Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare All-Rusian (VNIIDAD) m.v. Larin managementul documentelor in organizatii. Lucrări de curs „Apariția și dezvoltarea unui document de management Unele

Introducere

Capitolul 1. Informații documentate ca resursă de management 50

1.1. Rolul informației în management 50

1.2. Infrastructura informațională a organizației 67

1.3. Resursele informaționale ale organizațiilor 81

capitolul 2 Câteva probleme ale evoluţiei documentului de gestiune 97

2.1. Dezvoltarea conceptului de „document” 97

2.2. Documentatie de management

2.3. Documentație electronică 119

Constatări 140

capitolul 3 De la munca de birou la managementul documentelor 143

3.1. Etapa prerevoluționară în dezvoltarea muncii de birou 143

3.2. Hârtii sovietice 160

3.3. Cadrul legislativ și de reglementare modern pentru sprijinirea documentației managementului 184

Concluzii 226

capitolul 4 Probleme de automatizare a managementului documentelor 232

4.1. Automatizarea suportului de gestionare a documentației în anii 70-80 232

4.2. Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor 245

4.3. Probleme de sistematizare, selecție și evaluare a sistemelor automate de management al documentelor 269

Concluzii 285

capitolul 5 Metodologia de management al informației în managementul documentelor 288

5.1. Condiții preliminare pentru apariția managementului informației 288

5.2. Conceptul de management al informaţiei 303

5.3. Sarcini, funcții și structura managementului informațiilor în organizație 322

Concluzii 341

Concluzia 344

Lista surselor și literaturii 355

Aplicații 414

Introducere în muncă

Crearea în țara noastră a unui stat de drept cu instituții funcționale efective ale autorităților reprezentative, executive, judiciare, de producție, știință și educație este asociată nu numai cu adoptarea fundamentelor juridice pentru activitățile lor, ci și cu formarea unui sistem rațional. , reguli și proceduri specifice de funcționare a acestora, inclusiv în domeniul muncii cu documente.

Creșterea continuă a volumelor de documentație în întreaga lume, utilizarea tot mai mare a tehnologiei informatice electronice în prelucrarea informațiilor, utilizarea suporturilor sale non-hârtie și alți factori obiectivi conduc specialiștii la concluzia că este necesar să se caute oportunități de a stăpâni și gestionează informațiile documentate.

Informația documentată stă la baza managementului, eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producția și consumul de informații. În condițiile societății moderne, informația a devenit o resursă de producție cu drepturi depline, o armă de încredere a competiției în toate sferele activității economice, un element important al vieții sociale și politice a societății. Calitatea informației determină calitatea managementului, deoarece informația, ca și sistemul circulator, pătrunde în toate organele de control, oferindu-le potențial energetic și punându-le în mișcare intenționată.

Informațiile, după cum știți, sunt concentrate în documente care conferă informațiilor o formă organizatorică, le mută în timp și spațiu, sunt documentele și informațiile documentare care stau la baza deciziilor de management și sunt întruchiparea lor materială, oferă forță juridică și, prin urmare, contribuie la executarea lor necondiționată. .

5 Problemele documentării managementului și organizării suportului documentar al acestuia sunt la fel de vechi ca documentele și managementul în sine. Cu toate acestea, sub influența diverșilor factori, în special sub influența progresului științific și tehnologic, suntem nevoiți să revenim la acest subiect din nou și din nou. În prezent, această problemă este actualizată prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaţionale, informatizarea accelerată a societăţii. Aceste procese ridică o serie de întrebări pentru oamenii de știință documentare care necesită un răspuns imediat. Prima dintre ele este modul în care știința documentelor ar trebui să se schimbe ca disciplină științifică care studiază documentul în contextul globalizării proceselor informaționale mondiale. Al doilea este modul în care noile tehnologii informaționale afectează situația în sfera practică a lucrului cu documente. În al treilea rând, cât de corecte au fost ideile noastre anterioare despre subiectul studiat și care sunt tendințele de dezvoltare a acestuia în viitorul apropiat, ce obiective strategice ar trebui propuse în domeniul managementului documentelor și ce scheme tactice ar trebui implementate pentru a rezolva efectivele practice. probleme în acest domeniu.

Desigur, întrebările ridicate necesită eforturile combinate ale specialiștilor în documente autohtone și nu pot fi rezolvate pe deplin într-o lucrare separată. Concentrându-ne atenția asupra problemei managementului documentelor în organizații, am ales o direcție de actualitate a cercetării științifice în etapa actuală, care are semnificație teoretică și practică.

Trebuie recunoscut faptul că în condițiile „pre-reformei”, managementul documentelor a asigurat în mod adecvat structurilor de management dezvoltări normative și metodologice și a folosit activ capacitățile sistemelor informaționale existente.

În acest moment, în Rusia s-a dezvoltat o situație contradictorie în domeniul

6 re managementul documentelor. Pe de o parte, documentele organizatorice și metodologice adoptate anterior sunt depășite: sistemul de stat de suport documentar pentru management și alte standarde care au fost elaborate de oameni de știință și specialiști în anii 70-80. Există o ieșire de personal (în special tineri) din domeniul cercetării științifice în domeniul științei documentelor și arhivării din diverse motive, inclusiv lipsa unei finanțări adecvate. Atenția la pregătirea și pregătirea avansată a angajaților serviciilor de suport documentare a scăzut, existând o lipsă de literatură educațională și metodologică modernă pe aceste probleme. A existat o anumită stagnare în cercetarea științifică pe problemele managementului documentației, iar dezbinarea este vizibilă în activitatea instituțiilor de învățământ care produc specialiști calificați și a organizațiilor științifice. În mare măsură, situația a fost influențată de reînnoirea componenței angajaților, abaterea de la tradițiile consacrate de gestionare a documentelor, pierderea nivelului de cultură atins de lucru cu documentele.

Pe de altă parte, datorită pătrunderii noilor echipamente și tehnologiilor noi în management, are loc o schimbare în structura fluxului de lucru. Schimbarea fundamentelor economice ale vieţii societăţii duce la transformarea valorii anumitor tipuri de documente şi a rolului acestora în procesul de management. Cu toate acestea, aceste modificări sunt slab luate în considerare de sistemele de documentație de management din organizațiile în care regulile și standardele învechite continuă să se aplice.

Pentru a consolida statulitatea rusă și, în consecință, serviciul public, este necesară extinderea limitelor zonelor de stabilitate și eficiență a activităților de management. În opinia noastră, organizarea rațională a managementului documentației poate servi drept unul dintre punctele de referință importante pentru consolidarea aparatului de stat și un element esențial al stabilității acestuia.

Prin urmare, putem lua în considerare problema urgentă a managementului documentelor, cauzată de necesitatea formării active a unor resurse informaționale care să răspundă nevoilor organizațiilor. Este extrem de important pentru știința documentară modernă să studieze posibilitățile tehnologiilor informaționale moderne din punctul de vedere al utilizării lor în managementul documentelor. Este necesar să se analizeze realizările acumulate în domeniul teoriei și practicii managementului documentelor, să se identifice tendințe în dezvoltarea lor ulterioară și să se obțină noi rezultate științifice pe această bază.

Alegerea temei acestui studiu se datorează mai multor factori:

în primul rând, prezența ordinii sociale a societății, asociată cu nevoia de eficientizare a mediului documentar în domeniul managementului, în primul rând al statului;

în al doilea rând, necesitatea ca serviciul arhivistic de stat să studieze profund problemele interdependente ale arhivării și managementului documentelor pentru a le transforma în dezvoltări științifice aplicate;

în al treilea rând, interesul tot mai mare pentru informatizarea Rusiei și modalitățile de intrare a acesteia în spațiul informațional mondial, inclusiv în domeniul managementului documentelor.

Soluția la problema managementului documentelor în condiții moderne, în opinia noastră, va face posibilă formarea intenționată a resurselor informaționale ale organizațiilor, asigurarea funcționării lor efective și accesul deschis la resursele informaționale pentru consumatorii cu cea mai mică cheltuială de timp, forță de muncă. si bani.

Evaluând gradul de elaborare și studiu al temei, trebuie remarcat că problemele managementului documentației în literatura internă ca independentă nu au fost încă ridicate. De aceea

8 problemele de riografie sunt foarte slabe. Numai în unele lucrări ale lui A.N. Sokova, se pot vedea încercările de a introduce managementul documentelor ca subiect de cercetare în planul de producție: ca o reflectare a experienței străine și o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentelor interne și a organizării muncii de birou 1 .

Între timp, în țările dezvoltate care au depășit de mult stadiul „acumulării inițiale” a tehnologiei informatice și a comunicațiilor, într-o societate care se caracterizează acum drept „post-industrială” sau „informațională”, se acordă tot mai multă atenție dezvoltării probleme de gestionare a documentației. Această tendință a fost evidentă mai ales la sfârșitul anilor 70, când a devenit evident că computerele (inclusiv cele personale) nu au dus la crearea de „birouri fără hârtie”, ci, dimpotrivă, au crescut volumul fluxului de lucru pe hârtie.

În aceste condiții, oamenii de știință occidentali și-au concentrat atenția asupra aspectelor științifice ale managementului înregistrărilor și au intensificat cercetările în acest domeniu de cunoaștere și activități administrative. Prin UNESCO și alte organizații internaționale s-au făcut chiar eforturi pentru a coordona activitatea oamenilor de știință din diferite țări în această direcție, ceea ce a dat rezultate teoretice și practice. Raportul final RAMP (autor J. Rhodes) caracterizează managementul înregistrărilor ca o funcție generală de management care acoperă munca cu documente în organizații în toate etapele ciclului lor de viață 2 .

Sokova A.N. Managementul documentelor în străinătate (revizuire științifică și analitică) - Conferință științifică și practică la nivelul întregii Uniri cu tema „Aspecte organizatorice și juridice ale creării documentelor prin intermediul tehnologiei informatice și al utilizării acestora în economia națională: Proceedings. raport - M.: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. Br. 2081, p. 120-158; Ea este. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Knowledge, 1985 etc. 2 Rhodes J. Rolul managementului arhivelor şi documentaţiei în sistemele informaţionale naţionale. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - CIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 1064 "p". 1989.

9 Un studiu al lucrărilor specialiștilor occidentali, în primul rând americani și germani, arată că nici între aceștia nu există o unitate completă în înțelegerea managementului înregistrărilor ca categorie științifică. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor de știință sunt înclinați să recunoască managementul documentelor ca o funcție cu drepturi depline a managementului organizației, o resursă de informații (F. Ho-rton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. Macleod, J. Summerville, D. Stephens și etc.) 1 . Este important de subliniat faptul că mulți oameni de știință și specialiști înțeleg importanța interacțiunii dintre managementul documentelor și managementul informațiilor în organizații, evaluând documentația ca o parte esențială a resurselor informaționale ale unei organizații. Pe baza acestei evaluări, este propusă o cerință pentru o utilizare mai profundă a noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documentația și includerea structurilor de management al documentației în infrastructura generală a organizațiilor 2 . O trăsătură distinctivă a studiilor specialiștilor occidentali este orientarea acestora

Horton F.A., Lennon K. Managementul documentelor și managementul informațiilor, care este relația dintre ei în timpul nostru. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 1196 „p”, str. 5, 6; Mordel A. Un nou program de gestionare a înregistrărilor guvernamentale din Regatul Unit. - SIF OTSNTI VNIIDAD. Nr. 894 „n”, Hare C, McLeod J. Managementul înregistrărilor în era informației II Gestionarea informațiilor. - Londra-aprilie. - 1997. - Vol 4. - Nr. 4. - P. 23-25; Har K., McLeod J. Managementul înregistrărilor în era informației. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 1241 „p”, 1998, p. 6; Summerville, J. R. Managementul documentelor: Ce este nou. - Per. din engleza. Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD, 1994, Nr. 1159 „p”, str. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung; Wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Documentartag. 1994. Proceedings, DGD, 1994, p. 11-38; McDonaldD. Managementul documentelor într-o instituție modernă. - CIF OTSNTI VNIIDAD Nr 1220 "p"; Roberge M. În era informaţiei – globală: managementul sistemic şi sistematizat al informaţiei administrative. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 1144 "p", etc.

10 misiunea de a elimina decalajul tehnologic și organizatoric dintre munca de birou și depozitarea departamentală a documentelor 1 .

Evident, Rusia are propriile tradiții în domeniul lucrului cu documente, iar împrumutarea directă a experienței occidentale și a abordărilor occidentale este imposibilă. De aceea, am apelat la studierea problemelor evoluției documentației interne și dezvoltării muncii de birou în Rusia, cu scopul de a evalua nivelul atins de organizare a muncii cu documente și gradul de originalitate al tradițiilor naționale în acest sens, în pentru a rezolva problema posibilitatii de aplicare a principiilor si metodelor de baza ale managementului documentelor.

Până în prezent, managementul documentelor autohtone a acumulat o cantitate semnificativă de cunoștințe, reflectată în monografii publicate, colecții de lucrări științifice ale MGIAI și VNIIDAD, colecții de articole, manuale educaționale și metodologice, materiale de conferințe și alte manifestări științifice. Din păcate, încă nu există studii monografice mari. Lucrările publicate sunt în principal de natura manualelor și materialelor didactice (lucrări de Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Mityaeva K.G., Mingaleva V.C., Pshenko A.V., Sokova A.N., echipa de autori a Departamentului de documentare și management al documentației al Universității de Stat de Management) 2 . Următorul-

Hyves Cr. Managementul documentatiei, informatiilor si arhivelor in firme. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 889 "p"; Horton F., Lennon K. Decret. op.; Rix A. Munca de birou ca funcție de arhivă. - CIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 946 "p", etc 2 Livshits Ya.Z. Managementul documentației. - M.: Cunoașterea, 1975. - 64 p.; Kuznetsova T.V., Stepanov E.A., Filippov N.G. Lucrări de birou și documentație tehnică: Proc. indemnizatie. - M.: Mai sus. scoala, 1991. - 159 s; Sokova A.N. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985. - 64 p.; Sokova A.N., Banasyukevich V.D., Semenova G.Yu., Trofimenkova E.V. Conceptul de dezvoltare a suportului de documentare

11 Trebuie remarcat că într-o serie de cazuri manualele, în special cele publicate în anii 1970 și 1980, pot servi drept literatură de cercetare, deoarece reflectă rezultatele muncii științifice ale autorilor lor. Nu este un secret pentru nimeni că dificultățile legate de publicarea lucrărilor monografice i-au forțat pe oamenii de știință să recurgă la o astfel de formă de publicare a cercetării științifice precum manualele pentru cursuri speciale. Cu toate acestea, realizarea de lucrări monografice privind managementul documentelor este încă o sarcină urgentă.

Lucrările lui K.G. Mityaev, care a propus primul termenul „știința documentelor” și a adus o mare contribuție teoretică și practică la dezvoltarea științei documentelor ca disciplină științifică. În manuale, articole, discursuri la conferințe, a conturat principalele prevederi privind sarcinile de gestionare a documentelor, sisteme de documentare, funcții ale documentelor, care au fost apoi dezvoltate și completate. Manualul K.G. Mityaev este încă un studiu conceptual care este relevant într-o serie de poziții astăzi 1 .

management în Federația Rusă / VNIIDAD. - M., 1992. - 33 p. - Manuscrisul a fost depus în OCNTTI pentru afaceri de documentare și arhivă la 11 mai 1993, nr. 107-93 .; Mingalev B.C. Tipare generale și tendințe de formare a documentelor în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1983. - 83 s; Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1982. - 99 s; Andreeva V.I. Munca de birou: cerințe pentru fluxul de documente al companiei (pe baza GOST-urilor Federației Ruse). - Ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare - M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1996. - 222 p.; Pshen-ko A.V. Munca de birou și cerințele de bază de reglementare pentru documente. Proc. indemnizatie. M.: YuK MGU, 1994; Organizarea muncii cu documente: Manual / Stat. Academia de Management. - M.: Infra-M, 1998 etc. 1 Mityaev K.G. Istoricul și organizarea muncii de birou în URSS: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1959. -359 p.

KG. Mityaev a conturat sistematic pentru prima dată istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară și URSS, evidențiind principalele perioade ale dezvoltării sale, specificul diferitelor tipuri de muncă de birou, arătând relația dintre munca de birou și sistemele corespunzătoare de construcție. aparatul de stat, interdependența dezvoltării muncii de birou și arhivare 1. Manualele ulterioare ale Institutului de Istorie și Arhive, practic, nu au făcut decât să majoreze cantitatea de material prezentat despre istoria muncii de birou, extinzând cadrul cronologic al perioadei acoperite 2 .

În același timp, în anii 1970 și 1980 au apărut manuale care prezentau rezultatele cercetărilor științifice ale T.V. Kuznețova, YAZ. Livshits, M.P. Ilyushenko și alți oameni de știință care dezvoltă știința documentelor ca disciplină științifică și reflectă problemele terminologiei documentelor și sistemelor de documentare, funcțiile documentelor și dezvoltarea lor, rolul documentației în procesele de management 3 . În unele lucrări sunt ridicate problemele formării documentelor care sunt fundamentale pentru managementul documentelor și sunt luate în considerare problemele influenței tehnologiei electronice de calcul asupra muncii de birou 4 .

1 Mityaev K.G. Teoria și practica arhivării: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1946. - 248 s; El este. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS. Decret. op.; El este. Documentația, sarcinile acesteia și perspectivele de dezvoltare // Probleme de arhivare. - 1964. - Nr 2 si altele.

Istoria muncii de birou în URSS: Proc. indemnizație / Ed. YAZ. Livshits, V. A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s; Ilyushenko M.P. Istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară / RSUH. - M., 1993.

3 Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YAZ., Tsikulin V.A. Sisteme de documentare:
Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1977. - 87 s; Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Liv
rahat YAZ. Documentare / MGIAI. - M., 1977. - 83 s; Iliușenko M.P., Kuznețo
wa t.v. Formular document / MGIAI. - M., 1986. - 86 s; Kuznetsova T.V., Losev V.I.
Documentatie de management. - M.: Economie, 1985 etc.

4 Mingalev B.C. Tipare generale și tendințe în formarea documentelor în social
sisteme de control economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. -

O contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de management documentar a avut-o A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson și alți oameni de știință”.

În ultimul deceniu, din păcate, echilibrul dintre cercetarea teoretică și evoluțiile metodologice practice a fost rupt în favoarea acestora din urmă. Acest lucru este evidențiat de un număr mare de ajutoare metodologice și manuale pentru lucrătorii de birou practic, care interpretează practic potențialul științific și metodologic acumulat al managementului documentelor într-o formă accesibilă pentru practicieni 2 . Cu toate acestea, în

M., 1983; Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management / MGIAI. - M, 1982 etc.

1 Malitikov A.S. Sarcini și modalități organizaționale de dezvoltare a Sistemului Unificat de Stat
subiecte de muncă de birou pentru instituții, organizații și întreprinderi // Probleme de arhive
Denia. - 1965. - Nr. 1; Al lui. Câteva întrebări despre organizarea și conținutul cercetării științifice
roboți în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., - 1971. - T. 2; Banasyuk
vich V.D., Sokova A.N. Probleme ale formării teoriei managementului documentelor // Consiliul de dezvoltare
Știința documentelor rusești (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zo-
noul V.M. Sistem tipic de suport documentar al biroului central mini
sterstvo şi departamente // arhive sovietice. M., - 1986. - Nr. 4; Rudelson K.I. Modern
clasificarea documentelor. - M.: Nauka, 1973 etc.

2 Vezi, de exemplu: Handbook of Business Correspondence. - M: Mezhregionservis, 1996; Perete-
kov M.V., Lucru de birou la o întreprindere mică. înainte. 1999, - 224 s; Pechniko-
vaT.V., Pechnikova A.V. Documentatia suport a activitatilor organizatiei: Proc.
indemnizație / Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. - M.: Editura Ekmov, 1998. - 208 s;
Kuznetsova T.V. Afaceri de secretariat. Ed. a II-a, rev. si suplimentare / ZAO Business School. - M.: În
Tel-Sinteza, 1998. - 288 p.

unele dintre ele conțin observații și gânduri valoroase, mai ales în ceea ce privește crearea unor sisteme instituționale de suport documentar al managementului și utilizarea integrată a tehnologiilor informatice 1 . Printre aceste publicații, opera T.V. Kuznetsova 2 .

O contribuție semnificativă la dezvoltarea managementului înregistrărilor o reprezintă tezele de doctorat și tezele de doctorat susținute la MGIAI și VNIIDAD, care sunt de asemenea importante pentru acest studiu. Este necesar să evidențiem teza de doctorat a lui A.N. Sokova, în care pentru prima dată după K.G. Mityaev, se încearcă cu succes formularea unor domenii ale teoriei managementului documentelor în condițiile în care noile tehnologii informaționale încep să fie introduse în practică.

Tezele de doctorat, de regulă, iau în considerare anumite aspecte ale teoriei și practicii managementului documentelor. Printre cele mai dezvoltate sunt problemele istoriei managementului documentelor și ale muncii de birou din perioada sovietică a istoriei naționale (lucrările lui Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M. N., Kremera BI , Kuzmicheva AD, Larina MV, Podolskoy IA, Reikhtsaum AL, Solsky DI, Tamm IE și alții) 4 .

1 Kuznetsov S.L., Lucru de birou pe calculator. Intel-sintez, 1999. - 208 p.; Kirsano
va M.V., Aksenov Yu.M. Curs de birou: Proc. indemnizatie. - M.-Novosibirsk:
INFRA-M, 2000. - 287 p.; Steniukov M.V. Documentație. Hârtii: practice
indemnizație pentru activități preșcolare ale întreprinderii. - M.: Prior, 1998. - 144 p.; Andreeva V.I.,
Kuznetsova T.V., Serova G.A. Munca de birou în contabilitate: un ghid practic. -
M.: Buletinul contabil, 1996. - 218 p. si etc.

2 Kuznetsova T.V., Lucrări de birou (gestionarea documentației). 1999. - 320 p.;

3 Sokova A.N. Dezvoltarea managementului documentelor sovietice în condițiile revoluției științifice și tehnice
Lucie (1960-1980): Rezumat al tezei .... Doctor în științe istorice. 25.05.02/ MGIAI. - M., 1987.

4 Andreeva V.I. Principalele direcții ale organizării științifice a muncii manageriale și a afacerilor
producerea aparatului de stat al URSS (pe baza materialelor publicațiilor periodice

Perioada prerevoluționară a fost mult mai puțin studiată (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1 .

1920): rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s; Ba-nasyukevici V.D. Documentația de management ca sursă istorică (Pe baza materialelor Ministerului Industriei Cărbunelui al URSS pentru anii 1971-1975): Rezumat al tezei. dis. ... cand. ist.nauk. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 25 s; Baginsky I.M. Activitățile V.V. Kuibyshev pentru a îmbunătăți aparatul și munca de birou ale Comisariatului Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS. Abstract dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s; Dodonova M.I. Problema hârtiei în literatura sovietică a anilor 20: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. - 33 s; Kostomarov M.N. Activitățile Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc din Moscova pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și muncă de birou (1920-1929): Rezumat al tezei. dis. ... cand.ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976. - 33 ani; Larin M.V. Organismele departamentale de raționalizare și activitățile lor de îmbunătățire a aparatului de stat și a muncii de birou (1923-1932): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s; Podolskaya I.A. Istoria dezvoltării fundamentelor metodologice pentru raționalizarea muncii de birou în URSS: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s; Reichz-minte A.L. Perfecţionarea aparatului de management şi muncă de birou în URSS de către organele de raţionalizare nedepartamentale (1924-1931): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s; Tamm I.E. Formarea biroului de stat sovietic în 1917-1923: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.-28 s; si etc.

Vyalova L.M. Organizarea muncii de birou a guvernului central în actele legislative ale Imperiului Rus în prima jumătate a secolului al XIX-lea: Rezumat al tezei. dis. ... cand.ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s; Lukaşevici A.A. Elaborarea documentației biroului provincial din anii 70-90: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 p.

16 despre A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.) 1 , alte dizertații acoperă problemele suportului documentar al obiectelor individuale, instituții de același tip (Arkhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshen -ko AV, Sirotkin AN, Stepanov EA). Destul de bine detaliat

Bykova T.A. Formarea unui sistem de documentare pentru gestionarea dezvoltării sociale a colectivelor de muncă. 1965-1985 (pe exemplul industriei electrice): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 27 s; Gerasimova I.V. Suport documentar pentru managementul activităților de cercetare din învățământul superior (1917 - sfârșitul anilor 1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. - 25.05.02 / MGIAI. - M., 1991. - 31 s; Emelyanov N.Yu. Documentarea organizării activităților de cercetare în institutele de cercetare industrială (1970-1980): Rezumat al tezei. dis. ... cand. ist.nauk. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s; Efanova I.B. Elaborarea suportului de documentare pentru elaborarea standardelor de stat (1940-1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 s; Krasavin A.S. Documentarea activității de muncă a angajaților organelor administrației publice (istoric și starea actuală): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s; Potapova L.V. Organizarea muncii cu apelurile cetățenilor în comitetul executiv al Consiliului Orășenesc Moscova și influența acestora asupra activităților sale (1960 - începutul anilor 1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s; Chukovenkov A.S. Organizarea stocării și utilizării documentelor citibile de mașină în domeniul managementului: Rezumat al tezei. dis...candidat la stiinte istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 p. etc 2 Arkhipova N.I. Suport de documentare pentru managementul centrelor de calcul (istorie, stare actuală și perspective de dezvoltare). Abstract dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s; Mozhaeva N.G. Activitățile comitetului executiv al Documentelor Consiliului Muncitorilor, Țăranilor și Armatei Roșii pentru îmbunătățirea aparatului administrativ și suport documentar în Sovietele locale din provincia (regiunea) Moscova (1921-1930): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 25 s; Morozov E.A. Îmbunătățirea organizării și documentării activităților colegiale ale Comitetului de Stat de Planificare al RSFSR în anii 1925-1980: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s; Pshenko A.V. Documentarea activităților serviciului arhivistic în etapa actuală: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s; Sirotkin A.N. Suport de documentare

17 probleme de unificare și standardizare a documentelor (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.) 1 - În unele disertații (Malitikov A.S., Predein EV, Shchensnovich GG) probleme generale și speciale ale funcționării serviciilor sunt luate în considerare suport documentar de gestionare.

Studiul cercetării disertației arată că problemele managementului documentelor nu se reflectă profund în ele, ele necesită o abordare și o considerație integrată modernă. Despre acest martor

Fondul de Stat de Algoritmi și Programe (cercetare și dezvoltare în 1966-1987). Abstract dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s; Stepanov E.A. Îmbunătățirea proceselor de documentare în sistemul de management al învățământului superior și secundar de specialitate din URSS (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p. si etc.

1 Vasiliev M.A. Problema unificării textelor documentelor de gestiune utilizate în
munca de birou a instituțiilor sovietice (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei.
dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s; Kokorev V.I. Dezvoltare și
studiul sistemului de modele de unificare şi standardizare a documentelor de gestiune
polițiști: Rezumat. dis. ... doctor în științe tehnice. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s;
Sankina A.V. Îmbunătățirea formelor documentelor de management pe baza standardelor
zarea si unificarea (1917-1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
- 1983. - 24 s; Sokova A.N. Istoria unificării și standardizării documentelor în URSS
(1917-1970): Autor. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s; Janko
Vaya V.F. Optimizarea textelor documentelor de gestiune (aspect teoretic): Auto
ref. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 p. si etc.

2 Malitikov A.S. Principalele direcții de cercetare în documentare și arhivare
vany în URSS (1956-1970): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1971. - 22 s; Predein E.V. Controlul asupra executării documentelor în aparatul administrativ. Este
thorium și starea actuală: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. -
M., 1981. - 22s; Schesnovich G.G. Dezvoltarea principiilor de bază ale organizării sistemului înainte
comentând în condiţiile sistemelor automate de control: Rezumat al tezei. teză .... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,
1975. -29 p.

Există, de asemenea, o analiză a literaturii de specialitate în domenii științifice legate de managementul documentelor.

În ultimii ani s-a observat o tendință spre restabilirea treptată a echilibrului perturbat și întărirea cercetării teoretice în domeniul suportului documentar al managementului. Multe publicații ale revistelor „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Documentar”, „Afaceri Secretariate”, colecții de conferințe științifice au ca scop rezolvarea problemelor urgente de lucru cu documente în condiții moderne, protejarea informațiilor documentate, problemelor terminologice. , istoricul evidenței, suportul juridic pentru activitățile de documentare a aparatului administrativ, impactul noilor tehnologii informaționale asupra organizării fluxului de lucru și a documentării, problemele documentelor electronice 1 .

1 Vezi, de exemplu: Eremchenko V.A. Munca de birou si depozitarea departamentala a documentelor in conditiile reformei administrative: probleme principale // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 1. - S. 9-18; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Concepte moderne de arhive electronice // Ibid. - S. 18-27; Sunt. Arhivele electronice și managementul documentelor electronice // Ibid. - 1999. - Nr. 2. - S. 17-26; Yankova V.F. Terminologia suportului documentar al managementului (GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții) // Documente. - 1999. - Nr. 1. - S. 41-46 .; Kostomarov M.N. „Ianus cu multe fețe” - un document în sistemul de management al informațiilor // Documente. - 1998. - Nr. 1. - S. 22-31 .; Matveenko V.A. Probleme juridice și organizatorice ale suportului documentar al managementului // Documentarea în societatea informațională: evidența electronică și arhiva electronică: Dokl. și mesaje către al șaselea intern. științific-practic. conf. 24-25 noiembrie 1999 / VNIIDAD, ROIA. - M., 2000, S. 24-33; Bobyleva M.P. De la gestionarea tradițională la gestionarea electronică a documentelor, unele probleme de tranziție // Ibid. - S. 69-72; Kuleshov S.G. Despre conceptul de „document electronic” / Ibid. - S. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Dezvoltarea sistemului de stat de suport documentar al managementului - o sarcină urgentă / Muncă de birou. - 1998. - Nr. 1. - S. 5-8; Sankina L.V. Organizarea serviciului DOE. de reglementare

În ciuda valorii mari a lor, aceste lucrări acoperă doar anumite aspecte ale problemei managementului documentelor și pot fi considerate un bun material de cercetare pentru prelucrarea ulterioară analitică și sintetică.

Problema managementului documentației nu poate fi luată în considerare fără o analiză a literaturii de arhivă. Oamenii de știință - arhiviștii au făcut o muncă serioasă de cercetare, importantă pentru înțelegerea epistemologiei documentului, formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, sistemul terminologic de management al documentelor (A.V. Elpatievskiy, V.P. Kozlov, A.D. Stepanskiy) 1 .

documentare / Document în structuri administrative: Rezumate de rapoarte. si performanta la internaţional conf. 27-28 octombrie 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 etc. 1 Stepansky A.D. Pe bazele teoretice ale selecției materialelor documentare pentru depozitarea de stat // Lucrările unei conferințe științifice pe probleme de arhivare în URSS. - M., 1965; Elpatevsky A.V. Câteva probleme de abordare a cercetării în domeniul organizării informaţiei documentare din punct de vedere al sistemelor documentare // Rezumate de rapoarte pentru seminarul teoretic „Probleme de abordare sistematică a cercetării în domeniul informaţiei documentare”. - M., 1972; Medushevsky O.M., Stepansky A.D., Lyushin SP. în Lucrările Conferinței științifice privind problemele achiziționării arhivelor de stat ale URSS cu surse documentare. - M., 1976. - Partea 1; Sokova A.N. Documentarea și rolul ei în administrația publică și pentru știința istorică. - M., 1985. - SIF OTSNTI VNIIDAD. nr. 039-86; Autocrații V.N. Câteva aspecte ale studiului obiectului și subiectului arhivării // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - Partea 1; Ilizarov B.S. Probleme actuale teoretice și metodologice ale științei arhivistice sovietice. - M, 1984 și alții; Medushovskaya O.M. Studiu sursă în stadiul actual // Arhivele sovietice. - 1979. - Nr 2. - S. 5; Elpatevsky A.V. La întrebarea definirii conceptului de „informație documentară” în lumina teoriei reflecției a lui Lenin // Rezumate ale rapoartelor pentru seminarul teoretic „Probleme terminologice în domeniul științei documentelor și științei arhivelor” (ianuarie 1974) / VNIIDAD . - M., 1973. - S. 27; Elpatievskiy A.V., Khanpira E.I. Încă o dată despre termenul „document” // arhive sovietice. - 1987. - Nr 1. -S. 54 și altele.

20 Specialiștii în domeniul arhivării au făcut multe pentru a înțelege proprietățile informaționale ale unui document, evidențiind relația dintre matricele de documente și resursele informaționale. În lucrări separate de arhivare (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov), s-a dovedit asemănarea proceselor de prelucrare a informațiilor atât în managementul operațional, cât și în etapa de stocare arhivă a documentelor 1. De interes sunt studiile de arhivă, care arată relația dintre munca de birou și arhivare, procesul de trecere treptată a muncii de birou la jurisdicția autorităților arhivistice 2, munca

1 Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M., 1973. - S. 24-29; Autocrații V.N. Despre problema implicării categoriilor informaţionale în arhivistică // Proceedings of VNIIDAD-M., 1973. - T. 3. - S. 251-263; Al lui. Câteva aspecte ale obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. -M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - S. 12; Al lui. Odiseea spațială a documentelor ca fenomen global // Otech. arhive. - 1992. - Nr. 6. - S. 24-29 şi altele.

„Elpatyevsky A.V. Despre istoria documentării actelor de stare civilă în Rusia și URSS (din secolul al XVIII-lea până în prezent) // Studiu sursă actuală. - M., 1979. - P. 67; Belova E.V., Elpatyevsky A. V. ., Kolosova EV Pe „Lista documentelor care urmează să fie acceptate în arhivele de stat ale URSS” // Arhivele sovietice. - 1973. - Nr. 2. - P. 20; Mityaev KG Managementul documentelor, sarcinile sale și perspectivele de dezvoltare / / Arhivele sovietice. - 1964. - Nr. 2. - P. 68; Sorokin VV Arhivele instituțiilor URSS (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knyazev GA Teoria și practica arhivării (Experiența managementului sistematic ) - L., 1935; Malitikov AS Câteva întrebări privind organizarea și conținutul lucrării științifice în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - P. 6; Eremchenko V. . A. Documentele și depozitarea departamentală a documentelor în condițiile reformei administrative: principalele probleme // Arhivele Otech. - 1999. - Nr. 1, - P. 10; Elpatyevsky AV Din istoria formării de bază de reglementare și metodologică documente în afaceri interne de arhivă // Patria. arhive. - 1998. - Nr. 4, - S. 16-24; Kozlov V.P. Serviciul de arhivă al Rusiei și al statului rus: experiență de 80 de ani // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - S. 9-18 si altele.

tu acoperind experiența străină (E.V. Starostin, I.V. Karapetyants) 1 . Cercetările arhivistice relevă o modificare a valorii anumitor tipuri de documente în cursul dezvoltării istorice, relevă evoluția sistemelor de documentare în legătură cu dezvoltarea statului și modalitățile de organizare a acestuia 2 .

Managementul documentației ca categorie științifică este strâns legat de informație și de organizarea proceselor informaționale în management, prin urmare, literatura de specialitate despre teoria informației, sistemele informaționale, problemele de informatizare și informatizare a lucrărilor cu documente prezintă un mare interes. În primul rând, acestea sunt studii care reflectă problemele asociate cu înțelegerea caracteristicilor esențiale ale informațiilor ca substanță inițială pentru organizarea matricelor documentare. Lucrări de A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasiev și alții, scrise în diferiți ani, au făcut posibilă formarea unei fundații teoretice pe care ideea principală a lucrării este construită pe legătura inseparabilă dintre informație și documentare și posibilitatea aplicării metodologiei de management al informației la managementul documentației 3 . în ra-

Starostin E.V. Arhivistică străină: probleme de istorie, teorie și metodologie: Avtoref. dis. ... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / RSUH. - M, 1995; Karapetyants I.V. Arhivele economice din Europa de Vest și SUA (1905-1995): Rezumat al tezei. dis. ... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / RSUH. -M., 1998.

2 Vezi: Banasyukevich V.D. Principalele probleme ale arhivării în literatura modernă //
Studii de arhivare și surse ale istoriei moderne. Probleme de interacțiune pe
stadiul prezent: Dokl. si teze. vorbit la a doua Conf. All-Rusian. 12-13 martie
1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

3 Vezi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Informații moderne
ka: știință, tehnologie, activitate / VINITI. - M., 1998. - S. 15-16; Filosofic en
dicţionar ciclopedic. -M.: Enciclopedia Sovietică, 1983. - S. 217-218; Ursul A.D.
Calea către noosferă. - M.: Luch, 1993. - S. 81; Chernyak Yu.I. Informare și management. -

22 K.B. Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonov, G. Wolfram, A.D. Ursula și alți oameni de știință au dezvoltat profund problemele fundamentale ale formării și funcționării resurselor informaționale atât în sens global, cât și în cadrul organizațiilor individuale. Problema resurselor informaționale nu a primit încă o soluție definitivă, însă în aceste lucrări sunt formulate categoriile conceptuale, principalele prevederi metodologice și conceptuale care sunt importante pentru acest studiu 1 .

