خدمة الأرشفة الفيدرالية لروسيا معهد أبحاث عموم روسيا لإدارة الوثائق وشؤون الأرشفة (Vniyadad) M.V. إدارة الوثائق لارين في المنظمات. دورة عمل "نشأة وتطوير وثيقة إدارة البعض

مقدمة

الفصل 1. المعلومات الموثقة كمورد إداري 50

1.1 دور المعلومات في الإدارة 50

1.2 البنية التحتية للمعلومات الخاصة بالمنظمة 67

1.3 مصادر المعلومات الخاصة بالمنظمات 81

الفصل 2. بعض مشاكل تطور وثيقة الإدارة 97

2.1. تطوير مفهوم الوثيقة 97

2.2. وثائق الإدارة

2.3 التوثيق الإلكتروني 119

الخلاصة 140

الفصل 3. من العمل المكتبي إلى إدارة الوثائق 143

3.1. 143- مرحلة ما قبل الثورة في تطوير العمل المكتبي

3.2 160ـ عمل المكتب السوفيتي

3.3 إطار تشريعي وتنظيمي حديث لإدارة الوثائق 184

الاستنتاجات 226

الفصل 4. تحديات أتمتة إدارة المستندات 232

4.1 أتمتة دعم التوثيق للإدارة في 70-80s 232

4.2 245- الشروط والمتطلبات الحديثة لتطوير أنظمة إدارة الوثائق المؤتمتة

4.3 مشاكل تنظيم واختيار وتقييم نظم إدارة الوثائق المؤتمتة 269

الاستنتاجات 285

الفصل 5. منهجية إدارة المعلومات في إدارة الوثائق 288

5.1 المتطلبات الأساسية لظهور إدارة المعلومات 288

5.2 مفهوم إدارة المعلومات 303

5.3 مهام ووظائف وهيكلية إدارة المعلومات في المؤسسة 322

الاستنتاجات 341

الخلاصة 344

قائمة المصادر والأدب 355

التطبيقات 414

مقدمة في العمل

إن إنشاء دولة قانونية في بلدنا مع مؤسسات عاملة بشكل فعال من السلطة التمثيلية والتنفيذية والقضائية والإنتاج والعلوم والتعليم لا يرتبط فقط باعتماد الإطار القانوني لأنشطتها ، ولكن أيضًا مع تشكيل عقلانية ومحددة قواعد وإجراءات عملها ، بما في ذلك العمل الميداني مع الوثائق.

إن النمو المستمر في حجم الوثائق في جميع أنحاء العالم ، والاستخدام المتزايد على نطاق واسع لأجهزة الكمبيوتر الإلكترونية في معالجة المعلومات ، واستخدام الناقلات غير الورقية وغيرها من العوامل الموضوعية ، يقود المتخصصين إلى استنتاج أنه من الضروري البحث عن فرص إتقان وإدارة المعلومات الموثقة.

تشكل المعلومات الموثقة أساس الإدارة ، وتستند فعاليتها إلى حد كبير على إنتاج واستهلاك المعلومات. في ظل ظروف المجتمع الحديث ، أصبحت المعلومات موردا كاملا للإنتاج ، وسلاحا موثوقا للمنافسة في جميع مجالات النشاط الاقتصادي ، وعنصرا هاما في الحياة الاجتماعية والسياسية للمجتمع. تحدد جودة المعلومات جودة التحكم ، حيث أن المعلومات ، مثل نظام الدورة الدموية ، تتغلغل في جميع الضوابط ، وتزودها بإمكانيات الطاقة وتضعها في حركة هادفة.

تتركز المعلومات ، كما تعلم ، في المستندات التي تعطي المعلومات شكلاً تنظيميًا ، وتحركها في الزمان والمكان ، وهي المستندات والمعلومات الوثائقية التي تكمن وراء قرارات الإدارة وهي تجسيد مادي لها ، وتوفر القوة القانونية وبالتالي تساهم في تنفيذها غير المشروط .

5 إن مشاكل توثيق الإدارة وتنظيم دعم التوثيق قديمة قدم الوثائق والإدارة نفسها. ومع ذلك ، وتحت تأثير عوامل مختلفة ، لا سيما تحت تأثير التقدم العلمي والتكنولوجي ، فإننا مضطرون للعودة إلى هذا الموضوع مرارًا وتكرارًا. حاليًا ، يتم تحقيق هذه المشكلة من خلال التطور السريع لتقنيات المعلومات الجديدة ، والمعلوماتية المتسارعة للمجتمع. تطرح هذه العمليات عددًا من الأسئلة للعلماء - متخصصو الوثائق الذين يحتاجون إلى إجابة فورية. أولها كيف يجب أن تتغير إدارة السجلات كنظام علمي يدرس الوثائق في سياق عولمة عمليات المعلومات العالمية. والثاني هو كيف تؤثر تقنيات المعلومات الجديدة على الوضع في المجال العملي للعمل مع الوثائق. ثالثًا - ما مدى صحة أفكارنا السابقة حول الموضوع قيد الدراسة وما هي الاتجاهات في تطويره في المستقبل القريب ، وما هي الأهداف الاستراتيجية التي يجب طرحها في مجال إدارة المستندات وما هي الخطط التكتيكية التي يجب تنفيذها لحل المشكلات العملية العاجلة في هذه المنطقة.

بالطبع ، تتطلب الأسئلة المطروحة تضافر جهود المتخصصين المحليين في المستندات ولا يمكن حلها بالكامل في عمل منفصل. مع تركيز اهتمامنا على مشكلة إدارة الوثائق في المنظمات ، اخترنا اتجاهًا للبحث العلمي ذي صلة في المرحلة الحالية ، وله أهمية نظرية وعملية.

يجب الاعتراف بأنه في ظروف "ما قبل الإصلاح" ، زودت إدارة الوثائق الهياكل الإدارية بشكل كافٍ بالتطورات المعيارية والمنهجية واستخدمت بشكل فعال قدرات أنظمة المعلومات الحالية.

في الوقت الحالي ، تطور وضع متناقض في روسيا في مجال

6 إعادة إدارة الوثائق. من ناحية أخرى ، فإن الوثائق التنظيمية والمنهجية التي تم تبنيها سابقًا أصبحت قديمة: نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة والمعايير الأخرى التي طورها العلماء والمتخصصون في السبعينيات والثمانينيات. هناك تدفق خارجي للموظفين (خاصة الشباب) من مجال البحث العلمي في مجال العلوم الوثائقية وعلوم المحفوظات لأسباب مختلفة ، بما في ذلك نقص التمويل الكافي. قلة الاهتمام بالتدريب والتدريب المتقدم للعاملين في خدمات دعم التوثيق ، هناك نقص في الأدبيات التربوية والمنهجية الحديثة حول هذه القضايا. كان هناك ركود معين في البحث العلمي حول قضايا إدارة الوثائق ، والانقسام واضح في عمل المؤسسات التعليمية التي تنتج متخصصين مؤهلين ومنظمات علمية. إلى حد كبير ، تأثر الوضع بتجديد الموظفين ، والابتعاد عن التقاليد الراسخة لإدارة المستندات ، وفقدان المستوى المحقق لثقافة العمل مع المستندات.

من ناحية أخرى ، نظرًا لاختراق المعدات الجديدة والتقنيات الجديدة في الإدارة ، هناك تغيير في هيكل سير العمل. يؤدي التغيير في الأسس الاقتصادية لحياة المجتمع إلى تحول في قيمة أنواع معينة من الوثائق ودورها في عملية الإدارة. ومع ذلك ، لا تؤخذ هذه التغييرات في الاعتبار بشكل جيد من قبل أنظمة التوثيق الإدارية في المنظمات حيث لا تزال القواعد والمعايير القديمة تعمل.

لتعزيز الدولة الروسية ، وبالتالي الخدمة العامة ، من الضروري توسيع حدود مناطق الاستقرار وكفاءة الإدارة. في رأينا ، يمكن أن يكون التنظيم العقلاني لإدارة الوثائق بمثابة نقطة مرجعية مهمة لتقوية جهاز الدولة وعنصرًا أساسيًا لاستقراره.

لذلك ، يمكن اعتبارها مشكلة ملحة في إدارة الوثائق ، بسبب الحاجة إلى تكوين نشط وهادف لموارد المعلومات التي تلبي احتياجات المنظمات. يعد البحث في إمكانيات تقنيات المعلومات الحديثة من حيث استخدامها في إدارة المستندات أمرًا مهمًا للغاية لإدارة السجلات الحديثة. من الضروري تحليل الإنجازات المتراكمة في مجال النظرية والممارسة لإدارة السجلات ، وتحديد الاتجاهات في تطويرها والحصول على نتائج علمية جديدة على هذا الأساس.

يرجع اختيار موضوع هذه الدراسة إلى عدة عوامل:

أولاً ، وجود نظام اجتماعي للمجتمع مرتبط بالحاجة إلى تبسيط البيئة الوثائقية في مجال الحكومة ، أولاً وقبل كل شيء ، الدولة ؛

ثانيًا ، حاجة خدمة الأرشفة الحكومية إلى إجراء دراسة عميقة للمشكلات المترابطة لعلوم الأرشفة وإدارة السجلات من أجل تحويلها إلى تطورات علمية تطبيقية ؛

ثالثًا ، الاهتمام المتزايد بإضفاء الطابع المعلوماتي على روسيا وطرق دخولها إلى فضاء المعلومات العالمي ، بما في ذلك مجال إدارة الوثائق.

إن حل مشكلة إدارة المستندات في الظروف الحديثة ، في رأينا ، سيجعل من الممكن تكوين موارد المعلومات الخاصة بالمنظمات بشكل هادف ، وضمان أدائها الفعال ، فضلاً عن الوصول المفتوح إلى موارد المعلومات للمستهلكين بأقل قدر من الوقت والعمل والأموال.

عند تقييم درجة التطور ودراسة الموضوع ، تجدر الإشارة إلى أن قضايا إدارة الوثائق في الأدبيات المحلية لم يتم طرحها كمستقلة حتى الآن. لذلك المصدر

8 ـ تصوير المشكلة رديء جدا. فقط في بعض أعمال A.N. سوكوفا ، يمكن للمرء أن يرى محاولات إدخال إدارة المستندات كموضوع بحث في خطة التدريج: كانعكاس للخبرة الأجنبية واتجاهًا واعدًا لتطوير إدارة المستندات المحلية وتنظيم العمل المكتبي 1.

وفي الوقت نفسه ، في البلدان المتقدمة ، التي تجاوزت منذ فترة طويلة مرحلة "التراكم الأولي" لتكنولوجيا الكمبيوتر والاتصالات ، في مجتمع يوصف الآن بأنه "ما بعد الصناعة" أو "المعلوماتي" ، يتلقى تطور مشاكل إدارة الوثائق المزيد والمزيد الانتباه. كان هذا الاتجاه واضحًا بشكل خاص في أواخر السبعينيات ، عندما أصبح من الواضح أن أجهزة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة الشخصية) لا تؤدي إلى إنشاء "مكاتب بلا أوراق" ، بل على العكس من ذلك ، تزيد من حجم تداول المستندات الورقية.

في ظل هذه الظروف ، ركز العلماء الغربيون اهتمامهم على الجوانب العلمية لإدارة الوثائق والبحث المكثف في هذا المجال من المعرفة والأنشطة الإدارية. من خلال اليونسكو والمنظمات الدولية الأخرى ، تم بذل جهود لتنسيق عمل العلماء من مختلف البلدان في هذا الاتجاه ، مما أسفر عن نتائج نظرية وعملية. في التقرير النهائي حول برنامج RAMP (بواسطة J. Rhodes) ، تتميز إدارة المستندات بأنها وظيفة إدارية عامة تغطي العمل مع المستندات في المنظمات في جميع مراحل دورة حياتها 2.

سوكوفا أ. إدارة التوثيق في الخارج (مراجعة علمية وتحليلية) - مؤتمر علمي وعملي لعموم الاتحاد حول موضوع "القضايا التنظيمية والقانونية لإنشاء المستندات بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر واستخدامها في الاقتصاد الوطني: الملخصات. أبلغ عن - م: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD، No. Br. 2081 ، ص. 120-158 ؛ هي نفسها. توثيق الأعمال في مجال الإدارة. - م: المعرفة ، 1985 ، إلخ. 2 رودس ج. دور إدارة المحفوظات والوثائق في نظم المعلومات الوطنية. لكل. من الانجليزية في. جرماش. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1064 "ص". 1989.

9 تظهر دراسة أعمال المتخصصين الغربيين ، والأمريكيين والألمان بشكل أساسي ، أنه حتى بينهم لا توجد وحدة كاملة في فهم إدارة الوثائق كفئة علمية. ومع ذلك ، فإن معظم العلماء يميلون إلى التعرف على إدارة الوثائق باعتبارها وظيفة كاملة لإدارة المنظمات ، ومورد معلومات (F.Hourton ، C. Lennon ، A. Mordell ، A. Ricks ، C. Har ، D. . سامرفيل ، د. ستيفنز ، إلخ.) 1. من المهم التأكيد على أن العديد من العلماء والمهنيين يفهمون أهمية التفاعل بين إدارة الوثائق وإدارة المعلومات في المنظمات ، وتقييم التوثيق باعتباره أهم جزء من موارد معلومات المنظمة. بناءً على هذا التقييم ، تم طرح مطلب لاستخدام أعمق لتقنيات المعلومات الجديدة في العمل مع الوثائق وإدراج هياكل إدارة المستندات في البنية التحتية العامة للمنظمات 2. السمة المميزة لدراسات المتخصصين الغربيين هي توجههم

هورتون ف.أ ، لينون ك. إدارة الوثائق والمعلومات ، ما هي العلاقة بينهما في عصرنا. لكل. من الانجليزية في. جرماش. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1196 "ص" ، ص. 5 ، 6 Mordell A. برنامج إدارة السجلات الحكومية الجديدة في المملكة المتحدة. - سيف أوتسنتي فنيداد. رقم 894 "n"، Hare C، McLeod J. Records Management in the Information Age ثانيًاالمعلومات Mananing. - لندن - أبريل. - 1997. - المجلد 4. - رقم 4. - ص 23-25 ​​؛ Har K.، McLeod J. إدارة المستندات في عصر المعلومات. لكل. من الانجليزية في. جرماش. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1241 "ص" ، 1998 ، ص. 6 ؛ Summerville JR Document Management: ما الجديد. - لكل. من الانجليزية Zolotukhina I.G. - SIF OTSNTI VNIIDAD، 1994، No. 1159 "p"، p. 4. Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung ؛ Wo ist der Sand im Getriebe؟ - دويتشر دوكومينتارتاج. 1994. Proceedings، DGD، 1994، 11-38؛ ماكدونالد إدارة الوثائق في مؤسسة حديثة. - SIF OTSNTI VNIIDAD رقم 1220 "ص" ؛ روبرتج م. في عصر المعلومات - عالمي: الإدارة المنهجية والمنهجية للمعلومات الإدارية. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1144 "p" ، إلخ.

10 لسد الفجوة التكنولوجية والتنظيمية بين العمل المكتبي وتخزين الإدارات للوثائق 1.

من الواضح أن لروسيا تقاليدها الخاصة في مجال العمل بالوثائق والاستعارة المباشرة للتجربة الغربية والنهج الغربية أمر مستحيل. لهذا السبب لجأنا إلى دراسة مشاكل تطور التوثيق المحلي وتطوير العمل المكتبي في روسيا ، بهدف تقييم المستوى المحقق لتنظيم العمل بالوثائق ودرجة أصالة التقاليد الوطنية في هذا لمعالجة مسألة إمكانية تطبيق المبادئ والأساليب الأساسية لإدارة الوثائق.

تم تجميع قدر كبير من المعرفة من خلال علم الوثائق المحلي حتى الآن ، وينعكس في الدراسات المنشورة ، ومجموعات الأعمال العلمية لـ MGIAI و VNIIDAD ، ومجموعات المقالات ، وأدلة التدريس والمنهجية ، ومواد المؤتمرات والأحداث العلمية الأخرى. لسوء الحظ ، لا توجد حتى الآن دراسات أحادية كبيرة. الأعمال المنشورة هي بشكل رئيسي في طبيعة الكتب المدرسية والوسائل التعليمية (أعمال V.I. Andreeva ، T.V. Kuznetsova ، Livshits ЯЗ. ، Mityaeva K.G. ، Mingaleva BC ، Pshenko A.V. ، Sokovoy A.N. ، فريق مؤلفي قسم التوثيق ودعم التوثيق التابع لجامعة الولاية للإدارة) 2. التالي

خلايا كر. إدارة التوثيق والمعلومات والمحفوظات في الشركات. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 889 "p" ؛ هورتون ف. ، مرسوم لينون ك. ذكر ؛ ريكس أ. يعمل المكتب كوظيفة أرشيفية. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 946 "p" وآخرون. 2 Livshits Ya.Z. توثيق دعم الإدارة. - م: المعرفة ، 1975. - 64 ص ؛ كوزنتسوفا تي في ، ستيبانوف إي ، فيليبوف ن. العمل المكتبي والتوثيق الفني: كتاب مدرسي. مخصص. - م: العالي. shk. ، 1991. - 159 ق ؛ سوكوفا أ. توثيق الأعمال في مجال الإدارة. - م: المعرفة ، 1985. - 64 ص ؛ Sokova A.N. ، Banasyukevich V.D. ، Semenova G.Yu. ، Trofimenkova E.V. مفهوم تطوير التوثيق

وتجدر الإشارة إلى أنه في عدد من الحالات ، يمكن أن تكون الكتب المدرسية ، خاصة تلك التي نُشرت في السبعينيات والثمانينيات ، بمثابة أدبيات بحثية ، لأنها تعكس نتائج العمل العلمي لمؤلفيها. لا يخفى على أحد أن الصعوبات في نشر الأعمال الفردية أجبرت العلماء على اللجوء إلى مثل هذا النوع من نشر البحث العلمي ككتب مدرسية لدورات خاصة. ومع ذلك ، لا يزال إنشاء أعمال فردية حول إدارة الوثائق مهمة ملحة.

أعمال K.G. Mityaeva ، الذي كان أول من اقترح مصطلح "علم الوثائق" وقدم مساهمة نظرية وعملية كبيرة في تشكيل علم الوثائق كنظام علمي. في الكتب المدرسية ، والمقالات ، والخطب في المؤتمرات ، أوضح الأحكام الرئيسية لمهام إدارة الوثائق ، وأنظمة التوثيق ، ووظائف الوثائق ، والتي تم تطويرها وتكميلها بعد ذلك. دليل الدراسة K.G. لا تزال Mityaeva دراسة مفاهيمية ذات صلة بعدد من المواقف حتى اليوم 1.

الإدارة في الاتحاد الروسي / VNIIDAD. - م ، 1992. - 33 ص. - تم إيداع المخطوطة لدى OCSTI للتوثيق والأرشفة في 11 مايو 1993 ، العدد 107-93. مينجاليف قبل الميلاد الأنماط والميول العامة لتشكيل الوثائق في نظم الإدارة الاجتماعية والاقتصادية. (مشاكل الدراسة): كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1983. - 83 ق ؛ Larin M.V. ، Mingalev BC. النظم الحديثة لدعم التوثيق للإدارة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1982. - 99 ق ؛ أندريفا ف. العمل المكتبي: متطلبات سير عمل الشركة (بناءً على GOSTs في الاتحاد الروسي). - الطبعة الثالثة ، القس. و أضف. - م: JSC Business School "Intel-Sintez" ، 1996. - 222 صفحة ؛ Pshen-ko A.V. العمل المكتبي والمتطلبات التنظيمية الأساسية للوثائق. كتاب مدرسي. مخصص. م: YUK MGU ، 1994 ؛ تنظيم العمل مع الوثائق: كتاب مدرسي / دولة. أكاديمية الإدارة. - م: Infra-M ، 1998 ، إلخ. 1 Mityaev K.G. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1959. - 359 ص.

كلغ. حدد Mityaev لأول مرة بشكل منهجي تاريخ العمل المكتبي في روسيا قبل الثورة والاتحاد السوفياتي ، مع تسليط الضوء على الفترات الرئيسية لتطورها ، وخصائص أنواع مختلفة من العمل المكتبي ، وإظهار علاقة العمل المكتبي مع أنظمة البناء المقابلة. جهاز الدولة ، الترابط بين تطوير العمل المكتبي والأرشفة 1. أدت الكتب المدرسية اللاحقة للمعهد التاريخي والأرشيفي بشكل أساسي إلى زيادة كمية المواد المقدمة حول تاريخ العمل المكتبي ، مما أدى إلى توسيع الإطار الزمني للفترة المشمولة 2.

في الوقت نفسه ، في السبعينيات والثمانينيات ، ظهرت الكتب المدرسية ، حيث ظهرت نتائج البحث العلمي بواسطة T.V. كوزنتسوفا ، YZ.ليفشيتس ، م. إليوشينكو وغيره من العلماء الذين طوروا إدارة الوثائق كنظام علمي ويعكسون قضايا مصطلحات الوثائق وأنظمة التوثيق ، ووظائف الوثائق وتطورها ، ودور التوثيق في عمليات الإدارة 3. في بعض الأعمال ، أثيرت القضايا الأساسية لإدارة الوثائق لإدارة الوثائق ، وتعتبر مشاكل تأثير تكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية على العمل المكتبي 4.

1 ميتييف ك. نظرية وممارسة الأرشفة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1946. - 248 ص ؛ إنه نفس الشيء. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي. مرسوم. ذكر ؛ إنه نفس الشيء. علم الوثائق ومهامه وآفاق تطويره // أسئلة علم الأرشيف. - 1964. - رقم 2 ، إلخ.

تاريخ العمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. البدل / إد. YZ. Livshits ، V.A.Tsikulina / MGIAI. - م ، 1974 ، 170 ق ؛ إليوشينكو م. تاريخ العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة / RGGU. - م ، 1993.

3 إليوشينكو إم بي ، تلفزيون كوزنتسوفا ، ليفشيتس ЯЗ. ،تسيكولين ف. أنظمة التوثيق:
كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1977. - 87 ص ؛ إليوشينكو إم بي ، كوزنتسوفا تي في ، ليف
القرف YZ.التوثيق / MGIAI. - م ، 1977. - 83 ص ؛ إليوشينكو إم بي ، كوزنيتسو
va T.V. نموذج الوثيقة / MGIAI. - م ، 1986. - 86 ص ؛ تي في كوزنتسوفا ، في لوسيف
وثائق الإدارة. - م: الاقتصاد ، 1985 ، إلخ.

4 مينجاليف قبل الميلاد الأنماط والميول العامة لإنتاج الوثائق في المجتمع
نظم الإدارة الاقتصادية. (مشاكل الدراسة): كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. -

وتجدر الإشارة إلى عمل علماء VNIIDAD ، الذين حلوا باستمرار ، منذ إنشاء المعهد في عام 1966 ، مشاكل إدارة الوثائق ، وتنظيم العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة ، وأتمتة العمل مع الوثائق.

تم تقديم مساهمة كبيرة في دراسة الفئات الرئيسية لإدارة السجلات من قبل A. ماليتيكوف ، ف. باناسوكيفيتش ، ك. رودلسون وعلماء آخرون ".

في العقد الماضي ، للأسف ، اختل التوازن بين البحث النظري والتطورات المنهجية العملية لصالح الأخير. يتضح هذا من خلال عدد كبير من الوسائل التعليمية والأدلة للعاملين في العمل المكتبي العملي ، والتي تفسر ، بشكل رئيسي ، الإمكانات العلمية والمنهجية المتراكمة لإدارة الوثائق في شكل يسهل الوصول إليه للممارسين 2. ومع ذلك، في

م ، 1983 ؛ Larin M.V. ، Mingalev BC. نظم التوثيق الإدارية الحديثة / MGIAI. - م ، 1982 ، إلخ.

1 ماليتيكوف أ. المهام والطرق التنظيمية لتطوير نظام الدولة الموحدة
مواضيع العمل المكتبي للمؤسسات والمنظمات والشركات // ارشيف الاسئلة
دينيا. - 1965. - رقم 1 ؛ هو نفسه. بعض أسئلة تنظيم ومحتوى البحث العلمي
الروبوتات في مجال EGSD // Proceedings of VNIIDAD / VNIIDAD. - م ، - 1971. - T. 2 ؛ باناسوكي
فيتش في دي ، سوكوفا أ. قضايا تكوين نظرية ادارة السجلات // مجلس التنمية
إدارة سجلات السماء (1917-1981) / VNIIDAD. - م ، 1983 ؛ Banasyukevich V.D. ، Zo-
جديد V.M. نظام نموذجي لدعم التوثيق للمكتب المركزي المصغر
الوكالات والإدارات // المحفوظات السوفيتية. م ، - 1986. - رقم 4 ؛ رودلسون ك. عصري
تصنيفات الوثيقة. - م: نوكا ، 1973 ، إلخ.

2 انظر ، على سبيل المثال: دليل المراسلات التجارية. - M: Mezhregionservis ، 1996 ؛ حائط-
مكتب العمل في مؤسسة صغيرة. قبل. 1999 ، - 224 ق ؛ بشنيكو-
V. V. va ، A. V. Pechnikova توثيق دعم أنشطة المنظمة: كتاب مدرسي.
دليل / جمعية المؤلفين والناشرين "Tandem". - م: دار النشر إكموف ، 1998. - 208 ص ؛
تلفزيون كوزنتسوفا أعمال السكرتارية. الطبعة الثانية ، مراجعة. و أضف. / CJSC "كلية إدارة الأعمال". - م: إن
تل سنتيز ، 1998. - 288 ص.

يحتوي بعضها على ملاحظات وأفكار قيمة ، لا سيما فيما يتعلق بإنشاء أنظمة وكالات عامة لدعم التوثيق للإدارة والتطبيق المعقد لتقنيات الكمبيوتر 1. من بين هذه المنشورات ، عمل T.V. كوزنتسوفا 2.

مساهمة كبيرة في تطوير إدارة السجلات هي أطروحات الدكتوراه والمرشح التي تم الدفاع عنها في MGIAI و VNIIDAD ، والتي تعتبر مهمة أيضًا لهذا البحث. أطروحة الدكتوراه لـ A.N. سوكوفا ، حيث لأول مرة بعد K.G. Mityaeva ، تم إجراء محاولة ناجحة لصياغة بعض مجالات نظرية إدارة السجلات في الظروف التي يتم فيها إدخال تقنيات المعلومات الجديدة في الممارسة.

تراعي أطروحات الدكتوراه ، كقاعدة عامة ، جوانب معينة من نظرية وممارسة إدارة السجلات. من بين أكثر القضايا تطوراً هي قضايا تاريخ إدارة الوثائق والعمل المكتبي في الفترة السوفيتية للتاريخ الوطني (أعمال VI Andreeva ، IM Baginsky ، VD Banasyukevich ، MP Bobyleva ، M.I.Dodonova ، M.I.N ، Kremer BI ، Kuzmicheva AD ، Larina MV ، Podolskoy IA ، Raikhtsauma AL ، Solskiy DI ، Tamm IE ، إلخ.) 4 ...

1 Kuznetsov S.L. ، أعمال مكتب الكمبيوتر. توليف إنتل ، 1999. - 208 ص ؛ كرسانو
va M.V. ، أكسينوف يو م. دورة عمل المكتب: كتاب مدرسي. مخصص. - إم نوفوسيبيرسك:
INFRA-M ، 2000. - 287 ثانية ؛ ستينيوكوف م. المستندات. العمل المكتبي: عملي
دليل للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة للمؤسسة. - م: بريور ، 1998. - 144 ص ؛ أندريفا في.
تي في كوزنتسوفا ، ج.أ. سيروفا العمل المكتبي في المحاسبة: دليل عملي. -
م: نشرة المحاسبة ، 1996. - 218 ص. وإلخ.

2 Kuznetsova T.V. ، العمل المكتبي (وثائق الإدارة). 1999 - 320 ثانية ؛

3 سوكوفا أ. تطوير إدارة السجلات السوفيتية في سياق الثورة العلمية والتقنية
لوسي (1960-1980): ملخص لأطروحة ... دكتوراه في العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1987.

4 أندريفا ف. الاتجاهات الرئيسية للتنظيم العلمي للعمل الإداري والأعمال
إنتاج جهاز الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (بناءً على مواد من دوريات المجلات

لم يتم دراسة فترة ما قبل الثورة كثيرًا (Vyalova L.M. ، Lukashevich AA) 1.

تم تخصيص جزء من الأطروحة لدراسة أنظمة التوثيق وتوثيق وظائف الإدارة الفردية (يعمل بواسطة T.A. Bykova، IV Gerasimova، N.Yu Emelyanov، I.B. Efanova، Krasavi-

1920s): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1985. - 24 ص ؛ Ba-nasyukevich V.D. وثائق الإدارة كمصدر تاريخي (بناءً على مواد من وزارة صناعة الفحم في الاتحاد السوفياتي للفترة 1971-1975): Avtoref. ديس. ... كان. العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - 25 ص ؛ باجينسكي ايم. في. كويبيشيف على تحسين الأجهزة والعمل المكتبي لمفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. ملخص الرسالة. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1979. - 24 ص ؛ دودونوفا م. مشكلة العمل المكتبي في الأدب السوفيتي في العشرينات: ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.00.02 / MGIAI. - م ، 1975. - 33 ص ؛ كوستوماروف م. أنشطة تفتيش العمال والفلاحين في موسكو لتحسين الإدارة والعمل المكتبي (1920-1929): ملخص المؤلف. ديس. ... دكتوراه. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1976 - 33 ثانية ؛ لارين م. هيئات الإدارات للترشيد وأنشطتها لتحسين جهاز الدولة والعمل المكتبي (1923-1932): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - 24 ص ؛ بودولسكايا آي. تاريخ تطور الأسس المنهجية لترشيد العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي: Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - 24 ص ؛ Raikhtsa-um A.L. تحسين الجهاز الإداري والعمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية من قبل هيئات الترشيد غير الإدارية (1924-1931): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978. - 24 ص ؛ تم آي. تشكيل مكتب الدولة السوفياتية 1917-1923: ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.00.02 / MGIAI. - م ، 1975. -28 ص ؛ وإلخ.

Vyalova L.M. تنظيم العمل المكتبي لهيئات الحكومة المركزية في القوانين التشريعية للإمبراطورية الروسية في النصف الأول من القرن التاسع عشر: أفتوريف. ديس. ... دكتوراه. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1987. - 23 ص. AA Lukashevich تطوير وثائق مكتب المقاطعة 70-90 المنشأ.: Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1995. - 24 ص.

16 na A.S.، Potapova L.V.، Chukovenkova A.Yu.) 1 ، تغطي الأطروحات الأخرى قضايا دعم التوثيق للأشياء الفردية ، والمؤسسات من نفس النوع (Arkhipova N.I. ، Mozhaeva NG ، Morozov E.A. ، Pshen -ko AV ، Sirotkin AN ، ستيبانوف EA). عملت عميقة بما يكفي

Bykova T.A. تشكيل نظام توثيق لإدارة التنمية الاجتماعية للتجمعات العمالية. 1965-1985 (على سبيل المثال الصناعة الكهربائية): Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1988. - 27 ص ؛ جيراسيموفا إ. دعم التوثيق لإدارة الأنشطة البحثية للتعليم العالي (1917 - أواخر الثمانينيات): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. - 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1991. - 31 ق ؛ إميليانوف ن. توثيق تنظيم الأنشطة البحثية في معاهد البحوث الصناعية (1970-1980): ملخص المؤلف. ديس. ... كان. العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1985. - 24 ص ؛ إيفانوفا إ. تطوير دعم التوثيق لتطوير معايير الدولة (1940-1980): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1986. - 24 ص ؛ Krasavin A.S. توثيق النشاط العمالي لموظفي الجهات الحكومية (التاريخ والحالة الحالية): Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978. - 24 ص ؛ Potapova L.V. تنظيم العمل مع نداءات المواطنين في اللجنة التنفيذية لمجلس مدينة موسكو وتأثيرها على أنشطتها (1960 - أوائل الثمانينيات): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1989. - 28 ص ؛ تشوكوفينكوف أ. تنظيم تخزين واستخدام الوثائق المقروءة آليًا في مجال الإدارة: Avtoref. ديس ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1987. - 24 ص. وغيرها .2 Arkhipova N.I. دعم التوثيق لإدارة مراكز الحوسبة (التاريخ والحالة الحالية وآفاق التنمية). ملخص الرسالة. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978. - 25 ص ؛ Mozhaeva N.G. أنشطة اللجنة التنفيذية لمجلس العمال والفلاحين ووثائق الجيش الأحمر لتحسين الجهاز الإداري ودعم التوثيق في السوفييتات المحلية لمقاطعة موسكو (منطقة) (1921-1930): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1985. - 25 ق ؛ إي إيه موروزوف تحسين تنظيم وتوثيق الأنشطة الجماعية للجنة تخطيط الدولة في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية في 1925-1980: المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1982. - 23 ص ؛ إيه في بيشينكو توثيق أنشطة خدمة الأرشفة في المرحلة الحالية: Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1983. - 24 ص ؛ سيروتكين أ. دعم التوثيق

17 إصدارًا لتوحيد وتوحيد المستندات (Vasiliev M.A.، Kokorev V.I.، Sankina L.V.، Sokova A.N.، Yankovaya V.F.) تعتبر الإدارة.

تظهر دراسة بحث الأطروحة أن مشاكل إدارة الوثائق لا تنعكس بعمق فيها ، فهي تتطلب نهجًا شاملاً حديثًا ودراسة. هذه الشهادة

صندوق الدولة للخوارزميات والبرامج (البحث والتطوير في 1966-1987). ملخص الرسالة. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1988. - 25 ص ؛ إي إيه ستيبانوف تحسين عمليات التوثيق في نظام إدارة التعليم العالي والثانوي المتخصص في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (التاريخ والحالة الحالية): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1979. - 24 ص. وإلخ.

1 فاسيليف م. مشكلة توحيد نصوص إدارة الوثائق المستخدمة فيها
العمل المكتبي للمؤسسات السوفيتية (التاريخ والحالة الحالية): Avtoref.
ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1975. - 42 ق ؛ كوكوريف ف. التنمية و
البحث عن نظام نماذج لتوحيد وتوحيد الوثائق الإدارية
رجال الشرطة: المؤلف. ديس. ... دكتوراه في العلوم التقنية. 05.25.02 ، 08.00.20 / MGIAI. - م ، 1980. - 34 ص ؛
إيه في سانكينا تحسين نماذج الوثائق الإدارية على أساس المعيار
zation and unification (1917-1980): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ،
- 1983. - 24 ثانية ؛ سوكوفا أ. تاريخ توحيد وتوحيد الوثائق في الاتحاد السوفياتي
(1917-1970): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1971. - 16 ص ؛ يانكو
فايا ف. تحسين نصوص الوثائق الإدارية (الجانب النظري): آلي
المرجع. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1987. - 23 ص. وإلخ.

2 ماليتيكوف أ. الاتجاهات الرئيسية للبحث الوثائقي والأرشيف
في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (1956-1970): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ،
1971. - 22 ثانية ؛ إيف بريدين مراقبة تنفيذ المستندات في جهاز الإدارة. يكون
الثوريوم والحالة الحالية: ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. -
م ، 1981 - 22 ثانية ؛ شيسنوفيتش جي. تطوير المبادئ الأساسية لتنظيم النظام من قبل
curation في شروط ACS: ملخص المؤلف. ديس .... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ،
1975. -29 ثانية.

يتم أيضًا تحليل الأدبيات في المجالات العلمية المتعلقة بالتوثيق.

في السنوات الأخيرة ، كان هناك اتجاه نحو الاستعادة التدريجية للتوازن المختل وتعزيز البحث النظري في مجال دعم التوثيق للإدارة. تهدف العديد من منشورات مجلات "Otechestvennye arkhivy" و "Bulletin of the archivist" و "Office work" و "Secretarial Affairs" ومجموعات المؤتمرات العلمية إلى حل المشكلات العاجلة المتعلقة بالعمل مع المستندات في الظروف الحديثة وحماية المعلومات الموثقة والمصطلحات المشاكل ، تاريخ العمل المكتبي ، الدعم القانوني لأنشطة التوثيق لجهاز الإدارة ، تأثير تقنيات المعلومات الجديدة على تنظيم سير العمل والتوثيق ، مشاكل المستندات الإلكترونية 1.

1 انظر على سبيل المثال: V.A. Eremchenko. عمل المكتب وتخزين الإدارات للوثائق في سياق الإصلاح الإداري: المشاكل الرئيسية // Otech. أرشيف. - 1999. - رقم 1. - ص 9-18 ؛ تيخونوف في ، يوشن آي إف. المفاهيم الحديثة للأرشيف الإلكتروني // السابق. - س 18-27 ؛ هم انهم. المحفوظات الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية // المرجع نفسه. - 1999. - رقم 2. - س 17-26 ؛ يانكوفايا ف. مصطلحات دعم التوثيق للإدارة (GOST R 51141-98 أعمال المكتب وأعمال الأرشفة. المصطلحات والتعاريف) // عمل المكتب. - 1999. - رقم 1. - س 41-46. كوستوماروف م. "كثير الوجه Janus" - وثيقة في نظام إدارة المعلومات // Office work. - 1998. - رقم 1. - س 22-31. ماتفينكو ف. المشاكل القانونية والتنظيمية للدعم الوثائقي للإدارة // التوثيق في مجتمع المعلومات: حفظ السجلات الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني: Dokl. ورسائل على كثافة العمليات السادسة. علمي عملي أسيوط. 24-25 نوفمبر 1999 / VNIIDAD ، ROIA. - م ، 2000 ، س 24-33 ؛ بوبيليفا إم بي. بعض مشاكل الانتقال من التقليدية إلى الإلكترونية لإدارة الوثائق // المرجع نفسه. - س 69-72 ؛ كوليشوف إس جي. حول مفهوم "الوثيقة الإلكترونية" / المرجع نفسه. - س 54-57 ؛ Banasyukevich V.D. ، Larin M.V. يعد تطوير نظام حالة لدعم التوثيق للإدارة مهمة عاجلة / عمل مكتبي. - 1998. - رقم 1. - S. 5-8 ؛ Sankina L.V. تنظيم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. القضايا التنظيمية

على الرغم من القيمة الكبيرة لهذه الأعمال ، فإنها تسلط الضوء فقط على جوانب معينة من مشكلة إدارة المستندات ويمكن اعتبارها مادة بحثية جيدة للمعالجة التحليلية والتركيبية اللاحقة.

لا يمكن النظر في مشكلة إدارة الوثائق دون تحليل الأدبيات الأرشيفية. العلماء - قام خبراء المحفوظات بعمل بحث جاد ، وهو أمر مهم لفهم نظرية المعرفة للوثيقة ، وتشكيل وتطوير أنظمة التوثيق ، ونظام المصطلحات لإدارة الوثائق (A.V. Elpatievsky ، V.P. Kozlov ، A.D. Stepansky) 1.

التوثيق / الوثيقة في الهياكل الإدارية: ملخصات التقارير. وتحدث. على Mezhdunar. أسيوط. 27-28 أكتوبر. 1994 / فنيداد. - م ، 1995. - ص 62-65 ، إلخ. 1 ستيبانسكي م. حول الأسس النظرية لاختيار المواد الوثائقية لتخزين الدولة // وقائع المؤتمر العلمي حول شؤون المحفوظات في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. - م ، 1965 ؛ Elpatievsky A.V. بعض قضايا منهج البحث في مجال تنظيم المعلومات الوثائقية من وجهة نظر أنظمة الوثائق // ملخصات الرسائل للندوة النظرية "أسئلة المنهج المنهجي للبحث في مجال المعلومات الوثائقية". - م ، 1972 ؛ Medushevskaya O.M.، Stepansky A.D.، Lyu-shin SP. في مواد المؤتمر العلمي حول مشاكل اقتناء المصادر الوثائقية لأرشيف الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. - م ، 1976 - الجزء 1 ؛ سوكوفا أ. التوثيق ودوره في الإدارة العامة وعلوم التاريخ. - م ، 1985. - سيف أوتسنتي فنيداد. رقم 039-86 ؛ في إن أفتوكراتوف بعض جوانب دراسة موضوع وموضوع علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD. م ، 1976. - T. 6. - الجزء 1 ؛ إليزاروف ب. المشكلات النظرية والمنهجية الفعلية لعلم الأرشيف السوفيتي. - م ، 1984 وغيرها ؛ O.M. Medushevskaya دراسة المصدر في المرحلة الحالية // المحفوظات السوفيتية. - 1979. - رقم 2. - ص 5 ؛ Elpatievsky A.V. حول مسألة تعريف مفهوم "المعلومات الوثائقية" في ضوء نظرية لينين للتفكير // ملخصات الرسائل للندوة النظرية "مشاكل المصطلحات في مجال إدارة السجلات وعلم المحفوظات" (يناير 1974) / VNIIDAD. - م ، 1973. - س 27 ؛ Elpatievsky A.V.، Khanpira E.I. مرة أخرى حول مصطلح "الوثيقة" // المحفوظات السوفيتية. - 1987. - رقم 1. -S. 54 ، إلخ.

لقد بذل متخصصون في مجال علم الأرشفة 20 الكثير لفهم خصائص المعلومات في المستند ، مشيرين إلى العلاقة بين مصفوفات المستندات وموارد المعلومات. في بعض الأعمال المتعلقة بعلم المحفوظات (V.N. Avtokratov ، K.B. Gelman-Vinogradov) ، تم إثبات التشابه في عمليات معالجة المعلومات في كل من الإدارة التشغيلية وفي مرحلة التخزين الأرشيفي للوثائق. تهم الدراسات الأرشيفية ، والتي توضح العلاقة بين العمل المكتبي وشؤون الأرشيف ، وعملية الانتقال التدريجي للعمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية 2 ،

1 رودلسون ك. التصنيفات الوثائقية الحديثة. - م ، 1973. - س 24-29 ؛ في إن أفتوكراتوف حول مشكلة تضمين فئات المعلومات في علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD - M. ، 1973. - T. 3. - ص 251-263 ؛ هو نفسه. بعض جوانب موضوع وموضوع علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD. - T. VI. - 4.1. - م ، 1976 ؛ جيلمان فينوغرادوف ك. الذاكرة الوثائقية للنووسفير ككائن جديد للإدراك // المنتدى الدولي للمعلومات والتوثيق. - 1992. - T. 17. - رقم 1. - ص 12 ؛ هو نفسه. ملحمة مكانية للوثائق كظاهرة عالمية // Otech. أرشيف. - 1992. - رقم 6. - ص 24-29 وغيرها.

"Elpatievsky A.V. لتاريخ توثيق أعمال الحالة المدنية في روسيا والاتحاد السوفياتي (من القرن الثامن عشر حتى الوقت الحاضر) // دراسة مصدر القانون. - M. ، 1979. - P. 67 ؛ Belova E.V. ، Elpatyevsky A.V . ، Kolosova EV على "قائمة الوثائق التي سيتم استلامها في أرشيفات الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية" // المحفوظات السوفيتية. - 1973 - رقم 2. - P.20 ؛ Mityaev KG Document Science ومهامها وآفاق تطويرها / / المحفوظات السوفيتية. - 1964. - رقم 2. - ص 68 ؛ أرشيف سوروكين VV لمؤسسات الاتحاد السوفياتي (1917-1937) / MGIAI. - M. ، 1982 ؛ Knyazev GA نظرية وممارسة الأرشفة (تجربة التوجيه المنهجي - L.، 1935؛ Malitikov AS بعض أسئلة تنظيم ومحتوى العمل العلمي في مجال خدمة الإحصاء الموحدة للدولة // Proceedings of VNIIDAD. - T. 2 / VNIIDAD. - M.، 1973. - P. 6. Eremchenko V.A. العمل المكتبي والتخزين الإداري للوثائق في سياق الإصلاح الإداري: المشاكل الرئيسية // أرشيف الوطن. - 1999. - رقم 1 ، - P. 10 ؛ Yelpatyevsky AV من تاريخ التشكيل من الوثائق التنظيمية والمنهجية الرئيسية في شؤون المحفوظات الوطنية // Otech. أرشيف. - 1998. - رقم 4 ، - س 16-24 ؛ كوزلوف ف. خدمة المحفوظات في روسيا والدولة الروسية: خبرة 80 عامًا // Otech. أرشيف. - 1998. - رقم 6. - ص 9-18 وغيرها.

أنت تغطي الخبرة الأجنبية (E.V. Starostin ، IV Karapetyants) 1. تكشف الدراسات الأرشيفية عن تغير في قيمة أنواع معينة من الوثائق في سياق التطور التاريخي ، وتكشف عن تطور أنظمة التوثيق فيما يتعلق بتطور الدولة وأساليب تنظيمها 2.

ترتبط إدارة الوثائق كفئة علمية ارتباطًا وثيقًا بالمعلومات وتنظيم عمليات المعلومات في الإدارة ، وبالتالي فإن الأدبيات المتعلقة بنظرية المعلومات وأنظمة المعلومات والمعلومات وحوسبة العمل مع الوثائق ذات أهمية جدية. بادئ ذي بدء ، هذه دراسات تعكس المشكلات المرتبطة بفهم الخصائص الأساسية للمعلومات باعتبارها المادة الأولية لتنظيم المصفوفات الوثائقية. أعمال م. أورسولا ، أ. جوكوفا ، يو. تشيرنياك ، ف. أتاح أفاناسييف وآخرون ، المكتوبون في سنوات مختلفة ، إمكانية تشكيل أساس نظري تُبنى عليه الفكرة الرئيسية للعمل على الترابط الذي لا ينفصم للمعلومات والتوثيق وإمكانية تطبيق منهجية إدارة المعلومات لإدارة الوثائق 3. في ال

Starostin E.V. علوم الأرشفة الأجنبية: مشاكل التاريخ والنظرية والمنهجية: Avtotoref. ديس. ... دكتوراه في العلوم التاريخية. 05.25.02 / RSUH. - م ، 1995 ؛ I. V. Karapetyants المحفوظات الاقتصادية في أوروبا الغربية والولايات المتحدة الأمريكية (1905-1995): ملخص المؤلف. ديس. ... دكتوراه في العلوم التاريخية. 05.25.02 / RSUH. - م ، 1998.

2 انظر: V.D. Banasyukevich. المشاكل الرئيسية لعلم الأرشفة في الأدب الحديث //
دراسات أرشيفية ومصدر دراسات التاريخ الحديث. تشغيل مشاكل التفاعل
المرحلة الحالية: Dokl. والملخصات. سلك. في المؤتمر الثاني لعموم روسيا. 12-13 مارس
1996 / فنيداد. - م ، 1997. - س 16-22.

