Opt întrebări simple despre automatizarea afacerilor. Automatizarea proceselor de afaceri și sarcinile sale Automatizarea proceselor de afaceri într-o companie

Procesele de afaceri dintr-o companie sunt o secvență de acțiuni și operațiuni care sunt necesare pentru a crea un produs sau a furniza un serviciu. De exemplu, vânzarea de bunuri printr-un magazin online constă într-un număr de operațiuni:

1. primirea unei cereri de la un client;
2. clarificarea de către manager a detaliilor comenzii telefonic;
3. primirea plății de la client;
4. rezervarea marfurilor in depozit;
5. transferul datelor comenzii către serviciul de logistică.

Cel mai adesea, aceste acțiuni sunt efectuate de oameni, dar uneori programele îi ajută - apoi vorbesc despre automatizarea proceselor de afaceri. Pentru ce este? În primul rând, pentru a accelera procesul și a economisi timp pentru angajați și, în al doilea rând, pentru a elimina eroarea umană.

de exemplu

În cazul aceluiași magazin online: dacă procesul nu este automatizat și managerul verifică manual mail-ul cu aplicații, atunci clientul poate aștepta un apel de la manager timp de câteva ore sau zile. Sau poate nu așteptați deloc dacă scrisoarea de notificare se pierde într-un morman de alte scrisori. Dacă procesul este automatizat, atunci programul însuși numește un manager responsabil, îi trimite o notificare în program și el poate suna înapoi cumpărătorul într-un minut.

Astfel, automatizarea proceselor de afaceri este delegarea unor sarcini și funcții complexe sau de rutină către un program special, de obicei un sistem CRM. Poate fi dificil să-ți dai seama singur ce procese pot fi automatizate. În acest caz, este mai bine să începeți cu un audit complet al companiei.

7 motive pentru a automatiza procesele de afaceri

Există cel puțin șapte beneficii pe care le puteți obține din automatizarea proceselor de afaceri CRM:

1. Mai puțină procesare, mai multă productivitate. Dacă muncitorii muncesc din greu timp de 8 ore la rând, ei obosesc și nu lucrează atât de bine pe cât și-ar dori. Îndepărtăm rutina inutilă din ziua lor de lucru, de exemplu, crearea de documente de același tip, actualizarea manuală a datelor despre tranzacții, trimiterea de scrisori și SMS-uri standard, procesarea aplicațiilor - iar acum, angajații fac aceeași muncă de două ori mai repede și, prin urmare, pot lucra nu pentru cantitate, ci pentru calitate.

2. Fiecare este ocupat cu propria afacere. Echipa ta va putea să nu se îngroape în sarcini mici, ci să se concentreze pe cele mai importante. Managerii lucrează cu clienții, managementul dezvoltă o strategie de dezvoltare - toată lumea este ocupată doar cu afacerea lor principală.

3. Factorul uman este minimizat. Oamenii au tendința de a face greșeli. O greșeală banală - și acum date incorecte despre client sau despre tranzacție au fost deja introduse. Autocolantul de memento a fost pierdut - managerul a uitat să facă un apel important. Și, în general, de ce să oblige oamenii să reducă manual rapoartele, să calculeze costul serviciilor și să facă alte sarcini pe care un computer le va face instantaneu? Lăsați oamenii să facă ceea ce pot face mai bine, iar programul va face restul mult mai eficient.

4. Economii la salarii. Programul nu trebuie să plătească un salariu și să deducă contribuții la Fondul de pensii pentru acesta. Puteți economisi bani neangajând oameni pentru lucrări pur mecanice. De ce să angajezi un angajat individual doar pentru a trimite mesaje clienților sau scrisori celor care au făcut o comandă pe site?

5. Statistici în timp real. Când a fost realizată automatizarea complexă a CRM, puteți vedea în câteva clicuri ce se întâmplă, cum se schimbă indicatorii dvs., cum vă afectează afacerea. Și va fi mult mai ușor să luați decizii - spre deosebire de situațiile în care aveți unele date într-un document Word, altele într-o foaie de calcul Excel, altele pe un autocolant, iar a patra este doar în capul managerului.

6. Clienții nu se pierd. Sistemul va răspunde la timp oricărei solicitări primite și va atribui imediat o persoană responsabilă - ca urmare, numărul de aplicații pierdute va scădea drastic. De asemenea, sistemul vă va reaminti în timp util să oferiți clientului servicii suplimentare sau să îl contactați pentru revânzare.

7. Ofertele se închid mai repede. Sistemul poate stabili sarcini la fiecare etapă a vânzărilor – iar managerul nu se va încurca și va face totul la timp: trimite oferte comerciale, apel înapoi, emite facturi.

Ce poate fi automatizat?

Automatizarea CRM se poate referi la o varietate de sarcini - de la trimiterea de SMS-uri la generarea de documente.

Sarcină	Cum se rezolvă în CRM
Trimiterea notificărilor	CRM poate trimite automat notificări clienților despre starea comenzii lor, de exemplu,
Păstrarea datelor la zi	CRM poate actualiza datele din cardurile obiect, de exemplu, poate schimba starea unei oferte atunci când se atinge o anumită sumă.
Ajutor pentru manageri	CRM le spune managerilor ce să facă în următoarea etapă a pâlniei de vânzări, precum și .
Întocmirea documentelor	CRM poate prin șabloane în funcție de cerințele date.
Lucrul cu site-ul	CRM captează automat.
Distribuirea sarcinilor	CRM poate distribui automat sarcini între manageri, de exemplu, atribuirea uneia mai experimentate unei tranzacții cu o sumă mai mare.