În lucrările specialiștilor în informatică, problemele de gestionare a documentelor acționează ca subordonate, și nu de bază, au un dezavantaj semnificativ - lipsa elaborării documentației și problemelor de documentare.

M, 1974. - S. 58; Jukov N.I. Fundamentele filozofice ale ciberneticii. - M., 1976. - S. 124-137; Afanasiev V.G. Informarea socială și managementul societății. - M., 1975. - S. 37 şi alţii.

1 Ursul A.D. Problema informației în știința modernă. Eseuri filozofice. - M., 1975.

S. 194; Mihailov A.I. Probleme de susținere informațională a proceselor de management // A doua conferință științifică și tehnică integrală „Probleme de organizare științifică a managementului industriei socialiste”. - Sat. Nr. 1. - Partea a II-a. - M., 1972. - S. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - S. 12; Artamonov G.G. Informatică: teorie și practică (stubs for the book) // NTI.

Ser. 1. Org. și metode de lucru informațional. - 1998. - Nr. 6. - S. 31. (p. 31-35); Artamonov G.T. Informatică: teorie și practică (stubs for the book) // NTI. - Ser. 1a Org. și metodologie informează. muncă. - 1998. - Nr. 4. - S. 31. (p. 31-36); Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - C 35; Artamonov G.T. Informatica: teorie si practica (pregatire pentru carte) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - Nr. 1. - P. 32; Kuhlen R. Information Markt. Universitatea Konstanz. 1995 și altele

2 A se vedea: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice în corporație
Rețele raționale: A doua venire a lui Gutenberg. M.: Ankey - EK - Trends, 1999; Infor
tehnologii de mation pentru științe umaniste / Universitatea de Stat din Moscova. - M.-Saransk, 1998. - S. 67-102 și alții.

23 suport informaţional în contextul dezvoltării celor mai noi tehnologii informaţionale. Această problemă nu este subliniată în niciun fel într-un număr de concepte precum „prelucrarea informațiilor”, „accesul la informații”, „comunicarea informațiilor”, „stocarea informațiilor”, „utilizarea informațiilor”, deși toate aceste „informații” sunt documente privind diverse, în principal hârtie, suporturi.

Slab dezvoltat în literatura de specialitate și problemele documentelor electronice. Există discrepanțe terminologice serioase, neînțelegere a naturii documentelor electronice, relația acestora cu documentele tehnotronice, citibile de mașină și tradiționale. Cu toate acestea, analiza acestui grup de studii ne permite să formulăm o înțelegere a problemei gestionării documentelor și să folosim aceste lucrări pentru a rezolva problema științifică a managementului documentelor 1 .

De o importanță fundamentală pentru disertație a fost studiul lucrărilor despre managementul informației - o nouă disciplină științifică care s-a format în țările dezvoltate odată cu societatea informațională. În literatura internă se reflectă managementul informaţiei

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Formarea și dezvoltarea arhivelor de date citibile de mașină în anii 1960-1980 // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - S. 41; Kopylov V.A. În problema proprietății informaționale // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale / VINITI. - M., 1998. - Nr. 3. - S. 4; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Arhive electronice si management electronic document / / Otech. arhive. - 1999. - Nr. 2. - S. 19-20; Vezi: Kurilo A.P. Despre regimul juridic al unui document electronic în sistemul decontărilor electronice interbancare // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - S. 76; Semiletov SI. Informația ca obiect special de drept // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - S. 58; Emelyanov G.V., Pavlov O.V. Despre problema reglementării legale a utilizării semnăturii digitale electronice în sistemele informaţionale // Probleme de legislaţie în domeniul informatizarii: Proceedings. raport A 7-a Conf. panruse. - M.: GUP „VIMI”, 1999. -S. 6 etc.

24 este foarte slab. Numai în opera lui A.V. Kostrov, pregătit sub forma unui manual, s-a încercat prezentarea sistematică a esenței managementului informației, din păcate, fără referire la condițiile rusești 1 . În lucrarea noastră s-a început mai întâi studiul managementului informației din punctul de vedere al managementului documentelor și s-au făcut primele concluzii care permit evaluarea managementului informației ca o direcție promițătoare în dezvoltarea managementului documentației folosind noile tehnologii informaționale 2 . Într-o serie de alte lucrări, problemele managementului informaţiei sunt luate în considerare indirect, în cadrul rezolvării altor probleme. Numai în lucrarea recent publicată „Suport informațional pentru administrația publică”, editată de academicianul Academiei Ruse de Științe Yu.V. Gulyaev, pentru prima dată în ultimul deceniu, problemele, prevederile conceptuale și experiența practică de creare și funcționare a sistemului de suport informațional al celor mai înalte autorități de stat ale Federației Ruse 3 sunt considerate cuprinzător.

Având în vedere nivelul insuficient de acoperire a problemei managementului informației în literatura internă, autorul a încercat să umple acest gol cu studii străine despre managementul informației, în principal în limba germană. Lucrări de R. Kulen, J. Herget,

1 Kostrov A.V. Introducere în managementul informaţiei: Proc. alocație / Vladimirsk. stat
techn.un-t. - Vladimir, 1996. - 132 s; vezi şi: Perel I.S., Slavin V.N. informație
onny activitate în străinătate și probleme de management informațional / ONG „Po
proces." - M., 1992. - 65 s; Kostomarov M.N. Managementul sistemelor informatice pentru
În străinătate / RGGU. - M., 1996. - 88 p.

2 Larin M.V. Managementul documentelor și noile tehnologii informaționale. - M.: Pe
carte științifică, 1998. - 137p.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Suport informațional
administratia de stat. M .: Dialog slav, 2000. - 425 p.

25 G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel și alți oameni de știință dezvăluie esența managementului informației ca disciplină științifică și zonă a managementului practic 1 . În același timp, trebuie subliniat că practic niciuna dintre aceste lucrări nu a încercat nici măcar să aplice prevederile managementului informațional la managementul documentelor.

O soluție completă la problema managementului documentelor este imposibilă fără studierea suportului legal al acesteia. Este evident că întărirea rolului dreptului în Rusia modernă este o condiție necesară pentru consolidarea în continuare a statului și eficacitatea administrației publice. Domeniul informaţiei şi documentării a devenit în ultimii ani un obiect de cercetare independent de către juriştii, ba chiar s-a format o nouă ramură - dreptul informaţiei. În opera lui V.A. Kopylov a sistematizat toate actele juridice existente referitoare la reglementarea informațiilor, documentării, arhivării documentelor 2 . Autorul atrage atenția

1 Attinger M.L. Managementul integrat al informațiilor: o teorie a lumii reale. - Gestionarea înregistrărilor
ment Qnarterly. - 1993, Julia. Vol.27, Nr.3, - p. 12-16, 30-31; Herget I. Konzeption des
Managementul informației în Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. -Informație-
spezialisten fur Europa. Proceduri. Constanța, 1990; Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumen-
tenmanagement în industrie eu Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am
principal. - S. 183-187; Kuhlen R. Information Markt. - Konstanz, 1995. 608 s; Schwetz R Buro
sunt Wandel II R.v. Decker "s Verlag, G. Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s.; Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Informații și documentare. - KG. Saur, 1990; sin-
nott W.R., Gruber W.N. Managementul resurselor informaționale. - New York, 1981; Vogel E. Infor-
managementul matelor. - Grundlagen der praktischen Informații și documentații. banda 2,
KG. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organizații - Comunicare: Die Kunst, ein
Chaos zu organizieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989, 390 p.; Wolfram G. Organizatorische
Gestaltung des Information Management. - Verlag Iosef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

2 Kopylov V.A. Legea informatiei. - M.: Avocat, 1997; El este. Informația ca obiect
reglementare legală // NTI / VINITI. - M., 1996. - Nr. 8. - S. 2; El este. La o întrebare

26 la categoria „informații documentate”, care, în opinia sa, nu se reflectă suficient în legislația actuală și propune soluționarea juridică a problemelor documentelor electronice, forța juridică a acestora.

I.L. Bachilo. Lucrările ei servesc ca un exemplu clar al unei reacții adecvate a unui om de știință la provocările vremii și sunt de mare valoare pentru acest studiu 1 .

Managementul documentației ca funcție de management se realizează în organizații în contextul procesului decizional pentru atingerea scopului ales. De aceea, managementul documentației este strâns legat de problemele de management, structurile organizaționale, problemele de proiectare, implementare și funcționare a acestora și automatizarea proceselor de management.

pe proprietatea informației // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale // VINITI. - M, 1998. - Nr. 3. - S. 4.; El este. Despre proprietatea informațiilor documentate // Documentația în societatea informațională: evidența electronică și arhiva electronică. Decret. op. - S. 18-23.

Comentariu la Legea federală privind informarea, informarea și protecția informațiilor” / Ed. I.L. Bachilo, A.V. Volokitina și colab. / IGP RAS. - M., 1996; Bachilo I.L. Despre proprietatea resurselor informaționale // Resursele informaționale ale Rusiei. - M., 1997. - Nr. 4; Ea este. Resursele de informații ca obiect de drept și obiect de relații reglementate de Codul civil al Federației Ruse // Ibid. - 1999. - Nr. 1; Ea este. Probleme juridice moderne ale documentării informaţiei // Documentarea în societatea informaţională: evidenţa electronică şi arhiva electronică. Decret. op. - S. 8-17; Ea este. Probleme juridice ale documentării în condițiile de informatizare // Probleme de legislație în mediul informatizarii: rezumate ale celei de-a șaptea Conf. / SUE „VIMI”. - M., 1999 etc.

Cercetările moderne privind managementul organizațiilor arată marea importanță a procesării raționale a informațiilor pentru atingerea obiectivelor strategice și operaționale. Globalizarea proceselor economice, sociale și informaționale mondiale afectează în mod direct calitatea guvernării. Metodele de rezolvare a problemelor de management în organizații pe fondul realităților geopolitice moderne și ținând cont de dezvoltarea societății informaționale sunt reflectate într-o serie de studii și articole monografice majore, manuale moderne ale experților autohtoni și occidentali 1 .

Evoluția documentului, a sistemelor de evidență și a suportului de gestionare a documentelor are loc în condiții istorice specifice și este determinată de acestea. Lucrările cercetătorilor de istorie națională, în special ale istoricilor instituțiilor statului, evidențiază legătura strânsă dintre reformele managementului și reformele muncii de birou și adecvarea acestora la condițiile socio-economice și politice ale unei anumite perioade a istoriei Rusiei. Procesele N.P. Eroshkin și T.P. Korzhikhina, precum și T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, SP. Strekopytov și alții

1 Managementul organizației: Manual / Ed. A.G. Porshneva, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatina. - M.: Infra, 1998. - 669 s; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N., VusM.A. Introducere în managementul informațiilor. - Sankt Petersburg, 1999; Mark D., McGoun K. Metodologia analizei și proiectării structurale / Per. din engleza. - M.: MetaTehnologie, 1993. - 240 s; Kaufman H.R. Tactica succesului în afaceri și știință. - M.: Intelect,

157 s; Shapiro V.D. etc Managementul proiectelor. Experiență de peste mări. - Sankt Petersburg: Two..Tree, 1993. - 443 p.; Gerchikova I.A. Management: Manual / UNITATE. - M.: Bănci și burse, 1994. - 685 p.; Vikhansky O.S. Management strategic: manual. - M.: Editura Universității de Stat din Moscova, 1995; Lumea managementului de proiect / Ed. H. Reschke, H. Schelle. - M.: Alane,

304 s; Meskon M.Z., Albert M., Hedouri F. Fundamentals of Management - M.: Delo, 1992; Hoyer V. Cum să faci afaceri în Europa. - M.: Progres, 1992; Mercer D. IBM: management în cea mai de succes corporație din lume / Per. din engleza. - M.: Progres, 1991. - 455 s; Kotler F. Fundamentele marketingului / Per. din engleza. - M.: Progres, 1990. - 736 p. si etc.

28 de oameni de știință și specialiști 1 din istoria instituțiilor publice demonstrează clar construirea unui sistem de management într-o anumită epocă istorică și, astfel, oferă o oportunitate de a studia organizarea muncii de birou în aparatul de management.

Studiul surselor, ca disciplină științifică, este destul de apropiat de știința documentară în ceea ce privește rezolvarea problemelor de studiu sistematic al matricei documentare în dezvoltarea istorică. În acest sens, lucrările lui Borodka-na L.I., Voronkova SV., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevsky O.M., Muravyov V.A., Sokolov A.K., Slavko T.I., Schmidt SO. iar altele au făcut posibilă utilizarea experienței acumulate de studiile sursă pentru a analiza evoluția documentelor și a sistemelor de documentare 2 , inclusiv

Vezi: Eroshkin N.P. Istoria instituțiilor statului din Rusia pre-revoluționară. - M.: A treia Roma, 1997. - 357 p.; Korzhikhina T.P. Istoria instituţiilor de stat ale URSS: Proc. indemnizatie. - M.: Şcoala superioară, 1986. - 399 p.; Schmidt SO. La originile absolutismului rusesc - M .: Progress, 1996; Arkhipova T.G., Rumyantseva M.F., Senin A.S. Istoria serviciului public în Rusia în secolele XVIII-XX. - M.: RGGU, 1999. - 230 s; Strekopytov SP. Conducerea de stat a științei în URSS (1936-1958) Proc. indemnizatie. - M., RGGU, 1991 - 92 p. 2 Vezi: Medushovskaya O.M. Studii de arhivare și sursă: unitate și diferențe ca problemă de interacțiune interdisciplinară // Arhivare și studii sursă de istorie națională. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. discursuri la a doua conferință panrusă 12-13 martie 1996 / Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, VNIIDAD. - M, 1997. - S. 11-15; VoronkovaSV. Nivelul studiului surselor de dezvoltare a documentelor moderne și publicarea lor în stadiul actual // Ibid. - S. 26-31; Sokolov A.K. Istoria socială: probleme de sursă și studii de arhivă // Ibid. - S. 57-63; Schmidt SO. Arheografie. Arhivare. Studiu sursă / RGGU. GAZ din Rusia. VNIIDAD. - M., 1997. - 363 s; Kashtanov SM. Eseuri despre diplomația rusă. - M.: Nauka, 1970. - 503 p.; Kashtanov SM. Diplomația rusă: Proc. indemnizație pentru universități pe special. "Poveste". - M.: Mai sus. scoala, 1988. - 231 s; Kozlov V.P. Arhivele rusești / ROSSPEN. - M., 1999.

29 le folosind metode computerizate moderne.

Deci, în ciuda volumului semnificativ de cercetări efectuate în domenii conexe ale problemei puse, trebuie să constatăm o dezvoltare foarte slabă a problemei actuale a managementului documentelor.

Deci, întrebările despre relația dintre reformele administrației publice și munca de birou, despre rolul reglementării de stat a mediului documentar, nu au fost dezvoltate, necesită un studiu sistematic aprofundat al problemelor terminologice ale documentului, evoluția acestuia. De un interes incontestabil în termeni istorici este perioada post-sovietică în dezvoltarea muncii de birou și a managementului documentației, asociată cu rezolvarea problemelor de intrare a Rusiei în spațiul informațional global.

Până în prezent, nu există un studiu cuprinzător și cuprinzător al managementului înregistrărilor, luând în considerare analiza noilor tehnologii informaționale aplicate. Un astfel de studiu ar trebui să conducă la construirea conceptului de documentare și management al informațiilor, bazat pe combinarea capacităților tehnologiei cu avantajele muncii de birou pe hârtie. Acest concept poate fi numit managementul informațiilor.

Obiectul cercetării în teză îl constituie informația documentată în sistemele de control. Informațiile documentate în procesul de management joacă un rol important, oferind resurse informaționale ale organizațiilor. În legătură cu complicarea structurii și conținutului resurselor informaționale, creșterea explozivă a volumului lor, apare cea mai importantă sarcină de gestionare rațională a acestora, care în semnificația sa este comparabilă cu sarcina de modernizare a producției industriale 1 .

1 I.L. Bachilo notează în acest sens că „o resursă informațională ca forță productivă este supusă înțelegerii, evaluării, structurării și reglementării ca obiect al raporturilor juridice.” – NTI. Ser. 1. Org. și metodologie informează. lucrare.- 1998. - Nr. 3. - P. 13.

Starea actuală a mediului documentar se datorează nu numai transformărilor socio-economice, ci și dezvoltării tehnologiei informației. De mare importanță sunt tehnologiile și instrumentele informatice care asigură, pe baza legislației în vigoare, eficiența reparării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor, fiabilitatea stocării acestora, accesul la distanță, furnizarea informațiilor la momentul potrivit, pe mediul potrivit și în forma potrivită, ținând cont de cerințele psihologice și ergonomice. Acces deschis la resursele informaționale mondiale, trecerea la documentația electronică, stocarea și transmiterea documentelor, de ex. trecerea la modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de acces la aceasta, ridică probleme științifice și aplicative fundamental noi pentru știința documentelor, știința arhivistică, știința documentară, biblioteconomia și alte discipline științifice care au ca obiect de studiu un document. Soluția lor necesită înțelegerea experienței istorice bogate a evoluției unui document ca purtător de informații, dezvoltarea muncii de birou, schimbarea mass-media și a tehnologiilor și formularea unor dependențe adecvate.

Subiectul cercetării este managementul documentelor în organizații. Managementul documentelor, ca subiect de cercetare, este o nouă categorie științifică. Cu toate acestea, se bazează pe experiența anterioară și pe fundamentul teoretic și metodologic al științei documentelor interne, care studiază în mod tradițional documentul, sistemele de documentare, procesele de documentare a activităților de management și organizarea muncii cu documente în management. Managementul documentației este considerat de noi ca o etapă superioară în dezvoltarea unor concepte precum munca de birou și managementul documentelor.

Managementul înregistrărilor, ca termen universal, are recunoaștere și distribuție internațională. Desemnează zona administrativă

31 gestionarea activă a creării, utilizării și stocării documentelor organizației pe parcursul ciclului de viață al acestora pe principiile economiei și eficienței, folosind noile tehnologii informaționale care asigură un management de înaltă calitate în raport cu documentația ca resursă de management cu drepturi depline. Dacă muncii de birou i s-a atribuit rolul unei funcții de management tehnic, iar suportul de documentare a managementului a fost unul auxiliar, atunci managementului documentației într-o organizație i se atribuie rolul funcției principale de management.

Managementul documentației este considerat de noi nu în abstract, ci în condițiile specifice de funcționare a organizațiilor. În același timp, o organizație este înțeleasă ca orice structură de management care corespunde conceptului de organizație, indiferent de nivelul ierarhic al acesteia, de orientarea funcțională și de forma de proprietate.

Scopul cercetării tezei este de a rezolva problema științifică a managementului documentelor în contextul noilor tehnologii informaționale în organizații de diferite tipuri, de a forma conceptul de management al resurselor documentare pentru luarea deciziilor bazate pe managementul informației în dezvoltarea istorică și în aspect metodologic.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să se rezolve următoarele sarcini principale:

analiza rolului informației în management și a structurii resurselor informaționale moderne în organizații;

studiul istoriei muncii casnice de birou și evoluția documentului ca bază a managementului modern al documentelor;

studiul specificului documentelor electronice;

4) dezvoltarea principiilor pentru crearea unui sistem la nivel național
gestionarea documentației și problemelor suportului său legislativ;

analiza managementului documentelor a tehnologiilor informaționale moderne și a sistemelor automate de suport pentru managementul documentelor;

studiul managementului informației ca bază metodologică pentru construirea unui sistem de management al documentelor într-o organizație.

Cadrul cronologic al studiului este determinat de specificul temei alese. În unele zone, acestea acoperă perioada istorică de la momentul apariției statului centralizat rus până în prezent, totuși, partea principală a lucrării evidențiază problemele managementului documentelor din ultimul deceniu.

Aprofundând în istoria muncii de birou, am urmărit scopul de a urmări interdependența reformelor administrației publice și a reformelor muncii de birou, identificând continuitatea și caracteristicile sistemelor de lucru de birou în diferite epoci istorice, arătând procesul de transformare a muncii de birou în managementul documentelor. sprijinirea si crearea premiselor pentru trecerea la managementul documentelor in conditii moderne de informatizare a societatii. Studiul documentului ca obiect principal al managementului documentației se datorează procesului de formare a științei documentului ca disciplină științifică, așa că am acordat mai multă atenție perioadei începând cu anii 1960, când știința documentului a luat naștere ca disciplină științifică. și a apărut o cantitate semnificativă de cercetări pe probleme legate de funcționarea documentului în toate sferele vieții publice. Problemele de automatizare de birou au fost luate în considerare de noi în strânsă legătură cu informatizarea societății, care a început odată cu răspândirea calculatoarelor electronice și dezvoltarea sistemelor automate de control la începutul anilor 60-70 ai secolului nostru. Problema managementului informației ca disciplină științifică a apărut în practica occidentală la începutul anilor 1970 și am luat acești ani ca punct de plecare pentru a lua în considerare această problemă.

Astfel, natura interdisciplinară a studiului a necesitat retrospecții istorice de profunzime variabilă, în funcție de cât de necesar a fost pentru scopurile acestei lucrări.

Lucrarea cuprinde, în primul rând, problemele statului rus modern. Cu toate acestea, după caz, limitele studiului au fost extinse prin atragerea materialelor necesare din istoria fostei URSS, Imperiul Rus și experiența mondială. Acest lucru a făcut posibilă crearea unei baze suficiente de cercetare și aplicarea unei metode comparative pentru a găsi soluții științifice optime.

Ca ipoteză de lucru, propunem poziția că în Federația Rusă s-au maturizat condițiile necesare pentru introducerea pe scară largă a managementului documentelor în organizații bazate pe metodologia de gestionare a informațiilor, așa cum corespunde nivelului atins de informatizare a țării și științifice. și progresul tehnologic, condițiile socio-economice, ca modalitate de organizare a muncii cu documente ca resursă de informații cu drepturi depline în vederea realizării eficienței managementului și activităților economice ale organizațiilor.

La baza metodologiei acestei cercetări de disertație se află o abordare realistă și cuprinzătoare a analizei dezvoltării managementului documentației, luarea în considerare a acesteia într-o manieră complexă și dinamică, luând în considerare totalitatea faptelor și respingerea unei viziuni dogmatice ideologizate a istoria problemei. Metodologia lucrării este o combinație creativă a diferitelor metode: științifice generale, metode ale altor științe și metode de documentare adecvate. Pentru rezolvarea sarcinilor stabilite s-au folosit metode tradiționale de cercetare: istorică, sistemică, metoda comparației (studii comparative), metode structurale-funcționale, de clasificare și modelare utilizate pe scară largă în managementul documentelor, statistică, precum și alte metode private.

Trebuie recunoscut că astăzi problemele metodologice ale managementului documentelor sunt printre cele centrale și încă nerezolvate. O situație similară se observă în știința arhivistică, unde oamenii de știință au făcut mult mai mult în crearea unei noi fundații metodologice. Aceasta ridică problema filozofiei științei arhivistice ca mijloc de dezvoltare a unei noi abordări generale pentru înțelegerea rolului documentelor și arhivelor în societatea modernă. Nu întâmplător V.P. Kozlov, în lucrarea sa despre relația dintre profesiile de istoric și de arhivist, propune sarcina de a înțelege filozofia arhivării 1 , iar T.I. Khorhordina solicită dezvoltarea unei noi discipline științifice „arhivosofia” 2 situată la intersecția dintre metodologia și teoria științei științei, filosofiei (culturologiei) și informaticii. E.V. Încă din 1991, Starostin, simțind nevoia să schimbe metodologia arhivării, a propus termenul de „arhivologie”, care înseamnă o disciplină științifică care studiază întreaga gamă de probleme asociate procesului de documentare a vieții diverse a societății umane 3 .

La fel ca în știința arhivistică, filosofia acționează ca o metodologie generală a științei în știința documentelor. Necesitatea unei înțelegeri filozofice a problemelor managementului documentelor s-a pronunțat mai ales la mijlocul anilor 1980, odată cu apariția noilor tehnologii informaționale în domeniul managementului, apariția unei alternative „fără hârtie” la informație.

Kozlov V.P. Istoric și arhivar: profesii comune și speciale // Conferința științifică internațională „Istorici și arhiviști: cooperare în conservarea și cunoașterea trecutului în interesul prezentului și al viitorului”. 27-28 noiembrie 1997 Moscova: Materialele conferinței - M., 1998. - S. 15-28.

2 Vezi: Horhordina T.I. De la știința arhivistică la arhivism? // Lucrările Institutului de Istorie și Arhivistică
institut. - Т.ЗЗ / RGGU. - M., 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. Arhivologie. Realizarea gândirii istorice // Problemele Patriei
istoria militară a perioadei feudalismului: Proceedings. raport / MGIAI. - M., 1991. - S. 240. Vezi asa
acelaşi: Părinte. arhive. - 1999. - Nr. 3. - S. 123.

35 management, utilizarea masivă a computerelor ca instrumente de muncă, ceea ce a dus la consecințe sociale grave pentru personalul de conducere. Această problemă a fost pusă pentru prima dată de A.N. Sokova 1 . Soluția sa are o importanță deosebită astăzi, când societatea se află în diferite secțiuni ale statelor în tranziție (de la o economie planificată la o economie de piață, de la o ideologie socialistă la o ideologie a democrației, de la o societate industrială la o societate informațională). În aceste condiții, rolul metodologiei poate fi cu greu supraestimat.

Metodele interdisciplinare, de regulă, nu au o origine filozofică. Ele își au originea în profunzimile altor științe (matematică, teoria informației, cibernetică, sociologie etc.) și la intersecția lor. Aceste metode sunt de natură științifică generală. Acestea includ metode de cercetare istorică și logică, metoda sistemului, metode informaționale, probabilistic-statistice, structural-funcționale, metoda clasificării. Utilizarea metodelor științifice generale în managementul documentelor permite utilizarea mai extinsă a realizărilor altor domenii de cunoaștere, extinde oportunitățile de cercetare și aparatul cognitiv. Cu toate acestea, la aplicarea acestora este extrem de important, în opinia noastră, să ținem cont de declarația lui O.M. Medushushskaya că „pentru un dialog interdisciplinar eficient, principalul lucru lipsește uneori, și anume, o idee clară a unui obiect comun, pe care abordările diferite fac posibil să îl vedem ca mai voluminos, versatil și sistemic” 3 .

Sokova A.N. Managementul documentelor ca disciplină științifică: obiect, subiect, sarcini principale

// Documentarea activitatilor de management: Sat. științific Proceedings / VNIIDAD. - M.,

1986. -S. 24-25. 2 Ursul A.D. Filosofie și procese științifice integrativ-generale. M.: Nauka, 1981. - S. 163-177. 3 Medushovskaya O.M. Studii de arhivă și surse: Unitatea și diferențele ca problemă

interacţiune interdisciplinară // Studii de arhivă şi sursă de domestic

Rolul principal în metodologia managementului documentației îl are metoda istorică, care se bazează pe studiul istoriei în diversitatea ei specifică, stabilirea esenței fenomenelor luate în considerare prin recrearea mentală a procesului istoric. Metoda istorică este strâns legată de metoda studiului sursei. Știința istorică este deficitară în observarea directă a ceea ce ar dori să studieze. Studiul surselor acționează ca o metodă de studiu a realității trecute prin percepția umană, înregistrată în surse, inclusiv în documente 1 . Utilizarea noilor tehnologii informaţionale în activitatea istoricilor a dus la apariţia studiilor surselor informatice sau a informaticii istorice 2 .

Rolul cheie în această lucrare îl joacă metoda sistem ca direcție a cunoașterii științifice, care se bazează pe considerarea obiectelor ca sisteme, adică. dezvăluirea integrității obiectului, identificarea diferitelor tipuri de conexiuni în acesta și reducerea lor într-o singură imagine 3 .

Metoda analizei funcționale vă permite să studiați rolul și semnificația

istoria lui noah. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. vorbit la a doua Conf. All-Rusian. 12-13 martie 1996 / Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei, VNIIDAD. - M., 1997. - S. 12.

1 Danilevsky I.N., Kabanov V.V., Medushovskaya O.M., Rumyantseva M.F. Sursa: Teorie. Poveste. Metodă. Surse ale istoriei Rusiei: Proc. indemnizație / RSUH. - M., 1998. -S. 23-24.

Sokolov A.K. Despre starea actuală și perspectivele de lucru cu arhiva documentelor care pot fi citite de mașină. - Cercul de idei: Noutăți în informatica istorică // Proceedings of the I Conference of Association "Istory and Computer" / Moscow City Archive. - M., 1994. - S. 71.

3 Autocrați V.N., Ovezov B.B. Câteva aspecte ale analizei de sistem (în legătură cu studiile documentare și de arhivă) // Tez. raportează la seminarul teoretic „Problemele unei abordări sistematice a cercetării în domeniul informaţiei documentare” (iunie 1972). - M, 1972. - S. 18-28.

37 documente de management generate în activităţile organizaţiilor şi combinate în sistemele de documente relevante 1 . Analiza structural-funcțională face posibilă studierea fenomenelor și proceselor ca sisteme în care fiecare element al structurii are un scop (funcție) specific în activitățile de management. Aplicarea sa poate fi ilustrată de unul dintre exemplele clasice ale V.N. Avtokratov, care a subliniat o relație de cauzalitate între activitatea unui creator de fond și formarea unui fond de documente integral organic, reprezentând o „distribuție de informații” a activităților creatorului de fond 2 . Dezvoltarea logică a metodei structural-funcționale în știința documentelor este metoda modelării, care este utilizată pe scară largă în diverse domenii ale științei. Modelarea este o metodă de studiu a unui obiect (original) prin crearea și studierea copiei (modelului) acestuia care înlocuiește originalul, din anumite aspecte care prezintă interes pentru cercetător 3 . Un model este un sistem cu structură și funcție proprie, reflectând structura și funcțiile sistemului original, este o legătură intermediară între teorie și realitate. Prin urmare, modelul este capabil să reflecte nu numai

Teoria și practica examinării valorii documentelor și achiziționarea arhivelor de stat ale URSS // Proceedings of VNIIDAD. - M, 1974. - T. IV. - Partea 1; Avtokratov V.N., El-patievsky A.V. Probleme de achiziţie a arhivelor statului cu documente moderne (aspect studiu sursă) // Studiu sursă de istorie naţională: Sat. articole. - M.: Nauka, 1976; Rudelson K.I., Shepukova N.M. Probleme de examinare a valorii documentelor și de achiziție a arhivelor statului // Probleme de istorie. - 1983.

- Nr 2. - S. 56-69.

2 Autocrați V.N. Conceptul de origine în știința arhivistică // Anuarul arheografic
pentru 1978. - M.: Nauka, 1979. - S. 142.

3 Dicţionar Enciclopedic Filosofic. a 2-a ed. - M.: Enciclopedia Sovietică, 1989.

4 Autocrați V.N. Pe problema metodologiei arhivării // Anuarul arheografic
pentru 1969 - M .: Nauka, 1971. - S. 27.

38 la caracteristicile originalului, dar și la parametrii doriti ai acestuia. Metoda de modelare este utilizată pe scară largă în managementul documentelor și managementul documentației.

Această metodă este strâns legată de metoda informației în managementul documentelor, adică. aplicarea prevederilor teoriei informaţiei la documente şi fluxuri de documente. Academicianul N.P. Ershov a remarcat pe bună dreptate că „un model informațional este interfața prin care informatica intră în relații cu științele private, fără a se contopi cu acestea și, în același timp, fără a le absorbi” 1 . Abordarea informaţională a documentelor serveşte scopului aprecierii calităţii informaţiilor conţinute în acestea, studiind procesele de transformare a acesteia în informaţie documentată în management. Studiul sistemelor de documente ca sisteme informaționale ne permite să identificăm trăsăturile distribuției informațiilor prin canalele de comunicare în management, precum și tiparele acestui proces.

Metoda informaţiei presupune aplicarea unei metodologii de măsurare a parametrilor informaţiei documentare. Problema principală a măsurării informațiilor documentare este legată de traducerea caracteristicilor calitative

1 Ershov N.P. Informatica: subiect si concept // Cibernetica Formarea informaticii.
- M., 1986.- S. 30.

2 Actele VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973; Autocrații V.N. Studiu sursă și informații
abordări naționale în teoria examinării documentelor (Issues of analysis of archival
criterii de valoare) // Materiale de ştiinţă. conf. asupra problemelor de completare a documentelor
surse tale ale arhivelor de stat ale URSS. - M., 1976. - Partea 1; Rudel-
vis K.I., Shepukova N.M. Probleme de examinare a valorii documentelor și de achiziție
arhivele statului // Întrebări de istorie. - 1983. - Nr. 2; Elpatevsky A.V. Despre este
folosind conceptele de teoria informaţiei în ştiinţa arhivistică modernă // Proceedings
VNIIDAD. - T. 3. - M., 1973. - S. 264-271; Shapiro V.D. etc Managementul proiectelor.
Experiență de peste mări. - Sankt Petersburg: Doi .. Trei, 1993; Marka D., McGowan K. Metodologia structurilor
analiză și proiectare / Metatehnologie. - M., 1993 etc.

39 ristiks in cantitativ 1 . Prevederile contorizării surselor nu au găsit o dezvoltare ulterioară, deși aplicarea lor în cadrul metodei informaționale ar putea face posibilă efectuarea unei analize calitative a fondului sursă scrisă a țării, precum și elaborarea unor metode de predicție a formării documentelor și completarea fondului arhivistic.

Ținând cont de dezvoltarea insuficientă a temei, la lucrarea tezei s-a folosit o gamă largă de surse, care pot fi împărțite în următoarele grupe principale: acte legislative și de guvernare privind informatizarea, arhivarea, gestionarea documentației, munca de birou și standardizarea. ; materiale normative și metodologice, standarde de stat; disertații și rezumate despre documentare, documentare și știința arhivistică; dicţionare, literatură metodică; rapoarte științifice, materiale de cercetare stocate în fondul de referință și informare al OTsNTI VNIIDAD și documente de arhivă.

În plus, în procesul de pregătire a lucrării, autorul s-a folosit de propria experiență în cercetarea științifică și proiectarea organizațională în problemele managementului documentelor, suport documentar pentru management (munca de birou) și rezultatele stagiilor străine.

Managementul înregistrărilor ca disciplină științifică în ansamblu se bazează pe toate cercetările și practicile anterioare de lucru în domeniul muncii de birou rusești și sovietice, pe experiența străină. Este important să acordați atenție

Ilizarov B.S. Pe problema unității studiului sursei și abordărilor informaționale în determinarea valorii documentelor // Proceedings of VNIIDAD. - M., 1976. - T. 6. - Partea 1. - S. 257; Al lui. Probleme de măsurare în știința sursă și arhivistică (Măsurarea surselor de bază și a documentelor) // Probleme metodologice de documentare, arhivare, arheografie: Sat. raport seminar metodologic VNIIDAD. - M., 1978. - Numărul. 2. - S. 62-110; Al lui. Probleme sourcemetrice ale științei arhivistice (Metode de măsurare a volumului de informații scrise): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1981.

40 perspectivă asupra rădăcinilor istorice ale problemei, fără a identifica care este imposibil de înțeles corect starea actuală și sarcinile actuale ale științei documentare.

În acest sens, prezintă interes un grup de acte legislative și de reglementare, al căror studiu ne permite să urmărim evoluția reglementării de stat a muncii de birou.

În Rusia prerevoluționară, o serie de acte juridice erau în vigoare în mod constant, care fixau regulile de ordine și munca colegială de birou 1 . Printre acestea, este necesar să se evidențieze Regulamentul general din 1720, care pentru prima dată în istoria Rusiei a plasat munca de birou pe un teren ferm al legii și i-a determinat principiile fundamentale timp de aproape două secole 2 .

În epoca sovietică, s-a acordat atenție și problemelor de documentare și execuția lor legislativă. Primele decrete ale guvernului sovietic privind munca de birou au fost de natura unor acte juridice disparate pe probleme de actualitate ale documentării acțiunilor manageriale. Reflectarea lor se regăsește în colecțiile publicate de acte normative 3 .

Următorul grup de acte juridice, care a fost utilizat în lucrare, este legat de activitățile NC RCT al URSS și ale organismelor sale subordonate pentru a îmbunătăți munca de birou în anii 1920 și începutul anilor 30 4 .

1 Sudebnik secolele XV-XVII. - M.-L., 1952.

2 Regulamente generale din 28 februarie 1720 // PSZ al Imperiului Rus. - T. VI. -
nr. 3534; Instituții pentru administrarea provinciilor Imperiului All-Rusian // PSZ al Rusului
Imperiu. Sobr. 1. - T. XX. -nr 14392; Înființarea generală a ministerelor în 1811 // PSZ
Imperiul Rus. Sobr. 1. - T. XXXI. - Nr. 24686.

