Cum să scrieți corect scrisori de afaceri. Corespondență de afaceri - exemple de scrisori. Deci, regulile de bază pentru scrierea unei scrisori de afaceri

E-mailul a fost și rămâne întotdeauna principalul mod de comunicare din lumea afacerilor. O scrisoare bine scrisă înseamnă deja jumătate din succes. Dar nu toți știu să scrie astfel de scrisori. Uneori, citind o scrisoare cu o propunere de afaceri, nu devine pe deplin clar ce anume vor să vă ofere, ce fel de beneficii veți obține din acest lucru și de ce chiar v-ați petrecut timpul citind și înțelegând această scrisoare.

Abilitatea de a scrie scrisori corecte și convingătoare vine cu practica. Și este bine când experiența acumulată este împărtășită, permițând astfel altor oameni să nu calce pe același greblă. Jeffrey James, autorul cărții Business to Business Selling: Power Words and Strategies from the World's Top Expert Experts din lume, le oferă sistem simplu scrierea scrisorilor convingătoare, care constă în 6 pași.

Copyright Shutterstock

1. Fii întotdeauna clar despre ce vei scrie

Scopul principal al scrisorii este de a-l determina pe destinatar să ia o anumită decizie. Prin urmare, înainte de a începe să compuneți scrisoarea, întrebați-vă din nou ce anume doriți de la destinatar? Ce decizie ar trebui să ia după ce a citit scrisoarea ta?

În acest caz, incertitudinea este dușmanul tău jurat. Cu cât scopul tău este mai clar, cu atât scrisoarea ta va fi mai convingătoare.

2. Începeți scrisoarea cu concluzia dvs.

Concluzia dvs. este o declarație a deciziei pe care destinatarul ar trebui să o ia pe baza conținutului scrisorii dvs.

La școală am fost învățați să începem întotdeauna cu o introducere. În cazul scrierii unor scrisori convingătoare, această afirmație este incorectă. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupată pentru a vă judeca abilitatea literară. Prin urmare, trebuie să treceți imediat la afaceri.

De exemplu, doriți să obțineți permisiunea superiorilor dvs. pentru a instala o sală de sport într-una din sediile companiei dvs.

Necorespunzător:

"Jim,
După cum știți, absenteismul este în prezent o problemă majoră care are un impact financiar destul de puternic atât pentru compania noastră, cât și pentru alte companii din industria noastră ... bla bla bla ... Deci, ar trebui să ne gândim să alocăm bani pentru amenajarea unei săli de sport în cap biroul companiei noastre. "

Dreapta:

"Jim,
Vreau să aprobați instalarea unei săli de sport în biroul nostru. "

3. Împărțiți argumentele în mai multe paragrafe ușor de digerat

Pentru ca argumentele care susțin ideea dvs. să fie ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în mai multe paragrafe.

Necorespunzător

„Potrivit unui raport recent publicat de guvernul grupului activitate fizica extrem de important chiar dacă puține companii își demonstrează angajamentul față de astfel de recompense ale angajaților. Multe firme definesc astfel de grupuri ca active subevaluate, dar nu au un plan de a introduce astfel de grupuri în industrie, chiar dacă fitnessul este strâns legat de succesul corporativ și personal. Cred că, dacă nu introducem astfel de grupuri fizice în compania noastră, vom fi cu mult în spatele competiției. "

Dreapta

„Sala de sport din birou va permite:
- reduce absenteismul
- crește productivitatea generală "

4. Susțineți fiecare argument cu dovezi

Dacă scrieți o scrisoare constând din argumente solide, aceasta poate fi percepută ca o opinie personală solidă și nimic mai mult. Fiecare argument are nevoie de dovezi. În caz contrar, de unde știi dacă funcționează cu adevărat?

