أيضًا علامة على اتصالات غير فعالة. يعتقد J. Miner ، الباحث المتميز في مجال الإدارة ، أن 50٪ فقط من الاتصالات في المنظمة تؤدي إلى التفاهم المتبادل بين الأطراف. وكقاعدة عامة ، السبب في ذلك هو عدم قدرة الناس على مراعاة حقيقة أن التواصل هو تبادل.

يلعب كلا الجانبين دورًا نشطًا في التبادل. على سبيل المثال ، إذا أخبرت ، بصفتك مديرًا ، أحد المرؤوسين عن تغيير في أمر عمله ، فهذه مجرد بداية لعملية التبادل. لكي تكون الاتصالات فعالة ، يجب على المحاور الخاص بك أن يثبت أنه يفهم مهمته والنتائج التي تتوقعها منه. لا يكون الاتصال فعالاً إلا إذا قدم أحد الجانبين معلومات ، والآخر يدركها بشكل صحيح ، ولكي يتم ذلك ، يجب التعامل مع هذه العملية باهتمام كبير.

إدارة اتصالات المشروع

تزويد المشاركين وعمليات المشروع بالمعلومات تشمل قنوات الاتصال ، وتجميع البيانات ، وتبادل وتحديث البيانات ، وصيانة قواعد البيانات ، وتوزيع المعلومات على المستهلكين. تضمن إدارة المعلومات توفير ، تقييم ، معالجة ، مراقبة ، تحليل المعلومات ، تدفقات المعلومات خلال دورة حياة المشروع.

الاتصالات والمعلومات ذات الصلة هي نوع من الأساس لتنسيق أعمال المشاركين في المشروع.

تحت معلومةفهم البيانات التي تم جمعها ومعالجتها وتوزيعها. لتكون مفيدة في صنع القرار ، يجب تقديم المعلومات في الوقت المناسب ، على النحو المنشود وفي شكل مناسب. يتم حل ذلك باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة ضمن نظام إدارة المشروع.

إدارة اتصالات المشروع (إدارة التفاعل ، وصلات المعلومات) هي وظيفة إدارية تهدف إلى ضمان جمع وتوليد وتوزيع وتخزين معلومات المشروع الضرورية في الوقت المناسب.

إدارة الاتصالاتيتضمن المشروع العمليات:

تخطيط الاتصال(تخطيط الاتصالات) - يحدد احتياجات المعلومات والاتصالات لفريق المشروع (لمن ومتى وما هي المعلومات المطلوبة).

توزيع المعلومات(توزيع المعلومات) - توفير المعلومات الضرورية للمشاركين في المشروع في الوقت المناسب.

تقرير اداء(تقارير الأداء) - جمع ونشر المعلومات حول تقدم المشروع.

إكمال إداري(الإغلاق الإداري) - إعداد وجمع وتوزيع المعلومات والمواد من أجل الإنجاز الرسمي لمرحلة أو مشروع.

المستهلكون الرئيسيون لمعلومات المشروع هم:

مدير المشروع -لتحليل التناقضات بين مؤشرات الأداء الفعلية والمؤشرات المخطط لها واتخاذ القرارات بشأن المشروع.

عميل -للتوعية بالتقدم المحرز في أعمال التصميم.

الموردين- عند الحاجة إلى مواد ومعدات وما إلى ذلك ضرورية لأداء العمل.

المصممين -إذا لزم الأمر ، قم بإجراء تغييرات على وثائق التصميم.

المؤدون المباشرون للعمل.

محتوى إدارة اتصالات المشروع.توفر إدارة اتصالات المشروع الدعم لنظام الاتصال (التفاعلات) بين المشاركين في المشروع ، ونقل المعلومات الإدارية وإعداد التقارير التي تهدف إلى ضمان تحقيق أهداف المشروع. يجب أن يكون كل مشارك في المشروع مستعدًا للتفاعل داخل المشروع وفقًا لمسؤولياته الوظيفية.

تشمل إدارة الاتصالات العمليات التالية.

تخطيط نظام اتصال - تحديد الاحتياجات المعلوماتية للمشاركين في المشروع (تحديد تكوين المعلومات وشروط وطرق تسليمها).