3 Culegere de legalizări și ordine ale Guvernului Muncitoresc și Țărănesc al RSFSR (1918-
1923).

4 Organizarea științifică a muncii, producției și managementului: Colectarea documentelor și materialelor

1918-1930 -M., 1969.

O atenție deosebită a fost cerută de reglementările guvernului sovietic, care dezvăluie în mod constant transferul muncii de birou în jurisdicția organelor de arhivă, schimbarea sarcinilor și funcțiilor acestora în perioada istoriei sovietice, precum și documentele legate de dezvoltarea Sistemul de lucru al biroului unificat de stat.

Principalul act juridic care determină politica de stat modernă și drepturile cetățenilor ruși în domeniul schimbului de informații și documente este Constituția Federației Ruse. Acesta spune: „Orice persoană are dreptul să caute, să primească, să transmită, să producă și să distribuie în mod liber informații în orice mod legal...” (partea 4, articolul 29).

În ultimii ani, în Federația Rusă, în elaborarea normelor constituționale, la nivel legislativ s-au fixat bazele politicii de stat în ceea ce privește informarea și documentarea. Actul de formare a sistemului în acest domeniu este Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” 2 . Această lege definește regimul juridic de documentare a informațiilor, proprietatea asupra documentelor individuale și a rețelelor individuale de documente în sistemele informaționale, categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea și procedura de protecție juridică a informațiilor. Legea stabilește și responsabilitatea autorităților publice, a organizațiilor și a funcționarilor acestora pentru încălcări atunci când lucrează cu informații documentate 3 .

Un loc important printre actele legislative care reglementează munca cu documente îl ocupă legislația privind Fondul de arhivă al Rusiei.

Principalele decrete și rezoluții ale guvernului sovietic privind arhivele în 1918-1982. // Arhiva principală a URSS.- M., 1985.

2 SZ RF. - 1995. - Nr. 8. - Art. 609.

3 Vezi: Nadershina M.D. Reglementarea legislativă a proceselor de informare în Ros
acestea în anii 1990. // Munca de birou. - 1998. - Nr 2. - S. 18-23.

42 Federaţia şi Arhivele 1 . Acesta constă din Legislația de bază a Federației Ruse „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhivele” și legile relevante ale republicilor din Federația Rusă, alte acte juridice ale Federației Ruse și ale republicilor, precum și teritorii, regiuni, regiuni autonome, regiuni autonome, orașe Moscova și Sankt Petersburg. Fundamentele legislației reglementează formarea, organizarea depozitării, contabilitatea, utilizarea arhivelor și a fondurilor arhivistice și gestionarea acestora în vederea asigurării securității documentelor de arhivă și a utilizării deplină a acestora în interesul cetățenilor, al societății și al statului. Cu toate acestea, aceste fundamente nu conțin reglementarea legală a muncii de birou.

Reglementarea relațiilor în domeniul transferului de informații în afara Federației Ruse și primirea acestora din exterior în Rusia se realizează pe baza Legii federale „Cu privire la participarea la schimbul internațional de informații”. Scopul acestei legi este de a crea condiții pentru participarea efectivă a Rusiei la schimbul internațional de informații în cadrul unui spațiu informațional global unic.

De o importanță deosebită pentru această lucrare a fost familiaritatea cu o serie de legi conexe, printre care ar trebui menționată Legea Federației Ruse „Cu privire la drepturile de autor și drepturile conexe și modificările și completările la aceasta” 3 , Legea Federației Ruse „Cu privire la Protecția juridică a programelor pentru calculatoare electronice și baze de date » 4 , Legea Federației Ruse „Cu privire la secretele de stat și modificările și alte

1 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Federației Ruse. - 1993. - Nr. 33. -
Artă. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - Nr. 28. - Art. 3347.

3 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Rusiei
Federația Rusă. - 1993. - Nr. 32. - art. 1242; SZ RF. - 1995. - Nr. 30. - Art. 2866.

4 Monitorul Congresului Deputaților Poporului din Federația Rusă și al Consiliului Suprem al Rusiei
Federația Rusă. - 1992. - Nr. 42. - Art. 2325.

43 de opinii la acesta ", legile federale "Cu privire la comunicații", "Cu privire la comunicațiile curierului federal", "Cu privire la comunicațiile poștale".

În procesul de lucru au fost implicate și acte legislative străine de această direcție (Cehia, Belarus, Kârgâzstan, SUA, Germania etc.) 5 .

Surse importante de cercetare sunt materialele normative și metodologice și standardele de stat privind documentația, clasificatorii și listele de documente. În acest grup de surse, este necesar să se noteze toate edițiile sistemului unificat de evidență de stat, sistemele unificate de documentare, regulile de funcționare a arhivelor de stat și departamentale, listele de documente care indică perioadele de păstrare, instrucțiunile de păstrare a evidenței, prospecte și descrieri ale sistemelor automatizate de gestionare a documentelor dezvoltate, standarde de stat ale URSS și Federației Ruse.Federații și standarde internaționale în domeniul documentării.

Cel mai complet document transsectorial în domeniul suportului documentar al managementului de până acum este Sistemul de Stat de Susținere a Documentației de Management, aprobat de consiliul de administrație al Arhivei Principale URSS la 27 aprilie 1988 6 . Pe baza GSDOU a fost

1 SZ RF. - 1997. - Nr. 41. - S. 8220-8235; Acolo. - art. 4673.

2 SZRF. - 1995. - Nr 8. -Sf. 600.

3 SZ RF. - 1994. - Nr 34. -Sf. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - Nr. 33. - Art. 3334.

5 A se vedea: Legea federală privind managementul înregistrărilor din SUA - SIF OTSNTI VNIIDAD.
nr. 856 „p”; Legea cu privire la afacerile arhivistice din Republica Cehă // Informați. Buletinul OCNTI
VNIIDAD. -1994. - Nr. 5-6; Legea privind afacerile arhivistice din Republica Belarus // Arhivele și
munca de birou. - Minsk, - 1999. - Nr. 1; Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
nisterien II Der Archiver. - 1997. - Nr. 2. - S. 259-287 si altele.

6 Sistemul de stat de suport documentar al conducerii. Dispoziții de bază
niya. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. Potrivit

44 a elaborat Instrucțiunea standard privind munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse în 1993 1 .

În procesul de pregătire a cercetării tezei au fost folosite numeroase publicații periodice: „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Conducerea Biroului”, „Serviciul de Personal”, alte reviste de specialitate și conexe, materiale de știință. conferințe, seminarii și simpozioane. Au fost atrase și publicațiile revistelor științifice străine, în principal Records management guarterly (SUA), Nachrichten fur Dokumentation, Der Archivar, Cogito (Germania).

În procesul de redactare a dizertației s-au folosit dicționare terminologice, cursuri de formare MGIAI și RSUH la disciplinele documentare și arhivare, precum și discipline conexe 2 .

Pe parcursul lucrării au fost implicate documente de arhivă pe tema cercetării.

Renault de către Colegiul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988, ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988, nr.33 / Arhiva Principală a URSS, VNIIDAD. - M, 1991.

1 Întocmit și aprobat de Arhivele Federale în conformitate cu ordinul Domnitorului
Guvernul Federației Ruse din 24 iunie 1992 Nr. 1118-r. Înregistrat la Ministerul Justiției al Federației Ruse
08/05/93 Nr 321 / Rosarhiv. - M., 1997.

2 Dicționar de terminologie arhivistică modernă a țărilor socialiste. Problema. 1-2 / Glavar
Khiv URSS. VNIIDAD. - M., 1982-1988. - Problema. 1. - 445 s, nr. 2 - 317 s; Gredaso-
va N.I., Repulo L.V. Dicţionar englez-rus de terminologie arhivă. Problema. 1 / RGGU. IAI.
- M., 1992. - 187 s; Dicționar terminologic german-rus „Informații și documentare
mentare” / Conducătorii temei: M.V. Larin (VNIIDAD), T. Seeger (Universitatea din Potsdam) /
VNIIDAD. - Potsdam-M., 1993-1994. - 37 p. - Manuscrisul a fost depus la OCNT
gestionarea și arhivarea documentelor 1 martie 1996, nr. 141-96; Managementul documentelor: Pro
gram de curs pentru specialitatea Nr. 220600 - Organizarea si tehnologia protectiei informatiilor
ție / RGGU. Fak. protectia informatiilor. - M., 1997. - 23 s; Teoria și metodologia arhivării
Denia: Program de curs pentru specialitatea Nr. 020800 - Studii istorice și arhivistice / RSUH.
IAI. Dept. teorii și metode de arhivare. - M., 1996. - 43 p. si etc.

45 urmează. Documentele de arhivă privind istoria formării și dezvoltării muncii de birou sovietice sunt de o importanță deosebită pentru studiu. Dintre acestea, merită evidențiate documentele NC RCT, care s-au ocupat în mod specific de problemele îmbunătățirii muncii de birou în anii 1920. Fondurile CN RCT și ale Institutului de Tehnologie de Management, precum și ale altor instituții 1 oferă o idee despre organizarea și conținutul lucrărilor de unificare și standardizare a documentelor, de eficientizare a muncii de birou, de cercetare teoretică în domeniu. de organizare științifică a muncii manageriale și a muncii de birou. În procesul de activitate a organelor CN RCT a luat naștere ideea creării unui singur act normativ de stat care reglementează munca de birou.

Principalele prevederi și concluzii ale disertației sunt direct legate de activitatea de cercetare a acestui profil, care este realizată de Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare din întreaga Rusie al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia și a găsit aplicație practică în dezvoltarea unui număr de teme de cercetare care s-au desfăşurat sub îndrumarea autorului şi în complexul de dezvoltări normative şi metodologice ale Institutului 2 .

1 GARF. F. R-374 (Comisariatul Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS); F. R-
4084 (Institutul de Stat pentru Tehnologia Controlului); F. A-406 (Comisariatul Poporului
Inspectoratul Muncitoresc și Țărănesc al RSFSR); RGAE, F. 484 (Central Union Consumer
Societățile Ruse ale URSS); F. 1884 (Ministerul Căilor Ferate al URSS); F. 3527 (Ministrul
sistemul de comunicații al URSS); F. 7733 (Ministerul de Finanțe al URSS).

2 Vezi rapoartele de cercetare și dezvoltare pe subiecte:

„Teoria și practica managementului informației în structurile de conducere ale unei economii de piață” (1994-1997); „Pregătirea Dicționarului termenilor moderni de arhivă în domeniul informației și documentării” (1994); „Pregătirea unui dicționar de terminologie arhivistică modernă a țărilor membre ISA” (1994-1999); „Pregătirea unei noi ediții a Regulilor de bază pentru munca arhivelor statului” (1996-1999); „Pregătirea unei noi ediții a Statului

Noutatea și posibilitatea dezvoltării problemei puse sunt legate de lipsa cercetării științifice fundamentale teoretice și aplicative în domeniul managementului documentelor în organizațiile din știința documentelor autohtone.

Diferența esențială a acestei lucrări este că este primul studiu sistematic caracterizat printr-o abordare interdisciplinară, un studiu cuprinzător folosind metodologia istoriei și managementului informației, precum și tehnicile și metodele de gestionare a documentelor, arhivare și informatică. O trăsătură distinctivă a studiului este justificarea legală a soluțiilor propuse. Teza promovează consecvent ideea că managementul documentelor în condițiile managementului modern și al dezvoltării noilor tehnologii informaționale ar trebui să devină o nouă etapă în dezvoltarea suportului pentru managementul documentelor, a cărei caracteristică principală este recunoașterea resursei informaționale ca una dintre cele mai importante resurse pentru managementul si productia si activitatile economice ale oricarei organizatii . În teză sunt investigate pentru prima dată problemele documentelor electronice și se arată locul acestora în sistemul de management al documentelor.

Pentru prima dată, sunt propuse măsuri care vizează extinderea domeniului juridic de reglementare a ciclului de viață al documentelor în managementul operațional prin elaborarea unei legi a documentației, al cărei concept și conținut principal este prezentat în lucrarea de disertație. Au fost elaborate propuneri privind conținutul și mecanismul practic de implementare a politicii de stat în domeniul documentației oficiale, care, în opinia noastră,

sistem de donație a documentației suport pentru management” (1997-1999); „Problemele documentare și de arhivă ale documentelor electronice”. Revizuire analitică (1999) Managementul informaţiei în structuri moderne de management: Metodă, recomandări / VNIIDAD. - M., 1996. şi alţii.

47 va ajuta la eliminarea fenomenelor de criză în domeniul documentării și organizării muncii cu documente în managementul practic.

Teza de doctorat propune aplicarea metodologiei de management al informației ca o nouă direcție științifică în raport cu managementul documentației. Utilizarea metodologiei de management al informației va permite rezolvarea multor probleme ale teoriei și practicii managementului documentelor în organizațiile moderne, integrarea documentației și informațiilor într-o singură resursă de informații și construirea unei infrastructuri informaționale eficiente a unei organizații bazată pe rețele de documente și informații (informații). resurse), tehnologia informației, instrumente de comunicare și personal calificat pentru a asigura la cel mai mic cost eficient documentarea (informația) suportul proceselor de management.

Principalele prevederi ale lucrării de disertație au fost conturate în publicații pe tema de cercetare, testate de autor în rapoarte și comunicări la o serie de conferințe științifice. Printre acestea, ar trebui să se menționeze, cum ar fi Conferința internațională științifică și practică anuală „Documentul în societatea informațională” (1993-1999), Conferința integrală rusească „NTI-95”, Conferința integrală rusească „Studii de arhivă și sursă ale Istoria Rusiei: Probleme de interacțiune în stadiul actual ( 1996, 1999), conferința științifică și practică „Document. Arhiva. Poveste. Modernitate” a Universității de Stat Ural (2000), conferințe ale Institutului de Istorie și Arhive al Universității Umanitare de Stat Ruse, seminar metodologic al VNIIDAD, conferință științifică anuală a Institutului Internațional de Arhivare (1994-2000) (Maribor, Slovenia) , conferințe științifice ale Societății Germane de Documentare (1994 , 1997), Colocviu Internațional de Informare și Documentare (Germania, 1994), Forum Internațional pentru Documente Electronice (Bruxelles, 1997);

48 Conferința integrală rusească „Problemele juridice ale societății informaționale” (1999).

Multe categorii de lucrători științifici și practici sunt interesați să utilizeze rezultatele obținute. În special, lucrarea este de interes pentru activități practice în construcția de sisteme de management al documentelor sau sisteme reale de management al informațiilor.

Materialele disertației și concluziile acesteia pot fi utilizate în realizarea de lucrări de generalizare și manuale pe problemele managementului modern al documentelor, în alegerea metodologiei de dezvoltare și proiectare a sistemelor automate de management al documentelor în organizații.

Materialele tezei au o importanță practică la citirea cursurilor generale și speciale, la seminarii, în stabilirea subiectelor și metodelor de finalizare a lucrărilor și tezelor de curs.

Prevederile disertației au fost utilizate la elaborarea unui proiect al unei noi ediții a Sistemului de suport pentru documentație de stat pentru management, a unui proiect de Instrucțiune standard pentru munca de birou a autorităților executive federale, în elaborarea recomandărilor metodologice, a standardelor de stat, a dicționarelor terminologice. , o serie de lucrări de cercetare conform planului de cercetare al Serviciului Federal de Arhivă și subprogramului „Dezvoltarea arhivării în Federația Rusă în cadrul Programului țintă federal „Dezvoltarea și conservarea culturii și artei”, în implementarea proiectului „Crearea și dezvoltarea unui sistem informațional privind informațiile de reglementare, metodologice și juridice pentru gestionarea și arhivarea documentelor” din Programul științific și tehnic țintă federal „Cercetare și dezvoltare în domenii prioritare ale științei civile și dezvoltării tehnologiei” pentru anii 1996-2000 (contract de stat Nr. 205-19100) - P, director de proiect MV Larin).

Scopul și obiectivele studiului au determinat alegerea structurii disertației.

49 țiuni. Lucrarea de disertație constă dintr-o introducere, cinci capitole și o concluzie.

Introducerea relevă relevanța temei, gradul de studiu al acesteia, definește scopurile și obiectivele, precum și metodele de cercetare, prezintă istoriografia problemei.

Primul capitol examinează relația dintre informații și documentație în formarea resurselor informaționale ale organizației, procesele de conversie a informațiilor în documente.

Al doilea capitol este dedicat evoluției unui document de management, sistemului său terminologic și caracteristicilor documentației electronice.

Al treilea capitol explorează aspectele istorice ale dezvoltării muncii de birou, sistemele de gestionare a documentelor în legătură cu reforma statului și problemele moderne ale suportului documentar pentru management, oferă o descriere a suportului lor juridic și o idee detaliată a managementul documentatiei.

În al patrulea capitol sunt dezvoltate întrebări de teorie și practică a aplicării noilor tehnologii informaționale în construcția sistemelor de automatizare specifice pentru managementul documentelor în organizații.

În capitolul al cincilea se formulează o nouă metodologie de management al informaţiei în raport cu gestionarea înregistrărilor în condiţiile moderne ale unei societăţi deschise.

În concluzie, se sintetizează rezultatele studiului și se elaborează o strategie de soluționare cuprinzătoare a problemelor muncii științifice, organizaționale și practice în această direcție.

Infrastructura informațională a organizației

În lumea de astăzi există multe organizații diferite. Prin organizație înțelegem un grup de oameni ale căror activități sunt coordonate în mod conștient pentru a atinge un scop sau scopuri comune.

În literatura internă, o organizație este înțeleasă ca „un ansamblu de oameni, grupuri unite pentru a atinge un anumit scop, a rezolva o problemă pe baza principiilor diviziunii muncii, diviziunii sarcinilor și structurii ierarhice; asociaţie obştească, instituţie de stat”2. Organizațiile sunt create pentru a răspunde nevoilor diverse ale oamenilor și, prin urmare, au o varietate de scopuri, dimensiuni, structuri și alte caracteristici.

Organizațiile și funcțiile lor pot fi clasificate pe baza diverselor principii în funcție de: tipul și natura activității economice; statut juridic; natura proprietății; domenii de activitate; proprietatea capitalului; numărul personalului care lucrează; stil de management etc. În același timp, trebuie remarcat faptul că, în ciuda diferențelor externe, există caracteristici comune, forme similare, metode și tehnologii de lucru în activitățile organizațiilor.

În teoria managementului social și în sociologia organizațiilor, există două viziuni alternative complementare asupra mecanismului și logicii dezvoltării organizațiilor1. Prima este legată de teoria clasică a managementului și interpretează mecanismele dezvoltării organizaționale pe baza premisei „raționalității” activităților managerilor care dezvoltă și implementează proiecte sociale de reconstrucție a organizațiilor. În același timp, defecțiunile și disfuncționalitățile apărute în legătură cu această activitate se explică fie prin defecte ale proiectului inițial, fie prin erori comise în timpul implementării acestuia. Al doilea, făcând apel la tradițiile funcționalismului, evită absolutizarea componentei raționale și încearcă să înțeleagă logica dezvoltării organizaționale bazată pe conceptul de organizații ca sisteme auto-organizatoare cvasi-naturale care se dezvoltă după anumite legi obiective.

Primul poate fi desemnat condiționat ca „subiectiv-raționalist”, al doilea - „ca natural-obiectivist”. Esența conceptului este că societatea are o bază biologică comună cu comunitățile biotice, cărora i se atribuie rolul unei anumite baze și motor al schimbării sociale. Prezența acestei baze face posibilă aplicarea legilor universale ale mediului, de exemplu: principiul interdependenței și complementarității, din care rezultă că așa-numita comunitate simbiotică devine forma de existență a unităților sociale; principiul selecției naturale.

Ecologia organizațională este o abordare din cadrul sociologiei organizațiilor care utilizează prevederile și logica ecologiei sociale pentru a explica starea organizațiilor, morfologia acestora, varietatea formelor și metodelor de activitate, comportamentul, direcția, mecanismele și logica dezvoltării lor. Organizarea modernă în aceste concepte este interpretată ca o formațiune complexă, complexă, incluzând nu una, ci mai multe populații sociale ca purtători ai diferitelor tipuri de activitate. În consecință, problema relației organizației cu mediul extern devine mai complicată.

Majoritatea organizațiilor sunt sisteme deschise, integrale, formate din numeroase părți interconectate, strâns împletite cu lumea exterioară. Fiecare organizație are propriul mediu intern și mediu extern.

Sarcinile sunt munca, sau o parte a acesteia, care trebuie finalizată într-un mod prestabilit într-un interval de timp specificat. Sarcinile organizației sunt împărțite în trei categorii: lucrul cu oamenii; obiecte (mașini, materii prime, unelte) și informații.

Tehnologia este combinația de abilități, echipamente, infrastructură, instrumente și cunoștințe tehnice aferente necesare pentru a produce transformările dorite în materiale, informații sau oameni. Aceste transformări, atingerea obiectivelor este realizată de conducerea organizației prin alți oameni. Oamenii sunt un factor central în orice model de management socio-economic.

Nu mai puțin importante sunt comunicațiile și problemele de informare și documentare suport pentru funcționarea organizațiilor. Toate organizațiile în cursul activităților lor interacționează cu lumea exterioară - mediul extern, care într-o măsură sau alta influențează organizațiile.

Documentatie de management

Documentele sunt utilizate în diverse medii socio-culturale, dintre care unul este managementul sau activitățile de management. Ele se numesc documente de gestiune deoarece au originea în domeniul managementului3. În limbajul managementului documentelor, documentația de management este un sistem de documentare care asigură procese de management în societate4. Nevoile managementului formează complexe de documente.

Din punct de vedere al managementului documentelor, un document de management ca termen este unul specific în raport cu un document generic. Prin urmare, declarația lui A.V. Elpatyevsky și E.I. Hanpiry, că în acest caz nu vorbim despre un concept special, de gestionare a documentelor, a unui document, ci despre funcționarea în domeniul intereselor managementului documentelor, în domeniul său de viziune, nu un document „în general”, ci un management. document care păstrează toate caracteristicile generice (semnele ) ale unui document în general, plus diferențele specifice care îl deosebesc de alte tipuri de documente cu parametri funcționali diferiți.

Managementul, indiferent de ce sarcini sunt rezolvate de o anumită organizație, parcurge anumite etape și cicluri, care împreună alcătuiesc conținutul procesului de management: stabilirea obiectivelor; organizarea muncii pentru realizarea acestora; implementarea contabilității rezultatelor obținute în vederea stabilirii de noi sarcini. În conformitate cu aceste funcții de conducere se formează complexe: documentație de planificare, organizatorică, administrativă și contabilă. Documentația organizatorică și administrativă este componenta principală a documentației de management. Implementează funcția de organizare a sistemului de management și a proceselor, suport organizatoric și juridic al principalelor sarcini de management3. Documentația de planificare este un subsistem de documentație de management care asigură funcția de planificare; contabilitate – asigurarea funcţiei de contabilitate4.

Documentele de management se disting prin stabilitatea trăsăturilor formale și interconectarea diferitelor tipuri de documente, care este determinată de factori5: natura managementului (ierarhia și subordonarea instituțiilor și funcționarilor, împărțirea competențelor și atribuțiilor); ciclicitatea procesului de management (continuitatea, periodicitatea, uniformitatea acțiunilor de management). Stabilitatea formelor documentelor se explică prin fixarea rigidă a ordinii de aranjare a unităților semantice elementare ale textului (detalii document), adică. forma lui 1. Elementele formularului de document sunt informațiile sale pre-planificate, de ex. conținutul intenționat, determinat de scopul vizat al documentului2.

Scopul, funcția documentului predetermina conținutul și forma acestuia, care sunt interdependente. Funcția scopului practic al unui act de management presupune formarea unui document de tip strict definit și conținut corespunzător, care este întărit de unificarea și standardizarea documentelor4.

Arhivarea a avut în vedere clasificarea documentelor în două aspecte principale5: alocarea sistemelor de documentare și definirea termenului „tip document”. Pentru prima dată în arhivare, termenul de „sistem de documentare” a fost folosit de K.G. Mityaev6. El a mai numit două criterii posibile de identificare a sistemelor în documentația de management - funcțional și sectorial. Această problemă nu a primit mai multă fundamentare teoretică în anii 1960. În anii 1970, în legătură cu intensificarea lucrărilor de realizare a sistemelor de control automatizate, a apărut problema unificării sistemelor de documentare.

În 1971, primele douăsprezece sisteme au fost numite. Dezvoltarea ulterioară a clasificării documentelor a fost continuată de arhiviști împreună cu specialiști în documente. Sistemul documentar a fost definit de arhivisti ca un complex de documentatii interconectate conditionat istoric, stabil, format din documente de anumite forme, tipuri si soiuri si avand un scop conex (sau comun), creat in procesul de documentare a oricarei functii sociale pe baza a ordinii tradiționale stabilite (sau a regulilor stabilite) alcătuirea și executarea acestora. Tipul de document a fost definit ca un concept de clasificare folosit pentru a desemna un grup de documente cu același nume”3.

O nouă direcție în știința documentelor care a apărut la mijlocul anilor '70 - sistematica documentelor - a evidențiat în mod tradițional tipul de document4 ca principală unitate de clasificare (categorie) în determinarea sistemelor de documentare. Pe baza abordării sistem-funcționale, specialiștii în documente au dezvoltat o serie de criterii de clasificare a unui document ca tip (unitate de funcție - scopul creației, originea în mediul social, unitatea de denominație și unitatea timpului în care acesta există ) și a dat o nouă definiție a tipurilor de documente (ca complexe de documente existente în mod obiectiv, sisteme mobile de diferite dimensiuni, conectate în dezvoltarea lor istorică cu funcțiile pe care le deservesc)1.

În prezent, unele dintre tipurile de documente funcționale își păstrează proprietățile pentru o lungă perioadă de timp, apar noi tipuri, care se datorează schimbărilor din mediul social. Tipul de formare socio-economică, tipul de stat generează tipurile corespunzătoare de documente. Atunci când relațiile sociale se schimbă, vechile forme, în schimbare și adaptare, servesc noilor relații sociale ale structurilor sociale emergente. Tranziția societății la o nouă eră transformă tipurile deja existente sau reînvie forme antice de documente2.

După octombrie 1917, odată cu distrugerea mașinii de stat a Imperiului Rus, fosta lucrare de birou a fost lichidată oficial. Cu toate acestea, un astfel de obiect sistemic multicomponent, care pătrunde în întregul corp al statului, datorită legilor care acționează în mod obiectiv, nu putea fi supus unui impact „revoluționar” unic. Guvernul sovietic a lichidat vechea birocrație și a încercat să o înlocuiască cu reprezentanți ai muncitorilor și soldaților. TELEVIZOR. Kuznețova notează în acest sens că „lupta împotriva vechii birocrații a dus la înlocuirea completă a personalului calificat cu muncitori neprofesionisti. Aceasta, la rândul său, a dus la o scădere bruscă a culturii muncii manageriale.

În aceste condiții, se pune sarcina de a crea un mecanism eficient de administrare publică și de evidență. Formarea muncii de birou de stat sovietice a fost destul de bine studiată într-o serie de dizertații, manuale și alte publicații2. Având în vedere acest lucru, vom încerca să evidențiem cele mai importante caracteristici ale acestei perioade de dezvoltare a muncii de birou, necesare atingerii obiectivelor stabilite în muncă.

În primul rând, a fost necesar să se determine tehnologia și metodele de organizare a construcției aparatului de stat. La inițiativa lui V.I. Lenin, organelor Inspecției Muncitorilor și Țăranilor li s-a atribuit funcția de a monitoriza activitatea aparatului de stat și perfecționarea acestuia. În conformitate cu hotărârile celui de-al XII-lea Congres al PCR (b), a fost creat un organ mixt de partid-stat al Comisiei Centrale de Control-RCI, care urma să întreprindă măsuri pentru îmbunătățirea constantă a aparatului de stat, raționalizarea managementului. tehnici, munca de birou, contabilitate și raportare. Sarcina principală în această muncă a fost efectuată de departamentul de tehnologie administrativă al Comisiei Centrale de Control-RKI. Rolul NC RCT în îmbunătățirea muncii de birou a fost dezvoltat cuprinzător de către istorici1.

Studiul problemei ne permite să spunem că în fruntea lucrării de perfecţionare cuprinzătoare a aparatului administrativ a apărut un organ special cu puteri foarte mari - comisariatul popular pentru îmbunătăţirea activităţilor comisariatelor altora. O altă caracteristică căreia ar trebui acordată atenție a fost utilizarea realizărilor științifice pentru raționalizarea managementului. Se știe că V.I. Lenin a fost un susținător al învățăturilor lui Taylor și a fost cel care a susținut utilizarea taylorismului în practica sovietică. Pentru prima dată în istoria Rusiei, a fost aplicată o abordare științifică pentru construirea unui sistem de management. De asemenea, rețineți că taylorismul a fost susținut de crearea unui sistem de organizații de cercetare științifică și de o amplă campanie de propagandă. Ca urmare, în anii 1920, s-a dezvoltat un sistem de cercetare, organizații autonome, departamentale și publice, dezvoltând probleme de organizare științifică a managementului pe o singură bază metodologică, cu o utilizare extinsă a experienței străine.

Institutul de Stat pentru Tehnologia Controlului (ITU) a devenit veriga științifică centrală a acestui sistem. A fost creat în sistemul NC RCT al URSS în 1926. Conform regulamentului privind ITU, aprobat de Consiliul Comisarilor Poporului din URSS la 9 februarie 1926, institutului i-au fost atribuite următoarele sarcini: științifice dezvoltarea problemelor tehnologice de management, simplificarea și mecanizarea acesteia prin studierea activității instituțiilor sovietice și crearea de proiecte standard și metode de organizare rațională a muncii manageriale („normali”, „șabloane”). În plus, Institutul trebuia să desfășoare activități de consultanță și să desfășoare lucrări de popularizare în presă, prelegeri, expoziții etc.1.

Activitățile institutului au constat din părți teoretice și practice, strâns legate între ele. Activitatea științifică a institutului s-a desfășurat în sălile de clasă (teoria organizării; metodologie; operații de bază; operații auxiliare; standardizare) și laboratoare (fiziotehnice, mecanico-analitice), birou de proiectare. Structura institutului a fost destul de flexibilă și sa schimbat în funcție de relevanța unei anumite sarcini rezolvate de institut. Deci, ulterior a existat un birou de documentare și echipament.

Lucrări practice de raționalizare au fost efectuate de ITU prin societatea pe acțiuni „Orgstroy”, care a folosit evoluțiile științifice ale institutului și, la rândul său, a finanțat activitatea de cercetare a ITU. Personalul ITU a ridicat o serie de probleme importante de organizare a managementului, probleme teoretice ale documentelor.

Aceste probleme au stat la baza formării direcțiilor științifice de non-cercetare și au pus bazele dezvoltării terminologiei muncii de birou, clasificarea, standardizarea și unificarea documentelor, organizarea și tehnologia de lucru cu documente în aparatul de management, proiectarea organizațională a sisteme de lucru de birou, relația dintre munca de birou și arhivare. Activitatea UIT a fost însoțită de activități active de consultanță, expoziții de realizări științifice și practice, crearea unui complex de publicații periodice și lansarea unei literaturi extinse, în principal de natură metodologică1.

În ciuda perioadei scurte de existență, ITU a lăsat o amprentă notabilă în istoria raționalizării aparatului de stat sovietic ca centru științific și metodologic, care a început pentru prima dată cercetări științifice asupra principiilor construirii aparatului administrativ și organizării acestuia. muncă.

În calitate de centru de conducere, CN RCT și-a desfășurat activitatea prin organe intradepartamentale de raționalizare a managementului și a muncii de birou2. Pentru prima dată, ideea creării unei rețele de organisme departamentale speciale de raționalizare în țară a fost exprimată la prima Conferință panrusă privind organizarea științifică a muncii și producției din 1921 și a fost susținută de Prima Conferință de inițiativă de la Moscova privind Normalizarea tehnicilor de management în 1922. A doua Conferință privind organizarea științifică a muncii (1924) ) a accelerat dezvoltarea organelor departamentale de raționalizare. În rezoluțiile conferinței s-a afirmat că „este necesar să se depună eforturi pentru a crea organe permanente de raționalizare (orgburos) în cadrul unor instituții mari, alocate de instituțiile înseși și care desfășoară activități continue și pe termen lung pentru îmbunătățirea acestora”1.

Biroul de organizare este o structură de raționalizare creată de instituții ca unitate structurală. Sarcinile sale au inclus studiul constant și raționalizarea activității instituției. Uneori, subdiviziunile de raționalizare au fost numite departamente sau birouri, cu toate acestea, diferența de nume nu era de o importanță fundamentală. Diferența fundamentală dintre biroul de organizare și alte organisme de raționalizare a fost că era o unitate structurală independentă a instituției și a fost creată pentru a raționaliza managementul și procesele acestuia. Birourile de organizare au lucrat în strânsă legătură cu celulele notov publice ale instituțiilor, cercurile NOT, celulele ligii Vremya, celulele de asistență în îmbunătățirea aparatului de stat, comisiile economice și reuniunile de producție ale sindicatelor. CN RCT al URSS a stabilit sarcina creării unui birou de organizare în toate instituţiile majore şi răspândirea unei reţele de organe de raţionalizare în sectoarele economiei naţionale pentru a asigura perfecţionarea activităţii aparatului administrativ2.

Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor

În anii 1990 a avut loc o schimbare semnificativă a situației în domeniul automatizării suportului documentației pentru management. Dacă în perioada anterioară statul a reglementat într-o anumită măsură aceste procese cu ajutorul organelor competente (Comitetul de Stat pentru Știință și Tehnologie, Gosstandart, Ministerul Instrumentației, autorități arhivistice etc.), creând programe la nivel național pentru dezvoltarea și implementarea sistemelor automatizate de control, susținute de evoluții intradepartamentale, apoi în perioada analizată s-au dezvoltat noi circumstanțe cu caracter global care afectează procesele de automatizare a muncii cu documente în management.

În 1994, la conferința științifică și practică „Documentul în structurile de management”, care a reunit oamenii de știință în documente după o lungă pauză, mulți vorbitori au remarcat o serie de caracteristici sistemice ale muncii moderne de birou casnice care au provocat alarma în comunitatea științifică. Să le evidențiem pe principalele: - o reală respingere și uitare a acelor rezultate pozitive obținute anterior, când au fost elaborate USSD, standarde pentru documente și terminologie, clasificatoare TEI, au fost implementate în GSDOU cerințe justificate metodologic și uniforme pentru toate sistemele de documentare; conceptul de DOW este acceptat de practică, care este fundamental diferit de munca de birou și abordări în conținutul termenului internațional „management de documente”1; cadrul normativ și metodologic existent în domeniul învățământului preșcolar nu se aplică organizațiilor neguvernamentale, ceea ce a condus la inițiativa multivariată a noilor structuri de conducere în procesul de documentare a activităților acestora; - nivelul cercetării științifice în domeniul managementului documentelor a scăzut2; - încadrarea în muncă cu documente este nesatisfăcătoare, calitatea pregătirii profesionale a personalului de birou s-a deteriorat3; - a scăzut rolul organelor arhivistice în gestionarea și organizarea suportului documentar pentru management4; - introducerea calculatoarelor și tehnologiilor informatice în aparatul de management nu este susținută de cercetări adecvate în știința documentelor5.

Observațiile oamenilor de știință au fost susținute de rezultatele din 1996-1997. la inițiativa Administrației Președintelui Federației Ruse (cu participarea VNIIDAD și a altor instituții științifice) studii de sprijin pentru documentare pentru organele de conducere ale Federației Ruse, care au arătat: statutul acestei funcții, subestimarea acesteia; b) nerespectarea nevoilor timpului de suport științific și metodologic pentru managementul documentelor, pe baza evoluțiilor anilor anteriori; c) întârzierea dezvoltărilor gestionării documentelor cu caracter normativ și metodologic din ritmul de dezvoltare a tehnologiilor informaționale și a purtătorilor de informații, în lipsa unor cerințe uniforme pentru dotarea tehnică a organelor de conducere și a proceselor de documentare și promovare a informațiilor documentate de-a lungul „ vertical” și „orizontal” în aparatul de stat; d) imperfecțiunea proceselor de formare, prelucrare, păstrare curentă și arhivă și utilizare a documentației organelor de conducere; e) atenție insuficientă acordată personalului de gestionare a documentației în organele guvernamentale1.