Necorespunzător

„O sală de sport în birou ar fi decizia corectă, deoarece oamenii ar prefera să meargă la serviciu decât să rămână acasă. De asemenea, va contribui la reducerea incidenței generale a bolilor la birou. "

Dreapta

„Reducerea absenteismului. Potrivit unui sondaj realizat de Institutul Național Dintre cele 1.000 de firme care au săli de sport în birourile lor, absenteismul în aceste companii este cu 20% mai mic decât în ​​acele companii care nu au astfel de echipamente. "

5. Repetați concluzia ca un îndemn la acțiune

La sfârșitul scrisorii, repetați din nou concluzia dvs., menționată chiar de la început. Abia acum ca o chemare la acțiune concretă. Astfel, aduceți destinatarul la o concluzie specifică, pe care ar trebui să o facă după ce a citit scrisoarea dvs. Acest apel ar trebui să fie simplu și specific.

Necorespunzător

"Vom fi foarte recunoscători dacă sprijiniți acest proiect."

Dreapta

„Dacă răspundeți afirmativ la această scrisoare, voi iniția imediat procesul.”

6. Includeți beneficiul în subiectul e-mailului

Subiectul dintr-un e-mail este aproape cea mai importantă parte. Întrucât ea ar trebui să anticipeze subiectul principal al scrisorii și să acorde destinatarul în modul dorit. Și de aceea ar trebui să o completați ultima dată după ce ați scris toate argumentele și dovezile care vă susțin concluzia principală.

În mod ideal, subiectul scrisorii ar trebui să rezolve două probleme importante: ar trebui să intereseze destinatarul atât de mult încât să deschidă și să citească scrisoarea; și ar trebui să conțină concluzia pe care doriți să o transmiteți destinatarului.

În cele mai multe cazuri Cel mai bun mod efectuarea ambelor sarcini simultan înseamnă a scrie despre beneficiile care pot fi obținute ca urmare a luării deciziei dorite.

Necorespunzător

„Impactul asupra sănătății angajaților a programului de echipare a sălilor de sport în birouri”

Dreapta

„Cum putem reduce absenteismul angajaților”

Parerea ta este interesanta. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli urmați atunci când scrieți astfel de scrisori?

- denumirea generalizată a diverselor conținuturi, servind ca mijloc de comunicare între instituții în procesul de desfășurare a activităților lor.

Scrisoarea este cel mai comun mod de schimb de informații; ea unește un grup imens de documente cu cel mai variat conținut, care se distinge prin metoda de transmitere a textului ( prin posta). Scrisorile alcătuiesc majoritatea documentelor de intrare și ieșire ale oricărei instituții și apar în mai multe varietăți.

Tipuri de litere:

• instructiv;
• acompaniind;
• informațional;
• garanție;
• publicitate;
• creanțe;
• arbitraj;
• scrisori de confirmare;
• scrisori de reamintire;
• scrisori de notificare;
• scrisori de cerere.

Scrisorile exprimă felicitări, urări, salutări cu ocazii speciale. Scrisorile sunt trimise ca semn al participării și exprimării condoleanțelor în situații dramatice și tragice.

Scrisoarea este întocmită pe un formular special conceput pentru acest tip de document. A4... Dacă textul scrisorii nu depășește șapte rânduri, este permisă utilizarea formatului pentru litere A5.

Data scrisorii este data semnării sale.

Textul scrisorii construiți conform schemei:

• introducere (iată motivele compunerii scrisorii, trimiteri la evenimente, fapte, decizii ale instituțiilor superioare și alți factori care au servit ca bază pentru compunerea scrisorii);
• dovezi (aici explică rațiunea întrebării în scrisoare);
• concluzie (listarea concluziilor, cererilor, cerințelor, sugestiilor).

Adesea, în practica documentării, se utilizează scrisori care conțin o parte finală a textului fără explicații.

În ceea ce privește lungimea sa, textul scrisorii, de regulă, nu trebuie să depășească o pagină.

Scopul compilării și regia scrisorile se reduc, de regulă, la stimulente, de unde și cerințele de bază pentru text: claritate, lizibilitate, concizie de prezentare. Practica corespondenței a dezvoltat mai multe reguli generale, care trebuie respectat la redactarea și formatarea scrisorilor.

Scrisoarea ar trebui să fie dedicată unei singure întrebări, care simplifică operațiunile de procesare a acestora și accelerează execuția în organizația unde sunt adresate.