Scenarii de automatizare în CRM

Am analizat experiența de automatizare a unui sistem CRM în 150 de companii care îl folosesc și am selectat cele mai bune 15 scenarii pentru tine. Acestea sunt 15 moduri de a vă ușura munca și de a economisi timp.

Interesant este că nu aveți nevoie de cunoștințe speciale sau de ajutorul unui programator pentru a configura automatizarea. Totul poate fi conectat în doar câteva minute.

Sursa: giphy.com

Baza de date este actualizată zilnic cu contacte noi, dar nu mai există aplicații? Poate că managerii pur și simplu nu „prelucrează” clienți noi.

Configurați sistemul astfel încât să deschidă automat un bilet atunci când un nou contact este adăugat la CRM. Cum se termină totul - cu o tranziție la o afacere sau o pierdere, depinde de angajat, dar uitarea de client nu va funcționa cu siguranță!

Configurare script

• contactul a fost creat.

• creați o aplicație;
• introduceți un nume, specificați o etapă și desemnați o persoană responsabilă;
• bifați caseta „Face obiectul de automatizare obiect al solicitării” astfel încât contactul creat să devină obiectul solicitării.

Setarea automată a sarcinii atunci când condiția este îndeplinită

Pierzi o mulțime de clienți potențiali „calzi” deoarece angajații uită sau nu doresc să-i sune înapoi după primul apel pierdut?

Creați un script automat, iar sistemul va crea o nouă sarcină pentru manager după primul apel pierdut către client: „Apelați înapoi în 2 ore” Un memento din sistem nu vă va permite să pierdeți oferta 🙂

Completarea tranzacției cu produse și calcularea automată a costurilor

Administratorii își iau o pauză în timp ce vorbesc cu clienții pentru a calcula costul final al unei tranzacții? Din păcate, în jumătate de oră clientul poate să nu ridice telefonul sau să lucreze deja cu o altă companie.

Asigurați-vă împotriva pierderii unui client prin configurarea sistemului pentru a vă ajuta să calculați mai rapid costul produselor și serviciilor. De exemplu, dacă faceți reparații, atunci când vorbiți cu un client, aflați și indicați în cardul de tranzacție: cameră 5 × 6 metri, tavane - 3 m, pereți - cărămidă, iar programul în sine adaugă produse la tranzacție (tencuiala si tapet in cantitate potrivita, servicii master) si iti ofera imediat suma totala.

Configurare script

Creați o formulă care calculează cantitatea necesară de produs (în cazul nostru, calculăm suprafața camerei pentru a determina cantitatea necesară de strat de bază și laminat).

În blocul „Condiții”, setați condițiile:

• a fost creată o afacere;
• pâlnia este egală cu „Reparație la cheie”.

În blocul „Acțiuni”, configurați un eveniment:

• adauga un produs
• specificați după ce regulă să verificați produsele pentru duplicate;
• selectați produsele care vor fi atașate ofertei;
• în câmpul „Cantitate”, selectați ce valoare să trageți în sus (în cazul nostru cu laminat și suport, aceasta este zona camerei).

Vă rugăm să rețineți: trebuie să specificați metoda de calcul a ofertei în funcție de cantitatea de produse din setările pâlniei, astfel încât sistemul să calculeze automat suma totală a ofertei.

Creșteți loialitatea clienților

Bonus sau reducere acumulată în funcție de condiție

Site-ul dvs. conține informații despre bonusuri sau reduceri, iar managerii uită uneori să le ia în considerare atunci când calculează costul unei tranzacții? Probabilitatea ca clientul să fie nemulțumit este mare.

Creați un scenariu conform căruia sistemul va calcula automat și va aplica reduceri pentru a nu rata clienții și a le crește fidelitatea!

Configurare script

Pentru început, să creăm o formulă cu o listă de decontare: dacă utilizatorul selectează „Da” în câmpul „Calculați discount”, atunci suma de plătit va scădea cu 5%.

Nu rata nimic important

Stabilirea datei evenimentului

Uită managerii să reînnoiască contractele la timp, să reamintească clienților termenii de întreținere care se apropie sau o a doua vizită la medic?

Un număr destul de mare de mituri, stereotipuri și prejudecăți s-au dezvoltat în jurul termenului de „automatizare a afacerilor”. De exemplu, acea automatizare este necesară doar pentru companiile mari, iar întreprinderile mici se pot descurca fără ea. Sau că sistemele de automatizare sunt extrem de scumpe și este departe de a fi sigur că costurile se vor plăti vreodată. Pentru acest articol, am adunat întrebări pe care antreprenorii le pun de obicei despre automatizare și am pregătit răspunsuri ușor de înțeles.

Automatizarea afacerilor - ce este

Automatizarea afacerilor este tranziția unei companii de la operațiuni manuale cu forță de muncă intensivă la utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în munca operațională. Automatizarea înseamnă și introducerea de tehnologii moderne acolo unde acestea nu erau deloc folosite înainte.

În întreprinderile mici, automatizarea este de obicei utilizată în două cazuri:

• în principalele procese de afaceri - aceasta, de exemplu, poate fi automatizarea vânzărilor sau automatizarea interacțiunii cu clienții (este și implementarea CRM);
• în susținerea proceselor care nu afectează direct creșterea veniturilor, dar sunt obligatorii pentru afaceri - de exemplu, contabilitate și raportare.