Starea nesatisfăcătoare a muncii de birou în organizațiile rusești este remarcată și de specialiștii în noile tehnologii informaționale. Autorii cărții „Documente electronice în rețelele corporative: a doua venire a lui Gutenberg” se referă la principalele deficiențe ale muncii de birou: - absența efectivă a materialelor de reglementare și instructive care descriu suportul documentației și regulile de lucru de birou în instituții și ținând cont de cerințele legilor, precum și reglementărilor, așa cum sunt prescrise de autoritățile superioare, precum și interne; - lipsa de consecvență în abordările de implementare a procedurilor standard, care nu vă permite să creați (executați) rapid documente, în special cele care necesită lucru în echipă, măresc nerezonabil cantitatea de informații stocate și îngreunează găsirea datelor necesare; - Dotarea slabă a echipamentelor informatice moderne pentru departamentele legate de managementul administrativ și activitatea economică; - absența sau slaba organizare a unui mediu unificat de transport și comunicații care să unească depozitele de documente ale departamentelor instituției (în cazul general, dispersate geografic); - lipsa tehnologiilor electronice adecvate, conducând la utilizarea unor soluții învechite, adesea de rutină, pentru principalele operațiuni tehnologice de creare, prelucrare, stocare, căutare și monitorizare a execuției documentelor; - lipsa unui sistem eficient de urmărire și răspuns rapid la cadrul de reglementare în schimbare pentru suport documentar al instituției; - un întârziere mare în lucrările privind standardizarea formularelor de documente, procesele de prelucrare a informațiilor și fluxul de lucru; - absența efectivă a clasificatoarelor, tezaurilor și dicționarelor explicative (glosare)1

Trebuie remarcat faptul că nu toate deficiențele enumerate sunt produse ale timpului nostru. Multe dintre ele au o origine istorică, care decurge din subestimarea constantă a importanței lucrului cu documentele în management, și nu numai în practica rusă. Aproape întreaga lume a afacerilor este preocupată de probleme similare. De exemplu, un studiu în limba engleză din 1996 a constatat că aproape jumătate dintre instituțiile din Marea Britanie chestionate aveau deficiențe în informații și documentare; sistemul de găsire a documentaţiei necesare este deosebit de prost stabilit. 77,6% dintre managerii de diferite grade au recunoscut că caută informații pe cont propriu, iar doar 18% apelează la asistenți și secretare pentru ajutor1.

Este important de subliniat faptul că înțelegerea naturii acestor neajunsuri și a problemelor care duc la apariția lor în activitatea personalului de conducere, evaluarea critică a acestora sunt cele mai importante condiții pentru luarea deciziilor corecte, bazate pe dovezi, atunci când vine vorba de introducerea noi tehnologii informaționale și inovații de sistem în managementul documentelor în organizații.

Kuznețova, Raisa Vasilievna

Tranziția la o economie de tip piață ridică problema creării de norme și cerințe uniforme pentru sistemul de suport de documentare pentru activitățile de management care îndeplinesc condițiile moderne. Creșterea importanței factorului economic și a forței juridice a documentelor în management face ca cercetări relevante ale oamenilor de știință și experimente ale practicienilor în domeniul managementului documentelor, vizând îndepărtarea de primatul tradițional al muncii de birou, de la diviziunea clasică a documentației”. prin sisteme” și spre trecerea la crearea unor sisteme de management de înaltă eficiență, folosindu-se tehnico-tehnologic modern de realizare a întregului complex de resurse de informare și documentare în atingerea obiectivelor de management strategic și operațional în orice organizație, în special în aparatul administrației de stat.

Managementul documentației este diferit de și față de DOW. Luați în considerare câteva idei despre acest subiect, disponibile în literatura occidentală și rusă.

De spus că, deși managementul înregistrărilor în țările străine este organizat diferit, în același timp are unele trăsături comune care s-au format sub influența relațiilor internaționale și a recomandărilor organizațiilor internaționale (UNESCO - Programul RAMP, Consiliul Internațional pentru Arhive - International Council on Records Management, International Federation for Records Management Organizatia Internationala pentru Standardizare ISO - comitet tehnic ISO/TC 154 Documente si informatii in management: comert si industrie).

J. Rhodes subliniază că managementul înregistrărilor acoperă ciclul de viață al documentelor de la momentul nașterii acestora, îndeplinirea sarcinilor respective de gestiune, până la distrugerea sau transferul în arhivă.

Managementul înregistrărilor este alcătuit din patru componente principale, care împreună fac posibilă atingerea eficienței activităților „documentare” și contribuie la dezvoltarea organizației prin utilizarea sistematică a informațiilor documentate. Controalele documentației acoperă întregul ciclu de viață al documentelor.

Crearea documentelor. Acest element este înțeles ca stabilirea listei necesare a documentelor utilizate, denumirile și scopul funcțional al acestora, proiectarea formularelor de documente, monitorizarea utilizării acestora, utilizarea tehnologiilor informaționale moderne pentru întocmirea documentelor.
Stocarea și utilizarea informațiilor documentate. Acest element este înțeles ca formarea de cazuri (în terminologia rusă), crearea de fișiere și sisteme de căutare a documentelor și informațiilor, dezvoltarea sistemelor de transmitere a informațiilor, telecomunicații, copiere și replicare a documentelor; crearea de centre de stocare a documentelor sau de arhive administrative (în terminologie rusă - arhive curente).
Transfer de documente pentru depozitare permanentă (de stat). Acest element este înțeles ca întocmirea de liste de documente cu perioade de păstrare, evaluarea documentelor, identificarea și descrierea fiecărui document și seturi de documente. Valoarea și nevoia de conservare este recunoscută pentru documentele care pot servi la dovedirea tranzacțiilor existente sau pentru a efectua cercetări istorice.
Gestionarea arhivelor. Acest element este înțeles ca proiectarea și construcția arhivelor, îmbunătățirea metodelor de conservare și restaurare, sistematizarea și descrierea fondurilor arhivistice, accesul la documente, compilarea instrumentelor de referință și diseminarea informațiilor despre arhive în societate.

Raportul lui J. Rhodes oferă o idee generală a subiectului studiului. Cu toate acestea, acest lucru nu este în mod clar suficient pentru a pătrunde în esența problemei și a studiului său cuprinzător. Din aceste motive, să ne întoarcem la epistemologia problemei.

Din punct de vedere istoric, termenul „gestionare a înregistrărilor” își are originea în Statele Unite ale Americii. Autorii americani F.W. Horton și K. Lennon subliniază că înțelegerea importanței managementului înregistrărilor a apărut în Statele Unite după cel de-al Doilea Război Mondial, când „țara era înfundată în documente” și „era nevoie să se pună în ordine toată documentația”. Un rol semnificativ în rezolvarea problemei managementului înregistrărilor l-a jucat Comisia Hoover, care s-a confruntat cu sarcina de a găsi modalități de reducere a costurilor cu forța de muncă pentru lucrul cu documente în agențiile guvernamentale. Actul Documentelor din 1950 și Legea Arhivelor Naționale din 1984, Legea privind Reducerea Muncii cu Documente din 1980 și noua sa ediție din 1989 au reprezentat un cadru de reglementare important pentru gestionarea înregistrărilor.

Ținând cont de rolul semnificativ al specialiștilor americani în dezvoltarea problemei managementului documentelor, să acordăm atenție unora dintre lucrările pe care le avem la dispoziție pentru un studiu mai detaliat al subiectului de cercetare. În primul rând, să luăm în considerare domeniul de subiect al conceptului, esența acestuia, deoarece există puncte de vedere diferite în literatură. Trebuie remarcat faptul că diferiți autori înțeleg în mod ambiguu locul managementului documentelor în managementul unei organizații.

Horton și Lennon definesc managementul înregistrărilor ca o funcție de management care se extinde pe parcursul ciclului de viață al înregistrărilor, inclusiv crearea acestora, „trecerea prin serviciu”, stocarea temporară, transferul la stocarea permanentă și distrugerea. Ei cred că managementul înregistrărilor este o parte integrantă a managementului resurselor informaționale a unei organizații și merită să fie numită una dintre principalele funcții de management din organizații.

Recunoașterea managementului documentației ca funcție de management este susținută și de alți cercetători. De exemplu, K. Har și D. McLeod consideră că managementul documentelor este una dintre funcțiile strategice ale unei organizații, iar John Summerville leagă direct implementarea eficientă a funcției de management al documentelor cu obținerea de profit: „Suntem manageri de informații... nu mai punem mâna în bugetul general al organizației noastre, dimpotrivă, ca profesioniști ai informației, noi, de fapt, facem bani pentru organizația noastră.”

O altă viziune asupra managementului înregistrărilor este ramura (zona) de activitate a acesteia în organizație. În acest caz, în cea mai mare parte, vorbim despre conținutul specific al managementului documentelor cu tipuri de muncă, operațiuni, tehnologii etc., adică se subliniază importanța practică a managementului documentelor într-o organizație.

Un exemplu tipic al unei astfel de abordări este dat în lucrarea lui M. Buckland „Pe baza teoriei managementului documentelor” (The American Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994, P. 346–351). Autorul susține că managementul înregistrărilor nu este o teorie, ci o activitate practică a managerilor de evidență, care include căutarea de informații, întocmirea de liste de documente cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora, descrierea documentelor, indexarea și clasificarea documentelor, organizarea accesului la documente, tehnologia informației, si munca personalului... Pe de altă parte, autorul subliniază că „misiunea serviciului de management al înregistrărilor ar trebui să fie legată de misiunea organizației în ansamblu”. Cu alte cuvinte, managementul înregistrărilor ar trebui să fie legat de scopurile și obiectivele organizației în ansamblu. Astfel, caracterizând managementul documentelor ca activitate practică, M. Backland vine în mod firesc la ideea semnificației funcționale a managementului documentelor într-o organizație.

Cunoscutul specialist american în consiliere D.O. De asemenea, Stephens vede gestionarea înregistrărilor ca pe o activitate practică. Cu toate acestea, el subliniază că managementul înregistrărilor poate deveni o disciplină științifică profesională puternică independentă, cu perspective de dezvoltare foarte bune.

În știința documentelor interne, A.N. a fost primul care a abordat conceptul de management al documentelor. Sokov. Ea și-a subliniat înțelegerea gestiunii documentelor în lucrarea „Documentarea afacerilor în management”. În opinia sa, managementul documentelor constă în:

organizarea documentației complete și exacte a activităților întreprinderilor, crearea unor forme adecvate de documente;
menținerea unui mecanism de monitorizare a volumului și calității documentelor create;
simplificarea activităților de creare, acumulare și utilizare a documentelor;
depozitarea în siguranță a documentației și eliminarea în timp util a documentelor inutile;
baza legală pentru toate aspectele gestionării înregistrărilor.

În general, poziţia lui A.N. Sokova este destul de logic, reflectă evoluția opiniilor ei despre munca de birou și posibilele modalități de a o îmbunătăți în teorie și practică. Cu toate acestea, aceste idei au rămas mult timp fără sprijin și nu s-au dezvoltat în cadrul direcției interne de gestionare a documentelor. Vorbind la o conferință dedicată împlinirii a 70 de ani de arhivare în țară și reflectând poziția oamenilor de știință a documentelor, A.N. Sokova atrage din nou atenția asupra problemei managementului documentelor, considerând-o relevantă în contextul restructurării în curs a URSS.

În anii 1990, conceptul de „gestionare a documentelor” se regăsește din ce în ce mai mult în publicațiile științifice, în special în publicațiile pe calculator, care folosesc adesea traduceri literale ale termenilor englezi. Cu toate acestea, doar câteva publicații încearcă să înțeleagă conținutul acestui concept încăpător, semnificația lui pentru managementul documentelor ca disciplină științifică și pentru aplicarea practică a acestui termen. Este oportun să cităm definiția pregătită de grupul de terminologie al Consiliului Internațional al Arhivelor: „gestionarea înregistrărilor este înțeleasă ca aria managementului administrativ general care vizează crearea, utilizarea și stocarea economică și eficientă a înregistrărilor pe tot parcursul ciclului lor de viață. ”.

Care este diferența dintre acest concept și munca de birou pe termen general acceptată în practica rusă și sovietică? Munca de birou, conform ultimului standard de stat, este definită ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Prin acest GOST, munca de birou este înțeleasă simultan ca suport documentar pentru management.

Astfel, munca modernă de birou, așa cum spune, se ridică la un nou nivel, iar domeniul de aplicare se extinde la toată documentația organizației. Cu toate acestea, identitatea formală a acestor concepte în standardul de stat este doar poziția dezvoltatorilor săi. Pentru a confirma corectitudinea acestora, prevederile teoretice ar trebui implementate în mecanismele adecvate pentru transformarea muncii de birou în suport documentar pentru management. De exemplu, A.N. Sokova consideră DOE ca eficientizarea documentației și gestionarea tuturor sistemelor de documentare pentru a reduce fluxul de documente, a îmbunătăți calitatea documentelor și a furniza în timp util informațiile actualizate necesare pentru luarea deciziilor în contextul utilizării tehnologiei moderne și a noilor tehnologii informaționale. . Din această afirmație se pot deduce cel puțin două diferențe semnificative între munca de birou și instituțiile de învățământ preșcolar:

Suportul de documentare al managementului acoperă toată documentația organizației, iar munca de birou se aplică în principal doar documentației organizaționale și administrative;
DOW într-o măsură mult mai mare vă permite să utilizați componenta de tehnologie a informației în lucrul cu documente.

În opinia noastră, pozițiile de mai sus sunt foarte vulnerabile din punct de vedere al analizei științifice a sistemului. Evident, nu volumele și tipurile de documentație sunt decisive atunci când vorbim despre munca de birou și DOW. Este puțin probabil ca aceste concepte să desemneze doar o ramură de activitate. Se pare că principalul lucru în studiul conceptelor luate în considerare ar trebui să fie semnificația lor în procesele de management, ponderea muncii cu documentele în management. În opinia noastră, munca de birou ar trebui definită ca o funcție de management tehnic, iar DOW - furnizarea. Esența diferențelor constă nu numai în volumul de documentație care guvernează munca de birou sau DOW, ci și în faptul că în timpul tranziției de la munca de birou la DOW, componenta informațională a acesteia este îmbunătățită. DOW îmbunătățește suportul informațional al procesului de management nu doar prin includerea întregii documentații a organizației în domeniul informațional, ci și prin tehnologii mai eficiente pentru prelucrarea acesteia.

Mai mult, suntem de părere că munca de birou și educația preșcolară nu trebuie înțelese ca concepte care se exclud reciproc. Munca de birou este un concept mai formal (regulament, regulă, condiție, construcție), care determină în mod rigid procedura de lucru cu documentele (instrucțiuni pentru munca de birou). Suportul de documentare a managementului este un concept de alt tip. Esența acestuia este de a oferi procesului de management (luare a deciziilor) informații documentate, incluzând în același timp componente analitice, conectarea funcțiilor de management cu documentele care le servesc. Suportul documentar al managementului, în opinia noastră, este un termen care caracterizează etapa de tranziție de la munca tradițională de birou la managementul documentelor.

Deci, pe baza celor de mai sus, înțelegem managementul documentației ca o funcție de management cu drepturi depline a unei organizații, a cărei implementare se extinde la toate etapele ciclului de viață al documentelor (de la apariția documentelor până la distrugerea lor sau transferul în arhivă). ), toate tipurile de documente și sistemul de documentare al organizației. Managementul documentației se bazează pe principiile economiei și eficienței și pe utilizarea pe scară largă a noilor tehnologii informaționale care asigură un management de înaltă calitate în raport cu documentația organizației ca resursă de management cu drepturi depline. Aceasta subliniază relația dintre documentație și informație în management.

Mikhail Larin, academician al Academiei Internaționale de Informatizare, director al Institutului de Cercetare a Documentării și Arhivării din întreaga Rusie (VNIIDAD)

Sursa: Catalogul electronic al departamentului filialei în direcția „Jurisprudență”
(Bibliotecile Facultății de Drept) ale Bibliotecii Științifice. M. Gorki Universitatea de Stat din Sankt Petersburg

Câteva probleme de documentare a activităților de management în autoritățile publice și autoguvernarea locală /

E. N. Kolesnik.

Kolesnik, E.N.
2003 Adnotare: Publicat: Oficial. - 2003. - Nr. 2 (24). Textul integral al documentului:

Kolesnik E. N.

Câteva probleme de documentare a activităților de management în autoritățile publice și autoguvernarea locală

Documentarea activităților de management este o funcție masivă îndeplinită de toți angajații de stat și municipali, precum și de alți angajați ai aparatului autorităților de stat și ai autonomiei locale. Calitatea documentelor de gestiune, care sunt rezultatul activităților autorităților statului și autorităților locale (OGV și SM), determină calitatea și acuratețea execuției documentelor; conformitatea obiectivelor de management preconizate cu rezultatele obtinute; eficiența managementului și celelalte calități ale acesteia. Prin urmare, angajații OGV și MS trebuie să aibă abilitățile de a întocmi documente de management de înaltă calitate.

Vom vorbi despre legile, tiparele și tendințele care operează în documentarea activităților de management, care sunt studiate în știința documentelor.

Documentele de management, care sunt o componentă integrală și obligatorie a procesului de management, au fost în mod tradițional obiectele de studiu în știința documentelor. În prezent, managementul în Rusia este o zonă în dezvoltare rapidă a activității umane atât din punct de vedere științific, cât și din punct de vedere practic. Se impun cerințe mari asupra calității și eficienței managementului modern.

Știința documentului ca știință generală a unui document care studiază legile compilației lor și a legăturii cu activitatea umană este o știință tânără care se află în stadiul pre-știință. Așadar, nu are încă o esență clar și pe deplin definită, exprimată în obiectul, subiectul și metodele de cercetare, structura acestuia, aparatul conceptual, precum și în lista problemelor care urmează a fi descrise, cercetate și rezolvate.

Dezvoltarea managementului înregistrărilor este lentă, ceea ce, în special, se explică prin lipsa resurselor necesare cercetării și incertitudinea beneficiilor practice care pot decurge din utilizarea rezultatelor științifice.

În anumite situații, comunicarea între subiect și obiectul managementului se realizează prin documente de gestiune. Așadar, subiectul managementului, determinând conținutul documentului de gestiune și depunând documentul spre execuție, se așteaptă ca exact schimbările pe care și le-a intenționat să se producă în mediul de management și să se obțină rezultatul dorit, i.e. obiectivele de management preconizate vor fi atinse. Totodată, documentele de management acționează adesea ca sursă principală de informații, pe baza căreia „executorul” își determină acțiunile care vizează atingerea scopului managementului.

În acest sens, o caracteristică a documentelor de management este că informațiile conținute în document reprezintă unul dintre factorii care determină fezabilitatea și eficacitatea procesului de management.

Esența managementului documentelor ca știință, caracteristicile dezvoltării managementului documentelor, cerințele ridicate pentru calitatea și eficiența managementului, ritmul actual de dezvoltare a managementului, particularitățile documentelor de management, care sunt enumerate mai sus, necesită alocarea a documentaţiei de gestiune ca ramură independentă a ştiinţei managementului documentelor. Având în vedere influența documentelor de management asupra calității și eficienței procesului de management, rezultatele acestei științe vor avea beneficii practice.

Una dintre principalele probleme în managementul documentelor de management poate fi considerată problema influenței unui document de management asupra calității și eficienței managementului.

Este posibil să se studieze această influență numai dacă sensul expresiei „document de management” este strict definit.

Cuvântul „document” are semnificații diferite. Deci, de exemplu, în dicționarul explicativ S.I. Ozhegov, un document este definit ca „... un document de afaceri care confirmă un fapt sau un drept la ceva”. În conformitate cu Standardul de stat rus (GOST R 51141-98), un document este definit ca „... informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia”. În jurisprudență, un document este „... o expunere materializată de gânduri, care are scopul de a dovedi circumstanțe semnificative din punct de vedere juridic și, de asemenea, vă permite să stabiliți autorul său”. În procesul civil, un document este „... dovada scrisă care este eliberată sau certificată de o autoritate competentă în limitele drepturilor și obligațiilor acesteia, în modul prevăzut de lege, care conține toate detaliile necesare (data emiterii, semnătura unui funcționar, indicarea organizației sau organismului care a emis documentul etc.)”. În procesul penal, un document este recunoscut ca „... orice obiect al lumii materiale, asupra căruia se fixează un fel de gândire prin unele semne convenționale (litere, cifre etc.) sau există o imagine a unui obiect”.

Pentru a determina sensul expresiei „document de management”, este necesar să se stabilească un set de caracteristici ale unui document de management. Aceste semne includ:

Documentul de management conține două părți - conținut (textul documentului) și referință;

Un document de management este destinat să îndeplinească o funcție de management.

Partea de referință a unui document conține informații care leagă documentul la mediul de management. Toate informațiile din partea de referință a documentului sunt împărțite în grupuri. Fiecare grup are un sens independent, separat logic și conține informații legate între ele prin acest sens. Un astfel de grup se numește atribut de document.

Compoziția, regulile de compilare și prelucrare a detaliilor sunt stabilite prin documente de reglementare (standarde, instrucțiuni, reguli ...), al căror efect se aplică unui anumit cerc de subiecte ale procesului de management.

Cerințele documentelor de gestiune trebuie să includă o cerință (semnătură) care să ateste autenticitatea textului documentului. (Nevoia de a verifica acuratețea informațiilor se explică prin faptul că este imposibil să se ia o decizie managerială corectă dacă informațiile pe baza cărora sunt elaborate sunt nesigure, precum și prin faptul că un management eficient este imposibil fără personal responsabilitatea pentru acuratețea informațiilor.)

Documentul de management aparține clasei de mesaje. Acestea. pentru el, puteți seta oricând autorul documentului și cel căruia îi este adresat acest document, iar documentul se poate deplasa și în spațiu și exista în timp atâta timp cât este necesar pentru management.

Astfel, dacă documentul are aceste caracteristici, atunci poate fi atribuit managementului.

Rezumând cele spuse, putem defini „document de management” după cum urmează.

Un document de management este un mesaj care îndeplinește o funcție de management, constând din text (un set de informații despre mediul de management destinat utilizării în management) și o parte de referință, care constă în detalii stabilite normativ care conțin informații care leagă documentul de mediul de management. , inclusiv atributul de certificare credibilitatea textului.

Dintre caracteristicile enumerate ale unui document de management, a treia caracteristică este cea mai neexplorată. Ce înseamnă că un document îndeplinește o funcție managerială?

La această întrebare se pot da diverse răspunsuri. Versiunea noastră a răspunsului, dată mai jos, ne permite să definim conceptul de scop al unui document de gestiune, care joacă unul dintre rolurile cheie în managementul înregistrărilor de gestiune și se bazează pe următoarea afirmație simplă. Autorul documentului presupune că informațiile conținute în document vor provoca o astfel de reacție a interpretului, care ar trebui să se încheie cu un anumit rezultat. Aceste rezultate pot fi de mai multe tipuri:

Documentul instruiește executantul să obțină un rezultat strict definit. De exemplu: „Până la 03/01/2000 să primească concluzia organismelor de experți privind starea ecologică a regiunii Beloyarsk”;

Antreprenorul trebuie să efectueze un set de acțiuni strict definite specificate în document. În același timp, principalul lucru pentru manager este că executantul realizează cu acuratețe și eficient acțiunile specificate. De exemplu: „În primul rând, convocați o ședință a angajaților organizației și abia după aceea se procedează la abordarea problemelor identificate prin programul aprobat”;

Documentul definește regulile după care angajatul trebuie să fie ghidat în activitățile sale. De exemplu: „La determinarea numărului de înregistrare al unui document, urmați instrucțiunile pentru munca de birou”;

Documentul definește termenii de referință, drepturile unui funcționar. De exemplu: „Vi se acordă dreptul în numele dumneavoastră de a coresponde cu organizațiile pe probleme...”;

Documentul trebuie să-l aducă pe interpret într-o anumită stare psihologică, i.e. conţine informaţii care îl motivează pe interpret. De exemplu: „Pentru examinarea în timp util a apelurilor cetățenilor, sunteți responsabil în conformitate cu...”;

Documentul este utilizat pentru a transmite informații destinate utilizării în management.

Astfel, ne propunem să stabilim că funcția managerială a documentului se manifestă în tipul de rezultat stabilit în document, pe care executorul documentului ar trebui să îl primească.

Aceste considerații ne permit să introducem unul dintre conceptele principale ale documentației de management - scopul unui document de management.

Prin scopul documentului de gestiune ne referim la rezultatul care ar trebui obtinut la finalizarea executarii documentului.

Studiile arată că stabilirea obiectivelor unui document de management înainte de crearea acestuia poate reduce semnificativ numărul de documente create și crește coeficientul de informativ al acestora.

Subiectul managementului, determinând conținutul documentului și transmitendu-l spre execuție, se așteaptă ca exact schimbările pe care le-a intenționat să se producă în mediul de management. Adică definește scopul dorit - scopul documentului.

Executantul ca urmare a executării documentului obține un anumit rezultat, care în practică poate să nu coincidă cu scopul documentului. Motivele acestei discrepanțe se pot datora unor factori de natură variată. În știința documentelor de management sunt supuși studiului factorii determinați de documentul de management.

Prin urmare, una dintre problemele documentației de gestiune poate fi considerată problema determinării unor astfel de cerințe pentru documentele de management, a căror îndeplinire ar exclude documentul dintre factorii care provoacă discrepanța între scopul dorit al documentului și rezultatul obținut după executarea documentului.

Am propus următorul set de cerințe pe care trebuie să le îndeplinească un document de management pentru a nu deveni un factor care provoacă o nepotrivire între scopul documentului și rezultatele efective obținute în urma executării acestuia.

1. Legalitatea

Toate informațiile conținute în document nu trebuie să contrazică informațiile publicate în actele juridice de reglementare actuale și alte documente care determină acțiunile participanților la procesul de management.

Nerespectarea acestei cerințe poate avea ca rezultat fie faptul că obiectivele documentului nu vor fi posibile atinse, fie obiectivele atinse vor fi anulate în timp util.

2. Motivația

Este de dorit ca conținutul documentului să încurajeze atingerea obiectivelor sale. Dacă documentul de management nu îndeplinește această cerință, atunci aceasta nu înseamnă că obiectivele documentului nu vor fi atinse. Cu toate acestea, motivația este de mare importanță în management. Prin urmare, în orice caz, dacă documentul motivează executantul, atingerea obiectivelor acestuia va fi mai probabilă și invers - absența prevederilor de stimulare în document poate face ca obiectivele documentului să nu fie atinse.

3. Semnificație juridică

În prezent, sensul exact al termenului „semnificație juridică” nu a fost stabilit. Mai mult, într-o serie de publicații, în locul termenului „semnificație juridică”, este folosit termenul „forță juridică”. Considerăm că un document îndeplinește cerința de semnificație juridică dacă poate fi recunoscut ca probă, probe în organele abilitate să stabilească dacă documentul poate fi folosit ca probă, probă.

Prin urmare, în primul rând, documentul trebuie să fie eliberat de un organism abilitat să emită astfel de documente, iar în al doilea rând, trebuie să aibă toate detaliile solicitate, întocmite în conformitate cu actele de reglementare în vigoare. Absența acestor semne duce la faptul că documentul poate să nu fie acceptat de persoane a căror decizie depinde de atingerea scopurilor documentului.

Determinarea cerințelor suplimentare se bazează pe următoarele circumstanțe:

La compilarea unui document, supervizorul traduce valoarea conținutului autorului (ACS) al documentului în text. Antreprenorul, analizând documentul de gestiune, stabilește semnificația acestuia din conținutul acestuia (ZSI);

Managerul consideră că sensul conținutului documentului, determinat de interpret, coincide cu sensul conținutului pe care autorul l-a introdus în document. În caz contrar, nepotrivirea acestor valori poate duce la o discrepanță între scopul documentului și rezultatul obținut după executarea acestuia.

Erorile de exprimare și interpretare a sensului textului documentului, apărute din diverse motive, conduc la faptul că în practică există situații în care SAR nu coincide cu SIA.

Prin urmare, este legitim să punem o astfel de întrebare: „Ce cerințe trebuie să îndeplinească un document de management pentru a nu provoca o discrepanță între valorile indicate?”

O examinare a sensului cuvântului „specificitate” ne-a condus la concluzia că aceste cerințe pot fi reduse la o singură cerință de „specificitate”. Poate fi exprimat astfel.

Un text specific este un text de încredere care conține informații complete, al căror sens este clar (determinat fără îndoială) și stabilit fără interpretări și clarificări suplimentare.

Prin urmare, cerința de specificitate poate fi reprezentată ca un set de cerințe de fiabilitate, completitudine și înțelegere.

Fiabilitate - informațiile conținute în document trebuie să fie adevărate.

Completitudine - în funcție de esența informațiilor conținute în textul documentului, gradul de influență a acestora asupra managementului poate fi diferit, și anume: fără o parte a informațiilor, implementarea procesului de management este imposibilă. De exemplu, scopul controlului este necunoscut.

O parte din informație este necesară pentru a asigura implementarea eficientă a managementului (vorbind de eficacitatea procesului de management, ne referim la atingerea obiectivelor acestuia la cel mai mic cost). De exemplu, informații despre unele trăsături de caracter ale unui angajat.

Unele dintre informații nu sunt legate de management, de exemplu. absența acestora nu afectează implementarea controlului. De exemplu, informații despre gradul de duritate al creioanelor utilizate de specialistul principal al departamentului organizațional atunci când scrie o schiță a unui anumit document.

Vom numi un document complet dacă conține toate informațiile necesare pentru a le gestiona

Comprehensibilitatea - studiile arată că există mai multe condiții obiective pentru apariția neînțelegerii textului

Condiția 1. Textul documentului este de înțeles dacă este posibil să se determine fără ambiguitate sensul lexical al fiecărui cuvânt semnificativ multivaloric utilizat în text.

Condiția 2. Textul documentului este de înțeles dacă nu există nicio îndoială în a determina care cuvinte în legătură cu acesta sunt principalele.

Dacă sunt îndeplinite condițiile 1 și 2, atunci vom spune că textul documentului de gestiune îndeplinește cerința de UNICITATE.

Condiția 3. Textul documentului este de înțeles dacă orice cuvânt care este dependent de orice cuvânt al textului (cuvântul principal) transmite valoarea proprietății mediului de control, determinată de una dintre caracteristicile stabilite de valoarea lexicală a acest cuvânt principal. Nerespectarea acestei condiții duce la faptul că cuvântul intră în conflict cu contextul său.

Condiția 4. Textul documentului este de înțeles dacă aceeași proprietate imuabilă a mediului de management este definită în diferite părți ale textului documentului în același mod (adică are aceeași valoare).

Dacă sunt îndeplinite condițiile 3 și 4, atunci vom spune că textul documentului de gestiune îndeplinește cerința de CONSISTENȚĂ.

Condiția 5. Textul unei propoziții simple are sens dacă pentru fiecare cuvânt al textului există cel puțin un cuvânt care este fie principal, fie dependent în raport cu cel dat, iar toate cuvintele propoziției formează un lanț continuu de conexiune de cuvinte, în care fiecare pereche de cuvinte adiacente este interconectată relație „cuvânt principal - cuvânt dependent”.

Daca este indeplinita conditia 5, atunci vom spune ca textul documentului de gestiune indeplineste cerinta de CONECTIVITATE LA NIVEL DE FURNIZARE.

Pe lângă condițiile obiective enumerate mai sus, există și o condiție subiectivă care determină comprehensibilitatea textului documentului.

Textul documentului este de înțeles dacă tezaurul compilatorului și tezaurul executorului documentului în ceea ce privește cuvintele folosite în textul său corespund tezaurului normativ.

Aici, tezaurul compilatorului și interpretului este totalitatea semnificațiilor lexicale ale cuvintelor pe care compilatorul și interpretul le dețin. Un tezaur normativ este un tezaur fixat în dicționare explicative.

Dacă această condiție este îndeplinită, atunci vom spune că textul documentului de gestiune îndeplinește cerința de CONSERENȚĂ A TEZAURILOR.

Totalitatea acestor cerințe nu este completă. Deci, de exemplu, întrebarea incomprehensibilitatii textului, care apare din cauza incoerenței propozițiilor textului, rămâne neexploratată. Dar se poate susține că aceste cerințe acoperă aproape toate cazurile întâlnite la întocmirea documentelor de gestiune.

Pe lângă problema stabilirii cerințelor pentru documentele de gestiune, în documentația de gestiune se dezvoltă problema analizării textelor pentru conformitatea cu cerințele managementului și o serie de alte probleme.

Pentru a rezolva aceste probleme, se introduce o definiție strictă a conceptului de „informații despre mediul de management”.

Informațiile despre mediul de management sunt proprietatea sa separată, exprimată prin numele și valoarea sa. De exemplu:

Numărul de angajați din compartimentul organizatoric al administrației orașului „N” (numele informațiilor) - 5 persoane (valoarea informațiilor);

Termenul limită de executare a Ordinului nr. 5 (denumirea informației) este 20 februarie 2001 (sensul informației).

S-a dovedit printr-o metodă constructivă că textul oricărui document de management poate fi reprezentat ca o listă de informații. Pe baza acestei prevederi s-a dezvoltat baza teoriei și metodelor de construire a modelelor lingvistice ale textelor documentelor, care permit rezolvarea problemei analizării textului unui document pentru conformitatea cu cerințele managementului.

Sunt introduse trei tipuri de modele lingvistice: descriptive, semantice și manageriale.

Un model descriptiv este o listă a tuturor informațiilor conținute într-un text de document existent concret. Acest model este de bază. Pe baza acestuia se dezvoltă un model semantic al textului.

Modelul semantic al textului este un model descriptiv, completat de denumirile de informații care nu se află în text, ceea ce face posibilă stabilirea fără ambiguitate a semnificațiilor lexicale ale tuturor cuvintelor semnificative din text. Pe baza acestuia se dezvoltă un model managerial situațional al textului.

Modelul text de management este un model semantic completat cu denumiri de informații determinate de specificul procesului de management într-o situație de management corespunzătoare textului documentului.

Pe baza teoriei moderne a limbii ruse au fost dezvoltate metode de reprezentare a modelelor lingvistice ale documentelor de management. Au fost dezvoltate metode de construire a acestor modele. Utilizarea modelelor lingvistice vă permite să evaluați în mod obiectiv conformitatea documentelor de management cu cerințele managementului. Au fost elaborate metode de analiză a textelor documentelor pentru conformitatea cu cerințele formulate mai sus. Metodele au fost aduse la algoritmi formali care fac posibilă computerizarea procesului de analiză a documentelor.

Ozhegov S.I. Dicționar al limbii ruse / Ed. N.Yu. Şvedova. - M.: Rus. Yaz., 1989.

GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.

Tikhomirov M. Yu. Enciclopedia juridică. - M.: Centrul Jurinform, 1995.

Manual de procedura civila. - M.: Editura „SPARK”, 1996.

Manual de procedură penală. - M.: Jurist, 1995.

Kolesnik E.N. Documentarea activităților de management în autoritățile publice și autoguvernarea locală (în 3 cărți). Cartea 1. Managementul înregistrărilor de gestiune. - Ekaterinburg. URAGS, 2002. (Seria „Suportul documentar al managementului”).

Sursa de informare:
Site-ul Buletinului Informațional și Analitic al Academiei de Administrație Publică din Ural ¨Chinovnik¨. (

Cartea tratează teoria și practica managementului documentelor în organizații care folosesc metodologia managementului informației. Sunt studiate problemele de istorie și starea actuală a muncii de birou, relația dintre managementul documentelor și managementul informațiilor, sunt luate în considerare noile tehnologii informaționale în legătură cu managementul documentelor, problemele automatizării și proiectării acestuia.

Cartea este destinată oamenilor de știință și specialiștilor din domeniul managementului înregistrărilor și poate fi folosită ca manual pentru studenții specialităților managementul înregistrărilor.

B B K 65.050.

Despre M.V. Larin. 200 ISBN 5-7671-0026 CUPRINS Introducere Capitolul 1 Informații documentate ca resursă de management

1.1. Rolul informației în management

1.2. Infrastructura informațională a organizației

1.3. Resursele informaţionale ale organizaţiilor Capitolul 2. Câteva probleme ale evoluţiei documentului de management

2.1. Dezvoltarea conceptului de „document”

2.2. Documentatie de management

2.3. Documentația electronică Capitolul 3. De la munca de birou la managementul documentelor

3.1. Periodizarea istoriei muncii casnice de birou și stadiul pre-revoluționar al dezvoltării acesteia

3.2. Munca de birou sovietică

3.3. Cadrul legislativ și de reglementare modern pentru sprijinirea documentației managementului

3.4. Managementul documentelor Capitolul 4. Probleme ale automatizării managementului documentelor

4.1. Automatizarea suportului documentar al managementului în anii 70-80

4.2. Condiții și premise moderne pentru dezvoltarea sistemelor automate de gestionare a documentelor

4.3. Probleme de sistematizare, selecție și evaluare a sistemelor automate de control

– – –

Problemele documentării managementului și organizării suportului documentar al acestuia sunt la fel de vechi ca documentele și managementul în sine. Cu toate acestea, sub influența diverșilor factori, în special sub influența progresului științific și tehnologic, suntem nevoiți să revenim la acest subiect din nou și din nou. În prezent, această problemă este actualizată prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaţionale, informatizarea accelerată a societăţii.