جمع المعلومات ونشرها - عمليات الجمع المنتظم وتقديم المعلومات الضرورية في الوقت المناسب للمشاركين في المشروع.

إعداد تقارير عن سير المشروع - معالجة النتائج الفعلية لحالة عمل المشروع ، ومقارنتها بالمؤشرات المخططة ، وتحليل الاتجاهات ، والتنبؤ.

توثيق سير العمل - جمع ومعالجة وتنظيم تخزين وثائق المشروع.

دعنا نفكر في العمليات المدرجة بمزيد من التفصيل.

تخطيط نظام الاتصالات.تعد خطة الاتصالات جزءًا لا يتجزأ من خطة المشروع. ويشمل:

خطة جمع المعلومات التي تحدد مصادر المعلومات وطرق الحصول عليها ؛

خطة توزيع المعلومات ، التي تحدد مستهلكي المعلومات وطرق توصيلها ؛

وصف مفصل لكل وثيقة يتم استلامها أو إرسالها ، بما في ذلك الشكل والمحتوى ومستوى التفاصيل والتعاريف المستخدمة ؛

خطة لتكليف أنواع معينة من الاتصالات ؛

طرق تحديث وتحسين خطة الاتصال.

تمت صياغة خطة الاتصالات بشكل رسمي وتفصيلي اعتمادًا على احتياجات المشروع.

جمع ونشر المعلومات.في إطار المشروع هناك حاجة لتنفيذ أنواع مختلفة من الاتصالات:

• داخلي (داخل فريق المشروع) وخارجي (مع إدارة الشركة ، العملاء ، المنظمات الخارجية ، إلخ) ؛
• رسمية (تقارير ، استفسارات ، اجتماعات) وغير رسمية (تذكير ، مناقشات) ؛
• مكتوبة وشفوية
• الرأسي والأفقي.

الإبلاغ عن التقدم المحرز في المشروع.توفر عمليات جمع ومعالجة البيانات المتعلقة بالنتائج الفعلية وعرض المعلومات حول حالة العمل في التقارير الأساس لتنسيق العمل والتخطيط التشغيلي والإدارة. يشمل الإبلاغ عن التقدم ما يلي:

• معلومات حول الوضع الحالي للمشروع ككل وفي سياق المؤشرات الفردية ؛
• معلومات حول الانحرافات عن الخطط الأساسية ؛
• التنبؤ بالحالة المستقبلية للمشروع.

يجب أن تلبي أنظمة جمع المعلومات وتوزيعها احتياجات أنواع الاتصالات المختلفة. لهذه الأغراض ، يمكن استخدام الطرق الآلية وغير الآلية لجمع المعلومات ومعالجتها ونقلها.

تشمل الطرق غير الآلية جمع البيانات ونقلها على الورق وعقد الاجتماعات.

تتضمن الأساليب الآلية استخدام تكنولوجيا الكمبيوتر وأدوات الاتصال الحديثة لزيادة كفاءة التفاعل: البريد الإلكتروني وإدارة الوثائق وأنظمة أرشفة البيانات.

توثيق سير العمل.يجب توثيق المخرجات الوسيطة الرئيسية لتقدم العمل بشكل رسمي. يشمل توثيق نتائج التقدم ما يلي:

• جمع البيانات النهائية والتحقق منها ؛
• التحليل والاستنتاجات حول درجة تحقيق نتائج المشروع وفعالية العمل المنجز ؛
• أرشفة النتائج لمزيد من الاستخدام.

تتيح أنظمة الكمبيوتر للحفاظ على المحفوظات الإلكترونية أتمتة عمليات تخزين النصوص والمستندات الرسومية وفهرستها ، وتسهل بشكل كبير الوصول إلى المعلومات الأرشيفية.

Blagoveshchensk 2016

المقدمة

1.1 مفهوم المعلومات.

1.2 خصائص المعلومات.

1.3 أنواع المعلومات.

الجزيئات ..

غير قادر علي.

استنتاج.

زائدة.