Textul scrisorii, de regulă, „este menționat la persoana a III-a singular, de exemplu:„ Școala nu are ocazia ... ”,„ În anul care vine, școala nu își asumă ... ” , etc.

Dreptul la scrisori de serviciu, de regulă, aparține șefului, iar în perioada absenței sale (boală, vacanță, călătorie de afaceri) adjunctului său sau unui funcționar, șef interimar. În prezent, scrisorile sunt trimise nu numai prin poștă, ci și prin intermediul telegrafului, faxurilor, rețelelor de calculatoare (e-mail).

Indiferent de metoda de transmitere a documentului, sunt utilizate cerințe uniforme pentru pregătirea și proiectarea acestuia (vezi Fig. 3.7).

Orez. 3.7. Un exemplu de scriere a unei scrisori

Destul de des, primul contact din lumea afacerilor începe cu comunicări scrise - scrisori de afaceri. Dar dacă este scris fără respectarea regulilor de etichetă scrisoare de afaceri, atunci contactele abia născute pot fi întrerupte și veți pierde un client sau un partener de afaceri. Prin urmare, probabil că nu va trebui să convingeți pe nimeni cât de important este să puteți scrie scrisori de afaceri care vă vor ajuta să creați o impresie favorabilă asupra dvs. personal și a companiei dvs. în ansamblu.

Reguli de bază ale corespondenței comerciale. Formele moderne de corespondență s-au conturat acum mai bine de 150 de ani. Se crede că patria lor este Anglia, unde au fost introduse pentru prima dată regulile pentru compunerea corespondenței de afaceri.

Reguli generale de corespondență

1. Înainte de a începe să scrieți scrisori unui partener de afaceri, ar trebui să înțelegeți următoarele puncte pentru dvs.:

Tipul scrisorii (scrisoare de intenție, scrisoare de comandă, scrisoare de notificare, scrisoare de reamintire, scrisoare de prezentare, scrisoare de refuz, scrisoare de garanție etc.);

Dacă este așteptat un răspuns la scrisoarea dvs. (există condiții atunci când primiți un răspuns la o scrisoare nu este de așteptat, de exemplu, o scrisoare de prezentare);

Conținutul scrisorii va fi clar fără echivoc destinatarului dvs., nu va lăsa nicio ambiguitate cu privire la problema corespondenței;

Sunteți sigur că scrisoarea trimisă prin poștă va ajunge la timp (dacă nu, este mai bine să folosiți telefaxul, serviciul DHL sau să trimiteți scrisoarea prin Internet).

2. Tonul scrisorii trebuie să rămână întotdeauna corect.

3. Este necesar să selectați cu atenție vocabularul, evitând inexactitățile, ambiguitatea, utilizarea excesivă a cuvintelor profesionale. Textul scrisorii ar trebui să fie ușor de înțeles.

4. O scrisoare de afaceri trebuie scrisă numai pe antetul organizației în numele căruia vorbiți. La fel de aspect antetul este un fel carte de vizită firma dvs., atunci proiectarea antetului oficial ar trebui tratată cu o atenție deosebită. Cu cât antetul este mai formal, cu atât ar trebui să fie mai formal tonul scrisorii.

Când pregătiți documente, se recomandă utilizarea unui editor de text Microsoft Word (software Microsoft Corporation) folosind fonturi Times New Roman Cyr dimensiunea 12 (pentru materiale tabulare), 13, 14, 15, Times DL dimensiunea 12, 13, 14 cu 1-2 spațieri.

Când completați o scrisoare de afaceri, numerele de pagină sunt aplicate în partea de jos a părții din dreapta a paginii și când completați altele documente comerciale- în mijlocul marginii superioare a foii.

Este recomandat să imprimați textul scrisorii în sine în format A4 cu spațierea între 1,5 și 2 linii, pe formulare în format A5 și mai puțin - la o distanță între linii. Detaliile documentului (cu excepția textului), constând din mai multe linii, sunt tipărite cu o distanță între linii.

Întrebările scrise trebuie să primească răspuns în termen de 10 zile de la primire.