3 انظر Gilyarevsky RS، Zalaev G.Z.، Rodionov I.I.، Tsvetkova V.A. المعلوماتية الحديثة
ka: العلوم والتكنولوجيا والنشاط / VINITI. - م ، 1998. - س 15-16 ؛ الفلسفية en
القاموس السيكلوبي. - م: الموسوعة السوفيتية ، 1983. - س 217-218 ؛ أورسول أ.
الطريق إلى نووسفير. - م: لوتش ، 1993. - ص 81 ؛ Chernyak Yu.I. المعلومات والإدارة. -

22 روبوت من K.B. جيلمان فينوغرادوف ، ج. أرتامونوف ، ج. ولفرام ، أ. د. لقد طور أورسولا وعلماء آخرون بعمق مشاكل مهمة بشكل أساسي في تكوين وتشغيل موارد المعلومات بالمعنى العالمي وفي إطار المنظمات الفردية. لم تتلق مشكلة موارد المعلومات حلاً نهائيًا بعد ؛ ومع ذلك ، تمت صياغة الفئات المفاهيمية والأحكام المنهجية والمفاهيمية الأساسية المهمة لهذه الدراسة في هذه الأعمال 1.

في عمل علماء الكمبيوتر ، تظهر مشكلات إدارة المستندات على أنها ثانوية وليست أساسية ، ولها عيب كبير - عدم وجود تفصيل في قضايا التوثيق والتوثيق.

م ، 1974. - ص 58 ؛ جوكوف ن. الأسس الفلسفية لعلم التحكم الآلي. - م ، 1976 - س 124-137 ؛ أفاناسييف ف. المعلومات الاجتماعية وإدارة المجتمع. - م ، 1975. - ص 37 ، إلخ.

1 أورسول أ. مشكلة المعلومات في العلم الحديث. مقالات فلسفية. - م ، 1975.

ص 194 ؛ ميخائيلوف أ. مشاكل دعم المعلومات لعمليات الإدارة // المؤتمر العلمي والتقني الثاني لعموم الاتحاد "مشاكل المنظمة العلمية لإدارة الصناعة الاشتراكية". - جلس. رقم 1. - الجزء الثاني. - م ، 1972. - س 102-103 ؛ جيلمان فينوغرادوف ك. الذاكرة الوثائقية للنووسفير ككائن جديد للإدراك // المنتدى الدولي للمعلومات والتوثيق. - 1992. - T. 17. - رقم 1. - ص 12 ؛ أرتامونوف ج. المعلوماتية: النظرية والتطبيق (الفراغات للكتاب) // NTI.

سر. 1. Org. ومنهجية العمل المعلوماتي. - 1998. - رقم 6. - ص 31. (ص 31-35) ؛ أرتامونوف ج. المعلوماتية: النظرية والتطبيق (الفراغات للكتاب) // NTI. - سر. المؤسسة الأولى. ومنهجية إعلام. الشغل. - 1998. - رقم 4. - ص 31. (ص 31-36) ؛ Wolfram G. Organisa-torische Gestaltung des Informationmanagements. Verlag Iosef Eul، Gladbach-Koln 1990 C 35 ؛ أرتامونوف ج. المعلوماتية: النظرية والتطبيق (التحضير للكتاب) // NTI. - سر. 1. - 1998. - رقم 1. - ص 32 ؛ Kuhlen R. informationmarkt. جامعة كونستانز. 1995 ، إلخ.

2 انظر: Klimenko SV. ، Krokhin IV ، Kushch V.M. ، Lagutin Yu.L. المستندات الإلكترونية في المؤسسة
الشبكات النشطة: المجيء الثاني لجوتنبرج. م: Ankey - EK - الاتجاهات ، 1999 ؛ معلومات
تقنيات mation للعلوم الإنسانية / جامعة ولاية ميشيغان. - M.-Saransk، 1998. - S. 67-102 and others.

23 الدعم في سياق تطوير أحدث تقنيات المعلومات. لم يتم توضيح هذه المشكلة بأي شكل من الأشكال في عدد من المفاهيم مثل "معالجة المعلومات" ، "الوصول إلى المعلومات" ، "اتصالات المعلومات" ، "تخزين المعلومات" ، "استخدام المعلومات" ، على الرغم من أن كل هذه "المعلومات" وهناك المستندات على وسائط مختلفة ، ورقية بشكل أساسي.

ضعيف التطور في الأدب وقضايا الوثائق الإلكترونية. هناك تناقضات خطيرة في المصطلحات ، وسوء فهم لطبيعة المستندات الإلكترونية ، وعلاقتها بالمستندات الإلكترونية والتقليدية والمقروءة آليًا. ومع ذلك ، فإن تحليل هذه المجموعة من الدراسات يسمح لنا بصياغة فهم إدارة المستندات للقضية واستخدام هذه الأعمال لحل المشكلة العلمية لإدارة المستندات 1.

كانت دراسة الأعمال المتعلقة بإدارة المعلومات ذات الأهمية الأساسية للأطروحة - وهو نظام علمي جديد ظهر في البلدان المتقدمة جنبًا إلى جنب مع مجتمع المعلومات. في الأدبيات المحلية ، تنعكس إدارة المعلومات

تيخونوف في ، يوشن آي إف. تشكيل وتطوير محفوظات البيانات المقروءة آليًا في 1960-1980 // Otech. أرشيف. - 1998. - رقم 6. - ص 41 ؛ Kopylov V.A. حول مسألة ملكية المعلومات // NTI. سر. 1. نظرية ومنهجية العمل الإعلامي / فينيتي. - م ، 1998. - رقم 3. - ص 4 ؛ تيخونوف في ، يوشن آي إف. المحفوظات الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية // Otech. أرشيف. - 1999. - رقم 2. - س 19-20 ؛ انظر: A.P. Kurilo. حول النظام القانوني للوثيقة الإلكترونية في نظام التسويات الإلكترونية بين البنوك // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3. - ص 76 ؛ سيميلتوف سي. المعلومات كموضوع خاص للقانون // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3. - ص 58 ؛ إميليانوف جي في ، بافلوف أو في. حول مشكلة التنظيم القانوني لاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في نظم المعلومات // مشاكل التشريع في مجال المعلوماتية: الملخصات. أبلغ عن المؤتمر السابع لعموم روسيا. - م: GUP "VIMI" ، 1999. -S. 6 ، إلخ.

24 ضعيف جدا. فقط في عمل A.V. Kostrov ، الذي تم إعداده في شكل كتاب مدرسي ، جرت محاولة لتقديم جوهر إدارة المعلومات بشكل منهجي ، للأسف ، دون الرجوع إلى الظروف الروسية 1. في عملنا ، ولأول مرة ، تم البدء في دراسة إدارة المعلومات من وجهة نظر إدارة الوثائق وتم التوصل إلى الاستنتاجات الأولى التي تسمح لنا بتقييم إدارة المعلومات كإتجاه واعد في تطوير إدارة الوثائق باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة 2 . في عدد من الأعمال الأخرى ، يتم النظر في مشاكل إدارة المعلومات بشكل غير مباشر ، في إطار حل المشكلات الأخرى. فقط في العمل المنشور مؤخرًا "دعم المعلومات للإدارة العامة" الذي حرره الأكاديمي Yu.V. Gulyaev ، لأول مرة في العقد الماضي ، نظر بشكل شامل في المشاكل والأحكام المفاهيمية والخبرة العملية لإنشاء وتشغيل نظام دعم المعلومات لأعلى هيئات سلطة الدولة في الاتحاد الروسي 3.

مع الأخذ في الاعتبار المستوى غير الكافي لتغطية مشكلة إدارة المعلومات في الأدبيات المحلية ، حاول المؤلف سد هذه الفجوة بالبحوث الأجنبية حول إدارة المعلومات ، وخاصة باللغة الألمانية. أعمال R. Kulen ، J. Herget ،

1 Kostrov A.V. مقدمة في إدارة المعلومات: كتاب مدرسي. دليل / فلاديميرسك. حالة
tech.un-t. - فلاديمير ، 1996. - 132 ق ؛ انظر أيضًا: Perel I.S.، Slavin V.N. معلومة
نشاط onnaya في الخارج ومشاكل إدارة المعلومات / NPO "Po
مطالبة ". - م ، 1992. - 65 ق ؛ كوستوماروف م. إدارة نظم المعلومات ل
في الخارج / RGGU. - م ، 1996. - 88 ص.

2 لارين م. إدارة الوثائق وتقنيات المعلومات الجديدة. - م: تشغيل
كتاب علمي ، 1998. - 137 ثانية.

3 Nikitov V.A.، Orlov E.I.، Starovoitov A.V.، Savin G.I. يذهب دعم المعلومات
إدارة الدولة. م: الحوار السلافي ، 2000. - 425 ص.

25 G. Verzig ، V. Wolfram ، T. Seeger ، E. Vogel وعلماء آخرون يكشفون عن جوهر إدارة المعلومات كنظام علمي ومجال للإدارة العملية 1. في الوقت نفسه ، يجب التأكيد على أنه من الناحية العملية لم يقم أي من هذه الأعمال حتى بمحاولة تطبيق أحكام إدارة المعلومات على إدارة المستندات.

من المستحيل إيجاد حل كامل لمشكلة إدارة المستندات دون البحث عن دعمها القانوني. من الواضح أن تعزيز دور القانون في روسيا الحديثة هو شرط ضروري لزيادة تعزيز الدولة وفعالية الإدارة العامة. في السنوات الأخيرة ، أصبح مجال المعلومات والتوثيق موضوعًا مستقلاً للبحث للباحثين القانونيين ، وحتى تم تشكيل فرع جديد - قانون المعلومات. في عمل V.A. Kopylov ، يتم تنظيم جميع الإجراءات القانونية الحالية المتعلقة بتنظيم المعلومات والتوثيق والتخزين الأرشفي للوثائق 2. المؤلف يلفت الانتباه

1 أتينجر م. إدارة المعلومات المتكاملة: نظرية العالم الحقيقي. - إدارة السجلات
منة ربع سنوي. - 1993 ، يولي. المجلد 27 ، رقم 3 ، - ص. 12-16 ، 30-31 ؛ Herget I. Konzeption des
Infornationsmanagements in informationwissenschaftlichen Studienangeboten. - معلومات-
يوروبا الفراء spezialisten. الإجراءات. كونستانس 1990 ؛ Hofmeister H.-W. اينزاتس فون دوكومن-
tenmanagement في Industrieunternehmen أنادويتشر دوكومينتارتاج 1994. - فرانكفورت - صباحا
الأساسية. - س 183-187 ؛ Kuhlen R. informationmarkt. - كونستانس ، 1995. 608 ج ؛ شويتز ر. بورو
ايم واندل ثانيًار. Decker "s Verlag، G. Schenk. Heigelberg، 1990، 213 s.؛ Seeger T. Aspekte der
Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - كلغ. ساور ، 1990 ؛ مزامنة-
nott W.R. ، Gruber W.N. إدارة مصادر المعلومات. - نيويورك ، 1981 ؛ Vogel E. Infor-
mationsmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. النطاق 2 ،
كلغ. ساور ، 1990 ، ص 897-927 ؛ ويرسيج. المنظمات - Kommunikation: Die Kunst، ein
الفوضى المنظمة. - FBO Verlag ، بادن بادن ، 1989 ، 390 c. ؛ Wolfram G. Organisatorische
Gestaltung des Informationmanagements. - فيرلاغ يوزف يول ، جلادباخ كولن ، 1990.

2 كوبيلوف ف. قانون المعلومات. - م: فقيه ، 1997 ؛ إنه نفس الشيء. المعلومات ككائن
التنظيم القانوني // NTI / VINITI. - M.، 1996. - No. 8. - S. 2؛ إنه نفس الشيء. على سؤال

26 إلى فئة "المعلومات الموثقة" ، والتي ، في رأيه ، لا تنعكس بشكل كاف في التشريع الحالي وتطرح مهمة الحل القانوني لمشاكل المستندات الإلكترونية ، قوتها القانونية.

انا. باتشيلو. تُعد أعمالها مثالًا حيًا على الاستجابة المناسبة للعالم لتحديات العصر وهي ذات قيمة كبيرة لهذه الدراسة 1.

يتم تنفيذ إدارة الوثائق كوظيفة إدارية في المنظمات في سياق عملية صنع القرار لتحقيق الهدف المحدد. هذا هو السبب في أن إدارة المستندات ترتبط ارتباطًا وثيقًا بمشاكل الإدارة ، والهياكل التنظيمية ، وقضايا تصميمها وتنفيذها وتشغيلها ، مع أتمتة عمليات الإدارة.

على خاصية المعلومات // NTI. سر. 1. نظرية وأساليب عمل المعلومات // VINITI. - م ، 1998. - رقم 3. - س 4. إنه نفس الشيء. حول ملكية المعلومات الموثقة // التوثيق في مجتمع المعلومات: حفظ السجلات الإلكترونية والأرشفة الإلكترونية. مرسوم. أب. - س 18-23.

تعليق على القانون الاتحادي للمعلومات والإعلام وحماية المعلومات "/ محرر. انا. باتشيلو ، أ.ف. فولوكيتينا وآخرون / IGP RAS. - م ، 1996 ؛ Bachilo I.L. حول ملكية موارد المعلومات // موارد المعلومات لروسيا. - م ، 1997. - رقم 4 ؛ هي نفسها. موارد المعلومات كموضوع للقانون وكموضوع للعلاقات ينظمها القانون المدني للاتحاد الروسي // المرجع نفسه. - 1999. - رقم 1 ؛ هي نفسها. المشاكل القانونية الحديثة لتوثيق المعلومات // التوثيق في مجتمع المعلومات: حفظ السجلات الإلكترونية والأرشفة الإلكترونية. مرسوم. أب. - س 8-17 ؛ هي نفسها. القضايا القانونية للتوثيق في سياق المعلوماتية // مشاكل التشريع في بيئة المعلوماتية: ملخصات من المؤتمر السابع لعموم روسيا. / المؤسسة الوحدوية الحكومية "VIMI". - م ، 1999 ، إلخ.

تظهر الأبحاث الحديثة حول إدارة المنظمات الأهمية الكبيرة لمعالجة المعلومات العقلانية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية. تؤثر عولمة العمليات الاقتصادية والاجتماعية والمعلوماتية بشكل مباشر على جودة الإدارة. تنعكس طرق حل المشكلات الإدارية في المنظمات على خلفية الواقع الجيوسياسي الحديث مع مراعاة تطور مجتمع المعلومات في عدد من الدراسات والمقالات الفردية الرئيسية والكتب المدرسية الحديثة للمتخصصين المحليين والغربيين 1.

يحدث تطور المستند وأنظمة العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة في ظروف تاريخية محددة ومشروط بها. تسلط أعمال الباحثين في التاريخ الروسي ، وخاصة مؤرخو مؤسسات الدولة ، الضوء على العلاقة الوثيقة بين الإصلاحات الإدارية وإصلاحات العمل المكتبي ومدى ملاءمتها للظروف الاجتماعية والاقتصادية والسياسية لفترة معينة من التاريخ الروسي. تعمل أعمال ن. إروشكينا و ت. Korzhikhina ، وكذلك T.G. Arkhipova، A.S. سينينا ، ت. سميرنوفا ، SP. Strekopytov وغيرهم

1 إدارة المنظمة: كتاب / محرر. اي جي. بورشنيفا ، ز. روميانتسيفا ، ن. سا لوماتينا. - م: Infra ، 1998. - 669 صفحة ؛ Kulba V.V. ، Malyugin V.D. ، Shubin A.N. ، Vus M.A. مقدمة في إدارة المعلومات. - SPb. ، 1999 ؛ مارك د ، ماكجاون ك. منهجية التحليل والتصميم الهيكلي / الترجمة. من الانجليزية - م: ميتا تكنولوجي ، 1993. - 240 ثانية ؛ كوفمان هـ. تكتيكات النجاح في الأعمال والعلوم. - م: الفكر ،

157 ق ؛ شابيرو في. وإدارة المشاريع الأخرى. خبرة أجنبية. - سب ب: اثنان .. ثلاثة ، 1993. - 443 ص ؛ Gerchikova I.A. الإدارة: Textbook / UNITIU. - م: البنوك والبورصات ، 1994. - 685 ص ؛ Vikhansky O.S. الإدارة الإستراتيجية: كتاب مدرسي. - م: دار النشر بجامعة موسكو الحكومية ، 1995 ؛ عالم إدارة المشاريع / إد. ريشكي ، هـ. شيل. - م: آلان ،

304 ق ؛ Mescon M.Z. ، Albert M. ، Hedouri F. Fundamentals of Management - M.: Delo ، 1992 ؛ Hoyer V. كيفية القيام بأعمال تجارية في أوروبا. - م: بروجرس ، 1992 ؛ Mercer D. IBM: الإدارة في أكثر الشركات ازدهارًا في العالم / Per. من الانجليزية - م: التقدم ، 1991. - 455 ق ؛ F. أساسيات كوتلر للتسويق / لكل. من الانجليزية - م: التقدم ، 1990. - 736 ص. وإلخ.

28 من العلماء والمتخصصين 1 في تاريخ المؤسسات العامة يبرهنون بوضوح على بناء نظام إدارة في حقبة تاريخية محددة ، وبالتالي ، يجعلون من الممكن دراسة تنظيم العمل المكتبي في جهاز الإدارة.

دراسة المصدر ، كتخصص علمي ، قريبة بدرجة كافية لتوثيق العلم من حيث حل مشاكل الدراسة المنهجية لمجموعة الوثائق في التطور التاريخي. في هذا الصدد ، أعمال Borodka-na L.I. ، Voronkova SV. ، Golikov A.G. ، Kashtanov S.M. ، Kozlov V.P. ، Medushevskaya O.M. ، Muravyov V.A. ، Sokolov A.K. ، Slavko T.I. ، Schmidt SO. وآخرون جعلوا من الممكن استخدام الخبرة المكتسبة من خلال البحث المصدر لتحليل تطور الوثائق وأنظمة التوثيق 2 ، بما في ذلك

انظر: NP Eroshkin. تاريخ مؤسسات الدولة في روسيا ما قبل الثورة. - م: روما الثالثة ، 1997. - 357 ص ؛ Korzhikhina T.P. تاريخ مؤسسات الدولة في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. مخصص. - م: المدرسة العليا ، 1986. - 399 ص ؛ شركة شميت في أصول الحكم المطلق الروسي - موسكو: التقدم ، 1996 ؛ Arkhipova T.G. ، Rumyantseva MF ، Senin A.S. تاريخ الخدمة العامة في روسيا في القرنين الثامن عشر والعشرين. - م: RGGU ، 1999 - 230 ثانية ؛ Strekopytov SP. قيادة الدولة للعلوم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (1936-1958) كتاب مدرسي. مخصص. - م ، RGGU ، 1991 - 92 ص. 2 انظر: O.M. Medushevskaya. علم الأرشيف ودراسة المصدر: الوحدة والاختلافات كمشكلة تفاعل متعدد التخصصات // علم الأرشيف ودراسة المصدر للتاريخ الروسي. مشاكل التفاعل في المرحلة الحالية: Dokl. والملخصات. كلمات في المؤتمر الثاني لعموم روسيا في 12-13 مارس 1996 / دائرة المحفوظات الفيدرالية الروسية ، VNIIDAD. - م ، 1997. - س 11-15 ؛ Voronkova S.V. مستوى تطوير دراسة المصدر لوثائق العصر الحديث ونشرها في المرحلة الحالية // المرجع نفسه. - س 26-31 ؛ سوكولوف أ. التاريخ الاجتماعي: مشاكل دراسة المصدر وعلم الأرشفة // المرجع نفسه. - س 57-63 ؛ شركة شميت علم الآثار. دراسات أرشيفية. دراسة المصدر / RSUH. غاز روسيا. فنيداد. - م ، 1997. - 363 ثانية ؛ كشتانوف SM. مقالات عن الدبلوماسية الروسية. - موسكو: Nauka ، 1970. - 503 ص ؛ كشتانوف SM. الدبلوماسية الروسية: كتاب مدرسي. دليل للجامعات على العروض الخاصة. "تاريخ". - م: العالي. shk. ، 1988. - 231 ق ؛ كوزلوف ف. الأرشيف الروسي / ROSSPEN. - م ، 1999.

29 جنيهًا باستخدام طرق الكمبيوتر الحديثة.

لذلك ، على الرغم من وجود قدر كبير من البحث الذي تم إجراؤه في المجالات ذات الصلة بالمشكلة المطروحة ، يتعين علينا تحديد تطور ضعيف جدًا للمشكلة الفعلية لإدارة المستندات.

لذلك ، لم يتم تطوير الأسئلة المتعلقة بالعلاقة بين إصلاحات الإدارة العامة والعمل المكتبي ، وحول دور تنظيم الدولة للبيئة الوثائقية ، وتتطلب المشكلات الاصطلاحية للوثيقة وتطورها بحثًا منهجيًا متعمقًا. من الأمور التي لا شك فيها من الناحية التاريخية فترة ما بعد الاتحاد السوفياتي لتطوير العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة ، المرتبط بحل مشاكل دخول روسيا إلى فضاء المعلومات العالمي.

حتى الآن ، لا توجد دراسة شاملة وشاملة لإدارة الوثائق ، مع الأخذ في الاعتبار تحليل تقنيات المعلومات الجديدة المطبقة. مثل هذه الدراسة يجب أن تؤدي إلى بناء مفهوم إدارة الوثائق والمعلومات ، بناءً على مزيج من قدرات التكنولوجيا مع مزايا العمل المكتبي الورقي. يمكن أن يسمى هذا المفهوم إدارة المعلومات.

موضوع البحث في الأطروحة هو المعلومات الموثقة في أنظمة التحكم. تلعب المعلومات الموثقة في عملية الإدارة دورًا مهمًا ، حيث توفر ملء موارد المعلومات الخاصة بالمنظمات. فيما يتعلق بتعقيد هيكل ومحتوى موارد المعلومات ، والنمو الهائل لحجمها ، تنشأ أهم مهمة لإدارتها العقلانية ، والتي في أهميتها يمكن مقارنتها بمهمة تحديث إنتاج المنتجات الصناعية 1.

1 إ. ويشير باشيلو في هذا الصدد إلى أن "مصدر المعلومات كقوة إنتاجية يخضع للفهم والتقييم والهيكلة والتنظيم كموضوع للعلاقات القانونية". - NTI. سر. 1. Org. ومنهجية إعلام. - 1998. - رقم 3. - ص 13.

لا يعود الوضع الحالي لبيئة الأفلام الوثائقية إلى التحولات الاجتماعية والاقتصادية فحسب ، بل يرجع أيضًا إلى تطور تقنيات المعلومات. من الأهمية بمكان تقنيات وأدوات الكمبيوتر التي تضمن ، على أساس التشريعات الحالية ، كفاءة تحديد وجمع ومعالجة والبحث ونقل المعلومات ، وموثوقية تخزينها ، والوصول عن بعد ، وتوفير المعلومات في الوقت المناسب ، على الوسط الصحيح والشكل الصحيح ، مع مراعاة المتطلبات النفسية والمريحة. فتح الوصول إلى موارد المعلومات العالمية ، والانتقال إلى التوثيق الإلكتروني ، وتخزين المستندات ونقلها ، أي الانتقال إلى طرق جديدة بشكل أساسي لتنظيم المعلومات والوصول إليها ، ووضع المشكلات العلمية والتطبيقية الجديدة بشكل أساسي قبل إدارة السجلات ، وعلوم المحفوظات ، وعلوم التوثيق ، وعلوم المكتبات والتخصصات العلمية الأخرى التي تحتوي على وثيقة كموضوع للدراسة. يتطلب حلهم فهم التجربة التاريخية الغنية لتطور المستند كحامل للمعلومات ، وتطوير العمل المكتبي ، وتغيير شركات النقل والتقنيات ، وصياغة التبعيات المقابلة.

موضوع البحث هو إدارة الوثائق في المنظمات. إدارة الوثائق ، كموضوع بحث ، هي فئة علمية جديدة. ومع ذلك ، فهو يعتمد على الخبرة السابقة والأساس النظري والمنهجي لإدارة الوثائق المحلية ، ودراسة الوثيقة تقليديًا ، وأنظمة التوثيق ، وتوثيق العمليات لأنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع الوثائق في الإدارة. نحن نعتبر إدارة المستندات كمرحلة أعلى في تطوير مفاهيم مثل العمل المكتبي وإدارة المستندات.

تحظى إدارة السجلات ، كمصطلح عالمي ، بالاعتراف الدولي والتوزيع. يشير إلى مجال الإدارة.

31 الإدارة الفعالة لإنشاء واستخدام وتخزين وثائق منظمة خلال دورة حياتها على مبادئ الاقتصاد والكفاءة ، باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة التي توفر إدارة عالية الجودة فيما يتعلق بالوثائق كمورد إداري كامل. إذا تم تعيين دور وظيفة الإدارة الفنية للعمل المكتبي ، وكانت وثائق الإدارة مهمة مساعدة ، فسيتم تعيين دور وظيفة الإدارة الرئيسية لإدارة المستندات في المؤسسة.

نحن لا نعتبر إدارة الوثائق في الملخص ، ولكن في الظروف المحددة لعمل المنظمات. في هذه الحالة ، تُفهم المنظمة على أنها أي هيكل إداري يتوافق مع مفهوم المنظمة ، بغض النظر عن المستوى الهرمي والتوجه الوظيفي وشكل الملكية.

الغرض من بحث الأطروحة هو حل المشكلة العلمية لإدارة الوثائق في سياق تقنيات المعلومات الجديدة في المنظمات من مختلف الأنواع ، لتشكيل مفهوم إدارة موارد الوثائق لاتخاذ القرار على أساس إدارة المعلومات في التطور التاريخي وفي الجانب المنهجي.

لتحقيق هذا الهدف ، من الضروري حل المهام الرئيسية التالية:

تحليل دور المعلومات في الإدارة وهيكل موارد المعلومات الحديثة في المنظمات ؛

دراسة تاريخ العمل المكتبي المحلي وتطور الوثيقة كأساس لإدارة الوثائق الحديثة ؛

البحث في تفاصيل المستندات الإلكترونية ؛

4) تطوير المبادئ لإنشاء نظام وطني
إدارة الوثائق والمسائل المتعلقة بدعمها التشريعي ؛

التحليل الوثائقي لتقنيات المعلومات الحديثة والأنظمة الآلية لإدارة الوثائق ؛

البحث في إدارة المعلومات كأساس منهجي لبناء نظام إدارة الوثائق في المنظمة.

يتم تحديد الإطار الزمني للبحث حسب تفاصيل الموضوع المختار. في بعض المناطق ، يغطون الفترة التاريخية من لحظة ظهور الدولة المركزية الروسية حتى الوقت الحاضر ، لكن الجزء الرئيسي من العمل يغطي مشاكل إدارة الوثائق في العقد الماضي.

بالتعمق في تاريخ العمل المكتبي ، سعينا إلى تحقيق هدف تتبع الترابط بين إصلاحات الإدارة العامة وإصلاحات عمل المكتب ، وتحديد استمرارية وخصائص أنظمة عمل المكاتب في مختلف العصور التاريخية ، وإظهار عملية تحويل الإنتاج الإضافي إلى دعم التوثيق. للإدارة وخلق المتطلبات الأساسية للانتقال إلى إدارة الوثائق في الظروف الحديثة لإعلام المجتمع. ترجع دراسة المستند باعتباره الهدف الرئيسي لإدارة المستندات إلى عملية تكوين إدارة المستندات كنظام علمي ، لذلك أولينا اهتمامًا أكبر بالفترة ، بدءًا من الستينيات ، عندما كانت إدارة المستندات تخصصًا علميًا ولد وظهر قدر كبير من البحث حول القضايا المتعلقة بعمل وثيقة في جميع مجالات الحياة العامة. نعتبر قضايا أتمتة المكاتب من منظور لا ينفصم مع إضفاء الطابع المعلوماتي على المجتمع ، والتي نشأت في بدايتها من خلال انتشار أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية وتطوير أنظمة التحكم الآلي في مطلع الستينيات والسبعينيات من القرن الحالي. ظهرت مشكلة إدارة المعلومات كنظام علمي في الممارسة الغربية في أوائل السبعينيات ؛ أخذنا هذه السنوات كنقطة انطلاق للنظر في هذه المشكلة.

وبالتالي ، تطلبت الطبيعة متعددة التخصصات للدراسة عمليات استرجاع تاريخية متفاوتة العمق ، اعتمادًا على مدى ضرورتها لأغراض هذا العمل.

يتضمن العمل في المقام الأول مشاكل الدولة الروسية الحديثة. ومع ذلك ، حسب الضرورة ، تم توسيع حدود الدراسة من خلال جذب المواد اللازمة من تاريخ الاتحاد السوفياتي السابق والإمبراطورية الروسية والتجربة العالمية. هذا جعل من الممكن إنشاء قاعدة بحثية كافية وتطبيق الطريقة المقارنة لإيجاد الحلول العلمية المثلى.

كفرضية عمل ، طرحنا موقفًا مفاده أن الاتحاد الروسي قد نضج المتطلبات الأساسية اللازمة لإدخال إدارة الوثائق على نطاق واسع في المنظمات بناءً على منهجية إدارة المعلومات ، بما يتوافق مع المستوى الذي تم تحقيقه من إضفاء الطابع المعلوماتي على البلد والعلمي والتكنولوجي. التقدم ، والظروف الاجتماعية والاقتصادية ، كطريقة لتنظيم العمل مع الوثائق كمصدر معلومات كامل من أجل تحقيق كفاءة الإدارة والنشاط الاقتصادي للمنظمات.

أساس منهجية هذا البحث الأطروحة هو نهج واقعي وشامل لتحليل تطوير إدارة الوثائق ، والنظر فيها بطريقة شاملة وديناميكيات ، مع الأخذ في الاعتبار مجموعة الحقائق الكاملة ورفض العقائدية الأيديولوجية. عرض تاريخ المشكلة. منهجية العمل هي مزيج إبداعي من طرق مختلفة: علمي عام ، طرق علوم أخرى وطرق وثائقية فعلية. لحل المهام المحددة ، تم استخدام طرق البحث التقليدية: طرق البحث التاريخية والنظامية والمقارنة (الدراسات المقارنة) والهيكلية والوظيفية وطرق التصنيف والنمذجة المستخدمة على نطاق واسع في علم الوثائق ، والإحصاء ، وكذلك الأساليب الخاصة الأخرى.

يجب الاعتراف بأن المشاكل المنهجية لإدارة السجلات اليوم مركزية ولا تزال دون حل. لوحظ وضع مماثل في الدراسات الأرشيفية ، حيث بذل العلماء الكثير في إنشاء أساس منهجي جديد. يثير هذا السؤال حول فلسفة علم الأرشيف كوسيلة لتطوير نهج عام جديد لفهم دور الوثائق والمحفوظات في المجتمع الحديث. ليس من قبيل المصادفة أن V.P. يطرح كوزلوف ، في عمله حول العلاقة بين مهن المؤرخ وأخصائي المحفوظات ، مهمة فهم فلسفة الأرشفة 1 ، و TI. يدعو حوروردين إلى تطوير فرع علمي جديد "الأرشفة" 2 ، والذي يتقاطع بين المنهجية ونظرية العلوم والفلسفة (الدراسات الثقافية) والمعلوماتية. إي. في عام 1991 ، شعرت Starostin بالحاجة إلى تغيير منهجية الأرشفة ، واقترحت مصطلح "علم المحفوظات" ، والذي يعني نظامًا علميًا يدرس مجموعة كاملة من المشكلات المرتبطة بعملية توثيق الحياة المتنوعة للمجتمع البشري 3.

كما هو الحال في علم المحفوظات ، في علم الوثائق ، تعمل الفلسفة كمنهج عام للعلم. ظهرت الحاجة إلى فهم فلسفي لمشاكل إدارة الوثائق بشكل خاص في منتصف الثمانينيات ، مع ظهور تقنيات المعلومات الجديدة في مجال الإدارة ، وظهور بديل "غير ورقي" لدعم المعلومات.

كوزلوف ف. مؤرخ ومحفوظ: المهن العامة والخاصة // المؤتمر العلمي الدولي "المؤرخون والمحفوظون: التعاون في الحفاظ على الماضي ومعرفته لصالح الحاضر والمستقبل". 27-28 نوفمبر 1997 موسكو: وقائع المؤتمر - M. ، 1998. - S. 15-28.

2 انظر: TI Khorkhordin. من علم الأرشيف إلى الأرشفة؟ // وقائع المعهد التاريخي والأرشيفي
النظام الأساسي. - T.ZZ / RSUH. - م ، 1996. -S. 185.

3 Starostin E.V. علم الآرشولوجيا. تحقيق التفكير التاريخي // مشاكل الوطن
التاريخ العسكري لفترة الإقطاع: ملخصات. أبلغ عن / MGIAI. - م ، 1991. - ص 240 انظر ذلك
نفسه: Otech. أرشيف. - 1999. - رقم 3. - ص 123.

35 الإدارة ، الاستخدام المكثف لأجهزة الكمبيوتر كأدوات للعمل ، مما ترتب عليه عواقب اجتماعية خطيرة لموظفي الإدارة. لأول مرة تم تعيين هذه المهمة بواسطة A.N.Sokova 1. يصبح حلها مهمًا بشكل خاص اليوم ، عندما يكون المجتمع في أقسام مختلفة من الدول الانتقالية (من الاقتصاد المخطط إلى اقتصاد السوق ، من الأيديولوجية الاشتراكية إلى أيديولوجية الديمقراطية ، من المجتمع الصناعي إلى مجتمع المعلومات). في ظل هذه الظروف ، لا يمكن المبالغة في تقدير دور المنهجية.

عادة لا تكون الأساليب متعددة التخصصات من أصل فلسفي. نشأت في أعماق العلوم الأخرى (الرياضيات ، نظرية المعلومات ، علم التحكم الآلي ، علم الاجتماع ، إلخ) وفي مفترق طرقها. هذه الأساليب ذات طبيعة علمية عامة. وتشمل هذه الأساليب البحث التاريخي والمنطقي ، والطريقة المنهجية ، والمعلوماتية ، والاحتمالية الإحصائية ، والطرق الهيكلية الوظيفية ، وطريقة التصنيف. يسمح استخدام الأساليب العلمية العامة في علم الوثائق باستخدام أوسع لإنجازات مجالات المعرفة الأخرى ، ويوسع قدرات البحث والجهاز المعرفي. ومع ذلك ، عند استخدامها ، من المهم للغاية ، في رأينا ، مراعاة بيان O.M. Medushevskaya أنه "من أجل حوار فعال متعدد التخصصات ، يكون الشيء الرئيسي مفقودًا في بعض الأحيان ، أي فكرة واضحة عن كائن مشترك ، والتي تسمح لنا المناهج المختلفة برؤيتها على أنها أكثر ضخامة وتنوعًا ومنهجية" 3.

سوكوفا أ. التوثيق كنظام علمي: كائن ، موضوع ، مهام رئيسية

// توثيق أنشطة الإدارة: سبت. علمي. يعمل / VNIIDAD. - م ،

1986. -S. 24-25. 2 أورسولا أ. الفلسفة والعمليات العلمية العامة التكاملية. موسكو: ناوكا ، 1981. - س 163-177. 3 Medushevskaya O.M. الدراسات الأرشيفية ودراسات المصدر: الوحدة والاختلافات كمشكلة

تفاعل متعدد التخصصات // دراسات أرشيفية ودراسات مصدر باللغة الروسية

يتم لعب الدور الرائد في منهجية إدارة السجلات من خلال الطريقة التاريخية ، والتي تقوم على دراسة التاريخ في تنوعه المحدد ، وتأسيس جوهر الظواهر قيد الدراسة من خلال إعادة إنشاء العملية التاريخية ذهنياً. ترتبط الطريقة التاريخية ارتباطًا وثيقًا بطريقة دراسة المصدر. يفتقر العلم التاريخي إلى الملاحظة المباشرة لما يود دراسته. تعمل دراسة المصدر كطريقة لدراسة الواقع الماضي من خلال وسيط الإدراك البشري المسجل في المصادر ، بما في ذلك الوثائق 1. أدى استخدام تقنيات المعلومات الجديدة في عمل المؤرخين إلى ظهور دراسات مصادر الكمبيوتر أو المعلوماتية التاريخية 2.

يتم لعب الدور الرئيسي في هذا العمل من خلال الطريقة المنهجية كإتجاه للمعرفة العلمية ، والذي يقوم على اعتبار الأشياء كنظم ، أي الكشف عن سلامة الكائن وتحديد أنواع الوصلات المختلفة فيه وإدخالها في صورة واحدة 3.

تسمح لك طريقة التحليل الوظيفي بدراسة الدور والأهمية

تاريخ صاخب. مشاكل التفاعل في المرحلة الحالية: Dokl. والملخصات. سلك. في المؤتمر الثاني لعموم روسيا. 12-13 مارس 1996 / دائرة المحفوظات الفيدرالية الروسية ، VNIIDAD. - م ، 1997. - ص 12.

1 Danilevsky I.N.، Kabanov V.V.، Medushevskaya O.M.، Rumyantseva M.F. دراسة المصدر: النظرية. تاريخ. طريقة. مصادر التاريخ الروسي: كتاب مدرسي. دليل / RSUH. - م ، 1998. -S. 23-24.

سوكولوف أ. حول الوضع الحالي وآفاق العمل مع أرشيف المستندات المقروءة آليًا. - دائرة الأفكار: الجديد في المعلوماتية التاريخية // وقائع المؤتمر الأول لجمعية "التاريخ والحاسوب" / Mosgorarkhiv. - م ، 1994. - ص 71.

3 Avtokratov V.N. ، Ovezov B.B. بعض جوانب تحليل الأنظمة (فيما يتعلق بالدراسات الوثائقية والأرشيفية) // Tez. رسائل إلى الندوة النظرية "أسئلة المنهج المنهجي للبحث في مجال المعلومات الوثائقية" (يونيو 1972). - م ، 1972. - س 18-28.

37 وثيقة إدارة تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات وتم دمجها في أنظمة الوثائق المقابلة 1. يتيح التحليل الهيكلي والوظيفي دراسة الظواهر والعمليات كنظم يكون لكل عنصر من عناصر الهيكل فيها غرضًا محددًا (وظيفة) في أنشطة الإدارة. يمكن توضيح تطبيقه بأحد الأمثلة الكلاسيكية لـ V.N. Avtokratov ، الذي أشار إلى علاقة السبب والنتيجة بين أنشطة منشئ الصندوق وتشكيل مجموعة متكاملة عضوياً من الوثائق ، والتي تمثل "نسخة إعلامية" لأنشطة منشئ الصندوق 2. التطور المنطقي للطريقة الهيكلية الوظيفية في علم الوثائق هو طريقة النمذجة ، والتي تستخدم على نطاق واسع في مختلف مجالات العلوم. النمذجة هي طريقة لدراسة كائن (أصلي) عن طريق إنشاء نسخة منه (نموذج) والبحث عنها ، واستبدال الأصل ، من جوانب معينة تهم الباحث 3. النموذج هو نظام له هيكله ووظيفته الخاصة ، مما يعكس بنية ووظائف النظام الأصلي ؛ إنه رابط وسيط بين النظرية والواقع. لذلك ، فإن النموذج قادر على عكس ليس فقط

نظرية وممارسة فحص قيمة الوثائق والحصول على محفوظات الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية // وقائع VNIIDAD. - م ، 1974. - T. IV. - الجزء 1 ؛ Avtokratov V.N. ، El-pat'evsky A.V. مشاكل الحصول على أرشيفات الدولة بالوثائق الحديثة (جانب دراسة المصدر) // دراسة المصدر للتاريخ الوطني: Sat. مقالات. - م: نوكا ، 1976 ؛ Rudelson KI ، Shepukova N.M. مشاكل فحص قيمة الوثائق والحصول على أرشيف الدولة // أسئلة التاريخ. - 1983.

- رقم 2. - ص 56-69.

2 الأوتوقراطيين V.N. مفهوم الأصل في علم الأرشيف // الكتاب السنوي الأركيولوجي
لعام 1978. - م: نوكا ، 1979. - ص 142.

3 القاموس الموسوعي الفلسفي. الطبعة الثانية. - م: الموسوعة السوفيتية ، 1989.

4 الأوتوقراطيين V.N. حول مسألة منهجية الدراسات الأرشيفية // الكتاب السنوي الأثري
لعام 1969 - م: نوكا ، 1971. -S. 27.

38 لخصائص النسخة الأصلية ، ولكن أيضًا للمعلمات المرغوبة. تستخدم طريقة النمذجة على نطاق واسع في إدارة السجلات وإدارة السجلات.

ترتبط هذه الطريقة ارتباطًا وثيقًا بطريقة المعلومات في علم الوثائق ، أي مع تطبيق أحكام نظرية المعلومات على الوثائق وتدفقات المستندات. الأكاديمي ن. وأشار إرشوف عن حق إلى أن "نموذج المعلومات هو الواجهة التي من خلالها تدخل المعلوماتية في علاقات مع العلوم الخاصة دون الاندماج معها وفي نفس الوقت دون استيعابها" 1. يخدم نهج المعلومات للوثائق الغرض من تقييم جودة المعلومات الواردة فيها ، ودراسة عمليات تحويلها إلى معلومات موثقة في الإدارة. تتيح لنا دراسة أنظمة المستندات كنظم معلومات تحديد ميزات توزيع المعلومات من خلال قنوات الاتصال في الإدارة ، وكذلك أنماط هذه العملية.

تتضمن طريقة المعلومات تطبيق تقنية لقياس معلمات المعلومات الوثائقية. ترتبط المشكلة الرئيسية في قياس المعلومات الوثائقية بترجمة الخصائص النوعية.

1 Ershov N.P. المعلوماتية: الموضوع والمفهوم // تكوين علم التحكم الآلي للمعلوماتية.
- م ، 1986. - س 30.

2 إجراءات VNIIDAD. - T. 3. - M. ، 1973 ؛ في إن أفتوكراتوف دراسة المصدر والمعلومات
مناهج نظرية فحص الوثائق (قضايا تحليل الدراسات الأرشيفية
معايير القيمة) // مواد علمية. أسيوط. حول مشاكل الحصول على المستندات
مصادر tal من أرشيف الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. - م ، 1976 - الجزء 1 ؛ روديل-
حلم KI ، N.M. Shepukova مشاكل فحص قيمة المستندات والحصول عليها
أرشيفات الدولة // أسئلة التاريخ. - 1983. - رقم 2 ؛ Elpatievsky A.V. عنه هو
استخدام مفاهيم نظرية المعلومات في علم الأرشفة الحديث // وقائع
فنيداد. - T. 3. - M.، 1973. - S. 264-271 ؛ شابيرو في. وإدارة المشاريع الأخرى.
خبرة أجنبية. - SPb .: اثنان .. ثلاثة ، 1993 ؛ مارك د ، ماكجاون ك. المنهجية الإنشائية
التحليل والتصميم / Metatekhnologiya. - م ، 1993 ، إلخ.

39 إحصائية كمية 1. لم يتم تطوير أحكام مقاييس المصدر بشكل أكبر ، على الرغم من أن تطبيقها في إطار طريقة المعلومات يمكن أن يجعل من الممكن إجراء تحليل نوعي لمجموعة المصادر المكتوبة للبلد ، وكذلك تطوير طرق للتنبؤ بتشكيل الوثيقة والاستحواذ على صندوق الأرشيف.

مع الأخذ في الاعتبار التطور غير الكافي للموضوع ، أثناء العمل على الرسالة ، تم استخدام مجموعة واسعة من المصادر ، والتي يمكن تقسيمها إلى المجموعات الرئيسية التالية: القوانين التشريعية والحكومية بشأن المعلوماتية والأرشفة وإدارة الوثائق والعمل المكتبي والتوحيد ؛ المواد المعيارية والمنهجية ، معايير الدولة ؛ الأطروحات والملخصات في العلوم الوثائقية وإدارة السجلات وعلوم المحفوظات ؛ قواميس، أدب منهجي؛ التقارير العلمية ، والمواد البحثية المخزنة في صندوق المراجع والمعلومات في OCSTI VNIIDAD ، والوثائق الأرشيفية.

بالإضافة إلى ذلك ، في عملية إعداد العمل ، استخدم المؤلف تجربته الخاصة في البحث العلمي والتصميم التنظيمي حول قضايا إدارة الوثائق ، ودعم التوثيق للإدارة (العمل المكتبي) ، ونتائج التدريب الأجنبي.

تعتمد إدارة المستندات كنظام علمي ككل على جميع الأبحاث والممارسات السابقة في مجال عمل المكاتب الروسية والسوفياتية ، على الخبرة الأجنبية. من المهم الانتباه

إليزاروف ب. حول مسألة وحدة دراسة المصدر ومقاربات المعلومات في تحديد قيمة الوثائق // وقائع VNIIDAD. - M. ، 1976. - T. 6. - الجزء 1. - S. 257 ؛ هو نفسه. مشاكل القياس في دراسة المصدر وعلم الأرشفة (المصدر الرئيسي للقياس وقياس الوثائق) // القضايا المنهجية لإدارة الوثائق ، علم الأرشيف ، علم الآثار: Sat. أبلغ عن ندوة منهجية VNIIDAD. - م ، 1978 - العدد. 2. - س 62-110 ؛ هو نفسه. مشاكل قياس المصادر في علم الأرشيف (طرق قياس أحجام المعلومات المكتوبة): كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1981.

40 تحت الجذور التاريخية للمشكلة ، بدون تحديد التي من المستحيل فهم الحالة الحالية والمهام الموضوعية لإدارة المستندات بشكل صحيح.

في هذا الصدد ، هناك مجموعة من القوانين التشريعية والمعيارية ذات الأهمية ، والتي تسمح لنا دراستها بتتبع تطور تنظيم الدولة لعمل المكتب.

في روسيا ما قبل الثورة ، كان عدد من النصوص القانونية سارية بشكل ثابت ، والتي كرست قواعد النظام وعمل المكتب الجماعي 1. من بينها ، من الضروري تسليط الضوء على اللوائح العامة لعام 1720 ، التي وضعت لأول مرة في تاريخ روسيا العمل المكتبي على أساس ثابت للقانون وحددت مبادئه الأساسية لما يقرب من قرنين من الزمان 2.

في العهد السوفياتي ، تم الاهتمام أيضًا بقضايا التوثيق وتصميمها التشريعي. كانت المراسيم الأولى للحكومة السوفيتية بشأن القضايا الكتابية في طبيعة الأفعال القانونية المتفرقة بشأن قضايا الساعة لتوثيق الإجراءات الإدارية. يمكن العثور على انعكاسهم في مجموعات اللوائح المنشورة 3.

ترتبط المجموعة التالية من الإجراءات القانونية ، التي تم استخدامها في العمل ، بأنشطة NK RFK لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والهيئات التابعة لها لتحسين العمل المكتبي في العشرينات وأوائل الثلاثينيات من القرن الماضي 4.

1 مدونة قوانين القرنين الخامس عشر والسابع عشر. - M.-L. ، 1952.