المقدمة

المفاهيم العامة لتبادل المعلومات والمعلومات

مفهوم المعلومات

تُفهم المعلومات على أنها معلومات عن العالم من حولنا ، وهي في شكل رموز ، يمكن الوصول إليها ومفهومة من قبل الشخص ، وتتطلب التحليل والفهم وفك التشفير. تلعب المعلومات دورًا مهمًا في الإدارة. المعلومات مطلوبة عند التحضير واتخاذ القرارات الإدارية ؛ معلومات التغذية الراجعة ضرورية للتحكم في تنفيذ القرار ؛ المعلومات مطلوبة أيضًا في تطوير الخطط الإستراتيجية للشركة لتحقيق أهدافها. لذلك ، سننظر في المفاهيم الأساسية لنظرية المعلومات. يوجد الآن العديد من التعريفات لمفهوم "المعلومات" ولم يتم قبول أي منها بشكل عام. هذا أمر طبيعي ، حيث يظهر تعريف مقبول بشكل عام في العلم عندما يصبح كلاسيكيًا ويتوقف عن التطور. لحسن الحظ ، لا يمكن قول هذا عن علم المعلومات.

"المعلومات 1) رسالة ، وعي بالحالة ، معلومات عن شيء ينقله الناس ؛ 2) عدم اليقين المنخفض والقابل للإزالة نتيجة لتلقي رسالة ؛ 3) رسالة مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالتحكم ، وإشارات في وحدة الخصائص النحوية والدلالية والبراغماتية ؛ 4) انتقال وانعكاس التنوع في أي أشياء وعمليات (طبيعة حية وغير حية) ".

Parashchenko I.P. في كتاب "المعلومات والمعلوماتية". (Troitsk، 2005) يستشهد ، على سبيل المثال ، ببعض التعاريف التي تم جمعها في أعمال I.V. Melik-Gaikazyan. "عمليات المعلومات والواقع". (موسكو ، 1997)

- "المعلومات هي المعرفة المنقولة من قبل شخص آخر أو المكتسبة من خلال البحث أو الدراسة الخاصة بهم."

- "المعلومات هي المعلومات الواردة في هذه الرسالة وتعتبر موضوعًا للإرسال والتخزين والمعالجة."

- "المعلومات بالمعنى العادي هي المعلومات والأخبار والتطبيقات العلمية والتقنية - ما يحمل إشارة".

- "المعلومات هي تسمية للمحتوى الوارد من العالم الخارجي في عملية تكيفنا معها وتكييف حواسنا معها".

- "المعلومات هي المحتوى الموضوعي للعلاقة بين الكائنات المادية المتفاعلة ، والتي تتجلى في تغيير حالة هذه الأشياء."

- "المعلومات هي البيانات الحالية حول المتغيرات في مجال معين من النشاط ، معلومات منهجية حول العلاقات السببية الرئيسية الموجودة في المعرفة كمفهوم لفئة أكثر عمومية ، فيما يتعلق بالمعلومات التي تكون تابعة لها."

- "المعلومات هي معرفة عن حدث خاص أو حادث أو شيء مشابه."

وصف الفيلسوف الروسي ف. حوله. إنها ليست مادية ، وليست حيوية في جوهرها ، ولكنها فئة ذهنية مثالية. إنه ليس متأصلًا في كل مادة في الطبيعة ، ولكن فقط في الأمور الحية والاجتماعية. المعلومات ليست مجرد نتيجة انعكاس ، وليست مجرد معرفة. هي بالتحديد رسائل ، معلومات ، أي هذه المعرفة المطلوبة والتي لديها المستهلك. فقط من خلال التفاعل مع المستهلك ، تكتسب المعرفة طابع الرسالة أو المعلومات ، أي. تصبح معلومات. المعلومات هي المعرفة التي يتم تداولها وحركتها باستمرار وتلك التي يتم جمعها وتخزينها ومعالجتها ونقلها واستخدامها (أو يمكن استخدامها) بواسطة النظام. وليس فقط أي نظام تحكم ذاتي ، ولكن فقط نظام حكم ذاتي ... المعلومات هي المكان الذي توجد فيه السيطرة ".