Pentru mesajele primite prin fax și e-mail trebuie să răspundă în 48 de ore, fără a lua în considerare weekendurile

Reguli pentru proiectarea unei scrisori de afaceri în Rusia

În Rusia, proiectarea formularelor oficiale este reglementată de documente de reglementareși, în primul rând, GOST 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe privind documentația ".

GOST a stabilit două formate standard pentru formularele de documente - A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Fiecare foaie a documentului, executată atât pe un antet, cât și nu pe acesta, trebuie să aibă o marjă de cel puțin 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - partea de sus; 20 mm - fund.

Aceste cerințe pentru documentație sunt consacrate în legislația rusă, dar autorul recomandă utilizarea acestora atunci când scrie o scrisoare de afaceri unui partener străin.

În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., contestația poate începe cu cuvintele „Dragă + prenume (nume, patronimic)” sau „Dragă + nume și patronimic (nume)”. Cuvinte precum „respectat”, „lord”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” etc. în niciun caz nu poate fi scurtat. În caz contrar, destinatarul poate crede că nu prea îl respecti prea mult. Și scrisoarea ar trebui să se încheie cu cuvinte de recunoștință pentru cooperare. Și apoi expresia este pusă înainte de semnătura ta: „Cu sinceritate, ...” sau „Cu sinceritate a ta ...”.

În scrisorile oficiale, este inacceptabil să te referi la „tine”, chiar dacă în viață tu și această persoană vă aflați nu numai în afaceri, ci și în relații de prietenie.

De obicei, o scrisoare de afaceri sau de serviciu constă din mai multe elemente structurale tipice:

1. Zona titlului.
În această parte a scrisorii, ștampila de colț a organizației este plasată în stânga, indicând numele organizației, poștal și alte detalii, precum și număr de înregistrareși data la care scrisoarea a fost înregistrată ca document de ieșire. Dacă scrisoarea de serviciu este o scrisoare de răspuns, atunci indică și la ce document răspunde această scrisoare.
Partea dreaptă a antetului conține detaliile destinatarului.

Sub ștampila de colț se află o direcție către textul documentului. Construcția lingvistică a titlului poate fi după cum urmează:

ü prepoziție "О" + substantiv. în cazul prepozițional: „Despre aprovizionarea cu mașini”;

ü la întrebarea „О” + n. în cazul prepozițional: „La furnizarea de piese de schimb”;

ü despre + substantiv în cazul genitiv: „În ceea ce privește ordinul de cumpărare” etc.

2. Textul propriu-zis al scrisorii. Principalele caracteristici ale proiectării textului scrisorii sunt următoarele.

ü Text scrisoare de serviciu ar trebui să fie în general despre o singură problemă sau mai multe întrebări, dacă sunt corelateși vor fi luate în considerare în o unitate structurală organizația de destinație.

ü Textul scrisorii, de regulă, constă din două părți. Prima parte prezintă motivul, baza sau justificarea pregătirii scrisorii, sunt furnizate linkuri către documentele care stau la baza pregătirii scrisorii. A doua parte, începând cu un paragraf, conține concluzii, propuneri, cereri, decizii etc.

Structura scrisorilor de afaceri

1. Numele organizației expeditoare.

3. Data scrisorii scrisorii.

4. Adresa destinatarului scrisorii.

5. O indicație a unei anumite persoane.

6. Adresa introductivă

7. O indicație a conținutului general al scrisorii, adică. subiectul scrisorii.

8. Textul principal al scrisorii.

9. Formula finală de curtoazie.

10. Semnătura.

11. Referință la cerere.

Atunci când completează o scrisoare de afaceri, un partener rus ar trebui să-și amintească câteva alte reguli..

Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ, de exemplu:

către CEO
OJSC "Alpha Business"
V.A. Prokhorov

Beta Holding SA
Contabil șef
V.M. Ivanov

Dacă puneți abrevierile „Mr.”, „Mrs.”, atunci se scrie mai întâi prenumele respondentului, urmat de inițiale.

Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copiere” înainte de al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se creează o listă de distribuire a documentelor.