2 اللائحة العامة بتاريخ 28 فبراير 1720 // PSZ للإمبراطورية الروسية. - T. VI. -
رقم 3534 مؤسسات إدارة مقاطعات الإمبراطورية الروسية عمومًا // PSZ الروسية
إمبراطورية. صبر. 1. - T. XX. - رقم 14392 المؤسسة العامة للوزارات عام 1811 // PSZ
الإمبراطورية الروسية. صبر. 1. - T. XXXI. - رقم 24686.

3 مجموعة من التشريعات والأوامر لحكومة العمال والفلاحين في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية (1918-
1923).

4 التنظيم العلمي للعمل والإنتاج والإدارة: مجموعة الوثائق والمواد

1918-1930 - م ، 1969.

كانت الإجراءات المعيارية للحكومة السوفيتية تتطلب اهتمامًا خاصًا ، والتي تكشف باستمرار عن انتقال العمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية ، والتغيير في مهامها ووظائفها في فترة التاريخ السوفياتي ، فضلاً عن الوثائق المتعلقة بالتطور. من نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي.

القانون القانوني الرئيسي الذي يحدد سياسة الدولة الحديثة وحقوق المواطنين الروس في مجال تبادل المعلومات والأفلام الوثائقية هو دستور الاتحاد الروسي. وهي تقول: "لكل فرد الحق في السعي بحرية إلى الحصول على المعلومات وتلقيها ونقلها وإنتاجها وتوزيعها بأي طريقة قانونية ..." (الجزء 4 ، المادة 29).

في السنوات الأخيرة في الاتحاد الروسي ، عند تطوير القواعد الدستورية على المستوى التشريعي ، تم تحديد أسس سياسة الدولة فيما يتعلق بالمعلومات والتوثيق. العمود الفقري في هذا المجال هو القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" 2. يحدد هذا القانون النظام القانوني لتوثيق المعلومات ، وملكية المستندات الفردية والمصفوفات الفردية للوثائق في نظم المعلومات ، وفئات المعلومات وفقًا لمستوى الوصول إليها ، وإجراءات الحماية القانونية للمعلومات. كما يحدد القانون مسؤولية السلطات والمنظمات العامة وموظفيها عن الجرائم عند التعامل مع المعلومات الموثقة 3.

يحتل التشريع الخاص بصندوق الأرشيف الروسي مكانًا مهمًا في عدد من القوانين التشريعية التي تنظم العمل بالوثائق

المراسيم والمراسيم الرئيسية للحكومة السوفيتية بشأن الأرشفة 1918-1982. // Glavarchiv من اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. - M. ، 1985.

2 SZ RF. - 1995. - رقم 8. - فن. 609.

3 انظر: M.D. التنظيم التشريعي لعمليات المعلومات في الاتحاد الروسي
هؤلاء في التسعينيات. // عمل مكتبي. - 1998. - رقم 2. - س 18-23.

42 الاتحادات والمحفوظات 1. وهو يتألف من أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي "بشأن صندوق أرشيف الاتحاد الروسي والمحفوظات" والقوانين المقابلة للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي ، والتشريعات القانونية الأخرى للاتحاد الروسي والجمهوريات ، فضلاً عن الأراضي والمناطق ومناطق الحكم الذاتي ومناطق الحكم الذاتي ومدن موسكو وسانت بطرسبرغ. تنظم أصول التشريع تكوين وتنظيم التخزين والمحاسبة واستخدام المحفوظات وصناديق المحفوظات وإدارتها لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية واستخدامها الشامل لصالح المواطنين والمجتمع والدولة. ومع ذلك ، لا تحتوي هذه الأطر على التنظيم القانوني لقضايا العمل المكتبي.

يتم تنظيم العلاقات في مجال نقل المعلومات خارج الاتحاد الروسي وتلقيها من الخارج إلى روسيا على أساس القانون الاتحادي "بشأن المشاركة في تبادل المعلومات الدولي". الغرض من هذا القانون هو تهيئة الظروف للمشاركة الفعالة لروسيا في تبادل المعلومات الدولي في إطار فضاء معلومات عالمي واحد.

كان من الأهمية بمكان لهذا العمل التعرف على عدد من القوانين ذات الصلة ، من بينها قانون الاتحاد الروسي "بشأن حق المؤلف والحقوق المجاورة ، والتعديلات ، والإضافات إليه" 3 ، قانون الاتحاد الروسي " بشأن الحماية القانونية لبرامج أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية وقواعد البيانات "4 ، قانون الاتحاد الروسي" بشأن أسرار الدولة والتغييرات ، والمزيد

1 نشرة الكونغرس لنواب الشعب في الاتحاد الروسي ومجلس السوفيات الأعلى للاتحاد الروسي. - 1993. - رقم 33. -
فن. 1311.

2 SZ RF. - 1996. - رقم 28. - فن. 3347.

3 نشرة الكونغرس لنواب الشعب في الاتحاد الروسي ومجلس السوفيات الأعلى للاتحاد الروسي
الاتحاد الروسي. - 1993. - رقم 32. - فن. 1242 ؛ SZ RF. - 1995. - رقم 30. - فن. 2866.

4 نشرة الكونغرس لنواب الشعب في الاتحاد الروسي ومجلس السوفيات الأعلى للاتحاد الروسي
الاتحاد الروسي. - 1992. - رقم 42. - فن. 2325.

43 رأيًا له "، قوانين اتحادية" بشأن الاتصالات "،" بشأن الاتصالات الفيدرالية فيلد جايجر "،" بشأن الاتصالات البريدية ".

في عملية العمل ، تم إشراك القوانين الأجنبية في هذا الاتجاه (جمهورية التشيك ، بيلاروسيا ، قيرغيزستان ، الولايات المتحدة الأمريكية ، ألمانيا ، إلخ) 5.

المصادر الهامة للبحث هي المواد التنظيمية والمنهجية ومعايير الدولة بشأن قضايا التوثيق والمصنفات وقوائم الوثائق. في هذه المجموعة من المصادر ، من الضروري ملاحظة جميع إصدارات نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي ، وأنظمة التوثيق الموحدة ، وقواعد تشغيل أرشيفات الدولة والإدارات ، وقوائم المستندات التي تشير إلى أوقات التخزين ، وتعليمات العمل المكتبي ، والنشرات و أوصاف الأنظمة الآلية المطورة لإدارة الوثائق ، ومعايير الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والاتحاد الروسي والمعايير الدولية في مجال التوثيق.

الوثيقة الأكثر اكتمالا المشتركة بين القطاعات في مجال توثيق الإدارة حتى الوقت الحاضر هي نظام وثائق الإدارة الحكومية ، الذي وافق عليه مجلس اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية Glavarchiv في 27 أبريل 1988 6. على أساس كان GSDOU

1 SZ RF. - 1997. - رقم 41. - S. 8220-8235 ؛ في نفس المكان. - فن. 4673.

2 SZRF. - 1995. - رقم 8. -شارع. 600.

3 SZ RF. - 1994. - رقم 34. -شارع. 3547.

4 SZ RF. - 1995. - رقم 33. - فن. 3334.

5 انظر: قانون إدارة السجلات الفيدرالية الأمريكية - CIF OCSTI VNIIDAD.
رقم 856 "p" ؛ قانون شؤون المحفوظات في جمهورية التشيك // Inform. نشرة OCSTI
فنيداد. 1994. - رقم 5-6 ؛ قانون شؤون المحفوظات في جمهورية بيلاروسيا // المحفوظات و
عمل مكتبي. - مينسك - 1999. - رقم 1 ؛ Gemeinsame Geschaftsordunng der Bundesmi-
نيسترين ثانيًادير Archivar. - 1997. - رقم 2. - س 259-287 وغيرها.

6 نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة. المناصب الأساسية
نيا. المتطلبات العامة لخدمات التوثيق والتوثيق. وافق

44 ، تم تطوير التعليمات الموحدة للعمل المكتبي في وزارات وإدارات الاتحاد الروسي 1993 1.

في عملية إعداد بحث الأطروحة ، تم استخدام العديد من الدوريات: "المحفوظات المحلية" ، "نشرة المحفوظات" ، "العمل المكتبي" ، "شؤون السكرتارية" ، "شؤون الموظفين" ، المجلات الأخرى المتخصصة والمتعلقة بالموضوعات والمواد. المؤتمرات والندوات والندوات العلمية. كما شاركت في نشر المجلات العلمية الأجنبية ، وبشكل رئيسي "إدارة السجلات" (الولايات المتحدة الأمريكية) ، "Nachrichten fur Dokumentation" ، "Der Archivar" ، "Cogito" (ألمانيا).

في عملية كتابة الأطروحة ، تم استخدام قواميس المصطلحات ومناهج MGIAI والجامعة الروسية الحكومية للعلوم الإنسانية في تخصصات إدارة الوثائق والدراسات الأرشيفية ، وكذلك التخصصات ذات الصلة 2.

في سياق العمل ، وثائق أرشيفية حول موضوع البحث

رينو من قبل كوليجيوم اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية Glavarchiv في 27 أبريل 1988 ، بأمر من اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية Glavarchiv في 25 مايو 1988 ، رقم 33 / اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية Glavarchiv ، VNIIDAD. - م ، 1991.

1 أعدت واعتمادها Rosarkhiv وفقًا لأمر
دولة الاتحاد الروسي في 24 يونيو 1992 رقم 1118-ص. مسجل بوزارة العدل في الاتحاد الروسي
08/05/93 رقم 321 / Rosarchiv. - م ، 1997.

2 معجم المصطلحات الأرشيفية الحديثة للدول الاشتراكية. مشكلة 1-2 / جلافار
خيف اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. فنيداد. - م ، 1982-1988. - مشكلة. 1. - 445 ص. ، لا. 2-317 ق ؛ جريداس-
va NI ، Repulo L.V. المعجم الإنجليزي الروسي للمصطلحات الأرشيفية. مشكلة 1 / RSUH. IAI.
- م ، 1992. - 187 ص ؛ قاموس المصطلحات الألماني الروسي "المعلومات والوثيقة
التوجيه "/ قادة الموضوع: M.V. Larin (VNIIDAD) ، T. Seeger (جامعة بوتسدام) /
فنيداد. - بوتسدام- م. ، 1993-1994. - 37 ص. - تم إيداع المخطوطة في OCSTI وفقًا لـ
إدارة الوثائق والأرشفة 1 مارس 1996 ، العدد 141-96 ؛ التوثيق: Pro
جرام دورة تخصص رقم 220600 - تنظيم وتقنية حماية المعلومات
نشوئها / RSUH. فاس. حماية المعلومات. - م ، 1997. - 23 ص ؛ المحفوظات النظرية والمنهجية
denia: برنامج مقرر تخصص رقم 020800 - علوم تاريخية وأرشيفية / RSUH.
IAI. كافيه. نظرية وطرق علم الأرشفة. - م ، 1996. - 43 ص. وإلخ.

45 تتابع. الوثائق الأرشيفية حول تاريخ طي وتطوير أعمال المكاتب السوفيتية ذات أهمية خاصة للبحث. من بينها ، من الضروري تسليط الضوء على وثائق NK RFL ، والتي تناولت بشكل خاص قضايا تحسين العمل المكتبي في عشرينيات القرن الماضي. تعطي أموال NK RKI ومعهد تكنولوجيا الإدارة ، وكذلك المؤسسات الأخرى 1 فكرة عن تنظيم ومحتوى العمل على توحيد وتوحيد الوثائق ، وتبسيط العمل المكتبي ، والبحث النظري في هذا المجال التنظيم العلمي للعمل الإداري والعمل المكتبي. في سياق أنشطة هيئات NK RFL ، ولدت فكرة إنشاء قانون معياري موحد للدولة يحكم عمل المكتب.

ترتبط الأحكام والاستنتاجات الرئيسية للأطروحة ارتباطًا مباشرًا بأعمال البحث في هذا الملف الشخصي ، والتي يتم تنفيذها من قبل معهد أبحاث التوثيق والأرشيف لعموم روسيا التابع لدائرة الأرشفة الفيدرالية في روسيا وقد وجدت تطبيقًا عمليًا في التطوير من عدد من الموضوعات البحثية التي أجريت تحت إشراف المؤلف ، وفي مجمع التطورات التنظيمية والمنهجية للمعهد 2.

1 غارف. F. R-374 (مفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية) ؛ F. R-
4084 (معهد الدولة لتكنولوجيا الإدارة) ؛ F. A-406 (مفوضية الشعب
تفتيش العمال والفلاحين في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية) ؛ RGAE، F. 484 (مستهلك الاتحاد المركزي
مجتمعات اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية) ؛ 1884 (وزارة السكك الحديدية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية) ؛ 3527 (وزير
نظام الاتصالات لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية) ؛ 7733 (وزارة المالية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية).

2 انظر تقارير البحث والتطوير حول الموضوعات:

"نظرية وممارسة إدارة المعلومات في الهياكل الإدارية لاقتصاد السوق" (1994-1997) ؛ "إعداد معجم المصطلحات الأرشيفية الحديثة في مجال المعلومات والتوثيق" (1994). "إعداد قاموس للمصطلحات الأرشيفية الحديثة للدول الأعضاء في ISA" (1994-1999). "إعداد طبعة جديدة من القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات الدولة" (1996-1999) ؛ "إعداد طبعة جديدة للدولة

ترتبط الجدة وإمكانية تطوير المشكلة المطروحة بنقص البحث العلمي النظري والتطبيقي الأساسي في مجال إدارة الوثائق في المنظمات في علم الوثائق المحلية.

والفرق الكبير بين هذا العمل هو أنه أول دراسة منهجية تتميز بنهج متعدد التخصصات ، ودراسة شاملة باستخدام منهجية إدارة التاريخ والمعلومات ، وكذلك تقنيات وأساليب إدارة السجلات وعلم الأرشفة والمعلوماتية. السمة المميزة للدراسة هي المبرر القانوني للحلول المقترحة. تقدم الأطروحة باستمرار فكرة أن إدارة الوثائق في سياق الإدارة الحديثة وتطوير تقنيات المعلومات الجديدة يجب أن تصبح مرحلة جديدة في تطوير الدعم الوثائقي للإدارة ، والميزة الرئيسية لها هي الاعتراف بمصدر المعلومات كواحد من أهم موارد الإدارة والإنتاج والأنشطة الاقتصادية لأي منظمة ... في الأطروحة ، ولأول مرة ، يتم التحقيق في مشاكل المستندات الإلكترونية ويظهر مكانها في نظام إدارة المستندات.

لأول مرة ، تم اقتراح تدابير تهدف إلى توسيع الإطار القانوني لتنظيم دورة حياة الوثائق في الإدارة التشغيلية من خلال تطوير قانون بشأن التوثيق ، يتم تقديم مفهوم ومحتوى رئيسي في عمل الأطروحة. تم وضع مقترحات بشأن المحتوى والآلية العملية لتنفيذ سياسة الدولة في مجال التوثيق الرسمي ، والتي ، في رأينا ،

نظام مجاني لدعم التوثيق للإدارة "(1997-1999) ؛ "المشاكل الوثائقية والأرشيفية للوثائق الإلكترونية". مراجعة تحليلية (1999) إدارة المعلومات في الهياكل الإدارية الحديثة: الطريقة والتوصيات / VNIIDAD. - م ، 1996 م. وغيرها.

47 سيساعد في القضاء على ظواهر الأزمات في مجال التوثيق وتنظيم العمل مع الوثائق في الإدارة العملية.

تقترح الأطروحة تطبيق منهجية إدارة المعلومات كتوجه علمي جديد فيما يتعلق بإدارة الوثائق. سيسمح استخدام منهجية إدارة المعلومات بحل العديد من قضايا نظرية وممارسة إدارة الوثائق في المنظمات الحديثة ، ودمج الوثائق والمعلومات في مورد معلومات واحد وبناء بنية تحتية للمعلومات تعمل بكفاءة لمؤسسة ما على أساس مجموعات من الوثائق والمعلومات ( موارد المعلومات) ، وتقنيات المعلومات ، والموظفين من أجل توفير أقل تكلفة فعالة من حيث التكلفة ، ودعم التوثيق (المعلومات) لعمليات الإدارة.

تم تحديد الأحكام الرئيسية لأطروحة العمل في المنشورات حول موضوع البحث ، واختبارها من قبل المؤلف في التقارير والرسائل في عدد من المؤتمرات العلمية. ومن بينها ، تجدر الإشارة إلى المؤتمر العلمي والعملي الدولي السنوي "الوثيقة في مجتمع المعلومات" (1993-1999) ، ومؤتمر عموم روسيا "NTI-95" ، ومؤتمر عموم روسيا "علم الأرشيف ومصدره. دراسة التاريخ الروسي: مشاكل التفاعل في المرحلة الحالية (1996 ، 1999) ، المؤتمر العلمي العملي "وثيقة. أرشيف. تاريخ. الحداثة "لجامعة ولاية أورال (2000) ، مؤتمرات المعهد التاريخي والمحفوظ التابع لجامعة الدولة الروسية للعلوم الإنسانية ، الندوة المنهجية لـ VNIIDAD ، المؤتمر العلمي السنوي للمعهد الدولي لعلوم المحفوظات (1994-2000) ( ماريبور ، سلوفينيا) ، المؤتمرات العلمية للجمعية الألمانية للعلماء الموثقين (1994 ، 1997) ، الندوة الدولية حول المعلومات والتوثيق (FRG ، 1994) ، المنتدى الدولي للوثائق الإلكترونية (بروكسل ، 1997) ؛

48 مؤتمر عموم روسيا "المشاكل القانونية لمجتمع المعلومات" (1999).

يهتم العديد من فئات العاملين العلميين والعمليين باستخدام النتائج التي تم الحصول عليها. على وجه الخصوص ، فإن العمل مهم للأنشطة العملية في بناء أنظمة إدارة المستندات أو أنظمة إدارة المعلومات الحقيقية.

يمكن استخدام مواد الرسالة واستنتاجاتها في إنشاء أعمال عامة وكتب مدرسية حول قضايا إدارة المستندات الحديثة ، عند اختيار منهجية لتطوير وتصميم أنظمة إدارة الوثائق الآلية في المنظمات.

تعتبر مواد الأطروحة ذات أهمية عملية عند قراءة الدورات العامة والخاصة ، في الندوات ، في تحديد موضوعات وطرق أداء الدورات الدراسية للطلاب وأطروحات الدبلوم.

تم استخدام أحكام الأطروحة في إنشاء مسودة طبعة جديدة من نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة ، مسودة التعليمات المعيارية للعمل المكتبي للهيئات التنفيذية الفيدرالية ، في تطوير المبادئ التوجيهية ومعايير الولاية ، وقواميس المصطلحات ، وعدد من الأعمال البحثية وفقًا لخطة البحث لدائرة المحفوظات الفيدرالية وبرنامج فرعي "تطوير الأرشفة في الاتحاد الروسي في إطار برنامج الهدف الفيدرالي" تطوير الثقافة والفنون والحفاظ عليها "، أثناء التنفيذ مشروع "إنشاء وتطوير نظام معلومات للمعلومات التنظيمية والمنهجية والقانونية لشؤون التوثيق والمحفوظات" للبرنامج الفدرالي للهدف العلمي والتقني "البحث والتطوير في المجالات ذات الأولوية لتطوير العلوم والتكنولوجيا للأغراض المدنية" لعام 1996 -2000 (عقد الدولة رقم 205-19100) - ف ، مدير المشروع MV لارين).

أدى الغرض والأهداف من البحث إلى اختيار هيكل الرسالة

49 نشوئها. يتكون عمل الأطروحة من مقدمة وخمسة فصول وخاتمة.

تكشف المقدمة عن أهمية الموضوع ، ودرجة دراسته ، وتحدد الأهداف والغايات ، وكذلك طرق البحث ، وتقدم تأريخ المشكلة.

يفحص الفصل الأول العلاقة بين المعلومات والتوثيق في تكوين موارد المعلومات في المنظمة ، وعمليات تحويل المعلومات إلى وثائق.

الفصل الثاني مكرس لتطور وثيقة الإدارة ، ومصطلحاتها ، وخصائص التوثيق الإلكتروني.

يفحص الفصل الثالث الجوانب التاريخية لتطور العمل المكتبي ، وأنظمة إدارة الوثائق فيما يتعلق بإصلاح الدولة والمشاكل الحديثة للدعم الوثائقي للإدارة ، ويعطي سمة دعمهم القانوني وفهمًا مفصلاً لإدارة الوثائق.

يتناول الفصل الرابع نظرية وممارسة تطبيق تقنيات المعلومات الجديدة في بناء أنظمة محددة لأتمتة إدارة الوثائق في المنظمات.

في الفصل الخامس ، تمت صياغة منهجية جديدة لإدارة المعلومات فيما يتعلق بإدارة الوثائق في الظروف الحديثة لمجتمع مفتوح.

في الختام ، يتم تلخيص نتائج البحث ووضع استراتيجية للحل المعقد لمشاكل العمل العلمي والتنظيمي والعملي في هذا الاتجاه.

البنية التحتية للمعلومات في المنظمة

هناك العديد من المنظمات المختلفة التي تعمل في العالم الحديث. نعني بالمؤسسة مجموعة من الأشخاص يتم تنسيق أنشطتهم بشكل متعمد لتحقيق هدف أو أهداف مشتركة 1.

في الأدب الروسي ، تُفهم المنظمة على أنها "مجموعة من الناس ، مجموعات متحدة لتحقيق هدف ، لحل مشكلة على أساس مبادئ تقسيم العمل ، وتقسيم الواجبات والهيكل الهرمي ؛ جمعية عامة ، مؤسسة حكومية "2. يتم إنشاء المنظمات لتلبية الاحتياجات المتنوعة للأفراد ، وبالتالي يكون لها مجموعة متنوعة من الأغراض والأحجام والهياكل والخصائص الأخرى 3.

يمكن تصنيف المنظمات ووظائفها على أساس مبادئ مختلفة حسب: نوع وطبيعة النشاط الاقتصادي ؛ الوضع القانوني؛ طبيعة الممتلكات. مجالات النشاط ملكية رأس المال عدد الموظفين أسلوب الإدارة ، إلخ. في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى أنه على الرغم من الاختلافات الخارجية ، فإن السمات المشتركة والأشكال المتشابهة وأساليب وتقنيات العمل واضحة في أنشطة المنظمات.

في نظرية الإدارة الاجتماعية وعلم اجتماع المنظمات ، هناك وجهتان بديلتان متكاملتان حول آلية ومنطق تطوير المنظمات 1. الأول يرتبط بنظرية الإدارة الكلاسيكية ويفسر آليات التطوير التنظيمي ، بالاعتماد على فرضية "عقلانية" أنشطة المديرين الذين يطورون وينفذون المشاريع الاجتماعية لإعادة بناء المنظمات. في الوقت نفسه ، يتم تفسير حالات الفشل والاختلالات التي تنشأ فيما يتعلق بهذا النشاط إما من خلال عيوب في المشروع الأصلي ، أو من خلال الأخطاء التي حدثت أثناء تنفيذه. الثاني ، الذي يناشد تقاليد الوظيفية ، يتجنب إضفاء الطابع المطلق على المكون العقلاني ويحاول فهم منطق التطوير التنظيمي ، انطلاقًا من مفهوم المنظمات كنظم شبه طبيعية ذاتية التنظيم تتطور وفقًا لبعض القوانين الموضوعية.

يمكن تصنيف الأول تقليديًا على أنه "ذاتي عقلاني" ، والثاني - "كموضوعي طبيعي". جوهر المفهوم هو أن المجتمع له أساس بيولوجي مشترك مع المجتمعات الحيوية ، والذي يتم تعيينه على أساس دور ومحرك معين للتغيير الاجتماعي. إن وجود هذا الأساس يجعل من الممكن تطبيق القوانين البيئية العالمية فيما يتعلق به ، على سبيل المثال: مبدأ الترابط والتكامل ، والذي يترتب عليه أن يصبح ما يسمى بالمجتمع التكافلي شكل وجود الوحدات الاجتماعية ؛ مبدأ الانتقاء الطبيعي.

البيئة التنظيمية هي نهج في إطار علم اجتماع المنظمات الذي يستخدم أحكام ومنطق الإيكولوجيا الاجتماعية لشرح حالة المنظمات ، وتشكلها ، وتنوع أشكال وأساليب النشاط ، والسلوك ، والتوجيه ، وآليات ومنطقهم. تطوير. يتم تفسير التنظيم الحديث في هذه المفاهيم على أنه تكوين معقد ومعقد لا يشمل فردًا واحدًا ، ولكن العديد من المجموعات الاجتماعية كحاملات لأنواع مختلفة من النشاط. وعليه ، تصبح مشكلة علاقة المنظمة بالبيئة الخارجية أكثر تعقيدًا.

معظم المنظمات عبارة عن أنظمة مفتوحة وشاملة وتتألف من العديد من الأجزاء المترابطة والمتشابكة بشكل وثيق مع العالم الخارجي. كل منظمة لها بيئتها الداخلية والبيئة الخارجية.

المهام عبارة عن عمل ، أو جزء منه ، يجب إكماله بطريقة محددة مسبقًا ضمن إطار زمني محدد. مهام المنظمة مقسمة إلى ثلاث فئات: العمل مع الناس؛ الأشياء (الآلات والمواد الخام والأدوات) والمعلومات.

التكنولوجيا هي مزيج من المهارات والمعدات والبنية التحتية والأدوات والمعرفة التقنية ذات الصلة المطلوبة لإحداث التحولات المرغوبة في المواد أو المعلومات أو الأشخاص. يتم تنفيذ هذه التحولات ، تحقيق الأهداف من قبل قيادة المنظمة من خلال أشخاص آخرين. يحتل الناس مكانة مركزية في أي نموذج للحكم الاجتماعي والاقتصادي.

لا تقل أهمية الاتصالات وقضايا المعلومات والوثائق لدعم عمل المنظمات. تتفاعل جميع المنظمات في عملية أنشطتها مع العالم الخارجي - البيئة الخارجية ، والتي ، بدرجة أو بأخرى ، تؤثر على المنظمة.

وثائق الإدارة

تُستخدم الوثائق في بيئات اجتماعية وثقافية مختلفة ، من بينها أنشطة الإدارة أو الإدارة. يطلق عليها وثائق الإدارة لأنها نشأت في مجال الإدارة 3. بلغة إدارة السجلات ، فإن التوثيق الإداري هو نظام توثيق يوفر عمليات إدارة في المجتمع 4. تتكون احتياجات الإدارة من مجموعات من الوثائق.

من وجهة نظر إدارة السجلات ، وثيقة إدارة كمصطلح محدد فيما يتعلق بمستند عام. لذلك ، فإن بيان A.V. إلباتيفسكي وإي. خانبيرا ، أننا في هذه الحالة لا نتحدث عن بعض المفاهيم الوثائقية الخاصة للوثيقة ، ولكن عن العمل في مجال مصالح إدارة الوثائق ، في مجال رؤيته ، وليس وثيقة "عامة" ، ولكن وثيقة إدارية ، والتي تحتفظ بجميع الميزات العامة (العلامات) وثيقة بشكل عام ، بالإضافة إلى الاختلافات بين الأنواع التي تحددها عن الأنواع الأخرى من المستندات ذات المعلمات الوظيفية الأخرى.

الإدارة ، بغض النظر عن المهام التي يتم حلها بواسطة هذه المنظمة أو تلك ، تمر بمراحل ودورات معينة ، والتي تشكل معًا محتوى عملية الإدارة: تحديد الأهداف ؛ تنظيم العمل لتحقيقها ؛ مع مراعاة النتائج المحققة من أجل صياغة مهام جديدة. وفقًا لوظائف الإدارة هذه ، يتم تشكيل المجمعات: التخطيط والتوثيق التنظيمي والإداري والمحاسبي. الوثائق التنظيمية والإدارية هي المكون الرئيسي لوثائق الإدارة. ينفذ وظيفة تنظيم النظام وعمليات الإدارة ، والدعم التنظيمي والقانوني لمهام الإدارة الرئيسية 3. وثائق التخطيط هي نظام فرعي لوثائق الإدارة التي توفر وظيفة التخطيط ؛ المحاسبة - توفير وظيفة المحاسبة 4.

تتميز وثائق الإدارة باستقرار السمات الرسمية والترابط بين أنواع مختلفة من الوثائق ، والتي تحددها العوامل 5: طبيعة الإدارة (التسلسل الهرمي وتبعية المؤسسات والمسؤولين ، تقسيم الاختصاصات والمسؤوليات) ؛ الطبيعة الدورية لعملية الإدارة (الاستمرارية ، التكرار ، توحيد إجراءات الإدارة). يتم تفسير استقرار أشكال المستندات من خلال التثبيت الصارم لترتيب ترتيب الوحدات الدلالية الأولية للنص (تفاصيل المستند) ، أي شكله 1. عناصر نموذج المستند هي المعلومات المخطط لها مسبقًا ، أي المحتوى المقصود بناءً على الغرض المقصود من المستند 2.

الغرض ، وظيفة الوثيقة تحدد مسبقًا محتواها وشكلها ، وهما مترابطان. تتطلب وظيفة الغرض العملي من قانون الإدارة تكوين مستند من نوع محدد بدقة ومحتوى مناسب ، وهو ما يتم تأكيده من خلال توحيد وتوحيد المستندات.

نظرت الدراسات الأرشيفية في قضايا تصنيف الوثائق من جانبين رئيسيين 5: تخصيص أنظمة التوثيق وتعريف مصطلح "نوع الوثيقة". لأول مرة في علم الأرشيف ، تم استخدام مصطلح "نظام التوثيق" من قبل K.G. ميتيايف 6. كما حدد معيارين محتملين لتمييز الأنظمة في وثائق الإدارة - الوظيفية والمتعلقة بالصناعة. لم تحصل هذه المشكلة على مزيد من الأدلة النظرية في الستينيات. في السبعينيات ، فيما يتعلق بتكثيف العمل على إنشاء أنظمة التحكم الآلي ، نشأت مشكلة توحيد أنظمة التوثيق.

في عام 1971 ، تم تسمية أول اثني عشر نظامًا 1. واصل أمناء المحفوظات مع مديري الوثائق تطوير المزيد من قضايا تصنيف الوثائق. تم تعريف النظام الوثائقي من قبل المؤرشفين على أنه مجمع ثابت ومستقر تاريخياً من الوثائق المترابطة ، ويتألف من وثائق من أشكال وأنواع وأصناف معينة وله غرض مرتبط (أو مشترك) ، تم إنشاؤه في عملية توثيق أي وظيفة اجتماعية على أساس من النظام التقليدي المعمول به (أو القواعد المعمول بها) تجميعها وتصميمها. تم تعريف نوع الوثيقة على أنه مفهوم تصنيف يستخدم لتعيين مجموعة من الوثائق التي تحمل نفس الاسم "3.

هناك اتجاه جديد في علم الوثائق ظهر في منتصف السبعينيات - منهجيات الوثائق - يسلط الضوء تقليديًا على نوع الوثيقة كوحدة التصنيف الرئيسية (الفئة) في تعريف أنظمة التوثيق. على أساس النهج الوظيفي للنظام ، طور مديرو المستندات عددًا من المعايير لتصنيف المستند كنوع (وحدة الوظيفة هي الغرض من الخلق ، والأصل في بيئة اجتماعية ، ووحدة المذهب ووحدة الوقت الذي فيه موجود) وتعريف جديد لأنواع المستندات (كمجمعات مستندات موجودة بشكل موضوعي ، وأنظمة متنقلة ذات أحجام مختلفة ، مرتبطة في تطورها التاريخي بالوظائف التي تخدمها) 1.

حاليًا ، تحتفظ بعض أنواع المستندات العاملة بخصائصها لفترة طويلة ، تظهر أنواع جديدة ، بسبب التغييرات في البيئة الاجتماعية. نوع التكوين الاجتماعي والاقتصادي ، نوع الدولة يؤدي إلى الأنواع المقابلة من الوثائق. عندما تتغير العلاقات الاجتماعية ، فإن الأشكال القديمة ، المتغيرة والتكيف ، تخدم العلاقات الاجتماعية الجديدة للهياكل الاجتماعية الناشئة. يؤدي انتقال المجتمع إلى عصر جديد إلى تغيير الأنواع الموجودة بالفعل أو إحياء الأشكال القديمة للوثائق 2.

بعد أكتوبر 1917 ، إلى جانب تدمير آلة الدولة للإمبراطورية الروسية ، تمت تصفية أعمال المكتب السابقة رسميًا. ومع ذلك ، فإن مثل هذا الكائن المنهجي متعدد المكونات ، الذي يتغلغل في كامل جسم الدولة ، بسبب قوانين التشغيل الموضوعية ، لا يمكن أن يخضع لتأثير "ثوري" لمرة واحدة. قامت الحكومة السوفيتية بتصفية الجهاز البيروقراطي القديم وحاولت استبداله بممثلي العمال والجنود. تلفزيون. وتشير كوزنتسوفا في هذا الصدد إلى أن "الكفاح ضد البيروقراطية القديمة أدى إلى الاستبدال الكامل للموظفين المؤهلين بعمال غير محترفين. وهذا بدوره أدى إلى تدهور حاد في ثقافة العمل الإداري 1.

في ظل هذه الظروف ، تنشأ مشكلة إنشاء آلية فعالة للإدارة العامة والعمل المكتبي. تمت دراسة تشكيل العمل الكتابي للدولة السوفيتية بشكل جيد في عدد من الأطروحات والكتب المدرسية والمنشورات الأخرى 2. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، سنحاول إبراز أهم خصائص هذه الفترة من تطوير العمل المكتبي ، والضرورية لتحقيق الأهداف المحددة في العمل.

بادئ ذي بدء ، كان من الضروري تحديد التكنولوجيا وطرق تنظيم بناء جهاز الدولة. بمبادرة من V. أعطيت أجهزة لينين لتفتيش العمال والفلاحين مهمة مراقبة عمل جهاز الدولة وتحسينه. وفقًا لقرارات المؤتمر الثاني عشر للحزب الشيوعي الثوري (ب) ، تم إنشاء هيئة دولة حزبية موحدة تابعة للجنة التحكم المركزية - RCI ، والتي كان من المفترض أن تنفذ تدابير للتحسين المستمر لجهاز الدولة ، وترشيد تقنيات الإدارة والعمل المكتبي ومسك الدفاتر وإعداد التقارير. تم تحميل العبء الرئيسي في هذا العمل من قبل قسم التكنولوجيا الإدارية بلجنة التحكم المركزية RCI. تم تطوير دور NK RCL في تحسين العمل المكتبي بشكل شامل من قبل المؤرخين.

تسمح لنا دراسة القضية بالقول إن هيئة خاصة ذات صلاحيات كبيرة للغاية ظهرت على رأس العمل على التحسين الشامل للجهاز الإداري - مفوضية الشعب لتحسين أنشطة مفوضيات الآخرين. ميزة أخرى يجب الانتباه إليها هي استخدام الإنجازات العلمية لترشيد الإدارة. من المعروف أن V. كان لينين مؤيدًا لتعاليم تايلور ، وكان هو الذي دعا إلى استخدام التيلورية في الممارسة السوفيتية. لأول مرة في تاريخ روسيا ، تم تطبيق نهج علمي لبناء نظام تحكم. لاحظ أيضًا أن التيلورية كانت مدعومة من خلال إنشاء نظام للمنظمات البحثية وحملة دعائية واسعة. نتيجة لذلك ، في العشرينات من القرن الماضي ، تم تطوير نظام البحث العلمي ، والدعم الذاتي ، والمنظمات الإدارية والعامة ، وتطوير قضايا التنظيم العلمي للإدارة على أساس منهجي موحد مع الاستخدام المكثف للخبرة الأجنبية.

أصبح معهد الدولة للهندسة الإدارية (ITU) الرابط العلمي المركزي لهذا النظام. تم إنشاؤه في NK RKI لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في عام 1926. وفقًا للوائح الخاصة بالاتحاد الدولي للاتصالات ، التي وافق عليها مجلس مفوضي الشعب في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية في 9 فبراير 1926 ، تم تكليف المعهد بالمهام التالية: التطوير العلمي لتكنولوجيا التحكم القضايا وتبسيطها وميكنتها من خلال دراسة عمل المؤسسات السوفيتية وإنشاء مشاريع معيارية وأساليب التنظيم العقلاني للعمل الإداري ("المعايير" ، "القوالب"). بالإضافة إلى ذلك ، كان من المفترض أن يقوم المعهد بأنشطة استشارية وأن يقوم بأعمال الترويج في الصحافة والمحاضرات والمعارض وما إلى ذلك. 1.

تألفت أنشطة المعهد من أجزاء نظرية وعملية ، ترتبط ارتباطًا وثيقًا ببعضها البعض. تم تنفيذ العمل العلمي للمعهد في الفصول الدراسية (نظرية التنظيم ، المنهجية ، العمليات الأساسية ، العمليات المساعدة ، التوحيد القياسي) والمختبرات (الفيزيوتقنية ، التحليلية الميكانيكية) ، مكتب التصميم. كان هيكل المعهد مرنًا للغاية وتغير اعتمادًا على أهمية مشكلة معينة يتم حلها من قبل المعهد. لذلك ، في وقت لاحق ، ظهر مكتب للتوثيق والمعدات.

تم تنفيذ أعمال الترشيد العملي من قبل الاتحاد الدولي للاتصالات من خلال شركة المساهمة "Orgstroy" ، التي استخدمت التطورات العلمية للمعهد ومولت بدورها أعمال البحث في الاتحاد. أثار موظفو الاتحاد الدولي للاتصالات عدداً من المشاكل الهامة لتنظيم الإدارة ، والقضايا النظرية لعمل المكتب.

شكلت هذه القضايا الأساس لتشكيل التوجيهات العلمية لغير البحث ووضعت الأساس لتطوير مصطلحات العمل المكتبي ، والتصنيف ، والتوحيد القياسي ، وتوحيد الوثائق ، وتنظيم وتكنولوجيا العمل مع الوثائق في جهاز الإدارة ، التصميم التنظيمي لأنظمة إدارة المكاتب والعلاقة بين العمل المكتبي والأرشفة. رافق عمل الاتحاد أنشطة استشارية نشطة ، وعقد معارض لإنجازات العلم والممارسة ، وإنشاء مجموعة من الدوريات ونشر مؤلفات واسعة النطاق ، ذات طبيعة منهجية بشكل أساسي 1.

على الرغم من قصر فترة وجوده ، فقد ترك الاتحاد الدولي للاتصالات بصمة ملحوظة في تاريخ ترشيد جهاز الدولة السوفييتية كمركز علمي ومنهجي ، بدأ لأول مرة البحث العلمي حول مبادئ بناء جهاز إداري وتنظيمه. الشغل.

كمركز رائد ، نفذ NC RCI عمله من خلال الهيئات داخل الإدارات لترشيد الإدارة والعمل المكتبي 2. لأول مرة ، تم التعبير عن فكرة إنشاء شبكة من هيئات ترشيد الإدارات الخاصة في البلاد في المؤتمر الأول لعموم روسيا حول التنظيم العلمي للعمل والإنتاج في عام 1921 وتم دعمها من قبل مؤتمر مبادرة موسكو الأول بشأن تطبيع تقنيات الإدارة في عام 1922.) تسريع تطوير هيئات ترشيد الإدارات. وأوضحت قرارات المؤتمر أنه "من الضروري السعي لإنشاء هيئات ترشيد دائمة (مكاتب تنظيمية) داخل المؤسسات الكبيرة ، تخصصها المؤسسات نفسها وتقوم بعمل مستمر وطويل الأمد لتحسينها" 1.

المكتب التنظيمي هو هيكل ترشيد أنشأته المؤسسات كوحدة هيكلية. تضمنت مهامه الدراسة المستمرة وترشيد عمل المؤسسة. في بعض الأحيان كانت تسمى وحدات الترشيد أقسامًا أو مكاتب ، ومع ذلك ، لم يكن الاختلاف في الاسم ذا أهمية أساسية. كان الاختلاف الأساسي بين المكتب التنظيمي وهيئات الترشيد الأخرى هو أنه كان وحدة هيكلية مستقلة للمؤسسة وأنشئت لترشيد الإدارة وعملياتها. عمل المكتب المنظم على اتصال وثيق مع خلايا النوتا العامة للمؤسسات ، وليس الدوائر ، وخلايا دوري Vremya ، وخلايا المساعدة لتحسين جهاز الدولة ، واللجان الاقتصادية ، والاجتماعات الصناعية للنقابات العمالية. حددت NK RKI لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية مهمة إنشاء مكتب تنظيم في جميع المؤسسات الكبيرة ونشر شبكة من هيئات الترشيد في قطاعات الاقتصاد الوطني من أجل ضمان تحسين عمل الجهاز الإداري.

الشروط والمتطلبات الحديثة لتطوير أنظمة إدارة الوثائق الآلية

في التسعينيات ، كان هناك تغيير كبير في الوضع في مجال أتمتة دعم وثائق الإدارة. إذا قامت الدولة في الفترة السابقة بتنظيم هذه العمليات إلى حد ما بمساعدة الهيئات ذات الصلة (لجنة الدولة للعلوم والتكنولوجيا ، Gosstandart ، وزارة الأدوات ، هيئات الأرشفة ، إلخ) ، وإنشاء برامج على الصعيد الوطني لـ تطوير وتنفيذ أنظمة التحكم الآلي ، مدعومة بالتطورات داخل الإدارات ، ثم في الفترة قيد النظر ، تطورت ظروف جديدة ذات طبيعة عالمية ، مما أثر على عمليات أتمتة العمل مع الوثائق في الإدارة.

في عام 1994 ، في المؤتمر العلمي العملي "وثيقة في الهياكل الإدارية" ، والذي جمع علماء الوثائق بعد انقطاع طويل ، لاحظ العديد من المتحدثين عددًا من الخصائص المنهجية للعمل المكتبي المنزلي الحديث ، مما أثار قلق المجتمع العلمي. دعونا نفرد أهمها: - الرفض الحقيقي والنسيان لتلك النتائج الإيجابية التي تحققت في وقت سابق ، عندما تم تطوير نظام الإحصاء الموحد للدولة ، ومعايير الوثائق والمصطلحات ، ومصنفات المعلومات التقنية والاقتصادية ، ومثبتة منهجياً ومنفذة في الدولة التعليمية. مؤسسة التعليم ، متطلبات موحدة لجميع أنظمة التوثيق ؛ اعتمدت الممارسة مفهوم مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، والتي تختلف اختلافًا جوهريًا عن العمل المكتبي وتقترب من حيث المحتوى إلى المصطلح الدولي "إدارة المستندات" 1 ؛ لا ينطبق الإطار التنظيمي والمنهجي القائم في مجال المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على المنظمات غير الحكومية ، مما أدى إلى مبادرة متعددة المتغيرات لهياكل إدارية جديدة في عملية توثيق أنشطتها ؛ - انخفاض مستوى البحث العلمي في مجال إدارة السجلات 2 ؛ - التوظيف في العمل مع الوثائق غير مرضٍ ، وتدهورت جودة التدريب المهني لموظفي المكاتب 3 ؛ - تناقص دور هيئات المحفوظات في إدارة وتنظيم دعم التوثيق للإدارة 4 ؛ - إدخال أجهزة الكمبيوتر وتقنيات الكمبيوتر في جهاز الإدارة غير مدعوم بالبحث ذي الصلة في علم الوثائق 5.

وقد دعمت نتائج 1996-1997 ملاحظات العلماء. بمبادرة من إدارة رئيس الاتحاد الروسي (بمشاركة VNIIDAD والمؤسسات العلمية الأخرى) ، دراسات لدعم التوثيق للهيئات الرئاسية للاتحاد الروسي ، والتي أظهرت: حالة هذه الوظيفة ، التقليل من شأنها ؛ ب) عدم الاتساق مع احتياجات الوقت للدعم العلمي والمنهجي لإدارة الوثائق ، على أساس التطورات في السنوات السابقة ؛ ج) تأخر التطورات الوثائقية المعيارية والمنهجية عن وتيرة تطوير تكنولوجيا المعلومات وناقلات المعلومات ، في ظل عدم وجود متطلبات موحدة للمعدات التقنية للهيئات الإدارية وعمليات توثيق وتعزيز المعلومات الموثقة على طول الخطين "الرأسي" و "الأفقي". "في جهاز الدولة ؛ د) النقص في عمليات التكوين والمعالجة والتخزين الحالي والأرشيف واستخدام وثائق الهيئات الرئاسية ؛ هـ) عدم كفاية الاهتمام بتوظيف إدارة الوثائق في الهيئات الإدارية 1.

كما يلاحظ المتخصصون في تقنيات المعلومات الجديدة حالة العمل المكتبي غير المرضية في المنظمات الروسية. يشمل مؤلفو كتاب "المستندات الإلكترونية في شبكات الشركات: مجيء جوتنبرج الثاني" إلى العيوب الرئيسية للعمل المكتبي ما يلي: - النقص الفعلي في المواد التنظيمية والإرشادية التي تصف الوثائق وقواعد إدارة المكاتب في المؤسسات ومراعاة متطلبات القوانين ، وكذلك اللوائح ، على النحو المنصوص عليه من قبل السلطات العليا ، والداخلية ؛ - الافتقار إلى الاتساق في مناهج تنفيذ الإجراءات المعيارية ، مما لا يسمح بإنشاء (تنفيذ) المستندات بسرعة ، لا سيما تلك التي تتطلب عملاً جماعيًا ، مما يزيد بشكل غير معقول من كمية المعلومات المخزنة ويجعل من الصعب العثور على البيانات اللازمة ؛ - ضعف المعدات مع تكنولوجيا الكمبيوتر الحديثة للوحدات المتعلقة بالتسيير الإداري والأنشطة الاقتصادية ؛ - غياب أو ضعف تنظيم بيئة نقل واتصالات موحدة ، توحد مستودعات وثائق أقسام المؤسسة (في الحالة العامة ، متفرقة جغرافياً) ؛ - الافتقار إلى التقنيات الإلكترونية الملائمة ، مما يؤدي إلى استخدام حلول قديمة ، وغالبًا ما تكون روتينية ، للعمليات التكنولوجية الرئيسية لإنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها والبحث فيها ومراقبتها ؛ - عدم وجود نظام فعال للمتابعة والاستجابة السريعة للإطار التنظيمي المتغير للدعم الوثائقي للمؤسسة ؛ - تأخر كبير في العمل على توحيد نماذج المستندات ومعالجة المعلومات وتدفق المستندات ؛ - الغياب الفعلي للمصنفات والمعاجم والقواميس التفسيرية (المعاجم) 1

وتجدر الإشارة إلى أن هذه العيوب ليست كلها نتاج عصرنا. الكثير منها له أصل تاريخي ناتج عن التقليل المستمر من أهمية العمل مع الوثائق في الإدارة ، وليس فقط في الممارسة الروسية. ينشغل عالم الأعمال بأكمله تقريبًا بمشاكل مماثلة. على سبيل المثال ، وجدت دراسة بريطانية عام 1996 أن ما يقرب من نصف المؤسسات البريطانية التي شملها الاستطلاع لديها نقص في المعلومات والوثائق. نظام البحث عن الوثائق الضرورية معدّل بشكل سيئ بشكل خاص. 77.6٪ من المديرين من مختلف الرتب اعترفوا بأنهم يبحثون عن المعلومات بأنفسهم ، و 18٪ فقط يلجأون إلى المساعدين والأمناء للمساعدة 1.