خصائص المعلومات

يتم تحديد جودة المعلومات وفقًا لأربعة معايير رئيسية:

1. الموثوقية - إذا وجد الموظفون أخطاء في المعلومات الواردة في المستند ، فلن يثقوا في جميع البيانات التي تم الحصول عليها بمساعدته.

2. حسن التوقيت - فقط المعلومات في الوقت المناسب تعتبر ذات قيمة. يحتاج المدير المسؤول عن تنفيذ الميزانية إلى معلومات تشغيلية حول مستوى التكاليف ، مما يسمح له بالاستجابة بشكل مناسب للتغييرات غير المرغوب فيها.

3. الحجم المطلوب - يعاني العديد من المديرين من فائض المعلومات ، لأنهم غير قادرين على عرض واستخدام كميات كبيرة منها. ربما يعني هذا أنه من المؤسف اختيار تنسيق لتحويل البيانات إلى معلومات إدارية.

4. الأهمية - يحتاج المدير المسؤول عن الإنتاج إلى معلومات حول أحجام الإنتاج ومؤشرات تعطل المعدات ؛ يحتاج المدير الأول إلى بيانات أكثر عمومية. يوضح الشكل 1 عملية تحويل البيانات الأولية إلى معلومات إدارية عن طريق نظام معلومات (IS).

أنواع المعلومات

انعكاس ميكانيكي.

عندما يصطدم الحجر بالجدار ، يترك فجوة على جانب واحد ، وهو أثر ، ومن ناحية أخرى ، ينعكس في الزاوية التي يصطدم بها الجدار ، أي زاوية الانعكاس تساوي زاوية سقوط. المثال الثاني للانعكاس الميكانيكي هو الانعكاس المرآوي ، أي في المرآة نرى نسخة ، صورة ، علامة ، علامة على الشيء تنعكس في المرآة. لكن ، بطبيعة الحال ، لا نرى سوى الملامح الخارجية المنعكسة في المرآة ؛ الانعكاس المرآوي هو خطوة نحو انعكاسات فيزيائية أخرى. هناك انعكاس ميكانيكي ، هناك انعكاس فيزيائي.

انعكاس فيزيائي

هذا هو بالضبط تفاعل الجسيمات الأولية من مختلف المجالات: الكهرومغناطيسية وغيرها من المجالات ، وظهور بعض الظواهر الجديدة ، واستلام بعض التفاعلات الجديدة.

انعكاس كيميائي.

تتلقى ذرة الأكسجين إشارة من ذرة الذهب و "تفهم" أنه "لا يمكنك طهي العصيدة" بالذهب ، ولن يتلامس الذهب مع الأكسجين ، ولا يوجد تفاعل. لا يتأكسد الذهب بالأكسجين. وعندما يتلقى الأكسجين إشارة من الهيدروجين ، يحدث اتصال عنيف إلى حد ما. على سبيل المثال ، يمكن أن يحدث هذا الاتصال عن طريق انفجار ، إذا تراكمت نسبة مناسبة من الهيدروجين والأكسجين في حاوية أو شقة ، عندها يحدث انفجار. أو يتحد الهيدروجين والأكسجين لتوليد الحرارة. على هذا الأساس ، يتم إنشاء مواقد الأكسجين والهيدروجين ، والتي تعطي درجات حرارة تصل إلى 3000 درجة ، وتذيب المعادن وتطبخها. ولكن ، على ما يبدو ، تتلقى أي ذرات وجزيئات أخرى نفس الإشارات أو نفس الإشارات تقريبًا ، مما يؤدي إلى حدوث تفاعلات كيميائية.

الجزيئات

تجد السيميائية أشياءها في كل مكان - في اللغة ، والرياضيات ، والخيال ، وفي عمل أدبي منفصل ، وفي الهندسة المعمارية ، وتخطيط الشقق ، وفي تنظيم الأسرة ، وفي عمليات العقل الباطن ، وفي اتصالات الحيوانات ، وفي حياة النباتات.