Când trimiteți o scrisoare către organizație, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală.

Când trimiteți un document unei persoane, indicați numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală

O notă despre prezența unui atașament numit în textul scrisorii este redactată după cum urmează:

Aplicare: 5 litri. în 2 exemplare .

Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Dacă atașamentele sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se întocmește un semn cu privire la prezența sa, după cum urmează:

Anexă: pe 3 litri. în 5 exemplare. numai la prima adresă.

Cerința „Semnătură” include numele funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este întocmit pe un antet și prescurtat - pe un document întocmit pe antetul oficial al companiei); semnătură personală; transcrierea semnăturii (inițiale, prenume), de exemplu:

Antrenamente

Pentru oricine a fost de mult un secret că vorbirea este împărțită în argou și literar - corect. Este destul de logic ca vorbirea corectă să fie nu doar orală, ci și scrisă. Fiecare persoană inteligentă trebuie să stăpânească cultura scrisului literat. Și chiar și pentru cei care comunică activ pe probleme de afaceri prin corespondență - și cu atât mai mult. Care sunt literele?

Ce este eticheta

Înainte de a vorbi despre o scrisoare de afaceri, trebuie mai întâi să vă amintiți ce este eticheta. Aceasta este ordinea stabilită comportament în societate, un set de maniere și reguli ale așa-numitei forme bune, care trebuie respectate de fiecare persoană inteligentă, bine educată, pentru a nu fi marcată ca lipsă de cultură. Aceste reguli formate istoric fac parte integrantă din viața societății.

Cultura scrisului: caracteristici generale

Desigur, acest lucru nu se aplică doar unei scrisori de afaceri. Există multe tipuri și modalități de comunicare scrisă. Toate sunt diferite, fiecare are propriile sale caracteristici, dar există și caracteristici comune. Dintre acestea, se disting următoarele:

• dependența de un limbaj de carte standardizat cu admiterea vocabularului non-carte;
• utilizarea structurilor sintactice complexe;
• ordinea cuvintelor fixe într-o propoziție;
• structura textului clar;
• alfabetizare ridicată.

Eticheta scrisorii de afaceri

Când ni se poate cere să scriem o scrisoare de afaceri? Desigur, dacă facem afaceri cu organizații și / sau persoane fizice. Ceea ce scriem partenerilor noștri, colegilor, clienților, modul în care întocmim scrisoarea noastră, va deveni fața companiei noastre și ne va prezenta fie într-o lumină favorabilă, fie nu prea bine. Cu excepția cazului în care, desigur, nu suntem competenți în eticheta compunerii scrisorilor de afaceri. Pentru a nu te pierde în față, trebuie să înveți următoarea înțelepciune. Apropo, deținerea unor astfel de cunoștințe este utilă și pentru că cea mai mică greșeală, o mică discrepanță cu regulile pot transforma o scrisoare de afaceri în neautorizată din punct de vedere juridic.

Specificitatea relațiilor de afaceri

Înainte de a vorbi direct despre litere, ar trebui să înțelegem cum diferă în general, ce le caracterizează, care sunt trăsăturile lor. Principala caracteristică a relațiilor de muncă este absența (fie completă, fie aproape completă) în chiar aceste relații ale unei conotații personale. De regulă, la locul de muncă, fiecare dintre noi este extrem de colectat, calm, politicos - aproape nimeni nu va dansa cu o tamburină, de exemplu, sau va efectua alte acțiuni care sunt destul de logice în compania prietenilor, dar destul de ridicole pentru un mediu de lucru . Acest lucru se aplică, de altfel, nu numai acțiunilor, ci și emoțiilor - vă puteți permite să râdeți sau să zâmbiți, sau chiar o mică manifestare a furiei, cu toate acestea, râsul homeric, tantrums, lacrimi și altele asemenea arată destul de nepotrivit (toate acestea se aplică exclusiv emoțiilor la locul de muncă). La locul de muncă, purtăm de obicei măști, arătând pricepere, reținere și calm.