من المهم التأكيد على أن فهم طبيعة هذه العيوب والمشاكل التي تؤدي إلى حدوثها في ممارسة موظفي الإدارة ، وتقييمهم النقدي هو أهم الشروط لاتخاذ قرارات صحيحة وسليمة علميًا عندما يتعلق الأمر بإدخال تقنيات المعلومات الجديدة و ابتكارات النظام في إدارة الوثائق في المنظمات.

كوزنتسوفا ، رايسا فاسيليفنا

يثير الانتقال إلى اقتصاد من نوع السوق مسألة إنشاء معايير ومتطلبات موحدة لنظام الدعم الوثائقي لأنشطة الإدارة المقابلة للظروف الحديثة. إن الزيادة في أهمية العامل الاقتصادي والقوة القانونية للوثائق في الإدارة تجعل أبحاث العلماء وتجارب الممارسين في مجال إدارة الوثائق ذات صلة ، بهدف الابتعاد عن السيادة التقليدية للعمل المكتبي ، من التقسيم الكلاسيكي من التوثيق "من خلال الأنظمة" وحول الانتقال إلى إنشاء كفاءة عالية ، باستخدام أنظمة إدارة تحقيق التقنية والتكنولوجية الحديثة لمجموعة كاملة من موارد المعلومات والوثائق مع تحقيق أهداف الإدارة الاستراتيجية والتشغيلية في أي منظمة ، وخاصة في إدارة الدولة .

تختلف إدارة المستندات عن مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. دعونا ننظر في بعض الأفكار حول هذا الموضوع المتوفرة في الأدب الغربي والروسي.

تجدر الإشارة إلى أنه على الرغم من تنظيم إدارة السجلات في الدول الأجنبية بطرق مختلفة ، إلا أنها تتمتع في نفس الوقت ببعض السمات المشتركة التي تم تشكيلها تحت تأثير العلاقات الدولية وتوصيات المنظمات الدولية (اليونسكو - برنامج RAMP ، الدولي مجلس المحفوظات - المجلس الدولي لإدارة السجلات ، الاتحاد الدولي لإدارة السجلات ؛ المنظمة الدولية للتوحيد القياسي ISO - اللجنة الفنية ISO / TC 154 "الوثائق والمعلومات في الإدارة: التجارة والصناعة").

يشير J.Rhodes إلى أن إدارة المستندات تغطي دورة حياة الوثائق من لحظة ولادتها ، وأداء مهام كل منها في الإدارة ، حتى إتلافها أو نقلها إلى الأرشيف.

تتكون إدارة الوثائق من أربعة مكونات رئيسية ، والتي تجعل من الممكن تحقيق فعالية الأنشطة "الوثائقية" والمساهمة في تطوير المنظمة من خلال الاستخدام المنتظم للمعلومات الموثقة. تغطي ضوابط التوثيق دورة الحياة الكاملة للمستندات.

1. إنشاء الوثائق. يُفهم هذا العنصر على أنه إنشاء القائمة الضرورية للوثائق المستخدمة ، وأسمائها والغرض منها ، وتصميم نماذج المستندات ، ومراقبة استخدامها ، واستخدام تقنيات المعلومات الحديثة لإعداد الوثائق.
2. تخزين واستخدام المعلومات الموثقة. يُفهم هذا العنصر على أنه تشكيل القضايا (في المصطلحات الروسية) ، وإنشاء ملفات وأنظمة للبحث عن الوثائق والمعلومات ، وتطوير أنظمة لنقل المعلومات ، والاتصالات السلكية واللاسلكية ، ونسخ الوثائق ونسخها ؛ إنشاء مراكز تخزين الوثائق أو المحفوظات الإدارية (في المصطلحات الروسية - المحفوظات الحالية).
3. نقل المستندات للتخزين الدائم (الدولة). يُفهم هذا العنصر على أنه تجميع قوائم الوثائق مع فترات الاحتفاظ ، وتقييم الوثائق ، وتحديد ووصف كل وثيقة ومجموعات من الوثائق. يتم التعرف على قيمة الحفظ والحاجة إليه للوثائق التي يمكن أن تُستخدم لإثبات المعاملات الحالية أو لإجراء بحث تاريخي.
4. إدارة الأرشيف. يُفهم هذا العنصر على أنه تصميم وبناء المحفوظات ، وتحسين طرق الحفظ والترميم ، وتنظيم ووصف أموال المحفوظات ، والوصول إلى الوثائق ، وتجميع الأدوات المرجعية ونشر المعلومات حول المحفوظات في المجتمع.

يعطي تقرير J. Rhodes فكرة عامة عن موضوع البحث. ومع ذلك ، من الواضح أن هذا لا يكفي للتوغل في جوهر المشكلة ودراستها الشاملة. لهذه الأسباب ، دعونا ننتقل إلى نظرية المعرفة للقضية.

تاريخيا ، نشأ مصطلح "إدارة السجلات" في الولايات المتحدة الأمريكية. المؤلفون الأمريكيون ف. أشار هورتون وك. لينون إلى أن فهم أهمية إدارة الوثائق ظهر في الولايات المتحدة بعد الحرب العالمية الثانية ، عندما "كانت البلاد غارقة في الأعمال الورقية" و "أصبح من الضروري ترتيب جميع السجلات". لعبت لجنة هوفر دورًا مهمًا في حل مشكلة إدارة المستندات ، والتي تم تكليفها بإيجاد طرق لتقليل تكاليف العمالة للعمل مع المستندات في المؤسسات العامة. كانت الأطر التنظيمية الهامة لإدارة السجلات هي قانون السجلات لعام 1950 وقانون المحفوظات الوطنية لعام 1984 ، وقانون تخفيض السجلات لعام 1980 والمعدّل لعام 1989.

مع الأخذ في الاعتبار الدور الهام للمتخصصين الأمريكيين في تطوير مشكلة إدارة الوثائق ، دعونا نوجه انتباهنا إلى بعض الأعمال الموجودة تحت تصرفنا من أجل دراسة أكثر تفصيلاً لموضوع البحث. بادئ ذي بدء ، سننظر في مجال موضوع المفهوم ، وجوهره ، حيث توجد وجهات نظر مختلفة في الأدب. وتجدر الإشارة إلى أن المؤلفين المختلفين لديهم فهم غامض لمكانة إدارة الوثائق في إدارة المنظمة.

يعرّف Horton and Lennon إدارة المستندات كوظيفة إدارية تمتد إلى دورة حياة المستندات ، بما في ذلك إنشائها و "المرور عبر الخدمة" والتخزين المؤقت ونقلها إلى التخزين الدائم والتدمير. وهم يعتقدون أن إدارة الوثائق هي جزء لا يتجزأ من إدارة موارد معلومات المنظمة وتستحق أن يطلق عليها واحدة من وظائف الإدارة الرئيسية في المنظمات.

يتم دعم الاعتراف بإدارة المستندات كوظيفة إدارية من قبل باحثين آخرين. على سبيل المثال ، يعتقد K. Har و D. لم نعد نضع يدنا في الميزانية العامة لمنظمتنا ، بل على العكس من ذلك ، بصفتنا متخصصين في مجال المعلومات ، فإننا في الواقع نجني الأموال لمنظمتنا بأنفسنا ".

وجهة نظر أخرى لإدارة الوثائق هي صناعة (مجال) النشاط في المنظمة. في هذه الحالة ، نتحدث في الغالب عن المحتوى المحدد لإدارة المستندات مع أنواع العمل والعمليات والتقنيات وما إلى ذلك ، أي يتم التأكيد على الأهمية العملية لإدارة المستندات في المنظمة.

تم تقديم مثال نموذجي لهذا النهج في عمل M. Buckland "على أساس نظرية إدارة الوثائق" (The American Archivist. 1994. - Vol. 57. - 1994، P. 346–351). يجادل المؤلف بأن إدارة المستندات ليست نظرية ، ولكنها نشاط عملي لمديري المستندات ، والذي يتضمن البحث عن المعلومات ، وتجميع قوائم المستندات التي تشير إلى فترات التخزين الخاصة بهم ، ووصف المستندات ، وفهرسة المستندات وتصنيفها ، وتنظيم الوصول إلى المستندات ، وتكنولوجيا المعلومات ، عمل الموظفين ... من ناحية أخرى ، يؤكد المؤلف أن "مهمة خدمة إدارة السجلات يجب أن تكون مرتبطة بمهمة المنظمة ككل". بمعنى آخر ، يجب ربط إدارة المستندات بأهداف وغايات المنظمة ككل. وهكذا ، عند توصيف إدارة الوثائق كنشاط عملي ، يأتي M. Bakkland بشكل طبيعي إلى فكرة الأهمية الوظيفية لإدارة المستندات في المنظمة.

قام المستشار الأمريكي الشهير د. يرى ستيفنس أيضًا إدارة المستندات كنشاط عملي. ومع ذلك ، فهو يؤكد أن إدارة السجلات يمكن أن تصبح تخصصًا علميًا مهنيًا قويًا ومستقلًا مع آفاق تطوير جيدة جدًا.

في علم الوثائق المحلي ، أ. سوكوف. أوجزت فهمها لإدارة الوثائق في عمل "توثيق الأعمال في مجال الإدارة". في رأيها ، تتكون إدارة المستندات من:

• تنظيم التوثيق الكامل والدقيق لأنشطة الشركات ، وإنشاء أشكال مناسبة من الوثائق ؛
• الحفاظ على آلية للتحكم في حجم وجودة الوثائق التي تم إنشاؤها ؛
• تبسيط الأنشطة لإنشاء المستندات وتجميعها واستخدامها ؛
• تخزين موثوق للوثائق والتخلص من المستندات غير الضرورية في الوقت المناسب ؛
• التبرير القانوني لجميع جوانب إدارة الوثائق.

بشكل عام ، كان موقف A.N. سوكوفا منطقية تمامًا ، فهي تعكس تطور وجهات نظرها حول العمل المكتبي والطرق الممكنة لتحسينه من الناحية النظرية والممارسة. ومع ذلك ، ظلت هذه الأفكار لفترة طويلة دون دعم ولم تتطور في إطار الإخراج الوثائقي المحلي. يتحدث في مؤتمر مخصص للذكرى السبعين للأرشفة في البلاد ويعكس موقف علماء الوثائق ، أ. تلفت سوكوفا الانتباه مرة أخرى إلى مشكلة إدارة الوثائق ، معتبرة أنها ذات صلة في سياق إعادة الهيكلة الجارية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية.

في التسعينيات ، ظهر مفهوم "إدارة المستندات" بشكل متزايد في المنشورات العلمية ، وخاصة في منشورات الكمبيوتر ، والتي غالبًا ما تستخدم الترجمات الحرفية للمصطلحات الإنجليزية. ومع ذلك ، هناك عدد قليل من المنشورات التي تحاول فهم محتوى هذا المفهوم الواسع ، ومعناه لإدارة السجلات كنظام علمي وللتطبيق العملي لهذا المصطلح. من المناسب الاستشهاد بالتعريف الذي أعدته مجموعة المصطلحات التابعة للمجلس الدولي للأرشيف: "تحت سيطرة السجلات ، يُفهم مجال الإدارة الإدارية العامة التي تهدف إلى إنشاء واستخدام وتخزين الوثائق بطريقة اقتصادية وفعالة أثناء عملها. دورة الحياة".

ما الفرق بين هذا المفهوم والمصطلح المقبول عمومًا في الممارسة الروسية والسوفياتية؟ تُعرَّف إدارة السجلات ، وفقًا لأحدث معايير الولاية ، بأنها فرع من الأنشطة التي توفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية. مع هذا GOST ، يُفهم العمل المكتبي في نفس الوقت على أنه دعم وثائقي للإدارة.

وهكذا ، يرتفع العمل المكتبي الحديث ، كما كان ، إلى مستوى جديد ، ويمتد نطاقه ليشمل كامل وثائق المنظمة. ومع ذلك ، فإن الهوية الرسمية لهذه المفاهيم في معيار الدولة ليست سوى موقف مطوريها. لتأكيد صحتها ، يجب نشر الأحكام النظرية في الآليات المناسبة لتحويل العمل المكتبي إلى دعم توثيق للإدارة. على سبيل المثال ، A.N. تعتبر سوكوفا مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة تعمل على تبسيط الوثائق وإدارة جميع أنظمة التوثيق من أجل تقليل تدفق العمل وتحسين جودة المستندات وتوفير المعلومات اللازمة في الوقت المناسب لاتخاذ القرارات في سياق استخدام التكنولوجيا الحديثة وتقنيات المعلومات الجديدة. من هذا البيان ، يمكن للمرء أن يستنتج اختلافين مهمين على الأقل بين العمل المكتبي والمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة:

1. يغطي دعم التوثيق للإدارة جميع وثائق المنظمة ، وينطبق العمل المكتبي بشكل أساسي فقط على الوثائق التنظيمية والإدارية ؛
2. تسمح لك المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة باستخدام مكون تكنولوجيا المعلومات في العمل مع المستندات إلى حد كبير.

في رأينا ، المواقف المذكورة أعلاه ضعيفة للغاية من وجهة نظر تحليل النظم العلمية. من الواضح أن أحجام وأنواع الوثائق ليست هي الحاسمة عندما نتحدث عن العمل المكتبي والمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. من غير المحتمل أن تعين هذه المفاهيم فقط فرعًا من النشاط. يبدو أن الشيء الرئيسي في دراسة المفاهيم قيد النظر يجب أن يكون أهميتها في عمليات الإدارة ، ونسبة العمل مع الوثائق في الإدارة. في رأينا ، يجب تعريف العمل المكتبي على أنه وظيفة إدارية فنية ، والمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة هي مؤسسة داعمة. لا يكمن جوهر الاختلافات في كمية الوثائق التي يتم تنظيمها من خلال العمل المكتبي أو مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، ولكن في حقيقة أنه أثناء الانتقال من العمل المكتبي إلى مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، يتم تحسين عنصر المعلومات الخاص بها. تعمل المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على تحسين دعم المعلومات لعملية الإدارة ليس فقط من خلال تضمين جميع وثائق المنظمة في مجال المعلومات ، ولكن أيضًا من خلال تقنيات أكثر كفاءة لمعالجتها.

علاوة على ذلك ، نحن نرى أنه لا ينبغي فهم العمل المكتبي والمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة على أنها مفاهيم متعارضة. العمل المكتبي هو مفهوم أكثر رسمية (تنظيم ، قاعدة ، شرط ، تصميم) يحدد بدقة إجراءات العمل مع المستندات (تعليمات للعمل المكتبي). توثيق الإدارة مفهوم مختلف. جوهرها هو تزويد عملية الإدارة (صنع القرار) بمعلومات موثقة ، مع تضمين المكونات التحليلية ، وربط وظائف الإدارة بالوثائق التي تخدمها. وثائق الإدارة ، في رأينا ، مصطلح يميز مرحلة الانتقال من العمل المكتبي التقليدي إلى إدارة المستندات.

لذلك ، بناءً على ما سبق ، نفهم إدارة المستندات كوظيفة إدارية كاملة للمؤسسة ، يمتد تنفيذها إلى جميع مراحل دورة حياة المستندات (من ظهور المستندات إلى إتلافها أو نقلها للتخزين إلى الأرشيف) وجميع أنواع الوثائق وأنظمة التوثيق الخاصة بالمنظمة. تعتمد إدارة الوثائق على مبادئ الاقتصاد والكفاءة وعلى الاستخدام الواسع لتقنيات المعلومات الجديدة التي توفر إدارة الجودة فيما يتعلق بوثائق المنظمة كمورد إداري كامل. هذا يؤكد العلاقة بين التوثيق والمعلومات في الإدارة.

ميخائيل لارين ، أكاديمي في الأكاديمية الدولية للمعلومات ، ومدير معهد عموم روسيا لأبحاث التوثيق وشؤون المحفوظات (VNIIDAD)

المصدر: الفهرس الإلكتروني لقسم الفرع في اتجاه "الفقه".
(مكتبات كلية الحقوق) M. جوركي SPbSU

بعض مشاكل توثيق أنشطة الإدارة في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي /

إي إن كوليسنيك.

كوليسنيك ، إي إن.
2003 حاشية. ملاحظة:تم النشر بواسطة: Official. - 2003. - رقم 2 (24). النص الكامل للوثيقة:

كوليسنيك إي.

بعض مشاكل توثيق أنشطة الإدارة في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي

بعض مشاكل توثيق أنشطة الإدارة في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي

يعد توثيق أنشطة الإدارة وظيفة ضخمة يؤديها جميع موظفي الدولة والبلديات ، بالإضافة إلى الموظفين الآخرين في جهاز سلطات الدولة والحكومة الذاتية المحلية. تحدد جودة مستندات الإدارة الناتجة عن أنشطة السلطات الحكومية والمحلية (OGV و MS) جودة ودقة تنفيذ المستندات ؛ الامتثال لأهداف الإدارة المقصودة بالنتائج التي تم الحصول عليها ؛ كفاءة الإدارة وصفاتها الأخرى. لذلك ، يجب أن يتمتع موظفو OGV و MS بالمهارات اللازمة لإعداد مستندات إدارة عالية الجودة.

سيكون حول القوانين والأنماط والاتجاهات التي تعمل في توثيق أنشطة الإدارة ، والتي تتم دراستها في إدارة الوثائق.

وثائق الإدارة ، التي هي جزء لا يتجزأ وإلزامي من عملية الإدارة ، كانت تقليديا أهداف البحث في إدارة السجلات. حاليًا ، تعتبر الإدارة في روسيا مجالًا سريع التطور للنشاط البشري من الناحيتين العلمية والعملية. يتم وضع متطلبات عالية على جودة وكفاءة الإدارة الحديثة.

علم التوثيق كعلم عام عن الوثيقة ، الذي يدرس قوانين تجميعها وارتباطها بالأنشطة البشرية ، هو علم شاب في مرحلة ما قبل العلم. لذلك ، فإنه لا يحتوي حتى الآن على جوهر محدد بشكل واضح وكامل ، معبرًا عنه في الموضوع والموضوع وطرق البحث وبنيته وجهازه المفاهيمي ، وكذلك في قائمة المشكلات التي يجب وصفها ودراستها وحلها.

يعد تطوير إدارة السجلات بطيئًا ، ويرجع ذلك جزئيًا إلى نقص الموارد المطلوبة للبحث ، وعدم اليقين بشأن الفوائد العملية التي يمكن أن تنشأ من استخدام النتائج العلمية.

في حالات معينة ، يتم الاتصال بين الموضوع والكائن الخاضع للرقابة من خلال وثائق الإدارة. لذلك ، فإن موضوع الإدارة ، وتحديد محتوى وثيقة الإدارة وتقديم المستند للتنفيذ ، يتوقع أنه في بيئة الإدارة ستحدث بالضبط تلك التغييرات التي تصورها ، وسيتم الحصول على النتيجة المرجوة ، أي سيتم تحقيق أهداف الإدارة المقصودة. في الوقت نفسه ، غالبًا ما تكون وثائق الإدارة هي المصدر الرئيسي للمعلومات التي على أساسها يحدد "المؤدي" أفعاله التي تهدف إلى تحقيق هدف الإدارة.

في هذا الصدد ، من سمات وثائق الإدارة أن المعلومات الواردة في الوثيقة هي أحد العوامل التي تحدد إمكانية تنفيذ وفعالية عملية الإدارة.

إن الجوهر المذكور أعلاه لإدارة السجلات كعلم ، وميزات تطوير إدارة السجلات ، والمتطلبات العالية لجودة وكفاءة الإدارة ، والمعدلات الحديثة لتطوير الإدارة ، وميزة وثائق الإدارة تتطلب فصل إدارة السجلات الإدارية باعتبارها فرع مستقل من علم إدارة السجلات. بالنظر إلى تأثير وثائق الإدارة على جودة وكفاءة عملية الإدارة ، فإن نتائج هذا العلم ستكون لها فوائد عملية.

يمكن اعتبار إحدى المشكلات الرئيسية في إدارة السجلات الإدارية مشكلة تأثير وثيقة الإدارة على جودة وكفاءة الإدارة.

لا يمكن دراسة هذا التأثير إلا إذا كان معنى عبارة "وثيقة الإدارة" محددًا بدقة.

لكلمة "وثيقة" معاني مختلفة. لذلك ، على سبيل المثال ، في القاموس التوضيحي لـ S.I. يتم تعريف وثيقة Ozhegova على أنها "... ورقة عمل تؤكد أي حقيقة ، أو الحق في شيء ما." وفقًا لمعيار الدولة الروسية (GOST R 51141-98) ، يتم تعريف المستند على أنه "... معلومات مسجلة على حامل مواد مع التفاصيل التي تسمح بالتعرف عليها." في الفقه القانوني ، الوثيقة هي "... بيان أفكار ملموس ، ويقصد به إثبات ظروف مهمة من الناحية القانونية ، ويسمح لك أيضًا بإثبات منشئها." في الإجراءات المدنية ، المستند هو "... دليل مكتوب صادر أو مصدق عليه من قبل سلطة مختصة في حدود حقوقها والتزاماتها ، وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في القانون ، والتي تحتوي على جميع التفاصيل اللازمة (تاريخ الإصدار ، توقيع مسؤول ، إشارة إلى المنظمة أو السلطة التي أصدرت الوثيقة ، وما إلى ذلك) ". في الإجراءات الجنائية ، تعترف الوثيقة "... أي كائن من العالم المادي ، يتم فيه تثبيت نوع من العلامات التقليدية (الحروف والأرقام وما إلى ذلك) أو هناك صورة لشيء ما."

لتحديد معنى عبارة "وثيقة الإدارة" من الضروري إنشاء مجموعة من سمات وثيقة الإدارة. تشمل هذه العلامات:

تحتوي وثيقة الإدارة على جزأين - إعلامي (نص الوثيقة) ومرجع ؛

تهدف وثيقة الإدارة إلى أداء وظيفة إدارية.

يحتوي الجزء المرجعي من هذا المستند على معلومات تربط هذا المستند ببيئة الإدارة. يتم تقسيم جميع المعلومات الواردة في الجزء المرجعي من المستند إلى مجموعات. كل مجموعة لها معنى مستقل ومنفصل منطقيًا وتحتوي على معلومات تتعلق ببعضها البعض بهذا المعنى. تسمى هذه المجموعة سمة المستند.

يتم تحديد التكوين وقواعد إعداد وتنفيذ التفاصيل من خلال الوثائق التنظيمية (المعايير والتعليمات والقواعد ...) ، والتي يمتد عملها إلى دائرة معينة من مواضيع عملية الإدارة.

يجب أن تشتمل متطلبات مستندات الإدارة على (توقيع) مطلوب يؤكد صحة نص المستند. (تفسر الحاجة إلى التصديق على دقة المعلومات من خلال حقيقة أنه من المستحيل اتخاذ قرار الإدارة الصحيح إذا كانت المعلومات التي تم إنشاؤها على أساسها غير موثوقة ، وكذلك من خلال حقيقة أن الإدارة الفعالة مستحيلة بدون المسؤولية الشخصية عن دقة المعلومات.)

وثيقة الإدارة تنتمي إلى فئة الرسائل. أولئك. بالنسبة له ، يمكنك دائمًا تحديد مؤلف المستند والشخص الذي يتم توجيه هذا المستند إليه ، ويمكن للمستند أن يتحرك في مساحة ويتواجد في الوقت المناسب طالما كان ذلك ضروريًا للإدارة.

وبالتالي ، إذا كانت الوثيقة تحتوي على هذه الميزات ، فيمكن تصنيفها على أنها إدارية.

بإيجاز ما قيل ، من الممكن تعريف "وثيقة الإدارة على النحو التالي.

وثيقة الإدارة هي رسالة تؤدي وظيفة الإدارة ، وتتألف من نص (مجموعة من المعلومات حول بيئة الإدارة مخصصة للاستخدام في الإدارة) وجزء مرجعي ، يتكون من تفاصيل محددة بشكل معياري تحتوي على معلومات تربط الوثيقة بالإدارة البيئة ، بما في ذلك سمة التحقق وموثوقية النص.

من بين الميزات المدرجة لمستند الإدارة ، الميزة الثالثة هي أكثر الميزات التي لم يتم استكشافها. ماذا يعني أن المستند يؤدي وظيفة إدارية؟

هناك إجابات مختلفة على هذا السؤال. تتيح لنا نسختنا من الإجابة الواردة أدناه تحديد مفهوم الغرض من مستند الإدارة ، والذي يلعب أحد الأدوار الرئيسية في إدارة السجلات ويستند إلى العبارة البسيطة التالية. يفترض مؤلف المستند أن المعلومات الواردة في المستند ستؤدي إلى رد فعل من قبل المنفذ ، والذي ينبغي أن يؤدي إلى نتيجة معينة. يمكن أن تكون هذه النتائج من عدة أنواع:

يوجه المستند إلى المؤدي للحصول على نتيجة محددة بدقة. على سبيل المثال: "بحلول 03/01/2000 الحصول على استنتاجات هيئات الخبراء بشأن الحالة البيئية لمنطقة بيلويارسك" ؛

يجب على المقاول تنفيذ مجموعة من الإجراءات المحددة بدقة والمحددة في المستند. في الوقت نفسه ، الشيء الرئيسي بالنسبة للمدير هو أن المؤدي قام بتنفيذ الإجراءات المحددة بدقة وكفاءة. على سبيل المثال: "أولاً وقبل كل شيء ، اجمع اجتماعًا لموظفي المنظمة وبعد ذلك فقط انتقل إلى حل المشكلات التي حددها البرنامج المعتمد" ؛

تحدد الوثيقة القواعد التي يجب أن يسترشد بها الموظف في أنشطته. على سبيل المثال: "عند تحديد رقم تسجيل مستند ، اتبع التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي" ؛

الوثيقة تحدد الاختصاصات وحقوق المسؤول. على سبيل المثال: "لديك الحق نيابة عنك في المراسلة مع المنظمات بشأن القضايا ..." ؛

يجب أن تجعل الوثيقة المؤدي في حالة نفسية معينة ، أي يحتوي على معلومات تحفز المؤدي. على سبيل المثال: "للنظر في طلبات المواطنين قبل الأوان ، فأنت مسؤول وفقًا لـ ..." ؛

تعمل الوثيقة على نقل المعلومات لاستخدامها في الإدارة.

وبالتالي ، نقترح تحديد أن الوظيفة الإدارية للمستند تتجلى في نوع النتيجة المحددة في المستند ، والتي يجب أن يتسلمها منفذ الوثيقة.

تسمح لنا هذه الاعتبارات بتقديم أحد المفاهيم الرئيسية لإدارة السجلات - الغرض من وثيقة الإدارة.

نعني بالغرض من وثيقة الإدارة النتيجة التي يجب الحصول عليها عند الانتهاء من تنفيذ المستند.

كما تظهر الدراسات ، يمكن أن يؤدي تحديد أهداف وثيقة الإدارة ، قبل إنشائها ، إلى تقليل عدد المستندات التي تم إنشاؤها بشكل كبير وزيادة معامل محتوى المعلومات.

إن موضوع الإدارة ، وتحديد محتوى المستند ونقله للتنفيذ ، يتوقع أن تحدث التغييرات التي كان ينويها بالضبط في بيئة الإدارة. أي أنه يحدد الهدف المنشود - هدف المستند.

يحقق المنفذ ، نتيجة لتنفيذ المستند ، بعض النتائج ، والتي قد لا تتوافق عمليًا مع الغرض من المستند. قد تعود أسباب هذا التناقض إلى عوامل ذات طبيعة مختلفة. في إدارة السجلات الإدارية ، تخضع العوامل التي تحددها وثيقة الإدارة للدراسة.

لذلك ، يمكن اعتبار إحدى مشاكل إدارة السجلات الإدارية مشكلة تحديد مثل هذه المتطلبات لوثائق الإدارة ، والتي قد يؤدي تنفيذها إلى استبعاد المستند من عدد العوامل التي تسبب التناقض بين الهدف المنشود من المستند والنتيجة. تم الحصول عليها بعد تنفيذ المستند.

لقد اقترحنا مجموعة المتطلبات التالية التي يجب أن يفي بها مستند الإدارة حتى لا تصبح عاملاً يؤدي إلى عدم تطابق الغرض من المستند مع النتائج الفعلية التي تم الحصول عليها بعد تنفيذه.

1. الشرعية

يجب ألا تتعارض جميع المعلومات الواردة في المستند مع المعلومات المنشورة في الإجراءات القانونية التنظيمية الحالية وغيرها من الوثائق التي تحدد إجراءات المشاركين في عملية الإدارة.

قد يؤدي عدم الامتثال لهذا المطلب إما إلى حقيقة أن أهداف الوثيقة سيكون من المستحيل تحقيقها ، أو سيتم إلغاء الأهداف المحققة بالطريقة المحددة.

2. الدافع

من المرغوب فيه أن يشجع محتوى الوثيقة على تحقيق أهدافها. إذا كانت وثيقة الإدارة لا تفي بهذا المطلب ، فهذا لا يعني أن أهداف الوثيقة لن تتحقق. ومع ذلك ، فإن الدافع يقطع شوطا طويلا في الإدارة. لذلك ، على أي حال ، إذا كانت الوثيقة تحفز المؤدي ، فإن تحقيق أهدافه سيكون أكثر ترجيحًا ، والعكس صحيح - قد يؤدي عدم وجود أحكام تحفيزية في المستند إلى جعل أهداف المستند غير قابلة للتحقيق.

3. الأهمية القانونية

في الوقت الحاضر ، لم يتم تحديد المعنى الدقيق لمصطلح "الأهمية القانونية". علاوة على ذلك ، في عدد من المنشورات ، يُستخدم مصطلح "القوة القانونية" بدلاً من مصطلح "القيمة القانونية". نعتقد أن المستند يفي بمتطلبات الأهمية القانونية إذا كان من الممكن التعرف عليه كدليل ، كدليل في السلطات المخولة لتحديد ما إذا كان يمكن استخدام المستند كدليل أو دليل.

لذلك ، أولاً ، يجب أن يكون المستند صادرًا عن جهة مخولة بإصدار مثل هذه المستندات ، وثانيًا ، يجب أن يحتوي على جميع التفاصيل المطلوبة ، معدة وفقًا للوثائق التنظيمية الحالية. يؤدي عدم وجود هذه العلامات إلى حقيقة أن الوثيقة قد لا يتم قبولها من قبل الأشخاص ، الذين يعتمد على قرارهم في تحقيق أهداف الوثيقة.

يعتمد تحديد المتطلبات الإضافية على الظروف التالية:

يقوم الرأس ، الذي يرسم المستند ، بترجمة معنى محتوى المؤلف (ARC) من المستند إلى نص. يقوم المقاول ، بتحليل وثيقة الإدارة ، بتحديد معنى محتواها (RFI) ؛

يعتقد المدير أن معنى محتوى المستند ، الذي يحدده المؤدي ، يتوافق مع معنى المحتوى الذي أرفقه المؤلف بالمستند. خلاف ذلك ، قد يؤدي التناقض بين هذه القيم إلى تضارب بين الغرض من المستند والنتيجة التي تم الحصول عليها بعد تنفيذه.

تؤدي الأخطاء في التعبير عن معنى نص المستند وتفسيره ، والتي تنشأ لأسباب مختلفة ، إلى حقيقة أنه في الممارسة العملية تنشأ المواقف عندما لا تتطابق AAR مع AIR.

لذلك ، من المشروع طرح مثل هذا السؤال: "ما هي المتطلبات التي يجب أن تفي بها وثيقة الإدارة حتى لا تتسبب في تعارض بين القيم المحددة؟"

قادنا البحث في معنى كلمة "ملموس" إلى استنتاج مفاده أن هذه المتطلبات يمكن اختزالها إلى شرط واحد "ملموس". يمكن التعبير عنها على النحو التالي.

النص المحدد هو نص موثوق به يحتوي على معلومات كاملة ، معناه واضح (محدد دون شك) ويتم إنشاؤه دون تفسير أو توضيح إضافي.

وبالتالي ، يمكن تمثيل متطلبات الخصوصية كمجموعة من المتطلبات الخاصة بالموثوقية والاكتمال والشمول.

الموثوقية - يجب أن تتوافق المعلومات الواردة في المستند مع الحقيقة.

الاكتمال - اعتمادًا على طبيعة المعلومات الواردة في نص الوثيقة ، قد تختلف درجة تأثيرها على الإدارة ، أي: بدون جزء من المعلومات ، يكون تنفيذ عملية الإدارة مستحيلًا. على سبيل المثال ، الغرض من عنصر التحكم غير معروف.

بعض المعلومات ضرورية لضمان التنفيذ الفعال للإدارة (بالحديث عن فعالية عملية الإدارة ، فإننا نعني تحقيق أهدافها بأقل تكلفة). على سبيل المثال ، معلومات حول بعض سمات شخصية الموظف.

بعض المعلومات لا تتعلق بالإدارة ، أي غيابهم لا يؤثر على تنفيذ الإدارة. على سبيل المثال ، معلومات حول درجة صلابة أقلام الرصاص التي يستخدمها الاختصاصي الرئيسي في القسم التنظيمي عند كتابة مسودة لمستند معين.

سوف نسمي المستند كاملاً إذا كان يحتوي على جميع المعلومات اللازمة للإدارة

الفهم - تظهر الدراسات أن هناك عدة شروط موضوعية لظهور عدم فهم النص

الشرط 1. نص الوثيقة مفهومة إذا كان من الممكن تحديد المعنى المعجمي لكل كلمة ذات معنى متعدد المعاني مستخدمة في النص بشكل لا لبس فيه.

الشرط 2. نص الوثيقة مفهومة إذا لم يكن هناك شك في تحديد الكلمات الرئيسية فيما يتعلق بالمعطى.

إذا تم استيفاء الشرطين 1 و 2 ، فسنقول إن نص وثيقة الإدارة يفي بمتطلبات UNIVALENCE.

الشرط 3. يكون نص المستند مفهومًا إذا كانت أي كلمة تعتمد على أي كلمة في النص (الكلمة الرئيسية) تنقل قيمة خاصية بيئة التحكم ، والتي يتم تحديدها من خلال إحدى العلامات التي يحددها المعنى المعجمي لـ هذه الكلمة الرئيسية. يؤدي عدم الامتثال لهذا الشرط إلى حقيقة أن الكلمة تتعارض مع سياقها.

الشرط 4. يكون نص المستند مفهومًا إذا تم تحديد نفس الخاصية غير القابلة للتغيير لبيئة التحكم في أجزاء مختلفة من نص المستند بالطريقة نفسها (أي لها نفس القيمة).

إذا تم استيفاء الشرطين 3 و 4 ، فسنقول إن نص وثيقة الإدارة يفي بمتطلبات عدم التناقض.

الشرط 5. يكون لنص الجملة البسيطة معنى إذا كان لكل كلمة في النص كلمة واحدة على الأقل إما رئيسية أو تابعة فيما يتعلق بالكلمة المعطاة ، وتشكل جميع كلمات الجملة سلسلة متصلة من الترابط الكلمات ، حيث يتم ربط كل زوج من الكلمات المتجاورة فيما بينها مع العلاقة "الكلمة الرئيسية - الكلمة التابعة".

إذا تم استيفاء الشرط 5 ، فسنقول إن نص مستند الإدارة يفي بمتطلبات الاتصال على مستوى الاقتراح.

بالإضافة إلى الشروط الموضوعية المذكورة أعلاه ، هناك أيضًا شرط شخصي يحدد وضوح نص المستند.

يمكن فهم نص المستند إذا كان قاموس المرادفات الخاص بالمترجم وقاموس المرادفات الخاص بمنفذ المستند من حيث الكلمات المستخدمة في نصه يتوافق مع قاموس المرادفات المعياري.

هنا ، قاموس المترجم والمنفذ هو مجموعة المعاني المعجمية للكلمات التي يمتلكها المترجم والمنفذ. المكنز المعياري هو قاموس مترادف مكرس في القواميس التفسيرية.

إذا تم استيفاء هذا الشرط ، فسنقول إن نص مستند الإدارة يفي بمتطلبات الاتساق في هذه الرسالة.

مجموع المتطلبات المذكورة أعلاه ليست كاملة. لذلك ، على سبيل المثال ، مسألة عدم فهم النص ، والتي تنشأ بسبب عدم تناسق جمل النص ، لا تزال غير مستكشفة. ولكن يمكن القول أن هذه المتطلبات تغطي تقريبًا جميع الحالات التي تمت مواجهتها في إعداد وثائق الإدارة.

بالإضافة إلى مشكلة تحديد المتطلبات لوثائق الإدارة ، في وثائق الإدارة ، يتم تطوير مشكلة تحليل النصوص للامتثال لمتطلبات الإدارة وعدد من المشاكل الأخرى.

ولمعالجة هذه القضايا ، تم تقديم تعريف دقيق لـ "معلومات بيئة التحكم".

المعلومات المتعلقة بالبيئة الرقابية هي خاصية منفصلة لها ، يُعبر عنها باسمها ومعناها. على سبيل المثال:

عدد الموظفين في القسم التنظيمي لإدارة المدينة "N" (اسم المعلومات) - 5 أشخاص (قيمة المعلومات) ؛

الموعد النهائي للطلب رقم 5 (عنوان المعلومات) هو 20 فبراير 2001 (معنى المعلومات).

لقد ثبت بطريقة بناءة أن نص أي وثيقة إدارة يمكن تقديمها كقائمة من المعلومات. على أساس هذا الحكم ، تم تطوير أساس النظرية والأساليب لبناء النماذج اللغوية لنصوص المستندات ، مما يسمح بحل مشكلة تحليل نص الوثيقة للامتثال لمتطلبات الإدارة.

يتم تقديم ثلاثة أنواع من النماذج اللغوية: الوصفية والدلالية والإدارية.

النموذج الوصفي هو قائمة بجميع المعلومات الواردة في نص موجود على وجه التحديد في مستند. هذا النموذج أساسي. على أساسها ، تم تطوير نموذج نص دلالي.

النموذج الدلالي للنص هو نموذج وصفي ، تكمله أسماء المعلومات الغائبة في النص ، والتي تسمح بشكل لا لبس فيه بتأسيس المعاني المعجمية لجميع الكلمات المهمة في النص. على أساسه ، تم تطوير نموذج إدارة الموقف للنص.

نموذج الإدارة للنص هو نموذج دلالي مكمل بأسماء المعلومات التي تحددها تفاصيل عملية الإدارة في حالة الإدارة المقابلة لنص الوثيقة.

على أساس النظرية الحديثة للغة الروسية ، تم تطوير طرق لتمثيل النماذج اللغوية لوثائق الإدارة. تم تطوير طرق لبناء هذه النماذج. يتيح لك استخدام النماذج اللغوية إجراء تقييم موضوعي لمدى امتثال مستندات الإدارة لمتطلبات الإدارة. تم تطوير طرق لتحليل نصوص الوثائق للامتثال للمتطلبات الموضحة أعلاه. تم تطوير الأساليب إلى الخوارزميات الرسمية التي تسمح بحوسبة عملية تحليل المستندات.

Ozhegov S.I. قاموس اللغة الروسية / إد. نيو. شفيدوفا. - م: روس. لانج ، 1989.

GOST R 51141-98. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعريفات.

تيخوميروف إم يو الموسوعة القانونية. - م: مركز جورنفورم ، 1995.

كتاب الإجراءات المدنية. - م: دار النشر "سبارك" 1996.

كتاب الإجراءات الجنائية. - م: فقيه ، 1995.

كوليسنيك إي. توثيق الأنشطة الإدارية في الهيئات الحكومية بالولاية والمحلية (في 3 كتب). الكتاب 1. إدارة السجلات. - ايكاترينبرج. UrAGS ، 2002. (سلسلة "توثيق دعم الإدارة").

مصدر المعلومات:
موقع النشرة الإعلامية والتحليلية لأكاديمية الأورال للخدمة العامة "رسمي". (

يبحث الكتاب في نظرية وممارسة إدارة الوثائق في المنظمات باستخدام منهجية إدارة المعلومات. يتم التحقيق في قضايا التاريخ والحالة الحالية للعمل المكتبي ، والعلاقة بين إدارة الوثائق وإدارة المعلومات ، والنظر في تقنيات المعلومات الجديدة فيما يتعلق بإدارة الوثائق ، وقضايا أتمتة وتصميمها.

الكتاب مخصص للعلماء والمتخصصين في مجال إدارة الوثائق ويمكن استخدامه كوسيلة تعليمية لطلاب الوثائق والتخصصات الأخرى.

ب ب ك 65.050.

حول M. لارين. 200 ISBN 5-7671-0026 المحتويات مقدمة الفصل 1. المعلومات الموثقة كمورد إداري

1.1 دور المعلومات في الإدارة

1.2 البنية التحتية للمعلومات في المنظمة

1.3 مصادر المعلومات للمنظمات الفصل 2. بعض مشاكل تطور وثيقة الإدارة

2.1. تطوير مفهوم "الوثيقة"

2.2. وثائق الإدارة

2.3 التوثيق الإلكتروني الفصل 3. من إدارة السجلات إلى إدارة المستندات

3.1. دورية تاريخ العمل المكتبي المنزلي ومرحلة ما قبل الثورة من تطوره

3.2 عمل المكتب السوفيتي

3.3 إطار تشريعي وتنظيمي حديث لإدارة الوثائق

3.4. إدارة المستندات الفصل 4. مشاكل أتمتة إدارة المستندات

4.1 أتمتة دعم التوثيق للإدارة في السبعينيات والثمانينيات

4.2 الشروط والمتطلبات الحديثة لتطوير أنظمة إدارة الوثائق الآلية

4.3 مشاكل تنظيم واختيار وتقييم أنظمة التحكم الآلي

- & nbsp– & nbsp–

إن إنشاء دولة قانونية في بلدنا مع مؤسسات عاملة بشكل فعال من السلطة التمثيلية والتنفيذية والقضائية والإنتاج والعلوم والتعليم لا يرتبط فقط باعتماد الإطار القانوني لأنشطتها ، ولكن أيضًا مع تشكيل عقلانية ومحددة قواعد وإجراءات عملها ، بما في ذلك العمل الميداني مع الوثائق.

إن النمو المستمر في حجم الوثائق في جميع أنحاء العالم ، والاستخدام المتزايد على نطاق واسع لأجهزة الكمبيوتر الإلكترونية في معالجة المعلومات ، واستخدام الناقلات غير الورقية وغيرها من العوامل الموضوعية ، يقود المتخصصين إلى استنتاج أنه من الضروري البحث عن فرص إتقان وإدارة المعلومات الموثقة.

تشكل المعلومات الموثقة أساس الإدارة ، وتستند فعاليتها إلى حد كبير على إنتاج واستهلاك المعلومات. في ظل ظروف المجتمع الحديث ، أصبحت المعلومات موردا كاملا للإنتاج ، وسلاحا موثوقا للمنافسة في جميع مجالات النشاط الاقتصادي ، وعنصرا هاما في الحياة الاجتماعية والسياسية للمجتمع. تحدد جودة المعلومات جودة التحكم ، حيث أن المعلومات ، مثل نظام الدورة الدموية ، تتغلغل في جميع الضوابط ، وتزودها بإمكانيات الطاقة وتضعها في حركة هادفة.

تتركز المعلومات ، كما تعلم ، في المستندات التي تعطي المعلومات شكلاً تنظيميًا ، وتحركها في الزمان والمكان ، وهي المستندات والمعلومات الوثائقية التي تكمن وراء قرارات الإدارة وهي تجسيد مادي لها ، وتوفر القوة القانونية وبالتالي تساهم في تنفيذها غير المشروط .

إن مشاكل توثيق الإدارة وتنظيم دعم التوثيق قديمة قدم الوثائق والإدارة نفسها. ومع ذلك ، وتحت تأثير عوامل مختلفة ، لا سيما تحت تأثير التقدم العلمي والتكنولوجي ، فإننا مضطرون للعودة إلى هذا الموضوع مرارًا وتكرارًا. حاليًا ، يتم تحقيق هذه المشكلة من خلال التطور السريع لتقنيات المعلومات الجديدة ، والمعلوماتية المتسارعة للمجتمع.

تطرح هذه العمليات عددًا من الأسئلة للعلماء - متخصصو الوثائق الذين يحتاجون إلى إجابة فورية. أولها كيف يجب أن تتغير إدارة السجلات كنظام علمي يدرس الوثائق في سياق عولمة عمليات المعلومات العالمية. والثاني هو كيف تؤثر تقنيات المعلومات الجديدة على الوضع في المجال العملي للعمل مع الوثائق. ثالثًا - ما مدى صحة أفكارنا السابقة حول الموضوع قيد الدراسة وما هي الاتجاهات في تطويره في المستقبل القريب ، وما هي الأهداف الاستراتيجية التي يجب طرحها في مجال إدارة المستندات وما هي الخطط التكتيكية التي يجب تنفيذها لحل المشكلات العملية العاجلة في هذه المنطقة.

بالطبع ، تتطلب الأسئلة المطروحة تضافر جهود المتخصصين المحليين في المستندات ولا يمكن حلها بالكامل في عمل منفصل. مع تركيز اهتمامنا على مشكلة إدارة الوثائق في المنظمات ، اخترنا اتجاهًا للبحث العلمي ذي صلة في المرحلة الحالية ، وله أهمية نظرية وعملية.

يجب الاعتراف بأنه في ظروف "ما قبل الإصلاح" ، زودت إدارة الوثائق الهياكل الإدارية بشكل كافٍ بالتطورات المعيارية والمنهجية واستخدمت بشكل فعال قدرات أنظمة المعلومات الحالية.

في الوقت الحالي في روسيا هناك موقف متناقض في مجال إدارة الوثائق. من ناحية أخرى ، أصبحت الوثائق التنظيمية والمنهجية التي تم تبنيها سابقًا بالية: نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة والمعايير الأخرى التي طورها العلماء والمتخصصون في السبعينيات والثمانينيات. هناك تدفق خارجي للموظفين (خاصة الشباب) من مجال البحث العلمي في مجال إدارة السجلات وعلم المحفوظات لأسباب مختلفة ، بما في ذلك نقص التمويل الكافي. انخفض الاهتمام بالتدريب والتدريب المتقدم لموظفي خدمات دعم التوثيق ، وهناك نقص في الأدبيات التربوية والمنهجية الحديثة حول هذه القضايا. كان هناك ركود معين في البحث العلمي حول قضايا إدارة الوثائق ، والانقسام واضح في عمل المؤسسات التعليمية التي تنتج متخصصين مؤهلين ومنظمات علمية. إلى حد كبير ، تأثر الوضع بتجديد الموظفين ، والابتعاد عن التقاليد الراسخة لإدارة المستندات ، وفقدان المستوى المحقق لثقافة العمل مع المستندات.