În consecință, motivele și obiectivele automatizării pot fi diferite - în primul caz, este necesar să se mărească profitabilitatea afacerii, în al doilea - să se reducă costul timpului și al banilor.

Ce sunt sistemele de automatizare și cum funcționează?

Sistemele de automatizare sunt chiar programele și serviciile care sunt folosite pentru a trece de la munca manuală la tehnologia informației. Cu alte cuvinte, atât un sistem ERP complex, cât și un serviciu cloud pentru un magazin online sunt un sistem de automatizare.

Orice sistem de automatizare constă din două elemente cheie: colectarea (introducerea) datelor și furnizarea informațiilor colectate și prelucrate în forma, volumul, formatul în care este nevoie de un manager sau de un specialist specializat.

De exemplu, dacă introduceți în sistem informații despre contactele cu potențiali clienți, apoi indicați în ce stadiu sunt negocierile cu fiecare dintre aceștia, introduceți cu atenție datele despre rezultatele negocierilor și despre tranzacțiile care au avut loc, apoi într-o bună automatizare sistem de management al vânzărilor poți obține instantaneu „pâlnia vânzărilor”, și odată cu acumularea unor statistici - și o prognoză a vânzărilor, în funcție de cât de intens au lucrat managerii tăi astăzi.

Cu cât afacerea este mai mare și mai complexă, cu atât sunt necesare mai multe informații de bază și cu atât rapoartele finale ar trebui să fie mai diverse și mai detaliate.

În mod similar, sistemele de automatizare funcționează pentru alte procese. Managerul poate obține instantaneu informații despre starea de lucruri din companie: câți bani sunt în conturi, câți datorați și cât datorați, care este structura costurilor și rentabilitatea proiectului, câte apeluri la rece au fost efectuate de angajati, care este eficienta reala a fiecarui manager etc.

De ce este nevoie de automatizare, ce oferă companiei

Pe scurt, automatizarea implementată corespunzător vă permite să faceți următoarele:

• susține eficient activitățile operaționale - organizează contabilitate și control;
• intocmeste rapid si corect documente pentru clienti, contractori si parteneri - de la o oferta comerciala la un raport de reconciliere;
• să primească cu promptitudine orice rapoarte privind starea reală a lucrurilor din companie;
• optimizarea costurilor cu personalul, utilizarea mai eficientă a timpului de lucru și a competențelor angajaților, scutindu-i de munca de rutină;
• îmbunătățirea proceselor de afaceri din companie;
• minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra afacerii;
• stocarea în siguranță a informațiilor - fiecare angajat lucrează numai cu datele la care i se oferă acces;
• îmbunătățirea vitezei și calității serviciului clienți.

Într-o afacere mică, aceste efecte sunt de obicei vizibile după câteva săptămâni.

Ce procese de afaceri pot și ar trebui să fie automatizate

De obicei, automatizarea începe cu operațiuni masive de rutină care necesită forță de muncă intensivă, cu procese care au cel mai mare impact asupra veniturilor și profitului companiei, sau cu zonele cele mai problematice.

În primul rând, este posibilă automatizarea sarcinilor care sunt foarte laborioase sau imposibil de efectuat manual - luați în considerare cifra de afaceri cu amănuntul, analizați mișcarea mărfurilor, planificați fluxurile de numerar, planificați și contabilizați orele de lucru, calculați costurile etc.

În al doilea rând, puteți automatiza munca angajaților care efectuează operațiuni standard de rutină (telemarketing, logisticieni, directori de vânzări etc.) sau chiar puteți elimina anumite lucrări de la angajați (de exemplu, configurați sincronizarea automată a datelor privind disponibilitatea mărfurilor în depozit și pe vitrina Internetului).-magazin).

În al treilea rând, automatizarea poate fi folosită pentru a „curăța casa” - pentru a prelua controlul asupra creanțelor, inventarului, angajării angajaților, respectarea standardelor pentru apeluri și întâlniri cu clienții etc.

Nu este necesar să automatizați toate procesele de afaceri simultan. Puteți extinde treptat automatizarea în compania dvs., după cum este necesar. Și creați un sistem de management unificat în mod constant.

Principalul lucru este să vă amintiți obiectivele pentru care a început automatizarea. Automatizarea de dragul automatizării este o pierdere de timp și resurse.

Cum să alegi un produs software pentru automatizare

Atunci când alegeți un sistem de automatizare, puteți merge în două moduri: 1. Folosiți un produs tipic (la cutie). 2. Dezvoltați și implementați o soluție software individuală.

Soluția standard este mai ușor de implementat și mai ieftină. Dar trebuie să rețineți că nu orice produs tipic poate fi modificat pentru a se potrivi sarcinilor dvs. - într-o serie de programe, opțiunile de personalizare sunt sever limitate sau complet excluse. Apropo, același lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Alegerea unui program specific este o chestiune destul de responsabilă, va fi necesar să se elaboreze o gamă destul de semnificativă de informații. Există multe produse software pe piață, fiecare cu propriile caracteristici și avantaje. Ar trebui să obțineți răspunsuri la următoarele întrebări importante:

• ce sarcini și procese specifice sunt planificate pentru a fi automatizate;
• dacă funcționalitatea sistemului corespunde sarcinilor care vor trebui rezolvate cu ajutorul acestuia;
• este posibil să personalizați sistemul pentru practica dvs. de afaceri;
• dacă va fi posibil, atunci când procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă, să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea acestuia;
• Cât de simplu și ușor este sistemul de utilizat?
• este posibilă integrarea sistemului cu alte aplicații sau servicii;
• dacă sistemul este suportat pe tablete, smartphone-uri;
• cine și cum va oferi suport tehnic;
• Cât costă implementarea și suportul?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, este recomandabil să vă consultați cu reprezentanții furnizorilor (adică companiile de dezvoltare de software). Dacă este posibil, comunicați și cu colegii antreprenori care rezolvă probleme similare; experiența lor vă va oferi informații valoroase care vă vor ajuta să faceți o alegere în favoarea unui anumit produs software.