Comunicarea de afaceri nu poate fi terminată când doriți. Un partener de afaceri sau un client nu va înțelege dacă, în mijlocul unei întâlniri importante, ne ridicăm brusc și părăsim publicul. Nu puteți ignora interlocutorul, nu puteți răspunde la apeluri sau scrisori. Toate aceste caracteristici împreună vă ajută să înțelegeți mai bine ce ar trebui să fie eticheta vorbirii scrisoare de afaceri.

Cerințe generale

Primul lucru la care acordăm atenție atunci când primim o scrisoare este hârtia. Conform cerințelor etichetei unei scrisori de afaceri, hârtia pentru aceasta ar trebui să fie întotdeauna limpede și în niciun caz ridată. Destinatarii mesajului vor avea cea mai bună experiență despre organizație, dacă scrisoarea se dovedește a fi scrisă pe hârtie cu antet cu logo-ul companiei. Prima pagină nu este numerotată, toate celelalte au cifre arabe.

Există încă un punct foarte important în eticheta corespondenței de afaceri. Afacerea presupune o alfabetizare ridicată și absența erorilor de ortografie. Prin urmare, în cazul în care există lacune în cunoașterea gramaticii rusești, se recomandă să nu vă grăbiți să trimiteți corespondență, ci să o verificați din nou pentru eventuale neajunsuri.

De asemenea, o recomandare generală atât pentru hârtie, cât și pentru e-mail este dorința de a nu utiliza structuri complexe în discursul dvs. scris - acest lucru este adecvat numai în documentele legale. Nici abrevierile nu trebuie utilizate - sunt acceptate doar în general. Dar norma etichetei de afaceri include o varietate de timbre și argot - jargon profesional. Întregul document este păstrat într-un stil formal de afaceri.

Un alt punct important care poate fi citit din scrisoare: ar trebui să fie cât mai politicos și prietenos. Nu poate fi vorba de lipsă de tact sau grosolănie. În plus, o scrisoare de afaceri necesită detalii, o prezentare clară a gândurilor tale.

Dacă destinatarul scrisorii nu vorbește rusă, textul mesajului trebuie redactat în limba sa sau în limba engleză internațională. Apropo, un astfel de document ar trebui scris doar pe o parte a foii, a doua în obligatoriu rămâne curat.

Când pregătiți documente, trebuie să vă asigurați că nu există transferuri. Textul în sine trebuie tastat la intervale de unu și jumătate până la două, lățimea marginilor din stânga fiind de doi centimetri.

Nuanțe

O scrisoare de afaceri are propria structură clară, specifică. În același timp, nu există un standard unic pentru prelucrarea documentelor pe hârtie: diferite companii pot avea propriile variații. Ele aderă doar la o anumită compoziție a părților scrisorii: cu siguranță trebuie să conțină un „capac”, un salut, partea principală și un rămas bun. Nu uitați de semnătura personală de la sfârșitul scrisorii.

Apropo, așa-numita încadrare a mesajului - frazele inițiale și finale - sunt numite cadrul de etichetă. Ea este cea care ajută la stabilirea relației necesare cu destinatarul. În plus, regulile de etichetă pentru scrisorile de afaceri și exemplele de scriere a acestora demonstrează utilizarea diferitelor clișee de vorbire în mesaje (vor fi discutate mai târziu).

O nuanță importantă rămâne utilizarea corectă a contestației. Înainte de revoluția din țara noastră, adresa „domn” sau „doamnă” era folosită: era considerată universală, așa că au chemat pe oricine. Acum nu există o astfel de adresă universală, deși cuvântul „stăpân” sau „amantă” se găsește adesea în scrisorile de afaceri - care și-a pierdut anterior popularitatea, se întoarce treptat la viața de zi cu zi. Puteți adresa acest lucru unui partener de afaceri, oficial, dar nu unui client sau unui coleg.

Cea mai răspândită și universală în prezent este considerată a fi adresa „Stimate” sau „Stimate Domn”, dar de fapt nici nu este așa. Într-un mod similar, de exemplu, nu vă puteți referi la așa-numitele VIP - în special persoane importante, care sunt considerate guvernatori, primari, președinți. În acest caz, va trebui să începeți scrisoarea cu adresa „Dragă” (o altă opțiune este „Dragă”).