من ناحية أخرى ، نظرًا لاختراق المعدات الجديدة والتقنيات الجديدة في الإدارة ، هناك تغيير في هيكل سير العمل. يؤدي التغيير في الأسس الاقتصادية لحياة المجتمع إلى تحول في قيمة أنواع معينة من الوثائق ودورها في عملية الإدارة. ومع ذلك ، لا تؤخذ هذه التغييرات في الاعتبار بشكل جيد من قبل أنظمة التوثيق الإدارية في المنظمات حيث لا تزال القواعد والمعايير القديمة تعمل.

لتعزيز الدولة الروسية ، وبالتالي الخدمة العامة ، من الضروري توسيع حدود مناطق الاستقرار وكفاءة الإدارة. في رأينا ، يمكن أن يكون التنظيم العقلاني لإدارة الوثائق بمثابة نقطة مرجعية مهمة لتقوية جهاز الدولة وعنصرًا أساسيًا لاستقراره.

لذلك ، يمكن اعتبارها مشكلة ملحة في إدارة الوثائق ، بسبب الحاجة إلى تكوين نشط وهادف لموارد المعلومات التي تلبي احتياجات المنظمات. يعد البحث في إمكانيات تقنيات المعلومات الحديثة من حيث استخدامها في إدارة المستندات أمرًا مهمًا للغاية لإدارة السجلات الحديثة. من الضروري تحليل الإنجازات المتراكمة في مجال النظرية والممارسة لإدارة السجلات ، وتحديد الاتجاهات في تطويرها والحصول على نتائج علمية جديدة على هذا الأساس.

يرجع اختيار موضوع هذه الدراسة إلى عدة عوامل:

أولاً ، وجود نظام اجتماعي للمجتمع مرتبط بالحاجة إلى تبسيط البيئة الوثائقية في مجال الحكومة ، أولاً وقبل كل شيء ، الدولة ؛

ثانيًا ، حاجة خدمة الأرشفة الحكومية إلى إجراء دراسة عميقة للمشكلات المترابطة لعلوم الأرشفة وإدارة السجلات من أجل تحويلها إلى تطورات علمية تطبيقية ؛

ثالثًا ، الاهتمام المتزايد بإضفاء الطابع المعلوماتي على روسيا وطرق دخولها إلى فضاء المعلومات العالمي ، بما في ذلك مجال إدارة الوثائق.

إن حل مشكلة إدارة المستندات في الظروف الحديثة ، في رأينا ، سيجعل من الممكن تكوين موارد المعلومات الخاصة بالمنظمات بشكل هادف ، وضمان أدائها الفعال ، فضلاً عن الوصول المفتوح إلى موارد المعلومات للمستهلكين بأقل قدر من الوقت والعمل والأموال.

عند تقييم درجة التطور ودراسة الموضوع ، تجدر الإشارة إلى أن قضايا إدارة الوثائق في الأدبيات المحلية لم يتم طرحها كمستقلة حتى الآن. لذلك ، فإن تأريخ المشكلة سيء للغاية.

فقط في بعض أعمال A.N. سوكوفا ، يمكن للمرء أن يرى محاولات إدخال إدارة المستندات كموضوع للتوقف في خطة التدريج: كانعكاس للخبرة الأجنبية واتجاهًا واعدًا لتطوير إدارة الوثائق المحلية وتنظيم العمل المكتبي 1.

وفي الوقت نفسه ، في البلدان المتقدمة ، التي تجاوزت منذ فترة طويلة مرحلة "التراكم الأولي" لتكنولوجيا الكمبيوتر والاتصالات ، في مجتمع يوصف الآن بأنه "ما بعد الصناعة" أو "المعلوماتي" ، يتلقى تطور مشاكل إدارة الوثائق المزيد والمزيد الانتباه. كان هذا الاتجاه واضحًا بشكل خاص في أواخر السبعينيات ، عندما أصبح من الواضح أن أجهزة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة الشخصية) لا تؤدي إلى إنشاء "مكاتب بلا أوراق" ، بل على العكس من ذلك ، تزيد من حجم تداول المستندات الورقية.

في ظل هذه الظروف ، ركز العلماء الغربيون اهتمامهم على الجوانب العلمية لإدارة الوثائق والبحث المكثف في هذا المجال من المعرفة والأنشطة الإدارية. من خلال اليونسكو والمنظمات الدولية الأخرى ، تم بذل جهود لتنسيق عمل العلماء من مختلف البلدان في هذا الاتجاه ، مما أسفر عن نتائج نظرية وعملية. في التقرير النهائي حول برنامج RAMP (بواسطة J. Rhodes) ، تتميز إدارة المستندات بأنها وظيفة إدارية عامة تغطي العمل مع المستندات في المنظمات في جميع مراحل دورة حياتها 2.

تظهر دراسة أعمال المتخصصين الغربيين ، والأمريكيين والألمان في المقام الأول ، أنه حتى بينهم لا توجد وحدة كاملة في فهم إدارة الوثائق كفئة علمية. ومع ذلك ، فإن معظم العلماء يميلون إلى التعرف على إدارة الوثائق كوظيفة كاملة لإدارة المنظمات ، ومورد معلومات (F. Horton، C. Lennon، A. Mordell، A. Ricks، C. Har، D. MacLeod، J . Summerville ، D. Stephens ، إلخ.) 3. من المهم التأكيد على أن العديد من العلماء والمتخصصين Sokova A.N. إدارة الوثائق في الخارج (مراجعة علمية وتحليلية) - مؤتمر علمي وعملي لعموم الاتحاد حول موضوع "القضايا التنظيمية والقانونية لإنشاء الوثائق بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر واستخدامها في الاقتصاد الوطني": الملخصات. أبلغ عن - م: 1984. - SIF OTSNTI VNIIDAD، No. Br. 2081 ، س 120-158 ؛ هي نفسها. توثيق الأعمال في مجال الإدارة. - م: المعرفة ، 1985 ، إلخ.

رودس ج. دور إدارة المحفوظات والسجلات في نظم المعلومات الوطنية. لكل. من الانجليزية في. جرماش. - CIF OTSNTI VNIIDAD - رقم 1064 "ص". 1989.

هورتون ف.أ ، لينون ك. إدارة الوثائق والمعلومات ، ما هي العلاقة بينهما في عصرنا. لكل. من الانجليزية في. جرماش. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1196 "ص" ، ص. 5 ، 6 Mordell A. برنامج إدارة السجلات الحكومية الجديدة في المملكة المتحدة. - سيف أوتسنتي فنيداد. رقم 894 "p" ؛ Har K.، McLeod J. إدارة المستندات في عصر المعلومات. لكل. من الانجليزية في. جرماش. - سيف أوتسنتي فنيداد. - 8 أعضاء يفهمون أهمية التفاعل بين إدارة الوثائق وإدارة المعلومات في المنظمات ، وتقييم الوثائق باعتبارها أهم عنصر في موارد معلومات المنظمة.

بناءً على هذا التقييم ، تم طرح مطلب لاستخدام أعمق لتقنيات المعلومات الجديدة في العمل مع الوثائق وإدراج هياكل إدارة الوثائق في البنية التحتية العامة للمنظمات.

من الواضح أن لروسيا تقاليدها الخاصة في مجال العمل بالوثائق والاستعارة المباشرة للتجربة الغربية والنهج الغربية أمر مستحيل. لهذا السبب لجأنا إلى دراسة مشاكل تطور التوثيق المحلي وتطوير العمل المكتبي في روسيا ، بهدف تقييم المستوى المحقق لتنظيم العمل بالوثائق ودرجة أصالة التقاليد الوطنية في هذا لمعالجة مسألة إمكانية تطبيق المبادئ والأساليب الأساسية لإدارة الوثائق.

تم تجميع قدر كبير من المعرفة من خلال علم الوثائق المحلي حتى الآن ، وينعكس في الدراسات المنشورة ، ومجموعات الأعمال العلمية لـ MGIAI و VNIIDAD ، ومجموعات المقالات ، وأدلة التدريس والمنهجية ، ومواد المؤتمرات والأحداث العلمية الأخرى. لسوء الحظ ، لا توجد حتى الآن دراسات أحادية كبيرة. الأعمال المنشورة هي بشكل رئيسي في طبيعة الكتب المدرسية والوسائل التعليمية (أعمال V.I. Andreeva ، T.V. Kuznetsova ، Ya.Z. Livshits ، K.G. Mityaeva ، VS Mingalev ، A.V. فريق مؤلفي قسم التوثيق ودعم التوثيق التابع لجامعة الولاية الإدارة) 3. وتجدر الإشارة إلى أنه في بعض الحالات التدريب № 1241 "ص". 1998 S. 6 ؛ Summerville JR Document Management: ما الجديد. - لكل. من الانجليزية Zolotukhina I.G. - سيف أوتسنتي فنيداد. - رقم 1159 "ص". 1994 م 4.

Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: wo ist der Sand im Getriebe؟ - دويتشر دوكومينتارتاج. 1994. Proceedings، DGD، 1994.

11-38 ؛ ماكدونالد د. إدارة الوثائق في مؤسسة حديثة.

سيف أوتسنتي فنيداد. - رقم 1220 "ع" ؛ روبرتج م. في عصر المعلومات - إدارة عالمية منهجية ومنهجية للمعلومات الإدارية. - سيف أوتسنتي فنيداد. - رقم 1144 "ع" وغيرها.

خلايا كر. إدارة التوثيق والمعلومات والمحفوظات في الشركات. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 889 "p" ؛ هورتون ف. ، مرسوم لينون ك. ذكر ؛ ريكس أ. يعمل المكتب كوظيفة أرشيفية. - سيف أوتسنتي فنيداد. - رقم 946 "ع" وغيرها.

Livshits Y.Z. توثيق دعم الإدارة. - م: المعرفة 1975.

64 ثانية ؛ تلفزيون كوزنتسوفا ، ستيبانوف إي إيه ، فيليبوف ن. يمكن أن تكون الأعمال المكتبية والأدلة الفنية ، خاصة تلك المنشورة في السبعينيات والثمانينيات ، بمثابة أدبيات بحثية ، لأنها تعكس نتائج العمل العلمي لمؤلفيها. لا يخفى على أحد أن الصعوبات في نشر الأعمال الفردية أجبرت العلماء على اللجوء إلى مثل هذا النوع من نشر البحث العلمي ككتب مدرسية لدورات خاصة. ومع ذلك ، لا يزال إنشاء أعمال فردية حول إدارة الوثائق مهمة ملحة.

أعمال K.G. Mityaev ، الذي كان أول من اقترح مصطلح "إدارة السجلات" وقدم مساهمة نظرية وعملية كبيرة في تطوير إدارة السجلات كنظام علمي. في الكتب المدرسية ، والمقالات ، والخطب في المؤتمرات ، أوضح الأحكام الرئيسية لمهام إدارة الوثائق ، وأنظمة التوثيق ، ووظائف الوثائق ، والتي تم تطويرها وتكميلها بعد ذلك. دليل الدراسة K.G. لا تزال Mityaeva دراسة مفاهيمية ذات صلة بعدد من المواقف حتى اليوم 1.

كلغ. حدد Mityaev لأول مرة بشكل منهجي تاريخ العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة واتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، مع تسليط الضوء على الفترات الرئيسية لتطورها ، وخصائص أنواع مختلفة من العمل المكتبي ، وإظهار علاقة العمل المكتبي مع أنظمة البناء المقابلة. جهاز الدولة الترابط بين تطوير العمل المكتبي والأرشفة 2.

أدت الكتب المدرسية اللاحقة للمعهد التاريخي والأرشيفي بشكل أساسي إلى زيادة كمية المواد المقدمة. مخصص. - م: العالي. shk. ، 1991. - 159 ق ؛ سوكوفا أ. توثيق الأعمال في مجال الإدارة. - م: المعرفة ، 1985. - 64 ص ؛ مينجاليف قبل الميلاد الأنماط والميول العامة لتشكيل الوثائق في نظم الإدارة الاجتماعية والاقتصادية. (مشاكل الدراسة): كتاب مدرسي.

دليل / MGIAI. - م ، 1983. - 83 ق ؛ Larin M.V. ، Mingalev BC. النظم الحديثة لدعم التوثيق للإدارة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI.

م ، 1982. - 99 ق ؛ أندريفا ف. العمل المكتبي: متطلبات سير عمل الشركة (بناءً على GOSTs في الاتحاد الروسي). - الطبعة الثالثة ، القس. و أضف. - م: JSC Business School "Intel-Sintez" ، 1996. - 222 صفحة ؛ إيه في بيشينكو العمل المكتبي والمتطلبات التنظيمية الأساسية للوثائق: كتاب مدرسي. مخصص. م: YUK MGU ، 1994 ؛ تنظيم العمل مع الوثائق: كتاب مدرسي / دولة. أكاديمية الإدارة.

م: Infra-M ، 1998 ؛ العمل المكتبي (تنظيم وتكنولوجيا دعم التوثيق للإدارة): كتاب مدرسي / محرر. تلفزيون. كوزنتسوفا. - م:

UNITY-DANA ، 2000. - 359 صفحة ، إلخ.

Mityaev K.G. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1959 ، 359 ص.

Mityaev K.G. نظرية وممارسة الأرشفة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1946. - 248 ص ؛ إنه نفس الشيء. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي. مرسوم.

ذكر ؛ إنه نفس الشيء. علم الوثائق ومهامه وآفاق تطويره // أسئلة علم الأرشيف. - 1964. - رقم 2 ، إلخ.

10 في تاريخ العمل المكتبي ، وتوسيع النطاق الزمني للفترة المشمولة 1.

في الوقت نفسه ، في السبعينيات والثمانينيات ، ظهرت الكتب المدرسية ، حيث ظهرت نتائج البحث العلمي بواسطة T.V. كوزنتسوفا ، Ya.Z. ليفشيتس ، م. إليوشينكو وغيره من العلماء الذين طوروا إدارة الوثائق كنظام علمي ويعكسون قضايا مصطلحات الوثائق وأنظمة التوثيق ، ووظائف الوثائق وتطورها ، ودور التوثيق في عمليات الإدارة. 2. في بعض الأعمال ، قضايا تكوين الوثائق التي تعتبر أساسية بالنسبة لإدارة المستندات ، يتم النظر في مشاكل تأثير تكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية للعمل المكتبي 3.

وتجدر الإشارة إلى عمل علماء VNIIDAD ، الذين حلوا باستمرار ، منذ إنشاء المعهد في عام 1966 ، مشاكل إدارة الوثائق ، وتنظيم العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة ، وأتمتة العمل مع الوثائق.

تم تقديم مساهمة كبيرة في دراسة الفئات الرئيسية لإدارة السجلات من قبل A. ماليتيكوف ، ف. باناسوكيفيتش ، ك. Rudelson وعلماء آخرون 4.

في العقد الماضي ، للأسف ، اختل التوازن بين البحث النظري والتطورات المنهجية لصالح الأخير. يتضح هذا من خلال عدد كبير من الوسائل التعليمية والكتيبات لعمال الأعمال تاريخ العمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. البدل / إد. YZ. Livshits، V.A. تسيكولينا / MGIAI. - م ، 1974 ، 170 ق ؛ إليوشينكو النائب. تاريخ العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة / RGGU. - م ، 1993.

إليوشينكو إم بي ، كوزنتسوفا تي في ، ليفشيتس ياز ، تسيكولين ف. أنظمة التوثيق: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1977. - 87 ص ؛ إليوشينكو النائب ، كوزنتسوفا تي في ، ليفشيتس يا. التوثيق / MGIAI. - م ، 1977. - 83 ص ؛ إليوشينكو النائب ، كوزنتسوفا ت. نموذج الوثيقة / MGIAI. - م ، 1986. - 86 ص ؛ تلفزيون كوزنتسوفا ، لوسيف ف. وثائق الإدارة. - م: الاقتصاد ، 1985 ، إلخ.

مينجاليف قبل الميلاد الأنماط والميول العامة لتشكيل الوثائق في نظم الإدارة الاجتماعية والاقتصادية. (مشاكل الدراسة): كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1983 ؛ Larin M.V. ، Mingalev BC. نظم التوثيق الإدارية الحديثة / MGIAI. - م ، 1982 ، إلخ.

ماليتيكوف أ. المهام والطرق التنظيمية لتطوير نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي للمؤسسات والمنظمات والشركات // أسئلة علوم المحفوظات.

1965. - رقم 1 ؛ هو نفسه. بعض أسئلة تنظيم ومحتوى العمل العلمي في مجال USSD // وقائع VNIIDAD / VNIIDAD. - م ، 1971. - T. 2 ؛ Banasyukevich V.D. ، Sokova A.N. أسئلة حول تشكيل نظرية إدارة السجلات // تطوير إدارة السجلات السوفيتية (1917-1981) / VNIIDAD. - م ، 1983 ؛ Banasyukevich V.D. ، Zonov V.M. نظام نموذجي لدعم التوثيق للجهاز المركزي للوزارات والإدارات // المحفوظات السوفيتية. - م ، 1986. - رقم 4 ؛ رودلسون ك. التصنيفات الوثائقية الحديثة. - م: نوكا ، 1973 ، إلخ.

الإنتاج ، والذي يفسر ، بشكل رئيسي ، الإمكانات العلمية والمنهجية المتراكمة لإدارة السجلات في شكل يسهل الوصول إليه للممارسين. ومع ذلك ، يحتوي بعضها على ملاحظات وأفكار قيمة ، خاصة فيما يتعلق بإنشاء أنظمة وكالات عامة للدعم الوثائقي للإدارة والتطبيق المعقد لتقنيات الكمبيوتر. من بين هذه المنشورات ، عمل T.V. كوزنتسوفا 3.

مساهمة كبيرة في تطوير إدارة السجلات هي أطروحات الدكتوراه والمرشح التي تم الدفاع عنها في MGIAI و VNIIDAD ، والتي تعتبر مهمة أيضًا لهذا البحث. أطروحة الدكتوراه لـ A.N. سوكوفا 4 ، حيث لأول مرة بعد K.G. Mityaeva ، تم إجراء محاولة ناجحة لصياغة بعض مجالات نظرية إدارة السجلات في الظروف التي يتم فيها إدخال تقنيات المعلومات الجديدة في الممارسة.

تراعي أطروحات الدكتوراه ، كقاعدة عامة ، جوانب معينة من نظرية وممارسة إدارة السجلات. من بين أكثر القضايا تطوراً هي قضايا تاريخ إدارة الوثائق والعمل المكتبي في الفترة السوفيتية للتاريخ الوطني (أعمال VI Andreeva ، IM Baginsky ، VD Banasyukevich ، MP Bobyleva ، M.I. Dodonova ، M.N. ، Kremer BI ، Kuzmicheva AD ، Larina MV و Podolskoy IA و Raikhtsauma AL و Solskiy DI و Tamm IE وآخرون) 5.

انظر ، على سبيل المثال: دليل المراسلات التجارية. - م: Mezhregionservis ، 1996 ؛ Stenyukov MB. ، مكتب الأعمال الصغيرة. م: سابق ، 1999 - 224 صفحة ؛ Pechnikova T.V. ، Pechnikova A.V. توثيق دعم أنشطة المنظمة: كتاب مدرسي. دليل / جمعية المؤلفين والناشرين "Tandem". - م: دار النشر إكموف ، 1998. - 208 ص ؛ تلفزيون كوزنتسوفا أعمال السكرتارية. - الطبعة الثانية ، القس. و أضف. / CJSC "كلية إدارة الأعمال". - م: Intel-Sintez ، 1998. - 288 ص.

Kuznetsov S.L. ، أعمال مكتب الكمبيوتر. - م: Intel-Sintez ، 1999. - 208 ثانية ؛ كيرسانوفا إم بي ، أكسينوف يو إم. دورة عمل المكتب: كتاب مدرسي. مخصص. -

م ؛ نوفوسيبيرسك: INFRA-M ، 2000. - 287 ص ؛ ستينيوكوف ميغابايت. المستندات. العمل المكتبي: دليل عملي للمؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة في المؤسسة. - م:

قبل ، 1998. - 144 ثانية ؛ Andreeva V.I. ، Kuznetsova TV. ، Serova GA Office تعمل في المحاسبة. دليل عملي. - م: نشرة المحاسبة 1996. - 218 ص. وإلخ.

تلفزيون كوزنتسوفا العمل المكتبي (وثائق الإدارة) - الطبعة الثانية. - 2000. - 328 ص.

سوكوفا أ. تطور إدارة السجلات السوفيتية في سياق الثورة العلمية والتكنولوجية (1960-1980): ملخص عن ديس .... د. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1987.

أندريفا ف. الاتجاهات الرئيسية للتنظيم العلمي للعمل الإداري والعمل المكتبي لجهاز الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (بناءً على مواد الدوريات الدورية في عشرينيات القرن الماضي): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1985. - 24 ص ؛ Banasyukevich V.D. وثائق الإدارة كمصدر تاريخي (بناءً على مواد من وزارة صناعة الفحم في الاتحاد السوفياتي للفترة 1971-1975): Avtoref. ديس .... كان. علوم IST. 05.25.02 / فترة ما قبل الثورة لم يتم دراستها كثيرًا (Vyalova L.M. ، Lukashevich AA) 1.

تم تخصيص جزء من الأطروحة لدراسة أنظمة التوثيق وتوثيق وظائف الإدارة الفردية (أعمال T. تغطي الأطروحات قضايا دعم التوثيق للكائنات الفردية من نفس النوع لمعهد MGIAI. - م ، 1977. - 25 ص ؛ باجينسكي ايم. في. كويبيشيف على تحسين الأجهزة والعمل المكتبي لمفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. ملخص الرسالة. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1979. - 24 ص ؛ دودونوفا م. مشكلة العمل المكتبي في الأدب السوفيتي في العشرينات: ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.00.02 / MGIAI. - م ، 1975.

33 ثانية ؛ كوستوماروف م. أنشطة تفتيش العمال والفلاحين في موسكو لتحسين الإدارة والعمل المكتبي (1920-1929): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1976.

33 ج ؛ لارين م. هيئات الإدارات للترشيد وأنشطتها لتحسين جهاز الدولة والعمل المكتبي (1923): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - 24 ص ؛

بودولسكايا آي. تاريخ تطور الأسس المنهجية لترشيد العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي: Avtoref. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - 24 ص ؛ Raikhtsaum A.L. تحسين الجهاز الإداري والعمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية من قبل هيئات الترشيد غير الإدارية (1924 ملخص الرسالة .... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M.، 1978. - 24 p. ؛

تم آي. تشكيل مكتب الدولة السوفياتي. 1917-1923: ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.00.02 / MGIAI. - م ، 1975. -28 ق ؛

Vyalova L.M. تنظيم العمل المكتبي لهيئات الحكومة المركزية في القوانين التشريعية للإمبراطورية الروسية في النصف الأول من القرن التاسع عشر: أفتوريف.

ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1987. - 23 ص. AA Lukashevich

تطوير وثائق مكتب المقاطعة 70-90 المنشأ.: Avtoref.

ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1995. - 24 ص.

Bykova T.A. تشكيل نظام توثيق لإدارة التنمية الاجتماعية للتجمعات العمالية. 1965-1985 (على سبيل المثال الصناعة الكهربائية): Avtoref. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1988. - 27 ص ؛ جيراسيموفا إ. دعم التوثيق لإدارة الأنشطة البحثية للتعليم العالي (1917 - أواخر الثمانينيات):

إميليانوف ن. توثيق تنظيم الأنشطة البحثية في معاهد البحوث الصناعية (1970-1980): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم.

05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1985. - 24 ص ؛ إيفانوفا إ. تطوير دعم التوثيق لتطوير معايير الدولة (1940-1980):

ملخص الرسالة. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1986. - 24 ص ؛ Krasavin A.S. توثيق النشاط العمالي لموظفي الجهات الحكومية (التاريخ والحالة الحالية): Avtoref. ديس ....

كاند. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978. - 24 ص ؛ Potapova L.V. تنظيم العمل مع نداءات المواطنين في اللجنة التنفيذية لمجلس مدينة موسكو وتأثيرها على أنشطتها (1960 - أوائل الثمانينيات): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم.

05.25.02 / MGIAI. - م ، 1989. - 28 ص ؛ تشوكوفينكوف أ. تنظيم تخزين واستخدام الوثائق المقروءة آليًا في مجال الإدارة: Avtoref.

ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1987. - 24 ص. وإلخ.

niy (Arkhipova N.I.، Mozhaeva N.G.، Morozov E.A.، Pshenko A.V.، Sirotkin A.N.، Stepanov E.A.) 1. لقد تم العمل على مسائل توحيد وتوحيد المستندات بعمق كبير (Vasiliev M.A.، Kokorev V.I.، Sankina L.V.، Sokova A.N.، Yankovaya V.F.) 2.

في بعض الأطروحات (Malitikov A.S.، Predein E.V.، Shchensnovich G.G.) 3 يتم النظر في المشاكل العامة والخاصة لعمل خدمات دعم الوثائق الإدارية.

تظهر دراسة بحث الأطروحة أن مشاكل إدارة الوثائق لا تنعكس بعمق فيها ، فهي تتطلب نهجًا شاملاً حديثًا ودراسة. يتضح هذا من خلال تحليل الأدبيات في المجالات العلمية المجاورة لإدارة الوثائق.

Arkhipova N.I. دعم التوثيق لإدارة مراكز الحوسبة (التاريخ والحالة الحالية وآفاق التنمية). ملخص الرسالة.

ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978. - 25 ص ؛ Mozhaeva N.G. أنشطة اللجنة التنفيذية لمجلس العمال والفلاحين ووثائق الجيش الأحمر لتحسين الجهاز الإداري ودعم التوثيق في السوفييتات المحلية لمقاطعة موسكو (منطقة) (1921-1930): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1985.

25 ثانية ؛ إي إيه موروزوف تحسين تنظيم وتوثيق الأنشطة الجماعية للجنة تخطيط الدولة في روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية في 1925-1980: المؤلف.

ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1982. - 23 ص ؛ إيه في بيشينكو توثيق أنشطة خدمة الأرشفة في المرحلة الحالية: Avtoref. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1983. - 24 ص ؛ سيروتكين أ. دعم التوثيق من صندوق الدولة للخوارزميات والبرامج (البحث والتطوير في 1966-1987). ملخص الرسالة. ديس .... كان.

IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1988. - 25 ص ؛ إي إيه ستيبانوف تحسين عمليات التوثيق في نظام إدارة التعليم العالي والثانوي المتخصص في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (التاريخ والحالة الحالية): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1979. - 24 ص. وإلخ.

فاسيليف م. مشكلة توحيد نصوص الوثائق الإدارية المستخدمة في الأعمال المكتبية للمؤسسات السوفيتية (التاريخ والحالة الراهنة): افتوريف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1975. - 42 ق ؛ كوكوريف ف. تطوير وبحث نظام نماذج لتوحيد وتوحيد الوثائق الإدارية: Avtoref. ديس .... د. تيك.

علوم. 05.25.02 ، 08.00.20 / MGIAI. - م ، 1980. - 34 ص ؛ إيه في سانكينا تحسين أشكال وثائق الإدارة على أساس التوحيد القياسي والتوحيد (1917-1980): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1983. - 24 ص ؛ سوكوفا أ. تاريخ توحيد وتوحيد الوثائق في الاتحاد السوفياتي (1917-1970): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1971. - 16 ص ؛ يانكوفايا ف. تعظيم الاستفادة من نصوص الوثائق الإدارية (الجانب النظري): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1987. - 23 ص. وإلخ.

ماليتيكوف أ. الاتجاهات الرئيسية للبحث الوثائقي والأرشيف في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (1956-1970): ملخص المؤلف. ديس .... كان. IST. العلوم 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1971. - 22 ص ؛ إيف بريدين مراقبة تنفيذ المستندات في جهاز الإدارة. التاريخ والحالة الحالية: ملخص المؤلف. ديس ... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1981. - 22 ص ؛ Shchensnovich GG. تطوير المبادئ الأساسية لتنظيم نظام التوثيق في نظام التحكم الآلي: Avtoref. ديس .... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1975. - 29 ص.

في السنوات الأخيرة ، كان هناك اتجاه نحو الاستعادة التدريجية للتوازن المختل وتعزيز البحث النظري في مجال دعم التوثيق للإدارة. تهدف العديد من منشورات مجلات "Otechestvennye arkhivy" و "Bulletin of the archivist" و "Office work" و "Secretarial business" ومجموعات المؤتمرات العلمية إلى حل المشكلات العاجلة المتعلقة بالعمل مع المستندات في الظروف الحديثة وحماية المعلومات الموثقة والمصطلحات المشاكل ، تاريخ العمل المكتبي ، الدعم القانوني لأنشطة التوثيق لجهاز الإدارة ، تأثير تقنيات المعلومات الجديدة على تنظيم سير العمل والتوثيق ، مشاكل المستندات الإلكترونية 1.

على الرغم من القيمة الكبيرة لهذه الأعمال ، فإنها تسلط الضوء فقط على جوانب معينة من مشكلة إدارة المستندات ويمكن اعتبارها مادة بحثية جيدة للمعالجة التحليلية والتركيبية اللاحقة.

لا يمكن النظر في مشكلة إدارة الوثائق دون تحليل الأدبيات الأرشيفية. قام العلماء - المتخصصون في الأرشيف بعمل بحث جاد ، وهو أمر مهم لفهم نظرية المعرفة للوثيقة ، وتشكيل وتطوير أنظمة التوثيق ، ونظام المصطلحات لإدارة الوثائق (A.

إلباتيفسكي ، ف. كوزلوف ، أ. ستيبانسكي). المتخصصون انظر ، على سبيل المثال: V.A. Eremchenko. عمل المكتب وتخزين الإدارات للوثائق في سياق الإصلاح الإداري: المشاكل الرئيسية // Otech. أرشيف. - 1999. - رقم 1. - ص 9-18 ؛ تيخونوف في ، يوشن آي إف. المفاهيم الحديثة للأرشيف الإلكتروني // السابق. - س 18-27 ؛ هم انهم. المحفوظات الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية // المرجع نفسه. - 1999. - رقم 2. - س 17-26 ؛ يانكوفايا ف. مصطلحات دعم التوثيق للإدارة (GOST R 51141-98 أعمال المكتب وأعمال الأرشفة. المصطلحات والتعاريف) // عمل المكتب. - 1999. - رقم 1. - س 41-46. كوستوماروف م.

"كثير الوجه Janus" - وثيقة في نظام إدارة المعلومات // Office work. - 1998. - رقم 1. - س 22-31. ماتفينكو ف. المشاكل القانونية والتنظيمية للدعم الوثائقي للإدارة // التوثيق في مجتمع المعلومات: حفظ السجلات الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني: Dokl. ورسائل على كثافة العمليات السادسة. علمي عملي أسيوط.

من إدارة الوثائق التقليدية إلى الإلكترونية: بعض مشاكل الانتقال // المرجع نفسه. - س 69-72 ؛ كوليشوف إس جي. حول مفهوم "الوثيقة الإلكترونية" / المرجع نفسه. - س 54-57 ؛ Banasyukevich V.D. ، Larin M.V. يعد تطوير نظام حالة لدعم التوثيق للإدارة مهمة عاجلة / عمل مكتبي. - 1998. - رقم 1. - S. 5-8 ؛ Sankina L.V. تنظيم المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. مشاكل التوثيق المعياري / الوثيقة في الهياكل الإدارية: ملخصات التقارير. وتحدث. ل int. أسيوط. 27-28 أكتوبر. 1994 / فنيداد. - م ، 1995. - ص 62-65 وغيرها.

كوزلوف ف. الأسس النظرية لعلم الآثار من وجهة نظر الحداثة // Otech. أرشيف. - 2001. - رقم 1. - س 10-29 ؛ ستيبانسكي م. على الأسس النظرية لاختيار المواد الوثائقية للتخزين الحكومي // في مجال الدراسات الأرشيفية ، لقد فعلوا الكثير لفهم خصائص المعلومات للوثيقة ، مشيرين إلى العلاقة بين مصفوفات المستندات وموارد المعلومات. في أعمال منفصلة عن الدراسات الأرشيفية (V.N. Avtokratov ، K.B. Gelman-Vinogradov) ، تم إثبات التشابه في عمليات معالجة المعلومات في كل من الإدارة التشغيلية وفي مرحلة التخزين الأرشيفي للوثائق 1.

تهم الدراسات الأرشيفية ، والتي توضح العلاقة بين العمل المكتبي وشؤون الأرشفة ، وعملية الانتقال التدريجي للعمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية 2 ، والأعمال التي تسلط الضوء على الخبرة الأجنبية (EV Starostin ، وقائع مؤتمر علمي حول الشؤون الأرشيفية في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية - م ، 1965 ؛

Elpatievsky A.V. بعض قضايا منهج البحث في مجال تنظيم المعلومات الوثائقية من وجهة نظر أنظمة الوثائق // ملخصات الرسائل للندوة النظرية "أسئلة المنهج المنهجي للبحث في مجال المعلومات الوثائقية". - م ، 1972 ؛ Sokova AN التوثيق ودوره في الإدارة العامة والعلوم التاريخية. - م ، 1985. - سيف أوتسنتي فنيداد. رقم 039-86 ؛ في إن أفتوكراتوف بعض جوانب دراسة موضوع وموضوع علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD. م ، 1976. - T. 6. - الجزء 1 ؛ إليزاروف ب. المشكلات النظرية والمنهجية الفعلية لعلم الأرشيف السوفيتي. - م ، 1984 ، إلخ ؛ O.M. Medushevskaya دراسة المصدر في المرحلة الحالية // المحفوظات السوفيتية.

1979. - رقم 2. - س 5 ؛ Elpatievsky A.V. حول مسألة تعريف مفهوم "المعلومات الوثائقية" في ضوء نظرية لينين للتفكير // ملخصات الرسائل للندوة النظرية "مشاكل المصطلحات في مجال إدارة السجلات وعلم المحفوظات" (يناير 1974) / VNIIDAD. - م ، 1973. - س 27 ؛ Elpatievsky A.V.، Khanpira E.I. مرة أخرى حول مصطلح "الوثيقة" // المحفوظات السوفيتية. - 1987. - رقم 1. - ص 54 ، إلخ.

رودلسون ك. التصنيفات الوثائقية الحديثة. - م ، 1973. - س 24-29 ؛ في إن أفتوكراتوف حول مشكلة تضمين فئات المعلومات في علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD - M. ، 1973. - T. 3. - ص 251-263 ؛ هو نفسه.

بعض جوانب موضوع وموضوع علم الأرشيف // وقائع VNIIDAD. - T. VI. - الجزء 1. - م ، 1976 ؛ جيلمان فينوغرادوف ك. الذاكرة الوثائقية للنووسفير ككائن جديد للإدراك // المنتدى الدولي للمعلومات والتوثيق. - 1992. - T. 17. - رقم 1. - ص 12 ؛ هو نفسه. ملحمة مكانية للوثائق كظاهرة عالمية // Otech. أرشيف. - 1992. - رقم 6. - ص24-29 وغيرها.

Elpatievsky A.V. حول تاريخ توثيق أعمال الحالة المدنية في روسيا واتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (من القرن الثامن عشر حتى الوقت الحاضر) // دراسة مصدر Aktovoe. - م ، 1979. - س 67 ؛ Belova EV ، Elpatievsky A.V. ، Kolosova E.V. "قائمة الوثائق التي سيتم قبولها في أرشيف الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية" // المحفوظات السوفيتية. - ١٩٧٣ - رقم ٢ - ص ٢٠ ؛ Mityaev K.G. التوثيق ومهامه وآفاق التطوير // المحفوظات السوفيتية. - 1964. - رقم 2. - ص 68 ؛ سوروكين ف. محفوظات مؤسسات الاتحاد السوفياتي (1917-1937) / MGIAI. - م ، 1982 ؛ Knyazev GA. نظرية وممارسة الأرشفة (تجربة القيادة المنهجية). - L. ، 1935 ؛ ماليتيكوف أ. بعض أسئلة تنظيم ومحتوى العمل العلمي في مجال USSD // Proceedings of VNIIDAD. - ت. 2 / فنيداد. - م ، 1973. - س 6 ؛ Eremchenko V.A. عمل المكتب وتخزين الإدارات للوثائق في سياق الإصلاح الإداري ؛ المشاكل الرئيسية // Otech. أرشيف. - 1999. - رقم 1 ، - ص 10 ؛ Elpatievsky A.V. من تاريخ تشكيل الوثائق التنظيمية والمنهجية الرئيسية للأرشيف الوطني Karapetyants) 1. تكشف الدراسات الأرشيفية عن تغير في قيمة أنواع معينة من الوثائق في سياق التطور التاريخي ، وتكشف عن تطور أنظمة التوثيق فيما يتعلق بتطور الدولة وطرق تنظيمها 2.

ترتبط إدارة الوثائق كفئة علمية ارتباطًا وثيقًا بالمعلومات وتنظيم عمليات المعلومات في الإدارة ، وبالتالي فإن الأدبيات المتعلقة بنظرية المعلومات وأنظمة المعلومات والمعلومات وحوسبة العمل مع الوثائق ذات أهمية جدية.

بادئ ذي بدء ، هذه دراسات تعكس المشكلات المرتبطة بفهم الخصائص الأساسية للمعلومات باعتبارها المادة الأولية لتنظيم المصفوفات الوثائقية. أعمال م. أورسولا ، أ. جوكوفا ، يو. تشيرنياك ، ف. أتاح أفاناسييف وآخرون ، المكتوبون في سنوات مختلفة ، إمكانية تشكيل أساس نظري بُنيت عليه الفكرة الرئيسية للعمل على الربط الذي لا ينفصم للمعلومات والتوثيق وإمكانية تطبيق منهجية إدارة المعلومات لإدارة الوثائق. جيلمان فينوغرادوف ، ج. أرتامونوف ، ج. ولفرام ، أ. د. لقد طور أورسولا وعلماء آخرون بعمق مشاكل مهمة بشكل أساسي في تكوين وتشغيل موارد المعلومات بالمعنى العالمي وفي إطار المنظمات الفردية. لم تتلق مشكلة موارد المعلومات حلاً نهائيًا بعد ؛ ومع ذلك ، تمت صياغة الفئات المفاهيمية والأحكام المنهجية والمفاهيمية الأساسية المهمة لهذه الدراسة في هذه الأعمال 4.

نوغو بيزنس // Otech. أرشيف. - 1998. - رقم 4 ، - س 16-24 ؛ كوزلوف ف. خدمة المحفوظات في روسيا والدولة الروسية: خبرة 80 عامًا // Otech. أرشيف. - 1998. - رقم 6. - ص 9-18 وغيرها.

إي في ستاروستين علم الأرشيف الأجنبي: مشاكل التاريخ والنظرية والمنهجية: ملخص المؤلف. ديس .... د. الشرق. علوم. 05.25.02 / RSUH. - م ، 1995 ؛ I. V. Karapetyants المحفوظات الاقتصادية في أوروبا الغربية والولايات المتحدة الأمريكية (1905-1995): ملخص المؤلف. ديس .... د. الشرق. علوم. 05.25.02 / RSUH. - م ، 1998.

انظر: V.D. Banasyukevich. المشاكل الرئيسية للدراسات الأرشيفية في الأدب الحديث // دراسات أرشيفية ومصدر دراسات التاريخ الحديث. مشاكل التفاعل في المرحلة الحالية: Dokl. والملخصات. سلك. في المؤتمر الثاني لعموم روسيا. 12-13 مارس 1996 / فنيداد. - م ، 1997. - س 16-22.

انظر Gilyarevsky RS، Zalaev G.Z.، Rodionov I.I.، Tsvetkova V.A. المعلوماتية الحديثة: العلوم والتكنولوجيا والنشاط / VINITI. - M.، 1998. - S. 15 المعجم الموسوعي الفلسفي. - م: الموسوعة السوفيتية ، 1983. - س 217-218 ؛ أورسول أ. الطريق إلى نووسفير. - م: لوتش ، 1993. - ص 81 ؛ Chernyak Yu.I. المعلومات والإدارة. - م ، 1974. - س 58 ؛ جوكوف ن. الأسس الفلسفية لعلم التحكم الآلي. - م ، 1976 - س 124-137 ؛ أفاناسييف ف. المعلومات الاجتماعية وإدارة المجتمع. - م ، 1975. - ص 37 ، إلخ.

أورسول أ. مشكلة المعلومات في العلم الحديث. مقالات فلسفية.

م ، 1975. - س 194 ؛ ميخائيلوف AI مشاكل دعم المعلومات في أعمال علماء الكمبيوتر ، تعتبر مشاكل إدارة المستندات ثانوية ، وليست أساسية 1 ، ولها عيب كبير - عدم تطوير دعم التوثيق والتوثيق في سياق تطوير أحدث تقنيات المعلومات. لم يتم توضيح هذه المشكلة بأي شكل من الأشكال في عدد من المفاهيم مثل "معالجة المعلومات" ، "الوصول إلى المعلومات" ، "اتصالات المعلومات" ، "تخزين المعلومات" ، "استخدام المعلومات" ، على الرغم من أن كل هذه "المعلومات" وهناك المستندات على وسائط مختلفة ، ورقية بشكل أساسي.

ضعيف التطور في الأدب وقضايا الوثائق الإلكترونية. هناك تناقضات خطيرة في المصطلحات ، وسوء فهم لطبيعة المستندات الإلكترونية ، وعلاقتها بالمستندات الإلكترونية والتقليدية والمقروءة آليًا. ومع ذلك ، فإن تحليل هذه المجموعة من الدراسات يسمح لنا بصياغة فهم إدارة المستندات للقضية واستخدام هذه الأعمال لحل المشكلة العلمية لإدارة المستندات 2.

عمليات الإدارة // المؤتمر العلمي والتقني الثاني لعموم الاتحاد "مشاكل المنظمة العلمية لإدارة الصناعة الاشتراكية". - جلس. رقم 1. - الجزء الثاني. - م ، 1972. - س 102-103 ؛ جيلمان فينوغرادوف ك.

الذاكرة الوثائقية للنووسفير ككائن جديد للإدراك // المنتدى الدولي للمعلومات والتوثيق. - 1992. - T. 17. - رقم 1. - ص 12 ؛

أرتامونوف ج. المعلوماتية: النظرية والتطبيق (الفراغات للكتاب) // NTI. - سر. 1. Org. ومنهجية العمل المعلوماتي. - 1998. - رقم 6. - ص 31.

(ص 31-35) ؛ أرتامونوف ج. المعلوماتية: النظرية والتطبيق (الفراغات للكتاب) // NTI. - سر. 1. Org. ومنهجية إعلام. الشغل. - 1998. - رقم 4. - ص 31.

(ص 31-36) ؛ Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements.

Verlag losef Eul، Gladbach-Koln، 1990. - C 35 ؛ أرتامونوف ج. علوم الكمبيوتر:

النظرية والتطبيق (التحضير للكتاب) // NTI. - سر. 1. - 1998. - رقم 1. - ص 32 ؛

Kuhlen R. informationmarkt. جامعة كونستانز. 1995 ، إلخ.

انظر: Klimenko SV. ، Krokhin IV ، Kushch V.M. ، Lagutin Yu.L. الوثائق الإلكترونية على شبكات الشركات: مجيء جوتنبرج الثاني. م: أنكي - اتجاهات EK ، 1999 ؛ تكنولوجيا المعلومات للعلوم الإنسانية / جامعة ولاية ميشيغان. - م ؛ سارانسك ، 1998. - س 67-102 وغيرها.

تيخونوف في ، يوشن آي إف. تشكيل وتطوير محفوظات البيانات المقروءة آليًا في 1960-1980 // Otech. أرشيف. - 1998. - رقم 6. - ص 41 ؛ Kopylov V.A. حول مسألة ملكية المعلومات // NTI. سر. 1. نظرية ومنهجية العمل الإعلامي / فينيتي. - م ، 1998. - رقم 3. - ص 4 ؛ تيخونوف في ، يوشن آي إف. المحفوظات الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية // Otech. أرشيف. - 1999. - رقم 2. - س 19-20 ؛ انظر: A.P. Kurilo. حول النظام القانوني للوثيقة الإلكترونية في نظام التسويات الإلكترونية بين البنوك // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3. - ص 76 ؛ سيميلتوف سي. المعلومات كموضوع خاص للقانون // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3. - ص 58 ؛

إميليانوف جي في ، بافلوف أو في. حول مشكلة التنظيم القانوني لاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في نظم المعلومات // مشاكل التشريع في مجال المعلوماتية: الملخصات. أبلغ عن المؤتمر السابع لعموم روسيا. - م: GUP "VIMI" ، 1999. - ص 6 وغيرها.

كانت دراسة الأعمال المتعلقة بإدارة المعلومات ، وهو نظام علمي جديد ظهر في البلدان المتقدمة إلى جانب مجتمع المعلومات ، ذات أهمية أساسية. تنعكس إدارة المعلومات بشكل سيء في الأدب الروسي. فقط في عمل A.V. Kostrov ، الذي تم إعداده في شكل كتاب مدرسي ، جرت محاولة لتقديم جوهر إدارة المعلومات بشكل منهجي ، للأسف ، دون الرجوع إلى الظروف الروسية 1.

في عملنا ، بدأت دراسة إدارة المعلومات لأول مرة من وجهة نظر إدارة الوثائق وتم استخلاص النتائج التي تسمح لنا بتقييم إدارة المعلومات كإتجاه واعد في تطوير إدارة الوثائق باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة .2 في عدد آخر يعمل ، وتعتبر مشاكل إدارة المعلومات بشكل غير مباشر ، في إطار حل المشاكل الأخرى. فقط في العمل المنشور مؤخرًا "دعم المعلومات للإدارة العامة"

تحت إشراف الأكاديمي Yu.V. Gulyaev ، لأول مرة في العقد الماضي ، نظر بشكل شامل في المشاكل والأحكام المفاهيمية والخبرة العملية لإنشاء وتشغيل نظام دعم المعلومات لأعلى هيئات سلطة الدولة في الاتحاد الروسي 3.

مع الأخذ في الاعتبار المستوى غير الكافي لتغطية مشكلة إدارة المعلومات في الأدبيات المحلية ، حاول المؤلف سد هذه الفجوة بأبحاث أجنبية حول إدارة المعلومات. تكشف أعمال R. Kulen و J. Herget و G. Verzig و V. Wolfram و T. Seeger و E. Vogel وعلماء آخرون عن جوهر إدارة المعلومات كنظام علمي ومجال للإدارة العملية. في نفس الوقت ، AV مقدمة في إدارة المعلومات: كتاب مدرسي. دليل / فلاديميرسك. حالة تقنية. un-t. - فلاديمير ، 1996. - 132 ق ؛ أنظر أيضا: Perel I. S، Slavin V. N. نشاط المعلومات بالخارج ومشكلات إدارة المعلومات / NPO Poisk. - م ، 1992. - 65 ق ؛ كوستوماروف م. إدارة نظم المعلومات بالخارج / RGGU. - م ، 1996. - 88 ص.