ولكن في كل مكان يكون موضوعه المباشر هو نظام المعلومات ، أي النظام الذي يحمل المعلومات ، والجوهر الأساسي لمثل هذا النظام هو نظام الإشارات.

مهما كانت هذه الأنظمة - سواء كانت تعمل في المجتمع أو في الطبيعة أو في الإنسان (جسده وفكره ونفسيته) - فهي موضوع السيميائية.

تعطي الجوانب الثلاثة لمثلث Frege ثلاثة أقسام من السيميائية ، والتي أعطى C. Morris الأسماء التالية:
1. النحوية. دراسة العلاقة بين العلامات بما في ذلك في سلسلة الكلام (أو مجال العلاقات الداخلية بين العلامات). يمكن وصف النحو النحوي بعلاقة التعبير ، والتي تتحقق بين الكلمة والمفهوم.
2. دلالات. يفحص العلاقة بين العلامات والموضوع المحدد ؛ أو العلاقة بين العلامات وأشياءها. أي أن مجال اهتمام دلالات الألفاظ هو في دراسة العلاقة بين الشيء والكلمة ، ويتحقق ذلك من خلال علاقة التعيين.
3. البراغماتية (دراسة العلاقة بين العلامة والشخص ، أو العلاقة بين العلامات ومن يستخدمها ، والعلاقة بين الشيء والمفهوم ، أي يمكن وصف البراغماتية من خلال العلاقة "المنطقية").

يمكن تقسيم جميع المعلومات المتداولة في الدائرة الخارجية والداخلية إلى ثلاثة تدفقات معلومات:

1. حسب نوع المعرفة المحققة في منتجات التكنولوجيا العالية ؛

2. المعرفة المهنية البشرية (براءات الاختراع والتراخيص والاختراعات والمهارات والتقنيات).

3. فن وأساليب وتكنولوجيا الحل العملي لمشاكل إدارة المشاريع الحديثة.

في الأدبيات الأجنبية ، يتم تمثيل تدفق المعلومات الثالث بمزيج من المكونات التالية:

o الإدارة (المؤسسة والموظفين وإدارة الإنتاج) ؛

o التسويق (تطوير المنتجات وإدارة السوق) ؛

o الاستهداف (برامج الاستهداف طويلة المدى لغزو أسواق المبيعات في دولة أخرى).

وبالتالي ، فإن موارد المعلومات ، التي تستند إلى جوهر وأنماط تطوير مفهوم المعلومات ، هي مورد استراتيجي وتسمح بما يلي:

o تطوير الأهداف الاستراتيجية والتكتيكية.

o تنفيذ البرامج (الخطط) لتحقيق الأهداف والغايات المحددة ؛

o اتخاذ قرارات إدارية لتنسيق أعمال الإدارات بناءً على مراقبة المعلومات ؛

o تحسين نظام التحكم بناءً على تشخيصاته ؛

o تطوير عمليات المعلوماتية على أساس تحسين بنيتها التحتية (الشكل 2).

غير قادر علي

الانتروبيا (المعلوماتية) هي مقياس لعشوائية المعلومات ، وعدم اليقين من ظهور أي رمز من الأبجدية الأولية. في حالة عدم فقدان المعلومات ، فإنها تساوي عددًا مقدار المعلومات لكل حرف من سمات الرسالة المرسلة

على سبيل المثال ، في سلسلة من الأحرف التي تشكل جملة باللغة الروسية ، تظهر أحرف مختلفة بترددات مختلفة ، وبالتالي فإن عدم اليقين في ظهور بعض الأحرف يكون أقل من البعض الآخر. إذا أخذنا في الاعتبار أن بعض مجموعات الأحرف (في هذه الحالة يتحدثون عن إنتروبيا ترتيب n ، انظر أدناه) نادرة جدًا ، فإن عدم اليقين يتناقص أكثر.

لتوضيح مفهوم إنتروبيا المعلومات ، يمكن للمرء أيضًا استخدام المثال من مجال الانتروبيا الديناميكية الحرارية ، المسمى شيطان ماكسويل. ترتبط مفاهيم المعلومات والإنتروبيا بعلاقات عميقة مع بعضها البعض ، ولكن على الرغم من ذلك ، فقد استغرق تطوير النظريات في الميكانيكا الإحصائية ونظرية المعلومات سنوات عديدة لجعلها متسقة مع بعضها البعض.