Cât costă un sistem de automatizare

Aceasta este o întrebare retorică și nu există un singur răspuns la ea. Cât costă o reparație? Se poate face pentru 100 de mii de ruble sau se poate face pentru un milion, totul depinde de suprafața camerei, sarcini, calitatea materialelor etc. Costul unei soluții software specifice va depinde și de multe variabile: ce sarcini vor fi rezolvate cu ajutorul sistemului, este un produs tipic sau unul personalizat, ce resurse vor fi necesare pentru implementare, câte joburi vor fi conectate la sistem etc.

Costul automatizării constă din mai multe componente:

• costul sistemului în sine (costul cutiei sau plățile de închiriere - în cazul utilizării aplicațiilor „cloud”);
• costul instalării sistemului și instruirii personalului;
• costul întreținerii regulate.

La acestea se adaugă costurile indirecte - de exemplu, timpul petrecut de director și de utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.

Cum este implementarea sistemului de automatizare și săcum să alegi un antreprenor

Implementarea este procesul de adaptare a software-ului la afacere și, parțial, de la business la software.

Pentru sarcini sau procese simple, „implementarea” va consta doar în instalarea de software pe computer (sau înregistrarea într-un serviciu „cloud”) și introducerea informațiilor inițiale. Imediat după aceea, puteți începe eliberarea documentelor, completarea bazei de clienți sau eliberarea sarcinilor.

Pentru sarcini mai complexe (de exemplu, calcularea profitabilității planificate a comenzilor în momentul încheierii tranzacției - pentru a nu funcționa în pierdere), poate fi necesară modificarea sistemului pentru a se potrivi condițiilor și practicilor care au dezvoltate în companie. Un sistem bine ales va suporta de obicei un anumit tip de proces pentru o astfel de sarcină. Dar, în practică, fiecare companie are propria metodologie. Această specificitate va trebui reflectată în procesul de implementare.

Implementarea se poate face pe cont propriu sau se poate invita specialiști. Dar nu sperați că antreprenorul va face totul în cel mai bun mod posibil fără participarea dumneavoastră; angajații cheie și conducerea companiei vor trebui să participe activ în aproape toate etapele, cu cât vă scufundați mai adânc în procesul de implementare, succesul proiectului va depinde în mare măsură.

Trebuie să alegeți un partener de implementare în același mod ca o echipă pentru renovarea apartamentului. Monitorizați piața și identificați companiile ale căror competențe sunt suficiente pentru a vă rezolva problemele, și ale căror condiții sunt optime în ceea ce privește raportul preț/calitate. Este foarte de dorit ca partenerul dumneavoastră potențial să aibă un certificat de conformitate a sistemului de management al calității la standardul internațional ISO 9001:2008. Țineți întâlniri cu specialiști din companiile din această listă scurtă (inclusiv, asigurați-vă că discutați cu angajatul care vă va însoți proiectul). Examinați portofoliul, acordând o atenție deosebită dacă antreprenorul are experiență în implementarea cu succes a unui sistem de automatizare în companii a căror specializare și sfera de activitate coincid cu ale dumneavoastră. De asemenea, este recomandabil să comunicați cu oficialii de top ai acestor companii și să aflați părerea lor despre potențialul dvs. partener - dacă implementarea a avut succes, dacă sunt mulțumiți de rezultatele lucrării, dacă serviciul de garanție este bine organizat, ce dificultăți s-au întâlnit etc.

De asemenea, atunci când alegeți un antreprenor, este logic să folosiți principiul proporționalității: dacă aveți o companie mică, atunci este recomandabil să faceți afaceri și cu o companie mică - toate aprobările vor fi mai rapide, va fi mai ușor să fiți de acord. pe probleme controversate cu un partener egal etc.

Care sunt riscurile la implementarea unui sistem de automatizare

Desigur, la implementarea unui sistem de automatizare, există anumite riscuri - de la nerespectarea termenelor limită și depășirea bugetului, până la rezistența personalului și nevoia de a schimba procesele individuale de afaceri pentru a îndeplini cerințele sistemului. Dar majoritatea problemelor pot fi evitate dacă identificați corect sarcinile care necesită automatizare, efectuați o monitorizare a calității produselor software existente și abordați cu atenție alegerea unui partener de implementare. De asemenea, o condiție importantă pentru implementarea cu succes a proiectului este participarea personală a primei persoane a companiei / proprietarului afacerii, în acest caz, riscurile de a „greși” sunt reduse semnificativ.