Dacă mesajul se adresează mai multor persoane simultan și toți sunt reprezentanți ai aceleiași profesii, ar fi indicat să se utilizeze o astfel de adresă ca „Dragi colegi” (dacă toți destinatarii sunt femei, este permis să scrie „Draga Doamnelor ", dacă bărbați - atunci" Dragi domni "). Dacă scrisoarea este trimisă la adresa unei persoane, este strict interzis să nu folosiți un nume sau o adresă de familie. Acest lucru este permis numai în cazul de mai sus (atunci când destinatarul este un grup de persoane) sau atunci când interacționează cu o persoană juridică.

În ceea ce privește sfârșitul mesajului, trebuie să vă amintiți: nu este mai puțin semnificativ decât începutul. La sfârșitul scrisorii se exprimă încrederea într-o soluție rapidă și / sau rapidă a problemei și altele asemenea. Aici, de asemenea, nu ar trebui să indicăm dificultăți anterioare - de exemplu, întârzierea răspunsului sau neobținerea unuia. Aceste fraze sunt considerate semne negative ale etichetei scrisorilor de afaceri și sunt considerate ca nedorind să continue relația, precum și lipsă de respect față de interlocutor. Este important să înțelegem că acest lucru este inacceptabil.

E-mail: Eticheta de afaceri

Al doilea varianta posibila corespondență - prin e-mail. Și aici există o serie de particularități proprii. De exemplu, dacă destinatarul primește mesajul pentru prima dată, atunci este necesar să-l începeți cu o prezentare a propriei companii, o descriere a activităților dvs., cu posibilele sarcini care ar trebui să fie îndeplinite. Cu o corespondență lungă, trebuie să păstrați istoricul literelor trecute, pe baza cărora este construit fiecare mesaj următor.

Prima scrisoare trebuie să conțină cu siguranță un salut și un apel. Ulterior, dacă aveți nevoie de un răspuns rapid, puteți omite contestația (dacă este cazul). În comunicarea prin Internet, mulți nu consideră necesar să pună semne de punctuație și, de asemenea, să scrie fără majuscule. Acest lucru este inacceptabil în eticheta de e-mail a companiei.

Dimensiunea unui e-mail nu trebuie să fie prea mare - de obicei, este jumătate din dimensiunea unui echivalent de hârtie. În același caz, dacă este necesar să se informeze destinatarul cu o cantitate mare de informații, numai o scurtă notă de însoțire trebuie indicată în corpul scrisorii, iar materialul în sine trebuie atașat ca atașament cu un Word sau orice alt fișier - aceasta este ceea ce necesită eticheta unei scrisori de afaceri prin e-mail. Un exemplu de astfel de mesaj ar putea fi: „Bună ziua, dragă domnule Ivanov! Vă trimitem mostre din broșurile noastre publicitare. Vă puteți familiariza cu ele în atașament ... ".

În ceea ce privește semnătura, trebuie să fie. Puteți semna la sfârșitul fiecărei scrisori sau puteți face o semnătură automată care va fi aplicată mecanic. Această opțiune este adesea utilizată de reprezentanți companii mari... Semnătura trebuie să indice numele, prenumele, funcția, informații de contact, loc de munca. Trebuie să-l proiectați în așa fel încât să se încadreze în șaptezeci de caractere și să nu ocupe mai mult de cinci sau șase rânduri.

Este necesar să spui câteva cuvinte despre răspunsul la mesaj. Eticheta de afaceri a unui e-mail implică primirea unui răspuns la un mesaj în termen de două zile - nu mai mult. Dacă este nevoie de mai mult timp, ar trebui să anunțați interlocutorul în acest sens. Feedback-ul la toate mesajele menține reputația companiei sau a antreprenorului. Pentru a afla cu siguranță dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, puteți utiliza funcția de notificare a primirii - o confirmare de livrare va veni automat. În plus, nu este interzis să efectuați un apel de testare.