استنتاج

في هذه الدورة التدريبية ، قمنا بفحص مفاهيم المعلومات وأهمية الاتصالات للتشغيل الفعال لمدير المنظمة. إدارة الأفراد مستحيلة بدون المعرفة والمهارات الخاصة ؛ يمكن مواجهة حواجز مختلفة على طول الطريق.

للقادة الموهوبين مصلحة في البقاء على اتصال مع الموظفين والعملاء وفي تشكيل اتجاه شركاتهم. ويجب إجراء مثل هذه الاتصالات بشكل مستمر ، مما يعني أن المديرين يجب أن يكونوا قد طوروا مهارات التواصل بين الأشخاص.

لقد حددت (أعتقد) أن المعلومات أساسية لإدارة المنظمة. وأيضًا هذا الاتصال كعملية يتبادل فيها شخصان أو أكثر ويصبحوا على دراية بالمعلومات الواردة ، والغرض منها هو تحفيز سلوك معين أو التأثير فيه.

المدير الذي لا يستمع إلى أي شخص يشبه بائع سيارات مستعملة يقول ، "أنا أبيع شيئًا ما! لا يريدون الشراء." الاتصال الإداري هو طريق ذو اتجاهين يتطلب الاستماع وأشكال أخرى من التغذية الراجعة. تشكل المعرفة التي يكتسبها المديرون من التواصل الشخصي مع الموظفين فهمهم لحياة الشركة. أعتقد أنه من خلال هذه المعرفة ، يمكن للمديرين في عملية الاتصال التأثير على عقول المرؤوسين ، وكذلك العمل بفعالية مع العملاء.

لذلك ، من المهم للغاية الحفاظ على روح الشركة "الصحية" في المنظمة من خلال الاجتماعات المنتظمة والدورات التدريبية والفعاليات المشتركة لموظفي الإدارات المختلفة. بعد كل شيء ، فقط العمل المنسق جيدًا لجميع أجزاء كل واحد يمكن أن يؤدي إلى الأداء الناجح للمنظمة.

زائدة

قائمة المصطلحات

إدارة- الإدارة الإجبارية للأنشطة الاقتصادية ، والتي تعد بدورها نوعًا مستقلاً من النشاط المهني.

منطقة الإدارة- هذا هو نشاط المؤسسات التي تعمل في آلية السوق ككيانات اقتصادية مستقلة.

كائن الإدارة- النشاط الاقتصادي ، المشروع ككل أو تقسيمه الفرعي المنفصل.

مدير- مدير محترف مدرب بشكل خاص ومتخصص في هذا المجال. هذا هو الشخص الذي يشغل منصبًا إداريًا دائمًا ويتمتع بصلاحية اتخاذ القرارات بشأن أنشطة محددة لمنظمة تعمل في اقتصاد السوق.

مراحل الإدارة.

1.الإدارة الاستراتيجية- تطوير أهداف الإدارة والتنبؤ والتخطيط طويل الأجل للإجراءات الإدارية.

2.إدارة العمليات- اتخاذ القرار في الوقت المناسب فيما يتعلق بالظروف المتغيرة للبيئة الخارجية والداخلية للمنظمة.

3.مراقبة- مقارنة النتائج المحققة مع الخطة وتطوير الإجراءات التصحيحية لإزالة الأخطاء غير المرغوب فيها ونتائج الأنشطة.

مجالات الإدارة:

-اقتصادي؛

- الاجتماعية والنفسية.

-قانوني؛

- التنظيمية والفنية.

مجال النشاط الاقتصادي- إدارة عمليات الإنتاج. يتمثل نشاط المدير في تنسيق الموارد المادية والعمالة لتحقيق الأهداف المحددة بأقل تكلفة.

موضوع الإدارة- الشخص الطبيعي أو الاعتباري الذي يمارس نفوذ السلطة.