În ceea ce privește rezistența personalului, este foarte important aici, pe de o parte, să se desfășoare lucrări de înaltă calitate pentru a explica beneficiile și avantajele automatizării pentru companie și toți angajații și, pe de altă parte, pentru a crea un sentiment puternic de inevitabilitate pentru toți angajații, inclusiv managementul de vârf. Dacă există cazuri de întrerupere a unor procese, este necesar să se rezolve și să înlăture obstacolele în urmărire. Un bun instrument de implementare este de a recompensa angajații pentru implicarea lor în proiect și pentru anumite realizări de reper, acest lucru va ajuta la realizarea loialității restului membrilor echipei.

Automatizare procese de afaceri bazate pe BPMN. Nivelul 3

Standardul BPMN™ (Business Process Model and Notation), începând cu versiunea 2.0, este destinat să permită descrieri ale proceselor de afaceri. Descrie o notație destul de expresivă și puternică, care vă permite să construiți modele chiar și ale proceselor de afaceri foarte complexe într-o formă pe care oamenii îl înțeleg. Și ceea ce este important - acest standard definește și regulile pentru conversia modelelor grafice într-o formă bine structurată, care poate fi citită de mașină, bazată pe XML.

Optimizarea proceselor de afaceri vă permite să organizați clar activitățile oricărei companii. Prin crearea modelelor de procese de afaceri ale unei organizații, puteți sorta procesele, sarcinile, oamenii responsabili și puteți vedea unde este „veriga slabă” în acest lanț. Vă oferim să obțineți o abilitate căutată prin stăpânirea modelării proceselor de afaceri folosind standardul BPMN.

BPMN (Business Process Model and Notation) este un limbaj de modelare a proceselor de afaceri. Acest standard recunoscut la nivel internațional a fost dezvoltat în primul rând pentru a sprijini implementarea tehnică a proceselor (automatizarea proceselor). Cu cât IT-ul este mai important într-o companie, cu atât devine mai utilă folosirea acestui standard. Principiile BPMN sunt destul de simple, așa că puteți începe să îl utilizați foarte repede. Avantajul standardului este că nu este legat de niciun mediu de dezvoltare sau platformă.

În acest curs, veți afla despre posibilitățile și limitările BPMN și veți putea decide cum să utilizați standardul internațional în organizația dvs. pentru a automatiza și optimiza procesele de afaceri. Ca exemple, cursul folosește cazuri din proiecte reale ale cadrelor didactice - specialiști practicanți în acest domeniu. Veți vedea cum a fost aplicat standardul în alte companii și veți putea învăța cele mai bune practici din experiența lor.

Standardul BPMN este suportat de multe instrumente - atât comerciale, cât și gratuite (ELMA BPM, Tibco Business Studio, IBM WebSphere Business Modeler, Sparx Systems Enterprise Architect, Eclipse SOA Tools BMPN Modeler, Aris Express și altele). Cursul discută unele dintre proprietățile lor comune și opțiunile pentru alegerea lor în proiecte IT.

Sarcinile practice ale cursului sunt efectuate folosind BPM Camunda.

Sub îndrumarea unui profesor, vei putea crea modele pentru a descrie procesele din compania ta.

Publicul cursului:

• analiști de sistem și afaceri, arhitecți de sistem, ingineri și dezvoltatori de top;
• manageri de diferite niveluri și blocuri funcționale diferite (producție, vânzări, logistică, finanțe etc.) care doresc să înțeleagă diagrame de proces pentru o organizare mai eficientă a muncii în cadrul companiei/departamentului;
• studenții universităților și colegiilor care primesc studii în acest domeniu.

Vrei să înveți cum să automatizezi procesele de afaceri ale unei organizații? Vino la curs!

PeterSoft: BPM este un produs în care:

În primul rând, un utilizator special desenează diagrame ale proceselor de afaceri executabile în sistemul informațional,

Apoi le stabilește legătura cu sistemul contabil (de exemplu, 1C: ERP 2),

Apoi toți utilizatorii își încep procesele pentru execuție,

Managerul controlează progresul implementării acestora,

Se analizează datele primite despre procese,

Se iau decizii pentru optimizarea proceselor pe baza analizei.

PiterSoft: BPM este capabil să automatizeze procesele de afaceri în toate domeniile unei întreprinderi. Produsul vă permite să creați un singur model de date privind informațiile de proces pentru întreaga întreprindere în ansamblu.

De ce trebuie să implementați produsul „PiterSoft: BPM”? Luați în considerare următorul exemplu:

În sistemul contabil clasic există un document „Factură”. Are două stări: „nepublicat” și „publicat”. In cazul 2, expedierea se considera a fi efectuata, clientul datoreaza bani, iar marfa (sau produsele finite) nu se mai afla in depozit. Din punct de vedere contabil, problema este rezolvată.

Dar, de fapt, mai multe servicii sunt implicate în procesul de transfer al bunurilor către client și fiecare trebuie să își îndeplinească sarcina în timp util, altfel vor apărea erori. Acestea. procesul trebuie construit și executat corect. In acest caz, este implicat un manager care este de acord ca clientul sa fie livrat la asa si asa si in asa si asa conditii (livrare sau ridicare). Departamentul de contabilitate trebuie să elibereze documente. Articolul corect trebuie selectat în depozit.

Logistienii trebuie să comande în timp util transportul și să facă livrarea. Și apoi departamentul de contabilitate ar trebui să primească documentele de returnare semnate. Și succesiunea sarcinilor nu trebuie confundată, iar fiecare dintre sarcini ar trebui să înceapă în timp util și cu informațiile necesare.

În acest caz, este posibil să asigurați un număr mare de transporturi fără întrerupere cu un număr mic de angajați.