لارين م. إدارة الوثائق وتقنيات المعلومات الجديدة.

م: كتاب علمي ، 1998. - 137 ص.

Nikitov V.A.، Orlov E.I.، Starovoitov A.V.، Savin G.I. دعم المعلومات من الإدارة العامة. م: الحوار السلافي ، 2000. - 425 ص.

أتنجر م. إدارة المعلومات المتكاملة: نظرية العالم الحقيقي. - إدارة السجلات ربع السنوية. - 1993، يوليو. المجلد. 27 ، رقم 3 ، - ص 12-16 ، 30-31 ؛ هرغيت أنا.

Konzeption des Infornationsmanagements in informationwissenschaftlichen Studienangeboten. - معلومات spezialisten الفراء أوروبا. الإجراءات. كونستانس 1990 ؛

Hofmeister H.-W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen / Deutscher Dokumentartag 1994. - فرانكفورت. - س 183-187 ؛ كوهلين ر.

Informationmarkt. - كونستانس ، 1995. 608 ج ؛ Schwetz R. Buro im Wandel // R.v.

Decker "s Verlag، G. Schenk. Heigelberg، 1990، 213 s.؛ Seeger T. Aspekte der Professionalisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - KG Saur. إدارة المعلومات إلى إدارة المستندات.

من المستحيل إيجاد حل كامل لمشكلة إدارة المستندات دون البحث عن دعمها القانوني. من الواضح أن تعزيز دور القانون في روسيا الحديثة هو شرط ضروري لزيادة تعزيز الدولة وفعالية الإدارة العامة. في السنوات الأخيرة ، أصبح مجال المعلومات والتوثيق موضوعًا مستقلاً للبحث للباحثين القانونيين ، وحتى تم تشكيل فرع جديد - قانون المعلومات. في عمل V.A. Kopylov ، يتم تنظيم جميع الإجراءات القانونية الحالية المتعلقة بتنظيم المعلومات والتوثيق والتخزين الأرشفي للوثائق 1. يلفت المؤلف الانتباه إلى فئة "المعلومات الموثقة" ، والتي ، في رأيه ، لا تنعكس بشكل كاف في التشريع الحالي ويطرح مهمة الحل القانوني لمشاكل المستندات الإلكترونية ، قوتها القانونية.

انا. باتشيلو. تعتبر أعمالها مثالاً واضحًا للاستجابة المناسبة للعالم لتحديات العصر وهي ذات قيمة كبيرة لهذا البحث 2.

1990 ؛ Synnott W.R. ، Gruber W.N. إدارة مصادر المعلومات. - نيويورك ، 1981 ؛ Vogel E. Informationmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. باند 2 ، ك. ساور ، 1990 ، ص 897-927 ؛ Wersig G. المنظمات - Kommunikation: Die Kunst، ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag ، BadenBaden ، 1989 ، 390 صفحة ؛ Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements. - فيرلاغ لوسيف يول ، جلادباخ كولن ، 1990.

Kopylov V.A. قانون المعلومات. - م: محام. 1997 ؛ إنه نفس الشيء. المعلومات كهدف من التنظيم القانوني // NTI / VINITI. - M.، 1996. - No. 8. - S. 2؛ إنه نفس الشيء. حول مسألة ملكية المعلومات // NTI. سر. 1. نظرية وأساليب عمل المعلومات // VINITI. - م ، 1998. - رقم 3. - س 4. إنه نفس الشيء. حول ملكية المعلومات الموثقة // التوثيق في مجتمع المعلومات: حفظ السجلات الإلكترونية والأرشفة الإلكترونية.

لارين ميخائيل فاسيليفيتش

إدارة الوثائق في المنظمات: قضايا التاريخ والمنهجية

التخصص: 05.25.02 - "أفلام وثائقية وإدارة الوثائق وعلوم المحفوظات"

أطروحة لدرجة دكتوراه في العلوم التاريخية

موسكو 2000

تم تنفيذ العمل في معهد عموم روسيا للبحث العلمي لشؤون التوثيق والمحفوظات

أهمية الموضوع. إن إنشاء دولة قانونية في بلدنا مع مؤسسات عاملة بشكل فعال من السلطة التمثيلية والتنفيذية والقضائية والإنتاج والعلم والتعليم مشروط ليس فقط بأساس قانوني شامل وكامل لأنشطتها ، ولكن أيضًا من خلال تشكيل عقلاني ، قواعد وإجراءات محددة لعملها ، بما في ذلك في مجال العمل مع الوثائق. لتعزيز الدولة الروسية ، يمكن أن تكون الإدارة العقلانية للوثائق إحدى النقاط المرجعية الهامة لتقوية الجهاز الإداري وعنصرًا أساسيًا لاستقراره.

تشكل المعلومات الموثقة أساس الإدارة ، وتستند فعاليتها إلى حد كبير على إنتاج واستهلاك المعلومات. في المجتمع الحديث ، أصبحت المعلومات موردا كاملا للإنتاج ، وعنصرا هاما في الحياة الاجتماعية والسياسية للمجتمع. تحدد جودة المعلومات جودة التحكم ، حيث أن المعلومات ، مثل نظام الدورة الدموية ، تتغلغل في جميع الضوابط ، وتزودها بإمكانيات الطاقة وتضعها في حركة هادفة.

يتم تسجيل المعلومات في المستندات التي تعطيها شكلاً تنظيميًا وتنقلها عبر الزمان والمكان. تشكل الوثائق والمعلومات الوثائقية أساس قرارات الإدارة وهي تجسيد مادي لها وتوفر القوة القانونية وبالتالي تساهم في تنفيذها.

إن مشاكل توثيق أنشطة المنظمات وإدارة الوثائق قديمة قدم الوثائق نفسها "والإدارة. وفي الوقت الحاضر ، تتحقق هذه المشكلة من خلال التطور السريع لتقنيات المعلومات الجديدة ، والإعلام المتسارع للمجتمع.

النمو المستمر في حجم التوثيق في جميع أنحاء العالم ، وزيادة استخدام أجهزة الكمبيوتر الإلكترونية في معالجة المعلومات ، واستخدام الوسائط غير الورقية والأهداف الأخرى

تؤدي العوامل المختصين إلى استنتاج مفاده أنه من الضروري البحث عن فرص جديدة لإتقان وإدارة المعلومات الموثقة. مع تركيز اهتمامنا على مشكلة إدارة الوثائق في المنظمات ، اخترنا اتجاهًا للبحث العلمي ذي صلة في المرحلة الحالية ، وله أهمية نظرية وعملية.

لإدارة الوثائق الحديثة ، من المهم دراسة إمكانيات تقنيات المعلومات الحديثة من وجهة نظر استخدامها في إدارة الوثائق. من الضروري تحليل الإنجازات المتراكمة في مجال النظرية والممارسة لإدارة السجلات ، وتحديد الاتجاهات في تطويرها والحصول على نتائج علمية جديدة على هذا الأساس.

يرجع اختيار موضوع هذه الدراسة إلى عدة عوامل:

أولاً ، وجود نظام اجتماعي للمجتمع مرتبط بالحاجة إلى تبسيط البيئة الوثائقية كوسيلة لزيادة كفاءة الإدارة ، في المقام الأول للدولة ؛

ثانيًا ، الحاجة إلى خدمة الأرشفة في روسيا في دراسة عميقة للمشكلات المترابطة لإدارة السجلات وعلوم المحفوظات في الظروف الجديدة لتحويلها إلى تطورات علمية تطبيقية ؛

ثالثًا ، المعدلات المتزايدة لإضفاء الطابع المعلوماتي على روسيا والمهام العاجلة لدخولها إلى فضاء المعلومات العالمي ، بما في ذلك مجال إدارة الوثائق.

إن حل مشكلة إدارة المستندات في الظروف الحديثة ، في رأينا ، سيجعل من الممكن تكوين موارد المعلومات الخاصة بالمنظمات بشكل هادف ، وضمان أدائها الفعال ، فضلاً عن الوصول المفتوح إلى موارد المعلومات للمستهلكين بأقل قدر من الوقت والعمل والأموال.

درجة التفصيل ودراسة الموضوع. وتجدر الإشارة إلى أن قضايا إدارة الوثائق في الأدبيات المحلية لم تُطرح كمستقلة حتى الآن. فقط في بعض الحالات

روبوت أ. سوكوفا ، يمكن للمرء أن يرى محاولات إدخال إدارة المستندات كموضوع بحث في خطة التدريج باعتباره انعكاسًا للتجربة الأجنبية واتجاهًا واعدًا لتطوير إدارة المستندات المحلية وتنظيم العمل المكتبي 1.

وفي الوقت نفسه ، في البلدان المتقدمة ، التي تجاوزت منذ فترة طويلة مرحلة "التراكم الأولي" لتكنولوجيا الكمبيوتر والاتصالات ، في مجتمع يوصف الآن بأنه "ما بعد الصناعة" أو "المعلوماتي" ، يتلقى تطور مشاكل إدارة الوثائق المزيد والمزيد الانتباه.

تظهر دراسة لأعمال الخبراء الغربيين أن معظم العلماء يميلون إلى التعرف على إدارة الوثائق كوظيفة كاملة لإدارة المنظمة (F. Horton، C. Lennon، A. Mordell، A. Ricks، C. Har، D. MacLeod ، J. Summerville ، D. Stephens وغيرها). يجب التأكيد على أن العديد من العلماء والمتخصصين قد أشاروا مرارًا وتكرارًا إلى أهمية التفاعل بين إدارة الوثائق وإدارة المعلومات في المنظمات ، وتقييم الوثائق كجزء لا يتجزأ من موارد معلومات المنظمة. بناءً على هذا التقييم ، تم طرح مطلب لاستخدام أعمق لتقنيات المعلومات الجديدة في العمل مع الوثائق وإدراج هياكل إدارة المستندات في البنية التحتية العامة للمنظمات 2. من السمات المميزة لدراسات المتخصصين الغربيين تركيزها على سد الفجوة التكنولوجية والتنظيمية بين العمل المكتبي وتخزين الإدارات للوثائق 3.

من الواضح أن لروسيا تاريخها الخاص

1 سوكوفا أ. توثيق الأعمال في مجال الإدارة. - م: المعرفة ، 1985.

2 Menne-Haritz A. Dokumentenverwaltungsysteme und offentliche Verwaltung: Wo ist der Sand im Oetriebe؟ // Deutschcr Dokumentartag 1994. Proceedings، DGD، 1994، p. 11-38 ؛ ماكدونالد د. إدارة الوثائق في مؤسسة حديثة. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1220 "ص" ؛ روبرتج م. في عصر المعلومات - إدارة عالمية منهجية ومنهجية للمعلومات الإدارية. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 1144 "p" ، إلخ.

1 خلايا كر. إدارة التوثيق والمعلومات والمحفوظات في الشركات. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 889 "p" ؛ ريكس أ. يعمل المكتب كوظيفة أرشيفية. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 946 "p" ، إلخ.

التقاليد في مجال العمل بالوثائق ، والاستعارة المباشرة للتجربة الغربية والأساليب الغربية أمر مستحيل. وهذا هو ما تسبب في الحاجة إلى دراسة مشاكل تطور التوثيق المحلي وتطوير العمل المكتبي ، من أجل تحليل وتقييم المستوى المحقق لمعالجة مسألة إمكانية وطرق تطبيق المبادئ والأساليب الأساسية. إدارة الوثائق في روسيا الحديثة.

حتى الآن ، جمعت إدارة الوثائق المحلية قدرًا كبيرًا من المعرفة ، تنعكس في الأعمال العلمية لـ MGIAI و VNIIDAD ، ومجموعات المقالات ، وأدلة التدريس والمنهجية ، ومواد المؤتمرات. لسوء الحظ ، لا توجد حتى الآن دراسات أحادية كبيرة. الأعمال المنشورة هي بشكل رئيسي في طبيعة الكتب المدرسية والوسائل التعليمية (أعمال V.I. Andreeva ، T.V. Kuznetsova ، Ya.Z. Livshits ، K.G. Mityaeva ، VS Mingalev ، A.V. فريق مؤلفي قسم التوثيق ودعم التوثيق بجامعة الولاية الإدارة).

أعمال K.G. Mityaev ، الذي كان أول من اقترح مصطلح "إدارة السجلات" وقدم مساهمة نظرية وعملية كبيرة في تطوير إدارة السجلات كنظام علمي 1.

كلغ. حدد Mityaev لأول مرة بشكل منهجي تاريخ العمل المكتبي في روسيا قبل الثورة والاتحاد السوفياتي ، مع تسليط الضوء على الفترات الرئيسية لتطورها ، وخصائص أنواع مختلفة من العمل المكتبي ، وإظهار علاقة العمل المكتبي مع أنظمة البناء المقابلة. جهاز الدولة ، الترابط بين تطوير العمل المكتبي والأرشفة. زادت الكتب المدرسية اللاحقة للمعهد التاريخي والأرشيفي بشكل أساسي من كمية المواد المقدمة حول تاريخ العمل المكتبي ، مما أدى إلى توسيع الإطار الزمني للفترة المشمولة.

في الوقت نفسه ، في السبعينيات والثمانينيات ، كانت الوسائل التعليمية بواسطة T.V. تشكيل-

1 ميتييف ك. تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1959 ؛ إنه نفس الشيء. نظرية وممارسة الأرشفة. كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1946 ؛ إنه نفس الشيء. التوثيق ومهامه وآفاق التطوير // Vopr. دراسات أرشيفية. - 1964. - رقم 2 ، إلخ.

tsovoy ، Ya.Z. ليفشيتس ، م. إليوشينكو والعلماء الآخرين الذين طوروا إدارة الوثائق كنظام علمي ويعكسون قضايا مصطلحات الوثائق وأنظمة التوثيق ، ووظائف المستندات وتطورها ، ودور التوثيق في عمليات الإدارة ، وطرح أسئلة حول تكوين المستندات الأساسية لإدارة المستندات ، والنظر في المشكلات تأثير تكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية على إدارة الوثائق ...

وتجدر الإشارة إلى عمل علماء VNIIDAD ، الذين حلوا باستمرار ، منذ إنشاء المعهد في عام 1966 ، مشاكل إدارة الوثائق ، وتنظيم العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة ، وأتمتة العمل مع الوثائق. تم تقديم مساهمة كبيرة في دراسة الفئات الرئيسية لإدارة السجلات من قبل A. ماليتيكوف ، ف. Banaskzhevich ، K.I. رودلسون وعلماء آخرون.

مساهمة كبيرة في تطوير إدارة السجلات هي أطروحات الدكتوراه والمرشح التي تم الدفاع عنها في MGIAI و VNIIDAD ، والتي تعتبر مهمة أيضًا لهذا البحث. أطروحة الدكتوراه لـ A.N. سوكوفا ، حيث لأول مرة بعد K.G. Mityaeva ، جرت محاولة ناجحة لصياغة نظرية إدارة السجلات في سياق إدخال تقنيات المعلومات الجديدة في الممارسة 1.

تراعي أطروحات الدكتوراه ، كقاعدة عامة ، جوانب معينة من نظرية وممارسة إدارة السجلات. من بين أكثر القضايا تطوراً هي قضايا تاريخ إدارة الوثائق والعمل المكتبي في الفترة السوفيتية (أعمال V.I. Andreeva ، IM Baginsky ، VD Banasyukevich ، MP Bobyleva ، M.I. Dodonova ، M.N. ، Kremer BI ، Kuzmicheva AD ، Podolskaya IA ، Raikhtsauma AL و Selskogo DI و Tamm IE وآخرون) 2.

"Sokova AN تطوير إدارة السجلات السوفيتية في ظل ظروف الثورة العلمية والتكنولوجية (1960-1980): ملخص المؤلف للأطروحة .... دكتوراه في العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M ، 1987." أندريفا في و. الاتجاهات الرئيسية للتنظيم العلمي للعمل الإداري والعمل المكتبي لجهاز الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (بناءً على مواد الدوريات الدورية في عشرينيات القرن الماضي): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1985 ؛ باجينسكي ايم. في. كويبيشيف على تحسين الأجهزة والعمل المكتبي لمفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: المؤلف. ديس.

كانت فترة ما قبل الثورة أقل دراسة (Vyalova L.M. ، Lukashevich AA) 1.

تم تخصيص جزء من الأطروحة لدراسة أنظمة التوثيق وتوثيق وظائف الإدارة (يعمل بواسطة T. للكائنات الفردية ، والمؤسسات من نفس النوع (Arkhipova NI ، Mozhaeva NG ، Morozov EA ، Pshenko AV ، Sirotkin AN ، Stepanov E. A.) 3. تمت معالجة قضايا توحيد وتوحيد الوثائق بعمق كبير (Vasiliev M.A.، Kokorev V.I.، Sankina L.V.، Sokova A.N.، Yankovaya V.F.) 4. في بعض الرسائل (Malitikov A.S.، Predein E.V.،

مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م .. 1979 ؛ Raikhtsaum A.L. تحسين الجهاز الإداري والعمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية من قبل هيئات الترشيد غير الإدارية (1924-1931): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978 ؛ تم آي. تشكيل مكتب الدولة السوفياتي. 1917-1923: ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.00.02 / MGIAI. - M. 1975 ، إلخ. 1 Vyalova L.M. تنظيم العمل المكتبي لهيئات الحكومة المركزية في القوانين التشريعية للإمبراطورية الروسية في النصف الأول من القرن التاسع عشر: أفتوريف. ديس. ... كان. IST. علوم. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1987 ؛ Lukashevich AA ، تطوير وثائق عمل المكاتب الإقليمية في 70-90s: ملخص المؤلف. ديس. ... كان. IST. علوم. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1995.

"Bykova TA تشكيل نظام توثيق لإدارة التنمية الاجتماعية لتجمعات العمل. 1965-1985 (على سبيل المثال الصناعة الكهربائية): ملخص المؤلف للأطروحة. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M. ، 1988 ؛ Krasavin A.S. توثيق النشاط العمالي لموظفي الهيئات الحكومية (التاريخ والحالة الحالية): ملخص المؤلف للأطروحة ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M. ، 1978 ؛ Chukovenkov A. يو. تنظيم تخزين واستخدام الوثائق المقروءة آليًا في مجال الإدارة: ملخص الأطروحة ... مرشح العلوم التاريخية 05.25.02 / VNIIDAD - M. ، 1987 ، إلخ.

Arkhipova N.I. دعم التوثيق لإدارة مراكز الحوسبة (التاريخ والحالة الحالية وآفاق التنمية): Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1978 ؛ إيه في بيشينكو توثيق أنشطة خدمة الأرشفة في المرحلة الحالية: Avtoref. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - م ، 1983 ؛ إي إيه ستيبانوف تحسين عمليات التوثيق في نظام إدارة التعليم العالي والثانوي المتخصص في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية (التاريخ والحالة الحالية): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1979 ، إلخ.

4 فاسيليف م. مشكلة توحيد نصوص الوثائق الإدارية المستخدمة في الأعمال المكتبية للمؤسسات السوفيتية (التاريخ والحالة الراهنة): افتوريف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1975 ؛ Sankina L.V. تحسين أشكال وثائق الإدارة على أساس التوحيد القياسي والتوحيد (1917-1980): ملخص المؤلف. ديس. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - م ،

Shchensnovich G.G.) نظر في المشاكل العامة والخاصة لعمل خدمات دعم التوثيق للإدارة.

تظهر دراسة بحث الأطروحة أن مشاكل إدارة الوثائق لا تنعكس بعمق فيها ، فهي تتطلب نهجًا شاملاً حديثًا ودراسة.

في العقد الماضي ، للأسف ، اختل التوازن بين البحث النظري والبحث التطبيقي لصالح الأخير. يتضح هذا من خلال عدد كبير من الوسائل التعليمية والأدلة للعاملين في الأعمال المكتبية العملية ، والتي تفسر بشكل أساسي الإمكانات العلمية والمنهجية المتراكمة للعلوم الوثائقية.

يوجد الآن اتجاه نحو الاستعادة التدريجية للتوازن المضطرب وتعزيز البحث النظري في مجال دعم التوثيق للإدارة. تهدف العديد من المنشورات الحديثة للمجلات المتخصصة ومجموعات المؤتمرات العلمية إلى حل المشكلات العاجلة للعمل مع الوثائق في الظروف الحديثة ، وحماية المعلومات الموثقة ، والمصطلحات ، وتاريخ العمل المكتبي ، والدعم القانوني لتوثيق أنشطة الجهاز الإداري ، وتأثير تقنيات المعلومات الجديدة حول تنظيم تداول الوثائق وتوثيقها ، مشاكل الوثائق الإلكترونية ... على الرغم من القيمة الكبيرة ، فإن هذه الأعمال تسلط الضوء فقط على جوانب معينة من إدارة المستندات ويمكن أن تكون بمثابة مادة بحثية سليمة للمعالجة التحليلية والتركيبية اللاحقة.

لا يمكن دراسة مشكلة إدارة الوثائق دون تحليل الأدبيات الأرشيفية. قام علماء المحفوظات بعمل جاد

1983 ؛ يانكوفايا ف. تعظيم الاستفادة من نصوص الوثائق الإدارية (الجانب النظري): ملخص المؤلف. ديس .... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / VNIIDAD. - M. ، 1987 ، إلخ. "Malitikov A.S. الاتجاهات الرئيسية للبحث الوثائقي والأرشيف في الاتحاد السوفياتي (1956-1970): ملخص المؤلف ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M.، 1971 ؛ Shchensnovich GG تطوير المبادئ الأساسية لتنظيم نظام التوثيق في ظروف نظام التحكم الآلي: ملخص أطروحة .... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. -M. ، 1975.

العمل البحثي المهم لفهم نظرية المعرفة للوثيقة ، وتشكيل وتطوير أنظمة التوثيق ، ونظام المصطلحات لإدارة الوثائق (A.V. Elpatievsky ، V.P. Kozlov ، A.D. Stepansky ، E.V. Starostin ، إلخ). لقد بذل المتخصصون في مجال الدراسات الأرشيفية الكثير لفهم خصائص المعلومات في المستند ، مشيرين إلى العلاقة بين مصفوفات المستندات وموارد المعلومات. في أعمال منفصلة عن الدراسات الأرشيفية (V.N. Avtokratov ، K.B. Gelman-Vinogradov) ، تم إثبات التشابه في عمليات معالجة المعلومات في كل من الإدارة التشغيلية وفي مرحلة التخزين الأرشيفي للوثائق. تهم الأعمال التي تظهر العلاقة بين العمل المكتبي وشؤون الأرشفة ، وهي عملية الانتقال التدريجي للعمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية 1. تكشف الدراسات الأرشيفية عن تغير في قيمة أنواع معينة من الوثائق في سياق التطور التاريخي ، وتكشف عن تطور أنظمة التوثيق فيما يتعلق بتطور الدولة وأساليب تنظيمها.

ترتبط إدارة الوثائق كفئة علمية ارتباطًا وثيقًا بالمعلومات وتنظيم عمليات المعلومات في الإدارة ، وبالتالي ، يعد تحليل الأدبيات حول نظرية المعلومات وأنظمة المعلومات وقضايا المعلوماتية وحوسبة العمل مع المستندات جزءًا أساسيًا من هذه الدراسة . بادئ ذي بدء ، هذه دراسات تعكس المشكلات المرتبطة بفهم الخصائص الأساسية للمعلومات باعتبارها المادة الأولية لتنظيم المصفوفات الوثائقية. أعمال م. أورسولا ، أ. جوكوفا ، يو. تشيرنياك ، ف. أتاح أفاناسييف وآخرون ، الذين كتبوا في سنوات مختلفة ، إمكانية تشكيل أساس نظري بُنيت عليه الفكرة الرئيسية للارتباط الذي لا ينفصم للمعلومات والتوثيق ، وتم تحديد إمكانيات تطبيق منهجية المعلومات لإدارة الوثائق. في أعمال G.G. أرتامونوف ، ج. ولفرام ،

"Ermakova IN. تشكيل وتطوير أعمال مكتب الدولة السوفييتية (1917-1959): ملخص المؤلف للأطروحة. ... مرشح العلوم التاريخية. 05.25.02 / MGIAI. - M. ، 1994 ؛ Pshenichny A.P. Central Archive Management of the اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية وروسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية (1929-1938): ملخص المؤلف لأطروحة ... مرشح العلوم التاريخية ، 05.25.02 / MGIAI. - M ، 1985 ، إلخ.

الجحيم. بحث أورسولا وعلماء آخرون بعمق في المشكلات الأساسية ذات الأهمية لتشكيل وتشغيل موارد المعلومات بالمعنى العالمي وفي إطار المنظمات الفردية. لم تتلق مشكلة موارد المعلومات حلاً نهائيًا بعد ؛ ومع ذلك ، تمت صياغة الفئات المفاهيمية والأحكام المنهجية والمفاهيمية الأساسية المهمة لهذه الدراسة في هذه الأعمال.

في أعمال علماء الكمبيوتر ، تظهر مشكلات إدارة المستندات على أنها ثانوية وليست أساسية ، وليس لديهم دراسة لقضايا دعم التوثيق والتوثيق في سياق تطوير تقنيات المعلومات الجديدة. لم يتم توضيح هذه المشكلة بأي شكل من الأشكال في عدد من المفاهيم مثل "معالجة المعلومات" ، "الوصول إلى المعلومات" ، "اتصالات المعلومات" ، "تخزين المعلومات" ، "استخدام المعلومات" ، على الرغم من أن كل هذه "المعلومات" هي عمليًا مستندات على وسائط مختلفة ، يغلب عليها الورق ".

ضعيف التطور في الأدب وقضايا الوثائق الإلكترونية. هناك اختلافات خطيرة في المصطلحات ، ونقص في الأفكار الواضحة حول طبيعة وخصائص المستندات الإلكترونية ، وعلاقتها بالوثائق الإلكترونية والتقليدية والمقروءة آليًا. ومع ذلك ، فإن تحليل هذه المجموعة من الدراسات يجعل من الممكن صياغة فهم وثائقي للموضوع واستخدام هذه الأعمال لحل المشكلة العلمية لإدارة الوثائق 2.

من الأهمية بمكان لدراسة الموضوع دراسة الأعمال المتعلقة بإدارة المعلومات - وهو نظام علمي جديد ظهر في البلدان المتقدمة جنبًا إلى جنب مع مجتمع المعلومات. في الأدبيات المحلية ، إدارة المعلومات كنظام

1 Klimenko S.V.، Krokhin IV، Kushch V.M.، Lagutin YL. الوثائق الإلكترونية على شبكات الشركات: مجيء جوتنبرج الثاني. - M: Ankey - Ektrends ، 1999 ، إلخ.

2 تيخونوف في آي ، يوشن آي إف. المحفوظات الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية // الوطن والمحفوظات. - 1999. - رقم 2. - س 19-20 ؛ كوريلو أ. حول النظام القانوني للوثيقة الإلكترونية في نظام التسويات الإلكترونية بين البنوك // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3 ، إلخ.

موضوع الأساليب ينعكس بشكل سيء للغاية. فقط في عمل A.V. Kostrov ، الذي تم إعداده في شكل كتاب مدرسي ، جرت محاولة لتقديم جوهر إدارة المعلومات بشكل منهجي ، للأسف ، دون الرجوع إلى الظروف الروسية. "في عملنا ، ولأول مرة ، دراسة لإدارة المعلومات من وجهة نظر بدأت إدارة الوثائق وتم استخلاص الاستنتاجات التي تسمح لنا بتقييم إدارة المعلومات باعتبارها اتجاهًا واعدًا لإدارة مستندات التطوير باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة .2 في عدد من الأعمال الأخرى ، يتم النظر في مشاكل إدارة المعلومات بشكل غير مباشر ، في إطار حل المشكلات الأخرى . الأحكام المفاهيمية والخبرة العملية في إنشاء وتشغيل نظام دعم المعلومات لأعلى هيئات سلطة الدولة في الاتحاد الروسي.

نظرًا للمستوى غير الكافي من التفصيل والتغطية لمشكلة إدارة المعلومات في الأدب المحلي ، حاول المؤلف سد هذه الفجوة بالبحوث الأجنبية ، وخاصة باللغة الألمانية. تكشف أعمال R. Kulen و I. Herget و G. Verzig و V. Wolfram و T. Seeger و E. Vogel وعلماء آخرون فهمهم لجوهر إدارة المعلومات كنظام علمي ومجال للإدارة العملية 4. في الوقت نفسه ، يجب التأكيد على ذلك

1 Kostrov A.V. مقدمة في إدارة المعلومات: كتاب مدرسي. دليل / فلادي ميرسك. حالة تقنية. un-t. - فلاديمير ، 1996 ؛ انظر أيضًا: Perel I.S.، Slavin V.N. نشاط المعلومات بالخارج ومشكلات إدارة المعلومات / NPO Poisk. - م ، 1992 ؛ كوستوماروف م. إدارة نظم المعلومات بالخارج / RGTU. - م ، 1996.

2 لارين ميغابايت. إدارة الوثائق وتقنيات المعلومات الجديدة. - م: كتاب علمي 1998.

3 Nikitov V.A.، Orlov E.I.، Starovoitov A.V.، Savin G.I. دعم المعلومات من الإدارة العامة. - م: الحوار السلافي ، 2000.

4 Herget I. Konzeptjon des informationmanagements in informationwissenschaftlichen Sludienangeboten // informationspezialisten fur Europa. Proceedings // كونستانس ، 1990 ؛ Hofmeister H. W. Einsatz von Dokumentenmanagement in Industrieunternehmen // Deutscher Dokumentartag 1994. - Frankfurt am Main، 1994. - S. 183-187؛ كوهلين ر.

لم تحاول أي من هذه الأوراق فعليًا تطبيق أحكام إدارة المعلومات على إدارة السجلات.

من المستحيل إيجاد حل كامل لمشكلة إدارة المستندات بدون دعم قانوني. من الواضح أن تعزيز دور القانون في روسيا الحديثة شرط ضروري لفعالية الإدارة العامة. في السنوات الأخيرة ، أصبح مجال المعلومات والتوثيق موضوعًا مستقلاً للبحث للباحثين القانونيين ، وحتى تم تشكيل فرع جديد - قانون المعلومات. في عمل V.A. Kopylov ، يتم تنظيم جميع الإجراءات القانونية الحالية المتعلقة بتنظيم المعلومات والتوثيق والتخزين الأرشفي للوثائق 1. ويلفت المؤلف الانتباه إلى فئة "المعلومات الموثقة" ، التي يرى أنها لا تنعكس بشكل كاف في التشريع الحالي ، ويطرح مهمة الحل القانوني لمشاكل المستندات الإلكترونية.

انا. باتشيلو. تعتبر أعمالها مثالًا حيًا على الاستجابة المناسبة للعالم لتحديات العصر وهي ذات قيمة كبيرة لهذا البحث 2.

Informationmarkt. - كونستانس ، 1995 ؛ SeegerT. Aspekte der Professionaiisierung des Berufsfeldes Information und Dokumentation. - كلغ. ساور ، 1990 ؛ Vogel E. Informationmanagement. - Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. باند 2 ، ك. ساور ، 1990 ، ص 897-927 ؛ ويرسيج. المنظمات - Kommunikation: Die Kunst، ein Chaos zu organisieren. - FBO Verlag ، بادن بادن ، 1989: Wolfram G Organisatorische Gestaltung des Informationmanagements. - Verlag losef Eul، Gladbach-Koln، 1996 ، إلخ.

1 كوبيلوف ف. قانون المعلومات. - م: فقيه ، 1997 ؛ إنه نفس الشيء. المعلومات كهدف من التنظيم القانوني // NTI / VINITI. - م ، - 1996. - رقم 8 ؛ إنه نفس الشيء. حول مسألة ملكية المعلومات // NTI. سر. 1. تنظيم ومنهجية العمل الإعلامي / فينيتي. - م ، - 1998. - رقم 3.

~ تعليق على القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" (محرر بقلم آي إل باتشيلو ، إيه في فولوكيتين ، إلخ). موسكو: IGP RAS ، 1996 ؛ Bachilo I.L. حول ملكية موارد المعلومات // موارد المعلومات لروسيا. - م ، - 1997. - رقم 4 ؛ هي نفسها. موارد المعلومات كموضوع للقانون وكموضوع للعلاقات ينظمها القانون المدني للاتحاد الروسي // المرجع نفسه. -J999. - رقم 1 ؛ هي نفسها.

يتم تنفيذ إدارة الوثائق كوظيفة إدارية في المنظمات في سياق عملية صنع القرار لتحقيق الهدف المحدد. هذا هو السبب في أن إدارة الوثائق ترتبط ارتباطًا وثيقًا بمشكلات الإدارة ، والهياكل التنظيمية ، وقضايا تصميم أنظمة إدارة المعلومات ، وتنفيذها وتشغيلها ، مع أتمتة إجراءات وعمليات الإدارة.

تظهر الأبحاث الحديثة حول إدارة المنظمات الأهمية الكبيرة لمعالجة المعلومات العقلانية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية. تؤثر عولمة العمليات الاقتصادية والاجتماعية والمعلوماتية بشكل مباشر على جودة الإدارة. تنعكس طرق حل المشكلات الإدارية في المنظمات على خلفية الواقع الجيوسياسي الحديث ومراعاة تطور مجتمع المعلومات في عدد من الدراسات والمقالات المنفردة الرئيسية والكتب المدرسية الحديثة للمتخصصين المحليين والغربيين ".

يحدث تطور المستند وأنظمة العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة في ظروف تاريخية محددة ومشروط بها. تسلط أعمال الباحثين في التاريخ الروسي ، وخاصة مؤرخو مؤسسات الدولة ، الضوء على العلاقة الوثيقة بين إصلاحات المكاتب والإصلاحات الإدارية ومدى ملاءمتها للظروف الاجتماعية والاقتصادية والسياسية لفترة معينة من التاريخ الروسي. تعمل أعمال ن. إروشكينا و ت. Korzhikhina ، وكذلك T.G. Arkhipova، A.S. سينينا ، ت. سميرنوفا ، س. Strekopytov ، علماء آخرون حول تاريخ المؤسسات الحكومية يوضحون بوضوح بناء نظام إدارة في حقبة ومواضيع تاريخية محددة

القضايا القانونية للتوثيق في سياق المعلوماتية // مشاكل التشريع في مجال المعلوماتية: الملخصات. أبلغ عن السابعة لعموم روسيا. أسيوط. - م: GUP "VIMI" 1999 وغيرها.

"Organization Management: Textbook / Ed. By A.G. Porshnev، Z.P. Rumyantseva، N.A Salomatin. - M.: Infra، 1998؛ Kulba V.V.، Malyugin V.D.، Shubin A.N.، Bye MA Introduction to information management. - SPb.، 1999؛ Mark منهجية التحليل والتصميم الهيكلي / مترجم من الإنجليزية - M: MetaTechnology ، 1993 ؛ عالم إدارة المشاريع / تحرير X. Reschke ، H. Schelle. - M: Alane ، 1994 ؛ Mescon MZ ، Albert M "Hedouri F. أساسيات الإدارة. - م: ديلو ، 1992 ، إلخ.

بنفس الطريقة ، فإنها تتيح الفرصة لاستكشاف تنظيم العمل المكتبي في جهاز الإدارة.

دراسة المصدر كتخصص علمي قريبة بدرجة كافية لتوثيق العلوم من حيث حل مشاكل الدراسة المنهجية لمجموعة الوثائق في التطور التاريخي. في هذا الصدد ، أعمال Borodka-na L.I. ، Voronkova S.V. ، Golikov A.G. ، Kashtanov S.M. ، Kozlov V.P. ، Medushevskaya O.M. ، Muravyev V.A. ، Sokolov A K. ، Schmidt S.O. وآخرون جعلوا من الممكن استخدام الخبرة المكتسبة في البحث المصدر لتحليل تطور الوثائق وأنظمة التوثيق.

يُظهر التحليل أنه على الرغم من وجود قدر كبير من البحث الذي تم إجراؤه في المجالات ذات الصلة بالمشكلة المطروحة ، فمن الضروري تحديد تطور ضعيف جدًا للمشكلة الفعلية لإدارة المستندات. وبالتالي ، فإن قضايا العلاقة بين إصلاحات الإدارة العامة والعمل المكتبي ، ودور تنظيم الدولة للبيئة الوثائقية لم يتم تطويرها بشكل كافٍ ؛ تتطلب المشكلات الاصطلاحية للوثيقة ، وتطورها تحت تأثير العوامل الاجتماعية والتقنية ، دراسة منهجية أكثر تعمقًا. إن فترة ما بعد الاتحاد السوفياتي لتطوير العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة المرتبط بالتغييرات في الهياكل والوظائف الإدارية ، وحل مشاكل دخول روسيا إلى فضاء المعلومات العالمي أمر لا شك فيه من الناحية التاريخية. حتى الآن ، لا توجد دراسة شاملة وشاملة لإدارة الوثائق ، مع الأخذ في الاعتبار تحليل تقنيات المعلومات الجديدة المطبقة.

موضوع البحث في الأطروحة هو المعلومات الموثقة في أنظمة التحكم. تلعب المعلومات الموثقة في عملية الإدارة دورًا مهمًا ، حيث توفر ملء موارد المعلومات الخاصة بالمنظمات. فيما يتعلق بتعقيد هيكل ومحتوى موارد المعلومات ، فإن النمو الهائل لحجمها ، تظهر أهم مهمة لإدارتها العقلانية.

لا يعود الوضع الحالي لبيئة الأفلام الوثائقية إلى التحولات الاجتماعية والاقتصادية فحسب ، بل يرجع أيضًا إلى تطور تقنيات المعلومات. من الأهمية بمكان في الإدارة الحديثة تقنيات وأدوات الكمبيوتر التي توفر ، على أساس التشريعات الحالية والمعايير القانونية الأخرى ، سرعة تحديد المعلومات وجمعها ومعالجتها والبحث عنها ونقلها وموثوقية تخزينها والوصول عن بعد وتوفير المعلومات في الوقت المناسب ، في الوسط المناسب وبالشكل المطلوب ، مع مراعاة المتطلبات النفسية والمريحة. فتح الوصول إلى موارد المعلومات العالمية ، والانتقال إلى التوثيق الإلكتروني ، وتخزين المستندات ونقلها ، أي الانتقال إلى طرق جديدة بشكل أساسي لتنظيم المعلومات والوصول إليها ، ووضع المشكلات العلمية والتطبيقية الجديدة بشكل أساسي قبل إدارة السجلات ، وعلوم الأرشفة ، وصناعة الأفلام الوثائقية وغيرها من التخصصات العلمية التي تحتوي على وثيقة كموضوع للبحث. يتطلب حلهم فهم التجربة التاريخية الغنية لتطور المستند كحامل للمعلومات ، وتطوير العمل المكتبي ، وتغيير شركات النقل والتقنيات ، وصياغة التبعيات المقابلة.

موضوع البحث هو إدارة الوثائق في المنظمات. تعتبر إدارة الوثائق كموضوع بحث فئة علمية جديدة. ومع ذلك ، فهو يعتمد على الخبرة السابقة والأساس النظري والمنهجي لإدارة المستندات المحلية ، ودراسة المستند تقليديًا وأنظمة التوثيق وتوثيق العمليات وتنظيم العمل مع المستندات في الإدارة. نحن نعتبر إدارة المستندات بمثابة مرحلة تكاملية وأعلى في تطوير مفاهيم مثل العمل المكتبي وإدارة المستندات.

"إدارة الوثائق" كمصطلح عالمي له اعتراف وتوزيع دولي. يشير إلى إدارة إنشاء واستخدام والاحتفاظ بوثائق المنظمة خلال

دورة الحياة على أساس مبادئ الاقتصاد والكفاءة ، باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة التي توفر إدارة الجودة فيما يتعلق بالوثائق كمورد إداري كامل. إذا تم تعيين دور وظيفة الإدارة الفنية للعمل المكتبي ، وكانت وثائق الإدارة مهمة مساعدة ، فسيتم تعيين دور وظيفة الإدارة الرئيسية لإدارة المستندات في المؤسسة.

نحن نعتبر إدارة السجلات في الظروف المحددة لعمل المنظمات. في هذه الحالة ، تُفهم المنظمة على أنها أي هيكل يتوافق مع المفهوم القانوني للمنظمة ، بغض النظر عن المستوى الهرمي والتوجه الوظيفي وشكل الملكية.

الغرض من بحث الأطروحة هو حل المشكلة العلمية لإدارة الوثائق في سياق تقنيات المعلومات الجديدة في المنظمات من مختلف الأنواع ، لتشكيل مفهوم ومنهجية إدارة موارد الوثائق لاتخاذ القرار على أساس إدارة المعلومات في التطور التاريخي.

الأهداف الرئيسية للدراسة:

تحليل دور المعلومات في الإدارة وهيكل موارد المعلومات الحديثة في المنظمات ؛

دراسة تاريخ العمل المكتبي المحلي وتطور الوثيقة كأساس لإدارة الوثائق الحديثة ؛

البحث في تفاصيل المستندات الإلكترونية ؛

تطوير مبادئ لإنشاء نظام إدارة الوثائق على الصعيد الوطني وقضايا دعمها القانوني ؛

التحليل الوثائقي لتقنيات المعلومات الحديثة والأنظمة الآلية لإدارة الوثائق ؛

البحث في إدارة المعلومات كأساس منهجي لبناء نظام إدارة الوثائق في المنظمة.

يتم تحديد الإطار الزمني للبحث حسب تفاصيل الموضوع المختار. في بعض المناطق ، يغطون الفترة التاريخية من لحظة ظهور الدولة المركزية الروسية حتى الوقت الحاضر ، لكن الجزء الرئيسي من العمل يغطي مشاكل إدارة الوثائق في العقد الماضي.

بالتعمق في تاريخ العمل المكتبي ، سعينا لتحقيق هدف تتبع الترابط بين إصلاحات الإدارة العامة وإصلاحات عمل المكتب ، وتحديد استمرارية وخصائص أنظمة عمل المكاتب في مختلف العصور التاريخية ، وإظهار عملية تحويل العمل المكتبي إلى دعم التوثيق. للإدارة وخلق المتطلبات الأساسية للانتقال إلى إدارة الوثائق في الظروف الحديثة لإعلام المجتمع. ترجع دراسة المستند باعتباره الهدف الرئيسي لإدارة المستندات إلى عملية تكوين إدارة المستندات كنظام علمي ، لذلك أولينا اهتمامًا أكبر بالفترة ، بدءًا من الستينيات ، عندما كانت إدارة المستندات تخصصًا علميًا ولد وظهر قدر كبير من البحث حول القضايا المتعلقة بعمل وثيقة في جميع مجالات الحياة العامة.

لقد أخذنا في الاعتبار قضايا أتمتة المكاتب في اتصال لا ينفصم مع إضفاء الطابع المعلوماتي على المجتمع ، والتي نشأت بدايتها من خلال انتشار تكنولوجيا الحوسبة الإلكترونية وتطوير أنظمة التحكم الآلي في مطلع الستينيات والسبعينيات من القرن العشرين. ظهرت مشكلة إدارة المعلومات في الممارسة الغربية في أوائل السبعينيات ؛ وقد اتخذنا هذه السنوات كنقطة انطلاق للنظر فيها.

وبالتالي ، تطلبت الطبيعة متعددة التخصصات للدراسة عمليات استرجاع تاريخية متفاوتة العمق ، اعتمادًا على مدى ضرورتها لأغراض هذا العمل.

كفرضية عمل ، طرحنا موقفًا مفاده أن المتطلبات الأساسية اللازمة لنطاق واسع

تنفيذ إدارة الوثائق في المنظمات على أساس منهجية إدارة المعلومات ، بما يتوافق مع المستوى الذي تم تحقيقه لإضفاء الطابع المعلوماتي على البلد والظروف الاجتماعية والاقتصادية.

أساس منهجية البحث الأطروحة هو نهج واقعي وشامل لتحليل تطوير إدارة الوثائق ، والنظر فيها بشكل شامل وديناميكي ، مع مراعاة مجموعة الحقائق الكاملة ورفض وجهة النظر الأيديولوجية. من تاريخ المشكلة. منهجية العمل هي مزيج إبداعي من طرق مختلفة: علمي عام ، طرق علوم أخرى ، وفي الواقع ، دراسات وثائقية. لحل المهام المحددة ، تم استخدام طرق البحث التقليدية: تاريخية ، منهجية ، مقارنة (دراسات مقارنة) ، هيكلية وظيفية ، تصنيف ونمذجة ، إحصائية ، بالإضافة إلى طرق خاصة أخرى.

يتم لعب الدور الرئيسي في هذا العمل من خلال الطريقة المنهجية كإتجاه للمعرفة العلمية ، والذي يقوم على اعتبار الأشياء كنظم ، أي الكشف عن سلامة كائن ، وتحديد أنواع مختلفة من الاتصالات فيه وجمعها معًا في صورة واحدة.

قاعدة مصدر الرسالة. مع الأخذ في الاعتبار التطور غير الكافي للموضوع ، أثناء العمل على الرسالة ، تم استخدام مجموعة واسعة من المصادر ، والتي يمكن تقسيمها إلى المجموعات الرئيسية التالية: القوانين التشريعية والحكومية بشأن المعلوماتية والأرشفة وإدارة الوثائق والعمل المكتبي والتوحيد ؛ المواد المعيارية والمنهجية ، معايير الدولة ؛ قواميس مصطلحات ، أدب منهجي ؛ التقارير العلمية والمواد البحثية المخزنة في صندوق المراجع والمعلومات الخاص بـ OCSTI VNIIDAD ؛ وثائق أرشيفية.

بالإضافة إلى ذلك ، في عملية إعداد العمل ، استخدم المؤلف تجربته الخاصة في البحث العلمي والتصميم التنظيمي حول قضايا إدارة الوثائق ، ودعم التوثيق للإدارة (العمل المكتبي) ، ونتائج التدريب الأجنبي.

الاهتمام هو مجموعة من القوانين التشريعية والتنظيمية ، والتي تسمح لنا دراستها بتتبع تطور تنظيم الدولة لعمل المكتب.

في روسيا ما قبل الثورة ، كان عدد من الإجراءات القانونية سارية بشكل ثابت ، والتي كرست قواعد النظام وعمل المكتب الجماعي. من بينها ، من الضروري تسليط الضوء على اللوائح العامة لعام 1720 ، والتي وضعت لأول مرة في تاريخ روسيا العمل المكتبي على أساس ثابت للقانون وحددت مبادئه الأساسية لما يقرب من قرنين من الزمان 1.

في العهد السوفياتي ، تم الاهتمام أيضًا بقضايا التوثيق وتصميمها التشريعي. كانت المراسيم الأولى للحكومة السوفيتية بشأن القضايا الكتابية في طبيعة الأفعال القانونية المتفرقة بشأن قضايا الساعة لتوثيق الإجراءات الإدارية. تنعكس في المجموعات المنشورة من الأعمال المعيارية 2.