Aceste procese ridică o serie de întrebări pentru oamenii de știință documentare care necesită un răspuns imediat. Prima dintre ele este modul în care știința documentelor ar trebui să se schimbe ca disciplină științifică care studiază documentul în contextul globalizării proceselor informaționale mondiale. Al doilea este modul în care noile tehnologii informaționale afectează situația în sfera practică a lucrului cu documente. În al treilea rând, cât de corecte au fost ideile noastre anterioare despre subiectul studiat și care sunt tendințele de dezvoltare a acestuia în viitorul apropiat, ce obiective strategice ar trebui propuse în domeniul managementului documentelor și ce scheme tactice ar trebui implementate pentru a rezolva efectivele practice. probleme în acest domeniu.

În prezent, în Rusia există o situație contradictorie în domeniul managementului documentelor. Pe de o parte, documentele organizatorice și metodologice adoptate anterior sunt depășite: sistemul de stat de suport documentativ pentru management și alte standarde care au fost elaborate de oameni de știință și specialiști în anii 70-80. Există o ieșire de personal (în special tineri) din domeniul cercetării științifice în domeniul managementului documentelor și al științei arhivistice din diverse motive, inclusiv lipsa unei finanțări adecvate. Atenția la pregătirea și pregătirea avansată a angajaților serviciilor de suport documentare a scăzut, existând o lipsă de literatură educațională și metodologică modernă pe aceste probleme. A existat o anumită stagnare în cercetarea științifică pe problemele managementului documentației, iar dezbinarea este vizibilă în activitatea instituțiilor de învățământ care produc specialiști calificați și a organizațiilor științifice. În mare măsură, situația a fost influențată de reînnoirea componenței angajaților, abaterea de la tradițiile consacrate de gestionare a documentelor, pierderea nivelului de cultură atins de lucru cu documentele.

Alegerea temei acestui studiu se datorează mai multor factori:

în primul rând, prezența ordinii sociale a societății, asociată cu nevoia de eficientizare a mediului documentar în domeniul managementului, în primul rând al statului;

Evaluând gradul de elaborare și studiu al temei, trebuie remarcat că problemele managementului documentației în literatura internă ca independentă nu au fost încă ridicate. Prin urmare, istoriografia problemei este foarte slabă.

Numai în unele lucrări ale lui A.N. Sokova, se pot vedea încercări de a introduce managementul documentelor ca subiect al managementului în planul de producție: ca o reflectare a experienței străine și o direcție promițătoare pentru dezvoltarea managementului documentelor interne și a organizării muncii de birou 1.

În aceste condiții, oamenii de știință occidentali și-au concentrat atenția asupra aspectelor științifice ale managementului înregistrărilor și au intensificat cercetările în acest domeniu de cunoaștere și activități administrative. Prin UNESCO și alte organizații internaționale s-au făcut chiar eforturi pentru a coordona activitatea oamenilor de știință din diferite țări în această direcție, ceea ce a dat rezultate teoretice și practice. Raportul final RAMP (de J. Rhodes) caracterizează managementul înregistrărilor ca o funcție generală de management care acoperă munca cu documente în organizații în toate etapele ciclului lor de viață 2.

Un studiu al lucrărilor specialiștilor occidentali, în primul rând americani și germani, arată că nici între aceștia nu există o unitate completă în înțelegerea managementului înregistrărilor ca categorie științifică. Cu toate acestea, majoritatea oamenilor de știință tind să recunoască managementul documentelor ca o funcție cu drepturi depline a managementului organizației, o resursă de informații (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod, J. Summerville , D. Stephens etc. ) 3. Este important de subliniat că numeroși oameni de știință și specialiști Sokova A.N. Managementul documentației în străinătate (revizuire științifică și analitică) - Conferința științifică și practică la nivelul întregii Uniuni cu tema „Aspecte organizatorice și juridice ale creării documentelor prin intermediul tehnologiei informatice și al utilizării acestora în economia națională”: Proceedings. raport - M.: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. Br. 2081, p. 120-158; Ea este. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985 etc.

Rhodes J. Rolul arhivelor și managementului înregistrărilor în sistemele informaționale naționale. Pe. din engleza. V.N. Garmash. - CIF OTSNTI VNIIDAD, - Nr 1064 "p". 1989.

Pe baza acestei evaluări, este propusă o cerință pentru o utilizare mai profundă a noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documentația și includerea structurilor de management al documentelor în infrastructura generală a organizațiilor.

Până în prezent, managementul documentelor autohtone a acumulat o cantitate semnificativă de cunoștințe, reflectată în monografii publicate, colecții de lucrări științifice ale MGIAI și VNIIDAD, colecții de articole, manuale educaționale și metodologice, materiale de conferințe și alte manifestări științifice. Din păcate, încă nu există studii monografice mari. Lucrările publicate sunt în principal de natura manualelor și materialelor didactice (lucrări de Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev VS, Pshenko A.V., Sokova A.N., echipa de autori a Departamentului de documentare și documentare Managementul Universității de Stat de Management)3. De menționat că într-o serie de cazuri, Nr. educațional 1241 „p”. 1998, p. 6; Summerville, J. R. Managementul documentelor: Ce este nou. - Per. din engleza. Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - Nr. 1159 „p”. 1994, p. 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe? - Deutscher Documentartag. 1994. Proceduri, DGD, 1994.

C. 11-38; McDonald D. Managementul documentelor într-o instituție modernă.

SIF OTSNTI VNIIDAD. - Nr. 1220 „p”; Roberge M. În era informaţiei – managementul global sistemic şi sistematizat al informaţiei administrative. - SIF OTSNTI VNIIDAD. - Nr 1144 „p”, etc.

Livshits Ya.Z. Managementul documentației. - M.: Cunoașterea, 1975.

64 s; Kuznetsova TV., Stepanov E.A., Filippov N.G. Documentele și manualele tehnice, în special cele publicate în anii 70-80, pot servi drept literatură de cercetare, deoarece reflectă rezultatele muncii științifice ale autorilor lor. Nu este un secret pentru nimeni că dificultățile legate de publicarea lucrărilor monografice i-au forțat pe oamenii de știință să recurgă la o astfel de formă de publicare a cercetării științifice precum manualele pentru cursuri speciale. Cu toate acestea, realizarea de lucrări monografice privind managementul documentelor este încă o sarcină urgentă.

Manualele ulterioare ale Institutului de Istorie și Arhivistică practic nu au făcut decât să majoreze volumul documentației materiale prezentate: Proc. indemnizatie. - M.: Mai sus. scoala, 1991. - 159 s; Sokova A.N. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985. - 64 p.; Mingalev B.C. Tipare generale și tendințe de formare a documentelor în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc.

indemnizatie / MGIAI. - M., 1983. - 83 s; Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management: Proc. indemnizatie / MGIAI.

M., 1982. - 99 s; Andreeva V.I. Munca de birou: cerințe pentru fluxul de documente al companiei (pe baza GOST-urilor Federației Ruse). - Ed. a 3-a, revizuită. si suplimentare - M.: JSC Business School „Intel-Sintez”, 1996. - 222 p.; Pshenko A.V. Lucrări de birou și cerințe normative de bază pentru documente: Proc. indemnizatie. M.: YuK MGU, 1994; Organizarea muncii cu documente: Manual / Stat. Academia de Management.

Moscova: Infra-M, 1998; Munca de birou (organizarea si tehnologia suportului documentar al managementului): Manual / Ed. TELEVIZOR. Kuznetsova. - M.:

UNITATEA-DANA, 2000. - 359 p. etc.

Mityaev K.G. Istoricul și organizarea muncii de birou în URSS: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1959. - 359 p.

Mityaev K.G. Teoria și practica arhivării: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1946. - 248 s; El este. Istoria și organizarea muncii de birou în URSS. Decret.

op.; El este. Documentația, sarcinile acesteia și perspectivele de dezvoltare // Probleme de arhivare. - 1964. - Nr 2 si altele.

10 privind istoria muncii de birou, extinzând cadrul cronologic al perioadei acoperite 1.

În același timp, în anii 1970 și 1980 au apărut manuale care prezentau rezultatele cercetărilor științifice ale T.V. Kuznetsova, Ya.Z. Livshits, M.P. Ilyushenko și alți oameni de știință care dezvoltă știința documentelor ca disciplină științifică și reflectă problemele terminologiei și sistemelor de documentare a documentelor, funcțiile documentelor și dezvoltarea lor, rolul documentației în procesele de management pentru munca de birou 3.

O contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de management documentar a avut-o A.S. Malitikov, V.D. Banasyukevich, K.I. Rudelson și alți oameni de știință 4.

În ultimul deceniu, din păcate, echilibrul dintre cercetarea teoretică și evoluțiile metodologice a fost rupt în favoarea acestora din urmă. Acest lucru este dovedit de un număr mare de manuale și manuale pentru lucrătorii din afaceri.Istoria muncii de birou în URSS: Proc. indemnizație / Ed. YAZ. Livshits, V.A. Tsikulina / MGIAI. - M., 1974. 170 s; deputatul Iliușenko. Istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară / RSUH. - M., 1993.

Ilyushenko M.P., Kuznetsova T.V., Livshits YaZ., Tsikulin V.A. Sisteme de documentare: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1977. - 87 s; Ilyushenko MP., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z. Documentare / MGIAI. - M., 1977. - 83 p.; Deputat Iliușenko, Kuznetsova T.V. Formular document / MGIAI. - M., 1986. - 86 s; Kuznetsova TV., Losev V.I. Documentatie de management. - M.: Economie, 1985 etc.

Mingalev B.C. Tipare generale și tendințe de formare a documentelor în sistemele de management socio-economic. (Probleme de studiu): Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1983; Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management / MGIAI. - M., 1982 etc.

Malitikov A.S. Sarcini și modalități organizatorice de dezvoltare a Sistemului unificat de evidență de stat pentru instituții, organizații și întreprinderi // Probleme de arhivare.

1965. - Nr. 1; Al lui. Câteva întrebări privind organizarea și conținutul muncii științifice în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - M., 1971. - T. 2; Banasyukevich V.D., Sokova A.N. Probleme ale formării teoriei managementului documentelor // Dezvoltarea managementului documentelor sovietice (1917-1981) / VNIIDAD. - M., 1983; Banasyukevich V.D., Zonov V.M. Sistem tipic de suport documentar al aparatului central al ministerelor și departamentelor // Arhivele sovietice. - M., 1986. - Nr. 4; Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M.: Nauka, 1973 etc.

producție, care, în general, interpretează potențialul științific și metodologic acumulat al managementului documentelor într-o formă accesibilă pentru practicieni. Cu toate acestea, unele dintre ele conțin observații și gânduri valoroase, mai ales în ceea ce privește crearea de sisteme instituționale pentru managementul documentelor și utilizarea integrată a tehnologiei informatice. Printre aceste publicații, opera T.V. Kuznețova 3.

O contribuție semnificativă la dezvoltarea managementului înregistrărilor o reprezintă tezele de doctorat și tezele de doctorat susținute la MGIAI și VNIIDAD, care sunt de asemenea importante pentru acest studiu. Teza de doctorat a lui A.N. Sokova 4, în care pentru prima dată după K.G. Mityaev, se încearcă cu succes formularea unor domenii ale teoriei managementului documentelor în condițiile în care noile tehnologii informaționale încep să fie introduse în practică.

Tezele de doctorat, de regulă, iau în considerare anumite aspecte ale teoriei și practicii managementului documentelor. Printre cele mai dezvoltate sunt problemele istoriei managementului documentelor și ale muncii de birou din perioada sovietică a istoriei naționale (lucrările lui Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N. ., Kremera BI, Kuzmicheva AD, Larina MV, Podolskoy IA, Reikhtsaum AL, Solsky DI, Tamm IE și alții) 5.

Vezi, de exemplu: Handbook of Business Correspondence. - M.: Mezhregionservis, 1996; Steniukov MB., Lucru de birou la o întreprindere mică. Moscova: Prior, 1999 - 224 s; Pechnikova T.V., Pechnikova A.V. Documentatia suport a activitatilor organizatiei: Proc. indemnizație / Asociația Autorilor și Editorilor „Tandem”. - M.: Editura Ekmov, 1998. - 208 s; Kuznetsova T.V. Afaceri de secretariat. - Ed. a II-a, corectată. si suplimentare / ZAO Business School. - M.: Intel-Sintez, 1998. - 288 p.

Kuznetsov S.L., Lucru de birou pe computer. - M.: Intel-Sintez, 1999. - 208 s; Kirsanova MB., Aksenov Yu.M. Curs de birou: Proc. indemnizatie. -

M.; Novosibirsk: INFRA-M, 2000. - 287 p.; Steniukov MB. Documentație. Munca de birou: un ghid practic pentru activitățile preșcolare ale întreprinderii. - M.:

Anterior, 1998. - 144 p.; Andreeva V.I., Kuznetsova TV., Serova G.A. Lucrări de birou în contabilitate. Ghid practic. - M.: Buletinul contabil, 1996.- 218 p. si etc.

Kuznetsova T.V. Munca de birou (suport documentar al conducerii) - ed. a II-a. - 2000. - 328 p.

Sokova A.N. Dezvoltarea managementului documentelor sovietice în condițiile revoluției științifice și tehnologice (1960-1980): Rezumat al tezei .... Dr. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987.

Andreeva V.I. Principalele direcții ale organizării științifice a muncii manageriale și a muncii de birou a aparatului de stat al URSS (pe baza materialelor revistelor periodice din anii 1920): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985. - 24 s; Banasyukevich V.D. Documentația de management ca sursă istorică (Pe baza materialelor Ministerului Industriei Cărbunelui al URSS pentru anii 1971-1975): Rezumat al tezei. dis.... cand. științele sale. 25.05.02 / Perioada prerevoluționară a fost studiată mult mai puțin (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.) 1.

O parte a lucrării de disertație este dedicată studiului sistemelor de documentare și documentării funcțiilor individuale de management (lucrări de Bykova T.A., Gerasimova I.V., Emelyanov N.Yu., Efanova I.B., Krasavin A.S., Potapova L.V., Chukovenkova A.Yu.), alte dizertații acoperă problemele suportului documentar al obiectelor individuale, același tip de instituții ale Institutului de Stat al Institutului de Aviație din Moscova. - M., 1977. - 25 s; Baginsky I.M. Activitățile V.V. Kuibyshev pentru a îmbunătăți aparatul și munca de birou ale Comisariatului Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS. Abstract dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 s; Dodonova M.I. Problema hârtiei în literatura sovietică a anilor 20: Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975.

33 s; Kostomarov M.N. Activitățile Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc din Moscova pentru îmbunătățirea aparatului de conducere și muncă de birou (1920-1929): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1976.

33s; Larin M.V. Organismele departamentale de raționalizare și activitățile lor de îmbunătățire a aparatului de stat și a muncii de birou (1923): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s;

Podolskaya I.A. Istoria dezvoltării fundamentelor metodologice pentru raționalizarea muncii de birou în URSS: Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - 24 s; Reichtsaum A.L. Perfecţionarea aparatului de management şi muncă de birou în URSS de către organele de raţionalizare nedepartamentale (1924 Rezumat teză .... candidat de ştiinţe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 p.;

Tamm I.E. Formarea biroului de stat sovietic. 1917-1923: Rezumatul autorului. dis.... cand. ist. Științe. 05.00.02 / MGIAI. - M., 1975. -28 s;

Vyalova L.M. Organizarea muncii de birou a guvernului central în actele legislative ale Imperiului Rus în prima jumătate a secolului al XIX-lea: Rezumat al tezei.

dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987. - 23 s; Lukaşevici A.A.

Elaborarea documentației biroului provincial din anii 70-90: Rezumat al tezei.

dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995. - 24 p.

Emelyanov N.Yu. Documentarea organizării activităților de cercetare în institutele de cercetare industrială (1970-1980): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe.

25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1985. - 24 s; Efanova I.B. Elaborarea suportului de documentare pentru elaborarea standardelor de stat (1940-1980):

Abstract dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1986. - 24 s; Krasavin A.S. Documentarea activității de muncă a angajaților organelor administrației publice (istoric și starea actuală): Rezumat al tezei. dis....

cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 24 s; Potapova L.V. Organizarea muncii cu apelurile cetățenilor în comitetul executiv al Consiliului Orășenesc Moscova și influența acestora asupra activităților sale (1960 - începutul anilor 1980): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe.

25.05.02 / MGIAI. - M., 1989. - 28 s; Chukovenkov A.S. Organizarea stocării și utilizării documentelor citibile de mașină în domeniul managementului: Rezumat al tezei.

dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 24 p. si etc.

(Arhipova N.I., Mozhaeva N.G., Morozov E.A., Pshenko A.V., Sirotkin A.N., Stepanov E.A.)1. Problemele unificării și standardizării documentelor au fost rezolvate destul de profund (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)2.

Unele dizertații (Malitikov A.S., Predein E.V., Shchensnovich G.G.)3 tratează probleme generale și speciale ale funcționării serviciilor de suport pentru documentația de management.

Studiul cercetării disertației arată că problemele managementului documentelor nu se reflectă profund în ele, ele necesită o abordare și o considerație integrată modernă. Acest lucru este evidențiat și de analiza literaturii de specialitate pe domenii științifice conexe cu managementul documentelor.

Arkhipova N.I. Suport de documentare pentru managementul centrelor de calcul (istorie, stare actuală și perspective de dezvoltare). Abstract

dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978. - 25 s; Mozhaeva N.G. Activitățile comitetului executiv al Documentelor Consiliului Muncitorilor, Țăranilor și Armatei Roșii pentru îmbunătățirea aparatului administrativ și suport documentar în Sovietele locale din provincia (regiunea) Moscova (1921-1930): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985.

25 s; Morozov E.A. Îmbunătățirea organizării și documentării activităților colegiale ale Comitetului de Stat de Planificare al RSFSR în anii 1925-1980: Rezumat al tezei.

dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1982. - 23 s; Pshenko A.V. Documentarea activităților serviciului arhivistic în etapa actuală: Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983. - 24 s; Sirotkin A.N. Suport documentar al fondului de stat de algoritmi și programe (cercetare și dezvoltare în 1966-1987). Abstract dis.... cand.

ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1988. - 25 s; Stepanov E.A. Îmbunătățirea proceselor de documentare în sistemul de management al învățământului superior și secundar de specialitate din URSS (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979. - 24 p. si etc.

Vasiliev M.A. Problema unificării textelor documentelor de management utilizate în munca de birou a instituțiilor sovietice (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 42 s; Kokorev V.I. Elaborarea și cercetarea unui sistem de modele pentru unificarea și standardizarea documentelor de management: Rezumat al tezei. teza .... Dr. tech.

Științe. 25.05.02, 08.00.20 / MGIAI. - M., 1980. - 34 s; Sankina A.V. Perfecţionarea formelor documentelor de management pe bază de standardizare şi unificare (1917-1980): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1983. - 24 s; Sokova A.N. Istoria unificării și standardizării documentelor în URSS (1917-1970): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 16 s; Yankova V.F. Optimizarea textelor documentelor de management (aspect teoretic): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987. - 23 p. si etc.

Malitikov A.S. Principalele direcții ale cercetării documentare și arhivistice în URSS (1956-1970): Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Stiinte 25.05.02 / MGIAI. - M., 1971. - 22 s; Predein E.V. Controlul asupra executării documentelor în aparatul administrativ. Istorie și stare actuală: Rezumat al tezei. dis... cand. ist. Științe. 25.05.02/ VNIIDAD. - M., 1981. - 22 s; Schensnovici GG. Dezvoltarea principiilor de bază ale organizării sistemului de documentare în condițiile sistemelor automate de control: Rezumat al tezei. dis.... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975. - 29 p.

În ultimii ani s-a observat o tendință spre restabilirea treptată a echilibrului perturbat și întărirea cercetării teoretice în domeniul suportului documentar al managementului. Multe publicații ale revistelor „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Documentar”, „Afaceri Secretariate”, colecții de conferințe științifice au ca scop rezolvarea problemelor urgente de lucru cu documente în condiții moderne, protejarea informațiilor documentate, problemelor terminologice. , istoricul evidenței, suportul juridic pentru activitățile de documentare ale aparatului administrativ, impactul noilor tehnologii informaționale asupra organizării fluxului de lucru și a documentării, problemele documentelor electronice 1.

Problema managementului documentației nu poate fi luată în considerare fără o analiză a literaturii de arhivă. Oamenii de știință - arhiviștii au făcut o muncă serioasă de cercetare, care este importantă pentru înțelegerea epistemologiei documentului, formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, sistemul terminologic de gestionare a documentelor (A.

V. Elpatievskiy, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky). Specialiştii Vezi, de exemplu: Eremchenko V.A. Munca de birou si depozitarea departamentala a documentelor in conditiile reformei administrative: probleme principale // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 1. - S. 9-18; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Concepte moderne de arhive electronice // Ibid. - S. 18-27; Sunt. Arhivele electronice și managementul documentelor electronice // Ibid. - 1999. - Nr. 2. - S. 17-26; Yankova V.F. Terminologia suportului documentar al managementului (GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții) // Documente. - 1999. - Nr. 1. - S. 41-46 .; Kostomarov M.N.

„Ianus cu multe fețe” - un document în sistemul de management al informațiilor // Documente. - 1998. - Nr. 1. - S. 22-31 .; Matveenko V.A. Probleme juridice și organizatorice ale suportului documentar al managementului // Documentarea în societatea informațională: evidența electronică și arhiva electronică: Dokl. și mesaje către al șaselea intern. științific-practic. conf.

De la gestionarea tradițională la gestionarea electronică a documentelor: unele probleme de tranziție // Ibid. - S. 69-72; Kuleshov S.G. Despre conceptul de „document electronic” / Ibid. - S. 54-57; Banasyukevich V.D., Larin M.V. Dezvoltarea sistemului de stat de suport documentar al managementului - o sarcină urgentă / Muncă de birou. - 1998. - Nr. 1. - S. 5-8; Sankina L.V. Organizarea serviciului DOE. Probleme de documentare normativă / Document în structuri administrative: Rezumate de rapoarte. si performanta la internaţional conf. 27-28 octombrie 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 62-65 şi alţii.

Kozlov V.P. Fundamentele teoretice ale arheografiei din perspectiva modernității // Otech. arhive. - 2001. - Nr. 1. - S. 10-29; Stepansky d.Hr. Pe bazele teoretice ale selecției materialelor documentare pentru stocarea de stat // în domeniul științei arhivistice, s-au făcut multe pentru înțelegerea proprietăților informaționale ale unui document, indicând legătura dintre matricele de documente și resursele informaționale. În lucrări separate de arhivare (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov), s-a dovedit asemănarea proceselor de prelucrare a informațiilor atât în managementul operațional, cât și în etapa de stocare arhivă a documentelor1.

Sunt de interes studii de arhivă, care arată relația dintre munca de birou și afacerile arhivistice, procesul de trecere treptată a muncii de birou către jurisdicția autorităților arhivistice2, lucrări care acoperă experiența străină (EV Starostin, Actele unei conferințe științifice despre arhivare în URSS). - M., 1965;

Elpatevsky A.V. Câteva probleme de abordare a cercetării în domeniul organizării informaţiei documentare din punct de vedere al sistemelor documentare // Rezumate de rapoarte pentru seminarul teoretic „Probleme de abordare sistematică a cercetării în domeniul informaţiei documentare”. - M., 1972; Sokova A. N. Evidența și rolul său în administrația publică și pentru știința istorică. - M., 1985. - SIF OTSNTI VNIIDAD. nr. 039-86; Autocrații V.N. Câteva aspecte ale studiului obiectului și subiectului arhivării // Proceedings of VNIIDAD. M., 1976. - T. 6. - Partea 1; Ilizarov B.S. Probleme actuale teoretice și metodologice ale științei arhivistice sovietice. - M., 1984 şi alţii; Medushovskaya O.M. Studiu sursă în stadiul actual // Arhivele sovietice.

1979. - Nr. 2. - S. 5; Elpatevsky A.V. La întrebarea definirii conceptului de „informație documentară” în lumina teoriei reflecției a lui Lenin // Rezumate ale rapoartelor pentru seminarul teoretic „Probleme terminologice în domeniul științei documentelor și științei arhivelor” (ianuarie 1974) / VNIIDAD . - M., 1973. - S. 27; Elpatievskiy A.V., Khanpira E.I. Încă o dată despre termenul „document” // arhive sovietice. - 1987. - Nr. 1. - S. 54 si altele.

Rudelson K.I. Clasificări moderne ale documentelor. - M., 1973. - S. 24-29; Autocrații V.N. Asupra problemei implicării categoriilor informaţionale în arhivare // Proceedings of VNIIDAD - M., 1973. - T. 3. - S. 251-263; Al lui.

Câteva aspecte ale obiectului și subiectului științei arhivistice // Proceedings of VNIIDAD. - T. VI. - Partea 1. - M., 1976; Gelman-Vinogradov K.B. Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - S. 12; Al lui. Odiseea spațială a documentelor ca fenomen global // Otech. arhive. - 1992. - Nr 6. - S.24-29 si altele.

Elpatevsky A.V. Despre istoria documentării actelor de stare civilă în Rusia și URSS (din secolul al XVIII-lea până în prezent) // Studiu sursă Aktove. - M., 1979. - S. 67; Belova E.V., Elpatievskiy A.V., Kolosova E.V. „Lista documentelor care urmează să fie acceptate în arhivele de stat ale URSS” // Arhivele sovietice. - 1973. - Nr 2. - S. 20; Mityaev K.G. Documentația, sarcinile sale și perspectivele de dezvoltare // Arhivele sovietice. - 1964. - Nr. 2. - S. 68; Sorokin V.V. Arhivele instituțiilor URSS (1917-1937) / MGIAI. - M., 1982; Knyazev GA. Teoria și practica arhivării (The Experience of Systematic Management). - L., 1935; Malitikov A.S. Câteva întrebări privind organizarea și conținutul muncii științifice în domeniul EGSD // Proceedings of VNIIDAD. - Vol. 2 / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 6; Eremchenko V.A. Hârtii și stocarea departamentală a documentelor în contextul reformei administrative; probleme principale // Patria. arhive. - 1999. - Nr. 1, - S. 10; Elpatevsky A.V. Din istoria formării principalelor documente normative și metodologice ale arhivei interneI.V. Karapetyants)1. Cercetările arhivistice relevă o modificare a valorii anumitor tipuri de documente în cursul dezvoltării istorice, relevă evoluția sistemelor de documentare în legătură cu dezvoltarea statului și modalitățile de organizare a acestuia 2.

În primul rând, acestea sunt studii care reflectă problemele asociate cu înțelegerea caracteristicilor esențiale ale informațiilor ca substanță inițială pentru organizarea matricelor documentare. Lucrări de A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasyev și alții, scrise în ani diferiți, au făcut posibilă formarea unei fundații teoretice pe care ideea principală a lucrării este construită pe legătura inseparabilă dintre informație și documentare și posibilitatea aplicării metodologiei de management al informației la managementul documentației 3 În lucrările lui KB Gelman-Vinogradov, G.G. Artamonov, G. Wolfram, A.D. Ursula și alți oameni de știință au dezvoltat profund problemele fundamentale ale formării și funcționării resurselor informaționale atât în sens global, cât și în cadrul organizațiilor individuale. Problema resurselor informaționale nu a primit încă o soluție definitivă, însă în aceste lucrări sunt formulate categoriile conceptuale, principalele prevederi metodologice și conceptuale care sunt importante pentru acest studiu 4.

afaceri // Patrie. arhive. - 1998. - Nr. 4, - S. 16-24; Kozlov V.P. Serviciul de arhivă al Rusiei și al statului rus: experiență de 80 de ani // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - S. 9-18 si altele.

Starostin E.V. Arhivistică străină: probleme de istorie, teorie și metodologie: Rezumat al tezei. teza .... Dr. ist. Științe. 25.05.02 / RSUH. - M., 1995; Karapetyants I.V. Arhivele economice din Europa de Vest și SUA (1905-1995): Rezumat al tezei. teza .... Dr. ist. Științe. 25.05.02 / RSUH. - M., 1998.

Vezi: Banasyukevich V.D. Principalele probleme ale arhivării în literatura modernă // Arhivare și studii sursă ale istoriei moderne. Probleme de interacțiune în stadiul actual: Dokl. si teze. vorbit la a doua Conf. All-Rusian. 12-13 martie 1996 / VNIIDAD. - M., 1997. - S. 16-22.

Vezi Gilyarevsky R.S., Zalaev G.Z., Rodionov I.I., Tsvetkova V.A. Informatica moderna: stiinta, tehnologie, activitati / VINITI. - M., 1998. - S. 15 Dicţionar Enciclopedic Filosofic. - M.: Enciclopedia Sovietică, 1983.- S. 217-218; Ursul A.D. Calea către noosferă. - M.: Luch, 1993. - S. 81; Chernyak Yu.I. Informare și management. - M., 1974. - S. 58; Jukov N.I. Fundamentele filozofice ale ciberneticii. - M., 1976. - S. 124-137; Afanasiev V.G. Informarea socială și managementul societății. - M., 1975. - S. 37 şi alţii.

Ursul A.D. Problema informației în știința modernă. Eseuri filozofice.

M., 1975. - S. 194; Mikhaylov AI Probleme de suport informațional În lucrările specialiștilor în informatică, problemele de gestionare a documentelor apar ca subordonate, și nu de bază 1, au un dezavantaj semnificativ - lipsa elaborării documentației și problemelor de suport a documentației în contextul dezvoltării celor mai recente tehnologia Informatiei. Această problemă nu este subliniată în niciun fel într-un număr de concepte precum „prelucrarea informațiilor”, „accesul la informații”, „comunicarea informațiilor”, „stocarea informațiilor”, „utilizarea informațiilor”, deși toate aceste „informații” sunt documente privind diverse, în principal hârtie, suporturi.

procese de management // A doua conferință științifică și tehnică a întregii uniuni „Probleme de organizare științifică a managementului industriei socialiste”. - Sat. Nr. 1. - Partea a II-a. - M., 1972. - S. 102-103; Gelman-Vinogradov K.B.

Memoria documentară a noosferei ca nou obiect de cunoaștere // Forumul Internațional de Informare și Documentare. - 1992. - T. 17. - Nr. 1. - S. 12;

Artamonov G.G. Informatică: teorie și practică (stubs for the book) // NTI. - Ser. 1. Org. și metode de lucru informațional. - 1998. - Nr. 6. - S. 31.

(p. 31-35); Artamonov G.T. Informatică: teorie și practică (stubs for the book) // NTI. - Ser. 1. Org. și metodologie informează. muncă. - 1998. - Nr. 4. - S. 31.

(p. 31-36); Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements.

Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990. - C 35; Artamonov G.T. Informatica:

teorie și practică (pregătire pentru carte) // NTI. - Ser. 1. - 1998. - Nr. 1. - P. 32;

Kuhlen R. Information Markt. Universitatea Konstanz. 1995 și altele

A se vedea: Klimenko SV., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice în rețelele corporative: a doua venire a lui Gutenberg. M.: Ankey - EK Trends, 1999; Tehnologii informaționale pentru științe umaniste / Universitatea de Stat din Moscova. - M.; Saransk, 1998. - S. 67-102 și alții.

Tikhonov V.I., Yushin I.F. Formarea și dezvoltarea arhivelor de date citibile de mașină în anii 1960-1980 // Otech. arhive. - 1998. - Nr. 6. - S. 41; Kopylov V.A. În problema proprietății informaționale // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale / VINITI. - M., 1998. - Nr. 3. - S. 4; Tikhonov V.I., Yushin I.F. Arhive electronice și management electronic documentelor // Otech. arhive. - 1999. - Nr. 2. - S. 19-20; Vezi: Kurilo A.P. Despre regimul juridic al unui document electronic în sistemul decontărilor electronice interbancare // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - S. 76; Semiletov SI. Informația ca obiect special de drept // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - S. 58;

Emelyanov G.V., Pavlov O.V. Despre problema reglementării legale a utilizării semnăturii digitale electronice în sistemele informaţionale // Probleme de legislaţie în domeniul informatizarii: Proceedings. raport A 7-a Conf. panruse. - M.: GUP „VIMI”, 1999. - S. 6 şi altele.

De o importanță fundamentală a fost studiul lucrărilor privind managementul informației - o nouă disciplină științifică care s-a format în țările dezvoltate odată cu societatea informațională. În literatura internă, managementul informației este reflectat foarte slab. Numai în opera lui A.V. Kostrov, întocmit sub forma unui manual, s-a încercat să precizeze sistematic esența managementului informațiilor, din păcate, fără referire la condițiile rusești 1.

În lucrarea noastră s-a început mai întâi studiul managementului informației din punctul de vedere al managementului documentelor și s-au tras concluzii care permit evaluarea managementului informației ca o direcție promițătoare în dezvoltarea managementului documentației folosind noile tehnologii informaționale 2. Într-o serie de alte lucrări, problemele de management al informaţiei sunt considerate indirect, în cadrul rezolvării altor probleme. Doar în lucrarea recent publicată „Suportul informațional al administrației publice”

sub conducerea academicianului Academiei Ruse de Științe Yu.V. Gulyaev, pentru prima dată în ultimul deceniu, problemele, prevederile conceptuale și experiența practică în crearea și operarea sistemului de suport informațional al celor mai înalte autorități de stat ale Federației Ruse sunt considerate cuprinzător 3.

Având în vedere nivelul insuficient de acoperire a problemei managementului informațional în literatura internă, autorul a încercat să umple acest gol cu studii străine despre managementul informației. Lucrările lui R. Kulen, J. Herget, G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel și alți oameni de știință dezvăluie esența managementului informației ca disciplină științifică și zonă a managementului practic 4. La în același timp, Kostrov AV Introducere în managementul informaţiei: Proc. alocație / Vladimirsk. stat tehnologie. un-t. - Vladimir, 1996. - 132 s; vezi şi: Perel I.S., Slavin V.N. Activitatea informațională în străinătate și problemele managementului informațional / NPO Poisk. - M., 1992. - 65 s; Kostomarov M.N. Managementul sistemelor informatice din strainatate / RGGU. - M., 1996. - 88 p.

Larin M.V. Managementul documentelor și noile tehnologii informaționale.

M.: Carte științifică, 1998. - 137p.

Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Suport informațional al administrației publice. M.: Dialog slav, 2000. -425 p.

Attinger M.L. Managementul integrat al informațiilor: o teorie a lumii reale. - Managementul înregistrărilor trimestrial. - 1993, iulie. Vol. 27, nr. 3, - P. 12-16, 30-31; Herget I.

Konzeption des Informationsmanagements in Informationswissenschaftlichen Studienangeboten. - Informationsspecialisten fur Europa. Proceduri. Constanța, 1990;

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt pe Main. - S. 183-187; Kuhlen R.

Informationmarkt. - Konstanz, 1995. 608 s; Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker "s Verlag, G.Schenk. Heigelberg, 1990, 213 s .; Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - KG Saur, trebuie subliniat că practic niciuna dintre aceste lucrări nu încearcă măcar să aplice prevederile informațiilor management la managementul documentelor.

O soluție completă la problema managementului documentelor este imposibilă fără studierea suportului legal al acesteia. Este evident că întărirea rolului dreptului în Rusia modernă este o condiție necesară pentru consolidarea în continuare a statului și eficacitatea administrației publice. Domeniul informaţiei şi documentării a devenit în ultimii ani un obiect de cercetare independent de către juriştii, ba chiar s-a format o nouă ramură - dreptul informaţiei. În opera lui V.A. Kopylov a sistematizat toate actele juridice actuale referitoare la reglementarea informațiilor, documentării, arhivării documentelor1. Autorul atrage atenția asupra categoriei „informații documentate”, care, în opinia sa, nu se reflectă suficient în legislația actuală și propune soluționarea juridică a problemelor documentelor electronice, forța juridică a acestora.

I.L. Bachilo. Lucrările ei servesc ca un exemplu clar al unui răspuns adecvat al unui om de știință la provocările vremii și sunt de mare valoare pentru acest studiu 2.

1990; Synnott W.R., Gruber W.N. Managementul resurselor informaționale. - New York, 1981; Vogel E. Managementul informaţiei. - Grundlagen der praktischen Informații și documentații. Banda 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; Wersig G. Organizații - Comunicare: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, BadenBaden, 1989, 390 p.; Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990.

Kopylov V.A. Legea informatiei. - M.: Avocat. 1997; El este. Informația ca obiect al reglementării legale // NTI / VINITI. - M., 1996. - Nr. 8. - S. 2; El este. În problema proprietății informaționale // NTI. Ser. 1. Teoria și metodologia muncii informaționale // VINITI. - M., 1998. - Nr. 3. - S. 4.; El este. Despre proprietatea informațiilor documentate // Documentația în societatea informațională: evidența electronică și arhiva electronică.