Telefonul este folosit numai dacă ceva nu a mers prost. Toate sarcinile vin utilizatorilor în sistemul BPM și un marcaj este plasat acolo la finalizarea lor. În orice moment, managerul știe ce se întâmplă în prezent cu numărul de comandă 24975.

Sistemul de contabilitate clasic nu va rezolva problemele de proces. Aceasta este sarcina sistemului BPM.

Ce companii ar putea avea nevoie?

Aceasta este o întreprindere care:

• există procese de rutină, a căror automatizare poate economisi timp;
• problemele contabile urgente au fost deja rezolvate și este necesară automatizarea interacțiunii dintre angajații diferitelor departamente;
• există mai mult de 10 angajați care sunt utilizatori de PC și lucrează în cadrul rezolvării problemelor comune;
• angajații au propria lor specializare (aceasta nu este o opțiune când „toată lumea face totul”);
• angajații sunt separați geografic, amplasați în spații diferite;
• organizarea muncii la standarde înalte este necesară, de exemplu, ISO9000

Ce alte procese pot fi automatizate?

Orice proces poate fi automatizat. Dar este mai bine să le automatizezi pe cele care sunt cele mai intense și unde există cea mai mare pierdere de informații și timp.

Din punct de vedere funcțional, acestea sunt:

• Negocierea contractelor;
• Achizitie de materiale;
• Coordonarea platii fondurilor;
• Acceptarea comenzilor;
• Recepția și gestionarea reclamațiilor;
• Asigurarea productiei;
• Pregătirea călătoriei;
• rapoarte de cheltuieli;
• Inventarul depozitului;
• Procesul de primire a mărfurilor;
• Alte procese

Lista funcțiilor de afaceri care pot fi automatizate ca parte a managementului procesului este nesfârșită. Orice industrie are propriile sale procese unice, a căror automatizare poate facilita foarte mult viața și managementul liderului lor.

De ce știe PiterSoft cum să implementeze BPM?

Angajații PiterSoft studiază mai întâi domeniul de subiect al Clientului, indiferent cât de complex ar fi acesta, apoi oferă o soluție de automatizare. Când este necesar să facem o contabilitate într-un domeniu necunoscut pentru noi, o facem.

Mai mult

Pentru a automatiza orice întreprindere, este necesar să înțelegem ce fluxuri de informații circulă în întreprindere, ce mecanisme contabile sunt utilizate, care utilizatori trebuie să introducă ce date în ce moment, astfel încât întreprinderea să poată primi raportarea necesară.

Lucrări individuale exclusiviste la cheie

Uneori se întâmplă ca o întreprindere să aibă caracteristici care nu permit utilizarea unei scheme de lucru „tipice”. În acest caz, pentru a face setările corecte, trebuie să înțelegeți temeinic nuanțele și subtilitățile întreprinderii. Adesea, angajații întreprinderii clientului nu știu cum să-și reflecte activitățile în sistemul informațional sau angajații diferitelor departamente nu pot conveni între ei asupra schemelor de interacțiune, cum să împartă autoritățile și zonele pentru introducerea informațiilor în sistem.

Pentru a face acest lucru, ne folosim experiența și cele mai bune practici pe care le-am îmbogățit în timpul lucrului nostru cu alți clienți. Efectuăm setarea sau optimizarea schemelor contabile, setarea proceselor de afaceri sau optimizarea acestora, creăm regulile de funcționare a departamentelor din cadrul sistemului contabil. Implementam viziunea acestor reguli agreate cu clientul in setarile sistemului informatic.

Angajații „PiterSoft” înțeleg toate tipurile de contabilitate (producție, depozit, financiar, operațional, de gestiune, contabilitate, fiscală etc.).

Mai mult

Liderii oricărei întreprinderi de producție în fiecare zi trebuie să ia decizii de management în funcție de situația actuală a întreprinderii. Starea actuală a lucrurilor se reflectă cel mai bine în termeni cantitativi, adică. trebuie să știți dacă există bani în conturile de decontare pentru achiziționarea de materiale și plata salariilor, dacă există suficiente materiale în depozite pentru a elibera la timp lotul necesar, dacă furnizorul are materiale la prețul care va fi inclus în calculul comenzii și așa mai departe. Datele în termeni cantitativi sunt întotdeauna relevante doar atunci când contabilitatea lucrează la întreprindere, altfel trebuie să lucrați doar intuitiv, „pe o bănuială”. Pentru o întreprindere mare, o astfel de muncă este inacceptabilă. Aceasta înseamnă că este necesar să se țină inventarul, financiar și operațional, și evidența rezervelor, și contabilitatea etc. Toate aceste tipuri de contabilitate converg într-un singur sistem numit 1C: ERP 2.

De ce ERP? Prin definiție, pentru că ERP este un sistem de management al resurselor și proceselor pentru întreprinderi.

Angajații „PeterSoft” cunosc produsul „PeterSoft: Process Management”, deoarece sunt dezvoltatorii săi.

Mai mult

În 2007, am lansat pe piață sistemul PiterSoft: Process Management BPM, care este dezvoltat și configurat flexibil la specificul întreprinderii clientului și vă permite să gestionați procesele de afaceri din cadrul departamentelor individuale, să gestionați procesele de afaceri de interacțiune între întreprindere ca un întregul și procesele de interacțiune cu toți contractanții.

Angajații PiterSoft au o experiență vastă în implementarea BPM și a soluției aferente 1C: Document Management.

Mai mult

Automatizarea managementului proceselor este o competență cheie a PiterSoft.