كائن التحكم- ما هو موضوع التحكم. يمكن أن يكون هدف الإدارة هو الأفراد والكيانات القانونية والنظم والعمليات الاجتماعية والاقتصادية والاجتماعية.

آلية الرقابةهي البيئة التي يتم فيها تنفيذ أنشطة الإدارة. بيئة التحكم هذه هي نظام التحكم وتقنية التحكم.

تفسيرين لمفهوم "الإدارة":

1) كعملية إدارة منظمة - أنشطة الإدارة ؛

2) كآلية تحكم. يجب أن تتوافق عملية الإدارة وآلية الإدارة مع بعضهما البعض والغرض من الإدارة كنوع من النشاط.

وزارة التربية والعلم في منطقة أمور الدولة المهنية التربوية مؤسسة مستقلة لإقليم آمور

"كلية أمور البيداغوجية"

معلومات الاتصال في إدارة المنظمة

عمل الدورة

Blagoveshchensk 2016

المقدمة

المفاهيم العامة لتبادل المعلومات والمعلومات ..

1.1 مفهوم المعلومات.

1.2 خصائص المعلومات.

1.3 أنواع المعلومات.

1.4 ما هو تبادل المعلومات.

1.5 وظائف تبادل المعلومات.

ما هي المعلومات التي يحتاجها الموظفون لتحقيق أداء ناجح وفقًا لأهداف الشركة ..

1.1 يجب أن يكون الغرض من الشركة معروفًا لجميع الموظفين.إن وجود هدف عام يحدد تحديد الأهداف الوسيطة وبالتالي يحدد هيكل الشركة ومراحل عمل الشركة بأكملها وأقسامها.

1.2 يجب على جميع الموظفين فهم الغرض من الشركة.يجب ألا تكون الأهداف معروفة فحسب ، بل يجب أن يفهمها جميع الموظفين. نظرًا لأنه الوعي الذي يسمح لك برؤية نظام الأولويات المستهدفة ، فإن الفائدة الذاتية.

1.3 يجب أن يكون للموظفين حق الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالوسائل لتحقيق غاية.يمكن تحقيق الهدف بعدة طرق. لا يتم تحديد الوسائل المحددة بالهدف بقدر ما تحددها الظروف والظروف والإمكانيات.

1.4 يجب أن يتمتع الموظفون بإمكانية الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ القرارات بأنفسهم لتحقيق الهدف. يسبق الوعي بالهدف واختيار الوسائل أنشطة وسلوكيات محددة.

الجزيئات ..

غير قادر علي.

اتصالات الشبكة في المنظمة ..

تكنولوجيا التحكم كعملية للمعلومات.

استنتاج.

قوائم الآداب المستخدمة ..

زائدة.

المقدمة

التواصل هو أحد المشاكل الرئيسية في المجتمع الحديث. في المنظمات ، تتحول هذه المشكلة إلى نقص في فهم أن الاتصال ليس مجرد تبادل للمعلومات ، بل هو عملية ديناميكية بين الأشخاص لتبادل السلوك. من بين جميع العمليات التنظيمية ، ربما تحتل الاتصالات مكانة مركزية ومحورية ، لأنها في قلب حياة المنظمة. غالبًا ما يتم تعريف صنع القرار على أنه الاختيار بين بديلين أو أكثر. لكن في الواقع هذه هي عملية جمع المعلومات ومعالجتها ، وتطوير البدائل واختيار أحدها ، والأهم من ذلك هو تنفيذ القرار. يتم تنفيذ تفاعل الإدارة في المنظمة على مستويات مختلفة ، وفي كل منها توجد تعارضات. يُنظر إلى النزاعات اليوم على أنها مصدر للتطوير الفردي والتنظيمي ، لأنه أثناء حل النزاع يولد وضع جديد.

الغرض من كتابة ورقة مصطلح هو تحديد مكان المعلومات والاتصالات في إدارة المنظمة.

تتمثل مهام العمل في معرفة كيفية مساهمة المعلومات بالضبط في الأداء الطبيعي للشركة ، وما هو الدور الذي تلعبه في الإدارة ، وكيفية العمل بفعالية مع المدير من خلال التواصل.