ترتبط المجموعة التالية من الأفعال القانونية المستخدمة في العمل بأنشطة NK RFKI التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والهيئات التابعة لها لتحسين العمل المكتبي في عشرينيات وأوائل ثلاثينيات القرن الماضي 3.

كانت الإجراءات المعيارية للحكومة السوفيتية تتطلب اهتمامًا خاصًا ، والتي تكشف باستمرار عن انتقال العمل المكتبي إلى اختصاص الهيئات الأرشيفية ، والتغيير في مهامها ووظائفها في الفترة السوفيتية من التاريخ ، فضلاً عن الوثائق المتعلقة بالتطور. من نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي 4.

القانون الرئيسي الذي يحدد سياسة الدولة الحديثة وحقوق المواطنين الروس في مجال تبادل المعلومات والوثائق هو دستور الاتحاد الروسي ، حيث

1 اللوائح العامة بتاريخ 28 فبراير 1720 // PSZ للإمبراطورية الروسية. -ت. السادس. - رقم 3534 ؛ مؤسسات إدارة مقاطعات الإمبراطورية الروسية عمومًا // PSZ للإمبراطورية الروسية. صبر. أولا. - T. XX. - رقم 14392 ؛ المؤسسة العامة للوزارات في عام 1811 // PSZ للإمبراطورية الروسية. - جمعت. أولا. - ت. - رقم 24686. "مجموعة من التشريعات والأوامر الصادرة عن حكومة العمال والفلاحين في جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية (1918-1923).

التنظيم العلمي للعمل والإنتاج والإدارة: مجموعة الوثائق والمواد 1918-1930. - م ، 1969.

المراسيم والمراسيم الرئيسية للحكومة السوفيتية بشأن محفوظات 1918-1982. - م: Glavarchiv من اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1985.

مكتوب: "لكل فرد الحق في البحث بحرية عن المعلومات وتلقيها ونقلها وإنتاجها وتوزيعها بأي طريقة قانونية ..." (الجزء 4 ، المادة 29).

في الاتحاد الروسي ، عند تطوير القواعد الدستورية على المستوى التشريعي ، تم تحديد أسس سياسة الدولة فيما يتعلق بالمعلومات والتوثيق. إن العمود الفقري في هذا المجال هو القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" 1. يحدد النظام القانوني لتوثيق المعلومات ، وملكية المستندات الفردية والمصفوفات الفردية للوثائق في أنظمة المعلومات ، وفئات المعلومات حسب مستوى الوصول إليها ، وإجراءات الحماية القانونية للمعلومات. كما يحدد القانون مسؤولية السلطات العامة والمنظمات وموظفيها عن الجرائم عند التعامل مع المعلومات الموثقة.

يحتل التشريع المتعلق بصندوق المحفوظات والمحفوظات في الاتحاد الروسي مكانة مهمة في عدد من القوانين التشريعية التي تنظم العمل بالوثائق. وهو يتألف من أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي "بشأن صندوق أرشيف الاتحاد الروسي والمحفوظات" والقوانين المقابلة للجمهوريات داخل الاتحاد الروسي ، والتشريعات القانونية الأخرى للاتحاد الروسي والجمهوريات ، فضلاً عن الأراضي والمناطق ومناطق الحكم الذاتي ومناطق الحكم الذاتي ومدن موسكو وسانت بطرسبرغ. تنظم أصول التشريع تكوين وتنظيم التخزين والمحاسبة واستخدام المحفوظات وصناديق المحفوظات وإدارتها لضمان سلامة الوثائق الأرشيفية واستخدامها الشامل لصالح المواطنين والمجتمع والدولة. ومع ذلك ، لا تحتوي هذه القوانين التشريعية على تنظيم قانوني لقضايا العمل المكتبي.

في عملية العمل ، تم استخدام التشريعات الأجنبية أيضًا (بيلاروسيا ، قيرغيزستان ، الولايات المتحدة الأمريكية ، أوزبكستان ، ألمانيا ، جمهورية التشيك ، إلخ).

"SZ RF. -1995. -رقم 8. -الفن 609.

~ Slave ™ من مجلس نواب الشعب في الاتحاد الروسي ومجلس السوفيات الأعلى للاتحاد الروسي. - 1993. - رقم 33.

المصادر الهامة للبحث هي المواد التنظيمية والمنهجية ومعايير الدولة بشأن قضايا التوثيق والمصنفات وقوائم الوثائق. في هذه المجموعة من المصادر ، من الضروري ملاحظة جميع إصدارات نظام الدولة الموحد لإدارة السجلات ، وأنظمة التوثيق الموحدة ، وقواعد تشغيل أرشيفات الولاية والإدارات ، وقوائم المستندات التي تشير إلى فترات التخزين ، وتعليمات حفظ السجلات ، والنشرات و أوصاف أنظمة إدارة الوثائق المؤتمتة المطورة ، ومعايير الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية والاتحاد الروسي ، والاتحادات ، والمعايير الدولية في مجال التوثيق.

في عملية إعداد بحث الأطروحة ، تم استخدام العديد من الدوريات: "المحفوظات المحلية" ، "نشرة المحفوظات" ، "العمل المكتبي" ، "شؤون السكرتارية" ، "شؤون الموظفين" ، المجلات الأخرى المتخصصة والمتعلقة بالموضوعات والمواد. المؤتمرات والندوات والندوات العلمية. كما تم جذب منشورات المجلات العلمية الأجنبية ، وخاصة "إدارة السجلات guar-terly" (الولايات المتحدة الأمريكية) و "Nachrichten fur Dokumentation" و "Der Archivar" و "Cogito" (FRG ").

في سياق العمل ، تم استخدام وثائق أرشيفية حول موضوع البحث. الوثائق الأرشيفية حول تاريخ طي وتطوير أعمال المكاتب السوفيتية مهمة بشكل خاص. من بينها ، ينبغي للمرء أن يسلط الضوء على وثائق NK RFL ومعهد تكنولوجيا الإدارة ، والتي كانت تتعامل بشكل خاص مع قضايا تحسين العمل المكتبي في 1920s1.

ترتبط الأحكام والاستنتاجات الرئيسية للأطروحة ارتباطًا مباشرًا بالعمل البحثي لهذا الملف الشخصي لمعهد عموم روسيا للبحث العلمي للتوثيق وشؤون المحفوظات التابع لدائرة الأرشفة الفيدرالية في روسيا ، وقد وجدت تطبيقًا عمليًا في تطوير عدد من الموضوعات البحثية التي أجريت تحت إشراف المؤلف ، وفي تطور معياري - منهجي معقد -

1 غارف. واو R-374. مفوضية الشعب لتفتيش العمال والفلاحين في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ؛ واو P-4084. معهد الدولة للهندسة الإدارية.

الحالي للمعهد.

ترتبط الجدة العلمية والأهمية النظرية للعمل بنقص البحث العلمي النظري والتطبيقي الأساسي في مجال إدارة الوثائق في المنظمات في إدارة الوثائق المحلية.

هذا العمل هو أول دراسة منهجية تتميز بنهج متعدد التخصصات ، باستخدام منهجية إدارة التاريخ والمعلومات ، بالإضافة إلى تقنيات وطرق إدارة السجلات وعلم الأرشفة والمعلوماتية. السمة المميزة للدراسة هي المبرر القانوني للحلول المقترحة. تقدم الأطروحة باستمرار فكرة أن إدارة الوثائق في سياق الإدارة الحديثة وتطوير تقنيات المعلومات الجديدة يجب أن تصبح مرحلة جديدة في تطوير الدعم الوثائقي للإدارة ، والميزة الرئيسية لها هي الاعتراف بمصدر المعلومات كواحد من أهم موارد أي منظمة. في الأطروحة ، ولأول مرة في علم الوثائق المحلي ، يتم التحقيق في مشاكل المستندات الإلكترونية وإظهار مكانها في نظام إدارة المستندات ، وقد تم اقتراح تدابير تهدف إلى توسيع المجال القانوني لتنظيم دورة حياة المستندات في الإدارة التشغيلية من خلال تطوير قانون للتوثيق ، يتم تقديم المفهوم والمحتوى الرئيسي له في عمل الأطروحة ... تم وضع مقترحات حول المحتوى والآلية العملية لتنفيذ سياسة الدولة ، بهدف القضاء على ظواهر الأزمات في مجال توثيق وتنظيم العمل مع الوثائق في الإدارة.

تدعم الأطروحة تطبيق منهجية إدارة المعلومات كتوجه علمي جديد فيما يتعلق بإدارة الوثائق.

استحسان العمل. يتم تحديد الأحكام الرئيسية لأعمال الأطروحة في المنشورات حول موضوع البحث ، والتي وافق عليها المؤلف في الوثيقة-

القلق والرسائل في عدد من المؤتمرات العلمية. من بينها المؤتمر العلمي والعملي الدولي السنوي "الوثيقة في مجتمع المعلومات" (1993-1999) ، ومؤتمر عموم روسيا "NTI-95" ، ومؤتمر عموم روسيا "علم الأرشيف ودراسة المصدر للتاريخ الروسي: المشاكل التفاعل في المرحلة الحالية (1996 ، 1999).) ، المؤتمر العلمي والعملي "وثيقة. أرشيف. تاريخ. الحداثة "لجامعة ولاية أورال (2000) ، مؤتمرات المعهد التاريخي والأرشيفي التابع لجامعة الدولة الروسية للعلوم الإنسانية ، الندوة المنهجية لـ VNIIDAD ، المؤتمر العلمي السنوي للمعهد الدولي لعلوم المحفوظات (1994-2000 ، سلوفينيا ) ، المؤتمرات العلمية للجمعية الألمانية للمسجلين (1994 و 1997) ، الندوة الدولية حول المعلومات والتوثيق (FRG ، 1994) ، المنتدى الدولي للوثائق الإلكترونية (بروكسل ، 1997) ، مؤتمر عموم روسيا "المشاكل القانونية لمجتمع المعلومات "(1999).

الأهمية العملية للعمل. يمكن استخدام المواد التحليلية الكبيرة المستخدمة في الرسالة ، ونتائج البحث التي تم الحصول عليها في إنشاء أعمال عامة وكتب مدرسية حول إدارة المستندات الحديثة ، عند اختيار منهجية لتطوير وتصميم أنظمة إدارة المستندات الآلية في المنظمات أو أنظمة إدارة المعلومات الحقيقية .

يمكن أيضًا استخدام مواد الأطروحة في إعداد الدورات العامة والخاصة ، في تحديد موضوعات وأساليب الدورات الدراسية للطلاب وأطروحات الدبلوم في تخصصات علوم الوثائق.

تم استخدام أحكام الأطروحة في إنشاء مسودة طبعة جديدة من نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة ، مسودة التعليمات النموذجية لمكتب الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، في تطوير المبادئ التوجيهية ، قواميس المصطلحات ، وعدد من أعمال البحث العلمي.

وفقًا لخطة البحث لدائرة المحفوظات الفيدرالية والبرنامج الفرعي "تطوير شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي في إطار برنامج الهدف الاتحادي" تطوير الثقافة والفن والحفاظ عليهما "، أثناء تنفيذ مشروع" الإنشاء والتطوير نظام معلومات للمعلومات التنظيمية والمنهجية والقانونية لإدارة السجلات والأرشفة "البرنامج العلمي والتقني الفيدرالي المستهدف" البحث والتطوير في المجالات ذات الأولوية لتطوير العلوم والتكنولوجيا للأغراض المدنية "للفترة 1996-20001.

حدد الغرض من البحث وأهدافه اختيار هيكل الأطروحة. يتكون عمل الأطروحة من مقدمة وخمسة فصول وخاتمة وقائمة بالمصادر والأدب ومرفقات الرسالة.

يفحص الفصل الأول من أطروحة "المعلومات الموثقة كمورد إداري" دور المعلومات في الإدارة ، وتشكيل البنية التحتية للمعلومات للمنظمات ، وقضايا إنشاء موارد المعلومات.

ممثلو فروع المعرفة المختلفة لديهم مناهج مختلفة لتعريف المعلومات. بغض النظر عن الالتزام بوجهة نظر أو أخرى ، يميل المزيد والمزيد من العلماء إلى التعرف على المعلومات باعتبارها فئة أساسية من العلوم بشكل عام ، أو فئة علمية عامة. يعرّف القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" المعلومات على أنها معلومات عن الأشخاص والأشياء والحقائق والأحداث والظواهر والعمليات ، بغض النظر عن شكل عرضها. دخل مفهوم "المعلومات" بقوة في الأدب الوثائقي والأرشيف. تمت دراسة هذا المفهوم بشكل أساسي في أعمال V.N. أفتوكراتوفا ، ج. فوروبييفا ، تلفزيون. كوزنتسوفا ، ك. رودلسون ، أ. سوكوفا وعلماء آخرون.

يرتبط مفهوم "عملية المعلومات" ارتباطًا وثيقًا بمفهوم "المعلومات". عملية المعلومات هي مزيج معقد من كائن ، موضوع

دولة واحدة عقد رقم 205-19100 - ف مدير المشروع م. لارين.

2 أورسول أ. الطريق إلى نووسفير. - م: لوتش ، 1993. - ص 81.

والمعلومات 1. تشمل عمليات المعلومات ثلاث مراحل رئيسية: الإنتاج (التنشئة الاجتماعية للمعرفة) ، والتداول (المعالجة ، والتحويل ، والتخزين ، والبحث ، والتوزيع ، والنقل ، والاتصال إلى المستهلك) والاستهلاك (استلام ، وإدراك ، واستخدام) للمعلومات.

تتميز نظم المعلومات في الأدب الحديث بأنها مجاميع متكاملة ، ووحدة مصطنعة لطرق ووسائل النشر ، ومعالجة تحليلية ، وتراكم ، وتخزين ، وبحث وتوفير المعلومات المطلوبة للمستهلكين المهتمين في شكل وحجم معين 2. تم تصميم هذه الأنظمة لدعم حل مشاكل الإدارة بشكل هادف.

المعلومات هي أساس الإدارة. بمساعدتها ، تتحقق الروابط بين الأنظمة الفرعية المُدارة والمُسيطر عليها ، بين الروابط الفردية للمنظمات. يتم تصنيف المعلومات المستخدمة لأغراض الإدارة وفقًا للعديد من المعايير ، كل منها ضروري لتكوين موارد المعلومات.

المعلومات لها بعض الخصائص المشتركة بين جميع أنواعها 3. يجب اعتبار الخاصية الرئيسية للمعلومات ارتباطها الذي لا ينفصل مع نظام تنظيم ذاتي معين. الخصائص الهامة الأخرى للمعلومات هي الهيكلية والمعنى والقيمة. يتم التعبير عن قيمة المعلومات من حيث المحتوى والتوقيت والاكتمال والموثوقية والكفاءة.

تؤدي المعلومات على المستوى العالمي العديد من المهام في حياة المجتمع ، حيث توفر التواصل بين عناصر النظام الاجتماعي ، وتحافظ على المعرفة وتنقلها ، وتشكل ذاكرة الإنسانية. من الضروري تسليط الضوء على الدور الاستثنائي الذي تلعبه المعلومات في المنظمات ، لأنه بمساعدتها يوجد تفاعل فعال بين مستويات التسلسل الهرمي للإدارة وموضوعاتها وكائناتها.

رقم 1 Kovayachenko ID طرق البحث التاريخية. - م ، 1987. - ص 109.

2 رايكوف أ. وحدة الفضاء القانوني والمعلوماتي / STI. - سر. 1. Org. ومنهجية العمل المعلوماتي. - 1997. - رقم 7. - ص 4.

Kulikovsky L.F. ، Motov V.V. الأسس النظرية لعمليات المعلومات. - م: العالي. المدرسة ، 1987.-S. 12.

يتم تفسير المنظمة الحديثة على أنها تعليم معقد ومعقد. معظم المنظمات عبارة عن أنظمة مفتوحة وشاملة وتتألف من العديد من الأجزاء المترابطة والمتشابكة بشكل وثيق مع العالم الخارجي. لكل منظمة بيئة داخلية وخارجية.

مصادر المعلومات الخارجية والداخلية التي تؤثر على المنظمة من بيئة المعلومات الخاصة بها. على أساسها ، في سياق أنشطة المنظمة ، تنشأ البنية التحتية للمعلومات كنظام خاص لدعم الحياة يوفر للمستخدمين المعلومات ذات الصلة. تلعب المعلومات الموثقة دورًا مركزيًا في هذه البنية التحتية. عناصرها الأخرى هي تكنولوجيا المعلومات وموظفي المعلومات.

البنية التحتية للمعلومات للمؤسسة هي نظام معقد يجمع بين المعلومات المنظمة وغير المهيكلة ، وعمليات المعلومات التي تتفاعل مع البيئة الخارجية للمؤسسة وتغطي تدفقات المعلومات ، وهي مصممة لتوحيد جميع مستويات الإدارة ، بما في ذلك أماكن العمل ، في آلية لتحقيق الأهداف التي تعمل بشكل فعال على أساس منظمات موارد المعلومات التي تم إنشاؤها.

إن الموقف من المعلومات كمورد يعني أنه ، بالقياس إلى الموارد الأخرى (التمويل ، المعدات ، المواد ، التقنيات ، الموظفين) ، يجب إنشاء آلية لإدارة موارد المعلومات ، وإنشاء الهياكل المناسبة ، وتطوير التقنيات الجديدة. تتمثل إحدى الخصائص المهمة لمورد المعلومات في جودته ، ودرجة الاكتمال لتلبية احتياجات المعلومات الإجمالية للمنظمة.

وفقًا للقانون الفيدرالي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، تُفهم موارد المعلومات على أنها مستندات فردية ومصفوفات منفصلة من المستندات والوثائق ومصفوفات المستندات في أنظمة المعلومات (المكتبات ودور المحفوظات والصناديق.

بنوك البيانات وأنظمة المعلومات الأخرى) 1. يعتبر توثيق المعلومات شرطاً أساسياً لإدراج المعلومات في مصادر المعلومات. وبالتالي ، فإن الوثيقة هي الأساس الأساسي لمصادر المعلومات. في الوقت نفسه ، في رأينا ، يجب أن يتضمن مصدر المعلومات معلومات عن وسائل الإعلام التي لا تتمتع بوضع الوثيقة الرسمية.

تملأ المعلومات الموثقة الجزء الرئيسي من تدفقات المستندات وموارد المعلومات الخاصة بالمنظمات. وكما يلاحظ العالم الألماني ت. سيغر في هذا الصدد ، فإن "الوثائق تشكل" المادة الخام "لاستخراج البيانات الوثائقية ، والتي تصل إلى المستخدمين نتيجة لأنشطة المعلومات" 2.

المعلومات الموثقة هي الأساس الأساسي لمصدر معلومات أي منظمة. هذه هي المعلومات التي تستخدم بشكل رئيسي في الإدارة. يتيح لك التوثيق إصلاحها على وسيط معين ، ومنحها النموذج التنظيمي الضروري ، والمصادقة والتحقق من الصحة ، وتوفير التفاصيل اللازمة لتحديدها من أجل البحث والاستخدام ، وكذلك توفير دعم المعلومات الكامل لعمليات الإدارة وتجميع مصدر معلومات لتطوير المنظمة والحفاظ على الذاكرة الفردية عنها في الزمان والمكان. بناءً على ذلك ، فإن دراسة الوثيقة كشكل من أشكال التنظيم وعرض المعلومات في عمليات الإدارة لها أهمية علمية وعملية كبيرة ومستقلة.

الفصل الثاني "بعض مشاكل تطور وثيقة إدارة" يبحث في تطوير مصطلح "وثيقة" ، وخصائص وثائق الإدارة وموضوع جديد لإدارة السجلات - وثيقة إلكترونية.

1 القانون الاتحادي المؤرخ 20 فبراير 1995 رقم 24-FZ "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" // SZ RF. - 1995. - رقم 8. - فن. 609. "Grondlagen der praktischen Information und Dokumentation. Op. Cit. - T. 1. - P. 4.

يعد تاريخ المستند والوثائق كمجموعة من المستندات المترابطة بواسطة روابط رسمية ومنطقية أحد أكثر الموضوعات إثارة للاهتمام في إدارة المستندات ولا يزال غير مدروس بشكل كافٍ حتى الآن. يسمح لنا التاريخ بتتبع تطور الوثيقة وعلاقتها بالتغيرات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية في المجتمع. من بين الخصائص الرئيسية لعملية تطوير المستندات ، يمكن للمرء تسمية ظهور نماذج المستندات وتغييرها وحفظها وتحويلها ، وتغيير النسبة في العمليات الاجتماعية والإدارية لأنواع مختلفة من المستندات ، وتأثير التقنيات الجديدة على المستند ، بالإضافة إلى استدامة الوظائف الرئيسية للوثيقة: حفظ (تثبيت) المعلومات ونقلها لاحقًا في الزمان والمكان. يمكن استنتاج أن الوثائق والوثائق تنشأ فيما يتعلق بالاحتياجات الاجتماعية للفرد ومهام الدولة. أي وثيقة لها وظيفة مقابلة أو تركيبة ، بسبب الغرض من إنشاء وثيقة.

لسوء الحظ ، حتى الآن ، بين المتخصصين في مجال إدارة السجلات ، وعلم المحفوظات ، وعلم المكتبات لا توجد وحدة في فهم مصطلح "وثيقة" ، على الرغم من وجود عدد من التعاريف التشريعية والمضيفة. في نفس الوقت ، مثل هذا التعريف ضروري لتطوير نظرية إدارة السجلات وعلم المحفوظات ، لتحسين طريقة العمل مع الوثائق.

يستخدم مصطلح "وثيقة" في العديد من مجالات المعرفة ويرتبط بموضوع بحثهم. يعتبر التوثيق الوثيقة كأداة إدارية أو تخزين أرشيفية ، وفي هذا الصدد ، تدرس وظائفها ودورها في التطور التاريخي ؛ تعتبر الدراسات الأرشيفية ، ودراسات المصدر ، وعلم الاجتماع أن المستند هو ناقل للمعلومات حول الماضي أو الحاضر.

يحدد التوثيق ثلاثة مكونات رئيسية عند الكشف عن مصطلح "المستند":

1) وثيقة - كائن مادي ؛

2) وثيقة - ناقل المعلومات ؛

3) وثيقة - معلومات موثقة.

والأكثر شيوعًا هو تعيين مستند ككائن مادي ، مع تسجيل المعلومات عليه في شكل نص أو تسجيل صوتي أو صورة معدة للإرسال في الزمان والمكان للتخزين والاستخدام العام ".

في الآونة الأخيرة ، كان هناك نقل للحمل الدلالي في تعريف المستند من المكون المادي إلى المكون المعلوماتي. إدخال في الممارسة عن طريق الوسائل التشريعية للحد من "المعلومات الموثقة (وثيقة)" ، وفقا ل V.A. Kopylov ، على أساس الوحدة المزدوجة للمعلومات (المعلومات) والوسط المادي (في شكل رموز ، علامات ، حروف ، موجات ، إلخ). نتيجة للتوثيق ، هناك نوع من تجسيد المعلومات وتجسيدها 2.

وتخلص الأطروحة إلى أن أساس مفهوم "الوثيقة" يتكون من ثلاثة مكونات رئيسية: المعلومات وحامل المواد للمعلومات وتثبيت المعلومات مع إمكانية تحديدها من خلال المتطلبات. إن القدرة على تحديد المعلومات المسجلة تميز المستند بشكل أساسي عن الوسائط الأخرى. من المهم بشكل خاص إدخال مفهوم تعريف الوثيقة في تعريف المصطلح من وجهة نظر تطبيقه في شؤون الإدارة والأرشيف.

وبالتالي ، نتيجة للتطور ، يأتي مفهوم المستند إلى مفهومه الحديث ، المنصوص عليه في GOST R 51141-98 ، التفسير الرسمي: "المعلومات الموثقة (وثيقة) - المعلومات المسجلة على حامل المواد مع التفاصيل التي تسمح المحددة "3.

1 القانون الاتحادي المؤرخ 29 ديسمبر 1994 رقم 77-FZ "بشأن نسخة إلزامية من المستندات" // SZ RF. - 1995. - رقم 1. - فن. 1.

1 كوبيلوف ف. المعلومات كهدف من التنظيم القانوني // NTI. - سر. 1. تنظيم ومنهجية العمل الإعلامي / فينيتي. - М ، 1996. - 8. - С. 2. 3 GOST R 51141-98 أعمال مكتبية وأعمال أرشيفية. المصطلحات والتعريفات. - م: دار المواصفات للنشر ، 1998.

تُستخدم الوثائق في بيئات اجتماعية وثقافية مختلفة ، من بينها أنشطة الإدارة أو الإدارة. تسمى هذه المستندات مستندات الإدارة. بلغة إدارة الوثائق ، التوثيق الإداري هو نظام توثيق يوفر عمليات الإدارة في المجتمع. تتشكل احتياجات الإدارة من خلال مجموعات المستندات المقابلة.

تتميز وثائق الإدارة باستقرار السمات الرسمية والترابط بين أنواع مختلفة من الوثائق ، والتي تحددها عوامل: طبيعة الإدارة (التسلسل الهرمي وتبعية المؤسسات والمسؤولين ، والفصل بين الكفاءات والمسؤوليات) ، والطبيعة الدورية للوثائق. عملية الإدارة (الاستمرارية ، التكرار ، تكرار إجراءات الإدارة) ".

يتطلب الغرض العملي من قانون الإدارة تكوين مستند من نوع محدد بدقة ومحتوى مناسب ، وهو ما يتم تأكيده من خلال توحيد وتوحيد المستندات 2.

لفهم تطور المستند ، من المهم دراسة مسألة وظائفه. فهم وظيفة المستند على أنه الغرض المقصود منه ، وعادة ما يتم تمييز العناصر الرئيسية: المعلوماتية والاجتماعية والتواصلية والثقافية والخاصة: الإدارية والقانونية والمحاسبية والمصدر التاريخي 3. وثيقة الإدارة لها بلا شك وظائف تحديد وتخزين ونقل المعلومات التي تنفذ عمليات الإدارة. في مجال الإدارة ، تعمل الوثيقة كأداة أو وسيلة أو طريقة لتنفيذ عمليات الإدارة 4. هذه هي الوظيفة الرئيسية لوثيقة الإدارة ، وجميع خصائصها الأخرى هي خصائص أو عوامل تسمح بالإدارة

1 Banasyukevich V.D. وثائق الإدارة كمصدر تاريخي (بناءً على مواد من وزارة صناعة الفحم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية للفترة 1971-1975): أفغوريف. مرشح العلوم: 05.25.02 / MGIAI. - م ، 1977. - ص 21.

2 نظرية وممارسة الأرشفة في الاتحاد السوفياتي / MGIAI. - م ، 1980. - ص 68.

3 تنظيم العمل مع الوثائق: كتاب مدرسي. - م: Infra ، 1998. - ص 66.

4 Banasyukevich V.D. وظائف إدارة الوثائق // مشاكل المصطلحات في مجال إدارة السجلات وعلم الأرشفة: ملخصات الرسائل للندوة النظرية / VNIIDAD. - م ، 1973. - ص 69.

وثيقة لأداء وظيفتها الرئيسية.

لا تقل أهمية عن وثائق الإدارة عن مشكلة ناقل المعلومات ، الذي يخضع لتغييرات في سياق التطور التاريخي. أدى التقدم العلمي والتكنولوجي إلى ظهور ما يسمى بالوثائق الإلكترونية. تكمن خصوصيتها في حقيقة أن الشخص لا يمكنه إدراك مستند إلكتروني بالشكل المادي الذي يتم تسجيله فيه على الوسيط.

بالإضافة إلى ذلك ، تعتمد الوثائق الإلكترونية بشكل مباشر على تقنيات المعلومات ، والتي لديها ميل لا رجعة فيه إلى التغيير وتصبح قديمة مع التقدم العلمي والتكنولوجي في مجال التكنولوجيا والبرمجيات. في هذا الصدد ، هناك خطر كبير من فقدان الوصول إلى هذه الوثائق بعد فترة زمنية معينة.

على الرغم من الاستخدام الواسع لمصطلح "المستند الإلكتروني" في الأدب والممارسة ، لم يتم تحديد تعريفه بعد. ويترتب على ممارسات أمناء المحفوظات الأوروبيين أنهم لا يميزون مفهومًا خاصًا "للوثيقة الإلكترونية" في علم الأرشفة. لذا ، على سبيل المثال ، يشير K. "فيما يتعلق بأنظمة معلومات الشركات ، يُلاحظ أيضًا أن المستند الإلكتروني هو" مستند ، يكون حامله عبارة عن وسيط إلكتروني - قرص مغناطيسي ، شريط مغناطيسي ، قرص مضغوط ، إلخ. "2.

في رأينا ، يمكن تمييز ثلاثة مكونات معروفة في مفهوم المستند الإلكتروني: المعلومات المسجلة ، الناقل ،

1 انظر: K. Hannigan Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung eiektronischen Archiv-

guts in den Mitgliegstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwaltungen und

Archivdiensten - Vortrage und Ergebnisse des DLM - منتديات. - بروكسل ، 1996. - ص 227-

"Klimenko S.V.، Krokhin IV، Kushch V.M.، Lagutin Yu.L. المستندات الإلكترونية في

شبكات الشركات. - م ، 1999. - س 266.

تفاصيل التعريف التي تقع ضمن نطاق تعريف المستند الحالي 1. :

يبدو أنه يجب التعامل مع المستندات "الإلكترونية" اليوم بنفس طريقة التعامل مع المستندات التقنية الأخرى ، مع مراعاة خصوصيات شركة نقل المعلومات في القواعد والتعليمات الحالية. يسهل هذا النهج الأسئلة اللاحقة الخاصة بمعالجة "المستندات الإلكترونية" الأرشيفية: حول تنسيقات ومعايير التسجيل ، وحول البرامج والأجهزة ، وترحيل المعلومات ، وما إلى ذلك.

ومع ذلك ، فإن المشكلة الرئيسية في المستندات الإلكترونية هي منحها القوة القانونية. قبل اعتماد القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، كانت قضايا القوة القانونية للوثائق على ناقل الماكينة والمخطط الآلي تنظمها GOST 6.10.4-84 ، والتي حددت متطلبات تكوين ومحتوى التفاصيل التي تعطي القوة القانونية لهذه الوثائق ، وكذلك إجراءات إجراء تغييرات على هذه الوثائق 2. في الوقت الحالي ، تتطلب العديد من أحكام GOST من وجهة نظر الأرشفة الحديثة مراجعة ".

وفقًا للقانون الفيدرالي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" عند تخزين ومعالجة ونقل المستندات باستخدام أنظمة المعلومات والاتصالات ، يمكن تأكيد موثوقية المعلومات من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني ، وكذلك التشفير ، من خلال إنشاء نظام موثوق للحماية ضد الوصول غير المصرح به إلى المستندات من خلال بناء نظام للتمييز بين حقوق الوصول إلى المعلومات على مستويات مختلفة من التسلسل الهرمي لجهاز الإدارة.

"انظر: Bachilo I.L.

: GOST 6.10.4-84 "دولار أمريكي. إعطاء القوة القانونية للوثائق الموجودة على وسيط آلي وآلة مصنفة آليًا ، تم إنشاؤها عن طريق تكنولوجيا الكمبيوتر. أحكام أساسية "- م: دار النشر للمواصفات ، 1984.

3 انظر: مشاكل التوثيق والأرشفة للوثائق الإلكترونية. مراجعة تحليلية / VNIIDAD. - M. ، 1999. - SIF OTSNTI VNIIDAD ، رقم 10438.

4 Klimenko SV. ، Krokhin IV ، Kushch V.M. ، Lagutin Yu.L. مرسوم. أب. - ص 46.

في رأينا ، عند حل مشكلة المستند الإلكتروني ، أولاً وقبل كل شيء ، ينبغي للمرء أن يعتمد على المفهوم العام الأساسي "للمستند". نوع ناقل المعلومات والمعدات والتكنولوجيا لتحديد صحة المعلومات آخذ في التغير. يمكن أن يكون للمستند الإلكتروني وضع قانوني مناسب ، مثل المستند الورقي ، إذا تم تحقيق ضمانات الأصالة والثبات لمحتوى المعلومات المسجلة ، إذا تم إعداد محتوى المستند وفقًا للقوانين والمعايير والقواعد المعمول بها ، بما في ذلك جميع التفاصيل اللازمة للوثيقة.

في الوقت نفسه ، يطرح ظهور المستند الإلكتروني عددًا من المشكلات لمديري المستندات والمحفوظات التي تتطلب نطاقًا كاملاً من البحث العلمي والتدريب واستكمال التوصيات المنهجية والقواعد والتعليمات ، مما يثير مسألة الانتقال إلى الصيانة في منظمات جزء من الوثائق منخفضة القيمة لتخزين الأرشيف في شكل إلكتروني. ...

يتناول الفصل الثالث "من العمل المكتبي إلى إدارة الوثائق" تطور أنظمة العمل المكتبي ، ودعمها القانوني والتنظيمي في سياق تاريخي.

كان هذا الجانب من المشكلة هو الأكثر دراسة في إدارة الوثائق المحلية. تم تسليط الضوء على بعض الأحكام لتنفيذ أهداف الرسالة.

اجتاز العمل المكتبي المنزلي ، الذي نشأ أثناء تشكيل الدولة المركزية الروسية ، مسارًا تاريخيًا طويلاً. لقد تطورت جنبًا إلى جنب مع الدولة ، التي خدمت احتياجاتها لما يقرب من ستة قرون وتغيرت مع تحول الدولة الروسية. أدت الإصلاحات السياسية والاجتماعية والاقتصادية للدولة إلى تغييرات مقابلة في نظام العمل المكتبي. وفقًا لها ، هناك ثلاث مراحل رئيسية في تطوير العمل المكتبي: ما قبل الثورة ، السوفياتي والحديث.

في المرحلة الأولى ، ينشأ العمل المكتبي كوظيفة إدارية فنية ويتم تنظيمه بشكل أساسي من خلال تقاليد وخبرات إدارة المكاتب.

موظفي الإنتاج 1. مع اعتماد اللائحة العامة ، يصبح العمل المكتبي على أساس تشريعي ، واكتساب أشكال موحدة وتقنيات عمل. مع تطور نظام الإدارة ، يغطي العمل المكتبي المزيد والمزيد من قطاعات الأنشطة الإدارية ويتحول إلى مجال مهني مستقل لنشاط جهاز الدولة. جعلت الكفاءة العالية للوائح العامة من الممكن استخدام أحكامها الرئيسية لما يقرب من قرنين من الزمان ، حيث أدخلت الإصلاحات اللاحقة للإدارة العامة تغييرات جزئية فقط على نظام العمل المكتبي.

وهكذا ، في المرحلة الأولى من تطويره ، انتقل العمل المكتبي من أبسط أشكال توثيق الإجراءات الإدارية إلى نظام موحد لعمل مكتب الدولة ، من العادات والتقاليد إلى التنظيم القائم على التشريع. بعد أن نشأ كنشاط تقني مساعد ، أخذ العمل المكتبي تدريجياً مكانًا مهمًا في عمل الجهاز الإداري وبدأ في تحديد مستوى وجودة الإدارة.

في المرحلة الأولى من تطوير العمل المكتبي السوفيتي ، تم إلغاء الإطار التشريعي السابق ، مما أدى إلى إلغاء المتطلبات الموحدة لعمل المكتب من جانب الدولة. انتقل تنظيم العمل المكتبي إلى مستوى الإدارات ، وأصبح تحسينه مهمة NK RFK لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية وشبكة الهيئات التابعة له ، بما في ذلك معهد تكنولوجيا الإدارة. في فترة العشرينيات من القرن الماضي ، ظهر مبدأ ترشيد تدعمه سلطات إعادة الروابط العائلية ، مما أدى إلى مجموعة كاملة من إصلاحات العمل المكتبي ، والتي تستند أساسًا إلى الخبرة الأجنبية.

1 إليوشينكو النائب. تاريخ العمل المكتبي في روسيا ما قبل الثورة / RGTU. - م ، 1993. -22-23.

2 ميدوشفسكي أ. الموافقة على الحكم المطلق في روسيا. - م: نص ، 1994 ، - ص. 54.

3 Kuznetsova T.V. أنشطة لجنة المراقبة المركزية- NK RKI لتحسين عمل الجهاز الإداري // الدولة الروسية: التقاليد ، الاستمرارية ، الآفاق / RSUH. - م .. 1999. - س 147-151.

أدى عدم التحضير لهذه الإصلاحات إلى تصفية المنظمات العلمية المشاركة فيها في أوائل الثلاثينيات. نتيجة لذلك ، بقيت أغنى تجربة نظرية وعملية في إصلاح العمل المكتبي غير مطالب بها لما يقرب من أربعين عامًا.

في الثلاثينيات من القرن الماضي ، أصبح العمل المكتبي مجال نشاط هيئات إدارة الأرشيف ، التي قامت ، انطلاقاً من مهام حفظ الوثائق للأرشيف ، بتنفيذ التوجيه المنهجي "إعداد الجزء الوثائقي من العمل المكتبي". بعد أن أصبحت الهيئات الأرشيفية خلفاء هيئات RCT في تحسين العمل المكتبي ، غيرت الاتجاه الرئيسي للترشيد. إذا اعتبر NK RKI تحسين العمل المكتبي كوسيلة لزيادة كفاءة الإدارة ، فإن سلطات الأرشفة تعتبر العمل المكتبي وسيلة لضمان الحصول على المحفوظات بمجمعات وثائقية كاملة.

تم التغلب على هذا التناقض المنهجي بشكل أساسي في السبعينيات من خلال تطوير نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي (EGSD) ، وافتتاح كلية أعمال مكتب الدولة في MGIAI ، وإنشاء VNIIDAD. من الآن فصاعدًا ، يتم تقييم مهام الأرشفة والإدارة على أنها متساوية ونتيجة. أخذت EGSD في الاعتبار إنجازات التقدم العلمي والتكنولوجي ووجدت تطبيقًا عمليًا واسع النطاق. ينتقل تدريجياً إلى مرحلة أعلى من تطوره - الدعم الوثائقي للإدارة.

وهكذا ، بحلول نهاية الفترة السوفيتية من تطورها ، ارتفع العمل المكتبي إلى مستوى أعلى - دعم التوثيق للإدارة ، ودائرة الإحصاءات الحكومية الموحدة وتعديلاتها ، وتم تنظيم معايير الدولة والتنظيمية والمنهجية.

1 نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي (أحكام أساسية). - م: Glavarchiv من اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، 1974.

من قبل مديرية المحفوظات الرئيسية التابعة لاتحاد الوزراء والهيئات التابعة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، الممنوحة بالسلطات المناسبة.

ترتبط المرحلة الحالية في تطوير العمل المكتبي ارتباطًا وثيقًا بتشكيل دولة روسية جديدة ، تركز على إنشاء دولة ديمقراطية على أساس سيادة القانون. لم تقم روسيا ما بعد الاتحاد السوفيتي بإلغاء الوثائق المعيارية السابقة في مجال العمل المكتبي ، وبالتالي ضمان الاستمرارية التاريخية والحفاظ على الأساس لمزيد من صنع القواعد. في دولة تحكمها سيادة القانون ، ينظم القانون جميع العلاقات التي لها أهمية كبيرة لموضوعات وموضوعات القانون. وفي تطوير القواعد الدستورية ، عزز التشريع الروسي أسس سياسة الدولة فيما يتعلق بالمعلومات والتوثيق حول أساس القانون الاتحادي "بشأن المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات" وأساسيات التشريع "بشأن صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي والمحفوظات" كمكون هام لمصدر المعلومات في البلاد. ومع ذلك ، فإن القضايا المتعلقة بعمل الوثائق في عملية الوفاء بمهام الدعم الوثائقي لعمليات الإدارة في المنظمات ظلت عمليا دون حل ، وبعبارة أخرى ، لا ينطبق التشريع الحالي على مجال العمل المكتبي ".

في هذا الصدد ، يبرهن الفصل على الحاجة إلى تطوير قانون "حول التوثيق" (مفهومه مقترح) ومجموعة من اللوائح الداخلية. يجب أن يصبح القانون إطارًا تنظيميًا أساسيًا لن يحل فقط العديد من القضايا الخلافية المتعلقة بتبادل المعلومات والوثائق بين المنظمات ، ولكن أيضًا ، إلى حد ما ، يحدد الاتجاهات والآفاق لتطوير أتمتة إدارة الوثائق ،

تنظيم مجال العمل بالوثائق من خلال التشريع وتعزيز المعلومات بين الموارد الرئيسية للإدارة والإنتاج

"Bachilo I.L. المشاكل القانونية الحديثة لتوثيق المعلومات // التوثيق في مجتمع المعلومات: حفظ السجلات الإلكترونية والأرشيف الإلكتروني / VNIIDAD. - M ، 2000. - ص 8.

الإدارة ، وكذلك التغيير في أساليب الإدارة في السنوات الأخيرة يخلق الشروط المسبقة للانتقال على نطاق وطني من فهم العمل مع الوثائق كوظيفة داعمة إلى إدارة الوثائق باعتبارها الوظيفة الإدارية الرئيسية لأي منظمة. مثل هذا الانتقال لا يرجع فقط إلى وجود المتطلبات الأساسية في روسيا ، ولكن أيضًا إلى الخبرة العالمية ، والتي سيكون لها في سياق عولمة عمليات المعلومات أهمية إيجابية بالنسبة لروسيا.

الفصل الرابع "مشاكل أتمتة إدارة الوثائق" يناقش قضايا أتمتة المكاتب وإدارة الوثائق.

تم إجراء المحاولة الأولى لمثل هذه الدراسة من قبلنا في عام 1982 ، عندما تم تعميم الخبرة المتراكمة لأتمتة دعم إدارة المستندات. "ومنذ ذلك الحين ، لم يتم النظر في هذه المشكلة بشكل شامل في المؤلفات العلمية للوثائق. حل المشكلات المفاهيمية للبحث الواعد والتنمية في هذا المجال.

ترتبط المرحلة الأولى من التشغيل الآلي للمكاتب ارتباطًا وثيقًا بتطوير أنظمة التحكم الآلي في السبعينيات. في البداية ، أثرت الأتمتة على المهام الفردية لدعم التوثيق للإدارة (تسجيل المستندات ، ومراقبة التنفيذ ، وما إلى ذلك) ، وبعد ذلك ، مع تراكم الخبرة العملية ، وتعميق الدراسة العلمية والتقدم العلمي والتقني ، بدأت في التطبيق لدعم التوثيق ككل.

كان تطوير الأنظمة المؤتمتة عاملاً من عوامل علم الأفلام الوثائقية المحلية ، حيث حفز على التوسع في البحث الوثائقي والتكامل مع مجالات المعرفة ذات الصلة: المعلوماتية وعلوم الأفلام الوثائقية. كان ظهور وسائل الإعلام الجديدة وطرق التسجيل والقراءة والتخزين والبحث عن المعلومات بمثابة قوة دافعة لها

1 انظر: M.V. Larin، BC Mingalev. نظم التوثيق الإدارية الحديثة / MGIAI. - م ، 1982.

تطوير اتجاهات جديدة للعمل العلمي. شكلت نتائج البحث العلمي والخبرة العملية المتراكمة الأساس لفكرة تطوير نظام آلي معياري لإدارة الوثائق. ونتيجة لذلك ، وبحلول نهاية الثمانينيات ، تم إنشاء مشروع نظام تمت التوصية به للتنفيذ. غطى هذا المشروع جميع الجوانب التنظيمية والتكنولوجية للعمل مع الوثائق القائمة على التطبيق المعقد للتقنية التنظيمية والحاسوبية ".

خلال العقدين الأولين من أتمتة المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، أظهرت العلوم الوثائقية المحلية مستوى عالٍ من الاستعداد النظري والمنهجي لحل المشكلات المعقدة متعددة التخصصات ، مما جعل من الممكن في وقت قصير التغلب على المسار من الأساليب اليدوية للعمل مع المستندات لبناء مشاريع أنظمة وثائقية كبيرة. ومع ذلك ، فإن إدخالها في الممارسة كان مقيدًا بسبب الافتقار إلى تكنولوجيا الكمبيوتر وتقنيات المعلومات الجديدة المطابقة للمستوى العالمي.

في الظروف الحديثة ، يستمر اتجاه أتمتة العمل مع المستندات في التعزيز. إذا كانت منهجية الأتمتة في الفترة السابقة هي التطوير المركزي للحلول القياسية في هذا المجال ، فقد تم إنشاء سوق أنظمة إدارة المستندات الآلية في التسعينيات ، وهو سوق متنوع سواء في الأيديولوجيا أو في مجموعة تقنيات المعلومات المستخدمة 2.

تعمل التقنيات الفردية القياسية والمثبتة جيدًا في هذه الظروف كحلقات رئيسية لأنظمة إدارة المستندات الآلية. تتيح التقنيات الحديثة لإدارة المستندات إمكانية التطبيق العملي لنظام من الأساليب والطرق لجمع ونقل وتجميع ومعالجة وتخزين وعرض واستخدام

1 Banasyukevich V.D. ، Zonov V.M. نظام نموذجي لدعم التوثيق للجهاز المركزي للوزارات والإدارات // المحفوظات السوفيتية. - 1986. - رقم 4 ؛ أرشيف فنيداد - 1990. - القضية رقم 06-09. 13-19.

"Chereshkin DS، Smolyan GS حول استراتيجية انتقال روسيا إلى مجتمع المعلومات // مشاكل المعلوماتية. - 1999. - رقم 3. - ص 4 ؛ سوق تقنية المعلومات الروسية Borzo J. في 1999 // Computenvorld. - 1999. - رقم 7. - س 1.7.

المعلومات الواردة في المستندات على أساس مجموعة متنوعة من الوسائل التقنية ، وتتحسن باستمرار في سياق التقدم العلمي والتكنولوجي. "عند استخدام التقنيات الفردية والأجهزة التقنية في إدارة المستندات ، ينبغي الانتباه إلى النتائج المحددة لتطبيقها.

إن الجمع بين تقنيات المعلومات الفردية في النظام يجعل من الممكن بناء أنظمة إدارة المستندات المؤتمتة (ACS) في المؤسسات. بشكل عام ، من وجهة نظر اكتمال التغطية ، يمكن أن تكون تقنيات معالجة المعلومات مستقلة وتطبيقية ومعقدة. يتم تحديد نوع ASUD من خلال جوهر الأيديولوجية المستخدمة (خادم العميل ، والإنترانت ، وسير العمل ، والبرامج الجماعية ، وما إلى ذلك) ، وكذلك من خلال التوجه نحو التقاليد الحالية للعمل المكتبي أو استخدام حلول جديدة بشكل أساسي.

على الرغم من وفرة ASUD في سوق المعلومات ، لم يتم حل القضايا المتعلقة باختيارهم وتقييمهم وتصنيفهم. يقدم الفصل الأساس المنطقي لتقسيم ASUD إلى ثلاث فئات ، اعتمادًا على وظائفها ، ويصيغ المتطلبات العامة لها.