Peste 10 ani, peste 300 de întreprinderi au devenit clienți, în total, peste 20.000 de locuri de muncă au fost automatizate folosind tehnologia de control al procesului. Enumerăm câteva dintre proiectele de implementare a sistemului BPM: Fondul Proprietății din Sankt Petersburg, Compania de Pescuit de Nord-Vest - Murmansk, Gaztekhleasing, compania de producție Krasny Yar, Institutul Central de Cercetare de Inginerie Marină, Grila Prionezhskaya Companie, Grupul de companii Sodruzhestvo etc.

Produsul este inclus în curriculumul a peste 10 universități de top din Rusia. Până în prezent, produsul continuă să se îmbunătățească, acumulând cele mai recente inovații tehnologice.

Mai mult

Angajații „PeterSoft” realizează proiecte, instruind angajații Clientului să lucreze cu produsul software „PeterSoft: Process Management”. În același timp, rezolvând anumite sarcini de automatizare, ne creștem experiența și învățăm diverse opțiuni de lucru cu produse software. De asemenea, suntem întotdeauna critici cu privire la cunoștințele noastre, cerințele pentru sistem și sarcinile pe care le stabilește clientul. Când avem ceva de sugerat, o facem. Nu este în regulile noastre să fim de acord orbește cu ceea ce ni se pare greșit. In acest caz, vom incerca sa convingem Clientul sa accepte o optiune mai corecta din punctul nostru de vedere. Dar se întâmplă ca Clientul să ne convingă, iar în acest caz adăugăm o nouă practică tezaurului nostru de cunoștințe, extinzându-ne orizonturile. Perfecționându-ne abilitățile, devenim și mai folositori consultanți pentru Client.

Sistemul de valori

Mai mult

Când sunteți un maestru al meșteșugului dvs., există astfel de concepte și nevoi precum mândria profesională în rezultatele care sunt oferite clientului. As dori sa realizez un astfel de produs incat clientul sa aprecieze clasa de servicii profesionale oferite. Ne respectăm clienții. Prin urmare, în cazul în care clienții noștri au nevoi noi - dezvoltarea unui sistem implementat, o nouă implementare la o întreprindere aferentă, întreținerea sistemului, ei tind să continue să lucreze cu noi. Și lucrăm împreună de ani de zile și obținem clienți noi prin recomandări. Ne dăm seama că a lucra bine și sincer este profitabil și corect în toate sensurile.

Produsul functioneaza in aceeasi baza de date cu sistemul de contabilitate iar pentru utilizator nu exista granita intre sistemul de contabilitate si sistemul BPM. Acesta este un întreg. Configurarea are loc fără programatori.

„PiterSoft: Process Management” este capabil să automatizeze procesele de afaceri în toate domeniile întreprinderii. Produsul vă permite să creați un singur model de date privind informațiile de proces pentru întreaga întreprindere în ansamblu.

Automatizarea proceselor de afaceri- activitati care vizeaza eficientizarea si reglarea proceselor de business existente in companie, folosind metode software specializate. O astfel de definiție se bazează pe descrierea termenului proces de afaceri:

„Un proces de afaceri este un set de activități ordonate în timp pentru a produce rezultatul dorit.”

Există multe programe concepute pentru a automatiza procesele. Se propune automatizarea atât a proceselor individuale de afaceri, de exemplu, CRM, cât și a tuturor proceselor de afaceri ale companiei într-un mod complex. Este posibil să utilizați atât programe-servicii, fără achiziție și instalare, cât și produse software desktop. Printre acestea se numără configurațiile 1C relativ accesibile și cele mai puternice și costisitoare soluții, precum SAP.

Dar înainte de a decide care sistem ți se potrivește cel mai bine, ar trebui să analizezi procesele propuse pentru automatizare.
Pentru început, este necesar să împărțim procesele companiei în procese de afaceri:

• Sistem de control;
• sistem gestionat.

Pentru crestere eficienta sistemului executiv , nu se folosește doar automatizarea proceselor de afaceri, ci există un număr suficient instrumente și tehnologii vizate pentru a îmbunătăți procesele sistemului gestionat. Care își dovedesc eficacitatea fiind adoptate companii - lideri mondiali .

Dar se pune accentul pe îmbunătățirea proceselor de afaceri sistem de control aduce contribuția maximă la îmbunătățirea eficienței afacerii.

„Procesele de afaceri eficiente reprezintă avantajul tău competitiv puternic!”

La metode de îmbunătățire procesele sistemului de control pot fi atribuite:

• Suport socio-psihologic;
• Motivarea personalului;
• Automatizarea proceselor de afaceri.

Mai multe despre automatizarea proceselor pe 1C sau SAP

Aș dori să vorbesc separat despre automatizarea proceselor. Toate cărțile despre managementul proceselor de afaceri , pe care mi s-a întâmplat să-l citesc, strigă cu un glas:

„Prin implementarea sistemelor tipice de automatizare a proceselor de afaceri 1C sau SAP, vă privați afacerea de individualitate” și chiar: „Automatizarea tipică a proceselor vă va duce afacerea la colaps inevitabil.”