LARIN Mihail Vasilievici

MANAGEMENTUL DOCUMENTULUI ÎN ORGANIZAȚII: PROBLEME DE ISTORIE ȘI METODOLOGIE

Specialitatea: 25.05.02 - „Documentar, știința documentelor, știința arhivei”

dizertaţii pentru gradul de doctor în ştiinţe istorice

MOSCOVA 2000

Lucrarea s-a desfășurat la Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare din Rusia

Relevanța subiectului. Crearea în țara noastră a unui stat de drept cu instituții funcționale efective ale autorităților reprezentative, executive, judiciare, de producție, știință și educație este condiționată nu numai de o justificare juridică cuprinzătoare și cu drepturi depline a activităților acestora, ci și de formarea acestora. de reguli și proceduri raționale, specifice pentru funcționarea acestora, inclusiv în domeniul muncii cu documente. Pentru consolidarea statalității ruse, managementul rațional al documentației poate servi drept unul dintre punctele de referință importante pentru consolidarea aparatului administrativ și un element esențial al stabilității acestuia.

Informația documentată stă la baza managementului, eficacitatea acesteia se bazează în mare măsură pe producția și consumul de informații. În societatea modernă, informația a devenit o resursă de producție cu drepturi depline, un element important al vieții sociale și politice a societății. Calitatea informației determină calitatea managementului, deoarece informația, ca și sistemul circulator, pătrunde în toate organele de control, oferindu-le potențial energetic și punându-le în mișcare intenționată.

Informațiile sunt înregistrate în documente care îi conferă o formă organizatorică și o deplasează în timp și spațiu. Documentele și informațiile documentare stau la baza deciziilor de management și sunt întruchiparea lor materială, oferă forță juridică și, prin urmare, contribuie la executarea lor.

Problemele documentării activităților organizațiilor și gestionării documentației sunt la fel de vechi precum documentele în sine „și managementul. În prezent, această problemă este în curs de reactualizare prin dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii informaționale, informatizarea accelerată a societății.

Creșterea continuă a volumului de documentație în întreaga lume, utilizarea tot mai mare a calculatoarelor electronice în prelucrarea informațiilor, utilizarea suporturilor fără hârtie și alte obiective

factorii conduc specialiştii la concluzia că este necesară căutarea unor noi oportunităţi de stăpânire şi gestionare a informaţiei documentate. Concentrându-ne atenția asupra problemei managementului documentelor în organizații, am ales o direcție de actualitate a cercetării științifice în etapa actuală, care are semnificație teoretică și practică.

Pentru managementul modern al înregistrărilor, este important să se studieze posibilitățile tehnologiilor informaționale moderne din punctul de vedere al utilizării lor în managementul documentelor. Este necesar să se analizeze realizările acumulate în domeniul teoriei și practicii managementului documentelor, să se identifice tendințe în dezvoltarea lor ulterioară și să se obțină noi rezultate științifice pe această bază.

Alegerea temei acestui studiu se datorează mai multor factori:

în primul rând, prezența ordinii sociale a societății, asociată cu nevoia de eficientizare a mediului documentar ca mijloc de îmbunătățire a eficienței managementului, în primul rând a statului;

în al doilea rând, necesitatea serviciului arhivistic al Rusiei pentru un studiu profund al problemelor interdependente ale managementului documentelor și științei arhivistice în noile condiții de transformare a acestora în dezvoltări științifice aplicate;

în al treilea rând, ritmul tot mai mare de informatizare a Rusiei și sarcinile urgente ale intrării acesteia în spațiul informațional global, inclusiv în domeniul managementului documentelor.

Gradul de dezvoltare și studiu al temei. De menționat că problemele managementului documentelor în literatura internă nu au fost ridicate ca independente până în prezent. Numai în anumite

bărci A.N. Sokova, se pot vedea încercările de a introduce managementul documentelor ca subiect de cercetare în planul de producție ca o reflectare a experienței străine și o direcție promițătoare în dezvoltarea managementului documentelor interne și a muncii de birou1.

Un studiu al lucrărilor experților occidentali arată că majoritatea oamenilor de știință tind să recunoască managementul documentelor ca o funcție cu drepturi depline a managementului organizațional (F. Horton, K. Lennon, A. Mordell, A. Ricks, K. Har, D. McLeod). , J. Summerville, D. Stephens și etc.). Trebuie subliniat faptul că mulți oameni de știință și specialiști au remarcat în mod repetat importanța interacțiunii dintre managementul documentelor și managementul informațiilor în organizații, evaluând documentația ca parte integrantă a resurselor informaționale ale organizației. Pe baza acestei evaluări, se propune o cerință pentru o utilizare mai profundă a noilor tehnologii informaționale în lucrul cu documentația și includerea structurilor de management al documentației în infrastructura generală a organizațiilor2. O trăsătură distinctivă a studiilor experților occidentali este concentrarea acestora pe eliminarea decalajului tehnologic și organizatoric dintre munca de birou și stocarea departamentală a documentelor3.

Evident, Rusia are propria sa stabilită istorică

1 Sokova A.N. Documentatie de afaceri in domeniul managementului. - M.: Cunoașterea, 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe? // Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings, DGD, 1994, p. 11-38; McDonald D. Managementul documentelor într-o instituție modernă. - CIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 1220 "p"; Roberge M. În era informaţiei – managementul global sistemic şi sistematizat al informaţiei administrative. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 1144 "p", etc.

1 Urticarie Cr. Managementul documentatiei, informatiilor si arhivelor in firme. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 889 "p"; Rix A. Munca de birou ca funcție de arhivă. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr 946 "p", etc.

tradițiile în domeniul lucrului cu documente și împrumutarea directă a experienței occidentale și a abordărilor occidentale este imposibilă. Acesta este ceea ce a determinat necesitatea studierii problemelor evoluției documentației interne și dezvoltării muncii de birou, în vederea analizării și evaluării nivelului atins în vederea rezolvării problemei posibilității și modalităților de aplicare a principiilor și metodelor de bază. a managementului documentelor în Rusia modernă.

Până în prezent, managementul documentației interne a acumulat o cantitate semnificativă de cunoștințe, reflectată în lucrările științifice ale MGIAI și VNIIDAD, colecții de articole, manuale educaționale și metodologice și materiale pentru conferințe. Din păcate, încă nu există studii monografice mari. Lucrările publicate sunt în principal manuale și manuale (lucrări de Andreeva V.I., Kuznetsova T.V., Livshits Ya.Z., Mityaev K.G., Mingalev VS, Pshenko A.V., Sokova A.N. echipa de autori ai Departamentului de documentare și documentare pentru sprijinirea managementului statului Universitatea de Management).

KG. Mityaev a conturat sistematic pentru prima dată istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară și URSS, evidențiind principalele perioade ale dezvoltării sale, specificul diferitelor tipuri de muncă de birou, arătând relația dintre munca de birou și sistemele corespunzătoare de construcție. aparatul de stat, interdependența dezvoltării muncii de birou și a arhivelor. Manualele ulterioare ale Institutului de Istorie și Arhive, practic, nu au făcut decât să majoreze cantitatea de material prezentat despre istoria muncii de birou, extinzând cadrul cronologic al perioadei acoperite.

În același timp, în anii 1970 și 1980, manualele de la T.V. Forja-

1 Mityaev K.G. Istoricul și organizarea muncii de birou în URSS: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1959; El este. Teoria și practica arhivării. Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1946; El este. Documentația, sarcinile acesteia și perspectivele de dezvoltare // Vopr. știința arhivistică. - 1964. - Nr 2 si altele.

tsova, Ya.Z. Livshits, M.P. Ilyushenko și alți oameni de știință care dezvoltă știința documentelor ca disciplină științifică și reflectă problemele terminologiei documentelor și sistemelor de documentare, funcțiile documentului și dezvoltarea lor, rolul documentației în procesele de management, ridică problemele fundamentale ale managementului documentelor pentru managementul documentelor. , luați în considerare problemele influenței tehnologiei electronice de calcul asupra suportului pentru managementul documentelor .

Este imposibil să nu remarcăm munca oamenilor de știință de la VNIIDAD, care, de la înființarea institutului în 1966, au rezolvat în mod constant problemele de gestionare a documentelor, organizarea muncii de birou și suport de documentare pentru management și automatizarea muncii cu documente. O contribuție semnificativă la studiul principalelor categorii de management documentar a avut-o A.S. Malitikov, V.D. Banaskzhevich, K.I. Rudelson și alți oameni de știință.

O contribuție semnificativă la dezvoltarea managementului înregistrărilor o reprezintă tezele de doctorat și tezele de doctorat susținute la MGIAI și VNIIDAD, care sunt de asemenea importante pentru acest studiu. Teza de doctorat a lui A.N. Sokova, unde pentru prima dată după K.G. Mityaev, se face o încercare de succes de a formula teoria managementului documentelor în contextul introducerii în practică a noilor tehnologii informaționale1.

Tezele de doctorat, de regulă, iau în considerare anumite aspecte ale teoriei și practicii managementului documentelor. Printre cele mai dezvoltate sunt problemele istoriei managementului documentelor și muncii de birou din perioada sovietică (lucrările lui Andreeva V.I., Baginsky I.M., Banasyukevich V.D., Bobyleva M.P., Dodonova M.I., Kostomarov M.N. ., Kremera BI, Kuzmicheva AD, Podolskaya IA, Reikhtsaum AL, Selsky DI, Tamm IE etc.)2.

„Sokova A.N. Dezvoltarea managementului documentelor sovietice în condițiile revoluției științifice și tehnologice (1960-1980): Rezumat disertație .... Doctor în Științe Istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M, 1987.” Andreeva IN ȘI. Principalele direcții ale organizării științifice a muncii manageriale și a muncii de birou a aparatului de stat al URSS (pe baza materialelor revistelor periodice din anii 1920): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1985; Baginsky I.M. Activitățile V.V. Kuibyshev privind îmbunătățirea aparatului și a muncii de birou ale Comisariatului Poporului al Inspecției Muncitorilor și Țăranilor din URSS: rezumat al tezei. dis.

Perioada prerevoluționară a fost mai puțin studiată (Vyalova L.M., Lukashevich A.A.)1.

O parte a lucrării de disertație este dedicată studiului sistemelor de documentare și documentării funcțiilor de management (lucrări de Bykova T.A., Gerasimova I.V., Efanova I.B., Krasavin A.S., Potapova L.V., Chuko-venkov A.Yu.)2, alte dizertații acoperă probleme de suport de documentare pentru obiecte individuale, instituții de același tip (Arkhipova NI, Mozhaeva NG, Morozov EA, Pshenko AV, Sirotkin AN, Stepanov E. A.) 3. Problemele unificării și standardizării documentelor au fost rezolvate destul de profund (Vasiliev M.A., Kokorev V.I., Sankina L.V., Sokova A.N., Yankovaya V.F.)4. În unele dizertații (Malitikov A.S., Predein E.V.,

Candidat la Științe 25.05.02 / MGIAI. - M.. 1979; Reichtsaum A.L. Perfecţionarea aparatului de management şi muncă de birou în URSS de către organele de raţionalizare nedepartamentale (1924-1931): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Tamm I.E. Formarea biroului de stat sovietic. 1917-1923: Rezumatul autorului. dis. ... candidat la științe istorice. 05.00.02 / MGIAI. - M.. 1975 şi alţii.1 Vyalova L.M. Organizarea muncii de birou a guvernului central în actele legislative ale Imperiului Rus în prima jumătate a secolului al XIX-lea: Rezumat al tezei. dis. ... cand. ist. Științe. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1987; Lukashevich A.A., Dezvoltarea documentației biroului provincial în anii 70-90: rezumatul tezei. dis. ... cand. ist. Științe. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1995.

„Bykova TA Formarea unui sistem de documentare pentru managementul dezvoltării sociale a colectivelor de muncă. 1965-1985 (pe exemplul industriei electrice): Rezumat al tezei ... candidat de științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M . , 1988; Krasavin A.S. Documentarea activității de muncă a angajaților organelor administrației publice (istorie și stare actuală): Rezumat al disertației ... Candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Chukovenkov A. Yu .Organizarea stocării și utilizării documentelor citibile de mașină în domeniul managementului: Rezumat disertație ... candidat de științe istorice 25.05.02 / VNIIDAD - M., 1987, etc.

Arkhipova N.I. Suport documentar pentru managementul centrelor de calcul (istorie, stare actuală și perspective de dezvoltare): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1978; Pshenko A.V. Documentarea activităților serviciului arhivistic în etapa actuală: Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1983; Stepanov E.A. Îmbunătățirea proceselor de documentare în sistemul de management al învățământului superior și secundar de specialitate din URSS (Istorie și stare actuală): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1979 etc.

4 Vasiliev M.A. Problema unificării textelor documentelor de management utilizate în munca de birou a instituțiilor sovietice (istorie și stare actuală): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1975; Sankina L.V. Perfecţionarea formelor documentelor de management pe bază de standardizare şi unificare (1917-1980): Rezumat al tezei. dis. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M.,

Shchensnovich GG) sunt luate în considerare problemele generale și speciale ale funcționării serviciilor de suport documentar al managementului.

Studiul cercetării disertației arată că problemele managementului documentelor nu se reflectă profund în ele, ele necesită o abordare și o considerație integrată modernă.

În ultimul deceniu, din păcate, echilibrul dintre cercetarea teoretică și dezvoltarea aplicată a fost rupt în favoarea acesteia din urmă. Acest lucru este evidențiat de un număr mare de manuale și manuale pentru lucrătorii de birou practici, care interpretează în principal potențialul științific și metodologic acumulat al științei documentelor.

Acum există o tendință spre restabilirea treptată a echilibrului perturbat și întărirea cercetării teoretice în domeniul suportului documentar pentru management. Multe publicații moderne ale revistelor de specialitate, colecții de conferințe științifice au ca scop rezolvarea problemelor urgente de lucru cu documente în condiții moderne, protejarea informațiilor documentate, terminologia, istoria muncii de birou, suportul juridic pentru documentarea activităților aparatului administrativ, impactul noile tehnologii informaționale privind organizarea fluxului de lucru și a documentării, problemele documentelor electronice. În ciuda valorii mari a acestora, aceste lucrări acoperă doar anumite aspecte ale managementului documentelor și pot servi drept bun material de cercetare pentru prelucrarea ulterioară analitică și sintetică.

Problema managementului documentației nu poate fi studiată fără o analiză a literaturii de arhivă. Arhiviștii au făcut un lucru serios

1983; Yankova V.F. Optimizarea textelor documentelor de management (aspect teoretic): Rezumat al tezei. teză .... candidat la științe istorice. 25.05.02 / VNIIDAD. - M., 1987 etc. „Malitikov A.S. Principalele direcții ale cercetării documentare și arhivistice în URSS (1956-1970): Rezumat al autorului de diss. ... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M . , 1971; Shchensnovich G. Dezvoltarea principiilor de bază ale organizării unui sistem de documentare în condițiile sistemelor automate de control: Rezumat al disertației .... candidat la științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. -M., 1975.

munca de cercetare importantă pentru înțelegerea epistemologiei documentului, formarea și dezvoltarea sistemelor de documentare, sistemul terminologic al științei documentelor (A.V. Elpatievsky, V.P. Kozlov, A.D. Stepansky, E.V. Starostin etc.). Specialiștii din domeniul științei arhivistice au făcut multe pentru a înțelege proprietățile informaționale ale unui document, subliniind relația dintre matricele de documente și resursele informaționale. În lucrări separate de arhivare (V.N. Avtokratov, K.B. Gelman-Vinogradov), s-a dovedit asemănarea proceselor de prelucrare a informațiilor atât în managementul operațional, cât și în etapa de stocare arhivă a documentelor. De interes sunt lucrările care arată relația dintre munca de birou și arhivare, procesul de trecere treptată a muncii de birou la jurisdicția autorităților arhivistice1. Cercetările arhivistice relevă o modificare a valorii anumitor tipuri de documente în cursul dezvoltării istorice, relevă evoluția sistemelor de documentare în legătură cu dezvoltarea statului și modalitățile de organizare a acestuia.

Managementul documentației ca categorie științifică este strâns legat de informație și de organizarea proceselor informaționale în management, prin urmare, analiza literaturii de specialitate despre teoria informației, sistemele informaționale, problemele de informatizare și informatizarea lucrărilor cu documente reprezintă o parte esențială a acestui studiu. În primul rând, acestea sunt studii care reflectă problemele asociate cu înțelegerea caracteristicilor esențiale ale informațiilor ca substanță inițială pentru organizarea matricelor documentare. Lucrări de A.D. Ursula, A.I. Jukova, Yu.I. Chernyak, V.G. Afanasyev și alții, scrise în ani diferiți, au făcut posibilă formarea unei fundații teoretice pe care se construiește ideea principală a legăturii inseparabile dintre informații și documentare și se determină posibilitățile de aplicare a metodologiei informaționale la managementul documentației. În lucrările lui G.G. Artamonov, G. Wolfram,

„Ermakova I.N. Formarea și dezvoltarea muncii de birou de stat sovietic (1917-1959): Rezumat al diss. ... candidat de științe istorice. 25.05.02 / MGIAI. - M., 1994; Pshenichny A.P. Administrația centrală de arhivă a URSS și RSFSR (1929-1938): Rezumatul autorului de disertație .... Candidat la științe istorice, 25.05.02 / MGIAI - M, 1985, etc.

IAD. Ursula și alți oameni de știință au studiat profund problemele fundamentale ale formării și funcționării resurselor informaționale atât în sens global, cât și în cadrul organizațiilor individuale. Problema resurselor informaționale nu a primit încă o soluție definitivă, însă în aceste lucrări sunt formulate categoriile conceptuale, principalele prevederi metodologice și conceptuale care sunt importante pentru acest studiu.

În lucrările specialiștilor în informatică, problemele de management al documentelor apar ca subordonate, și nu de bază, lipsind studiul documentației și suport documentar în contextul dezvoltării noilor tehnologii informaționale. Această problemă nu este subliniată în niciun fel printre concepte precum „prelucrarea informațiilor”, „accesul la informație”, „comunicarea informațiilor”, „stocarea informațiilor”, „utilizarea informațiilor”, deși toate aceste „informații” sunt practic documente despre diverse, predominant hârtie, mass-media.

Slab dezvoltat în literatura de specialitate și problemele documentelor electronice. Există discrepanțe terminologice serioase, lipsă de idei clare despre natura și proprietățile documentelor electronice, relația acestora cu documentele tehnotronice, citibile de mașină și tradiționale. Cu toate acestea, analiza acestui grup de studii ne permite să formulăm o înțelegere a problemei gestionării documentelor și să folosim aceste lucrări pentru a rezolva problema științifică a managementului documentelor2.

De o importanță fundamentală pentru studiul temei a fost studiul lucrărilor privind managementul informației - o nouă disciplină științifică care s-a format în țările dezvoltate odată cu societatea informațională. În literatura de specialitate, managementul informației ca sistem

1 Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin YL. Documente electronice în rețelele corporative: a doua venire a lui Gutenberg. - M: Ankey - Ektrendz, 1999 etc.

2 Tikhonov V.I., Yushin I.F. Arhive electronice și management electronic documentelor // Patria, arhive. - 1999. - Nr. 2. - S. 19-20; Kurilo A.P. Despre regimul juridic al unui document electronic în sistemul decontărilor electronice interbancare // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3 si altele.

tema metodelor este reflectată foarte slab. Numai în opera lui A.V. Kostrov, întocmit sub forma unui manual, s-a încercat să precizeze în mod sistematic esența managementului informației, din păcate, fără referire la condițiile rusești. „În munca noastră, pentru prima dată, un studiu al managementului informațiilor din punctul de vedere al s-a început managementul documentelor și s-au tras concluzii care permit evaluarea managementului informației ca o direcție promițătoare de dezvoltare a managementului documentației folosind noile tehnologii informaționale.2 Într-o serie de alte lucrări, problemele managementului informației sunt luate în considerare indirect, în cadrul soluționării altor probleme.Numai în cartea recent publicată „Suport informațional pentru administrația publică”, editată de academicianul Academiei Ruse de Științe Yu.V. Gulyaev pentru prima dată în ultimul deceniu prevederi conceptuale și experiență practică în crearea și funcționarea informațiilor sistemul de sprijin al celor mai înalte autorități de stat ale Federației Ruse3.

Având în vedere nivelul insuficient de dezvoltare și acoperire a problemei managementului informației în literatura internă, autorul a încercat să umple acest gol cu studii străine, în principal în limba germană. Lucrările lui R. Kulen, I. Herget, G. Verzig, W. Wolfram, T. Seeger, E. Vogel și alți oameni de știință dezvăluie înțelegerea lor asupra esenței managementului informației ca disciplină științifică și zonă a managementului practic4. Cu toate acestea, trebuie subliniat faptul că

1 Kostrov A.V. Introducere în managementul informaţiei: Proc. indemnizatie / Vladi-mirsk. stat tehnologie. un-t. - Vladimir, 1996; vezi şi: Perel I.S., Slavin V.N. Activitatea informațională în străinătate și problemele managementului informațional / NPO Poisk. - M, 1992; Kostomarov M.N. Managementul sistemelor informatice din strainatate / RSTU. - M., 1996.

2 Larin MB. Managementul documentelor și noile tehnologii informaționale. - M.: Carte științifică, 1998.

3 Nikitov V.A., Orlov E.I., Starovoitov A.V., Savin G.I. Suport informațional al administrației publice. - M.: Dialog slav, 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des Informationmanagements in Informationswissenschaftlichen Sludienangeboten // Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings // Konstanz, 1990; Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main, 1994. - S. 183-187; Kuhlen R.

practic niciuna dintre aceste lucrări nu a încercat să aplice conceptele de management al informației la managementul înregistrărilor.

O soluție completă la problema managementului documentelor este imposibilă fără suport legal. Este evident că întărirea rolului dreptului în Rusia modernă este o condiție necesară pentru eficacitatea administrației publice. Domeniul informaţiei şi documentării a devenit în ultimii ani un obiect de cercetare independent de către juriştii, ba chiar s-a format o nouă ramură - dreptul informaţiei. În opera lui V.A. Kopylov a sistematizat toate actele juridice actuale referitoare la reglementarea informațiilor, documentării, arhivării documentelor1. Autorul atrage atenția asupra categoriei „informații documentate”, care, în opinia sa, nu se reflectă suficient în legislația actuală, și propune soluționarea juridică a problemelor documentelor electronice.

I.L. Bachilo. Lucrările ei servesc ca un exemplu clar de răspuns adecvat al unui om de știință la provocările vremii și sunt de mare valoare pentru acest studiu2.

Informationmarkt. - Constanța, 1995; SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Documentation. - KG. Saur, 1990; Vogel E. Managementul informaţiei. - Grundlagen der praktischen Informații și documentații. Banda 2, K.G. Saur, 1990, S. 897-927; WersigG. Organizații - Comunicare: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag, Baden-Baden, 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1996 și alții.

1 Kopylov V.A. Legea informatiei. - M.: Avocat, 1997; El este. Informația ca obiect al reglementării legale // NTI / VINITI. - M., - 1996. - Nr. 8; El este. În problema proprietății informaționale // NTI. Ser. 1. Organizarea și metodologia muncii informaționale / VINITI. - M., - 1998. - Nr. 3.

~ Comentariu la Legea federală „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” (editat de I.L. Bachilo, A.V. Volokitin etc.). M.: IGP RAN, 1996; Bachilo I.L. Despre proprietatea resurselor informaționale // Resursele informaționale ale Rusiei. - M., - 1997. - Nr. 4; Ea este. Resursele de informații ca obiect de drept și obiect de relații reglementate de Codul civil al Federației Ruse // Ibid. -J999. -Numarul 1; Ea este.

Managementul documentației ca funcție de management se realizează în organizații în contextul procesului decizional pentru atingerea scopului ales. De aceea, managementul documentelor este strâns legat de problemele de management, structurile organizatorice, problemele de proiectare a sistemelor informaționale de management, implementarea și funcționarea acestora și automatizarea procedurilor și proceselor de management.

Evoluția documentului, a sistemelor de evidență și a suportului de gestionare a documentelor are loc în condiții istorice specifice și este determinată de acestea. Lucrările cercetătorilor istoriei Rusiei, în special ale istoricilor instituțiilor de stat, evidențiază legătura strânsă dintre reformele muncii de birou și reformele managementului și adecvarea acestora la condițiile socio-economice și politice ale unei anumite perioade a istoriei Rusiei. Procesele N.P. Eroshkin și T.P. Korzhikhina, precum și T.G. Arkhipova, A.S. Senina, T.M. Smirnova, S.P. Strekopytov, alți oameni de știință despre istoria instituțiilor statului demonstrează clar construirea unui sistem de management într-o epocă istorică și teme specifice.

Aspecte juridice ale documentaţiei în condiţiile de informatizare // Probleme de legislaţie în sfera informatizării: proceduri. raport al șaptelea All-rus conf. - M.: GUP „VIMI”, 1999 etc.

„Managementul organizației: manual / Editat de A.G. Porshnev, Z.P. Rumyantseva, N.A. Salomatina. - M.: Infra, 1998; Kulba V.V., Malyugin V.D., Shubin A.N. ., Bye MA Introducere în managementul informațiilor. - Sankt Petersburg, 1999; Mark D., McGowan K. Methodology of structural analysis and design / Tradus din engleză - M.: MetaTechnology, 1993; World of project management / Editat de X. Reschke, H. Schelle. - M.: Alane, 1994; Meskon MZ, Albert M. Hedouri F. Fundamentele managementului.- M.: Delo, 1992 etc.

oferi astfel posibilitatea de a explora organizarea muncii de birou în aparatul de management.

Studiul surselor ca disciplină științifică este destul de apropiată de știința documentară în ceea ce privește rezolvarea problemelor de studiu sistematic al matricei documentare în dezvoltarea istorică. În acest sens, lucrările lui Borodka-na L.I., Voronkova S.V., Golikov A.G., Kashtanov S.M., Kozlov V.P., Medushevsky O.M., Muravyov V.A., Sokolov A. .K., Schmidta S.O. iar altele au făcut posibilă utilizarea experienţei acumulate de studiile sursă pentru a analiza evoluţia documentelor şi a sistemelor de documentare.

Analiza efectuată arată că, în ciuda volumului semnificativ de cercetări efectuate în domenii conexe problemei puse, trebuie să constatăm o dezvoltare foarte slabă a problemei managementului documentației în sine. Astfel, problemele relației dintre reformele administrației publice și munca de birou, rolul de reglementare de stat a mediului documentar nu au fost suficient dezvoltate; necesită un studiu sistematic mai aprofundat al problemelor terminologice ale documentului, evoluția acestuia sub influența factorilor sociali și tehnici. De un interes incontestabil în termeni istorici este perioada post-sovietică de dezvoltare a muncii de birou și a managementului documentației, asociată cu schimbări în structurile și funcțiile de management, soluționând problemele intrării Rusiei în spațiul informațional global. Până în prezent, nu există un studiu cuprinzător și cuprinzător al managementului înregistrărilor, luând în considerare analiza noilor tehnologii informaționale aplicate.

Obiectul cercetării în teză îl constituie informația documentată în sistemele de control. Informațiile documentate în procesul de management joacă un rol important, oferind resurse informaționale ale organizațiilor. În legătură cu complicarea structurii și conținutului resurselor informaționale, creșterea explozivă a volumului acestora, apare cea mai importantă sarcină de gestionare rațională a acestora.

Starea actuală a mediului documentar se datorează nu numai transformărilor socio-economice, ci și dezvoltării tehnologiei informației. De mare importanță în managementul modern sunt tehnologiile și instrumentele informatice care asigură, pe baza legislației în vigoare și a altor norme legale, eficiența reparării, colectării, prelucrării, căutării și transmiterii informațiilor, fiabilitatea stocării acesteia, accesul la distanță, furnizarea de informații. la momentul potrivit, pe mediul potrivit si in forma dorita, tinand cont de cerintele psihologice si ergonomice. Acces deschis la resursele informaționale mondiale, trecerea la documentația electronică, stocarea și transmiterea documentelor, de ex. trecerea la modalități fundamental noi de organizare a informațiilor și de acces la aceasta, ridică probleme științifice și aplicative fundamental noi pentru managementul documentelor, știința arhivistică, știința documentară și alte discipline științifice care au ca obiect de studiu un document. Soluția lor necesită înțelegerea experienței istorice bogate a evoluției unui document ca purtător de informații, dezvoltarea muncii de birou, schimbarea mass-media și a tehnologiilor și formularea unor dependențe adecvate.

Subiectul cercetării este managementul documentelor în organizații. Managementul documentelor ca subiect de cercetare este o nouă categorie științifică. Cu toate acestea, se bazează pe experiența anterioară și pe fundamentul teoretic și metodologic al științei documentelor interne, care studiază în mod tradițional documentul, sistemele de documentare, procesele de documentare și organizarea muncii cu documente în management. Managementul documentației este considerat de noi ca o etapă integratoare și superioară în dezvoltarea unor concepte precum munca de birou și managementul documentelor.

„Managementul documentelor”, ca termen universal, are recunoaștere și distribuire internațională. Se referă la gestionarea creării, utilizării și stocării documentelor unei organizații în timpul acestora

ciclul de viață pe principiile economiei și eficienței, folosind noile tehnologii informaționale care asigură managementul calității în raport cu documentația ca resursă de management cu drepturi depline. Dacă muncii de birou i s-a atribuit rolul unei funcții de management tehnic, iar suportul de documentare a managementului a fost unul auxiliar, atunci managementului documentației într-o organizație i se atribuie rolul funcției principale de management.

Managementul documentației este considerat de noi în condițiile specifice de funcționare a organizațiilor. Totodată, o organizație este înțeleasă ca orice structură care corespunde conceptului juridic al unei organizații, indiferent de nivelul ierarhic al acesteia, de orientarea funcțională și de forma de proprietate.

Scopul cercetării tezei este de a rezolva problema științifică a managementului documentelor în contextul noilor tehnologii informaționale în organizații de diferite tipuri, de a forma conceptul și metodologia de gestionare a resurselor documentare pentru luarea deciziilor pe baza managementului informației în dezvoltarea istorică.

Obiectivele principale ale studiului:

analiza rolului informației în management și a structurii resurselor informaționale moderne în organizații;

studiul istoriei muncii casnice de birou și evoluția documentului ca bază a managementului modern al documentelor;

studiul specificului documentelor electronice;

dezvoltarea principiilor pentru crearea unui sistem de management al documentelor la nivel național și problemele suportului juridic al acestuia;

analiza managementului documentelor a tehnologiilor informaționale moderne și a sistemelor automate de suport pentru managementul documentelor;

studiul managementului informației ca bază metodologică pentru construirea unui sistem de management al documentelor într-o organizație.

Problemele automatizării de birou au fost considerate de noi în strânsă legătură cu informatizarea societății, care a început odată cu răspândirea calculatoarelor electronice și dezvoltarea sistemelor de control automatizate la începutul anilor 60-70 ai secolului XX. Problema managementului informației a apărut în practica occidentală la începutul anilor 1970; noi am luat acești ani ca punct de plecare pentru a lua în considerare.

Astfel, natura interdisciplinară a studiului a necesitat retrospecții istorice de profunzime variabilă, în funcție de cât de necesar a fost pentru scopurile acestei lucrări.

Ca ipoteză de lucru, am înaintat poziția că în Federația Rusă sunt necesare premisele pentru o largă

introducerea managementului documentelor în organizații pe baza metodologiei de management al informației, corespunzătoare nivelului de informatizare atins a țării și condițiilor socio-economice.

La baza metodologiei de cercetare a disertației se află o abordare realistă și cuprinzătoare a analizei dezvoltării managementului documentației, luarea în considerare a acesteia într-o manieră complexă și dinamică, luând în considerare totalitatea faptelor și respingerea unei viziuni ideologice asupra istoriei problema. Metodologia lucrării este o combinație creativă a diferitelor metode: științifice generale, metode ale altor științe și știința documentară propriu-zisă. Pentru rezolvarea sarcinilor stabilite s-au folosit metode tradiționale de cercetare: istorică, sistemică, comparații (studii comparative), structural-funcțională, de clasificare și modelare, statistică, precum și alte metode private.

Rolul cheie în această lucrare îl joacă metoda sistem ca direcție a cunoașterii științifice, care se bazează pe considerarea obiectelor ca sisteme, adică. dezvăluirea integrității obiectului, identificarea diferitelor tipuri de conexiuni din acesta și reunirea lor într-o singură imagine.

Sursa de bază a disertației. Ținând cont de dezvoltarea insuficientă a temei, la lucrarea tezei s-a folosit o gamă largă de surse, care pot fi împărțite în următoarele grupe principale: acte legislative și de guvernare privind informatizarea, arhivarea, gestionarea documentației, munca de birou și standardizarea. ; materiale normative și metodologice, standarde de stat; dicționare terminologice, literatură metodică; rapoarte științifice, materiale de cercetare stocate în fondul de referință și informare al OTsNTI VNIIDAD; documente de arhivă.

De interes este un grup de acte legislative și de reglementare, al căror studiu ne permite să urmărim evoluția reglementării de stat a muncii de birou.

În Rusia pre-revoluționară, o serie de acte juridice au fost în vigoare în mod constant, stabilind regulile de ordine și munca de birou colegială. Printre acestea, este necesar să se evidențieze Regulamentul general din 1720, care, pentru prima dată în istoria Rusiei, a plasat munca de birou pe un teren ferm al legii și i-a determinat principiile fundamentale timp de aproape două secole1.

În epoca sovietică, s-a acordat atenție și problemelor de documentare și execuția lor legislativă. Primele decrete ale guvernului sovietic privind munca de birou au fost de natura unor acte juridice disparate pe probleme de actualitate ale documentării acțiunilor manageriale. Ele se reflectă în colecțiile publicate de acte normative2.

Următorul grup de acte juridice utilizate în lucrare este legat de activitățile CN RCT al URSS și ale organelor sale subordonate pentru a îmbunătăți munca de birou în anii 1920 și începutul anilor 303.

Principalul act juridic care definește politica de stat modernă și drepturile cetățenilor ruși în domeniul schimbului de informații și documente este Constituția Federației Ruse, în care

1 Regulamente generale din 28 februarie 1720 // PSZ al Imperiului Rus. -T. VI. - nr. 3534; Instituții pentru conducerea provinciilor Imperiului All-Rusian // PSZ al Imperiului Rus. Sobr. Primul. - T. XX. - nr. 14392; Înființarea generală a ministerelor în 1811// PSZ al Imperiului Rus. - Colectie. Primul. - T. XXXI. - Nr 24686. „Culegere de legalizări şi ordine ale Guvernului Muncitoresc şi Ţărănesc al RSFSR (1918-1923).

Organizarea stiintifica a muncii, productiei si managementului: Culegere de documente si materiale 1918-1930. - M., 1969.

Principalele decrete și rezoluții ale guvernului sovietic privind arhivele în 1918-1982. - M.: Arhiva principală a URSS, 1985.

este scris: „Orice persoană are dreptul să caute, să primească, să transmită, să producă și să distribuie în mod liber informații în orice mod legal...” (partea 4, articolul 29).

În Federația Rusă, în elaborarea normelor constituționale, bazele politicii de stat în ceea ce privește informarea și documentarea sunt fixate la nivel legislativ. Actul de formare a sistemului în acest domeniu este Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”1. Acesta definește regimul juridic de documentare a informațiilor, proprietatea asupra documentelor individuale și a rețelelor individuale de documente în sistemele informaționale, categoriile de informații în funcție de nivelul de acces la acestea și procedura de protecție juridică a informațiilor. Legea stabilește și responsabilitatea autorităților publice, a organizațiilor și a funcționarilor acestora pentru încălcări atunci când lucrează cu informații documentate.

Un loc important într-o serie de acte legislative care reglementează munca cu documente îl ocupă legislația privind Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhive2. Acesta constă din Legislația de bază a Federației Ruse „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhivele” și legile relevante ale republicilor din Federația Rusă, alte acte juridice ale Federației Ruse și ale republicilor, precum și teritorii, regiuni, regiuni autonome, regiuni autonome, orașe Moscova și Sankt Petersburg. Fundamentele legislației reglementează formarea, organizarea depozitării, contabilitatea, utilizarea arhivelor și a fondurilor arhivistice și gestionarea acestora în vederea asigurării securității documentelor de arhivă și a utilizării deplină a acestora în interesul cetățenilor, al societății și al statului. Cu toate acestea, aceste acte legislative nu conțin reglementarea legală a problemelor muncii de birou.

În procesul de lucru s-a folosit și legislația străină (Belarus, Kârgâzstan, SUA, Uzbekistan, Germania, Cehia etc.).

„SZ RF. -1995. - Nr. 8. - Art. 609.

~ Ghidat™ de Congresul Deputaților Poporului din Federația Rusă și Consiliul Suprem al Federației Ruse. - 1993. - Nr. 33.

Surse importante de cercetare sunt materialele normative și metodologice și standardele de stat privind documentația, clasificatorii și listele de documente. În acest grup de surse, este necesar să se noteze toate edițiile Sistemului unificat de evidență de stat, sistemele unificate de documentare, regulile de funcționare a arhivelor de stat și departamentale, listele de documente care indică perioadele de păstrare, instrucțiunile de păstrare a evidenței, prospecte și descrieri ale sistemelor automate de gestionare a documentelor dezvoltate, standarde de stat ale URSS și Federației Ruse, standarde internaționale de documentare.