Formule de vorbire sau clișee

Clisee, formule de vorbire, clișee de vorbire - orice spuneți, va fi în continuare o parte integrantă a corespondenței de afaceri. Din cursul școlii, ne amintim că clișeele se numesc expresii fixe. Nu sunt atât de mulți dintre ei:

• Regretul poate fi exprimat cu ajutorul următoarelor fraze: „Din păcate, nu avem ocazia să fim de acord ...”, „Ne pare rău să te informăm ...”, „Din păcate, trebuie să informăm ...” și așa pe.
• Recunoștința este indicată de clișee precum: „Lasă-mă să-mi exprim recunoștința ...”, „Mulțumesc ...”, „Ținând cont de contribuția ta ...”.
• Puteți invita destinatarul la acest eveniment sau la acel eveniment folosind ștampilele: „Avem onoarea de a vă invita ...”, „Sperăm pentru consimțământul dvs. ...”, „Suntem încântați să vă invit ...”, „Vom fi bucuroși să vă vedem ...” și altele asemenea.
• Puteți încheia scrisoarea cu frazele: „Așteptăm idei noi de la dvs. ...”, „Vă dorim succes ...”, „Sperăm pentru o cooperare fructuoasă în continuare ...”.

Reguli de aur ale corespondenței de afaceri

Greșeli frecvente în corespondența de afaceri

Există mai multe lucruri aparent mici, care, cu toate acestea, pot deveni fatale în cazul comunicare de afaceri... Adesea, aceste lucruri mici duc la încetarea relațiilor reciproc avantajoase, la încetarea tranzacțiilor și lucruri similare neplăcute. Trebuie să cunoști inamicul din vedere!

1. Nu poți scrie (și suna și tu!) Despre muncă în afara programului de lucru! Cât de des, ne dorind să suportăm până dimineața, îi deranjăm pe partenerii noștri, clienții, colegii la nouă, zece sau chiar unsprezece seara. Ni se pare că peste noapte totul va dispărea, se va prăbuși, se va prăbuși și nu va mai fi posibilă salvarea situației. Și acele exemplare rare, care sunt capabile să reziste până dimineața, din anumite motive, cred că șase dimineața este momentul comunicării. La urma urmei, dacă nu dorm, atunci nimeni nu doarme. Din păcate, un astfel de comportament doar ne enervează și ne incită.
2. Acest lucru a fost deja menționat indirect, dar cu toate acestea - nu poate exista familiaritate! Comunicarea la locul de muncă are loc exclusiv pe „voi” (cu majusculă, înseamnă - politețe și respect).
3. Schimbul excesiv de plăceri poate fi, de asemenea, dăunător. În primul rând, elimină timp prețios, în al doilea rând, arată puțin enervant și plictisitor. Nu este nevoie să fii zelos.

În timpul nostru, există atât de multă literatură încât uneori ochii se deschid larg. Există, de asemenea, suficiente cărți despre cultura vorbirii, inclusiv scrisul.

Cei care doresc să se prindă în această zonă pot fi sfătuiți urmând lucrări: „Business Letter Etiquette” de Oleg Davtyan, „The Culture of Written Speech” de Tatyana Degtereva, „Russian Letter Etiquette” de Natalia Formanovskaya și Alla Akishina, „Business Etiquette” de Elena Ber, „Russian Speech Etiquette” de Natalia Formanovskaya și multe altele.

1. Eticheta scrisorii de afaceri necesită utilizarea unui semn de exclamare la sfârșitul unui mesaj pentru a sublinia o anumită problemă sau persoană.
2. O adresă pe nume către destinatar indică o relație mai strânsă și de lungă durată, iar un nume de familie subliniază distanța.
3. Eticheta scrisorilor de afaceri din Rusia se caracterizează prin niveluri de gen, deoarece majoritatea profesiilor sunt adesea doar masculine.

Respectarea regulilor corespondenței de afaceri nu este atât de dificilă, deoarece nu sunt atât de multe dintre ele. Amintirea lor nu este o știință grozavă. Dar în ochii celor din jur, o persoană care deține eticheta scrisorilor de afaceri va fi întotdeauna educată și cultă, cineva cu care este plăcut să trateze.