Te rog să fiu de acord cu aceste concluzii!
De unde astfel de inferențe?
Să vedem ce se află în spatele cuvintelor: „sistem de automatizare a proceselor de afaceri” .
Și astfel, orice sistem informațional, inclusiv un sistem de automatizare a proceselor de afaceri, pe o bază extinsă este:

• Baza de date - informatiile sunt stocate acolo sub forma de tabele interconectate, in anumite sectiuni si cu o anumita profunzime de detaliu;
• Interfață cu utilizatorul - partea vizibilă a programului, prin manipularea căreia utilizatorul introduce date sau generează rapoarte;
• Metodele programatice de lucru cu baza de date sunt un fel de punte care conectează interfața și baza de date.

Cred că puțini oameni au ideea că baza de date și codul programului pentru introducerea și ieșirea informațiilor pot duce la prăbușirea companiei dvs., atunci totul este interfața cu utilizatorul . Să săpăm mai adânc.

Procese care urmează să fie automatizate

Care sunt principalele procese care trebuie automatizate în primul rând? Desigur, acestea sunt cele mai obișnuite procese de afaceri:

• Procesul de înregistrare a plăților, atât la intrare, cât și la ieșire;
• Procesul de emitere a documentației primare;
• Procesul de reflectare a costurilor.

Și anume, din informațiile înregistrate de aceste procese de afaceri, partea leului din raportare se va forma pentru luarea deciziilor. Și asta oferă valoarea de bază a automatizării.

Există multă unicitate în fiecare companie în procesele descrise?

Dacă avantajul competitiv al afacerii tale constă în unicitatea acestor procese, împărtășirea acestor informații va face cu siguranță o explozie în știința „managementului”.

Cu siguranță puteți da un exemplu, programele de automatizare a proceselor de afaceri mai complexe sunt și ele comune pe piață, de exemplu, automatizarea CRM.

Dar, din nou, vreau să vorbesc în sprijinul sistemelor de automatizare a proceselor de afaceri. Agenții dvs. de marketing (marketing) sau agenții de vânzări au venit cu ceva mult mai bun decât o pâlnie de vânzări sau o analiză XYZ?

Dacă nu, atunci toate astfel de instrumente sunt, într-o măsură sau alta, reprezentate în software-ul oferit pe piață.

Dezavantajele sistemelor de automatizare

Cu toate acestea, sistemele de automatizare a proceselor de afaceri au și dezavantaje și acest lucru se datorează faptului că sunt dezvoltate ca un instrument universal potrivit pentru utilizarea în orice afacere.

Acestea includ:

• Absența unor detalii cu adevărat importante pentru tine. Da, recunosc că astfel de recuzite sunt posibile.
• Nu este o interfață suficient de bună.
• Nuanțe de utilizare, pe diferite dispozitive.
• performanţă.

Dar cele mai multe dintre aceste probleme pot fi rezolvate printr-o selecție atentă a soluțiilor și, desigur, orice sistem are capacitatea de a face acest lucru personalizare pentru client, este doar o chestiune de preț.

Produsele furnizate sunt cele mai bune practici pentru automatizarea proceselor de afaceri în cod - utilizați-le.

În plus, folosind sisteme tipice de automatizare a proceselor de afaceri, puteți evalua impactul eficient sau ineficient al automatizării asupra afacerii dvs. Și fă-o la un cost relativ scăzut.

Acum să discutăm despre adevăratele motive pentru „eșecul afacerii”

Toate aceste motive constau în dorința de a face schimbări intensive în afacere, de a-i crește eficiența, dar prin proxy fără intervenția proprie și, bineînțeles, fără responsabilitate personală.

Sau poate pur și simplu, nu dorința de schimbare, ci proiectul de automatizare este folosit ca scuză: „Am încercat, dar nu a ieșit”.

Câteva motive pentru care automatizarea proiectului eșuează:

1. Atitudine negativă față de opinia implementatorilor 1c sau SAP: „Cine sunt ei, sunt ei pentru a ne sfătui să ne schimbăm procesele de afaceri…”. Și chiar joacă în mâinile implementatorilor, să facă ceea ce a fost deja făcut și chiar să lege clientul de ei înșiși pentru totdeauna, pentru că. cu excepția unui anumit dezvoltator, nimeni nu va putea înțelege codul non-standard.
2. Nedorința de a se aprofunda în procedurile furnizate de produsul software. Practic, aici există o logică. Putem spune că nu este treaba managementului de vârf să se ocupe de un produs software. Dar greșeala este că, de regulă, nu există un manager de proiect pentru implementarea automatizării proceselor de afaceri (numit formal, acesta este același). Și liderii locali, de regulă, reacționează la automatizare astfel: „Bine, așa să fie, fă-o așa cum este și nu deranja”. Acesta este drumul spre nicăieri!
3. Prezența „vacilor sacre” astfel de angajați care sunt capabili să reziste oricărei inovații, chiar și coborâți de sus. În cele din urmă, managementul superior ia partea „vacilor” și fuzionează proiectul de automatizare a proceselor de afaceri.
4. Nu vreau să fac doar curățenie și identificați cine este responsabil pentru ce, rupând toate scuzele de genul: „Nu avem timp să scriem”.

rezumat

În general, desigur, automatizarea proceselor de afaceri este un proces complex și responsabil, în care ar trebui să fie implicate cele mai bune forțe atât ale companiei client, cât și ale companiei implementatoare. Iar alegerea unui sistem de automatizare a proceselor de afaceri trebuie abordată cu atenție și scrupulozitate.

Dar, pentru întreprinderile mici și mijlocii, automatizarea proceselor ar trebui să se bazeze pe soluții standard, iar companiile mari își pot permite propriile dezvoltări personalizate pentru a maximiza beneficiile implementării.