بادئ ذي بدء ، يجب على ASUD أداء جميع مهام دعم التوثيق للإدارة بالكامل: إعداد المستندات ، والتسجيل ، والتحكم في التنفيذ ، والبحث عن المستندات ، وتخزينها والعمل المرجعي على مجموعة من المستندات. يجب أن يبنى النظام على مبادئ منهجية موحدة وبرمجيات وأجهزة وحلول تكنولوجية وفي إطار الظروف التنظيمية والقانونية القائمة في شكل تشريعات محلية ومعايير الدولة وتعليمات ومتطلبات. يجب أن تضمن ASUD الاستخدام الكامل (التكامل) لمورد المعلومات المتراكم وتنفيذ مبدأ إدخال المعلومات لمرة واحدة واستخدامها المتكرر. يجب أن يساعد النظام أيضًا المسؤولين في اختيار مسارات حركة المستندات داخل المنظمة ، مع ضمان الضرورة

1 تنظيم العمل مع الوثائق. - م: إنفرا ، 1998. - س 335-336.

مستوى حماية المعلومات من الوصول غير المصرح به. يجب أن تكون ASUD في الظروف الحديثة قادرة على التوسع وفقًا لمكونات معينة (عدد الأجهزة والتقنيات التقنية ، عدد المستندات ، كمية المعلومات ، عدد المستخدمين) وأن تكون قادرة على التكيف ضمن حدود معقولة مع المتطلبات المتغيرة لـ المستخدمين.

لتحديد نوع نظام إدارة الوثائق الآلي ، من الضروري تطوير منهجية مناسبة. تقترح الورقة طرقًا لتحديد مجموعة من معلمات ASUD وتقييمها الكمي والنوعي. يجب أن يُستكمل تطبيق هذه المنهجية بنظام تصديق الدولة لأنظمة إدارة الوثائق المؤتمتة.

يشير الفصل الخامس "منهجية إدارة المعلومات في إدارة الوثائق" إلى أن ظهور إدارة المعلومات كنظام علمي هو انتظام ناتج عن سببين عالميين رئيسيين على الأقل:

أدى تشكيل مجتمع المعلومات إلى الحاجة إلى إدارة عملية تأخذ في الاعتبار تأثيرها على أنشطة وتطوير أي منظمة ؛

تطلب الاعتراف بالمعلومات باعتبارها أهم مورد للإدارة إنشاء نظرية علمية مناسبة لعملها.

بعد أن ظهرت إدارة المعلومات كجزء من نظرية الإدارة ، سرعان ما اكتسبت معنى مستقلًا تمامًا واتخذت شكل اتجاه علمي واعد في عصر مجتمع المعلومات.

يشير تحليل الأدبيات إلى أنه لم يتم بعد تطوير نظرية متكاملة وشاملة للقضية 1. يجمع مفهوم إدارة المعلومات بين الأساليب التالية:

"Perel IS، Slavin VN نشاط المعلومات بالخارج ومشكلات إدارة المعلومات. - M، 1992. - P. 42-43؛ Yanovsky AM إدارة المعلومات في الأعمال // NTI. Ser. 1. Org. and method of Information work. - 1997. - رقم 2. - ص 7 ؛ كوستوماروف مينيسوتا

الاقتصادية ، مع الأخذ في الاعتبار قضايا جذب معلومات موثقة جديدة بناءً على اعتبارات المنفعة والتكاليف المالية ؛

التحليلي ، بناءً على تحليل احتياجات المستخدم في المعلومات والاتصالات ؛

التنظيمية ، مع مراعاة تكنولوجيا المعلومات في تأثيرها على الجوانب التنظيمية ؛

منهجي ، مع الأخذ في الاعتبار معالجة المعلومات على أساس عملية معالجة المعلومات الشاملة والموجهة نحو النظام والشاملة في المنظمة ويولي اهتمامًا خاصًا لتحسين قنوات الاتصال والمعلومات والموارد المادية والتكاليف الأخرى وأساليب العمل .

في الأدبيات المتعلقة بنظرية وممارسة إدارة المعلومات ، هناك ثلاثة مجالات موضوعية لتطبيقها. الأول يتعلق بإدارة المعلومات من وجهة نظر الإدماج الواعي والهادف لـ "المعلومات" في عملية العمل الحديثة ؛ في هذه الحالة ، تُفهم المعلومات على أنها المورد الحاسم للمؤسسة ، كعامل من عوامل القدرة التنافسية وأساس لترشيد طريقة العمل.

يمتد مجال الموضوع الثاني إلى تطوير تقنيات خاصة لمعالجة ومعالجة وتجميع المعلومات والمعرفة (تقنية المعلومات) 1.

يغطي مجال الموضوع الثالث استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وإمكانياتها ، مع مراعاة المجالات الموضوعية المذكورة أعلاه.

ما الجديد في مفهوم إدارة المعلومات في إدارة الوثائق؟ مع ظهورها في الفترة الانتقالية من المجتمع الصناعي إلى مجتمع المعلومات ، تنشأ فرص جديدة لإعادة هيكلة جذرية للإدارة في منظمة على المستوى الكلي.

1 انظر: Seeger Th.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. - Buder M.، Rehfeld W.، Seeger Th.، Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Decree، Op. - ت 1. - س 1-8.

التغييرات على المستوى الكلي تستلزم تغييرات على المستوى الجزئي ، والتي يمكن تتبعها أثناء الانتقال من النوع الكلاسيكي للمنظمة إلى منظمة موجهة المعلومات. كتب ب. دراكر عن هذا الأمر منذ عدة سنوات: "لن تكون المؤسسة في المستقبل غير البعيد ما أسميه منظمة قائمة على المعلومات. الشركات ، ولا سيما الكبيرة منها ، بالكاد لديها أي فرصة أخرى غير أن تصبح موجهة نحو المعلومات "1.

العلاقة بين إدارة المعلومات وإدارة الوثائق على النحو التالي. أحد مصادر المعلومات الرئيسية في المنظمة هي الحالات والوثائق المتعلقة بأنشطة المنظمة. يتعرض نظام الدعم الوثائقي لإدارة مؤسسة لضغط هائل من تقنيات المعلومات الجديدة. يتم التعبير عن الضغط في الحاجة إلى مراجعة الجوهر النحوي والدلالي والبراغماتي للوثيقة وتنفيذ التحولات الهيكلية والوظيفية لنظام دعم التوثيق ذاته لإدارة المنظمات. يتفاقم التعقيد بسبب الحاجة إلى تحول تطوري للطريقة التقليدية للعمل مع الوثائق إلى نظام يركز على تقنيات المعلومات الجديدة.

تؤدي إدارة المعلومات في المنظمة مهامًا إستراتيجية وتشغيلية وإدارية. وتشمل الأهداف الإستراتيجية: بناء البنية التحتية للمعلومات الخاصة بالمنظمة وإدارة تكنولوجيا المعلومات. المهام التشغيلية والإدارية أضيق وأكثر خاضعة 2.

تتمثل المهمة الرئيسية لإدارة المعلومات في دعم المعلومات للأنشطة الرئيسية للمنظمة. يجب أن ينظر إلى مهمة إدارة المعلومات من وجهة النظر هذه في حقيقة ذلك

"Drucker P. P. Das Zeitalter der Dirigenten. - مدير Magazin ، 1988. H. 7. - S. 102." سم. Grudowskj S. Begriffsverstandnis "إدارة المعلومات" als Sichtwort Information und Dokumentation. Nachrichten fiir Dokumentation. ناخريختن النار Dokumentation. - 1996. - رقم 6. - س 351-360: يانوفسكي أ. مرسوم. أب. - ص 8.

لدمج هياكل المعلومات الفردية للنظام (المستندات والملفات والتقنيات) التي أنشأها الموظفون على أساس برنامج بحث موحد وعلى أساس العروض عبر الإنترنت والتسويق المقابل لمصادر المعلومات المستخدمة.

بالنسبة لإدارة المعلومات ، تكمن المشكلة في معالجة "المنتج الشامل" المتنوع المعروض في سوق المعلومات إلى معلومات ذات صلة بالإجراءات. لذلك ، الموارد الخارجية وحدها لا تكفي. الأهم من ذلك هو الانتقال من المعرفة الخارجية إلى المعرفة ذات الصلة بالقرارات الداخلية. وبالتالي ، يجب تطوير أنظمة المعلومات ، والتي من خلالها سيكون من الممكن التحضير النوعي للمعلومات الواردة والحفاظ عليها وتهيئة الظروف لتنفيذها بالكامل.

بناءً على المفهوم العام للإدارة ، يمكن ملاحظة أن إدارة المعلومات تحل مشاكل التخطيط والقيادة والرقابة وتنظيم الدعم الوثائقي لإدارة المنظمة وفقًا لمعايير مستهدفة معينة. وبالتالي ، فإن إدارة المعلومات لها مهمة وهدف - وهو دعم الإجراءات التنظيمية والإعلامية المنسقة لأعضاء المنظمة ".

تتمثل المهمة التالية لإدارة المعلومات في اختيار الأشكال العقلانية للاتصالات والتكنولوجيا وتكنولوجيا المعلومات ، فضلاً عن خصائص موارد المعلومات اللازمة لتحقيق أهداف المنظمة.

مثال على تنفيذ هذا النهج هو نظام المعلومات والاتصالات الآلي (ICS) لمجلس الاتحاد للجمعية الفيدرالية للاتحاد الروسي. يسمح إدخال ICS بضمان النشاط الفعال للنواب ، وأتمتة تدفق المستندات والتواصل مع العالم الخارجي من خلال أجهزة المودم والبريد الإلكتروني 2.

1 Zahn E.، Ruttler M. Ganzheitliches إدارة المعلومات - إدارة المعلومات. - شتوتغارت ، 1990. -S. تسع.

2 نيكيتوف ف ، مرسوم أورلوف إي. أب. - ص 10.

يتمثل الاختلاف الأساسي بين إدارة المعلومات من إدارة المستندات ووثائق الإدارة ومن نظام العمل المكتبي الآلي بالمعنى الواسع للكلمة في أن أخصائي المؤسسة والموظف والمدير ليسوا مجرد مستهلكين يتم تزويدهم بالمعلومات ، ولكنهم مشاركون مباشرون في عملية المعلومات ، أهم مكونات هياكل إدارة المعلومات.

يتم التنفيذ العملي لعمليات الاتصال في جهاز الإدارة من قبل مؤسسات (خدمة) إدارة المعلومات في شكل تنظيم سير العمل ، والاتصالات اللاورقية ، وتداول تدفقات المستندات في إطار نظام إدارة المعلومات الداخلية ، والأداء نظم وشبكات المعلومات 1.

يتم دمج العمل المكتبي التقليدي ، وأنظمة دعم التوثيق الأكثر تقدمًا ، وأنظمة إدارة المستندات المؤتمتة وأنظمة معالجة المعلومات الآلية الأخرى ، ومرافق معالجة المعلومات الفنية في نظام واحد على أساس منهجي مشترك تحت توجيه واحد. بمعنى آخر ، تتكامل تجربة إدارة المستندات مع قدرات الهندسة والتكنولوجيا. في هذه الحالة ، يتم دعم عنصر منفصل لإدارة المعلومات من خلال هيكل تنظيمي مناسب.

يظهر تحليل الأدب الغربي الحديث أن الهيكل التنظيمي لإدارة المعلومات في المنظمات يتخذ شكلاً محددًا في كل حالة على حدة. في الوقت نفسه ، وفقًا للمفاهيم النظرية السائدة ، هناك ثلاثة أنواع رئيسية من هياكل إدارة المعلومات: موجهة للوظيفة ، وموجهة نحو المنتج ، وموجهة نحو السوق 2.

تم تصميم الهياكل التنظيمية لإدارة المعلومات لتجمع بين الإدارة العليا والمتخصصين والمديرين والموردين

1 كوستوماروف م. الاتصالات كبيئة لتنفيذ وظائف إدارة المعلومات // أعمال السكرتارية. - 1998. - رقم 4. - ص 58. "أنظر: G. Wolfram. المرجع السابق - ص 262.

إدارة المعلومات ووحدة إدارة المعلومات نفسها وبالتالي إنشاء المتطلبات الأساسية لإدارة الوثائق على نطاق المنظمة على أساس الأساليب المنهجية الحديثة والحلول التنظيمية والتكنولوجية.

تلخص الخاتمة النتائج الرئيسية للدراسة.

الاستنتاج الرئيسي الذي يتبع محتوى العمل هو كما يلي: الأشكال الحالية وأساليب العمل مع التوثيق في المنظمات في إطار عمل المكتب التقليدي ودعم التوثيق للإدارة لا يفي بالشروط الحديثة ويؤدي إلى تضييق الموارد لتجديد صندوق الأرشيف في الاتحاد الروسي. أدى إضفاء المعلومات العالمية على المجتمع ، والانتشار الواسع لتقنيات المعلومات والاتصالات الجديدة ، والإدخال التدريجي لآليات السوق والإدارة الحديثة إلى زيادة دور المعلومات في العمليات الاجتماعية والاقتصادية ، وإدراكها كأهم مورد استراتيجي. نظرًا لحقيقة أن الجزء الرئيسي من مورد المعلومات هو التوثيق ، فإننا نعتقد أنه في المرحلة الحالية أصبحت المتطلبات الأساسية اللازمة جاهزة للانتقال إلى طريقة جديدة من الناحية المفاهيمية للعمل مع المستندات في المنظمات - إدارة المستندات بناءً على منهجية إدارة المعلومات. تم تشكيل مفهوم إدارة الوثائق في هذا العمل على أساس الاستنتاجات التالية.

1. دراسة المعلومات كفئة علمية ، ومعرفة قوانين وأنماط عمليات المعلومات بطريقة منهجية تجعلهم أقرب إلى فهم قضايا إدارة الوثائق. في عملية الإدارة ، يتم تحويل المعلومات من معلومات وبيانات منفصلة إلى معرفة ، يتم على أساسها اتخاذ معظم قرارات الإدارة. يتم إجراء هذا التحول نتيجة لعمليات المعلومات المعقدة التي تشمل إنتاج المعلومات وتداولها واستهلاكها.

تحدث عمليات المعلومات في أنظمة المعلومات - مجموعة من العناصر المترابطة التي تشكل كلًا واحدًا

(منظمة). يتم دمج المعلومات وعمليات المعلومات وأنظمة المعلومات في البنية التحتية للمعلومات في المنظمة ، مما يضمن تحقيق أهداف الإدارة على أساس موارد المعلومات التي تم إنشاؤها. وفقًا للتشريعات الروسية ، تشمل موارد المعلومات المعلومات الموثقة وتقنيات المعلومات ، أي موضوع ووسائل نشاط المعلومات.

بمساعدة التوثيق ، تكتسب المعلومات الخصائص الضرورية ، وفي شكل مستندات ، تؤدي دورها الرئيسي في عمليات الإدارة ، وتحويل التأثيرات الإدارية من الكائن إلى موضوع الإدارة والإشارة إلى رد فعل عكسي. نتيجة للوثائق ، يتم إصلاح المعلومات (ثابتة) على الناقل ، وتكتسب القوة القانونية ، وإمكانية تحديد الهوية ، وإثبات صحتها. وبالتالي ، فإن الشكل الرئيسي لتنظيم المعلومات في الإدارة هو المستند.

2 ، الوثيقة بمعناها الواسع هي موضوع بحث في العديد من التخصصات العلمية. ومع ذلك ، فإن المصطلح نفسه لم يتلق بعد تعريفًا متعدد التخصصات معترفًا به بشكل عام. من الواضح أن الوثيقة لها خصائص أساسية عامة وقد يكون لها علامات وخصائص محددة حسب الغرض والنطاق.

هناك ثلاث مقاربات أساسية أساسية لصياغة مفهوم الوثيقة: ككائن مادي ؛ كناقل للمعلومات ؛ كمعلومات موثقة. لفترة طويلة ، كانت هيمنة المصطلح ملكًا لحاملها. يبرز الفهم الحديث للوثيقة المكون المعلوماتي للوثيقة ودعمها القانوني ، مما يسمح بتحديد الوثيقة في عملية عملها. إن إدراج المكون القانوني في فهم الوثيقة يجعل من الممكن تنفيذ مفهوم إدارة الوثائق في جميع مراحل دورة حياتها.

تحدد الأطروحة أن الوظيفة الرئيسية لوثيقة الإدارة هي ضمان الأنشطة الهادفة للمنظمات. إلى جانب ذلك ، تحتفظ وثيقة الإدارة أيضًا بالوظائف العامة المهمة من وجهة نظر وجودها في المجتمع: المعلومات والاتصالات والاجتماعية والثقافية والقانونية ووظيفة المصدر التاريخي. في مراحل مختلفة من دورة حياة المستند ، يتم تحديث وظيفة أو أخرى من وظائفه. في عمليات الإدارة التشغيلية (المرحلة النشطة من حياة المستند) ، تكون المعلومات والاتصالات والوظائف القانونية ذات أهمية قصوى.

لذلك ، فإن عمل الوثيقة في المنظمة يفرض متطلبات خاصة عليها: تحديد المعلومات على وسيط ملموس ووجود علامات تعريف للمعلومات. وبالتالي ، من وجهة نظر إدارة المستندات ، تختلف وثيقة الإدارة عن مفاهيم المستند في التخصصات ذات الصلة ، والتي لا تفرض مثل هذه المتطلبات الصارمة عليها.

3. بالنسبة لوثيقة الإدارة ، فإن ناقل المعلومات ضروري. وسائط التسجيل تتغير في سياق التقدم التقني. مع تطور تقنيات المعلومات الجديدة ، يظهر ما يسمى بالوثائق الإلكترونية ، والتي تختلف ناقلات المعلومات بشكل أساسي عن تلك "الورقية". لا يستطيع الشخص إدراك مستند إلكتروني إلا بمساعدة الإجراءات والبرامج التكنولوجية الخاصة. تحتوي المستندات الإلكترونية على هيكل مادي ومنطقي لا يتطابق مع الأفكار السابقة حول المستند كهيكل صارم وغير قابل للتغيير للمعلومات وحامله.

كظاهرة جديدة نسبيًا ، لم يتلق المستند الإلكتروني بعد تعريفًا مستقرًا ومقبولًا من قبل الجميع. لا تبدو محاولات فرادى المتخصصين لتقديم المستندات الإلكترونية كشيء جديد تمامًا ولا تندرج تحت فهم الوثيقة التي تم تشكيلها في علم الوثائق مقنعة. أجريت في أطروحة -

يثبت عقد الإيجار أن المستند الإلكتروني بشكل منهجي لا يتجاوز الفهم الوثائقي للمستند. يحتوي على جميع الميزات والخصائص الأساسية للوثيقة ، وله الوظائف المناسبة ، وبالتالي يمكن تضمينه في عمليات الإدارة على نفس الأسس مثل المستندات التقنية الأخرى.

في الوقت نفسه ، هناك بالتأكيد خصوصية المستندات الإلكترونية ، لا سيما من حيث القوة القانونية ، والأصالة ، وطرق التخزين ، واستخدام التنسيقات المفتوحة ومعايير التسجيل لتبادل المستندات الإلكترونية. في الوقت نفسه ، يكتسب التبرير القانوني للمصادقة على المستندات الإلكترونية بمساعدة التوقيع الرقمي الإلكتروني أو بمساعدة نظام العقود بين المشاركين في التبادل الإلكتروني للمعلومات أهمية كبيرة. يعتبر الحل العلمي الشامل لهذه المشكلات ، في رأينا ، من أكثر المهام إلحاحًا لإدارة السجلات وعلم الأرشفة.

4. تؤدي وثائق الإدارة مهامها ووظائفها وفقًا لقواعد معينة يحددها العمل المكتبي. يمر العمل المكتبي ، الذي نشأ مع الدولة ويعكس الاتجاهات والنماذج الرئيسية لتحولاتها ، بعدد من المراحل التاريخية. في إدارة الوثائق ، هناك ثلاث مراحل رئيسية في تطوير العمل المكتبي: ما قبل الثورة ، السوفياتي والحديث. في كل مرحلة من هذه المراحل ، تميز العمل المكتبي بخصوصية معينة وخصائص خاصة.

في فترة ما قبل الثورة من تطورها ، قطع العمل المكتبي شوطًا طويلاً منذ ولادة أبسط أشكال إدارة التوثيق في الدولة المركزية الروسية إلى العمل المكتبي ، والذي تم تنظيمه بالتفصيل بموجب قوانين الإمبراطورية الروسية ، كجزء لا يتجزأ من الإدارة العامة.

تأثر عمل المكتب السوفيتي ، الذي يخدم نظام القيادة الإدارية ، بعاملين تنظيميين رئيسيين. الإدارة المنهجية للعمل المكتبي من الخارج

حددت هيئات تفتيش العمال والفلاحين في عشرينيات القرن الماضي مكان العمل المكتبي باعتباره مجال نشاط يعتمد عليه تحسين عمل الجهاز الإداري. أدى النقل اللاحق للعمل المكتبي إلى اختصاص هيئات الأرشفة إلى تغيير مهمته الرئيسية: فقد كانت تبسيط الجزء الوثائقي من عمل المكتب من أجل تشكيل صندوق أرشيفية عالي الجودة للبلد. فقط في مطلع الستينيات والسبعينيات من القرن الماضي ، تم فهم عمومية هذه الأساليب ، ونتيجة لذلك يصبح من الممكن إنشاء نظام موحد للدولة للعمل المكتبي ، والذي كان يهدف إلى حل مشاكل الإدارة الموحدة للوثائق. المعلومات والمحافظة على الصندوق الوثائقي للدولة.

تثبت الدراسات الإضافية لتاريخ العمل المكتبي بوضوح أنه بحلول الثمانينيات ، في ظروف بداية الثورة العلمية والتكنولوجية ، لم يكن العمل المكتبي في شكله التقليدي قادرًا على توفير الإدارة الحديثة للمعلومات الضرورية المركزة في المستندات. أصبح من الواضح أن مجال العمل المكتبي لا ينبغي أن يشمل الأنظمة الفردية ، ولكن جميع الوثائق الإدارية للمنظمات ، وأنه ينبغي أن يشمل قضايا التوثيق وتشكيل الوثائق ، وأنه من الضروري بناء أنظمة استرجاع المعلومات لوثائق المنظمات ، مع مزيد من استخدامها في المحفوظات ، أن وظائف الإدارة والوثائق التي تخدمها مترابطة. وكنتيجة عملية لهذا الفهم ، تم استبدال العمل المكتبي في كل مكان تقريبًا بمفهوم جديد - "وثائق الإدارة".

5. في المرحلة الحالية من تطور الدولة الروسية ، تحتل مشاكل الدعم الوثائقي للإدارة مكانة مهمة في عمليات تشكيل نظام جديد للعلاقات الاجتماعية على أساس القواعد القانونية العامة وفي سياق تغيير في نموذج نشاط الإدارة. يمثل الخروج من نظام القيادة الإدارية والموافقة على أساليب الإدارة الاجتماعية والاقتصادية متطلبات جديدة لـ

مجال توثيق دعم هذا النشاط. كفل الحفاظ على صلاحية الوثائق المعيارية السابقة التي تحكم عمل المكتب استمرارية أشكال وأساليب عمل جهاز الإدارة مع الوثائق خلال الفترة الانتقالية. ومع ذلك ، في الوقت الحاضر ، من الضروري إنشاء أسس منهجية جديدة بشكل أساسي لتوثيق أنشطة المنظمات ، أولاً وقبل كل شيء ، الدعم القانوني الكامل. كما تظهر الأبحاث التي تم إجراؤها والممارسة الحالية ، فإن مجال التوثيق في الظروف الحديثة يعاني من العديد من أوجه القصور ، والتي يتم التعبير عنها في تدني جودة العمل مع المستندات ، ونقص نظام إدارة المستندات الحالي ، والتأخر في التطورات الوثائقية للنظام التنظيمي والمنهجي. الطبيعة من وتيرة تطوير تقنيات المعلومات ، وعدم وجود متطلبات موحدة لتدفق الوثائق. على طول "الرأسي" و "الأفقي" للإدارة العامة.

في الوقت نفسه ، هناك تعقيد منهجي لدعم التوثيق للإدارة بسبب التطور السريع والاختراق النشط لتقنيات المعلومات الجديدة فيه ، والتشبع بالتكنولوجيا الحديثة ، وظهور ناقلات معلومات جديدة وتحديثها السريع ، وأنظمة إدارة الوثائق المؤتمتة يتم تحسينها.

لأكثر من ثلاثين عامًا من التاريخ ، انتقلت أتمتة العمل المكتبي ودعم التوثيق للإدارة من المشاريع المحلية إلى حلول النظام التي تغطي عمليات إدارة المستندات ومجمعاتها في المنظمات الفردية والشركات وفروع الحكومة. تم تشكيل سوق تكنولوجيا المعلومات وخدمات المعلومات ، مما يسمح لك باختيار الخيار الأفضل لنظام إدارة المستندات الآلي باستخدام المنهجية التي تم تطويرها في الرسالة.

في ظل هذه الظروف ، تكون الشروط المسبقة جاهزة للخروج عن السيادة التقليدية للعمل المكتبي ، عن التقسيم الكلاسيكي للوثائق "وفقًا لـ

ينبع "والانتقال إلى إنشاء أنظمة إدارة عالية الكفاءة ، باستخدام الإنجازات العلمية والتقنية الحديثة ، لمجموعة كاملة من موارد المعلومات والتوثيق في جميع مراحل دورة حياة الوثائق مع تحقيق أهداف الإدارة الاستراتيجية والتشغيلية في أي منظمة ، خاصة في الإدارة العامة. يسمى هذا النظام بإدارة المستندات ، والذي يقوم على مبادئ الاقتصاد والكفاءة والاستخدام الواسع لتقنيات المعلومات الجديدة التي توفر إدارة عالية الجودة فيما يتعلق بالوثائق كمورد إداري وتأخذ في الاعتبار اتجاهات التكامل التي تهيمن على العملية الاجتماعية.

6. تحتاج إدارة الوثائق إلى تعزيز الدعم القانوني. نظرًا لحدوث زيادة حادة في المكون القانوني لعمل المكتب والوثيقة ككل ، من الضروري وضع قانون اتحادي "بشأن التوثيق" ، والذي ينبغي أن يحدد بشكل معياري حدود الحقوق والمسؤوليات للدولة فيما يتعلق بإدارة الوثائق في المجالات الاقتصادية الاجتماعية والوطنية ، الخطوط العريضة لخطوط سياسة الدولة فيما يتعلق بالتوثيق ، لحل القضايا القانونية لتنظيم تدفق الوثائق بين الهيئات الإدارية على طول الجانب الرأسي للسلطة التنفيذية وفي العلاقات الأفقية ، إدخال معايير تسمح بتوحيد متطلبات البرامج والوسائل التكنولوجية والتقنية المستخدمة في الإدارة العامة ، لتنظيم توثيق العلاقات بين المواطنين والدولة ، وتحديد المنظمات المسؤولة عن توثيق أنشطتها وفقًا للإجراءات التي تضعها الدولة.

يجب أن تهدف سياسة الدولة في مجال إدارة الوثائق ، في رأينا ، إلى تقليل حجم تداول الوثائق ، وتوحيد أنظمة التوثيق ، وصياغة متطلبات وثائق الإدارة ، وتوثيق القواعد. قانون التوثيق

يجب أن تكون مدعومة بمجموعة من اللوائح الإرشادية والمنهجية.

يُنصح بتفويض قضايا إدارة الوثائق في الدولة إلى هيئة إدارة الأرشيف الفيدرالية. السلطات الأرشيفية ، كما تظهر التجربة العالمية والمحلية ، هي الأكثر استعدادًا لأداء مثل هذه المهمة الوظيفية وهي مهتمة بها. يجب توسيع المهام والوظائف والسلطات الحالية لروزرخيف بشكل كبير.

نظرًا لأن إدارة الوثائق هي مشكلة مشتركة بين الإدارات ، فمن المستحسن إنشاء لجنة مشتركة بين الإدارات تحت إشراف Rosarkhiv كهيئة خبراء واستشارية للنظر في مشاكل إدارة الوثائق ، وتنسيق الأنشطة العلمية والمنهجية ، ووضع التوصيات والمقترحات لتحسين إدارة الوثائق في الاتحاد الروسي .

7- أصبحت مهام تبسيط وتنظيم حفظ الوثائق على الوسائط غير التقليدية ، والتي لا تزال قيد الحل على المستوى التجريبي في المؤسسات والمنظمات الفردية ، والتي لا تنظمها المعايير الوطنية عملياً ، مهمة بشكل متزايد في الآونة الأخيرة. بادئ ذي بدء ، نحن نتحدث عن ما يسمى بـ "إدارة المستندات الإلكترونية" ، والتي تسبب الافتقار إلى التنظيم من خلال الإجراءات القانونية ذات الصلة واللوائح الفنية والتكنولوجية بين الممارسين ، بما في ذلك أمناء المحفوظات ، قلقًا كبيرًا وعدم رضا عن المستوى المنخفض من التفسير النظري والمنهجي. على وجه الخصوص ، لم يتم حل مسائل الإسناد القانوني للوثائق الإلكترونية.

8. من المقترح القيام بعمل عملي لبناء أنظمة حديثة لإدارة الوثائق في المنظمات باستخدام منهجية إدارة المعلومات. تشمل إدارة المعلومات بالمعنى العلمي إنجازات العديد من التخصصات ذات الصلة في جوانب مختلفة تتعلق بإدارة المعلومات.

في المنظمات الحديثة. يسمح استخدام إدارة المعلومات من الناحية العملية بالذهاب إلى نوع التنظيم الموجه للمعلومات ، والذي يميز مجتمع المعلومات. تعتبر إدارة المعلومات كمنهجية جديدة لبناء نظام إدارة المستندات كحلقة وصل أساسية في نموذج جديد ذات أهمية أساسية للمنظمات وكمنهجية لها إمكانات تكامل كبيرة.

سيسمح استخدام منهجية إدارة المعلومات بحل العديد من قضايا نظرية وممارسة إدارة الوثائق في المنظمات الحديثة ، والتي تنقسم ليس فقط بين المجالات المهنية ، ولكن أيضًا التقنيات والتقنيات المستخدمة ، بسبب التقاليد وإدارة الجودة الرديئة. ستسمح المنهجية الموحدة بدمج الوثائق والمعلومات في مورد معلومات مشترك وبناء بنية تحتية للمعلومات تعمل بكفاءة في مؤسسة ما على أساس مجموعات من الوثائق والمعلومات (موارد المعلومات) وتقنيات المعلومات وأدوات الاتصال والموظفين المؤهلين من أجل تحقيق توثيق فعال من عمليات الإدارة بأقل تكلفة. تم بالفعل تهيئة الظروف الموضوعية للانتقال إلى تطبيق منهجية إدارة المعلومات في المنظمات الروسية الحديثة. وسيمكن تنفيذه العملي من تنفيذ الإصلاح الذي بدأته الإدارة العامة في الاتحاد الروسي بشكل أكثر فعالية ، وتحسين استخدام موارد المعلومات للوثائق الإدارية ، وتطبيق الإنجازات العلمية الحديثة لتحسين جودة إدارة الوثائق في المنظمات.

1. إدارة الوثائق وتقنيات المعلومات الجديدة. - م: كتاب علمي ، 1998. - 137 ص.

2. إدارة المعلومات في الهياكل الإدارية الحديثة: الأسلوب ، التوصيات / VNIIDAD. - م ، 1997. - 48 ص. - شارك في التأليف.

3. تطوير الأشكال التنظيمية لترشيد العمل الإداري والعمل المكتبي في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية: كتاب مدرسي. دليل الدورة الخاصة. الجزء 1 / MGIAI.

م ، 1982. - 78 ثانية. ... ... ...

4. تنظيم العمل مع الوثائق: Textbook، -g- M .: INFRA، - 1998.

5. الدوريات الدورية من العشرينات عن ترشيد العمل الإداري والعمل المكتبي: كتاب مدرسي. دليل لدورة خاصة / MGIAI. - م ، 1981. - 83 ص. شارك في التأليف.

6. ترشيد العمل الإداري والعمل المكتبي في دوريات العشرينيات: كتاب مدرسي. دليل لدورة خاصة / MGIAI. - م ، 1982 ، 77 ص.

7. النظم الحديثة لدعم التوثيق الإداري: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI ، - M. ، 1982. - 99 ص. - شارك في التأليف.

8. المصفوفة والنمذجة الرسومية في التصميم التنظيمي: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1986 ، 88 ص. - شارك في التأليف.

9. تنظيم العمل الإداري في المؤسسات العامة: كتاب مدرسي. دليل / MGIAI. - م ، 1986. - 165 ص. - شارك في التأليف.

10. نظم التوثيق الخاصة: كتاب مدرسي. - م: الاقتصاد ، 1989. - 143 ص. - شارك في التأليف.

11. ترشيد العمل المكتبي في مجلس إدارة خط السكك الحديدية بين موسكو وكازان. في 1923-1925. // قضايا موضوعية لمنهجية إدارة السجلات وعلوم المحفوظات / MGIAI. - م ، 1976. - س 147-154.

12. وثائق عن أنشطة الهيئات الإدارية لترشيد جهاز الدولة في عشرينيات القرن الماضي. أرشيف. - 1977. - رقم 4. - س 68-72.

13. مجلة "نشرة طرق الاتصال" (1918-1926) حول ترشيد الإدارة والعمل المكتبي // بعض أسئلة التأريخ ودراسة المصدر لتاريخ الاتحاد السوفياتي: Sat. فن. / MGIAI. - م ، 1977. - ص 71-88.

14. خبرة في تطوير نظام مؤتمت تكيفي لدعم التوثيق للوزارات والإدارات // مشاكل دعم المعلومات للبحث العلمي الأساسي والتطبيقي في ضوء قرارات المؤتمر السادس والعشرين للحزب الشيوعي الصيني: الملخصات. أبلغ عن والفوضى. كل الاتحاد. أسيوط. - م ، 1982. - 4.2. - س 115-118. - شارك في التأليف.

15. أتمتة دعم التوثيق للإدارة: الملخصات // التطورات العلمية في خدمة الاقتصاد: الملخصات. أبلغ عن علمي عملي أسيوط. 21 يونيو 1983 م ، 1983. - س 94-96.

16. حول استخدام الخبرة التاريخية في تنظيم العمل لتحسين العمل الإداري في المؤسسات العامة // المشاكل الفعلية لتنظيم العمل في المؤسسات العامة: Interuniversity. جلس. / MGIAI. - م ، 1983. - س 123-133.

17. خبرة في تطوير نظام آلي للمعلومات التشغيلية والتحكم في التنفيذ // قضايا خدمة المعلومات / MGIAI. - م ، 1983. - س 153-157. - شارك في التأليف.

18. إلى مسألة تكوين وتطوير ثقافة الإدارة الاشتراكية (1917-1941) // الإمكانات الروحية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية عشية العظيم

الحرب العالمية الثانية. من تاريخ الثقافة السوفيتية. 1917-1941: السبت. فن. / أكاديمية العلوم في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية. معهد التاريخ. - م ، 1985. - ص 7-22.

19. التجربة والمشاكل الرئيسية لإنشاء نظام آلي لدعم إدارة الوثائق // التنظيم العلمي للعمل الإداري في جهاز الوزارات والإدارات / MGIAI. - م ، 1985. - س. 173-179.

20. أتمتة إعداد المستندات على أساس محطات العمل الآلية // خبرة في تطوير محطة عمل الموظف: Interuniversity. جلس. / MGIAI. - م ، 1985. - س 54-60. - شارك في التأليف.

21. من تجربة ترشيد الإدارة في الأقسام // تطوير نظام إدارة مخططة للاقتصاد: Sat. فرضية. كل الاتحاد. ندوة في 26-28 يوليو 1986 - M: دار النشر بجامعة موسكو الحكومية ، 1986 ؛ -مع. 72-73.

22. بعض مشاكل الثقافة الإعلامية للعمل الإداري // الثقافة السوفيتية: 70 عاما من التطور. - م: ناوكا ، 1987. - س 198-203.

23. اللامركزية: تجربة العشرينيات حول لامركزية الإدارة: أطروحات // إضفاء الطابع الديمقراطي على إدارة الإنتاج الاجتماعي (مواد ندوة عموم الاتحاد). - م: دار النشر بجامعة موسكو الحكومية 1989. - ص 79-80.

24. إعادة بناء الإدارة: مشاكل حواسيب MIS. - وقائع المؤتمر الدولي IFIP-HUB حول نظام المعلومات وتصميم العمل والتنظيم. - مجموعة العمل 2. برلين ، ألمانيا الشرقية ، 10-13 يوليو 1989. - C. 40-41. - م. لانج.

25. توحيد الوثائق في الأقسام: تجربة العشرينيات. // توحيد أنظمة التوثيق: التاريخ ، الوضع الحالي ، الآفاق / VNIIDAD. - م ، 1989. - ص 79-89.

26. التشريع الجديد المتعلق بالأرشيف والمحفوظات في روسيا. - السادس عشر. Pos-vetovanie sodobni arhiv "94. - ماريبور ، 1994. - ص 71-74. - الإنجليزية.

27. معهد عموم روسيا للبحث العلمي في مجال الوثائق والمحفوظات وقضاياها في مجال إدارة السجلات. - informationver-mittlungsstellen als Kern des internen informationmanagements. Proceedings des 18. Internationalen Kolloguiums uber Information und Dokumentation. - أوبرهوف ، 1994. - 177-181 م. - م. لانج.

28. VNIIDAD في نظام مؤسسات دائرة المحفوظات الحكومية في روسيا: مشاكل تطوير البحث والعمل المنهجي // المشاكل الفعلية لإدارة شؤون المحفوظات والنشاط الاقتصادي للمؤسسات الأرشيفية في روسيا: المواد العلمية ، - الممارسة. أسيوط ، 3 أكتوبر. 1993 ، موسكو / غاز روسيا. - م ، 1994. - س 185-190.

29. مدرسة المحفوظات في ماربورغ // الوطن. أرشيف. - 1994. - رقم 3. - س 108-111.

30. Das Dokumentationssystem في روسلاند. - Proceedings des deutschen Dokumentartag 1994 "information und Dokumentenmanagement". Univer-sitat Trier، 27-30.09.1994. - ص 171-174. - له. لانج.

31. إدارة موارد المعلومات كأداة لتقارب التقنيات الاجتماعية // مشاكل النظرية وممارسة الإدارة. - 1994. - رقم 5. - س 91-97. - شارك في التأليف.

32. Die Erstellung organisatorisch - funkzioneller Modelle in russischen Archiven. - أتلانتي ، ماريبور. - 1995. - 125-128 م. - له. لانج.

33. حول مشروع إضفاء الطابع المعلوماتي على الأعمال الأرشيفية في روسيا // المعلوماتية وتكنولوجيا الكمبيوتر. - 1995. - س 24-26. - شارك في التأليف.

34. إدارة المعلومات وإدارة الوثائق // الوثيقة في الهياكل الإدارية: الملخصات. أبلغ عن والعروض في المتدرب. أسيوط. 27-28 أكتوبر. 1994 / فنيداد. - م ، 1995. - س 21-33.

35. إدارة المعلومات في الهياكل الإدارية لاقتصاد السوق // وثيقة في الهياكل الإدارية. الملخصات. أبلغ عن والعروض في المتدرب. أسيوط. 27-28 أكتوبر. 1994 / فنيداد. - م ، 1995. - س 124-131. - شارك في التأليف.

36. حول مفهوم نظام الدعم الوثائقي للإدارة العامة في الاتحاد الروسي // مواد مؤتمر NTI-95. 19-20 أكتوبر. 1995 / فينيتي. - م ، 1995. - ص 85-90.

37. Rusland-der Westen: Einige Integrationsprobleme neuer Informationstech-nologien im Bereich des Dokumentenmanagements. - دويتشر Dokumen-tartag 1995. الإجراءات. DGD، Frankfurt am Main، 1995. - S. 345-352. - له. لانج.

38. إلى الذكرى الثلاثين لـ VNIIDAD. النشاط العلمي للمعهد // Otech. أرشيف. - 1996. - رقم 1. - س 3-12.

39. في مجال الدعم العلمي والإعلامي لتطوير قرارات الإدارة // إدارة شؤون المحفوظات. المحفوظات الاتحادية والإقليمية والبلدية. أرشيفية كموظف مدني: مواد دولية. ورشة عمل في 21-23 مارس 1995 ، موسكو / غاز روسيا. - م ، 1995. -S. 116-120.

40. الحاسبات في المحفوظات: بعض جوانب التكيف الاجتماعي والنفسي لأخصائيي المحفوظات. ATLANTI No. 6، Maribor، 1996. -C.199-101. - م. لانج.

41. إضفاء الطابع العقلاني على إدارة المعلومات لمشروع استثماري // الأنظمة الذكية: Tr. المتدرب الثاني. في هذا. - م: RUDNPAIMS ، 1996. - T. 2. - س 267-269. - شارك في التأليف.

42. المراحل الرئيسية لتطوير العمل المكتبي في روسيا // Studsh apxisnoi spravit dokumentoznavstva / UGNIIADD. - Ktv ، 1996. - T. 1. - S. 77-84.

43- المحاضر والمحفوظات الإلكترونية: الوضع في الاتحاد الروسي. - متابعة منتدى DLM حول التسجيلات الإلكترونية. بروكسل ، 18-20 Deze-mber 1996. الجماعات الأوروبية ، 1997. - ص 238-242. - الإنجليزية ، الألمانية ، الفرنسية. لانج.

44. منتدى الوثائق الإلكترونية // Otech. أرشيف. - 1997. - رقم 2. - س 100-101.

45. في اتجاهات البحث في مجال إدارة السجلات وإدارة السجلات // الغربية ، المحفوظات ، 1997. - № 3 (39). - ص 27-35. - شارك في التأليف.

46. ​​Dokumentation und Schriftgutverwaltung in Russland: Eine neue Qualitat ist notig. - المعلومات والوثائق: Qualitat und Qualifikation. Deutscher Dokumentartag "97، DGD، 1997. - S. 15-22. - German.

47. مفهوم وظيفي النظام لإدارة المعلومات لمشروع استثماري // تكنولوجيا المعلومات. - 1997. - رقم 6. - س 35-38. - شارك في التأليف.

48. دعم التوثيق وإدارة المعلومات // عمل المكتب. - 1997. - رقم 2/1. - س 14-19.

49. Die Auswirkung neuer Informationstechnologien auf die Archivbenutrung in RuBland - ATLANTI. 1988. - رقم 8. - ج 45 ^ 9. - له. لانج.

50. تطوير نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة - مهمة عاجلة // عمل المكتب. - 1998. - رقم 1.

51- إدارة الوثائق. مشاكل التنظيم المعياري والمنهجي // عمل المكتب. - 1998. - رقم 1. - س 5-8. - شارك في التأليف.

52. مشاكل إنشاء مساحة موحدة للمعلومات والمحفوظات في رابطة الدول المستقلة. التراث الأرشيفي المشترك لدول وأمم وسط وشرق أوروبا. مواد المؤتمر الدولي. جولاوس 22-24 أكتوبر 1997. - وارسزاوا ، 1998. - ج. 121-123.

53.30 سنة من VNIIDAD // Archaeographic Yearbook لعام 1996. - M: Nauka ، 1998. - ص 49-56. - شارك في التأليف.

54. تم تشكيل التوثيق في أعماق الأرشفة // خدمة الموظفين. - 1999. - رقم 1. - س 31-36.

55. Die Anwendung von neuen Informationstechnologien bei der Gestaltung des Fmdmittelsystems in den Staatsarchiven Russlands. ATLANTI ، 1999. - رقم 9.

ص 110-113. - له. لانج.

56. المعلومات كمورد للإدارة // خدمة الموظفين. - 1999. - رقم 5.

57. من المعلومات إلى إدارة المعرفة // خدمة الموظفين. - 1999. - رقم 6. -مع. 38-41.

58. التنظيم التشريعي للدعم الوثائقي للإدارة في الاتحاد الروسي // الدولة الروسية: التقاليد ، والاستمرارية ، والآفاق: مواد من القراءات الثانية في ذكرى الأستاذ. ت. Korzhikhina 26-27 مايو 1999 / RSUH. - م ، 1999. - س 307-312.

59. إدارة المعلومات في المنظمة // خدمة الموارد البشرية. - 1999.

- رقم 9. -مع. 37-42.

60. وسائل نقل المعلومات // خدمة الأفراد. - 1999. - رقم 10. - س 42-45.

61. يتم تحديد المستوى بواسطة ASUD // خدمة الأفراد. - 1999. - رقم 11. - C، 51-58.

62. المعهد العلمي والعلمي لعموم روسيا للمعرفة بالوثائق والتسمم apxieHoi بين عمود واحد // Studn z apxieHoi مساعدة وتوثيق المعرفة / UGNIIADD. - كشف ، 1999. - T. 4. - س 172-174. -Ukr. لانج.

63. Einige theoretische und praktische Probleme der Archivierung von elektroni-schen Aufzeichnungen in Russland. - دوكومينتشن فرو ناتريختن ، 1999.

- رقم 6. - ص 493 ^ 96. - له. لانج.

64. Richtlinien fur die Proektierung und Einsetzung von archivischen Software Systemen in Russland - ATLANTI، vol. 10، No. 1، Maribor، Slovenija، 2000. - C. 47-53. - له. لانج.

65. مشاكل أتمتة إدارة الوثائق في المنظمات الحديثة // الوثيقة. أرشيف. تاريخ. الحداثة: المواد nauch.-prakt. أسيوط. 20-22 أبريل 2000 ، يكاترينبورغ. - يكاترينبورغ ، 2000. - الجزء 1. - س 15-19.

66. تطوير مفهوم "الوثيقة" // عمل المكتب. - 2000. - رقم 1، - ص 5-9.

إدارة شؤون الموظفين 2. دورة الحياة منظمة 1. النهج الأساسية ل إدارةطاقم عمل مراقبةالموظفين - واحد ... ؛ قواعد حماية الأسرار التجارية والتقنية توثيق... 3- الأجر: القواعد وأشكال الدفع ...

تنظيم وتقنية دعم التوثيق CJSC "شركة البناء" Druzhba "عمل دبلوم

شهادة دبلوم

1999. رقم 4. ص 56-59. لارين م. مراقبةتوثيقالخامس المنظمات(مشاكل التاريخ والمنهجية). أطروحة الدكتور ... قبل ذلك ، 2001.12 M.V. Larin. مراقبةتوثيقالخامس المنظمات(مشاكل التاريخ والمنهجية). أطروحة...

دليل سريع لمجموعات مركز السجلات المجتمعية

دليل الإنترنت

مراقبةأرشيف مركز مؤسسة دولة منطقة سفيردلوفسك توثيقعام المنظماتسفيردلوفسك ... مركز توثيقعام المنظماتمنطقة سفيردلوفسك. // أرشيفات جبال الأورال: Popular Science Journal / مراقبة ...