În procesul de pregătire a cercetării tezei au fost folosite numeroase publicații periodice: „Arhivele Interne”, „Buletinul Arhivistului”, „Conducerea Biroului”, „Afaceri Secretariat”, „Serviciul Personal”, alte reviste pe teme de specialitate și conexe, materiale. de conferințe științifice, seminarii și simpozioane. Au fost atrase și publicațiile revistelor științifice străine, în principal Records management guar-terly (SUA), Nachrichten fur Dokumentation, Der Archivar, Cogito (Germania).

Pe parcursul lucrării s-au folosit documente de arhivă pe tema studiului. Documentele de arhivă privind istoria formării și dezvoltării muncii de birou sovietice sunt de o importanță deosebită. Dintre acestea, merită evidențiate documentele CN RCT și ale Institutului de Tehnologie de Management, care au fost implicate în mod special în îmbunătățirea muncii de birou în anii 19201.

Principalele prevederi și concluzii ale disertației sunt direct legate de activitatea de cercetare a acestui profil al Institutului de Cercetare de Documentare și Arhivare al Serviciului Federal de Arhivă din Rusia și au găsit aplicații practice în dezvoltarea unui număr de cercetări. teme desfăşurate sub îndrumarea autorului, şi într-un complex de dezvoltare normativ-metodologică

1 GARF. F. R-374. Comisariatul Poporului al Inspectoratului Muncitoresc și Țărănesc al URSS; F. R-4084. Institutul de Stat pentru Tehnologia Controlului.

curent de institut.

Noutatea științifică și semnificația teoretică a lucrării sunt legate de lipsa cercetării științifice teoretice și aplicative fundamentale în domeniul managementului documentelor în organizațiile din știința documentelor autohtone.

Această lucrare este primul studiu sistematic caracterizat printr-o abordare interdisciplinară, utilizând metodologia istoriei și managementului informației, precum și tehnicile și metodele de management al documentelor, știința arhivistică și informatica. O trăsătură distinctivă a studiului este justificarea legală a soluțiilor propuse. Dizertația promovează în mod constant ideea că managementul documentelor în contextul managementului modern și al dezvoltării noilor tehnologii informaționale ar trebui să devină o nouă etapă în dezvoltarea suportului pentru managementul documentelor, a cărei caracteristică principală este recunoașterea unei resurse informaționale ca una dintre cele mai importante resurse pentru orice organizație. În teză, pentru prima dată în știința documentelor autohtone, sunt investigate problemele documentelor electronice și se arată locul acestora în sistemul de management al documentației, se propun măsuri care vizează extinderea domeniului juridic de reglementare a ciclului de viață al documentelor în managementul operațional. prin elaborarea unei legi a documentației, al cărei concept și conținut principal sunt prezentate în lucrarea de disertație. Au fost elaborate propuneri privind conținutul și mecanismul practic de implementare a politicii de stat care vizează eliminarea fenomenelor de criză în domeniul documentării și organizării muncii cu documente în management.

Teza de doctorat fundamenteaza aplicarea metodologiei de management al informatiei ca noua directie stiintifica in legatura cu managementul documentatiei.

Aprobarea lucrării. Principalele prevederi ale lucrării de disertație sunt expuse în publicații pe tema de cercetare, testate de autor în doc-

moduri și mesaje la o serie de conferințe științifice. Printre acestea se numără Conferința internațională științifică și practică anuală „Documentul în societatea informațională” (1993-1999), Conferința integrală rusească „NTI-95”, Conferința integrală rusă „Studii arhivistice și sursă de istorie națională: probleme ale Interacțiunea în stadiul actual” (1996, 1999). ), conferința științifică și practică „Document. Arhiva. Poveste. Modernitate” a Universității de Stat Ural (2000), conferințe ale Institutului de Istorie și Arhivă al Universității Umanitare de Stat Ruse, seminar metodologic al VNIIDAD, conferință științifică anuală a Institutului Internațional de Arhivare (1994-2000, Slovenia), conferințe științifice ale Societatea Germană de Documentare (1994 și 1997), Colocviul Internațional de Informare și Documentare (Germania, 1994), Forum Internațional pentru Documente Electronice (Bruxelles, 1997), Conferința panrusă „Problemele juridice ale societății informaționale” (1999).

Semnificația practică a lucrării. Materialul analitic mare utilizat în disertație, rezultatele studiului pot fi aplicate în realizarea de lucrări de generalizare și materiale didactice privind știința documentelor moderne, în alegerea unei metodologii pentru dezvoltarea și proiectarea sistemelor automate de management al documentelor în organizații sau informații reale. sisteme de management.

Materialele de disertație pot fi utilizate și în pregătirea cursurilor generale și speciale, în stabilirea subiectelor și metodelor lucrărilor semestriale și ale lucrărilor de diplomă în specialitățile management documentar.

Prevederile disertației au fost utilizate la crearea unui proiect al unei noi ediții a Sistemului de sprijinire a documentației de stat pentru management, a unui proiect de instrucțiuni standard pentru munca de birou a autorităților executive federale, în elaborarea de linii directoare, dicționare terminologice și un număr a lucrărilor de cercetare

în conformitate cu planul de cercetare al Serviciului Federal de Arhivă și subprogramul „Dezvoltarea afacerilor de arhivă în Federația Rusă în cadrul Programului țintă federal „Dezvoltarea și conservarea culturii și artei”, în implementarea proiectului „Crearea și dezvoltarea al unui Sistem Informaţional pentru Informaţii de Reglementare, Metodologice şi Juridice pentru Documentare şi Arhivare » Programul ştiinţific şi tehnic ţintă federal „Cercetare şi dezvoltare în domenii prioritare ale ştiinţei civile şi dezvoltării tehnologiei” pentru anii 1996-20001.

Scopul și obiectivele studiului au determinat alegerea structurii disertației. Lucrarea de disertație constă dintr-o introducere, cinci capitole și o concluzie, o listă de surse și referințe și anexe la disertație.

Primul capitol al tezei „Informația documentată ca resursă de management” explorează rolul informației în management, formarea infrastructurii informaționale a organizațiilor și problemele creării resurselor informaționale.

Reprezentanții diferitelor ramuri ale cunoașterii au abordări diferite ale definiției informației. Indiferent de aderarea la unul sau altul punct de vedere, tot mai mulți oameni de știință tind să recunoască informația ca o categorie fundamentală a științei în general, o categorie științifică generală2. Legea federală „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor” definește informația ca fiind informații despre persoane, obiecte, fapte, evenimente, fenomene și procese, indiferent de forma de prezentare a acestora. Conceptul de „informație” a intrat ferm în literatura de documentare și arhivă. Acest concept a fost studiat cel mai fundamental în lucrările lui V.N. Avtokratova, G.G. Vorobieva, T.V. Kuznetsova, K.I. Rudelson, A.N. Sokova și alți oameni de știință.

Conceptul de „proces informațional” este strâns legat de conceptul de „informație”. Procesul informațional este o combinație complexă a unui obiect, a unui subiect

1 stat contract Nr 205-19100 - P, manager proiect MB. Larin.

2 Ursul A.D. Calea către noosferă. - M: Luch, 1993. - S. 81.

și informații 1. Procesele informaționale cuprind trei etape principale: producerea (socializarea cunoștințelor), manipularea (prelucrarea, transformarea, stocarea, căutarea, distribuția, transmiterea, aducerea către consumator) și consumul (primirea, percepția, utilizarea) informațiilor.

Sistemele informaționale din literatura modernă sunt caracterizate ca agregate integrate, unitate artificială a metodelor și mijloacelor de distribuție, prelucrare analitică, acumulare, stocare, căutare și furnizare către consumatorii interesați a informațiilor necesare într-o formă și volum dat2. Aceste sisteme sunt concepute pentru a oferi suport orientat pentru rezolvarea problemelor manageriale.

Informația stă la baza managementului. Cu ajutorul acestuia, sunt implementate legături între subsistemele de gestionare și cele gestionate, între legăturile individuale ale organizațiilor. Informațiile utilizate în scopuri de management sunt clasificate după mai multe criterii, fiecare dintre acestea fiind esențial pentru formarea resurselor informaționale.

Informația are unele proprietăți comune pentru toate tipurile sale3. Principala proprietate a informației ar trebui considerată legătura sa inseparabilă cu un anumit sistem de auto-organizare. Alte proprietăți importante ale informațiilor sunt structurarea, sensul și valoarea. Valoarea informațiilor este exprimată în concepte precum conținutul, actualitatea, completitudinea, fiabilitatea, eficiența.

Informația la nivel global îndeplinește multe sarcini în viața societății, asigurând comunicarea între elementele sistemului social, păstrând și transferând cunoștințe, formând memoria omenirii. Este necesar să evidențiem rolul excepțional pe care îl joacă informația în organizații, deoarece cu ajutorul ei există o interacțiune eficientă între nivelurile ierarhiei manageriale, subiecții și obiectele acesteia.

1 Kovaychenko I.D. Metode de cercetare istorică. - M., 1987. - S. 109.

2 Raykov A.N. Unitatea spațiului juridic și informațional / NTI. - Ser. 1. Org. și metode de lucru informațional. - 1997. - Nr. 7. - S. 4.

Kulikovski L.F., Motov V.V. Fundamentele teoretice ale proceselor informaţionale. - M.: Mai sus. scoala, 1987.-S. 12.

Organizarea modernă este interpretată ca o formațiune complexă, complexă. Majoritatea organizațiilor sunt sisteme deschise, integrale, formate din numeroase părți interconectate, strâns împletite cu lumea exterioară. Fiecare organizație are un mediu intern și extern.

Sursele externe și interne de informații care afectează organizația formează mediul informațional al acesteia. Pe baza ei, în cursul activităților organizației, se naște o infrastructură informațională ca un sistem special de susținere a vieții care oferă utilizatorilor informații relevante. Informațiile documentate joacă un rol central în această infrastructură. Celelalte elemente ale sale sunt tehnologia informației și personalul informațional.

Infrastructura informațională a unei organizații este un sistem complex care combină informații structurate și nestructurate, procese informaționale care au loc în interacțiune cu mediul extern al organizației și acoperă fluxurile de informații, conceput pentru a combina toate nivelurile de management, inclusiv locurile de muncă, într-un mecanism eficient. pentru atingerea obiectivelor pe baza resurselor informaţionale create.organizaţii.

Atitudinea față de informație ca resursă înseamnă că, prin analogie cu alte resurse (finanțare, echipamente, materiale, tehnologii, personal), trebuie creat un mecanism de gestionare a resurselor informaționale, formate structuri adecvate și dezvoltate noi tehnologii. Una dintre caracteristicile importante ale unei resurse informaționale este calitatea acesteia, gradul de completitudine pentru a satisface nevoile totale de informații ale organizației.

Conform Legii federale „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”, resursele informaționale sunt înțelese ca documente individuale și rețele individuale de documente, documente și rețele de documente în sistemele informaționale (biblioteci, arhive, fonduri.

bănci de date, alte sisteme informatice)1. O condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în resursele informaționale este documentarea informațiilor. Astfel, documentul este baza primară a resurselor informaționale. În același timp, în opinia noastră, resursa informațională ar trebui să includă informații despre mass-media care nu au statut de document oficial.

Informațiile documentate umple partea principală a fluxurilor de documente și a resurselor de informații ale organizațiilor. După cum notează în acest sens omul de știință german T. Seeger, „documentele formează o „materie primă” pentru extragerea datelor documentare care, ca urmare a activităților de informare, ajung la utilizatori”2.

Informațiile documentate reprezintă baza fundamentală a resursei informaționale a oricărei organizații. Aceste informații sunt utilizate în principal în management. Documentarea informațiilor vă permite să le fixați pe un anumit mediu, să îi acordați forma organizatorică necesară, să certificați autenticitatea și forța legală a acesteia, să furnizați detaliile necesare pentru identificarea lor în scopul căutării și utilizării lor, precum și să oferiți suport complet de informații pentru procesele de management și acumularea unei resurse informaționale în vederea dezvoltării organizării și păstrării memoriei individuale a acesteia în timp și spațiu. Pe baza acestui fapt, studiul documentului ca formă de organizare și prezentare a informațiilor în procesele de management are o mare importanță științifică și practică independentă.

Al doilea capitol „Unele probleme ale evoluției unui document de gestiune” discută despre dezvoltarea termenului „document”, caracteristicile documentației de gestiune și un nou subiect pentru managementul documentelor - un document electronic.

1 Legea federală din 20 februarie 1995 nr. 24-FZ „Cu privire la informare, informare și protecția informațiilor” // SZ RF. - 1995. - Nr. 8. - Art. 609. „Grondlagen der praktischen Information und Documentation. Op. cit. - Vol. 1. - P. 4.

Istoria unui document și a documentației ca set de documente interconectate prin conexiuni logice formale este unul dintre cele mai interesante subiecte din știința documentelor și nu a fost încă suficient studiat. Istoria ne permite să urmărim evoluția documentului și relația acestuia cu schimbările socio-politice și economice din societate. Printre principalele caracteristici ale procesului de evoluție a documentelor se numără apariția, schimbarea, conservarea și transformarea formelor documentelor, modificarea ponderii diferitelor tipuri de documente în procesele sociale și manageriale, impactul noilor tehnologii asupra documentului, precum și ca stabilitatea principalelor funcţii ale documentului: stocarea (fixarea) informaţiilor şi ulterior transmiterea acesteia în timp şi spaţiu. Se poate concluziona că documentele și documentele apar în legătură cu nevoile sociale ale unei persoane și sarcinile statului. Orice document are o funcție corespunzătoare sau o combinație a acestora, datorită scopului creării documentului.

Din păcate, până în prezent, nu există o unitate în înțelegerea termenului „document” în rândul specialiștilor din domeniul managementului documentelor, al arhivării și al biblioteconomiei, în ciuda existenței unui număr de definiții legislative și găzduite. În același timp, o astfel de definiție este necesară pentru dezvoltarea teoriei științei documentelor și a științei arhivistice și pentru îmbunătățirea metodologiei de lucru cu documente.

Conceptul de „document” este folosit în multe domenii ale cunoașterii și este asociat cu subiectul cercetării lor. Știința evidenței consideră un document ca instrument de management sau de stocare arhivă și, în acest sens, studiază funcțiile și rolul acestuia în dezvoltarea istorică; arhivarea, studiile surselor, sociologia consideră documentul ca un purtător de informații despre trecut sau prezent.

Managementul înregistrărilor distinge trei componente principale în dezvăluirea termenului „document”:

1) un document este un obiect material;

2) un document - un purtător de informații;

3) document - informație documentată.

Cea mai frecventă este desemnarea unui document ca obiect material, cu informații înregistrate pe acesta sub formă de text, înregistrare sonoră sau imagine, destinat transmiterii în timp și spațiu pentru depozitare și uz public.

Recent, a existat un transfer de încărcare semantică în definirea unui document de la o componentă materială la una informațională. Introducerea în practică pe cale legislativă a conceptului de „informație documentată (document)”, conform V.A. Kopylov, se bazează pe unitatea duală a informației (informații) și a unui purtător material (sub formă de simboluri, semne, litere, valuri etc.). Ca urmare a documentării, are loc, parcă, materializarea și reificarea informațiilor.

Lucrarea concluzionează că conceptul de „document” se bazează pe trei componente principale: informația, purtător material de informații și fixarea informațiilor cu posibilitatea identificării acesteia prin detalii. Posibilitatea de a identifica informațiile înregistrate distinge fundamental un document de alți purtători de informații. Este deosebit de importantă introducerea conceptului de identificare a documentelor în definiția termenului din punctul de vedere al aplicării acestuia în activitățile de management și arhivare.

Astfel, ca urmare a evoluției, conceptul de document ajunge la interpretarea sa oficială modernă, consacrat în GOST R 51141-98: „informația documentată (documentul) este informații înregistrate pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acesteia” 3.

1 Legea federală din 29 decembrie 1994 nr. 77-FZ „Cu privire la depozitul legal de documente” // SZ RF. - 1995. - Nr. 1. - Art. unu.

1 Kopylov V.A. Informația ca obiect al reglementării legale // NTI. - Ser. 1. Organizarea și metodologia muncii informaționale / VINITI. - M, 1996. - Nr 8. - P. 2. 3 GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. --M.: Editura de standarde, 1998.

Documentele sunt utilizate în diverse medii socio-culturale, dintre care unul este managementul sau activitățile de management. Astfel de documente se numesc documente de management. În limbajul managementului documentației, documentația de management este un sistem de documentare care asigură procese de management în societate. Nevoile managementului formează seturile corespunzătoare de documente.

Documentele de management se disting prin stabilitatea trăsăturilor formale și interconectarea diferitelor tipuri de documente, care este determinată de factori: natura managementului (ierarhia și subordonarea instituțiilor și funcționarilor, împărțirea competențelor și atribuțiilor), natura ciclică a procesul de management (continuitate, periodicitate, repetare a acțiunilor de management).

Scopul practic al unui act de management presupune formarea unui document de tip strict definit și conținut corespunzător, care este întărit de unificarea și standardizarea documentelor2.

Pentru a înțelege evoluția unui document, este important să studiem problema funcțiilor acestuia. Presupunând că funcția unui document este scopul propus, acestea le disting de obicei pe cele principale: informaționale, sociale, comunicative, culturale și speciale: sursă managerială, juridică, contabilă, istorică3. Documentul de management are, fără îndoială, funcțiile de fixare, stocare și transmitere a informațiilor care implementează procesele de management. În domeniul managementului, documentul acţionează ca un instrument, mijloc sau modalitate de implementare a proceselor de management4. Aceasta este funcția principală a documentului de management, iar toate celelalte caracteristici ale acestuia sunt proprietăți sau factori care permit managementul

1 Banasyukevich V.D. Documentație de management ca sursă istorică (pe materialele Ministerului Industriei Cărbunelui al URSS pentru anii 1971-1975): Avgoref. teza .... candidat la stiinte: 25.05.02 / MGIAI. - M., 1977. - S. 21.

2 Teoria și practica arhivării în URSS / MGIAI. - M., 1980. - S. 68.

3 Organizarea muncii cu documente: Manual. - M.: Infra, 1998. - S. 66.

4 Banasyukevich V.D. Funcțiile documentelor de gestiune // Probleme terminologice în domeniul științei și arhivării documentelor: Rezumate de rapoarte pentru un seminar teoretic / VNIIDAD. - M., 1973. - S. 69.

document pentru a-și îndeplini funcția principală.

Nu mai puțin importantă pentru documentația de management este problema purtătorului de informații, care suferă modificări pe măsură ce evoluția istorică progresează. Progresul științific și tehnologic a dus la apariția așa-numitei documentații electronice. Specificul acestuia constă în faptul că o persoană nu poate percepe un document electronic în forma fizică în care este fixat pe transportator.

În plus, documentele electronice depind direct de tehnologia informației, care are o tendință ireversibilă de a se modifica și de a deveni învechite pe măsură ce progresul științific și tehnologic în domeniul tehnologiei și software-ului. În acest sens, există un risc mare de a pierde accesul la astfel de documente după o anumită perioadă de timp.

În ciuda utilizării pe scară largă a termenului „document electronic” în literatură și practică, definiția acestuia nu a fost încă stabilită. Din practica arhivistilor europeni rezultă că ei nu evidențiază un concept special de „document electronic” în știința arhivistică. Așa că, de exemplu, K. Hannigan subliniază în mod direct faptul că, la alcătuirea analizei corespunzătoare, aproape toate țările UE chestionate au răspuns la întrebarea despre documentele electronice că legile lor privind arhivele sunt valabile pentru toate tipurile de documente de arhivă, indiferent de suport. o lucrare recent publicată a specialiștilor în sistemele informaționale corporative, se remarcă, de asemenea, că un document electronic este „un document al cărui suport este un suport electronic - un disc magnetic, bandă magnetică, CD etc.”2.

În opinia noastră, în conceptul de document electronic pot fi distinse trei componente binecunoscute: informații fixe, transportator,

1 A se vedea: Hannigan K. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - Forumuri. - Bruxelles, 1996. - S. 227-

" Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice în

rețele corporative. - M., 1999. - S. 266.

detalii de identificare, care nu depășesc definiția existentă a unui document1. :

Se pare că astăzi ar trebui tratate documentele „electronice” la fel ca și alte documente tehnotronice, ținând cont de specificul purtătorului de informații din regulile și instrucțiunile actuale. Această abordare facilitează problemele ulterioare ale procesării arhivistice a „documentelor electronice”: formate și standarde de înregistrare, software și hardware, migrarea informațiilor etc.

Cu toate acestea, principala problemă a documentelor electronice este acordarea de forță juridică. Înainte de adoptarea Legii federale „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”, problemele forței juridice a documentelor pe un suport de mașină și mashinogramă au fost reglementate de GOST 6.10.4-84, care stabilea cerințe pentru compoziția și conținutul detaliilor care dau forță juridică acestor documente, precum și procedura de efectuare a modificărilor acestor documente. În prezent, multe prevederi ale GOST necesită revizuire din punctul de vedere al arhivării moderne."

În conformitate cu Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”, la stocarea, prelucrarea și transmiterea documentelor folosind sisteme de informații și telecomunicații, fiabilitatea informațiilor poate fi confirmată printr-o semnătură digitală electronică, precum și prin criptare, crearea a unui sistem fiabil de protecție împotriva accesului neautorizat la documente datorită construirii unui sistem de delimitare a drepturilor de acces la informații la diferite niveluri ale ierarhiei aparatului administrativ4.

„A se vedea: Bachilo I.L. Aspecte juridice ale documentării în condiţiile de informatizare/Decret. cit. - P. 13.

: GOST 6.10.4-84 „USD. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașini create prin tehnologia computerizată. Prevederi de bază „- M.: Editura de standarde, 1984.

3 Vezi: Probleme de documentare și arhivare a documentelor electronice. Revizuire analitică / VNIIDAD. - M., 1999. - SIF OTSNTI VNIIDAD, Nr. 10438.

4 Klimenko SV, Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Decret. op. - S. 46.

În opinia noastră, atunci când rezolvăm problema unui document electronic, în primul rând, ar trebui să se bazeze pe conceptul generic de bază de „document”. Tipul de purtător de informații, tehnica și tehnologia de identificare a autenticității informațiilor se schimbă. Un document electronic poate avea statutul juridic corespunzător, ca un document pe hârtie, dacă se realizează garanții de autenticitate și invarianță a conținutului informațiilor înregistrate, dacă conținutul documentului este întocmit în conformitate cu legile, standardele și standardele aplicabile. reguli, inclusiv toate detaliile necesare ale documentului.

În același timp, apariția unui document electronic pune o serie de probleme specialiștilor în documente și arhivistilor care necesită o întreagă gamă de cercetări științifice, instruire, completări la recomandări metodologice, reguli și instrucțiuni, ridică problema trecerii la menținerea în organizațiile o parte din documentația de mică valoare pentru stocarea arhivă în formă electronică.

Al treilea capitol „De la munca de birou la managementul documentelor” se ocupă de dezvoltarea sistemelor de birou, suportul lor juridic și organizatoric într-un context istoric.

Acest aspect al problemei a fost cel mai studiat de știința documentelor naționale. Unele prevederi ies în evidență pentru atingerea obiectivelor disertației.

Munca de birou casnică, care a apărut în timpul formării statului centralizat rus, a parcurs un drum istoric lung. S-a dezvoltat odată cu statul, ale cărui nevoi le-a servit timp de aproape șase secole și s-a schimbat odată cu transformarea statalității ruse. Reformele politice, sociale și economice ale statului au determinat schimbări corespunzătoare în sistemul de birouri. În conformitate cu acestea, se pot distinge trei etape principale în dezvoltarea muncii de birou: pre-revoluționară, sovietică și modernă.

În prima etapă, munca de birou apare ca o funcție tehnică a managementului și este reglementată în principal de tradițiile și experiența muncii de birou.

personal de producție 1. Odată cu adoptarea Regulamentului General, munca de birou devine pe bază legislativă, capătă forme și tehnologii de lucru uniforme. Odată cu dezvoltarea sistemului de management, munca de birou acoperă toate segmentele mari ale activităților de management și se transformă într-o sferă profesională independentă de activitate a aparatului de stat. Eficiența ridicată a Reglementărilor generale a făcut posibilă utilizarea principalelor sale prevederi timp de aproape două secole, timp în care reformele ulterioare ale administrației publice au adus doar modificări parțiale sistemului de evidență2.

Astfel, în prima etapă a dezvoltării sale, munca de birou a trecut de la cele mai simple forme de documentare a acțiunilor manageriale la un sistem de muncă uniformă de birou de stat, de la obiceiuri și tradiții la reglementare bazată pe legislație. Având originea ca activitate tehnică auxiliară, munca de birou a ocupat treptat un loc semnificativ în activitatea aparatului administrativ și a început să determine nivelul și calitatea managementului.

În etapa inițială a dezvoltării muncii de birou sovietice, fostul cadru legislativ a fost eliminat, ceea ce a condus la eliminarea cerințelor uniforme pentru munca de birou de către stat. Reglementarea muncii de birou s-a mutat la nivel departamental, iar îmbunătățirea acesteia a devenit sarcina CN RCT al URSS și a rețelei de organe subordonate acestuia, inclusiv a Institutului de Tehnologie de Management3. În perioada anilor 1920 s-a dovedit a fi principiul raționalizării, susținut de organele RKI, ceea ce a dus la o întreagă gamă de reforme a muncii de birou, bazate în principal pe experiența străină.

1 deputat Iliușenko. Istoria muncii de birou în Rusia pre-revoluționară / RGTU. - M., 1993. -S.22-23.

2 Medushevsky A.N. Stabilirea absolutismului în Rusia. - M.: Text, 1994, - p. 54.

3 Kuznetsova T.V. Activități ale Comisiei Centrale de Control-NK a RCT pentru îmbunătățirea activității aparatului administrativ // Statalitatea rusă: tradiții, continuitate, perspective / RSUH. - M.. 1999. - S. 147-151.

Nepregătirea acestor reforme a determinat lichidarea organizațiilor științifice implicate în ele la începutul anilor 1930. Drept urmare, cea mai bogată experiență teoretică și practică în reformarea muncii de birou a rămas nerevendicată timp de aproape patruzeci de ani.

În anii 1930, munca de birou a devenit sfera de activitate a organelor de conducere arhivistice, care, în baza sarcinilor de conservare a documentelor pentru arhive, au oferit îndrumări metodologice pentru „înființarea părții documentare a muncii de birou”. Organismele de arhivă, s-au dovedit a fi succesoare ale organismelor RFL în materie de îmbunătățire a muncii de birou, au schimbat direcția principală de raționalizare. Dacă CN RCT a considerat îmbunătățirea muncii de birou ca un mijloc de creștere a eficienței managementului, atunci autoritățile arhivistice au considerat munca de birou ca un mijloc de asigurare a achiziției de arhive cu complexe documentare cu drepturi depline.

Această contradicție metodologică a fost în mare măsură depășită în anii 1970 prin dezvoltarea Sistemului Unificat de Management al Arhivelor de Stat (EGSD), deschiderea Facultății de Management al Arhivelor de Stat la MGIAI și crearea VNIIDAD. Din acest moment, sarcinile de arhivă și cele manageriale sunt evaluate ca fiind egale și rezultate. USSD a luat în considerare realizările progresului științific și tehnologic și a găsit o aplicație practică pe scară largă.” În contextul pătrunderii active în domeniul managementului tehnologiei de calcul electronice și al metodelor moderne de management în anii 1970, rolul muncii de birou se schimbă, se trece treptat la o etapă superioară a dezvoltării sale - suport pentru managementul documentaţiei.

Astfel, până la sfârșitul perioadei sovietice de dezvoltare, munca de birou a crescut la un nivel superior - suport documentar pentru management, a fost reglementată de USSD și modificările sale, standarde de stat și prevăzute cu organizare și metodologie.

1 Sistem unificat de evidență de stat (dispoziții de bază). - M: Arhiva principală a URSS, 1974.

de către Administrația principală de arhivă din subordinea Consiliului de Miniștri al URSS și a organelor sale subordonate, dotate cu competențele corespunzătoare.

Etapa actuală în dezvoltarea muncii de birou este strâns legată de formarea unui nou stat rusesc, axat pe crearea unui stat juridic democratic. Rusia post-sovietică nu a anulat documentele normative anterioare în domeniul muncii de birou, asigurând astfel continuitatea istorică și păstrând baza pentru elaborarea ulterioară a regulilor. Într-un stat de drept, legea reglementează toate relațiile care sunt de mare importanță pentru subiectele și obiectele de drept.În dezvoltarea normelor constituționale, legislația rusă a consolidat bazele politicii de stat în ceea ce privește informarea și documentarea pe baza Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” și Fundamentele legislației „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhive” ca o parte importantă a resursei de informații a țării. Au rămas însă practic nerezolvate problemele legate de funcționarea documentelor în procesul îndeplinirii sarcinilor de suport documentar al proceselor de management din organizații, cu alte cuvinte, legislația actuală nu se aplică sferei muncii de birou.

În acest sens, capitolul fundamentează necesitatea elaborării unei legi „Cu privire la documentare” (se propune conceptul acesteia) și a unui set de statut. Legea ar trebui să devină un cadru de reglementare fundamental care nu numai că va rezolva multe probleme controversate ale schimbului de informații și documentație între organizații, ci și, într-o anumită măsură, să determine direcțiile și perspectivele de dezvoltare a automatizării managementului documentației,

Legislația sferei de lucru cu documente și promovarea informației printre principalele resurse de management și producție

„Bachilo I.L. Probleme juridice moderne ale documentării informaţiei // Documentarea în societatea informaţională: munca electronică de birou şi arhiva electronică / VNIIDAD. - M, 2000. - P. 8.

managementul, precum și o schimbare a metodelor de management, a creat recent premisele unei tranziții la scară națională de la înțelegerea muncii cu documentația ca funcție de susținere la managementul documentelor ca principală funcție de management a oricărei organizații. O astfel de tranziție se datorează nu numai prezenței în Rusia a premiselor necesare, ci și experienței mondiale, care în contextul globalizării proceselor informaționale va avea un sens pozitiv pentru Rusia.

Al patrulea capitol „Probleme de automatizare a managementului documentelor” tratează automatizarea muncii de birou și gestionarea documentației.

Prima încercare la un astfel de studiu a fost făcută de noi în 1982, când a fost rezumată experiența acumulată în automatizarea suportului pentru managementul documentar.De atunci, această problemă nu a fost luată în considerare în mod cuprinzător în literatura documentară.rezolvarea problemelor conceptuale ale cercetării și dezvoltării promițătoare. in aceasta zona.

Etapa inițială a automatizării biroului este strâns legată de dezvoltarea sistemelor de control automatizate în anii 1970. La început, automatizarea a afectat anumite sarcini de suport documentar pentru management (înregistrarea documentelor, controlul execuției etc.), iar apoi, pe măsură ce s-a acumulat experiența practică, studiul științific s-a aprofundat și progresul științific și tehnologic a început să se răspândească la suport documentar ca un întreg.

Dezvoltarea sistemelor automatizate a fost un factor pentru știința documentelor autohtone care a stimulat extinderea cercetării în managementul documentelor și integrarea cu domenii conexe de cunoaștere: informatica și știința documentarismului. Apariția noilor medii, modalități de a scrie, de a citi, de a stoca și de a căuta informații au servit drept imbold pentru

1 Vezi: Larin M.V., Mingalev B.C. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management / MGIAI. - M., 1982.

dezvoltarea de noi direcţii de activitate ştiinţifică. Rezultatele cercetării științifice și experiența practică acumulată au stat la baza ideii de dezvoltare a unui sistem automatizat tipic de documentare a managementului. Ca urmare, până la sfârșitul anilor 80, a fost creat un proiect de sistem recomandat pentru implementare. Acest proiect a acoperit toate aspectele organizatorice și tehnologice ale lucrului cu documente bazate pe utilizarea integrată a tehnologiei organizaționale și informatice.

De-a lungul primelor două decenii de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar, știința documentelor domestice a demonstrat un nivel ridicat de pregătire teoretică și metodologică pentru rezolvarea celor mai complexe probleme interdisciplinare, ceea ce a făcut posibilă depășirea rapidă a drumului de la metodele manuale de lucru cu documente la construcție. proiecte de mari sisteme documentare. Introducerea lor în practică a fost însă îngreunată de lipsa tehnologiei informatice și a noilor tehnologii informaționale corespunzătoare nivelului mondial.

În condiții moderne, tendința de automatizare a muncii cu documente continuă să se consolideze. Dacă în perioada anterioară dezvoltarea centralizată a soluţiilor standard în acest domeniu a fost metodologia automatizării, atunci în anii '90 a avut loc crearea unei pieţe pentru sistemele automatizate de management al documentelor, diversă atât ca ideologie, cât şi ca setul de tehnologii informaţionale utilizate2.

Tehnologiile individuale standard și bine stabilite în aceste condiții servesc drept verigi principale în sistemele automate de gestionare a documentelor. Tehnologiile moderne de gestionare a documentelor fac posibilă punerea în practică a unui sistem de metode și metode de colectare, transmitere, acumulare, prelucrare, stocare, prezentare și utilizare.

1 Banasyukevich VD, Zonov V.M. Sistem tipic de suport documentar al aparatului central al ministerelor și departamentelor // Arhivele sovietice. - 1986. - Nr. 4; Arhiva VNIIDAD, - 1990. - Cauza Nr. 06-09.--L. 13-19.

„Chereshkin D.S., Smolyan G.S. Despre strategia de tranziție a Rusiei la societatea informațională // Probleme de informatizare. - 1999. - Nr. 3. - p. 4; Borzo Zh. Piața IT din Rusia în 1999 // Computenvorld. - 1999. - Nr. 7.- S. 1.7.

informațiile conținute în documente bazate pe o varietate de mijloace tehnice care sunt în mod constant îmbunătățite în cursul progresului științific și tehnologic.„La utilizarea tehnologiilor individuale și a dispozitivelor tehnice în managementul documentelor, trebuie să se acorde atenție consecințelor specifice ale aplicării lor.

Combinația de tehnologii informaționale individuale într-un sistem face posibilă construirea de sisteme automate de gestionare a documentelor (ADMS) în organizații. În general, ASUD, în ceea ce privește completitudinea acoperirii, tehnologiile de prelucrare a informațiilor pot fi autonome, aplicate și complexe. Tipul de sistem de control automat este determinat de esența ideologiei utilizate (client-server, intranet, workflow, groupware etc.), precum și de orientarea către tradițiile existente de lucru de birou sau spre utilizarea unor soluții fundamental noi.

În ciuda abundenței ASUD pe piața informațională, problemele de selecție, evaluare și clasificare a acestora nu au fost rezolvate. Capitolul oferă o justificare pentru împărțirea ASUD-ului în trei clase în funcție de funcționalitatea lor și formulează cerințe generale pentru acestea.

În primul rând, ASUD trebuie să îndeplinească în totalitate toate sarcinile de suport documentar al managementului: pregătirea documentelor, înregistrarea, controlul execuției, căutarea documentelor, stocarea acestora și lucrări de referință pe o serie de documente. Sistemul ar trebui să fie construit pe principii metodologice uniforme, soluții software, hardware și tehnologice și în cadrul condițiilor organizatorice și legale actuale sub forma legislației interne, standardelor de stat, instrucțiunilor și cerințelor. ASUD ar trebui să asigure utilizarea deplină (integrarea) a resursei de informații acumulate și să implementeze principiul unei intrări unice de informații și al utilizării sale multiple. Sistemul ar trebui, de asemenea, să ajute administratorii să aleagă rutele pentru deplasarea documentelor în cadrul organizației, oferind cele necesare

1 Organizarea muncii cu documente. - M.: Infra, 1998. - S. 335-336.

gradul de protecție a informațiilor împotriva accesului neautorizat. Sistemul de control automatizat în condiții moderne ar trebui să se poată extinde prin anumite componente (numărul de dispozitive și tehnologii tehnice, numărul de documente, cantitatea de informații, numărul de utilizatori) și să se poată adapta în limite rezonabile la schimbarea utilizatorului cerințe.

Pentru a selecta tipul de sistem automat de gestionare a documentelor, este necesar să se elaboreze o metodologie adecvată. Lucrarea propune metode de selectare a unui grup de parametri ASUD și de evaluare cantitativă și calitativă a acestora. Aplicarea acestei metodologii ar trebui completată de un sistem de certificare de stat a sistemelor automate de management al documentelor.

În al cincilea capitol „Metodologia managementului informației în managementul documentelor” se remarcă faptul că apariția managementului informației ca disciplină științifică este un tipar cauzat de cel puțin două motive globale majore:

formarea societății informaționale a condus la necesitatea unui management practic care să țină cont de impactul acestuia asupra activităților și dezvoltării oricărei organizații;

recunoaşterea informaţiei ca cea mai importantă resursă de management a impus crearea unei teorii ştiinţifice adecvate a funcţionării acesteia.

Managementul informației, care a apărut ca parte a teoriei managementului, a căpătat rapid un sens complet independent și a luat forma ca o direcție științifică promițătoare în era societății informaționale.

O analiză a literaturii indică faptul că o teorie coerentă și cuprinzătoare a problemei nu a fost încă formată1. Conceptul de management al informației combină următoarele abordări:

„Perel I.S., Slavin V.N. Activitatea informațională în străinătate și problemele managementului informațional. - M, 1992. - S. 42-43; Yanovsky AM Managementul informației în afaceri // NTI. Ser. 1. Org. și metodologia muncii informaționale. - 1997. - Nr. 2. - P. 7;Decretul MN Kostomarov op. - P. 57 etc.

economic, având în vedere aspectele atragerii de noi informații documentate pe baza considerațiilor de utilitate și costuri financiare;

analitice, bazate pe analiza nevoilor utilizatorilor de informații și comunicații;

organizatorice, luând în considerare tehnologiile informaționale în influența lor asupra aspectelor organizaționale;

sistemică, având în vedere prelucrarea informațiilor pe baza unui proces holistic, orientat spre sistem, atotcuprinzător de prelucrare a informațiilor într-o organizație și acordând o atenție deosebită optimizării canalelor de comunicare, informațiilor, resurselor materiale și altor costuri, metode de lucru .

În literatura de specialitate despre teoria și practica managementului informației sunt identificate trei domenii de aplicare a acestuia. Prima se referă la managementul informaţiei în termeni de integrare conştientă şi intenţionată a „informaţiei” în procesul de muncă modern; în acest caz, informaţia este înţeleasă ca o resursă decisivă a întreprinderii, ca factor de competitivitate şi bază pentru raţionalizarea modului de acţiune.

A doua temă se extinde la dezvoltarea tehnologiilor speciale de prelucrare, prelucrare și acumulare a informațiilor și cunoștințelor (metodologia informației)1.

Al treilea domeniu se referă la utilizarea tehnologiilor informației și comunicațiilor și potențialul acestora, ținând cont de domeniile de mai sus.

Ce aduce conceptul de management al informației în managementul documentelor? Odată cu apariția în perioada de tranziție de la o societate industrială la o societate informațională, apar noi oportunități pentru o restructurare radicală a managementului într-o organizație la nivel macro.

1 A se vedea: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Documentation. - Buder M., Rehfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Documentation. Decret, op. - T. 1. - S. 1-8.

Schimbările la nivel macro implică schimbări la nivel micro, care sunt urmărite în procesul de trecere de la tipul clasic de organizare la organizarea orientată spre informare. P. Drucker scria despre acest lucru în urmă cu câțiva ani: „Întreprinderea viitorului nu atât de îndepărtat nu va mai fi ceea ce eu numesc o organizație bazată pe informații. Întreprinderile, și mai ales cele mari, cu greu au altă șansă decât să devină orientate către informație”1.

Relația dintre managementul informațiilor și managementul documentelor este următoarea. Una dintre principalele surse de informare din organizație sunt cazurile și documentele legate de activitățile organizației. Sistemul de suport documentar pentru managementul unei organizații este supus unei presiuni enorme din partea noilor tehnologii informaționale. Presiunea se exprimă în necesitatea revizuirii esenței sintactice, semantice și pragmatice a documentului și a realizării transformărilor structurale și funcționale ale însuși sistemul de suport documentar al conducerii organizațiilor. Complexitatea este exacerbată de necesitatea unei transformări evolutive a metodei tradiționale de lucru cu documentele într-un sistem axat pe noile tehnologii informaționale.

Managementul informației într-o organizație îndeplinește sarcini strategice, operaționale și administrative. Sarcinile strategice includ: crearea infrastructurii informaționale a organizației și managementul tehnologiei informației. Sarcinile operaționale și administrative sunt mai restrânse și mai subordonate2.

Sarcina principală a managementului informației este suportul informațional pentru principalele activități ale organizației. Sarcina managementului informaţiei din acest punct de vedere trebuie privită în faptul că

"Drucker P.P. Das Zeitalter der Dirigenten. - Manager Magazin, 1988. H. 7. - S. 102." cm. Grudowskj S. Begriffsverstandnis "Managementul informațiilor" als Sichtwort Informații și documentații. Nachrichten fiir Documentație. - 1996. - Nr. 6. - S. 351-360: Yanovsky A.M. Decret. op. - p. 8.

să integreze structurile informaționale individuale ale sistemului (documente, fișiere, tehnologii) create de angajați pe baza unui program de căutare unificator și pe baza ofertelor prin internet și a marketingului corespunzător al resurselor informaționale utilizate.

Pentru managementul informației, problema este de a procesa „produsul de masă” divers oferit pe piața informațională în informații relevante pentru acțiuni. Prin urmare, doar resursele externe nu sunt suficiente. Mai importantă este trecerea de la cunoștințele externe la cunoștințele relevante pentru deciziile interne. Astfel, ar trebui dezvoltate sisteme informatice, cu ajutorul cărora să fie posibilă pregătirea, stocarea și crearea condițiilor pentru implementarea cu drepturi depline a informațiilor primite.

Pe baza conceptului general de management, se poate observa că managementul informaţiei rezolvă problemele de planificare, dirijare, control şi organizare a suportului documentar pentru conducerea unei organizaţii după anumite criterii ţintă. Managementul informației are, așadar, sarcina și scopul - de a sprijini acțiunile organizatorice și informaționale coordonate ale membrilor organizației.

Următoarea sarcină a managementului informației este alegerea formelor raționale de comunicare, tehnologie și tehnologia informației, precum și caracteristicile resurselor informaționale necesare atingerii obiectivelor organizației.

Un exemplu de implementare a acestei abordări este sistemul automat de informare și comunicare (ICS) al Consiliului Federației al Adunării Federale a Federației Ruse. Introducerea ICS face posibilă asigurarea activității efective a deputaților, automatizarea fluxului de lucru și comunicarea cu lumea exterioară prin modemuri și e-mail2.

1 Zahn E., Ruttler M. Ganzheitliches Informatiorimanagement - Informationmanagement. - Stuttgart, 1990. -S. 9.

2 Nikitov V., Orlov E. Decret. op. - S. 10.

Diferența fundamentală dintre managementul informațiilor și managementul documentelor, suportul pentru managementul documentelor și dintr-un sistem automat de lucru de birou în sensul larg al cuvântului este că un specialist în organizație, angajat, manager nu sunt doar consumatori cărora li se furnizează informații, ci participanți direcți la procesul informaţional, cele mai importante structuri componente ale managementului informaţiei.

Implementarea practică a proceselor de comunicare în aparatul de management se realizează de către instituțiile (serviciile) de management al informațiilor sub forma organizării circulației documentelor, comunicări fără documente, circulație a fluxurilor de documente în cadrul sistemului intern de management al informației, funcționarea sistemelor informaționale. și rețele1.

Munca tradițională de birou, sistemele de suport pentru documente mai avansate, sistemele automate de gestionare a documentelor și alte sisteme automate de procesare a informațiilor, mijloacele tehnice de prelucrare a informațiilor sunt combinate într-un singur sistem pe o bază metodologică comună sub o singură conducere. Cu alte cuvinte, experiența de gestionare a înregistrărilor este integrată cu capacitățile de inginerie și tehnologie. În acest caz, o componentă separată a managementului informației este susținută de o structură organizatorică adecvată.

O analiză a literaturii occidentale moderne arată că structura organizațională a managementului informației în organizații capătă propria formă specifică în fiecare caz individual. Totodată, conform conceptelor teoretice predominante, se pot distinge trei tipuri principale de structură de management al informaţiei: orientată funcţional, orientată spre produs şi orientată spre piaţă2.

Structurile organizaționale de management al informațiilor sunt concepute pentru a reuni managementul de vârf, specialiști, manageri, furnizori

1 Kostomarov M.N. Comunicarea ca mediu de implementare a funcțiilor de management al informațiilor // Afaceri de secretariat. - 1998. - Nr. 4. - P. 58. „Vezi: Wolfram G. Op. cit. - P. 262.

kov informația și împărțirea propriu-zisă a managementului informațiilor și, prin urmare, creează premisele pentru managementul documentelor la scară organizațională bazată pe abordări metodologice moderne, soluții organizaționale și tehnologice.

În concluzie, sunt rezumate principalele rezultate ale studiului.

Concluzia principală care decurge din conținutul lucrării este următoarea: formele și metodele stabilite de lucru cu documentația în organizații în cadrul muncii tradiționale de birou și gestionării documentației nu îndeplinesc condițiile moderne și conduc la o restrângere a resurselor pentru completarea Fondului de arhivă al Federației Ruse. Informatizarea globală a societății, utilizarea pe scară largă a noilor tehnologii informaționale și comunicaționale, introducerea treptată a mecanismelor de piață și managementul modern au condus la creșterea rolului informației în procesele socio-economice și la recunoașterea acesteia ca resursă strategică importantă. Datorită faptului că partea principală a resursei informaționale este documentarea, considerăm că în stadiul actual s-au maturizat premisele necesare pentru trecerea la un mod conceptual nou de lucru cu documentele în organizații - managementul documentelor bazat pe metodologia de management al informației. Conceptul de management al documentelor din această lucrare sa dezvoltat pe baza următoarelor concluzii.

1. Studiul informaţiei ca categorie ştiinţifică, cunoaşterea legilor şi tiparelor proceselor informaţionale aduce metodologic mai aproape de înţelegerea problemelor managementului documentelor. În procesul de management, informațiile sunt convertite din informații și date individuale în cunoștințe, pe baza cărora se iau majoritatea deciziilor de management. Această transformare se realizează ca urmare a unor procese informaționale complexe, care includ producerea, circulația și consumul de informații.

Procesele informaționale au loc în sistemele informaționale - un set de elemente interdependente care alcătuiesc un singur întreg

(organizare). Informațiile, procesele informaționale și sistemele informaționale sunt integrate în infrastructura informațională a organizației, ceea ce asigură atingerea obiectivelor de management pe baza resurselor informaționale create. Conform legislației ruse, resursele informaționale includ informații documentate și tehnologii informaționale, de exemplu. subiectul şi mijloacele activităţii informaţionale.

Cu ajutorul documentației, informația capătă proprietățile necesare și, sub formă de documente, își îndeplinește rolul principal în procesele de management, transferând acțiunile de management de la obiect la subiectul managementului și semnalând o reacție. Ca urmare a documentării, informațiile sunt fixate (fixate) pe un transportator, capătă forță juridică, posibilitatea identificării și dovada autenticității acesteia. Astfel, principala formă de organizare a informațiilor în management este un document.

2, Documentul în sens larg este obiectul de studiu al multor discipline științifice. Cu toate acestea, termenul în sine nu a primit încă o definiție interdisciplinară general recunoscută. În mod evident, documentul are proprietăți fundamentale comune și poate avea caracteristici și caracteristici specifice în funcție de scopul și domeniul de aplicare al acestuia.

Există trei abordări esențiale principale pentru formularea conceptului de document: ca obiect material; ca purtător de informații; ca informații documentate. Multă vreme, primatul în termen i-a aparținut purtătorului. Înțelegerea modernă a documentului aduce în prim-plan componenta informațională a documentului și suportul său juridic, ceea ce face posibilă identificarea documentului în procesul de funcționare a acestuia. Includerea unei componente juridice în înțelegerea unui document face posibilă implementarea conceptului de management al documentelor în toate etapele ciclului său de viață.

Dizertația a stabilit că principala funcție a documentului de management este de a asigura activitățile cu scop ale organizațiilor. Alături de aceasta, documentul de management mai păstrează și funcții generale care sunt importante din punctul de vedere al existenței sale în societate: informare, comunicare, sociale, culturale, juridice, precum și funcția de sursă istorică. La diferite etape ale ciclului de viață al unui document, una sau alta dintre funcțiile acestuia este actualizată. În procesele de management operațional (etapa activă a vieții unui document), funcțiile de informare, comunicare și juridice au cea mai mare importanță.

Deci, funcționarea unui document într-o organizație îi impune cerințe speciale: fixarea informațiilor pe un suport de material și prezența caracteristicilor de identificare a informațiilor. Astfel, din punct de vedere al managementului documentelor, un document de management se deosebește de conceptele de document din disciplinele conexe, care nu îi impun cerințe atât de stricte.

3. Un suport de informații este esențial pentru un document de gestiune. Purtătorii de informații documentare se schimbă în cursul progresului tehnic. Odată cu dezvoltarea noilor tehnologii informaționale apar așa-numitele documente electronice, purtătoarele de informații ale cărora sunt fundamental diferite de cele „de hârtie”. O persoană este capabilă să perceapă un document electronic numai cu ajutorul unor proceduri tehnologice și software speciale. Documentele electronice au o structură fizică și logică care nu coincide cu ideile anterioare despre un document ca structură rigidă, neschimbătoare a informațiilor și purtătorul acesteia.

Fiind un fenomen relativ nou, un document electronic nu a primit încă o definiție stabilă și acceptată. Încercările specialiștilor individuali de a prezenta documentele electronice ca pe ceva complet nou și care nu se încadrează în înțelegerea documentului format în știința documentelor nu par convingătoare. Realizat în teza de ana-

Liz demonstrează că documentul electronic din punct de vedere metodologic nu depășește înțelegerea managementului documentului a documentului. Are toate caracteristicile și caracteristicile esențiale ale unui document, are funcțiile corespunzătoare și, prin urmare, poate fi inclus în procesele de management pe aceeași bază ca și alte documente tehnologice.

În același timp, există cu siguranță specificul documentelor electronice, mai ales în ceea ce privește forța juridică, autenticitatea, metodele de stocare, utilizarea formatelor deschise și standardele de înregistrare pentru schimbul de documente electronice. Totodată, este de mare importanță justificarea legală a certificării autenticității documentelor electronice cu ajutorul unei semnături digitale electronice sau cu ajutorul unui sistem de acorduri între participanții la schimbul electronic de informații. O soluție științifică cuprinzătoare a acestor probleme, în opinia noastră, este una dintre sarcinile cele mai urgente ale științei documentelor și științei arhivelor.

4. Documentele de management își îndeplinesc sarcinile și funcțiile în conformitate cu anumite reguli stabilite prin munca de birou. Munca de birou, apărută împreună cu statul și reflectând principalele tendințe și paradigme ale transformărilor sale, parcurge o serie de etape istorice. În managementul documentelor se disting trei etape principale în dezvoltarea muncii de birou: pre-revoluționară, sovietică și modernă. În fiecare dintre aceste etape, munca de birou se distingea prin anumite specificități și caracteristici speciale.

În perioada pre-revoluționară a dezvoltării sale, munca de birou a mers un drum lung de la nașterea celor mai simple forme de gestionare a documentelor în statul centralizat rus până la munca de birou reglementată în detaliu de legile Imperiului Rus ca parte integrantă a publicului. administrare.

Munca sovietică de birou, care deservește sistemul administrativ-comandă, a fost sub influența a doi factori organizatorici principali. Managementul metodologic al muncii de birou din exterior

organele Inspectiei Muncitorilor si Taranilor din anii 1920 au determinat locul muncii de birou ca sfera de activitate de care depindea perfectionarea muncii aparatului administrativ. Trecerea ulterioară a muncii de birou în jurisdicția autorităților arhivistice i-a modificat principala sarcină: a devenit eficientizarea părții documentare a muncii de birou pentru a forma calitativ fondul arhivistic al țării. Abia la începutul anilor 1960 și 1970 a venit înțelegerea comunității acestor abordări, în urma căreia a devenit posibilă crearea Sistemului unificat de evidență de stat, care avea ca scop rezolvarea problemelor managementului unificat al informarea documentată şi conservarea fondului documentar al statului.

Studii ulterioare ale istoriei muncii de birou demonstrează clar că până în anii 1980, în contextul revoluției științifice și tehnologice care începuse, munca de birou în forma sa tradițională nu era în măsură să ofere un management modern al informațiilor necesare concentrate în documente. A devenit evident că sfera muncii de birou nu trebuie să acopere sistemele individuale, ci toată documentația de management a organizațiilor, că ar trebui să includă probleme de documentare și formare a documentelor, că este necesar să se construiască sisteme de regăsire a informațiilor bazate pe documentele organizațiilor, cu utilizarea lor ulterioară în arhive, că funcțiile de management și documentația care le susține sunt reciproc dependente. Ca rezultat practic al unei astfel de înțelegeri, munca de birou este aproape universal înlocuită de un nou concept - „suport documentar pentru management”.

5. În stadiul actual de dezvoltare a statului rus, problemele suportului documentar al managementului ocupă un loc important în procesele de formare a unui nou sistem de relații sociale bazat pe norme juridice generale și în contextul unei schimbări în paradigma activitatii de management. Ieșirea din sistemul administrativ-comandă și aprobarea metodelor socio-economice de management impun noi cerințe

aria de documentare suport pentru această activitate. Pastrarea valabilitatii documentelor normative anterioare care reglementeaza munca de birou a asigurat continuitatea formelor si metodelor de lucru ale aparatului de conducere cu documente in perioada de tranzitie. Cu toate acestea, în prezent, este necesar să se creeze fundamente metodologice fundamental noi pentru documentarea activităților organizațiilor, în primul rând, sprijin juridic cu drepturi depline. După cum arată studiul și practica actuală, domeniul documentării în condiții moderne suferă de multe neajunsuri, care se exprimă în calitatea scăzută a lucrărilor cu documente, imperfecțiunea sistemului actual de management al documentelor, întârzierea dezvoltărilor de gestionare a documentelor a unei reglementări. și natura metodologică din ritmul de dezvoltare a tehnologiei informației, lipsa cerințelor uniforme pentru managementul documentelor de-a lungul administrației de stat „verticală” și „orizontală”.

În același timp, există o complicație sistemică a suportului documentației de management datorită dezvoltării accelerate și pătrunderii active a noilor tehnologii informaționale în acesta, saturarea cu tehnologia modernă, apariția de noi purtători de informații și actualizarea rapidă a acestora, sistemele automate de gestionare a documentelor sunt fiind îmbunătățită.

De peste treizeci de ani de istorie, automatizarea muncii de birou și managementul documentelor a trecut de la proiecte locale la soluții de sistem care acoperă procesele de gestionare a documentelor și complexele acestora în organizații individuale, corporații și sectoare guvernamentale. S-a format o piață a tehnologiilor informaționale și a serviciilor informaționale, care permite alegerea, folosind metodologia dezvoltată în disertație, a celei mai bune opțiuni pentru un sistem automat de gestionare a documentelor.

În aceste condiții, precondițiile pentru o abatere de la primatul tradițional al muncii de birou, de la împărțirea clasică a documentației „după

sisteme” și trecerea la crearea unor sisteme de management de înaltă eficiență, folosind progrese științifice și tehnologice moderne, pentru o gamă completă de resurse informaționale și documentare în toate etapele ciclului de viață al documentelor în atingerea obiectivelor de management strategic și operațional în orice organizație, mai ales în administraţia publică. Un astfel de sistem se numește managementul documentației, care se bazează pe principiile economiei, eficienței și utilizării pe scară largă a noilor tehnologii informaționale care asigură un management de înaltă calitate în raport cu documentația ca resursă de management și permit luarea în considerare a tendințelor de integrare care domină. procesul social.

6. Managementul înregistrărilor trebuie să fie consolidat prin sprijin juridic. Având în vedere faptul că a existat o creștere bruscă a componentei juridice a muncii de birou și a documentului în ansamblu, este necesară elaborarea Legii federale „Cu privire la documentare”, care ar trebui să stabilească în mod normativ limitele drepturilor și responsabilităților. a statului în ceea ce privește gestionarea documentației în sfera socială și economică națională, conturează contururile politicii statului în raport cu documentarea, pentru a rezolva problemele juridice de organizare a fluxului de documente între organele guvernamentale de-a lungul verticală a puterii executive și de-a lungul conexiunilor orizontale. , să introducă norme care să permită unificarea cerințelor pentru mijloacele software, tehnologice și tehnice utilizate în administrația publică, să reglementeze documentarea relațiilor dintre cetățeni și stat, să determine organizațiile responsabile pentru documentarea activităților lor în modul prescris de stat.

Politica statului în domeniul managementului documentației, în opinia noastră, ar trebui să vizeze reducerea volumului de circulație a documentelor, unificarea sistemelor de documentare, formularea cerințelor pentru documentele de gestiune, reguli de documentare. Legea documentatiei

ar trebui să fie susținută de un set de regulamente cu caracter instructiv și metodologic.

Este oportun să se încredințeze problemele de gestionare a documentelor din țară organului federal de management al arhivelor. Autoritățile de arhivă, după cum arată experiența mondială și națională, sunt cele mai pregătite pentru implementarea unei astfel de sarcini funcționale și sunt interesate de aceasta. Sarcinile, funcțiile și puterile moderne ale Rosarchive ar trebui extinse semnificativ.

Deoarece managementul documentației este o problemă interdepartamentală, pare oportun să se creeze o Comisie interdepartamentală în cadrul Arhivei Federale, ca organism consultativ de experți, care să analizeze problemele gestionării documentației, să coordoneze activitățile științifice și metodologice, să elaboreze recomandări și propuneri pentru îmbunătățirea gestionării documentației în limba rusă. Federaţie.

7. Recent, au devenit din ce în ce mai importante sarcinile de eficientizare și reglementare a menținerii documentației pe mass-media netradiționale, care sunt încă în curs de rezolvare la nivel empiric în instituții și organizații individuale, și practic nu sunt reglementate de norme naționale. În primul rând, vorbim despre așa-numitul „management electronic de documente”, a cărui lipsă de reglementare prin actele juridice și reglementările tehnice și tehnologice relevante provoacă practicienilor, inclusiv arhivistilor, mare îngrijorare și nemulțumire față de nivelul scăzut al nivelului teoretic. și studiul metodologic. În special, problemele atribuirii legale a documentelor electronice nu au fost rezolvate.

8. Lucrări practice privind construirea sistemelor moderne de management al documentelor în organizații se propune să fie efectuate folosind metodologia de management al informației. Managementul informației în sens științific include realizările mai multor discipline conexe care sunt în diverse aspecte legate de managementul informației.

în organizaţiile moderne. Utilizarea managementului informaţiei permite în practică trecerea la un tip de organizare orientată spre informaţie, caracteristică societăţii informaţionale. Managementul informației ca o nouă metodologie pentru construirea unui sistem de management al documentelor ca coloană vertebrală a noii paradigme este de o importanță fundamentală pentru organizații și ca meta-concept are un potențial de integrare semnificativ.

Utilizarea metodologiei de management al informației va permite rezolvarea multor probleme ale teoriei și practicii managementului documentelor în organizațiile moderne, care sunt separate prin bariere nu doar între domeniile profesionale, ci și tehnicile și tehnologiile utilizate, din cauza tradițiilor și a managementului deficitar. O metodologie unificată va permite integrarea documentației și informațiilor într-o resursă informațională comună și construirea unei infrastructuri informaționale eficiente a unei organizații bazată pe rețele de documente și informații (resurse informaționale), tehnologie informațională, instrumente de comunicare și personal calificat pentru a obține un suport eficient pentru documentare. pentru procese de management la cel mai mic cost. Au fost deja create condiții obiective pentru trecerea la aplicarea metodologiei de gestionare a informațiilor în organizațiile ruse moderne. Implementarea sa practică va face posibilă realizarea mai eficientă a reformei administrației publice în Federația Rusă, îmbunătățirea utilizării resurselor informaționale ale documentației de management, aplicarea realizărilor științifice moderne pentru îmbunătățirea calității managementului documentelor în organizații.

1. Managementul documentației și noile tehnologii informaționale. - M: Carte științifică, 1998. - 137 p.

2. Managementul informaţiei în structuri moderne de management: Metodă, recomandări / VNIIDAD. - M., 1997. - 48 p. - În colaborare.

3. Dezvoltarea formelor organizatorice de raționalizare a muncii manageriale și a muncii de birou în URSS: Proc. indemnizatie speciala de curs. Partea 1 / MGIAI.

M., 1982. - 78s. . . .

4. Organizarea muncii cu documente: Manual, -g- M .: INFRA, - 1998.

5. Reviste periodice ale anilor 1920 privind raționalizarea muncii manageriale și a muncii de birou: Proc. indemnizatie pentru un curs special / MGIAI. - M., 1981. - 83 p. În colaborare.

6. Raționalizarea muncii manageriale și a muncii de birou în periodicele anilor 1920: Proc. indemnizatie pentru un curs special / MGIAI. - M., 1982. - 77 p.

7. Sisteme moderne de suport de documentare pentru management: Proc. indemnizatie / MGIAI, - M., 1982. - 99 p. - În colaborare.

8. Modelare matriceală și grafică în designul organizațional: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1986. - 88 p. - În colaborare.

9. Organizarea muncii manageriale în instituţiile publice: Proc. indemnizatie / MGIAI. - M., 1986. - 165 p. - În colaborare.

10. Sisteme speciale de documentare: manual. - M.: Economie, 1989. - 143 p. - În colaborare.

11. Raționalizarea documentelor în Consiliul de conducere al căii ferate Moscova-Kazan. în 1923-1925 // Probleme de actualitate ale metodologiei de documentare și arhivare / MGIAI. - M., 1976. - S. 147-154.

12. Documente privind activitățile organelor departamentale de raționalizare a aparatului de stat în anii 1920 // Sov. arhive. - 1977. - Nr 4. - S. 68-72.

13. Jurnal „Buletinul comunicării” (1918-1926) privind raționalizarea managementului și a muncii de birou // Câteva întrebări de istoriografie și studii sursă ale istoriei URSS: Sat. Artă. / MGIAI. - M., 1977. - S. 71-88.

14. Experiență în dezvoltarea unui sistem automatizat adaptativ de suport documentar al ministerelor și departamentelor // Probleme de suport informațional pentru cercetarea științifică fundamentală și aplicată în lumina deciziilor celui de-al XXVI-lea Congres al PCUS: Proceedings. raport și mesaj Atot-Unirea. conf. - M., 1982.-4.2. - S. 115-118. - În colaborare.

15. Automatizarea suportului de documentare pentru management: Rezumate // Evoluții științifice în serviciul economiei: Rezumate. raport științific-practic. conf. 21 iunie 1983 - M., 1983. - S. 94-96.

16. Despre utilizarea experienței istorice în organizarea muncii pentru îmbunătățirea muncii manageriale în instituțiile publice // Probleme de actualitate ale organizării muncii în instituțiile publice: Interuniversitar. sat. / MGIAI. - M., 1983. - S. 123-133.

17. Experiență în dezvoltarea unui sistem automatizat de informare operațională și control al performanței // Probleme de servicii informaționale / MGIAI. - M., 1983. - S. 153-157. - În colaborare.

18. La problema formării și dezvoltării culturii socialiste a managementului (1917-1941) // Potențialul spiritual al URSS în ajunul Marii

Războiul Patriotic. Din istoria culturii sovietice. 1917-1941: Sat. Artă. / Academia de Științe a URSS. Institutul de Istorie. - M., 1985. - S. 7-22.

19. Experienta si principalele probleme de realizare a unui sistem automatizat de suport documentar pentru management // Organizarea stiintifica a muncii manageriale in aparatul ministerelor si departamentelor / MGIAI. - M., 1985. -S. 173-179.

20. Automatizarea intocmirii documentelor pe baza locurilor de munca automatizate // Experienta in dezvoltarea postului de lucru al unui angajat: Interuniversitar. sat. / MGIAI. - M., 1985. - S. 54-60. - În colaborare.

21. Din experienţa raţionalizării managementului în departamente // Elaborarea sistemului de management planificat al economiei: Sat. abstract Atot-Unirea. seminar 26-28 iulie 1986 - M.: Editura Universității de Stat din Moscova, 1986; -CU. 72-73.

22. Câteva probleme de cultură informaţională a muncii manageriale // Cultura sovietică: 70 de ani de dezvoltare. - M.: Nauka, 1987. - S. 198-203.

23. Descentralizarea: experiența anilor 1920 în descentralizarea managementului: Teze // Democratizarea managementului producției sociale (materialele Simpozionului All-Union). - M.: Editura Universității de Stat din Moscova, 1989. - S. 79-80.

24. Reconstrucția managementului: Probleme de calcul MIS. - Proceedings of International IFIP-HUB-Conference on Information System, Work and organization design. - Grupul de lucru 2. - Berlin, RDG, 10-13 iulie 1989. - C. 40-41. - Engleză. lang.

25. Unificarea documentelor în departamente: experiența anilor 1920. // Unificarea sistemelor de documentare: istoric, stare actuală, perspective / VNIIDAD. - M., 1989. - S. 79-89.

26. Noua legislație privind fondurile și arhivele arhivistice din Rusia. - XVI. Pos-vetovanie sodobni arhiv "94. - Maribor, 1994. - C. 71-74. - engleză.

27. Institutul de Cercetare Științifică pentru Documentare și Arhivă din întreaga Rusie și problemele sale în sfera managementului înregistrărilor. - Informationsver-mittlungsstellen als Kern des internen Informationmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Documentation. - Oberhof, 1994. - C. 177-181. - Engleză. lang.

28. VNIIDAD în sistemul instituțiilor Serviciului Arhivistic de Stat al Rusiei: probleme de dezvoltare a cercetării științifice și a muncii metodologice // Probleme actuale de management arhivistic și activitate economică a instituțiilor arhivistice din Rusia: Proceedings of științifice, practice. conf., 3 oct. 1993, Moscova / GAS Rusia. - M., 1994. - S. 185-190.

29. Școala arhivistică din Marburg//Părintele. arhive. - 1994. - Nr. 3. - S. 108-111.

30. Sistemul de documentare Das în Rusia. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 "Informații și managementul documentelor". Universitat Trier, 27-30.09.1994. -- S. 171-174. - Limba germana. lang.

31. Managementul resurselor informaţionale ca instrument de convergenţă a tehnologiilor sociale // Probleme de teorie şi practică a managementului. - 1994.- Nr 5. - S. 91-97. - În colaborare.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - ATLANTI, MARIBOR. - 1995. - C. 125-128. - Limba germana. lang.

33. Despre proiectul de informatizare a arhivării în Rusia // Informatică și tehnologie informatică. - 1995. - S. 24-26. - În colaborare.

34. Managementul informaţiei şi managementul documentaţiei // Document în structuri administrative: Proceduri. raport și apariții la Internațional conf. 27-28 octombrie 1994 / VNIIDAD. - M., 1995. - S. 21-33.

35. Managementul informaţiei în structurile de conducere ale unei economii de piaţă // Document în structuri administrative. Tez. raport și apariții la Internațional conf. 27-28 octombrie 1994 / VNIIDAD. - M., 1995.- S. 124-131. - În colaborare.

36. Despre conceptul sistemului de suport documentar al administrației publice în Federația Rusă // Proceedings of the NTI-95 Conference. 19-20 octombrie 1995 / VINITI. - M., 1995. - S. 85-90.

37. Rusland - der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - Deutscher Dokumen-tartag 1995. Proceedings. DGD, Frankfurt pe Main, 1995. - S. 345-352. - Limba germana. lang.

38. La 30 de ani de la VNIIDAD. Activitatea științifică a Institutului // Patria. arhive. - 1996. - Nr 1. - S. 3-12.

39. Despre suportul științific și informațional pentru elaborarea deciziilor de management // Managementul în afaceri de arhivă. Arhivele federale, regionale și municipale. Arhivar ca funcționar public: Proceedings of the international. seminar 21-23 martie 1995, Moscova / GAS Rusia. - M., 1995. -S. 116-120.

40. Calculatoare în arhive: unele aspecte ale adaptării sociale și psihologice a arhiviștilor. ATLANTI N 6, Maribor, 1996. - C. 99-101. - Engleză. lang.

41. Intelectualizarea managementului informaţional al proiectului de investiţii // Sisteme inteligente: Tr. A doua Internațională in-ta. - M.: RUDNPAIMS, 1996. - T. 2. - S. 267-269. - În colaborare.

42. Principalele etape în dezvoltarea muncii de birou în Rusia // Studsh apxisnoi spravita document science / UGNIIADD. - Ktv, 1996. - T. 1. - S. 77-84.

43. Documente și arhive electronice: situația în Federația Rusă. - Derularea Forumului DLM pe înregistrări electronice. Bruxelles, 18-20 decembrie 1996. Comunitățile Europene, 1997. - P. 238-242. - engleza, germana, franceza lang.

44. Forum pe documente electronice // Otech. arhive. - 1997. - Nr 2. - S. 100-101.

45. Despre direcţiile de cercetare în domeniul ştiinţei documentelor şi managementului documentaţiei // Vest, arhivar, 1997. - Nr. 3 (39). - S. 27-35. - În colaborare.

46. Documentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - Informații și documentații: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag „97, DGD, 1997. - S. 15-22. - germană.

47. Conceptul sistem-funcţional de management al informaţiei al proiectului de investiţii // Tehnologii informaţionale. - 1997. - Nr 6. - S. 35-38. - În colaborare.

48. Gestiunea documentatiei si informatiilor // Munca de birou. - 1997. - Nr 2/1. - S. 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - Nr 8. - C. 45^9. - Limba germana. lang.

50. Dezvoltarea sistemului de stat de suport documentar al managementului - o sarcină urgentă // Hârțogărie. - 1998. - Nr. 1.

51. Managementul documentelor. Probleme de reglementare normativă și metodologică // Documente. - 1998. - Nr. 1. - S. 5-8. - În colaborare.

52. Probleme de creare a unui singur spațiu de informare și arhivă în CSI. Patrimoniul arhivistic comun al statelor și națiunilor din Europa Centrală și de Est. Materialele Conferinței Internaționale. Golawice, 22-24 octombrie 1997. -Warszawa, 1998. -C. 121-123.

53. 30 de ani de VNIIDAD // Anuarul arheografic pentru 1996. - M .: Nauka, 1998. - P. 49-56. - În colaborare.

54. Documentaţia s-a format în măruntaiele arhivării // Serviciul Personal. - 1999. - Nr 1. - S. 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI, 1999. - Nr. 9.

C. 110-113. - Limba germana. lang.

56. Informaţia ca resursă de management // Serviciul Personal. - 1999. - Nr. 5.

57. De la informare la managementul cunoștințelor // Serviciul Personal. - 1999. - Nr. 6. -CU. 38-41.

58. Reglementarea legislativă a suportului documentar al managementului în Federația Rusă // Statalitatea rusă: tradiții, continuitate, perspective: Materiale ale celor II Lecturi în memoria prof. T.P. Korzhikhina 26-27 mai 1999 / RSUH. - M., 1999. - S. 307-312.

59. Managementul informaţiei în organizaţie // Serviciul de personal. - 1999.

- Nr. 9. -CU. 37-42.

60. Mijloace de transmitere a informaţiilor // Serviciul Personal. - 1999. - Nr. 10. - S. 42-45.

61. Nivelul este stabilit de ASUD // Serviciul de personal. - 1999. - Nr. 11. - C, 51-58.

62. Institutul științific și avansat de investigare a documentelor și ApxieHoi Poison pe pilonul Inter1 // Studn za apxieHoi to do Document Investigation / UGNIIADD. - Kshv, 1999. - T. 4. - S. 172-174. -Ukr. lang.

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen în Rusia. - Nachrichten fur Documentation, 1999.

- Nr 6. - S. 493^96. - Limba germana. lang.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI, voi. 10, Nr. 1, Maribor, Slovenija, 2000. - C. 47-53. - Limba germana. lang.

65. Probleme de automatizare a managementului documentelor în organizațiile moderne // Document. Arhiva. Poveste. Modernitate: Materiale on-uch.-pract. conf. 20-22 apr. 2000, Ekaterinburg. - Ekaterinburg, 2000. - Partea 1. - S. 15-19.

66. Dezvoltarea conceptului de „document” // Munca de birou. - 2000. - Nr. 1, - S. 5-9.

Managementul resurselor umane 2. Ciclul de viață organizatii 1. Abordări de bază ale management personal Control personal - unul... ; regulile de protecţie a secretelor comerciale şi tehnice documentație. 3. Remunerația: norme și forme de plată...

Organizarea și tehnologia suportului documentației CJSC „Compania de construcții” Druzhba „Teza

Diplomă

1999. Nr. 4. pp. 56-59. Larin M.V. Controldocumentație v organizatii(probleme de istorie și metodologie). Teză de doctor... ANTERIOR, 2001. 12 Larin M.V. Controldocumentație v organizatii(probleme de istorie și metodologie). Disertație...

Un ghid rapid al colecțiilor Centrului de Documentare a Organizațiilor Publice

director de internet

Control arhivele centrului instituției de stat din regiunea Sverdlovsk documentație public organizatii Sverdlovsk... Centru documentație public organizatii Regiunea Sverdlovsk. // Arhivele Uralilor: Jurnalul de Științe Populare/ Control ...